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ECHANTILLON
II – SAGE GESTION COMMERCIALE POUR QUOI FAIRE 21
SAGE Gestion commerciale permet d'assurer la gestion commerciale d'une entreprise, c’està-dire gérer les stocks de produits, les achats et les ventes en suivant une chaîne devis-bon de livraison-facture.
LA CONFIGURATION CONSEILLÉE EST LA SUIVANTE :✓ ordinateur de type Core™ à plusieurs noyaux de 2 à 4 GHz avec Windows 10✓ mémoire vive de 6 à 24 Go✓ écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 - couleurs 32 bits
✓ disque dur 1 To / Ssd 250 Go✓ Lecteur-graveur Dvd/BlueRay✓ Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité✓ Accès internet
Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de sage Gestion commerciale
Sage Gestion commerciale est constitué de plusieurs modules complémentaires qui correspondent à des fichiers exécutables, notamment :
✓ La Gestion commerciale même dossier "gecomaes"
✓ Sage direct dossier "direct"
Il est recommandé de : Désactiver temporairement l'antivirus Décompresser les fichiers avant de les exécuter Mettre en ligne par défaut l'imprimante "pdf sage" (résoud les éventuels problèmes d'affichage de l'application)
POUR INSTALLER SAGE GESTION COMMERCIALE
S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Télécharger la dernière version de Sage Gestion commerciale L'ouvrir avec un <double clic> si c'est un fichier .rar ou .zip éventuellement, décompresser les fichiers dans un dossier temporaire Lancer chacun des exécutables par un <double clic> (fichier .exe : setup.exe, Sagedirect.exe…) Suivre les instructions L’installation est automatique
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Comme toute application Windows, il suffit d'utiliser l'icône de l'application.
MENU DÉMARRER
Pour sortir de sage Gestion :
SAGE
SAGE GESTION
BOUTON GAUCHE<CLIC G> SUR LA CASE DEFERMETURE
Lancer sage Gestion commerciale Quitter sage Gestion commerciale Lancer sage Gestion commerciale
BARRE DES TACHESAFFICHER LE BUREAU
<DOUBLE CLIC> SUR L'ICÔNE OU LA BARRE DES TÂCHES
<CLIC G> SUR L'ICONE
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR (en haut, à gauche du ruban)
FERMER (en bas)
MENU FICHIER
MENU FICHIER QUITTER
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II – SAGE GESTION COMMERCIALE POUR QUOI FAIRE 23
Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.
OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET
CLIQUER SUR LE LIEN OU SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :https://www.ios.fr/public/exossagegcom.zip
tout en minuscules
<ENTRÉE> la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre
<CLIC G> SUR
SI WINDOWS BLOQUE LE PROGRAMME OU L'ANTIVIRUS BLOQUE LE PROGRAMME<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : EXERCICES)
<CLIC G> SUR :
POUR VALIDER
Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés (à priori "DOCUMENTS\SAGE_GESTCOM ") Toutes les impressions des exercices sont faites en pdf mais vous pouvez aussi, si vous disposez d'une imprimante, les imprimer sur papier.
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III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE 25
VOUS ALLEZ ÉTABLIR AVEC VOTRE ORDINATEUR ET AVEC VOTRE LOGICIEL UN DIALOGUE :
Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier
Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…).
Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de sa part. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre
La gestion commerciale est organisée autour d'un fichier principal qu'il faut ouvrir ou créer après avoir lancé l'application "SAGE GESTION COMMERCIALE " pour que les modules et menus deviennent actifs.
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MENU FICHIER
COMMANDE DÉSIGNER LE FICHIER <CLIC G> SUR SAISIR LE MOT DE PASSE (et éventuellement l'utilisateur) PAS DE MOT DE PASSE DANS L'EXEMPLE<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
Le fichier en cours doit être fermé avant de pouvoir en ouvrir un autre
Ouvrir le fichier ios.gcm
Elle affiche en fond la fenêtre "SAGE" active.
