GuĂa definitiva sobre la inteligencia empresarial Aprende los aspectos clave de un proyecto de Business Intelligence
Tabla de contenidos
1. Introducción 2. ¿Qué es inteligencia empresarial? 3. Diferencias entre inteligencia empresarial, económica y competitiva 4. Inicio del proyecto. Objetivos, alcance y limitaciones 5. Planificación del proyecto. Ámbito, plazo y coste 6. Gestión de recursos en la planificación del proyecto de inteligencia empresarial y riesgos a evitar 7. Ejecución y puesta en marcha del proyecto. Toma de decisiones 8. Finalización del proyecto. Medición de resultados. Desviaciones 9. Errores y fracasos del proyecto de inteligencia empresarial. Principales causas 10. Herramientas de inteligencia empresarial o BI 11. Aplicaciones de la inteligencia empresarial en las PYMES 12. Conclusiones y nuevas tendencias de inteligencia empresarial
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1. Introducción La inteligencia empresarial, apoyándose en herramientas de BI o de advanced business analytics mejora la eficiencia en los procesos y la eficacia en las operaciones de las empresas. Para lograrlo se apoya en la comprensión del pasado, que se complementa con el conocimiento del presente y las predicciones y pronósticos de cara al futuro. Esta forma de trabajar supone un gran cambio con el modo de llevar a cabo la toma de decisiones que imperaba hasta hace algunos años, donde se intentaban resolver problemas operativos basándose en el historial y reaccionando ante imprevistos. Se hace patente la necesidad de dedicar más tiempo al análisis pero contando con información de calidad y actualizada, porque el tiempo de reacción cuenta, y cada vez en mayor medida.
Créditos fotográficos: "Hand Giving Knowledge,wisdom And Solution" by nongpimmy
La inteligencia empresarial o de negocio es una estrategia empresarial que persigue incrementar el rendimiento de la empresa o su competitividad, a través de la organización inteligente de sus datos históricos (transacciones u operaciones diarias), que se almacenan en Data Warehouse corporativos o Data Marts departamentales, y de los datos en tiempo real que se almacenan en la nube.
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El concepto de BI no es nuevo, se conoce mediados de los años 60 y no ha dejado de evolucionar hacia modelos más efectivos y mejor adaptados al nuevo entorno tecnológico como el reciente advanced business analytics. Las soluciones en esta línea aportan mayor visibilidad con más calidad, al tiempo que se ponen al alcance de cada vez más organizaciones, debido al descenso en los costes de hardware y al incremento en la potencia de los procesadores y la eficiencia de los software de gestión. Todo ello permite a muchas empresas optimizar sus inversiones en el área informática beneficiándose de todas las ventajas del acceso a Big Data.
Inteligencia empresarial y supervivencia En plena era del conocimiento el desarrollo tecnológico ha permitido que los directivos pueden acceder a mucha más información, de más calidad y con mayor rapidez. Sin embargo, el volumen de información a que se tiene acceso, tras la materialización de la explosión Big Data, a veces juega en contra de los intereses de la empresa. Cuando se dispone de tanta información, puede resultar complicado encontrar el tiempo suficiente para analizarla, por lo que se pierde el potencial que ello ofrece para mejorar la toma de decisiones y alcanzar las metas corporativas. Se hace imprescindible encontrar el apoyo de herramientas que permitan una gestión de los datos eficaz, ya que sólo de esta forma es posible mantener la posición de mercado, avanzar y sobrevivir en un entorno tan dinámico como el actual. Desde hace unos años, han ido apareciendo distintos modelos que buscan acercar la empresa a los sistemas de información que pueden optimizar la toma de decisiones organizacional: ●
DSS (Decision Support Systems) fue el origen de todo y su mentor el Dr. Ralph Kimball.
●
EIS (Executive Information Systems), aparecieron poco después y en esta caso fue Bill Inmon quien tuvo mucho que ver en su expansión, ya que se le considera el padre del Data Warehouse.
●
BI (Business Intelligence), que permitía ganar en profundidad en la comprensión de las circunstancias precedentes en la empresa y, a través del pasado y su análisis facilitaba una interpretación del presente basada en la teoría de la causalidad.
●
Advanced business analytics, que se diferencia del modelo anterior en su mayor potencial en cuanto a previsiones y forecasting.
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Las PYMEs disponen de sistemas de información más o menos sofisticados que deben ser analizados y optimizados ya que toda empresa, independientemente de su tamaño, cuenta con gran valor encerrado en los datos que posee. Son el estudio y análisis de esa información los que permiten encontrar nuevas oportunidades, ahorrar recursos, minimizar costes y ganar tiempo, mejorando la productividad a través de los procesos de inteligencia empresarial.
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2. ¿Qué es inteligencia empresarial? Inteligencia empresarial, inteligencia de negocio, business intelligence y, ahora, advanced business analytics son cuatro términos que aluden a un fin único: el uso óptimo de datos en el ámbito empresarial orientado a facilitar la toma de decisiones. Su propósito abarca la comprensión del funcionamiento de la empresa en los tiempos pasado y presente, que complementa con la anticipación de acontecimientos futuros, con el objetivo de ofrecer el conocimiento necesario para respaldar las decisiones empresariales y las acciones que se tomen. Las herramientas de inteligencia empresarial se basan en la utilización de un sistema de información complejo que utiliza datos extraídos de: ●
Los sistemas de producción.
●
Información relacionada con la empresa o sus ámbitos proveniente del exterior y/o interior de la organización.
●
Datos económicos.
Los datos, independientemente de su procedencia y asimilando la heterogeneidad de sus fuentes de origen, son sometidos a procesos de extracción, transformación y carga (procesos ETL). Mediante estas técnicas, los datos son perfilados y homogeneizados, tras superar un proceso de limpieza, que asegura que los atributos de la calidad de los mismos permanecen inalterables, que están preparados y se hallan en condiciones de ser cargados en el sistema de destino. Pese a tener en común la metodología en cuanto a los principios básicos de aplicación, existen diferencias entre unos tipos de software de inteligencia empresarial y otros. La vida o el periodo útil de cada uno vendrá determinado por el éxito de su uso en beneficio de la empresa, que se medirá en términos de productividad, rendimiento administrativo, incremento del nivel financiero y mejora de la toma de decisiones. Si los resultados y el desempeño empresarial mejoran, el software de inteligencia de negocio seguirá en uso durante más tiempo, en caso contrario, habrá de ser sustituido por otro que aporte mejores y más precisos resultados. En esta línea se encuentran las herramientas de inteligencia analítica avanzada, que posibilitan el modelado de las representaciones a partir de consultas para crear un cuadro de mando integral que sirve de base para la presentación de informes.
