Modul 2 Merencanakan pengadaan sederhana by Budi Iteem

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

ď&#x201A;§

Modul 2

Merencanakan Pengadaan Sederhana Pelatihan Pengadaanâ&#x20AC;&#x201D;Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

Buku Pedoman Peserta Pelatihan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana Pelatihan Pengadaanâ&#x20AC;&#x201D;Tingkat Dasar Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Buku Pedoman Peserta Pelatihan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Daftar Isi ► SELAMAT DATANG .......................................................................................................................................................................5 ► AGENDA PELATIHAN ...................................................................................................................................................................7 ► BIOGRAFI FASILITATOR ..............................................................................................................................................................9 ► ATURAN PELATIHAN ................................................................................................................................................................. 14 ► PENGENALAN MODUL .............................................................................................................................................................. 16 ► SESI 1 - PENGENALAN TENTANG TAHAPAN DALAM PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DAN TAHAP PERENCANAAN PENGADAAN BARANG/JASA ....................................................................................................................................................... 30 ► SESI 2 - MERENCANAKAN PENGADAAN SEDERHANA ....................................................................................................... 42 ► SESI 3 - MENENTUKAN RUANG LINGKUP KEGIATAN PENGADAAN .................................................................................. 54 ► HARI PERTAMA - MERANGKUM KEGIATAN .......................................................................................................................... 72 ► HARI KEDUA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI PERTAMA............................................................... 74 ► SESI 4 - ANALISIS KEBUTUHAN .............................................................................................................................................. 76 ► SESI 5 - ANALISIS PASAR PENYEDIA BARANG/JASA ......................................................................................................... 90 ► HARI KEDUA - MERANGKUM KEGIATAN ...........................................................................................................................108 ► HARI KETIGA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA .................................................................110 ► SESI 6 - IDENTIFIKASI RISIKO ...............................................................................................................................................112 ► SESI 7 - MENENTUKAN METODE PENGADAAN ..................................................................................................................132 ►KEGIATAN HARI PERTAMA .....................................................................................................................................................144 ► KEGIATAN HARI KEDUA .........................................................................................................................................................154 ► KEGIATAN HARI KETIGA.........................................................................................................................................................164

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul "Merencanakan Pengadaan Sederhana". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional. Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:  Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan. Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.

► TUJUAN MODUL Setelah menyelesaikan pelatihan ini, Anda akan dapat:  Mengidentifikasi tahap-tahap dalam proses pengadaan barang/jasa dan mengetahui langkah-langkah utama dalam tahap perencanaan pengadaan barang/jasa  Mengetahui dan memahami unsur-unsur penting dalam tahap perencanaan pengadaan  Mengetahui dan memahami tugas-tugas utama dalam menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan 5

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

ď&#x201A;§ ď&#x201A;§ ď&#x201A;§ ď&#x201A;§

Mengetahui tugas-tugas utama dalam analisis kebutuhan, dan memahami sifat serta skala kebutuhan Memahami kebutuhan dan tujuan analisis pasar penyedia barang/jasa serta berbagai metode untuk melakukan analisis pasar Memahami pentingnya identifikasi risiko dalam perencanaan pengadaan dan berbagai aspek pengelolaan risiko Mengetahui dan memahami berbagai metode pengadaan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

► AGENDA PELATIHAN HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:20

Perkenalan dan Gambaran Umum tentang Modul serta Tujuan

09:20 – 10:00

Icebreaker

10:00 – 10:15

Pengukuran Pengetahuan Prapelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 11:00

Sesi 1: Pengenalan tentang Tahapan-Tahapan dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa dan Tahap Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

11:00 – 11:30

Kegiatan 1: Curah Pendapat dalam Kelompok: Tanggung jawab Tim Pengadaan dan Tim Teknis

11:30 – 12:00

Sesi 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:30

Kegiatan 1: Latihan Praktis: Merencanakan Nilai Keuangan dan Tingkat Risiko Kegiatan 2: Latihan Praktis: Menggambar Simbol

13:30 – 14:15

Sesi 3: Langkah 1 - Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

14:15 – 14:45

Kegiatan 1: Skenario Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan 1: Permainan Balon Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya-Jawab

HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1: Peserta membahas, merangkum dan mempresentasikan apa yang dipelajari pada Hari Pertama

09:40 – 10:25

Sesi 4: Langkah 2 - Analisis Kebutuhan

10:25 – 10:45

Kegiatan 1: Latihan Berbasis Skenario: Pengadaan Kendaraan Baru

10:45 – 11:00

Rehat

11:00 – 12:00

Kegiatan 2: Curah Pendapat dan Menyusun Presentasi: Apa yang ingin Anda beli? Kegiatan 3: Mengidentifikasi Opsi-Opsi Alternatif untuk Memenuhi Kebutuhan dengan Memuaskan

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 5: Langkah 3 - Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

13:45 – 14:45

Kegiatan 1: Faktor-Faktor Pasar Penyedia Barang/Jasa sebagai Bahan Pertimbangan Kegiatan 2: Latihan Berbasis Skenario: Riset Pasar

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan 1: Menulis Cerita Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya-Jawab

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

HARI KETIGA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1: Peserta membahas, merangkum dan mempresentasikan apa yang dipelajari pada Hari Kedua

09:40 – 10:45

Sesi 6: Langkah 4 - Identifikasi Risiko Kegiatan 1: Mengidentifikasi Kategori Risiko

10:45 – 11:00

Rehat

11:00 – 11:45

Kegiatan 2: Penyebab Risiko dan Strategi Mitigasi Kegiatan 3: Studi Kasus: Pengadaan Armada Kendaraan

11:45 – 13:15

Ishoma

13:15 – 13:45

Sesi 7: Langkah 5 - Menentukan Metode Pengadaan

13:45 – 14:45

Kegiatan 1: Latihan Berbasis Skenario: Opsi-Opsi Pengadaan Barang/Jasa Kegiatan 2: Latihan Berbasis Skenario: Pembelian Komputer untuk Sekolah

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 15:45

Kegiatan 1: Jeopardy Sesi Tanya-Jawab Pengukuran Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan

15:45 – 16:00

Rangkuman Poin-Poin Penting dalam Modul dan Penutupan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;ş BIOGRAFI FASILITATOR

MUHAMMAD NUR YAHYA Muhammad Nur Yahya memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun sebagai Ahli Pengadaan Barang/Jasa, Auditor, Konsultan Pajak, Penilai Properti & Bisnis dan Ahli Pelaporan Keberlanjutan, pada Instansi Pemerintah, Lembaga Swadaya Masyarakat, Universitas, Kantor Akuntan Publik, Kantor Jasa Penilai Publik, Kantor Konsultan Pajak, Perusahaan Konsultan Manajemen & Pembangunan dan Proyek berskala Nasional dan Internasional. Sebagai Instruktur Pelatihan Ahli Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Dasar & Menengah di LKPP dan pemegang International Certificate in Supply Chain Management dari ITC-WTO, Muhammad Nur Yahya berpengalaman dalam memberikan pelatihan, pembimbingan dan pendampingan bagi Unit Layanan Pengadaan Pemerintah Daerah pada tingkat provinsi, kota dan kabupaten. Muhammad Nur Yahya memiliki beberapa sertifikasi profesi serta menjadi anggota dari Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia (IAPI), Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI), Ikatan Konsultan Pajak Indonesia (IKPI) dan Masyarakat Profesi Penilai Indonesia (MAPPI).

ARIEF HIDAJAT Arief Hidajat berpengalaman lebih dari 18 tahun di bidang manajemen rantai pasokan atau supply chain management dan 8 tahun daripadanya, ia menjalankan fungsi pengadaan di berbagai perusahaan multinasional mulai dari pelayaran internasional, freight forwarder, pabrikan kimia, pertambangan emas dan pabrikator gas dan minyak. Ia memiliki keahlian dalam membuat SOP, prosedur, menjalankan fungsi strategi pengadaan atau strategic sourcing methodology (SSM) dan administrasi kontrak payung. Arief Hidajat pernah menjadi bagian dalam proyek pembuatan sistem konveyor batubara, konstruksi tambang emas, pemipaan dan menara mooring Exxon Mobile. Ia juga pernah menghadiri pelatihan pengangkutan internasional di Bangkok dan pelatihan metodologi strategi pengadaan di Shanghai.

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

GIORGI TVALAVADZE Giorgi Tvalavadze memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun di bidang pengadaan untuk proyek-proyek pembangunan internasional dan bantuan teknis. Klien-kliennya mencakup antara lain Pemerintah Georgia, MCAMoldova, berbagai Unit Pelaksana Proyek Bank Dunia, serta Direktur Pengadaan untuk Millenium Challenge Georgian Fund (MCA-Georgia) Giorgi Tvalavadze memiliki pengetahuan praktis tentang Pedoman Pengadaan Program, Persyaratan dan Dokumen Pengadaan Standar Millenium Challenge Corporation. Selain itu ia banyak bekerja dengan menggunakan Pedoman Pengadaan Bank Dunia, UNCITRAL Model Law on Procurement; Perjanjian Pengadaan Pemerintah WTO dan Petunjuk Pengadaan Uni Eropa; serta kerangka hukum sistem pengadaan pemerintah dalam perekenomian yang telah maju maupun yang sedang berkembang.

SRI HANIZAR Sri Hanizar memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan untuk organisasi internasional. Ia bekerja sebagai tenaga ahli untuk meningkatkan kualitas pengadaan dan manajemen kontrak di kantor Bank Dunia dan Bank Pembangunan Asia (ADB). Berdasarkan pengalamannya dalam bidang pengadaan dan manajemen kontrak dalam beberapa proyek di bidang pendidikan, ekonomi, infrastruktur, dan pembangunan manusia/sosial di Indonesia, ia sangat memahami pentingnya dan kompleksitas yang dihadapi dalam reformasi dan modernisasi pengadaan di Indonesia. Sri Hanizar memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang pengadaan dan pekerjaan yang berhubungan dengan pengadaan.

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

SCOTT CALDWELL Scott Caldwell memiliki pengalaman kerja lebih dari sepuluh (10) tahun di bidang akuisisi dan kontrak pengadaan untuk Pemerintah Federal Amerika Serikat. Ia pernah memberikan dukungan strategic sourcing dan peningkatan pengadaan untuk pekerjaan pengadaan senilai 1,1 miliar Dollar. Dukungan ini berupa penyusunan paket pengadaan lengkap, dokumen due diligence dan riset pasar, independent government cost estimates (IGCE), analisis ekonomi, kepatuhan integritas pengadaan, laporan strategic sourcing, dan peningkatan organisasi. Scott Caldwell telah berhasil mengembangkan dan mengelola lebih dari 100 kontrak dan pengadaan untuk Pemerintah Federal â&#x20AC;&#x201C; dari pengadaan sederhana hingga pengadaan yang bernilai 1,5 miliar Dollar. Pengalamannya yang luas dalam hal kontrak mencakup bidang Teknologi Informasi (TI), sistem utama, konstruksi dan jasa di tingkat pemerintah federal, negara bagian dan daerah. Ia juga memiliki pengalaman luas dalam mengembangkan dokumen analisis business case untuk mendukung pengadaan dengan memanfaatkan informasi kualitatif dan kuantitatif yang diperoleh melalui analisis biaya dan manfaat (cost benefit analysis).

