DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN EN LA SECCIÓN DE ALMACÉN Y BODEGAS DEPARTAMENTALES EN SUS DIFERENTES PROCESOS
Sección de Almacén Unidad de Apoyo Administrativo
Guatemala, Noviembre del 2011
COMITÉ NACIONAL DE ALFABETIZACION
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LOS
NORMAS RECEPCIÓN DE SOLICITUDES ………………………………………………… 4 CONSTANCIAS DE INGRESOS…………………………………………………
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REQUISICIONES…………………………………………………………………………… 6 TARJETAS KARDEX…………………………………………………………………… 7 COBERTURA DE GARANTIAS DE MOBILIAIRO Y/O EQUIPO PROCEDIMIENTOS SOLICITUDES………………………………………………………………………………. 10 Elaboración -
Pasos para el llenado
-
Recepción
-
Trabajadas
INDICE
CONSTANCIAS DE INGRESO……………………………………………………… 11 Recepción orden de compra -
Recepción de factura
-
Recepción Materiales y/o Suministros, Mobiliario y/o Equipo
-
Ingresos y traslados
-
Tipo de desglose de expedientes
REQUISICIONES………………………………………………………………………… .16 TARJETAS KARDEX………………………………………………………………… 18
2
-
Ejemplos de operatoria
-
Precio promedio
BAJAS DE MATERIALES Y DONACIONES …………………… 22
INTRODUCCIÓN La Sección de Almacén a través del apoyo de la nueva administración, ha tratado de implementar y normar los procedimientos que se utilizan en las diferentes actividades que se realizan, tomando en cuenta las experiencias de cada persona, pero considerando las indicaciones del Coordinador, en el sentido de poder dar a conocer las actividades de la Sección a otros niveles, se inició un instructivo de los procedimientos y normas en pequeños folletos, que también se utilizan de base para capacitaciones de Oficinas Centrales y Coordinaciones Departamentales.
de normas y procedimientos para la Sección de Almacén, con la finalidad de eficientisar la labor tanto interna como externa y mejorar el desarrollo del proceso de Alfabetización desde nuestras actividades y funciones,
quedando
administrativas vigentes.
sujeto
a
modificaciones
según
las
Leyes
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Por lo que la o integración de estos folletos, se considera como el manual
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NORMAS APLICADAS PARA LOS DISTINTOS
PROCESOS EN LA SECCIÓN DE ALMACÉN INDICE
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RECEPCIÓN DE SOLICITUDES NORMAS 1.- El solicitante firma y sella 2.- Visto bueno del Coordinador de la Unidad, Encargado de la Sección o Coordinador Departamental. 3.- Firma del Coordinador de Apoyo Administrativo o de la SecretarÍa Ejecutiva según sea el caso. Para casos del grupo 3 (Mobiliario y/o Equipo) deberán ser autorizados por SecretarÍa Ejecutiva del CONALFA. 4.- Las solicitudes deben ser elaboradas por las distintas Coordinaciones,
observar los pasos indicados anteriormente. 5.- Se recibirán durante los últimos 3 días hábiles de cada mes. 6.- Se rechazara la solicitud tomando en cuenta los siguientes errores. * Faltas de ortografía * Palabras incompletas * Nombres incorrectos del material solicitado * Códigos incorrectos en la tinta que solicitan
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Unidades y Secciones en la cual plantean sus necesidades donde deben
*Se deberá especificar las cantidades en números y letras de lo que requieren a la hora de solicitar (Lápiz, Fólders, Bolígrafos, etc.) * Al solicitar papel bond no ponen el gramaje del papel * Se deberá especificar las medidas o tamaño de lo que solicitan (grande, pequeño o mediano). * Las características mínimas de lo solicitado * Para solicitar equipo de computación incluir el soporte técnico de la Unidad de Informática si fuese para sustituir a otro, para equipo nuevo, no es necesario .
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* No utilizar la misma razón para todas las solicitudes * No deberán incluir la marca del material y equipo solicitado *
Al
solicitar
llantas
deberán
colocarles
la
medida
del
ring
y
características especiales Al cometer algunos de los errores antes mencionados, esta sección se verá en la obligación de rechazarles dicha solicitud a través de un formulario de devolución, siempre y cuando la solicitud venga totalmente firmada.
