Modul 9 Cara menghitung total cost ownership by Budi Iteem

Modul 9

Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO diperlukan Pelatihan Pengadaan - Tingkat Menengah

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Module 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) dan Mengapa TCO Diperlukan Pelatihan Pengadaanâ&#x20AC;&#x201D;Tingkat Menengah Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Buku Pedoman Peserta Pelatihan 2

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

DAFTAR ISI ► SELAMAT DATANG .......................................................................................................................................................................5 ► TUJUAN MODUL ............................................................................................................................................................................6 ► AGENDA PELATIHAN ...................................................................................................................................................................7 ► BIOGRAFI FASILITATOR ........................................................................................................................................................... 11 ► ATURAN PELATIHAN ................................................................................................................................................................. 15 ► PENGENALAN MODUL .............................................................................................................................................................. 17 ► SESI 1 - GAMBARAN UMUM ESTIMASI TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) ..................................................................... 33 ► SESI 2 - INPUT DAN OUTPUT TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) ...................................................................................... 61 ► HARI-1 MERANGKUM KEGIATAN ............................................................................................................................................ 83 ► HARI-2 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI HARI KE-1................................................................................................ 85 ► SESI 3 - CARA KERJA MODEL TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) ..................................................................................... 87 ► SESI 4 - DAMPAK WAKTU PADA TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) DAN NILAI BERSIH SEKARANG (NPV) ...........105 ► HARI-2 MERANGKUM KEGIATAN ..........................................................................................................................................123 ► HARI-3 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI HARI KE-2..............................................................................................125 ► SESI 5 - PENGHITUNGAN TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) DALAM BERBAGAI JENIS PENGADAAN .....................127 ► HARI-3 MERANGKUM KEGIATAN ..........................................................................................................................................153 ► KEGIATAN HARI PERTAMA ....................................................................................................................................................155 ► KEGIATAN HARI KEDUA .........................................................................................................................................................163 ► KEGIATAN HARI KETIGA.........................................................................................................................................................169

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul ―Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan‖ Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional. Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:  Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► TUJUAN MODUL  

  

Memahami dan mengidentifikasi penggunaan TCO secara benar sebagai metode estimasi biaya dalam proses pengadan dan para pemangku kepentingan yang terlibat Mengidentifikasi dan menentukan berbagai input biaya yang tercakup dalam penghitungan TCO dan menafsirkan output dari penghitungan TCO dalam proses anggaran, perencanaan pengadaan, dan evaluasi penawaran Melakukan proses penyusunan model estimasi TCO Mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memperhitungkan waktu dan nilai sekarang (present value) saat menyusun estimasi TCO Menghitung TCO berdasarkan jenis pengadaan dan mempertimbangkan risiko dan manfaat metode estimasi yang digunakan

*TCO (Total Cost of Ownership) = Total Biaya Kepemilikan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► AGENDA PELATIHAN HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:20

Perkenalan dan Gambaran Umum Tujuan Modul

09:20 – 10:00

Icebreaker – Siapakah Saya?

10:00 – 10:15

Uji Pengetahuan Prapelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 10:45

Kegiatan 1: Tabel KWL - Bagian 1

10:45 – 11:45

Sesi 1: Gambaran Umum Estimasi Total Biaya Kepemilikan (TCO)

11:45 – 12:45

Ishoma

12:45 – 13:15

Kegiatan 1: Curah Pendapat

13:15 – 13:45

Kegiatan 2: Mengkaji Model TCO

13:45 – 14:30

Sesi 2: Input dan Output Total Biaya Kepemilikan (TCO)

14:30 – 15:00

Kegiatan 1: TCO untuk Pengadaan Pesawat

15:00 – 15:15

Rehat

15:15 – 15:45

Kegiatan 2: Mengapa TCO Ini Tidak Dapat Digunakan?

15:45 – 16:45

Kegiatan 1: Tabel KWL - Bagian 2 Tanya Jawab

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1: Membuat Pertanyaan (Kaji Ulang Hari Pertama)

09:40 – 10:30

Sesi 3: Cara Kerja Model Total Biaya Kepemilikan (TCO)

10:30 – 10:45

Rehat

10:45 – 11:15

Kegiatan 1: Input atau Output

11:15 – 12:00

Kegiatan 2: Minimalisasi vs. Deflasi

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 4: Dampak Waktu pada Total Biaya Kepemilikan (TCO) dan Nilai Bersih Sekarang (NPV)

13:45 – 14:45

Kegiatan 1: Model TCO untuk Masa Hidup Kendaraan

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan1 – Tebak Pemimpinnya Sesi Tanya Jawab

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

HARI KETIGA Waktu

Topik

08:00 – 08:10

Pembukaan

08:10 – 09:00

Kegiatan 1: Angin Bertiup Ke…

09:00 – 10:00

Sesi 5: Penghitungan Total Biaya Kepemilikan (TCO) dalam Berbagai Jenis Pengadaan

10:00 – 10:15

Rehat

10:15 – 11:15

Kegiatan 1: Membuat Model TCO untuk Barang, Pekerjaan Konstruksi, dan Jasa

11:15 – 12:45

Ishoma

12:45 – 13:15

Kegiatan 2: TCO untuk Keliling Dunia

13:15 – 13:30

Rehat

13:30 – 14:15

Pameran di Galeri

14:15 – 15:00

Sesi Tanya Jawab Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► BIOGRAFI FASILITATOR

MUHAMAD IDE AMBARDI Muhamad Ide Ambardi memiliki pengalaman kerja di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah selama lebih dari 9 tahun. Ia pernah bekerja sebagai pejabat fungsional pengelola pengadaan barang/jasa di Unit Layanan Pengadaan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) dan ia juga pernah bekerja di Airnav Indonesia sebagai Senior Procurement Analyst. Sebelumnya, Ia juga berpengalaman sebagai Pelatih dalam Pelatihan Anti Korupsi dalam Pengadaan Barang/Jasa di KPK dan Instruktur dalam Pelatihan Ahli Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Dasar di LKPP. Muhamad Ide Ambardi memiliki pengetahuan praktis tentang cara mengelola Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tanpa korupsi. Ia juga turut andil dalam memberikan bantuan bagi unit layanan pengadaan di KPK untuk mendapatkan Penghargaan National di Bidang Pengadaan 2014 dari LKPP untuk kategori Pionir Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia ULP yang Permanen.

TAZILI NAWAWI H.M.S.Tazili Nawawi, berlatar belakang pendidikan sarjana Teknik sipil ( 1984 ) dan Magister Manajemen ( 2009 ), mulai bekerja sebagai Praktisi Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah pada Pemerintah Daerah dan Kementerian Pekerjaan Umum, selama 33 tahun ( 1980 – 2013 ), bersertifikat ToT dan Ahli Jalan dan Jembatan dari Kementerian PU ( 1996 ), juga bersertifikat ToT tingkat Dasar ( 2010 ) dan ToT tingkat Menengah ( 2011 ), serta bersertifikat MoT ( 2010 ) dari LKPP ; aktif mengajar sebagai Instruktur Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah sejak tahun 1996 di Pusdiklat Kementerian PUPR dan mulai mengajar sebagai Instruktur Pengadaan Barang Jasa Pemerintah pada LKPP sejak tahun 2010 sampai sekarang ; Pengalaman sebagai Pemimpin Proyek APBD/APBN dan Loan/BLN ( Government Project Manager ) selama 16 tahun ( 1986- 2002 ) dan sebagai Panitia Pelelangan / Pokja ULP / Pejabat pengadaan selama 29 tahun ( 1982 – 2011 ), adapun pengalaman lain sebagai anggota tim Teknis penilai AMDAL ( member of Technical Judgement Team of Regional Environmental Commission ) Provinsi Sumatera Selatan ( 2013- 2016 ) dan sebagai Wakil Ketua ( Vice Chairmen ) pengurus IAPI Sumsel ( 2010 – 2018 ).

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

FITRI YUSMAN (IPEP) Fitri Yusman (Ipep) berlatar belakang pendidikan Arsitektur dan Perencanaan Wilayah dan Kota, aktif mengajar sejak tahun 1987. Mulai tahun 2005 terlibat aktif sebagai Panitia/Pejabat Pengadaan, juga mengembangkan ULP dan LPSE, pernah menjabat sebagai Ketua LPSE dan Koordinator Lelang di salah satu PTN Jawa Tengah. Ipep juga salah satu trainer nasional LKPP terbaik untuk pelatihan sertifikasi PBJ maupun ToT. Selain itu, Ipep juga menjadi penasehat/pendamping pada beberapa SKPD termasuk beberapa Polda, RumKit dan BPBD mengenai pelaksanaan Pengadaan barang/ jasa. Pada tahun 2008 ikut mendirikan organisasi profesi ahli pengadaan, IAPI, sampai sekarang menjadi salah satu Anggota Dewan Pengawas Pusat IAPI. Sejak tahun 2011, Ipep aktif membantu LKPP sebagai Pemberi Keterangan Ahli pada Kasus Pengadaan Barang/ Jasa dan sebagai Asessor pada Ahli Pengadaan Barang/ Jasa.

ARIEF HIDAJAT Arief Hidajat memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan, ekspor, impor, proses rantai pasokan dan negosiasi. Selain itu ia juga memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang-bidang pengadaan strategis di berbagai perusahaan multinasional. Arief Hidajat juga berpengalaman dalam memberikan pelatihan dan pendampingan untuk staf dari berbagai lembaga, serta memiliki keahlian di bidang komunikasi secara lisan dan tertulis serta memberikan fasilitasi. Arief Hidajat pernah bekerja terutama di bidang pengapalan dan sektor migas yang memberinya kesempatan untuk mendapatkan pengalaman secara langsung tentang siklus pengadaan yang lengkap. Pengalaman yang dimilikinya mencakup, namun tidak terbatas pada, pengembangan Prosedur Operasi Standar untuk program-program pengadaan dan penyusunan perjanjian dengan universitas untuk menyelenggarakan pelatihan bagi staf pengadaan.

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

PAISAL GIRSANG Paisal Girsang memiliki pengalaman kerja lebih dari 10 tahun, termasuk 6 tahun sebagai Fasilitator PNPM Kecamatan untuk Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pembangunan Desa dalam Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat. Ia memberikan pelatihan kepada masyarakat tentang Pembangunan Infrastruktur di daerah pedesaan khususnya untuk bidang pengadaan barang/jasa. Paisal pernah bergabung dengan Proyek Rekonstruksi dan Rehabilitasi di Nias dan Aceh sebagai Ahli Pengadaan dan Logistik di UN Habitat untuk pascabencana tsunami. Peran yang ia miliki mencakup merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi proses pengadaan barang dan jasa untuk proyek rekonstruksi tersebut; memastikan ketersediaan bahan bangunan di lokasi proyek selama proses pembangunan; memonitor dan mengevaluasi proses pembangunan 486 rumah di lokasi pembangunan. Paisal Girsang berlatar belakang pendidikan Sarjana Pertanian jurusan Peternakan dan saat ini sedang menyelesaikan semester terakhir dalam program Magister Manajemen Properti di Universitas Sumatera Utara. Ia juga memiliki sertifikat Pelatihan untuk Program Fasilitator Kecamatan yang diberikan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Sumatera Utara.

