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MICROSOFT ACCESS Ayuda básica de Access Puede usar Microsoft Access 2010 y Servicios de Access, un nuevo componente de SharePoint, para compilar aplicaciones de base de datos web. Esto es útil para lo siguiente: Proteger y administrar el acceso a los datos Compartir datos dentro de una organización o a través de Internet Crear aplicaciones de base de datos que no requieren el uso de Access En este artículo se brinda información general sobre el diseño de bases de datos web de Access. Para ver una introducción al diseño de bases de datos de escritorio, vea los artículos Crear una nueva base de datos de escritorio y Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Compilar una base de datos para compartir en la Web Puede usar Microsoft Access 2010 y Servicios de Access, un nuevo componente de SharePoint, para compilar aplicaciones de base de datos web.

Esto es útil para lo siguiente: Proteger y administrar el acceso a los datos Compartir datos dentro de una organización o a través de Internet Crear aplicaciones de base de datos que no requieren el uso de Access En este artículo se brinda información general sobre el diseño de bases de datos web de Access. Para ver una introducción al diseño de bases de datos de escritorio, vea los artículos Crear una nueva base de datos de escritorio y Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo

Información general Crear una base de datos web Publicar y sincronizar cambios realizados en la aplicación Información general

Servicios de Access brinda una plataforma para que el usuario cree bases de datos que pueda usar en la Web. El usuario diseña y publica una base de datos web usando Access 2010 y SharePoint y luego el público usa dicha base de datos en un explorador web.

CÓMO FUNCIONA Cuando el usuario publica una base de datos web, Servicios de Access crea un sitio de SharePoint que la contiene. Todos los datos y los objetos de la base de datos se mueven a listas de SharePoint ubicadas en dicho sitio.

Después de la publicación, los visitantes de SharePoint pueden usar la base de datos, según sus permisos para el sitio de SharePoint.

Control total Esto le permite hacer cambios en los datos y el diseño.

Colaborar Esto le permite realizar cambios en los datos, pero no en el diseño.

Lectura Esto le permite leer datos, pero no puede cambiar nada.

Puede abrir la base de datos web en Access, revisar el diseño y, a continuación, sincronizar los cambios, lo que los guarda en el sitio de SharePoint. También puede desconectarla, usar la versión sin conexión y, a continuación, sincronizar los cambios en los datos y el diseño cuando vuelva a estar en línea.

NOTA

Para compilar una base de datos web, el usuario necesita permisos

de Control total en el sitio de SharePoint donde desee publicarla. Para obtener más información sobre los permisos de SharePoint, vea la sección Vea también.

Ejecución de formularios e informes en el explorador Los formularios, los informes y la mayoría de las macros se ejecutan dentro del explorador. Esto permite a Access actualizar los datos en pantalla sin tener que rehacer toda la página.

Puede crear un formulario para ayudar a las personas a navegar por su aplicación. Un nuevo control, el control de navegación, facilita la adición al formulario de botones de navegación estándar de estilo web para este fin.

NOTA

El panel de navegación (la característica que se usa en Access para

examinar los objetos de una base de datos) no está disponible en un explorador web.

Almacenamiento de datos en listas de SharePoint Todas las tablas se convierten en listas de SharePoint y los registros, en elementos de lista. Esto permite usar los permisos de SharePoint para controlar el acceso a la base de datos web, así como hacer uso de otras capacidades de SharePoint.

Ejecución de macros de datos y consultas en el servidor

Todo el procesamiento SQL se realiza en el servidor. Esto ayuda a mejorar el rendimiento de la red limitando el tráfico a conjuntos de resultados.

Intranet o Internet Puede publicar en su propio servidor de SharePoint de intranet o en Internet.

Microsoft ofrece una solución de SharePoint hospedada orientada a Internet.

Información general

Los tres componentes principales de la interfaz de usuario de Access 2010 son: Cinta de opciones es la cinta de fichas a lo largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos.

Vista Backstage es la colección de comandos que se ven en la ficha Archivo de la cinta.

Panel de navegación es el panel en el lado izquierdo de la ventana del programa de Access que le permite trabajar con objetos de base de datos. El panel de navegación reemplazó la ventana Base de datos en Access 2007.

Estos tres elementos proporcionan el entorno en el que crear y usar bases de datos.

CINTA DE OPCIONES La cinta de opciones es el reemplazo principal de los menús y las barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007. Se compone principalmente de fichas con grupos de botones.

La cinta de opciones tiene fichas principales que agrupan comandos usados frecuentemente, fichas contextuales que aparecen sólo cuando puede usarlas, y la Barra de herramientas de acceso rápido, una pequeña barra de herramientas que puede personalizar con sus comandos favoritos.

En las fichas de la cinta de opciones, algunos de los botones proporcionan una galería de opciones, mientras que otros inician un comando.

VISTA BACKSTAGE La vista Backstage es una novedad de Access 2010. Contiene comandos e información aplicables a toda una base de datos, como Compactar y reparar, así como comandos que se encontraban en el menú Archivo en versiones anteriores, como Imprimir.

PANEL DE NAVEGACIÓN El panel de navegación ayuda a organizar los objetos de la base de datos, y supone el principal método para abrir o cambiar el diseño de un objeto de base de datos. El panel de navegación reemplaza la ventana Base de datos que había en las versiones anteriores a Access 2007.

El panel de navegación está organizado por categorías y grupos. Puede elegir entre diversas opciones de organización, y también puede crear su propio esquema de organización personalizado en el panel de navegación. De manera predeterminada, una nueva base de datos usa la categoría Tipo de objeto, que tiene grupos que corresponden a los distintos tipos de objeto de base de datos.

