Handleiding TimeTell “Declaratie woonwerk, dienstreizen” Een declaratie reiskosten laat de reisbeweging van een bepaalde dag zien. Een voorbeeld van een reisbeweging kan zijn van huis naar werk en vice versa. Op basis van deze opgave wordt een vergoeding woonwerkverkeer wordt uitgekeerd. Voor degenen die dienstreizen maken kan dit van huis naar werk zijn, naar een meeting buiten de standplaats en van daar weer naar het werk terug of rechtstreeks naar huis. Vanaf 1 mei 2013 worden alle reiskosten op declaratiebasis uitbetaald, ook het woonwerkverkeer.
Opgeven reizen in TimeTell 1 1a
Open TimeTell en ga naar de weekstaat Klik linksboven op het icoon weekstaat.
1b
Kies na het openen van de weekstaat de gewenste week Kies de gewenste week door linksboven op de blauwe pijl te klikken: pijl naar links is week terug, pijl naar rechts is week vooruit.
2 2a
Woon werk declareren Kies het project A009-A “Reiskosten woon/werk” door linksonder op + te klikken in de weekstaat. De activiteit wordt automatisch ingevuld (“N.v.t. CAH”) NB Je vult geen aantallen uren in, je geeft alleen de reisbeweging op. Als je woonwerk hebt opgegeven krijgt de dag een gele kleur, die zichtbaar wordt als je naar een andere dag gaat.
2b
3
3a 3b
Tip: zet dit project in je sjabloon Klik op de dag waarvoor de woonwerkvergoeding wilt declareren en klik op het blokje met de drie puntjes. Er popt een scherm “Uren details” op. Aantallen reisbewegingen invullen In het onderste gedeelte van het scherm “Uren details” kan je reiskosten invullen. Klik op de + linksonder en kies “Woon-/werk woonplaats – standplaats” voor een reisbeweging van huis naar werk. Klik op de + linksonder en kies “Woon-/werk standplaats – woonplaats ” voor een rit terug naar huis. NB Van – naar Dienstreizen declareren Dienstreizen declareer je bij het project en de activiteit waar de dienstreis bij hoort. Als je meerdere externe vergaderingen achter elkaar hebt op verschillende locaties, dan is een stelregel dat je declareert van vergadering 1 naar vergadering 2 en van vergadering 2 naar een volgende plaats. Kies het desbetreffende project, klik op de dag en klik op het blokje met de drie puntjes dat rechts in de cel verschijnt. Klik op de + linksonder en kies één van de twee volgende opties in de kolom “Soort”: je kan kiezen uit: Dienstreizen Openbaar vervoer
Titel Versiedatum
Handleiding reizen TimeTell 25 april 2013
Versienummer Geldig vanaf Paginanummer
2 1 mei 2013 1 van 2
3c
3d
4
4a
4b
4c
4d
5
Reiskosten studie Reiskosten arboarts Openbaar vervoer Vul bij aantal “1” in en bij Tarief het bedrag van het kaartje dat je wilt declareren. Let op: er wordt een bewijs gevraagd. Hecht daarom het kaartje aan of een print vanuit de OV-chipkaart overzichten. Zonder reisbewijs wordt de vergoeding bruto uitbetaald. Werk-/werkverkeer declareren: Vul bij aantal het aantal kilometers in dat je hebt gereisd. Bij Tarief wordt automatisch “€ 0.28” ingevuld en bij Totaal verschijnt het eindbedrag. Vul in de kolom Van de postcode of het gebouw in waar je vandaan komt, bijv. 8251 JZ of CAH Dronten. Vul in de kolom Naar de postcode of het gebouw in waar je naar toe gereisd bent. Geef bij kolom Info de reden op waarvoor de reis gemaakt is. Als je heen en terug gereisd bent dan kan dit hier ook aangeven. Je kan alleen reisbewegingen declareren via TimeTell, omdat deze declaraties worden verwerkt door de PSA. Voor het declareren van overige kosten wordt het declaratieformulier Overige kosten gebruikt. Deze kosten worden uitbetaald door de FED van de CAH. Opmaken van de declaratie Maandelijks maak je het declaratieformulier op en verzend het als pdf naar psa@aeres.nl. Alleen via het systeem geaccordeerde reiskosten worden geaccepteerd. Het uitdraaien van de declaratie Ga naar Overzichten rechtsboven in de menubalk van TimeTell. Kies Rapportverkenner. Kies het formulier “Medewerker declaratie CAH” in het submenu “CAH”, het subscherm “Parameters” komt naar voren. Het kiezen van een datumtraject Selecteer je eigen naam bij Medewerker en selecteer de datum Van en de T/m datum. Kies bij Status “Geaccordeerd” Kies OK rechtsonder. Je krijgt een preview van de declaratie Print de declaratie uit naar pdf en bewaar een exemplaar voor je eigen administratie Als de preview goed is, ga naar Afdrukken (linksboven in het menu). Vink onderaan “Afdrukken naar Bestand” aan. Selecteer Type: “PDF File”. Klik op het blokje met de drie puntjes rechts bij Locatie en geef de naam van de locatie op en de naam van het bestand. Het programma onthoudt waar je de laatste keer je rapport hebt opgeslagen. Stuur de pdf naar psa@aeres.nl NB Rechtsonder staat een datum en tijd van uitdraai. Declaraties ontvangen tot en met e de 5 van de maand worden gegarandeerd dezelfde maand uitbetaald via het salaris. NB Als je met openbaar vervoer hebt gereisd, dan de declaratie met aangehechte vervoersbewijzen verzenden naar PSA. Verzamelen en verwerken van de declaraties e Declaraties ontvangen tot en met de 5 van de maand via psa@aeres.nl worden gegarandeerd dezelfde maand uitbetaald via het salaris.
Titel Versiedatum
Handleiding reizen TimeTell 25 april 2013
Versienummer Geldig vanaf Paginanummer
2 1 mei 2013 2 van 2