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Créditos fotográficos: "Light Bulb With Drawing Business Plan Strategy Concept Idea" by KROMKRATHOG
La inteligencia empresarial y su evolución histórica Según la Real Academia Española de la Lengua, inteligencia es: 1. Capacidad de entender o comprender. 2. Capacidad de resolver problemas. 3. Conocimiento, comprensión, acto de entender. 4. Sentido en que se puede tomar una sentencia, un dicho o una expresión. 5. Habilidad, destreza y experiencia. En el ámbito empresarial, el término adquiere unos matices un poco más explícitos: "capacidad de comprender las interrelaciones de los hechos presentados en tal forma como para orientar la acción hacia una meta deseada". En un artículo de 1958, el investigador de IBM Hans Peter Luhn utiliza por primera vez el término "inteligencia de negocio". Casi tres décadas más tarde, en 1989, Howard Dresner propuso la "inteligencia de negocios" como un término general para describir "los conceptos y métodos para mejorar la toma de decisiones empresariales mediante el uso de sistemas basados en hechos de apoyo". Pero no fue hasta los últimos años de la década de los noventa cuando el concepto
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comenzó a extenderse y proliferar en los entornos organizacionales. La inteligencia de negocios, tal como se entiende hoy en día, es el resultado de la evolución de los primeros sistemas de apoyo a las decisiones que se originaron en los años sesenta y culminaron su desarrollo en las dos décadas posteriores. DSS tuvo su origen en modelos informáticos creados para facilitar la toma de decisiones y la planificación empresarial. A partir de ahí, la aparición de los data warehouses, los sistemas de información ejecutiva, OLAP y la reciente inteligencia de negocios fueron sólo precursores del concepto actual de inteligencia empresarial que implica mayor inmediatez y no atiende a barreras geográficas ni temporales, tal y como permite la advanced business analytics.
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3. Diferencias entre inteligencia empresarial, económica y competitiva ¿Analizas con inteligencia económica? ¿En tu empresa se toman decisiones en base a la inteligencia competitiva? ¿Sabes sacar todo el partido a la inteligencia empresarial? Conceptos como la inteligencia económica, inteligencia competitiva o inteligencia empresarial están empezando a sonar poco a poco en los entornos financieros y de negocio y, aunque pueden parecer sinónimos, existen matices que diferencian unos de otros. Conocerlos te ayudará a exprimir las ventajas competitivas de tu organización.
Inteligencia Económica Analizar la información del contexto económico, político, tecnológico y social de un país o un área geográfica es la misión de la inteligencia económica. A través de este análisis se prevén amenazas que podrían conducir a situaciones de riesgo u oportunidades que la empresa no debe perderse dentro del escenario geoeconómico. Esta disciplina se articula en torno al estudio de dos elementos interconectados: una localización geográfica y la variable tiempo, que determinarán los factores que afectan a la competitividad empresarial presente y futura en un país determinado, desde el punto de vista económico. En este análisis se debe tener en cuenta: ●
Agentes económicos locales, su potencial y su madurez tecnológica.
●
Infraestructuras, su calidad y sus posibilidades.
●
Impuestos y aranceles, así como las políticas y tendencias que les pueden afectar.
●
Estructuras administrativas y relaciones político - sociales.
La inteligencia económica, basándose en estos factores determina la tendencia evolutiva a corto y medio plazo en dicha localización geográfica, evaluando su competitividad. Esta información minimiza el riesgo a la hora de tomar decisiones empresariales que afecten a inversiones, alianzas estratégicas, proyectos de expansión, búsqueda de proveedores o selección de canales de distribución, entre otros.
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Créditos fotográficos: "Business Wording In Queue Scrabble On Game Board" by Keerati
Inteligencia Competitiva Este tipo de inteligencia de negocio alcanza su punto álgido al entrar en contacto con Big Data. La inteligencia competitiva no hace autoevaluación de la empresa, puesto que se sobreentiende que fortalezas y puntos débiles ya han sido valorados, sino que se centra en la previsión. Estudiando el entorno competitivo de una organización anticipa oportunidades y amenazas con el margen de tiempo necesario para diseñar una respuesta efectiva desde la organización. Este tipo de análisis requiere de grandes volúmenes de información, estructurada y no estructurada a los que, una vez procesados, deben poder acceder las personas adecuadas dentro de la organización para optimizar la toma de decisiones. Sus aplicaciones más inmediatas tienen que ver con: ●
Gestión del conocimiento.
●
Aumento de la capacidad de innovación de la empresa.
●
Incremento de la objetividad en la toma de decisiones.
●
Mayor precisión estratégica en la proyección de la organización, tanto en comunicación como en marketing.
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Inteligencia empresarial Esta faceta creadora de valor en la empresa consta de dos partes, una que se ocupa de lo que sucede en el exterior de la compañía, englobando todo lo relacionado con la inteligencia competitiva, y otra que se encuadraría en el ámbito del business intelligence y el advanced business analytics, centrándose en la empresa de puertas hacia dentro. Su misión es orientar las rutinas empresariales hacia la excelencia a través de la mejora continua. Para que sea efectiva ha de plantearse como una filosofía y debe estar incluida en la cultura organizacional, para que todas las personas que la forman tengan acceso a ella y comprendan su alcance. La forma de trabajar que propicia se basa en el análisis de los datos obtenidos de la medida y seguimiento de los indicadores que cada empresa determina.