KEITH FAWCETT Keith Fawcett memiliki pengalaman bekerja lebih dari 17 tahun di bidang akuisisi dan kontrak pengadaan untuk Pemerintah Federal Amerika Serikat. Ia pernah memberikan pelatihan tentang kontrak dan keuangan di Harvard Business School, Pemerintah Federal Amerika Serikat, Jerman, Inggris dan Tiongkok. Ia juga memberikan pelatihan pada Kongres Dunia National Contract Management Association. Keith Fawcet pernah terlibat dalam seluruh proses akuisisi untuk pekerjaan pengadaan dengan nilai sekitar 500 juta dollar. Dukungan yang ia berikan mencakup penyusunan Dokumen Permintaan Informasi (RFI), Dokumen Riset Pasar, Harga Perkiraan Sendiri, Strategi dan Rencana Akuisisi, Performance Work Statement (PWS), Rencana Penjaminan dan Pengawasan Mutu (Quality Assurance and Surveillance Plan/QASP), Petunjuk untuk Penawar, Kriteria Evaluasi, Rencana Pemilihan Penyedia Barang/Jasa, dan bagian-bagian dalam Uniform Contract Format lainnya.

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► ATURAN PELATIHAN SELAMAT DATANG Selamat datang di modul kesembilan: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) dan Mengapa TCO Diperlukan. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:  Memastikan kehadiran Anda setiap hari  Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu  Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan  Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan  Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan 2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat. 3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara ―BERPIKIR‖ baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik. 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok. 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda.

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► PENGENALAN MODUL Slide 1

SELAMAT DATANG DI MODUL 9 Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan Pelatihan Pengadaan —Tingkat Menengah

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 2

Pembukaan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 3

Aturan Pelatihan 1.

Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • • • • •

Memastikan kehadiran Anda setiap hari Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik

Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

Harap matikan dering telepon genggam Anda

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 4

Proyek Modernisasi Pengadaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

Gambaran Umum 4

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 5

Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDM Rangkaian Pelatihan Keterampilan Pengadaan GAMBARAN UMUM Pelatihan Keterampilan Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PERBEDAAN UTAMA Pelatihan akan difokuskan pada pengembangan keterampilan aktual peserta pelatihan dan diselaraskan dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang ditetapkan oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat menengah dan tingkat lanjutan

PENDEKATAN â&#x20AC;˘ Pengembangan pelatihan pengadaan dilakukan berdasarkan hasil Penilaian Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada bulan September 2012. â&#x20AC;˘ Pelatihan yang terarah melalui berbagai media penyampaian pelatihan, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Kontrak Payung, Sistem Informasi Manajemen Pengadaan, e-Katalog dan Pengadaan Barang/Jasa yang Berkelanjutan. 5

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 6

Kurikulum & Silabus Pelatihan 18 Modul Inti Tingkat Dasar

Tingkat Menengah

Tingkat Lanjutan

Modul 1 Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan

Modul 7 Merencanakan & Mengembangkan Pengadaan yang Kompleks

Modul 13 Perencanaan dan Pelaksanaan Pengadaan Strategis

Modul 2 Bagaimana Merencanakan Pengadaan Sederhana

Modul 8 Bagaimana Menyusun Estimasi Biaya & Mengapa Diperlukan

Modul 14 Melaksanakan Kontrak Payung

Modul 3 Menyusun Dokumen Pengadaan

Modul 9 Bagaimana Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa Diperlukan

Modul 15 Mengidentifkasi & Mengelola Risiko dalam Pengadaan yang Rumit

Modul 4 Menerima & Mengevaluasi Penawaran

Modul 10 Bagaimana Menyusun & Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi

Modul 16 Mengelola Kontrak yang Strategis & Rumit

Modul 5 Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Modul 11 Bagaimana Memilih Model Kontrak yang Tepat

Modul 17 Mengembangkan & Melakukan Evaluasi Penawaran untuk Pengadaan yang Rumit

Modul 6 Kontrak Payung & Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan

Modul 12 Bagaimana Melaksanakan dan Mengelola Kontrak

Modul 18 Skema & Indikator Kecurangan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 7

Tujuan Modul •

Memahami dan mengidentifikasi penggunaan TCO secara benar sebagai metode estimasi biaya dalam proses pengadan dan para pemangku kepentingan yang terlibat

•

Mengidentifikasi dan menentukan berbagai input biaya yang tercakup dalam penghitungan TCO dan menafsirkan output dari penghitungan TCO dalam proses anggaran, perencanaan pengadaan, dan evaluasi penawaran

•

Melakukan proses penyusunan model estimasi TCO

•

Mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memperhitungkan waktu dan nilai sekarang (present value) saat menyusun estimasi TCO

•

Menghitung TCO berdasarkan jenis pengadaan dan mempertimbangkan risiko dan manfaat metode estimasi yang digunakan

*TCO (Total Cost of Ownership) = Total Biaya Kepemilikan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 8

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 9

Agenda – HARI PERTAMA HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:20

Perkenalan dan Gambaran Umum Tujuan Modul

09:20 – 10:00

Icebreaker – Siapakah Saya?

10:00 – 10:15

Uji Pengetahuan Prapelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 10:45

Kegiatan 1: Tabel KWL - Bagian 1

10:45 – 11:45

Sesi 1: Gambaran Umum Estimasi Total Biaya Kepemilikan (TCO)

11:45 – 12:45

Ishoma

12:45 – 13:15

Kegiatan 1: Curah Pendapat

13:15 – 13:45

Kegiatan 2: Mengkaji Model TCO

13:45 – 14:30

Sesi 2: Input dan Output Total Biaya Kepemilikan (TCO)

14:30 – 15:00

Kegiatan 1: TCO untuk Pengadaan Pesawat

15:00 – 15:15

Rehat

15:15 – 15:45

Kegiatan 2: Mengapa TCO Ini Tidak Dapat Digunakan?

15:45 – 16:45

Kegiatan 1: Tabel KWL - Bagian 2 Tanya Jawab

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 10

Agenda – HARI KEDUA HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1: Membuat Pertanyaan (Kaji Ulang Hari Pertama)

09:40 – 10:30

Sesi 3: Cara Kerja Model Total Biaya Kepemilikan (TCO)

10:30 – 10:45

Rehat

10:45 – 11:15

Kegiatan 1: Input atau Output

11:15 – 12:00

Kegiatan 2: Minimalisasi vs. Deflasi

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 4: Dampak Waktu pada Total Biaya Kepemilikan (TCO) dan Nilai Bersih Sekarang (NPV)

13:45 – 14:45

Kegiatan 1: Model TCO untuk Masa Hidup Kendaraan

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan1 – Tebak Pemimpinnya Sesi Tanya Jawab

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 11

Agenda – HARI KETIGA HARI KETIGA Waktu

Topik

08:00 – 08:10

Pembukaan

08:10 – 09:00

Kegiatan 1: Angin Bertiup Ke…

09:00 – 10:00

Sesi 5: Penghitungan Total Biaya Kepemilikan (TCO) dalam Berbagai Jenis Pengadaan

10:00 – 10:15

Rehat

10:15 – 11:15

Kegiatan 1: Membuat Model TCO untuk Barang, Pekerjaan Konstruksi, dan Jasa

11:15 – 12:45

Ishoma

12:45 – 13:15

Kegiatan 2: TCO untuk Keliling Dunia

13:15 – 13:30

Rehat

13:30 – 14:15

Pameran di Galeri

14:15 – 15:00

Sesi Tanya Jawab Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 12

Perkenalan Fasilitator

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1 Siapakah Saya?

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 14

Apakah dia seorang pemain film?

Apakah dia penyanyi

Bukan

Ya!

Apakah dia seorang wanita

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 15

Uji Pengetahuan Prapelatihan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 16

REHAT

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► SESI 1 - GAMBARAN UMUM ESTIMASI TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) Slide 1

Kegiatan Interaktif No. 1-0-2 Tabel KWL – Bagian 1

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 2

Sesi 1

Gambaran Umum Estimasi Total Biaya Kepemilikan (TCO)

Proyek Modernisasi Pengadaan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 3

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: • Memahami dan mengartikulasikan konsep dasar Estimasi TCO dan mengapa TCO digunakan • Mengidentifikasi keterkaitan TCO dalam proses pengadaan • Mengetahui para pemangku kepentingan yang terlibat dalam penyusunan TCO *TCO (Total Cost of Ownership) =Total Biaya Kepemilikan 3

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 4

Apa yang dimaksud dengan Total Biaya Kepemilikan (TCO)?

Total Biaya Kepemilikan (TCO) adalah total biaya untuk memiliki dan menggunakan sebuah aset selama masa penggunaan yang diharapkan

â&#x20AC;˘ Metode estimasi secara holistik untuk mengidentifikasi unsurunsur biaya tertentu sebagai informasi untuk pengambilan keputusan terkait pengadaan dan anggaran

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 5

Istilah-istilah penting yang berhubungan dengan penghitungan TCO • Biaya Siklus Hidup – Pertimbangkan bahwa setelah barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa diperoleh, barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa tersebut akan membutuhkan pemeliharaan selama barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa tersebut masih digunakan • Biaya Variabel – Biaya yang bervariasi tergantung pada volume produksi perusahaan; biaya akan meningkat seiring peningkatan produksi dan menurun seiring penurunan produksi. • Faktor Independen – Apapun barang/jasa yang diperoleh, ada beberapa faktor tertentu (mis. inflasi) yang selalu dipertimbangkan dalam menghitung TCO 5

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 6

TCO – Contoh Umum Biaya untuk membeli sebuah mobil baru Harga yang “terdaftar” bagi Pembeli:

Harga Total Biaya Kepemilikan:

Harga yang Terdaftar: Rp90.000.000 Pajak & Biaya: Rp10.000.000 Biaya mobil baru: Rp100.000.000

Harga yang Terdaftar: Rp90.000.000 Pajak dan Biaya: Rp10.000.000 Pemeliharan Rutin: Rp5.000.000/tahun BBM: Rp3.000.000/tahun Asuransi: Rp1.000.000/tahun Perbaikan: Rp1.000.000/tahun Total Biaya Kepemilikan: Rp110.000.000 untuk tahun pertama

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 7

Apakah Anda pernah menggunakan estimasi TCO untuk pembelian barang pribadi?

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 8

TCO dapat digunakan untuk pembelian barang pribadi • • • • •

Pembelian dalam jumlah besar Biaya pemeliharan Perencanaan lama pemakaian Penggantian dan perbaikan Pembelian rutin

Penghitungan TCO sering dianggap terlalu kompleks dan menyusahkan. Namun, kemungkinan besar kita pernah menggunakannya, setidaknya satu kali. 8

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 9

Mengapa penghitungan TCO penting untuk Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah?

