Manual de redação oficial telebras versão 2 0 (45 anos) by Camila

Manual de Redaçaã o oficial Telebras Versão 2.0

Manual de Redação oficial Telebras

Manual de Redaçaã o oficial Telebras LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Versão 2.0

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

A padronização é essencial para a busca da qualidade total, pois é por meio dela que é possível conseguir a previsibilidade e manutenção dos resultados. Um processo padronizado leva à estabilidade dos resultados. Com a padronização diminuem-se as dispersões e os resultados tornamse previsíveis.

Presidente da República Ministro da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações Gilberto Kassab

Presidente do Conselho de Administração André Müller Borges

Presidente da Telebras Jarbas Valente

Manual de Redação oficial Telebras

Michel Temer

202

Diretor administrativo-Financeiro e de Relações com investidores Paulo Ferreira

Gerente de Logística

Isabela Aquino Schneider

Responsável pela Elaboração

Camila Daniela Lima de Souza Gomes

Sumário

Manual de Redação oficial Telebras

LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991................................................................................................ 1 1.

IDENTIDADE VISUAL...................................................................................................................... 5

QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL.....................................6 Clareza.............................................................................................................................................. 6 Coesão.............................................................................................................................................. 6 Concisão........................................................................................................................................... 6 Formalidade e uniformidade............................................................................................................ 7 Impessoalidade................................................................................................................................ 7 Configuração de página.................................................................................................................... 8 Parágrafo e espaçamento entre linhas............................................................................................. 8 Formatação...................................................................................................................................... 9 Fonte................................................................................................................................................ 9 Siglas............................................................................................................................................... 11 Pronomes de Tratamento............................................................................................................... 13 Fechos............................................................................................................................................. 16 Identificação do Signatário............................................................................................................. 17

DOCUMENTOS DE COMUNICAÇÃO..................................................................................................... 18 Informações Gerais......................................................................................................................... 19 Carta............................................................................................................................................... 20 Carta Circular.................................................................................................................................. 21 Correio Eletrônico........................................................................................................................... 22 Assinatura de E-mail....................................................................................................................... 23 Modelo de assinatura de E-mail..................................................................................................... 24 Despacho........................................................................................................................................ 25 Memorando.................................................................................................................................... 27 Memorando Circular...................................................................................................................... 29 DOCUMENTOS NORMATIVOS............................................................................................................. 30 Informações Gerais......................................................................................................................... 31 Política............................................................................................................................................ 32

Diretriz............................................................................................................................................ 33 Prática............................................................................................................................................. 34

Apresentação Conforme consta no Manual de Redação Oficial da Presidência da República, comunicações com a finalidade de comunicar. A finalidade principal da Redação Oficial é comunicar com impessoalidade e clareza para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os que leem o documento. A elaboração de correspondências e atos oficiais deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, objetividade, concisão, formalidade e uniformidade. Esses atributos são fundamentados na Constituição, que dispõe no artigo 37: "A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos 202 Estados, do Distrito Federal e dos Municípios

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Redação Oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e

obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)". As comunicações oficiais sempre devem obedecer às regras formais. O texto deve ser claro, possibilitando imediata compreensão pelo leitor. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve ser conciso, de modo a transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras e permitindo uma única interpretação. Esta segunda edição contempla modelos de documentos normativos e um modelo padrão para assinatura de e-mail, até que exista novo modelo padrão. Além disso, é abordado o modelo correto do uso da sigla da Telebras. Boa leitura! Equipe de Gestão documental gestaodocumental@telebras.com.br

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1. IDENTIDADE VISUAL Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais, deverão possuir a logomarca atualizada da Telebras, que está disponível na Intranet, ao lado direito, na aba DOCUMENTOS  Identidade visual. O modelo atual é este:

Logomarca: marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e elementos formais puros, abstratos. Pode-se, ainda, defini-la como qualquer representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.