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4. Inicio del proyecto. Objetivos, alcance y limitaciones Los proyectos de inteligencia empresarial no entienden de tamaño, ni de actividad. Una decisión de este tipo se orienta a resultados y se estructura en función de sistemas de información, para optimizar la toma de decisiones. La eficacia, la productividad y el ser competitivo no son patrimonio exclusivo de las grandes multinacionales, de hecho, implementados en una PYME pueden suponer una significativa diferencia entre el antes y el después. No obstante, la planificación es importante cuando se trata de poner en marcha un proyecto de este tipo en el que concurre un elevado número de tareas a realizar, un gran volumen de información y donde, además, intervienen muchas personas distintas de diferentes niveles dentro de la organización. Hace falta ser exquisitamente cuidadoso en la gestión de la inteligencia empresarial para evitar los principales errores que pueden conducir al fracaso del proyecto: ●
Insuficiente preparación.
●
Desconocimiento de los sistemas de información empresariales.
●
Falta del uso de una metodología en su desarrollo.
●
Ausencia de objetividad en la recogida de datos.
A lo largo de este capítulo y los siguientes, abordaremos las actividades que componen un proyecto de inteligencia empresarial a través del estudio de las distintas etapas que éste comprende: inicio, planificación, ejecución y finalización.
Créditos fotográficos: "Projects Folders Mean Tasks Planning And Ventures" by Stuart Miles
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Planteamiento del proyecto de inteligencia empresarial La definición del alcance del proyecto debe tratarse como una cuestión prioritaria. En el caso de los proyectos de inteligencia empresarial, el alcance vendrá determinado por los modelos de negocio que se quieran soportar y por los datos necesarios para conseguirlo. En proyectos generales de sistemas se hará necesario establecer: ●
Las áreas de la organización que se verán involucradas.
●
Los procesos que soportará el nuevo sistema.
●
Las prestaciones y funcionalidades que incorporará el sistema.
En todo caso, existen dos factores críticos de éxito cuyo papel es fundamental para proceder a la estimación de plazos y recursos que habrán de emplearse y, por tanto, en la definición del alcance del proyecto. Son: ●
Los requerimientos mínimos, su establecimiento y comunicación.
●
La división clara entre las tareas que el proyecto comprende y las que exceden su ámbito de aplicación.
Ambos factores requieren de la definición de los indicadores clave que permitan, primero conocer dónde se encuentra la organización, para después poder determinar hacia dónde avanzar. Estos indicadores se habrán de someter a revisiones periódicas que permitan detectar desviaciones, ello hará posible medir los resultados y ver cómo marcha el proyecto y si cumple con las expectativas. Su criticidad reside en el hecho de que es a partir de ellos como se pueden fijar los objetivos, que se irán posteriormente ajustando en función de los resultados obtenidos. No hay que perder de vista la razón de ser de todo proyecto de sistemas de información, y por ende de inteligencia empresarial, que no es cumplir los plazos fijados o cumplir con las previsiones en cuanto a recursos designados, sino que se trata de aportar valor a la organización. El éxito está en relación con la alineación y, por eso, si un proyecto presenta desviaciones con respecto a los objetivos de la organización es muy difícil que se apruebe (en base a criterios de beneficios que conlleva, nivel de riesgo y plazos de ejecución), pero aún más complicado resulta el poder llevarlo a cabo.
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Puesta en marcha de un proyecto de inteligencia empresarial: el inicio El inicio del proyecto coincide con su origen y reside en el núcleo de su razón de ser. En esta primera etapa se decide si seguir adelante con el mismo o no. Conocer las limitaciones y objetivos es avanzar en la dirección correcta. Entre las limitaciones más frecuentes en este tipo de proyectos se encuentran: ●
El nivel de calidad exigido.
●
El alcance previsto.
●
El tiempo disponible para llevarlo a cabo.
●
Los recursos que se pueden asignar.
●
Los límites tecnológicos.
●
El presupuesto que se estipule.
Normalmente niveles muy elevados de calidad exigen el uso de más tiempo, más recursos y más presupuesto. Evidentemente, no es posible disponer de recursos ilimitados, por lo que serán los estándares de calidad los que se encarguen de determinar las limitaciones. Para ello deben quedar establecidos de forma previa al inicio y se han de revisar durante el proyecto, si fuera necesario, planteando un sistema de auditoría. En cuanto a los objetivos del proyecto de inteligencia empresarial: ●
Deben definirse en base a los indicadores planteados.
●
Han de ser, no sólo cuantificables, sino que tiene que quedar cuantificados: para poder confirmar el éxito o el fracaso del proyecto.
●
Deben estar alineados con la estrategia de la organización: mostrando su apoyo a la misma a través de la reunión de intereses.
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5. Planificación del proyecto. Ámbito, plazo y coste Una vez ha quedado definida la fase inicial del proyecto de inteligencia empresarial, y cuando ya se ha analizado su viabilidad dentro de la estrategia organizacional, el siguiente paso es la planificación del proyecto.
Qué se debe tener en cuenta en la planificación de un proyecto de inteligencia empresarial La planificación del proyecto comprende tres elementos, que habrán de tenerse en cuenta en la toma de decisiones: ●
Los recursos y su organización, dirección y control, tanto a nivel de unidad, como a nivel departamental y de empresa.
●
Los objetivos, que se deben alcanzar en un plazo, coste y calidad preestablecidos.
●
Las relaciones basadas en la buena comunicación, porque no hay que olvidar que serán necesarias las colaboraciones, basadas en excelentes relaciones con distintos miembros de la organización y de éstos entre sí, que habrá que fomentar para garantizar su participación y mejorar su valoración del proyecto.
Por lo tanto, cuando se trate de llevar el proyecto a la práctica y comenzar su implementación, será necesario definir: 1. El ámbito: ¿Qué deberemos entregar? Para saber qué hay que hacer habrá que definir y decidir las actividades, la secuencia en que deben realizarse y las tareas en que cada una se descompone. 2. El plazo: ¿Cuándo lo tendremos que entregar? La planificación de las actividades y el detalle de sus tareas resultará en una estimación del tiempo necesario para la ejecución del proyecto y, por tanto, en una estimación bastante precisa del plazo necesario para su consecución. 3. Los recursos: ¿Quién lo hará? Para resolver la cuestión que se plantea en este estadio hace falta conocer bien al equipo, los rendimientos individuales de las personas, siendo Compártelo en:
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además capaces de medir su productividad de modo que se pueda asignar a los miembros más cualificados para cada tarea y se optimice el uso de los recursos en favor del factor tiempo para garantizar el mejor resultado del proyecto. Contar con la experiencia necesaria y con datos reales y objetivos supone una importante ventaja. 4. El coste: ¿Cuánto costará? La gestión del coste total del proyecto debe orientarse a la compleción del mismo dentro de presupuesto. Para proceder a su estimación hay que considerar todos los factores anteriores de forma independiente y valorar cómo puede afectar a cada uno la interacción con los demás. Lo más importante en la planificación de un proyecto no es sólo conocer de cuántos recursos se dispone sino saber si se encuentran optimizados. Existen herramientas que permiten hacer estos cálculos facilitando el análisis de la situación de la empresa y posibilitando el encontrar la solución más eficaz y la que mayor rendimiento aporta.
