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ÍNDICE COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD………………………………………………………….2 FASE 1: PRESUPUESTOS………………………………………………………………6 FASE 2: ENTREVISTA…………………………………………………………………13 FASE 3: ACTIVIDAD……………………………………………………………………16
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COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD: I. Costeo Directo: Es un método de la contabilidad de costos que se basa en el análisis del comportamiento de los costos de producción y operación, para clasificarlos en costos fijos y variables, con el objeto de proporcionar suficiente información relevante a la dirección de la empresa para su proceso de planeación estratégica. Así mismo, es un sistema de costeo el cual es beneficioso usar dado a que todos los costos del producto se asocian con producción, los GIF se incurren aun sin producción, por lo tanto es una forma simple de representar los costos a diferencia del costeo por absorción. Es importante llevar el control sobre los costos directos porque de esta manera se facilita decidir sobre cómo la empresa se puede diferenciar, encontrando la manera más eficiente para producir y vender. Ventajas del costeo directo: El costeo directo funciona mejor en una empresa en el cual aún no hay ningún sistema de costos, es decir, es un método de costeo más simple (especialmente para empresas pequeñas). Además, el costeo directo ofrece un mayor control sobre los costos del período. ● No existen fluctuaciones en el Costo Unitario ● La empresa puede realizar decisiones basadas en datos concretos y precisos. ● Facilita la planeación, mediante el uso del modelo costo-volumen-utilidad (ver punto de equilibrio) ● Es particularmente útil en las decisiones para fijar precios a corto plazo Además del costeo directo, existe también el costeo por absorción. Es importante saber cuales son las diferencias entre ambos para que el administrador elija el método de costeo que sea más efectivo para su empresa. El costeo por absorción incluye en el costo del producto todos los costos de la función productiva independientemente de su comportamiento fijo o variable, en cambio el costo directo se basa en el análisis del comportamiento de los costos de producción y operación. Ambos sistemas de costeo se presentan de forma diferente en el estado de resultados, pues unos son distribuidos entre las unidades y otros son costos del periodo.
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II. Punto de Equilibrio: Es aquel punto de actividad en el cual los ingresos totales son exactamente equivalentes a los costos totales asociados con la venta o creación de un producto. Al encontrar el punto de equilibrio se pueden responder las siguientes preguntas: ¿Cuántas unidades se tendrían que vender para poder cubrir los costos y gastos totales? ¿Cuál es el valor en ventas que una empresa debe alcanzar para cubrir sus costos y gastos operativos? Al poder responder a estas preguntas, le permite a la empresa poner metas futuras de una manera más clara y concisa, apuntando a tener ingresos mayores a los costos. El punto de equilibrio es un dato importante, dado a que como gerente debemos saber qué cantidad de ventas debemos de llegar para no generar pérdida. Punto de equilibrio en Quetzales: Costos fijos dividido margen de contribución el cual consta de uno menos el costo variable unitario divido el precio de venta. Éste punto de equilibrio nos provee la meta monetaria para mantener un crecimiento en la empresa. En otras palabras, el punto de equilibrio en quetzales (o dólares), otorga a la empresa una meta en base a la moneda utilizada de cuánto se debe vender para poder cubrir los gastos fijos de la empresa y no entrar en pérdida.
III. Costos y gastos Costos y gastos variables: Costos variables son los costos que son directamente proporcionales a la producción. Mientras que los gastos variables están directamente relacionados con las ventas. Cuando las ventas suben, los gastos variables también aumentan. Cuando las ventas bajan, los gastos variables disminuyen. Los gastos variables generalmente incluyen gastos tales como mano de obra o costo de los materiales; ambos pueden cambiar dependiendo de que tanto se venda/otros factores. Costos y Gastos Fijos: Los costos y gastos fijos son los costos que la empresa debe incurrir independientemente de la producción. Éstos se producen periódicamente y son muy importantes de observar ya que se deben pagar a pesar de que la empresa no produzca ni venda. Los gastos fijos se refieren generalmente a gastos de índole mensual/anual, tales como el pago de alquiler, seguros, suministros etc.