2. Logomarca comemorativa Em virtude da comemoração dos 45 anos da Telebras, os documentos oficiais deverão ser produzidos com a logomarca comemorativa da empresa, realizada em dois modelos:

Modelo 1

Modelo 2

Clareza Clareza é a característica do que é facilmente compreensível. Já que se busca com a clareza fazer-se facilmente entendido, é preciso que o pensamento de quem comunica também seja claro, com as ideias ordenadas, a pontuação correta, as palavras bemdispostas na frase e com precisão vocabular. A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Para ela, concorrem, sobretudo, o uso do padrão culto de linguagem, ao qual observa-se as regras da gramática formal e emprega-se um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do 202 em documentos oficiais. idioma. Não devem ser usados gíria e jargão

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3. QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

Coesão

A coesão é a ligação entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases, entre as próprias frases e entre os vários parágrafos. Texto coeso é aquele em que as palavras, as orações, os períodos e os parágrafos estão interligados e coerentemente dispostos. Em um texto coeso deve haver partes que se relacionam entre si de modo claro e adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se corretamente os instrumentos da língua (usar artigos e pronomes que concordem com os tempos verbais corretamente, etc.) e observando se há relações de sentido entre as frases, que unidas entre si transmitam de modo claro uma informação, uma opinião, uma mensagem.

Concisão

A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações. Para que se redija um texto conciso, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessário para revisá-lo depois de pronto. É nessa revisão que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de ideias.

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Formalidade e uniformidade A formalidade consiste na uniformidade dos textos, ou seja, seguir regras de formas pré-definidas. É importante salientar que a formalidade de tratamento se vincula, também, à necessária uniformidade das comunicações. O estabelecimento de padrão exige atenção a todas as características da redação oficial e cuidado com a apresentação dos textos. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. Além disso, o respeito e impessoalidade pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expressões como “Venho por meio desta”, “Tenho a honra de” ou “Cumpreme informar que” são artificiais e não cabem em textos oficiais.

Impessoalidade

A redação oficial deve ser isenta de interferência de individualidade de quem a elabora. O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicações oficiais decorre:  Da ausência de impressões individuais da pessoa que comunica: independentemente de quem assina um expediente, a comunicação é sempre feita em nome do serviço público;  Da impessoalidade de quem recebe a comunicação: seja um cidadão, seja um órgão público, o destinatário é sempre considerado de forma homogênea e impessoal;  Do caráter impessoal do próprio assunto tratado: as comunicações oficiais restringem-se a questões referentes ao interesse público; não cabe nelas, portanto, qualquer tom particular ou pessoal.

Nota: Evite marcas de impressões pessoais do tipo “na minha opinião”. Lembre-se: é em nome do Serviço Público que você está falando.

Configuração de página Tamanho de papel: A4 (21 cm x 29,7cm) Orientação: Retrato Margens: Esquerda: 3 cm Manual de Redação oficial Telebras

Direita: 1,5 cm Superior: 2 cm Inferior: 2 cm

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Parágrafo e espaçamento entre linhas Parágrafo (recuo): nenhum

Espaçamento entre parágrafos (acima): 0,5 cm Espaçamento entre linhas: simples

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Alinhamento: justificado

Formatação Os documentos deverão apresentar a seguinte formatação:

Fonte Fonte: Calibri Tamanho: 12 para o corpo do texto e 10 para cabeçalho e rodapé. Tipo: Normal

Nota1: O Manual de Redação Oficial da Presidência, elaborado em 9

2002, indica a fonte padrão Times New Roman. Essa fonte faz parte da família tipográfica serifada. Serifa, na tipografia, são os pequenos traços e prolongamentos

que ocorrem no fim das hastes das letras. Acredita-se que a indicação dessa fonte no manual da presidência se deu, pois, à época da elaboração do manual, essa era a fonte padrão utilizada pela Microsoft Windows. Entretanto, desde 2007, a Microsoft alterou sua fonte padrão para Calibri, que é uma fonte sem serifas. Esse novo padrão facilita a leitura textual e evita confusões em pequenos traços próprios das línguas latinas, tais como indicadores de ordinal masculino e feminino: º e ª. Por esse motivo, recomendamanuais atualmente elaborados pela Administração Pública.

Nota2: casos em que se emprega tipo itálico: 

Em títulos de publicações (livros, revistas, jornais, periódicos etc.);



Em palavras estrangeiras não incorporadas ao uso comum da língua.