Créditos fotográficos: "Circle Workflow Chart On Word Cloud Background" by basketman
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La importancia de la revisión y el seguimiento Si la definición del proyecto previa a su planificación es fundamental para economizar recursos, las revisiones posteriores y durante la ejecución del mismo son imprescindibles para optimizar resultados. Entre sus principales funciones se encuentran: ●
Asegurar la adecuación de las modificaciones practicadas.
●
Evitar pérdidas de alineación.
●
Detectar desviaciones con tiempo suficiente para elaborar una respuesta.
●
Realizar los ajustes necesarios en cada caso.
Si definir el proyecto contribuye a facilitar la comprensión de su objetivo, alcance, requerimientos, riesgos, limitaciones y casuística; incluir la revisión en la planificación supone asegurar el nivel óptimo de detalle en cuanto a recursos, plazo y coste del proyecto. En este sentido, suele facilitar bastante esta tarea el definir cuáles serán los procedimientos de seguimiento, que han permitir también la monitorización del rendimiento. Para ello hace falta: ●
Fijar los objetivos y relacionarlos con sus indicadores correspondientes.
●
Planificar, medir, controlar y ejecutar las acciones correctivas que sean necesarias.
●
Procurar la transparencia del proceso, para evitar retrasos, pérdidas de motivación y falta de dinamismo.
●
Garantizar la objetividad en la recogida de datos, que sólo es posible mediante la automatización.
La planificación de un proyecto es una estimación que deberá ser revisada y controlada continuamente, y ajustada en los casos en que sea necesario.
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6. Gestión de recursos en la planificación del proyecto de inteligencia empresarial y riesgos a evitar En todo proyecto, también en uno de sistemas de información o inteligencia empresarial, la gestión de recursos se ha de enfocar desde dos perspectivas que aborden la planificación, asignación y medición de los recursos económicos y los recursos humanos.
Créditos fotográficos: "People Running On Gear" by jscreationzs
La gestión de los recursos económicos Si hablamos de recursos económicos hay que calcular: ●
El coste total del proyecto: donde se deben tener en cuenta gastos relativos al hardware, software, servicios de consultoría, costes de los recursos internos (costes de personal) y
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los costes de lanzamiento, mantenimiento y formación. ●
El ROI (retorno sobre la inversión): haciendo una estimación que permita conocer el tiempo necesario para recuperar la inversión, dato sobre el que podrá valorarse la conveniencia de la decisión.
Una de las variables que mayor influencia tienen sobre la gestión de recursos económicos de un proyecto es el factor humano. Por eso es interesante hacer un análisis de los recursos humanos que intervendrán que permita optimizar su participación.
Los recursos humanos que intervienen en el proyecto y su planificación En todo proyecto existen dos recursos clave de gestión: ●
El equipo de trabajo: su selección es un factor crítico de éxito en la consecución del proyecto. Si es posible, el equipo debe ser experimentado y estar equilibrado en relación al tiempo. La elección de candidatos ha de considerar factores como su cualificación y experiencia pero, más importante, ha de conocer su desempeño medido en términos de rendimiento y productividad. Normalmente, si aumentamos el número de personas, disminuye el tiempo, pero esta medida no puede ser llevada al extremo, ya que el proyecto se convertiría en algo imposible de gestionar, por lo que esta opción carece de realismo y resulta más práctico escoger a los activos idóneos.
●
El Jefe del proyecto: la dirección del proyecto debe recaer sobre una sola persona con autoridad real sobre el mismo, para hacerlo avanzar decididamente y orientado al objetivo final. El Jefe del proyecto debe ser un líder. No sólo es la persona más influyente en el éxito o fracaso del proyecto, sino que ha de contar con el apoyo total e incondicional de la dirección y su respaldo. Las funciones que debe llevar a cabo el jefe del proyecto son: ○
Concretar OBJETIVOS.
○
Organizar y Planificar el PROYECTO.
○
Controlar RESULTADOS.
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Conocer los riesgos de la planificación para poder evitarlos El análisis de los riesgos potenciales durante la etapa de planificación de un proyecto permite su detección prematura y, en muchos de los casos, también su prevención. Generalmente, los riesgos que pueden aparecer suelen estar relacionados con tres áreas: 1. Tamaño del proyecto: mayor el proyecto, mayor el riesgo. Para reducirlo se necesita fraccionar el proyecto en varios más pequeños. Al dividirlo en sub-proyectos se gana en capacidad de control y se minimiza el riesgo. 2. Grado de estructuración: cuanto más desestructurado está un proyecto, mayores riesgos conlleva. La construcción del business case (caso de negocio del proyecto) reduce el riesgo al facilitar la definición de alcance y objetivos. Se basa en una estimación futura sobre el proyecto, previsión que permite hacer ajustes precisos para evitar riesgos, garantizando mejores resultados y fomentando la creación de planes de contingencia. Es importante que encontrar apoyo desde la Dirección y también por parte de los propios usuarios. 3. Conocimiento de la tecnología: si no se cuenta con el conocimiento necesario de la tecnología que se va a utilizar, se están corriendo riesgos innecesarios y muy elevados. Para mitigarlos, se debe proporcionar la formación adecuada para todo el equipo, gestionándola desde la propia organización o subcontratando una empresa externa que produzca la transferencia de conocimientos tecnológicos. Luchar contra la aparición de riesgos y minimizar los ya existentes implica llevar un seguimiento detallado de los mismos y de la evolución de los indicadores establecidos. Su monitorización, identificación y análisis debe ser periódica y frecuente. Hoy en día, gracias al avance de las nuevas tecnologías, existen herramientas que permiten disponer de una información exhaustiva que ayuda a disminuir los riesgos de un proyecto de inteligencia empresarial. Si el enfoque que proporcionan este tipo de soluciones es el adecuado, también hacen posible la optimización de la planificación y gestión del proyecto gracias a la visibilidad que proporcionan en cuanto a la asignación de costes y recursos, su rendimiento, el planning o las fechas de deadline, entre otros.