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Costos de producción:
Los costos de producción (también llamados costos de operación) son los gastos necesarios para mantener un proyecto, línea de procesamiento o un equipo en funcionamiento. Incluye el costo de los materiales, mano de obra y los gastos indirectos de fabricación cargados a los trabajos. En una empresa, la diferencia entre el ingreso total y el costo de producción otorga el beneficio bruto del periodo. Este tipo de costos generalmente se refieren a lo que costó producir las unidades vendidas, este mismo forma parte del costo de ventas en el estado de resultados. IV. Conclusión El análisis Costo-Volumen-Utilidad un modelo que le provee ayuda a la administración de una empresa ya que analiza el punto de equilibrio para tomar decisiones que tengan como fin lograr un cierto objetivo llamado Utilidad. Los administradores generalmente utilizan este análisis para entender distintas variables dentro de la empresa. Estas variables incluyen cambios en el volumen de ventas, cambios en los precios, y cambios en los costos variables y fijos que pueden afectar la utilidad de cierto periodo. Relevante dentro del CVU está el término “margen de contribución”, el cual es la cantidad de dinero que queda al restar los gastos variables después de ventas. Este mismo otorga la cantidad extra que cada unidad vendida contribuye a la utilidad. Entre las ventajas del análisis de Costo-Volumen-Utilidad encontramos: ● La capacidad de responder preguntas específicas que son necesarias para la toma de decisiones en una empresa. ● Proporciona una visión detallada de la actividad de la empresa ● Permite al gestor conectar los costos variables para establecer una idea del rendimiento futuro, dentro de un rango de posibilidades. ● Permite analizar las oportunidades de negocios nuevos o existentes ● Los administradores pueden utilizar esta información para determinar el precio de venta de los productos, la forma de comercializarlos y cómo producirlos. Entre las desventajas del análisis de Costo-Volumen-Utilidad encontramos: ● Limitado en la cantidad de información que puede proporcionar en una operación multi-producto ● Debe ser hecho para cada producto específico ● Empresas las cuales tienen múltiples SKUs también se verán afectadas por este tipo de análisis.
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Referencias Ángel, A. R. (2 de marzo de 2006). GestionPolis.Obtenido de http://www.gestiopol is.com/costeo- absorbente-y-directo- un-analisis- comparativo/ Váquiro, M. J. (7 de mayo de 2015). Obtenido de Pymes Futuros : http://www.pymesfut uro.com/puntodequili brio.htm Anonimo. (4 de abril de 2015). Gerencie .Obtenido de http://www.gerencie. com/gastosfijos-y- variables-conceptos- basicos.html Pesca, D. d. (2011). Depósito de Documentos .Obtenido de http://www.fao.org/d ocrep/003/v8490s/v8 490s06.htm LÓPEZ, W. N. (Noviembre de 2006). Tesis . Obtenido de http://biblioteca.usac. edu.gt/tesis/03/03_2 932.pdf ASTROS, I. J. (s.f.). Monografía .Obtenido de http://www.monogra fias.com/trabajos89/a nalisis-cvu/analisis- cvu.shtml#ixzz4GgHKk 7OM Lewis, J. (n.d.). Ventajas y desventajas del análisis costo-volumen-utilidad. Retrieved August 07, 2016, from http://pyme.lavoztx.com/ventajas-y-desventajas-del-anlisiscostovolumenutilidad-6313.html Wiley, C. (n.d.). ¿Qué es el análisis CVP (costo volumen utilidad por sus siglas en inglés) en las empresas? Retrieved August 07, 2016, from http://pyme.lavoztx.com/qu-es-el-anlisiscvp-costo-volumen-utilidad-por-sus-siglas-en-ingls-en-las-empresas-9237.html Acabal, M. A. (n.d.). MANUAL TEÓRICO-PRÁCTICO DEL CURSO DE CONTABILIDAD 3 DE LA CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL. Retrieved August 7, 2016, from http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/08/08_1986_IN.pdf
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FASE #1: PRESUPUESTOS En el mundo tan globalizado en el que se vive la competencia es inevitable… Las empresas son competitivas y sobre el tiempo hay incertidumbre. Empresarios, emprendedores, y gente en particular no logran saber qué pasará en el futuro y qué realmente afectará a la empresa. Todo parece un problema que nunca se resolverá por completo. Pero, sí existen herramientas que logran solucionar y reducir los riesgos de este dicho problema. El presupuesto es una herramienta formal e integral de planificación que, controla y coordina las actividades y operaciones dentro de una organización, se determinan los ingresos, gastos y recursos de una organización dentro de un período determinado con el fin de alcanzar los objetivos y metas fijadas. Una empresa se rige por la demanda del mercado, es por eso que es de suma importancia elaborar un presupuesto bien hecho. Una proyección realizada correctamente llevará al éxito, ya que permite tanto cuantificar cómo cualificar el estado de la empresa. Asimismo, ayudará a organizarse para situaciones futuras, establecer prioridades y minimizar los riesgos que puedan afectar a la organización. El comité de