Manual de Gestão by Carlos Souza

SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA COORDENADORIA DE COMPRAS E CONTRATOS GOVERNAMENTAIS

MANUAL

DE GESTﾃグ

Secretaria de Estado da Fazenda

GOVERNADOR DO AMAZONAS José Melo SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA Afonso Lobo Moraes COORDENADOR DE COMPRAS E CONTRATOS GOVERNAMENTAIS Antônio Rodrigues Afonso DEPARTAMENTO DE NORMAS, PADRÕES E CONTROLE DE SERVIÇOS Alessandro Moreira Silva GERÊNCIA DE NORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS Márcia Amorim de Souza Cruz GERÊNCIA DE PADRONIZAÇÃO DE SERVIÇOS Eduardo Reis dos Santos DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE MATERIAIS E DO REGISTRO DE PREÇOS Elizabeth Alves Chaves GERÊNCIA DE PADRONIZAÇÃO DE MATERIAIS Andréa de Fátima Silveira Cavalcanti GERÊNCIA DO BANCO DE PREÇOS Bruno da Silva de Santana GERÊNCIA DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS Karla Roberta Macedo de Lima GERÊNCIA DE RECEBIMENTO E ESTOQUES DE MATERIAIS Sander José Couto da Silva

Secretaria de Estado da Fazenda Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

MANUAL

DE GESTﾃグ

Secretaria de Estado da Fazenda

PESQUISA, ORGANIZAÇÃO E TEXTO Antônio Rodrigues Afonso Jeordane Oliveira de Andrade COLABORADORES Alessandro Moreira Silva, Andréa de Fátima Silveira Cavalcanti, Bruno da Silva de Santana, Edilberto Souza dos Santos, Eduardo Reis dos Santos, Elizabeth Alves Chaves, Fernanda Paes Barreto da Rocha Oliveira, Karla Roberta Macedo de Lima, Márcia Amorim de Souza Cruz e Sander José Couto da Silva CAPA, PROJETO GRÁFICO E DIAGRAMAÇÃO André Martins ILUSTRAÇÃO Thiago Sá APOIO Adriana Vilaça de Assunção Pinheiro, Albert César Viana Rola, Alessandra Maria da Costa Ferreira, Alessandra Roberta de Sousa Gomes, Alexandre Albuquerque de Lima, Ana Lídia Cardoso da Silva, André Ricardo Reis Costa, Antônia Matias Brito, Arlete Ribeiro Bastos, Artur da Silva Ramos, Bruno Cunha Paixão, Cacilda Cardoso Martins de Melo, Carlos Alberto dos Santos de Souza, Celeste Maria Lima Matos, Claudete Ramos Vilela, Claudiane Rodrigues da Mota, Clébia Bezerra de Araújo, Cristiano Jorge Chã Filgueiras, Dieymy Pereira Oliveira, Édson Melo de Oliveira, Édson Melo de Sousa, Eduardo Augusto de Sousa Marinho Mendes, Ennio dos Santos Baptista, Érica Gomes Alves, Evelyne de Oliveira Lacerda, Fábio Barbosa Pereira, Fábio Rocha Silva, Fabrício Mafra da Silva, Iasmin Vasconcelos da Silva, Isabele Farias de Oliveira, Jaderson Para Rodrigues, Jair Mendonça Pereira, Jeanine Noronha de Souza, Jéssica Cordeiro Sampaio, Jéssica Santos da Costa, José Jesus Maria Silva Freitas, Juliana de Souza Bezerril, Luiz Eduardo Vilaça Mosciaro, Luiz Felipe Almeida de Oliveira, Márcia Regina Sesterhenn Chaves, Mário de Nazaré Oliveira Costa, Michel Ferreira do Vale, Michele Kakihara, Moyses Márcio Nogueira Martins, Paulo César de Castro, Rafaela Rodrigues Alves, Raimundo Nonato da Cunha, Raimundo Nonato Mapurunga da Frota, Ruy Lopes Brasil, Sarah Beatriz Pinheiro Brito, Sayta Moana Martins Soares, Soraya Lopes Nery, Thatiane Muniz Tavares e Thiago Portantiolo de Lima

AJOm

Andrade, Jeordane Oliveira de...[et. al] Manual de Gestão: CCGov. Org.: Jeordane Oliveira de Andrade...[et. al] – Manaus: Governo do Estado do Amazonas – Secretaria de Estado da fazenda – Sefaz, 2014.

230p. ISBN 978-85-65409-42-2

1. Gestão – Manual – Procedimento. 2. Organograma – Estrutura. 3. Planejamento. I. Andrade, Jeordane Oliveira de (org.). II. Título.

2014 SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA Av André Araújo, n.º 150 – Aleixo CEP: 69060-000. Manaus, AM Tel.:[92] 2121-1600 http://www.sefaz.am.gov.br/ COORDENADORIA DE COMPRAS E CONTRATOS GOVERNAMENTAIS Av André Araújo, n.º 150 – Edifício Ozias Monteiro – 1.º andar – Aleixo CEP: 69060-000. Manaus, AM Tel.:[92] 2121-1612 e-mail: CCGov@sefaz.am.gov.br

CDU 371.206 CDD 37.07(035)

SUMÁRIO Apresentação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Siglas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 UNIDADE I – CONTEXTO INSTITUCIONAL

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

História . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 A instituição maior: Secretaria de Estado da Fazenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Finalidades e Competências . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Estrutura Organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 A Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais . . . . . . . . . . . . . 27 Competência legal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Missão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Visão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Estrutura organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Orientação, competências da CCGov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Síntese das competências da CCGov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Relacionamento institucional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Força de trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 UNIDADE II – PROCESSOS DE NEGÓCIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Conceito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Negócios da CCGov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Metodologia utilizada na definição dos processos e das atividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Fluxogramas e descrições de processos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Departamento de normas, padrões e controle de serviço . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 GNOC: Pagamento de energia elétrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Análise do faturamento de energia elétrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Importação de baixa fatura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Cadastro manual de UC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Cadastro manual de fatura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Importação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Análise de natureza de empenho de serviço . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Análise de contrato (ajustes) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 GPSE: Padronização de serviço . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Catalogação de serviço . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Departamento de gestão de materiais e do registro de preços . . . . . . 87 GBAN: Reavaliação de preço máximo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Pesquisa de mercado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Catalogação de material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 GSRP: Recebimento de material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Constituição de ata de registro de preço I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Constituição de ata de registro de preço II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Gestão de ata: autorização de adesão (carona) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Gestão de ata: solicitação de aditivo de item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Gestão de ata: pedido de cancelamento de item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Gestão de ata: pedido de alteração de preço . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Gestão de ata: autorização de compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Gestão de ata: solicitação de liberação de item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Gestão de ata: solicitação de troca de marca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 Gestão de ata: comunicação de inadimplência do fornecedor com preço registrado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Definições dos bancos, sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

UNIDADE III – NORMAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Normas Federais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Lei n.º 8.666 (licitações) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Lei n.º 10.520 (pregão) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Lei Complementar n.º 123 (ME e EPP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Decreto n.º 5.450 (pregão eletrônico) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Decreto n.º 5.504 (pregão eletrônico) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Decreto n.º 7.892 (registro de preços) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Normas Estaduais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Manual de gestão

Lei Delegada n.º 67 (organização do Poder Executivo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Lei Delegada n.º 73 (organização da Sefaz) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Lei delegada n.º 93 (organização da CGL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Lei n.º 2.794 (processo administrativo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Lei n.º 0.000 (processo administrativo eletrônico) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Decreto n.º 24.818 (pregão eletrônico) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Decreto n.º 25.373 (cadastro de fornecedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Decreto n.º 28.182 (ME e EPP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Decreto n.º 28.655 (regularidade fiscal) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Decreto n.º 31.342 (energia elétrica) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Decreto n.º 34.158 (contratos, SGC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Decreto n.º 34.159 (e-Compras.AM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Decreto n.º 34.160 (contas públicas) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Decreto n.º 34.161 (patrimônio, Ajuri) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Decreto n.º 34.162 (registro de preços) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Decreto n.º 34.163 (estoques, Ajuri) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Resolução n.º 001/2014-GSEFAZ (energia elétrica, políticas) . . . . . . . . . . . 190 Resolução n.º 002/2014-GSEFAZ (Ajuri-estoques, implantação) . . 194 Índice de movimentação de estoque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Atos de designação para cargos comissionados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 APÊNDICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Definições e símbolos utilizados nos processos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Glossário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Referências . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Manual de gestão

APRESENTAÇÃO O presente Manual de Gestão consolida todas as informações relacionadas às atividades desenvolvidas no âmbito da Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais – CCGov, integrante da estrutura da Secretaria de Estado da Fazenda – Sefaz. Baseado nas competências legais e em atos normativos específicos, objetiva orientar os servidores sobre os procedimentos e as melhores práticas para sua execução. Foi elaborado a partir do mapeamento dos processos em todas as suas etapas e é composto de 3 unidades. Ao reunir as informações num único documento busca-se induzir à uniformização das práticas e, em consequência, a obtenção de ganhos de produtividade, mais efetividade e maior transparência criando, assim, um círculo virtuoso que beneficiará a todos. A sistematização das informações e das orientações ganha relevância, em especial, porque as competências da CCGov foram ampliadas desde a sua criação, conforme pode ser observado na evolução das leis que regulam as competências da Secretaria da Fazenda desde 2005 (Lei Delegada n.º 6, de 2005, Lei Delegada 73, de 2007, e Lei 3.943, de 2013). Com as novas atribuições vieram, também, a gestão de ferramentas informatizadas que suportam as mesmas. Hoje, quatro aplicativos são da responsabilidade da CCGov: e-Compras, SGC, SGCP e Ajuri. Ademais, há considerável rotatividade do pessoal o que impõe a institucionalização dos procedimentos para evitar efeitos indesejáveis como queda na qualidade, morosidade ou mesmo descontinuidade. Este Manual possui versão online disponível no sítio http://www. sefaz.am.gov.br/subMenu.asp?categoria=330 - visando manter as informações e orientações sempre atualizadas. A versão impressa sofrerá alterações e/ou atualizações com periodicidade anual. Todos os servidores envolvidos nos processos e suas rotinas aqui abordadas, inclusive dos órgãos do Executivo - que são, por assim dizer, clientes da CCGov – bem como os interessados em fornecer bens e serviços à

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

Administração são convidados a encaminhar suas sugestões através do e-mail CCGov@sefaz.am.gov.br, indicando no campo assunto: Sugestão - Manual de Gestão. Organizadores

Manual de gestão

ABREVIATURAS E SIGLAS ADMIN – Administrador AFI – Sistema de Administração Financeira Integrada AJURI – Sistema de gestão de estoques do governo do estado do AM ARP – Ata de registro de preços ASSEJ – Assessoria Jurídica BP – Banco de preços BPMI – Business Process Management Initiative CAD – Cadastro de unidades consumidoras CCGov – Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais CEL – Compra eletrônica CEMA – Central de Medicamentos CGA – Comissão de Gestão Administrativa CGL - Comissão Geral de Licitação CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica CONFAZ – Conselho Nacional de Política Fazendária DC – Despacho de cancelamento DEB – Débito de unidade consumidora DECON – Departamento de Contabilidade Pública DEGAE – Departamento de Gestão Administrativa DEPAD – Departamento de Administração DETIN – Departamento de Tecnologia da Informação DGMAT – Departamento de Gestão de Materiais e do Registro de Preços DOE/D.O.E – Diário Oficial do Estado DSERV – Departamento de Normas, Padrões e Controle de Serviços e-Compras – Sistema de Gestão de Compras do Governo do Estado do AM FAT – Fatura de unidade consumidora FP – Fator de potência GBAN – Gerência de Banco de Preços GEFIN – Gerência de Finanças GINS – Gerência de Inspetoria Setorial GNOC – Gerência de Normalização de Contratos GPMA – Gerência de Padronização de Materiais GPSE – Gerência de Padronização de Serviços GREM – Gerência de Recebimento e Estoque de Materiais

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GSRP – Gerência do Sistema de Registro de Preços ID – Identificador NE – Nota de empenho NF-e – Nota Fiscal Eletrônica NT – Nota técnica OB – Ordem bancária OBT – Ordem bancária de transferência PB – Projeto básico PD – Programação de Desembolso PE – Pregão eletrônico PLS – Plano de suprimento SCA – Sistema de controle de acesso SEA - Secretaria Executiva de Assuntos Administrativos SEFAZ – Secretaria de Estado da Fazenda SER – Secretaria Executiva da Receita SGC – Sistema de Gestão de Contratos SGPC – Sistema de Gestão de Contas Públicas TA – Termo aditivo TCE – Tribunal de Contas do Estado TCNR – Termo Circunstanciado de Não Recebimento TCR – Termo Circunstanciado de Recebimento TES – Termo de execução de serviços TI – Tecnologia da Informação TR – Termo de referência UC – Unidade consumidora UG – Unidade gestora VM – Valor máximo

UNIDADE I Contexto institucional

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HISTÓRIA A Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais (CCGov) foi criada em junho de 2005 – então, com a denominação de Departamento de Gestão Administrativa (Degae) – através da Lei Delegada n.º 6, que definia a estrutura e as competências da Secretaria de Estado da Fazenda. Ali, integrava o corpo da Secretaria Executiva de Assuntos Administrativos (SEA). Em maio de 2007 o Degae teve suas competências ampliadas e passou a denominar-se Comissão de Gestão Administrativa (CGA) que, a seu turno, ficou diretamente subordinada ao Secretário da Fazenda, conforme Lei Delegada n.º 73. Esta, por sua vez, foi alterada pela Lei n.º 3.943, de outubro de 2013, que trouxe a denominação atual (CCGov), que será usada daqui em diante. A missão institucional da CCGov era, e é, – no âmbito do Executivo – tornar mais eficiente o processo de suprimento de bens e serviços, através do melhor controle dessa importante parcela do gasto, ajudando, assim, a manter a saúde financeira do Estado e, consequentemente, sua capacidade de investimento. Algumas premissas nortearam a criação da CCGov, entre elas: centralização, padronização, competição e ganhos de escala. Com base nelas, e de imediato, a CCGov passou a gerir, de forma centralizada, um catálogo de materiais e serviços, o registro de preços e um banco de preços, utilizando uma ferramenta informatizada, o e-Compras.AM, que permitia, também, a realização de pregões eletrônicos, hoje o meio mais utilizado nas licitações. Com a edição da Lei Delegada n.º 73 a CCGov foi incumbida de normatizar, orientar e supervisionar contratações no Executivo, assim como, de fazer gestão sobre os estoques de materiais. Em 2011, após estudos que indicavam grande potencial de economia no gasto com energia elétrica, o Chefe do Executivo editou o Decreto n.º 31.342 dando

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competência à CCGov para a adoção de medidas que reduzissem a despesa nesse segmento. Algumas ações executadas ao longo desses quase nove anos de existência merecem destaque e são relacionadas a seguir. Em abril de 2006 foi realizado o primeiro pregão eletrônico através do e-Compras.AM e, em maio desse mesmo ano, publicada no portal a primeira ata de registro de preços. A partir de 1º de janeiro de 2007, todos os órgãos do Executivo passaram a utilizar, de forma obrigatória, o sistema e os processos de compra, de qualquer modalidade ou valor, desde lá, são registrados no mesmo. Em janeiro de 2008, o Ajuri, ferramenta informatizada para gestão dos estoques, passou a ser utilizado para o acompanhamento da movimentação de materiais. Em 2009 foram implementadas soluções informatizadas para: permitir tratamento diferenciado à micro empresa e à empresa de pequeno porte (ME e EPP) por ocasião das licitações por pregão eletrônico; verificação eletrônica da regularidade fiscal dos credores do estado, dispensando, assim, a necessidade de apresentação de certidões em papel; utilização das informações do processo de compra para a nota de empenho (NE), através de integração com o Sistema de Administração Financeira Integrada (AFI), eliminando retrabalho (redigitação) e dando maior celeridade e segurança ao processo. Ainda em 2009, uma ferramenta para acompanhamento da execução de contratos foi introduzida, o Sistema de Gestão de Contratos (SGC). O ano de 2010 começou com uma importante mudança, literalmente, para a CCGov: as atividades foram transferidas das precárias instalações de um prédio alugado para o moderno edifício Ozias Monteiro. Neste, servidores e clientes (órgãos e fornecedores), passaram a contar com uma infraestrutura que oferece excelentes condições de trabalho, inclusive do ponto de vista tecnológico. Na sequência, foi desenvolvida ferramenta (o e-Recebimento) que permitiu o lançamento de todas as informações das entregas efetuadas pelos fornecedores, culminando com a emissão de um relatório totalmente automatizado, o Termo Circunstanciado de Recebimento (TCR), que, integrado ao AFI, passou a ser condição para a liquidação da NE e, consequentemente, para o pagamento ao fornecedor. Também em 2010, o Ajuri passou a comunicar-se com o AFI. Já em 2011, as atividades de recebimento, gestão de estoque e pesquisa de preços foram grandemente beneficiadas pelo advento da nota

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fiscal eletrônica (NF-e). As informações desta passaram a ser transferidas diretamente aos sistemas e-Recebimento e Ajuri, além de servir como principal fonte para o banco de preços, dando muito mais agilidade e segurança às ações. Naquele mesmo ano um aplicativo desenvolvido internamente, e que fora utilizado para os estudos que concluíram pela oportunidade de redução do gasto com energia elétrica, transformouse no Sistema de Gestão de Contas Públicas (SGCP). Através deste sistema foi disponibilizado aos órgãos um projeto básico padronizado para contratação do fornecimento de energia elétrica, cujo preenchimento é quase integralmente feito a partir de informações oriundas do próprio sistema. 2011 também foi o ano de início dos estudos para padronização dos serviços contratados que, assim como a energia elétrica, têm grande peso no custeio. Ao término do exercício quatro desses serviços já tinham concluídas as planilhas de formação de preços máximos a serem observados pela Administração. No ano de 2012 mais um serviço teve a planilha de formação de preços publicada. Foi, também, implantado o novo catálogo de materiais e serviços. Este, por sua vez, trouxe uma nova e importante funcionalidade: o pedido de catalogação passou a ser feito diretamente através do sistema e-Compras.AM, dando mais agilidade, segurança e maior capacidade de gerênciamento. Outra grande conquista foi o pagamento eletrônico de faturas de energia elétrica que eliminou totalmente o trânsito físico de faturas entre órgão, Sefaz e banco, e, mais importante, criou condições efetivas para que se reduza a zero o pagamento em atraso de faturas, um dos grandes fatores de desperdício. Merecem registro, ainda, a revisão da demanda contratada de energia elétrica de 423 unidades consumidoras de energia elétrica, ação que trouxe grande economia aos cofres públicos, e a implantação do módulo de planejamento do registro de preços, que melhorou sobremaneira a gestão deste. 2013 foi um ano particularmente rico em medidas e ações de impacto. Respondendo a consulta da CCGov, a Procuradoria Geral do Estado firmou o entendimento de que os contratos para fornecimento de água e energia elétrica podem ser ajustados para período de cinco anos. Já no campo legislativo, também por nossa provocação, foi eliminada a necessidade de apreciação pela CGL dos processos de dispensa de licitação ou inexigibilidade para contratação dos fornecedores daqueles serviços (energia elétrica e água). As duas medidas trazem mais celeridade e enorme economia de recursos materiais e humanos. No que se refere à padronização de serviços, mais sete tiveram as planilhas de formação de preços máximos concluídas. Também foi o ano em que disponibilizamos aos órgãos o oitavo projeto básico para aqueles serviços.

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Outra ação importante foi a incorporação ao sistema SGC de módulo para fiscalização dos contratos de serviços através do qual as medições e outras informações, especialmente as relativas ao faturamento, poderão ser acompanhadas. Foi, ainda, concluída a revisão da demanda de mais 119 unidades consumidoras de energia elétrica. Merece destaque, também, a publicação de decretos instituindo novos marcos regulatórios para o registro de preços e para a gestão integrada de compras governamentais, além da institucionalização de todos os sistemas informatizados sob a gestão da CCGov, o que facilitará a utilização efetiva dos mesmos por todos os órgãos. O ano de 2014 também já tem ações concluídas: em janeiro entrou em operação um módulo para planejamento de compras, através do qual cada órgão poderá elaborar o seu Plano de Compras para o exercício. Outra ação já concluída é o piloto para o processo eletrônico de compras, que eliminará totalmente os autos em papel, trazendo agilidade, capacidade de gerênciamento e enorme economia de recursos, inclusive humanos, além de contribuir significativamente para a sustentabilidade ambiental. Para viabilizar o processo eletrônico de compras, também por iniciativa da CCGov, foi aprovada a lei n.º 0.000, que regulamenta o processo administrativo, de qualquer assunto, na forma eletrônica. As ações aqui descritas e outras não citadas encontram-se demonstradas gráfica e cronologicamente através da ‘linha do tempo’, a seguir apresentada na Figura 1.

Primeira Ata de Registro de preços pelo e-Compras.AM.

Implantação do e-Compras nos órgãos;

Ampliação das competências e reposicionamento do Degae. Nova denominação: CGA.

Término da implantação do e-Compras nos órgãos;

Início da operação do e-Compras.AM;

Criação do Degae.

Primeiro pregão eletrônico pelo e-Compras.AM;

2007

2006

2005

Figura 1: Linha do tempo

Início da utilização do Ajuri

2008

Início da utilização do SGC.

Integração do e-Compras com o AFI (processo>NE);

Verificação da regularidade fiscal eletronicamente;

Solução de TI para tratamento diferenciado a ME e à EPP;

2009

Liquidação da NE fica condicionada ao TCR eletrônico Integração do AFI com o Ajuri.

Mudança para o prédio Ozias Monteiro;

2010

Publicação do projeto básico padronizado para contratação de energia elétrica.

Início da utilização do SGCP (cálculo da demanda);

Integração do TCR eletrônico com o Ajuri;

Integração do banco de preços com a NF-e;

Integração do e-Recebimento com a NF-e;

2011

Realização do piloto do processo eletrônico de compras.

Implantação do módulo de fiscalização de contratos;

Implantação do módulo de planejamento do Registro de Preços.

Revisão da demanda contratada: 423 unidades consumidoras de alta tensão revisadas;

Implantação do pagamento eletrônico de faturas de energia elétrica;

1º Pedido de catalogação pelo sistema;

Publicação do novo marco regulatório da gestão integrada de compras governamentais; Institucionalização dos sistemas informatizados sob gestão da CCGov.

Publicação do novo marco regulatório do registro de preços;

Lei dispensa apreciação pela CGL dos processos de contratação de água e energia elétrica;

Parecer da PGE autoriza contrato de 5 anos para água e energia elétrica;

Revisão da demanda contratada: 119 unidades consumidoras de alta tensão revisadas;

Publicação do 8º projeto básico de serviço padronizado;

Publicação do 1º projeto básico de serviço padronizado Reformulação, (Vigilância); reposicionamento e ampliação das Implantação do competências da novo catálogo de CCGov; materiais;

2012

Implantação do Plano de Compras;

2013

2014

22 Manual de gestão

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A INSTITUIÇÃO MAIOR: SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA A Coordenadoria de Compras e Contratos e Governamentais (CCGov) integra a estrutura da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) cujas finalidades e competências são definidas pela Lei Delegada n.º 73, de 18 de maio de 2007, a saber:

FINALIDADES (ART. 1º) I.

organização, gerênciamento e disciplina do processo de pagamento e arrecadação do Estado; II. implementação de medidas que visem ao aumento da arrecadação de receita; III. elaboração, acompanhamento e avaliação da Lei de Diretrizes Orçamentárias e dos Orçamentos anuais; IV. coordenação e o controle da execução orçamentária estadual; V. organização, gerênciamento e disciplina do processo de escrituração da contabilidade pública, elaboração e consolidação do Balanço Geral do Estado, com observância das normas, limites e prazos estabelecidos na legislação federal e estadual; VI. organização, gerênciamento e controle da dívida fundada e haveres do Estado; VII. normatização, supervisão, orientação e controle dos procedimentos de aquisição de bens e serviços no âmbito do Poder Executivo Estadual.

COMPETÊNCIAS (ART. 2º) I.

o acompanhamento e o gerênciamento, físico e financeiro, e sem prejuízo da competência atribuída a outros órgãos, da execução do Orçamento e dos programas de Governo;

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II.

o estabelecimento de classificações orçamentárias, tendo em vista as necessidades de sua harmonização com o planejamento e o controle; III. a administração da execução financeira, através do gerênciamento da Conta Única do Estado, sem prejuízo da competência atribuída aos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário; IV. a proposição de medidas objetivando a consolidação das informações financeiras e contábeis dos diversos setores do Poder Executivo; V. a observância dos parâmetros definidos na Lei de Responsabilidade Fiscal relativamente à limites de despesas; VI. a realização de estudos e pesquisas concernentes aos processos de arrecadação e pagamento; VII. a administração dos havares financeiros e mobiliários estaduais; VIII. a administração e controle das dívidas interna e externa do Estado; IX. o controle de pagamento de precatórios do Estado; X. a operacionalização do Sistema Financeiro de Conta Única do Estado do Amazonas, através de conta corrente mantida em Banco autorizado; XI. o desenvolvimento de políticas e administração tributárias; XII. a arrecadação e fiscalização dos tributos estaduais; XIII. a administração financeira e contabilidades públicas; XIV. as negociações com Governos e Entidades econômicas e financeiras; XV. o planejamento, normatização e controle dos procedimentos de aquisição de materiais e serviços no âmbito do Poder Executivo Estadual; XVI. a gestão e a administração dos sistemas corporativos relacionados à aquisição de materiais e serviços no âmbito do Poder Executivo Estadual; XVII. a execução de outras ações e atividades concernentes à sua natureza ou determinadas pelo Chefe do Poder Executivo. Com base nas finalidades e competências acima, o Plano Estratégico da Sefaz, elaborado para o biênio 2013/2014, define sua missão, sua visão de futuro e os valores que pratica, os quais estão reproduzidos abaixo.

MISSÃO Prover e controlar os recursos financeiros para o atendimento da função social do Estado, através da utilização de tecnologia de ponta, promovendo o comprometimento e a capacitação de seus colaboradores, buscando a satisfação e a integração consciente da sociedade, com transparência e observância dos princípios legais.

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VISÃO Ter uma Instituição Fazendária eficiente munida de instrumentos capazes de estimular o cumprimento voluntário da obrigação fiscal, de inibir a sonegação, de ampliar a base tributária e de incrementar a receita, de racionalizar e controlar os gastos públicos de forma eficaz e transparente, com elevado grau de credibilidade institucional.

VALORES • • • • • •

Acessibilidade e confiabilidade das informações Imparcialidade Transparência nas ações Eficiência no atendimento das demandas dos clientes Observância dos princípios legais Reconhecimento da importância de todas as áreas da Instituição, bem como dos colaboradores • Respeito e sinergia entre colaboradores e clientes • Compromisso com a Missão da Sefaz • Impessoalidade

ESTRUTURA A estrutura da Secretaria de Estado da Fazenda é definida no Art. 3º da Lei Delegada 73 e está representada no organograma a seguir (Figura 2). A CCGov integra a Sefaz como órgão de atividade-fim, uma vez que sua ação é voltada para todo o Executivo e não somente para a Secretaria.

Departamento de Encargos Gerais, Dívida e Haveres

Maria do Socorro da Silva Lima

Departamento de Fiscalização

Hisashi Toyoda

Departamento de Arrecadação

Karen Valeska Cavalcante Monteiro

Departamento de Tecnologia da Informação

Francisco Elzenir Domingos Gomes

Departamento de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas

Cintia Regina Stoco

Legislação: Lei Delegada n° 73, Art. 3.º, de 18 de maio de 2007.

Atividades-Meio

Maria da Conceição Guerreiro de Souza

Audrey Cristiny Simões Assayag

Camilla M. E. Montenegro e S. Soares

Hélio Ferreira da Silva

Atividades-Fim

Keytiane Evangelista de Almeida

Departamento de Acompanhamento e Controle da Execução Orçamentária

Christine Travassos dos Santos

Departamento de Diretrizes e Elaboração Orçamentária

Jória Melo de Oliveira

Secretaria Executiva de Orçamento

Legenda:

Elizabeth Alves Chaves

Departamento de Gestão de Materiais e do Registro de Preços

Alessandro Moreira Silva

Departamento de Normas, Padrões e Controle de Serviços

Antônio Rodrigues Afonso

Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

Órgãos de Assistência e Assessoramento

Órgãos de Deliberação Superior

(*) Atualizado em 5/5/2014. Poderá sofrer alterações e/ou modificações através de lei, nomeações e outros. Recomenda-se consultar versão online disponível no portal: http://www.sefaz.am.gov.br/subMenu.asp?categoria=330

Marcilia Maria Campos de Lima

Departamento de Controle de Entrada Mercadorias

Daniela Ramos Torres

Departamento de Tributação

Departamento de Contabilidade Pública

Departamento de Informações Econômico-Fiscais

Departamento de Administração

Assessoria de Jurídica Departamento Finanças

Valdênia Santos Pinho

Eneias Ferreira Furtado

Centro de Estudos de Finanças Públicas*

Departamento de Análise e Revisão Fiscal

Assessoria Jurídica

Rodrigo Belem Lima

Edson Theophilo Ramos Pará

Francisco de Araújo Ferreira Júnior

Luis Fernando Almendros de Oliveira

Secretaria Executiva da Receita

Unidade de Coordenação de Projetos

Corregedoria

Jorge Eduardo Jatahy de Castro

Sérgio Alfredo P. Figueiredo Júnior

Maria Salete da Mota Castelo

Danielle Maia Queiroz

Centro de Estudos Econômico-Tributários

Comissão de Programação Financeira

Comitê de Gestão Estratégica

Gabinete

Valmir Sidney Levinthal de Oliveira

Secretaria Executiva do Tesouro

Afonso Lobo Moraes

Alísio Cláudio Barbosa Ribeiro

Auditoria Tributária

Secretário

Secretaria de Estado da Fazenda Estrutura Organizacional*

Conselho de Recursos Fiscais

Secretaria Executiva de Assuntos Administrativos

Órgãos de Assistência e Assessoramento

Órgãos do Contencioso Administrativo

Figura 2: Estrutura Organizacional da Sefaz

subordinação vinculação

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 27

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COORDENADORIA DE COMPRAS E CONTRATOS GOVERNAMENTAIS COMPETÊNCIA LEGAL Com base nos artigos 1º, VII, e 2º, XV, XVI e XVII, da Lei Delegada 73, que definem as finalidades e competências da Sefaz, a Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais (CCGov) tem suas competências definidas no Art. 4º, XXVII, da mesma Lei:

Supervisão da execução das atividades dos Departamentos de Normas, Padrões, Controle de Serviços e Gestão de Materiais e do Registro de Preços; expedição de atos normativos relacionados às atividades desenvolvidas por esses departamentos.

Nos incisos XXVIII e XXIX do mesmo artigo são definidas as competências dos dois departamentos acima designados, conforme segue. EPARTAMENTO DE NORMAS, PADRÕES E CONTROLE DE SERVIÇOS D coordenação de estudos para padronização de serviços; coordenação, orientação e supervisão das atividades para manutenção de catálogo destinado a subsidiar os processos de contratação de serviços; coordenação, orientação e supervisão das atividades para definição de preços máximos para itens de serviços padronizados, orientação e supervisão das contratações no âmbito do Poder Executivo Estadual; coordenação, orientação e supervisão de medidas que visem à eficiência do gasto com energia elétrica, água e telefonia; coordenação, orientação e supervisão das ações pertinentes ao desenvolvimento dos sistemas informatizados relacionados à gestão de serviços, bem como orientação e supervisão da integração destes com outros sistemas corporativos; proposição de atos normativos relacionados a todas as atividades elencadas neste inciso;

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EPARTAMENTO DE GESTÃO DE MATERIAIS E DO REGISTRO DE PREÇOS D – coordenação, orientação e supervisão das atividades para manutenção de catálogo destinado a subsidiar a aquisição de materiais consumíveis e permanentes; coordenação, orientação e supervisão das atividades de gestão do Sistema de Registro de Preços no âmbito do Executivo Estadual; coordenação, orientação e supervisão das atividades de manutenção de banco de preços para subsidiar aquisições; coordenação, orientação e supervisão das atividades de recebimento, inspeção, identificação, guarda e movimentação de materiais; coordenação, orientação e supervisão das ações pertinentes ao desenvolvimento dos sistemas informatizados relacionados à gestão de materiais, bem como orientação e supervisão da integração destes com outros sistemas corporativos; proposição de atos normativos relacionados a todas as atividades elencadas neste inciso. A partir das competências legais e considerando o Plano Estratégico da Sefaz, a CCGov tem sua missão, sua visão de futuro e os valores que pratica claramente definidos, conforme segue.

MISSÃO Aperfeiçoar os processos de aquisição de bens e serviços, de controle de estoque e de gestão de contratos para economizar no gasto com o custeio e, assim, contribuir para a manutenção da saúde financeira do Estado.

VALORES • • • • • • • • • • • • •

Acessibilidade e Confiabilidade das informações Imparcialidade Transparência nas ações Eficiência no atendimento das demandas dos clientes Observância dos princípios legais Reconhecimento da importância de todas as unidades da Coordenadoria e seus servidores Respeito às autoridades, servidores, fornecedores e demais cidadãos Respeito e sinergia com as demais unidades da Sefaz e seus servidores Compromisso com a sua Missão institucional e, consequentemente com a Missão Institucional da Sefaz Impessoalidade Trabalho em equipe Zelo pelos recursos públicos Profissionalismo

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• Agilidade • Efetividade

VISÃO Ser reconhecida pela Sefaz, pelos demais órgãos do Executivo e pela sociedade como instituição que contribui - indireta, mas efetivamente – para a realização das políticas públicas no Amazonas.

ESTRUTURA Para cumprir com sua missão institucional, a CCGov, baseada nas competências legais anteriormente descritos, é organizada em departamentos e gerências conforme segue: • • • • • • • •

Departamento de Normas, Padrões e Controle de Serviços Gerência de Normalização de Contratos Gerência de Padronização de Serviços Departamento de Gestão de Materiais e do Registro de Preços Gerência de Padronização de Materiais Gerência do Banco de Preços Gerência do Sistema de Registro de Preços Gerência de Recebimento e Estoques de Materiais

A estrutura acima acrescida das atividades de apoio e assistência está representada no organograma a seguir (figura 3)

COORDENAÇÃO

ASSISTÊNCIA

Fábio Barbosa Pereira

Ênnio dos Santos Baptista1

Sayta Moana Martins Soares4

Raimundo Nonato Mapurunga da Frota1

Márcia Regina Sesterhenn Chaves1

Michele Kakihara

Luiz Felipe Almeida5

Juliana de Souza Bezerril1

Evelyne de Oliveira Lacerda

Edson Melo de Sousa1 Jáderson Pará Rodrigues1

Edson Melo de Oliveira1

Clébia Bezerra de Araújo2

Cacilda Cardoso Martins de Melo5 Carlos Alberto dos Santos de Souza1

Bruno Cunha Paixão1

José Jesus Maria Silva Freitas1

Alexandre Albuquerque de Lima5

Luis Eduardo Vilaça5

Iasmim Vanconcelos da Silva5

Soraya Lopes Nery4

Paulo César de Castro1

Thiago Portantiolo de Lima5

Sarah Beatriz Pinheiro Brito5

Ruy Lopes Brasil1 Jéssica Santos da Costa4

Raimundo Nonato da Cunha1 Isabele Farias de Oliveira5

Rafaela Rodrigues Alves5 Fábio Rocha Silva Mendes1

Cristiano Jorge Chá Filgueiras5

Mário de Nazaré Oliveira Costa1

Fabrício Mafra da Silva1

Albert César Viana Rola1

Arlete Ribeiro Bastos1

Eduardo Augusto de Sousa Marinho Mendes1

Adriana Vilaça de Assunção Pinheiro1

Sander José Couto da Silva2

Karla Roberta Macedo de Lima2 Bruno da Silva de Santana2

Andrea de Fátima Silveira Cavalcanti2

André Ricardo Reis Costa1

GERÊNCIA DE RECEBIMENTO E ESTOQUES DE MATERIAIS (GREM): 9

GERÊNCIA DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS (GSRP): 14 GERÊNCIA DE BANCO DE PREÇOS (GBAN): 8

Antônia Matias Brito6

Jeanine Noronha de Souza6

Érica Gomes Alves6

Dieyme Pereira Oliveira6

Thatiane Muniz Tavares6

ASSISTÊNCIA ADMINISTRATIVA (5)

GERÊNCIA DE PADRONIZAÇÃO DE MATERIAIS (GPMA): 9

Atualizado em 5/5/2014. Poderá sofrer alterações e/ou modificações através de lei, nomeações e outros. Recomenda-se consultar versão online disponível no portal: http://www.sefaz.am.gov.br/subMenu.asp?categoria=330

Jair Mendonça Pereira2

Jéssica Cordeiro Sampaio5

Michel Ferreira do Vale1

Claudete Ramos Vilela

Celeste Maria Lima Matos1

Eduardo Reis dos Santos2

Márcia Amorim de Souza Cruz2

Alessandra Maria da Costa Ferreira1

GERÊNCIA DE PADRONIZAÇÃO DE SERVIÇOS (GPSE): 4

Elizabeth Alves Chaves2

Alessandro Moreira Silva2

Diandra Nascimento Barbosa5

Artur da Silva Ramos 6

Ana Lídia Cardoso da Silva5

Edilberto Souza dos Santos2

SUPORTE AOS NEGÓCIOS (4)

DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE MATERIAIS E DO REGISTRO DE PREÇOS (DGMAT): 40 (TOTAL)

GERÊNCIA DE NORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS (GNOC): 6

Moysés Márcio Nogueira Martins

ASSISTÊNCIA TI (1)

DEPARTAMENTO DE NORMAS, PADRÕES E CONTROLE DE SERVIÇOS: (DSERV): 12

Thiago Souza de Sá5

Alessandra Roberta de Sousa Gomes1

ASSISTÊNCIA DESENVOLVIMENTO (2) Jeordane Oliveira de Andrade2

ASSISTÊNCIA JURÍDICA (2)

Fernanda Paes Barreto da Rocha Oliveira4

Antônio Rodrigues Afonso3

COORDENADOR DE COMPRAS E CONTRATOS GOVERNAMENTAIS (15)

Figura 3: Organograma CCGov

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ORIENTAÇÃO SOBRE ORGANIZAÇÃO E COMPETÊNCIAS NO ÂMBITO DA CCGOV Qualquer instituição é regida por normas que podem ser escritas ou não. Em regra, as grandes organizações, face à complexidade e diversidade de atribuições, graus de responsabilidade e outras variáveis, adotam a norma escrita dispondo sobre forma de funcionamento e delimitando as competências e responsabilidades de cada um para nortear as atividades de todos. No setor público é obrigatória a existência da norma escrita em razão dos princípios constitucionais e legais que as instituições e os servidores são obrigados a observar. Genericamente, cada órgão público, de qualquer tamanho ou natureza jurídica, tem um ato que define sua forma de funcionamento, delimita as competências das diversas unidades (setores) e as responsabilidades dos gestores e demais servidores. É chamado, em geral, de regimento interno. No âmbito do Poder Executivo Estadual é praxe definir por lei a estrutura e as competências de cada instituição, porém somente até o nível hierárquico de departamento. As competências das unidades classificadas hierarquicamente abaixo dos departamentos (gerências e subgerências) são definidas em ato do titular da pasta, normalmente através de uma portaria, conforme prevê a Lei Delegada n.º 67, de 18 de maio de 2007, em seu Art. 17, X, ‘a’, ‘1’, que norteia a organização do Executivo. Assim, para cada lei que define a estrutura e as competências até o nível de departamento, há necessidade de uma portaria que desdobre as mesmas para os níveis de gerência e subgerência. Dessa forma, a portaria de detalhamento da estrutura e das competências correspon-

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de ao regimento interno, uma vez que tanto reproduz aquilo que já está na lei como faz o seu desdobramento. A atual estrutura da Secretaria de Estado da Fazenda encontra-se definida na Lei Delegada n.º 73, também de 18 de maio de 2007, todavia, a portaria de detalhamento desta não foi editada até o presente momento. Portanto, a Sefaz e suas unidades, inclusive a CCGov, somente têm formalmente instituídas as competências até o nível de departamento. Vale dizer: não tem ainda, o seu regimento interno. Para suprir a lacuna desde aquele momento, então como CGA, a CCGov adota a proposta de desdobramento das competências que encaminhou à Administração Fazendária e que é, por assim dizer, seu regimento informal. Assim enquanto não for editado o regimento interno da Sefaz (ou exclusivo da CCGov) pelo senhor Secretário, os servidores deverão seguir a orientação sobre organização e competências no âmbito da Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais.

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ORIENTAÇÃO SOBRE ORGANIZAÇÃO E COMPETÊNCIAS NO ÂMBITO DA CCGOV CAPÍTULO I • FINALIDADES Art. 1º Até a aprovação do Regimento Interno pelo Secretário de Estado da Fazenda, conforme previsto na Lei Delegada n.º 67, Art. 17, X, ‘a’, ‘1’, os servidores lotados na Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais (CCGov) deverão executar suas atividades com base neste regimento não oficial. Art. 2º As atividades aqui previstas desenvolvidas no âmbito da CCGov, integrante da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz), conforme Art. 3º, V, ‘d’, da Lei Delegada n.º 73, de 18 de maio de 2007, ora reguladas por este regimento não oficial, são baseadas nas seguintes normas: I. II. III. IV. V. VI. VII.

