CODIGO DE BUEN GOBIERNO
VIGENCIA 2011
TABLA DE CONTENIDO Presentación Objetivo del código de buen gobierno CAPÍTULO I: PRESENTACION DE LA SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A. 1- Naturaleza y Objeto social 2- Direccionamiento Estratégico 2.1 Propósito superior del GSED 2.2 Propósito superior de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. 2.3 Misión 2.4 Visión 2.5 Mega 2.6 Principios Éticos 2.7 Valores corporativos 3.- Plan Estratégico Institucional 4. Grupos de Interés CAPITULO II: POLITICAS DEL BUEN GOBIERNO A.- POLITICAS DE LA DIRECCION DE LA SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A. 1. Asamblea general de Accionistas. 2. Junta directiva. 3. Gerencia General. 3.1 Equipo Directivo y Sistema de Control Interno. 3.2 Responsabilidades del Equipo Directivo. B. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 4. Principios Del Sistema De Control Interno 4.1. Autocontrol 4.2 Autorregulación 4.3 Autogestión 5. El Control Interno en la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. 5.1 Ejercicio del control interno. 5.2 Comité de Coordinación de Control Interno. 5.3 Revisoría Fiscal.
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CAPITULO III: POLÍTICAS TEQUENDAMA S.A.
DE
GESTIÓN
EN
LA SOCIEDAD
A. POLITICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Política de Gestion Ética Política de Gestion del Recurso Humano Política de Información Política de Comunicación Pública Política del Sistema de Gestion Integral Política de Control Interno Política de Administración del Riesgo Política de Contratación Política Manejo de Indicadores de Gestion Política de Manejo conflicto de intereses MSB. Adopción materias básicas del administrador. CAPITULO IV: REVELACION DE INFORMACION
CAPITULO V: ENTRADA EN VIGENCIA, SEGUIMIENTO Y CONTROL Reformas de código de buen gobierno
ANEXOS Glosario
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HOTELERA
Presentación El Código de Buen Gobierno de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. describe sus valores, políticas, mecanismos de control, instrumentos, procesos y mejores prácticas mediante las cuales se dirige, desempeña y administran los recursos, enmarcados en un sistema de control que asegura la transparencia, eficiencia y efectividad para lograr la sostenibilidad y competitividad del negocio. Se alinea con las directrices establecidas por la Presidencia de la República, al estilo de Dirección del Viceministerio para el Grupo Social y Empresarial de la Defensa y ha sido construido como resultado de la participación de los funcionarios de la Entidad. En él se expresa nuestro compromiso con el desempeño de la función pública hacia el logro de una gestión integral y eficiente, el respeto por las normas internas y externas, la transparencia en todas las actuaciones administrativas y una clara orientación hacia el cumplimiento de la misión, la visión y los objetivos institucionales. Objetivo del código de buen gobierno Fortalecer el mejoramiento continuo y planeado de los procesos institucionales que reflejen la gestión, la calidad y el uso adecuado de los recursos disponibles, la mitigación del riesgo relacionado con su misión y la capacidad para tomar decisiones y disminuir la existencia de conflictos entre las partes interesadas.
CAPITULO I PRESENTACIÓN DE LA SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A. 1. Naturaleza y Objeto Social. Es una sociedad anónima de economía mixta del orden nacional autorizada por la ley 83 de 1947, constituida por escritura pública 7.589 de 1948 (Notaria segunda) vinculada al Ministerio de Defensa Nacional , sometida al régimen legal de las empresas industriales y comerciales del Estado, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente.
Objeto Social El objeto principal de la Sociedad es la explotación de la industria hotelera y la administración directa o indirecta de hoteles, negocios conexos y sistemas de información y tecnología. En desarrollo y para la cabal ejecución de estos objetivos, la sociedad podrá realizar las siguientes operaciones: a) Adquirir bienes muebles e inmuebles necesarios para sus actividades primordiales y enajenar unos y otros; b) Construir los edificios e instalaciones que requiera el cumplimiento del objeto;
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c) Recibir dinero en mutuo, con garantías o sin ellas, y llevar a cabo toda clase de actos jurídicos con títulos - valores y demás documentos de crédito; d) Formar parte de sociedades que tengan fines iguales, conexos, auxiliares o complementarios a los de la sociedad o que tiendan a asegurar la expansión de sus negocios o mejorarlos por algún aspecto; y siempre que se trate de compañías en que no se comprometa la responsabilidad de los asociados por encima de los aportes; e) Adquirir a cualquier título la totalidad o parte de otras empresas cuyas actividades sean auxiliares, similares o complementarias; y f) En general, celebrar y ejecutar toda clase de actos, operaciones o contratos que tengan relación directa con el desarrollo de su objeto principal, de conformidad con las normas vigentes sobre el particular.
