Cartilha de Planejamento Estratégico by Bruno Arruda

Cartilha de Introdução ao Planejamento Estratégico

INTRODUÇÃO DEFENSOR PÚBLICO-GERAL FEDERAL Haman Tabosa de Moraes e Córdova SUBDEFENSOR PÚBLICO-GERAL FEDERAL Afonso Carlos Roberto do Prado ELABORAÇÃO DA COMPILAÇÃO Ruyter de Faria Martins Filho Mônica Reis Garnier de Souza COLABORAÇÃO Bruno Vinícius Batista Arruda DIAGRAMAÇÃO Assessoria de Comunicação Corporativa - ASCORP 2011, 1ª edição DEFENSORIA PÚBLICA-GERAL DA UNIÃO Setor Bancário Sul, Quadra 01 Lotes 26 e 27 Edifícios Luiza e Luiz Eduardo CEP 70070-110 – Brasília – DF

“Um dos temas centrais da agenda de qualquer homem público, independentemente da esfera federativa em que ele atue – seja no Poder Executivo, no Legislativo ou no Judiciário – é a gestão. Tal importância decorre do compromisso com os resultados que todo homem público deve apresentar à sociedade, pois essa é a missão de todas as organizações públicas. A sociedade investe de autoridade institucional o servidor público e dele espera resultados concretos. Sem boa gestão não há resultados” (Tarso Genro, Ministro da Justiça. Gestão Estratégica no Ministério da Justiça, 2009). Neste sentido, a atual direção da Defensoria Pública da União (DPU) identificou como sua prioridade implantar um processo permanente e participativo de planejamento estratégico na instituição. A largada desse processo se dará com a realização de uma oficina ainda neste ano de 2011, em duas etapas, após as quais se terá elaborado o primeiro plano estratégico da instituição. Para que o processo de elaboração seja devidamente participativo, identificou-se a necessidade de nivelar os participantes em relação aos conhecimentos mínimos sobre planejamento estratégico, o que está sendo feito por meio desta cartilha introdutória, mera compilação de conteúdos de diversas fontes, as quais foram explicitamente citadas apenas nos casos de transcrição parcial ou total.

A sociedade investe de autoridade institucional o servidor público e dele espera resultados concretos. Sem boa gestão não há resultados.

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CONCEITOS Planejamento Processo contínuo e dinâmico baseado em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para possibilitar a tomada de decisões antecipadamente e assim tornar realidade um objetivo futuro.Tais ações devem ser adequadamente especificadas em termos de resultados esperados, recursos necessários, prazo estimado de conclusão, setor ou equipe responsável, além de possíveis outros aspectos. Ele possibilita um controle apropriado da organização, a entrega de produtos e serviços conforme o demandado pelos usuários, a resolução antecipada de problemas e conflitos, além de tomadas de decisão mais balizadas e bem sucedidas.

Estratégia Corresponde à capacidade de trabalhar contínua e sistematicamente o ajustamento da organização às condições ambientais que se encontram em constante mudança, tendo sempre em mente a visão de futuro e a perpetuidade da organização (Revista eletrônica de Contabilidade - VOLUME I. N.2 dez/2004-fev/2005). Estabelece uma mesma direção para a organização em termos de seus diversos objetivos e orienta nesse sentido o aproveitamento dos recursos (STONER, James A. Administração. Rio de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 1985).

Planejamento Estratégico É o processo de planejamento formalizado e de longo alcance empregado para estabelecer e atingir os objetivos organizacionais (STONER, James A. Administração. Rio de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 1985). Através dele o órgão se mobiliza para atingir o êxito e construir o seu futuro, por meio de um comportamento proativo, considerando seus ambientes atual e futuro (PAGNONCELLI, Dernizo; VASCONCELLOS Filho, Paulo. Sucesso empresarial planejado. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1992). 4

