Creare e gestire una Newsletter
Argomenti trattati in questa guida: 1. Prefazione 2. Cosa è una Newsletter 3. Serve un sito per gestire una Newsletter? 4. La raccolta degli indirizzi email 5. Creare la nostra lista 6. L’importanza del campo “Oggetto” 7. Analizzare le statistiche 8. Quando inviare una Newsletter 9. Gli strumenti che occorrono per creare una Newsletter 10.MailChimp e le funzioni fondamentali 11.Conclusioni
Il mondo dell’informatica è sempre in piena evoluzione e spesso non si riesce a comprendere e a capire il funzionamento di alcuni suoi servizi, vuoi per la velocità evolutiva o vuoi per la nostra mancanza di tempo a disposizione. Da questa problematica nasce l’esigenza di creare dei supporti che agevolino l’utente a sfruttare al meglio prodotti, servizi e software legati soprattutto al mondo del business e della produttività. Questa guida fa parte della collana “I quaderni dell’informatica” una serie di guide di supporto e di aiuto per comprendere e utilizzare nel migliore dei modi, software e servizi rivolti all’informatica. La sua divulgazione è libera e gratuita a patto che non se ne alteri il contenuto e venga sempre citato il suo autore. A.Alessandro
01 – Prefazione Oggi qualsiasi informazione cerchiamo, che sia di lavoro oppure di semplice svago, è disponibile immediatamente e accessibile da qualsiasi strumento o accessorio collegato alla grande rete, ma non tutti sanno che Internet ci mette a disposizione uno strumento che, se utilizzato nel giusto modo, potrebbe far crescere in maniera esponenziale il nostro business. Questo strumento si chiama Newsletter. Quante volte vi sarete iscritti ad una Newsletter attraverso siti di vostro interesse, per poter ricevere informazioni, offerte o comunicati che per voi erano di fondamentale importanza. Attraverso questa piccola guida vedremo come realizzare una Newsletter, ma non solo. Vedremo come venire in possesso di indirizzi email e come iscriverli alla nostra lista, come gestirla al meglio e come creare un messaggio accattivante analizzandone le varie tipologie. Inoltre analizzeremo l’importanza delle statistiche e vedremo quali strumenti utilizzare per creare e gestire una Newsletter professionale in maniera completamente gratuita.
02 – Cosa è una Newsletter Per capire cosa sia una Newsletter, facciamo subito un piccolo esempio significativo: supponiamo che abbiate un numero considerevole di indirizzi email di vostri clienti o potenziali tali e supponiamo che dovete far pervenire loro un vostro messaggio nel quale è contenuta una vostra offerta. La prima soluzione potrebbe essere quella di inviare singoli messaggi ad ogni singolo cliente, ma se gli indirizzi email sono molteplici, questo si rivelerà un lavoro sfiancante. La seconda soluzione è quella di inviare un singolo messaggio che raggiunga tutti i vostri clienti in un colpo solo, e questo vorrebbe dire, utilizzare un servizio di Newsletter. Praticamente la Newsletter è un servizio attraverso il quale è possibile inviare un singolo messaggio ad una serie di indirizzi email, senza limitazioni di numero. Voi e solamente voi avrete la piena responsabilità dei messaggi inviati, in quanto sarete gli amministratori unici della vostra lista, lista alla quale potrete sempre inserire nuovi indirizzi, apportare modifiche o eliminarli quando lo riteniate opportuno. Pensate solo per un attimo ai vostri clienti: inviare loro offerte e promozioni attraverso un singolo messaggio che raggiunga tutti nello stesso istante. Già starete pensando al vostro business, ne sono sicuro, ma aspettate ancora, la parte divertente deve ancora venire. Raccogliere nuovi indirizzi email, inviare un messaggio e analizzarne le statistiche di apertura è la parte più divertente di questa attività. Tra non molto ci arriveremo….abbiate ancora pazienza!
03 – Serve un sito per gestire una Newsletter? La risposta è no! Un servizio di Newsletter può essere gestito da chiunque, a prescindere dalla presenza o meno di un sito web. Diciamo che avere un sito facilità di molto la raccolta di indirizzi email in quanto gli utenti, in piena libertà, decidono se iscriversi o meno al servizio, e il tutto in maniera automatica. Per il resto la Newsletter è un servizio a se stante, ossia, che cammina in parallelo con un sito ma che non ne richiede la presenza. Se avete un vostro sito, ricordate sempre di aggiungere la sezione dedicata all’iscrizione alla Newsletter in quanto, omettendola, fareste un grave errore. Un sito ha bisogno di un servizio di Newsletter in quanto, utile e necessario, ma una Newsletter non ha bisogno di un sito in quanto completamente indipendente da esso.
