Bibliothèque ATELIER
PARTAGER ET STOCKER
Octobre 2014
DES FICHIERS
Avertissement L’enssib alerte sur le fait que les outils présentés ici sont susceptibles de ne pas garantir la sécurité informatique ni la confidentialité des données de l’usager.
GOOGLE DRIVE https://drive.google.com Permet de créer et d’importer des fichiers. Tous ces fichiers peuvent ensuite être partagés. Fait partie de la suite d’utilitaires de Google, lié à Google+. INSCRIPTION Cliquez sur Accéder ou S’inscrire à Google Drive. Puis cliquez sur Créer un compte. Remplissez le formulaire avec un courriel valide pour activer l’inscription. Comptez 8 caractères pour le mot de passe. TÉLÉCHARGEMENT pour synchroniser votre ordinateur/tablette/smartphone et le site Google
Cliquer sur Drive. AOUTER UN DOCUMENT CRÉER UN DOSSIER
IMPORTER UN DOCUMENT enregistré sur l’ordinateur
CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT Traitement de texte Tableur
Diapositives (type PowerPoint) Questionnaire pour enquête Dessin Il est possible de voir les modifications successives d’un document en cliquant sur Fichier / Consulter l’historique des révisions. CLASSER SES DOCUMENTS Faire glisser avec la souris ou utiliser la commande Déplacer pour classer les documents dans un dossier.
Affichage en mode liste ou grille Tri alpahabétique des documents Affichage ou non des détails du document Paramétres généraux PARTAGER LES DOCUMENTS PARTAGER UN DOCUMENT AVEC UN LIEN Sélectionner un document, puis clic droit : Partager. OU Sélectionner un document, puis cliquer sur
Cliquer sur
.
pour afficher le lien.
AJOUTER DES CONTACTS • Ajouter des contacts dans la fenêtre de partage :
• •
Ajouter des contacts dans la page des contacts : http://www.google.com/contacts Ajouter des contacts via Google+ (gmail) : Cliquer sur votre identifiant, puis sur Accueil puis sur Contacts
GÉRER LES DROITS DES CONTACTS • Visibilité Gestion des droits via la fenêtre de partage :
Option de visibilité Personnes spécifiques
Connexion à un compte Google requise ?
Définition
Vous êtes la seule personne ayant accès au fichier ou Oui (pour modifier le fichier dossier jusqu'à ce que vous le partagiez avec des ou y ajouter des utilisateurs ou groupes spécifiques. commentaires)
Tous les utilisateurs Tout utilisateur qui reçoit le lien vers le fichier ou dossier Non disposant du lien peut y accéder. N'importe qui peut accéder au fichier ou dossier sur Internet via les résultats de recherche ou l'adresse Web Non correspondante.
Public
• Droits des contacts À définir au moment du partage, via la fenêtre de partage en choisissant Lecture ou Modification ou Commentaire
Lecture Commentaire Modification
Propriétaire (par défaut à la création)
Consulter les fichiers et dossiers
x
x
x
x
Télécharger ou synchroniser les fichiers sur un autre appareil
x
x
x
x
Copier des Google Drive
x
x
x
x
x
x
x
Modifier des documents, feuilles de calcul, présentations et dessins Google
x
x
Partager ou annuler le partage des fichiers avec d'autres utilisateurs
x
x
fichiers
pour
les
enregistrer
dans
Ajouter un commentaire aux documents, feuilles de calcul ou présentations Google
Ajouter ou supprimer des fichiers d'un dossier
x
x
Importer et supprimer des versions de fichiers
x
x
Supprimer des fichiers et dossiers
x
Transférer la propriété des fichiers et dossiers à d'autres utilisateurs
x
Le propriétaire d’un fichier peut empêcher les personnes ayant des droits de modification (éditeur) de partager le fichier avec d’autres personnes. À paramétrer à partir de la fenêtre de partage quand le document est ouvert.
