FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
MICROCURRÍCULO
GESTIÓN DOCUMENTAL I Profesor: Jairo Hernán Díaz Arias
Guía General – Gestión Documental I – Profesor Jairo Hernán Díaz Arias
NOMBRE DEL ÁREA
Archivística
NOMBRE DEL ESPACIO ACADÉMICO
Gestión Documental I
CÓDIGO DE LA ASIGNATURA:
C-160305
NÚMERO DE CRÉDITOS:
3
INTENSIDAD HORARIA:
Virtual
PRERREQUISITO(S):
Ninguno
TIPO DE ASIGNATURA
Teórico-práctica
OPCIÓN DE HABILITACIÓN
Si
PRESENTACIÓN
Ser profesional en el área de las Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística desde el año 1993, estar inmerso en el área desde el año1986 y ocupar diferentes campos laborales todos ellos siempre en los alcances de la profesión, permite ofrecerle a ustedes señoras y señores estudiantes un marco de la profesión en la cual ustedes pueden avanzar. Parte de ese descubrimiento que iniciamos nos debe llevar e identificar en esta etapa: La Archivista como uno de los ejes que actualmente tiene más peso dentro la profesión en lo que se refiere el campo laboral y la que éxije de grandes aportes para el future. Por ello como orientador de este espacio académico les recomiendo especial cuidado sobre los ejes temáticos que desarrollaremos en la asignatura. Además de ello, del interés, una participación activa, frecuente y constante de todos nosotros en este nuevo enfoque metodológico de enseñanza aprendizaje en el que avanzaremos.
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JUSTIFICACIÓN DEL ESPACIO ACADÉMICO
Un programa de Gestión Documental es un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz, efectivo manejo y organización de la documentación recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación. En este proceso archivístico tradicionalmente las empresas no han centrado su atención y preocupación en aquella documentación que se encuentra almacenada en fondos acumulados, que no son otra cosa que depósitos con documentos sin ningún criterio de organización, perdiendo la opción de ser fuente de consulta para la toma de decisiones o de rescatar documentos que tienen valores históricos para la institución. Fácilmente se concluye que existe un desconocimiento y poca importancia frente al documento durante su primera fase de formación, hablamos de los archivos de gestión y de la documentación administrativa. Es precisamente allí, en la creación de la documentación de las oficinas productoras, donde tiene origen la problemática significativa que hoy afecta a la mayoría de los archivos de entidades públicas y privadas. Los productores de los documentos no asumen el valor y trascendencia que tiene la información y sólo se limitan a generarlos en forma indiscriminada sin que responda a una planeación, control y organización de los mismos conforme a unas funciones específicas de cada funcionario o área. De ahí la importancia de avanzar en esta temática. Para esta asignatura y con el objetivo de lograr un aprendizaje duradero, el estudiante recorrerá de forma teórica y práctica, todas y cada una de las fases de la gestión documental.
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NÚCLEO PROBLEMÁTICO DEL ÁREA
¿Los Programas de Gestión Documental son aplicados en las instituciones? En varias entidades he evidenciado como quienes han venido aplicando la “modernización” de la gestión documental han sido los ingenieros de sistemas, sin que intervenga el conocimiento del profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, por ende no se recogen todas las necesidades, establecimientos de procesos, procedimientos y directrices normativas afectando las reales necesidades de la empresa. Ese tipo de actividad debe ser un trabajo interdisciplinario, en el cual se involucre un grupo adecuado de talento humano y de infraestructura tecnológica, siempre contando con el profesional de la información y la documentación. Competencias La competencia laboral de una persona en la capacidad para desempeñar funciones productivas en diferentes contextos, con base en los estándares de calidad establecidos para el área. Se pretende entonces que usted logre los conocimientos y habilidades necesarias para ejecutar un - PGD - Programa de Gestión Documental. ¿Cómo lograrlo? Cómo orientador de esta materia estoy encargado de enfocar un conjunto adecuado de conocimientos, valores, actitudes, recursos y saberes que por la experiencia y desarrollo en la archivística, se considera usted debe poseer en esta área del conocimiento. ¿Qué debe hacer para lograr ser competente en esta área? Tener claro estos aspectos: no solo debe aprender insisto, para responder académicamente a un programa, debe hacerlo para desempeñarse como un excelente profesional, lo que requiere que usted identifique, conozca y aplique la información que aquí se le ofrece. Esto exige además de usted, un trabajo diario de exploración, investigación y aplicación, si y sólo si usted quiere aprender todo lo concerniente a la gestión documental. En conclusión, la respuesta es: Realizar las actividades individuales o en grupo con honestidad, enfocado a aprender y aportar en el desarrollo de los ejes temáticos planteados.