Lei Delegada 73, de 18 de maio de 2007; Decreto n.º 31.342, de 3 de junho de 2011; Decreto n.º 34.158, de 11 de novembro de 2013; Decreto n.º 34.159, de 11 de novembro de 2013; Decreto n.º 34.160, de 11 de novembro de 2013; Decreto n.º 34.162, de 11 de novembro de 2013; Decreto n.º 34.163, de 11 de novembro de 2013.

Art. 3º A CCGov tem as seguintes competências legais, conforme Art. 4º, XXVII, da Lei Delegada n.º 73, de 18 de maio de 2007:

“Supervisão da execução das atividades dos Departamentos de Normas, Padrões, Controle de Serviços e Gestão de Materiais e do Registro de Preços; expedição de atos normativos relacionados às atividades desenvolvidas por esses departamentos”

Art. 4º Com base nas competências legais reproduzidas no Art. 3º e nos decretos relacionados no Art. 2º, a CCGov coordena as seguintes atividades que são desenvolvidas através dos departamentos e suas gerências: I.

II. III.

gestão do catálogo centralizado de materiais e serviços que serve de base para os processos de compra no âmbito do Poder Executivo Estadual; gestão do Sistema de Registro de Preços; gestão dos sistemas corporativos relacionados à gestão dos processos de aquisição de materiais e serviços;

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IV.

V. VI.

gestão do banco de preços que serve de base para os processos licitatórios destinados ao registro de preços e, eventualmente, a outras modalidades de compra, no âmbito do Poder Executivo Estadual; normalização, orientação e supervisão de contratos no âmbito do Poder Executivo Estadual; gestão de soluções tecnológicas que propiciem a melhoria contínua dos processos relacionados a compras e contratos governamentais.

CAPÍTULO II • ORGANIZAÇÃO Art. 5º Para o cumprimento de sua missão institucional, a CCGov é organizada em departamentos e gerências, conforme abaixo: I.

Departamento de Normas, Padrões e Controle de Serviços (DServ) a. Gerência de Normalização de Contratos (GNOC) b. Gerência de Padronização de Serviços (GPSE)

II.

Departamento de Gestão de Materiais e do Registro de Preços (DGMat) a. Gerência de Padronização de Materiais (GPMA) b. Gerência do Banco de Preços (GBAN) c. Gerência do Sistema de Registro de Preços (GSRP) d. Gerência de Recebimento e Estoques de Materiais (GREM)

Parágrafo Único. Além das unidades acima, a CCGov conta com as seguintes atividades de apoio:

I. II. III. IV. V.

Assistência Administrativa Assistência Jurídica Assistência para suporte aos negócios Assistência para desenvolvimento institucional Assistência para suporte à operação e desenvolvimento de TI

CAPÍTULO III • DAS COMPETÊNCIAS DAS UNIDADES Art. 6º O Departamento de Normas, Padrões e Controle de Serviços (DServ) tem as seguintes competências legais, conforme Art. 4º, XXVIII, da Lei Delegada n.º 73, de 18 de maio de 2007: “Coordenação de estudos para padronização de serviços; coordenação, orientação e supervisão das atividades para manutenção de catálogo destinado a subsidiar os processos de contratação de serviços; coordenação, orientação e supervisão das atividades para definição de preços máximos para itens de serviços padronizados, orientação e supervisão das contrata-

Manual de gestão

ções no âmbito do Poder Executivo Estadual; coordenação, orientação e supervisão de medidas que visem à eficiência do gasto com energia elétrica, água e telefonia; coordenação, orientação e supervisão das ações pertinentes ao desenvolvimento dos sistemas informatizados relacionados à gestão de serviços, bem como orientação e supervisão da integração destes com outros sistemas corporativos; proposição de atos normativos relacionados a todas as atividades elencadas neste inciso.” Art. 7º Com base nas competências legais reproduzidas no Art. 6º e nos decretos relacionados no Art. 2º, ao DServ compete planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com: I. II. III. IV. V.

o catálogo de serviços que serve de base para os processos de contratação de serviços prestados por terceiros; a padronização de serviços comuns às instituições do âmbito do Poder Executivo Estadual; atos administrativos para orientação e supervisão das contratações; administração das soluções tecnológicas relativas à gestão de contratos; e a capacitação dos servidores das instituições no âmbito do Poder Executivo Estadual com vistas ao aprimoramento permanente da gestão dos contratos. Art. 8º À Gerência de Padronização de Serviços (GPSE) compete:

I. II.

analisar e incluir novos itens no catálogo de serviços; manter os usuários informados sobre o andamento de pedidos de catalogação de novos serviços; III. instruir os usuários do catálogo de serviços sobre a utilização do mesmo, bem como sobre os procedimentos para inclusão de novos serviços; IV. elaborar relatório de estudo do serviço padronizado; V. desenvolver projeto básico padrão para serviço padronizado; VI. elaborar minuta de ato administrativo para homologação de serviço padronizado; VII. avaliar e propor melhor forma de aquisição dos serviços padronizados; VIII. orientar e capacitar os usuários sobre a implementação de serviço padronizado; IX. orientar para elaboração do processo de contratação de serviço padronizado, especialmente em relação ao uso das ferramentas informatizadas inerentes ao processo; X. elaborar e revisar procedimentos operacionais e fluxogramas de processos relativos à padronização de serviços; e

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XI. elaborar, mensalmente, relatório de desempenho com os resultados alcançados e principais indicadores; XII. desenvolver estudos para a padronização de serviços; XIII. manter disponível, no portal e-Compras, o catálogo de serviços sempre atualizado para consulta pelas instituições no âmbito do Poder Executivo Estadual e demais interessados; XIV. desenvolver estudos para a padronização de serviços; e XV. manter no portal do sistema e-Compras informações atualizadas relacionadas à padronização e ao catálogo de serviços, sob a forma de manual e FAQ, para orientação aos usuários. Art. 9º À Gerência de Normalização de Contratos (GNOC) compete: I.

II.

III. IV. V.

VI. VII. VIII.

IX. X.

XI.

XII. XIII.

orientar as instituições no âmbito do Poder Executivo Estadual quanto à gestão dos contratos, incluindo a fiscalização da execução e eliminação de desperdícios; providenciar para que os contratos das instituições do âmbito do Poder Executivo Estadual fiquem disponíveis para acompanhamento e fiscalização através dos sistemas informatizados de gestão de contratos; elaborar atos administrativos para orientação e supervisão dos contratos; planejar e produzir material para treinamento e orientação aos usuários dos sistemas informatizados destinados à gestão de contratos; monitorar o faturamento de energia elétrica para evitar o desperdício com demanda contratada, energia reativa, encargos moratórios e outros fatores de natureza contratual e financeira; comunicar à instituição responsável a ocorrência de desperdício de energia elétrica para que esta adote providências para correção; analisar e orientar as instituições do âmbito do Poder Executivo Estadual quanto à contratação ou revisão de demanda de energia elétrica; quando cabível, ingressar junto à empresa concessionária com pedido de contratação ou revisão de demanda de energia elétrica, do interesse de quaisquer instituições do âmbito do Poder Executivo Estadual; elaborar e revisar procedimentos operacionais e fluxogramas de processos relativos à gestão de contratos; orientar as instituições do âmbito do Poder Executivo Estadual quanto aos critérios relativos a renegociações de preços em contratos padronizados e com preços referenciais definidos em projeto básico padrão; analisar, mensalmente, as informações de faturamento relativas ao fornecimento de energia elétrica e solicitar, quando cabível, as correções junto à empresa concessionária; monitorar o processo de pagamento das faturas de energia elétrica; acompanhar a evolução do débito oriundo de faturas de energia elétrica vencidas e não pagas;

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XIV. elaborar minutas de atos administrativos sobre assuntos relacionados ao faturamento de energia elétrica; XV. desenvolver estudos para a normalização de contratos; e XVI. manter no portal do sistema e-Compras informações atualizadas relacionadas à normalização de contratos, sob a forma de manual e FAQ, para orientação aos usuários. XVII. adotar todas as providências necessárias à divulgação das informações relacionadas aos contratos mantidos pelas instituições do âmbito do Poder Executivo Estadual no Portal da Transparência do Governo do Estado do Amazonas; e XVIII. elaborar, mensalmente, relatório de desempenho com os resultados alcançados e principais indicadores; Art. 10. O Departamento de Gestão de Materiais e do Registro de Preços (DGMat) tem as seguintes competências legais, conforme Art. 4º, XXIX, da Lei Delegada n.º 73, de 18 de maio de 2007:

“Coordenação, orientação e supervisão das atividades para manutenção de catálogo destinado a subsidiar a aquisição de materiais consumíveis e permanentes; coordenação, orientação e supervisão das atividades de gestão do Sistema de Registro de Preços no âmbito do Executivo Estadual; coordenação, orientação e supervisão das atividades de manutenção de banco de preços para subsidiar aquisições; coordenação, orientação e supervisão das atividades de recebimento, inspeção, identificação, guarda e movimentação de materiais; coordenação, orientação e supervisão das ações pertinentes ao desenvolvimento dos sistemas informatizados relacionados à gestão de materiais, bem como orientação e supervisão da integração destes com outros sistemas corporativos; proposição de atos normativos relacionados a todas as atividades elencadas neste inciso.”

Art. 11. Com base nas competências legais reproduzidas no Art. 10 e nos decretos relacionados no Art. 2º, ao DGMat compete planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com: I. II. III. IV. V. VI.

o planejamento de compras através do Registro de Preços; a gestão das atas de registro de preços; pesquisa de mercado e manutenção de banco de preços; recebimento de materiais e gestão de estoques; padronização e catalogação de materiais; e projetos relacionados à gestão do Registro de Preços e manutenção do Banco de Preços.

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Art. 12. À Gerência de Padronização de Materiais (GPMA) compete: I. analisar e incluir novos itens no catálogo de materiais que serve de base para os processos de compra; II. manter os usuários informados sobre o andamento de pedidos de inclusão de novos produtos no catálogo de materiais; III. instruir os usuários do catálogo de materiais sobre a utilização do mesmo, bem como sobre os procedimentos para inclusão de novos itens; IV. propor, após estudo, a padronização de materiais; V. descrever os procedimentos e fluxos relativos às atividades de catalogação e padronização de materiais; VII. elaborar relatórios contendo os resultados alcançados e sugestões para melhoria; VIII. manter disponível, no portal e-Compras o catálogo de materiais sempre atualizado, para consulta pelas instituições públicas e privadas e demais interessados; IX. desenvolver estudos para a padronização de materiais; e X. manter no portal do sistema e-Compras informações atualizadas, relacionadas ao catálogo de materiais, sob a forma de manual e FAQ, para orientação aos usuários. Art. 13. À Gerência de Recebimento e Estoque de Materiais (GREM), compete: I.

acompanhar, controlar, supervisionar e inspecionar o recebimento dos bens adquiridos pelas diversas unidades gestoras, conforme regulamentação específica; II. expedir, em conjunto com servidores das instituições adquirentes, relatório para certificar o recebimento de materiais; III. inspecionar os locais de guarda de materiais, quando julgar necessário, para a verificação das condições adequadas de armazenamento, validade e quantidade dos itens em estoque; IV. zelar pela integridade das informações trocadas entre os sistemas informatizados de estoque com os de execução orçamentária, compras e outros, para garantir a fidedignidade das mesmas; e V. disponibilizar às instituições usuárias dos sistemas de gestão de estoques relatórios para análise do comportamento do consumo, controle e planejamento; VI. desenvolver estudos para a gestão de materiais; e VII. manter nos portais dos sistemas de recebimento e de gestão de estoques informações atualizadas sob a forma de manual e FAQ, para orientação aos usuários.

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Art. 14. À Gerência do Sistema de Registro de Preços (GSRP) compete: I.

coletar informações junto às instituições do âmbito do Poder Executivo Estadual para subsidiar a formação do Registro de Preços; II. elaborar os processos destinados à licitação para Registro de Preços, assim como eventuais termos de referência, projetos básicos e outros documentos inerentes aos mesmos; III. acompanhar o andamento dos processos licitatórios para Registro de Preços visando corrigir eventuais falhas; IV. responder a eventuais questionamentos de licitantes por ocasião das licitações para o Registro de Preços, solicitando apoio técnico às instituições e empresas especializadas, quando necessário; V. elaborar despachos de homologação, termos de convocação de fornecedores, extrato de ata de registro de preços, termos aditivos, notificações e outros documentos relacionados à licitação e à gestão das atas de registro de preços; VI. manter as unidades gestoras participantes devidamente informadas sobre vencimentos e eventuais alterações das atas de registro de preços; VII. analisar pedido de adesão (carona) às atas de registro de preços; VIII. elaborar documento de autorização de adesão à ata de registro de preços, quando cabível; IX. analisar e autorizar, quando cabível, pedidos de compras feitos pelas instituições participantes do registro de preços; X. monitorar o vencimento das atas e, quando for o caso, adotar providências para a constituição de novo registro de preços; XI. receber, analisar, instruir e encaminhar para apreciação superior as petições de fornecedores com preços registrados; XII. zelar pela guarda dos processos licitatórios para registro de preços; XIII. desenvolver estudos para o registro de preços; e XIV. manter no portal do sistema e-Compras informações atualizadas relacionadas ao Sistema de Registro de Preços, sob a forma de manual e FAQ, para orientação aos usuários. Art. 15. Compete à Gerência de Banco de Preços (GBAN)

realizar pesquisas de mercado para itens constantes dos catálogos de materiais e serviços padronizados; II. realizar análise dos preços pesquisados antes de sua inserção no banco de preços; III. inserir preços pesquisados no banco de preços; IV. atualizar, periodicamente, o banco de preços; V. orientar as unidades gestoras sobre a utilização do banco de preços;

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VI. definir preços máximos e elaborar mapa comparativo para subsidiar as licitações para registro de preços; VII. validar os preços máximos nos processos para registro de preços; VIII. desenvolver estudos para o banco de preços; e IX. manter no portal do sistema e-Compras.AM informações atualizadas, relacionadas ao banco de preços, sob a forma de manual e FAQ, para orientação aos usuários. Art. 16. Às assistências, diretamente subordinadas ao Coordenador, compete:

a) Assistência Administrativa: I. fornecer apoio administrativo a todas as demais unidades, inclusive para o suprimento dos recursos materiais necessários ao desempenho das atividades; II. preparar, encaminhar e gerênciar os documentos relacionados ao expediente, mantendo os necessários registros; III. encaminhar os atos administrativos e outros para publicação; IV. manter atualizada relação de equipamentos e outros materiais permanentes sob a jurisdição da CCGov; V. manter atualizado o quadro de servidores, bem como seus eventuais afastamentos; VI. orientar e supervisionar o trabalho de limpeza e conservação; e VII. executar os trabalhos de secretaria por ocasião de reuniões, seminários, treinamentos e outros eventos.

b) Assistência Jurídica: I. analisar requerimentos de fornecedor do registro de preços; II. analisar impugnação a edital de licitação para o registro de preços; III. analisar recurso apresentado por proponente por ocasião da licitação para o registro de preços; IV. elaborar minutas de atos normativos de interesse da CCGov, bem como os documentos para encaminhamento dos mesmos; V. Manter atualizados os textos dos atos normativos de interesse da CCGov; VI. prestar assistência em assuntos jurídicos a todas as unidades da Coordenadoria. I.

c) Assistência para suporte aos negócios: orientar e treinar os usuários do sistema e-Compras.AM;

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II. cadastrar os servidores das unidades gestoras para utilização do sistema e-Compras.AM; III. efetuar cadastro simplificado, no sistema e-Compras, de empresas não cadastradas pela Comissão Geral de Licitação - GGL; IV. atualizar no sistema e-Compras as certidões negativas de empresas qualificadas no item anterior; V. publicar e manter atualizadas, no portal do sistema e-Compras.AM, todas as informações relacionadas à operacionalização do sistema, de interesse das unidades gestoras, fornecedores e demais interessados; VI. publicar e manter atualizadas, no portal e-Compras.AM, a legislação de compras relacionada às atividades da CCGov; VII. manter atualizada relação de fornecedores impedidos de contratar com a Administração; VIII. consolidar as informações relativas aos processos de compras, inclusive do registro de preços; e IX. acompanhar os atos oficiais publicados para divulgar matérias de interesse da CCGov; X. fornecer, mensalmente, à Assistência para desenvolvimento institucional as informações consolidadas sobre os indicadores de todas as áreas da CCGov para elaboração do relatório mensal de desempenho; e XI. adotar todas as providências necessárias à divulgação das informações relacionadas às licitações e aos processos de compra de responsabilidade das instituições do âmbito do Poder Executivo Estadual no Portal da Transparência do Governo do Estado do Amazonas.

d) Assistência para desenvolvimento institucional: I. elaborar e manter atualizado o Manual de Trabalho, mantendo registro das revisões; II. revisar os fluxos e rotinas dos processos sempre que houver modificação; III. manter atualizado o quadro de servidores; IV. elaborar relatório de atividades com indicadores de desempenho; V. apoiar na preparação de material para apresentação em como palestras, seminários e workshops.

e) Assistência para suporte à operação e desenvolvimento de TI: I. suporte à operação do sistema e-Compras.AM; II. desenvolvimento de soluções para aperfeiçoamento do eCompras.AM;

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III. providências para garantir a integridade e disponibilidade das informações do sistema e-Compras; IV. elaboração de relatório de ocorrências relacionadas à operação do sistema e-Compras, quando solicitado; V. outras providências relacionadas à manutenção e evolução do sistema e-Compras.AM. CAPÍTULO IV • DAS ATRIBUIÇÕES DOS DIRIGENTES Art. 17. Ao Coordenador incumbe: I. atuar junto à Administração para garantir os recursos materiais, físicos e humanos para a boa execução das atividades e para melhoria contínua dos processos, especialmente quanto aos projetos estratégicos; II. promover as ações necessárias junto aos gestores de TI visando à resolução de problemas relacionados aos sistemas que suportam as atividades da CCGov, bem como o desenvolvimento e o aperfeiçoamento de soluções; III. designar os membros para compor as equipes de apoio administrativo e suporte ao usuário; IV. aprovar e editar os atos administrativos inerentes às competências da CCGov; V. prestar contas das atividades da CCGov através do Relatório de Indicadores de Desempenho, a ser apresentado, mensal, trimestral e anualmente, ao Secretário de Estado da Fazenda; VI. coordenar as ações de publicidade institucional e legal da Coordenadoria; e VII. validar as atividades desempenhadas pelos chefes de departamento. Art. 18. Aos chefes de departamento incumbe: I. assessorar o Coordenador em assuntos relacionados às suas competências; II. validar procedimentos operacionais, indicadores, metas de desempenho e relatório de gestão; III. monitorar e orientar as atividades afetas às gerências subordinadas; e IV. prestar contas das atividades do departamento através do Relatório de Indicadores de Desempenho, a ser apresentado, mensalmente, ao Coordenador.

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Art. 19. Aos gerentes e aos responsáveis pelas assistências compete: I.

II. III.

IV.

orientar e supervisionar as ações dos servidores sob sua subordinação de forma a garantir a execução de todas as atividades inerentes aos processos em todas as suas fases; propor indicadores e metas de desempenho para as atividades desenvolvidas por suas respectivas gerências e assistências; desenvolver estudos, propor e executar projetos de melhorias relativos às atividades correspondentes às suas respectivas gerências e assistências; e elaborar e apresentar relatório mensal das atividades desenvolvidas ao chefe do departamento.

CAPÍTULO V • DOS ATOS ADMINISTRATIVOS Art. 20. A CCGov, limitada às suas competências, editará os seguintes atos administrativos, com as respectivas finalidades: I.

Ofício e Ofício-Circular e Fax, para comunicação institucional com as instituições públicas e particulares, bem como para encaminhamento de processos e outros documentos oficiais; II. Norma de Procedimento, para disciplinar os procedimentos internos da CCGov; III. Instrução Normativa, para definir procedimentos, critérios para supervisão de atividades e orientação às unidades gestoras; IV. Notificação, para notificar fornecedores/licitantes sobre decisões no âmbito da CCGov ou eventuais punições aplicadas a fornecedores/licitantes; e V. Nota Técnica, para esclarecer questões e explicitar o posicionamento da CCGov acerca de assuntos inerentes a sua área de atuação, bem como para demonstrar resultados e indicadores de desempenho.

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SÍNTESE DAS COMPETÊNCIAS DA CCGOV Visando oferecer um entendimento claro e conciso, o diagrama abaixo sintetiza as competências da CCGov, através das atividades desenvolvidas no âmbito das gerências. Estas atividades são, por assim dizer, os 'negócios' da CCGov.

Figura 4: Síntese das Competências da CCGov Monitorar e orientar as contratações no âmbito do Executivo Estadual. Sistemas: SGC, SGCP e e-Compras

Gerenciar recebimento de materiais: conferência, emissão de parecer e validação de pagamento. Sistemas: e-Compras e Ajuri Planejar, elaborar, gerenciar e acompanhar o Registro de Preços. Sistema: e-Compras

Padronização e catalogação de serviços. Sistemas: SGC e e-Compras

Padronizar, revisar, gerir catálogo de materiais. Sistema: e-Compras

Gerenciar Banco de Preços: pesquisar, analisar, definir e auxiliar no processo de compras. Sistemas: e-Compras e NFe

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RELACIONAMENTO INSTITUCIONAL Toda organização atua em um ambiente no qual interage com diversos agentes. São clientes, a quem se destina o produto final; parceiros, que fornecem insumos e colaboram no processo produtivo; patrocinadores, que fizeram a opção estratégica pelo produto ou serviço e se beneficiam dos resultados; fiscalizadores, que exigem respeito às normas pactuadas pela sociedade, e outros. A CCGov não é exceção. Para ‘entregar’ os produtos derivados de suas competências, diariamente, nossa instituição se relaciona com atores diversos dos quais destacamos alguns através do diagrama a seguir.

Figura 5: Relacionamento Institucional da CCGov Sociedade; Tribunal de Contas do Estado (TCE) Controladores

Leg isla ç

CCGov

Comissão Geral de Licitação; Imprensa Oficial; Procuradoria Geral do Estado

Secretario da Fazenda

Parcei ros in t e rno s

utura estr a r Inf

ão

iros no Governo Parce

Par cei ros

Servidores

Equipa m e nto s

ntes Clie

sos ces ro

Fornecedores aos órgãos; Carona; Órgãos do Executivo; Central de Medicamentos (CEMA)

os rn te

r ado ion roc at

Amazonas Energia

Software

Secretaria Executiva da Receita; Secretaria Executiva de Assuntos Administrativos; Assessoria Jurídica; Departamento de Tecnologia da Informação; Departamento de Contabilidade Pública; Departamento de Finanças; Inspetoria Setorial

CCGov â&#x20AC;˘ Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

Manual de gest達o

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

FORÇA DE TRABALHO Para a execução das atividades inerentes às competências que lhe são legalmente atribuídas, a Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais conta com um efetivo de 67 servidores, relacionadas no quadro 1, e distribuídos conforme quadros 2 a 7. Quadro 1. Relação nominal: servidor/cargo/vínculo NOME

CARGO DE ORIGEM

VÍNCULO

Adriana Vilaça de Assunção Pinheiro

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Albert César Viana Rola

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Alessandra Maria da Costa Ferreira

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Alessandra Roberta de Sousa Gomes

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Alessandro Moreira Silva

Analista do Tesouro Estadual

Estatutário

Alexandre Albuquerque de Lima

Estagiário

Contrato

Ana Lídia Cardoso da Silva

Estagiário

Contrato

André Ricardo Reis Costa

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Andrea de Fátima Silveira Cavalcanti

Analista do Tesouro Estadual

Estatutário

Antônia Matias Brito

Agente de Limpeza

Contrato

Antônio Rodrigues Afonso

Analista do Tesouro Estadual

Estatutário

Arlete Ribeiro Bastos

Analista do Tesouro Estadual

Estatutário

Artur da Silva Ramos

Analista de Sistemas

Contrato

Bruno Cunha Paixão

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Bruno da Silva de Santana

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Cacilda Cardoso Martins de Melo

Estagiário

Contrato

Carlos Alberto dos Santos de Souza

Técnico de Arrecadação de Tributos Estaduais

Estatutário

Celeste Maria Lima Matos

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Claudete Ramos Vilela

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Claudiane Rodrigues da Mota

Estagiário

Contrato

Clébia Bezerra de Araújo

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Cristiano Jorge Chã Filgueiras

Estagiário

Contrato

Dieymy Pereira Oliveira

Recepcionista

Contrato

Edilberto Souza dos Santos

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Édson Melo de Oliveira

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Édson Melo de Sousa

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Eduardo Augusto de Sousa Marinho Mendes

Analista do Tesouro Estadual

Estatutário

Eduardo Reis dos Santos

Assistente Administrativo Da Fazenda Estadual

Estatutário

Elizabeth Alves Chaves

Assistente Administrativo Da Fazenda Estadual

Estatutário

Ennio dos Santos Baptista

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Érica Gomes Alves

Atendente

Contrato

Evelyne de Oliveira Lacerda

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Fábio Barbosa Pereira

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Fábio Rocha Silva

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Fabrício Mafra da Silva

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

Estatutário

Manual de gestão

NOME

CARGO DE ORIGEM

VÍNCULO

Fernanda Paes Barreto da Rocha Oliveira

Assessor II

Comissionado

Iasmin Vasconcelos da Silva

Estagiário

Contrato

Isabele Farias de Oliveira

Estagiário

Contrato

Jaderson Para Rodrigues

Assistente Administrativo Da Fazenda Estadual

Estatutário

Jair Mendonça Pereira

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Jeanine Noronha de Souza

Atendente

Contrato

Jeordane Oliveira de Andrade

Assessor II

Estatutário

Jéssica Cordeiro Sampaio

Subgerente

Comissionado

Jéssica Santos da Costa

Assessor II

Comissionado

José Jesus Maria Silva Freitas

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Juliana de Souza Bezerril

Assistente Administrativo Da Fazenda Estadual

Estatutário

Karla Roberta Macedo de Lima

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Luiz Eduardo Vilaça Mosciaro

Estagiário

Contrato

Luiz Felipe Almeida de Oliveira

Estagiário

Contrato

Márcia Amorim de Souza Cruz

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Márcia Regina Sesterhenn Chaves

Analista do Tesouro Estadual

Estatutário

Mário de Nazaré Oliveira Costa

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Michel Ferreira do Vale

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Michele Kakihara

Assistente Administrativo Da Fazenda Estadual

Estatutário

Moyses Márcio Nogueira Martins

Analista de Sistemas

Contrato

Paulo César de Castro

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Rafaela Rodrigues Alves

Estagiário

Contrato

Raimundo Nonato da Cunha

Analista do Tesouro Estadual

Estatutário

Raimundo Nonato Mapurunga da Frota

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Ruy Lopes Brasil

Técnico da Fazenda Estadual

Estatutário

Sander Jose Couto da Silva

Assistente Administrativo Da Fazenda Estadual

Estatutário

Sarah Beatriz Pinheiro Brito

Estagiário

Contrato

Sayta Moana Martins Soares

Assessor II

Comissionado

Soraya Lopes Nery

Assessor II

Comissionado

Thatiane Muniz Tavares

Subgerente

Comissionado

Thiago Portantiolo de Lima

Estagiário

Contrato

Thiago Souza de Sá

Estagiário

Contrato

Quadro 2. Distribuição dos servidores segundo o vínculo com a admnistração VÍNCULO

Comissionado

Contrato

28%

Estatutário

63%

TOTAL

100%

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

Quadro 3. Distribuição dos servidores segundo o órgão de origem ou empregador EMPREGADOR

Sefaz

70%

IEL

19%

Comdasp

Prodam

Rodin

Seduc

TOTAL

100%

Quadro 4. Distribuição dos servidores segundo o cargo ou denominação contratual CARGO

Assistente Administrativo da Fazenda Estadual

25%

Técnico da Fazenda Estadual

24%

Estagiário

19%

Analista do Tesouro Estadual

10%

Assessor II

Subgerente

Analista de Sistemas

Atendente

Agente de Limpeza

Técnico de Arrecadação de Tributos Estaduais

Recepcionista

TOTAL

100%

Quadro 5. Distribuição dos servidores segundo a unidade de lotação UNIDADE DE LOTAÇÃO

Gerência do Sistema de Registro de Preços

21%

Gerência de Recebimento e Estoques de Materiais

13%

Gerência de Padronização de Materiais

13%

Gerência do Banco de Preços

12%

Gerência de Normalização de Contratos

Assistência Administrativa

Gerência de Padronização de Serviços

Assistência para Suporte aos Negócios

Assistência Jurídica

Assistência para o Desenvolvimento Institucional

Departamento de Normas, Padrões e Controle de Serviços

Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

Assistência para TI

Departamento de Gestão de Materiais e do Registro de Preços

TOTAL

100%

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Quadro 6. Distribuição dos servidores segundo a formação acadêmica/escolaridade FORMAÇÃO

Superior em andamento

22%

Administração

16%

Contabilidade

10%

Direito

10%

Superior outros

Ensino Médio

Tecnologia da Informação

Economia

Engenharia

TOTAL

100%

Quadro 7. Distribuição segundo a escolaridade do cargo (somente servidores estatutários do quadro da sefaz) EMPREGADOR

Nível Médio

41%

Nível Superior

59%

TOTAL

100%

UNIDADE II Processos de neg贸cios Fluxogramas

Manual de gestão

CONCEITO A palavra negócio é quase sempre associada à atividade empresarial e, por conseguinte, ao lucro. Num sentido mais amplo, todavia, qualquer organização, tenha ela fim lucrativo – comércio, indústria, serviços -, ou não lucrativo – setor público, entidades assistenciais, ONGs e outras –, tem um ou mais negócios. A CCGov é parte de um instituição maior, a Sefaz, que atua no setor público e não visa ao lucro. Entretanto, tanto uma como a outra têm seu negócio. Até 2005, a Sefaz tinha, por assim dizer, um único negócio: finanças públicas – entrada e saída dos recursos financeiros oriundos dos tributos impostos à sociedade, que é a competência tradicional de uma secretaria de fazenda; a partir daquele ano incorporou um outro negócio: compras públicas. Assim, passou a ter dois negócios: finanças públicas e compras públicas. Para este novo negócio foi criada uma unidade incumbida de sua gestão, a CCGov (então Degae). Nosso negócio é, portanto, compras públicas, por sua vez, um dos negócios da Sefaz, e está expresso no próprio nome: Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais. De uma forma mais à miúde o negócio ou os negócios de uma instituição podem ser desdobrados em processos de negócio. Os da CCGov serão apresentados neste capítulo.

NEGÓCIOS DA CCGOV Padronização de materiais; Pesquisa de preços; Registro de preços; Recebimento de materiais; Gestão de estoques; Padronização de serviços; Orientação e supervisão de contratos; Soluções para eficientização do gasto com energia elétrica; Normalização, no que couber, acerca das atividades afetas à Coordenadoria.

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

METODOLOGIA UTILIZADA PARA DEFINIÇÃO DOS PROCESSOS E DAS ATIVIDADES Os processos de negócio da CCGov, que integram este manual, foram definidos a partir de levantamentos realizados junto aos servidores que desenvolvem as atividades necessárias à, digamos, elaboração do produto final. O levantamento procurou cobrir todo o ciclo do processo, não se limitando somente àqueles servidores que atuam na unidade (gerência e assistência) responsável pela entrega do serviço. Assim, se um processo tem em seu curso a participação de servidores externos à CCGov, ela encontra-se devidamente demonstrada no fluxo e no detalhamento das atividades. A seguir está descrito, de forma didática, a sequência adotada para definição dos processos que culminou com a definição dos fluxogramas e detalhamento das atividades. 1.

Atividades de preparação para o mapeamento: I. Reunião inicial para sensibilização da equipe gerêncial e para explicar a metodologia a ser utilizada; II. Nivelamento de conhecimentos da equipe gerêncial para que cada gerente atua-se como facilitador do mapeamento; III. Elaboração do cronograma de trabalho em cada gerência; IV. Aplicação de questionário online sobre as atividades na CCGov/SEFAZ, dividido em 4 blocos, a saber: 1. Identificação/perfil do servidor 2. Formação 3. Descrição das atividades 4. Análise de desempenho V. Mapeamento propriamento dito, desenvolvidos no âmbito da CCGov/Sefaz; VI. Validação dos mapas de processos identificados pelas gerências e departamentos; VII. Estabelecido o glossário de perfis das gerências mapeadas.

Atividades de preparação do manual: I.

Sistematizado e agrupado o trabalho de mapeamento de cada gerência, identificando similaridades, divergências, padrões de nomenclatura e descrição técnica;

Manual de gestão

II. Editoração - formatação, diagramação, projeto gráfico, revisão ortográfica e gráfica - das atividades mapeadas. III. Preparação da edição preliminar do Manual de Gestão.

Monitoramento / Avaliação

Manual

Mapeamento

Planejamento

Quadro 8. Etapas de execução

Redesenho

Pré -requisito para Gestão de processos

Elaboração do Plano de Trabalho

Elaboração Formulário pesquisa online

Aplicação da pesquisa

Tabulação dos questionários

Levantamento das Etapas e Normas

Desenho do Fluxogramas atuais

Escopo do Manual

Elaboração da Proposta Preliminar

Apresentação da versão preliminar Manual

Sugestão Versão preliminar

Publicação do 1º versão Manual

Modelagem do processo

Sistema de medição de desempenho

Redesenho

Proposta de simplificação

Implementação do Novo Processo

Publicação do Manual no portal Sefaz

Fim

Validação dos desenhos

Manual de gestão

FLUXOGRAMAS OS PROCESSOS E SUBPROCESSOS DE NEGÓCIO IDENTIFICADOS A seguir você confere os principais mapas (fluxogramas) dos processos, por departamento e respectivas gerências. Foram elaborados através de pesquisas, entrevistas com os envolvidos (pessoas que trabalham no processo) com a identificação dos atores, eventos, regras e detalhamento de atividades. O mapa (visão detalhada) fornece informações de maior precisão do desenho do processo. As atividades e seus objetivos estão mais claros. Os responsáveis estão identificados e suas responsabilidades atribuídas. Enfim, a representação traz um alto grau de precisão e detalhamento do processo.

CCGov â&#x20AC;˘ Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

Manual de gestão

DEPARTAMENTO DE NORMAS, PADRÕES E CONTROLE DE SERVIÇO GNOC: Pagamento de energia elétrica Fig. 6. Fig. 7. Análise do faturamento de energia elétrica Fig. 8. Importação de baixa fatura Fig. 9. Cadastro manual de UC Fig. 10. Cadastro manual de fatura Fig. 11. Importação Fig. 12. Análise de natureza de empenho de serviço Fig. 13. Análise de contrato (ajustes) GPSE: Fig. 14. Fig. 15.

Padronização de serviço Catalogação de serviço

Conces s ion ári a

GNOC

Órgão

Dco n/Sefaz

Ban co

1. Encaminh ar arqu ivo GNOC

2. Imp orta r n o SGCP

4. Comunicar órgã o

5. Ana lisa r fatura

Efetuar ca dastro Manua l Fatura

Enviar fatu ra Física a G NO C

Não

Fatu ra dispon ível ?

Sim

Contestar fatu ra SGCP

Atestar fatura SGCP

Comunicar ao órgã o

Prossegue para ﬂuxo 4. “cadastro manual”

Não

5a. Fatu ra correta?

Sim

Fluxo d e a tividad e: Pag amento d e en ergia elétrica. Elab orado com a poio: Fábio Barb osa P ereira

Figura 6: Pagamento de energia

De acordo?

Ana lisa r a juste

Soli citar ajuste a Concessio nária

Comunicar Decon/Sefaz

Pro cessar fatura

Sim

Corrigir fatura

Atualizar/ encaminha r CN GNOC

Soli citar a Concessio nária CN atualizada s

Comunicar GNOC

Não

Certidão negativ a O K?

Não

Encaminh ar n ova fatu ra a o ó rgão

Sim

Fatura de UC de Saúde?

Atualizar no eCompras

Sim

PAGAMENTO DE ENERGIA ELÉTRICA

Comunicar Decon

Liqu idar

GERÊNCIA DE NORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS (GNOC)

Não

PROCESSO:

SEGMENTO:

Ger ar P D e OBT

Ger ar P D e OB

Cadastrar no SGCP

Receber/ Encaminh ar GNOC

Ger ar O B

Enviar órg ão

Enviar RE ao Ban co

Comunicar cadastr o ó rgão

Enviar RE ao Ban co

Imp rimir e ane xa r ao processo

Disp onibili zar no AFI

Devolver comprovante

Fim

Imp orta r S GCP

Comunicar ao Decon

Comunicar Concessio nária

Ger ar/Enviar arqu ivo de BX X V. fx3.

Data: 21.2.2014

Responsável: ADI

Efetuar pag amento

Folha: 1/1

Versão: 1ª

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 63

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 1. Pagamento de energia elétrica UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Encaminhar arquivo GNOC

Vide processo Importação

2. Importar no SGCP

Vide processo Importação

3. Comunicar órgão

Vide processo Importação

4. Analisar fatura

Vide processos Importação e Cadastro manual de faturas

5. Fatura disponível?

Vide processos Importação e Cadastro manual de faturas

6. Enviar fatura Física a GNOC

Vide processo Cadastro manual de faturas

7. Efetuar cadastro Manual Fatura

Vide processo Cadastro manual de faturas

8. Fatura correta?

Analisar fatura para verifcação da existência de erros no faturamneto que implicam no atesto ou contestação da mesma

9. Atestar fatura SGCP

"Acessar menu ATESTO FATURAS >> ATESTAR >> FATURAS PARA PAGAMENTO Digitar N.º da Fatura (primeiro número localizado no canto superior direito da fatura física) Digitar Período de Referência da fatura ( no formato mm/ yyyy) Clicar no botão ""Pesquisar"" Verificar se os dados da fatura física conferem com dados mostrados no sistema Clicar na opção ATESTAR FATURA"" Clicar no botão SALVAR"

10. Comunicar Decon/Sefaz

Comunicação realizada automaticamente pelo sistema

11.Processar fatura

Processo realizado pelo DECON/SEFAZ

12. Certidão negativa OK?

Verificação da regularidade fiscal da concessionária pelo Sistema AFI

13. Comunicar GNOC

Ligar para 2121-1720 ou 2121-1881 falar com Fábio ou Alessandro

14. Solicitar a Concessionária CN atualizadas

Ligar para setor de tributação da Amazonas Energia solicitando a certidão negativa vencida, fone 2126-9164

15. Atualizar/encaminhar CN GNOC

Envio de certidões negativas

16. Atualizar no e-Compras

"Acessar sistema e-compras Acessar menu CADASTRO>>MANUTENÇÃO DE CADASTRO Clicar no botão ""+"" Digitar o CNPJ da Amazonas Energia - 02.341.467/0001-20 Clicar no Botão Consultar Clicar no botão Empresa Verificar qual certidão está vencida e atualizá-la"

17. Comunicar Decon

Ligar para Decon Marluce (2121-1849) informando da atualização das certidões negativas

18. Fatura de UC de Saúde?

19. Liquidar

20. Gerar PD e OB

21. Enviar RE ao Banco

22. Efetuar pagamento

23. Devolver comprovante

24. Comunicar Concessionária

25. Gerar/Enviar arquivo de BXXV. fx3.

26. Importar SGCP

Vide processo de importação

27. Comunicar ao Decon

Comunicação realizada automaticamente pelo sistema

28. Disponibilizar no AFI

Disponibilização automática pelo sistema

29. Imprimir e anexar ao processo

30. Liquidar

31. Gerar PD e OBT

32. Enviar órgão

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

33. Gerar OB

34. Enviar RE ao Banco

DESCRIÇÃO

35. Contestar fatura SGCP

"Acessar menu ATESTO FATURAS >> ATESTAR >> FATURAS PARA PAGAMENTO Digitar N.º da Fatura (primeiro número localizado no canto superior direito da fatura física) Digitar Período de Referência da fatura ( no formato mm/aaaa) Clicar no botão ""Pesquisar"" Verificar se os dados da fatura física conferem com dados mostrados no sistema Clicar na opção CONTESTAR FATURA"" Justificar a contestação da fatura Clicar no botão SALVAR"

36. Comunicar ao órgão

Entrar em contato com o setor de Faturamento da Amazonas Energia questionando a inconsistência FONE:2126-7312

37. De acordo?

Concessionária analisa contestação

38. Corrigir fatura

39. Encaminhar nova fatura ao órgão

40. Receber/Encaminhar GNOC

41. Cadastrar no SGCP

42. Comunicar cadastro órgão

Verifica fluxo cadastro fatura Ligar para órgão informando sobre o cadastro

43. Solicitar ajuste a Concessionária

Solcitar à concessionária ajuste da fatura com erro

44. Analisar ajuste

Analisar contestação do órgão

Ger ênc ia d e N orm al izaç ão de C ont rat os (GNOC)

Org ão

C on ce ssio n ár ia

2. Imp orta r no SGCP

1. Encaminh ar arqu ivo GNOC

Houve aumento no fatu ramento?

Tarefa 3: Ana lisa r fatu ramento mensal

5. Manter acompanh ame nto

Não

Existe Uc´ s a confirmar?

Sim

Não

Fim

6. Identificar o aumen to

Sim

Fim

Qual o tipo?

Baixar fatu ra

Fim

Condição 4: Demanda

Condiç ão 3: Juros/Multas/ Encarg os

Condiç ão 2: Consumo

Condiç ão 1: Ene rgia reativa excedente

Comunicar ao órgã o

Corrigir FP da UC Condição 3

Identificar UC com maior desper dício

Comunicar ao órgã o

Tomar ciên cia

Fim

Ver ificar histórico p ara deman da ideal

Fim

ANÁLISE DO FATURAMENTO DE ENERGIA ELÉTRICA

GERÊNCIA DE NORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS (GNOC)

Manter situ açã o

Alterar Status

Confirmar UC´ s

Comunicar ao órgã o

Efetuar pag amento

Comunicar órgã o

Não

Aceita?