JASON SINAGA Jason Sinaga memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun dalam pengelolaan pengadaan berskala besar untuk beberapa perusahaan multinasional yang bergerak di bidang kimia dan elektronik. Jason juga pernah berperan sebagai kepala pengadaan di beberapa proyek pembuatan pabrik dan ekspansi. Ia pernah mengelola pengadaan yang bernilai lebih dari US$ 500 juta. Keahlian yang ia miliki termasuk metodologi sumber strategis, manajemen penyedia, pelibatan pemangku kepentingan, manajemen kontrak, dan penghematan biaya. Selama di Melbourne, Australia, Jason menjalankan tugas internasional jangka pendek untuk mendukung pengadaan cetak biru SAP dan ERP, serta integrasi dan implementasi sistem SAP dan ERP di DOW Chemical Indonesia dan Asia Pasifik. Ia telah menghadiri beberapa pelatihan dan seminar internasional, antara lain: pelatihan untuk pelatih di bidang pengadaan, perencanaan distribusi sumber daya, metodologi sumber strategis, metodologi Six Sigma dan konsep 5S. Ia juga memiliki pengalaman sebagai pelatih dalam pelatihan pengadaan.

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

PENI KUSUMAWATI Peni Kusumawati mempunyai pengalaman dan berprofesi selama lebih dari 15 tahun di bidang pengadaan dan rantai pasokan, khususnya dalam mendukung pengadaan berskala besar untuk industri minyak dan gas. Secara khusus, ia pernah bekerja sebagai koordinator lelang, ketua lelang, dan superintenden pembelian untuk Unocal Corporation Indonesia. Ketika bekerja di Chevron Indonesia, ia memimpin evaluasi kinerja penyedia barang/jasa dan administrasi kontrak. Selain itu ia juga pernah bekerja sebagai penyelia kontrak untuk ConocoPhillips, Premier Oil Indonesia dan Niko Resources Limited. Ia memiliki pengalaman luas dalam penyusunan pedoman evaluasi penawaran, prosedur pengadaan, dokumen pengadaan, strategi pengadaan, identifikasi risiko serta tanggapan terhadap pertanyaan audit. Ia juga pernah memimpin keterlibatan para pemangku kepentingan untuk memastikan pemberian kontrak senilai 430 juta dollar secara tepat waktu bagi Premier Oil Gajah Baru Development.

MELISSA VANNOCKER Melissa Vannocker telah bekerja untuk Pemerintah Federal Amerika Serikat selama 10 tahun sebagai Contracting Specialist dan Senior Consultant di sektor pemerintah dan swasta. Ia pernah bekerja di Departemen Pertahanan dan Organisasi Medis Angkatan Laut Amerika Serikat untuk mengelola pengadaan dan kontrak untuk Penelitian dan Pengembangan, Peralatan dan Jasa Medis, serta C4I (Command, Control, Computers, Communication dan Intelligence). Keahliannya mencakup bidang manajemen kontrak, pengadaan dan akuisisi. Melissa Vannocker telah memberikan bantuan penuh dalam seluruh proses akuisisi untuk pengadaan dengan nilai lebih dari 100 juta dollar. Ia bertanggung jawab untuk menyusun Harga Perkiraan Sendiri, Strategi dan Rencana Akuisisi, Pernyataan Kerja, Hari Industri, Petunjuk untuk Penawar, dan Kriteria Evaluasi. Selain itu, ia telah menuntaskan sekitar 50 pengadaan yang mencakup Riset Pasar, Dokumen Pengadaan, Analisis Harga, Negosiasi, serta Syarat dan Ketentuan. Ia telah berhasil mengelola lebih dari 100 kontrak Federal dengan nilai pengadaan yang beragam, mulai dari pengadaan sederhana hingga pengadaan yang bernilai 400 juta Dollar.

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

► ATURAN PELATIHAN SELAMAT DATANG! Selamat datang di modul kedua: Merencanakan Pengadaan Sederhana. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif

ATURAN PELATIHAN 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:     

Memastikan kehadiran Anda setiap hari Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat 3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Harap matikan dering telepon genggam Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

► PENGENALAN MODUL Slide 1

SELAMAT DATANG DI MODUL 2 Merencanakan Pengadaan Sederhana Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

_________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ ____________________

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 2

Sambutan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 3

Aturan Pelatihan 1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • • • • •

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok 7. Harap matikan dering telefon genggam Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 4

Proyek Modernisasi Pengadaan Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM)

Gambaran Umum 4

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 5

Gambaran Umum tentang Proyek SDM Pelatihan Keahlian Pengadaan GAMBARAN UMUM Pelatihan Keahlian Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batasbatas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PERBEDAAN UTAMA Pelatihan akan memusatkan perhatian pada pengembangan keahlian yang sesungguhnya bagi peserta pelatihan dan menyelaraskannya dengan jenjang sertifikasi pengadaan yang dibuat oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat lanjutan dan tingkat mahir

PENDEKATAN â&#x20AC;˘ Pengembangan pelatihan pengadaan yang didasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari Penilaian tentang Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada September 2012. â&#x20AC;˘ Peningkatan pelatihan yang diberikan dengan sejumlah cara, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan memasukkan program-program pengelolaan pengadaan 5 lainnya, seperti Perjanjian Payung, Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan, Katalog Elektronik dan Pengadaan Berkesinambungan.

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 6

Kurikulum & Silabus Pelatihan 12 MODUL INTI Dasar

Lanjutan

Modul 1

Penerapan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan

Perencanaan & Penyusunan Pengadaan yang Rumit

Modul 2

Bagaimana merencanakan pengadaan sederhana

Bagaimana Menyusun Perkiraan Harga dan Mengapa?

Modul 3 Menyusun Dokumentasi Penawaran

Bagaimana Menghitung Total Cost of Ownership (TCO) dan Mengapa?

Modul 4 Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Bagaimana menyusun dan menginterpretasikan spesifikasi

Modul 3

Modul 4

Modul 5

Etika dalam Pengadaan

Bagaimana Memilih Model Kontrak yang Tepat?

Modul 6 Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan dan Perjanjian Payung

Modul 6

Bagaimana Melaksanakan & Mengelola Kontrak? 6

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 7

Tujuan Modul •

• • • • • •

Mengidentifikasi tahap-tahap dalam proses pengadaan barang/jasa dan mengetahui langkah-langkah utama dalam tahap perencanaan pengadaan barang/jasa Mengetahui dan memahami unsur-unsur penting dalam tahap perencanaan pengadaan Mengetahui dan memahami tugas-tugas utama dalam menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan Mengetahui tugas-tugas utama dalam analisis kebutuhan, dan memahami sifat serta skala kebutuhan Memahami kebutuhan dan tujuan analisis pasar penyedia barang/jasa serta berbagai metode untuk melakukan analisis pasar Memahami pentingnya identifikasi risiko dalam perencanaan pengadaan dan berbagai aspek pengelolaan risiko Mengetahui dan memahami berbagai metode pengadaan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 8

Agenda – HARI PERTAMA HARI PERTAMA Waktu

Topik

09:00 – 09:20

Perkenalan dan Gambaran Umum tentang Modul serta Tujuan

09:20 – 10:00

Icebreaker

10:00 – 10:15

Pengukuran Pengetahuan Prapelatihan

10:15 – 10:30

Rehat

10:30 – 11:00

Sesi 1: Pengenalan tentang Tahapan-Tahapan dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa dan Tahap Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

11:00 – 11:30

Kegiatan 1: Curah Pendapat dalam Kelompok: Tanggung jawab Tim Pengadaan dan Tim Teknis

11:30 – 12:00

Sesi 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:30

Kegiatan 1: Latihan Praktis: Merencanakan Nilai Keuangan dan Tingkat Risiko

Kegiatan 2: Latihan Praktis: Menggambar Simbol 13:30 – 14:15

Sesi 3: Langkah 1 - Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

14:15 – 14:45

Kegiatan 1: Skenario Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan 1: Permainan Balon Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya-Jawab

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 9

Agenda – HARI KEDUA HARI KEDUA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1: Peserta membahas, merangkum dan mempresentasikan apa yang dipelajari pada Hari Pertama

09:40 – 10:25

Sesi 4: Langkah 2 - Analisis Kebutuhan

10:25 – 10:45

Kegiatan 1: Latihan Berbasis Skenario: Pengadaan Kendaraan Baru

10:45 – 11:00

Rehat

11:00 – 12:00

Kegiatan 2: Curah Pendapat dan Menyusun Presentasi: Apa yang ingin Anda beli? Kegiatan 3: Mengidentifikasi Opsi-Opsi Alternatif untuk Memenuhi Kebutuhan dengan Memuaskan

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 5: Langkah 3 - Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

13:45 – 14:45

Kegiatan 1: Faktor-Faktor Pasar Penyedia Barang/Jasa sebagai Bahan Pertimbangan Kegiatan 2: Latihan Berbasis Skenario: Riset Pasar

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 16:00

Kegiatan 1: Menulis Cerita Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif Sesi Tanya-Jawab

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 10

Agenda – HARI KETIGA HARI KETIGA Waktu

Topik

09:00 – 09:10

Pembukaan

09:10 – 09:40

Kegiatan 1: Peserta membahas, merangkum dan mempresentasikan apa yang dipelajari pada Hari Kedua

09:40– 10:45

Sesi 6: Langkah 4 - Identifikasi Risiko Kegiatan 1: Mengidentifikasi Kategori Risiko

10:45 – 11:00

Rehat

11:00 – 12:00

Kegiatan 2: Penyebab Risiko dan Strategi Mitigasi Kegiatan 3: Studi Kasus: Pengadaan Armada Kendaraan

12:00 – 13:00

Ishoma

13:00 – 13:45

Sesi 7: Langkah 5 - Menentukan Metode Pengadaan

13:45 – 14:45

Kegiatan 1: Latihan Berbasis Skenario: Opsi-Opsi Pengadaan Barang/Jasa Kegiatan 2: Latihan Berbasis Skenario: Pembelian Komputer untuk Sekolah

14:45 – 15:00

Rehat

15:00 – 15:45

Kegiatan 1: Jeopardy Sesi Tanya-Jawab Pengukuran Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan

15:45 – 16:00

Rangkuman Poin-Poin Penting dalam Modul dan Penutupan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 11

Perkenalan Fasilitator

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 12

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1 Icebreaker

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 13

Pengukuran Pengetahuan Prapelatihan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 14

REHAT

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º SESI 1 - PENGENALAN TENTANG TAHAPAN DALAM PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DAN TAHAP PERENCANAAN PENGADAAN BARANG/JASA SLIDE 1

Sesi 1

Pengenalan tentang Tahapan Proses Pengadaan Barang/Jasa dan Tahap Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

Proyek Modernisasi Pengadaan 1

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: â&#x20AC;˘ Mengidentifikasi tahapan proses pengadaan barang/jasa â&#x20AC;˘ Mengetahui dan memahami langkah-langkah penting dalam tahap Perencanaan pengadaan barang/jasa â&#x20AC;˘ Menentukan tugas dan tanggung jawab para pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses pengadaan barang/jasa

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 3

Gambaran umum: tahapan proses pengadaan Pengadaan memiliki proses yang rumit, tetapi terstruktur dengan baik dan melibatkan banyak pihak dalam setiap tahap. Proses pengadaan terdiri dari tahapan berikut ini : Tahapan Proses Pengadaan 1

2 Perencanaan Pengadaan

Penyusunan Dokumen Pengadaan

4 Evaluasi & Pemberian Kontrak

Administrasi & Pengelolaan Kontrak

Prinsip-prinsip pengadaan sangat penting untuk ditaati pada setiap tahap dalam proses pengadaan barang/jasa; Namun, landasan untuk mematuhi dan menerapkan prinsip-prinsip pengadaan dibangun pada tahap perencanaan pengadaan. 3

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 4

Perencanaan pengadaan Diawali dengan identifikasi kebutuhan dan diakhiri dengan publikasi dokumen pengadaan

Langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan dalam tahap â&#x20AC;&#x153;Perencanaan Pengadaanâ&#x20AC;??