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 10

Mengapa penghitungan TCO penting â&#x20AC;˘ Memungkinkan penyusunan anggaran yang tepat dari waktu ke waktu

â&#x20AC;˘ Membantu menghindari kesalahan dari segi biaya dalam perencanaan pengadaan â&#x20AC;˘ Mendorong evaluasi penawaran yang realistis:

- Mengkaji total biaya - Mengeliminasi penawaran harga rendah yang tidak realistis

- Melakukan perbandingan biaya yang realistis Estimasi TCO biasanya disusun menggunakan sumber input yang lebih banyak daripada model estimasi biaya yang biasa 10

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 11

Pentingnya penghitungan TCO dalam proses pengadaan • Penyusunan anggaran dan perencanaan pengadaan • Biaya yang akan datang • Analisis kenyataan harga (Realism analysis) • Perbandingan realistis • Hasil pengadaan • Administrasi kontrak

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 12

Apakah Anda pernah menggunakan penghitungan TCO dalam pekerjaan Anda?

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 13

TCO dan proses pengadaan Perencanaan Pengadaan

Penyusunan Dokumen Pengadaan

Evaluasi & Penetapan Pemenang

Administrasi dan Pengelolaan Kontrak

TCO dan Proses Pengadaan •

TCO seharusnya digunakan pada saat tingkat kompleksitas dan pekerjaan yang bersangkutan memerlukan penggunaan TCO

•

TCO digunakan di seluruh tahapan proses pengadaan

•

Prinsip-prinsip pengadaan selalu diterapkan

•

TCO disusun pada tahap perencanaan tapi digunakan sampai tahap penutupan kontrak 13

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 14

Anggaran dan perencanaan â&#x20AC;˘ Anggaran dan TCO memiliki hubungan yang unik yaitu, anggaran dapat memberikan informasi untuk penyusunan TCO, tapi TCO yang dihasilkan akan memberikan informasi untuk membuat keputusan terkait anggaran di masa yang akan datang

â&#x20AC;˘ TCO sangat penting untuk penentuan alokasi sumber daya dan perencanaan keseluruhan siklus hidup Anggaran

TCO

Anggaran di masa akan datang

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 15

Pemberitahuan untuk penawar dan biaya masa depan (future cost) â&#x20AC;˘ Pada tahap ini, persyaratan dikomunikasikan dengan penyedia barang/jasa â&#x20AC;˘ Jika TCO tidak akurat atau tidak sesuai dengan dengan persyaratan, evaluasi total biaya akan menyimpang, sehingga dapat mengakibatkan pembengkakan biaya PEMBERITAHUAN BAGI PENAWAR

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 16

Evaluasi, analisis & negosiasi • Dalam mengevaluasi penawaran, “total biaya” harus dipertimbangkan • Jika yang dipertimbangkan hanya harga dasar, maka tidak akan mencapai nilai terbaik • Walaupun menggunakan harga terendah, TCO harus dipertimbangkan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 17

TCO dalam tahap administrasi kontrak â&#x20AC;˘ Berbagai unsur TCO akan menentukan berbagai alokasi biaya (misalnya, pembayaran bulanan, biaya pemeliharaan, biaya siklus hidup) â&#x20AC;˘ Pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi dalam TCO digunakan secara akurat sepanjang pelaksanaan kontrak 17

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 18

Tanggung Jawab - 5 C Pengelola pengadaan

â&#x20AC;˘ Consider: Mempertimbangkan hasil yang diinginkan bagi pengadaan dan keberhasilan proyek di masa yang akan datang â&#x20AC;˘ Conduct: Melakukan uji tuntas terhadap persyaratan untuk memastikan bahwa faktor-faktor biaya dan total biaya sudah dipertimbangkan â&#x20AC;˘ Collaborate: Bekolaborasi dengan tim ahli teknis dan industri mitra untuk menentukan faktor-faktor biaya apa saja yang tepat untuk digunakan (misalnya, inflasi, waktu, lama pemakaian) 18

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 19

Tanggung Jawab - 5 C Pengelola pengadaan

â&#x20AC;˘ Communicate: Berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk memastikan pemahamanan tentang penyusunan estimasi dan asumsi apa saja yang digunakan â&#x20AC;˘ Confirm: Mengkonfirmasi dan memeriksa ulang estimasi untuk akurasi dan memperhitungkan perubahan yang dapat terjadi (peningkatan harga, inflasi, modifikasi) 19

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 20

Siapakah pemangku kepentingan yang terlibat dalam penyusunan TCO? Pemangku kepentingan yang berhubungan dengan penyusunan TCO dibagi berdasarkan perannya

Mitra Industri: Industri memiliki pemahaman terbaik mengenai biaya siklus hidup proyeknya sendiri

Data Pasar Data pasar menyediakan rangkuman informasi yang dapat digunakan sebagai masukan untuk TCO

Pemilik Kebutuhan: Para individu ini memiliki pemahaman terbaik tentang apa yang dibutuhkan dan berapa lama dibutuhkan

Walaupun tidak semua pemangku kepentingan memengaruhi penyusunan TCO, banyak pemangku kepentingan dipengaruhi oleh TCO 20

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 21

Bagaimana hubungan prinsipprinsip pengadaan dengan penghitungan TCO?

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 22

Prinsip-prinsip yang berhubungan langsung

AKUNTABILITAS

Orang yang menyusun penghitungan TCO bertanggung jawab untuk keabsahan dan kelayakan TCO untuk audit

KOMPETISI

Model TCO yang akurat dapat digunakan sebagai pembanding untuk memperoleh kewajaran dan kenyataan harga untuk memastikan penyedia berkompetisi menggunakan biaya yang akurat.

â&#x20AC;˘ TCO pada akhirnya akan memengaruhi jumlah dana pemerintah yang dibelanjakan dan harus dapat diaudit.

TRANSPARANSI

â&#x20AC;˘ TCO disusun menggunakan banyak faktor dari data industri, informasi umum dari pasar, dan masukan dari tim ahli teknis. Semua ini harus didokumentasikan dan diperlihatkan saat audit.

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 23

Poin-Poin Penting Total Biaya Kepemilikan (TCO) adalah total biaya untuk memiliki dan menggunakan sebuah aset selama masa penggunaan yang diharapkan. TCO memungkinkan dibuatnya anggaran yang benar seiring waktu.

TCO seharusnya digunakan pada saat tingkat kompleksitas dan pekerjaan yang bersangkutan memerlukan penggunaan TCO

Pemangku kepentingan yang terkait dengan penyusunan TCO dibagi berdasarkan perannya

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 24

Terima Kasih! Ada Pertanyaan?

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 25

Kegiatan Interaktif No. 1-1-1 Curah Pendapat

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 26

Kegiatan Interaktif No. 1-1-2 Mengkaji Model TCO

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

TCO MODEL

Jenis Kendaraan Militer Harga Pembelian Analisis TCO Pajak / Biaya Bahan Bakar Pemeliharaan Perbaikan Dukungan (Pengendara, Teknisi, dll.) Total TCO

Gedung Baru Harga Pembelian

Bobot Persentase TCO

Kendaraan Ringan 550,000,000.00

Barang 10% 30% 9.09% 3.64% 9.09%

55,000,000.00 165,000,000.00 49,999,950.00 20,020,000.00 49,995,000.00 890,014,950.00

1,000,000,000.00 Pekerjaan Konstruksi 50% 50% 25% 10% 5% 5%

Analisis TCO Pajak / Biaya Operasional (listrik, air) Pemeliharaan Perbaikan Akhir Siklus Hidup Dukungan (Teknisi listrik dan air) Total TCO

Jasa Konsultansi Harga Pembelian

500,000,000.00 500,000,000.00 250,000,000.00 100,000,000.00 50,000,000.00 50,000,000.00 2,450,000,000.00

50,000,000.00 Analisis TCO

Tunjangan tambahan Laba Biaya lainnya Transportasi Operasional Total TCO

12,500,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 1,000,000.00 10,000,000.00 83,500,000.00

Rentang yang dapat diterima 15-30% 3-12% Tergantung Pengadaan Tergantung Pengadaan Tergantung Pengadaan

Jasa 25% 10% 10% 2% 20%

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

â&#x2013;º SESI 2 - INPUT DAN OUTPUT TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) Slide 1

Sesi 2

Input dan Output Total Biaya Kepemilikan (TCO)

Proyek Modernisasi Pengadan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: • Mengidentifikasi dan mendefinisikan tahaptahap proses pengadaan ketika TCO digunakan • Memahami berbagai faktor yang memengaruhi penyusunan TCO dan output yang dipengaruhi oleh TCO. • Memahami efek penyusunan TCO *TCO (Total Cost of Ownership) =Total Biaya Kepemilikan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 3

Bagaimana Anda Tahu Kapan TCO diperlukan atau TCO cocok untuk kebutuhan Anda?

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 4

Penyusunan TCO – Kapan TCO harus dibuat Model Total Biaya Kepemilikan merupakan model estimasi yang lebih kompleks dan penyusunannya membutuhkan banyak waktu. TCO sebaiknya dibuat ketika:

• Persyaratan barang/jasa lebih kompleks • Nilai barang/jasa lebih tinggi • Jenis barang/jasa yang ingin diperoleh membutuhkan TCO • Dianggap perlu agar evaluasi dapat dilakukan dengan tepat Tingkat kompleksitas TCO setara dengan tingkat kompleksitas pengadaan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 5

Penyusunan TCO – kapan TCO tidak dibutuhkan Pendekatan estimasi yang lebih sederhana dan cepat mungkin lebih cocok untuk pengadaan yang lebih sederhana. Contohnya adalah:

• • •

Barang pabrikan atau Commercial off the shelf (COTs) dengan jadwal pemeliharaan yang tetap Jasa jangka pendek (misalnya, satu kali jasa konsultasi) Hasil pekerjaan berdasarkan kontrak (misalnya, laporan, presentasi, pelatihan) 5

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 6

Contoh kapan TCO sebaiknya digunakan

Pengadaan Pembelian Kendaraan

Estimasi Sederhana

TCO

Alat Tulis Kantor Jasa Konsultansi Konstruksi Bangunan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 7

Apa input penting yang dibutuhkan untuk penyusunan model TCO?