CONSTANCIA DE INGRESO NORMAS 1.- Los documentos únicos para elaborar un ingreso serán los siguientes: factura, requisición, transferencia o acta de donación, según sea el caso. 2.- La Sección de almacén, recibe del Departamento de Compras, la orden de compra siempre y cuando esté basado en las solicitudes respectivas, así como las firmas que autorizan el mismo.
INDICE
3.- Esta orden determina la empresa a la cual se le hizo la compra y en su momento deberá presentarse a esta Sección, con el material y su respectiva factura. 4.- Los expediente por servicios y reparaciones al recibirse deberán ser revisados si contiene razonamiento y firma de la Secretaría Ejecutiva del CONALFA al dorso de la factura. 5.- Para la reparación, el expediente deberá contener la solicitud firmada
y
sellada
por
el
Coordinador
de
la
Unidad
de
Apoyo
Administrativo. 6.- Toda acta de donación deberá contener documentos de soporte y registro de precios, de conformidad con el bien entregado para la legalización de registros.
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7.- Previo al ingreso revisión física de los repuestos nuevos en mención. 8.- No se recibirá el material o equipo de manera parcial.
9.- No se recibirá ningún equipo si la factura no trae número de serie y modelos respectivos o características básicas por su identificación. 10.- Todo equipo de computación previo a dar ingreso deberá ser revisado por
la
Unidad
de
informática
y
estadística
para
garantizar
el
funcionamiento del mismo. 11.- Previo al traslado del ingreso verificar que esté firmado y sellado por el encargado de la Sección de Almacén. 12.- Toda donación de material didáctico deberá ser ingresado con base en el acta levantada en su momento y notificar a SecretarÍa Ejecutiva para su conocimiento. 13.- Donación de Mobiliario y/o Equipo se notifica a SecretarÍa Ejecutiva
Sección de Almacén. 14.- Las Coordinaciones Departamentales no deberán de darle ingreso a los neumáticos comprados en Oficinas Centrales ni al Mobiliario y Equipo. 15.- Cuando las Coordinaciones Departamentales reciben de parte del Almacén Central, Mobiliario y /o Equipo, únicamente deberá asignarse en la tarjeta de responsabilidad. 16.- El material didáctico enviado por el Almacén Central a las
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y a la Sección de Inventarios para su respectivo registro e ingreso a la
Coordinaciones Departamentales, deberá ser registrado a través de la realización del ingreso y su registro en las tarjetas kardex. 17. Para ingresar equipo que por la cantidad adquirida y en el espacio de la factura no fuera suficiente para anotar las series, se podrá adjuntar hojas membretadas y firmadas por los representantes de la empresa.
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REQUISICIONES NORMAS 1.- Para el Almacén Central, la requisición es el único documento que se debe utilizar para la salida de materiales de oficina, material didáctico y mobiliario y/o equipo. 2.- Se deberá verificar las cantidades de los materiales conforme a lo solicitado. 3.- Debe ir firmado y sellado por el jefe y auxiliar de la Sección de Almacén. 4.- Para la recepción de materiales deberá ser firmada y sellada por la persona quien reciba o sea el solicitante.
TARJETA KARDEX NORMAS
INDICE
Todas las operaciones en kardex deben efectuarse de manera correcta y con la documentación respectiva. 1.- Las tarjetas deben operarse simultáneamente con los ingresos en forma ordenada y limpia, para evitar olvidos, o la duplicidad de operaciones e incurrir en errores. 2.- Este documento es de uso obligatorio para el registro contable para las bodegas del CONALFA, estando autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. 3.- El uso inadecuado de este documento dará lugar ha sanciones económicas por parte de la Contraloría General de Cuentas. 4.- Lo operación se podrá realizar con bolígrafo de manera clara y legible o en máquina. 5.- Deberá identificar correctamente ambos lados de la tarjeta, para
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iniciar del lado anverso. (donde se encuentra el sello de la Contraloría.