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Para que o processo de planejamento estratégico flua sem que se confunda seu âmbito com o do planejamento operacional, cujas atividades são mais rotineiras, de curto prazo e mais avaliadas pela eficiência (fazer as coisas corretamente) do que pela eficácia (fazer as coisas certas), são descritas na Tabela 1 abaixo as características predominantes de cada um desses dois níveis de planejamento e que os diferenciam. Tabela 1: Características dos Planejamentos Operacional e Estratégico

Planejamento Operacional

Planejamento Estratégico

Enfoque

Problemas operacionais

Sobrevivência e desenvolvimento no longo prazo

Objetivo

Resultados imediatos

Resultados mediatos

Ambiente de recursos atuais

Ambiente de recursos futuros

Recompensas

Eficiência, estabilidade

Desenvolvimento do potencial futuro

Informações

Das atividades mais rotineiras

Das oportunidades de desenvolvimento e aperfeiçoamento institucional

Organização

Burocrático/ estável

Gerencial/flexível

Conservadora

Inspira mudança radical

Reage, confia na experiência passada

Prevê, descobre novas orientações

Restrições

Liderança Solução de problemas

Baixo risco

Maior risco

STONER, James A. Administração. Rio de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 1985.

Utilidades do Planejamento Estratégico • • • • • •

Analisar a gestão e gerir a mudança Traçar as vias de desenvolvimento coerente Melhorar os resultados da organização Permitir a integração da organização Instrumento de aprendizagem Instrumento de análise global

VIOLLIER, Bernard. Presidente da Associação Francesa de Planejamento Estratégico – AFPLANE

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ORGANIZAÇÃO DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Para uniformizar o significado dos termos técnicos usados no planejamento e evitar que os debates durante as reuniões de formulação se tornem confusos, é essencial estabelecer um Glossário, conforme a Tabela 2 abaixo.

Etapas do Plano Estratégico

Missão O processo começa de forma participativa quando a decisão da direção da organização de utilizar o Planejamento Estratégico é divulgada internamente. Nomeia-se então a equipe responsável pelo processo e que representa todos os servidores na formulação do Plano. Um subconjunto dos servidores poderá participar ativamente do processo de formulação da proposta de Plano Estratégico, a ser submetida a consulta pública final e aprovação pela direção. A formulação do Plano Estratégico começa pela explicitação da Missão, dos Valores e da Visão de Futuro, fundamentos menos sujeitos às mudanças do ambiente. Em seguida, com base na análise do ambiente, parte-se para a determinação dos Objetivos e a formulação das Estratégias, componentes mais sujeitas a mudanças e cujo conhecimento permite que a organização a elas se antecipe. Esses dois conjuntos de informações compõem o denominado Mapa Estratégico da organização. MISSÃO

visão de futuro

ANÁLISE DO AMBIENTE

valores

objetivos

estratégias

Visão de Futuro Valores

Análise do Ambiente DIAGNÓSTICO (SWOT) Vide anexo 6

Objetivos

MAPA ESTRATÉGICO

Indicadores Em seguida, especifica-se para cada objetivo estratégico e, conforme o caso, cada projeto a ele associado, os indicadores e seus respectivos atributos, as metas de desempenho, os recursos e os prazos necessários para sua consecução ou execução e a equipe responsável. Estas informações comporiam o denominado Painel de Gestão. objetivos