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OBJETIVO GENERAL
Avanzar en el aprendizaje y entendimiento de lo que se desarrolla en un PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Profundizar e interpretar el concepto de Gestión de la información. Identificar el ciclo vital del documento Explorar cada una de las etapas de un programa gestión documental Aplicar herramientas tecnológicas en beneficio del aprendizaje y el conocimiento de esta asignatura: SKYPE, VOXOPOP, Incluso FACEBOOK, etc. No para orientar una clase, pero si para permitir que los estudiantes trabajen y avancen en sus propios CIBERCIPAS (Círculos de Interacción y Participación Académica y Social a través de la RED) en el éxito de su aprendizaje y comprensión de lo temas indicados. Realizar actividades prácticas de cada una de las etapas de un programa es un documental.
RELACIÓN DEL PROPÓSITO DEL PROGRAMA CON EL OBJETIVO GENERAL
Esta asignatura se articula con el propósito del programa académico al enfocar el estudio de la archivística como uno de los ejes centrales de la profesión, es materia básica del fundamento teórico y práctico de la misma.
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METODOLOGÍA GENERAL
¿Cómo trabajaremos? Utilizando herramientas de interacción para fortalecer los puntos de encuentro, y lograr profundizar y analizar cada tema, trabajando en CIBERCIPAS. EL ASUNTO AQUÍ RESPETADO ESTUDIANTE, ES QUE USTED NO COMA CUENTO Y SE ENFOQUE EN APRENDER, NO EN SACAR NOTAS; SI NOS UNIMOS, CONVERTIREMOS ESTE ESPACIO EN UN PROCESO ALEGRE Y ÚTIL PARA APRENDER E INNOVAR. Este término CIBERCIPAS lo defino como Círculos de Interacción y Participación Académica y Social a través de la RED. Identifique y genere contactos con su respectivo Cibercipas. ¿Cuál es el objetivo? El objetivo es avanzar en el estudio de los temas propuestos semanalmente, conformando grupos en los cuales cada uno de sus integrantes se convierta en un recurso de información y de apoyo al aprendizaje para el resto de sus compañeros. En estos círculos de interacción participativa académica y social pueden apoyarse en la elaboración de material académico para la asignatura, pero no para la presentación de evaluaciones y trabajos que se lleguen a asignar de forma individual. Estos grupos de estudiantes pueden discutir contenidos, compartir ideas y resolver problemas. También pueden presentar sus propias ideas, así como tener en cuenta las ideas de los demás, de esa manera pueden presentar una variedad de puntos de vista sobre un mismo tema, además aprovechar la experiencia que algunos de los integrantes tengan en el tema propuesto o inclusive sus relaciones en el campo laboral. Para la conformación de los CIBERCIPAS se tiene estimado un número límite de participantes de acuerdo al número de estudiantes de cada grupo que oriento, explico, actualmente tengo dos grupos el G3 y G4: El G3 tiene 33 estudiantes según la plataforma, y el G4 tiene 32 estudiantes. Recuerde: debido a las actividades que asignaré, se requiere que cada GRUPO pueda ocupar uno de los foros que crearé en el Aula Virtual, mas adelante se entenderá mejor este proceso. IMPORTANTE (REQUISITO): Cada CIBERCIPAS se configurará con 3 estudiantes tanto para el G4 y G3; pero deben cumplir con un requisito: Mínimo uno de ellos debe vivir en Bogotá. Así que a nuestros amigos de la capital, les queda limitada su propia unión y deben quedar integrando grupos diferentes.
