MANUAL DE ADMINISTRAÇÃO Versão 1 Última atualização dia: 5/10/2016
SÍNTESE Encontram-se neste manual diversos elementos e guias de modo a facilitar a gestão de toda a plataforma, bem como algumas definições, conceitos e esquemas ilustrativos.
Índice 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
A Plataforma ....................................................................................................................2 1.1.
Introdução................................................................................................... 2
1.2.
Organização Estrutural ................................................................................. 2
1.3.
Interface...................................................................................................... 3
Registo e acesso à plataforma .......................................................................................... 5 2.1.
Criar conta de utilizador ................................................................................ 5
2.2.
Editar perfil do utilizador .............................................................................. 6
2.3.
Criar contas de utilizador em massa ............................................................... 7
2.4.
Gerir administradores ................................................................................... 8
Configurar a página principal ............................................................................................9 3.1.
Alterar logotipo ......................................................................................... 10
3.2.
Menus de acesso aos conteúdos .................................................................. 11
3.3.
Slide Show ................................................................................................ 12
3.4.
Bloco de destaque .......................................................................................13
3.5.
Rodapé ..................................................................................................... 14
3.6.
Definição de blocos na página principal ........................................................ 14
Painel de utilizador ......................................................................................................... 16 4.1.
Predefinição dos blocos do painel de utilizador ............................................. 16
4.2.
Página de perfil do utilizador ....................................................................... 18
Categorias ...................................................................................................................... 19 5.1.
Criar Categorias ......................................................................................... 19
5.2.
Gerir Categorias ......................................................................................... 19
Página de conteúdos ...................................................................................................... 21 6.1.
Criar página de conteúdos ........................................................................... 21
6.2.
Adicionar utilizadores à página de conteúdos ............................................... 21
6.3.
Definir como página de acesso público ......................................................... 22
Modo de manutenção .....................................................................................................24
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1. A Plataforma 1.1. Introdução A plataforma SaudeDOC.pt foi criada sobre a tecnologia Moodle. Este guia permite aos novos administradores conhecerem a estrutura base da plataforma e apreenderem a configurar a aparência, criar e gerir categorias, criar e gerir páginas de conteúdos, criar contas e gerir acessos dos utilizadores. A plataforma é editável em inúmeros níveis, o que permite ao(s) administrador(es) uma manipulação totalmente flexível e fluída. Neste guia irão estar presentes todos os elementos necessários para que os objetivos pretendidos sejam alcançáveis e de modo a que não seja necessário um apoio constante da equipa de desenvolvimento.
1.2. Organização Estrutural A plataforma encontra-se organizada em quatro grandes níveis: um nível geral de acesso e configuração, seguido de um nível de categorias e por fim as páginas de conteúdos. Qualquer página de conteúdo tem de pertencer a uma categoria e esta pode conter um ou mais tópicos.
Raiz (Página Inicial)
Categoria 1
Página 1
Tópico 1
Página 2
Tópico 2
Categoria 2
Categoria 3
Página 3
Página 4
Tópico 1
A plataforma é composta por duas páginas tipo: Página de raiz e Página de conteúdos.
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1.3. Interface Como foi já referido, esta plataforma assenta na tecnologia Moodle. Esta dispõe de ecrãs de interface adaptados a cada perfil do utilizador. No entanto, antes de qualquer utilizador se registar é assumido que se trata de um visitante. Nessa condição, todas as páginas da área pública desta plataforma permitem o seu acesso, ou seja os utilizadores visitantes podem visualizar e consultar toda essa informação. Após a autenticação o utilizador, para além de poder consultar todas as páginas da área pública, pode aceder às páginas da área privada para as quais foram atribuídos papéis. Apesar de a página principal (e muitas outras) poderem ser configuradas de forma a alterar o padrão das cores e alguns pormenores gráficos, existe um layout básico associado a todas as páginas da plataforma. Esse layout é baseado em cinco grandes áreas que se dividem na zona superior do ecrã, na coluna da esquerda, na coluna do meio, na coluna da direita e no rodapé. A zona do rodapé também possui uma divisão de três colunas (esquerda, centro e direita). Esta representação é esquematizada na figura seguinte.