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 5

Langkah-langkah pada tahap perencanaan pengadaan 1

Perencanaan Pengadaan

Penyusunan Dokumen Pengadaan

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

2 Analisis Kebutuhan 3 Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa 4 Identifikasi Risiko 5 Menentukan Metode Pengadaan

Evaluasi & Pemberian Kontrak

4 Administrasi & Pengelolaan Kontrak

 Persiapan dan penyusunan awal

 Menelaah sifat dan skala kebutuhan  Memahami pasar penyedia barang/jasa dan barang/jasa yang dapat ditawarkan  Mengidentifikasi risiko dan strategi untuk memitigasi risiko yang mungkin timbul  Menentukan metode untuk melakukan pendekatan ke pasar

Berbagai pemangku kepentingan terlibat dalam sebagian besar tahapan proses pengadaan dan dalam tahap perencanaan pengadaan *Langkah-langkah pada tahap perencanaan pengadaan akan didiskusikan dengan terperinci di sesi selanjutnya dalam modul pelatihan ini.

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 6

Tanggung jawab utama dalam proses pengadaan barang/jasa • Melakukan dan melaksanakan proses pengadaan • Menerapkan prinsip-prinsip pengadaan dan melindungi proses pengadaan agar terhindar dari korupsi dan kecurangan • Menjalankan proses dan prosedur yang adil, kompetitif, dan transparan – memberikan kontrak kepada kontraktor/konsultan yang mengajukan penawaran atau proposal terbaik • Melakukan administrasi kontrak setelah pemberian kontrak kepada pemenang

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 7

Keahlian teknis yang diperlukan Para ahli teknis juga terlibat dalam proses pengadaan (khususnya pada tahap perencanaan) â&#x20AC;˘ Membantu menentukan kebutuhan yang diperlukan Para ahli teknisâ&#x20AC;Ś â&#x20AC;˘ Bekerja sama dengan konsultan/kontraktor setelah penandatanganan kontrak â&#x20AC;˘ Mengawasi pengelolaan proyek (menyetujui hasil kerja, laporan, dan lain sebagainya) Contohnya, dalam pengadaan untuk konstruksi jalan, para ahli teknis dapat berasal dari departemen perhubungan, yang tanggung jawabnya mencakup pembangunan dan pemeliharaan jalan. Mereka inilah yang akan mempersiapkan spesifikasi teknis, ruang lingkup pekerjaan, dan gambar desain konstruksi jalan yang terlampir pada dokumen pengadaan karena mereka adalah para ahli teknis (insinyur jalan dan jembatan) yang mengetahui rincian teknis untuk pembangunan jalan. 7

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 8

Mengapa koordinasi yang efektif antar berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses pengadaan barang/jasa sangat diperlukan selama berlangsungnya seluruh proses pengadaan barang/jasa?

Apa saja beberapa tanggung jawab dari berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses pengadaan barang/jasa selama berlangsungnya seluruh proses pengadaan barang/jasa?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 9

Tanggung jawab dalam tahap perencanaan Koordinasi yang efektif antar berbagai pemangku kepentingan pada tahap perencanaan sangat penting : Ahli Teknis

Pengelola Pengadaan

 Mempersiapkan, menyusun atau mengawasi penyusunan ruang lingkup pekerjaan (SOW), kerangka acuan kerja (TOR), atau spesifikasi teknis  perkiraan harga  Memberikan masukan dalam penyusunan persyaratan kualifikasi dan kriteria evaluasi dan susunan panitia evaluasi  Meninjau komponen teknis dalam dokumen pengadaan sebelum dipublikasikan

 Menyusun rencana pengadaan berdasarkan masukan dari ahli teknis  Menyusun rencana pelaksanaan pengadaan (PIP) setiap pengadaan yang akan dilakukan termasuk rincian jadwal semua tindakan yang akan diambil  Menyusun dokumen pengadaan berdasarkan masukan dari ahli teknis  Merancang dan mempublikasikan iklan dan melakukan riset pasar

Koordinasi Koordinasi

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 10

Terima kasih! Ada Pertanyaan?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 11

Kegiatan Interaktif No. 1-1-1 Tanggung Jawab Pengelola Pengadaan dan Ahli Teknis

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º SESI 2 - MERENCANAKAN PENGADAAN SEDERHANA Slide 1

Sesi 2

Merencanakan Pengadaan Sederhana

Proyek Modernisasi Pengadaan 1

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini Anda akan dapat: • Memahami perencanaan pengadaan sederhana • Memahami pentingnya tahap perencanaan dalam proses pengadaan • Mengidentifikasi unsur-unsur penting dalam perencanaan pengadaan • Mengidentifikasi berbagai dokumen yang dihasilkan dalam tahap perencanaan pengadaan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 3

Merencanakan pengadaan sederhana: gambaran umum â&#x20AC;˘ Baik pengadaan kompleks maupun pengadaan sederhana membutuhkan perencanaan â&#x20AC;˘ Tokoh-tokoh berpengaruh sepanjang sejarah mengemukakan bahwa gagal merencanakan berarti merencanakan kegagalan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 4

Pengadaan sederhana Merencanakan pengadaan sederhana berarti: â&#x20AC;˘ Melakukan persiapan dan menyetujui pengadaan barang, jasa atau pekerjaan konstruksi yang: â&#x20AC;&#x2019; nilainya rendah â&#x20AC;&#x2019; risikonya rendah

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 5

TINGKAT RISIKO

Menentukan pengadaan sederhana

RISIKO TINGGI NILAI RENDAH

RISIKO TINGGI NILAI TINGGI

PENGADAAN SEDERHANA

RISIKO RENDAH NILAI RENDAH

RISIKO RENDAH NILAI TINGGI

NILAI PEMBELANJAAN 5

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 6

Apa saja contoh pengadaan sederhana?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 7

Apa yang dipertimbangkan ketika merencanakan suatu pengadaan?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 8

Unsur-unsur dalam perencanaan pengadaan Unsur-unsur yang penting

• Perencanaan pengadaan mengidentifikasi antara lain: ‒ barang/jasa yang akan dibeli ‒ riset dan analisis pasar ‒ metode pengadaan dan persyaratan pembelian ‒ persyaratan kualifikasi dan kriteria evaluasi ‒ penyusunan perkiraan harga ‒ penyusunan spesifikasi teknis, ruang lingkup pekerjaan, kerangka acuan ‒ pembentukan pedoman evaluasi, susunan panitia evaluasi, dll. Unsur-unsur ini terdapat dalam dokumen yang dihasilkan dalam tahap perencanaan 8

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 9

Dokumen yang dihasilkan selama tahapan perencanaan

Seringkali disusun secara bersamaan

I. Rencana Pengadaan

II. Pengumuman Rencana Umum Pengadaan III. Rencana Pelaksanaan Pengadaan IV. Ruang Lingkup Pekerjaan/Kerangka Acuan Kerja /Spesifikasi Teknis V. Perkiraan Harga

VI. Dokumen Pengadaan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 10

Terima kasih! Ada pertanyaan?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 11

Kegiatan Interaktif No. 1-2-1 Menentukan Nilai Pengadaan dan Tingkat Risikonya

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 12

Kegiatan Interaktif No. 1-2-2 Menggambar Simbol

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º SESI 3 - MENENTUKAN RUANG LINGKUP KEGIATAN PENGADAAN Slide 1

Sesi 3

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Proyek Modernisasi Pengadaan 1

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 2

Tujuan Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: • Mengetahui tugas-tugas yang dilakukan untuk menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan barang/jasa • Mengetahui siapa yang menetapkan tujuan dan mengidentifikasi kebutuhan • Mendefinisikan dan memberi contoh kebutuhan • Menentukan bagaimana cara mengidentifikasi para pemangku kepentingan • Mengetahui langkah-langkah untuk menyusun anggaran dan menetapkan jadwal 2

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 3

Tugas-tugas untuk menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan barang/jasa 1 Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

3 Analisis Kebutuhan

LANGKAH: 1

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

Identifikasi Risiko

5 Menentukan Metode Pengadaan

TUGAS-TUGAS UNTUK MENENTUKAN RUANG LINGKUP KEGIATAN PENGADAAN BARANG/JASA

 TUGAS 1: Menetapkan tujuan dan mengidentifikasi kebutuhan  TUGAS 2: Mengidentifikasi pemangku kepentingan

 TUGAS 3: Menetapkan syarat tata kelola  TUGAS 4: Menetapkan jadwal  TUGAS 5: Menyusun anggaran 3

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 4

Tugas 1: Menentukan tujuan dan mengidentifikasi kebutuhan • Tujuan pengadaan ditentukan oleh pejabat senior ‒ Tujuan pengadaan berkaitan dengan tujuan instansi pengadaan secara keseluruhan ‒ Misalnya, keputusan untuk perbaikan jalan raya di suatu negara biasanya diambil oleh pemerintah dan pejabat senior yang berwenang di instansi pengadaan • Identifikasi kebutuhan dilakukan oleh pemangku kepentingan utama dan harus sesuai dengan tujuan pengadaan yang telah ditentukan ‒ Warga negara, pengendara kendaraan bermotor, badan pariwisata, perusahaan transportasi dan logistik dapat menjadi pemangku kepentingan utama yang mengidentifikasi adanya kebutuhan perbaikan jalan raya di suatu negara. 4

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 5

IApa saja kemungkinan kebutuhan yang dapat timbul dari tujuan untuk menjaga kebersihan dan kerapian kota?

Please turn to the activity book at the end of your manual

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 6

Tugas 2: Mengidentifikasi pemangku kepentingan Pemangku kepentingan adalah seorang individu atau organisasi yang: Memiliki kepentingan dan atau terlibat dalam pengadaan â&#x20AC;˘

Memberikan pengaruh terhadap pengadaan

Secara langsung atau tidak langsung terdampak oleh pengadaan

Mengidentifikasi pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses pengadaan sangat penting dilakukan karena: â&#x20AC;&#x2019; Pemangku kepentingan dapat mendukung kegiatan pengadaan dengan memberikan saran dan informasi yang penting â&#x20AC;&#x2019; Pelibatan pemangku kepentingan dapat memfasilitasi tercapainya tujuan 6

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 7

Tugas 2: Mengidentifikasi pemangku kepentingan (lanjutan) dalam Model RACI •

Untuk setiap tugas yang dilakukan, setiap pemangku kepentingan dapat menjadi pihak yang: ‒ Responsible (Bertanggung Jawab) ‒ Accountable (Dimintai Pertanggungjawaban) ‒ Consulted (Dimintai konsultasi) ‒ Informed (Diberikan informasi)

•

Model “RACI” di atas dapat digunakan untuk mengidentifikasi tingkat tanggung jawab dari setiap pemangku kepentingan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 8

Activity

Siapa saja Pemangku Kepentingan yang terkait dengan perencanaan pengadaan?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 9

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 10

Tugas 3: Menetapkan syarat tata kelola • Tata kelola merujuk pada kebijakan dan prosedur untuk menjalankan kegiatan pengadaan yang adil, efektif, dan efisien serta menjunjung tinggi standar kejujuran dan akuntabilitas • Unsur-unsur penting terkait dengan tata kelola – Kepatuhan – Pelaporan dan pemantauan – Probity (kesesuaian dengan prinsip dan etika)

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 11

Tugas 3: Menetapkan syarat tata kelola (lanjutan)

rendah

Tingkat Tata Kelola

tinggi

Tingkat tata kelola berbanding lurus dengan tingkat kompleksitas pengadaan barang/jasa yang dilakukan!