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se o uso dessa fonte nos documentos oficiais da Telebras, como já vem ocorrendo em

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Siglas Sigla Telebras: A sigla da Telebras encaixa-se na regra em que deve ser usada apenas a inicial maiúscula quando a sigla tiver mais de três letras e for pronunciada como palavra, tais como outros exemplos: Secom, Seep, Sepop, Comap, Detran, Denatran, Petrobras, Embrapa, Unesco. Por se tratar de sigla, deve-se verificar a palavra originária para identificar se existe acento. No caso da Telebras, o correto é o uso sem acento, já que a sigla “bras” vem de brasileiras, que não possui acento. 11

Escreva com todas as letras maiúsculas:  siglas com até três letras: PF, BC, ONU, OAB, ILB, DRU, CPI, USP  siglas cujas letras são soletradas: BNDES, INSS, CPMF, CPMI, DNER

Siglas com formação mista, isto é, quando parte da sigla for soletrada e parte for pronunciada como palavra: as letras soletradas ficam em caixa alta e a parte que é pronunciável fica em caixa baixa: Dger, Hran, Cnen, Cfem.

Nota1: Algumas siglas fogem às regras. Respeite a forma consagrada em casos como UnB, ProJovem, LexML, ICMBio, CNPq, ProInfo, MoMA, DPVAT.

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Uso misto:

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Nota2: Não use pontos entre as letras da sigla: EUA, e não E.U.A. Para o formar o plural, acrescente um s minúsculo: CPIs, Embrapas. Não use apóstrofo: CPI’s.

Uso das Siglas: Primeiramente coloca-se o significado da sigla por extenso e depois inclua a sigla entre parêntese. Exemplo: O Superior Tribunal Federal (STF) manteve a sua decisão a respeito do processo.

Nota3: Algumas siglas podem ter mais de um significado. MP, por exemplo, pode significar medida provisória e Ministério Público. Fique atento para não causar dúvidas ou ambiguidade. Gênero: 12 Cuidado com o gênero da sigla. Observe a primeira palavra a partir da qual a sigla foi formada para saber se a concordância é com o masculino ou o feminino.

Exemplo:

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Errado: De acordo com o pacto, governos federal, estadual e municipal, articulados, precisam melhorar 14 indicadores sociais previamente definidos pela Unicef. Certo: De acordo com o pacto, governos federal, estadual e municipal, articulados, precisam melhorar 14 indicadores sociais previamente definidos pelo Unicef (Fundo das Nações Unidas para a Infância). Siglas estrangeiras:

Explique as siglas estrangeiras, em vez de traduzi-las literalmente. Por exemplo, “o FBI, a polícia federal dos Estados Unidos”. Partidos: O partido e o estado do parlamentar devem ser indicados logo após a primeira referência a ele. Use parênteses e hífen para indicar o partido e o estado de parlamentares. Exemplo: Fulana Maria (PT-ES) e Ciclano (PDT-SP) elogiaram a atuação da Telebras em fornecer conexão de alta qualidade e velocidade à Campus Party Brasil deste ano.

Pronomes de Tratamento Os pronomes de tratamento têm concordância com a terceira pessoa, o verbo concorda com o substantivo que integra a locução e não com o pronome. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa. Exemplo: Vossa Senhoria nomeará o substituto Vossa Excelência conhece o assunto 13

Segue abaixo o quadro que demonstra o destinatário, tratamento, vocativo e endereçamento.

Nota: Não se usa mais nas redações oficiais da Administração pública os pronomes de tratamento Digníssimo (DD.), Ilustríssimo (Ilmo). Veja o quadro 1, que elenca os destinatários, pronomes de tratamento, vocativo e endereçamento: Quadro 1 TRATAMENTO

VOCATIVO

• Presidente da República • Presidente do Congresso • Presidente do STF

Vossa Excelência

Excelentíssimo(a) Senhor(a) + cargo

• Advogado-Geral da União • Chefe de Estado-Maior • Chefe do Gabinete Civil da PR • Chefe do Gabinete Militar da PR • Deputado Federal • Deputado Distrital • Deputado Estadual • Desembargador • Embaixador • Governador de Estado • Governador do DF • Ministro de Estado • Ministro de Tribunal Superior • Oficial-General das Forças Armadas • Prefeito Municipal • Presidente da Câmara Distrital (DF) • Presidente de Assembleia Legislativa • Presidente de Câmara de Vereadores • Presidente de Tribunal • Procurador-Geral da República • Procurador-Geral de Estado • Procurador-Geral do DF • Secretário de Estado (Governos estaduais e do DF) • Secretário-Geral da PR • Senador

Vossa Excelência

Senhor(a) + cargo

ENDEREÇAMENTO Ao (À) Excelentíssimo(a) Senhor(a) Nome Cargo Endereço Ao (À) Excelentíssimo(a) Senhor(a) Nome Cargo Endereço

