En Microsoft Office nos complace crear programas para facilitar el trabajo e inspirar a las personas, en esta revista les hablaremos de los elementos y cada una de las funciones de nuestro programa Excel, con el fin de dejarnos formar parte de su inspiración y creatividad, así como de su vida laboral.
La pestaña de Archivo nos permite ejecutar varias funciones muy especiales e importantes para realizar el trabajo en la hoja de cálculo electrónica. Es indispensable mencionar que si elegimos opciones del menú archivo podemos configurar la hoja de cálculo. Información: Te permite acceder a la información del libro que se está trabajando,
por ejemplo sus propiedades, fechas relacionadas, autores, etc. De igual manera te da las opciones de proteger el documento, inspeccionarlo y sus versiones. Nuevo: Sirve para elaborar un nuevo libro, el cual se puede diseñar como se prefiera.
Abrir: Sirve para abrir libros recientes, desde OneDrive, desde el escritorio o de algún sito en especial. Guardar: Guarda el libro con la última edición realizada. Guardar como: Permite guardar los libros en el equipo o en algún otro sitio en especial.
Imprimir: Sirve para poder imprimir el documento, permitiendo configurar la dirección de la impresora y otras configuraciones avanzadas. Compartir: Se puede compartir archivos vía correo electrónico, blogs o en línea. Exportar: Es para cambiar el tipo de documento, es decir, convertirlo por ejemplo a un archivo PDF.
PORTAPAPELES Pegar:(CTRL+V) Pega contenido del portapapeles.
el
Cortar: (CTRL+X) Corta la selección del documento y cópialo al portapapeles. Copiar formato: (CTRL+MAYUS+C) Copia el formato de un sitio y lo aplica en otro.
Cerrar: Cierra el programa y el archivo que se está trabajando. Cuenta: Permite acceder a la información del usuario, así como la información del producto (Office) Opciones: Brinda las opciones de la configuración del programa (Excel) tanto generales como avanzadas, entre otras.
FUENTE Fuente: (CTRL+MAYUS+F) Cambia la fuente. Tamaño de fuente: (CTRL+MAYUS+M) Cambia el tamaño de la fuente. Agrandar fuente: (CTRL+>) Aumenta el tamaño de la fuente. Encoger fuente: (CTRL+<) Disminuye el tamaño de la fuente. Negrita: (CTRL+N): Aplica el formato negritas al texto seleccionado. Cursiva: (CTRL+K) Aplica el formato cursiva al texto seleccionado. Subrayado:(CTRL+S) Subraya el texto seleccionado.
Borde inferior: Aplica bordes a las celdas seleccionadas. Color de relleno: Colorea el fondo de las celdas seleccionadas. Color de fuente: Cambia el color de la fuente.
NÚMERO Formato de número: Elige la manera en la que se mostraran los valores de la celda. Formato de número contabilidad: Selecciona formato de moneda.
de un
Estilo porcentual: (CTRL+MAYUS+%) Valor de celda como porcentaje.
ALINEACIÓN Alinear texto en la parte superior, media, inferior, izquierda, derecha y centrarlo. Orientación: Gira el texto hacía varios ángulos.
Estilo millares: Valor de celdas con separador de miles. Aumentar decimales: Muestra valores más precisos aumentando los decimales. Disminuir decimales: Muestra valores menos precisos disminuyendo los decimales.
Disminuir sangría: (CTRL+ALT+MAYUS+TAB) Reduce el margen entre el borde y el texto de la celda. VAumentar sangría: (CTRL+ALT+TAB) Aumenta el margen entre el borde y el texto de la celda. Ajustar texto: Hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrándolo en varias líneas. Combinar y centrar: Une las celdas y centra el texto.
ESTILOS Formato celdas
condicional:
Dar formato como tabla: Cambia el formato y lo convierte en tabla. Estilos de celda: Aplica rápidamente un estilo de celda.
Resalta
CELDAS Insertar celdas: Inserta celdas, filas o columnas. Eliminar celdas: Elimina filas o columnas. Formato: Cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas, organiza hojas, protege y oculta celdas.
La pestaña insertar nos permite trabajar en las siguientes acciones: TABLAS Tabla dinámica: Permite disponer y resumir fácilmente datos complejos. Al momento de seleccionarlo nos pide la tabla o rango, en caso de una fuente de datos externos tenemos que seleccionar la conexión y si se hará en una nueva hoja de cálculo o en una existente.