04 – La raccolta degli indirizzi email Senza indirizzi email una Newsletter non avrebbe ragione di esistere. Per far funzionare un servizio di Newsletter avrete bisogno di raccogliere indirizzi email e, per il calcolo delle probabilità, più ne raccoglierete e migliore sarà il risultato. Se avete un sito, l’adesione al servizio di Newsletter avviene in maniera automatica attraverso il modulo di iscrizione. Se non avete un sito raccogliete quanti più indirizzi email dei vostri clienti utilizzando i metodi tradizionali. Fatto questo, create una lista (Vedremo in seguito come fare questo attraverso il servizio MailChimp) e inviate un semplice messaggio testuale di invito a tutti. Il messaggio dovrebbe avere più o meno questo contenuto: Spett.Ditta Con la presente volevo informarVi che da oggi è attivo il servizio di Newsletter attraverso il quale riceverete periodicamente offerte e promozioni a Voi riservate. L’invio avverrà nel pieno rispetto della legge che regola la Privacy e dichiaro che il Vostro indirizzo email non verrà divulgato per nessun motivo, a terze parti come previsto dall’art.13 del Lgs.196/2003 (codice in materia di protezione dei dati personali). Se non avete intenzione di aderire al servizio, potete ciccare sul link sotto stante e procedere alla cancellazione. Cordiali saluti
Questo sarà il vostro primo messaggio che vi servirà a raccogliere indirizzi di clienti interessati alle vostre comunicazioni. In questo caso, più indirizzi email avrete, più alta sarà la percentuale di adesione. Non abbattetevi se alcuni neanche lo leggeranno in quanto è nella normalità che questo accada.
05 – Creare la nostra lista Una lista, nell’Email Marketing, rappresenta una serie di nomi e indirizzi email accomunati tutti dallo stesso interesse. Se per esempio la vostra clientela è formata da rivenditori di diverse categorie merceologiche, è inutile inviare messaggi promozionali a chi non è interessato a qul determinato articolo. Da questo nasce l’esigenza di creare più liste in modo tale che ogni categoria di clientela riceva la promozione a lui più consona. Questo in sintesi vuol dire attribuire un Target alle nostre liste, un obbiettivo ben preciso da raggiungere dove ognuno sarà in grado di ricevere promozioni e offerte aderenti ai suoi veri interessi. Dividere gli indirizzi email in più liste significa anche svolgere un lavoro di Email Marketing ordinato e ben congegnato. Sarebbe del tutto inutile inviare una promozione riguardante un televisore a chi televisioni non vende. Fate attenzione affinché questo non accada mai!
06 – L’importanza del campo “Oggetto” Un messaggio email per essere aperto e letto deve suscitare interesse, e su questo credo che non vi siano dubbi. Quando arriva un messaggio email, dopo aver letto il mittente, la prima cosa che facciamo è leggere il campo Oggetto per decidere se è di nostro interesse. Nell’Email Marketing il campo Oggetto ricopre un ruolo di fondamentale importanza perché deve racchiudere, in brevissima sintesi, quello che sarà il vero e proprio contenuto del nostro messaggio. Il contenuto del campo Oggetto deve far si che il destinatario sia stimolato ad aprire il messaggio, a leggerlo con attenzione e a decidere di conseguenza. Non siate mai troppo “smielati” ma cercate sempre di essere brevi e concreti. Evitate frasi ad effetto del tipo “Solo per voi…” in quanto chi riceverà la vostra comunicazione sa bene che si tratta di una Newsletter e che il messaggio avrà molti altri destinatari. Facciamo un esempio di una frase ad effetto da utilizzare nel campo Oggetto: Promozione nome articolo valida solamente per 15 giorni! Breve, sintetica, che stuzzica curiosità ed interesse soprattutto per quei clienti interessati ad un determinato articolo. L’imperativo è suscitare sempre curiosità e interesse da parte di chi riceve il messaggio in quanto, più letture, maggiore possibilità di vendita.
07 – Analizzare le statistiche L’Email Marketing non è solo invio di messaggi promozionali, ma è anche analisi dei risultati. Sapere quante email sono state effettivamente inviate, quanti destinatari hanno raggiunto, chi ha aperto il nostro messaggio, chi ha ciccato su eventuali link inseriti nel nostro messaggio, quali strumento hanno utilizzato per leggerlo…e via dicendo. Questa fase di valutazione è importantissima in quanto ci dice se stiamo sbagliando qualcosa e ci consente di apportare le modifiche necessarie. A volte basta variare la dicitura del campo Oggetto per avere risultati molto più confortanti, quindi, non abbattetevi se i risultati iniziali saranno scarsi perché attraverso le statistiche sarete in grado di monitorare i vostri messaggi e apportare eventualmente le giuste modifiche. Come sappiamo se la grafica del nostro messaggio è avvincente oppure no? Saranno sempre le statistiche a dircelo! Il consiglio è quello di non sottovalutarle mai e di controllarle sempre ad ogni invio e confrontarle con l’invio precedente per vedere se ci siano stati progressi.