presupuestos es el encargado de dirigir, coordinar y supervisar la realización del proceso del presupuesto. Usualmente, el comité está conformado por la máxima autoridad dentro de la organización ya que, nadie más que ellos conocen muy bien hacia dónde se dirige la empresa y cuáles son sus necesidades. Para el éxito de la realización del presupuesto es necesario tener un director ejecutivo, vicepresidentes, director financiero y directores de las unidades estratégicas de la compañía. Al contar con un director de cada unidad estratégica de la compañía existe la motivación de esforzarse cada uno y de motivar a los del departamento para lograr los objetivos y las metas propuestas. Para realizar el proceso de elaborar el presupuesto, generalmente de primero se conforma un comité con las especificaciones detalladas anteriormente, se determina el período de tiempo por el cual se va a presupuestar, luego se realiza una propuesta inicial del presupuesto y por último se revisa y aprueba el presupuesto. En caso existiese algún error o la necesidad de cambiar algún asunto, se corrige el presupuesto.
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Esquema #1: Proceso para elaborar un presupuesto
El punto de partida para preparar el presupuesto es la estrategia, ya que esa es la ruta que la empresa va a tomar para alcanzar los objetivos. Sin embargo, es necesario realizar un análisis de factores tanto externos como internos de la compañía con el fin de conocer la situación real de la organización. Se estudian factores externos, como por ejemplo elementos competitivos, tecnológicos, económicos, legales, etcétera para determinar posibles oportunidades o amenazas para la compañía. Se analizan factores internos como por ejemplo la solidez financiera, la cultura organizacional entre otros, con el fin de determinar las fortalezas y debilidades de la empresa. A partir del análisis interno y externo, se realizan los objetivos y metas de la organización. Dependiendo si estas son a corto plazo o largo plazo, así deberán ser asignadas en la planeación, dando como resultado el presupuesto a corto plazo y el presupuesto a largo plazo, según el caso.
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Siendo el presupuesto maestro el principal de la empresa, éste está compuesto por otros presupuestos. El primero de ellos es el presupuesto operativo que es el plan que determina los costos de operar de la organización, es decir, los recursos que se necesitan para llevar a cabo las actividades que se presupuestaron. El segundo, es el presupuesto financiero que es aquel que proyecta los ingresos y egresos de las actividades de operación. Ambos son de suma importancia, ya que a partir de estos se toman decisiones oportunas y eficientes. Entre los dos tipos de empresas que se pueden mencionar la empresa de servicios y la empresa comercial. A la hora de crear un presupuesto para una empresa de servicios no habrá necesidad de hacer un presupuesto de producción, materia prima, compras y gastos indirectos ya que esta no maneja inventarios y no tienen costo de compras. Por otro lado, en la empresa comercial si es necesario hacer estos presupuestos, ya que es muy importante prever el plan del proceso ya sea de producción o de compra de bienes tangibles. Como ya se había mencionado anteriormente, para crear el presupuesto es importante formular la planeación estratégica, donde las metas a largo plazo son determinadas. Luego de tener bien definidas las metas se debe realizar un pronóstico de ventas y, por último, una proyección de los estados financieros básicos. Este proceso puede ser dividido en tres pasos: primero, el presupuesto operacional; segundo, el presupuesto financiero y tercero, el presupuesto de inversión de capital. En el presupuesto operacional se incluye desde la producción hasta gastos que se incurren para dar el servicio o producto, entre estos se puede mencionar el presupuesto de ventas, el presupuesto de producción, el presupuesto de materiales, el presupuesto de compras, etc. En el presupuesto financiero se realizan estimados de inversión de venta e ingresos para hacer un flujo de caja final con el fin de medir el estado económico de la empresa, este está formado por: el presupuesto de ingresos, presupuesto de egresos, flujo neto, caja inicial y caja final. El presupuesto de inversión de capital comprende la renovación de maquinaria y equipo que ha sido depreciado, está conformado por compra de activo tangible e intangible. El presupuesto maestro es aquel que engloba todas las áreas de la empresa dando así un plan completo para fijar una práctica económica próxima. Sin embargo, es importante conocer que a la hora de elaborar un presupuesto es necesario realizar el pronóstico de ventas, que no es nada más que la estimación de las ventas futuras para un periodo de tiempo determinado. En la siguiente tabla se detallarán todos los presupuestos que conforman el presupuesto maestro: Presupuesto de Venta
Busca determinar el nivel de ventas reales para determinar un límite de tiempo.