La categoría Tipo de objeto organiza los objetos de la base de datos de forma similar a la ventana Base de datos predeterminada de las versiones anteriores.

Puede minimizar el panel de navegación y también se pueden ocultar, pero no se puede oscurecer el panel de navegación abriendo objetos de base de datos ante el mismo.

Vista Backstage

La vista Backstage ocupa la ficha Archivo en la cinta y contiene muchos comandos que se encontraban en el menú Archivo en versiones anteriores de Access. Además, la vista Backstage contiene otros comandos que se aplican a todo un archivo de base de datos. Cuando abra Access pero no abra ninguna base de datos (por ejemplo, se abre Access desde el menú Inicio), verá la vista Backstage.

En la vista Backstage, puede crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente, publicar una base de datos en la Web a través de SharePoint Server y realizar muchas tareas de mantenimiento de archivos y bases de datos.

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS EN BLANCO 1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparece la vista Backstage.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes: 

Crear una nueva base de datos web 1. En Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos web en blanco.

2. A la derecha, en Base de datos web en blanco, escriba un nombre para el archivo de base de datos en el cuadro Nombre de archivo o use el que se le proporciona.

3. Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.



Crear una nueva base de datos de escritorio 1. En Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos en blanco.

2. A la derecha, en Base de datos en blanco, escriba un nombre para el archivo de base de datos en el cuadro Nombre de archivo o use el que se le proporciona.

3. Haga clic en Crear.

Se crea la nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Access 2010 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar más desde Office.com. Una plantilla de Access es una base de datos previamente diseñada con tablas, formularios e informes de diseño profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una nueva base de datos.

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS A PARTIR DE UNA PLANTILLA DE EJEMPLO 1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparece la vista Backstage.

2. Haga clic en Plantillas de ejemplo y, a continuación, examine las plantillas disponibles.

3. Cuando encuentre la plantilla que desea usar, haga clic en ella 4. A la derecha, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el que se le proporciona.

5. Haga clic en Crear.

Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre.

Puede descargar más plantillas de Access desde Office.com directamente desde la vista Backstage.

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS A PARTIR DE UNA PLANTILLA DE OFFICE.COM 1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparece la vista Backstage.

2. En el panel Plantillas de Office.com, haga clic en una categoría y, cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga clic en una de ellas.

NOTA

También puede buscar una plantilla mediante el cuadro de

búsqueda proporcionado.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el que se le proporciona.

4. Haga clic en Descargar.

Access descarga automáticamente la plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa plantilla, la almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y abre la base de datos.

Cuando se abre (o se crea y se abre) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la ubicación de la base de datos a una lista interna de los documentos usados más recientemente. Esta lista aparece en la ficha Reciente de la vista Backstage, de modo que se pueden abrir fácilmente las bases de datos usadas más recientemente.

ABRIR UNA BASE DE DATOS RECIENTEMENTE USADA 1. Inicie Access.

2. En la vista Backstage, haga clic en Reciente y, a continuación, haga clic en la base de datos que desea abrir.

Access abre la base de datos.

ABRIR UNA BASE DE DATOS DESDE LA VISTA BACKSTAGE 1. Inicie Access.

2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir, busque y seleccione un archivo y haga clic en Abrir.

Se abre la base de datos.

Volver al principio Cinta de opciones

La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas, además de constituir la principal interfaz de comandos de Access 2010. Una de las principales ventajas de la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicación las tareas o los puntos de entrada que requerían la visualización de menús, barras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la interfaz de usuario. De este modo, se dispone de una única ubicación en la que buscar los comandos.

Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana principal de Access, donde se muestran los comandos en la ficha de comandos activa.

La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Access 2010, las fichas de comandos principales son Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente.

Los comandos que están disponibles en la cinta de opciones también reflejan el objeto activo actualmente. Por ejemplo, si tiene una tabla abierta en la vista Hoja de datos y hace clic en Formulario en la ficha Crear, en el grupo Formularios, Access crea el formulario, según la tabla activa. Es decir, el

nombre de la tabla activa se especifica en la propiedad OrigenDelRegistro del nuevo formulario. Además, algunas fichas de la cinta de opciones sólo aparecen en determinados contextos. Por ejemplo, la ficha Diseño sólo aparece cuando tiene un objeto abierto en la vista Diseño.

Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones.

Todos los métodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El Sistema de acceso de teclado reemplaza los aceleradores de menú de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa pequeños indicadores con una sola letra o una combinación de letras que aparecen en la cinta de opciones al presionar la tecla ALT. Estos indicadores muestran el método abreviado de teclado que activa el control situado debajo.

Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa ficha.

SELECCIONAR UNA FICHA DE COMANDOS 1. Inicie Access.

2. Haga clic en la pestaña que desee.

O bien, 1. Inicie Access.

2. Presione y suelte la tecla ALT. Aparecen las sugerencias de teclado.

3. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos que desee seleccionar.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método abreviado de una versión anterior de Access, también tiene que funcionar en Access.

Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, vea el tema sobre los métodos abreviados de teclado de Access.

EJECUTAR UN COMANDO 1. Inicie Access.

2. Haga clic en la pestaña correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo de las pestañas y los comandos disponibles en cada ficha. Las pestañas y los comandos disponibles cambian dependiendo de lo que se esté haciendo.

Ficha de comandos Inicio

Acciones comunes que se pueden realizar

Seleccionar una vista diferente.