2. Direccionamiento Estratégico La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. se compromete a orientar todas sus actuaciones en el ejercicio de la función pública hacia el logro de sus objetivos y el cumplimiento de la misión y visión del mismo. Se fundamenta en la necesidad de la alta dirección para orientar y enriquecer las competencias gerenciales y conducir a la organización en la gestión integral y afianzar la competitividad del negocio.
2.1 Propósito superior del GSED Contribuir de manera eficaz y medible a consolidar la seguridad y la paz en Colombia a través del suministro oportuno de bienes y servicios que apoyan a la Defensa Nacional.
2.2 Propósito superior de La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. Merecer la lealtad del cliente de por vida y consolidarnos como la Cadena Hotelera Líder en servicio, rentabilidad y sostenibilidad.
2.3 Misión La SHT fundamentada en el bienestar y desarrollo de sus trabajadores, la gestión integral y con responsabilidad social, presta servicios hoteleros y administra servicios complementarios, negocios conexos y sistemas de información y tecnología para cumplir con los requisitos de sus clientes y demás grupos de interés y maximizar su valor en el mercado.
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2.4 Visión La SHT será en el año 2014 la marca líder en el desarrollo hotelero colombiano, modelo de prestación de servicios, fidelidad, sostenibilidad, gestión de resultados y crecimiento sistémico de sus unidades estratégicas de negocio en trayectoria MEGA.
2.5 Mega Objetivos Estratégicos SHT
PTO. Ingreso Total SHT 2011: Lograr un ingreso total de $59.327 millones
PTO. Utilidad Neta SHT 2011: Lograr una Utilidad Neta de $8.875 millones
MEGA
MEGA
SHT Ingreso Mega 2011 $61.500 millones
MEGA
Utilidad Mega 2011 $9.400 millones
Satisfacción del Cliente 2011: Mantener la Satisfacción de Cliente como mínimo entre el 90% y 94%
94%
2.6 Principios Éticos 1. Emplear con los clientes el “ganar-ganar” como táctica permanente y efectiva, mas nunca el “ganar- perder” o el “perder-ganar”. 2. Evitar el engaño, la exageración y la manipulación para cautivar la mente del cliente. 3. Evitar atacar a los competidores como argumento de venta y servicio. 4. El mismo entusiasmo que se demostró en la venta, no debe disminuir durante la realización del servicio.
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5. Persuadir y asesorar al cliente para garantizarle el cumplimiento de la promesa de servicio. 6. Buscar relaciones perdurables con los clientes y traspasarlas a otros compañeros en caso de retiro. 7. Ser honestos a la hora de retirarse con la gestión de bases de datos de clientes. 8. En nuestro actuar, el interés general prevalece sobre el interés particular. 9. Los bienes públicos son sagrados. 10. La función primordial del Hotelero es servir a nuestros clientes. 11. La administración de recursos públicos implica rendir cuentas a los Entes de Control sobre su utilización y los resultados de la gestión. 12. La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. brinda una atención personalizada con el fin de superar las expectativas de nuestros clientes. 13. La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. es una organización con trayectoria MEGA. 14. El sentido de pertenencia es uno de los pilares fundamentales que rigen todas las actividades de los funcionarios de la Sociedad.
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2.7 Valores corporativos
3. Plan Estratégico Institucional Como instrumento fundamental mediante el cual la Sociedad Hotelera Tequendama orientó sus actividades en procura de la misión y visión fue el Plan Estratégico Institucional, dentro del cual fueron trazados objetivos y rutas estratégicas, evaluando la gestión y los resultados alcanzados, así mismo fueron realizados los ajustes necesarios a fin de obtener los resultados esperados. 4. Grupos de Interés El grupo de interés que la Sociedad Hotelera Tequendama ha identificado y hacia los cuales dirige todos sus esfuerzos para asegurar la sostenibilidad de la misma, son:
GRUPOS DE INTERES
Dueños y Accionistas.
DESCRIPCION Asamblea General Accionistas
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de
COMPROMISO DE LA SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A. CON LOS GRUPOS DE INTERES Maximizar el valor de la empresa en el Mercado.
Bancos y Acreedores.
Sector Financiero y deudores de la Sociedad.
Proveedores
Proveedores de bienes y servicio para la operación de la Sociedad. Clientes corporativos, grandes operadores turísticos, agencias de viaje, aerolíneas, entidades del estado, asociaciones y gremios. Grupo Directivo
Compradores, actuales y potenciales.
clientes clientes
La administración de la empresa. Empleados.
Funcionarios de planta y otros colaboradores.
Competidores clave.
Competencia directa Hotel Crowne Plaza y Suites Tequendama. Entes de control.
Gobierno (local, estado, nacional, internacional) y reguladores. Asociaciones, gremios y grupos comerciales de la industria Hotelera. Medios de prensa.