MODIFICAR Autosuma: (Alt+=) Suma celdas seleccionadas.
las
Rellenar: Continua un modelo en una o varias celdas adyacentes. Borrar: Elimina todo lo de la celda. Ordenar y filtrar: Organiza los datos para facilitar el análisis. Buscar y seleccionar: Busca y selecciona un texto.
Tabla: Nos permite crear de manera libre nuestra tabla para administrar y analizar datos relacionados. Esto permite ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja más fácilmente. (Ctrl+Q). ILUSTRACIONES Imágenes: Nos permite insertar cualquier imagen desde nuestro equipo u otro equipo al que esté conectado. Imágenes en línea: Nos permite buscar o insertar imágenes desde una variedad de orígenes en línea. Formas: Permite insertar cualquier forma prediseñadas como es: circulo, cuadrados, flechas, etc… Insertar un gráfico de SmartArt: Sirve para comunicar información
visualmente. Estos incluyen listas gráficas y diagramas de proceso, así como diagramas más complejos como son: Diagramas de Venn y Organigramas. Tomar una captura de pantalla: Agrega una foto instantánea de cualquier ventana que este abierta en el escritorio del documento.
entre algunas categorías cuando el gráfico muestra una duración o cuando el texto de la categoría es largo.
Gráfico de áreas: Muestra tendencias en el tiempo (años, meses, días) o por categorías. Usarlo para resaltar la magnitud del cambio con el transcurso del tiempo. Gráfico de dispersión(X, Y) o de burbujas: Muestra la relación entre los conjuntos de valores.
GRÁFICOS Gráfico recomendado: Al momento de seleccionar una hoja de cálculo Excel nos puede sugerir algunas de estas para representar nuestros datos. Gráfico de columna: Nos permite comparar visualmente los valores entre algunas categorías. Gráfico de líneas: Muestra tendencias en el tiempo (años, meses, días) o por categorías. Gráfico de circular o de anillos: Muestra las proporciones total de los resultados. Usarlo cuando el total de los números es de 100%. Gráfico de barras: Nos permite comparar visualmente los valores
Gráfico de cotización, de superficie o radial: Muestra formas para la cotización, de superficie o radial en el documento de la hoja de cálculo. Gráfico combinado: Para resaltar diferentes tipos de información. Se puede usar cuando la gama de valores del gráfico varía ampliamente o cuando hay tipos combinados de datos. Gráfico dinámico: Permite usar gráficos dinámicos para resumir los datos gráficamente y explorar datos complejos.
MINIGRÁFICO Línea: Gráfico de líneas para una sola celda que representa una fila de los datos seleccionados. Columna: Insertar un gráfico de columna en una sola celda. Ganancia o pérdida: Insertar un gráfico de ganancia o pérdida en una sola celda.
FILTROS Segmentación de datos: Sirve para filtrar datos de manera interactiva. Esto agiliza y facilita el filtrado de las funciones de cubos, tablas, tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Escala de tiempo: Insertar un control de escalas de tiempo para filtrar fechas de manera interactiva. Esto agiliza y facilita la selección de periodos de fechas para filtrar las funciones de cubos, tablas dinámicas y gráficos dinámicos. VINCULO Hipervínculo: Crean vínculos en el documento para el acceso rápido a páginas web y archivos. También puede llevar a otros lugares del documento.
TEXTO Cuadro de texto: Dibujar un cuadro de texto en cualquier parte. Encabezado pie de página: Es útil para presentar la información como por ejemplo: el nombre del archivo, la fecha y hora WordArt: Permite dar un toque artístico al documento con un cuadro de texto de WordArt. Línea de firma: Insertar una línea de firma que permita a la persona saber dónde firmar. Para insertar una firma digital se necesita un Id digital. Objeto: Insertar un objeto incrustado en el documento.
SÍMBOLOS Ecuación: Agregar ecuaciones matemáticas comunes al documento, cómo el área de un circulo o la forma cuadrática. Símbolo: Agregar símbolos que no estén en el teclado, incluyendo símbolos matemáticos, de moneda y de copyright.