MENU GESTCOMRUBAN
VOLET GAUCHE
BARRE DE TITRE
MENU SAGE
BARRE D'ÉTAT
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III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE 27Reconnaître sur votre écran les différentes composantes représentées ci-dessus
� BARRE DE TITRE
� MENU SAGE
� MENU GESTION COMMERCIALE
1 BARRE DE TITRE
� BARRE VERTICALE (volet gauche)
� BARRE D'ÉTAT
La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows et affiche le nom de l'application et du fichier de gestion commerciale.
Repérer la barre de titre et les informations qu'elle affiche
2 MENU SAGE
Il propose différents écrans permettant d'accéder à des informations complémentaires. L'accueil permet notamment de lancer le module désiré.
BOUTON GAUCHE<CLIC G> SUR UN MENU POUR AFFICHER L'ÉCRAN
Afficher l'un après l'autre chacun des menus
Il est possible de rassembler les éléments du menu les plus utilisés dans l'onglet
MENU FENÊTRECOMMANDE
3 MENU GESTION COMMERCIALEUne fois le fichier ouvert, les différentes commandes gérant la gestion commerciale s'affichent.
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BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR LE MENU POUR LE DÉROULER
<ALT> + LETTRE SOULIGNÉE DU MENU
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Tester les différents menus avec la souris puis le clavier
4 BARRE VERTICALE
La barre verticale affiche un regroupement plus synthétique des commandes que le menu. Pour l'afficher.
MENU FENÊTRECOCHER
Afficher la barre verticale
5 BARRE D'ÉTATLa barre d'état donne des informations sur le fichier, la monnaie, la date, etc.
Elle affiche les informations liées à la commande Sage en cours.
Il est recommandé d'utiliser les fenêtres une par une, d'ouvrir celle dont on a besoin puis de la fermer lorsqu'elle est inutile, plutôt que de gérer de multiples fenêtres à l'écran
FILTRE DES ÉLÉMENTS
BARRE DE TITRE
BARRE D'OUTILS
CASE DE REDUCTION
CASE D'AGRANDISSEMENT
LISTE DES ÉLÉMENTS
CASE DE FERMETURE D'ACTUALIT
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III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE 29 1 DISPOSITION DES FENÊTRES
Les fenêtres ont trois états possibles :
plein écran :
la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille
en fenêtre :
la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ;
sa forme et sa taille sont personnalisables
en icône
:
l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée
Les différentes cases en haut et à droite des fenêtres permettent d'afficher ces états :
case de RÉDUCTION
case D'AGRANDISSEMENT
case de RESTAURATIONcase de FERMETURE
<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION
<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION
réduit la fenêtre en icôneagrandit de fenêtre à plein écranréduit de plein écran à fenêtreferme la fenêtre
<CLIC G> CASE D'AGRANDISSEMENT
<CLIC G> CASE RESTAURATION
<CLIC G> CASE DE FERMETURE <CLIC G> SUR DE L'ICÔNE EN BAS ET À GAUCHE DE L'ÉCRAN
Afficher la liste des clients plein-écran à partir du volet droit, restaurez-la en fenêtre puis réduisez la en icône - Restaurez-la de nouveau en fenêtre
2 MANIPULATION DES FENÊTRESLa position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.
BOUTON GAUCHE
POINTER sur LA BARRE DE TITRE :
FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE POUR MODIFIER LA POSITION
BOUTON GAUCHE
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POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE
formes ou du pointeur FAIRE GLISSER LE POINTEUR DE LA SOURIS JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE POUR MODIFIER LA TAILLE
30le pointeur peut aussi être positionné sur un des côtés de la fenêtre ; il prend alors la forme
ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux et verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peuvent alors être modifiées
Modifier la position et la taille de la fenêtre de la liste des clients Restaurez sa taille et position antérieure
3 MENU CONTEXTUELComme dans toutes les applications sous Windows, il s'affiche avec un clic droit
BOUTON DROIT<CLIC D> SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER SON MENU CONTEXTUEL
Sélectionner un client Afficher son menu contextuel
4 PERSONNALISATION DES FENÊTRES
La présentation des données dans les fenêtres peut être personnalisée, les colonnes de données, leur largeur, leur ordre…
BOUTON DROIT<CLIC D> DANS LA FENÊTRE
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE LIBELLÉ DE COLONNE
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
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III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE 31
BOUTON GAUCHE
POINTER sur LA TÊTE DE COLONNE :FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE
Afficher comme ci-après la liste des clients
BOUTON GAUCHEPOINTER sur LE CÔTÉ DROIT DE LA TÊTE DE
COLONNE forme du pointeur FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA COLONNE
Le système permet d'annuler certaines actions (mais pas les actions de suppression)
<CTRL> Z
<CLIC G> SUR
MENU ÉDITION
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ECHANTILLONIV –L'ORGANISATION 33
L'organisation est liée à la structure juridique.