Copiar y pegar del Portapapeles.

Configurar las actuales características de fuente.

Configurar la actual alineación de fuente.

Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.

Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más).

Ordenar y filtrar los registros.

Buscar registros.

Crear

Crear una nueva tabla vacía.

Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.

Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule a la lista recién creada.

Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.

Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.

Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.

Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.

Datos externos Importar o Vincular a datos externos.

Exportar datos.

Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.

Crear importaciones y exportaciones guardadas.

Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas Herramientas de base de datos

Mover algunas o todas las partes

de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente.

Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.

Crear y ver relaciones entre las tablas.

Mostrar u ocultar dependencias de objetos Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.

Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sólo tablas).

Administrar los complementos de Access.

Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

3. Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el método abreviado de teclado correspondiente al comando de una versión anterior de Access, aplíquelo mediante el teclado.

O bien, Presione y suelte la tecla ALT. Aparecen las teclas de acceso.

Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando que desee.

FICHAS DE COMANDOS CONTEXTUALES Además de las fichas de comandos estándar, Access 2010 también tiene fichas de comandos contextuales. Según el contexto (es decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos estándar.

ACTIVAR UNA FICHA DE COMANDOS CONTEXTUAL Haga clic en la ficha de comandos contextual.

O bien, 1. Presione y suelte la tecla ALT. Aparecen las teclas de acceso.

2. Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos contextual.

Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y características que se usan en un contexto específico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista Diseño, las fichas contextuales contienen comandos que se aplican únicamente cuando se trabaja con una tabla en esa vista. Otro ejemplo: cuando se abre una tabla en la vista Diseño, aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseño junto a la ficha Herramientas avanzadas.

Cuando se hace clic en la pestaña Diseño, en la cinta de opciones se muestran los comandos que están disponibles únicamente cuando el objeto está en la vista Diseño.

Galerías La cinta de opciones también incluye un control denominado galería. El control de galería está diseñado para ayudarle a centrarse en conseguir los resultados deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el resultado de usar dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Access 2010 puede hacer, haciendo hincapié en los resultados y no sólo en los comandos en sí.

Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar a un menú que se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la galería en la cinta de opciones.

OCULTAR LA CINTA DE OPCIONES Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo.

Por ese motivo, se puede contraer la cinta de opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para ocultar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a mostrarla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de comandos activa.

Ocultar y restaurar la cinta de opciones 1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).

2. Haga doble clic de nuevo en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO La Barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas adyacente a la cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos incluye Guardar, Deshacer y Rehacer, y puede personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido de modo que incluya otros comandos que use con más frecuencia.

Asimismo, puede modificar la ubicación de la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a grande. La barra de herramientas pequeña aparece junto a las fichas de comandos de la cinta de opciones.

Cuando se cambia al tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido 1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.

2. En Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, sólo tiene que hacer clic en el comando que desea agregar.

O bien, si no aparece el comando, haga clic en Más comandos y siga con el siguiente paso de este procedimiento.

3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, seleccione el comando o los comandos que desee agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.

4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar. Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista.

5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Volver al principio Panel de navegación

Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos aparecen en el panel de navegación. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las páginas, las macros y los módulos. El panel de navegación reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access. Si usaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una tarea en una versión anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de navegación. Por ejemplo, si desea agregar una

fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla en el panel de navegación.

NOTA

El panel de navegación no está disponible en un explorador web.

Para usar el panel de navegación con una base de datos de web, primero debe abrir esa base de datos mediante Access.

Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el botón secundario en el objeto y seleccione un elemento del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían según el tipo de objeto.

ABRIR UN OBJETO DE BASE DE DATOS, COMO UNA TABLA, UN FORMULARIO O UN INFORME

En el panel de navegación, haga doble clic en el objeto.

O bien, En el panel de navegación, seleccione el objeto y, a continuación, presione ENTRAR. O bien, 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en un objeto y después haga clic en Abrir.

Observe que puede configurar una opción para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de diálogo Opciones de navegación.

En el panel de navegación se dividen los objetos de la base de datos en categorías que contienen grupos. Algunas son categorías predefinidas, pero también se pueden crear grupos personalizados.

De manera predeterminada, el panel de navegación aparece cuando se abre una base de datos, inclusive las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access. Para impedir que el panel de navegación aparezca de manera predeterminada, configure una opción de programa. En los siguientes pasos, se explica cómo se lleva a cabo cada acción.

Para mostrar u ocultar el panel de navegación Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de navegación ( IMPEDIR

QUE

EL

), o presione F11.

PANEL

DE

NAVEGACIÓN

APAREZCA

DE

MANERA

PREDETERMINADA 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.

3. Bajo Navegación, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de navegación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información sobre el panel de navegación, vea el artículo sobre cómo usar y organizar los objetos de base de datos en el panel de navegación.

Volver al principio Documentos con fichas

En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más adelante en este artículo). Sin embargo, si cambia la configuración de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que la nueva configuración surta efecto.

MOSTRAR U OCULTAR FICHAS DE DOCUMENTOS 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.

3. En la sección Opciones de aplicación, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione Documentos con fichas.

4. Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de verificación, se desactivan las fichas de documento.

5. Haga clic en Aceptar .

NOTAS El

valor

de

Mostrar

fichas

de

documento

debe

configurarse

independientemente para cada base de datos.

Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que el cambio surta efecto.

Las nuevas bases de datos creadas con Access 2007 o Access 2010 muestran las fichas de documento de manera predeterminada.

Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de forma predeterminada.