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Presupuesto de Cobros
Provee la asignación de cobros futuros: la entrada de dinero y liquidez de la empresa ya sea a base de ventas, transferencias, o aportaciones de capital. Esto permite a la empresa saber con cuánto dinero puede disponer en el futuro por base a sus cobros bajo cierto periodo.
Presupuesto de Producción
Es utilizado para mostrar la producción planeada dentro de un periodo específico previamente determinado. Este presupuesto de producción planeada depende de diferentes variables, entre ellas las ventas presupuestadas, las unidades que se desean tener de inventario final de producto terminado y las unidades del inventario inicial de producto terminado.
Presupuesto de uso de Materia Prima
Indica la cantidad necesaria de materiales directos que son necesarios para producir el producto, también indica el costo que se puede incurrir al conseguir estos materiales para la producción. Dentro de esta área de presupuestos, también se puede identificar el presupuesto de compras de materiales directos, el cual se utiliza para determinar la cantidad tangible y costo de todas las compras para materiales directos.
Presupuesto de Mano de Obra Directa
Se utiliza para estimar la necesidad de mano de obra bajo cierto periodo. El presupuesto puede medir esto ya sea a través de la cantidad de horas de mano de obra directa, o a través de los salarios de los trabajadores.
Presupuesto de Gastos Indirectos de Fabricación
Se crea para estimar la cantidad de gastos indirectos de fabricación que se asocian con los productos terminados
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delineados por el presupuesto de producción. Para la creación de este presupuesto, se debe de separar los distintos costos y gastos indirectos para facilitar la creación del mismo. De manera simple, se deben de tomar en cuenta los gastos indirectos de fabricación fijos y los gastos indirectos de fabricación variables. Presupuesto de Materia Prima
Es la planificación y cálculo de cantidades de materiales principales, como también el cálculo del costo de adquisición de cada uno de estos que se necesitará para la transformación de las materias primas a un producto terminado, basado en el volumen de producto terminado que se desea producir.
Presupuesto de Inventarios de Artículos Terminados
Se refiere al inventario de artículos terminados proyectados a producir, esto ya estimada en cierta cantidad, unidos todos los costos de producción y de materias primas, agregándole el costo de producción por unidad producida.
Presupuesto de Costo de Ventas
Es una estimación programada de las ventas en términos de cantidades realizados por una empresa, acá se estiman futuros ingresos y gastos de ventas y en consecuencia la utilidad que se prevé tener al momento de vender el producto terminado. Es el presupuesto más importante ya que este se debe de preparar cuidadosamente y con exactitud porque suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compras, de gastos de ventas y gastos administrativos.
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Presupuesto de Gastos de Ventas
Se refiere específicamente a la cantidad de dinero y logística que se necesitará para comercializar el bien a producir como también para darlo a conocer (transporte, publicidad, comisiones, salario de vendedores, etc.).
Presupuesto Administrativos
Se encarga de estimar el dinero que cubre todo el personal de una empresa de forma inmediata. Este presupuesto debe de ser moderado ya que esto puede implicar un cierto retraso operacional dentro de una empresa en específico.
de
Gastos
El Estado de Resultados presupuestados es aquel control que logra incluir los datos estimados de todas las fases operacionales que contiene una empresa. Estos datos permiten reflejar si realmente estas fases están afectando la utilidad del año siguiente o no. Es sumamente importante, ya que su objetivo principal es mostrar si realmente la parte operacional de la organización es rentable según su solidez financiera. Al final de un cierto período de tiempo, este estado financiero mira si realmente la empresa obtuvo utilidad o pérdida obteniendo los ingresos totales y restándole sus costos y gastos relativos. El Estado de Costo de Producción presupuestados es aquella información recopilada sobre los inventarios de materia prima, productos en proceso y producto terminado para incurrir en costos de conversión o transformación (mano de obra, gastos indirectos de fabricación). Todos los costos que incurren dentro de este son cuentas que se acumulan en el inventario de productos en proceso hasta que llegan a ser productos terminados hasta que finalice con la venta. El Estado de Costo de Producción o de Venta ayuda a tener el control del inventario de producto de una dicha empresa en donde el total va directamente a lo que es el Costo de Ventas dentro del Estado de Resultados. El Balance General Presupuestado es una herramienta específica que ayuda a planificar las proyecciones a futuro de los cambios realizados dentro del Balance General de la empresa. El Balance General de una empresa es un estado financiero que muestra cómo los activos cubren los pasivos en un cierto período de tiempo. El Balance General está dividido en Activo, Pasivo y Capital. El propósito principal de un Balance General Presupuestado es para evaluar el efecto que hará el presupuesto general hacia el Balance General. Esto ayudará a que los accionistas y administradores de la organización logren tomar decisiones sobre sus mismos activos cambiantes para poder después cubrir sus pasivos.
