OFIMATICA
BRENDA JHUBELLY MALAGON BARRANTES
SISTEMAS INTERACTIVOS BARBOSA, SANTANDER OCTUBRE, 14 DE 2014
Brenda Malag贸n T茅cnico en Sistemas
OFIMATICA
PRESENTADO POR: BRENDA JHUBELLY MALAGON BARRANTES, TECNICO EN SISTEMAS.
PRESENTADO A: GERSON ARIZA, DOCENTE EN EL AREA DE INFORMATICA Y TECNOLOGIA.
SISTEMAS INTERACTIVOS BARBOSA, SANTANDER OCTUBRE, 14 DE 2014 Brenda Malag贸n T茅cnico en Sistemas
TABLA DE CONTENIDO
Brenda Malag贸n T茅cnico en Sistemas
INTRODUCCION Las diferentes actividades que se realizan en las oficinas del mundo se han visto en la necesidad de evolucionar a la administración de forma electrónica, debido a que las demandas por parte de los usuarios de tener la información al instante, requiere de la implantación de mecanismos automatizados y es en esta etapa, que la informática, se hace presente para poder llenar las expectativas y mediante la evolución que sufren las computadoras en sus dos dimensiones: hardware y software, tenemos la oportunidad de utilizar las herramientas de última generación las que permiten, que en una oficina, se puedan llevar a cabo, una mayor diversidad de funciones, que actualmente estaban restringidas a tipos de organizaciones especializadas. El cambio que generó la interfaz gráfica en las computadoras, la hace más amigable al usuario y nos permite, mediante la gama de posibilidades tecnológicas llegar a realizar actividades que anteriormente eran impensables para realizar en o desde la oficina. A continuación presentamos un trabajo sobre la Ofimática. Este importante material de apoyo, nos ayudará a comprender, desarrollar, y en consecuencia fortalecerá nuestras bases para que más adelante podamos transcurrir en el conocimiento de la Ofimática en un entorno de oficina y otros. A través del mismo pretendemos adquirir los conocimientos necesarios sobre la Ofimática y hacerlos nuestros.
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OFIMÁTICA DEFINICION La definición de ofimática se refiere específicamente al conjunto de aplicaciones, técnicas relacionadas a las herramientas informáticas que generalmente se utilizan con la finalidad de optimizar y mejorar todos aquellos procedimientos y tareas que tengan que ver justamente con la informática, ya sea comercial, empresarial o particular. Es importante destacar el hecho de que las herramientas de ofimática nos dan la posibilidad de crear, transmitir y almacenar todo tipo de información que se necesita por ejemplo, en un oficina y un punto importante a destacar con respecto a este tipo de herramientas es que las mismas deben estar conectadas a una red local o bien, a Internet. Como bien dijimos anteriormente, el objetivo principal de la ofimática es que cualquier actividad que deba ser hecha de manera manual en una oficina o empresa pueda ser de alguna manera automatizada con las herramientas a las cuales hicimos referencia anteriormente. Es importante tener en cuenta el hecho de que la ofimática comenzó su desarrollo en el ademada de los ’70 cuando a su vez se produjo una masificación en la implementación de los equipos utilizados en oficinas o empresas que comenzaron a incluir en sus tareas todo tipo de microprocesadores y a la vez, utilizando herramientas ofimáticas mucho más modernas.
Para que podamos entender el concepto de ofimática, podemos citar el ejemplo más claro del reemplazo de las máquinas de escribir por las computadoras, los procesadores de texto, e incluso, programas informáticos que dictan los textos que deben ser escritos, para que las personas puedan transcribirlos de manera más rápida. Por otro lado, debemos decir que la mayoría de las empresas y oficinas que utilizan sistemas de ofimática para poder facilitar las tareas ya existentes utilizan lo que se denomina “paquete de ofimática”, el cual hace referencia precisamente al conjunto de herramientas que nos ayudan a realizar dichas tareas y si bien podemos encontrar paquetes de ofimática más básicos que otros, generalmente todos incluyen herramientas tales como: procesador de texto, hoja de cálculo, base de datos, programas para el armado de presentaciones multimedia, programas para utilizar e-mail, correos de voz, o mensajeros instantáneos.