Débito de vido? Sim

Tarefa 2: Ver ificar conferência cadastr o d e UC´ s

Tarefa1: Ver ificar débito

Notificar órgã o

Ana lisa r d ébito

Não

Notificar/ped ir regu larização à Concessio nária

Ana lisa r contestação

Fluxo d e a tividad e: Aná lise do faturamento de Energi a E létr ica. Elab orado com a poio: Fábio Barb osa P ereira

PROCESSO:

Figura 7: Análise de faturamento deSEGMENTO: energia

Realizar ped ido de alteração deman da

Info rma r ó rgão da alteração

Elab orar Termo Aditivo para al tera r deman da

Encaminh ar TA ao Concessio nária

Receber/ arqu iva r

Encaminh ar a o órgã o

Fim

Data: 21.2.2014

Responsável: ADI

Formalizar contrato

Folha: 1/1

Versão: 1ª

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 67

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 2. Análise do faturamento de energia elétrica UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Encaminhar arquivo GNOC

2. Importar no SGCP

Vide Proesso de Importação Vide Proesso de Importação

3. Tarefa1: Verificar débito

Identificar os órgãos com faturas em aberto através do Menu "Faturamento Débito - Resumo de Faturas Vencidas e Não Pagas"

4. Notificar órgão

Informar por e-mail relação de faturas vencidas e não pagas aos órgãos titulares das Unidades Consumidoras com faturas em aberto

5. Analisar débito

Analisar a pertinência do débito

6. Débito devido?

Efetuar o periciamento do débito, se devido ou não

7. Efetuar pagamento

Vide Processo de Pagamento de Fatuas

8. Notificar/pedir regularização à Concessionária

Contestar fatura junto a concessionária enviando documentos comprobatórios

9. Analisar contestação

Procedimento da Concessionária

10. Aceita?

Procedimento da Concessionária

11. Baixarfatura

Procedimento da Concessionária

12. Comunicar órgão

Procedimento da Concessionária

13. Tarefa 2: Verificar conferência cadastro de UC´ s

Verificar se existem Unidades Consumidoras e serem confirmadas no menu " UC/ ACESSOS - CONFIRMAR - CADASTRO DE Ucs - Botão PESQUISAR"

14. Existe Uc´ s a confirmar?

15. Comunicar ao órgão

Informar por telefone/Email aos órgão que possuem Unidades Consumidoras a serem Confirmadas

16. Confirmar UC´ s

Órgão confirma Unidade Consumidora se procedente

17. AlterarStatus

18. Manter situação

19. Tarefa 3: Analisar faturamento mensal

20. Houve aumento no faturamento?

Analisar faturamento mensal pelo Menu "FATURAMENTO - MÊS ATUAL - RESUMO DE FATURAS"

21. Manter acompanhamento

22. Identificar o aumento

Analisar o tipo de aumento

23. Qual o tipo?

Verificar qual tipo de aumento ocorreu 1 - Energia Reativa Excedente, 2 - Consumo, 3 - Juros/Multas/Encargos, 4 - Demanda

24. Condição 1: Energia reativa excedente

Identificar maiores órgãos ofensores

25. Comunicarao órgão

Comunicar órgãos ofensores informando procedimento para correção do Fator de Potência

26. Corrigir FP da UC condição 3

Procedimento do Órgão

27. Condição 2: Consumo

Identificar maiores órgãos ofensores

28. Comunicar ao órgão

Comunicar órgãos ofensores

29. Tomarciência

Procedimento do Órgão

30. Condição 3:Juros/Multas/Encargos

Identificar maiores órgãos ofensores

31. Condição 4:Demanda

32. Identificar UC com maior desperdício

Identificar maiores Unidades Consumidoras ofensoras

Verificar histórico através do Menu "FATURAMENTO - SIMULADOR - SIMULAR DEMANDA POR UC"

34. Realizar pedido de alteração demanda

Realizar Pedido de atrave´ s do menu " FATURAMENTO - CONTRATO DE DEMANDA - FORMULÁRIO DE CONTRATAÇÃO DE DEMANDA - escolher UNIDADE GESTORA - escolher RESPONSÁVEL TÉCNICO - apertar botão OK - escolher UC pertinente verificar/corrigir o valor da demanda a ser contrata - escolher período de contratação, verificar/corrigir potência do transformador - GERAR PEDIDO

35. Informar órgão da alteração

Informar órgão sobre o pedido de alteração de demanda e orientar órgão sobre a elaboração de Termo Aditivo para alteração do valor da demanda contratada

36. Elaborar Termo Aditivo para alterar demanda

Procedimento do Órgão

37. Encaminhar Termo Aditivo a Concessionária

Procedimento do Órgão

38. Formalizar contrato

Procedimento da Concessionária

33. Verificar histórico para demanda ideal

39. Encaminhar ao órgão

Procedimento da Concessionária

40. Receber/arquivar

Procedimento do Órgão

Ge rê nc ia de N or maliz aç ão de C on tr at os (GNOC)

C onc e ss ion ár ia

2.Analisar estrutura do arquivo

1. Encaminhar arquivo BXX

2a. Estrutura OK?

Não

3. Encaminhar a concessionária

4.Proceder correção

IMPORTAÇÃO DE BAIXA FATURA

Sim

5. Transmitir para o SGCP

GERÊNCIA DE NORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS (GNOC)

Fluxo de atividade: importação de baixa de fatura. Elaborado com apoio: Fábio Barbosa Pereira

Figura 8: Importação de baixa fatura

PROCESSO:

SEGMENTO: Data: 21.2.2014

Responsável: ADI

6.Importar para SGCP

Folha: 1/1

Versão: 1ª

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 69

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 3. Importação de baixa fatura UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

A concessionária de serviço de fornecimento de energia elétrica, Amazonas Distribuidora de Energia S/A, semanalmente ou a qualquer tempo se demandada pela CCGov, prepara os arquivos de Baixa de Faturas (BXX), conforme lay out padrão, e encaminha via email à CCGov.

2.Analisar estrutura do arquivo

1. Recepcionar os arquivos enviados. Consultar utilizando WordPad para análise da estrutura de dados dos arquivos. 2. Verificar a extensão dos arquivos enviados, corrigindo se necessário (extensão correta = ‘.TXT’). 3. Verificar se não há duplicação de dados nos arquivos enviados. Para tal, pesquisar CNPJ da concessionária (02341467000201), o qual deverá aparecer apenas no cabeçalho dos arquivos.

2a. Estrutura OK?

Identificados erros no arquivo, proceder conforme itens 3 e 4. Caso contrário, transmitir o arquivo (item 5).

Identificados erros nos arquivos enviados pela concessionária, devolvê-los, via email, para correção, evidenciando as não conformidades detectadas (em anexo, enviar os arquivos com erro).

1) Quando os erros detectados são sanáveis pela CCGov, corrigir arquivos e prosseguir com a importação dos dados. Nestes casos, a devolução dos arquivos à concessionária para correção, conforme item 3 supracitado, tem caráter preventivo, ou seja, aplicar-se-á tão somente aos futuros faturamentos. 2) Nos casos em que os erros detectados não possam ser sanados pela CCGov, indicar urgência à concessionária na correção das não conformidades e reenvio dos arquivos. Nestes casos, a devolução dos arquivos à concessionária para correção, conforme item 3 acima, tem caráter corretivo.

1. Gravar arquivos na pasta \\quebec\CGA\DSERV\ Coordenação\GGPARQUIVOS\Energia\Capital. 2. Transmitir os arquivos: Menu “MANUTENÇÃO >> TRANSMITIR ARQUIVOS >> TRANSMITIR

1.Importar dados de Baixa de Faturas: Menu “MANUTENÇÃO >> IMPORTAR ARQUIVOS >> BAIXA UC – ADMIN”. 2. Confirmar a importação de todos os dados enviados: 2.1 - Verificar a partir das mensagens de erro de importação (se houver) no Menu “MANUTENÇÃO >> INCONSISTÊNCIAS DO ARQUIVO >> INCONSISTÊNCIAS - ADMIN”.

1. Encaminhar arquivo BXX

3. Encaminhar a concessionária

4. Proceder correção

5. Transmitir para o SGCP

6.Importar para SGCP

Ger ênc ia d e N orm al izaç ão de C ont rat os (GNOC)

Órgão

Verificar se UC está cadastrada

Informar nova UC

Não

UC cadastrada?

Sim

Verificar CNPJ da UC

CADASTRO MANUAL DE UC

Não

CNPJ cadastral é igual ao que se deseja cadastrar?

GERÊNCIA DE NORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS (GNOC)

Cadastrar no SGCP

Fluxo de atividade: Cadastro manual de UC. Elaborado com apoio: Fábio Barbosa Pereira

Figura 9: Cadastro de UC

PROCESSO:

SEGMENTO:

Sim

Alterar CNPJ

Manter dados atuais

Responsável: ADI

Versão: 1ª

Folha: 1/1 Data: 21.2.2014

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 71

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 4. Cadastro manual de UC UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

Órgão comunica via e-mail uma nova Unidade Consumidora que ainda não consta no Cadastro de UCs do Sistema de Gestão de Contas Públicas - SGCP

2. Verificar se UC está cadastrada

"Consultar Cadastro de Ucs no Sistema de Gestão de Contas Públicas – SGCP, certificando se a UC consta ou não no referido cadastro: 1. Menu CADASTRO >> UNIDADE DE CONSUMO >> CADASTRO. 2. Digitar o Código UC e “Pesquisar”."

3. UC cadastrada

Caso a Unidade Consumidora conste no cadastro, proceder conforme itens 5 a 8.

4. Cadastrar no SGCP

"1. Confirmado que a Unidade Consumidora não consta do Cadastro, cadastrá-la, complementando as informações: 1.1. Menu CADASTRO >> UNIDADE DE CONSUMO >> CADASTRO. 1.2 - Ainda que a fatura não esteja cadastrada no CNPJ da UG responsável, cadastrá-la no CNPJ da UG. 1.3 - Na Descrição da UC, manter sempre o Nome da Unidade Consumidora constante da fatura. 2. Campos disponibilizados para o Cadastro de UCs: 2.1 - Código UC = N.º da Unidade Consumidora (Código Único). 2.2 - CNPJ da UG = N.º do CNPJ da Unidade Gestora. 2.3 - Descrição da UC = Nome da Unidade Consumidora constante da fatura. 2.4 - Logradouro = Endereço da Unidade Consumidora na fatura. 2.5 - N.º = Número da Unidade Consumidora na fatura. 2.6 - Complemento = Informações adicionais do endereço, se houver (campo opcional). 2.7 - Bairro 2.8 - Desc. da Localidade = não necessário (opcional). 2.9 - Município 2.10 - Código da UG = N.º da Unidade Gestora (AFI). 2.11 - Fone = não necessário (opcional). 2.12 - N.º Contrato Demanda = não necessário (opcional). 2.13 - Validade do Contrato = não necessário (opcional). 2.14 - Órgão = Selecionar Unidade Gestora na tabela. 2.15 - Endereço Sede = ‘SIM’ apenas quando a Unidade Consumidora for o endereço da sede da Unidade Gestora; ‘NÃO’ nos demais casos. 2.16 - Situação = ‘Ativado’. 3. Após efetuar o cadastro da Unidade Consumidora, ao menos uma fatura deve ser cadastrada manualmente(vide Fluxo do Cadastro Manual de Faturas). Não havendo faturas cadastradas para a Unidade Consumidora, a mesma não ficará disponível ao órgão para confirmação no Cadastro de UCs (Menu UCs / ACESSOS >> CONFIRMAR >> CADASTRO DE UCs). 4. Caso não haja fatura disponível para a Unidade Consumidora (nunca houve faturamento para a UC), cadastrar simbolicamente uma fatura (vide Fluxo do Cadastro Manual de Faturas) com valor total igual a ‘ZERO’ e “Situação” = ‘CANCELADA’."

5. Verificar CNPJ da UC

Comparar o CNPJ da Unidade Consumidora constante do cadastro com o CNPJ do órgão requisitante: Menu CADASTRO >> UNIDADE DE CONSUMO >> CADASTRO.

6. CNPJ cadastral é igual ao que se deseja cadastrar?

Se o CNPJ associado à Unidade Consumidora for igual ao CNPJ do órgão requisitante, proceder conforme item 7. Caso contrário, corrigir o CNPJ conforme item 8.

7. Manter dados atuais

Manter os dados cadastrados e comunicar ao órgão, via email, que a Unidade Consumidora já consta no cadastro, estando disponível para confirmação.

8. Alterar CNPJ

Corrigir o CNPJ no Cadastro de Ucs e comunicar ao órgão, via email, que a Unidade Consumidora já consta no cadastro, estando disponível para confirmação.

1. Informar nova UC

Ger ênc ia d e N orm al izaç ão de C ont rat os (GNOC)

Órgão

Verificar se UC está cadastrada

Enviar fatura para Cadastro

Comunicar ao órgão

Verificar CNPJ da UC

Sim

Não

CNPJ cadastral é igual ao que se deseja cadastrar?

Confirmar UC no SGCP

CADASTRO MANUAL DE FATURA

Fim

Alterar CNPJ

Manter dados atuais

GERÊNCIA DE NORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS (GNOC)

Cadastrar no SGCP com CNPJ do órgão

Não

UC cadastrada?

Fluxo de atividade: Cadastro manual de fatura. Elaborado com apoio: Fábio Barbosa Pereira

Figura 10: Cadastro Manual de fatura

PROCESSO:

SEGMENTO:

Cadastrar fatura

Comunicar ao órgão

Prossegue para fluxo 1. Etapa 5 “Analisar fatura”

Data: 21.2.2014

Responsável: ADI

Atestar fatura

Folha: 1/1

Versão: 1ª

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 73

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 5. Cadastro manual de fatura UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Enviar fatura para Cadastro

Órgão comunica via e-mail que dispõe de uma fatura que não consta na base de dados do Sistema de Gestão de Contas Públicas - SGCP

2. Verificar se UC está cadastrada

GNOC verifica a situação da fatura

3. UC está cadastrada?

4. UC está no CNPJ do órgão?

Verificar se CNPJ cadastrado é o mesmo do órgão solcitante

5. Analisar e corrigir cadastro

GNOC analisa TITULARIDADE e CNPJ da fatura e cadastra o CNPJ e/ou TITULARIDADE do órgão no cadstro da UC

6. Cadastrar fatura

7. Comunicar órgão

Enviar e-mail ou ligar comunicando do cadastro da fatura

8. Atestar fatura

Procedimento do órgão

9. CNPJ fatura é o mesmo do órgão?

Verificar CNPJ da fatura

10. Cadastrar UC

11. Cadastrar UC com CNPJ do órgão

Ge rê nc ia de N or maliz aç ão de C on tr at os (GNOC)

C once ss ion ária

2. Receber arquivos

1. Encaminhar arquivos FAT, CAD e DEB

Estrutura dos arquivos OK? Sim

IMPORTAÇÃO

Salvar pasta especifica

Transmitir para SGCP

GERÊNCIA DE NORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS (GNOC)

Comunicar Concessionária

Corrigir

Fluxo de atividade: importação. Elaborado com apoio: Fábio Barbosa Pereira

Figura 11: Importação

PROCESSO:

SEGMENTO:

Importar para SGCP

Data: 21.2.2014

Responsável: ADI

Comunicar ao órgão

Prossegue para ﬂuxo 1 e 2. Somente campo “Importar”

Folha: 1/1

Versão: 1ª

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 75

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 6. Importação UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Encaminhar arquivos FAT, CAD e DEB

A concessionária de serviço de fornecimento de energia elétrica, Amazonas Distribuidora de Energia S/A, após o 'fechamento' do faturamento mensal, prepara os arquivos de Faturamento (FAT), Cadastro (CAD) e Débito (DEB), conforme lay out padrão, e encaminha via email à CCGov.

2. Receber arquivos

Recepcionar os arquivos enviados. Consultar utilizando WordPad para análise da estrutura de dados dos arquivos.

1) Verificar a extensão dos arquivos enviados, corrigindo se necessário (extensão correta = ‘.TXT’). 2) Verificar se não há duplicação de dados nos arquivos enviados. Para tal, pesquisar CNPJ da concessionária (02341467000201), o qual deverá aparecer apenas no cabeçalho dos arquivos.

Identificados erros nos arquivos enviados pela concessionária, devolvê-los, via email, para correção, evidenciando as não conformidades detectadas (em anexo, enviar os arquivos com erro).

5. Corrigir

1) Quando os erros detectados são sanáveis pela CCGov, corrigir arquivos e prosseguir com a importação dos dados. Nestes casos, a devolução dos arquivos à concessionária para correção, conforme item 4 supracitado, tem caráter preventivo, ou seja, aplicar-se-á tão somente aos futuros faturamentos. 2) Nos casos em que os erros detectados não possam ser sanados pela CCGov, indicar urgência à concessionária na correção das não conformidades e reenvio dos arquivos. Nestes casos, a devolução dos arquivos à concessionária para correção, conforme item 4 acima, tem caráter corretivo.

6. Salvar pasta específica

Gravá-los na pasta \\quebec\CGA\DSERV\Coordenação\ GGPARQUIVOS\Energia\Capital

"1. Arquivo de Cadastro: 1.1 - Verificar se constam no arquivo de Cadastro unidades consumidoras que foram cadastradas manualmente no Sistema de Gestão de Contas Públicas – SGCP. 1.2 - Identificadas unidades consumidoras cadastradas manualmente, conferir o CNPJ (ou CPF) no arquivo de Cadastro. 1.3 - Caso o CNPJ (ou CPF) constante do arquivo de Cadastro seja diferente do CNPJ da UG (cadastrado manualmente), corrigir o CNPJ no arquivo de Cadastro antes da importação dos dados. 2. Arquivo de Faturamento: 2.1 - Verificar se constam no arquivo de Faturamento faturas cadastradas manualmente no Sistema de Gestão de Contas Públicas – SGCP, conforme PO.DSERV.03 (pesquisar pelo número da fatura). 2.2 - Identificadas faturas cadastradas manualmente, excluí-las do arquivo enviado (AM-8801;AM-8802;AM-8803;AM-8804). 3. Transmitir os arquivos: Menu “MANUTENÇÃO >> TRANSMITIR ARQUIVOS >> Selecionar arquivo >> TRANSMITIR"

3. Estrutura dos arquivos OK?

4. Comunicar Concessionária

7. Transmitir para SGCP

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

8. Importar para SGCP

9. Comunicar ao órgão

PASSO

DESCRIÇÃO

"1. Importação dos dados de Cadastro de UCs: Menu “MANUTENÇÃO >> IMPORTAR ARQUIVOS >> CADASTRO UC – ADMIN”. 2. Importação dos dados de Faturamento: Menu “MANUTENÇÃO >> IMPORTAR ARQUIVOS >> FATURAS UC – ADMIN”. 3. Importação dos dados de Débito: Menu “MANUTENÇÃO >> IMPORTAR ARQUIVOS >> DÉBITO UC – ADMIN”. 4. Confirmar a importação de todos os dados enviados: 4.1 - Cadastro de UCs e Débito - verificar a partir das mensagens de erro de importação (se houver) no Menu “MANUTENÇÃO >> INCONSISTÊNCIAS DO ARQUIVO >> INCONSISTÊNCIAS - ADMIN”. 4.2 - Faturamento - encaminhar arquivo ao Programador do SGCP para análise, correção e importação dos dados (se possível)."

"Atualizar, na página inicial do Sistema de Gestão de Contas Públicas – SGCP, menu NOTÍCIAS - ""FATURAS DISPONÍVEIS PARA ATESTO"", o Mês de Referência e a Data de Vencimento das faturas disponíveis para atesto: 1. Acessar o Sistema “SCA – Sistema de Controle de Acesso” acessível no Link http://sistemas.intra.sefaz.am/scaprd/ login.º 2. Fazer o Login no Sistema. 3. Acessar Menu Outros/Consultar Mensagem Sistema. 4. Selecionar SGCP – Sistema de Gestão de Contas Públicas e clicar em pesquisar. 5. Selecionar Título ""Faturas Disponíveis para Atesto"" e clicar no botão Opção. 6. Alterar na mensagem o Mês de Referência, a Data de Vencimento das faturas e a Data da Publicação."

GNOC

Órgão

8. Analisar justificativa do emprenho

7. Encaminhar GNOC

6. Justificar

Sim

5. Precisa de justificativa?

Não

2. Possui Contrato?

1. Gerar NE de serviço

Não

Sim

9. Aceita?

Não

10. Devolver. Pedir correção

Passo 4

Sim

4. Atestar serviço

3. Vincular NE ao Contrato

b) Sem ressalva

a) Com ressalva

11. Devolver órgão com orientação

11. Efetuar correção

Passo 3

10. Liquidar empenho

Fim

12. Devolver órgão

Passo 4

Observar orientação

11. Efetuar pagamento

Fluxo de atividade: Análise natureza do Empenho de Serviço (NES). Elaborado com apoio: Márcia Amorim de Souza Cruz

ANÁLISE DE NATUREZA DE EMPENHO DE SERVIÇO (NES)

GERÊNCIA DE NORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS (GNOC)

Figura 12: Análise de natureza de empenho

PROCESSO:

SEGMENTO:

Passo 4

Folha: 1/1 Data: 21.2.2014

Versão: 1ª Responsável: ADI

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 79

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 7. Análise de natureza de empenho de serviço UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

O órgão irá emitir uma nota de empenho para a contratação de serviços. O Sistema de Gestão de Contratos - SGC identifica a natureza da despesa informada no empenho e, quando for o caso, exige que este seja vinculado a um contrato ou que seja informada a justificativa de não ter sido celebrado contrato para aquele empenho.

2. Precisa de justificativa?

Caso a NE emitida para cobrir a despesa do serviço contratado não esteja vinculada a um contrato de prestação de serviço, o órgão deverá efetuar a justificativa no SGC, na opção "justificar empenho".

3. Analisar justificativa do empenho

Após a justificativa realizada pelo órgão, a equipe de suporte do SGC irá efetuar a análise desta justificativa

4. Aceita?

A equipe de suporte do SGC irá verificar se a justificativa será aceita, aceita com ressalva ou recusada.

a) Com ressalva

Caso a justificativa seja aceita com ressalvas, a equipe irá liberar a NE, porém fará uma orientação sobre o procedimento correto a ser utilizado.

b) Sem ressalva

Aceita a justificativa, o SGC irá liberar a nota de empenho para a realização do atesto.

5. Não aceita?

A equipe de suporte do SGC verifica que a NE deveria estar relacionada a um contrato. A justificativa é recusada.

6. Devolver. Pedir correção

A justificativa somente será recusada se existir um contrato para aquela despesa. Assim, O órgão é informado que a NE deverá ser vinculada ao contrato respectivo.

7. Efetuar correção

O órgão deverá vincular a NE ao contrato respectivo

No caso de NE com justificativa aceita (com ou sem ressalva), o órgão irá efetuar o registro do processo de pagamento no Sistema de Gestão de Contratos, por meio da funcionalidade "Atesto sem contrato" e irá emitir o Termo de Execução de Serviços referente a serviço prestado no órgão. No Caso de NE com justificativa recusada e posteriormente vinculada ao contrato correspondente, o Orgão deverá proceder o atesto na opção "Ações de Fiscalização - Registrar atesto", também no Sistema de Gestão de Contratos - SGC.

9. Liquidar empenho

Após a emissão do Termo de Execução de Serviços - TES, o Sistema de Gestão de Contratos irá liberar a nota de empenho respectiva para que seja feita a liquidação da despesa no Sistema de Administração Financeira - AFI

10. Efetuar pagamento

Liquidada a despesa, o órgão dispondo de recursos financeiros, poderá efetuar o pagamento pelo serviço contratado.

1. Gerar NE de serviço

8. Efetuar o registro do atesto

Ge rê ncia de Normali zação de Contratos (GNOC)

Orgão

1. Registar contrato no SGC

2. Analisar registro

Fluxo de atividade: análise de contrato(ajustes) Elaborado com apoio: Márcia Amorim de Souza Cruz

Figura 13: Análise de contrato

PROCESSO:

SEGMENTO:

6. Validar registro (desbloqueio NE)

3. Necessita correção? Não

4. Devolver para correção

Sim

5. Efetuar correção

ANÁLISE DE CONTRATO (AJUSTES)

8. Liquidar NE

7. Encaminhar ao orgão

GERÊNCIA DE NORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS (GNOC)

Fim

Data: 21.2.2014

Responsável: ADI

9. Efetuar pagamento

Folha:1/1

Versão: 1ª

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 81

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 8. Análise de contrato (ajustes) UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Registar contrato no SGC

O órgão, após a assinatura e publicação de um novo ajuste (contrato, convênio, etc) ou de uma alteração ao contrato firmado (aditivo ou apostila), irá registrar as principais informações no Sistema de Gestão de Contratos - SGC.

2. Analisar registro

Após o cadastro feito pelo órgão, o registro do contrato aparecerá para a equipe de suporte do SGC efetuar a análise do registro.

3. Necessita correção?

Na análise do registro, verifica-se se há a necessidade de correção de alguma informação registrada pelo órgão.

Caso seja verificada a existência de alguma incorreção, e não seja possivel a correção pela equipe de suporte, o registro será encaminhado ao órgão para revisão das informações cadastradas.

O órgão é informado da necessidade de revisão no cadastro, procede a correção das informações apontadas pela equipe de suporte e reencaminha o cadastro do contrato para reanálise da CCGov, visando manter um padrão no registro das informações.

6. Validar registro (desbloqueio NE)

Após a correção das informações pelo equipe de suporte ou pelo órgão cadastrador, o registro do ajuste será validado e passará a integrar o banco de dados do Sistema de Gestão de Contratos - SGC.

7. Liberar o registro

Validado o registro, o órgão poderá efetuar o registro do atesto no Sistema de Gestão de Contratos e emitir o Termo de Execução de Serviços.

8. Efetuar o registro do atesto

O órgão (através do fiscal do contrato) irá efetuar o registro do processo de pagamento no Sistema de Gestão de Contratos, por meio da funcionalidade "Ações de Fiscalização - Registro do atesto" e irá emitir o Termo de Execução de Serviços referente a determinado período de realização do serviço prestado no órgão.

9. Liquidar NE

10. Efetuar pagamento

Liquidada a despesa, o órgão dispondo de recursos financeiros poderá efetuar o pagamento pelo serviço contratado.

4. Devolver para correção

5. Efetuar correção

Gerência de Padronização de Serviço (GPSE)

Departamento de Gestão de Materiais e do Registro de Preços (DGMAT)

1. Analisar custos serviços

3. Arquivar processo

Não

2. São serviços comuns com valores elevados?

Fim

Sim

4. Elaborar estudo: a) Levantamento de dados; b) Viabilidade econômica

6. Arquivar processo

Não

5. É viável economicamen te?

Fluxo de atividade: Padronização de Serviço. Elaborado com apoio: Eduardo Reis dos Santos

Figura 14: Padronização de serviço

7. Definir modelo padrão

Fim

Sim

8. Catalogar no eCompras

9. Bloquear itens diferentes do padronizado 10. Estabelecer valor máximo

11. Inserir no ecompras VM dos itens catalogados

12. Elaborar Projeto Básico

13. Encaminhar DGMAT

14. Receber e encaminhar GSRP

Seguir fluxo GSRP

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 83

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 9. Padronização de serviço UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Analisar custos serviços

Fazer levantamento de custos dos serviços

2. São serviços comuns com valores elevados?

Verificar se os serviços são comuns e os valores elevados

3. Arquivar processo

Se os serviços nã forem comuns e os valores não forem elevados, arquivar processo.

4. Elaborar estudo: a) Levantamento de dados; b) Viabilidade econômica

Elaborar estudo, mostrando o custo atual e o custo proposto.

5.É viável economicamente?

Mostrar o resultado financeiro. Se positivo, dar sequencia ao processo; se negativo arquivar processo.

6. Arquivar processo

Se não for viável economicamente, arquivar processo

7. Definir modelo padrão

Após análise de modelos pesquisados, definir modelo padrão.

8. Catalogar no e-Compras

Catalogar modelo padrão no e-compras.

9. Bloquear itens diferentes do padronizado

Após definir modelo padrão, bloquer itens difentes no sistema e-compras.

10. Estabelecer valor máximo

Definir valor máximo para o modelo padrão.

11. Inserir no e-compras VM dos itens catalogados

Inserir no sistema e-compras o valor máximo para o modelo padronizado.

12. Elaborar Projeto Básico

Elaborar projeto básico para o serviço

13. Encaminhar DGMAT

Encaminhar modelo padrão para DGMAT.

14. Receber e encaminhar GSRP

Encaminhar processo para GSRP.

Ge rê ncia de Pa dr on iza ção de Se r viço s (GPSE)

Órgão/Unida de exe cut ado r a

2. Distribuir TR para Catalogador

1. Criar TR + PB

Início

3. Verificar TR

4. Campos preenchidos corretamente?

Não

5. Devolver TR.

6. Sanar inconsistência

Fluxo de atividade : Catalogação de serviço - Preparado com apoio Eduardo

Sim

Figura 15: Catalogação de serviços

7. Analisar descritivo

8. É possível identificar serviço

Não

9. Devolver TR. Solicitar esclarecimento sobre serviço

10. Esclarecer dúvidas

Sim

11. Consultar catálogo

12. Há serviço idêntico?

Sim

12a. Negar TR. Justificar

Não

Fim

13. Verificar assemelhado

14. Serviço assemelhado?

Sim

15.Devolver TR. Sugerir item existente

16. Analisar sugestão

Não

19. Negar TR. Concluído

18. Informar catalogador

Sim

17. Atende?

Não

Fim

21. Pesquisar Fontes diversas

20. Justificar

22. Classe padronizada?

Sim

22a. Elaborar descritivo

Não

Responsável: ADI

23. Criar descritivo padrão

24. Registrar item no catalogo

24a. Comunicar ao órgão

24b. Receber comunicado

25. Revisar itens semelhantes

Data: 21.2.2014

Fim

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 85

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 10. Catalogação de serviço UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Criar TR + PB

Após fazer consulta ao Catálogo de Serviços e verificar que o item não existe registrado, o órgão solicita catalogação do novo item criando o TR (Termo de Referência) com as especificações do produto que deseja adquirir, anexando o projeto básico do serviço.

2. Distribuir TR para Catalogador

O Gerente distribui o TR ao catalogador de acordo com sua área de pesquisa.

3. Verificar TR

Abre o TR e verifica se o campo Referência (site, cotação, fornecedor, telefone para contato, email, catálogo ou outras fontes) está preenchido corretamente (passível de validar a descrição do serviço) .

4. Campos preenchidos corretamente?

Se os campos estiverem preenchidos corretamente, analisa o descritivo, se não, o TR deve ser devolvido para o órgão.

5. Devolver TR.

O catalogador, informando as inconsistências, retorna o pedido de catalogação ao órgão para serem corrigidos.

6. Sanar inconsistência

O órgão abre o TR e corrige e/ou complementa as dados solicitados, reenviando o pedido novamente para verificação.

7. Analisar descritivo

O catalogador avalia se é possível compreender e identificar qual o serviço que foi solicitado para catalogação.

8. É possível identificar serviço

Se for possível compreender e identificar o serviço, consulta o catálogo, se não, devolve TR para corrigir descrição ou esclarecer as dúvidas.

9. Devolver TR. Solicitar esclarecimento sobre serviço

O catalogador, informando as inconsistências ou dúvidas, retorna o TR ao órgão para os devidos esclarecimentos.

10. Esclarecer dúvidas

O órgão corrige e/ou esclarece as inconsistências no descritivo e reenvia o pedido para análise.

11. Consultar catálogo

Com base na descrição do item solicitado, o catalogador informa os parâmetros que entende como necessários para encontrá-lo no catálogo geral, afim de verificar se realmente o item não existe.

12. Há serviço idêntico?

Se existe, o catalogador "Nega" o TR , se não, verifica se existe item assemelhado.

13. Verificar assemelhado

Se existe, o catalogador "Devolve o TR. Sugerir item existente", se não, "Pesquisar Fontes diversas".

14. Serviço assemelhado?

Se existe, o catalogador "Devolve o TR. Sugerir item existente", se não, "Pesquisar Fontes diversas".

15.Devolver TR. Sugerir item existente

Informa o ID de produto assemelhado já registrado e solicita posicionamento e justificativa do órgão quanto à utilidade ou não do ID sugerido.

16. Analisar sugestão

Verifica junto ao setor competente se o ID sugerido atende as necessidades.

17. Atende?

Se atende, "Informar Catalogador", se não, "Justificar".

18. Informar catalogador

O Órgão reenvia o TR ao catalogador, comunicando a aceitação do ID sugerido.

19. Negar TR. Concluído

Registra a aceitação pelo Órgão do ID sugerido. Para esta ação tem-se como concluído a análise do TR.

20. Justificar

Informar os motivos técnicos para a não aceitação do item sugerido.

O catalogador precisa descrever o serviço de forma clara, objetiva, sem direcionamentos a marcas e/ou fabricantes específicos (limitando a concorrência). É preciso pesquisar o serviço em sites, catálogos, entrar em contato com fornecedor por email, telefone, fazer visita técnica ou utilizar-se de outras ferramentas disponíveis afim de garantir a especificação mais adequada para o serviço. Verifica a classificação (Grupo, Subgrupo e Classe) mais adequada no catálogo e se a mesma possui um padrão já estabelecido.

21. PesquisarFontes diversas

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

22. Classe padronizada?

Se padronizada, "Elaborar descritivo", se não, "Criar descritivo padrão".

22a

Alguns itens que já passaram pelo processo de revisão já têm um padrão estabelecido para sua especificação devendo o catalogador atentar para as característcias que foram estabelecidas como necessárias para melhor definir o serviço Seguir o modelo proposto nos itens já registrados naquela classe, fazendo as adequações necessárias para o novo item.

23. Criar descritivo padrão

Após verificar que não existe um padrão de descritivo já elaborado para o serviço o catalogador, com base nas informações coletadass em suas pesquisas, cria um padrão com as informações que são relevantes destacar sobre determinado serviço, devendo essas mesmas caracterísiticas, quando pertinentes, ser observadas nas futuras catalogações na classe padronizada.

24. Registrar item no catalogo

Registrar o serviço padronizado no catalogo de serviços.

24a. Comunicar ao órgão

24a

Informar ao órgão que o serviço já foi catalogdo.

24b. Receber comunicado

24b

Órgão informa sobre serviço catalogado.

22a. Elaborar descritivo

25. Revisar itens semelhantes

DESCRIÇÃO

Com base no conhecimento adquirido durante a pesquisa para elaborar a descrição do novo item, deve o catalogador REVISAR os itens semelhantes já registrados no catálogo, verificando se os mesmos estão descritos de forma correta e se estão registrados na classificação de Grupo, Subgrupo e Classe mais adequadas.

Manual de gestão

DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE MATERIAIS E DO REGISTRO DE PREÇOS GBAN: Fig. 16.

Reavaliação de preço máximo

Fig. 17.

Pesquisa de mercado

Fig. 18.

Catalogação de material

GPMA:

GREM:

GSRP: Recebimento de material Fig. 19. Fig. 20. Constituição de ata de registro de preço I Fig. 21. Constituição de ata de registro de preço II Fig. 22. Gestão de ata: autorização de adesão (carona) Fig. 23. Gestão de ata: solicitação de aditivo de item registrado Fig. 24. Gestão de ata: pedido de cancelamento de item registrado Fig. 25. Gestão de ata: pedido de alteração de preço registrado Fig. 26. Gestão de ata: autorização de compras via registro de preço Fig. 27. Gestão de ata: solicitação de liberação de item Fig. 28. Gestão de ata: solicitação de troca de marca de item registrado Fig. 29. Gestão de ata: comunicação de inadimplência do fornecedor com preço registrado

2. Realizar pesquisa

1. Solicitar RPM do item

Figura 16: Reavaliação de preço máximo

Órgão

Gerência de Banco de Preços (GBAN)

3. Avaliar pesquisa e justificativa

3a. Aceita?

Nao

5. Rejeitar sugestão preço do órgão

6. Preço máximo necessita de ajustes

Nao

7. Comunicar ao órgão

8. Tomar ciência

Sim

PROCESSO: REAVALIAÇÃO DE PREÇO MÁXIMO

4. Alterar preço máximo

9. Comunicar ao órgão

Fluxo de atividade de Reavaliação de preço máximo SEGMENTO: GERÊNCIA DE BANCO DE PREÇOS (GBAN) Elaborado com apoio: Bruno

Fim

10. Alterar preço máximo

Responsável: ADI

Versão: 1ª

Fim

Data: 21.2.2014

Folha: 1/1

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 89

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 1. Reavaliação de preço máximo UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

O órgão solicita a liberação do Preço Máximo cadastrado no sistema como limitador para compra. Ao solicitar a liberação, deve JUSTIFICAR o pedido informando os valores obtidos no mercado, bem como o nome das empresas consultadas.

2. Realizar pesquisa

"A Gerência verifica se o item está em um Pregão Eletrônico para RP em andamento ou recém finalizado, aguardando apenas a homologação ou publicação. A Gerência efetua uma pesquisa de mercado rápida (prioritariamente no banco de dados da NFe) para comparar com o preço informado pelo órgão."

3. Avaliar pesquisa e justificativa

Após esta etapa, a Gerência efetua a avaliação do pedido e insere uma justificativa - aceitando ou não o pedido de modificação do Preço Máximo.

"Se ACEITAR o pedido do órgão, a Gerência deve ALTERAR O PREÇO MÁXIMO. Caso NÃO ACEITE, a Gerência deve REJEITAR A SUGESTÃO DE PREÇO DO ÓRGÃO."

4. Alterar preco maximo

O preço é alterado, AUTOMATICAMENTE no momento da aprovação do pedido, de acordo com o solicitado pelo órgão. O valor informado pelo órgão é inserido como o novo Preço Máximo.

5. Rejeitar sugestao preco do orgao

A Gerência constata que a sugestão de preço informada pelo órgão está acima do preço paticado no mercado.

6. Preço máximo necessita de ajustes

Embora a Gerência verifique que o valor informado pelo órgão esteja acima do praticado no mercado, a Gerência poderá entender que o Preço Máximo precisa ser modificado (para um valor diferente do informado pelo órgão).

7. Comunicar ao órgão

Caso a Gerência entenda que o preço NÃO PRECISA sofrer reajuste, no momento da justificativa, o órgão é comunicado da negativa do seu pedido.

O órgão toma ciência da negativa e recebe as justificativas elaboradas pela Gerência ao negar o pedido. A Gerência informa que o item consta em processo para Registro de Preços em andamento no sistema ou informa o nome de algumas empresas a serem consultadas pelo órgão para que o mesmo possa se adequar ao Preço Máximo vigente no sistema.

9. Comunicar ao órgão

Caso a Gerência entenda que o preço PRECISA sofrer reajuste, no momento da justificativa, o órgão é comunicado da negativa do seu pedido e informado que um novo Preço Máximo foi inserido.

10. Alterar preço máximo

A Gerência deverá inserir um novo Preço Máximo MANUALMENTE por meio do link CADASTRO - MANUTENÇÃO DE CADASTRO - ITEM.

1. Solicitar RPM do item

3a. Aceita?

8. Tomar ciência

Gerência de Banco de Preços (GBAN)

Órgão

2. Receber/ Encaminhar ao pesquisador

1. Solicitar Pesquisa de Mercado

3. Analisar e estabelecer roteiro

3a. Há preço atualizado BP?

Fluxo de atividade: Pesquisa de Mercado para órgão. Elaborado com apoio: Bruno da Silva de Santana

Figura 17: Pesquisa de Mercado

Sim

Não

4. Coletar preços. NF-e. Fontes diversas

Nao

8. Excluir item do mapa

11a. Há necessidade de ajustes?

12. Proceder ajustes

Fim

9. Analisar preços coletados Elaborar Mapa Consolidado

11. Analisar Mapa

Sim

Sim 10. Reunir documentação Encaminhar Gerente

7. Cancela item?

Sim

4a. Êxito da coleta de preço?

Não

5. Comunicar órgão

6. Tomar ciencia

Não

13. Finalizar pesquisa

14. Encaminhar ao órgão

15. Receber e prosseguir processo de compra

Fim

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 91

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 2. Pesquisa de Mercado UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Solicitar pesquisa de mercado

O órgão solicita pesquisa de mercado via sistema: SRP & BP SOLICITAÇÃO DE PESQUISA DE MERCADO.

2. Receber/Encaminhar ao pesquisador

O gerente do banco de preços verifica as pesquisas de mercado no status AGUARDANDO PESQUISADOR e direciona aos membros da equipe.

"O integrante da equipe recebe a sua pesquisa e analisa os passos a serem seguidos. Verifica qual o histórico do item - se o item esteve em processo recente, se foi homologado ou fracassado. Verifica se há preço recente no BP: preço de pesquisa de mercado, licitação (PE) e / ou Compra Eletrônica (CEL)."

"Analisar se há preço atualizado no banco de preços (o período de validade de um preço depende do tipo de item pesquisado). Se HÁ PREÇO ATUALIZADO, o pesquisador deverá partir para a inclusão do item no mapa comparativo. Se NÃO HÁ PREÇO ATUALIZADO, o pesquisador deverá efetuar uma nova pesquisa no mercado. "

3. Analisar e estabelecer roteiro

3a. Há preço atualizado BP?