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El Presupuesto de Efectivo mide y pronostica la cantidad de dinero que entra y sale dentro de una empresa. Al presupuesto de efectivo se le puede llamar también como flujo de caja proyectado. El Presupuesto de Efectivo logra determinar si realmente los aumentos o disminuciones de las cuentas de los activos y pasivos cambian la cuenta de Caja y Bancos de la compañía, con el fin que los accionistas tomen decisiones a la hora de ver la cantidad de dinero existente en Caja.
Referencias: Blocher, E., Stout, D., Cokins, G., Chen, K. (2008). Administración de Costos: un enfoque estratégico. (4ª ed.). México: The McGrawHillCompanies, Inc. (pgs. 254 – 263). CreceNegorcios. (2016). El Presupuesto de Efectivo. <http://www.crecenegocios.com/el-presupuesto-de-efectivo/> (03/10/2016) Glenn, A. Welsch, R., Gordon, P. (2005). Presupuestos: Planes y Control. (5ª ed). México: Pearson Educación. Horngren, C., Sundem, G. Stratton, W. (2006). Contabilidad Administrativa. (13ª ed). México: Pearson Educación. (pg. 317). Horngren, C., Sundem, G. Stratton, W. (2006). Contabilidad de Costos: un enfoque gerencial. (12ª ed). México: Pearson Educación. (pg. 229). Muñiz, L. (2009). Control Presupuestario: Planificación, elaboración y seguimiento del presupuesto. Barcelona: Profit Editorial. (pg. 41). Perdomo, M. (2003). Costos I Contabilidad V. Chile: Impresos Industriales Salinas, A. (2016). Los Costos. <http://www.loscostos.info/index.html> (03/10/2015).
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FASE #2: ENTREVISTA Transportes JAG, S.A Nombre de la Persona: Rodrigo González Floris Fecha de la entrevista: 4 de octubre del 2016 Transportes JAG, S.A. es una empresa con más de 30 años de experiencia en el ámbito del transporte escolar dándole servicio a diferentes instituciones educativas en Guatemala. Actualmente se tiene como clientes a los siguientes colegios: ·
Colegio Liceo Javier.
·
Colegio Internacional de Guatemala.
·
Colegio Príncipe de Asturias.
·
Colegio Agustiniano de Guatemala.
Proceso de presupuestación de la empresa: La forma de realización de presupuesto de esta empresa es de la siguiente manera: Se hace una integración de los Ingresos por cliente y de los gastos de los buses por cliente en donde incluye sueldos de empleados, sueldos de gerencia, compra de diésel, servicio de radio, servicio de GPS, gastos de aceite, seguros de los buses, compra de llantas, contadores, mecánicos, papelería y útiles. Teniendo la integración de ingresos y gastos se empieza a generar el presupuesto anual distribuido mensualmente de Enero a Diciembre en los siguientes pasos: ·
El ingreso se divide por cliente indicando cuanto es la mensualidad del
servicio. Siempre dejando un porcentaje de mora del 10% como plan de contingencia.
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·
Se sacan los costos en donde se dividen por
o Sueldos de pilotos y monitoras por colegio en donde se crea una reserva mensual para las prestaciones laborales que reciben en junio(bono 14) y octubre(indemnización). o Sueldos de administración y gerencia. o Gastos operativos. ·
Pago de impuestos (ISR, IVA, ISO, etc.).