6.- Deberá utilizarse lo menos posible el precio promedio, para evitar desajustes en tarjetas. 7.- Deberá trabajarse con el método PEPS UEPS, para evitar contar con mucha existencia y mejorar la fluidez de los materiales. 8.- Cuando los artículos adquiridos por alguna razón permanecen mucho tiempo en la bodega sin movimiento, deberán promocionarse a nivel Nacional o en su efecto solicitar la baja.
Horario de recepción de Materiales y/o Suministros y Mobiliario y/o Equipo en la Sección de Almacén será de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 15:00 de lunes a viernes
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PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LOS DOCUMENTOS INDICE
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BASE LEGAL Procedimientos,
normas
y
documentos
utilizados
en
las
diferentes
actividades que realiza la Sección (de conformidad con el Reglamento de la Ley de Alfabetización, capitulo IX artículo 45 inciso g) y k). SOLICITUDES La solicitud es el formulario oficial para un adecuado proceso, en el cual se plantean las necesidades en cuanto a Materiales y/o Suministros, Mobiliario y/o Equipo y así poder cumplir con las actividades asignadas a cada Sección, Unidad o Coordinación, ya sea en Oficinas Centrales o Departamentales.
1.- ELABORACIÓN DE SOLICITUDES * Para la elaboración de estas solicitudes la Sección de Almacén proporciona copias de los formatos en versión digital a cada una de las Coordinaciones Departamentales, Unidades y Secciones del Conalfa. * Es importante recalcar que no hay necesidad de hacerle ningún cambio a los formatos proporcionados ya que están diseñados para cumplir con todos los requisitos. PASOS PARA LLENAR LA SOLICITUD
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PROCEDIMIENTOS
1.- Nombre completo del Coordinador de Apoyo Administrativo. 2.- Nombre completo del solicitante. 3.- Cargo que desempeña dentro de la Institución 4.- Coordinación, Unidad o Sección a la que pertenece. 5.- Cantidad de lo solicitado en número y letras. 6.- Descripción completa del material, equipo y/o mobiliario a solicitar. 7.- Detallar la razón o el motivo por la cual está solicitando, dicha razón debe ser analizada y no debe ser la misma para todas las solicitudes todo el tiempo. 8.- Lugar y fecha de la solicitud 9.- Firmas en la solicitud
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RECEPCIÓN DE SOLICITUDES 1.- Previo a la recepción de la solicitud se revisan las características básicas en el formulario 2.- Verificadas las características básicas se firma y sella de recibido, se registra en el libro de control
y se envía para autorización del
Coordinador Apoyo Administrativo. 3.- Al regresar debidamente autorizada se verifica y anota en el libro de control su fecha y hora de retorno para continuar el procedimiento. SOLICITUDES TRABAJADAS 1.- Se verifican las existencias para entrega inmediata o definir la compra 2.- Se numera, se opera de trabajado y se traslada a donde corresponda (Almacén o Compras) y se archiva.
INDICE
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CONSTANCIA DE INGRESOS Es el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas y utilizado por la Sección de Almacén, para el registro de las entradas de los diferentes Materiales Suministros y Mobiliario y /o Equipo y en casos especiales por las Coordinaciones Departamentales. PROCEDIMIENTOS RECEPCIÓN DE ORDEN DE COMPRA 1.- Verificar que el expediente venga completo (solicitudes proforma orden de compra y CUR. 2.- Descripción de los artículos de conformidad con la solicitud y proforma 3.- Verificar que el documento lleve firmas y sellos correspondientes RECEPCIÓN DE LA FACTURA 1.- Para la recepción de la factura deberá de tener las siguientes
INDICEy características (nombre, dirección, teléfono
Nit de la Institución, y
razón social de la empresa que distribuye, descripción de los materiales, precio unitario, precio total, cantidad en letras y números. RECEPCIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS Y/O MOBILIARIO Y EQUIPO - Se procede a la revisión conteo y recepción de los materiales, previo a la recepción de la factura. ELABORACIÓN DE INGRESO - Si cumple con lo descrito anteriormente se procederá a la elaboración del ingreso. TRASLADO DE INGRESO PARA AUTORIZACIÓN 1.- Se anota en el libro de control y se traslada a la Unidad de Apoyo Administrativo para su autorización.
