INSTITUTO NORBERT WIENER Profesionales formando nuevos líderes
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS
PROYECTO
“Diseño de un modelo como herramienta para la integración y la toma de decisiones en área de ventas” INTEGRANTE
Gomero Sipion, Orlando Fernández Yaranga, Ismael Espinoza Valera, Juctan Jonatan Gargate Nicasio, Beatriz Hilaria Espinoza Felix, Lizbeth Joselin
DOCENTE Ayquipa Cordova, Godofredo Lima, Lince-Perú Julio- 2016
INDICE Agradecimiento _____________________________________________ pág. 4 Dedicatoria. ________________________________________________ pág. 5 Introducción. ________________________________________________pág. 6 Capítulo I: 1.1 Planteamiento del problema. ______________________________________pág.7 1.2 Formulación del Problema. _______________________________________ pág.7 1.3 Delimitación del Problema. _______________________________________ pág.7 1.4 Objetivos de la Investigación. _____________________________________ pág.7 1.4.1
Objetivo General. ________________________________________ pág.7
1.4.2
Objetivo Específico. _____________________________________ pág.7
1.5 Hipótesis. _________________________________________________ pág.7 1.6 Justificación de la Investigación. _________________________________ pág.8
Capitulo II: 2.1 Reseña Histórica de la empresa. _________________________________ pág.8 2.2 Ubicación Geográfica de la Empresa (Croquis de la Empresa). _________ pág.8 2.3 Organigrama de la Empresa. ____________________________________ pág.9 2.4 Visión y Misión de la Empresa. ___________________________________ pág.9 2.4.1 2.4.2 2.4.3
Visión. ___________________________________________________ pág.9 Misión. __________________________________________________ pág.9 Metas. __________________________________________________ pág.10
2.5 Objetivos. __________________________________________________ pág.10 2.5.1 General. ________________________________________________ pág.10 2.5.2 Específico. ________________________________________________ pág.10 2.6 Análisis FODA. ______________________________________________ pág.10
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Capitulo III: Fases de la Implementación 3.1 Fase 1: Identificación y Análisis de los procesos de Negocio. 3.1.1 Identificación y análisis de los Procesos de Negocio involucrados. _____pág.11 3.1.2 Análisis de los sistemas de software existentes. ___________________ pág.12 3.1.3 Diseño de una estrategia de implementación de la solución. _________ pág.13 3.2 Fase 2: Implementación de los Servicios. 3.2.1 Requerimiento o Necesidades del usuario. _____________________pág.13 3.3 Fase 3: Modelado del proceso de negocios. 3.3.1. Modelo de proceso de negocio (Bizagi). ______________________ pág.21 3.3.2 Diagrama de Caso de Uso de Negocio. _______________________ pág.21 3.3.3 Diagrama de Actividad. ___________________________________ pág.21 3.3.4 Modelo de Base de Datos Relacional. ________________________ pág.21 4. Fase 4: implementación de la interfaz de interacción con usuarios. 4.1. Generar los reportes establecidos en la etapa 2. ________________ pág.26 5. Fase 5: Despliegue. 5.1. Representación gráfica de la distribución tecnológica. ___________ pág.26 6. Fase 6: Administración y seguimiento. 6.1. Cronograma de seguimiento y control. _______________________ pág.26
Conclusiones. ______________________________________________ pág.27
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AGRADECIMIENTO
Este proyecto es el resultado del esfuerzo conjunto de todos los que formamos el grupo de trabajo. Por esto agradezco a nuestro profesor, Ayquipa Cordova, Godofredo, mis compañeros quienes a lo largo de este tiempo han puesto a prueba sus capacidades y conocimientos en el desarrollo de este nuevo plan estratégico de negocios el cual ha finalizado llenando todas nuestras expectativas.
A nuestros padres quienes a lo largo de toda nuestra vida nos han apoyado y motivado nuestra formación académica, creyeron en nosotros en todo momento y no dudaron de nuestras habilidades. A los profesores a quienes les debemos gran parte de nuestros conocimientos, gracias a su paciencia y enseñanza y finalmente un eterno agradecimiento a este prestigioso instituto la cual abrió sus puertas a jóvenes como nosotros, preparándonos para un futuro competitivo y formándonos como personas de bien.
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DEDICATORIA A Dios. Por habernos permitido llegar hasta este punto y habernos dado salud para lograr nuestros objetivos, además de su infinita bondad y amor.
A nuestros padres por ser el pilar fundamental en todo lo que somos, en toda nuestra educación, tanto académica, como de la vida, por su incondicional apoyo perfectamente mantenido a través del tiempo.