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Claro que se pueden unir para estudiar pero no para conformar un CIBERCIPAS. Si se cumple este requisito en cada CIBERCIPAS y quedan más compañeros de la ciudad de Bogotá, simplemente se unen; es decir, si son muchos los estudiantes de la ciudad de Bogotá, pueden existir equipos completos de esa ciudad. Cada CIBERCIPA contará PARA TODA LA ASIGNATURA con un FORO para aclarar dudas sobre los materiales estudiados y sobre los trabajos realizados, ese FORO es de uso exclusivo de cada CIBERCIPAS. Es muy importante que interactúen por sistemas de videoconferencia, para que pacten reuniones. ¿Y de qué lugar podemos utilizer o recuperar información? Trabajaremos con documentos de fuentes confiables, casi todos ellos del portal del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: www.archivogeneral.gov.co ¿Y qué orientaciones existen para el estudio? Desde casi siempre he sido un crítico constructivo de la forma de hacer las cosas, de enfocarlas, analizarlas y reestructurarlas si se considera necesario, no solo desde la perspectiva académica sino del desarrollo de la vida misma. En ocasiones me pregunto ¿por qué hacer lo mismo? ¿Acaso nosotros (todos) no somos seres pensantes y analíticos que podemos crear o aprovechar los recursos existentes pero adaptándolos a nuestras circunstancias y escenarios para hacerlos parte nuestra, convencidos de lo que hacemos? Personalmente creo que si podemos aportar, que nada es definitivo y que en el campo académico se aprende haciendo. ¿Cómo vamos a desarrollar la metodología de estudio? Evaluación. ! Vaya, que compromiso es EVALUAR! ¿Cuál es mi intención como orientador de estos temas? Creo que algunos ya lo saben, mi total intención: QUE TOD@S APRENDAN. Evaluar es valorar su esfuerzo, honestidad, calidad de trabajo, cumplimiento… y lo voy hacer, me he autoevaluado NUEVAMENTE y creo que podemos mejorar mucho. ¿Qué necesito de usted? Compromiso, ganas de hacer, de crear, de analizar, de improvisar inteligentemente, de cumplir los compromisos, de hacer las cosas por convicción de aprender -aprehender-, de realizar las actividades y ejercicios propuestos al 100%. Recuerden: Estudiantes que no generen excusas - lluvia, falta de energía, virus, bloqueo del computador, olvido al cerrar el programa y perder el trabajo de toda la madrugada, "falta de tinta" para enviar el correo electrónico, mucho trabajo de otras
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asignaturas, o en la empresa, el "amigo" no me envió el trabajo que hizo el semestre anterior, no alcancé a cambiar alguna palabras del texto que "copié de internet", la plataforma no me funcionó, olvide los requisitos previos de la asignatura y no baje Skype o no me registre en Voxopop, mis compañeros no me avisaron, me sacaron del grupo, no me di cuenta de la actividad porque estaba con una familiar, y muchas mas – Es decir "Estudiantes de Ultimo Momento" para no cumplir con sus actividades; por ello desde ahora usted cuenta con esta guía clara y concreta sobre el desarrollo y evaluación de la asignatura. Y si esto no basta, utilice los espacios indicados para hacerlo conocer, comuníquese conmigo, pero esta vez será en un solo Foro: Preguntas y consultas al profesor. No será por el correo electrónico, que se utilizará solo para asuntos que se consideren estrictamente personales. ¿Cómo será la Orientación y Asesoría? El necesario aprovechamiento de todas las herramientas que ofrece el profesor, brinda la plataforma Moodle y otras que informaré, se utilizan pensando en usted, en aportarle a su crecimiento personal y profesional. Espero que la participación, los aportes y activación de ideas, supere todas las espectativas y mas que muchas, sean aportes de calidad, no simples comentarios o adiciones a lo que otros ya comentaron. L@s estudiantes deben estar muy atentos a la programación de todas las actividades y dar un cumplimiento al desarrollo de las mismas en las fechas establecidas. La retroalimentación permanente será básica para profundizar el conocimiento, aclarar las dudas y aportar temas que redunden el conocimiento. Pueden hacer consultas a su profesor a través de la plataforma “Foro Inquietudes”, o mensajería interna. Los Foros de Dudas serán atendidos en un máximo de 24 horas. Las actividades y evaluaciones serán calificadas y retroalimentadas en el tiempo establecido por el Estatuto Estudiantil. Esta orientación y asesoría se verá reflejada en las Actas de Concertación Académica establecidas por el Programa.