rendah

Kompleksitas Pengadaan

tinggi

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 12

Tugas 4: Menetapkan jadwal â&#x20AC;˘ Jadwal merupakan rencana untuk melakukan tugastugas tertentu â&#x20AC;˘ Tugas yang perlu dilaksanakan dan kerangka waktu terkait dengan pelaksanaan tugas tersebut ditunjukkan pada jadwal â&#x20AC;˘ Penetapan jadwal memfasilitasi penyelesaian kegiatan pengadaan barang/jasa

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 13

Tugas 4: Menetapkan jadwal (lanjutan) • Dalam proses pengadaan, langkah-langkah kegiatan digabungkan ke dalam jadwal pengadaan • Sebagian besar langkah-langkah kegiatan pengadaan memiliki urutan alur yang logis • Jadwal disusun dengan mempertimbangkan risiko dan nilai dari barang/jasa yang akan dibeli • Proses pengadaan mencakup penerapan tata kelola dan pengendalian dalam setiap tahap yang penting • Jadwal pengadaan harus disepakati dengan para pemangku kepentingan dan ditelusuri secara aktif Ilustrasi

Perencanaan Pengadaan 1 - 4 minggu

Proses Pengadaan 3 - 6 minggu

Evaluasi & Pemberian Kontrak 2 - 6 minggu

6 – 16 minggu

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 14

Tugas 4: Menetapkan jadwal (lanjutan) • Setiap pengadaan barang/jasa yang akan dilakukan memiliki jadwal yang berbeda • Beberapa tugas yang dapat dipertimbangkan dalam penetapan jadwal pengadaan barang/jasa adalah: ‒ ‒ ‒ ‒ ‒ ‒

Menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan Tugas lain terkait perencanaan pengadaan Menyusun rancangan undangan lelang Menentukan jangka waktu untuk menanggapi lelang Mengevaluasi dan memberikan persetujuan Melakukan negosiasi dan melaksanakan kontrak untuk menyelesaikan pekerjaan 14

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 15

Activity Apa

yang dimaksud dengan anggaran?

Seberapa pentingkah anggaran dalam perencanaan pengadaan?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 16

Tugas 5: Menyusun Anggaran • Apa yang dimaksud dengan anggaran? ‒ Batasan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan barang atau jasa • Seberapa pentingkah anggaran? – Anggaran yang telah disetujui memastikan dana yang terbatas dapat dialokasikan dengan tepat untuk berbagai prioritas yang dimiliki pemerintah – Anggaran dapat menentukan bagaimana kebutuhan dapat dipenuhi, sehingga dapat mendorong pemikiran inovatif (misalnya, mendapat hasil yang lebih maksimal dengan menggunakan dana yang ada) Pastikan bahwa anggaran disetujui oleh pihak berwenang yang tepat 16

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 19

Terima kasih! Ada pertanyaan?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 20

Kegiatan Interaktif No. 1-3-1 Skenario Menentukan Ruang Lingkup

Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku panduan Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º HARI PERTAMA - MERANGKUM KEGIATAN Slide 1

Kegiatan Interaktif No. 1-0-2 Permainan Balon

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku panduan Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 2

Kegiatan Interaktif No. 1-0-3 Uji Pengetahuan Interaktif

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku panduan Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º HARI KEDUA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI PERTAMA Slide 1

Kegiatan Interaktif No. 2-0-1 Mendiskusikan Hal yang Dipelajari pada Hari Pertama

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º SESI 4 - ANALISIS KEBUTUHAN Slide 1

Sesi 4

Analisis Kebutuhan

Proyek Modernisasi Pengadaan 1

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 2

Tujuan â&#x20AC;˘ Mengetahui dan memahami tugas-tugas dalam analisis kebutuhan â&#x20AC;˘ Memahami sifat dan skala kebutuhan â&#x20AC;˘ Menelaah opsi-opsi untuk memenuhi kebutuhan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 3

Tugas-tugas dalam langkah “analisis kebutuhan” 1

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

2 Analisis Kebutuhan

4 Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

Identifikasi Risiko

Menentukan Metode Pengadaan

TUGAS-TUGAS DALAM ANALISIS KEBUTUHAN

LANGKAH : 2 Analisis Kebutuhan

 TUGAS 1: Memahami kebutuhan dengan menetapkan persyaratan

 TUGAS 2: Menelaah sifat dan skala kebutuhan  TUGAS 3: Menganalisis (menimbang) opsi-opsi untuk memenuhi kebutuhan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 4

Tugas 1: Memahami kebutuhan • Untuk memulai suatu perencanaan pengadaan pengelola pengadaan perlu mengetahui dengan pasti: ‒ Barang apa yang perlu dibeli? ‒ Kapan barang/pekerjaan konstruksi/jasa dibutuhkan? ‒ Berapa anggaran yang dibutuhkan? • Untuk memahami kebutuhan, entitas pengadaan perlu menetapkan persyaratan pengadaan • Analisis kebutuhan adalah dokumen berisi jawaban atas pertanyaan di atas yang membantu menentukan persyaratan pengadaan • Analisis kebutuhan dilakukan untuk menetapkan barang/pekerjaan konstruksi/jasa yang dibutuhkan pada suatu saat tertentu 4

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 5

Tugas 1: Memahami kebutuhan – Menetapkan persyaratan • Ketika membuat perencanaan, persyaratan yang terperinci tidak perlu ditetapkan

• Namun, persyaratan dasar minimum perlu ditentukan • Apabila persyaratan dasar minimum tidak ditetapkan dengan benar, kemungkinan besar kebutuhan (misalnya, untuk keamanan) tidak dapat terpenuhi dan tidak sesuai dengan tujuan yang ditetapkan • Selain itu, jika persyaratan yang ditetapkan tidak memadai barang/jasa yang tersedia di pasar tidak dapat dipahami dengan tepat 5

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 6

•

Tugas 1: Memahami kebutuhan – Menetapkan persyaratan (lanjutan)

Beberapa pertanyaan yang perlu dibahas ketika menetapkan persyaratan: ‒ ‒ ‒ ‒ ‒ ‒ ‒ ‒ ‒ ‒

Barang/jasa apa yang dapat memenuhi kebutuhan dan selaras dengan tujuan? Apakah berupa barang atau jasa saja, atau ‘paket’ (mis. barang berikut jasa)? Apakah sudah mempertimbangkan barang/jasa alternatif? Apa pertimbangan yang utama? Mis. kesinambungan, lead times (waktu tunggu), kualitas, life-cycle cost (biaya siklus hidup produk), dsb. Apakah ada opsi-opsi lain yang lebih berkesinambungan untuk memenuhi kebutuhan? Apakah sumber daya yang tersedia di dalam telah dipertimbangkan (daripada membeli) Berapa anggaran saat ini atau anggaran tahunan atau perkiraan anggaran untuk belanja barang/jasa? Apakah ada persyaratan untuk penyediaan barang/jasa, instalasi, pemeliharaan dan/atau pelatihan? Persyaratan apa yang bersifat wajib dan apa yang semata-mata merupakan keinginan? Apakah ada kebijakan pemerintah atau komitmen yang membatasi opsi-opsi? 6

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 7

Tugas 1: Memahami kebutuhan – Menetapkan persyaratan (lanjutan) • Pikirkan persyaratan untuk kebutuhan berikut ini: ‒ pagar ‒ komputer ‒ mesin fotokopi ‒ penyejuk ruangan (AC) Perhatikan bagaimana definisi persyaratan untuk kebutuhan tersebut akan berbeda-beda tergantung pada tujuan dan kebutuhannya.

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 8

Tugas 2: Memahami sifat dan skala kebutuhan •

Untuk memahami sifat dan skala kebutuhan, perlu dipahami terlebih dahulu tentang seberapa banyak barang/pekerjaan konstruksi/jasa yang perlu diperoleh entitas pengadaan melalui pengadaan yang bersifat rutin, musiman atau pengadaan yang dilakukan satu kali saja untuk memenuhi tujuannya

•

Pertanyaan berikut ini harus diajukan untuk menentukan sifat dan skala kebutuhan ‒ Sampai sejauh mana/seberapa sering barang/jasa digunakan? ‒ Apakah kebutuhan tersebut berlangsung terus atau kadangkadang? ‒ Apakah kebutuhan tersebut untuk sementara waktu saja atau bersifat rutin? ‒ Apakah kebutuhan berfluktuasi pada waktu-waktu tertentu? 8

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 9

Tugas 3: Opsi-opsi untuk memenuhi kebutuhan •

Pertanyaan yang perlu diajukan untuk menentukan apakah pengadaan perlu dilakukan atau tidak: ‒ Apakah kegiatan pengadaan benar-benar diperlukan? ‒ Apakah kebutuhan dapat dipenuhi dengan barang/jasa yang ada? ‒ Apakah kebutuhan dapat dipenuhi oleh penyedia barang/jasa yang ada (yang memiliki kontrak payung)? ‒ Apakah barang/jasa alternatif dapat digunakan? ‒ Apakah barang/jasa pengganti dapat digunakan? ‒ Apakah kebutuhan dapat dikurangi?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 10

Terima kasih! Ada pertanyaan?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 11

Kegiatan Interaktif No. 2-4-1 Pengadaan Kendaraan Baru

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku petunjuk Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 12

Kegiatan Interaktif No. 2-4-2 Apa yang akan Anda Beli?

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku petunjuk Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 2-4-3 Mengidentifikasi Opsi-Opsi Alternatif

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku petunjuk Anda

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º SESI 5 - ANALISIS PASAR PENYEDIA BARANG/JASA Slide 1

Sesi 5

Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

Procurement Modernization Project 1

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 2

Tujuan â&#x20AC;˘ Memahami tentang analisis pasar penyedia barang/jasa â&#x20AC;˘ Mempelajari faktor-faktor terkait pasar penyedia barang/jasa untuk dipertimbangkan â&#x20AC;˘ Memahami metode-metode analisis pasar penyedia barang/jasa

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 3

Tugas-tugas dalam “analisis pasar penyedia barang/jasa 1 Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan

2 Analisis Kebutuhan

Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

Identifikasi Risiko

Menentukan Metode Pengadaan

TUGAS-TUGAS DALAM ANALISIS PASAR PENYEDIA BARANG/JASA

LANGKAH: 3

 TUGAS 1: Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan terkait pasar penyedia barang/jasa  TUGAS 2: Metode-metode analisis pasar penyedia barang/jasa

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 4

Activity

Faktor-faktor pasar penyedia barang/jasa apa saja yang harus dipertimbangkan ketika merencanakan pengadaan? barang/jasa?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 5

Tugas 1: Faktor-faktor pasar penyedia barang/jasa sebagai bahan pertimbangan • Jumlah penyedia barang/jasa dan kontrol yang dilakukannya terhadap pasar (struktur pasar) Monopoli Oligopoli Persaingan Monopolistik Persaingan sempurna

‒ ‒ ‒ ‒

Kontrol pasar Kompetisi sempurna

persaingan monopolistik

oligopoli

Jumlah kompetitor

monopoli

kecil

besar

kecil

• Tingkat persaingan dan faktor-faktor penting yang membedakannya

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 6

Tugas 1: Faktor-faktor pasar penyedia barang/jasa sebagai bahan pertimbangan (lanjutan) Bagaimana caranya agar penyedia barang/jasa yang tersedia di pasar tertarik untuk berpartisipasi? Pasar penyedia barang/jasa hanya tertarik oleh prosedur pengadaan barang/jasa yang adil, terbuka dan transparan yang mencakup dokumentasi pengadaan nonrestriktif, dokumen persyaratan kualifikasi dan dokumen kontrak; prosedur evaluasi yang adil dan objektif juga penting. â&#x20AC;&#x2019; Nilai belanja proporsional dengan pembelian yang dilakukan oleh pembeli lainnya â&#x20AC;&#x2019; Nilai belanja proporsional dengan penghasilan penyedia barang/jasa â&#x20AC;&#x2019; Opsi-opsi yang dihasilkan dan daya tawar â&#x20AC;&#x2019; Nilai tinggi sebagai pelanggan = peluang maksimum untuk mendapatkan nilai untuk uang

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 7

Tugas 1: Faktor-faktor pasar penyedia barang/jasa sebagai bahan pertimbangan (lanjutan) â&#x20AC;˘ Pelanggan bernilai tinggi memiliki posisi yang kuat sehingga konsep nilai untuk uang lebih memungkinkan untuk dicapai!