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PAQUETES DE OFIMÁTICA
Como bien mencionamos anteriormente, la finalidad principal de la ofimática en cualquiera de los sistemas que se utilicen, es facilitar la realización de tareas ya existentes para así lograr perfeccionar el trabajo y el desempeño de una empresa, es por eso que implementar paquetes de ofimática en una oficina nos ofrece ventajas en áreas tales como la competencia con otras empresas, la posibilidad de idear en una manera mucho más práctica y creativa estrategias de marketing, gestión de clientes, controles de stock además de la organización de toda la parte que respecta al sector administrativo. Todo esto siempre teniendo en cuenta que los paquetes de ofimática son una excelente inversión por eso no debemos dudar un segundo en implementar estos sistemas, siempre recordando que los mismos deben estar afiliados a alguna red. Por otro lado también debemos decir que las empresas que se dedican al desarrollo de estos paquetes de ofimática son muchas, y a pesar de que las diferencias entre unas y otras son mínimas, debemos siempre tener en cuenta que mientras más sencillo sea utilizar el sistema de herramientas ofimáticas, mayor es la posibilidad de mejorar la productividad, por eso siempre debemos tratar de adquirir aquellos paquetes de ofimática que sean más fáciles de utilizar. Por último no queremos dejar de mencionar el hecho de que todas aquellas personas que se encarguen de manejar y realizar las tareas en estos sistemas, deben tener absoluto conocimiento de los mismos, por eso la capacitación en ofimática es fundamental para la contratación de personal capaz de utilizar estos sistemas. La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet. Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc. La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado. Herramientas y procedimientos ofimáticos * Procesamiento de textos: Procesador de texto. * Hoja de cálculo * Herramientas de presentación multimedia. * Base de datos. Brenda Malagón Técnico en Sistemas
* Utilidades: agendas, calculadoras, etc.* Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros. * Herramientas de reconocimiento de voz. * Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice, etc. HISTORIA/ORIGEN DE LA OFIMÁTICA La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales. Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos. Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980. La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.).
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PROGRAMAS En la suite de ofimática encontramos variedad de programas entre ellos enunciaremos los más utilizados: 1. Microsoft Office 2010
2. Microsoft PowerPoint Viewer 2007
3. Microsoft Word 2010
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4. Apache OpenOffice
5. Microsoft PowerPoint
6. Excel Cuadre caja diario
7. Microsoft Visio
8. Service Pack 2 Microsoft Office 2007
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9. Microsoft Office 2013
10. Yousendit
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APLICACIONES PARA DISPOSITIVOS QUICKOFFICE En 2012 Google adquirió la popular suite ofimática Quickoffice que hace unos meses fue noticia porque pasó a ser gratuita. Esta estupenda aplicación nos permite crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, compatibles con las aplicaciones de Microsfot Office Word, Excel y PowerPoint, así como abrir archivos en formato PDF.
Con Quickoffice, además de adjuntar archivos a correos electrónicos, también podemos guardar nuestros trabajos en el servicio de almacenamiento en la nube Google Drive, paraacceder a nuestros documentos desde cualquier lugar, ya sea a través de nuestro ordenador o dispositivo móvil. Otra de las ventajas que conlleva usar Quickoffice junto a nuestra cuenta de Google Drive, es que tendremos la posibilidad de compartir nuestros archivos fácilmente.
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KINGSOFT OFFICE Esta aplicación probablemente sea una de las suites ofimáticas más populares entre los usuarios. También nos permite abrir y crear archivos compatibles con Word, Excel, PowerPoint y visualizar documentos PDF pero, además, es compatible con 23 tipos de archivos(DOC/DOCX/TXT/XLS/XLSX/PPT/PPTX, entre otros), y cuenta con un administrador de archivos integrado que organizará nuestros documentos automáticamente.
Su elegante interfaz nos deja hacer scroll lateral para ver todas las opciones y es compatible con diferentes modos de lectura y con el control mediante gestos. Kingsoft Office cuenta con opciones para facilitarnos el trabajo como el corrector ortográfico integrado y la posibilidad de guardar nuestros documentos directamente en formato PDF. Se integra perfectamente con la aplicación de correo y es compatible con varios servicios de almacenamiento en la nube como, por ejemplo, Google Drive, Dropbox o Box.net
ANDROPEN OFFICE He querido incluir esta aplicación de reciente aparición porque es un port de la suite ofimática de código abierto Apache OpenOffice. A diferencia de las otras suites, AndrOpen Office no se limita a ofrecernos el procesador de textos y los editores de hojas de cálculo y presentaciones. También cuenta con herramientas adicionales como Draw (dibujo), Math (editor de ecuaciones) y Base (creación de bases de datos).
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La mayor ventaja de esta app es la gran cantidad de diferentes formatos con los que es compatible gracias al sistema de importación y exportación. Cuenta con otras opciones muy útiles como la compatibilidad con protección por contraseña de documentos, la incrustación de objetos, las firmas digitales y la asignación de gestos de ratón. Aunque AndrOpen Office es la mejor opción para los que buscan una suite ofimática que seacompatible con documentos de código abierto, aún le queda camino por recorrer. Esperemos que en próximas versiones mejoren su interfaz, adaptándola para que se vea perfectamente en cualquier dispositivo móvil, ya que ahora mismo sólo es cómoda en pantallas grandes. OFFICESUITE PRO 7 (PDF & HD) OfficeSuite es una de las suites ofimáticas más completas para Android que existen en estos momentos. Nos permite ver, crear y editar documentos Word, Excel y PowerPoint, además de imprimirlos mediante Google Cloud Print. Cuenta con la que para mi gusto es la interfaz más cómoda en este tipo de aplicaciones ya que se adapta perfectamente a dispositivos móviles para que podamos acceder a todas las opciones de manera rápida y sencilla.