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CONTENIDOS ¿Cuáles son los ejes temáticos de esta asignatura? Antes de entrar en detalle analicemos lo siguiente: Usted debe haber visto la asignatura de Teoría Archivística (Semestre II) Ahora continua Gestión Documental I – Materia Actual – (Semestre III) Y verá estas otras asignaturas en próximos semestres: Gestión Documental II – (Semestre IV) Gestión de Documentos Electrónicos – (Semestre V) Organización y Descripción de Archivos – (Semestre VI) Legislación Archivística – (Semestre VII) Tablas de Retención Documental – (Semestre VIII) y por último Administración Archivística – (Semestre IX) Esto significa que el enfoque para esta materia está en entender muy bien todo el Programa de Gestión Documental, ya que los temas teóricos están aprendidos y entendidos desde la asignatura anterior: Teoría Archivística. Aclaro que, aunque ustedes tratarán mas adelante el tema de Tablas de Retención Documental y la normatividad correspondiente, este tema será trabajado aquí. Ejes Temáticos:
Y de normatividad ¿qué conoces? Conceptos relacionados con Gestión Documental I Ciclo Vital del Documento Fases de la Gestión Documental:
a. Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. b. Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. c. Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
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d. Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. e. Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. f. Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h. Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
Ajustes temáticos de la asignatura con base en la Información recopilada en el FORO de estudiantes con experiencia en: CCD - TRD – TVD - FUID
Gestión Documental I
Unidad 1
Unidad 2
Unidad 3.
Unidad 4.
1.1. Normativdad Archivística.
2.1. Ciclo Vital del Documento
3.1. Fases de la Gestión Documental
4.1. Objetos de Aprendizaje
1.2. Explorando la normatividad archivística.
2.2. Un paso a soñar con el CERO PAPEL.
3.2. Desarroland el FUTURO
4.2. Enseñar y Aprender
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y EVALUACIÓN
Presentación: El necesario proceso de generar elementos de verificación del aprendizaje, hace que se planteen instrumentos que permitan medir el grado de conceptualización, conocimiento y práctica adquiridos, con el fin de ofrecer retroalimentación y enfocar al estudiante a los objetivos del curso o materia, aspecto que debe evidenciarse en un alto nivel en los trabajos, actividades y exámenes. ¿Qué se va a evaluar? 1. El Foro, los Audio Foros y otros puntos de interacción que se activen. No es la asistencia, es la participación y el contenido de las mismas. (Puntos de actividad académica que requieren de la participación de los estudiantes). Por lo general (eso no significa que no se puedan crear mas) se crea un Audio Foro que permite la interacción de los estudiantes, buscando que se discutan, cuestionen, respondan o apoyen los temas tratados o indicados, logrando generar aportes o construcciones colectivas que ayuden a conceptualizar los ejes temáticos planteados entre sus integrantes. Además de utilizar las herramientas que les permitan abandonar el estado estático de algunos y empezar a generar el manejo del lenguaje profesional con estas herramientas de Audio y Video. Calificación: 10% de la nota final por la participación en los foros o Audio Foros indicados como “Evaluables”. Importante, solo un aporte por estudiante en cada foro de este tipo, es decir los que indican: “evaluables”, si se requieren mas se explicará en el momento oportuno, APORTES breves y claros, de su propia creación y compresión de lo leído, insisto, no textos copiados. ¿Qué se evalúa?: Tenga claro que no se evalúa el ingreso o participaciones pasivas, de bajo nivel. Ese 10% hace parte de la totalidad de la nota final, es la suma de una participación dinámica y de calidad, reflejada en la calidad de sus aportes (participación) en los puntos de contacto de este tipo. Evidencie lo que aprendió, entendió o le genera duda, o considera que falta ampliar. ACTIVIDADES ACADÉMICAS DE VERIFICACIÓN Pueden ser talleres, prácticas, ejercicios, ensayos, entrevistas, laboratorios, exámenes, visitas a lugares específicos, etc. toda la información se amplia en la plataforma, específicamente en el área de esta asignatura.
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Además de la nota general anterior ya explicada, se ejecutarán (4) cuatro actividades o productos académicos para entregar. Se ampliará la información de cada actividad en el Aula Virtual. ¿Cuáles con las actividades a ejecutar? PROGRAMACIÓN DE LA ASIGNATURA: Semana 1: Parte A – Del 29 de Sep al 4 de Oct.
Cada estudiante debe instalar, ejecutar y tener listo para su uso desde el 2 de Octubre lo siguiente: REQUISITOS PREVIOS PARA DESARROLLAR ESTA ASIGNATURA POR PARTE DEL ESTUDIANTE.