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 8

Input dan Faktor yang memengaruhi model TCO Tiga jenis input dan faktor yang memengaruhi Model TCO

I C E

Internal: Faktor yang langsung terkait dengan persyaratan barang/jasa yang sedang dibuat TCO-nya

Constant (Konstan): Biasa disebut faktor lingkungan; faktor ini diluar kontrol pengelola pengadaan

Eksternal: Faktor ini tidak terkait langsung dengan persyaratan /model TCO, tapi berpengaruh pada penyusunan TCO 8

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 9

Input dan Faktor yang memengaruhi model TCO: internal Contoh input dan pengaruh yang terkait secara internal atau langsung adalah: • Persyaratan itu sendiri: − Barang – siklus hidup peralatan − Pekerjaan Konstruksi – umur gedung dan pemeliharaannya − Jasa – tunjangan atau biaya transport • Tim ahli teknis − Tim ahli teknis memahami persyaratan dan dapat memberikan input berharga yang tidak diketahui oleh pengelola pengadaan 9

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 10

Input dan Faktor yang memengaruhi model TCO : konstan Contoh input dan pengaruh yang konstan atau pengaruh lingkungan adalah: • Ekonomi − Jumlah dana yang dialokasikan untuk pengadaan − Persetujuan anggaran belanja negara • Hukum dan politik − Peraturan tentang dari mana barang/jasa dapat diperoleh − Pengaruh dari pemerintah daerah • Lingkungan − Lokasi − Iklim

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 11

Input dan Faktor yang memengaruhi model TCO: eksternal Contoh input dan pengaruh yang eksternal adalah: • Jadwal − Seberapa cepat barang/jasa harus diperoleh − Kondisi yang tidak diperkirakan sebelumnya • Peraturan − Peraturan Pemerintah (misalnya, perpres) − Peraturan yang berlaku dalam institusi tertentu • Anggaran Organisasi − Kadang anggaran tidak cukup untuk TCO 11

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 12

Input dan Faktor yang memengaruhi model TCO Sebelum TCO disusun, ingat catatan penting berikut: Catatan Penting

• Model TCO membutuhkan banyak input dari berbagai sumber • Informasi yang digunakan untuk input harus benar & akurat • Beberapa faktor tidak dapat dikontrol, tetapi tetap harus diperhitungkan oleh Pengelola Pengadaan • Jika TCO akan digunakan, Pengelola Pengadaan harus berupaya secara optimal dalam penyusunan modelnya. 12

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 13

Apa yang dapat terjadi bila informasi yang digunakan untuk menyusun TCO tidak akurat atau tidak lengkap?

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 14

TCO yang tidak akurat atau informasi yang tidak lengkap • Input untuk TCO sangat penting bagi akurasi dan keberhasilan pengadaan secara keseluruhan. • Jika ada satu bagian TCO yang tidak tepat, ketidaktepatan

tersebut dapat berdampak pada seluruh proses pengadaan. • Dampak TCO yang tidak disusun secara akurat dapat dilihat dalam tiga hal utama: Risiko, Fleksibilitas dan Anggaran. • Maka, TCO yang tidak disusun dengan benar dapat: − Meningkatkan risiko − Mengurangi fleksibilitas − Mengubah ketepatan anggaran

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 15

Output dari TCO dengan informasi yang tidak lengkap Risiko â&#x20AC;˘ Model TCO yang tidak disusun dengan benar atau disusun terburuburu memberikan risiko yang besar pada keseluruhan pengadaan

Fleksibilitas â&#x20AC;˘ Karena digunakan untuk membuat perkiraan, model TCO harus memiliki tingkat fleksibilitas. â&#x20AC;˘ Fleksibilitas dapat memengaruhi kemampuan organisasi untuk menindaklanjuti perubahan

Anggaran â&#x20AC;˘ Karena anggaran awal masuk dalam pertimbangan penyusunan TCO, informasi untuk TCO yang tidak akurat dapat mengurangi keakuratan dan berdampak serius bagi anggaran

Informasi tidak akurat dan tidak lengkap akan menyebabkan ketidakakuratan TCO yang akan berdampak negatif pada keseluruhan organisasi dan barang/jasa yang akan diperoleh

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 16

Poin-Poin Penting Model TCO tidak diperlukan untuk setiap pengadaan. Penilaian dari pengelola pengadaan dan barang/jasa yang ingin diperoleh harus menjadi faktor yang menentukan kapan TCO digunakan.

Terdapat tiga input utama untuk TCO: Internal, Konstan (Lingkungan), and Eksternal

Input yang membantu penyusunan model TCO akan berpengaruh pada output model TCO, yaitu: Risiko, Anggaran dan Fleksibilitas

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 17

Terima Kasih! Ada pertanyaan?

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 1-2-1 TCO untuk Pengadaan Pesawat

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 1-2-2 Mengapa TCO ini tidak dapat digunakan

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 20

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

TCO MODEL

Jenis Kendaraan Militer Harga Pembelian Analisis TCO Pajak / Biaya Bahan Bakar Pemeliharaan Perbaikan Dukungan (Pengendara, Teknisi, dll.) Total TCO

Gedung Baru Harga Pembelian

Bobot Persentase TCO

Kendaraan Ringan 550,000,000.00

Barang 10% 30% 9.09% 3.64% 9.09%

55,000,000.00 165,000,000.00 49,999,950.00 20,020,000.00 49,995,000.00 890,014,950.00

1,000,000,000.00 Pekerjaan Konstruksi 50% 50% 25% 10% 5% 5%

Analisis TCO Pajak / Biaya Operasional (listrik, air) Pemeliharaan Perbaikan Akhir Siklus Hidup Dukungan (Teknisi listrik dan air) Total TCO

Jasa Konsultansi Harga Pembelian

500,000,000.00 500,000,000.00 250,000,000.00 100,000,000.00 50,000,000.00 50,000,000.00 2,450,000,000.00

50,000,000.00 Analisis TCO

Tunjangan tambahan Laba Biaya lainnya Transportasi Operasional Total TCO

12,500,000.00 5,000,000.00 5,000,000.00 1,000,000.00 10,000,000.00 83,500,000.00

Rentang yang dapat diterima 15-30% 3-12% Tergantung Pengadaan Tergantung Pengadaan Tergantung Pengadaan

Jasa 25% 10% 10% 2% 20%

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► HARI-1 MERANGKUM KEGIATAN Slide 21

Kegiatan Interaktif No. 1-0-3 Tabel KWL – Bagian 2

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

â&#x2013;º HARI-2 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI HARI KE-1 Slide 1

Kegiatan Interaktif No. 2-0-1 Membuat pertanyaan (Kaji Ulang Hari Pertama) Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

â&#x2013;º SESI 3 - CARA KERJA MODEL TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) Slide 2

Sesi 3

Cara Kerja Model Total Biaya Kepemilikan (TCO)

Proyek Modernisasi Pengadaan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 3

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: • Mengidentifikasi dua unsur biaya utama dalam model TCO • Mengkonseptualisasikan TCO secara visual • Membedakan unsur-unsur biaya yang diperlukan berdasarkan persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan • Mengetahui input model secara spesifik

*Total Cost of Ownership (TCO) = Total Biaya Kepemilikan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 4

Ringkasan: Apa yang dimaksud dengan Total Biaya Kepemilikan (TCO)?

langsung dari sebuah pengadaan.

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 5

Ringkasan: Total Biaya Kepemilikan (TCO) Total Biaya Kepemilikan (TCO) adalah estimasi finansial secara menyeluruh untuk menentukan biaya langsung dan biaya tidak langsung dari sebuah pengadaan. • TCO terdiri dari biaya siklus hidup barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa, termasuk biaya pengadaan, biaya operasional, biaya dukungan (support), dan biaya pembuangan (disposal). • TCO dapat mengidentifikasi biaya yang terdiri dari dua komponen utama: − Biaya langsung: biasanya terdiri dari biaya tenaga kerja dan biaya modal − Biaya tidak langsung: biaya yang berkaitan dengan pengadaan dan administrasi, dan biasanya lebih sulit dihitung Ingat: Memahami model TCO tidak hanya berarti mengetahui bagaimana biaya ditentukan; Kesempatan untuk penghematan juga dapat diketahui melalui TCO. 5

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 6

Biaya Langsung vs Tidak Langsung Dua komponen biaya utama dalam model TCO adalah: Biaya Langsung & Tidak Langsung

• Biaya Langsung: biaya yang mudah teridentifikasi dan secara langsung terkait dengan pengadaan: − Tenaga Kerja − Bahan Bangunan

• Biaya Tidak Langsung: Tidak terkait secara langsung, tetapi menimbulkan biaya: − Pengiriman − Pabrik produksi barang − Tunjangan tambahan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 7

Seperti apa tampilan model TCO jika dibuat secara visual?

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 8

Biaya Operasional

Biaya Administratif

Biaya lelang & Penetapan Pemenang

Biaya Pengelolaan

Laba / Overhead

Biaya untuk Penyedia

Harga Pembelian

Biaya Pengadaan

Total Biaya Kepemilikan (TCO)

Biaya

TCO disusun berdasarkan berbagai jenis biaya

Biaya Siklus Hidup

Visualisasi perincian biaya sangat penting untuk memahami berdasarkan apa TCO disusun. Seperti terlihat pada gambar, beberapa faktor berdampak yang cukup signifikan terhadap keseluruhan biaya yang tidak akan kelihatan jika visualisasi perincian biaya tidak dibuat.

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 9

Model TCO terdiri dari berbagai unsur biaya tergantung persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan Walaupun ada banyak biaya yang dapat terlihat jelas dalam siklus pengadaan (misalnya harga yang terdaftar dan biaya pemeliharaan), ada beberapa jenis biaya yang tidak terlihat jelas Unsur-unsur Biaya Tambahan •

Biaya pengadaan: biaya untuk identifikasi, pemilihan, pemesanan, penerimaan, inventarisasi, atau pembelian

•

Biaya untuk Pemutakhiran / Peningkatan Kualitas / Perbaikan

•

Biaya Pendirian / Pengerahan: biaya pengaturan ruangan, pemindahan, instalasi, pengaturan, integrasi dengan aset lainnya, jasa lainnya.

•

Biaya Operasional : misalnya, tenaga kerja (operator), atau biaya listrik/ bahan bakar.

•

Biaya dukungan infrastruktur: misalnya, biaya pemasangan pemanas/pendingin ruangan, lampu penerangan, dll.

•

Biaya pembuangan (disposal) / dekomisioning 9

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 10

Perbedaan model TCO berdasarkan jenis barang/jasa 100

Biaya Akhir Siklus Hidup (Misalnya,

Biaya Akhir Siklus Hidup

dekomisioning)

Biaya siklus hidup (Misalnya, pemeliharaan tahunan, suku cadang, perbaikan dadakan, sertifikasi ulang)

Biaya Siklus Hidup

Biaya Pemrosesan (Misalnya pembelian dan pengiriman)

Biaya Pemrosesan

Biaya Pembelian 25

(Misalnya, basis harga oven, garansi, dan pemeliharaan tahun pertama)

Biaya Pembelian

Oven Industri

Dalam penyusunan TCO, Anda harus mempertimbangkan semua unsur biaya yang ada untuk - Melihat dari mana efisiensi dapat tercapai - Memastikan gambaran harga secara menyeluruh

Sistem TI

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 11

Input model secara spesifik: faktor biaya vs unsur biaya Unsur Biaya

Faktor Biaya

Contoh: • • • •

• • • • •

Administratif Pengelolaan Inventarisasi Transportasi

Definisi Bagian total biaya yang dapat dikuantifikasi dan tidak dapat diubah

Contoh : Lokasi Geografis Kompetisi Ruang Lingkup Skala Efisiensi Definisi Bagian yang dapat diubah untuk mengubah biaya keseluruhan

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 12

Contoh â&#x20AC;&#x201C; pembelian komputer Kebanyakan dari kita pernah membeli komputer, untuk pemakaian pribadi atau pengadaan pemerintah, tetapi apa yang menjadi basis harga, analisis apa yang sebaiknya dilakukan pengelola pengadaan untuk membuat model TCO?