4. Coletar preços. NF-e. Fontes diversas

"O pesquisador deverá efetuar uma pesquisa de mercado. PRIORITARIAMENTE deverá ser utlizado o preço coletado no banco de dados da NFe; contudo, caso o item não seja encontrado nesta fonte ou não hajam outros preços no banco de preços, a pesquisa deverá ser realizada de forma tradicional: IN LOCO, INTERNET, FAX e TELEFONE. Para as pesquisas de mercado de medicamentos, a pesquisa deve ser iniciada pela TABELA CMED - reguladora dos preços de medicamentos ao setor público, no COMPRASNET e no banco NFe. "

"Caso HAJA ÊXITO na pesquisa de mercado, o pesquisador deverá partir para a inclusão do item no mapa comparativo. Se NÃO HOUVER ÊXITO, o pesquisador deve comunicar ao solicitante da pesquisa para que avalie a continuidade do item. "

5. Comunicar orgao

O pesquisador deve entrar em contato com o solicitante via email e/ou telefone e informar a dificuldade em coletar preço para o item ou eventual problema no descritivo e a necessidade de possíveis modificações.

6. Tomar ciencia

O órgão toma ciência e verifica se precisará modificar o descritivo ou o próprio órgão realiza a pesquisa de mercado.

7. Cancela item

É analisado se o item precisa ser cancelado.

8. Excluir item do mapa

Uma vez excluído o item, ele não será incluído no mapa comparativo.

O preço pesquisado na NFe é o preço médio das transações encontrados no período selecionado. Para a confecção do mapa comparativo é necessária a presença de um mínimo de 3 fornecedores com cotações para cada item, portanto ao coletar o preço da NFe, o pesquisador precisa encontrar, no mínimo mais 2 preços para o item, que podem ser preços de PE, CEL ou pesquisa de mercado tradicional (preços não superiores a 1 ano).

10. Reunir documentação Encaminhar Gerente

Após a coleta e a escolha dos preços adequados pelo pesquisador, a pesquisa física é encaminhada ao Gestor para validação dos preços coletados e escolhidos e seu posterior arquivamento.

11. Analisar Mapa

O Gestor analisa o mapa comparativo elaborado pelo pesquisador; verifica os preços e os fornecedores consutados.

11a. Há necessidade de ajustes

11a

Caso haja necessidade de ajustes, o próprio Gestor efetua as modificações devidas.

4a. Êxito da coleta de preço?

9. Analisar preços coletados/Elaborar Mapa Consolidado

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

12. Proceder ajustes

"O gestor pode efetuar os seguintes ajustes: a. escolha de outros preços mais adequados ao parâmetro (último preço registrado) b. realização de nova pesquisa em caso de pesquisa efetuada de forma incorreta."

13. Finalizar pesquisa

Após a aprovação do mapa comparativo pelo Gestor ou a após a correção de EVENTUAIS problemas, o Gestor finaliza a pesquisa de mercado.

14. Encaminhar ao orgao

Após a finalização, ENVIA um aviso via sistema ao solicitante que o Mapa Comparativo está finalizado.

15. Receber e prosseguir processo de compra

O órgão recebe o Mapa Comparativo no próprio sistema (SRP & BP - SOLICITAÇÃO DE PESQUISA - N.º SP - MAPA COMPARATIVO) e utiliza os preços em seu processo de compras.

2. Distribuir TR para Catalogador

1. Criar TR

Início

3. Verificar TR

4. Campos preenchidos corretamente?

Não

5. Devolver TR.

6. Sanar inconsistência

Sim

Figura 18: Catalogação de material

Fluxo de atividade Nome: Catalogação de material Preparado com apoio do Edson Melo de Sousa

Órgão/Unidade executadora

Gerência de Padronização de Materiais (GPMA)

7. Analisar descritivo

8. É possível identificar produto

Não

9. Devolver TR. Solicitar esclarecimento sobre produto

10. Esclarecer dúvidas

Sim

11. Consultar catálogo

12. Há produto idêntico?

Sim

12a. Negar TR. Justificar

Não

Fim

13. Verificar assemelhado

14. Produto assemelhado?

Sim

15.Devolver TR. Sugerir item existente

16. Analisar sugestão

ProceSSo: cataloGação de Materiais

Não

19. Negar TR. Concluído

18. Informar catalogador

Sim

17. Atende?

Segmento: Gerência de Padronização de Materiais (GPMa)

Não

Fim

21. Pesquisar Fontes diversas

20. Justificar

22. Classe padronizada?

Sim

22a. Elaborar descritivo

Não

Folha: 1/1

23. Criar descritivo padrão

24. Registrar item no catalogo

25. Revisar itens semelhantes

data: 11.2.2014

24a. Comunicar ao órgão

24b. Receber comunicado

responsável: adi

Versão: 1ª

seFaz/ccGov

Fim

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 95

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 3. Catalogação de material UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

Criar TR

Após fazer consulta ao Catálogo de Materiais e verificar que o item não existe registrado, o órgão solicita catalogação do novo item criando o TR (Termo de Referência) com as especificações do produto que deseja adquirir.

Distribuir TR para Catalogador

O Gerente distribui o TR ao catalogador de acordo com sua área de pesquisa.

Verificar TR

Referência preenchida corretamente?

Se a referência estiver correta, analisa o descritivo, se não, o TR deve ser devolvido para o órgão.

Devolver TR - Referência

O catalogador, informando as inconsistências, retorna o pedido de catalogação ao órgão para serem corrigidos.

Sanar inconsistência

O órgão abre o TR e corrige e/ou complementa as dados solicitados, reenviando o pedido novamente para verificação.

Analisar Descritivo

O catalogador avalia se é possível compreender e identificar qual o produto que foi solicitado para catalogação.

É possível identificar produto?

Se for possível compreender e identificar o produto, consulta o catálogo, se não, devolve TR para corrigir descrição ou esclarecer as dúvidas.

Devolver TR - Descrição

O catalogador, informando as inconsistências ou dúvidas, retorna o TR ao órgão para os devidos esclarecimentos.

Esclarecer dúvidas

O órgão corrige e/ou esclarece as inconsistências no descritivo e reenvia o pedido para análise.

Consultar catálogo

Com base na descrição do item solicitado, o catalogador informa os parâmetros que entende como necessários para encontrá-lo no catálogo geral, afim de verificar se realmente o item não existe.

Há produto idêntico?

Se existe, o catalogador "Nega" o TR , se não, verifica se existe item assemelhado.

Negar TR - Justificar

12a

Informar ao órgão que existe no catálogo um item idêntico ao solicitado, comunicando o ID. Para esta ação tem-se como concluído a análise do TR.

Produto assemelhado?

Se existe, o catalogador "Devolve o TR. Sugerir item existente", se não, "Pesquisar Fontes diversas".

Devolve o TR. Sugerir item existente

Informa o ID de produto assemelhado já registrado e solicita posicionamento e justificativa do órgão quanto à utilidade ou não do ID sugerido.

Analisar Sugestão

Verifica junto ao setor competente se o ID sugerido atende as necessidades.

Atende?

Se atende, "Informar Catalogador", se não, "Justificar".

Devolver TR. Informar Catalogador

O Órgão reenvia o TR ao catalogador, comunicando a aceitação do ID sugerido.

Negar TR - Concluído

Registra a aceitação pelo Órgão do ID sugerido. Para esta ação tem-se como concluído a análise do TR.

Justificar

Informar os motivos técnicos para a não aceitação do item sugerido.

O catalogador precisa descrever o produto de forma clara, objetiva, sem direcionamentos a marcas e/ou fabricantes específicos (limitando a concorrência). É preciso pesquisar o produto em sites, catálogos, entrar em contato com fornecedor por email, telefone, fazer visita técnica ou utilizar-se de outras ferramentas disponíveis afim de garantir a especificação mais adequada para o produto. Verifica a classificação (Grupo, Subgrupo e Classe) mais adequada no catálogo e se a mesma possui um padrão já estabelecido.

Pesquisar Fontes Diversas

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA Classe padronizada?

Elaborar descritivo

Criar descritivo padrão

Revisar itens semelhantes

PASSO

DESCRIÇÃO

Se padronizada, "Elaborar descritivo", se não, "Criar descritivo padrão".

22a

Alguns itens que já passaram pelo processo de revisão já têm um padrão estabelecido para sua especificação devendo o catalogador atentar para as característcias que foram estabelecidas como necessárias para melhor definir o produto. Seguir o modelo proposto nos itens já registrados naquela classe, fazendo as adequações necessárias para o novo item.

Após verificar que não existe um padrão de descritivo já elaborado para o produto, o catalogador, com base nas informações coletas em suas pesquisas, cria um padrão com as informações que são relevantes destacar sobre determinado produto, devendo essas mesmas caracterísiticas, quando pertinentes, ser observadas nas futuras catalogações na classe padronizada.

3. Receber NE

2. Entregar NE ao Fornecedor

1. Emitir NE

Início

5a. Informar órgão Comprador

4. Emitir NF-e

5b. Expedir material

6. Avaliar conformidade entre NF-e e NE

Sim

Fim

7. Verificar desembaraço NF-e

8b. Desembaraçar NF-e

7a. Não receber material

Não

NF-e Conforme NE?

8a. Orientar Fornecedor a desembaraçar a NF-e

Não

NF-e Desembaraçada? Sim

8. Realizar verificação preliminar do material

Figura 19: Recebimento de material

Nome: Recebimento de material Equipe de elaboração: Sander José Couto da Silva

Orgão

Fornecedor

Gerência de Recebimento e Estoques de Materiais

Comissão Mista de recebimento

Não

Pro ssegui r com recebimen to?

Sim

9. Ver ificar se NF-e pod e ser juntada a recebimen to em and amento

Não

10. Associa r NF-e a NE no e-Recebimento

13b. Enviar Termo de Notificação ao Fornecedor

10a. Juntar NF-e e ao recebimento em andamento

Sim

NF-e será juntada?

11a. Lan çar qu anti tativo dos produ tos e-Recebimento

12. Verificar falta ou avaria

13a. Emitir Termo de Notificação ao Fornecedor

Sim

Há falta ou avaria? Não

ProceSSo: receBiMento de Material

13. Verificar Registro da NF-e no Ajuri?

3 membros

Sim

18a. Destacar 1 Membro para Comissão

17. Destacar 1 Membro para comissão

14. Verificar valor NE

18. Destacar 2 Membros para Comissão

NF-e registrada no Ajuri? Sim

Não

11b.Registar NF-e no Ajuri

Segmento: Gerência de receBiMento e estoqUes de Materiais (GreM)

NE > que 80 mil?

20a. Par ece r Membro 2

19a. Conferir material Membro 2

20b. Par ece r Membro 3

20. Par ece r Membro 1

19b. Conferir material Membro 3

Sim

Receber definitivamente ?

A se quencia ocorre: a) sem a presen ça da Comissão b) com a Comissão

15. Responder chek list

17a. Destacar 2 Membros para comissão

Não

19. Conferir material Membro 1

16. Verificar se valor > que 80 mil

Sim

NE > que 8mil?

Não

Captura do resultado

Fim

22. Emitir TCR

22a. Emitir TCNR

Sim

Maioria favorável ao recebimen to?

Não

21. Apurar resultado de Pareceres

22c. Estornar registro no Ajuri

22b. Devolver material

data: 11.2.2014

responsável: adi

A se quencia ocorre: a) sem a presen ça da Comissão b) com a Comissão

Folha: 1/1

Versão: 1ª

Fim

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 99

100

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 4. Recebimento de material UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

Emitir NE.

Órgão emite Nota de Empenho no AFI.

Entregar NE ao fornecedor.

Órgão entrega Nota de Empenho ao fornecedor.

Receber NE.

Fornecedor recebe a Nota de Empenho do órgão comprador.

Emitir NF-e.

Fornecedor emite a Nota Fiscal Eletrônica.

Informar órgão comprador.

A GREM através do sistema e-Recebimento, capta a NF-e emitida e informa a emissão ao órgão comprador.

Expedir material.

O fornecedor separa, embarca e entrega o material e a Nota Fiscal ao órgão comprador.

Avaliar conformidade entre NF-e e NE.

O almoxarife antes de receber o material, avaliar se a Nota Fiscal esta de acordo com a NE.

Verificar desembaraço da NF-e.

O almoxarife antes de receber o material, verifica no e-Recebimento se a Nota Fiscal esta desembaraçada.

Não Receber material.

O material não deve ser recebido caso a Nota Fiscal não esteja de acordo com a NE.

Realizar verificação preliminar do material.

O almoxarife antes de receber o material realiza uma avaliação prévia do material.

Orientar fornecedor a desembaraçar a NF-e.

Nos casos em que a Nota Fiscal não esta desembaraçada, o almoxarife orienta o fornecedor ou transportador a realizar o desembaraço.

Desembaraçar NF-e

Fornecedor realizar o desembaraço da NF-e.

Verificar se a NF-e pode ser juntada a recebimento em andamento.

Almoxarife avalia se deve juntar NF-e a um recebimento já existente ou gerar novo recebimento.

Associar NF-e a NE no e-Recebimento.

Almoxarife gera novo recebimento.

Juntar NF-e a recebimento em andamento

Almoxarife associa NF-e a um recebimento já existente e no status “em andamento”.

Lançar quantitativo dos produtos no e-Recebimento.

Almoxarife inicia o recebimento provisório, inserindo as quantidades de cada produto consignado na NF-e e a quantidade efetivamente recebida.

Verificar falta ou avaria

O sistema e-Recebimento avalia as informações inseridas pelo almoxarife indicado se houve falta ou avaria.

Verificar registro da NF-e no Ajuri.

O sistema e-Recebimento verifica se a NF-e esta lançada no Ajuri.

Emitir Termo de Notificação ao Fornecedor.

O sistema disponibiliza o Termo de Notificação ao Fornecedor, que deve ser impresso pelo órgão.

Enviar Termo de Notificação ao Fornecedor.

O órgão entrega o Termo de Notificação ao Fornecedor.

Verificar valor da NE.

O sistema e-Recebimento avalia o valor da Nota de Empenho para definir se haverá participação da comissão de recebimento.

Responder ao check list.

O almoxarife responde ao check list (características, especificações, validade, espaço, armazenagem)

Verificar se valor > que 80 mil.

O sistema e-Recebimento avalia o valor da Nota de Empenho é maior que 80 mil para definir a participação dos membros da comissão de recebimento.

Destacar 1 membro para comissão.

O órgão destaca apenas um membro para compor a comissão de recebimento no caso de Notas de Empenho com valor superior a 80 mil.

Destacar 2 membros para comissão.

O órgão destaca dois membros para compor a comissão de recebimento no caso de Notas de Empenho com valor inferior a 80 mil.

Destacar 2 membros para comissão.

A CCGov destaca dois membros para compor a comissão de recebimento no caso de Notas de Empenho com valor superior a 80 mil.

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

Destacar 1 membro para comissão.

A CCGov destaca apenas um membro para compor a comissão de recebimento no caso de Notas de Empenho com valor inferior a 80 mil.

Conferir material membro 1.

O primeiro membro da comissão de recebimento confere o material.

Conferir material membro 2.

O segundo membro da comissão de recebimento confere o material.

Conferir material membro 3.

O terceiro membro da comissão de recebimento confere o material.

Parecer membro 3.

O primeiro membro da comissão de recebimento registro o parecer no e-Recebimento.

Parecer membro 3.

O segundo membro da comissão de recebimento registro o parecer no e-Recebimento.

Parecer membro 3.

O terceiro membro da comissão de recebimento registro o parecer no e-Recebimento.

Apurar resultado de pareceres.

O sistema e-Recebimento avalia os pareceres de cada membro para verificar se a comissão foi favorável pelo recebimento.

Emitir TCR.

O sistema e-Recebimento avaliou o/os pareceres como favorável, o Termo Circunstanciado de Recebimento pode ser emitido.

Emitir TCNR.

O sistema e-Recebimento avaliou o/os pareceres como desfavorável, nesse caso será emitido o Termo Circunstanciado de Não Recebimento.

Devolver o material.

O material com parecer desfavorável deve ser devolvido ao fornecedor.

Estornar registro no Ajuri.

A entrada efetuada no Ajuri deve ser estornada em virtude da devolução do material ao fornecedor.

101

Início

2. Verificar prérequisitos para o RP

1. Encaminhar pedido PFRP

Sim

3. Prérequisitos presentes?

8. Identificar item pendente de providência

4. Verificar possibilidade de adequação

7. Incluir item catálogo do RP

Não

5a. Proceder correções

Sim

8a. Trata-se Serviço?

Não

5. Há possibilidade de adequação?

Sim

Não

8c. Adequar Projeto Básico

8b. Criar PLS

6. Cancelar pedido. Comunicar órgão

10. Receber/ Encaminhar ao pesquisador

9. Encaminhar ao Banco de Preços

Fim

11. Analisar e estabelecer roteiro

Sim

11a. Há preço atualizado BP?

Não

12. Coletar preços. NF-e. Fontes diversas

12a. Êxito da coleta de preço?

Não

13. Informar ao GSRP

14. Receber

Sim

21. Analisar preços coletados Elaborar Mapa Consolidado

15. Excluir do PLS. Justificar

22. Reunir documentação Encaminhar Gerente

16. Avaliar permanência item catalogo do RP

23. Analisar Mapa

16a. Deve permanecer no catálogo?

Sim

17. Sanar inconsistência

Não

23a. Há necessidade de ajustes?

Sim

24. Proceder ajustes

18. Excluir item do catálogo

19. Comunicar ao órgão

20. Receber comunicado

Não

25. Finalizar pesquisa

Fim

26. Encaminhar para GSRP

27. Receber Mapa

28. Confeccionar pedido de providência

33. Encaminhar GSRP

32. Encaminhar CCGov

31. Criar processo

34. Analisar respostas ao PLS.

30. Encaminhar protocolo

29. Encaminhar a Assistência Administrativo

34a.Há necessidade de correção?

Sim

35. Proceder ajustes

Não

36. Finalizar PLS

43. Reabrir processo

37. Criar requisição de compra

55. Reabrir processo

54. Colocar anexo retificação

38. Analisar Mapa Comparativo

Sim

38a. Há necessidade de correção? Não

39. Finalizar requisição

ProceSSo: constitUição de ata de reGistro de Preço

Figura 20: Ata de registro de preço [folha 1]

Fluxo de atividade do Registro de Preços Elaborado com apoio: Albert Viana, Edson Melo, Elisabeth Chaves e Bruno Santana

Órgão

Departamento de Gestão de Materiais e do Registro de Preços (DGMAT)

Gerência de Registro de Preços

Gerência de Banco de Preços (GBAN)

CCGov

Assistência Administrativa

Protocolo Sefaz

SEA

Comissão Geral de Licitação (CGL)

42. Analisar processo

41. Encaminhar para aprovação

40. Criar processo

Segmento: Gerência do sisteMa de reGistro de Preços (GsrP)

Sim

42a. Há necessidade de correção?

Não

44. Aprovar

45. Criar anexo do Edital 46. Anexar documentos 47. Liberar anexo

48. Elaborar despacho

49. Agrupar todos os documentos

50. Elaborar Minuta de ofício

51. Encaminhar para revisão

52a. Há necessidade de correção?

58. Proceder ajustes

53. Ajustar processo

Sim

57. Encaminhar GSRP

56. Ajustar documento

Não

62. Receber processo

61. Encaminhar CGL

60. Despachar SEA

59. Encaminhar ao Coordenador

63. Devolver 1ª via recebimento do processo

64. Encaminhar para CCGov

65. Registrar e-Compras Fim

data: 19.2.2014

responsável: adi

52. Analisar processo

Folha: 1/2

Versão: 1ª

seFaz/ccGov

Continua Folha 2

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 103

104

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 5. Ata de registro de preço [folha 1] UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

O órgão encaminha Pedido de Formação de Registro de Preços via e-compras, incluindo no pedido todos os itens que deseja que seja disponibilizado em Registro de Preços, anexa o Termo de referência (quando houver) e envia para aprovação do ordenador de despesa. Após a aprovação do pedido pelo ordenador de despesa, o pedido será avaliado pela GSRP;

2. Verificar pré-requisitos para o RP.

A gerência avalia se os itens e os quantitativos justificam o pedido de Registro de preços, se foi incluído o Termo de referência ou Projeto básico e se o pedido foi aprovado pelo ordenador de despesa;

3. Pré-requisitos presentes?

A gerência analisa se todos os pre-requisitos foram atendidos. Se sim, defere o pedido e os itens são incluídos no catálogo de Registro de Preços;

4. Verificar possibilidade de adequação.

A gerência avalia se há alguma inconsistência no Termo de referência ou Projeto básico que pode ser corrigida;

5. Há possibilidade de adequação?

Se houver alguma inconsistência sanável no pedido, o mesmo deverá ser devolvido para ajustes;

5a.Proceder coreções.

O órgão procede as correções no Termo de referência/Projeto básico e inclue o novo arquivo, envia para aprovação do ordenador de despesas;

6. Cancelar pedido. Comunicar órgão.

Se os pré-requisitos não forem atendidos (itens com descritivo inconsistente, quantidade a ser adiquirida baixa ou Termo de referência/projeto básico inconsistente) o pedido de formação de registro de preços será indeferido e o órgão será informado através do sistema o motivo do indeferimento;

7. Incluir item catálogo do RP.

Quando o pedido de formação de registro de preços é deferido, os itens são incluídos automaticamente no catálogo de registro de preços;

8. Identificar item pendente de providência.

Semanalmente o planejador deve verificar no sistema os itens que estão pendentes de providência para inclusão em Planos de suprimentos;

8a. Trata-se de serviço?

"1. Encaminhar pedido PFRP."

8b. Criar PLS

Selecionar os itens que estão pendentes de providência para criação do PLS, observando sempre o grupo ao qual pertecem os itens e o agrupamento, para não misturar itens de natureza diferentes no mesmo PLS;

8c. Adequar projeto básico.

O PLS só deverá ser enviado para pesquisa de mercado após ter o projeto básico adequado e anexado ao PLS;

9. Encaminhar ao banco de Preços.

Enviar PLS. Nesse momento o sistema irá disponibilizar o PLS para resposta dos Órgãos e automaticamente enviará uma Pesquisa de Mercado ao banco de preços;

10. Receber/encaminhar ao pesquisador.

O gerente do banco de preços verifica as pesquisas de mercado no status AGUARDANDO PESQUISADOR e direciona aos membros da equipe.

"O integrante da equipe recebe a sua pesquisa e analisa os passos a serem seguidos. Verifica qual o histórico do item; se o item esteve em processo recente, se foi homologado ou fracassado. Verifica se há preço recente no BP: preço de pesquisa de mercado, licitação (PE) e / ou Compra Eletrônica (CEL)."

11a

11. Analisar e receber roteiro.

11a. Há preço atualizado BP?

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

12a

13. Informar ao GSRP

Caso seja detectado na pesquisa de mercado algum problema com o item - descritivo com problemas, item direcionado a uma marca, produto defasado ou descontinuado, ou o pesquisador encontre dificuldade para encontrar fornecedor para o item, o mesmo deverá informar a GSRP para verificar a situação do item e a possibilidade de ser retirado da pesquisa atual com a inclusão de observação e, caso não seja sanado o problema, ser retirado do catálogo de RP.

14. Receber

Quando o banco de preços não consegue cotação para um item, o pesquisador informa ao planejador as inconsistências encontradas e as dificuldades de cotação do item;

15. Excluir do PLS. Justificar.

O planejador deverá excluir o item do PLS, lembrando sempre de colocar a observação no item com os motivos da exclusão;

Após a exclusão do item o planejador deverá entrar em contato com o órgão solicitante do item para informar sobre as inconsistências detectadas pela pesquisa de preços e avaliarem a permanência do item no catálogo de RP;

16a

Se as inconsistências forem insanáveis o planejador deverá excluir o item do catálogo de RP e informar ao órgão; caso sejam sanáveis deverá incluir o item em novo PLS e informar ao banco de preços o que foi feito para sanar as inconsistências;

17. Sanar inconsistência.

Caso as informações necessárias ao descritivo para sanar as inconsistências descarcterizem/mudem o item inicialmente catalogado, o planejador deve informar ao órgão a necessidade deste solicitar nova TR à Gerência de catalogação. Caso as informações sejam só adicionais o planejador deve providenciar junto à gerência de catalogação a correção do item e a substituição deste no catálogo de RP;

18. Excluir item do catálogo.

O planejador exclui através do sistema e-compras o item do catálogo de RP;

19. Comunicar ao órgão.

O planejador deve enviar comunicado formal ao órgão sobre a exclusão do item do catálogo de Registro de Preços;

20. Receber comunicado

12. Coletar preços. NF-e. Fontes Diversas.

12a. Êxito da coleta de preço?

16. Avaliar permancência. Item catálogo do RP.

16a. Deve permanecer no catálogo?

21. Analisar preços coletados. Elaborar mapa consolidado.

22. Reunir documentação. Encaminhar ao gerente.

Após a coleta e a escolha dos preços adequados pelo pesquisador, a pesquisa física é encaminhada ao Gestor para validação dos preços coletados e escolhidos e seu posterior arquivamento.

23. Analisar mapa.

O Gestor analisa o mapa comparativo elaborado pelo pesquisador; verifica os preços e os fornecedores consultados.

105

106

Manual de gestão

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

23a

Caso haja necessidade de ajustes, o próprio Gestor efetua as modificações devidas.

24. Proceder ajustes.

25. Finalisar pesquisa.

Após a aprovação do mapa comparativo pelo Gestor ou a após a correção de EVENTUAIS problemas, o Gestor finaliza a pesquisa de mercado.

26. Encaminhar ao GSRP.

Após a finalização, ENVIA um aviso via sistema ao solicitante que o Mapa Comparativo está finalizado.

27. Receber mapa.

O planejador recebe um comunicado via e-mail quando a pesquisa é finalizada;

28. Confeccionar pedido de providência.

O planejador elabora o pedido de providência que deve seguir numeração sequêncial e deve conter o número do PLS ('s);

29. Encaminhar a assistência administrativa.

O planejador encaminha duas vias do pedido de providência à assistência administrativa;

30. Encaminhar protocolo.

23a. Há necessidade de ajuste?

31. Criar processo.

32. Encaminhar CCGov.

33. Encaminhar GSRP.

34. Analisar respostas ao PLS.

O planejador analisa os quantitativos respondidos levando em consideração os órgãos que responderam e a quantidade consumida nos últimos 12 meses;

34a. Há necessidade de correção?

34a

O planejador deve comunicar o órgão que pode ter respondido quantitades inconsistentes antes de finalizar o PLS;

35. Proceder ajustes.

O órgão deve corrigir a quantidade respondida no PLS;

36. Finalizar PLS.

37. Criar requisição de compra.

38. Analisar mapa corporativo.

Analisar o mapa comparativo levando em consideração o último valor registrado;

38a. Há necessidade de correção?

38a

Havendo necessidade de ajuste no valor de referência o planejador deve proceder os ajustes junto à Gerência de banco de preços;

39. Finalizar requisição.

40. Criar processo.

41. Encaminhar para aprovação

42. Analisar processo.

O coordenador analisa o processo, itens, valores e quantidades;

42a. Há necessidade de correção?

42a

Caso haja alguma correção a ser efetuada o coordenador informa ao planejador;

43. Reabrir processo.

44. Aprovar.

45. Criar anexo do edital.

46. Anexar documentos.

47. Liberar anexo.

48. Explorar despacho.

49. Agrupar todos os documentos.

50. Elaborar minuta de ofívio.

51. Encaminhar para revisão.

52. Analisar processo.

Anexar o processo e demais documentos necessários, tais como: Lista de UG's participantes, projeto básico/termo de referência, planilhas de custos...;

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

52a

Se houver necessidade de ajustes a gerente devolve o processo ao planejador informando o que deve ser ajustado;

53. Ajustar processo.

o planejador procede os devidos ajustes;

54. Colocar anexo de retificação.

52a. Há necessidade de correção?

55. Reabrir processo.

56. Ajustar documento.

57. Encaminhar GSRP

58. Proceder ajustes.

59. Encaminhar ao coordenador.

60. Despachar SEA

61. Encaminhar CGL.

62. Receber processo.

63. Devolver 1° Via recebimento do processo.

64. Encaminhar CCGov

65. Registrar e-Compras

A Assistência administrativa registra no sistema a data de recebimento do processo pela CGL;

107

Continuaç ão Folha 1

66. Analisar processo

66a. Há necessidade de correção?

Sim

67. Encaminhar Nota Técnica

68. Sanar inconsistência

Não

70. Publicar edital

69. Encaminhar resposta

70a. Houve Impugnação/Pedido esclarecimento?

Sim

71. Encaminhar pedido de esclarecimento

72. Analisar pedido de esclarecimento/ Recurso

Não

78. Realizar licitação

77. Elaborar Ofício Circular

72a. Que stiona me nto Técnico?

Sim

73. Encaminhar pedido ao órgão

74. Elaborar resposta

Não

79a. Houve recurso?

Sim

80. Encaminhar recurso

75. Elaborar resposta

Não

81. Finalizar licitação

76. Encaminhar resposta

82. Encaminhar ao Protocolo SEFAZ

83. Encaminhar SEA

84. Encaminhar CCGov

85. Encaminhar GSRP

86. Registrar recebimento do processo 87. Analisar processo

89. Sanar inconsistencia

88. Encaminhar a CGL

Sim

87b. É sanável?

Sim

87a. Há inconsistencia?

Não

95. Tomar ciência

94. Despachar para SEA

93. Encaminhar a CCGov

92. Elaborar Nota Técnica

90. Elaborar despacho de homologação e convocaçao

92. Publicar no Diário Oficial

91. Encaminhar imprensa Oficial

90. Despachar para SEA

91. Encaminhar CCGov (Coordenador)

Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

Fim

96. Arquivo processo

97. Identificar homologação D.O.E

99. Alterar Status

98. Solicitar Mudança Status

Não

97a. Processo com Status aguardando homologação

ProceSSo: constitUição de ata de reGistro de Preço

Figura 21: Ata de registro de preço [folha 2]

Fluxo de atividade do Registro de Preços Elaborado com apoio: Albert Viana, Edson Melo, Elisabeth Chaves e Bruno Santana

Órgão

Gerência de Registro de Preços

CCGov

Assistência Administrativa

Protocolo SEFAZ

Secretaria Executiva Aadministrativa

Comissão Geral de LLicitação (CGL)

Imprensa Oficial

100. Comunicar alteração

Sim

Segmento: Gerência do sisteMa de reGistro de Preços (GsrP)

102. Homologar processo

101. Solicitar homologação no e-Compras

103. Comunicar GSRP

104. Criar ATA

107. Excluir item (itens) da recusa

Sim

106. Houve recusa?

Não

108. Elaborar extrato

112. Publicar no Diário Oficial

111. Encaminhar imprensa Oficial

110. Despachar para SEA

109. Encaminhar CCGov (Coordenador)

Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

113. Disponibilizar Ata no e-Compras

data: 19.2.2014

responsável: adi

105. Colher assinatura Fornecedor

Folha: 2/2

Versão: 1ª

seFaz/ccGov

Fim

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 109

110

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 6. Ata de registro de preço [folha 2] UNIDADE EXECUTORA

PASSO

66. Analisar processo.

66a. Há necessidade de correção?

66a

DESCRIÇÃO

67. Encaminhar nota técnica.

68. Sanar inconsistência.

69. Encaminhar resposta.

70. Publicar edital.

70a. Houve impugnação/pedido de esclarecimento?

70a

71. Encaminhar pedido de esclarecimento;

72. Analisar pedido de esclarecimento/ recurso.

O planejador deve analisar o questionamento e verificar se deve ser respondido pela CCGov ou se deve ser encaminhado ao órgão que solicitou o material;

72a. Questionamento técnico?

72a

Quando o questionamento for de ordem técnica, o planejador deve encaminhar para que o órgão que solicitou o material proceda a análise. O planejador deverá acompanhar o recebimento do questionamento e estar em contato direto com o órgão para evitar que a licitação seja suspensa pela demora na elaboração da resposta;

73. Encaminhar pedido ao órgão.

74. Elaborar resposta.

75. Elaborar pesquisa

76. Encaminhar resposta.

77. Elaborar ofício circular

78. Realizar licitação

79. Houve recurso?

80. Encaminhar recurso.

81. Finalizar licitação.

82. Encaminhar ao protocolo SEFAZ.

O planejador deve analisar o questionamento da CGL, sanar as inconsistências apontadas e responder formalmente;

O planejador analisa a resposta do órgão e elabora o documento de encaminhamento para CGL;

83. Encaminhar SEA.

84. Encaminhar CCGov

85. Encaminhar GSRP

86. Registrar recebimento de processo.

O servidor deve registrar o recebimento do processo na planilha "Atas informações gerais" colocando a data em que foi recebido;

87. Analisar processo.

O servidor deve analisar toda a documentação do processo. Verificar se a documentação dos licitantes está de acordo com o que foi solicitado em edital e se as informações do processo físico estão compatíveis com as informações do sistema;

87a. Há consistência?

87a

Se o servidor detectar alguma inconsistência no processo ou na documentação;

87b. É sanável?

87b

88. Encaminhar a CGL

89. Sanar inconsistência.

90. Elaborar despacho de homologação e convocação.

91. Encaminhar CCGov (coordenador)

92. Despachar para a SEA.

93. Encaminhar Imprensa Oficial.

Encaminhar Nota técnica à CGL informando as inconsistências encontradas no processo e aguardar Os despachos de homologação e convocação devem ser assinados pelo Gestor do Registro de Preços e pelo Coordenador da CCGov e encaminhados ao Gabinete até as 10:00 (prazo para que o gabinete encaminhe à imprensa oficial);

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

94. Publicar no diário oficial.

95. Elaborar nova técnica.

96. Encaminhar a CCGov.

97. Despachar para a SEA.

98. Tomar ciência.

99. Arquivo Processo

100. Identificar homologação D.O.E

100

O servidor acompanha a publicação e registra na planilha a data da publicação do despacho de homologação e convocação;

100a. Processo com status aguardando homologação?

100a

O processo deve estar com o status "Aguardando homologação" no sistema; Caso o processo esteja em status diverso do "Aguardando homologação" o servidor encaminha e-mail para a Gerência de documentação da CGL, para que a mesma proceda a alteração do status;

101. Solicitar mudanças status.

101

102. Alterar status

102

103. Comunicar alteração.

103

A alteração é comunicada via e-mail;

104

Após a identificação da publicação do despacho de homologação o servidor solicita (via e-mail) ao coordenador da CCGov a homologação do processo no sistema;

104. Solicitar homologação no e-Compras. 105. Homologar processo.

105

106. Comunicar GSRP

106

O coordendor comunica a homologação via e-mail;

107. Criar ATA

107

O servidor gera a ata no sistema;

108. Colher assinatura fornecedor.

108

Os fornecedores devem comparacer no prazo de 2 dias útesi para assinar a ata;

109. Houve recusa?

109

Caso algum fornecedor se recuse a assinar a Ata, deverá se elaborada uma Nota Técnica informando os motivos alegados para a recusa e o item deverá ser excluído da Ata;

110. Excluir item (itens) da recusa

110

111. Elaborar extrato

111

112. Encaminhar ao CCGov (coordenador)

112

113. Despachar para SEA

113

114. Encaminhar Imprensa Oficial

114

115. Publicar no diário oficial.

115

116. Disponibilizar Ata no e-Compras.

116

Após a criação da Ata, o servidor deve elaborar o extrato da ata e encaminhar para publicação no D.O.E.;

Após a identificação da publicação do extrato da Ata no D.O.E. o servidor deve colocar as informações da publicação (número da edição, página e data da publicação) e disponibilizar a Ata.

111

Secretaria Executiva Aadministrativa

Assistência Administrativa

CCGov

Gerência de Registro de Preços

Órgão/Unidade solicitante

2. Receber/ Despachar CCGov

1. Encaminhar pedido

3. Realizar check list para atender pedido

5. Elaborar resposta

Não

4. Todos os itens foram satisfeitos? Sim

6. Elaborar autorização de adesão

10. Responder ao órgão solicitante

9. Encaminhar a SEA

8. Despachar para SEA

7. Encaminhar para despacho (CCGov)

PROCESSO: GESTÃO DE ATA: AUTORIZAÇÃO DE ADESÃO (CARONA)

Figura 22: Gestão de ata 1: autorização de adesão (carona)

Fluxo: adesão de ATA Elaborado com apoio:

SEGMENTO: GERÊNCIA DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS (GSRP)

Fim

Data: 21.2.2014

Responsável: ADI

11. Receber resposta de Adesão

Folha: 1/8

Versão: 1ª

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 113

114

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 7. Gestão de ata 1: autorização de adesão (carona) UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Encaminhar pedido.

O órgão não participante de outra esfera deve encaminhar através de ofício seu pedido.

2. Receber/despachar CCGov

A Secretaria Executiva Administrativa recebe o ofício e encaminha para procedimentos.

3. Realizar checklist para atender pedido.

A Gerência de Registro de Preços analisa se no ofício contém os dados necessários como o número da Ata e a quantidade que necessita para adesão.

4. Todos os itens foram sastifeitos?

Se sim, é elaborado um ofício de resposta autorizando a adesão

5. Elaborar resposta.

Elaborar o ofício para conhecimento e assinatura da Secretária Administrativa.

6. Elaborar autorização de adesão

Se os itens estivem aptos para adesão, deve ser elaborado um ofício com os dados da Ata para assinatura da Secretária Executiva Administrativa

7. Encaminhar para despacho (CCGov)

A Gerência de Registro de Preços encaminha o ofício de autorização de adesão a Ata junto com a cópia do ofício do órgão solicitante.

8. Despachar para SEA

O apoio encaminha o ofício com os dados da Ata para assinatura da Secretária Executiva Administrativa .

9. Encaminhar a SEA

O ofício com os dados da Ata é encaminhada para assinatura da Secretária Executiva Administrativa .

10. Responder ao órgão solicitante.

Encaminhar por e-mail os documentos que fazem parte da carona (publicações, Ata, Edital e o ofício autorizando a adesão)

11. Receber resposta de adesão.

Receber a confirmação de leitura deve arquivar o documento.

3. Despachar DGMAT

2. Abrir processo

1. Solicitar cancelamento

4. Despachar com orientação

5. Suspender item registrado

6. Comunicar ao órgãos

7. Tomar ciência

9. Avaliar pedido

8. Encaminhar Assistência Jurídica

Não

10a. Encaminhar pedido de cotaçao

10. Há necessidade de pesquisa de preço?

Sim

11. Realizar pesquisa

12. Elaborar Nota Técnica

25. Elaborar Minutas: DC/MNF

Sim

13. Cancelamento deferido?

Não

14. Encaminhar Nota Técnica a GSRP

15. Avaliar Nota Técnica

23. Devolver Assessoria Jurídica

18. Avaliar Nota Técnica

17. Encaminhar DGMAT

26. Encaminhar GSRP

24. Efetuar correcao

Não

16. Há inconsistencia?

Sim

Fluxo retomado para passo 15 (GSRP)

Sim

18a. Há inconsistencia?

Não

22. Devolver para GSRP

19. Encaminhar a GRSP

20. Desbloquear/ Notificar item

21. Tomar ciência

Fluxo retomado para passo 15 (GSRP)Minutas: DC/MNF

Fim

30. Publicar D.O.E

29. Despachar/ Encaminhar Imprensa

28. Despachar SEA

27. Encaminhar CCGov

PROCESSO: GESTÃO DE ATA: PEDIDO DE CANCELAMENTO DE ITEM REGISTRADO

Figura 23: Gestão de ata 2: solicitação de aditivo de item registrado

Fluxo: pedido de cancelamento Elaborado com apoio:

Fornecedor

Órgão participante Sefaz protocolo

Gerência de Registro de Preços

Dgmat

CCGov

Gban

A. Jurídica

SEA

Imprensa

SEGMENTO: GERÊNCIA DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS (GSRP)

31. Cancelar item no sistema

Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

32. Notificar Fornecedor

33. Tomar ciência

Responsável: ADI

Versão: 1ª

Fim

Data: 21.2.2014

Folha: 3/8

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 115

116

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 8. Gestão de ata 2: solicitação de aditivo de item registrado UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Solicitar cancelamento

A empresa solicita o cancelamento através de documento comprovando que não pode atender.

2. Abrir processo

O fornecedor entrar com os documentos que comprovam o cancelamento no Protocolo da Sefaz.

3. Despachar DGMAT

O protocolo encaminha para o órgão CCGov

4. Despachar com orientação

A Diretora na DGMAT encaminha para os procedimentos

5. Suspender item registrado

O setor suspende o item no sistema e-compras

6. Comunicar aos órgãos

Encaminhamos um e-mail com os dados para conhecimento dos órgãos enquanto o jurídico avalia o pedido

7. Tomar ciência

8. Encaminhar Assistência Jurídica.

Encaminhar para Assessoria para assuntos juridicos.

9. Avaliar pedido.

A Assessoria analisa o pedido

10. Há necessidade de pesquisa de preço?

Encaminhar para o Banco de Preços elaborar se o preço que o fornecedor solicitou está de acordo com o preço do mercado.

10a. Encaminhar pedido de cotação.

10a

O Banco de Preços encaminha a cotação para os fornecedores ou verifica no sistema de Notas Fiscais Eletrônicas

11. Realizar pesquisa

O Banco de Preços elabora um documento e encaminha para a Assessoria para assuntos jurídicos a Pesquisa de Mercado.

12. Elaborar nota técnica.

A Assessoria para assuntos jurídicos elabora a Nota Técnica conforme a resposta da pesquisa de Mercado.