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Con esta aplicación tendremos la capacidad de crear plantillas de Word, Excel y PowerPoint, más algunas opciones adicionales como la posibilidad de insertar y eliminar filas en nuestros textos, añadir estilos a las tablas o animaciones a las presentaciones, modificar la configuración de la página y compartir documentos a través de correo electrónico o Bluetooth. Para dar un mayor número de posibilidades a la hora de gestionar nuestros documentos, OfficeSuite incluye un explorador de archivos y es compatible con Box, Dropbox, Google Drive, SkyDrive y SugarSync. OfficeSuite Pro 7 (PDF & HD) cuesta 5,45€. Un precio relativamente barato si tenemos en cuenta todo lo que nos ofrece. Si lo deseamos, podemos adquirir algunas extensiones por separado como, por ejemplo, fuentes adicionales, el Diccionario Oxford de Inglés, y otras herramientas para mejorar nuestra mecanografía o de predicción de texto. OFFICE MOBILE PARA OFFICE 365 Office Mobile para Office 365 es el complemento ideal, dirigido únicamente a los usuarios que hayan contratado una suscripción de Microsoft Office 365. Podremos acceder a nuestros documentos Word, Excel y PowerPoint que hayamos almacenado en SkyDrive o Microsoft SharePoint, para trabajar en ellos. Las tres aplicaciones se han optimizado para teléfonos, con el fin de que el formato y el contenido de nuestros documentos se conserven al ser editados desde el terminal.
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Además de crear documentos de Word y Excel desde nuestro teléfono, también podemos visualizar y editar documentos de Office adjuntos a mensajes de correo electrónico. Office Mobile para Office 365 cuenta con funciones tan interesantes como la de poder revisar desde el teléfono, los comentarios que se hayan hecho en documentos de Word y Excel y añadir nuestros propios comentarios.
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USO DE LA OFIMATICA Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto, la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. La columna vertebral o lo más esencial de la ofimática es una red de área local (LAN), que permite a los usuarios transmitir datos, correo electrónico e incluso voz por la Red. Todas las funciones propia del trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografía, archivado, copias, fax, télex, microfilmado y gestión de archivos, operación de los teléfonos y la centralita, caen en esta categoría. La ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos descritos, en forma wireless, es decir sin cables. En este aspecto cada vez más populares WIFI, y WIMAX juegan un papel trascendental. USO E IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a Internet. Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc. IMPORTANCIA: Constituye un valioso aporte dentro de las actividades que realiza el hombre. Ayuda a realizar muchas tareas, facilita la edición de textos, realizar cálculos y preparar presentaciones de exposición. La utilidad está en la reutilización y el compartir información, lo que permite una administración adecuada del conocimiento, pudiendo considerar a la computación como un recurso didáctico. HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS OFIMÁTICOS * Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto.* Hoja de cálculo* Herramientas de presentación multimedia.* Base de datos.* Utilidades: agendas, calculadoras, etc.* Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.* Herramientas de reconocimiento de voz.* Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice, etc. WORD
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Le permite crear todo tipo de documentos. Cualquier tipo de información textual puede ser tratada y depurada para su difusión.
POWER POINT Es una aplicación clasificada como software de presentación que le permite realizar demostraciones electrónicas, con el propósito de servir de apoyo en exposiciones de los más diversos temas, proyectando una serie de diapositivas a través del computador para difundir conceptos, opiniones, información, etc.
EXCEL Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO o PLANILLA ELECTRONICA. Permite muchas funciones como estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos de objetos, sonidos, imágenes, etc. Como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos para darnos solo la información que nos interesa.
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CONCLUSIONES La ofimática, ha evolucionado como parte esencial de la oficina, hasta el
grado de haber absorbido la mayoría de funciones realizadas de forma manual por uno automático y poder así, dar una respuesta mucho más confiable en un menor tiempo. Cada día se acentúa más la utilización de los sistemas ofimáticos en tres
áreas fundamentales: procesadores de palabras, hojas electrónicas de cálculo y administradores de bases de datos. El descubrimiento del diseño gráfico revolucionó la forma en cómo
podemos interactuar interrelacionadas.
con
la
oficina
y
sus
diferentes
actividades
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BIBLIOGRAFIA http://eccivirtual.net.co/images/stories/articulos/ASIGNATURAS_PDF/programa_e nt_herramientasofimaticas.pdf http://es.kioskea.net/contents/71-introduccion-a-la-ofimatica http://www.anexom.es/servicios-en-la-red/ofimatica/las-mejores-suites-ofimaticaspara-dispositivos-android/ http://www.portalprogramas.com/milbits/informatica/los-10-mejores-programas-deofimatica-del-2012.html http://trabajo-web2punto0.blogspot.com/2008/01/usos-de-la-ofimatica.html http://es.slideshare.net/future12/uso-e-importancia-de-las-herramientas-ofimticas eccivirtual.net.co eccivirtual.net.co
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