Debe tener instalado en su equipo de conexión (trabajo, casa o lugar de conexión a internet) el programa SKYPE, además de estar registrado y crear su cuenta. www.skype.com – Para ampliar mas la información sobre este programa busque en www.youtube.com. Recuerde apuntar muy bien su contraseña completa y nombre o id para el directorio de Skype. Debe ingresar a: http://www.voxopop.com/ y registrarse; para quienes no lo conocen es un Audio Foro, muy útil. Toda la explicación sobre cómo registrarse, utilizarla e ingresar al Audio Foro la pueden consultar en www.youtube.com. Todos deben contar con audífonos o parlantes y micrófono para las actividades de clase que lo requieran en esta asignatura, caso Voxopop o Skype. Con ello realizaremos encuentros, podemos compartir en grupo nuestras experiencias y avanzar en procesos de autoaprendizaje (CIBERCIPAS). En esta asignatura se debe realizar un video que será subido a www.youtube.com directamente por los estudiantes. Ya muchos de ustedes conocen esta forma de trabajar en mis asignaturas. Fortalecen y suman a la formación integral del estudiante. La entrega de trabajos o actividades evaluables será recibida únicamente en el espacio que se indique, en el tiempo y fecha indicados por el profesor de la asignatura, colaboren por favor, esto nos permitirá evitar retrasos en la evaluación y retroalimentación de las mismas. Debe comprometerse a estar visitando con alta frecuencia el Aula Virtual de esta asignatura, esta asignatura será muy activa en favor del aprendizaje de cada uno de ustedes.
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Semana 1 y 2: Parte B: Del 29 de Sep al 4 de Oct.
El Ciclo Vital del Documento
Fases de la Gestión Documental
Cada estudiante debe leer cuidadosamente el documento: Guía de Implementación de un Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, desde la página 6 hasta la 35. Nota: Este documento está muy bien diseñado, he decidido dejarlo, aún por encima de la última normatividad; más adelante entenderán el por qué. ACTIVIDAD UNO (1) Valor: 15% (Producto uno) Tema: Normatividad Archivística en un Archivo Digital. Tipo de actividad: En CIBERCIPAS deben ejecutar la primera actividad evaluativa. Explicación: Recopilar los textos completos de las leyes, normas, acuerdos, circulares, etc. que aparecen en la página WEB del Archivo General de la Nación y subirlos en formato zip a la plataforma en lugar que se indicará. Para esta ocasión se permitirá subir más de un archivo, ya que puede suceder que el “peso” no lo permita en uno solo, para lo cual se debe dividir los archivos zip en volumen 1, volumen 2, etc. Los PDF de esta normatividad por lo general se encuentran en la misma página del AGN. Sin embargo también pueden complementar la información con otras fuentes de información confiables, es decir normatividad que por alguna razón no aparezca en el AGN pero que esté relacionada con la archivística, tales como normas ISAD G, ISO, ICONTEC, etc. La actividad 1 es en CIBERCIPAS por lo que deben repartirse el trabajo y establecer algún sistema de comunicación en sus respectivos FOROS, por ejemplo nombrando un líder. Se permite el apoyo entre CIBERCIPAS, es decir, todo el grupo se puede apoyar, PERO cada equipo responde por el trabajo. Fecha de entrega: 7 de octubre / Hora Límite: 23:00 p.m. Objetivo de la Actividad: Generar el Producto Uno: Normatividad Archivística en un Archivo Digital. Para un futuro profesional de la Información y la Documentación tener claro y a mano los documentos claves de su quehacer le permiten contar con puntos de apoyo, argumentos claros para la toma de decisiones cuando lo requiera, es decir, contará con su propio “centro de documentación” para afianzar o consultar lo que requiera de
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forma casi inmediata. Además desde ahora contará con una herramienta para próximas asignaturas del mismo tema. Esta actividad además evidencia la capacidad de COMUNICACIÓN y CREATIVIDAD. No dudo que algunos recurran a estudiantes de semestres pasados para avanzar en esta actividad, pero aquí lo crítico no es que lo consigan, lo importante es que identifiquen los documentos y los reconozcan, porque se trabajará con ellos durante la asignatura. De ser necesario en cada semana activa del aula virtual se ampliará más información. TODAS LAS ACTIVIDADES DE ESTA ASIGNATURA APLICAN: Aprendizaje Significativo, Aprendizaje Autónomo, Aprendizaje Colaborativo.
UNIDAD 1
ACTIVIDAD / PORCENTAJE EVALUACIÓN 15% Normatividad Archivística en un Archivo Digital.
DURACIÓN 8 DÍAS
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
• En cada espacio académico brindado en la plataforma se mostrará la información específica sobre la bibliografía recomendada y enlaces a internet existentes para el desarrollo de los ejes temáticos respectivos.
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