PROJETOS

INDICADORES

METAS

PAINEL DE GESTÃO

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Conceito Deve declarar concisamente por que a Instituição existe, o que se propõe fazer e para quem. Que responsabilidades assume perante seus clientes. Descrição do futuro desejado para a instituição. No que a organização quer se tornar? Em que direção deve apontar os esforços? Onde estará? Está ajudando a construir o quê? Estabelecem as regras básicas que devem nortear os comportamentos e atitudes de todos os servidores. São as regras do jogo para que, executando a Missão, alcancese a Visão. Como os servidores devem se portar, individualmente? Como se relacionam entre si e com os clientes? Como a instituição trata seus assistidos e se relaciona com a comunidade? Como atua? Quais as responsabilidades assumidas perante a sociedade? (Strengths)Forças Características da organização, tangíveis ou não, que podem influenciar positivamente seu desempenho. (Weaknesses)Fraquezas Características da organização, tangíveis ou não, que influenciam negativamente seu desempenho. (Oportunities)Oportunidades Situações externas, atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas pela organização, podem influenciá-la positivamente. (Threats)Ameaças Situações externas, atuais ou futuras que, se não eliminadas, minimizadas ou evitadas pela organização, podem afetá-la negativamente. Resultados quantitativos e qualitativos estipulados no planejamento para a organização alcançar, nos prazos predeterminados, sua Missão e realizar sua Visão de Futuro. Geralmente desdobrados em Projetos e estes, em Ações. Para avaliar até que ponto esses resultados são atingidos é necessário associar Indicadores e Metas aos objetivos, os quais comporão o Painel de Gestão da organização (Vide Anexos 2, 3 e 5). Instrumento que permite identificar e medir - seja em termos de tempo, quantidade, moeda, porcentagem, índice etc. - aspectos relacionados a um determinado conceito, fenômeno, problema ou resultado de uma intervenção na realidade. Torna mensurável o que se quer observar a fim de possibilitar seu monitoramento e avaliação. Vide Anexo 3.

Metas

Segmentação do objetivo. Expressa o nível de desempenho esperado para cada indicador ao fim de cada período.Valor e data são parâmetros precisamente estabelecidos. Vide Anexo 3.

Mapa Estratégico

Diagrama sintético do modelo de planejamento estratégico denominado Balanced Scorecard (BSC), que descreve, com base em relações de causa e efeito (direcionamentos), a estratégia de consecução dos principais Objetivos para o cumprimento da Missão considerando o Ambiente. Vide Anexos 1 e 4.

Fontes: DE FARIA, Carlos Alberto, 2004, disponível em www.merkatus.com.br; PAGNONCELLI, Dernizo; ASCONCELLOS Filho, Paulo. Sucesso empresarial planejado. Rio de Janeiro : Qualitymark, 1992.

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CRONOGRAMA DA I OFICINA PARA ELABORAÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO DA DPU 1ª Etapa da I Oficina: 22 a 25/11/2011 • Determinar Missão,Valores e Visão de Futuro. • Realizar Análise do Ambiente e elaborar Cenários. • Elaborar o Mapa Estratégico e identificar os Objetivos Estratégicos. Os participantes retornarão a suas unidades com a incumbência de, juntamente com seus pares e colaboradores, desdobrar os objetivos em projetos estratégicos. Essas informações deverão ser enviadas por e-mail à Divisão de Assessoramento em Estratégia, Planejamento e Gestão (Asplan) no endereço planejamento@dpu.gov.br até cinco dias antes da data de início da 2ª Etapa da I Oficina, para consolidação e avaliação final.

2ª Etapa da I Oficina: 13 a 14/12/2011 Apresentar os Indicadores dos Objetivos Estratégicos (Indicadores Estratégicos) e a consolidação dos projetos estratégicos propostos após a 1ª Etapa, para avaliação e aprovação pelos participantes.

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IMPLANTAÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO, MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE SUA EXECUÇÃO Após o processamento e a consolidação dos produtos e decisões resultantes das duas etapas da Oficina, ter-se-á, enfim, elaborado uma proposta de Plano Estratégico, com base na qual se procederá à realização das seguintes tarefas subsequentes: Apresentar ao Conselho Superior da Defensoria Pública da União o Plano Estratégico, nos termos do Art. 8º, inciso XX, da Lei Complementar 80, modificada pela Lei Complementar 132; Elaborar e executar o Plano de Comunicação; Capacitar os Gestores de Projetos; Detalhar as etapas dos Projetos Estratégicos; Estabelecer os Indicadores e Metas para a execução dos Projetos Estratégicos; Estabelecer a estratégia de acompanhamento dos Indicadores Estratégicos; Preparar a realização da primeira Reunião de Análise Estratégica (RAE), na qual se avaliará o cumprimento das metas do Plano Estratégico e a eventual necessidade de corrigi-lo ou atualizá-lo; e Realizar a primeira RAE. A realização dessa primeira RAE será o marco da conclusão do primeiro ciclo de elaboração e atualização do Planejamento Estratégico conhecido como Ciclo PDCA (PlanDo-Check-Act; em uma tradução livre para o português, Planeje-Execute-Verifique-Aja Corretivamente) – conforme os diagramas da Figura 1 - e da implantação do processo permanente de Gestão Estratégica da DPU. Daí em diante esses ciclos se sucederão, com periodicidade máxima anual e, na medida do possível, decrescente. Cartilha de Introdução ao Planejamento Estratégico