·
Inversiones
Ventajas y Desventajas del Presupuesto: Ventajas: · Permite llevar un buen control de los gastos mensuales durante todo el año. · Se puede llevar un control de cuánto se paga mensualmente y anualmente en sueldos y prestaciones laborales por colegio. · Se puede conocer el total de gastos de los trabajadores del área de pilotos y del área de monitorias · Uso óptimo de los ingresos de la empresa. · Control de compra de activos para beneficios de la empresa(inversiones). · Se puede controlar en donde se está teniendo mucho gasto y donde se puede reducir. · Saldo exacto del pago de impuestos. Desventajas: · Los costos operativos no están divididos por colegios, si no por una suma total.
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· Las inversiones no se detallan para que colegios son ya que se hace rotación de las unidades. · No se puede tener un dato exacto de los gastos operativos ya que varían mensualmente. · El IVA debería de ir debajo de los ingresos, no hasta abajo.
Utilidad para la Compañía: La empresa Transportes JAG, S.A. ha sido una de las empresas intermediarias de transporte más reconocidas a nivel nacional debido a que presta sus servicios a colegios prestigiosos. Esta empresa genera utilidades ya que recibe mensualidades fijas por cada colegio según el volumen de transporte que cada uno necesita. Trabajan de enero a octubre porque son los meses de colegiatura. Dentro del estado de resultados de la empresa, cada colegio tiene un gasto fijo de transporte. Esto es porque el transporte no es modificable durante un año escolar. Entre los costos y gastos de la empresa encontramos los sueldos de los pilotos, de las monitoras, del personal administrativo y los gastos operativos que paran siendo la compra del diésel, de los neumáticos, del aceite, los seguros, los gps, las radios, la papelería y oficina y el pago hacia los mecánicos, los contadores y los auditores. Luego de restarle los costos y gastos a las mensualidades, es evidente que se tienen utilidades positivas. Creemos que por medio de un presupuesto maestro en donde se fije un plan estratégico la empresa pueda aumentar sus utilidades. Como se ve dentro del presupuesto maestro, se hace notar que todos los meses hay diferentes variaciones de ganancias. Esta empresa debe de enfocarse en los gastos variables ya que estos son los que más se reflejan a la hora de ser restados por las ganancias. Transportes JAG, S.A. tiene que enfocarse en los meses que más ganancias genera ya que el resto del año depende de ello. Si esto se cumple, las utilidades aumentarían de forma progresiva.
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FASE # 3: ACTIVIDAD Al principio del curso, el catedrático dio instrucciones a toda la clase de lo que se iba a tratar el trabajo final de Decisiones sobre Costos. El trabajo consistía en organizar un evento en donde todos los alumnos deberían de participar en la organización. El equipo de trabajo de la clase se dividió en 6 diferentes departamentos: Ventas, Compras, Mercadeo, Legal, Tesorería, y Logística. Cada uno de estos departamentos tenía un líder en donde cada líder debió de presentar sus respectivos presupuestos para después unir todos los presupuestos y así crear el Presupuesto Maestro. Originalmente, el evento era una carrera de cinco kilómetros en donde el objetivo principal era vender una cierta cantidad de entradas para luego donar toda la utilidad al programa ITA (Impulso al Talento Académico). El proceso de la organización de la carrera iba encarrilando de una forma positiva, hasta que ocurrieron varios obstáculos de por medio. Uno de ellos fué el proceso legal. La carrera estaba planeada para que fuera dentro del campus de la Universidad Francisco Marroquín. Debido al atraso de los permisos legales y organizacionales, la carrera se tuvo de cancelar. Después de haber tomado la decisión de cancelar la carrera, se logró cambiar el evento a un torneo de fútbol ya que iba a ser más fácil organizarlo sin temas legales de por medio. Ya teniendo el nuevo evento preestablecido, se cambió la fecha del evento y los líderes ya pudieron seguir con sus respectivos presupuestos. Nosotros fuimos el departamento de Logística en donde el líder se encargó de reunirse con el resto de líderes para que se lograran poner de acuerdo los diferentes roles y responsabilidades que a cada departamento le tocaba. Como al principio se estaba planeando la dicha Carrera UFM, nuestros costos como departamento iban a ser solo la renta de toldos. Debido a que se cambió la modalidad del evento a un torneo de fútbol, nuestro presupuesto consistía en solo el alquiler de las gabachas, y la compra de las pelotas.