Volver al principio Barra de estado

Al igual que en las versiones anteriores de Access, en Access 2010 se puede mostrar una barra de estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento estándar de la interfaz de usuario sigue siendo el lugar donde aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de progreso, etc. En Access 2010, la barra de estado desempeña asimismo dos funciones estándar que también se ven en la barra de estado de otros programas de Office 2010: el cambio de vista o ventana y el zoom.

Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar la ventana activa entre una de las vistas disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom variable, se puede ajustar el nivel de zoom para ampliar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.

La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de diálogo Opciones de Access.

MOSTRAR U OCULTAR LA BARRA DE ESTADO 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.

3. Bajo Opciones de aplicación, active o desactive la casilla de verificación Mostrar barra de estado. Al desactivar la casilla de verificación, se desactiva la visualización de la barra de estado.

4. Haga clic en Aceptar.

Volver al principio minibarra de herramientas

En las versiones anteriores a Access 2007, la aplicación de formato a texto requería a menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de herramientas Formato. En Access 2010, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas. Cuando se selecciona texto

para

aplicarle

formato,

la

minibarra

de

herramientas

aparece

automáticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si no desea usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparecerá.

DAR FORMATO A TEXTO MEDIANTE LA MINIBARRA DE HERRAMIENTAS 1. Seleccione el texto al que desee aplicar formato.

La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto.

2. Aplique formato utilizando la minibarra de herramientas.

Escribir datos en una tabla

Aunque un formulario es el mejor objeto que puede usarse para la entrada de datos, especialmente si tiene varios usuarios para su base de datos de Access, puede escribir directamente los datos y editarlos en una tabla.

El tipo de datos que un usuario puede escribir en una tabla puede depender de los siguientes aspectos: De manera predeterminada, los campos de una tabla se establecen para aceptar un tipo de datos de campo (tipo de datos de campo: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos que consten de letras o números, pero un campo de tipo Número sólo puede almacenar datos numéricos.) específico, como texto o números. Debe especificar el tipo de datos que se ha definido para el campo. De lo contrario, Access muestra un mensaje de error: El usuario debe escribir los datos con un formato específico si un campo tiene aplicada una máscara de entrada (máscara de entrada: formato que consta de caracteres de visualización literales (como paréntesis, puntos y guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde se han de insertar datos, así como el tipo de datos y el número de caracteres permitidos.).

Salvo en el caso de los datos adjuntos y las listas multivalor, se puede escribir un solo tipo de datos en la mayoría de los campos. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, puede consultar las propiedades del campo. Cuando un campo es una lista multivalor, Access muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista.

VER LA CONFIGURACIÓN DE LA PROPIEDAD DEL CAMPO 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y luego en Vista Diseño en el menú contextual.

2. Haga clic en Hoja de propiedades, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, para ver las propiedades del campo.

Modo en que la configuración de la propiedad afecta las opciones de edición y entrada de datos Propiedad

Ubicación en la cuadrícula de diseño de la tabla

valores

Comportamiento al intentar escribir datos

Tamaño del campo Pestaña General

De 0 a 255

Posibles

El límite de caracteres se

aplica únicamente a los campos configurados con el tipo de datos Texto. Si se intenta escribir un número de caracteres mayor que el valor especificado, el campo recortará el final de los datos que escriba.

Máscara de entrada

Pestaña General

Conjuntos

predefinidos

o

personalizados de caracteres literales y marcadores de posición. Una máscara de entrada obliga a escribir los datos con un formato predefinido. Las máscaras aparecen cuando se selecciona un campo en una tabla o un control en un formulario. Por ejemplo, supongamos que hace clic en un campo de fecha y ve estos caracteres: MMM-DD-AAAA. Se trata de una máscara de entrada que le obliga a escribir los valores de mes con tres letras, como oct, y el valor de año con cuatro dígitos , por ejemplo, oct-15-2009.

NOTA

Recuerde que las máscaras de entrada controlan únicamente la forma

en que se escriben los datos. No controlan cómo Access almacena o muestra los datos.

Requerido

Pestaña General

Sí/No Cuando está activada, esta propiedad

obliga a especificar un valor en un campo y Access no permite guardar nuevos datos hasta que no se haya rellenado un campo obligatorio. Cuando está desactivada la propiedad, el campo acepta valores nulos, lo que significa que el campo puede estar en blanco.

NOTA

Un valor nulo no es lo mismo que el valor cero. Cero (0) es un dígito

mientras que "nulo" hace referencia a un valor desconocido, un valor sin definir o un valor que falta.

Permitir longitud cero

Pestaña General

Sí/No Cuando

está

activada

esta propiedad, se pueden escribir cadenas de longitud cero; es decir, cadenas que no contienen caracteres. Para crear una cadena de longitud cero, se pueden escribir comillas dobles en el campo ("").

Indizado

Pestaña General

Sí (con duplicados), Sí (sin duplicados), No

Asimismo, se puede crear un índice de más de un campo. En este caso, se pueden duplicar los valores en uno de los campos, pero no en ambos campos.

1.

Para escribir datos en una tabla, en el panel de navegación, haga doble

clic en la tabla que desee usar.

De manera predeterminada, Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

2.

Haga clic en el campo que quiera usar y, a continuación, escriba los

datos.

3.

Para desplazarse al siguiente campo de la misma fila, presione la tecla

TAB, use las teclas de dirección Derecha e Izquierda o bien haga clic en la celda del siguiente campo.

