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TABLA DE CONTENIDO
Pág. 1. INTRODUCCION
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2. PROPÓSITOS DEL MANUAL
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3. NORMATIVIDAD
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4. CONCEPTUALIZACION ARCHIVISTICA
7
4.1 DOCUMENTO DE ARCHIVO
7
4.2 ARCHIVO
8
4.3 PATRIMONIO DOCUMENTAL
8
4.4 FUNCION ARCHIVISTICA
8
4.5 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
8-9
4.5.1 Archivo de Gestión
10
4.5.2 Archivo Central
10
4.5.3 Archivo Histórico
10
4.6 FONDO DOCUMENTAL
10
4.7 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
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4.7.1 Aplicación del Principio de Procedencia
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4.7.2 Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia
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5. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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6. CODIFICACIÓN Y ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD
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6.1 CODIFICACION
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7. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
12
7.1 FUNCIONES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
12
7.2 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
13
8. PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION
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8.1 CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN
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8.2 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD
15
8.3 PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SEGÚN TRD. (Acuerdo 42 de 2002)
15
8.3.1 Identificación De Documentos de Apoyo
15
8.3.2 Clasificación Documental
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8.3.3 Ordenación Documental
17
8.3.4 Selección Documental y Retiro de material metálico.
18
8.3.5 Foliación
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8.3.6 Rotulación de Cajas y Carpetas
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9. MATERIALES DE ALMACENAMIENTO UTILIZADOS
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9.1 CAJAS
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9.2 LEGAJOS
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9.3 GANCHOS
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10. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
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11. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL
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11.1 REQUISITOS
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12. FORMATO TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
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1. INTRODUCCION
El acueducto metropolitano de Bucaramanga S.A. E.S.P. es una empresa de carácter mixto prestadora de Servicios Públicos Domiciliarios que satisface las necesidades de clientes con Productos y Servicios de calidad, por lo anterior está regida por la ley 142 de 1994 de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Por ser entidad prestadora de servicios públicos le aplica la ley 594 de 2000, Ley general de archivos. El amb S.A E.S.P desarrolló un programa de Gestión Documental que conllevó a la elaboración de las Tablas de Retención Documental, herramienta indispensable para lograr la eficacia y modernización administrativa en el manejo del archivo de la entidad teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Como parte de este programa se presenta este Manual para la organización de los archivos de gestión, instrumento de organización y control, que cubre requerimientos para satisfacer necesidades en materia de archivo y establece pautas sobre organización, clasificación, manejo y conservación de documentos. El manual comprende: propósito u objeto, terminología archivística, normatividad, presentación del archivo de gestión del amb S.A E.S.P, las características de los materiales a emplear y como utilizarlos, Este Manual será una herramienta básica para aplicar las Tablas de Retención Documental, y realizar las tareas relacionadas con la organización documental de todos los archivos de gestión de la entidad.
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2. PROPÓSITOS DEL MANUAL
1. Lograr que la aplicación de las tablas de retención documental cumplan con el objetivo para el cual fueron creadas. 2. Sensibilizar a los funcionarios, sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido de responsabilidad en el manejo de los documentos. 3. Evitar duplicidad y conservación de documentos innecesarios, lo cual conlleva a minimizar costos. 4. Recuperar rápida y oportunamente la información solicitada. 5. Aplicar normas sobre localización, retención y transferencia de los documentos de acuerdo con las disposiciones vigentes. 6. Emplear los procedimientos generales para archivar y consultar la documentación por series documentales. 7. Responsabilizar de la custodia en el Archivo de Gestión y transferencias al Archivo Central, al personal encargado según sus funciones, de la tramitación, manejo y archivo de los documentos.
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3. NORMATIVIDAD
• Ley 594 de 2000, Por la cual se establecen las Reglas y Principios generales que regulan la función archivística del Estado. • Constitución Política de Colombia Artículos:8,15,20,23,27,58,63,70,71,72,74,94,95,112, 313,333 ,334 • Ley 80 de 1989, crea el Archivo General de la Nación y establece el Sistema Nacional de Archivos • Acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos • Decreto 1382 de 1995, ordena transferencias documentales • Acuerdo 038 de 2002, reglamenta Inventario Único • Acuerdo 039 de 2002 regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la ley general de archivos 594 de 2000. • Acuerdo 042 de 2002, Organización Archivos de Gestión
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4. CONCEPTUALIZACION ARCHIVISTICA 4.1 DOCUMENTO DE ARCHIVO “Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones”. Valores de los documentos Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del Patrimonio Cultural y de la Identidad Nacional. Adicionalmente según su especialidad tienen los siguientes valores: • Valor Primario Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora, al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. Se aplica a los archivos administrativos y se encuentran en las dos primeras fases del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central). Dentro del valor primario existen los siguientes valores: • Administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para complementar aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. • Legal: Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de prueba o testimonio ante la Ley. • Fiscal: El que tienen los documentos para efectos tributarios o que son importantes para el Fisco. • Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad publica o privada. • Técnico: Aquel que es característico de cada tipo de Organizaciones o Instituciones, según su Objeto Social.