Opinión pública, Grupos de interés social, políticos, ambientales, religioso, comunales
Cotelco, Bureau de convenciones, Agremiación Cívica San Diego; otros. Radio, televisión, internet y prensa. Comunidades y partidos políticos , entre otros.
Cumplimiento con obligaciones adquiridas en tiempos establecidos. Cumplimiento con obligaciones contraídas en tiempos establecidos. Cumplir con la promesa venta.
las los las los de
Proveer las herramientas para el cumplimiento de la misión y visión organizacional. Generar bienestar y el cumplimiento de las obligaciones laborales. Ser el líder en el sector Hotelero en fidelidad, servicio y producto. Cumplimiento de la normatividad aplicable a la Sociedad. Participara activamente para lograr el fortalecimiento del sector hotelero y venta del destino. Mantener información veraz y actualizada de los acontecimientos de la Sociedad. Mantener información veraz y actualizada de los acontecimientos de la Sociedad; responder los requerimientos en los tiempos establecidos.
CAPITULO II: POLITICAS DEL BUEN GOBIERNO A.- POLITICAS DE LA DIRECCION DE LA SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A. La dirección y administración de la Sociedad será ejercida por los siguientes órganos: a) La Asamblea General de Accionistas b) La Junta Directiva
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c) La Gerencia General Cada uno de estos órganos desempeña sus funciones dentro de las facultades y atribuciones que les confieren los presentes estatutos y las leyes.
1. Asamblea general de Accionistas. La Asamblea General la constituirán los accionistas reunidos con el quórum y en las condiciones previstas en los estatutos. La Asamblea General de Accionistas ejercerá las siguientes funciones: a. Elegir para periodos de dos años, contados a partir del 15 de abril, siete (7) miembros principales de la Junta Directiva con sus respectivos suplentes personales; b. Aprobar o improbar el balance general de cada ejercicio, así como el proyecto de distribución de utilidades, previo análisis de los informes del Gerente General, de la Junta Directiva y del Revisor Fiscal; c. Aprobar las reformas estatutarias; d. Decretar la disolución anticipada de la sociedad, designar liquidaciones y trazar las pautas para la liquidación del patrimonio social; e. Delegar en la Junta Directiva o en el Gerente General cuando lo estime oportuno y para casos concretos, alguna o algunas de las funciones cuya delegación no esté prohibida por la Ley o por los estatutos ; f. Adoptar las medidas que exijan los intereses de la sociedad; g. Constituir reservas ocasionales; h. Decretar aumentos de capital; i. Decretar la distribución de utilidades o la cancelación de pérdidas, así como la formación de reservas especiales y determinar la forma de pago de los dividendos que haya lugar; j. Elegir Revisor Fiscal para un periodo igual al de los Miembros de la Junta Directiva; k. Señalar la remuneración mensual del Revisor Fiscal cuyo monto, en ningún caso, podrá ser superior al ochenta por ciento (80%) de la que corresponda al Gerente General de la Sociedad; l. Cumplir las demás atribuciones que le adscriban las leyes o que anteriormente las señalen los estatutos.
2. Junta directiva. La Junta Directiva se integra por siete (7) miembros así: (1), el Ministro de Defensa Nacional o su Delegado, quien será su presidente; (2) un Delegado del Señor Presidente de la República de una terna propuesta por la Junta Directiva; (3) el Comandante de las FF.MM. o su Delegado; (4) el Director de la Caja de Retiro de las FF.MM. o su Delegado; (5) el Director de la Agencia Logística de las FF.MM. o su Página 10 de 25
Delegado; (6) el Representante de los accionistas particulares o su Delegado; y (7) un miembro principal elegido por la Asamblea General de Accionistas de una terna propuesta por la Junta Directiva en la forma indicada en estos Estatutos.
Corresponde a la Junta Directiva el ejercicio de las siguientes funciones: a) Formular la política general de la empresa, el Plan de Desarrollo Administrativo y los planes y programas que conforme a la Ley Orgánica de Planeación y a la Ley Orgánica de Presupuesto, deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y, a través de éstos, al Plan Nacional de Desarrollo; b) Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones a la estructura orgánica que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca; c) Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo; d) Controlar el funcionamiento general de la organización y verificar su conformidad con la política adoptada; e) Adoptar los reglamentos de colocación de acciones en reserva con sujeción a las prescripciones legales y estatutarias; f) Servir de órgano consultivo a la Gerencia General en los casos que ésta solicite su asesoría; g) Convocar la Asamblea General a las reuniones ordinarias, así como a extraordinarias cuando lo estime conveniente o se lo solicite un número de accionistas que representen la cuarta parte o más del capital suscrito; h) Presentar a la Asamblea las cuentas, los inventarios y al balance general de fin de ejercicio, el estado de pérdidas y ganancias y un informe escrito y razonado sobre la situación económica y financiera de la Sociedad y los demás documentos que exijan las disposiciones legales vigentes; i) Presentar a la Asamblea con los documentos anteriores, un proyecto de distribución de utilidades, si los hubiere; j) Controlar los regímenes salariales y prestacionales de los servidores públicos de la Sociedad en los términos de la Ley, de las Convenciones y Pactos Colectivos; k) Dar concepto previo favorable al Gerente General para iniciar los trámites que determinen las normas legales vigentes sobre: contratación de empréstitos internos y externos para la Sociedad, adquisición o enajenación de inmuebles en cualquier cuantía, así como las comisiones al exterior de servidores públicos de la Sociedad; l) Autorizar al Gerente General para conferir poderes especiales en aspectos jurídicos y administrativos; m) Asignar conforme a la Ley, primas técnicas a los servidores públicos de alto nivel que por su experiencia y conocimientos específicos en la industria hotelera deban ser estimulados o vinculados conforme a la oferta y demanda laboral;
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n) Delegar en el Gerente General el cumplimiento de las funciones que conforme a las normas legales vigentes se estime necesario; o) Las demás que le señalen la Ley y los estatutos internos.