À l'installation du logiciel, un dossier "sage/ i gestion commerciale " est créé : L'un dans les documents personnels ex : C:\Users\xxxxx\Documents\Sage (il contient un fichier .RGC qui est un raccourci vers le fichier de données dont vous pouvez mettre une copie sur le bureau pour accéder directement à votre fichier) L'autre dans les documents publics : C:\Users\Public\Documents\Sage (il contient des fichier de données exemple .MAE et .GCM)
1 OUVERTURE DU FICHIER COMMERCIAL
Le fichier contenant la gestion commerciale est ouvert à partir de l'application même.
COMMANDEDÉSIGNER LE FICHIER
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR SAISIR LE MOT DE PASSE (et éventuellement l'utilisateur)PAS DE MOT DE PASSE DANS L'EXEMPLE<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
Le fichier en cours doit être fermé avant de pouvoir en ouvrir un autre
2 CRÉATION DU FICHIER COMMERCIALPour une nouvelle structure, il est nécessaire d'associer un fichier comptable (commun aux différents logiciels).
<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR DÉSIGNER LE FICHIER
<CLIC G> SUR
MENU FICHIER
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3 EXERCICE
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR (nous allons ici le créer de toutes pièces)
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE DOSSIER ET NOMMER LE FICHIER
<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR
Créer le fichier de la société" Informatique & Industrie" à partir du fichier comptable "comptaI&I.mae" pour l'exercice en cours en récupérant tous les éléments – Le nommer gestionI&I.gcm
Ces informations, issues du fichier comptable, peuvent être modifiées directement (dans ce même fichier).
1 IDENTIFICATIONFigurent ici les éléments tels que nom, adresse, identifiants administration…
<CLIC G> POURAFFICHER LESINFORMATIONS LIÉES
<CLIC G> POUR
MODIFIER LA LARGEURECHANTILLON
IV –L'ORGANISATION 35
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR RENSEIGNER OU VÉRIFIER LES INFORMATIONS
POUR VALIDER
C'est aussi cette fenêtre qui donne accès à la monnaie du compte.
IDENTIFICATION
ONGLET CHOISIR "EURO"
POUR VALIDER
Vérifier le paramétrage de l'identification de la société et de sa monnaie comme ci-avant
2 CONTACTS Les différents contacts de la société sont affichés ici.
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
MENU FICHIER
- la liste des contacts s'affiche
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<CLIC G> SUR
POUR CRÉER UN NOUVEAU CONTACTPOUR VALIDER
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Le volet "contact" est un volet spécifique de la fenêtre "identification"
Créer le contact "PETIT" et paramétrer les contacts comme ci-avant
3 COMPTES GÉNÉRAUX Les comptes sont préparamétrés mais il est prudent de vérifier ce paramétrage.
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR la structure de la codification, reprise de la comptabilité, s'affiche ici
Il faut cliquer sur
POUR VALIDER
après toute modification
<FAIRE GLISSER> POURMODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES
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IV –L'ORGANISATION 39 2 JOURNAUX
Les journaux vont regrouper les écritures par nature. On distingue les journaux d'achat, de ventes, de trésorerie, des immobilisations, de paie, des od…
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
La liste des journaux s'affiche
MENU STRUCTURE
Pour afficher un journal, il suffit de faire un double-clic dessus ou un <clic g> sur
Afficher le journal "achats" et visualiser les différentes informations
3 BANQUESC'est ici la liste des banques et les comptes bancaires associés.
<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR
MENU STRUCTURE
TYPE DE JOURNALDÉTERMINÉ À LA CRÉATION
CRÉE UN NOUVEAUJOURNAL
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Afficher la banque ci-avant
Pour afficher la banque, il suffit de faire un double-clic dessus ou un <clic g> sur
Pour afficher le compte bancaire associé, il suffit de sélectionner l'ongletfaire un double-clic sur le compte ou un <clic g> sur
Afficher le compte associé
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et de
IV –L'ORGANISATION 41 4 TAUX DE TAXE
Les taux de taxe (Tva) et les comptes associés sont préparamétrés dans le logiciel ; néanmoins, les taux existants peuvent évoluer ou de nouveaux taux voir le jour.