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TRASLADO DE INGRESO A LAS SECCIONES RESPECTIVAS 1.- El formulario de ingreso autorizado por el Coordinador de Apoyo Administrativo es desglosado y anotado en el libro de control para su traslado a la Sección respectiva.
EXPEDIENTES QUE NO CONTIENEN BIENES FUNGIBLES O ACTIVOS FIJOS TIPO DE DESGLOSE PARA ARCHIVO Y PROCESO DE PAGO * Copia rosada de ingreso * Copia de la orden de compra, cur o devengado * Copia de factura * Y otros documentos que se consideren importantes
* Posteriormente se registra en el libro de traslado, luego se dirige al Departamento de Compras el expediente original. EXPEDIENTES QUE CONTIENE BIENES FUNGIBLES Y ACTIVOS FIJOS PARA EL PROCESO DE PAGO TIPO DE DESGLOSE *Copia de la orden de compra, cur, devengado o CDP * Copia de factura * Posteriormente se registra en el libro de traslado, luego se dirige a la
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* Toda papelería deberá ser revisada previo a traslado
Sección de Inventarios el expediente original en espera de la copia rosada del ingreso debidamente firmado y sellado por el Encargado.
EXPEDIENTES POR SERVICIOS O REPARACIONES DESGLOSE DE DOCUMENTOS * Copia de factura * Copia rosada de ingreso a bodega * Copia de orden de compra y/o cur *Copia del oficio o documento que ampare la reparación * Luego del desglose correspondiente será registrado en el libro de traslado
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* Estos expedientes llevan el mismo proceso que los anteriores, con la diferencia de que van directamente a la Secci贸n interesada - DONACIONES Todas las donaciones hechas a CONALFA deber谩n ser registradas ya sea de Materiales o Mobiliario y/o Equipo de conformidad con el procedimiento que le corresponda.
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REQUISICIONES Es el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas que utiliza la Sección de Almacén, para la entrega o salida de los diferentes materiales suministros, Mobiliario y/o Equipo.
PROCEDIMIENTOS 1.- Se trabaja las salidas según solicitudes de requerimientos hechas al almacén o cuadros de distribución debidamente autorizados. 2.-En referente a la salida de Materiales y Suministros y Mobiliario y/o Equipo para Oficinas Centrales, se entrega directamente a las Unidades y
requisición que ampara la entrega. 3.- En lo referente a la salida del material
para Coordinaciones
Departamentales se utiliza un proceso mixto en lo que se refiere a su distribución, ya que de conformidad con la cantidad de materiales o mobiliario
y/o
equipo
solicitados
se
puede
optar
por
conformar
comisiones que entreguen directamente a cada coordinación, o bien que los coordinadores se presenten al Almacén Central a recogerlas. 4.- De igual manera este formulario será la base para elaborar las constancias
de
ingreso
o
registro
de
las
tarjetas
kardex
de
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Secciones, de conformidad con lo solicitado previo a la firma de la
las
Coordinaciones Departamentales. 5.- El formulario utilizado por las Coordinaciones Departamentales para registrar las salidas de materiales es el denominado Transferencias de Materiales. 6.- En determinadas ocasiones las Transferencias de Materiales se utilizarán para ingresar. TIPO DE SALIDAS * Materiales y suministros * Materiales didácticos * Mobiliario y equipo
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TARJETA KARDEX Es la tarjeta autorizada por la Contraloría General de Cuentas, donde se registran todos los movimientos de entradas y salidas de los diferentes artículos en resguardo del almacén.
PROCEDIMIENTOS 1.- Fecha en que se efectuó la operación 2.- Numero del documento (ingreso y/o requisición). 3.- Concepto, serie y número de factura, nombre del proveedor, cuando ingresa,
o nombre de la persona cuando egresa el material.
5.- Registro de la salida de material cantidad y valor. 6.- Registro de las existencias en bodega o inventario con su cantidad y valor. 7.- Nombre del artículo en la tarjeta
EJEMPLO 1 Para el registro en la coordinación departamental a través de la requisición de almacén se hace de la siguiente manera.