Zona superior
Coluna da esquerda
Coluna do meio
Coluna da direita
Zona do rodapé
A configuração das páginas permite escolher quais os blocos que se pretende visualizar assim como a sua posição. A coluna do meio é normalmente usada para a visualização (e escolha) das categorias e/ou página de conteúdos disponíveis e para o acesso aos conteúdos, recursos e atividades. Desta forma, as colunas dos extremos são normalmente adaptadas a ações de configuração ou escolha de atividades; à apresentação de informações gerais, a nível pessoal ou de conteúdos. A zona superior foi adaptada de forma a mostrar o logótipo da instituição e menus pendentes para as páginas de acesso público. Nesta área, zona direita, será mostrada o perfil atual do utilizador assim como os campos de autenticação do sistema. Página 3 de 24
A configuração dos blocos só pode ser realizada por um administrador. O princípio básico regese pela uniformidade de aspeto para facilitar a navegação intuitiva dos visitantes e utilizadores da interface. Assim, para ser possível aceder aos comandos de configuração é necessário estar registado no sistema. Tal pode ser feito recorrendo à área de acesso que aparece no canto superior direito ou, clicando apenas sobre o botão em forma de seta levando a uma interface semelhante à da figura seguinte.
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2. Registo e acesso à plataforma Ao navegar para a página inicial, encontraremos no canto superior direito uma pequena área de autenticação e início de sessão para a área privada.
Após a autenticação será apresentado no mesmo local o nome e apelido do utilizador assim a foto do perfil. Junto ao apelido situa-se um botão em forma de seta que permite ao utilizador aceder aos seguintes itens:
Área Privada – Acesso ao Painel do utilizador onde tem acesso a várias informações e recursos. Para mais informações sobre este recurso consulte o item 4.2.
Ver perfil – permite acesso aos dados do perfil
Editar perfil – permite alterar dados do registo de utilizador
Meus ficheiros privados – área de acesso privado onde o utilizador poderá guardar ficheiros pessoais.
Mensagens - permite aceder a área de mensagens internas da plataforma.
Calendário – permite aceder ao calendário e aos eventos criados
Sair – permite efetuar o logout do sistema.
2.1. Criar conta de utilizador Nesta plataforma se o utilizador não se encontrar registado, é considerado como visitante e apenas tem acesso à informação definida como pública (utilizador padrão do sistema). Caso pretenda criar novos utilizadores deverá, em primeiro lugar, entrar na plataforma com uma conta de Administrador e, de seguida clicar no item Adicionar novo utilizador localizado em Administração do Site > Utilizadores > Contas.
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Na página apresentada deverá. 1. Introduzir o Nome de utilizador. Nota: O Nome de utilizador pode conter apenas letras minúsculas não acentuadas, números, hífen “-“, subtraço “_”, ponto “.” Ou arroba ”@”. 2. Introduzir uma Nova Senha para o utilizador, ou ative a caixa de verificação Gerar senha e notificar utilizador (neste caso, ao gravar a conta a plataforma gera automaticamente uma senha para o utilizador e envia a mesma por email). 3. Introduzir o Nome, Apelido e Endereço de e-mail do utilizador. 4. Clicar no botão Criar utilizador.
Opte por ativar o campo Forçar mudança de senha por forma ao utilizador alterá-la na primeira utilização.
2.2. Editar perfil do utilizador Siga os passos seguintes para editar o perfil de um utilizador criado manualmente: 1. Clique em Administração do Site > Utilizadores > Contas > Ver lista. 2. Na página apresentada aceda à lista e clique no ícone à frente do utilizador cujo perfil pretende editar.
3. Proceda às alterações pretendidas. 4. Clique no botão Atualizar Perfil.
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2.3. Criar contas de utilizador em massa Se pretender criar um conjunto de contas de utilizador baseada numa lista deverá criar um ficheiro de texto organizado da seguinte forma:
Cada linha no ficheiro deverá conter um registo;
Cada registo consiste numa série de dados separados por vírgulas;
O primeiro registo no ficheiro é especial, e contém uma lista de nomes dos campos, usada para definir o formato do resto do ficheiro.