13. Cancelamento deferido?

Se ficar comprovado que o preço de mercado está acima do registrado o item é encaminhado para cancelamento

14. Encaminha Nota Técnica a GSRP.

A Assessoria para assuntos jurídicos elabora a Nota Técnica e encaminha para a Gerente de Registro de Preços tomar conhecimento.

15. Avaliar nota técnica.

A Gerente do Registro de Preços avalia a Nota Técnica.

16. Há inconsistência?

Se houver inconsistência a Gerente do Registro de Preços devolve para correção.

17. Encaminhar DGMAT

Após a correção a Assessoria para assuntos jurídicos encaminha a Nota Técnica para a Chefe de Departamento.

18. Avaliar nota técnica

A Chefe de Departamento analisa a Nota Técnica.

18a. Há inconsistência?

18a

Se houver inconsistência a Chefe de Departamentos devolve para correção.

19. Encaminhar a GRSP

20. Desbloquear/notificar item

21. Tomar ciência.

22. Devolver para GSRP.

23. Devolver Assessoria Jurídica.

Se houver inconsistências a Nota Técnica é devolvida para correção.

24. Efetuar correção.

A Assessoria para assuntos jurídicos efetua a correção da Nota Técnica.

25. Elaborar minutas: DC/MNF

A Assessoria para assuntos jurídicos elabora o Despacho de Cancelamento para publicação no Diário Oficial do Estado.

26. Encaminhar GSRP

A Assessoria para assuntos Jurídicos encaminha para a Gerente do Registro de Preços o Despacho de Cancelamento para conhecimento e assinatura.

27. Encaminhar CCGov

A Assessoria para assuntos Jurídicos encaminha o Despacho de Cancelamento para conhecimento e assinatura do Coordenador, Chefe de Departamento e Gerente do Registro de Preços.

28. Despachar SEA

A Assessoria para assuntos Jurídicos encaminha o Despacho de Cancelamento para conhecimento e assinatura da Secretária Executiva Administrativa.

A Gerente do Registro de Preços elabora a correção.

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

29. Despachar/encaminhar imprensa

A Secretária Executiva Administrativa encaminha para o gabinete o Despacho de Cancelamento para que o mesmo encaminhe para Diário Oficial do Estado para publicação.

30. Publicar D.O.E

O Diário Oficial do Estado fica encarregado da publicação.

31. Cancelar item no sistema.

Com os dados da publicação no Diário Oficial do Estado os mesmo são inserido no sistema e-compras para efetuar o cancelamento.

32. Notificar fornecedor.

A Assessoria para assuntos jurídicos elabora uma Notificação para o fornecedor tomar conhecimento da decisão.

33. Tomar ciência.

Com a Notificação o fornecedor fica ciente da decisão.

117

11. Despachar SEA

10. Encaminhar CCGov

9. Colher assinatura do Fornecedor

8. Elaborar Termo de Alteracao do Preço

7. Reduzir Preço

6. Pedido de a) realinhamento ou b) redução de preço?

13. Publicar D.O.E

4. Despachar com orientação

5. Avaliar pedido

15. Realinhar Preço

12. Encamihar publicao D.O.E

3. Despachar DGMAT

2. Abrir processo

1. Solicitar alteração

14. Alterar preço e-Compras

Condiçao 2: Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

Fim

18. Avaliar pedido

17. Encaminhar Assessoria Jurídica

16. Suspender o item

19. Encaminhar pedido de cotação 21. Elaborar Nota Técnica: MDC/MNF

20. Realizar pesquisa

22. Encaminhar a GSRP

23. Avaliar Nota Técnica

26. Efetuar correção

Não

24. Há inconsistencia?

Sim

28. Avaliar Nota Técnica

27. Encaminhar DGMAT

25. Devolver Assessoria Jurídica

Sim

29. Há inconsistencia?

Não

31. Pesquisa indicou elevação de preço?

Não

36. Encaminhar a GRSP

37. Desbloquear Item/Notificar Fornecedor

Sim

32. Encaminhar CCGov

Fim

30. Devolver para GSRP

38. Tomar ciência

35. Publicar D.O.E

34. Encaminhar publicação D.O.E

33. Despachar SEA

Condiçao 2: Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

39. Cancelar item no sistema

PROCESSO: GESTÃO DE ATA: PEDIDO DE ALTERAÇÃO DE PREÇO REGISTRADO

Figura 24: Gestão de ata 3: pedido de cancelamento de item registrado

Fluxo: pedido de realinhamento Elaborado com apoio:

Fornecedor

Sefaz pROTOCOLO

Gerência de Registro de Preços

DGMAT

CCGov

Gban

SEA

Imprensa

A. Jurídica

SEGMENTO: GERÊNCIA DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS (GSRP)

40. Notificar Fornecedor

41. Tomar ciência

Data: 21.2.2014

Responsável: ADI

Fim

Folha: 4/8

Versão: 1ª

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 119

120

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 7. Gestão de ata 3: pedido de cancelamento de item registrado UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Solicitar cancelamento

A empresa solicita o cancelamento através de documento comprovando que não pode atender.

2. Abrir processo

O fornecedor entrar com os documentos que comprovam o cancelamento no Protocolo da Sefaz.

3. Despachar DGMAT

O protocolo encaminha para o órgão CCGov

4. Despachar com orientação

A Diretora na DGMAT encaminha para os procedimentos

5. Suspender item registrado

O setor suspende o item no sistema e-compras

6. Comunicar aos órgãos

Encaminhamos um e-mail com os dados para conhecimento dos órgãos enquanto o jurídico avalia o pedido

7. Tomar ciência

8. Encaminhar Assistência Jurídica.

Encaminhar para Assessoria para assuntos juridicos.

9. Avaliar pedido.

A Assessoria analisa o pedido

10. Há necessidade de pesquisa de preço?

Encaminhar para o Banco de Preços elaborar se o preço que o fornecedor solicitou está de acordo com o preço do mercado.

10a. Encaminhar pedido de cotação.

10a

O Banco de Preços encaminha a cotação para os fornecedores ou verifica no sistema de Notas Fiscais Eletrônicas

11. Realizar pesquisa

O Banco de Preços elabora um documento e encaminha para a Assessoria para assuntos jurídicos a Pesquisa de Mercado.

12. Elaborar nota técnica.

A Assessoria para assuntos jurídicos elabora a Nota Técnica conforme a resposta da pesquisa de Mercado.

13. Cancelamento deferido?

Se ficar comprovado que o preço de mercado está acima do registrado o item é encaminhado para cancelamento

14. Encaminha Nota Técnica a GSRP.

A Assessoria para assuntos jurídicos elabora a Nota Técnica e encaminha para a Gerente de Registro de Preços tomar conhecimento.

15. Avaliar nota técnica.

A Gerente do Registro de Preços avalia a Nota Técnica.

16. Há inconsistência?

Se houver inconsistência a Gerente do Registro de Preços devolve para correção.

17. Encaminhar DGMAT

Após a correção a Assessoria para assuntos jurídicos encaminha a Nota Técnica para a Chefe de Departamento.

18. Avaliar nota técnica

A Chefe de Departamento analisa a Nota Técnica.

18a. Há inconsistência?

18a

Se houver inconsistência a Chefe de Departamentos devolve para correção.

19. Encaminhar a GRSP

20. Desbloquear/notificar item

21. Tomar ciência.

22. Devolver para GSRP.

23. Devolver Assessoria Jurídica.

Se houver inconsistências a Nota Técnica é devolvida para correção.

24. Efetuar correção.

A Assessoria para assuntos jurídicos efetua a correção da Nota Técnica.

25. Elaborar minutas: DC/MNF

A Assessoria para assuntos jurídicos elabora o Despacho de Cancelamento para publicação no Diário Oficial do Estado.

26. Encaminhar GSRP

A Assessoria para assuntos Jurídicos encaminha para a Gerente do Registro de Preços o Despacho de Cancelamento para conhecimento e assinatura.

27. Encaminhar CCGov

A Assessoria para assuntos Jurídicos encaminha o Despacho de Cancelamento para conhecimento e assinatura do Coordenador, Chefe de Departamento e Gerente do Registro de Preços.

28. Despachar SEA

A Assessoria para assuntos Jurídicos encaminha o Despacho de Cancelamento para conhecimento e assinatura da Secretária Executiva Administrativa.

A Gerente do Registro de Preços elabora a correção.

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

29. Despachar/encaminhar imprensa

A Secretária Executiva Administrativa encaminha para o gabinete o Despacho de Cancelamento para que o mesmo encaminhe para Diário Oficial do Estado para publicação.

30. Publicar D.O.E

O Diário Oficial do Estado fica encarregado da publicação.

31. Cancelar item no sistema.

Com os dados da publicação no Diário Oficial do Estado os mesmo são inserido no sistema e-compras para efetuar o cancelamento.

32. Notificar fornecedor.

A Assessoria para assuntos jurídicos elabora uma Notificação para o fornecedor tomar conhecimento da decisão.

33. Tomar ciência.

Com a Notificação o fornecedor fica ciente da decisão.

121

11. Despachar SEA

10. Encaminhar CCGov

9. Colher assinatura do Fornecedor

8. Elaborar Termo de Alteracao do Preço

7. Reduzir Preço

6. Pedido de a) realinhamento ou b) redução de preço?

13. Publicar D.O.E

4. Despachar com orientação

5. Avaliar pedido

15. Realinhar Preço

12. Encamihar publicao D.O.E

3. Despachar DGMAT

2. Abrir processo

1. Solicitar alteração

14. Alterar preço e-Compras

Condiçao 2: Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

Fim

18. Avaliar pedido

17. Encaminhar Assessoria Jurídica

16. Suspender o item

19. Encaminhar pedido de cotação 21. Elaborar Nota Técnica: MDC/MNF

20. Realizar pesquisa

22. Encaminhar a GSRP

23. Avaliar Nota Técnica

26. Efetuar correção

Não

24. Há inconsistencia?

Sim

28. Avaliar Nota Técnica

27. Encaminhar DGMAT

25. Devolver Assessoria Jurídica

Sim

29. Há inconsistencia?

Não

31. Pesquisa indicou elevação de preço?

Não

36. Encaminhar a GRSP

37. Desbloquear Item/Notificar Fornecedor

Sim

32. Encaminhar CCGov

Fim

30. Devolver para GSRP

38. Tomar ciência

35. Publicar D.O.E

34. Encaminhar publicação D.O.E

33. Despachar SEA

Condiçao 2: Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

39. Cancelar item no sistema

PROCESSO: GESTÃO DE ATA: AUTORIZAÇÃO DE COMPRAS VIA R. DE PREÇO

Figura 25: Gestão de ata 4: pedido de alteração de preço registrado

Fluxo: pedido de realinhamento Elaborado com apoio:

Fornecedor

Sefaz pROTOCOLO

Gerência de Registro de Preços

DGMAT

CCGov

Gban

SEA

Imprensa

A. Jurídica

SEGMENTO: GERÊNCIA DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS (GSRP)

40. Notificar Fornecedor

41. Tomar ciência

Data: 21.2.2014

Responsável: ADI

Fim

Folha: 5/8

Versão: 1ª

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 123

124

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 8. Gestão de ata 4: pedido de alteração de preço registrado UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Solicitar alteração

A empresa encaminha através de Nova Proposta o pedido para alteração .

2. Abrir processo

É encaminhado para o protocolo abrir o processo.

3. Despachar DGMAT

O protocolo encaminha para CCGov.

4. Despachar com orientação

Encaminha para a Diretora tomar conhecimento

5. Avaliar pedido.

A diretora encaminha o processo para a Assessoria Jurídica

6. Pedido de a) realinhamento ou b) redução de preço

A Assessoria Jurídica analisa e solicita a alteração.

7. Reduzir preço

Encaminha para o Banco de Preços analisar se o que o fornecedor solicitou está de acordo.

8. Elaborar termo de alteração de preço

Na rede existe uma pasta com o nome de Renegociação. Elaborar o Termo de Renegociação para assinatura da empresa e conhecimento e assinatura da Secretária.

9. Colher assinatura do fornecedor

Entrar em contato com o fornecedor para que compareça para assinatura

10. Encaminhar CCGov

11. Despachar SEA

12. Encaminhar publicação D.O.E

13. Publicar D.O.E

14. Alterar preço no e-Compras

Informa no sistema e-compras os dados da publicação para que seja alterado.

15. Realinhar preço

Encaminha para o Banco de Preços analisar se o preço que o fornecedor solicitou está de acordo.

16. Suspender o item.

O item fica suspenso no sistema e-compras até a decisão final.

17. Encaminhar Assessoria Jurídica

Encaminha para a Assessoria Jurídica os documentos para análise.

18. Avaliar pedido

A Assessoria Jurídica analisa.

19. Encaminhar pedido de cotação

Encaminha para o Banco de Preços analisar se o que o fornecedor solicitou está de acordo.

20. Realizar pesquisa

É elaborado uma pesquisa de Mercado para verificar se o que o fornecedor solicita está certo.

21. Elaborar Nota Técnica: MDC/MNF

A Assessoria Jurídica encaminha uma Nota Técnica para conhecimento da Secretária

22. Encaminhar a GSRP

Encaminhar a Nota Técnica para conhecimento da gerência

23. Avaliar Nota Técnica

Verifica se está correta a NT

24. Há inconsistencia?

Se houver inconsistência a NT é devolvida para correção.

Elaborar os documentos para publicação no Diário Oficial do Estado

25. Devolver Assessoria Jurídica

26. Efetuar correcao

A Assessoria Jurídica corrige.

27. Encaminhar DGMAT

Encaminha para Chefa do Departamento

28. Avaliar Nota Técnica

A Chefe de Departamento avalia a Nota Técnica

29. Há inconsistencia?

Se houver inconsistência a NT é devolvida para correção.

30. Devolver para GSRP

31. Pesquisa indicou elevação de preço?

Quando a pesquisa de mercado acusa a elevação de preço o item é cancelado e encaminhado para nova licitação.

32. Encaminhar CCGov

É encaminhada a Nota Técnica para assinatura do Coordenador, Chefe de Departamento e Gerente.

33. Despachar SEA

Após o conhecimento a Nota Técnica é encaminhada a SEA.

34. Encamihar publicao D.O.E

O gabinete da Sefaz fica responsável por encaminhar para o Diário Oficial do Estado o Despacho de Cancelamento.

35. Publicar DOE

O Diário Oficial do Estado publica o Despacho de Cancelamento.

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

36. Encaminhar a GRSP

É encaminhado a Gerência de Registro de Preços o ofício que comprova a publicação.

37. Desbloquear Item/Notificar Fornecedor

O fornecedor é notificado sobre a decisão de cancelamento.

38. Tomar ciência

O fornecedor fica ciente que o item foi cancelado.

39. Cancelar item no sistema

Com os dados da publicação o item é cancelado no sistema e-compras.

40. Notificar Fornecedor

O fornecedor é notificado sobre a decisão de cancelamento.

41. Tomar ciencia

O fornecedor fica ciente que o item foi cancelado.

125

Sim

6. Liberar item e valor

Não

Fim

9. Liberar item

10. Notificar Fornecedor

11. Responder notificador

8. Efetuar compra

13. Realizar pesquisa

12. Encaminhar GBP

Não

11a. Aceita a redução?

Fim

15. Analisar pesquisa

14. Encaminhar a GSRP

Sim

30. Elaborar Termo de Alteração do Preço

18. Elaborar Nota Técnica/MDC do item

17. Encaminhar Assessoria Jurídica

Sim

15a. Preço coletado inviabiliza RP?

Não

16. Permanecer com item no RP

19. Encaminhar GSRP

Fim

20. Analisar Nota Técnica

22. Analisar Nota Técnica

21. Encaminhar DGMAT

Não

20a. Ha inconsistencia?

Sim

24. Despachar SEA

23. Encaminhar CCGov

Não

22a. Ha inconsistência?

Sim

26. Publicar no D.O.E

4. Negar solicitação

Não

3a. Aceita?

3. Analisar justificativa

2a. Há pedido de liberação de valor?

5. Tomar ciência

7. Tomar ciência

25. Encaminhar para publicação no D.O.E

2. Avaliar

1. Solicitar liberação de item

31. Colher assinatura do Fornecedor

PROCESSO: GESTÃO DE ATA: SOLICITAÇÃO DE LIBERAÇÃO DE ITEM

Figura 26: Gestão de ata 5: autorização de compras via registro de preço

Fluxo: liberação de item Elaborado com apoio:

Órgão participante

Fornecedor

Gerência de Registro de Preços

Gban

DGMAT

Assessoria Jurídica

Sea

D.O.E

CCGov

SEGMENTO: GERÊNCIA DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS (GSRP)

28. Proceder correções

27. Devolver a Assessoria

29. Devolver a Assessoria Jurídica 32. Encaminhar CCGov

Folha: 6/8

Fim

Data: 21.2.2014

33. Alterar preço e-Compras

Condiçao 1: Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

Responsável: ADI

Versão: 1ª

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 127

128

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 9. Gestão de ata 5: autorização de compras via registro de preço UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Elaborar processo de compra

O órgão elabora o precesso de compras e encaminha via ecompras para autorização

2. Solicitar autorização

No sistema e-compras aparece os processos que não foram aurizados.

3. Avaliar solicitação

Analise se o item solicitado e a quantidade não possue algum problema.

3a. Há coerência quantidade?

Se houver algum problema na quantidade não é autorizado.

4. Emitir autorização

Se estiver tudo certo o setor autoriza a compra

5. Tomar ciência

É encaminhado para órgão a confirmação, via e-mail.

6. Efetuar compra

O órgão então está autorizado a seguir com o processo.

3. Despachar DGMAT

4. Despachar com orientação

5. Encaminhar para Assessoria Jurídica

2. Abrir processo

1. Solicitar alteração

6. Analisar pedido

6a. Marca registrada foi descontinuada

Sim

Não

7. Realizar check List

7a. Exigên cias atendid as?

Sim

8. Solicitar pesquisa de mercado

9. Realizar pesquisa

Não

11. Elaborar Nota Técnica

Sim

10a. Pre ço compatível co m regi strado?

10. Analisar coleta de preço

12. Elaborar Termo de Alteração/ Notificação 13. Encaminhar GSRP

15. Avaliar Nota Técnica

26. Efetuar correção

Não

16. Há inconsistencia?

Sim

18. Avaliar Nota Técnica

17. Encaminhar DGMAT

23. Devolver Assessoria Jurídica

Sim

18a. Há inconsistencia?

30. Publicar D.O.E

29. Despachar/ Encaminhar Imprensa

28. Despachar SEA

Sim

Pedido deferido?

27. Encaminhar CCGov

22. Devolver para GSRP

Não

Fim

Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

38. Tomar ciência

26. Colher assinatura fornecedor

27. Alterar marca no e-Compras

PROCESSO: GESTÃO DE ATA: SOLICITAÇÃO DE TROCA DE MARCA DE ITEM REGISTRADO

Figura 27: Gestão de ata 6: solicitação de liberação de item

Fluxo: Troca de marca Elaborado com apoio:

Fornecedor

Sefaz pROTOCOLO

Órgão participante

Gerência de Registro de Preços

DGMAT

CCGov

Gban

Assessoria Jurídica

SEA

Imprensa

SEGMENTO: GERÊNCIA DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS (GSRP)

28. Comunicar órgão

29. Tomar ciência Fim

30. Arquivo documentação Fim

Responsável: ADI

Versão: 1ª Data: 21.2.2014

Folha: 7/8

SEFAZ/CCGov

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 129

130

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 10. Gestão de ata 6: solicitação de liberação de item UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Solicitar liberação de item

O órgão participante solicita a liberação do item em Ata somente se existe algum problema (Ex: o fornecedor não tem o produto em estoque e precisa fazer uma compra imediata).

2. Avaliar

A Gerente de Registro de Preços é a responsável pela liberação do item em Ata. Ela analisa a justificativa do órgão.

2a. Há pedido de liberaçao de valor?

Se o valor necessita ser liberado o órgão participante deve encaminhar através do sistema e-compras a solicitação para a Gerência Banco de Preços (o responsável pela liberação do valor do item).

3. Analisar justificativa

A Gerente do Registro de Preços analisa a justificativa apresentado pelo órgão participante.

3a. Aceita?

Se for constatado que o item está com algum problema e verificando a necessidade do órgão participante em comprar com urgência o item é liberado. Caso contrário a liberação do item é negado.

4. Negar solicitacao

Se houver alguma inconsistencia não é liberado.

5. Tomar ciência

A Gerente do Registro de Preços justifica através do sistema e-compras (no mesmo protocolo que foi feito o pedido de liberação) porque foi negado.

6. Liberar item e valor

Após analise da solicitação da liberação do item confirmar que não possui inconsistência o item é liberado para aquele determinado órgão que solicitou a liberação.

7. Tomar ciência

A gerente do Registro de Preços justifica através do sistema e-compras no mesmo número que foi feito o pedido e envia para o órgão a confirmação da liberação do item.

8. Efetuar compra

O órgão participante pode então efetuar a compra direta.

9. Liberar item

O item fica liberado somente uma vez. Caso o órgão necessite fazer uma outra compra ele deve solicitar novamente a liberação do item. Caso não tenha solicitação da liberação do valor o item deve ser liberado somente para compra direta.

10. Notificar Fornecedor

Após ser constatado que o item está com algum problema o fornecedor deve ser Notificado.

11. Responder notificador

O fornecedor deve apresentar a justificativa pela não entrega do produto dentro do prazo estipulado.

11a. Aceita a reduçao?

11a

Verificar se o fornecedor pode reduzir o preço registrado conforme Pesquisa de Mercado.

12. Encaminhar GBP

É solicitado da Gerência de Banco de Preços que verifique se é comprovado que o item pode sofrer uma redução conforme Pesquisa de Mercado.

13. Realizar pesquisa

A Gerência de Banco de Preços faz uma cotação para comprar a redução do valor.

14. Encaminhar a GSRP

A Gerência de Banco de Preços encaminha a resposta para a Gerência de Registro de Preços.

15. Analisar pesquisa

A Gerência de Registro de Preços analisa a resposta encaminhada pela Gerência do Banco de Preços.

15a. Preço coletado inviabiliza RP?

15a

Através de Pesquisa de Mercado pode se concluir que o preço registrado está inviabilizado ou não.

16. Permanecer com item no RP

Se a Gerência de Registro de Preços concluir que o item não está inviabilizado o item continua liberado na Ata para aquisições.

17. Encaminhar Assessoria Juridica

Se a Gerência de Registro de Preços concluir que o item está inviabilizado o item será suspenso e a situação é encaminhada para Assessoria para assuntos juridicos.

18. Elaborar Nota Técnica e Minuta de despacho de cancelamento do item

A Assessoria para assuntos juridicos elabora uma Nota Técnica junto com o Despacho de Cancelamento.

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

19. Encaminhar GSRP

A Assessoria para assuntos juridicos elabora uma Nota Técnica junto com o Despacho de Cancelamento para conhecimento da Gerente de Registro de Preços.

20. Analisar Nota Técnica

A gerente de Registro de Preços analisa a Nota Técnica.

20a. Ha inconsistencia?

20a

Se houver alguma inconsistencia a gerente de Registro de Preços devolve a Nota Técnica para correção.

21. Encaminhar DGMAT

Após correção a Nota Técnica junto com o Desacho de Cancelamento é encaminhado para conhecimento e assinatura da Chefe de Departamento.

22. Analisar Nota Técnica

A Chefe de Departamento analisa a Nota Técnica e o Despacho de Cancelamento.

22a. Ha inconsistencia?

22a

Se houver alguma inconsistencia a A Chefe de Departamento devolve a Nota Técnica para correção.

23. Encaminhar CCGo

Após a correção é encaminhado para conhecimento e assinatura do Coordenador, Chefe de Departamento e Gerente de Registro de Preços.

24. Despachar SEA

Após as assinaturas é encaminhado para conhecimento, assinatura e publicação da Secretária Executiva Administrativa.

25. Encaminhar para publicaçao no D.O.E

O gabinete da Sefaz fica responsável de encaminhar o Despacho de Cancelamento para publicação.

26. Publicar

O Diário Oficial do Estado publica o Despacho de Cancelamento.

27. Devolver a Assessoria

Se houver alguma inconsistencia o Despacho de Cancelamento é encaminhado para Assessoria de assuntos jurídicos para correção.

28. Proceder correçoes

Assessoria de assuntos jurídicos elabora a correção.

29. Devolver a Assessoria

30. Elaborar Termo de Alteracao do Preço

Aceita a redução de preço é elaborado o Termo de Alteração de Preço.

31. Colher assinatura do Fornecedor

O fornecedor é convocado para assinatura do Termo de Alteração de Preço

32. Encaminhar CCGov

A Termo de Alteração de Preços é encaminhado para assinatura da Gerente de Registro de Preços

33. Alterar preço e-Compras

Com os dados da publicação do Diário Oficial do Estado o preço é alterado

131

2. Avaliar a situação

1. Comunicar inadimplência

2a. Prazo de entrega extrapolado?

Não

3. Encaminhar resposta ao órgão

4. Tomar ciência

Sim

Fim

5. Notificar ao Fornecedor

6. Responder notificação

7. Avaliar resposta

7a. Qual o tipo de resposta?

15. Avaliar situação

14. Encaminhar a Assessoria Jurídica

13. Suspender item no ecompras

12. Não será entregue

11. Item já entregue

8. Solicita prazo maior

16. Elaborar Nota Técnica/DC

9. Encaminhar resposta ao órgão

10. Tomar ciência

17. Encaminhar a GSRP

18. Avaliar Nota Tecnica

20. Avaliar Nota Tecnica

19. Encaminhar a Dgmat

Não

18a. Há inconsistê ncia s?

24. Publicar D.O.E

23. Encaminhar Publicação D.O.E

22. Encaminhar SEA

21. Encaminhar CCGov

Não

20a. Há inconsistencias

Sim

26. Comunicar ao órgão

25. Encaminhar GSRP

31. Proceder correção

30. Encaminhar a Assessoria Jurídica

Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

27. Tomar ciência

Versão: 1ª

33. Notificar Fornecedor

34. Tomar ciência

Fim

35. Arquivar documentação

Fim

Data: 21.2.2014

Folha: 8/8

SEFAZ/CCGov Responsável: ADI

29. Abrir processo administrativo

32. Cancelar item no e-Compras

28. Cancelar empenho

PROCESSO: GESTÃO DE ATA: COMUNICAÇÃO DE INADIMPLÊNCIA DO FORNECEDOR

PREÇO REGISTRADO Figura 28: Gestão de ata 7: solicitação de troca de marcaCOM de item registrado

Fluxo: inadimplência do Fornecedor Elaborado com apoio:

Órgão participante

Fornecedor

Gerência de Registro de Preços

DGMAT

CCGov

Assessoria Jurídica

SEA

Imprensa

SEGMENTO: GERÊNCIA DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS (GSRP)

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 133

134

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 11. Gestão de ata 7: solicitação de troca de marca de item registrado UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Solicitar alteraçao

O fornecedor deve entrar com o pedido de troca de marca com os documentos que compravam a alteração no Protocolo.

2. Abrir processo

O protocolo abre um processo e encaminha para o CCGov

3. Despachar DGMAT

O apoio encaminha para o Departamento o processo.

4. Despachar com orientaçao

É encaminhado para a Diretora analisar e a mesma encaminha para a Gerência de Registro de Preços com o despacho.

5. Encaminhar para Assessoria Juridica

O item é analisado e encaminhado para a Assessoria Jurídica.

6. Analisar pedido

A Assessoria Jurídica analisa o pedido

6a. Marca registrada foi descontinuada

Através de uma pesquisa é verificado se a marca foi mesmo descontinuada.

7. Realizar check List

Solicita do fornecedor documentos que comprovam a descontinuidade da antiga marca.

7a. Exigências atendidas

É efetuada uma pesquisa para comprovar a alteração

8. Solicitar pesquisa de mercado

É encaminhado para o Banco de Preços elaborar uma pesquisa de mercado.

9. Realizar pesquisa

O Banco de Preços elabora uma pesquisa de mercado

10. Analisar coleta de preço

Entra em contato com os fornecedores.

10a. Preço compatível com registrado

10a

Se comprovado que o item registrado possui mesmo alteração é autorizada a troca de marca.

11. Elaborar Nota Técnica

É elaborado a Nota Técnica explicando a auteração da marca.

12. Elaborar Termo de Alteração/Notificação

É elaborado o Termo de Alteração para assinatura do fornecedor e da Secretária e é elaborada a Notificação comunicando o fornecedor da decisão.

13. Encaminhar GSRP

Encaminhar para Gerência de Registro de Preços.

14. Avaliar Nota Técnica

A gerente analisa da Nota Técnica.

14a. Há inconsistencia?

14a

Se houver inconsistência é devoldido para alteração.

15. Devolver a Assessoria Jurídica

Se houver inconsistência é devoldido para alteração.

16. Proceder correções

É corrigido a Nota Técnica.

17. Encaminhar DGMAT

Encaminha novamente para analise da Diretora

18. Avaliar Nota Técnica

A diretora analisa a Nota Técnica

18a. Há inconsistencia?

18a

19. Devolver para GSRP

A Gerência analisa novamente a Nota Técnica

20. Encaminhar a CCGov

Encaminha novamente para analise do Coordenador

20a. Pedido deferido

20a

Se o Coordenador aceitar a troca de marca é encaminhado para publicação.

21 Encaminhar Notificação ao Fornecedor

Encaminhar a Notificação para o forncedor informando da decisão

22. Tomar ciência

O fornecedor toma ciência da decisão

23. Despachar SEA

É encaminhado para a Secretária a Nota Técnica junto com os documentos para publicação.

24. Encaminhar Publicação

É encaminhado para a Secretária a Nota Técnica junto com os documentos para publicação.

25. Publicar D.O.E

Depois que confirmado a publicação do Diário Oficial do Estado se deve colher os dados para informar no sistema e-compras.

26. Colher assinatura fornecedor

Entrar em contato com o fornecedor para que compareça para assinatura do Termo de Troca de Marca

27. Alterar marca no e.Compras

Com os dados da publicação é informado no sistema e-compras para que ocorra a alteração da marca.

28. Comunicar órgão

É encaminhado o um e-mail para os órgãos informando a troca de marca.

29. Tomar ciência

Depois de informar os órgãos deve se reunir todos os documentos que autorizou a troca da marca.

30. Arquivo documentação

Os documentos devem ser arquivado no processo.

Se houver inconsistência é devoldido para alteração.

Imprensa

SEA

Assessoria Jurídica

CCGov

DGMAT

Gerência de Registro de Preços

Fornecedor

Órgão participante

2. Avaliar a situação

1. Comunicar inadimplência

Fluxo: inadimplência do Fornecedor Elaborado com apoio:

2a. Prazo de entrega extrapolado?

Não

3. Encaminhar resposta ao órgão

4. Tomar ciência

Sim

Fim

5. Notificar ao Fornecedor

6. Responder notificação

7. Avaliar resposta

7a. Qual o tipo de resposta?

15. Avaliar situação

14. Encaminhar a Assessoria Jurídica

13. Suspender item no ecompras

12. Não será entregue

11. Item já entregue

8. Solicita prazo maior

16. Elaborar Nota Técnica/DC

9. Encaminhar resposta ao órgão

10. Tomar ciência

17. Encaminhar a GSRP

18. Avaliar Nota Tecnica

20. Avaliar Nota Tecnica

19. Encaminhar a Dgmat

Não

18a. Há inconsistê ncia s?

24. Publicar D.O.E

23. Encaminhar Publicação D.O.E

22. Encaminhar SEA

21. Encaminhar CCGov

Não

20a. Há inconsistencias

Sim

26. Comunicar ao órgão

25. Encaminhar GSRP

31. Proceder correção

30. Encaminhar a Assessoria Jurídica

Figura 29: Gestão de ata 8: comunicação de inadimplência do fornecedor com preço registrado

Fluxo retomado com a publicação no Diário Oficial do Estado

27. Tomar ciência Fim

33. Notificar Fornecedor

34. Tomar ciência

29. Abrir processo administrativo

32. Cancelar item no e-Compras

28. Cancelar empenho

35. Arquivar documentação

Fim

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 135

136

Manual de gestão

Descrição do fluxo: 12. Gestão de ata 8: comunicação de inadimplência do fornecedor com preço registrado UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

1. Comunicar inadimplência

O órgão comunica através de e-mail a inadimplência do fornecedor.

2. Avaliar a situação

O Setor responsável verifica os dados do fornecedor.

2a. Prazo de entrega extrapolado

O Setor responsável analisa se o fornecedor não está entregando de acordo com o edital.

3. Encaminhar resposta ao órgão

É encaminhado para o órgão um comunicado informando que o fornecedor está dentro do parazo conforme o edital.

4. Tomar ciência

O órgão deve aguardar o prazo de edital.

5. Notificar ao Fornecedor

Se o fornecedor não está entregando conforme o prazo adotado pelo edital então será Notificado para explicar o que está acontecendo por não entregar correto o produto solicitado.

6. Responder notificação

O fornecedor tem um prazo para responder a Notificação

7. Avaliar resposta

A Assessoria para assuntos jurídicos avalia a resposta do fornecedor.

7a. Qual o tipo de resposta

O fornecedor informa se o item já foi entregue, se quer um prazo maior para concluir a entrega ou se o produto não será entregue.

8. Solicita prazo maior

O fornecedor solicita um prazo maior que foi estipulado na Notificação

9. Encaminhar resposta ao órgão

Encaminhar para o órgão se ele aceita ou não com o prazo solicitado.

10. Tomar ciência

O órgão informa se concorda.

11. Item já entregue

Informa través de e-mail o documento que comprova a entrega do item.

12. Não será entregue

Informar o órgão que o produto não será entregue.

13. Suspender item no ecompras

O item é suspenso para novas aquisições.

14. Encaminhar a Assessoria Jurídica

Encaminha para Assessoria para assuntos jurídicos tomar as procedimentos necessários.

15. Avaliar situação

A Assessoria para assuntos jurídicos avalia a resposta do fornecedor.

16. Elaborar Nota Técnica e despacho de cancelamento

A Assessoria para assuntos jurídicos elabora a Nota Técnica e o Despacho de Cancelamento

17. Encaminhar a GSRP

A Assessoria para assuntos jurídicos encaminha para a Chefe de Departamento avaliar a Nota Técnica

18. Avaliar Nota Tecnica

A Chefe de Departamento avalia a Nota Técnica

18a. Há inconsistencias

18a

Se houver inconsistências a Chefe de Departamento devolve a Assessoria para assuntos jurídicos adotar os procedimentos de correção.

19. Encaminhar a Dgmat

A Assessoria para assuntos jurídicos após a correção encaminha para a Chefe de Departamento verificar se foi feita a correção.

20. Avaliar Nota Tecnica

A Chefa de Departamento avalia se está correta a Nota Técnica.

20a. Há inconsistencias

20a

Se houver inconsistências a Chefe de Departamento devolve a Assessoria para assuntos jurídicos adotar os procedimentos de correção.

21. Encaminhar CCGov

A Assessoria para assuntos jurídicos após a correção encaminha para assinatura do Coordenador, Chefe de Departamento e Gerente do Registro de Preços.

22. Encaminhar SEA

Se houver necessidade de publicação do Cancelamento do item é encaminhada a Nota Técnica junto com o Despacho de Cancelamento para a SEA

23. Encaminhar Publicação D.O.E

Após a analise da SEA o gabinete encaminha para o DOE o Despacho de Cancelamento.

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

UNIDADE EXECUTORA

PASSO

DESCRIÇÃO

24. Publicar D.O.E

O setor de execução da Ata de Registro de Preços acompanha a publicação no DOE

25. Encaminhar GSRP

Após a publicação é encaminhado o ofício comprovando o recebimento no DOE

26. Comunicar ao orgao

É encaminhado para o órgão um comunicado informando a suspensão do item

27. Tomar ciencia

Os órgãos ficam cientes que não podem aderir ao item suspenso

28. Cancelar empenho

Os órgãos devem cancelar as Notas de Empenho que possui o item cancelado

29. Abrir processo administrativo

Os documentos são organizados para que seja aberto processo administrativo

30. Encaminhar a Assessoria Jurídica

O processo é encaminhado para Assessoria Jurídica tomar as providências

31. Proceder correção

32. Cancelar item no e.compras

Após a publicação os dados do DOE devem ser informado no sistema e-compras para efetuar o cancelamento

33. Notificar Fornecedor

O fornecedor é notificado sobre o cancelamento do item

34. Tomar ciencia

O fornecedor fica ciente que o item foi cancelado

35. Arquivar documentação

Todos os documentos devem ser arquivados no processo

137

138

Manual de gestão

SUPORTE AOS NEGÓCIOS - TI A chamada TI (tecnologia da informação) é hoje indispensável a qualquer organização que busque cumprir sua missão com eficiência. A CCGov, em razão da amplitude (todos os órgãos do Executivo) e da complexidade das atividades que desenvolve, faz uso intensivo de bancos de dados e de aplicativos. O diagrama a seguir (figura 30) apresenta os sistemas informatizados sob a gestão da CCGov. Figura 30: Ferramentas informatizadas de suporte a negócios Sistema de Gestão de Contas Públicas. Gestão concessionarias: energia elétrica (Decreto n. 34.160/2013)

Sistema de Gestão de Contratos. Gestão de contratos (Decreto n.o 34.158∕2013)

e-Compras. Gestão de compras (Decreto n.o 34.159/2013)

Sistema de Gestão de Estoque Material - AJURI. Gestão de estoques (Decreto n.o 34.163/2013)

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

RELACIONAMENTO ENTRE SISTEMAS INFORMATIZADOS Os sistemas informatizados sob a gestão da CCGov e que dão o suporte necessário aos negócios, por sua vez, interagem com outros sistemas, da própria Sefaz e, de outras instituições/empresas, conforme mostrado na figura 31, abaixo.

Banco

Ajuri (Prodam)

Amazonas Energia AFI

SGCP

SGC

e-Compras.AM

Figura 31: Diagrama de representação do relacionamento

Módulo Transacional

catálogo

Planejamento de compra Pregão eletrônico

banco de preços

Compra eletrônica Registro de preços Recebimento de materiais Processo de compra

Cadforn

NF-e

SIGED (processo eletrônico de compras)

139

140

Manual de gestão

DEFINIÇÕES DOS BANCOS, SISTEMAS E INSTITUIÇÕES APRESENTADAS NA FIGURA 31 • CATÁLOGO – banco de dados que contém os itens de materiais e serviços; cada item possui um identificador (ID) único; serve de base para o banco de preços, para o processo de compra e, consequentemente, para todas as demais transações e etapas do processo; é mantido pela CCGov/Sefaz. • BANCO DE PREÇOS – banco de dados que contém os preços pesquisados; esses preços, por sua vez, são a base para a geração do mapa comparativo de preços, que serve de referência para os processos licitatórios, especialmente os para registro de preços; a base de sua formação são dois outros bancos de dados: CATÁLOGO e CADASTRO DE FORNCEDORES; a principal fonte de pesquisa é um terceiro banco, o da NF-e (nota fiscal eletrônica) que, hoje, é a principal fonte de pesquisa; é mantido pela CCGov/Sefaz. • CAD FORN (cadastro de fornecedores) – banco de dados que contém todas as informações relacionadas aos fornecedores que participam da licitação; é básico para o banco de preços e para operações como o pregão eletrônico e as atas de registro de preços; é mantido pela CGL. • NF-e (nota fiscal eletrônica) – banco de dados que contém as informações relativas à todas as notas fiscais eletrônicas emitidas para contribuintes do estado do Amazonas; é a principal fonte de consulta de pesquisa de preços e, também para o recebimento de materiais; é mantido pela SER e pelo Detin, ambos da Sefaz. • MÓDULO TRANSACIONAL – é o e-Compras propriamente dito, englobando todas as ações executadas, como pregão eletrônico, atas de registro de preços, recebimento de materiais, etc; é suportada pelos bancos de dados anteriormente referidos; é mantido pela CCGov/Sefaz. • SIGED (sistema de gestão de documentos) – ferramenta desenvolvida pela Sefaz para gestão eletrônica de documentos, incluindo a tramitação (protocolo tradicional) destes; suportará o processo eletrônico de compras, em fase de regulamentação e desenvolvimento, que substituirá o processo físico (em papel); suporta a assinatura eletrônica; é mantido pelo Depad e pelo Detin, ambos da Sefaz. • SGC (sistema de gestão de contratos) – ferramenta desenvolvida pela Sefaz para gerênciamento da execução dos contratos, especialmente os de serviços; tem um módulo de fiscalização onde são lançadas as informações relativas a cada prestação mensal do serviço, tendo como referência a nota fiscal de serviço; tem forte integração com o AFI e será integrado ao e-Compras.AM para que as informações do processo licitatório sejam transferidas diretamente; é mantido pela CCGov/Sefaz. • SGCP (sistema de gestão de contas públicas) – ferramenta desenvolvida pela Sefaz para controle do gasto com água, energia elétrica e telefonia;

CCGov • Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

•

atualmente cobre apenas energia elétrica; em integração com o AFI, permite o pagamento eletrônico das faturas de energia elétrica; é mantido pela CCGov/Sefaz. AFI (sistema administração financeira integrada) – é a ferramenta informatizada utilizada para registro, acompanhamento e controle da execução orçamentária, financeira e patrimonial da administração pública estadual; tem forte integração com todos os sistemas geridos pela CCGov; é mantido pela Secretaria Executiva do Tesouro e pelo Departamento de Tecnologia da Informação, ambos da Sefaz. AJURI (sistema de gestão de estoques) – é a ferramenta utilizada para gestão corporativa dos estoques no âmbito do Excecutivo; tem integrações com o e-Compras e com o AFI; é mantido pela CCGov/Sefaz e pela Prodam. BANCO – é a representação da comunicação eletrônica com o Banco do Brasil e o Bradesco, através do AFI, para pagamento das faturas de energia elétrica. CONCESSIONÁRIA – é a representação da comunicação da Amazonas Energia com o SGCP para envio de faturas e comprovação de pagamento.