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DESTINATÁRIO

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• Vereador • Vice-Prefeito Municipal • Vice-Presidente da República • Auditor da Justiça • Juiz

Vossa Excelência

Meritíssimo(a) Senhor(a) + cargo Meritíssimo(a) + cargo

• Presidente de Empresa Pública, Sociedade de economia mista, Autarquia ou Fundação. • Autoridades em geral • Funcionários graduados • Oficiais das Forças Armadas • Particulares • Reitor de Universidade

Vossa Senhoria

Senhor(a) + cargo

Vossa Senhoria

Senhor(a) + cargo

Vossa Magnificência ou Vossa Excelência

Magnífico(a) Reitor(a) Ou Excelentíssimo(a)Se nhor(a) Reitor(a)

• Papa

Vossa Santidade

Santíssimo Padre

• Cardeal

Vossa Eminência Reverendíssima Ou Vossa Eminência

Reverendíssimo ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal

• Arcebispo • Bispo

Vossa Excelência Reverendíssima

Excelentíssimo ou Reverendíssimo Senhor (Título)

• Monsenhor • Cônego • Superior Religioso

Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima Vossa Reverência

Reverendíssimo Senhor (Título)

• Religiosos em geral

Reverendo (Título)

Ao(À) Meritíssimo(a) Senhor(a) Nome Juiz(a) d... Endereço Ao(À) Senhor(a) Nome Cargo Endereço Ao(À) Senhor(a) Nome Cargo Endereço A Sua Magnificência o(a) Senhor(a) Nome Magnífico(a) Reitor(a) da Universidade... Endereço A Sua Santidade o Papa Nome Endereço A Sua Eminência Reverendíssima Dom Nome Título Endereço A Sua Excelência Reverendíssima Dom Nome Título Endereço

A Sua Reverendíssima ou A Sua Eminência Reverendíssima Dom Endereço A Sua Reverência Título Nome Endereço

Fechos

 Respeitosamente: para autoridades com hierarquias superiores, inclusive o Presidente da República;  Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior. Nota: entende-se por hierarquias superiores, além daquelas constantes no quadro acima, aqueles que tem cargo de Gerente, Diretor, Presidente, ou seja, poderes para aprovar documentos de valor decisório.

Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as 202 demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura.

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Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatário, além de fechar o texto. O documento deve conter a assinatura e identificação do signatário. Há dois fechos diferentes para todas as modalidades do texto oficial.

A forma da identificação do signatário deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME EM MAIÚSCULAS E NEGRITO Cargo do Signatário com Iniciais em Maiúsculas

Nota: Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para outra página ao menos a última frase anterior ao fecho.

DOCUMENTOS DE COMUNICAÇÃO

17 Manual de Redação oficial Telebras

Para efeitos deste manual, documentos que resultam de atos de comunicação são aqueles oriundos de comunicações oficiais, sendo eles: carta e carta circular, correio eletrônico, despacho, memorando e memorando circular. Recomenda-se a utilização das siglas indicadas para cada tipo documental em detrimento do nome por extenso por adequações estéticas e concisão textual. Os códigos dos setores deverão ser utilizados conforme o número de cada gerência, os quais estão dispostos no organograma da Telebras. Para alterar o setor no cabeçalho quando for elaborar carta, memorando e respectivos circulares, é necessário clicar duas vezes para editar o campo.

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Informações Gerais

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Os modelos apresentados serão disponibilizados na intranet, na aba Documentos. Para o aproveitamento do papel, os modelos poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares. Também é obrigatório constar o número da página a partir da segunda. Nesses casos, siga os passos abaixo: 1. Clique duas vezes para editar o rodapé e ponha o cursor no local a ser inserido o nº da página, conforme indicado na imagem:

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2. Em

seguida,

clique



Carta Definição Comunicação expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre a Telebras e órgãos ou entidades da Administração Pública ou a particulares.

Nota: Todos os setores da Telebras somente poderão produzir cartas tratando de assuntos de sua competência. No caso de documentos que contenham assuntos de cunho institucional, a Presidência da Telebras deverá ter ciência do documento, e, em casos pertinentes, serão assinados pelo presidente.

Sigla A sigla a ser usada é CT.