NOTA

Cuando se presiona la tecla TAB, Access usa de forma

predeterminada la configuración regional de Windows para determinar si el cursor se va a mover hacia la izquierda o la derecha. Si el equipo usa un idioma que se lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve hacia la derecha cuando se presiona la tecla TAB. Si el equipo usa un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve hacia la izquierda.

SUGERENCIA Para ir al siguiente campo de una columna, use las teclas de dirección Arriba y Abajo, o haga clic en la celda específica.

Volver al principio Usar un formulario para escribir los datos Cuando tenga varios usuarios para la base de datos, el uso de un formulario puede hacer que la entrada de datos sea más sencilla, más rápida y más precisa, porque puede establecer el diseño que se adapte a las necesidades y aptitudes del usuario.El diseño de un formulario determina el modo en que puede escribir o editar los datos. Los formularios tienen controles como listas, cuadros de texto y botones, cada uno de los cuales está asociado a campos de diversas tablas, consultas, macros o controles de otros formularios abiertos.

Los controles se usan ya sea para leer datos de una tabla o escribir datos en una tabla subyacente.

Lo que el usuario hace con un control de formulario depende de los siguientes aspectos: El tipo de datos establecido para el origen de datos subyacente Las propiedades establecidas para un campo Las propiedades establecidas para el control En las siguientes secciones, se explica cómo usar los controles de entrada de datos más comunes.

NOTA

Para cualquier duda referente a una base de datos específica,

póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.

Para obtener más información sobre cómo crear formularios en Access 2010, vea el artículo de introducción a los formularios.

Volver al principio Escribir valores en blanco

Puede escribir un valor en blanco si no tiene los datos específicos o si los datos no existen. Access tiene dos tipos de valores en blanco: valores nulos y cadenas de longitud cero. Los valores nulos indican un valor desconocido, mientras que las cadenas de longitud cero indican campos que contienen un valor vacío. Por ejemplo, en una tabla con un campo de número de fax, puede dejar el campo en blanco si no tiene la información, y Access escribe un valor nulo (si su base de datos está diseñada para aceptar un valor nulo). Puede también escribir una cadena de longitud cero en el campo para indicar que sabe que no hay ningún valor para ese campo.

1. Para escribir una cadena de longitud cero, abra una tabla en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista Formulario.

2. Seleccione el campo y escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

3. Mueva el cursor hacia otro registro para confirmar los cambios. De forma predeterminada, las comillas desaparecen.

Volver al principio Agregar registros mediante una lista

Como usuario de una base de datos, puede seleccionar o escribir datos en función de los valores disponibles en la lista. Access tiene varios tipos de listas basadas en las necesidades de entrada de datos.

Un cuadro de lista muestra los valores escritos cuando se diseñó el control. Los valores pueden provenir de uno o más campos de una tabla o el resultado de una consulta.

1. Si la lista se encuentra en un formulario, ábralo en la vista Formulario, y si la lista está en una tabla o un conjunto de resultados de consulta, abra el objeto en la vista Hoja de datos.

2. Desplácese por la lista de elementos del cuadro de lista y seleccione el elemento que desee.

3. Para confirmar la selección a la base de datos, mueva el cursor hacia otro campo.

Los cuadros combinados se asemejan a cuadros de lista a excepción de que tienen un cuadro de texto y una lista desplegable. Cuando se crea una lista en una tabla o un conjunto de resultados de consulta, Access usa un cuadro combinado de manera predeterminada. Por medio del uso de un cuadro combinado, puede ahorrar espacio en el diseño del formulario.

Para seleccionar elementos desde un cuadro combinado, haga clic en la flecha abajo junto a la lista y luego seleccione los datos que quiera agregar.

Las listas que admiten valores múltiples se llaman campos multivalor (campo multivalor: campo de búsqueda que puede almacenar más de un valor.). Las listas multivalor que cree sin programación en Access resuelven un problema empresarial común. Por ejemplo, supongamos que usa una base de datos de Access para realizar el seguimiento de problemas de soporte al cliente. Si tiene que asignar múltiples personas a un problema, puede usar una lista multivalor.

Una lista que usa una casilla de verificación junto a cada elemento de lista le permite seleccionar muchos elementos de ella.

Para seleccionar elementos en la lista de la casilla de verificación, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a la lista, seleccione hasta 100 casillas de verificación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

EDITAR LOS ELEMENTOS DE UNA LISTA Puede editar cualquier tipo de lista en un formulario, una tabla o un conjuntos de resultados de consulta si el diseñador de la base de datos o el departamento de TI no deshabilitó este comando en la base de datos. Sin embargo, el método siguiente no se puede usar para modificar una lista si la búsqueda está basada en datos de otro origen de datos.

NOTA

Consulte con su departamento de TI antes de editar elementos de

una lista.

1. Abra el formulario, la tabla o el conjunto de resultados de consulta que contenga la lista (si es un formulario, ábralo en la vista Formulario; si es una tabla o un conjunto de resultados de consulta, ábralo en la vista Hoja de datos).

2. Haga clic con el botón secundario en la lista y, a continuación, haga clic en Editar elementos de lista.

Aparece un cuadro de diálogo o un formulario de entrada de datos. La pantalla que verá depende del tipo de lista que desee editar. Las listas de valores muestran un conjunto de elementos que se escriben manualmente, mientras que las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar sus datos de una o varias tablas. Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación. 

Si está editando una lista de valores, use el cuadro de diálogo Editar elementos de lista para modificar los datos de la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar cuando termine.

