omtrent bijkantoren van de Vennootschap

De Vennootschap heeft een bijkantoor in Frankrijk gevestigd te 1 Route du Pérollier, 69570 Dardilly. Het bijkantoor vertegenwoordigt de Vennootschap in Frankrijk maar heeft geen enkel handels- of productieactiviteit.

4. Verantwoording van de toepassing van de waarderingsregels in de veronderstelling van continuïteit

Er wordt dienaangaande verwezen naar punt 3 bij de Toelichting bij de geconsolideerde financiële staten in het deel “Financiële Staten”.

5. Gebruik van financiële instrumenten

Er wordt dienaangaande verwezen naar punt 4 en 14.2 bij de Toelichting bij de geconsolideerde financiële staten in het deel “Financiële Staten”.

6. Beschrijving van de belangrijkste kenmerken van het interne controle- en risicobeheersingssysteem

6.1. Algemeen

De Vennootschap is in het kader van haar normale bedrijfsactiviteiten blootgesteld aan verschillende risico’s die een wezenlijk ongunstig effect kunnen hebben op haar activiteiten, vooruitzichten, bedrijfsresultaten, activiteiten en financiële toestand. Het doel van het systeem voor risicobeheer en het interne controlesysteem is om de Vennootschap in staat te stellen om:

• alle toepasselijke wetten en reglementen na te leven;

• een correcte en tijdige financiële rapportering te verzekeren;

• de doelstellingen van de Biotalys te bereiken; en

• operationele uitmuntendheid te bereiken.

6.2. Risicobeheer

De Raad heeft de algemene verantwoordelijkheid voor de evaluatie van het risicobeheer en het niveau van risico dat aanvaardbaar is om de strategische doelstellingen te bereiken. De Vennootschap beschikt over een specifiek programma voor de identificatie, evaluatie en opvolging van de belangrijkste risico’s die een bedreiging vormen voor haar strategische en operationele doelstellingen. In de loop van 2022 hebben de leden van het Uitvoerend Comité, samen met verscheidene leden van het managementteam, een gedetailleerde evaluatie uitgevoerd om de risico’s te identificeren en te beoordelen met inachtname van de belangrijkste bedrijfs- en externe factoren. Elk van de risicogebieden werd toebedeeld aan een lid van het Uitvoerend Comité en de globale analyse werd nagekeken in het auditcomité.

Zodra de relevante risico’s zijn geïdentificeerd, streeft de Vennootschap ernaar deze te beheren en te beperken tot een aanvaardbaar niveau. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor de tijdige identificatie en kwalitatieve beoordeling van de risico’s binnen hun verantwoordelijkheidsgebied.

6.3. Controleactiviteiten

Er zijn controlemaatregelen genomen om het effect van risico’s op het vermogen van de Vennootschap om haar doelstellingen te bereiken te minimaliseren. Teneinde de geïdentificeerde risico’s naar behoren te beheren, heeft de Vennootschap de volgende maatregelen genomen:

• Toegangs- en beveiligingssystemen in de bedrijfslokalen en beoordeling van toegangsrechten tot IT en informatiebeheersystemen.

• Ontwikkeling van een elektronisch goedkeuringssysteem in het bestaande ERP-systeem.

• Implementatie van extra controles en boekhouding voor statutaire en IFRSvereisten in het bestaande ERP-systeem.

• Ontwikkeling van een maandelijks financieel rapportage instrument voor een nauwgezette monitoring van de financiële informatie en belangrijke prestatie indicatoren.

• Periodieke herziening van de toegang tot bankrekeningen en delegatie van bevoegdheden voor goedkeuring en ondertekening.

• Invoering van een thesauriebeleid om de liquide middelen van de Vennootschap te beheren en om richtlijnen voor investeringen vast te stellen.

• Bijgewerkte matrix voor het beheer van ondernemingsrisico’s.

6.4. Toezicht op controlemechanismen

Het toezicht draagt ertoe bij dat de interne controlesystemen doeltreffend werken. Het audit comité houdt namens de Raad toezicht op het kader voor risicobeheer en het systeem van interne controles. Het beheer van de risico’s die van het grootste belang worden geacht voor de strategie van de Vennootschap is een kerntaak van de Raad , het auditcomité, het Uitvoerend Comité en alle andere werknemers met leidinggevende verantwoordelijkheid.

6.5. Beheer van de risico’s inzake financiële verslaggeving en interne controle

Jaarlijks wordt een risicoanalyse uitgevoerd om de risicofactoren inzake financiële verslaggeving te identificeren en worden voor alle belangrijke risico’s actieplannen vastgesteld. Specifieke interne controleactiviteiten met betrekking tot de financiële verslaggeving zijn ingevoerd, met inbegrip van het gebruik van een periodieke checklist voor afsluiting en verslaglegging. Deze checklist zorgt voor duidelijke communicatie van tijdlijnen, de volledigheid van de taken en een duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden. Bovendien, beoordeelt het controlerende team de gerapporteerde bedragen door vergelijking met historische cijfers en budgetcijfers, en controleert het steekproefsgewijs verrichtingen naargelang hun materialiteit.