Al profesor, Ayquipa Cordova Godofredo, quien nos orientó con tanto profesionalismo y paciencia para el desarrollo de este proyecto.
A la carrera de Administración y Sistemas del Instituto Norbert Wiener, por la ayuda y facilidades prestadas.
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INTRODUCCIÓN El siguiente proyecto de investigación describe la toma de decisiones de la librería SAN CRISTÓBAL, tras ver la problemática y la elaboración de los reportes del área de ventas de la empresa, este proyecto consta de 3 capítulos.
En un primer capítulo se presentarán los puntos fundamentales de dicho proyecto, seguido se dará a conocer la información general de la empresa SAN CRISTÓBAL. Para finalizar terminaremos realizando los reportes en el Power BI. Y a manera de un informe final; muestra si los datos obtenidos apoyan o no a la hipótesis de la investigación. Para desarrollar este proyecto es necesario conocer sobre la empresa, esto quiere decir que se tiene que saber la problemática a resolver de la empresa para así facilitar la toma de decisiones. Para dar solución a los posibles problemas detectados, es necesario que en el último capítulo se den las conclusiones y recomendaciones que ayudaran a resolver cada uno de estos problemas, es importante mencionar que de su adecuada aplicación dependerá el óptimo funcionamiento tanto operacional y administrativo de la empresa.
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CAPITULO I: EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÒN.
1.1.
Planteamiento del Problema (Análisis de la Problemática Situacional). La empresa SAN CRISTÓBAL no cuenta con la herramienta que le facilite a realizar reportes específicos y ayudar a la gerencia en la toma de decisiones. Si desea diseñar una herramienta que ayude a diseñar reportes de los procesos que se realiza en el área de ventas, también ayudar a la gerencia en la toma de decisiones. Se escogerá una herramienta para que nos facilite el análisis y diseño reportes, también ayudará a la gerencia en la toma de decisiones. En el área de ventas hay una dificultad en la entrega de libros y trataremos de facilitar que el área de ventas ponga en práctica la toma de decisiones que se planea practicar.
1.2.
Formulación del Problema. ¿Cómo definir las estrategias necesarias para generar reportes específicos? ¿cómo obtener la información de área de ventas para mejorar en la toma de decisiones?
1.3.
Delimitación del Problema. Esta investigación será realizada exclusivamente en el área de ventas para ver la información detallada de la distribución y ver reportes específicos y ayudar en la toma de decisiones.
1.4.
Objetivos de la Investigación. 1.4.1. Objetivo General. Facilitará al gerente de área de ventas a generar mayor rentabilidad y a la toma de decisiones. 1.4.2. Objetivo Específico.
1.5.
❖ Analizar los sistemas de reporte que utiliza el área de gerencia de distribución para resolver los problemas establecidos para la toma de decisiones. ❖ Examinar los sistemas de reportes para comparar los beneficios y limitaciones de cada uno de los sistemas. ❖ Utilizar las herramientas de manera adecuada como PBI, Base de Datos para ver la información más detallada y ayudar en la toma de decisiones. Hipótesis Si Integramos este proyecto, mejorará la presentación de la información en sus reportes, logrando que la gerencia sea eficiente en la toma de decisiones.
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1.6. Justificación de la Investigación Económica: Ayudará al área de venta a generar mayor ingreso. Tecnológicas: Generar más ingresos vía online. Académica: Generara más ingresos porque los que más realizan la compra son los estudiantes.
CAPÍTULO II: 2.1. Reseña Histórica de la empresa. DISTRIBUIDORA SAN CRISTOBAL S.A.S inició su funcionamiento en de 25 de enero 1993 con la venta de distribución de libros en el Jr. Camana Nro. 1039 (Frente a la Plaza Francia) Lima, Perú, expandiéndose posteriormente a otras ciudades del territorio nacional. Es una Organización pujante que distribuye libros, llegando a suplir las necesidades de conocimiento a los estudiantes de nivel superior e instituciones privadas y públicas.
2.2. Ubicación Geográfica de la Empresa (Croquis de la Empresa).
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2.3. Organigrama de la Empresa.
Gerente
Depto. Logística
Depto. RR HH
Depto. Comercial
Depto. Financiero
Ventas
Almacén
Contabilidad
Local
Presupuestos
Web
2.4. Visión y Misión de la Empresa
2.4.1. Visión La librería SAN CRISTOBAL, aspira ser reconocida como empresa líder con la finalidad de desarrollarse como una de las mejores empresas en el ámbito de distribución y ventas, creando nuevas sucursales en las distintas provincias del Perú y países, distinguiéndose ante el mercado como una de los más grandes distribuidores y ventas de libros.