Quadro 9. Os pontos, os momentos e as ações executadas no relacionamento entre os sistemas SISTEMA

e-Compras.AM

MOMENTO

Empenho da despesa

Emissão da nota fiscal eletrônica pelo fornecedor

Recebimento do material adquirido

SISTEMA COM O QUAL INTERAGE

O QUE REALIZA

QUEM PODE ESCLARECER

AFI

Por ocasião do empenho de um processo de compra realizado através do e-Compras.AM o AFI ‘consulta’ o e-Compras.AM e: 1. Verifica se o processo foi homologado; 2. Associa a nota de empenho ao processo de compra; 3. Captura os itens do processo de compra para a nota de empenho e, 4. Verifica a regularidade fiscal (certidões negativas exigidas por lei)

Elizabeth, Edilberto, Moysés, Wilson

NF-e

Ao final de cada dia, o e-Compras.AM faz uma varredura no banco de dados da NF-e para identificar as notas fiscais emitidas para os órgãos da estrutura do Executivo; detectando, com base no CNPJ, envia mensagem ao órgão comprador e aos membros da CCGov/Sefaz que integram a comissão de recebimento, para que os mesmos planejem o recebimento.

Edilberto, Moysés, Wilson, Sander

AFI, NF-e

Por ocasião do recebimento, o sistema e-Compras.AM: 1. associa a nota de empenho, oriunda do AFI, com a nota fiscal eletrônica, oriunda do banco de dados da NF-e para fazer o check list do produto e, 2. gerar o relatório (termo circunstanciado de recebimento – TCR), por sua vez, condição para a liquidação da nota de empenho e, consequentemente, do pagamento ao fornecedor.

Elizabeth, Sander, Fabrício, Moysés, Wilson

141

142

Manual de gestão

SISTEMA

MOMENTO

e-Compras.AM

Liquidação da nota de empenho

e-Compras.AM

Pagamento ao fornecedor

e-Compras.AM

Permanentemente

SGC

Primeira liquidação da nota de empenho que ampara o contrato

SGC

Lançamento das informações da nota fiscal da prestação do serviço

SGC

Liquidação total ou parcial da nota de empenho

SGCP

Cadastro de nova unidade consumidora (UC) de energia elétrica

SGCP

Faturamento pela Amazonas Energia das contas de energia elétrica

SISTEMA COM O QUAL INTERAGE

O QUE REALIZA

QUEM PODE ESCLARECER

AFI

No momento da liquidação da nota de empenho, o AFI consulta o e-Compras. AM para verificar: 1. se o recebimento realmente ocorreu, ou seja se foi emitido um TCR e se o mesmo está válido e, 2. Se o fornecedor está regular do ponto de vista fiscal, ou seja, se está com todas as certidões negativas exigidas válidas.

Elizabeth, Sander, Fabrício, Moysés, Wilson

AFI

Por ocasião da geração da ordem bancária (OB) para pagamento ao fornecedor, o AFI consulta o e-Compras.AM para verificar a regularidade fiscal do fornecedor.

Elizabeth, Alessandro, Edilberto

Ajuri

O catálogo de materiais do e-Compras.AM é relacionado com o catálogo do Ajuri, que é o sistema de gestão de estoques. Cada novo item catalogado no e-Compras é replicado para o Ajuri e, portanto, automaticamente relacionado.

Andrea, Sander, Fabrício

AFI

Por ocasião da primeira liquidação da nota de empenho que ampara o contrato, o AFI ‘consulta’ o SGC para verificar se o mesmo foi registrado nesse sistema; se não, o órgão é forçado a lançar e fazer a vinculação à nota de empenho; a partir daí todas as informações relacionadas à execução orçamentária do contrato são visualizadas através do SGC.

Alessandro, Márcia, Michel, Alessandra, Cínthia, Jair

AFI

Por ocasião do lançamento da nota fiscal comprobatória da prestação do serviço, o SGC consulta o AFI para verificar se há saldo orçamentário na nota de empenho vinculada ao contrato correspondente; não havendo saldo orçamentário, o fiscal do contrato fica impossibilitado de concluir o atesto.

Alessandro, Márcia, Michel, Alessandra, Cínthia, Jair

AFI

No momento da liquidação total ou parcial da nota de empenho, o AFI ‘consulta’ o SGC para verificar se a nota fiscal de serviços foi lançada e se houve o atesto por parte do fiscal de contrato, que se consubstancia através do documento chamada termo de execução de serviço – TES.

Alessandro, Márcia, Michel, Alessandra, Cínthia, Jair

AFI

O SGCP mantém um cadastro de todas as unidades consumidoras (UC) de energia elétrica, cadastro este que é replicado, mas de forma manual em razão de restrições relacionadas ao processo de execução orçamentária, no AFI; assim, todas as vezes em que o SGCP identifica uma nova unidade consumidora, a equipe da CCGov informa aos gestores do AFI para que espelhem a informação nesse sistema (AFI_detacontrato).

Alessandro, Fábio

CONCESSIONÁRIA

Após emitir as faturas de energia elétrica, mensalmente, a Amazonas Energia encaminha, por e-mail, um arquivo ‘txt’, contendo, de forma pormenorizada, todas as informações relativas às faturas de responsabilidade dos órgãos do Executivo, tendo como base o CNPJ.

Alessandro, Fábio

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SISTEMA COM O QUAL INTERAGE

O QUE REALIZA

QUEM PODE ESCLARECER

AFI

O AFI ‘toma conhecimento’ do ‘atesto’ da fatura de energia elétrica para que seja providenciada a liquidação e o consequente pagamento.

Alessandro, Fábio

AJURI

Sensibilização do e-Compras. AM com as informações na nota fiscal eletrônica

e-Compras.AM

Imediatamente após ‘receber’ as informações da nota fiscal eletrônica das faturas emitidas para os órgãos do Executivo, o que ocorre ao final de cada dia, o e-Compras.AM ‘informa’ ao Ajuri para que os gestores de almoxarifados façam o planejamento do recebimento do material.

Sander, Fabrício, Moysés, Wilson

AJURI

Recebimento do material

AFI

Por ocasião do recebimento do material, o AJURI ‘recupera’, do AFI, as informações da nota de empenho que ampara a aquisição.

Sander, Fabrício

AJURI

Lançamento de produto no estoque

e-Compras.AM

Quando do lançamento de material eventualmente não relacionado com o catálogo de materiais do e-Compras.AM, o Ajuri ‘força’ a vinculação, condição para entrada no estoque.

Sander, Fabrício

AJURI

Liquidação total ou parcial da nota de empenho

AFI

Quando da liquidação da nota de empenho que ampara a aquisição de material, o AFI ‘consulta’ o AJURI para verificar se o produto deu entrada no estoque.

Sander, Fabrício

SISTEMA

MOMENTO

SGCP

Atesto de fatura

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UNIDADE III Legislação que define competências e norteia Atividades da CCGov s leis e outras normas infra legais aqui publicados incorA poram alterações realizadas até o dia 5/5/14. Logo, poderão estar desatualizados. Recomenda-se consultar eventuais atualizações através da internet, conforme abaixo: 1. Leis e normas infra legais federais http://www4.planalto.gov.br/legislacao 2. Leis estaduais http://rhnet.sead.am.gov.br/ 3. Normas infra legais estaduais http://www.sefaz.am.gov.br/ http://www.e-compras.am.gov.br/publico/ http://www.ajuri.am.gov.br/ http://sistemas.sefaz.am.gov.br/sgc-am/index.do http://sistemas.sefaz.am.gov.br/GGP/index.jsp?id=ME

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1. NORMAS FEDERAIS 1.1 LEIS LEI N.º 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993

Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.

A íntegra da lei pode ser conferida no site: https://www.planalto.gov.br/ ccivil_03/leis/l8666cons.htm. Acesso: 15/4/2014.

LEI N.º 10.520, DE 17 DE JULHO DE 2002

Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.

A íntegra da lei pode ser conferida no site: https://www.planalto.gov.br/ ccivil_03/leis/2002/l10520.htm. Acesso: 15/4/2014.

LEI COMPLEMENTAR N.º 123, DE 14 DE DEZEMBRO DE 2006

Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte e dá outras providências.

A íntegra da lei pode ser conferida no site: http://www.planalto.gov.br/ ccivil_03/leis/LCP/Lcp123.htm Acesso: 15/4/2014.

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1.2. DECRETOS DECRETO N.º 5.450, DE 31 DE MAIO DE 2005

Regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.

A íntegra do decreto pode ser conferida no site: https://www.planalto.gov. br/ccivil_03/_Ato2004-2006/2005/Decreto/D5450.htm. Acesso: 15/4/2014.

DECRETO N.º 5.504, DE 5 DE AGOSTO DE 2005

Estabelece a exigência de utilização do pregão, preferencialmente na forma eletrônica, para entes públicos ou privados, nas contratações de bens e serviços comuns, realizadas em decorrência de transferências voluntárias de recursos públicos da União, decorrentes de convênios ou instrumentos congêneres, ou consórcios públicos.

A íntegra do decreto pode ser conferida no site: https://www.planalto.gov. br/ccivil_03/_Ato2004-2006/2005/Decreto/D5504.htm Acesso: 15/4/2014.

DECRETO N.º 7.892, DE 23 DE JANEIRO DE 2013

Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993.

A íntegra do decreto pode ser conferida no site: https://www.planalto. gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2013/decreto/d7892.htm Acesso: 15/4/2014.

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2. NORMAS ESTADUAIS 2.1. LEIS LEI DELEGADA N.º 67, DE 18 DE MAIO DE 2007

Dispõe sobre o funcionamento e a estrutura administrativa do Poder Executivo, definindo os órgãos e entidades que o integram, fixando suas finalidades, objetivos e competências, e estabelecendo outras providências.

A íntegra da lei pode ser conferida no site: http://rhnet.sead.am.gov.br/ Acesso: 15/4/2014.

LEI DELEGADA N.º 73, DE 18 DE MAIO DE 2007 Dispõe sobre a SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA – SEFAZ, definindo suas finalidades, competências e estrutura organizacional, fixando o seu quadro de cargos comissionados e estabelecendo outras providências. O GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS FAÇO SABER a todos os habitantes que, no exercício da delegação que me foi conferida pela Resolução Legislativa n.º 408, de 27 de dezembro de 2.006, com a modificação de prazo promovida pela Resolução Legislativa n.º 415, de 02 de maio de 2.007, edito a seguinte LEI DELEGADA: CAPÍTULO I • DAS FINALIDADES E DAS COMPETÊNCIAS Art. 1.º A SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA – SEFAZ, órgão integrante da Administração Direta do Poder Executivo, tem como finalidades: I.

organização, gerênciamento e disciplina do processo de pagamento e arrecadação do Estado;

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II.

implementação de medidas que visem ao aumento da arrecadação de receita; III. elaboração, acompanhamento e avaliação da Lei de Diretrizes Orçamentárias e dos Orçamentos anuais; IV. coordenação e o controle da execução orçamentária estadual; V. organização, gerênciamento e disciplina do processo de escrituração da contabilidade pública, elaboração e consolidação do Balanço Geral do Estado, com observância das normas, limites e prazos estabelecidos na legislação federal e estadual; VI. organização, gerênciamento e controle da dívida fundada e haveres do Estado; VII. normatização, supervisão, orientação e controle dos procedimentos de aquisição de bens e serviços no âmbito do Poder Executivo Estadual. Art. 2.º Para o cumprimento do disposto no artigo anterior, sem prejuízo de outras ações e atividades previstas em normas legais e regulamentares, compete à Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ: I.

II. III.

IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV.

o acompanhamento e o gerênciamento, físico e financeiro, e sem prejuízo da competência atribuída a outros órgãos, da execução do Orçamento e dos programas de Governo; o estabelecimento de classificações orçamentárias, tendo em vista as necessidades de sua harmonização com o planejamento e o controle; a administração da execução financeira, através do gerênciamento da Conta Única do Estado, sem prejuízo da competência atribuída aos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário; a proposição de medidas objetivando a consolidação das informações financeiras e contábeis dos diversos setores do Poder Executivo; a observância dos parâmetros definidos na Lei de Responsabilidade Fiscal relativamente à limites de despesas; a realização de estudos e pesquisas concernentes aos processos de arrecadação e pagamento; a administração dos haveres financeiros e mobiliários estaduais; a administração e controle das dívidas interna e externa do Estado; o controle de pagamento de precatórios do Estado; a operacionalização do Sistema Financeiro de Conta Única do Estado do Amazonas, através de conta corrente mantida em Banco autorizado; o desenvolvimento de políticas e administração tributárias; a arrecadação e fiscalização dos tributos estaduais; a administração financeira e contabilidades públicas; as negociações com Governos e Entidades econômicas e financeiras; o planejamento, normatização e controle dos procedimentos de aquisição de materiais e serviços no âmbito do Poder Executivo Estadual;

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XVI. a gestão e a administração dos sistemas corporativos relacionados à aquisição de materiais e serviços no âmbito do Poder Executivo Estadual; XVII. a execução de outras ações e atividades concernentes à sua natureza ou determinadas pelo Chefe do Poder Executivo. CAPÍTULO II • DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Art. 3.º Dirigida pelo Secretário de Estado da Fazenda, com o auxílio de quatro Secretários Executivos, a Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ, tem a seguinte estrutura organizacional: I.

ÓRGÃOS DE DELIBERAÇÃO SUPERIOR a) Comitê de Gestão Estratégica b) Comissão de Programação Financeira

II.

ÓRGÃOS DO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO a) Conselho de Recursos Fiscais b) Auditoria Tributária

III.

ÓRGÃOS DE ASSISTÊNCIA E ASSESSORAMENTO a) Gabinete b) Corregedoria c) Comissão de Gestão Administrativa d) Unidade de Coordenação de Projetos

IV.

ÓRGÃOS DE ATIVIDADES-MEIO a) Secretaria Executiva de Assuntos Administrativos 1. Departamento de Administração 2. Departamento de Tecnologia da Informação 3. Departamento de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas 4. Assessoria Jurídica

ÓRGÃOS DE ATIVIDADES-FIM a) Secretaria Executiva da Receita 1. Departamento de Arrecadação 2. Departamento de Tributação 3. Departamento de Fiscalização 4. Departamento de Análise e Revisão Fiscal 5. Departamento de Informações Econômico-Fiscais 6. Departamento de Controle de Entrada de Mercadoria

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b) Secretaria Executiva do Tesouro 1. Departamento de Finanças 2. Departamento de Encargos Gerais, Dívidas e Haveres 3. Departamento de Contabilidade Pública 4. Centro de Estudos de Finanças Públicas c) Secretaria Executiva de Orçamento: 1. Departamento de Diretrizes e Elaboração Orçamentária; 2. Departamento de Acompanhamento e Controle da Execução Orçamentária. d) Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais 1. Departamento de Normas, Padrões e Controle de Serviços 2. Departamento de Gestão de Materiais e do Registro de Preços

Parágrafo único. O Comitê de Gestão Estratégica e a Comissão de Programação Financeira têm suas composições, competências e formas de funcionamento disciplinas em atos específicos, conforme o disposto na legislação aplicável.

CAPÍTULO III • DAS COMPETÊNCIAS DAS UNIDADES Art. 4.º As unidades integrantes da estrutura organizacional da Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ têm as seguintes competências, sem prejuízo de outras ações e atividades previstas no seu Regimento Interno: I.

CONSELHO DE RECURSOS FISCAIS – julgamento em segunda instância do Processo Administrativo Fiscal, inerente ao lançamento do crédito tributário; ao indébito tributário e às contribuições financeiras relacionadas à Política Estadual de Incentivos Fiscais e outras matérias na forma prevista em lei; II. AUDITORIA TRIBUTÁRIA – resposta às consultas de natureza tributária formuladas pelos contribuintes e julgamento, em primeira instância, do Processo Administrativo Fiscal inerente ao lançamento do crédito Tributário e à apreensão de mercadorias; das solicitações referentes à devolução de tributos e contribuições financeiras relacionadas à Política Estadual de Incentivos Fiscais; III. GABINETE – programação, coordenação, supervisão e execução das atividades de representação política, administrativa e social do Secretário; IV. CORREGEDORIA – acompanhamento do desempenho profissional, moral e ético dos servidores da Pasta nas suas respectivas áreas de atuação e junto aos contribuintes e demais usuários de seus serviços, mediante a aplicação de medidas preventivas e corretivas;

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VI.

VII.

VIII.

IX.

XI.

XII.

XIII.

CENTRO DE ESTUDOS ECONÔMICO-TRIBUTÁRIOS – elaboração de estudos relacionados à economia nacional e regional para subsidiar a formulação de política tributária; UNIDADE DE COORDENAÇÃO DE PROJETOS – responsável pela coordenação, supervisão, monitoramento das ações de projetos, aprovação de programas de trabalho para execução de componentes e subcomponentes de projetos, planos operacionais, planos de aquisição, bem como pela interlocução com organismos financeiros, órgãos estaduais, federais e demais ações correlatas; ASSESSORIA JURÍDICA – auxílio à Secretária de Estado da Fazenda, em assuntos de natureza jurídica não tributária, proceder a exame prévio e conclusivo de matérias sobre processos licitatórios e seus contratos no âmbito da Secretaria; elaboração, exame e revisão de minutas de ajustes, nos quais a SEFAZ seja signatária; elaboração, exame e revisão de minutas de Projeto de Lei, Decretos, Portarias de Instruções Normativas e outros atos afetos e de interesse da Secretaria de Fazenda; emissão de Pareceres e Notas Técnicas, de Ofício, e sempre que requisitadas pelos dirigentes; SECRETARIA EXECUTIVA DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS – supervisão da execução das atividades da Assessoria Jurídica e dos Departamentos de Administração, de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas, e de Tecnologia da Informação; DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO – supervisão, coordenação e execução, no âmbito da Pasta, das atividades pertinentes a material, patrimônio, orçamento, contabilidade, finanças e serviços gerais, em consonância com as diretrizes emanadas dos respectivos órgãos centrais do Poder Executivo; DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO – coordenação, programação, supervisão e controle da execução dos serviços de processamento informatizado de dados, buscando a otimização do uso dos recursos tecnológicos disponíveis para o tratamento adequado das informações de natureza econômico-fiscal, contábil-financeira e administrativa; SECRETARIA EXECUTIVA DA RECEITA – supervisão da execução das atividades dos Departamentos de Arrecadação, de Tributação, de Fiscalização, de Análise e Revisão Fiscal e de Informações Econômico-Fiscais; DEPARTAMENTO DE ARRECADAÇÃO – coordenação, programação, supervisão e controle da execução das atividades de arrecadação das receitas tributárias e das não tributárias, inclusive as relativas a minerais, petróleo e gás natural e as contribuições financeiras relacionadas à Política Estadual de Incentivos Fiscais; DEPARTAMENTO DE TRIBUTAÇÃO – elaboração de minutas de atos normativos tributários estaduais; sistematização e divulgação da legislação

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tributária e atos elaborados pelo Departamento; edição de pareceres jurídicos e notas técnicas relacionados à interpretação da legislação tributária, edição de atos em regimes especiais; representação da Secretaria junto à Comissão Técnica Permanente – COTEPE/CONFAZ/MF; XIV. DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO – coordenação, programação, supervisão e controle da execução das atividades de fiscalização das receitas tributárias e das não tributárias relativas a minerais, petróleo e gás natural e as contribuições financeiras relacionadas à Política Estadual de incentivos Fiscais; XV. DEPARTAMENTO DE DESENVOLVIMENTO E GESTÃO DE PESSOAS – planejamento, coordenação e supervisão da política de Gestão de Pessoas da SEFAZ, de acordo com as diretrizes estratégicas da Instituição, com vistas ao desenvolvimento e aperfeiçoamento do quadro funcional; XVI. DEPARTAMENTO DE ANÁLISE E REVISÃO FISCAL – coordenação, programação, supervisão e controle da execução das atividades relativas à analise prévia da ação fiscal, análise e revisão dos valores de impostos fixados por estimativa; XVII. DEPARTAMENTO DE INFORMAÇÕES ECONÔMICO-FISCAIS – coordenação, programação, supervisão e controle da execução das atividades relativas ao Sistema de Informações Econômico-Fiscais; XVIII. DEPARTAMENTO DE CONTROLE DE ENTRADA DE MERCADORIAS – controle da tributação incidente sobre a entrada de mercadorias e bens oriundos de outras unidades da Federação e do exterior; desembaraço da documentação fiscal que acobertar a mercadoria, o bem ou a prestação de serviço de transporte; análise e revisão dos extratos de desembaraço para pagamento de ICMS; XIX. SECRETARIA EXECUTIVA DO TESOURO – supervisão da execução das atividades dos Departamentos de Finanças, de Encargos Gerais, Dívida e Haveres e de Contabilidade Pública; XX. DEPARTAMENTO DE FINANÇAS –coordenação, programação, supervisão e controle da execução das atividades relativas à execução financeira; XXI. DEPARTAMENTO DE ENCARGOS GERAIS, DÍVIDAS E HAVERES – coordenação, programação, supervisão e controle da execução das atividades relativas aos encargos gerais do Estado, à dívida pública e à administração dos haveres financeiros do Tesouro Estadual; XXII. CENTRO DE ESTUDOS DE FINANÇAS PÚBLICAS – assessoramento direto à Secretaria Executiva do Tesouro; elaboração de estudos nas áreas de finanças, despesa, dívida e contabilidade pública. Coordenação, medição e monitoramento dos projetos da SET. Acompanhamento dos subgrupos do GEFIN/CONFAZ.

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XXIII. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE PÚBLICA – coordenação, programação, supervisão e controle da execução das atividades do Sistema Estadual de Contabilidade. XXIV. SECRETARIA EXECUTIVA DE ORÇAMENTO – supervisão da execução das atividades dos Departamentos de Diretrizes e Elaboração Orçamentária e de Acompanhamento e Controle da Execução Orçamentária; XXV. DEPARTAMENTO DE DIRETRIZES E ELABORAÇÃO ORÇAMENTÁRIA. coordenação, formulação, consolidação e controle da execução das atividades relacionadas à Legislação Orçamentária Estadual; estabelecimento de normas e procedimentos orçamentários que assegurem a aplicação de critérios técnicos, econômicos e administrativos entre as atividades governamentais, e orientação aos órgãos governamentais na elaboração de seus orçamentos; XXVI. DEPARTAMENTO DE ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DA EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA – coordenação, orientação, supervisão, acompanhamento e controle das atividades relacionadas à execução orçamentária dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Estado; XXVII. COORDENADORIA DE COMPRAS E CONTRATOS GOVERNAMENTAIS. supervisão da execução das atividades dos Departamentos de Normas, Padrões, Controle de Serviços e Gestão de Materiais e do Registro de Preços; expedição de atos normativos relacionados às atividades desenvolvidas por esses departamentos; XXVIII. DEPARTAMENTO DE NORMAS, PADRÕES E CONTROLE DE SERVIÇOS. coordenação de estudos para padronização de serviços; coordenação, orientação e supervisão das atividades para manutenção de catálogo destinado a subsidiar os processos de contratação de serviços; coordenação, orientação e supervisão das atividades para definição de preços máximos para itens de serviços padronizados, orientação e supervisão das contratações no âmbito do Poder Executivo Estadual; coordenação, orientação e supervisão de medidas que visem à eficiência do gasto com energia elétrica, água e telefonia; coordenação, orientação e supervisão das ações pertinentes ao desenvolvimento dos sistemas informatizados relacionados à gestão de serviços, bem como orientação e supervisão da integração destes com outros sistemas corporativos; proposição de atos normativos relacionados a todas as atividades elencadas neste inciso; XXIX. DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE MATERIAIS E DO REGISTRO DE PREÇOS – coordenação, orientação e supervisão das atividades para manutenção de catálogo destinado a subsidiar a aquisição de materiais consumíveis e permanentes; coordenação, orientação e supervisão das atividades de gestão do Sistema de Registro de Preços no âmbito do Executivo Estadual; coordenação, orientação e supervisão das atividades de manutenção de banco de preços para subsidiar aquisições; coordenação, orientação e supervisão das atividades de recebimento, inspe-

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ção, identificação, guarda e movimentação de materiais; coordenação, orientação e supervisão das ações pertinentes ao desenvolvimento dos sistemas informatizados relacionados à gestão de materiais, bem como orientação e supervisão da integração destes com outros sistemas corporativos; proposição de atos normativos relacionados a todas as atividades elencadas neste inciso. CAPÍTULO IV • DAS COMPETÊNCIAS DOS DIRIGENTES Art. 5.º As competências do Secretário de Estado e dos Secretários Executivos são as estabelecidas nos artigos 16 a 19 da Lei Delegada n.º 67, de 18 de maio de 2007 Art. 6.º Sem prejuízo do disposto no Regimento Interno da Pasta, são atribuições comuns dos demais dirigentes das unidades que compõem a estrutura organizacional da Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ: I. II.

gerir as áreas operacionais sob sua responsabilidade; assegurar padrões satisfatórios de desempenho em suas áreas de atuação; III. zelar pelos bens e materiais sob sua guarda, garantindo adequada manutenção, conservação, modernidade e funcionamento; IV. promover permanente avaliação dos servidores que lhes são subordinados, com vistas à constante melhoria dos serviços; V. propor medidas disciplinares, na forma da legislação específica; VI. julgar os recursos contra atos de seus subordinados, quando couber; VII. executar outras ações, em razão da natureza da unidade sob sua direção, sob a orientação ou por determinação do Secretário de Estado e dos Secretários Executivos. CAPÍTULO V • DOS CARGOS DE PROVIMENTO EM COMISSÃO Art. 7.º Os cargos de provimento em comissão da Secretária de Estado da Fazenda – SEFAZ são os especificados no Anexo Único desta Lei, extintos os cargos constantes do Anexo Único da Lei Delegada n.º 06, de 18 de junho de 2.005, com as alterações promovidas pela Lei n.º 3.112, de 04 de janeiro de 2.007.

§ 1.º A remuneração dos titulares de cargos de provimento em comissão de Chefe da Corregedoria, Coordenador da Unidade de Coordenação de Projetos e Coordenador da Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais da SEFAZ é fixada em R$ 10.000,00. § 2.º Os cargos a que se refere este artigo serão ocupados, preferencialmente, por servidores da Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ.

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CAPÍTULO VI • DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 8.º As despesas decorrentes da execução desta Lei correrão à conta das dotações consignadas no Orçamento do Poder Executivo para a Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ. Art. 9.º Revogadas a Lei Delegada n.º 06, de 18 de junho de 2.005, a Lei n.º 3.112, de 04 de janeiro de 2.007, e as demais disposições em contrário, esta Lei entra em vigor na data da sua publicação.

GABINETE DO GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS em Manaus, 18 de maio de 2007

EDUARDO BRAGA Governador do Estado

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ANEXO ÚNICO Cargos de provimento em comissão QUANT.

CARGO

Chefe de Corregedoria

Coordenador da Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

Coordenador da Unidade de Coordenação de Projetos

Assessor I

Chefe da Auditoria Tributária

Chefe de Gabinete

Chefe do Centro de Estudos Econômico-Tributários

Chefe da Assessoria Jurídica

Chefe de Departamento

Gerente

Secretário do Conselho de Recursos Fiscais

Secretário da Auditoria Tributária

Secretário da Comissão de Programação Financeira

Assessor II

Subcoordenador

Subgerente

Assessor III

Chefe de Agência da Fazenda

Assessor IV

SIMBOLOGIA

AD-1

AD-2

AD-3

AD-4

Dos cargos constatados no Anexo Único, acima da Lei Delegada 73, destacamos abaixo, as que são alocados na CCGov. Quantidade de cargos comissionados da CCGov* QUANT.

CARGO

SIMBOLOGIA

Coordenador da Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

Chefe de Departamento

AD-1

Gerente

AD-2

Assessor II

AD-2

Subgerente

AD-3

TOTAL

* os atos de designação dos servidores para os cargos comissionados constantes neste quadro encontram-se reproduzidos nas páginas 196 a 202.

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LEI DELEGADA N.º 93, DE 18 DE MAIO DE 2007 Dispõe sobre a COMISSÃO GERAL DE LICITAÇÃO DO PODER EXECUTIVO (CGL), definindo suas finalidades, competências e estrutura organizacional, fixando o seu quadro de cargos comissionados e estabelecendo outras providências. A íntegra da lei pode ser conferida no site: http://rhnet.sead.am.gov.br/ Acesso: 15/4/2014.

LEI N.º 2.794, DE 06 DE MAIO DE 2003 Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Estadual. A íntegra da lei pode ser conferida no site: http://rhnet.sead.am.gov.br/ Acesso: 24/4/2014.

LEI N.º 0.000, DE DD DE MM DE 2014 Dispõe sobre a informatização do processo administrativo no âmbito do Poder Executivo Estadual. O GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS FAÇO SABER a todos os habitantes que a ASSEMBLEIA LEGISLATIVA decretou e eu sanciono a presente LEI : Art. 1.º Os atos do processo administrativo de que trata a Lei n.º 2.794, de 6 de maio de 2003, no âmbito da Administração centralizada e descentralizada do Poder Executivo Estadual, deverão ser produzidos, tramitados e arquivados por meio eletrônico. §1.º Aplica-se o disposto no caput deste artigo a todos os processos administrativos, inclusive àqueles regidos por lei própria, desde que não contrarie a mesma. §2.º Os atos do processo administrativo, produzidos diretamente em meio eletrônico ou digitalizados, somente terão validade com assina-

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tura eletrônica e, em seu conjunto, constituirão os autos eletrônicos do processo administrativo. §3.º Para fins desta Lei, considera-se: I. ato do processo administrativo - todo e qualquer documento que integra os autos do processo administrativo; II. autos eletrônicos do processo administrativo - conjunto de atos administrativos produzidos eletronicamente ou digitalizados, organicamente acumulados no curso de um processo administrativo; III. meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais; IV. arquivo eletrônico: repositório de atos administrativos e/ou de autos eletrônicos do processo administrativo; V. transmissão eletrônica: toda forma de comunicação a distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores; e VI. assinatura eletrônica: assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei específica. Art. 2.º São diretrizes para a utilização do meio eletrônico para processo administrativo de que trata esta Lei: I. garantia da confiabilidade e integridade das informações constantes dos autos eletrônicos do processo administrativo; II. transparência; III. facilidade e agilidade na obtenção de quaisquer informações relativas aos atos do processo; IV. celeridade no andamento processual e na movimentação de documentos; e V. facilidade para o intercâmbio eletrônico de informações através da integração com sistemas informatizados, inclusive externos ao âmbito do Poder Executivo Estadual. Art. 3.º O ato administrativo enviado eletronicamente para atender prazo processual, será considerado tempestivo se transmitido até as 24 (vinte e quatro) horas do seu último dia. Art. 4.º Os atos processuais que demandarem publicação no Diário Oficial do Estado deverão, preferencialmente, ser publicados através da versão eletrônica do mesmo, se houver. §1.º Não havendo publicação do Diário Oficial do Estado na forma eletrônica, os atos administrativos sujeitos a publicação deverão ser digi-

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talizados e incorporados aos autos eletrônicos do processo administrativo mediante assinatura eletrônica. §2.º Quando, por imposição legal, houver necessidade de publicação em jornal de grande circulação, o ato administrativo publicado deverá ser digitalizado e incorporado aos autos eletrônicos do processo administrativo mediante assinatura eletrônica. Art. 5.º Quando optar pela constituição dos autos eletrônicos do processo administrativo, os órgãos da Administração centralizada e descentralizada do âmbito do Poder Executivo Estadual adotarão providências para garantir que os atos do processo administrativo, inclusive os resultantes de digitalização, sejam produzidos, armazenados e assinados em ambiente seguro e por meio de tecnologia que garanta a integridade, a autenticidade e a disponibilidade das informações.

Parágrafo único. Uma vez incluído nos autos eletrônicos do processo administrativo, o ato administrativo não poderá sofrer qualquer alteração, mesmo por parte do usuário responsável pela sua inclusão.

Art. 6.º Os autos eletrônicos do processo administrativo produzidos nos termos desta Lei têm o mesmo valor legal de autos constituídos da forma convencional, em papel, inclusive para fins de controle interno e externo.

Parágrafo único. O ato do processo administrativo oriundo de digitalização de documento, desde que assinado eletronicamente nos termos desta Lei, tem o mesmo valor do documento original em papel.

Art. 7.º Os órgãos da Administração centralizada e descentralizada do Poder Executivo Estadual poderão, se necessário, e desde que não contrarie o disposto nesta e em outras leis aplicáveis, expedir atos próprios estabelecendo procedimentos para utilização do meio eletrônico para constituição e tramitação dos atos e autos eletrônicos inerentes aos processos administrativos de sua competência.

Parágrafo único. Compete à Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais, da Secretaria de Estado da Fazenda, com base nas competências previstas no art. 4.º, incisos XXVII, XXVIII e XXIX, da Lei Delegada n.º 73, de 18 de maio de 2007, estabelecer procedimentos para constituição e tramitação dos autos eletrônicos para os processos administrativos destinados à aquisição de bens e serviços, bem como para a constituição de registro de preços.

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Art. 8.º Revogadas as disposições em contrário, esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. GABINETE DO GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS em Manaus, __ de ______________ de 2014 JOSÉ MELO Governador do Estado

2.2 DECRETOS DECRETO N.º 24.818, DE 27 DE JANEIRO DE 2005 Regulamenta a realização de pregão por meio da utilização de recursos de tecnologia da informação, denominado pregão eletrônico, para a aquisição de bens e serviços comuns, no âmbito da Administração Pública Estadual, Direta e Indireta, do Poder Executivo, e dá outras providências. A íntegra do decreto pode ser conferida no site: http://www.cgl.am.gov. br/decretos/dec24818.pdf. Acesso em: 15/4/2014.

DECRETO N.º 25.373, DE 14 DE OUTUBRO DE 2005 Dispõe sobre a organização, manutenção e funcionamento do Cadastro Central de Fornecedores do Estado do Amazonas, e dá outras providências. A íntegra do decreto pode ser conferida no site: http://www.cgl.am.gov. br/decretos/dec25373.pdf. Acesso em: 15/4/2014

DECRETO N.º 28.182, DE 18 DE DEZEMBRO DE 2008 Regulamenta o tratamento diferenciado, favorecido e simplificado para as microempresas e empresas de pequeno porte nas licitações do Governo Estadual, e dá outras providencias. A íntegra do decreto pode ser conferida no site: http://www.e-compras. am.gov.br/publico/decretos.asp?offset=12. Acesso em: 15/4/2014

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DECRETO N.º 28.655, DE 2 DE JUNHO DE 2009 Dispõe sobre a comprovação de regularidade fiscal nas contratações efetuadas no âmbito da Administração Pública Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, e dá outras providências. A íntegra do decreto pode ser conferida no site: http://www.e-compras. am.gov.br/publico/decretos.asp?offset=12. Acesso em: 15/4/2014

DECRETO N.º 31.342 DE 03 DE JUNHO DE 2011 Dispõe sobre a adoção de medidas destinadas ao controle do consumo e demanda de energia elétrica no âmbito da Administração Publica Estadual direta, Autárquica e Fundacional, e dá outras providencias. O GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS, no exercício da competência que lhe confere o artigo 54, IV, da Constituição Estadual, e tendo em vista o artigo 5.°, VII, da Lei Estadual n.º 3.135, de 5 de junho de 2007. CONSIDERANDO que o gasto com energia elétrica constitui importante item de despesa da Administração Publica estadual, bem como a necessidade de acompanhamento e busca constante por melhores praticas no uso desse recurso, podendo a racionalização de seu consumo e demanda ensejar significativa economia para o erário; CONSIDERANDO que a eficiência energética não pode estar vinculada apenas a questão conjunturais, mas sim estar incorporada a uma Gestão Estadual Eficiente de Energia Elétrica; CONSIDERANDO a economia de energia elétrica, elemento fundamental na preservação do ambiente, e a consequente liberação de recursos para aplicação em setores prioritários pra o desenvolvimento sustentável do Estado do Amazonas; CONSIDERANDO a existência do Programa Nacional de Conservação de Energia Elétrica – PROCEL desenvolvido pelo Ministério das minas e Energia e do Programa Estadual de Incentivo à utilização de Energias Alternativas Limpas e Redutoras da Emissão de Gases de Efeito Estufa; CONSIDERANDO o que consta no Parecer n.º 006/2010-PMA/PGE, e nos autos do Processo n.º 3599/2011 – CASA CIVIL, DECRETA: Art.1.° A Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional implantará medidas destinadas ao uso racional e à economia de energia elétrica.

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Paragrafo Único. As medidas de que trata este Decreto serão implantadas no prazo de 90 (noventa) dias, contados da data de sua publicação.

Art.2.° A adoção das medidas referidas neste Decreto tem por objeto reduzir as despesas com energia elétrica, sem afetar a qualidade dos serviços, mediante: I.

estudo de enquadramentos tarifários, contratações de demanda e ajustes de fator de potencia; II. pagamento das faturas em dia, sem ônus de cobrança de multas, juros e demais encargos; III. ações práticas para redução do consumo, seja pela aquisição de equipamentos de maior eficiência energética ou implantação de rotinas que proporcionem a otimização dos gastos.

Art. 3.° O acompanhamento das ações de melhoria será feito pela Secretaria de Estado do Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável – SDS, por meio do Departamento de energias Alternativas Climáticas e pela Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ. Art. 4.° Caberá a Secretaria de Estado do Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável, em conjunto com os órgãos e entidade referidos no caput do artigo 1.° deste Decreto, adotar, no âmbito das respectivas áreas de atuação, as seguintes medidas: I.

II.

em todas as unidades , avaliar as condições físicas das instalações, fiação e equipamentos, buscando identificar os pontos nos quais exista a necessidade de eliminação de desperdício, propondo, dentro do cronograma físico-financeiro do órgão ou entidade, as medidas necessárias; listar e implantar: a) Medidas com vistas à redução do consumo de energia elétrica por meio de ações junto ao corpo funcional e da população em geral em edificações publicas; b) Campanhas educativas e, se necessário, criar regulamentos específicos;

III. readequar as instalações físicas, mediante a substituição de equipamentos ou redesenho do seu uso, dentro do cronograma físico-financeiro do órgão ou entidade, buscando, no caso de dificuldades orçamentárias, melhores práticas para atingir a meta; IV. propor a adoção de medidas internas de eficiência que propiciem maior eficácia na utilização de energia elétrica;

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acompanhar o faturamento de energia elétrica e produzir relatório dos resultados alcançados em função das metas estabelecidas; VI. promover a análise das potencialidades de redução do consumo de energia elétrica; e VII. conscientizar e motivar os servidores, divulgando informações relativas ao uso racional de energia elétrica e os resultados alcançados.

Parágrafo único. As situações não previstas neste decreto serão submetidas ao Departamento de Energias Alternativas e Eficiência Energética, da Secretaria de Estado do Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável.

Art. 5.º A meta de redução de consumo com energia elétrica, quantificável e verificável, considerando as especificidades da Administração Pública direta, autárquica e fundacional, será de 20% (vinte por cento), tendo como base o ano de 2010, o prazo limite para atendimento da meta o mês de dezembro de 2011. Art. 6.° sempre que possível, a obrigatoriedade do emprego de tecnologia que possibilite o uso racional de energia elétrica, por meio de uso de equipamentos de alta eficiência energética e de soluções arquitetônicas e de engenharia que possibilitem a máxima utilização de luz natural balanceada com a refrigeração do ambiente, constará dos editais para contratação de obras e serviços, tais como reformas, adequações, construções e/ou instalações de novos equipamentos nos imóveis próprios ou de terceiros, a serem efetuadas pela Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional. Art. 7° Os consumidores de energia elétrica de alta tensão revisarão suas rotinas, visando diluir picos de consumo sazonais durante o período, de modo a evitar a contratação de grandes picos de demanda. Art. 8° Os órgãos e entidades da Administração Pública que já tenham realizado ações para redução de consumo de energia elétrica e que, comprovadamente, não tenham como atingir a meta proposta, encaminharão ao Departamento de Energias Alternativas e Eficiência Energética, da Secretaria de Estado do Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável, relatório descrevendo as medidas previamente adotadas. Art. 9° Cabe à administração local adotar medidas com o objetivo de garantir a meta proposta, sem, no entanto, trazer desconforto ao corpo funcional e à população em geral, em especial em questões relativas à iluminação, valendo-se de bom senso na avaliação. Art. 10. Caberá à Secretaria de Estado do Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável, por meio do Departamento de Energias Alternativas e Eficiência Energética, e á Secretaria de Estado da Fazenda, por meio da Comissão de Gestão Administrativa do Estado – CGA, a consolidação mensal dos dados, verificação de metas e gestão do Programa.

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§1.º Incumbe também à Secretaria de Estado do Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável gerênciar os controles, notificando o titular do órgão, quando constatada a ocorrência de qualquer anomalia no consumo ou distanciamento da meta. §2.º É de responsabilidade de cada unidade o correto cadastramento dos contratos perante os sistemas, inclusive os prédios locados ou cedidos, bem como por ocasião do encerramento das respectivas obrigações contratuais. §3.º Quando se tratar de prédio próprio cedido a entidades conveniadas, a unidade manterá o controle interno de consumo e de pagamento. Art. 11. Compete à Secretaria de Estado Da Fazenda – SEFAZ, através da Comissão de Gestão Administrativa – CGA: I. II. III. IV. V. VI.

a administração do cadastro das unidades consumidoras; o controle sobre o faturamento; o acompanhamento do pagamento e do débito; a identificação das variações excessivas de consumo e demanda medida; a orientação orçamentária às unidades gestoras; a proposição de medidas para a padronização dos contratos de energia elétrica de alta e baixa tensão; VII. a adoção de medidas para garantia do pagamento em dia das faturas de energia elétrica; VIII. a adoção de medidas para eliminação de desperdícios com contratações de demanda de energia elétrica nas unidades consumidoras de alta tensão.