DROPBOX https://www.dropbox.com/fr/ Service de stockage et de partage de fichiers. INSCRIPTION Nécessite une inscription en ligne et l’installation d’une application sur votre ordinateur. Remplissez le formulaire avec un courriel valide pour activer l’inscription. Page d’accueil de Dropbox en ligne
ACTIONS ET COMMANDES Actions : 1-Transférer = ajouter un document à partir de l’ordinateur On peut aussi faire glisser un document dans la dropbox directement. 2- Créer un nouveau dossier 3- Partager un dossier 4- Supprimer un dossier 1- Les documents importés et les dossiers créés sont tous visibles ici. 2. Seules les images sont rassemblées dans ce dossier. Les images sont aussi visibles dans le dossier Fichiers 3- Ce dossier rassemble les dossiers partagés avec d’autres utilisateurs de Dropbox 4-Sert à obtenir le lien d’un dossier pour le partager. Sélectionner le dossier. Cliquer sur Partager puis sur Obtenir le lien. 5- Il s’agit de l’historique des actions effectuées dans Dropbox Accès aux fonctions avec un clic droit sur un dossier.
Recherche dans le titre des fichiers Identifiant
Donne accès aux paramètres de votre compte et à votre profil
Actions à partir d’un fichier Sélectionner un document pour que les commandes apparaissent :
Il est possible de visualiser et de récupérer les versions antérieures d’un document :
Sélectionner un précédentes
• •
document
Clic
Droit :
Versions
Pour modifier un document : sélectionner le document, clic droit : Télécharger. Choisir l’option Enregistrer le fichier. Sauvegarder sous Dropbox. Au besoin, remplacer le fichier existant. Pour classer les fichiers, il suffit de les glisser dans l’emplacement désiré.
APPLICATION DROPBOX L’application sert à enregistrer sur votre ordinateur les fichiers et à les synchroniser avec tous vos appareils connectés. : cette icône vous donne accès au répertoire Dropbox de votre ordinateur (et à Dropbox en ligne) Répertoire Dropbox
PARTAGE •
Partage d’un lien
•
Partage utilisateur Dropbox :
: envoi par messagerie d’un lien vers un fichier ou un dossier. . Les personnes sélectionnées recoivent un courriel et une notification
SLIDESHARE http://fr.slideshare.net/ Partage de contenus en ligne : présentations, infographies, documents, vidéos, fichiers PDF, et webinaires. INSCRIPTION Inscription rapide, sans activation nécessaire et sans installation. Identifiant/Paramètres : paramétrage des niveaux de confidentialité, des réseaux sociaux, du profile et du compte. IMPORTATION Cliquer sur Importer deux fois et sélectionner le ou les fichiers à transférer dans Slideshare. Remplir les différents écrans de paramètres de partage afin d’obtenir une bonne visibilité et d’affiner les droits de partage.
Le code sert à intégrer le fichier dans une page Web.
EXPORTATION Utilisez la fenêtre de recherche pour trouver des documents :
Cliquez sur Télécharger ou sur Save pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Cliquez sur Partagez ou sur Share pour partager le fichier de différente façons :
STATISTIQUES
Visualisation des statistiques d’usage dans Mes documents. Plus de détails quand le document est ouvert :
Mes documents
Sous le document ouvert
ISSUU http://issuu.com/ Aide (en anglais) : http://help.issuu.com/categories/20129677-Help-Guides Plateforme de publication numérique (magazines, catalogues, livres etc.), Issuu permet de partager et de stocker des documents. La présentation des documents est particulièrement soignée. Le lecteur intégré est performant. INSCRIPTION Inscription en ligne, sans installation. PUBLIER dans la barre de menu. Cliquer sur Cliquer sur ou faire glisser un document dans la fenêtre.
pour explorer l’ordinateur
Tous les paramètres peuvent être modifiés a posteriori, notamment ceux concernant les droits.
Paramétrage des droits Dans (barre de menu), on accède aux paramètres des documents importés, publiés ou non (unlisted).