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 8

Tugas 1: Faktor-faktor pasar penyedia barang/jasa sebagai bahan pertimbangan (lanjutan) â&#x20AC;˘ Sifat rantai pasokan (proses untuk menyediakan barang/jasa) â&#x20AC;&#x2019; Apakah rantai pasokan mencakup, misalnya, agen, pedagang besar, distributor, atau reseller? â&#x20AC;&#x2019; Apakah penyedia barang/jasa berasal dari tingkat lokal, regional atau internasional? â&#x20AC;&#x2019; Apakah ada risiko bahwa ketersediaan barang/jasa berfluktuasi dari waktu ke waktu?

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 9

Tugas 1: Faktor-faktor pasar penyedia barang/jasa sebagai bahan pertimbangan (lanjutan) • Hal-hal terkait lainnya (keberlanjutan, politik, teknologi…) ‒ Apakah keberlanjutan dapat berdampak pada ketersediaan, harga, atau kualitas barang/jasa yang diperlukan? ‒ Apakah perlu menyadari bahwa budaya perlu dijadikan bahan pertimbangan? ‒ Apakah kebijakan atau undang-undang memengaruhi penyedia barang/jasa? ‒ Apakah akan melibatkan hubungan perdagangan antarpemerintah? ‒ Apakah tren teknologi dapat mengakibatkan barang menjadi tertinggal teknologinya? 9

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 10

Tugas 2: Metode untuk menganalisis pasar penyedia barang/jasa â&#x20AC;˘ Analisis pasar dapat dilakukan berdasarkan pengalaman pribadi â&#x20AC;&#x201C; Misalnya, seorang pengelola pengadaan mungkin memiliki pengetahuan yang baik tentang telepon genggam yang tersedia di pasar

â&#x20AC;˘ Namun demikian ada berbagai cara untuk melakukan analisis pasar penyedia barang/jasa yang perlu digunakan

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 11

Metode apa yang akan Anda gunakan untuk menganalisis pasar penyedia barang/jasa?

100

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 12

Tugas 2: Metode analisis pasar penyedia barang/jasa (lanjutan) Riset dalam jaringan (online) Badan-badang industri Publikasi khusus industri Riset pasar independen dan pelaporan Riset pasar khusus Badan-badan pemerintah, milik pemerintah atau di bawah pemerintah • Penjajakan pasar • Surat kabar dan media lainnya • Laporan tahunan dan publikasi perusahaan lainnya • • • • • •

101

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 13

Apa saja kekuatan dan kelemahan setiap metode analisis pasar yang diidentifikasi?

102

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 14

Tugas 2: Metode analisis pasar penyedia barang/jasa (lanjutan) Metode

Kekuatan

Kelemahan

Riset online

• Cepat • Data yang mendalam dan luas • Efektif dari segi biaya • Dapat diakses

• Bisa memakan waktu lama untuk menyaring data • Data mungkin kurang akurat/kurang dapat diandalkan • Kontennya tidak selalu diperbarui

Badan-badan Industri

• Informasi khusus di kalangan industri

• Mungkin tidak dapat segera diakses • Mungkin tidak gratis

Publikasi khusus industri

• Dipublikasikan secara rutin • Dapat segera diakses • Khusus tentang industri

• Mungkin tidak gratis

Riset pasar independen/pelaporan

• Pilihan yang komprehensif • Data yang luas

• Data mungkin tidak spesifik • Umumnya tidak gratis

Riset pasar oleh tenaga ahli

• Memiliki sasaran tertentu/khusus • Seringkali melibatkan survei

• Umumnya tidak gratis • Sasaran mungkin terlalu spesifik • Penyelesaiannya lamban

103

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 15

Tugas 2: Metode analisis pasar penyedia barang/jasa (lanjutan) Metode

Kekuatan

Kelemahan

Pemerintah

• Efektif dari segi biaya • Data yang sangat luas • Dapat diakses

• Hanya memberikan pandangan secara makro

Penjajakan pasar

•data yang sulit dikumpulkan melalui metode lain mungkin dapat dikumpulkan melalui metode ini • Efektif dari segi biaya

• Tidak ada jaminan akan berhasil • Data mungkin tidak dapat diandalkan • Mungkin memakan waktu lama

Surat kabar dan media lainnya

• Mudah diakses • Memiliki konten yang selalu diperbarui • Efektif dari segi biaya

• Informasi kurang dapat diandalkan

Laporan tahunan & publikasi perusahaan lainnya

• Informasi akurat • Informasi khusus • Mudah diakses

• Harus digabungkan dengan metode lain

104

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 16

Terima kasih! Ada pertanyaan?

105

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 2-5-1 FAKTOR-FAKTOR PASAR PENYEDIA BARANG/JASA YANG

PERLU DIPERTIMBANGKAN

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

106

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 2-5-2 LATIHAN BERBASIS SKENARIO: RISET PASAR

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

107

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º HARI KEDUA - MERANGKUM KEGIATAN SLIDE 1

Kegiatan Interaktif No. 2-0-2 Menulis Cerita

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

108

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 2

Kegiatan Interaktif No. 2-0-3 Uji Pengetahuan Interaktif

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

109

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º HARI KETIGA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA Slide 1

Kegiatan Interaktif No. 3-0-1 Mendiskusikan Hal yang Dipelajari pada Hari Kedua

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

110

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

111

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º SESI 6 - IDENTIFIKASI RISIKO

Slide 1

Sesi 6

Identifikasi Risiko

Proyek Modernisasi Pengadaan

112

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 2

Tujuan â&#x20AC;˘ Mendefinisikan dan memahami risiko â&#x20AC;˘ Memahami berbagai aspek pengelolaan risiko â&#x20AC;˘ Memahami pentingnya identifikasi risiko dalam perencanaan pengadaan barang/jasa â&#x20AC;˘ Memahami perlunya mengelola risiko (termasuk menilai dan memitigasi risiko)

113

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 3

Tugas-tugas dalam “identifikasi risiko” 1

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

2 Analisis kebutuhan

4 Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

Identifikasi Risiko

Menentukan Metode Pengadaan

TUGAS-TUGAS DALAM IDENTIFIKASI RISIKO

LANGKAH: 4 Identifikasi Risko

 TUGAS 1: Mendefinisikan dan mengidentifikasi risiko

 TUGAS 2: Menilai dan mengelola risiko

114

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 4

Risiko •

•

Risiko dapat didefinisikan sebagai: ‒ Peluang terjadinya sesuatu yang akan berdampak terhadap tujuan ‒ Risiko paling sering dikaitkan dengan akibat dan dampak negatif yang disebabkan oleh peristiwa yang tidak diinginkan ‒ Namun demikian, risiko dapat didefinisikan sebagai ketidakpastian hasil yang dapat diukur, baik peluang positif maupun dampak negatif Risiko adalah: ‒ Kemungkinan, peluang dan akibat yang ditimbulkan oleh terjadinya suatu peristiwa

115

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 5

Pentingnya identifikasi risiko •

Manfaat identifikasi dan pengelolaan risiko ‒ Risiko dapat didentifikasi, dimitigasi, dan dikelola guna memastikan kepatuhan terhadap prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa selama proses pengadaan ‒ Mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian atau peristiwa berbiaya tinggi ‒ Meningkatkan kemungkinan pemenuhan kebutuhan yang tepat waktu ‒ Meningkatkan hasil pengadaan yang strategis ‒ Melindungi kredibilitas dan reputasi

‒ Memberikan perlindungan yang lebih baik bagi aset dan sumber daya manusia ‒ Mengurangi adanya tuntutan litigasi

116

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 6

Activity

Apa saja risiko yang dapat timbul dalam pembelian barang melalui internet?

117

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 7

Activity Berdasarkan pengalaman Anda, jelaskan berbagai manfaat yang dihasilkan dari identifikasi risiko dalam proses pengadaan barang/jasa

118

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 8

Pentingnya identifikasi risiko (lanjutan) Menghilangkan semua risiko tidak mungkin dapat dilakukan. Namun, mengidentifikasi, mengelola dan memitigasi dampak merugikan yang mungkin ditimbulkan oleh risiko sangatlah penting untuk dilakukan!

119

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 9

Proses pengelolaan risiko Pengelolaan risiko adalah proses mengidentifikasi, melakukan penilaian dan menangani hal-hal yang dapat mengakibatkan timbulnya risiko

120

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 10

Identifikasi risiko dan kategori risiko • Risiko dapat dibagi menjadi tiga kategori umum: •

Dapat dicegah– Risiko yang dapat dimitigasi dan dicegah sebelum risiko tersebut menimbulkan masalah dalam pengadaan Contoh: Dokumentasi yang tidak baik dan analisis pasar yang tidak memadai, dll.

•

Strategis– Risiko yang harus berimbang dengan hasil, kebutuhan, dan tujuan pengadaan. Contoh: Rantai Pasokan, Biaya vs Kualitas, Anggaran, dll.

•

Eksternal– Risiko yang tidak dapat diprediksi atau dimitigasi, tetapi harus diketahui oleh pengelola pengadaan Contoh: Tsunami, Perubahan peraturan, dll.

121

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 11

Kegiatan Interaktif No. 3-6-1 Mengidentifikasi Kategori Risiko

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

122

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 12

Identifikasi risiko (lanjutan) •

Risiko dapat diidentifikasi dengan metode berikut ini ‒ Curah pendapat dengan tim Anda ‒ Wawancara, khususnya dengan pemangku kepentingan proyek atau penasihat teknis ‒ Menggunakan daftar periksa (check lists) ‒ Analisis SWOT (strengths/kekuatan, weaknesses/kelemahan, opportunities/peluang and threats/ancaman)

•

Analisis SWOT bertujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor internal dan eksternal yang dianggap penting untuk mencapai tujuan. Analisis SWOT mengelompokkan informasi menjadi dua kategori utama: ‒ faktor internal– kekuatan dan kelemahan internal bagi organisasi ‒ faktor eksternal – peluang dan ancaman yang disediakan oleh lingkungan eksternal bagi organisasi

123

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 13

Penilaian risiko Setelah diidentifikasi, kemungkinan dan dampak dapat digolongkan, yang berarti menilai risiko sebagaimana ditunjukkan oleh matriks di bawah ini

Kemungkinan Terjadi Mungkin

DAMPAK

Tidak Mungkin

Pasti

Sangat Besar Besar Kecil Risiko tinggi Risiko menengah Risiko rendah

124

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 14

Mitigasi risiko â&#x20AC;˘ Setelah identifikasi dan penilaian terhadap risiko tertentu telah dilakukan, risiko tersebut dapat dimitigasi â&#x20AC;˘ Beberapa risiko tertentu terdapat pada proses pengadaan barang/jasa (misalnya penundaan jadwal) â&#x20AC;˘ Risiko lain akan berkaitan dengan kegiatan selanjutnya setelah penyedia barang/jasa mendapatkan kontrak (misalnya mobilisasi atau pengelolaan kontrak yang sedang berjalan) â&#x20AC;&#x201C; Diperlukan rencana aksi terkait setiap risiko yang teridentifikasi dalam proses pengadaan untuk memitigasi kemungkinan terjadinya risiko tersebut beserta dengan akibat yang ditimbulkan/dampaknya 15