Volver al principio Identificar un campo de búsqueda

Un campo de búsqueda presenta una lista de opciones de datos. Los valores residen en la propiedad Origen de la fila del campo de búsqueda. Los dos tipos de listas de búsqueda de Access son listas de valor que contienen conjuntos de valores predefinidos y listas de búsqueda que usan una consulta para recuperar los valores de otra lista.

Dado que un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar valores desde una o más tablas en una base de datos, de manera predeterminada, un campo de búsqueda presenta los valores en una lista. Puede seleccionar uno o más elementos desde una lista de búsqueda dependiendo del modo en que el desarrollador de la base de datos configuró el campo de búsqueda.

Identifique qué tipo de campo de búsqueda es: una lista de valores o una lista de búsqueda. Si usa una lista de búsqueda, determine la tabla de origen que proporciona los datos para el campo de búsqueda y, a continuación, agregue o edite los elementos en la lista de valores.

1. Con el botón secundario, haga clic para seleccionar la tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la pestaña Búsqueda.

3. Compruebe las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila.

La propiedad Tipo de origen de la fila debe tener el valor Lista de valores o Tabla o consulta. La propiedad Origen de la fila debe contener una lista de valores o una consulta.

VER LA CONFIGURACIÓN DE LA PROPIEDAD BÚSQUEDA 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y luego haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. Haga clic en Hoja de propiedades, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño para ver las propiedades del campo.

Propiedad Ubicación en la cuadrícula de diseño de la tabla Valores posibles Comportamie nto al intentar escribir datos Limitar a la lista Pestaña Búsqueda Sí/No Habilita o deshabilita la capacidad de agregar al campo un valor que no se encuentra en la lista.

Cuando esta propiedad se establece en Sí, debe elegir uno de los valores. Cuando se establece en No, puede escribir un valor que no aparece.

Permitir ediciones de lista de valores Pestaña

Pestaña Búsqueda

Nombre de un formulario de entrada de datos

Si se especifica el nombre de un formulario de entrada de datos como valor para esta propiedad de tabla, ese formulario se abre cuando un usuario ejecuta el comando Editar elementos de lista.

En caso contrario, el cuadro de diálogo Editar elementos de lista aparece cuando el usuario ejecuta el comando.

Búsqueda Sí/No Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de lista para las listas de valores, pero no para los campos de búsqueda. Si desea habilitar este comando para los campos de búsqueda, escriba un nombre de formulario válido en la propiedad Formulario de edición de elementos de lista.

Access permite seleccionar cualquier formulario pero, a menos que el formulario esté diseñado para permitir modificaciones, quizás no pueda modificar los valores de la lista. Aparece el comando Permitir ediciones de lista de valores en un menú contextual que se abre cuando se hace clic con el botón secundario en un control de cuadro de lista o cuadro combinado. Cuando se ejecuta el comando, aparece el cuadro de diálogo

Editar elementos de lista. Asimismo, si se especifica el nombre de un formulario en la propiedad Formulario de edición de elementos de lista, Access inicia ese formulario en lugar de mostrar el cuadro de diálogo.

NOTA Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista desde los controles de cuadro de lista y cuadro combinado situados en los formularios y desde los controles de cuadro combinado situados en las tablas y en los conjuntos de resultados.

Los formularios deben abrirse en la vista Diseño o Examinar, y las tablas y los conjuntos de resultados de las consultas deben abrirse en la vista Hoja de datos.Formulario de edición de elementos de lista

EDITAR UN CAMPO DE BÚSQUEDA

De forma predeterminada, Access muestra los datos de búsqueda en una lista desplegable, pero se puede especificar un control de cuadro de lista para mostrar los datos. La diferencia entre ambos es que una lista desplegable se abre para presentar la lista y, a continuación, se cierra una vez que el usuario ha realizado la selección. En cambio, un cuadro de lista permanece abierto.

Para editar un campo de búsqueda, puede ejecutar el comando Editar elementos de lista o puede editar los datos directamente en la propiedad Origen de la fila o desde la tabla de origen.

Para agregar o editar datos en la tabla de origen, abra la tabla de origen para la lista de búsqueda y modifique los datos en esa tabla.

Se puede trabajar con los campos de búsqueda directamente en las tablas, pero también en los formularios e informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda aparecen en un tipo de control de lista denominado cuadro combinado: una lista con una flecha desplegable: . Dependiendo de cómo el diseñador de la base de datos haya configurado el campo de búsqueda y el cuadro combinado, se pueden editar los elementos de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el diseñador de la base de datos tiene que configurar una propiedad del campo de búsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la lista y el diseñador tiene que activarla).

Cuando se crea un campo de búsqueda, también puede configurarlo para que admita varios valores. Cuando haga esto, la lista resultante mostrará una casilla de verificación junto a cada elemento de lista, y puede activar o desactivar los elementos que sea necesario.

Volver al principio Maneras de ahorrar tiempo al escribir datos

Access permite acelerar el proceso de entrada de datos de diversas maneras.

Los procedimientos que se describen en las siguientes secciones explican cómo configurar un valor predeterminado para los campos y listas de los formularios, y cómo usar los métodos abreviados de teclado para volver a usar los valores al ordenar los datos.

DEFINIR EL VALOR PREDETERMINADO DE UN CAMPO O CONTROL Si muchos registros comparten el mismo valor para un campo determinado, como una ciudad, un país o una región, se puede ahorrar tiempo estableciendo un valor predeterminado para el control dependiente de ese campo. Cuando se abre el formulario o se crea un nuevo registro, aparece el valor predeterminado en ese control de manera predeterminada.