Es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y permite cambiar los márgenes, tamaño y orientación de página, definir el área de impresión, establecer saltos de página, especificar qué filas y columnas se imprimen en cada página. TEMAS
CONFIGURAR PÁGINA Márgenes: Establece los tamaños de margen de todo el documento o de la sección actual. Existen varios formatos por elegir, o bien, se puede personalizar uno propio. Orientación: Proporciona a las páginas un diseño horizontal o vertical.
un al y se
Tamaño: Permite elegir un tamaño de papel para el documento
Colores: Permite cambiar rápidamente los colores que se usan en el documento eligiendo una paleta de colores diferentes.
Saltos: Agrega un salto en donde se desee que empiece la siguiente página en la hoja impresa. El salto de página se insertará a la izquierda y encima de la selección.
Temas: Permite seleccionar nuevo tema para proporcionar documento un estilo inmediato exactamente la personalidad que desee.
Fuentes: Cambia rápidamente el aspecto de todo el documento seleccionado. Efectos: Cambia rápidamente el aspecto general de los objetos del documento.
Área de impresión: Permite seleccionar un área de la hoja que desee imprimir.
Fondos: Permite elegir una imagen para su fondo y agregar un poco de personalidad a su hoja de cálculo. Imprimir títulos: Permite elegir las filas y columnas que se desea que se repitan en cada hoja impresa, por ejemplo, las que tienen etiquetas o encabezamientos.
AJUSTAR ÁREA DE IMPRESIÓN Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión para ajustarlo a un número determinado de páginas. Alto: Reduce el alto de resultado de impresión para ajustarlo a un número máximo de páginas.
Imprimir: Imprime los encabezados de fila y columna. Los encabezados de fila son los números de fila situados a lado de la hoja. Los encabezados de columna son las letras o números que aparecen encima de las columnas de una hoja.
Escala: Aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje de su tamaño real. ORGANIZAR
OPCIONES DE LA HOJA
Traer adelante: Trae el objeto seleccionado un nivel hacia adelante o lo trae al frente de los demás objetos. También puede traer el objeto al frente de texto en la página.
Líneas división Ver: Muestra las líneas entre filas y columnas para que las hojas sean más fáciles de leer. Imprimir: Imprime las líneas entre filas y columnas para que sea más fácil la lectura de la hoja.
Encabezados Ver: Muestra los encabezados de la fila y la columna. Los encabezados de columnas son las letras o números que aparecen encima de las columnas de una página.
Enviar atrás: Envía el objeto seleccionado a un nivel hacia atrás para que quede oculto detrás de otros objetos. También puede mover el objeto detrás de texto en la página. Panel de selección: Muestra una lista de todos los objetos. De esta manera es más fácil seleccionar objetos, cambiarlos de orden o cambiar su visibilidad. Alinear: Cambia la posición de los objetos que seleccione en la página. Es muy útil para alinear objetos a los márgenes o a los bordes de la página. También permite alinearlos unos en relación a otros. Agrupar: Reúne objetos para moverlos y asignarles formato para tratarlos como único objeto.
Girar: Gira o voltea el objeto seleccionado.
Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista, las funciones de fecha y hora. Búsqueda de referencias: Examina y selecciona de una lista las funciones búsqueda y referencias. Matemáticas
Insertar función: Edita la fórmula de la celda actual seleccionando las funciones y editando los argumentos. BIBLIOTECA DE FUNCIONES: Autosuma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las celdas Seleccionadas. Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista la más usadas y selecciona. Financieras: Examina y selecciona de una lista de financiera. Lógicas: Examina y selecciona de una lista las funciones lógicas. Texto: Examina y de una lista y selecciona la función de texto.
y
trigonométricas: Examina y selecciona de una lista las funciones matemáticas y trigonométricas.
Más funciones: Examina y selecciona de una lista las funciones de estadísticas, de ingeniera del cubo y de la función.
NOMBRES DEFINIDOS: Administrador de nombres: Crea, edita o elimina nombres o busca todos los nombres utilizados en el libro. Asignar nombre a un rango: Asigne un nombre a las celdas para referirse a ella. Utilizar en la fórmula: Elige un nombre en este libro y lo insertare en la fórmula actual. Crear desde la selección: Genera automáticamente los nombres de las celdas seleccionadas.