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• Jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común. • Valor Secundario Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Este valor se encuentra en los documentos que están en la tercera fase del Archivo (Archivo Histórico) y tienen carácter cultural, histórico o científico. 4.2 ARCHIVO Según la Ley General de Archivos: “Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o Institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia”. 4.3 PATRIMONIO DOCUMENTAL “Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural”. 4.4 FUNCION ARCHIVISTICA “Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente”.
4.5 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Los documentos de archivo tienen su origen en las oficinas productoras en razón de una función específica o en cumplimiento de una actividad determinada. Allí adquieren, como producto de su trámite, una serie de valores primarios como administrativo, fiscal, legal, contable o técnico que hacen del documento un instrumento de información de singular importancia para la toma de decisiones para servir como fuente testimonial de la misión propia de la entidad o personas que los generaron. Una vez agotada esta instancia es sometido a un proceso de valoración de carácter cultural, científico e histórico (valores secundarios).
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En la disciplina archivística a esto es lo que se le llama CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. El Reglamento General de Archivos define este concepto así: “Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente”.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Activo
Semiactivo
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
Valores Primarios
-
Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico
Permanente ARCHIVO HISTÓRICO
Valores Secundarios
- Cultural - Histórico - Científico
Actualmente en nuestro país el ciclo vital del documento se conoce como ARCHIVO TOTAL, es decir, el control y seguimiento de todo el proceso archivístico en sus distintos estadios: la producción o recepción, el trámite, la distribución, la consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación, la preservación y su disposición final (conservación definitiva o eliminación). Las tres etapas del ciclo vital del documento corresponden a las diferentes fases de formación del archivo: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
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4.5.1 Archivo de Gestión Es el archivo que maneja cada secretaria o funcionario en la oficina donde se produce, recibe y tramita el documento. 4.5.2 Archivo Central Es el archivo donde llegan los documentos que hayan cumplido su trámite y que por razones administrativas o de precaución deben ser conservados uno o más años. Allí los documentos permanecen hasta su selección para su conservación permanente en el Archivo Histórico o para su eliminación. 4.5.3 Archivo Histórico Es el archivo que recibe los documentos con valor patrimonial, seleccionados en el Archivo Central para su conservación permanente. No es función de los Archivos Históricos hacer selección documental. 4.6 FONDO DOCUMENTAL Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades. El Fondo suele identificarse con el Archivo cuando la documentación es conservada en la entidad productora. Ejemplo: Fondo Documental del Acueducto Metropolitano de Bucaramanga S.A. E.S.P. 4.7 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe ser situado y conservado dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
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4.7.1 Aplicación del Principio de Procedencia Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: • Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos. • Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora. • Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia. 4.7.2 Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia • El principio de procedencia sirve para proteger la integridad de las unidades documentales: fondos, secciones, subsunciones, series, subseries. • Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que lo genera. • Este principio se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivístico.
5. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL La Tabla de Retención Documental es el instrumento de trabajo archivístico que comienza con el proceso de investigación de la producción documental en cada una de las dependencias de la Entidad y determina las etapas y el tratamiento de los documentos desde su creación hasta la eliminación o conservación permanente en los archivos (Archivo Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico). Documentos vitales Los documentos vitales son esenciales para la existencias de la empresa, son irremplazables y por lo tanto nunca se deben destruir.
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Documentos Importantes y Útiles Son documentos que facilitan la rutina de la entidad, se trasladan al archivo central para conservación por un tiempo definido.
Documentos no Esenciales
Son documentos sólo para apoyo a la gestión de la entidad. Se pueden destruir después de utilizarlos temporalmente.
6. CODIFICACIÓN Y ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD 6.1 CODIFICACION Es asignar numeración homogénea a un grupo o área determinada con base en estructuras o políticas de una organización, como quiera que el organigrama refleje la entidad productora de documentos, debe ser también la base fundamental para la organización de cada archivo teniendo en cuenta el principio de procedencia.
7. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION 7.1 FUNCIONES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración de los Archivos de Gestión, se encuentran: • Organizar y conservar la documentación en trámite. • Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales. • Coordinar actividades archivísticas y procedimentales con el Archivo Central y las oficinas de planeación de la entidad. • Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.
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• Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas expuestas. • Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas.
7.2 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN • • • •
Fuente de consulta para la toma de decisiones. Fuente para testimoniar acciones. Iniciador del proceso de normalización archivística. Gestor de la modernización administrativa.
8. PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION 8.1 CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN • Es requisito la disponibilidad de la Tabla de Retención Documental, debidamente aprobada por el Comité de Archivos. •
Preparación de series y Subseries documentales con sus respectivos tipos documentales, según la Tabla de Retención Documental.
Clasificación: Asignación de códigos a las series y Subseries documentales. Valoración y Selección: Identificar los documentos que sólo interesan a la oficina, de acuerdo con las funciones establecidas para la misma. Ordenación: Asignación del sistema de ordenación más conveniente, de acuerdo con las características de la documentación y las necesidades de la dependencia. Disposición Física: Utilización de las unidades de almacenamiento (Estantes, archivadores, etc.) y de unidades de conservación (legajos).