DEFINIR EL VALOR PREDETERMINADO DE UN CONTROL 1. Abra el formulario en la vista Diseño.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en el control con el que desee trabajar y, a continuación, haga clic en Propiedades.

3. En la ficha Datos, establezca la propiedad Valor predeterminado en el valor que desee.

4. Repita los pasos 1 a 3 para definir otro valor predeterminado.

ESPECIFICAR OTRO VALOR 1. En el caso de un valor en un cuadro de texto, escriba los nuevos datos.

Puede sobrescribir un valor predeterminado en cualquier momento.

O bien, En el caso de un valor en una lista, seleccione otro valor de la lista.

VOLVER A USAR VALORES AL ORDENAR Al desplazarse por los registros, probablemente tenga que ordenar cada registro usando el mismo valor. En ese caso, puede ahorrar tiempo usando métodos abreviados de teclado para repetir ese valor de ordenación. Por ejemplo, supongamos que ordena listas de pedidos por tipo de producto. En el primer registro, escriba refrescos para ordenar por los pedidos de refrescos.

Cuando se mueva al siguiente registro, podrá copiar y volver a usar ese valor de ordenación.

NOTA

En estos pasos, se supone que tiene un formulario abierto en la vista

Formulario.

1. Vaya al campo que vuelva a usar el valor del correspondiente campo en el registro anterior.

2. Presione CTRL+ ' (apóstrofo).

Crear una nueva base de datos de escritorio Mostrar todo Este artículo aborda el proceso básico de iniciar Access 2010 y crear una base de datos que se usará en equipos de escritorio, no en la Web. Explica cómo crear una base de datos de escritorio mediante una plantilla y cómo crear una base de datos desde cero creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Incluye asimismo una explicación de algunas técnicas que puede usar para incluir datos existentes en la nueva base de datos.

NOTA

Access 2010 también admite la creación de bases de datos web que

se implementan en un servidor en el que se ejecuta Servicios de Access, un componente nuevo de SharePoint Server. Se puede usar una base de datos web con un explorador web (no es necesario contar con Access a menos que se desee efectuar cambios de diseño). Este artículo no explica cómo crear una base de datos web. Para obtener más información sobre la creación de bases de datos web, consulte el artículo Compilar una base de datos para compartir en la Web. En este artículo

Información general Crear una base de datos mediante una plantilla Crear una base de datos sin plantilla Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access Importar, anexar o vincular a datos de otro origen Agregar un elemento de la aplicación Abrir una base de datos de Access existente

Información general

Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre Access, se muestra la vista Backstage de Microsoft Office.

La vista Backstage es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes o consultar el contenido destacado de Office.com, todo aquello que, usando Access, desee hacer con un archivo de base de datos o fuera de una base de datos, en comparación con dentro de una base de datos.

CREAR UNA BASE DE DATOS Cuando se abre Access, la vista Backstage muestra la ficha Nueva. La ficha Nueva proporciona varias formas de crear una nueva base de datos: Una base de datos en blanco Puede comenzar desde cero si lo desea.

Es una buena opción si tiene requisitos de diseño muy específicos o si dispone de datos que necesita adaptar o incorporar.

Una plantilla que se instala con Access Considere usar una plantilla si va a comenzar un nuevo proyecto y desea hacerlo rápidamente. Access se suministra con varias plantillas instaladas de forma predeterminada.

Una plantilla de Office.com Además de las plantillas que vienen con Access, puede encontrar muchas más plantillas en Office.com. Ni siquiera es necesario abrir un explorador; las plantillas están disponibles desde la ficha Nueva.

AGREGAR A UNA BASE DE DATOS Cuando esté trabajando en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de la aplicación.

Los elementos de la aplicación son una característica nueva que permite usar juntos varios objetos de base de datos relacionados como si fueran uno. Por ejemplo, un elemento de la aplicación puede consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el elemento de la aplicación.

También puede crear consultas, formularios, informes, macros, es decir, todos los objetos de base de datos con los que suele trabajar.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede usar tal y como están o como puntos de inicio. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de los problemas, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de muestra cuya finalidad es mostrar su modo de empleo.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1. Si tiene una base de datos abierta, en la ficha Archivo, haga clic en Cerrar base de datos

. La vista Backstage muestra la ficha Nueva.

2. En la ficha Nueva aparecen varios conjuntos de plantillas, algunas integradas en Access. Puede descargar también más plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.

3. Seleccione la plantilla que desee usar. El icono de la plantilla aparece en el panel de la derecha justo encima del cuadro Nombre de archivo.

4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea.

Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en

,

busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de SharePoint Foundation.

NOTA

Si bien ambas usan SharePoint, una base de datos de

escritorio vinculada a un sitio de SharePoint no es igual que una base de datos web que usa Servicios de Access. Para poder usar una base de datos de escritorio, debe tener instalado Access. Una base de datos web se puede usar con un explorador web.

5. Haga clic en Crear.

Access crea una base de datos de la plantilla que elija y, a continuación, la abre. Para muchas plantillas, aparece un formulario en el que puede empezar por escribir datos. Si la plantilla contiene datos de muestra, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (la barra o el cuadro sombreado que aparece a la izquierda del registro) y luego seguir este procedimiento: En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.

6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Use el panel de navegación para buscar otros formularios o informes que tal vez desee usar.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el artículo sobre cómo seleccionar y usar una plantilla de Access.

Volver al principio Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso incluye alguna o ambas de estas operaciones: Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la pestaña Crear.

Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.

Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, vea la sección Vea también.

CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO 1. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y después en Base de datos en blanco.