Campos necessários: os campos seguintes deverão ser incluídos no primeiro registo, e definidos para cada utilizador. username, password, firstname, lastname, email
Campos por omissão: estes são opcionais. Se não forem incluídos, os seus valores serão obtidos do administrador principal. institution, department, city, country, lang, auth, timezone
Campos opcionais: todos estes são completamente opcionais. Os nomes das disciplinas serão os nomes curtos; se estiverem presentes, o utilizador será inscrito nelas como visitante. Os nomes dos grupos deverão estar associados às disciplinas correspondentes, nomeadamente, group1 será associado a course1, etc. idnumber, icq, phone1, phone2, address, url, description, mailformat, maildisplay, htmleditor, autosubscribe, course1, course2, course3, course4, course5, group1, group2, group3, group4, group5, type1, type2, type3, type4, type5, role1, role2, role3, role4, role5, picture, emailstop
As vírgulas dentro dos dados deverão ser codificadas como &#44. O script descodificálas-á automaticamente. Nos campos lógicos, use 0 (zero) para falso e 1 (um) para verdadeiro.
Os tipos (type1, type2, ...) usam-se para designar se o utilizador será Visitante ou Gestor, se a página de conteúdos correspondente existir (por exemplo, type2 corresponde a course2). 1 = Visitante, 2 = Gestor editor, 3 = Consultor. Se o tipo for deixado em branco, ou se não for especificado um tipo, o utilizador será, por omissão, aluno.
Para as disciplinas use o nome curto; para os grupos use o nome do grupo e para os cargos (role1, role2, ...) use o número de identificação do cargo. A seguir vem um exemplo de um ficheiro válido: username, password, firstname, lastname, email, lang, idnumber, maildisplay, course1, group1, type1 jramos, segredo, João, Ramos, jramos@algures.na.net, pt_utf8, 3663737, 1, Intro101, Turma 1, 1 fmagal, sabrosa, Fernão, de Magalhães, fernao@gmail.com, pt_utf8, 6736733, 0, Navegação202, Barco 3, 3
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2.4. Gerir administradores Depois do utilizador estar criado, pode atribuir o papel de administrador da plataforma. Para tal deverá proceder da seguinte forma: 1. Clique em Administração do Site > Utilizadores > Permissões > Administradores do site. 2. Na página apresentada deverá selecionar o utilizador da lista dos Utilizadores (lado esquerdo). 3. Clique sobre o botão Adicionar.
Para retirar o cargo de administrador a um utilizador existente deverá proceder da seguinte forma: 1. Clique em Administração do Site > Utilizadores > Permissões > Administradores do site. 2. Na página apresentada deverá selecionar o utilizador na lista de Administradores do site (lado direito). 3. Clique sobre o botão Remover.
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3. Configurar a página principal A imagem seguinte ilustra a página principal da plataforma. Esta é constituída por várias zonas: identificadas a vermelho na figura: 1
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1. Logotipo; 2. Acesso à plataforma para utilizadores registados; 3. Menus de acesso aos conteúdos; 4. Slideshow. (continua)
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5. Zona de destaque de conteúdos; 6. Rodapé: esquerdo 7. Rodapé: centro 8. Rodapé: direito Como já foi referido anteriormente, o conteúdo e aparência da página principal apenas pode ser configurados por administradores da plataforma
3.1. Alterar logotipo Para alterar a imagem do logotipo deverá proceder da seguinte forma: 1. Clique em Administração do Site > Temas > Theme-Lamba > General; 2. Clique sobre a imagem atual; 3. Na janela apesentada deverá clicar, em primeiro lugar, no botão Apagar. Confirme a operação na caixa de diálogo apresentada. 4. Selecione a imagem do novo logotipo e arraste para a área do ficheiro. Em alternativa, pode optar por clicar na área de exibição e, na janela apresentada, clique em Explorar para selecionar a imagem. Conclua a operação clicando sobre o botão Enviar este Ficheiro.