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Descripción: Disponer de herramientas para la descripción documental, que faciliten el acceso a la información: cuadro de clasificación documental, inventarios, listados, etc.
Utilización: Diseño de sistemas de acceso y control y consulta de la información.
Conservación: cuidado en la manipulación y preservación del documento.
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8.3 PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN SEGÚN TRD. (Acuerdo 42 de 2002) http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2020#
PRIMER PASO: 8.3.1 Identificación de Documentos de Apoyo Revise la documentación generada por otras dependencias y que es de consulta frecuente en la suya, ya que ésta se considera como documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, Informes de otras dependencias, entre otros.), y déjela en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si aún la necesita.
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SEGUNDO PASO:
8.3.2 Clasificación Documental
Este proceso se desarrolla atendiendo el contenido de la Información, tome la tabla de retención- TRD, y empiece a clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto (por ejemplo, documentos contables, nóminas, historias laborales, contratos, procesos disciplinarios, etc.) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.
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TERCER PASO:
8.3.3 Ordenación Documental La ordenación de los expedientes debe realizarse por legajos, en forma de libro; es decir, al abrir el legajo debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final del legajo la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.
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CUARTO PASO: 8.3.4 Selección Documental y Retiro de material metálico. Consiste en retirar de los legajos, todos aquellos documentos que no son material archivístico como por ejemplo 1.Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados. 2.- Las copias y duplicados de documentación contable, cuyos originales estén bajo la custodia de la Gerencia Financiera 3.- Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan informacin relativa a algún procedimiento administrativo. 4.- Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún pr ocedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica. Sin embargo, sí que se conservarán los documentos asociados al mensaje de correo, siempre que hagan re ferencia a un procedimiento. 5.- Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un doc umento definitivo 6.- La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Sin embargo, sí que es muy importante enviar al Archivo todos los folletos, carteles, fotografías o publicaciones impresas relativas a la a las actividades organizadas por la Institución o realizadas en ella. 7.- Los catálogos y publicaciones comerciales. 8.- Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento. • La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos legajadores, clips, grapas, entre otros.
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QUINTO PASO. 8.3.5 Foliación La foliación se realiza en el orden en que van llegando los documentos (orden cronológico), verificándolos en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2142
• El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir el legajo y la fecha más reciente se encontrará al final del mismo. (Acuerdo 42 de 2002 Art. 4 AGN). • Verificar que todos los documentos correspondan al trámite o a los tipos documentales de la serie respectiva. • Verificar que el orden corresponda al trámite. • Corroborar si existe duplicidad en los documentos (para depuración). • En el caso de expedientes contenidos en más de una unidad de conservación, la foliación de la segunda será la continuación de la primera. La foliación debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.
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SEXTO PASO: 8.3.6 Rotulación de Cajas y Legajos La Identificación de las unidades de almacenamiento se realizará en el extremo superior derecho, centrado, según las series y subseries contempladas en la Tabla de Retención Documental, para facilitar posteriormente su recuperación y consulta.
9. MATERIALES DE ALMACENAMIENTO UTILIZADOS 9.1 CAJAS Las cajas son unidades de conservación para ubicar legajos, carpetas y demás unidades de conservación, se deben identificar, marcar y rotular en el extremo superior derecho por orden alfabético y cronológicamente dentro de la serie y almacenar, de tal forma que permita su ubicación y recuperación, (Acuerdo 042 de 2002 del AGN), y si fuere del caso conteniendo 200 folios por carpeta, 10 legajos por caja y la numeración se debe hacer consecutiva por cada carpeta.
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Se utilizaran las cajas normalizadas en dos especificaciones: • X200, elaboradas en cartón kraf de 620 gramos medidas 40 de fondo * 26 de alto * 21 de ancho, apertura tapa nevera, para conservar los expedientes en tamaño oficio y carta. •
X300 para formatos no convencionales elaboradas en cartón kraf calibre 720 medidas 40 de fondo, * 26 de alto* 30 de ancho.
• Si existen documentos en otro tipo de formato las medidas de las cajas dependen del mobiliario y de los formatos a almacenar.
9.2 LEGAJOS Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos los cuales no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de ella, se utilizaran: • Tapas legajadoras en yute de 320 gramos tamaño oficio de 26.5 cms de ancho * 36 cm de largo troqueladas. Para el archivo de gestión y central
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9.3 GANCHOS Se utilizaran ganchos totalmente plásticos, para los archivos de Gestión
10. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
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11. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central, aquellas series documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD, diligenciando el Formato de inventario documental
11.1 REQUISITOS • • • • • • •
Preparación física de los documentos: Limpieza de la documentación Eliminación de material metálico Identificación del material afectado por biodeterioro. Revisión y Foliación Unidades de conservación y re almacenamiento Inventario de la documentación que está siendo remitida a la unidad de archivo.
12. FORMATO TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Es un instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Es el registro de la documentación producida en las unidades de gestión, se utiliza para la transferencia al archivo central y eliminación de series o tipos documentales según las TRD.
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