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7. Ejecución y puesta en marcha del proyecto. Toma de decisiones Contar con la herramienta adecuada puede facilitar mucho la implementación y desarrollo de una estrategia de inteligencia empresarial. Al elegir un producto de Business Intelligence o de Advanced Business Analytics, además de las características específicas del producto, es importante tener en cuenta otros factores, entre los que cabría destacar: ●
Facilidad de uso.
●
Simplicidad técnica en cuanto a la implementación.
●
Ausencia de complejidad en los procesos de administración que implica.
●
Escalabilidad.
●
Variedad de opciones en la interfaz de usuario.
●
Integración en la plataforma de la empresa, en el corto y el largo plazo, teniendo en cuenta las necesidades actuales, pero también las futuras.
●
Posibilidad de integración con otras plataformas activas en el negocio.
●
Facilidad de expansión, para adaptarse a la expansión del negocio reduciendo costes.
Créditos fotográficos: "Hand Holding A Puzzle Piece" by ponsulak
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Inteligencia empresarial y toma de decisiones Una vez escogida la herramienta o herramientas a utilizar, llega la hora de poner en marcha el proyecto de inteligencia empresarial. En esta etapa es recomendable observar los siguientes procedimientos: ●
Anotar la dedicación y aportación de cada persona al proyecto, durante la fase de ejecución y con objeto de poder realizar el seguimiento.
●
Monitorizar los progresos con una periodicidad semanal.
●
Identificar las desviaciones, tanto de carácter temporal como de tipo económico (plazo y costes).
●
Prestar una especial atención a los hitos del proyecto.
Por lo general, cuando una empresa descubre las ventajas de la inteligencia empresarial en un entorno de Advanced Business Analytics, su uso se exporta rápidamente a todos los niveles del negocio. La toma de decisiones es donde una estrategia de este tipo alcanza mayor repercusión ya que: ●
Mejora la calidad general en los procesos.
●
Optimiza la efectividad de la empresa en conjunto.
●
Aumenta la eficiencia del negocio.
El principal uso de la inteligencia empresarial es el de convertir datos en información útil y relevante que pueda distribuirse, a quienes la necesiten y en el momento oportuno, para posibilitar una mejor y más fundamentada toma de decisiones. Ello constituye una de las tareas principales de los cargos directivos y uno de los objetivos básicos de los sistemas de información es que nos ayuden a la toma de decisiones. A partir de los datos que el sistema de Advanced Business Analytics proporciona, gana en conocimiento y se descubren nuevas oportunidades, muchas de las cueles habían sido desconocidas hasta el momento, por falta de perspectiva o ausencia de visión. Además de la información privilegiada que permite tomar mejores decisiones, existen otros aspectos importantes que el análisis de los datos fomenta como: ●
Revisión y optimización de procesos.
●
Mejora del reparto de tareas.
●
Optimización de recursos.
Con los datos en crudo (desestructurados, no ligados a unos objetivos, carentes de automatismo Compártelo en:
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y transparencia, sin alineación con la estrategia de la empresa) no sería posible llegar a este nivel y, por eso, la toma de decisiones se engloba dentro de los beneficios intangibles que aporta la información recopilada por la inteligencia empresarial: ●
Beneficios tangibles: reducción de costes, generación de ingresos y reducción de tiempos para las distintas actividades del negocio.
●
Beneficios intangibles: aumento de la disponibilidad de la información orientada a la toma de decisiones, mayor alcance del uso estratégico de los datos y mejora de la posición competitiva de la empresa.
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8. Finalización del proyecto. Medición de resultados. Desviaciones La finalización del proyecto no supone el fin del planteamiento estratégico que implica la inteligencia empresarial, sino el inicio de un nuevo ciclo, que se centrará en el seguimiento y mantenimiento, pero que comienza con una evaluación que habrá de analizar si: ●
Se han cumplido los objetivos dentro del plazo estimado.
●
Se han utilizando los recursos humanos previstos.
●
Se ha incurrido en los costes calculados.
●
Se han producido o no desviaciones y, en caso afirmativo, valorar dónde han incidido y las razones que las han originado, única manera de aprender para próximos proyectos.
La comunicación en este punto es fundamental. Ha de ser de calidad, clara, objetiva y transparente. Si se consigue operar de esta forma, todo el equipo adquirirá un mayor conocimiento de los resultados y, aún más importante, de sí mismo y su forma de trabajar. Esta perspectiva es necesaria para conocer los puntos débiles, de cada individuo y de la organización en conjunto, y buscar soluciones que ayuden a reforzar esas áreas de forma eficaz.
Créditos fotográficos: "Online Education Concept" by cooldesign
Compartir toda la información extraída, de una forma natural y dinámica, con el resto de las personas y departamentos es vital para obtener buenos resultados en el futuro. Pero, así como la transparencia es crítica, también lo es la inmediatez.
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El factor tiempo puede jugar a favor, si se sabe emplear para mejorar y sacar partido a las fortalezas, pero también puede suponer un lastre importante, cuando se trabaja desde el desconocimiento y no se pulen los errores, que van acrecentándose cada día, al tiempo que aumentan la desviación existente entre el trabajo de una persona y los objetivos estratégicos. Si no se cuenta con una herramienta que permita comunicar bien los objetivos que se desea alcanzar, será complicado conseguir que todo el mundo comprenda el mensaje.
Planes de mejora y buenas prácticas desde la óptica de la inteligencia empresarial Además de sobre las metas prefijadas, una solución completa de inteligencia empresarial permite establecer objetivos sobre otros indicadores, aunque no sean directamente del proyecto, para lograr mejores resultados. Puede resultar interesante el tener la opción de integrarlos con otras plataformas. La clave reside en que la herramienta utilizada no sólo muestre los resultados, sino también la evolución, de manera continua para generar el interés en nuevas áreas de análisis. Es la única forma posible de saber en qué punto se halla uno y hacia dónde debe avanzar y el modo más efectivo de mejorar los resultados de la organización. El secreto del éxito en la implementación de una estrategia de inteligencia empresarial está en asimilar esta mentalidad a los valores contenidos en la cultura de empresa y, además: ●
Compartir los planes de mejora con los empleados.