Unsur-unsur TCO

Penjelasan

Persenta se Total Biaya

Biaya Pengadaan

Biaya memperoleh barang melalui pengadaan

10%

Harga Pembelian

Harga aktual komputer tersebut

Pemeliharaan & Operasional

Biaya-biaya untuk pemeliharaan, perbaikan, help desk, pengelolaan aset, pemutakhiran, lisensi, dll.

30%

Software, listrik, patching, perangkat keras, dll.

20%

Biaya Siklus Hidup

40%

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 13

Dampak ketika TCO tidak digunakan Seringkali hanya biaya secara umum saja yang dipertimbangkan dan kebutuhan aktual organisasi tidak dipertimbangkan. Lihat contoh tentang pengadaan CCTV di bawah ini

Pengelola pengadaan hanya menganalisis informasi berikut untuk TCO yang disusun. Informasi apa yang belum dipertimbangkan?

CCTV A

CCTV B

CCTV C

Jenis Alat

CCTV Kantor

Jumlah yang diperlukan

100

Harga Satuan

$1.031,00

$783,75

$725,20

Apa akibat dari hanya melihat harga satuan? 13

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 14

Pengelola Pengadaan - penilaian terbaik GUNAKAN PENILAIAN TERBAIK ANDA UNTUK MENENTUKAN INFORMASI YANG

relevan, realistis, & obyektif Sama seperti estimasi biaya dan banyak faktor dalam proses pengadaan, alat-alat dan contoh

yang diberikan akan membantu Anda mengembangkan alat penyusunan estimasi

biaya yang berguna. 14

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 15

Poin-Poin Penting Terdapat dua unsur biaya utama dalam model TCO, yaitu biaya langsung dan tidak langsung Visualisasi TCO memudahkan untuk melihat kompleksitas TCO dan bagian mana saja yang dapat dicakup oleh TCO. Teknik ini berguna untuk memberikan penjelasan kepada ahli bidang lain yang bukan pengelola pengadaan Walaupun dua barang dapat memiliki unsur biaya yang sama untuk penyusunan TCO, persentase masing-masing unsur dapat berubah tergantung jenis dan persyaratan barang/jasa tersebut

Unsur biaya dan faktor biaya terdapat pada input dan faktor-faktor yang berpengaruh (ICE) terhadap TCO

100

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 16

Terima kasih! Ada pertanyaan?

101

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 2-3-1 Input atau Output

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

102

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-3-2 Minimalisasi vs Deflasi

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

103

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

104

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

â&#x2013;º SESI 4 - DAMPAK WAKTU PADA TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) DAN NILAI BERSIH SEKARANG (NPV) Slide 1

Sesi 4

Dampak Waktu pada Total Biaya Kepemilikan (TCO) dan Nilai Bersih Sekarang (NPV)

Proyek Modernisasi Pengadaan

105

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda dapat: • Memahami tentang umur proyek/program.

• Mengetahui dan memahami Nilai Bersih Sekarang (NPV) yang digunakan dalam TCO. • Memahami dan mengkalkulasikan dampak waktu terhadap TCO dari proyek/program tertentu. *Net Present Value (NPV) = Nilai Bersih Sekarang *Total Cost of Ownership (TCO) = Total Biaya Kepemilikan

106

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 3

Mengapa menentukan umur barang/jasa secara tepat penting dalam pengadaan?

107

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 4

TCO dan umur barang/jasa • Umur Proyek – Lama penggunaan barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa yang diperoleh adalah salah satu faktor terbesar yang harus dipertimbangkan dalam TCO. Faktor-faktor ini termasuk:

– Pemeliharaan, Perbaikan dan Operasional (Maintenance, Repair, & Operations/MRO) - Semakin lama Anda memiliki suatu barang, semakin sering barang tersebut digunakan sehingga pemeliharaan lebih sering dibutuhkan. – Biaya masa depan/inflasi - Semakin lama barang/jasa digunakan, semakin besar inflasi yang perlu dihitung. Contohnya, meningkatnya harga bahan bakar.

Umur Ekonomis

MRO

Inflasi

108

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 5

Ada dua jenis umur barang/jasa •

•

Umur Ekonomis Barang/Jasa – Kebanyakan barang/jasa memiliki lama penggunaan yang ditentukan oleh perancang atau pabrikan. Umur Teknis Barang/Jasa – Lama penggunaan barang/jasa yang diharapkan oleh pemerintah mungkin berbeda dari lama penggunaan barang/jasa tersebut pada umumnya. Faktor-faktor ini perlu dipertimbangkan agar mendapatkan TCO yang seimbang.

Umur EKonomis

Umur Teknis

Jika hanya mengandalkan rekomendasi pabrik tanpa mempertimbangkan penggunaan yang telah direncanakan, TCO yang dihasilkan menjadi tidak akurat

109

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 6

Pada tahapan proses pengadaan apa saja umur barang/jasa perlu dipertimbangkan?

110

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 7

Umur barang/jasa dan proses pengadaan â&#x20AC;˘ Perencanaan Pengadaan: Selama tahapan ini, analisis kebutuhan dilakukan untuk menentukan umur barang/jasa yang diharapkan

PERENCANAAN

â&#x20AC;˘ Evaluasi: Untuk barang/jasa yang lebih kompleks, evaluasi penawaran dapat menunjukkan aktual dari barang, pekerjaan konstruksi atau jasa yang ditawarkan masing-masing penyedia.

EVALUASI

Dalam pengadaan kompleks dan barang/jasa yang bersifat khusus, umur barang/jasa tersebut mungkin sulit diperkirakan. Oleh karena itu, pengelola pengadaan harus menentukan umur barang/jasa pada tahap perencanaan dan terbuka terhadap input dalam tahap evaluasi. 7

111

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 8

Waktu sebagai faktor untuk mengidentifikasi penghematan biaya â&#x20AC;˘ Efisiensi yang Didapat: Seiring berjalannya waktu, para penyedia barang/jasa wajarnya dapat mengidentifikasi efisiensi dan mengemat biaya. Dalam perhitungan TCO, hal ini dapat diperhitungkan.

â&#x20AC;˘ Waktu belajar: Semakin sering proyek tersebut dilaksanakan, semakin mudah proyek tersebut akan dijalankan. Untuk pekerjaan konstruksi dan jasa yang repetitif, perhitungan penghematan waktu belajar merupakan output TCO yang dapat mengurangi biaya. Model TCO yang dengan tepat memperhitungkan dampak waktu dapat digunakan untuk mengidentifikasi kemungkinan penghematan biaya. 8

112

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 9

Bagaimana perhitungan waktu yang tidak akurat dapat berpengaruh pada perhitungan TCO?

113

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 10

Hasil dari perhitungan waktu yang tidak akurat â&#x20AC;˘ Kurangnya Anggaran: Anggaran bergantung pada keakuratan perkiraan biaya. Jika TCO Anda tidak dengan akurat memperkirakan umur barang/jasa yang tepat, anggaran mungkin tidak akan cukup. â&#x20AC;˘ Keputusan Sewa vs Beli yang Buruk: Hal yang penting untuk pengadaan pekerjaan konstruksi apa pun adalah keputusan sewa vs beli. Manakah yang lebih ekonomis bagi pemerintah? Membeli atau menyewa? Jika tidak diperhitungkan dengan tepat, pengelola pengadaan dapat membebankan biaya lebih bagi pemerintah. â&#x20AC;˘ Net Present Value (NPV): Waktu merupakan faktor penting untuk menghitung NPV. 10

114

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 11

Net Present Value (NPV) harus dipertimbangkan untuk umur barang/jasa > 3 tahun • Net Present Value didefinisikan sebagai jumlah dari nilai sekarang (present values/PV) dari arus kas masuk dan keluar dalam periode tertentu. Arus kas masuk dan keluar juga dapat digambarkan sebagai arus kas manfaat dan biaya. • Untuk pengadaan – direkomendasikan untuk digunakan dalam analisis apa pun untuk mendukung keputusan pengadaan yang menghasilkan manfaat atau biaya yang terukur dengan jangka waktu lebih dari tiga tahun. • Contohnya termasuk: - Analisis Sewa vs Beli

– periode waktu arus kas – tingkat bunga berdiskonto – Arus kas bersih, periode waktu t

- Analisis Biaya Siklus Hidup - Analisis Untung Rugi (Trade-off)

115

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 12

Net Present Value (NPV) / Nilai Bersih Sekarang â&#x20AC;˘ Lima Langkah untuk Analisis NPV

1. Pilih Tingkat Bunga Berdiskonto

2. Identifikasi biaya/manfaat yang perlu dipertimbangkan dalam analisis

3. Tentukan waktu untuk biaya/manfaat

4. Perhitungkan net present value untuk setiap alternatif

5. Pilih proposal dengan NPV terbaik

116

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 13

NPV – Menjelaskan langkah-langkah • Memilih tingkat bunga berdiskonto: – Kebanyakan bendahara kementerian keuangan akan mempublikasikan tingkat bunga berdiskonto berdasarkan inflasi/deflasi.

• Mengidentifikasi biaya/manfaat yang akan digunakan – Analisis harus mempertimbangkan biaya atau manfaat yang terkait dengan satu alternatif dalam evaluasi alternatif lainnya. Contohnya, jika pembayaran sewa termasuk biaya pemeliharaan, alternatif pembelian harus mencakup biaya pemeliharaan.

• Menentukan waktu – Dalam menentukan waktu arus kas, Anda harus mengidentifikasi tahun dan waktu dalam tahun tersebut.

• Menghitung NPV dan memilih yang terbaik. – Gunakan persamaan berikut sebagai bahan pertimbangan evaluasi 13

– periode waktu arus kas – tingkat bunga berdiskonto – Arus kas bersih, periode waktu t

117

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 14

NPV â&#x20AC;&#x201C; Contoh untuk pekerjaan konstruksi â&#x20AC;&#x201C; Penawar mana yang Anda Pilih? Penawar A

Penawar B

Mengajukan utk menyewakan gedung selama 3 tahun. Uang sewa tahunan adalah Rp 10.000. Tenggat pembayaran pertama adalah di awal masa sewa dan dua pembayaran berikutnya adalah pada awal tahun kedua dan ketiga.

Mengajukan utk menjual aset dengan harga Rp29.000. Aset tersebut memiliki usia manfaat selama 3 tahun. Nilai sisa (salvage value) di akhir tahun ketiga adalah Rp 2.000.