08 – Quando inviare una Newsletter Non è vero che ogni giorno e ogni ora sia buona per inviare messaggi promozionali e chi dice questo sa benissimo che dice una grande bugia. Prima di inviare un nuovo messaggio alla vostra lista, tenete bene in considerazione quali siano gli orari di lavoro dei vostri destinatari. Il vostro messaggio dovrà necessariamente essere inviato negli orari di lavoro, possibilmente la mattina all’apertura e nel primo pomeriggio. Perché non inviarli di Sabato o di Domenica? Avete presente quel fenomeno subdolo chiamato “Spam” che intasa le caselle di posta elettronica inondandole di messaggi pubblicitari indesiderati? Immaginate un membro della vostra lista in procinto di aprire la sua email il Lunedì mattina…messaggi Spam a non finire! Il vostro messaggio non dovrà mai confondersi tra questi, quindi cercate che arrivi a destinazione senza dover essere confuso con altri poco graditi. Evitate poi di inviare promozioni nel mese di Agosto in quanto questo mese è il mese dedicato alle ferie e non all’apertura di messaggi promozionali. Cercate sempre di stabilire orari e giorni di invio in modo da far crescere l’impazienza dei vostri destinatari…anche questo è un modo per solleticare la curiosità.
09 – Gli strumenti che occorrono per creare una Newsletter Ora entreremo nel vivo del meccanismo di una Newsletter. Per creare un servizio di Newsletter potrebbe bastare anche il semplice Outlook o Gmail, ma noi non ci accontenteremo di questi perché noi vogliamo qualcosa di professionale davvero e possibilmente…gratis! Esistono sul web decine di software per gestire una Newsletter. Molti di questi, una volta installati, hanno bisogno di una configurazione semplice, ma per chi mastica poco d’informatica, potrebbe risultare difficoltosa. Oltre a questo, i software hanno molte limitazioni nel numero di invii e nel numero di liste da creare, limitazioni che si possono oltrepassare sborsando bei soldoni. Non rimane altro che appoggiarsi a piattaforme web per creare e gestire la nostra bella Newsletter. Anche qui la scelta è ampia, ma fate attenzione in quanto anche questi servizi hanno limitazioni superabili a pagamento. Inoltre, nella versione gratuita, alcuni di essi aggiungono loro pubblicità ai vostri messaggi e questo certamente non è propriamente professionale. C’è però una piattaforma web in lingua inglese ma di valida comprensione che si chiama MailChimp raggiungibile attraverso questo indirizzo: http://mailchimp.com/ Facile, intuitiva, altamente professionale, che non aggiunge nessun tipo di pubblicità e che dispone di un servizio di statistiche tra i migliori del suo settore. Offre poi una serie di Template facili da gestire e da modificare a seconda delle vostre esigenze. Se poi volete consultare le statistiche dei vostri messaggi o aggiungere utenti alle vostre liste, esiste una versione per Iphone e Android. Un servizio gratuito davvero efficiente, ben fatto, professionale e di facile comprensione.
10 – Le funzioni fondamentali di MailChimp MailChimp, piattaforma completamente gratuita per creare e gestire un servizio di Newsletter in maniera professionale. Ecco i requisiti che caratterizzano questo servizio:
Completamente gratuita Gestione di più liste Inserimento manuale di nuovi iscritti Possibilità di creare moduli di iscrizione Salvataggio facile delle liste Importazione degli indirizzi email Ottima raccolta di Template pronti all’uso Possibilità di personalizzare i Template Un servizio di statistiche molto dettagliato Possibilità di programmare giorno e ora di invio messaggi Nessuna pubblicità aggiunta ai messaggi in uscita In lingua inglese ma molto intuitiva
Lo strumento giusto per le vostre esigenze di Email Marketing.
10 – Conclusioni Per far crescere il vostro business avrete certamente capito che la Newsletter o Email Marketing, è uno strumento veramente indispensabile che non può certamente mancare tra i vostri strumenti del mestiere. Un servizio di Newsletter vi consente di raggiungere i vostri clienti, o potenziali tali, stando seduti comodamente sulla vostra poltrona, inviando loro promozioni, comunicazioni di vario genere o contattandoli semplicemente per gli auguri di Natale. Se utilizzato nel modo giusto, un servizio di Newsletter in breve tempo vi aiuterà a far crescere i vostri affari, a potenziare la vostra clientela e a fidelizzarla nel migliore dei modi.