§ 1.º Para viabilizar o disposto no inciso VIII deste artigo, as solicitações de contratação e/ou revisão de demanda e assinatura dos respectivos contratos, para todas as unidades consumidoras de alta tensão das autarquias, fundações e órgãos do Poder Executivo Estadual, junto à concessionária, será centralizada na SEFAZ, assinado como responsável o Secretário de Estado da Fazenda ou um servidor efetivo por ele formalmente designado. §2.º Sempre que cabível, as demandas de energias de alta tensão contratadas, para cada uma das unidades consumidoras, serão revisadas, no mínimo, anualmente. §3.º A Secretaria de Estado de Infraestrutura – SEINF deverá designar Engenheiros Eletricistas, conforme demandado pela SEFAZ, para apoiar tecnicamente na revisão e/ou contratação de demanda de energia nas unidades consumidoras de alta tensão. §4.º Para garantia do pagamento em dia das faturas de energia elétrica, eliminando desperdícios com juros, multas e outros encargos morató-

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rios, é facultado à Secretária de Estado da Fazenda – SEFAZ bloquear, através do Sistema de Administração Financeira – AFI, parcela do orçamento das autarquias, fundações e órgãos do Poder Executivo Estadual. Art. 12. Todas as Secretarias de Estado, Autarquias, Fundações e órgãos ou entidades conveniadas atenderão as normatizações da Secretaria de Estado do Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável, da Comissão de Gestão Administrativa do Estado – CGA e da Secretaria de Estado da Fazenda. Art. 13. Aos dirigentes dos órgãos referidos no artigo 1.° cabe viabilizar todas as ações necessárias para o cumprimento das disposições deste decreto. Art. 14. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação. GABINETE DO GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS em Manaus, 03 de junho de 2011 OMAR JOSÉ ABDEL AZIZ Governador do Estado

DECRETO N.º 34.158. DE 11 DE NOVEMBRO DE 2013 INSTITUI o Sistema de Gestão de Contratos – SGC, REGULAMENTA as contratações de serviços e a gestão de contratos, e dá outras providências. O GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 54, inciso IV, da Constituição Estadual; CONSIDERANDO a necessidade de maior transparência, racionalização e agilidade no controle dos gastos públicos e na gestão dos contratos celebrados pela administração pública; CONSIDERANDO a necessidade de implementar uma moderna administração governamental, com a utilização intensiva da tecnologia da informação; CONSIDERANDO o Ofício n.º 0665/2013-GSEFAZ e o que mais consta do Processo n.º 006.7323.2013, DECRETA: Art. 1.º Fica instituído, no âmbito do Poder Executivo Estadual, administração direta, autarquias e fundações, o Sistema Eletrônico de Gestão de Contratos, denominado SGC, que será gerido pela Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ, através da Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais – CCGov.

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§1.° O Sistema de Gestão de Contratos – SGC é o instrumento de gestão dos contratos, exceto aqueles relacionados a obras e serviços de engenharia, celebrados pelas autarquias, fundações e órgãos do Poder Executivo Estadual. §2.º O acesso ao sistema eletrônico de Gestão de Contratos – SGC será feito pela Web através de sítio divulgado pela SEFAZ. §3.º A implantação do sistema nas autarquias, fundações e órgãos integrantes do Poder Executivo Estadual é da competência da Coordenadoria de Compras e Contratos – CCGov. §4.º Havendo interesse, as empresas públicas e sociedades de economia mista do Estado do Amazonas, assim como as instituições de outros poderes e do Ministério Público, poderão utilizar o sistema, bastando para tanto encaminhar solicitação ao Secretário de Estado da Fazenda. Art. 2.º Compete à SEFAZ, através da CCGov, elaborar políticas, normatizar, padronizar, orientar e supervisionar a gestão de contratos nas autarquias, fundações e órgãos do Poder Executivo Estadual. §1.º As políticas de que trata o caput deste artigo serão submetidas à apreciação do Secretário de Estado da Fazenda e aprovadas mediante Resolução. §2.º As políticas de que trata o caput deste artigo serão aprovadas mediante Instruções Normativas expedidas pela Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais – CCGov. §3.º A supervisão dos contratos consiste na verificação do cumprimento das políticas, normas e padrões aprovados. §4.º Quanto cabível, a SEFAZ poderá estabelecer preços máximos referenciais para a contratação de serviços e critérios específicos para aditivos e repactuações de contratos. §5.º As autarquias, fundações e órgãos integrantes do Poder Executivo Estadual obrigatoriamente deverão revisar seus contratos vigentes para o cumprimento das políticas, normas e padrões aprovados. Art. 3.º Atendendo a critérios de otimização de custos e de gestão, a SEFAZ através de atos próprios, poderá centralizar a administração de contratos específicos que atendam as autarquias, fundações e órgãos do Poder Executivo Estadual. Art. 4.º Os instrumentos contratuais obrigatórios na contratação de serviços e fornecimentos são: I.

termo de contrato para serviços de caráter continuado, serviços padronizados conforme artigo 2.º deste Decreto e nas contratações mediante concorrência, tomada de preços, pregões, ata de registro de preços,

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II.

dispensa ou inexigibilidade cujos valores superem o limite definido no artigo 23, inciso II, alínea “a” da Lei n.º 8.666/93; carta-contrato, autorização de compra, ordem de execução de serviço e nota de empenho, dependendo do caso concreto, nas contratações cujos valores sejam inferiores ao limite definido no artigo 23, inciso II, alínea “a” da Lei n.º 8.666/93.

§1.º O abastecimento de água e esgoto, o fornecimento de energia elétrica e os serviços de telefonia serão contratados, obrigatoriamente, por meio de termo de contrato. §2.º É dispensável o termo de contrato e facultado a sua substituição por outra espécie de instrumento contratual, independentemente do valor, nas aquisições de bens e serviços com entrega imediata e integral, dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica. §3.º Para fins deste Decreto, entrega imediata é aquela que se realiza até 30 (trinta) dias após a formalização da contratação, e entrega integral é aquela que não admite parcelamento. Art. 5º O sistema de Gestão de Contratos – SGC funcionará de forma integrada com os demais sistemas de Compras Eletrônicas e de Administração Financeira, compartilhando, no mínimo, informações de licitações e pagamento de despesas relativas à execução contratual.

§1.º A emissão das notas de empenho relativas aos contratos definidos no artigo 4.º deste decreto será condicionada ao registro prévio das informações da contratação dos serviços no SGC. §2.º A liquidação das despesas com serviços somente poderá ser realizada mediante ‘atesto’ da execução no SGC.

Art. 6° O registro dos contratos no SGC deverá, obrigatoriamente, estar associado ao valor total empenhado para o exercício financeiro.

Parágrafo único. É prioritário no início de um novo exercício financeiro o empenho de saldo do contrato.

Art. 7º As autarquias, fundações e órgãos integrantes do Poder Executivo Estadual deverão nomear fiscais de contratos, conforme determina caput do art. 67 da Lei n.º 8.666/93, que atuarão na fiscalização da execução do contrato, na avaliação do fornecedor e da qualidade do serviço, na proposição de penalidades e no atesto de notas fiscais ou faturas.

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Art. 8º É facultado à SEFAZ reservar parcela do orçamento das autarquias, fundações e órgãos do Poder Executivo Estadual para garantia do adimplemento dos serviços contratados. Art. 9º Este decreto entrará em vigor na ata de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. GABINETE DO GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS em Manaus, 11 de novembro de 2013 OMAR JOSÉ ABDEL AZIZ Governador do Estado

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DECRETO N.º 34.159, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2013 INSTITUI o Sistema Integrado de Gestão de Compras e Contratos do Governo do Estado do Amazonas, e dá outras providências. O GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 54, inciso IV, da Constituição Estadual, CONSIDERANDO a necessidade de maior transparência, racionalização e agilidade no controle dos gastos públicos pela administração pública estadual; CONSIDERANDO a necessidade de implementar uma moderna administração governamental, com a utilização intensiva da tecnologia da informação. CONSIDERANDO o Ofício n.º 0665/2013-GSEFAZ e o que mais consta do Processo n.º 006.7323.2013, DECRETA: CAPÍTULO I • DAS DISPOSIÇÕES GERAIS SEÇÃO I DO ÂMBITO DE APLICAÇÃO Art. 1.º Fica instituído o Sistema Integrado de Gestão de Compras e Contratos do Governo do Estado do Amazonas com o objetivo de estabelecer e implementar políticas e diretrizes relativas às atividades administrativas de aquisições, contratos, conta públicas, recebimento de materiais e movimentação de estoques, no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo.

§1.º O sistema de que trata o caput deste artigo tem, ainda, os seguintes objetivos:

I. II. III.

reduzir custos governamentais: melhorar a qualidade das compras governamentais: promover o aprimoramento e a integração dos sistemas informatizados relativos às atividades administrativos citadas no caput deste artigo; otimizar a integração com o sistema estadual de orçamento e finanças; e priorizar a automatização dos processos de aquisições e contratações governamentais.

IV. V.

§2.º O Sistema Integrado de Gestão de Compras e Contratos do Governo do Estado do Amazonas compreende estrutura funcional, aplicativos informatizados e instrumentos normativos ligados á administração de

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aquisições, contratos, contas públicas, recebimento de materiais e movimentação de estoques, dele fazendo parte: 25.374, de 14 de 2005, este Decreto entra em vigor na data se sua publicação.

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DECRETO N.º 34.160, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2013 INSTITUI o Sistema de Gestão de Contas Públicas – SGCP e dá outras providências O GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 54, inciso IV, da Constituição Estadual; CONSIDERANDO o disposto no inciso V do artigo 4 da Lei Delegada n.º 73, de 18 de maio de 2007, e suas alterações; CONSIDERANDO a necessidade de maior transparência, racionalização e agilidade no controle dos gastos públicos pela administração pública estadual; CONSIDERANDO a necessidade de implementar uma moderna administração governamental, com a utilização intensiva da tecnologia da informação; CONSIDERANDO o Ofício n.º 0665/2013-GSEFAZ e o que mais consta do Processo n.º 006.07323.2013; DECRETA : Art. 1.° Fica instituído, no âmbito do Poder Executivo Estadual, administração direta, autarquias e fundações, o Sistema de Gestão de Contas Públicas, denominado SGCP, que será gerido pela Secretaria de Estado da Fazenda. SEFAZ, através da Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais – CCGov.

§ 1.º O Sistema de Gestão de Contas Públicas – SGCP é a ferramenta de controle, administração e fiscalização dos gastos com a contratação dos serviços de abastecimento de água e esgoto, de fornecimento de energia elétrica e de telefonia móvel e fixa. § 2.º O acesso ao sistema eletrônico de Gestão de Contas Públicas – SGCP será feito pela Web através de sítios divulgados pela SEFAZ.

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§ 3.º A implantação do sistema nas autarquias, fundações e órgãos integrantes do Poder Executivo Estadual é de competência da Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais (CCGov). § 4.º Havendo interesse, as empresas públicas e sociedades de economia mista do Estado do Amazonas, assim como as instituições de outros poderes e do Ministério Público, poderão utilizar o sistema, com prévia solicitação ao Secretário de Estado da Fazenda.

Art. 2.° Compete à SEFAZ, através da CCGov, elaborar políticas, normatizar, padronizar, orientar e supervisionar a gestão das contas públicas nas autarquias, fundações e órgãos do Poder Executivo Estadual.

§ 1.º As politicas de que trata o caput deste artigo serão submetidas à apreciação do Secretário de Estado da Fazenda e aprovadas mediante Resolução § 2.º As normas e padrões de que trata o caput deste artigo serão aprovadas mediante Instruções Normativas expedidas pela Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais (CCGov). § 3.º A supervisão dos contratos consiste na verificação do cumprimento das políticas, normas e padrões aprovados. § 4.º As autarquias, fundações e órgãos integrantes do Poder Executivo Estadual obrigatoriamente deverão revisar seus contratos vigentes para o cumprimento das políticas, normas e padrões aprovados.

Art. 3.º O abastecimento de água e esgoto, o fornecimento de energia elétrica e os serviços de telefonia fixa e móvel serão contratados, obrigatoriamente, por meio de termo de contrato. Art. 4.º O Sistema de Gestão de Contas Públicas – SGCP funcionará de forma integrada com os demais sistemas corporativos de gestão, em especial os sistemas de Gestão de Contratos e de Administração Financeira. Art. 5º A gestão de contas públicas, referentes ao abastecimento de água e esgoto, fornecimento de energia elétrica e serviços de telefonia fixa e móvel, compreende: I. II. III. IV.

a administração do cadastro das unidades consumidoras e acessos, o controle sobre o faturamento; o acompanhamento do pagamento e débito; a identificação das variações excessivas dos componentes de faturamento; V. a padronização das contratações com ênfase na qualidade dos serviços, eficiência e redução de custos; VI. a identificação, análise e, quando possível, eliminação de desperdícios com demanda de energia elétrica contratada, no faturamento de ener-

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gia reativa e na incidência de encargos moratórios (multa, juros e correção monetária) nas contratações descritas no caput deste artigo; VII. a solicitação de contratação e/ou revisão de demandam para todas as unidades consumidoras de alta tensão das autarquias, fundações e órgãos do Poder Executivo Estadual, junto à concessionária, de forma centralizada na SEFAZ.

§ 1.º Sempre que cabível, as demandas de energia contratadas, para cada uma das unidades consumidoras, serão, no mínimo, revisadas anualmente. § 2.º A Secretaria de Estado de Infraestrutura do Amazonas. S E I N FRA deverá designar Engenheiros Eletricistas, conforme demandado pela SEFAZ, para apoiar tecnicamente na revisão e/ou contratação de demanda de energia elétrica, assim como na eliminação de desperdícios com faturamento de energia reativa. § 3.º Para atendimento ao disposto no inciso VI deste artigo, é facultado à SEFAZ a contratação de empresa(s) especializada(s) para realização de diagnóstico das causas de desperdícios por energia reativa excedente e implementação das soluções corretivas.

Art. 6.º A SEFAZ deverá reservar parcela do orçamento das autarquias, fundações e órgãos do Poder Executivo Estadual para garantia do adimplemento dos contraias de fornecimento de energia elétrica, abastecimento de água e esgoto e telefonia móvel e fixa. Art. 7.º A SEFAZ, mediante resolução expedida pelo Secretário de Estado da Fazenda, emitirá, em até 90 (noventa) dias após a publicação deste Decreto, cronograma para implantação do SGCP nos serviços de fornecimento de energia elétrica, abastecimento de água e esgoto e telefonia fixa e móvel. Art. 8.º Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

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DECRETO N.º 34.161, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2013 Institui o Sistema de Controle de Patrimônio – Ajuri, regulamenta a aquisição e baixa de bens móveis e imóveis, e dá outras providências. A íntegra do decreto pode ser conferida no site: http://www.e-compras. am.gov.br/publico/decretos.asp?offset=12. Acesso em: 15/4/2014

DECRETO N.º 34.162, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2013 REGULAMENTA o Sistema de Registro de Preços, previsto no artigo 15 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, e dá outras providências O GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 54, incisa IV, da Constituição Estadual; CONSIDERANDO o disposto no art. 15 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, e no art. 11 da Lei n.º 10.520, de 17 de julho de 2002; CONSIDERANDO o Oficio n.º 066512013-GSEFAZ e o que mais consta do Processo n.º 0 006.07323.2013, DECRETA: SEÇÃO I • DO ÂMBITO DE APLICAÇÃO Art. 1.º Fica estabelecido que as contratações de serviços e a aquisição de bens, quando efetuadas pelo Sistema de Registro de Preços, no âmbito da Administração Estadual direta, autárquica e fundacional, fundos especiais, empresas públicas. Sociedades de economia mista e demais entidades controladas, direta ou indiretamente pelo Estado, obedecerão ao disposto neste Decreto. SEÇÃO II • DAS DEFINIÇÕES Art. 2.º Para os efeitos deste Decreto, são adotadas as seguintes definições: I.

II.

Sistema de Registro de Preços – SRP – conjunto de procedimentos para o registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras; Ata de Registro de Preços – documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, onde se regis-

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III.

IV.

VI. VII.

tram os preços, fornecedores, Órgãos Participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas; Órgão Gerênciador – órgão ou entidade da Administração Pública responsável pela condução do conjunto de procedimentos para constituição de registro de preços e gerênciamento da Ata de Registro de Preços dele decorrente; Órgão Participante – órgão ou entidade da Administração Pública que participa dos procedimentos iniciais do SRP e integra a Ata de Registro de Preços; Órgão não Participante também denominado carona ou aderente é órgão ou entidade da Administração Pública que, não tendo participado dos procedimentos iniciais para a constituição do registro de preços, faz adesão à ata de registro de preços, observado o disposto neste Decreto; Órgão Contratante – órgão ou entidade da Administração Pública que adquire produto ou serviço oriundo de Ata de Registro de Preços; Amostra – amostragem apresentada pelo licitante para exame pela Administração, que identifique a natureza, espécie e qualidade do bem a ser fornecido no futuro.

SEÇÃO III • DO USO DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS Art. 3.º Será adotado, preferencialmente, o SRP nas seguintes hipóteses: I.

quando pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes; II. quando for mais conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas necessários à Administração para o desempenho de suas atribuições; III. quando for mais conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; e IV. quando pela natureza do objeto não for possível definir exatamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.

§ 1.º Poderá ainda ser utilizado o SRP em outras hipóteses, a critério da Administração, observado o disposto neste Decreto. § 2.º Nos casos em que a Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, permitir a dispensa, em razão do valor ou de emergência, após a contratação, a autoridade responsável pelo ato avaliará a conveniência de incluir o bem ou serviço em futura registro de preços, visando reduzir as contratações diretas.

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SEÇÃO IV • DAS COMPETÊNCIAS DO ÓRGÃO GerênciaDOR Art. 4.° Caberá ao Órgão Gerênciador: I. II. III. IV.

VI.

VII. VIII.

IX.

XI. XII.

convidar, mediante correspondência eletrônica ou outro meio eficaz, os órgãos e entidades para participarem do registro de preços; realizar, quando necessário, prévia reunião com licitantes, visando informá-los das peculiares do SRP; realizar pesquisa de preços para referenciar as licitações para o SRP; promover a assinatura e gerênciar as respectivas Atas de Registro de Preços, providenciando a indicação, sempre que solicitado, dos fornecedores, para atendimento às necessidades da Administração, obedecendo à ordem de classificação e os quantitativos de contratação definidos pelos participantes da Ata; promover todos os atos necessários á instrução processual para a realização do procedimento licitatório pertinente, inclusive a documentação das justificativas nos casos em que a restrição à competição for admissível pela lei; consolidar todas as informações relativas à estimativa individual e total de consumo, promovendo a adequação dos respectivos projetos básicos encaminhados para atender aos requisitos de padronização e racionalização: conduzir os procedimentos relativos a eventuais renegociações dos preços registrados: garantir que todos os atos inerentes ao procedimento para aquisições com base no registro de preços estejam devidamente formalizados e aprovados pela autoridade competente; assegurar o correto cumprimento das disposições constantes da Ata de Registro de Preços que vier a ser firmada depois de concluído o procedimento licitatório; rejeitar a inclusão em registro de preços do Objeto pretendido pelo órgão participante, quando houver divergência ou, de comum acordo, promover sua adequação para atender aos requisitos de padronização e racionalização; autorizar as solicitações de adesão à ARP dos órgãos não participantes, quando for possível, nos termos deste Decreto; e aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços, sem prejuízo do dever de cada órgão contratante; § 1.° O responsável pela aplicação das penalidades não necessita observar gradação no momento de aplicá-las, sendo passivei aplicação de

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penalidade mais severa sem que esta tenha sido antecedida de penalidade menos severa. § 2.º A aplicação prévia de advertência não é condição para aplicação de multa.

Art. 5.º A função de Órgão Gerênciador será exercida pela Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais da Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ. Art. 6.° A Ata de Registro de Preços, disponibilizada no Portal de Compras do Governo do Estado – e-Compras.AM, poderá ser assinada por certificação digital. SEÇÃO V • DAS COMPETÊNCIAS DO ÓRGAO PARTICIPANTE Art. 7.º O Órgão Participante será responsável pelo encaminhamento dos pedidos ao Órgão Gerênciador, contendo estimativa de consumo, cronograma de contratação e respectivas especificações ou projeto básico, nos termos da Lei n.º 0 8.666, de 21 de junho de 1993, adequado ao registro de preço do qual pretende fazer parte, devendo ainda: I. II.

III.

garantir que os atos relativos à sua inclusão no registro de preços estejam formalizados e aprovados pela autoridade competente; manifestar, junto ao Órgão Gerênciador, através de instrumento eletrônico ou outro meio eficaz, sua intenção e concordância com o objeto a ser licitado, antes da realização do procedimento licitatório; e tomar conhecimento da ata de registros de preços, inclusive de eventuais alterações, para o correto cumprimento de suas disposições.

SEÇÃO VI • DO ÓRGÃO NÃO PARTICIPANTE Art. 8.º É possível a adesão de órgãos não Participantes, inclusive órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, às atas de registro de preços elaboradas pelo Estado do Amazonas, mediante anuência do Órgão Gerênciador, e será feita de acordo com este Decreto.

§ 1.º Os órgãos e entidades que não participaram do registro de preços, quando desejarem fazer uso da ata de registro de preços, deverão consultar o Órgão Gerênciador da ata para manifestação sobre a possibilidade de adesão. § 2.º Caberá ao fornecedor beneficiário da ata de registra de preços, observadas as condições nela estabelecidas, optar pela aceitação ou não do fornecimento decorrente de adesão, desde que não prejudique as

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II.

obrigações presentes e futuras decorrentes da ata, assumidas com o Órgão Gerênciador e Órgãos Participantes. § 3.º As aquisições ou contratações adicionais a que se refere este artigo, observarão os seguintes limites: o quantitativo, por órgão ou entidade, não poderá exceder a 100% (cem por cento) do quantitativo do item registrado na ata de registro de preços. o somatório das adesões não poderá ultrapassar o limite de 2 (duas) vezes o quantativo de cada item registrado na ata de registro de preços. § 4.º Compete ao Órgão não Participante os atos relativos à cobrança do cumprimento pelo fornecedor das obrigações contratualmente assumidas e a aplicação, observada a ampla defesa e o contraditório, de eventuais penalidades decorrentes do descumprimento de cláusulas contratuais, em relação às suas próprias contratações oriundas do registro de preços, informando as ocorrências ao Órgão Gerênciador. § 5.º É facultada aos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Amazonas a adesão à ata de registro de preços promovida por outros Estados e pela União.

SEÇÃO VII • DA LICITAÇÃO PARA REGISTRO DE PREÇOS Art. 9.° Caberá à Comissão Geral de Licitação realizar os procedimentos licitatórios, na forma da legislação vigente. Art. 10.º A licitação para registros de preços será realizada na modalidade de pregão, preferencialmente eletrônico, ou concorrência, do tipo menor preço, nos termos das Leis n.º 8.666, de 21 de julho de 1993 e n.º 10.520, de 17 de julho de 2002, bem como do Decreto n.º 0 21.178, de 27 de setembro de 2000, e será precedida de ampla pesquisa de mercado.

§ 1.º Excepcionalmente poderá ser adotado, na modalidade de concorrência, o tipo técnica e preço, mediante despacho devidamente fundamentado da autoridade máxima do Órgão Participante. § 2.º Na licitação para registro de preços não é necessário indicar a dotação orçamentária, que somente será exigida para a formalização do contrato ou outro instrumento hábil.

Art. 11.º A Administração, quando da aquisição de bens ou contratação de serviços, poderá subdividir a quantidade total do item em lotes, sempre que comprovado técnica e economicamente viável, de forma a possibilitar maior competitividade, observado, neste caso, dentre outros, a quantidade mínima, o prazo e o local de entrega ou de prestação dos serviços.

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Parágrafo único. No caso de serviços, a subdivisão se dará em função da unidade de medida adotada para aferição direta dos produtos e resultados esperados, e será observada a demanda especifica de cada órgão ou entidade participante do certame. Nestes casos, deverá ser evitada a contratação, num mesmo órgão e entidade, de mais de uma empresa para a execução de um mesmo serviço em uma mesma localidade, com vistas a assegurar a responsabilidade contratual e o principio da padronização.

Art. 12. O edital de licitação para registro de preços contemplará, no mínimo: I.

II. III. IV.

V. VI. VII. VIII. IX.

a especificação/descrição do objeto, explicitando o conjunto de elementos necessários e suficientes com nível de precisão adequado, para a caracterização do bem ou serviço, inclusive definindo as respectivas unidades de medida usualmente adotadas; a estimativa de quantidades a serem adquiridas no prazo de validade do registro; a quantidade mínima de unidades a ser cotada, por item, no caso de bens: as condições quanto aos locais, prazos de entrega, forma de pagamento e, complementarmente, nos casos de serviços, quando cabíveis, a frequência, periodicidade, características do pessoal, materiais e equipamentos a serem fornecidos e utilizados, procedimentos a serem seguidos, cuidados, deveres, disciplina e controles a serem adotados; o prazo de validade do registro de preços, observado o disposto no caput do art. 14; os órgãos e entidades participantes do respectivo registro de preços; os modelos de planilhas de custo, quando cabíveis, e as respectivas minutas de contratos, no caso de prestação de serviços; as penalidades a serem aplicadas por descumprimento das condições estabelecidas; e minuta da ata de registro de preços § 1.º O edital poderá admitir, como critério de adjudicação, a oferta de desconto sobre tabela de preços praticados no mercado, nos casos de peças de veículos, medicamentos, passagens aéreas, manutenção e outros similares. § 2.º Quando o edital previr o fornecimento de bens ou prestação de serviços em locais diferentes, é facultada a exigência de apresentação de propostas diferenciada por região de modo que aos preços sejam acrescidos os respectivos custos, variáveis por região.

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I. II. III.

§ 3.º O Termo de Referência ou Projeto Básico poderá fazer referência a marcas de produto, para melhorar a especificação, sempre seguida da expressão «ou similar», hipótese em que o edital poderá dispensar a apresentação de amostra se a oferta do produto recair sobre as marcas indicadas. § 4.º Quando o termo de referência ou o projeto básico exigir amostra, o edital deverá disciplinar: de quantos licitantes será requerida a amostra; o momento em que a amostra será examinada pela equipe técnica; e os critérios para análise de conformidade.

SEÇÃO VIII • DO REGISTRO DE PREÇOS Art. 13. Ao preço do primeiro colocado poderão ser registrados tantos fornecedores quantos necessários para que, em função das propostas apresentadas, seja atingida a quantidade total estimada para o item ou lote, observando-se o seguinte: I.

II.

o preço registrado e a indicação dos respectivos fornecedores serão divulgados em Órgão Oficial da Administração e ficarão disponibilizados no Portal de Compras do Governo do Amazonas durante a vigência da Ata de Registro de Preços; quando das contratações do registro de preços deverá ser respeitada a ordem de classificação das empresas constantes da Ata.

Art. 14. O prazo de validade da ata de registro de preços não será superior a 12 (doze) meses, incluídas eventuais prorrogações, conforme o inciso III do § 3.0 do art. 15 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993.

§ 1.º A vigência dos contratos decorrentes do Sistema de Registro de Preços será definida nos instrumentos convocatórios, observado o disposto no art. 57 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993. § 2.º Os contratos decorrentes do SRP terão sua vigência conforme as disposições contidas nos instrumentos convocatórias, obedecido ao disposto no art. 57 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993. § 3.º Os contratos decorrentes do Sistema de Registro de Preços poderão ser alterados, observado o disposto no art. 65 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993. § 4.º Os contratos decorrentes do Sistema de Registro de Preços deverão ser assinados no prazo de validade da ata de registro de preços. § 5.° Os contratos serão celebrados entre o órgão ou entidade adquirente e o fornecedor do respectivo item registrado.

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Art. 15. Poderá existir mais de uma Ata de Registro de Preços vigente para um mesmo item de material ou serviço

§ 1.° No momento da contratação será dada preferência ao menor preço registrado para o item, desde que as condições sejam as mesmas. § 2.º Quando as condições de contratação forem diferentes para o mesmo item de material ou serviço, caberá à Administração analisar e decidir acerca da melhor contratação.

SEÇÃO IX • DA ASSINATURA DA ATA E DA CONTRATAÇÃO COM FORNECEDORES REGISTRADOS Art. 16. A existência de preços registrados não obriga a Administração a firmar as contratações que deles poderá advir, facultando-se a realização de licitação especifica para a aquisição pretendida, sendo assegurada ao beneficiário do registro a preferência de fornecimento em igualdade de condições. Art. 17. O Secretário de Estado da Fazenda designara servidor efetivo do Órgão Gerênciador do registro de preços, que será competente para homologar a licitação e assinar as Atas de Registro de Preços.

Parágrafo único. Na designação a que se refere o parágrafo anterior deverá constar substituto, devendo este ser também servidor efetivo do Órgão Gerênciador do registro de preços, para os casos em que o designado titular estiver impossibilitado ou ausente para assinar as Atas de Registro de Preços.

Art. 18. Homologado o resultado da licitação, o Órgão Gerênciador, respeitada a ordem de classificação e a quantidade de fornecedores a serem registrados, convocara os interessados para assinatura da Ata de Registro de Preços que, depois de cumpridos os requisitos de publicidade, terá efeito de compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas.

Parágrafo único. É facultado à administração, quando o convocado não assinar a Ata de Registro de Preços no prazo e condições estabelecidos, convocar os licitantes remanescentes, na ordem de classificação, para fazê-lo em igual prazo e nas mesmas condições propostas pelo primeiro classificado.

Art. 19. A contratação com os fornecedores registrados será formalizada pelo órgão interessado por intermédio de instrumento contratual, emissão de nota de empenho de despesa ou outro instrumento similar, conforme o disposto no artigo 62 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993.

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§ 1.° Para as contratações de valor superior ao estimado para convite, que gerem obrigações futuras, deverá ser lavrado termo de contrato, na forma prevista no § 4° do art. 62 da Lei n.º 8.666, de 21 de 1unho de 1993. § 2.° Considera-se imediata e integral a entrega de compra ocorrida no período de 30 (trinta) dias de cada pedido, ficando dispensado o termo de contrato para fins do disposto no § 4° do art. 62 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, se os produtos adquiridos não resultarem obrigação futura, inclusive assistência técnica. § 3.° A Administração poderá acertar que o fornecedor entregue, para o item ou lote, produto de marca ou modelo diferente daquele registrado em ata, por motivo ou fato superveniente á licitação e desde que esse produto possua, comprovadamente, desempenho ou qualidade igual ou superior, não podendo haver majoração do preço registrado. § 4.° Cabe ao Órgão Participante aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas contratações oriundas do Sistema de Registro de Preços, informando as ocorrências ao Órgão Gerênciador

SEÇÃO X • DA ALTERAÇÃO DO QUANTITATIVO E DO PREÇO REGISTRADO Art. 20. O quantitativo registrado na Ata de Registro de Preços poderá ser acrescido ou suprimido até 2.5% (vinte e cinco por cento) do quantitativo inicial, obedecidas as disposições contidas no artigo 65 da Lei n.º 8.666/93. Art. 21. Os preços registrados na Ata de Registro de Preços poderão ser revistos em decorrência de eventual alteração de preços praticados no mercado.

§ 1.° Quando o preço inicialmente registrado tornar-se superior ao preço praticado no mercado o Órgão Gerênciador deverá:

convocar o fornecedor visando a negociação para redução de preços e sua adequação ao praticado pelo mercado; frustrada a negociação, o fornecedor será liberado do compromisso assumida; e convocar os demais fornecedores visando igual oportunidade de negociação.

II. III.

§ 2.º Quando o preço inicialmente registrado tornar-se inferior ao preço praticado no mercado e o fornecedor, mediante requerimento devidamente comprovado, não puder cumprir o compromisso, o Órgão Gerênciador poderá:

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II.

liberar o fornecedor do compromisso assumido, sem aplicação da penalidade, se confirmada a veracidade dos motivos e se a comunicação ocorrer antes do pedido de fornecimento: e convocar os demais fornecedores visando igual oportunidade de negociação. § 3.° Não havendo êxito nas negociações, o órgão Gerênciador deverá proceder ao cancelamento do registro de preço do item § 4.° Se o órgão Participante identificar que o preço registrado na Ata de registro de preços está superior ao de mercado, deverá comunicar ao Órgão Gerênciador.

SEÇÃO XI • DO CANCELAMENTO DO PREÇO REGISTRADO Art. 22. O fornecedor terá seu registro cancelado quando: I. II. III. IV.

descumpridas as condições da Ata de Registro de Preços; não retirar a respectiva nota de empenho ou instrumento equivalente, no prazo estabelecido pela Administração, sem justificativa aceitável; não aceitar reduzir o seu preço registrado, na hipótese de este se tornar superior àqueles praticados no mercado; e presentes razões de interesse público. § 1.º O fornecedor poderá solicitar o cancelamento do seu registro de preço na ocorrência de fato superveniente que venha comprometer a perfeita execução contratual, decorrente de caso fortuito ou de força maior, devidamente comprovados. § 2.º O cancelamento de registro, nas hipóteses previstas, assegurados o contraditório e a ampla defesa, será formalizado, por despacho da autoridade competente do Órgão Gerênciador.

Art. 23. O fornecedor que tiver seu pedido de cancelamento de registro deferido pelo Órgão Gerênciador, permanece obrigado a atender as notas de empenho recebidas antes do protocolo do pedido de cancelamento do registro.

Parágrafo único. Quando o fornecedor solicitar a liberação do compromisso relativo às notas de empenho por ele recebidas, o Órgão Contratante poderá desobrigá-lo do compromisso assumido se constatado motivo para rescisão previsto no art. 78 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993.

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SEÇÃO XII • DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 24. Poderão ser utilizados recursos de tecnologia da informação na operacionalização das disposições de que trata este Decreto, bem assim na automatização dos procedimentos inerentes aos controles e atribuições dos Órgãos Gerênciador e Participantes. Art. 25. As atas de registro de preços decorrentes de certames realizados sob a vigência do Decreto n.º 24.052, de 27 de fevereiro de 2004, poderão ser utilizadas até o término de sua vigência. Art. 26. O órgão Gerênciador poderá editar atos normativos complementares necessários à completa execução das disposições deste Decreto. Art. 27. As petições dos fornecedores relativas às Atas de Registro de Preços deverão ser dirigidas ao Órgão Gerênciador. Art. 28. Revogadas as disposições em contrário, em especial o Decreto n.º 24.052, de 27 de fevereiro de 2004, este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

GABINETE DO GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS em Manaus, 11 de novembro de 2013 OMAR JOSÉ ABDEL AZIZ Governador do Estado

DECRETO N.º 34.163, DE 11 DE NOVEMBRO DE 2013 REGULAMENTA o recebimento de materiais, INSTITUI o Sistema de Gestão de Estoques e dá outras providências. O GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 54, inciso IV, da Constituição Estadual; CONSIDERANDO a necessidade de maior transparência, racionalização e agilidade no controle do recebimento de materiais e na gestão de estoques, CONSIDERANDO a necessidade de implementar uma moderna administração governamental, com a utilização da tecnologia da informação; CONSIDERANDO o disposto no artigo 73 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993; e CONSIDERANDO o Ofício n.º 0665/2013-GSEFAZ e o que mais consta do Processo n.º 006.07323.2013,

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DECRETA : SEÇÃO I • DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS Art. 1.º O recebimento de materiais consumíveis e permanentes adquiridos pelas autarquias, fundações e órgãos integrantes do Poder Executivo Estadual por meio de licitação, dispensa de licitação, inexigibilidade ou sistema de registro de preços, observará o disposto neste Decreto. Art. 2.º Os recebimentos de materiais consumíveis e permanentes de que trata o artigo anterior deverão ser registrados no módulo e-Recebimento do Sistema de Gestão de Compras do Estado – e-Compras.AM, gerido pela Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais, doravante tratada de forma abreviada pela sigla CCGov. Art. 3.º O módulo e-Recebimento funcionará de forma integrada com outros sistemas de gestão, em especial os Sistemas Gestão de Estoques e de Administração Financeira e, ainda, com o banco de dados de Notas Fiscais Eletrônicas. Art. 4.º A CCGov será responsável pelas integrações previstas no artigo 1.0 deste Decreto. Art. 5.º Em cumprimento ao artigo 73, inciso li, alíneas “a” e “b” da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, o recebimento de materiais consumíveis e permanentes, doravante chamados de materiais, ocorrerá em duas etapas: I.

II.

recebimento provisório, compreende a recepção de materiais entregues pelo fornecedor, devidamente acompanhados do documento fiscal, para efeito de posterior verificação da conformidade; e recebimento definitivo, etapa que sucede o recebimento provisório e compreende a verificação da conformidade dos materiais entregues pelo fornecedor e a emissão de parecer final com resultado da inspeção.

Art. 6.º Poderá ser dispensado o recebimento provisório de gêneros perecíveis e alimentação preparada, conforme estabelece o artigo 74, inciso I, da Lei n.º 8 666, de 21 de junho de 1993. Art. 7.º O recebimento e aceitação de materiais de que trata este Decreto será confiado a Comissão Permanente de Recebimento de Materiais, integrada por servidores da CCGov e das autarquias, fundações e órgãos integrantes do Poder Executivo Estadual, doravante chamado simplesmente de órgãos.

§ 1.º A CCGov e os órgãos compradores deverão designar, cada um, no mínimo 03 (três) servidores para integrar a Comissão prevista no caput deste artigo. § 2.º Os recebimentos serão realizados pelos servidores que integram a Comissão acima obedecendo a seguinte composição:

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II.

III.

02 (dois) servidores da CCGov e 01 (um) Servidor do órgão, quando envolver aquisição de valor superior ao disposto na alínea “a”, do inciso II, do art. 24, da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993; 02 (dois) servidores do órgão e 01 (um) servidor da CCGov, quando envolver aquisição de valor igual ou interior ao limite citado no inciso anterior, e igual ou superior a 10% (dez por cento) do fixado na alínea “a” do inciso II, do artigo 24 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993. 01 (um) servidor do órgão quando envolver aquisição de valor inferior a 10% (dez por cento) do fixado na alínea “a”, do inciso II, do artigo 24 da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993.

Art. 8.º As etapas de recebimento provisório e definitivo poderão ocorrer simultaneamente nos recebimentos relativos ao inciso III, § 2º do artigo 7.º deste Decreto. Art. 9.º Os servidores designados pela CCGov não participarão dos recebimentos nas hipóteses abaixo: I. II. III.

nas entregas ocorridas no interior do Estado; produtos perecíveis fornecidos diretamente em unidades escolares, prisionais, militares e hospitalares; materiais utilizados na pavimentação de vias públicas entregues nos locais de execução dos serviços: gás de cozinha ou medicinal fornecido diretamente em unidades escolares, prisionais, militares e hospitalares; e órteses e próteses a serem utilizadas imediatamente em procedimentos cirúrgicos. Parágrafo único. Nas hipóteses acima os servidores da CCGov serão substituídos em igual número por servidores dos órgãos compradores que integram a Comissão Permanente de Recebimento de Materiais. Art. 10. Nos recebimentos de materiais deverá ser observado, no mínimo:

II. III. IV.

a conformidade do material adquirido quanto ao atendimento da especificação, marca, qualidade, quantidade, validade do produto, prazo de entrega, condições de embalagem e de manuseio, em face aos requisitos exigidos no ato convocatório; a apresentação de documentos de compra, notas de empenho, certificados e termos de garantia, quando exigidos nos atos convocatórios; a apresentação de nota fiscal; e as condições de armazenagem do material.

Art. 11. Quando julgar necessário, qualquer membro da Comissão por ocasião do recebimento poderá:

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II.

III. IV.

solicitar inspeções técnicas aos órgãos competentes, assim como testes de avaliação e verificação da qualidade de material cuja aceitação dependa desses procedimentos, de acordo com as condições de compra; requisitar o pronunciamento de técnicos para se subsidiar de informações que permitam a avaliação mais segura da qualidade, resistência e operatividade de material entregue e sua conformidade com as especificações e os termos ajustados no ato convocatório e no da contratação; solicitar ao fornecedor esclarecimentos referente à entrega; e notificar o fornecedor solicitando a substituição dos bens que não atenderem a especificação, marca, qualidade, quantidade, condições de embalagem e de manuseio, em face aos requisitos exigidos no ato convocatório.

Art. 12. A manifestação dos membros da Comissão será registrada, obrigatoriamente, no módulo e-Recebimento do sistema e-Compras.AM e ocorrerá conforme abaixo:

§ 1.º Cada membro da Comissão relatará as circunstâncias do recebimento, especialmente quanto ao atendimento das especificações, quantidade, documentações e condições de armazenagem, indicando se o material entregue está conforme ou em desacordo:

a indicação de material em desacordo ocorrerá quando verificados vícios, defeitos ou incorreções no material entregue, problemas nas condições de armazenagem que inviabilizem o recebimento do material ou incorreções na documentação de entrega do produto: e a indicação de material conforme ocorrerá quando verificado o cumprimento das condições e especificações estabelecidas na proposta aceita e no empenho, relativas à quantidade, qualidade, entrega em tempo hábil e condições favoráveis de armazenagem.

II.