AUDITORIAS DE LAS FORMULAS Rastrear precedentes: Muestran con fleca que efectúan el valor de las celdas seleccionadas.
Calcular hoja: Calcula toda la hoja actual.
Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican donde fueron efectuadas por el valor de la celda seleccionada actualmente. Quitar flechas: Oculta las flechas trazadas por rastrear precedentes. Mostrar formulas: Muestra la fórmula en cada celda en lugar del valor resultante. Comprobación de errores: Busca errores comunes en las fórmulas. Evaluar formula: Inicia el cuadro de dialogo evaluar fórmula para depurar una fórmula evaluando cada parte de la fórmula individualmente. Ventana inspección: Supervisa los v alores determinados en las celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja.
La ficha de menú Datos Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y sirve como ayuda para manipular datos. Por ejemplo, puedes utilizar esta ficha para importar datos externos como Access, SQL Server, archivos csv, xml y más. La ficha Datos permite de igual forma filtrar y ordenar celdas, validar sus datos, así como agrupar y desagrupar datos. OBTENER DATOS EXTERNOS Desde Access: importa datos desde de una base de datos de Microsoft Excel. Desde web: importa datos de una página web.
CÁLCULO: Opciones para el cálculo: Específica cuando se calcularan las fórmulas. Calcular ahora: Calcula todo el libro actual.
Desde texto: importa datos de un archivo de datos. De otras fuentes: no importa datos de otros orígenes de datos. Conexiones existentes: conecta un origen de datos externos
seleccionado de una lista de datos usados frecuentemente (comunes).
Ordenar: inicia el cuadro de dialogo ordenar para ordenar los datos vasados en varios criterios a la vez. Filtro: habilita el filtro de celdas seleccionadas.
CONEXIONES Actualizar todo: actualiza la información de libro que provenga de una fuente de datos. Conexiones: muestra todas las conexiones para el libro. Propiedades: especifica la manera en que se actualizarán las celdas conectadas a un origen de datos.
Borrar: borra el filtro y el estado de ordenación del rango actual de datos. Volver a aplicar: vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual. Avanzadas: especifica criterios complejos para limitar los registros que se incluirán en los registros de resultados de una consulta.
Editar vínculos: muestra todos los archivos a los que está vinculado la hoja de cálculo para que actualice o quite los datos. HERRAMIENTAS DE DATOS Texto de columnas: divide el texto de una celda de Excel en varias columnas. ORDENAR Y FILTRAR Ordenar de A a Z: ordena la selección para que los valores más bajos se encuentren en la parte superior de la columna. Ordenar de Z a A: ordena la selección para que el valor más alto se encuentre en la parte superior de la columna.
Relleno
rápido:
rellena
automáticamente los valores. Quitar
duplicados:
quita
las
duplicadas de una hoja. Validación de datos: evita la entrada de datos no validos en una celda.
Consolidar: cambia valores de
Ocultar
detalle:
varios rangos en un nuevo rango.
número de celdas.
contrae
un
Análisis de hipótesis: prueba varios valores para las fórmulas de las hojas. Relaciones: crea o edita las relaciones
entre
tablas
para
mostrar los datos relacionados de distintas tablas del mismo informe. REVISIÓN E IDIOMA
Ortografía: (F7). Comprueba la ortografía del texto.
ESQUEMA Agrupar:
agrupa
de celdas
para
un
rango
expandirlas
o
Referencia: (Alt + Clic). Abre el panel de tareas de referencia y busca en los materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traducción.
contraerlas.
Sinónimos: Sugiere otras palabras
Desagrupar: desagrupa un rango
con un significado parecido a las palabras que ha seleccionado.
de
celdas
agrupadas
anteriormente. Subtotal:
obtiene
el total
de
Traducir: Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente.
varias filas de datos relacionados insertando subtotales
automáticamente y totales
para
las celdas seleccionadas. Mostrar
detalle:
expande
número de celdas contraído.
COMENTARIOS un
Nuevo comentario: (Mayús + F2). Agrega un comentario sobre la selección.
Eliminar comentario: Elimina el comentario seleccionado. Anterior: Selecciona comentario anterior de la hoja. Siguiente: siguiente documento.
el
Se desplaza al comentario del
Mostrar u ocultar comentarios: Muestra u oculta el comentario adjunto a la celda seleccionada. Mostrar todos los comentarios: Muestra todos los comentarios de la hoja.