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3.2. Menus de acesso aos conteúdos Para configurar os menus de acesso às páginas de conteúdo deverá proceder da seguinte forma: 1. Clique em Administração do Site > Temas > Configurações do tema. 2. Aceda à zona Elementos de menu personalizados;
Para criar os menus principais deverá optar por escrever diretamente na caixa de texto anexa, consulte figura anterior. Por exemplo: Institucional Serviços ABC do Arquivo Biblioteca Digital Para criar um submenu deverá colocar um traço a anteceder a sua designação, como os seguintes exemplos: Página 11 de 24
Institucional -Sobre -Equipa Projeto -Parcerias ABC do Arquivo -Glossário -Docs Técnicos --Manuais e guias --Procedimentos
Submenus de institucional
A quantidade de traço defini o nível do submenu
Para associar um conteúdo a um menu deverá proceder da seguinte forma: 1. Crie um conteúdo (consulte o item 5.1) 2. Copie o link do artigo. Para tal deverá aceder à barra de endereço do explorador de internet.
3. Coloque esse endereço, antecedido por uma barra vertical, a seguir a designação do menu. Por exemplo: -Sobre|http://www.saudedoc.pt/course/view.php?id=2
3.3. Slide Show Para definir as imagens do slide show, assim como os efeitos de imagem e transição deverá aceder ao painel de navegação e clicar sobre o item Aparência. De seguida clique sobre o item Temas e, depois em Theme-Lambda. Após posicionar-se no referido item proceda da seguinte forma: 1. Clique no item slideshow; 2. Posicione-se na seção referente ao slide que pretende editar; 3. Clique sobre a imagem atual; 4. Na janela apesentada deverá clicar, em primeiro lugar, no botão Apagar. Confirme a operação na caixa de diálogo apresentada. 5. Selecione a imagem do nova imagem e arraste para a área do ficheiro. Em alternativa, pode optar por clicar na área de exibição e, na janela apresentada, clique em Explorar para selecionar a imagem. Conclua a operação clicando sobre o botão Enviar este Ficheiro. Defina na seção Slide Heading o título de destaque da imagem e, na seção Slide Caption, o texto referente à imagem de estaque. Coloque, caso necessário, o link URL para o conteúdo da plataforma ou site externo. Página 12 de 24
A imagem deverá possuir uma dimensão base de 240x110 pixéis (pode utilizar múltiplos desta dimensão sendo que a imagem será ajustada para o seu tamanho base.
3.4. Bloco de destaque Na seção 5 do template pode configurar o artigo de destaque. Para tal deverá aceder à plataforma como administrador e, no Painel de Administração deverá efetuar os seguintes passos: 1. Clique em Administração do Site > Temas > Theme-Lambda > Bloco de Destaque.
Na página apresentada deverá preencher obrigatoriamente os campos Titulo de destaque, Imagem de destaque e Texto do destaque. O campo URL do botão “Ver mais” é de preenchimento opcional (será apresentado apenas quando possui valores). A imagem deverá possui, no máximo, as dimensões 596x319 pixéis.
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3.5. Rodapé Para personalizar o rodapé com um conteúdo de bloco deverá proceder da seguinte forma: 1. Aceda à página principal; 2. Clique sobre o item ativar Modo de edição localizado no painel de Administração 3. Aceda ao painel de blocos e selecione o bloco pretendido. 4. Aceda ao novo bloco e, de seguida clique sobre o item Ações. 5. Clique sobre a opção Configurar o bloco 6. Na página de configuração deverá definir os contextos deste bloco e a posição no rodapé (Footer) 7. Defina a posição a página inicial na seção Nesta página; 8. Clique no botão Gravar alterações para terminar.
3.6. Definição de blocos na página principal A página principal pode ainda possuir conteúdos de um ou vários blocos. Para adicionar esses conteúdos à página principal deverá aceder ao Painel de navegação e, se seguida, efetuar os seguintes procedimentos: 1. Aceda ao item Página principal 2. Clique sobre o item Configurar página principal
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Na seção Página principal deverá escolher os blocos (até ao máximo de 5) que serão visualizados na página principal por todos os utilizadores.
Na seção Página principal, quando autenticado pode definir o conjunto de blocos (até ao máximo de 6) que serão apresentados apenas aos utilizadores autenticados. Pode ainda definir o número de níveis de categorias a exibir, número máximo de artigos, anúncios a mostrar e comentários por página.
