Instructivo Creación de Shopping Cart para gastos de Remises por catálogo-Múltiples imputaciónes En este instructivo se muestra cómo crear un shopping cart con items de catálogo interno de Bunge, en particular para los gastos de remises.
1 CREACIÓN DEL SHOPPING CART 2 MONITOREO DE LA APROBACIÓN DEL SHOPPING CART 3 CONFIRMACIÓN DEL SHOPPING CART 4 CONFIGURACIÓN DEL NAVEGADOR PARA UTILIZAR CATÁLOGO INTERNO
1 CREACIÓN DEL SHOPPING CART Datos necesarios previos a la generación del shopping cart: Es conveniente que previamente se sepa:
Cuáles son las rutas. En el sistema SRM están configurados como rutas, conceptos tales como peajes, espera, km. Recorridos, etc. cómo serán las imputaciones, para saber cómo seleccionar los items de las posiciones del SC qué personas fueron trasladadas, para determinar a qué centro de costo pertenece el gasto, si es que va a ser imputado a centro de costo.
A modo de ejemplo, se copia pantalla para ilustrar las distintas alternativas de “rutas”:
Con esta información mencionada se puede determinar la apertura de posiciones del SC, que deberá realizarse teniendo en cuenta que se abre una nueva posición para:
Distinta ruta (porque existe un item de catálogo por ruta) Misma ruta/distinto tipo imputación
Ejemplo: si una misma ruta la hicieron 2 personas de distintas áreas podría ser el caso que: o o
Fueron 2 viajes, se puede ingresar una sola posición, con cantidad 2 y en la solapa de imputación desglosar en 2 líneas con cantidad 1 en cada línea y el centro de costo responsable de la persona en cada línea. Fue un solo viaje para 2 personas, en este caso se ingresa cantidad 1 para la posición, y en la imputación se desglosa en 2 líneas colocando por ejemplo porcentaje 50% para un centro de costo y 50% para el otro centro de costo.
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Pasos para crear el shopping cart: 1) Ingresar en bandeja de compras del portal Onepath desde intranet. Crear cesta de la compra.
2) Seleccionar la planta para la que se genera el shopping cart (generalmente es la misma para cada site, puede ya estar configurada por defecto, pero de no ser asi, se puede seleccionar desde esta opción – Fijar Valores)
3) Añadir pos., con la opción de Catálogo interno de Bunge
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4) En el catálogo se puede buscar por distintos valores, conviene incluir en el filtro el centro/planta para la cual se está creando el shopping cart (SC). Cómo saber qué número de planta es? Cuando se elige planta en paso 2) fijar valores, aparece la columna “ubicación” con los números de planta según numeración en SAP
Para este ejemplo, se selecciona planta Oficina Rosario (1112)
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Luego podemos agregar mĂĄs filtros para ajustar la bĂşsqueda, por ejemplo por palabra clave
Por proveedor
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5) Con los resultados de la búsqueda se debe tildar el catálogo a utilizar
6) Se seleccionan las opciones que corresponde, colocando tilde en las mismas, una vez seleccionadas todas (se puede navegar por varias páginas del mismo catálogo), se presiona “Añadir a la cesta de la compra”. Cada vez que se sigan seleccionando ítems, debe presionarse dicho botón para agregarlos a la cesta.
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7) Una vez que se haya terminado de agregar todos los ítems, presionar “Visualizar cesta de la compra”
8) Se abrirá una ventana como la siguiente
9) Colocamos cantidades sobre la izquierda, y recalculamos montos con “volver a calcular”
10) Presionamos transferirlo todo
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Son transferidos todos los ítems al SC, con las cantidades e importes antes calculados
Los errores en rojo del encabezado pueden deberse a que aun falta agregar las imputaciones de cada ítem
11) Para agregar las imputaciones, debemos ingresar a “Detalles” de la posición
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Ir a tab de Imputación Se puede hacer tanto imputaciones a centro de coste como a cuenta de gastos a recuperar, esto se selecciona en el desplegable de “tipo de imputación”
Si tiene que ser la imputación pago terceros (cta./gastos a recup.), al seleccionarla, se completará automáticamente la cuenta de mayor correspondiente
Si se utiliza la imputación a centro de coste, se selecciona centro de coste y se completa la línea con el número de centro de coste que corresponda
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Debido a que van a existir imputaciones múltiples, tener presente que la distribución de costos se hará por valor, ofreciendo la herramienta poder hacerlo también por porcentaje o cantidad.
Por porcentaje
Por cantidad
Por valor
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Importante: siempre que se abra la imputación en varias líneas, la suma de las mismas debe dar el total de la posición. Para desglosar en varias líneas se presiona “Añadir línea”, para la nueva línea del ejemplo debe completarse el porcentaje, el centro de costo y la cuenta de mayor.
Tener en cuenta que cuando se van agregando múltiples líneas, debe copiarse a mano la cuenta de mayor en las líneas añadidas
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2 MONITOREO DE LA APROBACIÓN DEL SHOPPING CART Para monitorear la aprobación de un shopping cart, se puede hacer desde la bandeja de compras, en pendientes de autorización siempre utilizando “actualizar” para refrescar el contenido de la bandeja.
Para saber quiénes son los que faltan autorizar el shopping cart, se abre el modo visualización el SC, click sobre el número
Dentro del SC ir a visualizar/tratar responsable, allí se abre una ventana indicando las personas que tienen pendiente la aprobación del SC
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Un SC totalmente aprobado se ve con las fechas de aprobaciรณn de cada persona que tuvo que autorizar
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3 CONFIRMACIÓN DEL SHOPPING CART Con el SC totalmente aprobado, se crea un pedido en SAP, cuyo número puede visualizarse en la bandeja de SC (columna OC/reserva)
Para realizar la confirmación de un SC, debe existir el número de pedido (que debe estar liberado en SAP) Se selecciona el SC como se muestra en la imagen y se presiona crear confirmación
Se abre una ventana para completar los datos de la confirmación (en SAP se la llama EM:entrada de mercadería) Debe completarse: documento de referencia (con numero de factura o de remito), y las cantidades a confirmar, que por defecto ofrece las cantidades completas. Luego presionar en Confirmar entrega.
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4 CONFIGURACIÓN DEL NAVEGADOR PARA UTILIZAR CATÁLOGO INTERNO Para aquellos usuarios que utilizan SRM y catálogo por primera vez, tener en cuenta que es necesario que para utilizar el navegador Internet explorer en la creación de carritos con items de catálogo interno es necesario consigurar lo siguiente: Dentro de Internet Explorer ir a Herramientas (sobre esquina superior derecha)
En el menú desplegado seleccionar Configuración de vista de compatibilidad,
Se abre la siguiente ventana, en la que tiene que estar activada la opción “mostrar sitios de la intranet en Vista de compatibilidad” y además debemos agregar bunge.com a la lista de sitios web para vista de compatibilidad (como se ve en la imagen)
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