3. Gerencia General. La sociedad tendrá un Gerente General quien será agente del Presidente de la República, de su libre nombramiento y remoción. Corresponde al Gerente General el ejercicio de las siguientes funciones: a) Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas de la organización y de su personal; b) Rendir informes generales o periódicos y particulares al Presidente de la República, al Ministro de Defensa Nacional, sobre las actividades desarrolladas , la situación general de la entidad y las medidas adoptadas que puedan afectar el curso de la Política del Gobierno; c) Contratar, controlar y remover el personal que requiera la Entidad para el desarrollo de su actividad social conforme a las disposiciones legales vigentes; d) Celebrar toda clase de actos y contratos que requiera el desarrollo del objeto social de la empresa; e) Solicitar concepto previo y favorable a la Junta Directiva para: contratación de empréstitos internos y externos para la Sociedad, adquisición o enajenación de inmuebles en cualquier cuantía, así como para las comisiones al exterior de servidores públicos de la Sociedad; f) Constituir apoderados que representen a la Sociedad judicial o extrajudicialmente; g) Presentar para la aprobación de la Junta Directiva y de la Asamblea General el Balance de fin de ejercicio junto con el Estado de Pérdidas y Ganancias y el Proyecto de Distribución de Utilidades; h) Presentar a la Junta Directiva balances de prueba bimestrales e informes sobre la marcha de la empresa: i) Cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea General y de Junta Directiva; j) Mantener a la Junta Directiva informada en todos los detalles de la marcha de lo negocios sociales; k) Convocar a reuniones extraordinarias a la Asamblea General y a la Junta Directiva; l) Delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los Servidores Públicos que desempeñen cargos en el nivel Ejecutivo; m) Ejercer las demás funciones que se le asignen las Leyes y estos Estatutos.
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3.1. Equipo Directivo y Sistema de Control Interno. El suscrito GERENTE GENERAL y su Equipo Directivo expresan su compromiso con el diseño, implementación, seguimiento y evaluación del Sistema de Control Interno que se adopta en la Sociedad, conforme al Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 y convoca a los demás niveles directivos y a todos los servidores públicos, a poner en marcha los métodos y procedimientos necesarios para que el Control Interno se convierta en un medio efectivo para el cumplimiento de la Misión y los objetivos institucionales de la Entidad Pública.
3.2 Responsabilidades del Equipo Directivo. Página 13 de 25
Gerente Administrativo y Secretario General de la Entidad
Corresponde al Gerente Administrativo y Secretario General de la Sociedad el ejercicio de las siguientes funciones: • • • • •
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Velar por el buen desempeño y el cabal cumplimiento de las funciones de todos los Departamentos, que integran el Área Administrativa de la Sociedad: Desarrollo Humano, Financiero, Mantenimiento y Sistemas e Informática. Orientar y supervisar directamente el trabajo que desarrollan la Oficina de Planeación, la Imprenta y el Archivo de la Sociedad. Realizar un análisis permanente de la situación de su área de responsabilidad que le permita, planear, suministrar información, brindar asesoría o dar recomendaciones a la Gerencia General. Impartir órdenes e instrucciones al personal que integra el Área Administrativa y ejercer la supervisión correspondiente para que éstas se cumplan. Mantener actualizada la Organización Interna de la Oficina y el Área Administrativa de la Sociedad, asignando funciones claras a todo el personal que la integra de acuerdo a los lineamientos trazados por la Gerencia General de la Sociedad. Administrar los mecanismos de control sobre todas las actividades administrativas de la Sociedad, en concordancia con los estándares establecidos y las normas de control Interno del Gobierno Nacional y de la empresa. Proponer planes de desarrollo y establecer metas, programas y estrategias a corto, mediano y largo plazo para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la Sociedad, según las normas establecidas por la Junta Directiva. Analizar, coordinar, globalizar e informar sobre las diferentes estadísticas emitidas por los Departamentos, con el fin de diseñar y desarrollar el Sistema de Información Estadístico de la Sociedad. Elaborar, asesorar y supervisar los planes y estrategias referentes a los proyectos de reestructuración, remodelación y adecuación de la Sociedad, de acuerdo con políticas de desarrollo y actualización, fijadas por la Junta Directiva y la Gerencia General. Dirigir, controlar y velar porque se den soluciones específicas a problemas planteados en cuanto al manejo de la información y sistemas en las diferentes secciones de la Sociedad. Responder por la adecuada administración de todos los bienes o elementos entregados por la empresa a la Secretaria General, tomando las medidas necesarias para evitar pérdidas o daños injustificados en los mismos. Liderar activamente la implantación y mantenimiento de normas de calidad nacional e internacional que el Hotel aplique. Hacer cumplir las decisiones del Gerente General. Presentar en las reuniones administrativas mensuales cuando lo disponga la Gerencia General de la Sociedad, los informes sobre la gestión y las principales actividades desarrolladas.