PRESUPUESTO LOGÍSTICA Gabachas
-Q 50.00
Pelotas
-Q 390.00
Total Presupuesto
-Q 440.00
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CONTROL PRESUPUESTAL Después de que surgió el evento, notamos que el presupuesto maestro e redujo de un total de Q. 7,483 a Q. 5,736. La diferencia de Q.1,747 se debe a muchas razones. Primero, nos hicieron un descuento de Q.255 al alquiler de las canchas y el uso de árbitros. Esto se ve por la simpe razón de que lo presupuestado muestra 4 horas de evento, lo que realmente pasó fue que fueron en total 5 horas de evento, ya que tuvimos que agregar más partidos por el número de equipos inscritos al final. Los mayores gastos que se tenían presupuestados fueron los siguientes: el servicio de música, el alquiler de toldos y los productos de hidratación. Debido a que logramos patrocinios de estos servicios, dentro del presupuesto generó un flujo positivo de efectivo no gastado de Q.850, Q. 1,500 y Q. 960. Al tener esto en cuenta, se hace notar que tuvimos un total de Q. 3,310 de dinero no gastado. Se logró ahorrar dinero al no efectuar estos dichos gastos. Por otro lado, tuvimos gastos del momento que no teníamos planteado invertir como lo que fue la pizza, los premios y el permiso de la tienda. En total fue de un saldo negativo de -Q.2,027. Al momento de que empezó el torneo, los líderes se encargaron de decidir qué premio se iba a dar al primer lugar. A final de cuentas, el premio fue dar Q.700 en efectivo ya que esto iba a incentivar a más equipos en inscribirse. Por otro lado, tuvimos el gasto de las pizzas. Esto hizo que el saldo negativo subiera ya que la decisión fue tomada en ese instante por la escasez de comida departe tanto de los jugadores como el personal. Por último, Futeca se encargó de cobrarnos Q.300 por el simple hecho de vender alimentos que no eran de su tienda. Esto hizo que los gastos anticipados aumentaran en el real sin ser presupuestados anteriormente. Por último, se tuvo la dicha de que Cervecería Centroamericana nos patrocinara, por lo que las bebidas fueron totalmente gratis. En otras palabras, hubo un ahorro total de Q.960. Si no se hubiera hecho este patrocinio, los gastos hubieran sido mayores y las bebidas se hubieran tenido como modalidad de venta. CIERRE DEL EVENTO En conclusión, el evento terminó sin mayor novedad. Todos los grupos y jugadores salieron satisfechos ya que la organización fue excepcional. A pesar de que al final se generó una utilidad muy baja, no hubieron pérdidas y todos los costos y gastos fueron cubiertos. Como se dijo anteriormente, los gastos reales y los presupuestados variaron un poco ya que hubieron muchos gastos que surgieron a última hora y patrocinios que colaboraron para que este evento se llevara a cabo. 17
Estos fueron los gastos reales y presupuestados: COSTOS PRESUPUESTADOS Costos Fijos Renta de canchas Árbitros Toldos Manta Mantel plástico Globos Cartulinas Publicidad Música Hidratación Mesas TOTAL COSTOS FIJOS Costos Variables Comida TOTAL DE COSTOS VARIABLES Patrocinios Mesa Agua Pura 100 unidades Revives 80 unidades Música TOTAL PATROCINIOS COSTO TOTAL DEL EVENTO
Q2,850.00 Q600.00 Q1,500.00 Q45.00 Q20.00 Q10.00 Q8.00 Q450.00 Q850.00 Q960.00 Q45.00 Q7,338.00
Q2,000.00 Q2,000.00
Q45.00 Q400.00 Q560.00 Q850.00 Q1,855.00 Q7,483.00
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COSTOS REALES Costos Fijos Renta de canchas Manta de Publicidad Impresiones Afiches Hielo Pizza Alquiler de mesas Gabachas Pelotas de Fútbol Permiso de Tienda Futeca Premio TOTAL COSTOS FIJOS Costos Variables Agua Pura 100 unidades Revives 80 unidades TOTAL DE COSTOS VARIABLES Patrocinios Agua Pura 100 unidades Revive 80 unidades TOTAL PATROCINIOS COSTO TOTAL DEL EVENTO
Q3,195.00 Q70.00 Q34.00 Q75.00 Q25.00 Q637.00 Q260.00 Q50.00 Q390.00 Q300.00 Q700.00 Q5,736.00
Q400.00 Q560.00 Q960.00
Q400.00 Q560.00 Q960.00 Q5,736.00
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