●
Definir los objetivos de forma conjunta.
●
Plantear mejoras progresivas (mejora continua).
En definitiva, el uso de las soluciones de inteligencia empresarial muestra resultados que obligan a tomar decisiones, por lo que es necesario estar preparados para ello. Todo proyecto de advanced business analytics involucra a la cultura de empresa y, a través de ella, a la organización a todos los niveles. Cada proyecto, cada Departamento, cada equipo y cada individuo se plantearán su propia mejora continua que redundará en el interés general y no se tratará de un cambio puntual en el tiempo, sino de algo mucho más trascendente y estable.
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9. Errores y fracasos del proyecto de BI. Principales causas La empresa Gartner, en uno de sus últimos estudios, estima que el valor del mercado de la Inteligencia de Negocios (BI), hoy en día supera los 14 billones de dólares y continúa en expansión. Cada vez son más las empresas que buscan beneficiarse de la inteligencia empresarial pero no todo vale. Quienes planeen una inversión en BI o Advanced Business Analytics en un futuro próximo, si quieren asegurar que su inversión sea efectiva, deben evitar los siguientes 4 errores comunes: ●
Ignorar las necesidades de los usuarios de BI: la inversión carece de sentido si no se satisfacen las necesidades usuarias. Para conseguir que esta correspondencia entre lo que compra y lo que se desea exista, es necesaria la comunicación y la inclusión de quienes interactuarán con el sistema de BI en el proceso de decisión.
●
Subestimar los costes de capacitación de los usuarios: la formación es la única garantía de éxito en lo que a inteligencia empresarial se refiere. Agotar el presupuesto en licencias de software y una capacitación mínima para los usuarios impedirá que le saquen todo el partido posible a una herramienta que de otra forma les podría aportar mucho valor.
●
Ignorar requerimientos futuros de BI: los negocios evolucionan, de igual forma lo hacen sus necesidades en cuanto a analítica avanzada. Para prevenir descompensaciones que inutilicen la herramienta elegida hay que asegurarse de que los proveedores tienen planes para satisfacer esos requerimientos, lo que evitará el fracaso del proyecto de inteligencia de negocio a medio o largo plazo.
●
Tratar de hacerlo solo: si no se cuenta con un equipo de expertos y profesionales cualificados, que sean capaces de descubrir y comprender los metadatos, conocer el ciclo de vida del dato al completo, las distintas formas de presentarse la información, y los procesos y sistemas que intervienen en este tipo de intercambios no podrá llevarse a cabo un análisis de datos de calidad que trascienda las bases de datos y provea al negocio de la inteligencia empresarial que se busca.
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Cada vez con mayor frecuencia aparecen nuevas herramientas que, no siendo demasiado costosas, permiten alcanzar un Advanced Business Analytics aplicado al trabajo de las personas que, junto con otros indicadores, puede dar información valiosa sobre la empresa, sus oportunidades y su futuro.
Créditos fotográficos: "Labyrinth Of Success" by ddpavumba
Errores a evitar en proyectos de inteligencia empresarial Otros diez errores que se deben evitar desde la dirección de proyecto en la implementación de una estrategia de inteligencia empresarial son: 1. Fallar en el uso de una metodología. 2. Definir una estructura organizativa del equipo inefectiva. 3. Fallar en la involucración de los usuarios de negocio. 4. No entregar evoluciones de la solución a los usuarios de negocio. 5. No tener una buena definición del proyecto. 6. Carecer de una correcta estimación de sus necesidades. 7. Realizar pruebas inadecuadas o plantearlas pasado el momento adecuado. 8. Subestimar la limpieza y el perfilado de datos. 9. Ignorar los datos sobre los datos (metadatos). 10. Ser un esclavo de las herramientas de gestión de proyectos.
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La mayoría de ellos se asocian a los roles directivos y es que la autoevaluación de las personas es necesaria, empezando por el propio líder de proyecto o el responsable, porque los proyectos no están aislados de la idiosincrasia de la organización. La colaboración de personas de la organización es necesaria e insustituible, ya que son ellas quienes tienen que facilitar información o desarrollar tareas para el proyecto. Alcanzar el compromiso de todos los miembros de la organización es crucial para obtener su colaboración cuando se necesita y la única forma de evitar retrasos en el proyecto.
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10. Herramientas de inteligencia empresarial Las herramientas de inteligencia empresarial aportan visión e integración a los procesos de las organizaciones. Específicamente se trata de distintos tipos de software que asisten el análisis y la presentación de los datos permitiendo a la empresa alcanzar una mejor comprensión de su presente y futuro a través de la interpretación de la información a que tienen acceso.
Créditos fotográficos: "Strategist" by ddpavumba
La mayoría de estas herramientas, ya sea en su vertiente EBIS (suites de inteligencia de negocio) o cuando se trata de plataformas de BI, basan su funcionalidad en: ●
Analizar aplicaciones complejas practicando todos los cálculos necesarios.
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Crear aplicaciones amigables para usuarios ocasionales.
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Facilitar una funcionalidad estándar, basada en una o más fuente de datos, a la que pueden acceder diferentes usuarios de diversos niveles de habilidad técnica.
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Para lograrlo, generalmente se apoyan en distintas técnicas, entre las que destacan: ●
Reporting.
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Cubos de análisis y vistas Ad Hoc Query.
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Modelado predictivo.
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Forecastings.
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Análisis what if.
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Sistemas de alertas.
Herramientas de inteligencia empresarial: cómo reconocer a las verdaderas En el mundo del Business Intelligence existe una cierta confusión acerca de la finalidad del uso de determinadas herramientas. En algunas organizaciones, la inteligencia empresarial se ha dejado en manos de softwares o aplicaciones que no son herramientas de advanced business analytics. No existe ningún inconveniente a la hora de emplearlas, el problema está cuando se cree que pueden aportar un valor que, en realidad, no son capaces de proporcionar al usuario final. La inteligencia de negocio se construye sobre castillos en el aire y ello supone un riesgo que ninguna compañía debería estar dispuesta a asumir. Los tres ejemplos más extendidos son: ●
Herramientas ETL: pese a que algunas herramientas de advanced business analytics incluyen la funcionalidad ETL (Extracción, Transformación y Carga, por sus siglas en inglés), una herramientas ETL no puede ser considerada como herramientas de inteligencia empresarial ya que no aporta la visión ni permite el análisis de los datos.