Estrutura

 No cabeçalho, clique duas vezes para editar o setor e no rodapé, clique duas vezes para incluir o ramal do responsável pelo envio da correspondência;  Tipo/ número do documento/ ano de produção/ código do setor e sigla da Telebras, alinhado à esquerda, conforme modelo. o Modelo certo: CT. 123/2015/2200-TB o Modelo errado: CT. 123/2200/2015-TB  Local e data em que foi expedido, alinhado à direita;  Destinatário: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;  Assunto: resumo do teor do documento em negrito;  Vocativo + cargo seguido de vírgula;  Texto;  Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)  ou Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);  Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento.

Competência para assinatura Presidente; Membros do Conselho Diretor para assuntos de suas competências; Presidente do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal; Ouvidor; Gerente.

Carta Circular Definição Comunicação em que o mesmo teor do documento é expedido em diversas vias, a pessoas diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre a Telebras e órgãos da Administração Pública ou a particulares. Usa-se esse modelo quando o assunto for o mesmo, porém, destinados a várias pessoas.

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    

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Sigla A sigla de carta circular é CT. Circ.

Estrutura  Mesma estrutura da Carta: Tipo/ número do documento/ ano de produção/ código do setor e sigla da Telebras, alinhado à esquerda;  Local e data em que foi expedido, alinhado à direita;  Destinatário: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e CEP;  Assunto: resumo do teor do documento em negrito;  Vocativo seguido de vírgula;  Texto;  Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)  ou Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);  Nome (negrito e maiúsculo) e cargo do signatário (com iniciais em maiúsculas) responsável pela expedição do documento.

Competência para assinatura

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    

Presidente; Membros do Conselho Diretor para assuntos de suas competências; Presidente do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal; Ouvidor; Gerente.

Correio Eletrônico O correio eletrônico 1(e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. O campo assunto do correio eletrônico deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

Nota: Mensagens eletrônicas consideradas para efeito legal.

oriundas

de e-mail institucional são

Importante! A Organização das Nações Unidas – ONU, ao estabelecer orientações sobre como gerenciar a mensagem de correio eletrônico, aponta situações em que é possível identificála como documento arquivístico2; dentre elas, destaca-se (UNITED NATIONS, 2010):

 Mensagem cujo conteúdo inicia, autoriza ou completa uma ação de um órgão ou entidade;

1 A mensagem de correio eletrônico considerada como um documento arquivístico precisa ser declarada como tal, ou seja, incorporada ao conjunto de documentos do órgão ou entidade, a fim de manter sua autenticidade, confiabilidade e acessibilidade pelo tempo que for necessário. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p. 14).

21 2 Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação ou referência. (CONARQ, 2011, p. 128)

As mesmas orientações da ONU apontam situações em que a mensagem de correio eletrônico NÃO é considerada documento arquivístico; dentre elas, destaca-se:  Mensagem cujo conteúdo é de caráter pessoal (não tem relação com as atividades do órgão ou entidade).  Mensagem cujo conteúdo se refere a “correntes”, propagandas, promoções e afins.  Cópia de mensagem enviada para grupos de trabalho ou coordenações, com a única finalidade de referência ou informação.  Material de referência, isto é, documentos usados apenas para subsídio teórico no desenvolvimento de uma atividade.

Assim, alertamos os usuários para o uso indevido do e-mail. O e-mail da Telebras, ao 202 qual se utiliza estrutura de e-mail nome.sobrenome@telebras.com.br deve ser usado somente para uso a serviço da Telebras. Seja prudente e evite problemas.

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 Mensagem trocada entre pessoas da mesma equipe ou de outras equipes, em trabalho conjunto, e cujo conteúdo se refere à atividade do órgão ou entidade;  Mensagem recebida de fonte externa (pessoa física ou jurídica) que compõe um documento arquivístico oficial;  Mensagem cujo conteúdo refere-se à pauta ou registro de reunião;  Mensagem cujo conteúdo é nota, relatório final ou recomendação para uma ação em desenvolvimento ou finalizada.

Neste manual não foi indicado modelo padrão de Correio Eletrônico, porém, segue algumas regras de conduta para a elaboração de e-mail:  Prefira elaborar seu texto fora da caixa de correio, pois, deste modo, é possível garantir uma reflexão adequada sobre o conteúdo elaborado e evitar envios indevidos, assim como perder a mensagem por instabilidade do correio eletrônico;  Não supervalorize sua mensagem e restrinja o uso de marcadores de prioridade (urgente, importante) àquelas que, realmente, necessitem dessa marcação;  Atente para o uso da função “responder para todos” quando a resposta se destina a um destinatário específico; e  Reconheça as limitações do uso do correio eletrônico, tais como: a mensagem pode não chegar ao seu destino, pode ter sido identificada como spam, o destinatário pode não checar sua caixa de correio eletrônico regularmente.