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Coordinar con los Jefes de Departamento y Oficinas, la elaboración y actualización de los Manuales de Funciones y Procesos, Perfiles por Competencias y Calidad Integral. Informar y asesorar a la Gerencia General sobre el estado de el Sistema de Gestión de Calidad Integral, proponiendo acciones preventivas, correctivas y de mejora Levantar las actas de las respectivas reuniones y suscribirlas conjuntamente con quien las haya presidido. Firmar junto con el Gerente General los títulos de acciones de la Sociedad. Firmar los avisos de convocatorias de la Asamblea General de Accionistas que efectúen quienes tienen potestad para convocar. Presentar los informes que le soliciten la Junta Directiva o el Gerente General. Refrendar los actos que sean expedidos por la Junta Directiva. Mantener actualizada la documentación que tramita la Secretaria General, incluyendo el registro y control de todos los Actos Administrativos que expide la Gerencia General de la Sociedad, de acuerdo a las disposiciones del Sistema de Gestión Integral Las demás inherentes a la naturaleza de la Sociedad y las que le sean asignadas por las normas legales.
Gerente de Operaciones
Corresponde al Gerente de Operaciones de la Sociedad el ejercicio de las siguientes funciones: • • • • • • •
Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con la operación de la Sociedad, de los Departamentos de Habitaciones, Alimentos y Bebidas, Mercadeo y Ventas y Seguridad. Realizar un análisis permanente de la situación de su área de responsabilidad que le permita, planear, suministrar información, brindar asesoría o dar recomendaciones a la Gerencia General. Impartir órdenes e instrucciones al personal que integra el Área Operativa y ejercer la supervisión correspondiente para que éstas se cumplan. Mantener actualizada la Organización Interna del Área Operativa de la Sociedad, asignando funciones claras a todo el personal que la integra de acuerdo a los lineamientos trazados por la Gerencia General de la Sociedad. Administrar los mecanismos de control sobre todas las actividades operativas de la Sociedad, en concordancia con los estándares establecidos y las normas de control Interno del Gobierno Nacional y de la empresa. Recomendar y supervisar las actividades de la Sociedad, relacionadas con la calidad de la prestación del servicio, estándares de operación, manejo presupuestal de los Departamentos Operativos y costos de operación. Dirigir y coordinar la atención y solución de las quejas y reclamos que se presenten al Hotel, especialmente las relacionadas con inconsistencias y fallas en el servicio.
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Evaluar los ingresos y racionalizar los costos de servicio prestados o proyectados en el futuro. Proponer planes de desarrollo y establecer metas, programas y estrategias a corto, mediano y largo plazo para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la Sociedad, según las normas establecidas por la Junta Directiva. Realizar el seguimiento de la ejecución de los planes o proyectos de la Sociedad, así como las evaluaciones respectivas. Responder por la adecuada administración de todos los bienes o elementos entregados por la empresa a la Gerencia de Operaciones, tomando las medidas necesarias para evitar pérdidas o daños injustificados en los mismos. Coordinar la actualización y control de documentos y registros del Área Operativa, de acuerdo a las disposiciones del Sistema de Gestión Integral Hacer cumplir las decisiones del Gerente General. Presentar en las reuniones administrativas mensuales cuando lo disponga la Gerencia General de la Sociedad, los informes sobre la gestión y las principales actividades desarrolladas. Coordinar con los Jefes de Departamento, la elaboración y actualización de los Manuales de Funciones y Procesos, Perfiles por Competencias y Calidad Integral. Establecer canales de comunicación efectivos con los diferentes Departamentos, con el fin de retroalimentar y solucionar los problemas que se presenten en la prestación del servicio. Las demás inherentes a la naturaleza de la Sociedad y las que le sean asignadas por las normas legales.