Waktu 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun

Penawaran A Arus Kas DF 0 (10,000.00) 1 1 (10,000.00) 0.947 2 (10,000.00) 0.8968 Net Present Value

Penawar A Penawar B (10,000.00) (29,000.00) (10,000.00) (10,000.00) 2,000.00

Penawaran B Arus Kas DF 0 (29,000.00) 1 3 2,000.00 0.8492 Net Present Value

FV (10,000.00) (9,470.00) (8,968.00) (28,438.00)

FV (29,000.00) 1,698.40 (27,301.60)

Tingkat bunga diskonto yang diasumsikan- 5.4% Semua jumlah dalam ribuan Rupiah

118

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 15

NPV – Contoh untuk pekerjaan konstruksi – Penawar mana yang Anda Pilih? T

Penawaran A Arus Kas DF 0 (10,000.00) 1 1 (10,000.00) 0.947 2 (10,000.00) 0.8968 Net Present Value

FV (10,000.00) (9,470.00) (8,968.00) (28,438.00)

Penawaran B Arus Kas DF 0 (29,000.00) 1 3 2,000.00 0.8492 Net Present Value

FV (29,000.00) 1,698.40 (27,301.60)

Dengan membandingkan NPV, kita dapat mengetahui bahwa Penawaran B adalah pilihan terbaik dan harus dipilih.

Jangan khawatir– walaupun kalkulasi NPV melibatkan banyak unsur yang harus dihitung, rumusnya sudah ada dalam instrumen yang Anda gunakan untuk membuat TCO (mis. Excel). 15

119

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 16

Poin-poin Penting

Ada perbedaan antara waktu proyek dan umur barang/jasa. Perhitungan NPV adalah salah satu alat untuk membantu memberikan informasi untuk keputusan pengadaan. Waktu adalah faktor yang penting untuk model TCO yang harus dihitung dengan benar.

120

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 17

Terima Kasih! Ada pertanyaan?

121

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-4-1 Model TCO untuk Masa Hidup Kendaraan

Skenario

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

122

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

â&#x2013;ş HARI-2 MERANGKUM KEGIATAN Slide 19

Kegiatan Interaktif No. 2-0-2 Tebak Pemimpinnya

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

123

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

124

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► HARI-3 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI HARI KE-2 Slide 1

Kegiatan Interaktif No. 3-0-1 Angin bertiup ke… (isilah dengan frasa)

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

125

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

126

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

â&#x2013;º SESI 5 - PENGHITUNGAN TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) DALAM BERBAGAI JENIS PENGADAAN Slide 2

Sesi 5

Penghitungan Total Biaya Kepemilikan (TCO) dalam Berbagai Jenis Pengadaan

Proyek Modernisasi Pengadaan

127

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 3

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: â&#x20AC;˘ Mengetahui bagaimana menghitung TCO

â&#x20AC;˘ Mengidentifikasi manfaat TCO dan menggunakan metode estimasi TCO untuk beberapa contoh â&#x20AC;˘ Mengidentifikasi risiko dan strategi mitigasi risiko yang terkait dengan penggunaan metode estimasi TCO

*Total Cost of Ownership (TCO) = Total Biaya Kepemilikan

128

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 4

Adakah perbedaan dalam menghitung TCO untuk ketiga jenis pengadaan?

129

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 5

Gambaran umum perbedaan faktor TCO dalam ketiga jenis pengadaan Pekerjaan Konstruksi

Barang • Biaya siklus hidup − Umur barang/jasa − Umur ekonomis • Biaya operasional − Listrik − Lisensi • Pemeliharaan − Pembaruan − Software • Dukungan − Helpdesk − Perbaikan

Jasa

• Biaya siklus hidup − Umur ekonomis − Konstruksi − Disposal − Environmental

• Tunjangan tambahan − Kesehatan − Pensiun

•

• Biaya lainnya − Pasokan − Peralatan

Pemeliharaan − Perbaikan − Perawatan

• Dukungan − Keselamatan − Inspeksi

• Biaya Transport

130

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 6

Contoh: TCO dalam kehidupan sehari-hari Berangkat ke Kantor: Metode 1: Kendaraan sendiri – Lebih nyaman, aman, bersifat pribadi Metode 2: GoJek – Lebih cepat

Metode 3: Bus – Lebih lambat Metode

Unsur Biaya

Estimasi Biaya

Total Biaya

Kendaraan sendiri

Parkir Bahan bakar

Rp 5.000 Rp 3.000

Rp 8.000

GoJek

Ongkos Tip

Rp 8.000 Rp 1.000

Rp 9.000

Bus

Ongkos Transport ke halte bis

Rp 3.000 Rp 1.000

Rp 4.000

Saat menghitung biaya, kita cenderung hanya memikirkan uang yang kita keluarkan. Apa yang terjadi jika kita melihat total biaya transportasi di atas? 6

_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

131

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 7

Menghitung biaya yang tersembunyi Sekarang asumsikan bahwa Anda harus menyelenggarakan pengadaan untuk transportasi bagi para PNS. Unsur biaya apa saja yang perlu Anda pertimbangkan? Pilihan: Kendaraan Sendiri, GoJek, atau Bus

Total Unsur Biaya Parkir Ongkos Bahan Bakar Pemeliharaan Biaya lain

Moda Transportasi Kendaraan Sendiri GoJek 5000 800 0 3000 50 0 1500 100 0 1000 1000

Tip Total

10500

Bus 3000 7000 2000 1000

1000

11500

13000

Berbeda dengan biaya transportasi untuk Anda sendiri, pada saat Anda menyelenggarakan pengadaan untuk transportasi bagi para PNS, Anda dapat melihat ternyata total biayanya berbeda dengan yang Anda kira. 7

132

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 8

Analisis TCO â&#x20AC;&#x201C; TCO barang Contoh: Anda diminta untuk melakukan pengadaan kendaraan pengangkut personel militer di pulau Jawa. Kendaraan militer yang diperlukan cukup sederhana, yaitu hanya untuk pengangkutan personel, bukan untuk perang. Mari kita lihat bagaimana TCO dapat diterapkan pada Kendaraan Militer.

Jenis Kendaraan Militer Harga Pembelian

Kendaraan Berat Rp 500 jt Analisis TCO Pajak / Biaya Rp 50 jt Bahan Bakar Rp 250 jt Pemeliharaan Rp 75 jt Perbaikan Rp 35 jt Dukungan (Pengendara, Teknisi, dll.) Rp 50 jt Total TCO Rp 960 jt

Kendaraan Ringan Rp 550 jt Rp 55 jt Rp 165 jt Rp 50 jt Rp 20 jt Rp 50 jt Rp 890 jt

Walaupun pilihan yang tepat berdasarkan harga pembelian kelihatannya adalah kendaraan berat, setelah analisis kebutuhan dan TCO dilakukan, harga terbaik adalah kendaraan ringan. 8

133

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 9

Pertimbangan lainnya untuk menyusun TCO barang Pertimbangan lainnya: • Pemeliharaan – Barang dapat mengalami kerusakan dan perlu perbaikan. Barang terkait Teknologi dan Informatika (TI) perlu pemeliharaan perangkat keras (hardware) dan lunak (software)

TI adalah salah satu jenis pengadaan yang banyak dilakukan dan dapat mencapai tingkat kompleksitas yang sangat rumit

• Dukungan – Banyak jenis barang memiliki fungsi dukungan (misalnya, helpdesk) yang terkadang merupakan biaya yang tersembunyi 9

134

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 10

Pertimbangan lainnya untuk menyusun TCO barang Pertimbangan lainnya: • Lisensi – Penggunaan barang TI seringkali membutuhkan biaya lisensi • Biaya tidak langsung – Banyak barang memerlukan daya listrik untuk digunakan dan perlu tempat penyimpanan

• Biaya Logistik – Semakin banyak barang diimpor dari negara asing dan dapat menimbulkan biaya pengiriman yang tinggi

135

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 11

Analisis TCO â&#x20AC;&#x201C; TCO pekerjaan konstruksi Contoh: Anda diminta untuk melakukan pengadaan pekerjaan konstruksi gedung Kementerian Luar Negeri. Mari kita lihat bagaimana TCO dapat diterapkan pada konstruksi gedung

Gedung Baru Harga Pembelian

Rp 1 M Analisis TCO

Pajak / Biaya Operasional (Listrik, air) Pemeliharaan Perbaikan Akhir Siklus Hidup Dukungan (Teknisi listrik dan air) Total TCO

Rp 500 jt Rp 500 jt Rp 250 jt Rp 100 jt Rp 50 jt Rp 50 jt Rp 2,45 M

TCO untuk pekerjaan konstruksi seringkali jauh lebih tinggi biayanya dibandingkan dengan biaya pekerjaan konstruksi itu sendiri.

136

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 12

Apa saja faktor lain yang sebaiknya dipertimbangkan dalam penyusunan model TCO pekerjaan konstruksi?

137

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 13

Pertimbangan lainnya untuk menyusun TCO pekerjaan konstruksi Pertimbangan lainnya: • Nilai Bersih Sekarang (NPV) – Ingatlah kalkulasi pada sesi sebelumnya; NPV adalah salah satu alat yang dapat digunakan pengelola pengadaan • Sewa vs Beli – Tentukan yang terbaik untuk pemerintah • Pertimbangan Lingkungan – pengurangan pemakaian bahan berbahaya (misalnya asbes)

138

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 14

Analisis TCO â&#x20AC;&#x201C; TCO jasa Contoh: Anda diminta untuk melakukan pengadaan jasa konsultansi untuk membuat analisis pembangunan jembatan baru di Jakarta Mari kita lihat bagaimana TCO dapat diterapkan pada jasa

Jasa Konsultansi Harga Pembelian

50M Rp Analisis TCO

Tunjangan tambahan Laba Biaya lainnya Transportasi Operasional Total TCO

Rp 12,5 jt* Rp 5 jt* Rp 5 jt Rp 1 jt Rp 10 jt Rp 66 jt

Rentang yang dapat diterima 15-30% 3-12% Tergantung Pengadaan Tergantung Pengadaan Tergantung Pengadaan

Beberapa unsur biaya jasa seringkali termasuk dalam harga pembelian atau harga yang ditawarkan, tetapi tidak termasuk semua unsur biaya. Pertimbangkan biaya yang mungkin harus dikeluarkan pemerintah (misalnya, transporatasi, operasional, penyambutan kedatangan, dll.) 14

139

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 15

Pertimbangan lainnya untuk menyusun TCO jasa Pertimbangan lainnya: • Biaya tidak realistis – Penyedia sering membentuk “selubung” untuk memperoleh uang sebanyak mungkin. Pastikan analisis laba dilakukan dengan baik • Jumlah jam – Salah satu teknik untuk menawarkan harga yang lebih murah yaitu pengurangan jumlah jam. Periksa jumlah jam yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan untuk memastikan jumlah jam yang memadai 15

140

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 16

Langkah-langkah untuk mengevaluasi TCO 1. Lakukan Riset yang Memadai: Ketahui unsur biaya barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa yang sedang dievaluasi 2. Ketahui Kebutuhan: Kebutuhan dengan persyaratan yang spesifik merupakan faktor penentu barang/jasa apa yang diperoleh melalui pengadaan

3. Identifikasi Faktor & Unsur Biaya: Perhatikan yang mana yang dapat dikendalikan untuk mencegah pembengkakan biaya 4. Fokus pada Faktor Utama: Jangan menghabiskan terlalu banyak waktu pada faktor biaya yang rendah (di bawah 3%), fokus pada faktor biaya yang tinggi untuk mencari kemungkinan penghematan atau efisiensi 5. Tekankan Nilai Terbaik: Jika TCO sudah disusun, pastikan TCO dibandingkan dengan penawaran teknis untuk mengetahui nilai terbaik secara keseluruhan 16

141

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 17

Apa saja manfaat lainnya dari penggunaan model TCO?