<CLIC G> SUR
MENU STRUCTURE
<CLIC G> SUR la fenêtre des taux de taxe s'affiche
<DOUBLE CLIC> SUR LALIGNE POUR L'AFFICHER
Afficher les taux de Tva et le détail du taux Tva collectée à 20%
<CLIC G> POUR MODIFIERLA SÉLECTION
DOIT ÊTRE COHÉRENT AVECLE PARAMÉTRAGE DE LA TVA
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42 5 MODÈLES ET MODES DE RÉGLEMENT
Les modèles créés et modes de règlement associés en comptabilité sont disponibles dans la gestion commerciale où ils peuvent être enrichis.
<CLIC G> SUR
MENU STRUCTURE
<CLIC G> SUR la fenêtre des modèles de règlement s'affiche
Afficher les modèles de règlement existants
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
MENU FICHIER
SÉLECTIONNER RENSEIGNER OU VÉRIFIER LES INFORMATIONS
POUR VALIDER
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Renseigner les nomenclatures suivantes :
La comptabilité d'une entreprise doit être à l'abri de toute intrusion. Pour ce faire, seuls les utilisateurs répertoriés y ont accès. L'administrateur possède, lui, la totalité des droits.
1 MODIFIER LE MOT DE PASSE ADMINISTRATEUR Si cela n'a pas été fait à l'installation, le mot de passe administrateur doit être personnalisé.
MENU FICHIER
CONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR la fenêtre de modification s'affiche
SAISIR ANCIEN ET NOUVEAU MOTS DE PASSE
POUR VALIDER
Pour qu'un mot de passe soit efficace, il doit comprendre au minimum 8 caractères avec au moins une majuscule et un chiffre
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Modifier votre mot de passe – bien le mémoriser (ou le noter)
IV –L'ORGANISATION 51 2 CREÉR UN UTILISATEUR
L'administrateur doit créer les utilisateurs autorisés à utiliser le logiciel.
MENU FICHIER
CONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR la fenêtre de saisie s'affiche
SAISIR LES INFORMATIONS
POUR VALIDER
Créer un utilisateur comme ci-dessous
La liste des utilisateurs se met à jour.
3 GÉRER LES AUTORISATIONS
Un utilisateur a des droits limités. Ceux-ci peuvent être personnalisés pour tenir compte du travail effectif de cet utilisateur (ex : saisie des achats, saisie des ventes, paie…).
MENU FICHIERCONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR
<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR AFFICHER L'UTILISATEUR À PARAMÉTRER
<CLIC G> SUR L'ONGLET les informations d'autorisation s'affichent
DÉVELOPPER LA BRANCHE À MODIFIER SÉLECTIONNER L'ÉLÉMENT À PARAMÉTRER (précédé d'un verrou) <CLIC G> SUR OU POUR MODIFIER LES AUTORISATIONS IDEM POUR CHAQUE ÉLÉMENT À MODIFIER
ECHANTILLON
POUR VALIDER
52L'opération doit être effectuée élément par élément et est donc assez longue
<CLIC G> sur
pour
L'ÉLÉMENT développer
<CLIC G> sur
pour réduire
élément verrouillé :
élément autorisé : élément accessible élément non accessible
1- SÉLECTIONNER
pour l'autoriser
pour le verrouiller pour le verrouiller pour l'autoriser
Pour l'utilisateur Durand, paramétrer les autorisations suivantes : Documents des ventes : "tout autoriser" Documents des achats : "tout autoriser" Documents des stocks : "tout interdire"
ÉTAT ACTUEL DEL'ÉLÉMENT
2- MODIFIER LEVERROUILLAGE
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