Bunge Cono Sur (BCS) Procedimiento para la Gestión de Remises Preparado Por: Sergio Ferreira/Pablo Fares/
Aprobado Por: Comité Ejecutivo BCS
Responsable: CFO BCS
Fecha de Publicación: 11/10/2017
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE REMISES
1.
Propósito: ............................................................................................................................... 1
2.
Alta de catálogos en SRM: ..................................................................................................... 1
3.
Solicitud / Reserva de Remis ................................................................................................. 2
4.
Control de factura del proveedor ............................................................................................ 4
5.
Generación de Orden de Compra (OC) y Entrada de Mercadería/Servicio (EM) en SRM ... 5
6.
Devengamiento de la facturación ........................................................................................... 5
7.
Pago ........................................................................................................................................ 6
1. Propósito: El objetivo de este procedimiento es proveer una guía para la gestión de remises alineado a la política de viajes vigente.
2. Alta de catálogos en SRM: Todas las tarifas para las rutas frecuentes deben estar definidas, actualizadas e ingresadas en la herramienta (SRM) por el área de Compras de Bunge Cono Sur (BCS), de modo que estén disponibles para los usuarios que gestionan reservas de remis, en el momento de generar el carrito de compra. Para las locaciones donde no esté implementada la herramienta SRM, las tarifas deberán ser actualizadas, y aprobadas por la mencionada área de Compras.
3. Solicitud / Reserva de Remis Cuando un colaborador tenga la necesidad de realizar un viaje y corresponda la utilización del medio de transporte terrestre, deberá solicitar su provisión a la Recepción o Portería, si corresponde, de la Oficina/Complejo Industrial de Bunge de su base laboral, previamente aprobado por el Gerente de su área. Los colaboradores deberán optimizar el uso del servicio, de modo que puedan compartir los vehículos de aquellos viajes con el mismo destino, aun cuando esto implique un tiempo de espera (Política de Viajes – Capítulo VI). Las Recepciones/Porterías harán el control de este punto, e informarán al Gerente, cuando el colaborador no atienda a la recomendación. Se recomienda la planificación anticipada de los viajes, sugiriendo solicitar la reserva con una antelación de al menos 5 días hábiles de la fecha del viaje. Esto favorecerá la optimización en la coordinación de viajes, ya que permitirá programar y combinar con anticipación el uso conjunto de remises. Las pautas para definir el medio de transporte a utilizar en el caso de Argentina para las rutas más frecuentes, son las que se indican en el siguiente cuadro: Tramo Buenos Aires- Rosario (Turismo del Carmen/Ida y Vuelta en el día) Buenos Aires - Rosario (Turismo del Carmen/Ida y Vuelta en días diferentes) Rosario - Buenos Aires (Ultracar/Ida y Vuelta en el día) Rosario - Buenos Aires (Ultracar/Ida y Vuelta en días diferentes) Rosario - Campana Rosario - Ramallo Rosario/PSM - Tancacha Bahía Blanca - Buenos Aires Buenos Aires - Campana Buenos Aires - Ramallo Tancacha - Buenos Aires Tancacha - Ramallo
Aéreo
1 PASAJERO Remis Micro
Aéreo
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2 PASAJEROS Remis Micro X
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Aéreo
3 PASAJEROS Remis Micro X
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X X X X
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X
Tramo: puede ser ida o regreso (ej. Rosario-Ramallo es aplicable a un Ramallo-Rosario) - X: medio de transporte a utilizar En los casos de aéreos, se presume que el colaborador necesita remis para arribar al aeropuerto.
En los viajes donde colaboradores de diferentes áreas compartan el mismo medio de transporte, se requerirá que cada uno individualmente genere su solicitud. La solicitud de viaje se debe enviar por mail a las Recepciones/Porterías habilitadas para la requisición del medio de transporte, a saber:
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Reservas Tancacha Reservas Buenos Aires
Reservas Rosario
Reservas Ramallo
Reservas Campana Reservas San Jerónimo Reservas PSM Reservas TBB Reservas Paraguay Reservas Uruguay
recepcion.TCH@bunge.com recepcion.bsas@bunge.com silvana.zorz@bunge.com rosana.franciosi@bunge.com myrian.garcia@bunge.com gabriela.gubnitzky@bunge.com recepcion.Ros@bunge.com sofia.rossi@bunge.com luciana.fantin@bunge.com recepcion.RAM@bunge.com
recepcion.CAM@bunge.com daniela.lopez@bunge.com daniela.santi@bunge.com valeria.panucci@bunge.com Recepcion.TBB@bunge.com recepcion.bpy@bunge.com karina.lobasso@bunge.com andrea.burgueno@bunge.com carolina.barrio@bunge.com
y en la misma se indicarán: Nombre y Apellido del o los solicitantes; Aprobación obtenida del Gerente del Área. Área del solicitante; Centro de Costo (CeCo)* del solicitante; Motivo del viaje; Ida: Origen – Destino – Fecha / Horario; Regreso: Origen – Destino – Fecha / Horario; Datos de vuelo (si aplica): Aeropuerto/Nro. de Vuelo/Compañía Aérea. *Si es conocido por el Solicitante.