125

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 15

Contoh Rencana Mitigasi Risiko dalam Proses Perencanaan Pengadaan Risiko

Kemungkinan Konsekuensi

Mitigasi/Tindakan

Kebutuhan tidak dijelaskan dengan baik

Barang/jasa yang didapat melalui pengadaan tidak sesuai Dana terpakai dengan sia-sia Kebutuhan tidak terpenuhi

Menganalisis kebutuhan dengan akurat

Salah tafsir kebutuhan pengguna

Barang/jasa yang didapat melalui pengadaan sama sekali tidak dapat diterima Waktu terpakai sia-sia Biaya menjadi lebih tinggi Kemungkinan terjadi downtime (waktu yang tidak produktif)

Berkonsultasi dengan pengguna dengan lebih baik Menapatkan dokumen ruang lingkup pekerjaan dan perincian kebutuhan

Barang atau jasa tidak ditentukan dengan tepat

Kebutuhan tidak terpenuhi Waktu terpakai sia-sia Biaya menjadi lebih tinggi Kemungkinan terjadi downtime (waktu yang tidak produktif)

Memastikan spesifikasi sesuai dengan analisis kebutuhan Meningkatkan pengetahuan tentang barang/jasa yang tersedia di pasar Menggunakan spesifikasi yang sesuai dengan fungsi dan kegunaannya

Gagal mengidentifikasi calon penyedia barang/jasa

Kurangnya penawaran dari penawar yang sesuai

Meningkatkan proses perencanaan pengadaaan Meningkatkan pengetahuan tentang barang/jasa yang tersedia di pasar Mendorong kalangan industri untuk berpartisipasi dalam pengadaan

Masalah terkait dengan probity (kesesuaian dengan prinsip dan etika)

Biaya meningkat Sumber daya disalahgunakan Barang/jasa yang diperlukan tidak didapat Tindakan yang tidak etis

Menerapkan kebijakan, panduan, dan praktik yang terbaik Menjaga etika Meningkatkan pelatihan staf Menerapkan sistem pengendalian dan peninjauan yang sesuai Mempertimbangkan untuk menggunakan jasa penasihat probity Berkomunikasi dengan lebih baik dengan calon penyedia 16 barang/jasa

126

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 16

Terima kasih! Ada pertanyaan?

127

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 3-6-2 Penyebab Risiko dan Strategi Mitigasi

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

128

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 18

Kegiatan Interaktif No. 3-6-3 Studi Kasus: Pengadaan Armada Kendaraan Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

129

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

130

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

131

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;º SESI 7 - MENENTUKAN METODE PENGADAAN Slide 1

Sesi 7

Menentukan Metode Pengadaan Barang/Jasa

Proyek Modernisasi Pengadaan

132

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 2

Tujuan â&#x20AC;˘ Mengidentifikasi berbagai metode pengadaan barang/jasa â&#x20AC;˘ Menelaah faktor-faktor yang memengaruhi pemilihan metode pengadaan barang/jasa â&#x20AC;˘ Menggali kelebihan dan kekurangan metodemetode pengadaan barang/jasa yang ada â&#x20AC;˘ Menyebutkan tanggung jawab pengelola pengadaan dalam melayani kepentingan masyarakat

133

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 3

Tugas-tugas dalam “menentukan metode pengadaan barang/jasa” 1

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan

2 Analisis Kebutuhan

Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

4 Identifikasi Risiko

Menentukan Metode Pengadaan

LANGKAH:

TUGAS-TUGAS DALAM MENENTUKAN METODE PENGADAAN

Menentukan Metode Pengadaan

 TUGAS 1: Menelaah berbagai metode pengadaan barang/jasa

 TUGAS 2: Menentukan faktor-faktor apa saja yang memengaruhi pemilihan metode pengadaan barang/jasa

134

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 4

Metode pengadaan â&#x20AC;˘ Metode pengadaan adalah pendekatan yang digunakan untuk melibatkan pasar â&#x20AC;˘ Ketika penyedia barang/jasa diundang untuk memberikan penawaran, proses pengadaan barang/jasa dapat terjadi dalam berbagai cara â&#x20AC;˘ Dalam perencanaan pengadaan, metode pengadaan yang paling sesuai untuk setiap proyek harus dipertimbangkan dengan seksama

135

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 5

Metode pengadaan apa yang pernah Anda pertimbangkan dan gunakan pada saat Anda membeli barang keperluan pribadi Anda?

136

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 6

Faktor-faktor yang memengaruhi pemilihan metode pengadaan barang/jasa Faktor-faktor yang memengaruhi pemilihan metode pengadaan barang/jasa • Nilai barang; • Keadaan yang mendesak • Kompleksitas jasa; • Jenis barang/jasa pekerjaan konstruksi

137

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 7

Jenis-jenis metode pengadaan • Pelelangan Terbuka/Pelelangan Kompetitif: ‒ Melibatkan pengumuman kepada publik tanpa pembatasan penyedia barang/jasa mana yang dapat berpartisipasi ‒ Dapat diterapkan pada pengadaan barang/jasa berapapun nilainya ‒ Dapat diterapkan pada pekerjaan yang kompleks maupun yang tidak ‒ Dapat digunakan untuk pengadaan barang, jasa nonkonsultansi atau pekerjaan konstruksi



_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________

138

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 8

Jenis-jenis metode pengadaan (lanjutan) â&#x20AC;˘ Pelelangan Terbatas: â&#x20AC;&#x2019; Pelelangan terbatas pada dasarnya adalah pelelangan kompetitif dengan memberikan undangan langsung kepada beberapa penyedia barang/jasa tertentu yang memenuhi syarat tanpa pengumuman secara terbuka (jumlah penawar terbatas) â&#x20AC;&#x2019; Pelelangan terbatas dapat menjadi metode yang tepat apabila hal-hal berikut ini terjadi a) Jumlah penyedia barang/jasa terbatas b) Alasan khusus lainnya dapat menjadi pembenaran untuk tidak melakukan prosedur pelelangan kompetitif secara penuh â&#x20AC;&#x201C; Dapat digunakan untuk pengadaan barang, jasa nonkonsultan atau pekerjaan konstruksi

139

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 9

Jenis-jenis metode pengadaan (lanjutan) â&#x20AC;˘

Penunjukan langsung/Pemilihan langsung: â&#x20AC;&#x2019; Penunjukan langsung/pemilihan langsung tidak memberikan manfaat kompetisi secara penuh dari segi kualitas dan biaya, kurang transparan dalam hal pemilihan dan dapat mendorong praktik-praktik yang tidak dapat diterima â&#x20AC;&#x201C; membutuhkan justifikasi dan persetujuan dari pejabat di tingkat yang lebih tinggi â&#x20AC;&#x2019; Penunjukan langsung/pemilihan langsung mungkin tepat hanya apabila metode ini memberikan manfaat lebih dibandingkan metode kompetisi: a) Untuk tugas-tugas yang merupakan kelanjutan pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya b) Untuk kebutuhan yang mendesak dan darurat, misalnya dalam situasi tanggap bencana c) Untuk pengadaan bernilai kecil atau berjangka waktu singkat d) Apabila hanya ada satu perusahaan yang memenuhi syarat atau pengalaman yang sangat berguna untuk melakukan pekerjaan tersebut 9

140

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 10

Kegiatan Interaktif No. 3-7-1 Latihan Berbasis Skenario Latihan: Opsi-Opsi Pengadaan

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

141

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 11

Kegiatan Interaktif No. 3-7-2 Studi Kasus: Pembelian Komputer untuk Sekolah

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

142

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Slide 12

Kegiatan Interaktif No. 3-0-2 Jeopardy

Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda

143

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

►KEGIATAN HARI PERTAMA

Kegiatan No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1

Icebreaker Tujuan: 1. Melibatkan para peserta dalam percakapan yang dinamis 2. Membantu para peserta berinteraksi satu sama lain 3. Membangun hubungan (jaringan) Petunjuk untuk Peserta: Secara bergiliran lengkap setiap kalimat yang tertulis pada flipchart:  Jika Anda dapat memindahkan diri Anda seketika ke mana saja, ke mana Anda akan pergi dan mengapa?  Jika Anda harus menggambarkan diri Anda dalam tiga kata, kata tersebut adalah……  Kata-kata atau pesan apa yang Anda ingin taruh dalam kue keberuntungan (fortune cookie)?

144

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 1-1-1 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 1

Tanggung Jawab Pengelola Pengadaan dan Ahli Teknis Tujuan: 1. Untuk mengingat tanggung jawab dari ahli teknis dan pengelola pengadaan 2. Untuk mengetahui pentingnya koordinasi antara ahli teknis dan pengelola pengadaan Petunjuk untuk Peserta: 1. Anda akan dibagi ke dalam dua kelompokâ&#x20AC;&#x201C; Ahli teknis dan Pengelola Pengadaan 2. Dalam kelompok Anda, diskusikan tanggung jawab (ahli teknis atau pengelola pengadaan) yang harus dilaksanakan pada tahap perencanaan pengadaan dan langkah-langkah yang harus diambil untuk membuat perencanaan yang matang terkait dengan pengadaan peralatan pertolongan pertama dalam skenario yang diberikan. 3. Tulis jawaban di flip chart 4. Setelah selesai, bagikan jawaban Anda dan diskusikan kapan ahli teknis dan pengelola pengadaan akan perlu bekerja sama selama proses perencanaan pengadaan. SKENARIO

Kementerian Kesehatan memiliki kebutuhan untuk membeli 1000 peralatan pertolongan pertama untuk didistribusikan ke sekolah dasar di seluruh pulau Jawa. Peralatan ini dapat disediakan dari beberapa penyedia di seluruh Indonesia. Anggaran kementerian untuk pembelian peralatan ini sangat terbatas, tetapi pengelola pengadaan yakin jika ada cukup banyak penyedia yang mengajukan penawaran, peralatan pertolongan pertama yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan biaya yang sesuai dengan anggaran 145

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 1-2-1 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 1

Menentukan Nilai Pengadaan dan Tingkat Risikonya Tujuan: Untuk mengenali perbedaan antara pengadaan sederhana dan pengadaan kompleks. Petunjuk untuk Peserta: Gunakan grafik untuk menentukan nilai pengadaan dan tingkat risiko untuk contoh-contoh berikut ini.  Penyediaan gelang karet untuk keperluan kantor  Pembangunan persimpangan jalan utama  Penyediaan jasa kebersihan  Penyediaan dan instalasi susuran tangga.  Penyediaan dan instalasi infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi khusus  Penyediaan alat-alat berkebun dan barang-barang yang habis dipakai  Penyediaan papan tulis  Penyediaan monitor komputer  Pekerjaan perbaikan besar jembatan rel kereta api

146

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 1-2-2 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 2

Menggambar Simbol [Gambar Perencanaan Pengadaan] Tujuan: Untuk mengingat langkah-langkah dalam proses pengadaan barang/jasa Petunjuk untuk Peserta: 1. Mintalah peserta sendiri-sendiri untuk mempertimbangkan langkah-langkah dalam proses perencanaan pengadaan. 2. Mintalah mereka untuk membuat gambar tentang kegiatan yang dilakukan selama proses perencanaan pengadaan. Untuk setiap kegiatan, mereka harus menggambar sebuah simbol yang menurut mereka mewakili proses pengadaan tersebut, dan di bawah simbol tersebut identifikasikan pemangku kepentingan yang terlibat pada setiap tahap. 3. Mintalah peserta untuk berbagi gambar mereka dengan kelompoknya dan diskusikan mengapa mereka memilih simbol tersebut untuk mewakili prosesnya. 4. Kelompoknya akan mengusulkan dan memilih gambar favorit. Gambar favorit dari setiap kelompok akan dibagikan kepada para peserta. 5. Jelaskan bahwa semua kelompok akan memberikan suaranya untuk gambar favorit dan pemenangnya akan mendapat hadiah.