Asesor Jurídico
Corresponde al Asesor Jurídico de la Sociedad el ejercicio de las siguientes funciones: •
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Asesorar a la Gerencia General y a las diferentes dependencias de la Sociedad, en materia jurídica de conformidad a las necesidades que se presenten, y en lo relacionado a contratos civiles, laborales, administrativos y comerciales y representar al Hotel ante los diferentes estrados judiciales, cuando le sea conferido poder para ello. Conceptuar sobre la aplicación de la normatividad legal, inherente a la Sociedad por su naturaleza y en el cumplimiento de su misión institucional. Resolver las consultas formuladas por los organismos públicos y privados, así como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen los servicios y funciones de la institución. Colaborar con las demás dependencias en la elaboración de los pliegos de condiciones y términos de referencia respecto de las licitaciones y concursos de méritos que deba realizar el Hotel. Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades jurisdiccionales y de policía, al igual que las presentadas por particulares u otras Sociedades, cuando traten sobre asuntos jurídicos que competen a la Sociedad.
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Asesorar al Gerente General de la Sociedad en materia Disciplinaria, respecto de las funciones asignadas a éste por la Ley 734 de 2002 “Régimen Disciplinario de los Servidores Públicos”. Supervisar el desarrollo de los procesos jurídicos que sean adelantados por abogados externos, contratados por la Sociedad. Mantener actualizada la normatividad jurídica que tenga relación con todas las actividades que se desarrollan en la Sociedad. Revisar los contratos, convenios y demás compromisos adquiridos por la Sociedad en desarrollo de su objeto social. Mantener actualizada la Organización Interna de la oficina, asignando funciones claras a todo el personal que la integra de acuerdo a los lineamientos trazados por la Gerencia General de la Sociedad. Las demás inherentes a la naturaleza de la Sociedad y las que le sean asignadas por las normas legales.
Coordinador de la Oficina de Planeación, Prospectiva y Desarrollo Corporativo
Corresponde al Coordinador de la Oficina de Planeación de la Sociedad el ejercicio de las siguientes funciones: • • • • • • • • • • • •
Elaboración de reportes a entidades externas Investigación y seguimiento de artículos de periódico y de otras entidades Seguimiento del plan de acción sobre proyectos o tareas Auditoria del sistema de gestión integral Seguimiento al plan de acción del sistema de gestión integral, con cada unidad de negocio Preparación de reunión administrativa Establecer plan de acción para crear estrategias de negocio Reporte trimestral del plan de acción a la Gerencia Elaborar informe de asamblea de gestión de la sociedad Establecer presupuesto de la sociedad Recibir visitas de auditorías externas Entrega informe de seguimiento del plan de acción
Jefe de Oficina de Control Interno
Corresponde al Jefe de la oficina de Control Interno de la Sociedad el ejercicio de las siguientes funciones: • • •
Cumplir con todas las normas y disposiciones legales sobre Control Interno. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones
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de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función. Verificar que los controles relacionados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos necesarios. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya el mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato Constitucional y legal, diseñe la entidad. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del Control Interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento Verificar que se implementen las medidas respectivas recomendadas. Mantener actualizada la Organización Interna de la oficina, asignando funciones claras a todo el personal que la integra de acuerdo a los lineamientos trazados por la Gerencia General de la Sociedad. Realizar el análisis y coordinar la elaboración de los informes teniendo en cuenta los requerimientos de los entes externos de control. Liderar el Comité de Calidad de la Sociedad para realizar las auditorias internas de calidad a la organización Informar y asesorar a la Gerencia General sobre el estado del Sistema de Gestión de Calidad Integral, proponiendo acciones preventivas, correctivas y de mejora. Cumplir con Las inherentes a la naturaleza de la Sociedad y las que le sean asignadas por las normas legales.
B. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO En la Sociedad, el Control Interno es el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una misma, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
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constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
4. Principios Del Sistema De Control Interno Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Sociedad Hotelera Tequendama S.A., se enmarca, integra y complementa en los principios del Sistema de Control Interno. 4.1 Autocontrol Es la capacidad que ostenta cada funcionario de la Sociedad para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política. 4.2 Autorregulación Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. 4.3 Autogestión Es la capacidad de la Sociedad para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.
5. El Control Interno en la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. 5.1 Ejercicio del control interno. La Oficina de Control Interno de la Sociedad, con base en los artículos 3º numeral d), 9º y 12º de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y la Gestión de la Entidad Pública, así como por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la Alta Dirección para su puesta en marcha.