Las solicitudes que no cumplan con lo indicado en este instructivo, deberán ser rechazadas por las Recepciones/Porterías y comunicadas por correo electrónico al solicitante. La contratación de un servicio de remis o taxi de manera personal y no a través de las Recepciones/Porterías, “solo será justificada en una situación de emergencia, horario o de lugar, que imposibilite seguir el canal definido, en cuyo caso deberá ser expresamente aprobado por el Gerente del Área” (Política de Viajes – Capítulo VI). 3
Para el caso en que en los Complejos Industriales resulte necesaria la contratación del servicio de remis en horarios fuera del turno de trabajo o justificada en una situación de emergencia, la solicitud de reserva debe ser enviada a la Portería del Complejo por el Jefe o Supervisor del Colaborador que hará uso del servicio de remis copiando en el mail al Gerente del Área. En caso de reservas y gastos de viaje de terceros, se deberán seguir los lineamientos de la Política de Viajes vigente, de modo que se deberán realizar a través de las Recepciones/Porterías definidas, con autorización del Gerente del área impactada. Cualquier otra excepción deberá ser aprobada por el Director de Administración y Finanzas, tal como lo prevé la política de Viajes. Las confirmaciones de reservas con el proveedor del transporte, deberán ser comunicadas por correo electrónico al solicitante.
4. Control de factura del proveedor Los proveedores deberán adjuntar a la factura, con la frecuencia más razonable según el volumen de reservas de cada locación, un archivo digital (Excel) con la información de los viajes solicitados, de acuerdo al modelo* que provee la Compañía. Como documentos respaldatorios de los viajes informados, deberán ser adjuntados a dicha factura, los vouchers/tickets firmados por los usuarios. *Modelo Planilla Modelo para Agencia
Las Recepciones/Administraciones definidas en cada locación, controlarán los vouchers/tickets recibidos, para asegurar que todos los comprobantes estén debidamente firmados, y se correspondan con el archivo digital y con el monto de la factura. Adicionalmente para las locaciones que utilizan SRM, las Recepciones/Administraciones deberán volcar en el modelo** de planilla de control adjunto, la información recibida de las agencias, ejecutando las siguientes actividades: - Actualizar el listado de empleados Bunge, ejecutando la transacción SAP “ZHRQ002HR-Reporte CECO”, con la información de colaboradores de Bunge y su asignación a los diferentes centros de costos. - Copiar el detalle enviado por la Agencia. - Adecuar el nombre del viajero a los efectos de que la planilla obtenga el correspondiente centro de costo. - Analizar y resolver los casos de viajeros que no tengan centros de costos.
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Actualizar las tablas dinámicas definidas (rutas, km extras, espera y peaje), a los efectos de su utilización para la generación del ingreso al sistema SRM (carrito de comprasShopping Cart)
**Modelo Planilla Modelo para Control de Recepcionistas
5. Generación de Orden de Compra (OC) y Entrada de Mercadería/Servicio (EM) en SRM Las Recepciones/Administraciones generarán el carrito de compras (Shopping Cart) utilizando el Catálogo definido para la agencia en cuestión, a efectos de imputar los viajes a las diferentes rutas y centros de costos correspondientes. Seguidamente el carrito de compras ingresará al circuito de aprobación definido en la herramienta, para que una vez lograda dicha autorización se genere automáticamente la Orden de Compra (OC). Finalmente, se registrará la Entrada de Mercaderías (EM) por el servicio prestado, dejando registro del número de OC/EM en el cuerpo de la factura. Todo el legajo, conformado por la factura, el archivo de la agencia y los vouchers/tickets, será enviado a Cuentas a Pagar, para el procesamiento de la factura. Un instructivo con los pasos detallados se adjuntan a continuación:
Instructivo Gestión de Remises en SRM
Para las locaciones que no utilicen SRM, la factura se imputará a las correspondientes cuentas de costos en el momento de su devengamiento y deberá ser aprobada por el responsable de la locación, respaldada por el legajo mencionado en el párrafo anterior.
6. Devengamiento de la facturación Mediante el número de la correspondiente OC/EM generados e informados de acuerdo al punto inmediato anterior, se procederá al procesamiento de la factura por el canal habitual. En las locaciones sin SRM implementado, se procederá por el correspondiente módulo FI o su similar.
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7. Pago La factura serรก incluida en la propuesta de pagos, de acuerdo al procedimiento habitual.
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