142

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 18

Manfaat umum penggunaan model TCO • Pemahaman yang Lebih Baik: Mengetahui unsur-unsur yang menjadi basis total biaya akan memperlengkapi Anda lebih baik untuk melakukan pengadaan di masa mendatang • Identifikasi Efisiensi: Menganalisis setiap unsur biaya dapat mengidentifikasi cara membuat bagian proses tertentu menjadi lebih efisien • Penghematan Biaya: Mengidentifikasi unsur yang dapat menimbulkan lonjakan biaya atau “biaya tersembunyi” dari penyedia dapat menghasilkan penghematan • Perencanaan yang Lebih Baik: Mengetahui semua unsur biaya dapat memudahkan pengelola pengadaan untuk menyusun anggaran dan merencanakan pemeliharaan atau dukungan yang diperlukan

143

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 19

Manfaat teknis penggunaan model TCO • Untuk menentukan biaya siklus hidup produk atau jasa secara keseluruhan • Untuk membuat metrik kinerja yang lebih terperinci

• Untuk membandingkan berbagai variabel yang berkaitan dengan pembelian • Untuk mengintegrasikan keberlanjutan ke dalam proses pengadaan • Untuk menghitung biaya yang masih harus dikeluarkan untuk pembelian tertentu

144

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 20

Siapa yang bertanggung jawab memastikan akurasi informasi dalam TCO?

145

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 21

Mempertimbangkan ketidakpastian dan risiko Masih ingat tentang I-N-K di modul sebelumnya? Increase Information (Tingkatkan Informasi) â&#x20AC;&#x201C; Semakin banyak informasi yang dikumpulkan, semakin banyak yang bisa dianalisis untuk melihat mana yang cocok.

INK juga berlaku untuk TCO

No Negligence (Jangan Lalai) â&#x20AC;&#x201C; Teliti dengan detail dan informasi adalah hal yang terpenting. Know the Requirements (Pahami Persyaratan) â&#x20AC;&#x201C; Jika informasi dikumpulkan tanpa mengikuti persyaratan, informasi tersebut dapat mengurangi validasi informasi yang lain. 21

146

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 22

Risiko dalam penggunaan TCO Risiko

Mitigasi

• Kompleksitas- beberapa unsur biaya mudah terlewatkan

• Kompleksitas – Jangan buru-buru dan lakukan kaji ulang.

• Kesulitan - Model TCO dapat berbentuk sederhana atau kompleks tergantung yang diperlukan oleh pengadaan yang dilakukan.

• Kesulitan – Pengelola pengadaan harus memiliki keterampilan menyusun TCO sesuai dengan tingkat kesulitannya

• Komunikasi – Banyak ahli bidang lainnya yang tidak terlalu memahami TCO dan kesalahan dapat terjadi

• Komunikasi – Pengelola pengadaan harus menjelaskan cara menggunakan TCO, terutama pada saat evaluasi dilakukan.

147

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 23

Poin-Poin Penting

Model TCO dapat dibuat untuk Barang, Pekerjaan Konstruksi, dan Jasa. Ingatlah bahwa terdapat unsur biaya yang berbeda dalam setiap jenis pengadaan.

Model TCO berguna untuk membuat perincian harga dan analisis untuk mendapatkan alternatif. Mengevaluasi TCO / penawaran harga dengan baik sama pentingnya dengan penyusunannya.

Model TCO bisa menjadi kompleks, oleh karena itu, pengelola pengadaan bertugas untuk memastikan apa yang diperlukan TCO dipahami sepenuhnya dan mengkomunikasikan TCO kepada pihak lain yang terlibat

148

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 24

Terima kasih! Ada pertanyaan?

_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

149

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 25

Kegiatan Interaktif No. 3-5-1 Membuat Model TCO untuk Barang, Pekerjaan Konstruksi, dan Jasa

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

150

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Slide 26

Kegiatan Interaktif No. 3-5-2 TCO untuk Keliling Dunia

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

151

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

152

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

â&#x2013;ş HARI-3 MERANGKUM KEGIATAN Slide 27

Kegiatan Interaktif No. 3-0-2 Pameran di Galeri

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

153

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

154

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► KEGIATAN HARI PERTAMA

Kegiatan No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1

ICEBREAKER – SIAPAKAH SAYA? Tujuan : Agar peserta dapat saling berinteraksi dan berkenalan Petunjuk untuk Peserta: 1. Fasilitator akan menempelkan sebuah kertas yang bertuliskan nama seseorang yang terkenal. 2. Tugas Anda adalah menebak nama yang ditempelkan di punggung Anda. 3. Anda harus mematuhi aturan berikut saat memberi dan menerima petunjuk untuk menebak nama yang tertempel pada punggung Anda masing-masing:  Anda hanya boleh mengajukan pertanyaan yang dapat dijawab dengan ya atau tidak/bukan.  Anda hanya boleh mengajukan satu pertanyaan kepada setiap orang yang Anda temuil. (Anda juga hanya boleh menjawab satu pertanyaan dari masing-masing orang)

155

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 1-0-2 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 2

TABEL KWL â&#x20AC;&#x201C; BAGIAN 1 Tujuan: Agar peserta dapat merenungkan hal apa yang sudah diketahui dan hal apa yang ingin dipelajari dari sesi pertama dan kedua dalam pelatihan modul ini. Petunjuk untuk Peserta: 1. Anda dapat melihat judul sesi 1 dan 2 yang tertulis pada flipchart, yaitu: ď&#x201A;§ Gambaran Umum Estimasi Total Biaya Kepemilikan (Total Cost of Ownership / TCO) ď&#x201A;§ TCO Input dan Output 2. Secara individu, isilah dua kolom pertama tabel KWL (Apa yang Saya Ketahui dan Apa yang Ingin Saya Ketahui) 3. Tulislah hal-hal yang sudah Anda ketahui dan hal-hal yang ingin Anda ketahui tentang topik sesi 1 dan 2 yang tertulis di flipchart. 4. Setelah sesi 2 selesai, Anda akan menggunakan tabel ini lagi untuk melihat apakah hal-hal yang sudah Anda ketahui sudah benar dan apakah Anda telah mempelajari hal-hal yang ingin Anda ketahui.

156

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

TABEL KWL

Apa yang Saya Ketahui

Apa yang Saya Ingin Ketahui

157

Apa yang Saya Sudah Pelajari

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 1-1-1 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 1

CURAH PENDAPAT Tujuan : Agar peserta memikirkan bagaimana mereka selama ini menggunakan TCO dan berbagai dokumen yang sudah biasa mereka gunakan. Petunjuk untuk Peserta: 1. Jawablah pertanyaan berikut: ď&#x201A;§ Bagaimana Anda selama ini menggunakan TCO? ď&#x201A;§ Sumber data apa saja yang pernah Anda gunakan untuk menyusun estimasi TCO? 2. Tulislah beberapa contoh data yang pernah Anda gunakan dan dari mana Anda mendapatkan berbagai data tersebut untuk membuat estimasi. 3. Manfaat apa yang Anda dapatkan dengan menggunakan TCO, sekalipun yang bentuknya sederhana? 4. Tuliskan bagaimana TCO bermanfaat bagi Anda di masa lalu dan apa manfaatnya untuk masa yang akan datang.

158

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 1-1-2 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 2

MENGKAJI MODEL TCO Tujuan : Agar peserta dapat melihat sebuah TCO dan memahami bagaimana menggunakannya. Petunjuk untuk Peserta: 1. Fasilitator akan membahas bagian-bagian dari TCO. 2. Anda akan melihat bagaimana berbagai input eksternal dan formula khusus (built-in) akan memengaruhi model biaya. 3. Kemudian, fasilitator akan mengubah beberapa variabel. Tentukan dampak perubahan berbagai variabel bagi model TCO dan berikan alasannya.

159

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 1-2-1 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 1

TCO UNTUK PENGADAAN PESAWAT Tujuan : Agar peserta dapat memikirkan tentang dokumen-dokumen yang dimasukkan dalam berkas kegiatan pengadaan dan mengidentifikasi tahap-tahap siklus pengadaan barang/jasa yang berhubungan dengan dokumen-dokumen tersebut. Petunjuk untuk Peserta: 1. Baca skenario berikut. 2. Analisis faktor yang digunakan untuk menyusun TCO untuk pengadaan pesawat untuk membantu pemadaman kebakaran di Indonesia (misalnya, bahan bakar, pemeliharaan dan alat pemadam kebakaran) 3. Dengan melihat data berikut, pertimbagkan tindakan yang terbaik untuk mendapatkan hasil yang inginkan dan menurut persyaratan yang telah ditetapkan. Skenario Ada kebakaran yang disebabkan oleh kilat yang tidak dapat dikendalikan dan kebakaran tersebut telah terjadi selama dua minggu. Jika tidak segera dipadamkan, apinya dapat membakar sekolah terdekat. Walikota meminta Anda untuk mendapatkan pesawat untuk memadamkan kebakaran. Beliau berkata bahwa pesawatini harus dapat membawa 100 galon air, tetapi tim ahli teknis berkata bahwa pesawat harus dapat membawa 200 galon air untuk dapat memadamkan kabakaran. ď&#x201A;§ Hal-hal apa yang perlu Anda pertimbangkan dalam penyusunan TCO untuk mendapatkan pesawat ini?

160

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 1-2-2 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 2

MENGAPA TCO INI TIDAK DAPAT DIGUNAKAN? Tujuan : Agar peserta dapat mengidentifikasi hal-hal yang tidak lengkap yang dapat memengaruhi TCO dan dapat memaham apa yang harus dipertimbagkan ketika menyusun TCO. Petunjuk untuk Peserta: 1. Lihat model TCO lengkap yang telah disediakan. 2. Periksa model TCO-nya untuk melihat informasi apa yang tidak lengkap untuk menentukan mengapa TCO ini tidak dapat digunakan untuk pengadaan kereta cepat (high-speed rail) terbaru Jakarta.

161

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 1-0-3 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 3

TABEL KWL - BAGIAN 2 Tujuan : Agar peserta memikirkan apa yang telah mereka ketahui, apa yang ingin mereka ketahui dan apa yang telah mereka pelajari Petunjuk untuk Peserta: 1. Ambillah tabel KWL yang terdapat pada kegiatan 1-0-2. 2. Anda seharusnya telah mengisi dua kolom pertama. 3. Sekarang isilah kolom ketiga (What I have Learned/Apa yang telah Saya Pelajari). 4. Siapkan diri untuk berbagi beberapa informasi dari setiap kolom, khususnya tentang apa yang telah Anda pelajari. Beritahukan apabila masih ada hal-hal dalam kolom kedua pada tabel KWL Anda yang masih ingin Anda ketahui.