2. En el panel derecho, en Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos

(situado junto al cuadro Nombre de

archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.

4. Comience a escribir para agregar datos o pegue datos desde otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos. Cuando se agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

Si, de momento, no desea escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar

. Si

realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para dejar la tabla abierta.

IMPORTANTE Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

AGREGAR UNA TABLA Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la pestaña Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.

2. En la ficha Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el tipo de campo que desee agregar. Si no ve el tipo que desea, haga clic en Más campos

.

Access muestra una lista de tipos de campo usados regularmente.

Haga clic en el tipo de campo que desee y Access agrega el nuevo campo a la hoja de datos en el punto de inserción.

Puede mover el campo arrastrándolo. Al arrastrar un campo a una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre.

Debería asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.

5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.

Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última columna.

Crear una tabla empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la estructura de la tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o escriba datos mediante otro método, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.

3. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. La descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripción se usa también como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

4. Después de agregar todos los campos, guarde la tabla: 

En la ficha Archivo, haga clic en Guardar.

5. Para empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento, cambie a la vista Hoja de datos y haga clic en la primera celda vacía.

Puede pegar también datos de otro origen, tal como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

Definir propiedades de campo en la Vista Diseño Independientemente de cómo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Si bien algunas propiedades están disponibles en la vista Hoja de datos, otras solo se pueden establecer en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño.

Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades del campo.

Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Para obtener información más detallada, haga clic en el botón Ayuda.

En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.

Propiedad Tamaño campo

Descripción del

Formato

Máscara entrada

Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255. Para los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos más eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades.

Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado.

de

Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurará de que todos los datos se escriben correctamente y contienen el número de caracteres necesario. Para obtener ayuda en la creación de una máscara de entrada, haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.

Valor predeterminado

Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se agregó el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor predeterminado.

Requerido

Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en Sí, Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.

Volver al principio Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están almacenados en otro programa, como Excel, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya están separados en columnas, como ocurre en las hojas de cálculo de Excel. Si los datos están en un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificación o algún tipo de manipulación (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), quizás prefiera realizar esta operación antes de copiar los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.

Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access definirá el tipo de datos de cada campo de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado sólo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de un tipo similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila está compuesta de nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de

los

campos

lo

antes

posible

para

evitar

confusiones.Siga

este

procedimiento: 1. Presione CTRL+G para guardar la tabla.

2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre de campo descriptivo para cada columna.

3. Guarde la tabla de nuevo.

NOTA

Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la

vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario

en la tabla en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de navegación.

Volver al principio Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculándose a ellos. En cualquier caso, Access permite trabajar fácilmente con datos de otros orígenes. Puede importarlos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de SharePoint Foundation o de otros orígenes diversos.

El proceso que se usa varía ligeramente en función del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente.

1. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.

NOTA

Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo

Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como archivo de texto delimitado) e importar los datos en Access.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso

completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.

3. Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.

4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y después haga clic en Aceptar.

El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

5. Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de realizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y especifique los detalles. Puede repetir fácilmente la operación más adelante haciendo clic en Importaciones guardadas

en el grupo Importar y vincular de la ficha Datos externos.

Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploración.

Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de navegación.

Para obtener información más específica sobre cómo importar varios tipos de datos a Access, vea los vínculos de la sección Vea también.

Volver al principio Agregar un elemento de la aplicación

Puede utilizar un elemento de aplicación para agregar funcionalidad a una base de datos existente. Un elemento de aplicación puede ser tan simple como una sola tabla o puede contener varios objetos relacionados, como una tabla y un formulario dependiente.

Por ejemplo, el elemento de aplicación Comentarios consta de una tabla con un campo de identificador de Autonumeración, un campo de fecha y un campo Memo. Puede agregarlo a cualquier base de datos y utilizarlo como está o con una mínima personalización.

1. Abra la base de datos a la que desea agregar un elemento de la aplicación.

2. Haga clic en la pestaña Crear.

3. En el grupo Plantillas, haga clic en Elementos de la aplicación. Se abre una lista de elementos disponibles.

4. Haga clic en la parte de la aplicación que quiera agregar.

Abrir una base de datos de Access existente 1. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.

3. Siga uno de estos procedimientos: 

Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.



Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.



Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo sólo lectura para abrir la base de datos en acceso

de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos. 

Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos con acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta con acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya está en uso".



Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.

NOTA

Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de

archivo externo, como dBASE, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir también

directamente

cualquier

origen

de

datos

ODBC,

como

Microsoft SQL Server. Access crea automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.

SUGERENCIAS Para abrir una de las últimas bases de datos abiertas, en la ficha Archivo, haga clic en Reciente y luego en el nombre de archivo de esa base de datos. Access abrirá la base de datos con las mismas opciones que tenía cuando se abrió por última vez. Si no se muestra la lista de archivos recién usados, en la ficha Archivo, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Configuración de cliente. En Mostrar, escriba el número de documentos que se van a mostrar en la lista Documentos recientes, hasta un máximo de 50.

También puede mostrar las bases de datos recientes en la barra de navegación de la vista Backstage, para obtener acceso con solo dos clics: 1) la ficha Archivo y 2) la base de datos reciente que desea abrir.

Cerca de la parte inferior de la ficha Reciente, active la casilla de verificación Tener acceso rápidamente a este número de bases de datos recientes y, a continuación, ajuste el número de bases de datos que desee mostrar.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el comando Abrir en la ficha Archivo, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente si hace clic en Mis documentos recientes en el cuadro de diรกlogo Abrir.