147

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 1-3-1 Hari 1 | Sesi 3 | Kegiatan 1

Skenario Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Tujuan: Agar peserta mampu menerapkan pemahaman mereka tentang menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan melalui skenario Petunjuk untuk Peserta: 1. Bacalah skenario berikut ini. 2. Berilah tanggapan atas pertanyaan ini: ď&#x201A;§ Identifikasikan pemangku kepentingan utama yang perlu dihubungi pengelola pengadaan dalam proses perencanaan pengadaan untuk perbaikan jalan. ď&#x201A;§ Jelaskan mengapa pengelola pengadaan perlu berinteraksi dengan masing-masing pemangku kepentingan tersebut. ď&#x201A;§ Apakah penawaran tersebut dapat diterima? Apakah ini masalah yang terkait dengan tahap perencanaan pengadaan 3. Anda akan mendiskusikan pertanyaan dan jawaban bersama seluruh peserta SKENARIO

Kantor Dinas Pekerjaan Umum sedang melakukan proses lelang untuk pekerjaan perbaikan jalan yang nilainya kecil. Spesifikasi dalam dokumen pengadaan mewajibkan penawar untuk 148

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

memasang marka berwarna kuning minimum 30 meter dari area jalan yang sedang diperbaiki pada saat pekerjaan perbaikan sedang berlangsung. Ada satu penawaran yang diajukan sesuai dengan persyaratan kecuali warna pada marka yang akan digunakan. Warna marka yang digunakan bukan warna kuning, tetapi warna hijau.

149

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 1-0-2 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 2

Permainan Balon Tujuan: Untuk mengingat apa yang dipelajari dalam sesi 1, 2, & 3 Petunjuk untuk Peserta: 1. Tulis pertanyaan di secarik kertas. 2. Masukkan satu pertanyaan ke dalam balon dan tiup balonnya. 3. Perwakilan kelompok memecahkan balon kelompok lain. 4. Diskusikan jawaban dari pertanyaan di dalam balon dan presentasikan jawaban Anda.

150

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 1-0-3 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 3

Uji Pengetahuan Interaktif Tujuan: Untuk mengingat apa yang dipelajari dalam sesi 1, 2, & 3 Petunjuk untuk Peserta: Angkat tangan Anda jika Anda mengetahui jawaban yang benar

151

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

152

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

153

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

► KEGIATAN HARI KEDUA

Kegiatan No. 2-0-1 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 1

Mendiskusikan, Merangkum, Mempresentasikan Tujuan: 1. Mengetahui apa pendapat peserta tentang pelatihan hari pertama. 2. Mengingat dan menyebutkan poin-poin penting pada Sesi 1, 2, dan 3.

Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A  Pada saat Anda masuk ruangan, Anda akan diberikan stiker  Tempel stiker Anda pada salah satu bagian flipchart yang dapat menggambarkan perasaan Anda terhadap Pelatihan pada Hari Pertama.  Pilihannya: Senang, Senang tetapi Kewalahan, Masih Bingung, dan Tidak Yakin dengan Perasaan Saya Kegiatan B  Anda akan bekerja dalam kelompok  Dalam kelompok Anda persiapkan presentasi berdurasi lima menit untuk merangkum poin-poin penting yang Anda pelajari pada hari pertama.

154

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 2-4-1 Hari 2 | Sesi 4 | Kegiatan 1

Pengadaan Kendaraan Baru Tujuan: Agar para peserta dapat mendemonstrasikan pengetahun tentang analisis kebutuhan dengan menganalisis skenario pengadaan. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bacalah skenario berikut ini dan jawablah pertanyaan berikut ini: ď&#x201A;§ Informasi apalagi yang harus diminta dari ahli teknis untuk lebih memahami kebutuhan entitas pengadaan? ď&#x201A;§ Pertanyaan apa yang mungkin Anda ajukan kepada ahli teknis untuk memperoleh kejelasan tentang spesifikasi? Spesifikasi kinerja yang mana yang harus diatur untuk menghindari masalah? 2. Anda akan mendiskusikan pertanyaan dan jawaban bersama-sama dengan seluruh peserta. SKENARIO

155

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kementerian Keuangan berencana untuk mengadakan 50 kendaraan baru untuk digunakan sendiri. Pengelola pengadaan di kementerian yang bertanggung jawab atas pengadaan memeriksa spesifikasi yang diberikan oleh ahli teknis kementerian dan mendapatkan bahwa spesifikasi tersebut disusun berdasarkan kendaraan produksi perusahaan tertentu.

156

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 2-4-2 Hari 2 | Sesi 4 | Kegiatan 2

Apa yang akan Anda Beli? Tujuan: Agar peserta dapat menunjukkan pengetahuan tentang analisis permintaan melalui kegiatan curah pendapat Petunjuk untuk Peserta: 1. Lakukan curah pendapat bersama kelompok Anda dan buatlah presentasi selama 10 menit tentang topik-topik berikut ini: ď&#x201A;§ Bersama kelompok Anda pililah satu barang yang akan Anda beli dan Bersama kelompok Anda, pilihlah barang yang akan Anda beli dan buatlah daftar faktorfaktor yang menggambarkan dengan pasti apa yang Anda akan beli. Pertimbangkan sebanyak-banyaknya faktor-faktor yang dibutuhkan untuk membeli apa yang Anda inginkan, misalnya ukuran, jenis, manfaat, kualitas, jadwal pengiriman. ď&#x201A;§ Ketika Anda berbelanja barang ini Anda menemukan beberapa barang yang memenuhi kebutuhan Anda. Bagaimana Anda memutuskan yang mana yang akan dibeli? Bagaimana Anda akan menentukan mana yang layak dibeli? 2. Pertanyaan untuk dipertimbangkan: ď&#x201A;§ Diskusikan apa yang telah Anda pelajari tentang ruang lingkup kegiatan pengadaan dan analisis pengadaan. Apa manfaat yang Anda peroleh untuk tugas Anda sehari-hari dari kegiatan ini?

157

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 2-4-3 Hari 2 | Sesi 4 | Kegiatan 3

Mengidentifikasi Opsi-Opsi Alternatif Tujuan: Agar peserta dapat mendemonstrasikan pengetahuan tentang analisis kebutuhan dengan menganalisis skenario pengadaan Petunjuk untuk Peserta: 1. Dalam kelompok kecil pertimbangkan barang/jasa di bawah ini yang dianggap sebagai â&#x20AC;&#x153;kebutuhanâ&#x20AC;? untuk menanggapi kebutuhan tertentu yang sebelumnya telah dipertimbangkan oleh pemangku kepentingan. ď&#x201A;§ Jasa petugas keamanan ď&#x201A;§ Jasa binatu 2. Identifikasi opsi-opsi alternatif untuk memenuhi kebutuhan berdasarkan barang/jasa pengganti yang dapat digunakan, mengurangi kebutuhan terhadap barang/jasa tersebut, dsb.

158

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 2-5-1 Hari 2 | Sesi 5 | Kegiatan 1

FAKTOR-FAKTOR PASAR PENYEDIA BARANG/JASA YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN Tujuan: Agar peserta mampu mempraktikkan pemahaman mereka tentang faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam analisis pasar penyedia barang/jasa Petunjuk untuk Peserta: 1. Pilihlah salah satu kategori pasar berikut a. Makanan Cepat Saji b. Mobil Hatchback c. Supermarket besar d. Telepon genggam 2. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor pasar yang ada, gunakan pengalaman pribadi Anda untuk melakukan analisis pasar secara umum dan singkat untuk kategori pasar yang dipilih 3. Tulis hasil analisis pasar di flip chart

159

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 2-5-2 Hari 2 | Sesi 5 | Kegiatan 2

LATIHAN BERBASIS SKENARIO: RISET PASAR Tujuan: Agar peserta dapat menerapkan pengetahuan mereka terkait dengan metode riset pasar dalam skenario yang diberikan Petunjuk untuk Peserta: Bacalah skenario di bawah ini dan diskusikan pertanyaan berikut dalam kelompok Anda: 1. Seberapa efektif dan bergunakah pendekatan ini? 2. Apa tindakan lain yang dapat diambil untuk mendapatkan informasi yang diperlukan? SKENARIO

Kementerian PU berencana untuk mengadakan pengadaan pipa dengan jenis yang sangat spesifik untuk menggantikan pipa lama yang didapatkan melalui pengadaan 40 tahun yang lalu. Sebelum dokumen pengadaan dipublikasikan, pengelola pengadaan untuk kementerian tersebut melakukan riset pasar untuk lebih memahami kondisi kompetitif di pasar. Pengelola pengadaan tersebut juga memeriksa apakah spesifikasi yang dibuat dan waktu untuk pengiriman dapat dipenuhi atau tidak. Pengelola pengadaan menyiapkan â&#x20AC;&#x153;Surat Riset Pasarâ&#x20AC;? yang dikirim ke lebih dari 80 penyedia dan pabrik pipa. Surat tersebut memuat spesifikasi teknis pipa tersebut dan 2 pertanyaan berikut: â&#x20AC;&#x153;Dalam persiapan penyusunan dokumen pengadaan dan untuk membuka kesempatan yang lebih luas bagi penyedia dan/atau pabrik, kementerian PU memohon informasi terkait dengan

160

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

ketersediaan pipa yang dijelaskan di bawah ini sesuai dengan standar yang ditentukan dan spesifikasi teknis yang tercantum atau standar dan spesifikasi yang setara.â&#x20AC;? 1. Dalam tanggapan Anda, berikan jawaban atas pertanyaan berikut: ď&#x201A;§

ď&#x201A;§

Apabila perusahaan Anda tertarik untuk mengajukan penawaran terkait dengan pengadaan ini? Cantumkan nomor telepon genggam dan alamat email Anda. Apabila perusahaan Anda tidak berminat, tolong berikan alasannya. Apakah Anda tertarik untuk mengajukan penawaran terkait dengan pengadaan ini? Cantumkan nomor kontak berupa nomor telepon genggam dan alamat email Anda

161

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 2-0-2 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 2

Menulis Cerita Tujuan: Untuk mengingat apa yang dipelajari padai hari kedua. Petunjuk untuk Peserta: 1. Kelompok Anda (sesuai dengan meja) akan menulis tanggapan yang terperinci terhadap skenario berikut ini: 2. Pada selembar kertas salah satu anggota kelompok menulis satu atau dua kalimat untuk memulai tanggapannya lalu menyerahkan kertas tersebut kepada peserta di sebelahnya. 3. Peserta di sebelahnya menulis satu atau kalimat lagi untuk meneruskan tanggapan yang sudah ada lalu memberikan kertas tersebut kepada peserta di sampingnya dan seterusnya sampai semua anggota di kelompok tersebut mendapat gilirannya masingmasing. 4. Apabila jumlah anggota kelompok tidak banyak, setiap anggota dapat memperoleh giliran dua kali menulis. 5. Setelah waktunya habis, setiap kelompok akan membacakan cerita mereka kepada semua kelompok lainnya. Skenario: h Anda adalah seorang pengelola pengadaan. Seorang ahli teknis meminta Anda untuk memulai suatu pengadaan baru. Nasihat apa yang akan Anda berikan kepada ahli teknis tersebut?