162

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

â&#x2013;ş KEGIATAN HARI KEDUA

Kegiatan No. 2-0-1 Hari 2| Sesi 0| Kegiatan 1

MEMBUAT PERTANYAAN (KAJI ULANG HARI PERTAMA) Tujuan : Menguji apa yang dipelajari peserta pada hari pertama Petunjuk untuk Peserta: 1. Di dalam kelompok Anda, tuliskan 5-7 pertanyaan dari materi hari sebelumnya (sesi 1 & 2). Anda hanya diberi waktu 10 menit untuk menuliskan pertanyaan Anda 2. Setelah selesai menuliskan pertanyaan, salah satu kelompok akan diberikan bola. 3. Orang yang memegang bola akan melemparkannya kepada seseorang dari kelompok lain. Orang yang melemparkan bola harus mengajukan satu pertanyaan yang telah disiapkan kepada orang yang menerima bola. 4. Teruskan pola permainan ini (Melempar bola, mengajukan pertanyaan....) sampai semua orang mendapat giliran menjawab pertanyaan atau sampai waktu habis. Pastikan Anda tidak melemparkan bola kepada orang yang sudah mendapat giliran. 5. Jika Anda tidak setuju dengan jawaban yang diberikan, angkat tangan untuk memberikan pendapat Anda.

163

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 2-3-1 Hari 2| Sesi 3| Kegiatan 1

INPUT ATAU OUTPUT Tujuan : Agar peserta dapat mengidentifikasi apa input dan output dari TCO Petunjuk untuk Peserta: 1. Ingatlah apa yang dipelajari pada sesi-sesi dan modul sebelumnya untuk mengidentifikasi apa input dan output dari TCO. 2. Bagi flipchart menjadi dua bagian, satu bagian diberi nama ―Input‖ dan bagian lainnya ―Output 3. Tulislah jawaban pada sticky notes dan tempelkan pada bagian yang tepat di flipchart.

164

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 2-3-2 Hari 2| Sesi 3| Kegiatan 2

MINIMALISASI VS DEFLASI Tujuan : Agar peserta mampu menganalisis studi kasus yang berfokus pada cara yang tepat untuk mengurangi TCO terkait dengan pengadaan yang diselenggarakan Petunjuk untuk Peserta: 1. Bacalah studi kasus di bawah ini. 2. Jawablah pertanyaan berikut ini (setelah membaca studi kasus): 3. Apa saja unsur-unsur biaya dalam model TCO yang akan Anda kurangi agar sesuai dengan keterbatasan anggaran yang tersedia? Ingatlah bahwa Anda harus melihat semua TCO yang sudah dibuat, jadi pertimbangkan apa yang mungkin akan Anda kurangi terkait dengan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Studi Kasus ULP Anda diminta untuk ‗mengkaji ulang‘ semua estimasii biaya dan TCO yang sudah disusun untuk melihat unsur biaya apa yang dapat dikurangi agar sesuai dengan anggaran baru, 10% lebih kecil dari anggaran tahun lalu. Pada saat mengkaji ulang semua TCO tersebut, rekan kerja Anda mengatakan ―kita kurangi saja sebesar 10% untuk semua unsur biaya, jadi kita bisa cepat menyelesaikan ini‖. Sebagai pengelola pengadaan, Anda tahu itu bukan hal yang benar untuk dilakukan dan akan menyebabkan deflasi biaya yang dapat mengakibatkan masalah besar dalam penganggaran. Namun, Anda hanya pernah menyusun beberapa TCO sebelumnya dan belum ahli dalam menyusun TCO.

165

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 2-4-1 Hari 2 | Sesi 4 | Kegiatan 1

MODEL TCO UNTUK MASA HIDUP KENDARAAN Tujuan: Agar peserta dapat menidentifikasi masa hidup yang tepat untuk sebuah kendaraan yang akan digunakan untuk perhitungan TCO Petunjuk untuk Peserta: 1. Bacalah skenario di bawah ini 2. Setelah membaca skenarionya, jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut: ď&#x201A;§ Faktor apa yang harus dipertimbangkan dalam model TCO Anda untuk menghitung masa hidup yang wajar untuk kendaraan-kendaraan berikut ini? ď&#x201A;§ Bagaimana faktor-faktor ini dapat mengubah keseluruhan TCO Anda? Skenario Pimpinan teratas di Kementerian Luar Negeri membutuhkan armada kendaraan baru untuk mendampingi tamu asing tingkat tinggi di Indonesia. Kendaraan ini harus dapat membawa paling tidak 5 penumpang dengan nyaman dan dapat berkendara dengan kecepatan tinggi. Sebagai tambahan, kendaraan ini harus dapat menempuh 500 KM dengan satu kali pengisian bensin. Kendaraan ini juga harus memiliki pelindung untuk melindungi tamu-tamu penting di dalamnya. Kementerian luar negeri menginginkan kendaraan ini dalam kondisi prima selama beberapa tahun sebelum kendaraan baru tersebut diganti dengan yang baru. Biasanya kendaraan jenis ini berusia 5-7 tahun. Sebelum kendaraan ini dibeli, kendaraan ini harus menjalankan pengujian yang ketat yang akan dibiayai oleh pemerintah.

166

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 2-0-2 Hari 2| Sesi 0| Kegiatan 2

TEBAK PEMIMPINNYA Tujuan : Untuk menguji secara informal pengetahuan tentang isi pelatihan hari pertama dengan kegiatan yang menarik. Petunjuk untuk Peserta: 1. Buat lingkaran. 2. Satu peserta secara sukarela harus meninggalkan ruang. Setelah peserta ini meninggalkan ruang, para peserta lain harus memilih seorang â&#x20AC;&#x2022;pemimpinâ&#x20AC;&#x2013;. 3. Sang pemimpin harus melakukan serangkaian gerakan seperti bertepuk tangan, meninjak-injak lantai dengan satu kaki, dll dan gerakan ini juga diikuti oleh para peserta lainnya. 4. Sang sukarelawan masuk kembali ke ruangan dan berdiri di tengah lingkaran. Dia harus menebak siapa yang memimpin gerakan tersebut. 5. Peserta lainnya harus berusaha untuk melindungi pemimpin mereka agar tidak ketahuan dengan tidak memandang pemimpin. 6. Sang pemimpin harus mengganti tindakannya secara teratur tanpa tertangkap. Ketika sang sukarelawan (yang berdiri di tengah lingkaran) tersebut dapat menebak pemimpinnya, dia dapat kembali masuk ke lingkaran. 7. Sebelum, masuk ke dalam lingkaran, sang sukarelawan harus membuat satu pertanyaan tentang topik yang dipelajari hari itu untuk bekas pemimpin tersebut. Jika bekas pemimpin tersebut tidak dapat menjawab pertanyaan tersebut, seluruh peserta dapat ikut bertanya kepada bekas pemimpin tersebut. 8. Bila bekas pemimpin tersebut dapat menjawab dengan benar, dia dapat meninggalkan ruang dan para peserta lainnya memilih â&#x20AC;&#x2022;pemimpinâ&#x20AC;&#x2013; baru.

167

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

168

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

► KEGIATAN HARI KETIGA

Kegiatan No. 3-0-1 Hari 3| Sesi 0| Kegiatan 1

ANGIN BERTIUP KE… Tujuan : Agar peserta mendapat kesempatan untuk menjelaskan hal yang dipahami tentang konsep yang dipelajari di sesi 3 dan 4 melalui kegiatan yang menarik Petunjuk untuk Peserta: 1. Buatlah lingkaran dengan menggunakan kursi. 2. Jumlah kursi harus kurang satu kursi dari jumlah seluruh peserta. Kalau pesertanya 15 orang, kursinya 14 saja. 3. Anda akan melihat beberapa frasa kata yang tertulis di flip chart. 4. atu orang memulai dengan berdiri di samping flip chart. Orang ini harus memilih frasa yang tertulis di flip chart dan membagikan apa yang ia pahami tentang frasa tersebut.  Contohnya, jika frasa yang dipilih adalah ―biaya langsung‖ ia dapat mengatakan ― biaya langsung adalah biaya yang terkait secara langsung dengan pengadaan, misalnya upah tenaga kerja‖ 5. Kemudian, peserta tersebut akan berkata ―Angin bertiup ke…‖  Bapak/Ibu yang suka menonton TV  Bapak/Ibu yang memiliki lima saudara  Bapak/Ibu yang cinta pengadaan … dll. 6. Jika Anda adalah salah satu peserta yang sesuai dengan pernyataan yang disebutkan, Anda harus berdiri dan mencari kursi lain untuk duduk. Peserta yang tidak mendapatkan tempat duduk akan memilih frasa yang tertulis di flip chart dan menjelaskan frasa tersebut. Permainan dilanjutkan sampai waktu yang dialokasikan habis.

169

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 3-5-1 Hari 3| Sesi 5| Kegiatan 1

MEMBUAT MODEL TCO UNTUK BARANG, PEKERJAAN KONSTRUKSI, DAN JASA Tujuan: Agar peserta dapat membuat TCO Skenario Tim Anda ditugaskan untuk membuat TCO untuk barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa. Gunakan pengetahuan yang Anda miliki untuk menambahkan variabel untuk melakukan pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa. Petunjuk untuk Peserta: 1. Pilihlah pemimpin kelompok untuk maju ke depan kelas dan membuat TCO yang ditampilkan di layar 2. Bantulan pemimpin kelompok untuk membuat TCO. 3. Gunakan skenario di bawah ini sebagai panduan bagi Anda. 4. Gunakan informasi ini sebagai tambahan informasi yang dipelajari untuk membuat model TCO yang tahan uji oleh fasilitator. Skenario   

Barang: Pengadaan truk polisi Pekerjaan Konstruksi: Konstruksi rumah sakit Jasa: Jasa konsultansi untuk kementerian keuangan

170

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 3-5-2 Hari 3| Sesi 5| Kegiatan 2

TCO UNTUK KELILING DUNIA Tujuan : Agar peserta dapat membuat TCO Petunjuk untuk Peserta: 1. Dalam kelompok Anda, hitunglah total biaya untuk menerbangkan semua peserta keliling dunia 2. Pastikan Anda menggunakan informasi yang dberikan dalam sesi sebelumnya 3. Identifikasi risiko dan biaya yang terkait dengan jalan-jalan keliling dunia (misalnya, makanan, transportasi, logistik, dll)

171

Modul 9: Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa TCO Diperlukan

Kegiatan No. 3-0-2 Hari 3| Sesi 0| Kegiatan 2

PAMERAN DI GALERI Tujuan : Agar peserta mampu mempresentasikan apa yang dipelajari secara visual Petunjuk untuk Peserta: 1. Secara berkelompok, buatlah gambar yang merepresentasikan apa yang telah Anda pelajari dari modul ini dan menempelkannya di dinding atau flipchart 2. Kemudian Anda akan berjalan untuk melihat gambar dari masing-masing kelompok dengan membawa sticky note. 3. Tulislah setidaknya satu pertanyaan atau komentar untuk setiap gambar tentang kesamaan dan perbedaan yang ada, kemudian pikirkan apa yang mungkin akan Anda lakukan dengan berbeda jika proses ini diulang

172