2.4.2. Misión Somos una empresa que se encarga de vender y distribuir libros, que busca fomentar la cultura en nuestro país. Ofrecemos una gran gama de libros de diferentes editoriales para la satisfacción de todos nuestros clientes, brindamos un servicio de calidad y a su vez invitamos al crecimiento personal y social a través de la lectura de todo nuestro público.
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2.4.3. Metas
No queremos que la librería sea solamente un espacio comercial en el que encontrar los Libros, queremos que sea un lugar de encuentro en el que se den cita las personas interesadas en la filosofía y en los demás campos de trabajo del mundo de las humanidades. Organizaremos presentaciones de libros, talleres y grupos de trabajo, conferencias y cualquier tipo de evento que ayude a que se muestren ideas nuevas. Las personas a las que nos dirigimos no necesariamente tienen que ser profesionales sino cualquier lector, la librería está abierta a cualquiera interesado en la lectura Creemos que proyectos (talleres, conferencias, feria digital y campañas) así son necesarios en nuestra sociedad. Lugares que permitan un encuentro y ofrezcan la posibilidad de conocer las ideas de los pensadores contemporáneos, sus críticas e innovaciones.
2.4.4. Objetivos 2.4.4.1 General Lograr la satisfacción del cliente ofreciendo un eficiente e innovador servicio en la venta de libros en general, que garantice la permanencia en el mercado y ser líderes en la venta y distribución de libros 2.4.4.2 Específicos
Importar productos, que por su precio y calidad sean competitivos. Obtener una rentabilidad que le permita a la Empresa competir eficientemente. Mejorar la productividad por áreas con base en indicadores de gestión.
2.5. Análisis FODA 2.5.1 Fortalezas
Precios bajos. Amplios surtidos en línea de libros. Local propio de la empresa. Horarios de atención al público. Atención personalizada.
2.5.2 Oportunidades
Demanda garantizada. Crecimientos de centros educativos Ferias y talleres. Campañas para el fomento a la lectura. Servicios online.
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2.5.3 Debilidades
Mala atención Bajo presupuesto publicitario. No cuenta con vehículo adecuado para pedidos grande. Deterioro de la mercadería.
2.5.4 Amenazas
Inflación. Competencia cercana a la zona. Bajas ventas. La ingobernabilidad de los políticos en turno. Competencia desleal (formal).
CAPÍTULO III: IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO
Fases de la Implementación 3.1. Fase 1: Identificación y Análisis de los procesos de Negocio 3.1.1. Identificación y análisis de los Procesos de Negocio involucrados Departamento de Compra: Este proceso tiene como objetivo de adquirir libro, cuando la empresa necesita el libro deberá solicitar al proveedor. El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de bienes y servicios. El proceso empieza con la identificación de los Libro que requieren el usuario. Éste los selecciona de una lista de Libros ya existente. Si el Libro No está en la lista se puede agregar como uno nuevo. Si la solicitud excede cierto valor necesita de la aprobación del jefe del solicitante o de otra persona con mayor nivel de autoridad. Además, se puede indicar si se necesita la aprobación de los libros solicitados. Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se piden cotizaciones a un número apropiado de posibles proveedores. Es necesario seleccionar un solo proveedor para la compra de todos los Libros solicitados. El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de entrega, precio y calidad. Luego se genera la orden de compra, la cual es enviada al proveedor que ha sido seleccionado y por último se guarda una copia del proveedor.
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Departamento de Ventas: Este proceso tiene como objetivo el despacho de libro al cliente, cuando el cliente va obtener el libro primero tiene que consultar al empleado y el empleado buscará en el sistema la existencia del libro, luego si existe el cliente será registrado en el sistema, una vez que ya está registrado el empleado irá al almacén para el empaquetamiento del libro, en seguida el cliente pasará a la caja para cancelar su pedido, y será entregado una boleta o factura, para la entrega de su libro, Finalmente el cliente será satisfecho por compra de su libro.
Departamento de Ventas online: Este proceso lleva de obtención del libro por vía online, el cliente primero buscará la página luego tendrá que entrar con un Usuario y Contraseña si en caso no está registrado, primero se registrara y luego acceder a más beneficios, una vez que ya está en la página el cliente buscará el libro requerido para él, después selecciona el libro y automáticamente saldrá una pestaña para que le compete sus datos, cuando concluya el proceso debe elegir el forma de pago virtual, si es con tarjeta de crédito o PayPal, Selecciona y luego ingresará su (número de tarjeta y fecha de caducidad), se le solicitará el código de verificación de la tarjeta CVV y se imitara el Boucher y finalmente nosotros enviaremos el libro a su domicilio para la entrega de libro.