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4. Painel de utilizador Após a autenticação do utilizador a plataforma redireciona para o Painel do utilizador e, em simultâneo, adiciona ao menu de opções o item “Área Privada”
Esta página funciona como um painel de relatórios personalizável, disponibilizando ao utilizador hiperligações para as suas áreas e notificações geradas pelas respetivas atividades. O utilizador pode personalizar esta página adicionando blocos e definindo o número e a ordem dos conteúdos a exibir na secção ‘Visão geral das Páginas de conteúdos”.
4.1. Predefinição dos blocos do painel de utilizador O administrador da plataforma pode predefinir os blocos e a respetiva posição. Para efetuar esta operação deverá aceder ao painel de navegação e, de seguida, efetuar o seguinte conjunto de operações: 1. Clique sobre o item Aparência 2. Clique sobre o item Painel do utilizador predefinido
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Na página apresentada deverá, em primeiro lugar, clicar no botão Ativar edição de blocos e de seguida clicar no botão Editar Ações para efetuar as operações apresentadas na seguinte imagem.
Para reposicionar o bloco deverá colocar o ponteiro do rato sobre o item em forma de cruz e, mantendo o botão esquerdo pressionado, arrastar para uma das três colunas do layout (consulte o item 1.3 para mais informações sobre o layout). Para adicionar outros blocos ao painel de utilizador predefinido deverá aceder ao bloco Adicionar bloco e, na lista pendente, selecionar o bloco pretendido. Após as configurações deverá clicar no botão Desativar edição de blocos. As alterações que efetuou só serão aplicadas aos novos utilizadores, no entanto se pretender que esta nova disposição seja aplicada a todos os utilizadores deverá pressionar no botão Restaurar as página de Painel do utilizador de todos os utilizadores. É aconselhado que o painel de Administração não seja removido nem modificado.
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4.2. Página de perfil do utilizador A página geral de perfil do utilizador pode ser configurada pelos utilizadores para conter blocos, notícias e outros elementos. A página de perfil do utilizador específica exibe os blocos e informação adicional útil para os Gestores de conteúdos. Esta página contém hiperligações para outras páginas que permitem ao utilizador editar as suas informações de perfil e preferências, ver as suas publicações em fóruns e blogues, e consultar quaisquer relatórios a que tenham acesso.
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5. Categorias 5.1. Criar Categorias Para criar uma categoria de conteúdos deve-se aceder ao bloco de administração e escolher, a partir da opção Página de Conteúdos, Adicionar/editar página de conteúdos e categorias, conforme se pode ver na figura seguinte.
Para criar uma nova categoria, terá então de pressionar em Criar nova categoria e uma nova página irá surgir. Nesse local deverá definir o nível de hierarquia e atribuir o nome da categoria.
Como se pode ver na figura seguinte, para cada um dos grupos de categorias, é possível verificar quantas páginas de conteúdos tem associadas e ainda executar três operações de edição: eliminar, ocultar/mostrar e mover para cima ou para baixo de uma outra categoria.
5.2. Gerir Categorias A gestão de grupos é feita segundo uma árvore hierárquica, sendo possível criar subcategorias dentro de categorias, até a um qualquer nível de profundidade pretendido.
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Fazendo clique sobre o botão Ações temos acesso a um novo conjunto de opções que nos vão permitir, nomeadamente, alterar o nome da categoria (botão Editar esta categoria), criar uma subcategoria ou, ainda, optar por definir permissões por exemplo.
Para criar uma subcategoria do grupo de disciplinas selecionado, devemos aceder ao botão Ações (Figura anterior) e selecionar a opção Criar nova subcategoria. Na página apresentada deverá escrever o respetivo nome e clicar no botão Adicionar uma subcategoria. A subcategoria aparecerá listada juntamente com o grupo principal de conteúdos mas mais indentada. Caso elimine uma subcategoria as páginas de conteúdos que lhe estão associadas irão passar para a categoria acima da eliminada. Se a categoria que estamos a editar tiver conteúdos já adicionadas, além da informação visível irá aparecer a respetiva lista, sendo possível realizar algumas operações de edição sobre esses conteúdos.