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Excel: la carga de datos ha de realizarse manualmente en cualquier hoja de cálculo, pero ésta no es su principal diferencia con las herramientas de inteligencia empresarial, sino el hecho de que Excel no permite el análisis de información no estructurada.
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Microsoft Project: para poder considerarse como herramienta de advanced business analytics a este software le falta la automatización en la recogida de datos y la capacidad de medir otros factores como el rendimiento.
Las herramientas de inteligencia empresarial deben presentar una serie de características como la automatización de la recogida de datos, la actualización continua, la objetividad, transparencia y capacidad de compartir información sin límites. Si se cuenta con unas pero se prescinde de otras no se trata de herramientas de BI sino de otro tipo de herramientas.
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Entre las herramientas mejor valoradas de advanced business analytics se encuentran algunos de los principales software para la inteligencia empresarial del mercado como Business Objects, Cognos, Microstrategy, Oracle inteligencia de negocio y Workmeter, que supera la limitación de todas las anteriores al proporcionar datos objetivos sobre el rendimiento de las personas. Cuando se busca la solución definitiva de inteligencia empresarial hay que asegurarse de que ofrezca: ●
La automatización en la recogida de datos, y no la introducción de los mismos en procesos de Time Reporting, que pueden ser fácilmente manipulables tras la intervención humana.
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El acceso sin límites, user friendly, a ser posible también personalizable, a los datos más relevantes, para facilitar su análisis.
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Reporting de calidad.
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Posibilidad de llevar a cabo evaluaciones de la información disponible.
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Opción de realizar modelos, pronósticos y simulaciones de negocios, que permitan planificar el futuro de las operaciones.
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Posibilidad de compartir la información que se desee con otros usuarios de negocio.
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La posibilidad de adaptarse a las necesidades futuras del negocio.
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11. Aplicaciones de la inteligencia empresarial en las PYMES Las aplicaciones de Advanced Business Analytics y de inteligencia empresarial sorprenden a todas las organizaciones, una vez superada la etapa de puesta en marcha del proyecto. El conocimiento que se puede extraer de datos históricos y operativos es de tal magnitud y tan completo que resulta de gran utilidad para cualquier departamento, siendo capaz de generar valor para usuarios a todos los niveles de la empresa.
Créditos fotográficos: "Tree Of Ideas" by nongpimmy
¿Quién necesita Advanced Business Analytics? Comprender el pasado, conocer el presente y predecir el futuro da la opción de autoevaluarse para ponerse en el camino de la mejora continua, a la vez que permite aprovechar las oportunidades que se presentan y sacar partido de las fortalezas. Los usuarios que podrían beneficiarse el uso de una herramienta de software que les ofrezca la posibilidad de conseguir esta información son: ●
Responsables de compras: que de esta forma conocerán las tendencias y hábitos de los consumidores, así como las maniobras de la competencia.
●
Responsables de ventas: que descubrirán todas las posibilidades del producto, asociadas
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a escenarios reales y simulados que les permitirán escoger las opciones más beneficiosas.. ●
Responsables de la negociación con las entidades financieras: porque a su alcance estará toda la información que pueden necesitar acerca de los flujos de efectivo y las tarjetas de crédito y débito.
●
Responsables de marketing: que, a la vista de los datos, podrán valorar la efectividad de las distintas campañas y promociones sobre cada segmento de mercado.
●
Responsables de personal: porque harán una mejor distribución de las cargas de trabajo, un más preciso dimensionado de departamentos, podrán ser más objetivos en la evaluación del desempeño de sus empleados, plantear políticas de incentivos más motivadoras y acciones correctoras más efectivas, entre otras.
En definitiva, el acceso al conocimiento que aporta la inteligencia empresarial es de gran utilidad para todas las personas encargadas de tomar decisiones dentro de la organización. El enfoque del instrumento de Advanced Business Analytics dependerá de las cuestiones que necesiten ser respondidas y de si su carácter es de tipo operativo o si se puede considerar claramente estratégico. Saber si una empresa necesita una solución de Advanced Business Analytics es sencillo. Basta con observar si se da alguna (o más de una) de las situaciones que se describen a continuación: ●
Diferentes versiones de la verdad.
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Dificultad para encontrar información importante.
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Incapacidad para realizar análisis detallados.
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Inexistencia de una política, o práctica de uso y conservación, de datos históricos.
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Falta de un medio para gestionar los datos actuales procedentes de dentro y fuera de la empresa.
●
Pérdida de alineación de las operaciones con los objetivos estratégicos.
Toda empresa que se haya visto reflejada en alguna de estas situaciones se está encontrando también, muy probablemente, con dificultades de gestión. Hoy día los negocios necesitan, en mayor o menor medida, técnicas y estrategias de inteligencia empresarial que les permitan llevar a cabo un análisis exhaustivo de datos e indicadores.
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Créditos fotográficos: "Steps Of Success" by digitalart
¿Qué aporta la inteligencia empresarial a las PYMEs? La inteligencia empresarial ayuda a las empresas a comprender, analizar e incluso prever lo que va a pasar en el entorno y en el interior de la organización. Su uso permite convertir datos en información útil y relevante que puede distribuirse a las personas que la necesiten en el momento oportuno, para optimizar la toma de decisiones. Una de las mayores ventajas de Advanced Business Analytics es que permite combinar datos procedentes de fuentes diversas para obtener una visión integrada, completa y totalmente actualizada. Si bien muchos piensan que es coto reservado a las grandes empresas y multinacionales, lo cierto es que adquirir esta capacidad resulta especialmente importante para las medianas empresas que, sin tener los vastos recursos que tienen los gigantes del sector, pueden llegar a implementar decisiones empresariales más rápidamente. La inteligencia empresarial proporciona una solución con la que todos salen ganando en productividad, en autonomía, en integración y en calidad. Por ejemplo, una mediana empresa puede usar una solución de este tipo para: ●
Determinar el nivel de inventario de un producto o una pieza.