3.1.2. Análisis de los sistemas de software existentes.
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3.1.3. Diseño de una estrategia de implementación de la solución
La investigación planteada en este proyecto está relacionado a mejorar el proceso de ventas en la librería SAN CRISTOBAL. ubicado en Jr. Camana Nro. 1039 (Frente a la Plaza Francia) Lima, Perú, a través de un modelo como herramienta para la integración y la toma de decisiones en área de ventas
El presente proyecto se planteó como herramienta para la integración y la toma de decisiones en área de ventas en la librería SAN CRISTOBAL, con el objetivo de mejorar el proceso de venta, logrando un posicionamiento competitivo en el ámbito nacional y satisfacer las necesidades de sus clientes. El proyecto planteado posee un tipo de investigación Descriptiva y Aplicada, Descriptiva porque se analizó en función a dos variables (Independiente y Dependiente), y el planteamiento de hipótesis, aplicada porque utilizaremos programas que se serán aplicadas para el desarrollo de la herramienta. Por tanto, concluimos que el presente proyecto de investigación busca obtener una considerable mejora en el área de ventas analizando la problemática actual e identificando las causales y estableciendo objetivos que permitan superar las debilidades del proceso.
3.2. Fase2: Implementación de los Servicios 3.2.1. Requerimiento o Necesidades del usuario
1. Venta por empleado(ventas). 2. Ventas total distrito (crear tabla de totales).
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3. Ventas por sucursal. 4. Se desea saber ventas por distrito y sucursal.
5. Se desea saber el stock del libro por categoría y sucursal. 6. Se desea saber ventas por áreas y sucursal.
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7. Ventas por รกrea y empleado. 8. Se desea vetas por distritos por mes.
9. Verificaciรณn del stock por libro y sucursal. 10. Venta por sucursal empleado.
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11. Se desea saber venta por sucursal y cliente. 12. Compra total por año y Editorial.
13. Se desea saber libro por autor. 14. Ventas por sucursal y año.
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15. Venta total por distrito. 16. Compra total de libros.
17. Venta total por Empleado. 18. Se desea saber la compra total de libros.
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19. venta total por empleado. 20. Compra total por cliente.
21. Ventas por categoría. 22. Compra por categoría.
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23. Compra delibro por cliente y sucursal. 24. Se desea saber libro por editorial.
25. Venta total por sucursal. 26. Stock de libros por distrito.
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27. Se desea saber el autor y el precio del libro por categoría. 28. Ventas por empleado y área.
29. Se desea saber compras por área. 30. Se desea saber el precio del libro por categoría.
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3.3. Fase 3: Modelado del proceso de negocios
3.3.1. Modelo de proceso de negocio (Bizagi).
Proceso de Venta:
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Proceso de Compra de Libros:
Proceso de Ventas Online:
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3.3.2. Diagrama de Caso de Uso de Negocio.
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3.3.3. Diagrama de Actividad.
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3.3.4. Modelo de Base de Datos Relacional.
3.4. Fase 4: implementación de la interfaz de interacción con usuarios. 3.4.1. Generar los reportes establecidos en la etapa 2.
3.5. Fase 5: Despliegue. 3.5.1. Representación gráfica de la distribución tecnológica.
3.6. Fase 6: Administración y seguimiento. 3.6.1. Cronograma de seguimiento y control.
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CONCLUSIONES El proyecto que realizamos ha contribuido de manera muy importante para la toma de decisiones del gerente general de la empresa SAN CRITOBAL y también hay que considerar que al implementar el programa de power BI nos permite visualiza gráficamente los porcentajes del base de datos de la librería la cual facilitara a la empresa en tener en orden y a la mano la información que se desea saber.
Por otro lado, podríamos decir que lo primero que hicimos fue analizar sobre la problemática de la empresa para después buscar la solución. Por lo cual se tuvo que recolectar la información de la empresa para saber más a fondo la problemática que afecta. Para después poder solucionar la problemática de manera exitosa, por ello implementamos los siguientes programas POWER BI, SQL SERVER, RATIONAL ROSE(IBM), BIZAGUI y EXEL dichos programas nos ayudaron solucionar la problemática encontrada en la empresa.
Es debido a esto que se puede concluir que uno de los principales factores por la cual la empresa no marchaba bien o no crecía tanto económicamente como en el ámbito de negocios era por la falta de información y la falta de uso de programas actualizados las cuales juegan el rol de facilitar el manejo de datos de la empresa, por ello es bueno estar siempre actualizado con la tecnología ya que hoy en día influye mucho en el ámbito de negocios y mercado.
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