162

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 2-0-3 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 3

Uji Pengetahuan Interaktif Tujuan: Untuk mengingat kembali apa yang telah dipelajari pada sesi 1, 2, & Petunjuk untuk Peserta: Angkat tangan Anda jika Anda tahu jawabah yang benar

163

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

â&#x2013;ş KEGIATAN HARI KETIGA

Kegiatan No. 3-0-1 Hari 3 | Sesi 0 | Kegiatan 1

Mendiskusikan, Merangkum, Memaparkan Tujuan: 1. Mengetahui apa pendapat peserta tentang pelatihan hari kedua 2. Mengingat dan menyebutkan poin-poin penting pada Sesi 4 & 5 Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A 1. Pada saat Anda masuk ruangan, Anda akan diberikan stiker 2. Tempel stiker Anda pada salah satu bagian flipchart yang dapat menggambarkan perasaan Anda terhadap Pelatihan pada Hari Pertama. 3. Pilihannya: Senang, Senang tetapi Kewalahan, Masih Bingung, dan Tidak Yakin

dengan Perasaan Saya Kegiatan B 1. Anda akan bekerja dalam kelompok 2. Dalam kelompok Anda persiapkan presentasi berdurasi lima menit untuk merangkum poinpoin penting yang Anda pelajari pada hari kedua 3. Anda diminta untuk mengaitkan jawaban Anda dengan prinsip-prinsip pengadaan apabila memungkinkan

164

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 3-6-1 Hari 3 | Sesi 6 | Kegiatan 1

Mengidentifikasi Kategori Risiko Tujuan: Untuk berpikir secara kritis tentang identifikasi dan penilaian risiko dengan mengelompokkan risiko ke dalam beberapa kategori. Petunjuk untuk Peserta: 1. Diskusikan dan jawablah pertanyaan berikut : ď&#x201A;§ Risiko apa saja yang biasanya terdapat dalam pengadaan dan apa penyebabnya? ď&#x201A;§ Bagaimana risiko dapat dimitigasi dalam proses perencanaan pengadaan? 2. Tulis jawaban Anda di tabel berikut dan di flip chart 3. Bagikan pengalaman Anda terkait dengan identifikasi risiko yang pernah Anda lakukan yang telah membantu Anda mencapai tujuan proyek Anda (baik dalam proyek pengadaan maupun proyek lainnya). Menentukan kategori risiko untuk setiap situasi berikut ini: Situasi

Risiko

Keterlambatan pengiriman barang Kesesuaian antara kontrak dan persyaratan pembayaran Bencana alam Perubahan dalam pemerintahan Perselisihan industri Kesalahan pada spesifikasi Ketersediaan sumber daya internal Pembengkakan biaya Viabilitas keuangan penyedia barang/jasa Ketertinggalan produk

165

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 3-6-2 Hari 3 | Sesi 6 | Kegiatan 2

Penyebab Risiko dan Strategi Mitigasi Tujuan: Untuk memikirkan secara kritis tentang risiko umum pengadaan barang/jasa, mengidentifikasi penyebab utamanya dan bagaimana memitigasi risikonya dalam perencanaan pengadaan. Petunjuk untuk Peserta: 1. Diskusikan dengan kelompok dan jawab pertanyaan berikut ini: ď&#x201A;§ Sebutkan beberapa risiko umum dalam pengadaan barang/jasa dan apa penyebabnya? ď&#x201A;§ Bagaimana cara memitigasi risiko tersebut selama proses perencanaan pengadaan barang/jasa? 2. Tulis jawaban Anda pada tabel berikut ini dan pada flip chart 3. Berbagi pengalaman yang menunjukkan bahwa identifikasi risiko telah membantu Anda meraih tujuan proyek (bisa proyek pengadaan, bisa juga bukan). Tulis tanggapan Anda pada tabel berikut ini: Risiko

Penyebab

Strategi Mitigasi

166

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 3-6-3 Hari 3 | Sesi 6 | Kegiatan 3

Studi Kasus: Pengadaan Armada Kendaraan Tujuan: Mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul dan strategi mitigasi dalam studi kasus yang disediakan. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bacalah studi kasus dalam buku kegiatan. 2. Identifikasi risiko yang mungkin Anda jumpai ketika melakukan pengadaan yang diajukan 3. Identifikasi dampak dan kemungkinan yang terkait dengan setiap risiko. Studi Kasus

Pemerintah ingin mengadakan armada kendaraan untuk stafnya dan tim Anda diminta untuk melaksanakan proyek pengadaan ini. Persetujuan untuk pembelian 10 kendaraan telah diberikan dan anggaran yang cukup telah disetujui. Dokumentasi persetujuan menunjukkan anggaran tidak boleh, dalam keadaan apapun, melebihi batas yang ditentukan dan mengharuskan kendaraan dibeli dalam waktu dua minggu. Anda telah diberi arahan untuk melanjutkan pengadaan, namun spesifikasi kendaraan belum diberikan dan Anda mengkhawatirkan alokasi anggaran untuk 10 armada kendaraan. 167

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 3-7-1 Hari 3| Sesi 7 | Kegiatan 1

Latihan Berbasis Skenario: Opsi-Opsi Pengadaan Tujuan: Agar peserta dapat mempraktikkan pemahaman tentang metode pengadaan dan kemampuan untuk berpikir secara kritis ketika dihadapkan dengan skenario pengadaan yang menantang. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bacalah skenario berikut ini. Anda akan membahas pertanyaan berikut ini dan jawabannya bersama seluruh peserta: ď&#x201A;§

ď&#x201A;§

Dapatkah kita mengidentifikasi ketiga pengadaan tersebut masing-masing sebagai usaha untuk menghindari proses pengadaan yang kompetitif dan terbuka? Mengapa ya atau mengapa tidak? Jenis informasi apa yang dapat membantu pengelola pengadaan mengambil keputusan? SKENARIO

Dalam penyusunan rencana pengadaan, pengelola pengadaan dari Kementerian Keuangan diminta untuk membuat rancangan dokumen pengadaan untuk tiga pengadaan terpisah untuk peralatan komputer yang sama. Justifikasinya adalah sebagai berikut: peralatan tersebut dibutuhkan oleh tiga kantor yang berbeda dengan tujuan pengiriman dan pemasangan yang 168

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

berbeda. Pengelola pengadan melakukan riset pasar untuk menentukan opsi mana yang lebih baik di antara kedua opsi ini: 1 Tiga prosedur pengadaan yang terpisah 2. Satu pengadaan gabungan dengan 3 paket.

169

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 3-7-2 Hari 3 | Sesi 7 | Kegiatan 2

Kegiatan Berbasis Skenario: Pembelian Komputer untuk Sekolah Tujuan: Agar para peserta dapat menunjukkan kemampuannya untuk menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari modul ini dengan mempraktikkannya dalam skenario pengadaan. Skenario

Satu sekolah ingin membeli empat komputer baru berikut perangkat lunak e-learning. Sekolah telah meminta pengelola pengadaan dari kantor Anda untuk membantu pembelian komputer dan perangkat lunak tersebut. Sekolah telah meminta agar perangkat lunak e-learning yang baru bersifat sederhana, karena kebutuhan di sekolah tersebut tidak rumit. Untuk memahami permintaan tersebut, Anda, antara lain, akan perlu memaparkan opsi-opsi kepada staf administrasi dan manajemen sekolah tersebut. Staf sekolah tersebut mengingatkan Anda bahwa barang/jasa yang akan dibeli harus berasal dari dalam negeri, dan bukan dari perusahaan swasta internasional. Komputer, perangkat lunak dan pelatihannya juga lebih disukai disediakan oleh perusahaan yang sama. Sekolah telah memberitahukan bahwa komputer dan perangkat lunak e-learning harus sudah dapat dijalankan dengan sempurna pada awal tahun ajaran baru, yaitu tiga bulan lagi. Sekolah juga telah memberitahukan bahwa anggaran pembelian ini tidak lebih dari Rp 250,000,000. 170

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Staf sekolah mengetahui bahwa ada lima penyedia perangkat lunak yang berbeda di pasar yang mampu menyediakan perangkat lunak e-learning yang sesuai. Petunjuk untuk Peserta: 1. Bersama kelompok Anda, bacalah skenario yang diberikan dan lengkapi perincian yang relevan pada buku kegiatan. 2. Mintalah seorang peserta untuk mempresentasikan:  Ruang lingkup dan kegiatan pengadaan;  Melakukan analisis kebutuhan;  Melakukan analisis pasar penyedia barang/jasa;  Mengidentifikasi risiko; dan  Menentukan metode pengadaan dan menjustifikasi pemilihannya Staf sekolah mengetahui bahwa ada lima penyedia perangkat lunak yang berbeda di pasar yang mampu menyediakan perangkat lunak akunting yang sesuai. Petunjuk untuk Peserta: 3. Bersama kelompok Anda, bacalah skenario yang diberikan dan lengkapi perincian yang relevan pada buku kegiatan. 4. Mintalah seorang peserta untuk mempresentasikan:  Ruang lingkup dan kegiatan pengadaan;  Melakukan analisis kebutuhan;  Melakukan analisis pasar penyedia barang/jasa;  Mengidentifikasi risiko; dan  Menentukan metode pengadaan dan menjustifikasi pemilihannya

171

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Pembelian Empat Unit Komputer Baru dan Perangkat Lunak Ruang Lingkup

Analisis Kebutuhan

Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

Risiko

Metode Pengadaan

172

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

Kegiatan No. 3-7-3 Hari 3 | Sesi 7 | Kegiatan 3

Uji Pengetahuan Interaktif – Tayangan di TV "Permainan Jeopardy" Tujuan: Untuk menguji dan meneguhkan pemahaman yang diperoleh melalui permainan yang menyenangkan dan menantang Petunjuk untuk Peserta: 1. Di bagian awal, pembawa acara kuis, akan menunjuk kelompok secara untuk memilih satu kategori dan jumlah poinnya. 2. Untuk setiap kategori, bacakan ‘pertanyaan’ dengan jelas kepada peserta. 3. Kelompok yang pertama kali mengangkat kartu nomor mejanya akan ditunjuk untuk memberikan ‘jawaban’; Apabila benar, kelompok tersebut akan mendapatkan jumlah poinnya. Setiap kelompok hanya diberi waktu 30 detik untuk menjawab. 4. Hanya satu anggota kelompok yang menjadi juru bicara. Kelompok lain tidak boleh melontarkan jawaban mereka kecuali ditunjuk oleh pembawa acara. 5. Untuk memberikan ‘jawaban’ yang benar, ‘jawaban’ harus disampaikan dalam bentuk pertanyaan, misalnya, “Apa yang dimaksud dengan transparansi?” 6. Jika ‘jawaban’ salah atau waktu habis, kelompok berikutnya yang mengangkat kartu nomor mejanya akan diberikan kesempatan untuk menjawab. 7. Jika ada kelompok yang mendapatkan ‘daily double’ dari kategori yang dipilihnya, kelompok itu akan mempertaruhkan poinnya dan hanya kelompok itu saja yang boleh menjawab. 8. Di akhir kuis ini, setiap kelompok berkesempatan untuk mempertaruhkan jumlah poin mereka untuk babak ‘final jeopardy’. ‘Pertanyaan’ akan ditampilkan di layar dan setiap kelompok diberi 30 detik untuk menulis ‘jawaban’-nya masing-masing. Kelompok dengan ‘jawaban’ yang benar mendapatkan jumlah poin yang dipertaruhkan. 9. Kelompok yang mengumpulkan poin terbanyak akan mendapatkan hadiah.

173

Modul 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

174