Anexo 1

P Plan Planejamento

Mapa Estratégico do Conselho Nacional de Justiça - CNJ

Action

Ação corretiva

Fazer

Figura 1: Diagramas com a descrição do ciclo PDCA

À esquerda, as três Perspectivas exemplificadas: Recursos, Processos Internos e Sociedade. Em cada Perspectiva, os Temas, seus respectivos Objetivos e Linhas de Atuação, como, por exemplo, na área inferior à direita do Mapa, a Perspectiva “Orçamento”, o Tema “Orçamento”, o Objetivo “Assegurar recursos orçamentários necessários para execução da Estratégia” e a Linha de Atuação “Gestão Orçamentária”.

C Check Avaliar

Corrigir as ações anteriores

Planejar Definir metas Definir métodos

Avaliar as ações e identificar possíveis falhas e desvios

Treinar Realizar a tarefa Coletar dados

Fonte: Manual de Ferramentas da Qualidade – Sebrae, 2005

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Anexo 2 Exemplo de Objetivo Estratégico do Conselho Nacional de Justiça – CNJ Tema

Gestão de Pessoas

Objetivo Estratégico

Desenvolver conhecimentos, habilidades e atitudes dos conselheiros, magistrados e servidores.

Descrição do Objetivo

Garantir que os Conselheiros, Magistrados e Servidores possuam conhecimentos, habilidades e atitudes essenciais para o alcance dos objetivos estratégicos.

Linhas de Atuação

Anexo 4 Mapa Estratégico do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)

• Gestão e execução estratégica • Gestão Administrativa • Gestão de Projetos

Anexo 3 Exemplo de Indicadores e Metas Estratégicas do Conselho Nacional de Justiça - CNJ

Indicador

Índice de capacitação nas competências estratégicas

Metas Ano Base

2010

2011

2012

2013

2014

Obter 85% no índice de capacitação nas competências estratégicas, até 2014. 10%

60%

70%

75%

80%

85%

Índice de capacitação do Poder Judiciário em EAD nas competências estratégicas*

Capacitar, a distância, 70% dos administradores do Judiciário nas competências estratégicas até 2014.

Índice de atingimento do Plano Nacional de Capacitação

Obter 80% das unidades do judiciário com pelo menos 80% dos itens do Plano Nacional de Capacitação atendidos, até 2014.

Percentual do orçamento de aplicado em capacitação

–

40%

–

40%

45%

50%

65%

70%

80%

Aplicar 5,10% do valor do orçamento executado em capacitação até 2014. 1,80%

3,80%

3,99%

4,19%

4,39%

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5,10% Cartilha de Introdução ao Planejamento Estratégico

Anexo 5

Anexo 6

Painel Estratégico do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) Para cada Indicador Estratégico de cada Ação Estratégica há três colunas: na primeira se identifica se na comparação com o mês anterior seu valor evoluiu para melhor (polegar para cima) ou para pior (polegar para baixo); na segunda, se, no mês, em termos de cumprimento da meta, está satisfatório (bola verde), insatisfatório (bola vermelha), ou, merecendo atenção (bola amarela); e, na terceira, se, no acumulado do ano, a meta está sendo cumprida (mesmo critério de cores). Usa-se bola de cor azul quando se concluir que a meta de determinado indicador estaria subestimada.

Diagrama SWOT - Análise de Cenário

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Ajuda

Atrapalha

Interna (organização)

Forças

Fraquezas

Externa (ambiente)

Origem dos Fatores

Na consecução dos objetivos

Oportunidades

Ameaças

W T

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