Para saber mais a respeito da Gestão do Correio Eletrônico, acesse o link http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

Assinatura de E-mail

O uso padrão da assinatura de e-mail é importante para garantir confiabilidade na comunicação, além de conter informações importantes, tais como o seu cargo e telefone. Nesse sentido, indica-se um modelo básico para assinatura de e-mail, até que outro modelo venha a substituí-lo.

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Para aplicar o modelo, siga as instruções, após abrir o seu e-mail corporativo: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Clique na aba PREFERÊNCIAS; Clique em NOVA ASSINATURA; No canto superior direito, mantenha selecionada a opção Formatar como HTML; Copie o modelo e cole no espaço destinado; Altere as informações dos campos; No box “Uso de assinaturas”, selecione as duas opções para a assinatura padronizada (Novas mensagens e Respostas e encaminhamentos); 7. Em “Posicionamento da assinatura”, mantenha a opção “Acima das mensagens incluídas” marcada; 8. Clique em Salvar, no canto superior esquerdo.

Modelo de assinatura de E-mail

Atenciosamente,

Nome

Função do cargo Gerência de *** (+55 61) 2027-**** (+55 61) Celular, se houver TELEBRAS - Telecomunicações Brasileiras S.A. SIG Quadra 04, Lotes 075, 083, 125 e 175 - Bloco A Salas 201, 202, 214 a 224 - Edifício Capital Financial Center - CEP: 70610-440 "Aviso Legal" - Esta mensagem pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar, ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nestas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o email e em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperação. "Disclaimer" - This message may contain confidential and/or privileged information. If you are not the addressee or authorized to receive this for the addressee, you must not use, copy, disclose or take any action based on this message or any information herein. If you have received this message in error, please, advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you for your cooperation.

Os despachos se caracterizam por ser uma decisão a partir de um documento, ao qual responde a uma solicitação ou encaminha para providências.

Serão apresentados dois tipos:

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Despacho

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Tipo 1: decisão proferida sobre ofício, carta, memorando, parecer, requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e solução. Pode ser favorável ou desfavorável à pretensão do administrado. Serão emitidos no próprio documento, à mão, ou, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, que assegura maior transparência à tomada de decisões e permite que se historie sobre o andamento da matéria tratada nos documentos. Nesse caso, deve-se considerar:

 Que a folha deve ser usada atrás do documento;  No caso de anexar nova documentação ao documento principal ou ao bloco documental, devem ser inutilizados os espaços em branco da folha de despacho e inserida uma nova folha atrás do último documento inserido (caso necessário), respeitando a ordem cronológica do documento e dos despachos.  Esse tipo de despacho pode ser emitido para mais de uma pessoa

Nota1: O despacho pode constituir-se de uma palavra, uma expressão ou um texto pouco longo.

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Nota2: Seguem o modelo de memorando e o modelo preenchido para visualização das definições acima. Foram definidos dois modelos que podem ser utilizados à preferência de cada Setor. O segundo modelo possui a identificação de quem elaborou o documento que pode auxiliar no controle das produções dos documentos.

Tipo 2: é o meio formal pelo qual uma autoridade administrativa responde a outro documento avulso ou parte de um processo que havia sido submetido a sua consideração. Além de decidir sobre solicitação recebida ou determinar a adoção de providências sobre o assunto, a fim de resolver a questão principal por meio de uma análise curta ou decisão em que não precisa de tanta fundamentação. Esse segundo tipo não pode ser emitido em modelo circular. Para uso do padrão circular, deve-se utilizar o memorando circular.

Estrutura  O cabeçalho deve constar somente o nome da Telebras com a logomarca;  Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede, centralizado;  Local e data em que foi expedido alinhado à direita;  Destinatário: deve ser mencionado pelo cargo que ocupa; o O destinatário não deverá ser preenchido quando a finalidade do despacho for o encerramento de processo.  Assunto: resumo do teor do documento em negrito;  Texto;  Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)  ou Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);  Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento. Para esse tipo existem dois modelos: um com a aprovação da autoridade e outro, além da aprovação da autoridade, a assinatura de quem elaborou o documento. Ambos modelos podem ser usados a critério de cada setor.