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Identificar los productos con mayor índice de ventas y su evolución en los distintos canales de distribución.
●
Detectar qué clientes están reduciendo sus compras, a fin de ofrecerles incentivos especiales que aseguren su permanencia.
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●
Implementar cuadros de mando que permitan a ejecutivos y supervisores detectar rápidamente excepciones operativas o indicadores de rendimiento clave (KPI) que estén fuera de los rangos aceptados.
●
Establecer y supervisar parámetros de rendimiento y emprender acciones correctivas si hay peligro de incumplimiento.
●
Comparar cambios de personal de los diversos departamentos para identificar potenciales problemas de motivación.
●
Comparar las ventas anuales hasta la fecha actual con las del año anterior y hacer una previsión de las ventas de todo el año.
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Realizar seguimientos de pedidos de clientes y fechas de entrega preferidas, mediante la comparación con inventarios de productos finales, para ajustar el ciclo de fabricación y la logística de la cadena de suministro y así reducir costes de almacenamiento.
●
Integrar datos operativos, de historial y de hoja de cálculo para usar en los análisis, y ayudar a eliminar el “caos de las hojas de cálculo” para ofrecer coherencia y “una única versión de la verdad” en la empresa.
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Proporcionar a los usuarios de negocio la capacidad de realizar sus propios análisis en cada caso sin tener que recurrir a TI.
●
Alinear las operaciones cotidianas con los objetivos estratégicos y detectar rápidamente si se producen desviaciones.
Las ventas, los inventarios, el servicio postventa, los canales de distribución... todos los elementos juegan un papel importante en el ciclo de vida del producto y en el posicionamiento de la empresa en su sector; sin embargo, el factor que encierra mayor valor estratégico y que, por tanto, merece una especial atención son las personas. Para las PYMES, la información que les proporciona el análisis de los datos de una estrategia de inteligencia empresarial les permite averiguar, entre otras muchas cosas, qué personas trabajan más, quiénes lo hacen de manera correcta o quién está concentrado en sus tareas. Conocer esta información hace posible tomar decisiones que conviertan la empresa en más competitiva de cara al exterior y más cohesionada de puertas para adentro. Mejorar el rendimiento es cuestión de trabajo y seguimiento, pero requiere de herramientas especializadas en inteligencia empresarial que permitan conocer el punto de partida para poder garantizar que se avanza hacia los objetivos.
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12. Conclusiones y nuevas tendencias de inteligencia empresarial Tradicionalmente, antes de la llegada de la inteligencia empresarial, las herramientas de business intelligence se utilizaban en planificaciones estratégicas a medio y largo plazo, basándose en el estudio y análisis del pasado y sus causas. En la actualidad, las herramientas de advanced business analytics se utilizan, cada vez más, para gestionar el día a día, el corto plazo, las tareas más operacionales y a la vez tomar decisiones que deparen beneficios futuros. Esta forma de proceder implica la necesidad de obtener información en tiempo real. El uso de las herramientas de inteligencia empresarial está provocando la mitigación de los “silos de información”. Este fenómeno explica las consecuencias de no compartir toda la información necesaria entre los distintos departamentos o centros de una organización, algo que, a la larga, genera conflictos entre los mismos. Implementar advanced business analytics en la empresa es comprender que todos los datos son patrimonio de la organización y que no analizarlos implica perder conocimiento y visión. Uno de los factores clave que está generando mayor confianza en el uso de herramientas de inteligencia de negocio es el aumento de la calidad de la información. Si no se cuenta con ciertos estándares de calidad en la información disponible para la toma de decisiones: ●
El análisis resulta incompleto, cuando no erróneo.
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Las medidas a tomar pueden no ser eficaces.
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La integridad del dato se desvanece, salpicando a los procesos.
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Es improbable que se puedan seguir desarrollando proyectos.
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Créditos fotográficos: "Progress Concept Ideas" by KROMKRATHOG
Tendencias en inteligencia empresarial De lo más tradicional a lo más puntero. La tecnología evoluciona en favor de las empresas y hay que saber aprovechar la oportunidad, aunque no todos se atreven a hacerlo de la misma forma: ●
El futuro de Excel: aunque no se pueden considerar como herramientas de inteligencia empresarial ni de BI, en muchas organizaciones las hojas de cálculo siguen empleándose como medio de almacén de datos. El riesgo se dispara cuando se emplean como medio para el intercambio de información. Las tendencias indican que se seguirá usando Excel, pero no como repositorio de información, sino tan sólo como herramienta de acceso y visualización de la información residente en los data warehouses.
●
La externalización de la inteligencia de negocio: comienzan a aumentar las experiencias de externalización de la inteligencia de negocio, que trasladan este núcleo fuera de las organizaciones, generalmente al cloud. El principal inhibidor de esta tendencia es la reticencia que las organizaciones presentan a la hora de "perder la custodia" de la información de la que disponen. La nube cuenta con muchos beneficios para quienes se deciden a dar el paso, sobre todo en estos tiempos de Big Data, y si se quiere llevar a cabo un Advanced Business Analytics de calidad.
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Gestión del Conocimiento: o, dicho de otra forma, Advanced Business Analytics, la interrelación entre Business Intelligence y Knowledge Management. Mientras que Business Intelligence soporta información estructurada, las herramientas de Knowledge Management se han diseñado para soportar información no estructurada. Parece claro que
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ambas herramientas convivirán en el futuro de las organizaciones, ya que no es posible separar la información estructurada (que supone el 10% del volumen total de datos) de la no estructurada (que constituye el 90% restante, en especial gracias a las redes sociales). Es necesario hacer lo posible para tener acceso a los dos tipos de información y alcanzar así una visión integrada del negocio y sus escenarios futuros. La inteligencia empresarial es, en definitiva, una herramienta moderna y de nueva generación, disponible para gestores y directores del negocio, que son quienes tienen la necesidad de analizar el pasado, sacar el máximo provecho del momento presente y usar herramientas estadísticas de predicción, para ganar posiciones a la competencia y mejorar los resultados empresariales. Al fin y al cabo ese es el fin último de la tecnología, mejorar el rendimiento y productividad de la organización.
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