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4.- Registro de la entrada de material cantidad y valor
* Con fecha 03-10-2011, con requisición No.21340, por parte de almacén central fue enviado a la coordinación departamental de Chiquimula, 1,800 textos integrados de comunidad y sociedad primera etapa de post, con precio unitario de Q.3.98, para un total de Q7,164.00, (ingreso No.18200 de fecha 03-10-2011).
* Con fecha 05-10-2011, en transferencia No.36307, se le entregó al técnico pedagógico Julio Pineda, 150 textos integrados de comunidad y sociedad de primera etapa de post, con precio unitario de Q.3.98, para un total de Q.597.00
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EJEMPLO 2 FACTURAS Para la operaci贸n de la tarjeta kardex con factura se realiza de la siguiente manera. * Por parte de la empresa Papelco S.A. fueron enviados 2,000 cuadernos con l铆neas de 80 hojas, en factura serie a No.12103 de fecha 17-102011, con valor unitario de Q.2.50, para un total de Q.5,000.00 (ingreso No. 18205 con fecha (17-10-2011).
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INDICE
EJEMPLO 3 * A la fecha se cuenta con una existencia de 150 cuadernos con líneas de 80 hojas, con precio unitario de Q.2.50, con un total Q.375.00 * Con fecha 12-09-2011 en requisición No.22170, fue enviado a la coordinación departamental, por el almacén central, 300 cuadernos con líneas de 80 hojas, con valor unitario de Q.1.90, para un total de Q.570.00 (ingreso No.18204 de fecha 12-09-2011) * Por medio de transferencia de fecha 13-09-2011 con No.25040, a nombre de Mario Sandoval, se entregaron 95 cuadernos con líneas de 80 hojas, con la aplicación del precio promedio.
Es la sumatoria de la cantidad de los materiales existentes, sumándose los que ingresan y se divide dentro el total. Cuando se trabaja en tarjeta del mismo material pero con diferente precio se opera con precio promedio. * Por medio de transferencia de fecha 13-09-2011 con No.25040, a nombre de Mario Sandoval, se entregaron 95 cuadernos con líneas de 80 hojas, con la aplicación del precio promedio.
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PRECIO PROMEDIO
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PROCEDIMIENTOS DE BAJAS DE MATERIAL DE LENTO MOVIMIENTO Y RECEPCION DE DONACIONES DE MATERIALES
Cuando por alguna razón el material didáctico permanece más de 5 años en la bodega, deberá hacer lo siguiente: 1.
Se elabora un oficio informando a Secretaria Ejecutiva, los pormenores, por los cuales se solicita la baja de dicho material, así mismo indicando si se tiene el informe donde Auditoria recomienda la baja.
2.
Dependiendo de la respuesta de Secretaría Ejecutiva, se procederá a la ejecución si fuere positiva la respuesta, levantando un acta haciendo constar lo procedido con toda la documentación necesaria.
3.
En base al acta levantada se procederá a, descargar de la tarjeta kardex.
Bajas de Mobiliario y Equipo
INDICE Sera la Sección de Inventarios la encargada de proporcionar los pasos a seguir.
DONACIONES (INGRESO) Donaciones
Toda donación realizada al CONALFA debe quedar registrada de la siguiente manera: 1.
Se levanta un acta en el lugar donde se recibe la donación.
2.
El acta debe contener lo siguiente: 2.1 La manifestación de quien realiza la donación. 2.2 Factura del bien o documento donde se indique el valor unitario y total. 2.3 Comparezca la persona que recibe y quien elabora
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el acta.
CRÉDITOS
COORDINACIÓN:
Lic. Gilberto Alejandro Castillo Beber Coordinador Unidad de Apoyo Administrativo
REALIZACIÓN:
Rubén Guzmán de León Encargado Sección de Almacén
Asistente Sección de Almacén Miguel Ángel Espinoza Milián José Ernesto Chocojay Ventura Alfredo Catalán Paíz Auxiliares de la Sección de Almacén DIGITACIÓN:
Claudia Lissette Estrada Barrera Secretaria Sección de Almacén
EDITOR:
Comité Nacional de Alfabetización (CONALFA)
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Bayron Otoniel Dieguez
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