Competência para assinatura

    

Presidente; Membros do Conselho Diretor; Ouvidor; Gerente; Coordenador;

Líder/presidente/Gestor de comitês ou grupo de trabalho; Chefe de gabinete e Assessor da presidência.

Memorando

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 

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Definição Comunicação entre unidades administrativas da Telebras, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação interna (Redação adaptada, Item 3.4.1 da Portaria nº 91 de 4/12/2002). Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes etc. a serem adotados.

Sigla A sigla é Mem e não MM.

Nota1: Os Escritórios Regionais deverão adaptar o documento com seus dados, como nome completo do escritório, endereço/CEP, telefone, e-mail e logomarca, quando tiver. Esta informação deve constar apenas nos modelos memorando e memorando-circular.

Estrutura

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 Tipo e número do documento, seguido do ano e da sigla do setor que o expede, alinhado à esquerda. No caso do tipo memorando, o nome do documento poderá ser abreviado para Mem. Como o memorando é um documento interno, não há necessidade de colocar a sigla da Telebras após a linha de identificação do documento; o Modelo certo: Mem. 123/2015/2200 o Modelo errado: MM. 123/2200/2015  Local e data em que foi expedido, alinhado à direita;  Destinatário: convencionou-se, a partir do uso habitual, a usar a preposição “Para” seguido do cargo e função que ocupa;  Assunto: resumo do teor do documento em negrito;  Texto;  Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)  ou Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);  Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento

Competência para assinatura       

Presidente; Membros do Conselho Diretor; Ouvidor; Gerente; Coordenador; Líder/presidente/Gestor de comitês ou grupo de trabalho; Chefe de gabinete e Assessor da presidência.

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Memorando Circular 202

Comunicação interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes da Telebras, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Quanto a sua forma, o memorando circular segue o modelo padrão Memorando.

Sigla A sigla é Mem. Circ.

Estrutura  Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede, alinhado à esquerda;  Local e data em que foi expedido, alinhado à direita;  Destinatários: grupo a que se destina o conteúdo do documento, que devem ser mencionados pelos cargos que ocupam;  Assunto: resumo do teor do documento em negrito;  Texto;  Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)  ou Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);  Nome e cargo do signatário responsável pela expedição do documento.

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Competência para assinatura       

Presidente; Membros do Conselho Diretor; Ouvidor; Gerente; Coordenador; Líder/presidente/Gestor de comitês ou grupo de trabalho; Chefe de gabinete e Assessor da presidência.

DOCUMENTOS NORMATIVOS 29

Documentos que resultam de instrumentos normativos são aqueles oriundos de Diretriz, Política e Prática. Tem por definição determinar, implementar ou estabelecer um ato normativo.

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Informações Gerais

202

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Política Definição Instrumento normativo que veicula a determinação emanada da alta direção, visando orientar o pensamento e a tomada de decisão.

Sigla P – XX

Estrutura       

Objetivo Referências Campo de aplicação Definições Corpo Aprovação e data de vigência Histórico de alterações

Competência para aprovação 31



Quando o instrumento normatiza atividades de áreas de mais de uma diretoria, o instrumento deve ser aprovado em REDIR.

Quando o instrumento normatiza atividades inerentes a apenas uma diretoria, seu diretor deve aprovar o instrumento informando à área coordenadora por meio de DEM ou e-mail.

Diretriz

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

202

Definição Instrumento normativo que tem por finalidade implementar as políticas ou estabelecer objetivos que orientem a ação gerencial.

Sigla D – XX

Estrutura       

Objetivo Referências Campo de aplicação Definições Corpo Aprovação e data de vigência Histórico de alterações

Competência para aprovação



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

Quando o instrumento normatiza atividades de áreas de mais de uma diretoria, o instrumento deve ser aprovado em REDIR. Quando o instrumento normatiza atividades inerentes a apenas uma diretoria, seu diretor deve aprovar o instrumento informando à área coordenadora por meio de DEM ou e-mail.

Prática Definição Instrumento normativo que estabelece métodos, procedimentos e especificações para a execução de atividades na organização.

Sigla PR – XX

Estrutura       

Objetivo Referências Campo de aplicação Definições Corpo Aprovação e data de vigência Histórico de alterações

Competência para aprovação 33



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

Este documento foi aprovado na REDIR 1272 202 de 15 de dezembro de 2015