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5.2 Comité de Coordinación de Control Interno. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN: para efectos de garantizar la operacionalización del MECI el Gerente General delego esta función en el Gerente Administrativo para coordinar el Grupo Directivo MECI y al Gerente de Operaciones para coordinar el grupo Operativo MECI. Los Jefes de Dpto. integran el comité de control interno o Equipo MECI. A su vez la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno estará a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en la Sociedad. 5.3 Revisoría Fiscal. El control Fiscal sobre la Sociedad Hotelera Tequendama S.A., como Sociedad de Economía Mixta sometida al régimen de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, se ejercerá de conformidad con las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
CAPITULO III 6. POLÍTICAS
DE GESTIÓN EN LA SOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A.
A continuación se enuncian las políticas de gestión en la Entidad, las cuales orientan las actividades de operación. A. POLITICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Política de gestión ética: La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. manifiesta su clara disposición de autoregularse, encaminando sus actividades de conformidad con los principios enunciados en la constitución, en presente código de buen gobierno y en el código de ética orientando su actuar hacia una gestión integral y al cumplimiento de los principios y valores éticos definidos frente a todos sus grupos de interés. Política de Gestión del Recurso Humano: La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. se compromete a desarrollar estrategias y procesos para contar con talento altamente competente, comprometido y motivado. Las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de los funcionarios de la Sociedad, se definirán mediante la incorporación de políticas y prácticas de gestión humana que incluyan los principios constitucionales de justicia, equidad, imparcialidad y transparencia en los procesos de selección, inducción, formación, capacitación, promoción y evaluación del desempeño. Política de Información: Página 20 de 25
La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. establecerá una política de comunicación informativa adecuada para establecer un contacto permanente y correlativo con sus grupos de interés. Con este fin se adoptan procedimientos para que la información llegue a sus grupos de interés de manera integral, oportuna, actualizada, clara, veraz y confiable, bajo políticas efectivas de elaboración, manejo y circulación de la información. Política de Comunicación Pública: La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. asumirá la comunicación y la información como bienes públicos, les conferirá un carácter estratégico y las orientara hacia el fortalecimiento de la identidad institucional y a la expansión de la capacidad productiva de sus miembros, para lo cual las acciones comunicativas se efectuaran de acuerdo con los parámetros que establezcan los procesos comunicativos y el plan de comunicación
Política de Calidad (política del Sistema de Gestion Integral):
COMPROMISO (p)
CUMPLIMIENTO (h)
Mediante la implementación y mantenimiento de proyectos y programas tales como: • Ambientales. • Buenas prácticas de manufactura. • Prerrequisitos. • Prerrequisitos operacionales. • Medicina preventiva del trabajo. • Seguridad industrial. • Higiene industrial. • Competencias laborales • Innovación.
La SHT con base en la responsabilidad social empresarial, está comprometida con el cumplimiento de: • La promesa de venta. • El desarrollo sostenible. • La prevención de la contaminación. • La inocuidad alimentaria. • La prevención de incidentes, accidentes y enfermedades profesionales. • La mejora continua y mejora radical. • La gestión del conocimiento • Los requisitos legales aplicables.
VERIFICACIÓN Y MEJORA( v,a)
Para ello identifica y controla: • Aspectos e impactos ambientales. • Puntos críticos de control en la producción alimentaria. • Factores de riesgo ocupacional. Con el fin de garantizar que su actividad económica, procesos, productos y servicios sean confiables, productivos, rentables y convenientes a sus grupos de interés y apoyen a maximizar su valor en el mercado.
Políticas Frente al Control Interno:
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La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. continuara con la aplicación del Modelo Estándar de Control Interno - MECI- y velará porque sea cumplido por parte de todos sus funcionarios, desarrollará estrategias gerenciales que conduzcan a una administración eficiente, eficaz, imparcial, integra y transparente, por medio de la autorregulación, autogestión, al autocontrol y el mejoramiento continuo para el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales, propiciando el control estratégico, el control de gestión y el control de evaluación. Política de Administración del Riesgo: La Sociedad Hotelera Tequendama S.A., declara que en el desarrollo de sus actividades se presentan riesgos, por lo cual adoptará las acciones necesarias para su gestión integral, que minimice el impacto de las decisiones que tome la dirección respecto de los grupos de interés. Para ello establecerá procedimientos que permitan identificar, valorar, revelar y administrar los riesgos propios de su actividad, acogiendo una autorregulación prudencial. Determinara su nivel de exposición concreta a los impactos de cada uno de los riesgos para priorizar su tratamiento y estructura criterios orientados para la toma de decisiones respecto de los efectos de los mismos. Política de Contratación Pública: La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. da cumplimiento formal y real al estatuto de la contratación pública, para lo que observara las disposiciones legales con prontitud, exactitud y diligencia de modo que la información sobre las condiciones y procesos contractuales sea entregada a los interesados, oportuna, suficiente y equitativamente, que las decisiones para otorgar los contratos se tomen sin ningún tipo de sesgo o preferencias, basadas, de manera exclusiva, en el análisis objetivo de la propuestas presentadas por los participantes, en concordancia con lo preceptuado en la legislación que rige sobre la materia. Política de Manejo de Indicadores de Gestión: La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. establecerá los indicadores que permitan medir la eficacia, eficiencia y efectividad, resultado e impacto de su gestión y desempeño institucional como forma concreta para ilustrar sobre hechos y datos a sus diferentes grupos de interés. El propósito es contar con índices que midan resultado de la gestión interna, de su integridad transparencia credibilidad y el reconocimiento del nivel de gobernabilidad de la entidad por sus grupos de interés. Política Del Manejo de Conflictos de Interés: La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. se compromete a generar estrategias para el tratamiento de los conflictos de interés desde su prevención, manejo, divulgación y resolución de los mismos, MBS (Materias Básicas del Administrador): La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. tiene adoptado los estándares de la herramienta estratégica Balanced Scorecard (BSC) al cual imbricó las materias básicas del administrador (MBS). Es importante precisar que el modelo BSC fue implementado
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por la entidad hace ya varios años, conforme a la Guía de Planeamiento Estratégico del Ministerio de Defensa Nacional, aún vigente. CAPITULO IV REVELACION DE INFORMACION.