Proteger y compartir libro: Comparte el libro y lo protege con una contraseña al mismo tiempo. Permitir que los usuarios modifiquen rangos: Permite que personas concretas editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Control de cambios: Controla todos los cambios realizados en el documento, incluidas las inserciones, eliminaciones y los cambios de formato.
Mostrar entradas manuscritas: Muestra u oculta cualquier anotación manuscrita de la hoja.
La ficha de menú Vista Excel es una barra horizontal que forma CAMBIOS
parte de la cinta de opciones de
Proteger hoja: Impide que se realicen cambios no deseados en los datos de una hoja especificando la información que se pueda cambiar.
Excel y sirve para cambiar la
Proteger libro: Restringe el acceso al libro impidiendo que se creen nuevas hojas u otorgando acceso sólo a determinadas personas.
celdas de la hoja de trabajo,
Compartir libro: Permite que varias personas trabajen en un libro al mismo Comentarios tiempo.
forma de ver la hoja de trabajo, permite ver u ocultar las líneas de la
cuadrícula
que forman
las
además de ajustar el zoom del documento (acercar o alejar el contenido). Los comandos que forman parte de la ficha de menú Vista se organizan en grupos, los cuales
se subdividen en elementos que
Líneas de la cuadrícula: activa
forman parte de la barra de menú
las líneas de las cuadriculas para
ya mencionada, se describen a
alinear los objetos del documento.
continuación:
Barra de fórmulas: muestra la
VISTAS DEL LIBRO
barra de fórmulas para que pueda
Normal: muestra el documento en modo normal.
ver las fórmulas de las celdas. Títulos: muestra los encabezados
Ver saltos de página: muestra dónde aparecerán los saltos de página al imprimir el documento. Diseño de página: muestra cómo
de
fila
y
columna.
Los
encabezados de columna son las letras o números que aparecen encima de las columnas de una página.
se verá el documento impreso. Es un buen método para ver dónde empiezan y acaban las páginas y para ver los encabezados y pies de página de la página. Vistas personalizadas: guarda la visualización actual e imprime la configuración
como
una
vista
ZOOM Zoom: abre el cuadro de dialogo de zoom para especificar el nivel de zoom en el documento.
personalizada que puede aplicar
100%: aplica un zoom de 100%
rápidamente en el futuro.
del tamaño normal del documento. Ampliar
selección:
acerca
la
vista en la hoja de cálculo para que MOSTRAR U OCULTAR Regla:
muestra
las
rango
seleccionado reglas
utilizada para medir y alinear objetos del documento.
el
de
rellene
celdas toda
la
ventana. Esto puede ayudar a centrarse en un área específica de la hoja.
VENTANA
Ver en paralelo: muestra todo el
Nueva ventana: abre una nueva ventana
que
tenga
vista
del
documento actual. Organizar
comparar el contenido. Desplazamiento
todo:
coloca
el
mosaico de todas las ventanas de los programas abiertos en paralelo en la pantalla.
la hoja para mantenerla visible mientras se desplaza por el resto de la hoja. Esto es útil para la desprotección
de
sin
la
hoja
perder
sincrónico:
sincroniza el desplazamiento de todos los dos documentos para que se desplacen juntos. Restablecer
Inmovilizar: congela una parte de
cálculo
documento en paralelo para poder
posición
de
la
ventana: restablece la posición de la ventana del documento que se está comprando en paralelo para que compartan la pantalla.
de
Cambiar ventanas: pasa una
los
ventana
encabezados o las etiquetas.
abierta
actualmente
rápidamente.
Dividir: divide la ventana actual en dos
partes
para
que puedan ver las diferentes
secciones
del
documento al mismo tiempo. Ver en
paralelo:
Muestra
todo
el
documento en paralelo para poder comparar el contenido. Ocultar: oculta la ventana actual. Mostrar: muestra las ventanas ocultas.
MACROS Macros:
muestra
la
lista
de
macros desde la que se puede ejecutar,
crear
o
eliminar
un
macro. “Estas son las funciones que el programa Excel ofrece, detalladas para su comodidad.”