• •
Formulaire de publication
Availability : statut public ou privé (unlisted) : 25 documents privés maximum par compte gratuit. Download : autoriser ou non le téléchargement par les internautes. Dans l’onglet Documents Settings autoriser ou non le téléchargement par les membres Issuu et dans l’onglet Embed Widget, autoriser ou non tous les internautes.
Affichage / Mise en page Paramétrage dans les onglets Embed Widget et Links & Buttons.
ORGANISER Les publications peuvent être classées dans des piles/collections appelées Stacks. À partir d’un document ouvert. Cliquer sur Add to pour créer une pile et classer la publication. Ou bien ouvrir le menu des paramètres d’une publication et cliquer sur Add to Stack. PARTAGER Deux façons de partager ses publications : • soit en utilisant les réseaux sociaux et le courriel (envoi d’une URL pour lien direct)
•
soit en utilisant un lien « embed » pour intégrer la publication à un site Web.
Publisher Tools :
Il est possible de partager tous ses documents, même ceux qui ne sont pas publics. Il est possible de partager à partir d’une publication ouverte. Trois façons de suivre les publications Issuu, à partir de la recherche ou de l’exploration du fonds : • s’abonner à une collection (Stack) en cliquant sur • s’abonner à un éditeur (Publisher) • s’abonner à une publication (Publication) AUTRES FONCTIONNALITÉS L’extraction d’image (Clip) , il est possible de sélectionner une partie de l’écran. L’image ainsi créée est sauvegardée (dans En cliquant sur Feed/Activity) et peut être commentée et partagée.
Les statistiques Dans le menu des paramètres d’une publication, cliquer sur Statistics. Impressions signifie : nombre de fois où la publication a été utilisée ou montrée dans le réseau Issuu ou dans un site extérieur où elle est intégrée. L’impression à la demande C’est un service payant. Toutes les publications ne sont pas éligibles à l’impression (information visible dans le menu des paramètres d’une publication : « Not Eligible for Print » ou « Order Print ». Avec la version gratuite, il semble que seules les publications non publiées/privées/unlisted puissent être imprimées par ce biais. Un éditeur peut uniquement demander l’impression ses propres publications. Les demandes d’impression d’une publication peuvent seulement provenir de leur éditeur.
TABLEAU COMPARATIF Type de fichiers GOOGLE DRIVE DROPBOX SLIDESHARE
Tous Tous Tous
Espace de stockage gratuit 15 GO 2 GO Illimité
ISSUU
PDF, DOC, PPT, RTF, WPD, ODT, et plus encore
100 mb Documents de moins de 500 pages
Appli mobile
Synchronisation
Oui Oui Oui
Oui Oui Non (uniquement en ligne) Non (uniquement en ligne)
Oui
Création de document Oui Modification Non
Version améliorée payante Oui Oui Non
Non
Oui
AUTRES OUTILS EN LIEN D’autres outils permettent de partager et stocker des documents. Par exemple : NETVIBES
http://www.netvibes.com/fr
TRELLO
https://trello.com/
ZOTERO
https://www.zotero.org/
DIIGO
https://www.diigo.com
TITANPAD
https://titanpad.com/
AGORA PROJECT
http://www.agora-project.net/
CALAMÉO
http://fr.calameo.com/
ONEDRIVE
https://onedrive.live.com/about/fr-fr/
HUMYO
www.humyo.fr
VIMEO
https://vimeo.com
YOUTUBE DAILYMOTION FLICKR DELICIOUS
https://www.youtube.com http://www.dailymotion.com/fr https://www.flickr.com/ https://delicious.com/
Outil de veille et de médiation qui propose notamment une app Dropbox Outil de gestion de projet avec mise en commun de documents Outil de gestion de références bibliographiques et de pages Web qui permet de partager ses documents Outil de Social Bookmarking Outil de travail collaboratif Outil de travail collaboratif Outil de stockage et de partage. Version gratuite offrant peu de possibilités Outil de stockage et de partage Outil de stockage et de partage Partage de vidéos Fonctionne aussi avec Dropbox Partage de vidéos Partage de vidéos Partage de photos Outil de social bookmarking
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