La Sociedad Hotelera Tequendama S.A. se compromete a entregar a los entes de control información precisa y oportuna. En lo que respecta a la Información de los clientes que utilizan los servicios de la Organización, se compromete a garantizar el derecho a la confidencialidad de todos los servicios utilizados. Toda la información del cliente será tratada de manera confidencial y secreta y solo con la autorización del cliente podrá ser divulgada. El cliente tiene derecho a que toda la información se maneje con estricta confidencialidad; lo anterior no limita la obligación de la Sociedad de informar a la autoridad competente en los casos previstos por la ley, entre otros, lo relacionado con la protección al menor. CAPITULO V ENTRADA EN VIGENCIAREVELACION DE INFORMACION.
El presente Código de buen gobierno entra en vigencia a partir de su aprobación y adopción por el Gerente General de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. El código de buen gobierno se divulgara a todos los integrantes de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. y a sus grupos de interés
ANEXOS GLOSARIO
Para efectos de la comprensión de los diferentes aspectos que consagra el presente Código de Buen Gobierno para la Sociedad Hotelera Tequendama S.A., se establecen los siguientes significados de palabras y expresiones empleadas en el mismo. Balanced Scorecard: El Balanced Scorecard resulta una herramienta excelente para comunicar a toda la organización la visión de la compañía. El Balanced Scorecard (BSC) fue originalmente desarrollado, por el profesor Robert Kaplan de Harvard y el consultor David Norton de la firma Nolan & Norton, como un sistema de evaluación del desempeño empresarial que se ha convertido en pieza fundamental del sistema estratégico de gestión de las firmas alrededor del mundo. BSC conjuga los indicadores
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financieros y no financieros en cuatro diferentes perspectivas a través de las cuales es posible observar la empresa en su conjunto. Código de Buen Gobierno: principios voluntarios de autorregulación de quienes ejercen la administración de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A., junta directiva, y staff directivo, que a manera de compromiso ético buscan garantizar una gestión eficiente, integra y transparente en la administración. Código de ética: Son los principios, valores y directrices que en coherencia con el código de buen gobierno, todo integrante de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. debe observar en el ejercicio diario de su función administrativa, operativa o profesional Grupos de interés: Personas, grupos o entidades sobre las cuales la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. tiene influencia, es sinónimo de “stakeholders”. Misión: Definición del quehacer Sociedad Hotelera Tequendama S.A., está determinado en las normas que lo regulan y ajustada a las características propias del negocio. Modelo Estándar De Control Interno (MECI): Sistema de control establecido por el estado para sus entidades mediante decreto 1599 de 2005. Establece una estructura para el control estratégico de gestión y evaluación con el propósito de mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo los oficinas de control interno. Políticas: Directrices u orientaciones por las cuales la alta gerencia define el marco de actuación con el cual se orientara la actividad de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A., para el cumplimiento de sus fines constitucionales y misionales, buscando garantizar la coherencia entre sus prácticas y sus propósitos. Principios Éticos: Fundamentos básicos sobre la forma correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde los cuales se erige el sistema de valores éticos al cual cada integrante y el grupo en general se adscriben Rendición de cuentas: Deber legal y ético de todo funcionario o persona de responder y ser informado por la administración, sobre su manejo y los rendimientos de fondos, bienes y !os recursos públicos asignados y los respectivos resultados, en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. De esta manera se constituye en un recurso de transparencia y responsabilidad para generar confianza y luchar contra la corrupción. Riesgos: Posibilidad de ocurrencia de situaciones o eventos negativos, tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales del hospital militar entorpeciendo el desarrollo de sus funciones
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Transparencia: Principio que subordina la gesti贸n de la Sociedad Hotelera Tequendama S.A. a las reglas que se han convenido y que implica rendir cuentas sobre ella.
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