Buddysystemet //////////////////////////// F책 flere aktive medlemmer i din forening
Info /////////////////////////////////////////////// Denne folder er udviklet af Pernille Kjær Pedersen og Linda Ø. Christensen i samarbejde med Europæisk Ungdom Aarhus. © 2007 - Pernille Kjær Pedersen og Linda Ø. Christensen Rettigheder ///// Du må bruge Buddysystemet i din forening helt gratis.
Held og lykke med brugen af Buddysystemet. Vi håber, det kan hjælpe jeres forening til at få en masse aktive medlemmer.
Indhold ///////////////////////////////////////// / Grundlag / Ide / Manual / Telefonsnak / English
Grundlag ////////////////////////////////////// Vi skal finde en måde at mobilisere vores medlemmer på. Vi skal have gjort de passive til aktive medlemmer i foreningen, både på lands- og lokalplan. Vi har valgt ikke at tage fat i støttemedlemmerne, da de har givet udtryk for, de kun ønsker at støtte vores forening økonomisk. De passive medlemmer har meldt sig ind, da de støtter vores sag, vi skal bare have dem gjort aktive. Det er utrolig vigtig når man skal blive aktiv i en forening, at der er en eller anden form for personlig kontakt, så det ikke bare er en forening man er medlem af, og så stopper den der. Derfor skal vi prøve en ny kommunikations-strategi.
Note ///// Husk at dele medlemmer op i kategorier, find ud af, hvem der skal tages kontakt til - Støttemedlemmer - Aktive medlemmer - Passive medlemmer Det er de pasive, der skal omvendes til at være aktive medlemmer.
Ide //////////////////////////////////////////////// Vi skal til aktivt at ringe rundt til vores passive medlemmer. Det gør vi ved at få lister over medlemmerne i de forskellige lokalforeninger. De der allerede er aktive, får en antal passive medlemmer de skal ringe til, før hver arrangement, og minde dem på det, og være deres kontaktperson, være det personlige i forhold til foreningen. Det er for at den passive kan få, en Buddy, så det bliver lidt mere personligt og man får mere lyst til at komme og være en del af fællesskabet.
Note ///// Fremgangsmåde / Formanden af lokalforeningen får en liste over medlemmerne i foreningen / Finder de passive på listen / Fordeler de passive blandt de aktive, så alle har en liste de bliver Buddy for
Manual ///////////////////////////////////////// Der er blevet udarbejdet en manual for, hvad vi skal sige, når der ringes ud og sætter Buddysystemet i gang. Manualen kommer på næste side, så den kan printes og gives til de aktive, når de har fået deres liste over passive. Formanden for foreningen gemmer den, til mulige aktive, der gerne vil ringe ud, og til de der skulle smide den væk.
Note ///// Der kan også i foreningen udvikles en manual, for hvad der skal siges, så den passer til foreningen.
Telefonsnak ////////////////////////////////// ”Goddag, jeg hedder ______________. Jeg ringer fra _____________________, fordi vi er i gang med en ny kommunikationsstrategi. Vi forsøger at mobilisere flere af vores medlemmer til vores arrangementer. Er der nogen speciel grund til at du ikke har været til vores arrangementer?” (Hvis der er skriv ned, det er muligt erfaringerne kan bruges) ”Vi har lavet et makkersystem, hvor nogle af de aktive, deriblandt mig selv, har fået til opgave at ringe rundt til nogle bestemte medlemmer og fortælle om, hvilke arrangementer, der er på tapetet en gang om måneden. Er du med på at blive ringet til en gang om måneden?” (Hvis nej, overtal vedkommende, spørg ind til hvorfor, fortæl om nogle af de kommende arrangementer) ”Denne måned er der: ...... den og den dato. Var der noget du umiddelbart er interesseret i at komme til?” (Skriv ned hvis der er, tilbyd at mødes før, hvis det er svært at finde. Skriv sms om formiddagen før arrangementet for at minde vedkommende om arrangementet.) ”Det var det. Mange tak for tålmodigheden! Håber vi ses i løbet af næste måned.”
Note ///// Dette skal ses som et forslag, lav gerne snakken så den passer til din forening.
English ///////////////////////////////////////// The Foundation We need to find a way to mobilize the members. We need to transform all our passive members into active members, both on a local level and on the national level. We have chosen not to include our support members because they have expressed that they only wish to support us financially. The passive members have joined us because they support our goals and we need them to become active. It is very important when you become active in an organization that there is some kind of personal contact, so you are not just a member and nothing more. Therefore we need a new communication strategy.
The Idea We have to actively call our passive members. We can do that by having list over the passive members in the different local sections. The members who are already active will get a list of passive members (maybe five or so) they have to call before each activity. This is to remind the passive members of it and to be their contact person in the organization, so they have a personal contact to the organization. The idea is that the passive member will get a buddy so you know someone in the organization and they are more likely to show up at the different activities because they will have a personal connection to the organization and feel like a part of the group.
Working Method / The president of the local section receive a list of all the members in that section / The president then finds all the passive members on the list / The president then divides the passive members among the active – so they all will get a list of members they will become a buddy to – the contact person
Manual A manual will be written so the active members will know what to say when we start calling and the Buddy System starts. The manual will be attached so it can be printed and given to the active members when they get their list of passive. The president of the section will keep the lists to possible active members who want to call the passive members or to those who might loose their list.
English ///////////////////////////////////////// Manual for the phone introduction - communication strategy Hello, my name is ______________. I am calling from ________________ because we are trying a new communication strategy. We are trying to mobilize more of our members to our activities. Are there any specific reasons why you are not at our activities? (Write down what you are told because maybe we can use it to change our working methods and change if we are doing something wrong) We have started a new project, a new buddy system, where some of the active members, and also myself have decided to call all of our passive members and tell them about our activities we have once a month. Is it okay if we call you once a month? (If no – talk the person into it – ask why and tell about some future activities) This month there is these activities ……… Are you interested in coming to some of them? (Write down if the passive member wants to come and offer to meet before the activity if the place is difficult to find. Write a text message (sms) on the day of the activity to remind the member) That was all – Thank you very much for you patience. I hope to see you during the next month at one of our activities.