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6. Página de conteúdos 6.1. Criar página de conteúdos Sendo uma tarefa essencial a gestão de conteúdos poderá ser efetuada pelo administrador do sistema ou por utilizadores com permissão para tal (designados por criadores). Inicializando o processo da criação de uma página de conteúdos, deveremos estar posicionados na página de gestão de conteúdos e categorias. Para tal deverá proceder da seguinte forma: 1. Aceda ao painel de Administração 2. Clique sobre o item Página de Conteúdos e, de seguida sobre o item Adicionar/editar categorias e página de conteúdos.
Primeiramente deveremos selecionar a categoria onde queremos criar a página de conteúdos. De seguida, clique sobre o link Criar nova página de conteúdos.
Na página de criação aparece, na zona central da plataforma, um conjunto de campos agrupados por tipo de informação a dar sobre a página de conteúdos e que devem ser preenchidos. Alguns desses campos são de preenchimento obrigatório (assinalados com um *), apesar de mais tarde poderem vir a ser alterados pelo responsável; outros poderão ser preenchidos apenas quando o gestor editar a sua configuração. Terminado o preenchimento dos campos das diferentes secções que constituem a sua configuração, deve-se fazer dique no botão Gravar alterações, para assim finalizar o processo.
6.2. Adicionar utilizadores à página de conteúdos Para adicionar um utilizador a uma determinada página de conteúdos deverá proceder da seguinte forma. 1. Aceda ao painel de Administração; 2. Clique em Administração do Site > Página de Conteúdos > Adicionar/Editar página de conteúdos e categorias 3. Selecione a categoria na lista de categorias; 4. Selecione a página de conteúdos da lista (lado direito); 5. Aceda ao item Utilizadores inscritos;
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6. Na página apresentada deverá clicar sobre o link Inscrever utilizadores; 7. Na janela de diálogo deverá, em primeiro lugar, definir o papel e, na lista de utilizadores deverá clicar sobre o botão Inscrever;
8. Para terminar a operação deverá clicar sobre o botão Terminar inscrições.
6.3. Definir como página de acesso público Para definir uma página com acesso público, ou seja para que todos os visitantes possam consultar os conteúdos sem necessidade de efetuar autenticação deverá proceder da seguinte forma: 1. Aceda ao painel de Administração; 2. Clique em Administração do Site > página de Conteúdos > Adicionar/Editar página de conteúdos e categorias 3. Selecione a categoria na lista de categorias; 4. Selecione o conteúdo da lista das páginas de conteúdos (lado direito); 5. Clique sobre o link Ver localizado no final da página;
6. No painel de administração da página deverá clicar sobre o item Utilizadores > Métodos de inscrição. 7. Na página apresentada deverá clicar sobre o item representado na seguinte figura de forma a ativar essa opção.
8. Desative, de seguida, as restantes opções. O resultado final deverá ser idêntico ao representado pela seguinte figura: Página 22 de 24
Posteriormente deverá aceder ao item Acesso de visitantes localizado no Painel de Administração da disciplina (Utilizadores > Métodos de inscrição > Acesso de visitantes). Defina a opção Sim na lista pendente referente ao campo Permitir o acesso a visitantes. Termine a operação clicando sobre o botão Gravar alterações.
Consulte o item 3.2 para atribuir essa página ao um novo item de menu.
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7. Modo de manutenção Caso necessite de fazer alguma operação na plataforma que possa interferir na performance do sistema, é recomendável configurar a mesma para modo de manutenção. Para colocar a plataforma em modo de manutenção, siga os seguintes passos: 1. Entre na plataforma com uma conta de administrador; 2. Aceda ao bloco de Administração; 3. Clique em Servidor > Modo de manutenção; 4. Na página apresentada deverá selecionar a opção Ativar no campo Modo de manutenção e, caso o deseje, defina uma mensagem no campo Mensagem de manutenção opcional. 5. Clique sobre o botão Gravar alterações;
A partir deste momento a plataforma só está acessível para Administradores no seguinte endereço: www.saudedoc.pt/admin
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