§ 2.º Quando houver indicação de material em desacordo, por pelo menos um membro da comissão será emitido Termo de Compromisso de Troca ou Ajuste, concedendo ao fornecedor prazo para substituição do material, quando cabível.

Art. 13. Os membros da Comissão inspecionarão os materiais entregues e emitirão parecer em até 48 (quarenta e oito) horas após o recebimento provisório, salvo nos casos em que haja necessidade de pronunciamento de técnicos para subsidiar a decisão. Art. 14. Depois da inspeção, se a maioria dos membros da comissão indicar que o material está conforme, o parecer final será de aceitação do material e deverá ser emitido documento comprobatório do recebimento, denominado Termo Circunstanciado de Recebimento, doravante TCR.

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§ 1.º Em nenhuma hipótese o TCR poderá ser emitido sem o registro do recebimento dos materiais no módulo e-Recebimento do sistema eCompras.AM. § 2.º A emissão do TCR independe do valor da aquisição. § 3.º Quando apenas parte do material entregue estiver conforme, será emitido TCR considerando, exclusivamente, a quantidade aceita. § 4.º A liquidação e o pagamento da despesa estão condicionados a existência do respectivo TCR.

Art. 15. Quando a maioria dos membros da Comissão indicar que o material está em desacordo, o parecer final será de recusa, obrigatoriamente, o órgão deverá recusar o recebimento e devolver o material ao fornecedor. Neste caso, será emitido documento denominado Termo Circunstanciado de Não Recebimento – TCNR. Art. 16. A Comissão de Recebimento poderá propor, para decisão da respectiva autoridade competente, sem prejuízo do dever de cada órgão, a aplicação de penalidades a fornecedores e contratados pelo descumprimento de condições de entrega de materiais, especialmente quanto ao atendimento das condições previstas nos instrumentos convocatórios da licitação ou no termo de contratação. Art. 17. A CCGov encaminhará à Controladoria Geral do Estado relatório trimestral contendo todos os recebimentos (materiais recusados e aceitos) realizados no período, contendo no mínimo: valor do recebimento, nota de empenho, nota fiscal, identificação dos membros da comissão ou responsável pelo recebimento.

Parágrafo único. O relatório de que trata o caput deste artigo deverá ficar disponível para visualização no portal do Sistema de Gestão de Compras do Estado, e-Compras.AM.

SEÇÃO II • DA GESTÃO DE ESTOQUES Art. 18. Fica instituído, no âmbito das autarquias, fundações e órgãos integrantes do Poder Executivo Estadual, o Sistema Eletrônico de Gestão de Estoques denominado AjuriEstoque, disponibilizado na web, através do endereço eletrônico www.ajuri.am.gov.br. Art. 19. Compete a CCGov a gestão do sistema AjuriEstoque. Art. 20. O Ajuri-Estoque é instrumento obrigatório para a gestão de estoques nos almoxarifados, depósitos, centros de distribuição ou similares dos órgãos.

Parágrafo único. O órgão que dispuser de solução tecnológica de gestão de estoques que melhor atenda às suas necessidades e ao interesse

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público deverá, em conjunto com a CCGov, adotar providências para a integração entre seu sistema e o Ajuri. Art. 21. O Ajuri-Estoque funcionará de forma integrada com os demais sistemas corporativos de gestão, em especial os sistemas de Gestão de Compras e de Administração Financeira, compartilhando, no mínimo, informações de fornecedores, licitações, registro de preços, recebimento de materiais, empenho, liquidação e pagamento de despesas. Art. 22. Os órgãos realizarão, obrigatoriamente, um inventário anual de materiais apurando, no mínimo, estoques inicial e final, entrada de materiais, consumo, perdas, obsolescências, inservíveis, prazo de validade e custo médio do estoque.

Parágrafo único. O inventário anual de que trata o caput deste artigo, poderá ser analisado pela CCGov, com a finalidade de indicar eventuais erros, falhas ou desvios.

Art. 23. ACCGov orientará os gestores na definição da curva ABC de materiais, na elaboração do catálogo de itens próprios de estoque e na identificação e definição de pontos de ressuprimento, lotes de compras econômicos e emergenciais. Art. 24. A CCGov poderá inspecionar os locais de guarda de materiais para verificação das condições de armazenagem, validade e quantidade dos itens em estoque. Art. 25. A CCGov, mediante ato específico, emitirá, em até 90 (noventa) dias após a publicação deste Decreto, cronograma para implantação do Ajuri-Estoques nos órgãos. SEÇÃO III • DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. 26. O módulo e-Recebimento, por meio de integração com o Sistema de Administração Financeira, disponibilizará as notas de empenho emitidas pelos órgãos para indicação da data de entrega ao fornecedor. Parágrafo único. Os órgãos deverão informar a data de entrega da nota de empenho ao fornecedor em até 07 (sete) dias após a data da nota de empenho. Art. 27. Para o cumprimento do disposto neste Decreto, os órgãos deverão facilitar o acesso de servidores designados pela CCGov aos almoxarifados, depósitos, centros de distribuição ou similares. Art. 28. Compete à CCGov elaborar politicas, normatizar, padronizar, orientar e supervisionar a Gestão de Estoques e o Recebimento de Materiais.

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§ 1.º As políticas de que trata o caput deste artigo serão submetidas à apreciação do Secretário de Estado da Fazenda e aprovadas mediante ato específico. § 2.º As normas e padrões de que trata o caput deste artigo serão aprovadas mediante Instruções Normativas expedidas pela CCGov.

Art. 29. A CCGov disponibilizará no portal do sistema e-Compras.AM informações sobre o andamento dos recebimentos. Art. 30. A CCGov providenciará, no prazo máximo de 120 (cento e vinte) dias, contados a partir da publicação deste Decreto, as adequações necessárias no módulo e-Recebimento do sistema e-Compras.AM Art. 31. Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

GABINETE DO GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS em Manaus, 11 de novembro de 2013 OMAR JOSÉ ABDEL AZIZ Governador do Estado

2.3 RESOLUÇÕES RESOLUÇÃO N.º 001/2014-GSEFAZ INSTITUI a Política de contratação e execução dos contratos de fornecimento de energia elétrica, alta e baixa tensão, nas autarquias, fundações e órgãos da administração direta do Poder Executivo estadual. O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no exercício das atribuições que lhes são conferidas, e CONSIDERANDO a competência prevista pela Lei Delegada n.º 73, de 18 de maio de 2007, alterada pela Lei n.º 3.943, de 09 de outubro de 2013; CONSIDERANDO o disposto no Decreto n.º 31.342, de 6 de junho de 2011, Art. 11, incisos III e VII, e no Decreto n.º 34.160, de 11 de novembro de 2013; CONSIDERANDO a necessidade de maior transparência e eficiência na gestão do custeio da administração pública estadual; CONSIDERANDO, ainda, a necessidade de implementar uma moderna administração governamental, com a utilização intensiva da tecnologia da informação.

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RESOLVE: Art. 1º INSTITUIR a Política de contratação e execução dos contratos de fornecimento de energia elétrica, alta e baixa tensão, nos Órgãos e Entidades do Poder Executivo da Administração Pública estadual, nos termos desta Resolução. Art. 2º ORIENTAR sobre as regras básicas que norteiam os processos de contratação e execução de contratos de fornecimento de energia elétrica, conforme disposto: I.

todas as unidades consumidoras, ainda que oriundas de Locação de Imóveis, Termos de Cessão ou outros instrumentos jurídicos, deverão constar de contratos de fornecimento; II. as estimativas de consumo (alta e baixa tensão) e a demanda contratada (alta tensão), nos contratos de fornecimento de energia elétrica, sempre que possível, serão orientadas pela Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais (CCGov); III. os Órgãos e as Entidades do Poder Executivo da Administração Pública estadual utilizarão obrigatoriamente os contratos padronizados de fornecimento de energia elétrica, alta e baixa tensão, disponibilizados pela Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais (CCGov); IV. os contratos de fornecimento de energia elétrica, alta e baixa tensão, devem ser registrados nos Sistemas de Gestão de Contratos – SGC e de Administração Financeira – AFI; V. as faturas de energia elétrica serão pagas exclusivamente pelo processo eletrônico, conforme orientações da Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais (CCGov) e Departamento de Contabilidade (DECON). Art. 3º ATRIBUIR à Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais (CCGov) os procedimentos e ações a seguir: I.

cadastrar os servidores dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo da Administração Pública estadual para acesso ao Sistema de Gestão de Contas Públicas – SGCP; II. disponibilizar no Sistema de Gestão de Contas Públicas – SGCP as informações de faturamento, cadastro, débito e baixa de faturas, obtidas em arquivos eletrônicos enviados pela concessionária Amazonas Distribuidora de Energia S/A; III. atualizar as Certidões Negativas de Débito (ou Positivas com Efeito Negativo) da concessionária Amazonas Distribuidora de Energia S/A no sistema e-Compras.AM; IV. enviar, de forma eletrônica, as faturas atestadas ao Sistema de Administração Financeira – AFI;

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Manual de gestão

elaborar normas e/ou manuais de contratação, gestão e fiscalização dos contratos de fornecimento de energia elétrica; VI. emitir, mensalmente, relatório gerêncial de faturamento de serviços de fornecimento de energia elétrica o qual conterá, no mínimo, informações relativas a:

a) faturamento de energia elétrica: total, consumo e demanda; b) desperdícios no faturamento de energia elétrica: energia reativa e encargos moratórios; c) débito com a concessionária Amazonas Distribuidora de Energia S/A; d) indicação de providências para correção de eventuais distorções, assim como sugestões para eliminar desperdícios. Art. 4º ATRIBUIR ao Departamento de Contabilidade Pública – DECON os procedimentos a seguir: I.

autorizar o cadastro dos servidores dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo da Administração Pública Estadual para acesso ao Sistema de Administração Financeira - AFI; II. relacionar as Unidades Consumidoras – UC’s às Unidades Gestoras – UG’s no Sistema de Administração Financeira – AFI; III. parametrizar as contas bancárias das Unidades Gestoras – UG’s no Sistema de Administração Financeira – AFI para pagamento das faturas; IV. disponibilizar no Sistema Administração Financeira Integrada – AFI relatórios de acompanhamento da execução contábil e financeira das faturas de energia elétrica; V. Acompanhar, executar e/ou orientar a execução de Nota de Empenho NE, Nota de Lançamento - NL e Programação de Desembolso - PD nas faturas de energia elétrica, a partir do Sistema Administração Financeira Integrada – AFI; VI. elaborar normas e/ou manuais de execução orçamentária, contábil e financeira dos contratos de fornecimento de energia elétrica. Art. 5º ATRIBUIR ao Departamento Financeiro – DEFIN os procedimentos a seguir: I.

II.

gerar e enviar, por meio eletrônico, aos bancos credenciados, para o pagamento de faturas de energia elétrica, Ordem Bancária – OB, nos casos em que o pagamento é centralizado na Secretaria de Estado da Fazenda – Sefaz/AM; transferir às Unidades Gestoras recursos financeiros, mediante Ordem Bancária de Transferência – OBT, para o pagamento das faturas de

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III.

energia (nos casos em que o pagamento é realizado pela própria Unidade Gestora); conciliar e/ou orientar Unidades Gestoras sobre procedimentos de conciliação de Ordem Bancária - OB nos casos em que houver inconsistências no pagamento de faturas de energia elétrica.

Art. 6º INCUMBIR aos Órgãos e Entidades do Poder Executivo da Administração Pública estadual a adoção dos procedimentos a seguir: I.

formalizar a contratação dos serviços de fornecimento de energia elétrica, observando o disposto no Art. 2º, incisos II a IV, desta Resolução, para todas as unidades consumidoras; II. nomear fiscais e indicar gestores para os contratos de fornecimento de energia elétrica, os quais serão cadastrados nos Sistemas de Gestão de Contas Públicas – SGCP e de Administração Financeira Integrada – AFI; III. analisar e atualizar, quando aplicável, mensalmente, o cadastro de Unidades Consumidoras de energia elétrica; IV. fiscalizar a execução do contrato de fornecimento de energia elétrica, incluindo o atesto ou contestação de faturas, no Sistema de Gestão de Contas Públicas – SGCP, até o dia 18 de cada mês; V. gerar e enviar, por meio eletrônico, aos bancos credenciados, para o pagamento de faturas de energia elétrica, Ordem Bancária – OB, nos casos em que o pagamento é descentralizado; VI. conciliar Ordem Bancária - OB nos casos em que houver inconsistências no pagamento de faturas de energia elétrica; VII. monitorar a contratação e todas as etapas de execução dos serviços de fornecimento de energia elétrica, culminando com a garantia do pagamento das faturas até a data de vencimento. Art. 7º INSTITUIR o Relatório de Faturas Pagas – RELFATURAS, emitido a partir do Sistema Administração Financeira Integrada – AFI, como o documento comprobatório do pagamento das faturas de energia elétrica. Art. 7º DETERMINAR aos titulares da Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais - CCGov e da Secretaria Executiva do Tesouro – SET que adotem todas as providências necessárias para o cumprimento do disposto nesta Resolução. GABINETE DO SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, em Manaus, 9 de janeiro de 2014 AFONSO LOBO MORAES Secretário de Estado da Fazenda

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Manual de gestão

RESOLUÇÃO N.º 002/2014-GSEFAZ DISPÕE sobre os critérios e cronograma de implantação do Sistema Eletrônico de Gestão de Estoques, Ajuri-Estoques, no âmbito das autarquias, fundações e órgãos integrantes do Poder Executivo estadual , nos termos desta Resolução. O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA , no exercício das atribuições que lhes são conferidas, e CONSIDERANDO a competência prevista pela Lei Delegada n.º 73, de 18 de maio de 2007, art. 4.0, inciso XXIX; CONSIDERANDO o disposto no Decreto n.º 34.163, de 11 de novembro de 2013 , arts. 18, 19, 20 e 25; CONSIDERANDO a necessidade de reduzir os custos e melhorar a qualidade das compras governamentais ; e CONSIDERANDO a necessidade de implementar uma moderna administração governamental , mais ágil e efetiva, com a utilização de recursos de tecnologia da informação, RESOLVE: Art. 1.º Estabelecer como critério de certificação da implantação e utilização do Sistema Eletrônico de Gestão de Estoques, denominado Ajuri-Estoques, o Índice de Movimentação de Estoques - IME calculado para cada autarquia, fundação ou órgão integrante do Poder Executivo Estadual, doravante denominado órgão. Art. 2.º O IME é a relação entre os valores financeiros de entrada e saída de materiais nos últimos 12 (doze) meses, e será calculado conforme abaixo:

corresponde ao Índice de Movimentação de Estoques no mês de referência; II. o numerador corresponde ao somatório dos valores financeiros das saídas de materiais efetuadas entre o mês de referência e o décimo segundo mês que o antecede; e III. o denominador corresponde ao somatório dos valores financeiros das entradas de materiais efetuadas entre o mês de referência e o décimo segundo mês que o antecede.

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Art. 3.º O Índice de Movimentação de Estoques - IME terá as seguintes classificações: I. II.

IME até 0,65, movimentação baixa; IME entre 0,65 e 1,35, movimentação satisfatória; e 111 - IME acima de 1,35, movimentação atípica.

Art. 4.º A Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais - CCGov publicará até 31 de janei ro de 2014 o relatório com o IME de cada órgão, referente ao exercício financeiro de 2013. Art. 5.º O órgão com o IME classificado com ‘movimentação baixa’ até 30 de abril de 2014, deverá: I. II. III.

verificar a existência de registros incorretos ou irregulares em suas movimentações, e realizar os devidos ajustes; providenciar a atualização do seu estoque, através dos registros de saídas de materiais; e quando necessário, ajustar o estoque através da realização de inventário. Parágrafo Único. Encerrado o prazo de que trata o caput deste artigo, a CCGov fará novo cálculo do IME, a fim de verificar a classificação de cada órgão.

Art. 6.º A CCGov realizará inspeção nos almoxarifados dos órgãos que permanecerem com o IME com classificação ‘movimentação baixa’ e adotará as seguintes providências: I.

II.

encaminhará relatório de inspeção ao Ordenador de Despesa para que este, no prazo de 30 (trinta) dias, efetue as atualizações/correções nos registros de entradas e/ou saídas de materiais ou apresente justificativas para a permanência do estoque registrado; e suspenderá a formalização de novos processos de compras quando não for atendido o disposto no inciso 1 deste artigo.

Art. 7.º O órgão com o IME classificado com ‘movimentação atípica’ deverá verificar a existência de registros incorretos ou irregulares em suas movimentações e, quando necessário, ajustar o estoque através da realização de inventário. Art. 8.º O sistema Ajuri-Estoques, será considerado implantado no órgão que até 30 de junho de 2014: I.

possuir IME classificado como ‘movimentação satisfatória’, ou

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Manual de gestão

II.

tendo adotado as providências previstas no art. 5.0 desta Resolução, não atingir o IME com classificação ‘movimentação satisfatória’, mas tenha apresentado justificativa para o elevado valor do estoque.

Art. 9.º A partir de 1.0 de julho de 2014 os órgãos deverão, obrigatoriamente, realizar suas requisições de consumo de material em estoque por meio da opção “Pedido online” do sistema Ajuri-Estoques. Art. 1O Para fins de acompanhamento da utilização do sistema Ajuri-Estoques, a CCGov irá calcular e publicar no sítio do sistema, mensalmente, o fndice de Movimentação de Estoques - IME de cada órgão.

Parágrafo Único. Verificada a existência de órgão com IME não classificado como ‘movimentação satisfatória’ deverão ser adotadas as ações previstas nos arts. 6.0 e 7.0 desta Resolução. GABINETE DO SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA em Manaus, 9 de janeiro de 2014 AFONSO LOBO MORAES Secretário de Estado da Fazenda

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PUBLICAÇÃO DO ÍNDICE DE MOVIMENTAÇÃO DE ESTOQUE DO EXERCÍCIO DE 2013 A COORDENADORIA DE COMPRAS E CONTRATOS GOVERNAMENTAIS, DA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA – CCGov/SEFAZ no uso das atribuições que lhes são conferidas, e CONSIDERANDO o disposto no Art. 4º., da Resolução n.º 2/2014-0 - SEFAZ, de 10 de janeiro de 2014, RESOLVE: PUBLICAR o Índice de Movimentações de Estoque - IME do exercício de 2013, dos órgãos da Administração Pública Direta e indireta do Poder Executivo do Estado do Amazonas. ÓRGÃO

IME SATISFATÓRIO

VICE - GOVERNADORIA

1,30

UGPI

1,27

UEA

1,25

SUHAB

1,24

SUBCOMODEC

1,20

SSP-AM

1,20

SRMM

1,20

SPA PLATÃO ARAÚJO

1,17

SPA DANILO CORREA

1,15

SEPROR

1,12

SEPLAN

1,11

SEJUS

1,10

SEJEL

1,01

SEINFRA

1,08

SEINO

1,06

SEGOV

1.06

SEFAZ

1,05

SEC

1,03

SEAS

1,03

SPA/POLIC JOSÉ LINS

1,03

SEARP

1,02

SEAD

1.02

SDS

1,02

POLICLÍNICA ZENO LANZINI

1,01

POLICLÍNICA JOIO S. BRAGA

1,00

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200

Manual de gestão

ÓRGÃO

IME SATISFATÓRIO

POLICLÍNICA ANTÔNIO ALEIXO

1,00

POLICIA CIVIL

1,00

PGE

0,98

P.S.C. ZONA SUL

0,98

IPAAM

0,97

IMPRENSA OFICIAL

0,96

IDAM

0,96

HOSPITAL GERALDO DA ROCHA

0,9S

HOSPITAL FRANCISCO MENDES

0,94

HOSP. CHAPOT PREVOST

0,93

HCTP

0,93

FVS.AM

0,91

FVO

0,91

FUNTEC

0,86

FUAM

0,85

FRAI

0,85

FECA

0,84

FEAS

0,711

CPDRV

0,77

CGL

0,74

CEMA

0,72

COMAM

0,72

CASA DO ALBERGADO

0,71

CASA CIVIL

0,7

ARSAM

0,69

AMAZONPREV

0.68

AGECOM

0,67

AOS

0,67

ADAF

0,66

ÓRGÃO

IME ATÍPICO

SPA ZONA SUL

10,5

SPA ZONA NORTE

6,2

SPA SÃO RAIMUNDO

281

SPA JOVENTINA DIAS

2,4S

SPACOROADO

235

SPA ALVORADA

2,29

SNPH

2,28

SEMGRH

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ÓRGÃO

IME ATÍPICO

POLICLÍNICA CREPS

2,1

POLICLÍNICA CODAJÁS

POL. GILBERTO MESTRINHO

1,99

PMAM

1,96

P.S.C. ZONA OESTE

1,9S

P.S.C. ZONA LESTE

1,16

P.S. JOÃO LÚCIO

1,77

NAZIRA DAOU - C. NOVA

1,72

MATERNIDADE ALVORADA

1,71

JUCEA

1,68

ITEAM

1,66

INSTITUTO DA MULHER

1,63

ICAM

1,59

HPS 28 DE AGOSTO

1,54

FCECON

1,52

FAPEAM

1,5

DEFENSORIA

149

CENTRO PSIQ EDUARDO RIBEIRO

1,42

BALBINA MESTRINHO

1,42

ANA BRAGA

1,4

AMAZONASTUR

1,38

SETRAB

0,64

SEXAD

0,59

COMPAJ SEMI ABERTO

0,52

OUVIDORA-GERAL

0,52

HEMOAM

0,47

SUSAM

0,4

FHAJ

0,28

SECTI

0,27

CETAM

0,14

SEPED

0,1

DETRAN

0,09

SEDUC

0,01

PROCON

0,04

PEN FEMININA

UGPCOPA

CEMA - ADMIN

MATERNIDADE GALILEIA

SPF

FMT

201

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Manual de gestﾃ｣o

ATOS DE DESIGNACﾃグ PARA CARGOS COMISSIONADOS

CCGov â&#x20AC;˘ Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

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Manual de gest達o

CCGov â&#x20AC;˘ Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

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Manual de gest達o

CCGov â&#x20AC;˘ Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais

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Manual de gest達o

APÊNDICE Principais Termos: Conceitos Para melhor compreensão do conteúdo, integra este Manual os principais processos de trabalho, através dos fluxos, a descrição dos procedimentos, de forma a facilitar a consulta e os sistemas (ferramentas gerênciais) de apoio aos os processos. Os procedimentos operacionais, relacionados neste Manual, são amparados pelas Legislações pertinentes à Coordenadoria de Compras e Contratos Governamentais – CCGov (v. apêndice: legislação). Visando facilitar e esclarecer as informações apresentadas, relacionamos a seguir as definições, as siglas e os símbolos mais utilizados, bem como a estratégia de execução do desenvolvimento dos trabalhos.

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Manual de gestão

DEFINIÇÕES E SÍMBOLOS UTILIZADOS NOS PROCESSOS DEFINIÇÕES • Administração Direta - Conjunto de órgãos que integram a estrutura administrativa do Estado e diretamente subordinados ao Chefe do Poder Executivo. • Administração Indireta - Conjunto de entidades com personalidade jurídica própria, vinculadas a um órgão da administração direta. • Administração Pública - Aparelho estatal integrado por pessoas jurídicas, órgãos e agentes públicos postos à disposição do cidadão para a consecução das necessidades gerais e coletivas. • Alta Administração - Titulares e dirigentes de unidades (Secretários, Chefes de Gabinete, Superintendentes e chefia de unidades diretamente ligadas ao titular dos órgãos e entidades). • Atividade - Conjunto de operações que se realizam de modo contínuo e que concorrem para a manutenção e o funcionamento de órgãos e entidades governamentais e para a prestação de serviços públicos utilizados pela população. • Desenvolvimento Organizacional - Esforço planejado, que envolve a organização como um todo, liderado pela alta administração, visando incrementar a eficácia e saúde da organização através de intervenções planejadas nos processos organizacionais, utilizando conhecimentos das ciências do comportamento. (Beckhard) • Estrutura Organizacional - Desdobramento de atividades e o delineamento e escalonamento de níveis hierárquicos, resultando no modelo organizacional de órgãos ou entidades. • Procedimento - Maneira especificada de executar uma atividade. • Processo - Conjunto de tarefas que, juntas, criam um resultado de valor para um cliente. (Hammer)

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• Produtividade - Relação entre os resultados de um processo organizacional e os recursos consumidos para produzi-los. • Redesenho ou Melhoria de Processo - Mudanças organizacionais coordenadas de modo a melhorar o desempenho dos processos. Pode ser gradual ou radical. • Usuário - Pessoa, grupo ou instituição que usam o produto fornecido por uma organização.

SIMBOLOGIA Neste manual adotamos a dotação da BPMN.º É uma notação gráfica criada para a representação de processos de negócios em fluxos de trabalho. Essa notação foi desenvolvida pelo consórcio BPMI - Business Process Management Initiative, onde foram investidos mais de dois anos de esforço. Sendo que a principio era fornecer uma notação que fosse fácil de entender por todos seus usuários envolvidos no processo: analistas de negócios pudessem criar esboços iniciais dos processos, colaboradores e técnicos responsáveis implementassem a tecnologia, e finalmente facilitar o controle e monitoramento dos processos. BPMN é a notação, para a modelagem de processos, de maior destaque na atualidade, além de mais moderna que notações como IDEF - Integration Definition for Function Modeling e UML - Unified Modeling Language. A notação BPMN oferece um rico conjunto de elementos gráficos os quais podem ser utilizados para representar uma série de situações que acontecem nos fluxos de processo.

EVENTOS: Um evento acontece durante o curso do processo de negócio. Esses eventos afetam o fluxo do processo e pode ter uma causa. Eventos são representados por círculos vazados para permitir sinalização que identificarão os gatilhos ou resultados. Os tipos de eventos são: Início, Intermediário e Final. EVENTOS DE INÍCIO Mensagem de Início A mensagem de início significa que só será iniciado o processo quando houver o recebimento de alguma mensagem, seja via e-mail, fax, documento etc.

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Manual de gestão

Temporizador de Início O temporizador ou timer indica que só será iniciado o processo quando um tempo específico ou ciclo ocorrerem. Exemplo: O processo pode ser ajustado para iniciar-se sempre às segundas-feiras às 10:00. Regra de Início A regra de início, também chamada de condicional, é utilizada para iniciar um processo quando uma condição verdadeira for cumprida. Exemplo: Em um processo em que o início seja um pedido de compras, fica condicionado a realizar novo pedido, quando a quantidade em estoque for inferior a 15%. Sinal de Início O sinal de início será utilizado quando houver uma comunicação, seja entre os níveis do processo, pools ou entre diagramas.

Múltiplo Início Num processo de múltiplo início, existem várias maneiras de disparar um processo. Mas apesar de haver múltiplas maneiras, somente uma maneira inicia o processo. Tipo nenhum Esse é o tipo usual para início de processo, quando não incorrer em nenhum dos tipos anteriores.

EVENTOS INTERMEDIÁRIOS Mensagem Indica que para dar continuidade ao fluxo, em determinado ponto do processo, haverá o recebimento ou o envio de uma mensagem (fax, documento, e-mail, etc). O envelope claro indica o recebimento da mensagem e o escuro seu envio. Temporizador No meio do processo, o temporizador aponta que quando ocorrer esse evento, o processo deverá aguardar a data ou ciclo preliminarmente definidos. Enquanto não ocorrido o tempo específico, o fluxo permanece parado. Regra ou condicional A regra indica que, quando ocorrer esse evento no meio do fluxo, o processo deverá aguardar a condição previamente estabelecida se cumprir para dar continuidade. Enquanto não cumprida, o fluxo permanece parado. Link O link conecta as atividades de um mesmo processo, objetivando deixar o diagrama mais limpo. A seta escura indica envio do link e a clara indica o recebimento do link.

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Compensação A compensação é utilizada quando o processo tiver que passar por um roll back (retorno de uma condição estável anterior). Sinal O sinal demonstra que em determinado ponto do fluxo haverá o envio ou recebimento de um sinal. O triângulo escuro indica o envio do sinal e o triângulo claro o recebimento. Numa representação de processos, pode ser um relatório disponível em acesso público, um alerta emitido quando determinada meta de compra é alcançada, ou seja, qualquer informação que esteja disponível e você não a tenha. Caso tenha a informação, deverá ser usado o evento Mensagem. Múltiplo Para o múltiplo, existem diversas maneiras de dar continuidade a um processo. Mas apesar de haver múltiplas maneiras, somente uma é necessária. O múltiplo permite que se coloquem dois ou mais dos tipos de eventos intermediários anteriores como disparadores desse evento, salvo o sinal. EVENTOS DE FIM Mensagem de Fim A mensagem de fim indica que será enviada uma mensagem no fim do processo.

Exceção de Fim A exceção no fim denota que um erro será criado com o processo. Compensação de Fim Esse evento informa que será necessária uma compensação no processo. Exemplo: a tarefa de finalização de um pedido em uma loja virtual pode necessitar do cadastro do usuário, portanto será necessário disparar um evento de cadastro paralelo. Sinal de Fim Esse evento mostra que quando chegar no fim, um sinal será enviado a um ou mais eventos.

Múltiplo de Fim Para o múltipo de fim, existem várias consequências na finalização do processo, ele permite que se coloque dois ou mais dos tipos anteriores como resultados antes de o processo ser encerrado. Terminativo O evento terminativo representa que todas as atividades do processo deverão ser imediatamente finalizadas. O processo será encerrado e todos os outros fluxos (instâncias) que tenham ligação com o principal também serão finalizados, sem compensações ou tratamento.

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Manual de gestão

Tipo Nenhum Esse é o tipo usual para finalizar o processo, quando não incorrer em nenhum dos tipos anteriores. ATIVIDADES Atividade é um termo genérico para o trabalho que a organização realiza. Uma atividade pode conter uma ou mais tarefas em níveis mais detalhados. Os tipos de atividades que podem fazer parte de um processo de negócio são: Processos, Subprocessos e Tarefas. Tarefas e Subprocessos são representados por um retângulo com as quinas arredondadas. Os processos podem ser representados da mesma forma ou inseridos dentro de um Pool. ATIVIDADES-TAREFA Tipo Nenhum Esse é o tipo genérico de atividade, normalmente utilizado nos estágios iniciais do desenvolvimento do processo.

Tipo Manual É uma atividade não-automática, realizada por uma pessoa, sem uso do sistema.

Tipo Serviço É uma atividade que ocorre automaticamente, ligado a algum tipo de serviço, sem necessidade de interferência humana.

Tipo Envio de Mensagem É uma atividade de envio de mensagem a um participante externo. É parecido com o evento intermediário de envio de mensagem.

Tipo Recebimento de Mensagem É uma atividade de recebimento de mensagem de um participante externo. Tem característica semelhante ao evento intermediário de chegada de mensagem. Tipo Usuário Usado quando a atividade é realizada por uma pessoa com o auxílio de um sistema.

Tipo Script Usado quando no desempenho de uma atividade existe um check list a ser adotado.

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Tipo Loop O loop (expressão booleana) indica que uma atividade deverá ser repetida até que uma condição estabelecida anteriormente seja cumprida. Exemplo: Sendo a expressão “O produto passou no teste?, se for falso, a atividade se repetirá até que essa condição seja verdadeira. Quando for verdadeira, o processo prosseguirá no fluxo. Tipo Múltiplas Instâncias Indica que a atividade possui vários dados a serem verificados e deve ser especificado o número de vezes que a atividade se repetirá. Exemplo: Se a matriz de uma empresa for verificar os resultados financeiros das filiais, a quantidade de vezes que a atividade se repetirá será a quantidade de filiais existentes.

ATIVIDADES-SUBPROCESSOS Tipo Incorporado Quando uma atividade contém outras atividades. O subprocesso é dependente do processo, mas possui fluxo próprio. Tipo Ad Hoc Trata-se de um subprocesso, que contém em seu interior atividades soltas, sem conexão. Esse subprocesso é concluído quando todas as atividades forem desempenhadas. Tipo Loop Indica que o subprocesso será repetido até que uma condição estabelecida seja cumprida.

Tipo Múltiplas Instâncias Utilizado quando houver múltiplos dados a serem verificados. A quantidade de vezes que ele será realizado é conhecida antes de ativá-lo. DECISÕES Uma Decisão é usada para definir que rumo o fluxo vai seguir e controlar suas ramificações dos fluxos de sequência. A forma gráfica é um quadrado com as pontas alinhadas horizontal e verticalmente. O interior do quadrado indica o tipo de comportamento da decisão. TIPOS DE DECISÕES Gateway Exclusivo baseado em eventos Para esse gateway, existe uma decisão e somente um dos caminhos pode ser escolhido. Um dos caminhos deve ser o padrão, sendo ele o último a ser considerado. Antes do gateway, inevitavelmente, deve haver uma atividade que forneça dados para a tomada de decisão. Também pode ser utilizado como convergente, quando várias atividades convergem para uma atividade posterior comum. Nesse caso, esse elemento será utilizado antes da atividade comum para demonstrar que todas as anteriores seguirão um mesmo caminho.

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Manual de gestão

Gateway Exclusivo baseado em dados Assim como o gateway baseado em dados, neste só há um caminho a ser escolhido. Mas, necesssariamente, haverá eventos intermediários em cada um dos caminhos a ser escolhido para estabelecer uma condição de decisão. Quando um for escolhido, as demais opções são eliminadas.. Gateway Paralelo É utilizado quando não há decisão a ser tomada, todos os caminhos devem ser seguidos simultaneamente. Quando for necessário sincronizar os fluxos, utiliza-se o mesmo gateway. Gateway Inclusivo É utilizado quando para a decisão a ser tomadas houver várias opções a serem seguidas, vários caminhos. Antes da decisão, deverá haver uma atividade que forneça os dados para a tomada de decisão. Para sincronizar os fluxos, utiliza-se o mesmo gateway. Gateway Complexo Para esse gateway, a decisão a ser tomada é dada por uma condição estabelecida anteriormente. Como convergente, nele deverá haver uma informação que determine qual das atividades do fluxo será obrigatória para dar continuidade ao processo.

OBJETOS DE CONEXÃO TIPOS Fluxo de Sequência O Fluxo de Sequência é usado para mostrar a ordem em que as atividades são processadas. Fluxo de Mensagem O Fluxo de Mensagem é usado para o fluxo de uma mensagem entre dois atores do processo. Em BPMN, dois pools representam estes dois atores ou participantes. Associação A Associação é usada para relacionar informações com objetos de fluxo. Texto e gráficos que não fazem parte do fluxo pode ser associados com os objetos de fluxo. SWIMLANES TIPOS

Pool Um Pool representa um participante dentro do processo. O Pool pode atuar como uma lane para separar um conjunto de atividades de outro Pool.

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Lane A Lane é uma subpartição dentro de um Pool e aumenta o tamanho do Pool de forma horizontal ou vertical. Lanes são usadas para organizar e categorizar as atividades.

Milestone O Milestone é usado para dividir o processo em etapas, demonstrando mudança de fase.

ARTEFATOS TIPOS Objeto de Dados São considerados artefatos porque não tem influência direta sobre o fluxo de sequência ou fluxo de mensagem do processo. Porém, podem fornecer informações para que as atividades possam ser executadas ou sobre o que elas possam produzir.

Grupo É um agrupamento de atividades que também não afeta o fluxo. O agrupamento pode ser utilizado para documentação ou análise. Os Grupos também podem ser usados para identificar atividades de uma transação distribuída dentro de vários Pools.

Anotação Uma Anotação é um mecanismo de informação adicional que facilita a leitura do diagrama por parte do usuário.

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GLOSSÁRIO Ação: O que é feito por cada ator. Análise Crítica do Processo: avaliação sistemática sobre a pertinência, a adequação e a eficiência do processo, no que diz respeito à legislação, políticas setoriais e aos objetivos da instituição. Área de TI: compreende todos os setores e atividades de trabalho inerentes a esta unidade administrativa. Atividade: Unidade de trabalho realizada por uma pessoa, em um local e em dado tempo; geralmente se desdobra em tarefas e está vinculada a atividade. Atividade Gerêncial: É aquela que envolve comando e aferição de resultados. Atividade Operacional: É aquela que envolve ações pré-programadas e que gera produtos palpáveis. Atores: Quem executa alguma ação na atividade. Atuação Integrada: consiste na articulação e envolvimento das diversas áreas na tentativa de inovar a gestão e colocar em prática as teorias gerênciais, possibilitando a realização de propostas e ideias ainda não implementadas na solução de problemas que dificultam o andamento dos trabalhos. Avaliação do Processo: avaliação realizada com intuito de promover a inovação nos processos executados, buscando sempre a eficiência e eficácia. Benchmarking: é um processo contínuo de medição de produtos, serviços e práticas (processos), em relação aos concorrentes mais competitivos, ou às empresas reconhecidas como líderes.

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Brainstorming: é uma técnica de criatividade em grupo, na qual se busca a geração de ideias que isoladamente ou associadas, estimulem novas ideias e subsídios direcionados à solução de um problema. Checklist: são simples e poderosas ferramentas para listar, relacionar, comparar, verificar ou lembrar fatores importantes relativos às atividades. Ciclo PDCA: é uma ferramenta que busca a lógica para fazer certo desde a primeira vez, e cuja as iniciais são P – Plan (planejar), D – Do (fazer), C – Control (controlar) e A – Action (atuar corretivamente). Cliente: organização ou pessoa que recebe um serviço ou produto de processo e pode ser interno e externo à Secretaria. Desempenho: é o resultado da avaliação de como o processo está sendo executado, ou seja, nível de desempenho atingido, oportunidades de melhoria priorizadas, fatores críticos de sucesso e metas alcançadas ou não. Diagnóstico Consolidado: consolidação da todas as avaliações de processo realizadas pelas unidades organizacionais. Diagrama de Interação do Processo: é uma ferramenta de identificação e de visualização dos elementos essenciais das atividades de trabalho (fornecedor, entrada/insumo, saída/produto e cliente), que foram formados a partir das atividades levantadas e agrupadas. Efetividade: refere-se aos resultados objetivos e práticos da atividade real. Eficácia: é o grau de alcance das metas programadas, em um determinado período de tempo, independentemente da utilização dos recursos empregados. Eficiência: melhor relação possível entre os produtos (bens e serviços) gerados por uma atividade e os custos dos insumos empregados em um determinado período de tempo. Executante: quem executa as atividades do processo. Fornecedor: organização ou pessoa que fornece um produto ou serviço podendo ser interno ou externo à Secretaria.

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Gestão da Mudança: é o gerênciamento contínuo das propostas de mudança nos processos por meio da análise dos impactos na Secretaria (pessoal, custo, sistema de informação, legislação). Gestão por Processos Organizacionais: caracteriza-se pela capacidade tecnológica, humana e estrutural para administrar os diferentes processos organizacionais de forma eficaz, eficiente e efetiva, no intuito de conduzir a Secretaria de Finanças a excelência de sua gestão. Indicadores: dados ou informações numéricas que quantificam as entradas (recursos ou insumos), saídas (produtos) e o desempenho de processos, produtos e a organização como um todo. Insumo ou Entrada (input): produto ou serviço necessário para o início de um determinado processo. Macroprocessos: agrupamento de processos necessários para a produção de uma ação ou desempenho de uma atribuição da Secretaria. Consiste em grandes conjuntos de atividades pelos quais a Secretaria cumpre a sua missão, gerando valor para o cliente. Correspondem às grandes funções da organização, para as quais devem estar voltadas todas as suas unidades internas e descentralizadas. Um macroprocesso engloba vários outros processos. Mapeamento de Processos: ação de identificar como são realizados os processos organizacionais de uma empresa e de desenhar um fluxograma funcional, que retrata as diferentes áreas de trabalho, onde o tempo e a responsabilidade ficam evidenciados. Mapeamento dos Processos Atuais: é o levantamento da situação atual dos processos organizacionais; serve para diagnosticar e orientar as ações de melhoria nos processos existentes. Melhoria contínua: é a ação contínua de propor uma alteração nos processos organizacionais com vista a obter um melhor desempenho. Objetiva aumentar a probabilidade de fazer crescer a satisfação dos clientes e de outras partes interessadas. Meta: objetivos quantificados, expressão dos níveis de desempenho pretendidos para um determinado período de tempo. Resultado a ser atingido decorre do objetivo proposto, composto de indicador, valor e prazo.

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Missão: a razão de ser de uma organização, as necessidades sociais a que ela atende e seu foco fundamental de atividades. Modelagem do Processo: é a observação de todo o fluxo do processo na Secretaria. Organização: grupo de instalações e pessoas com conjunto de responsabilidades, autoridades e relações. Padrão de Trabalho: é um documento que define o Padrão de modelagem para o desenho dos processos em: Diagramas, Objetos, deste Diagramas, bem como para os Atributos dos Diagramas ou dos Objetos, utilizando o software SE SUITE, de tal forma que se tenha uma referência com a qual se possa comparar cada diagrama gerado e assim validá-lo ou adequálo, de acordo com esta definição. Ponto de Controle: são aqueles que geram regras ou restrições quanto à execução do processo de trabalho. Processo: conjunto de subprocessos e/ou atividades logicamente relacionadas que transformam insumos em produtos a um cliente específico, essa transformação deve agregar valor na percepção dos clientes do processo e exige um conjunto de recursos. O processo poderá exigir que a sequência de etapas seja documentada por meio de especificações, de procedimentos e de instruções de trabalho, bem como que as etapas de medição e de controle sejam adequadamente definidas. Para que as organizações funcionem de forma eficaz, elas têm que identificar e gerênciar processos inter-relacionados e interativos e quase sempre a saída de um processo constitui-se na entrada do processo seguinte. Os processos têm como características a repetitividade, estabilidade, previsibilidade, mensurabilidade e adaptabilidade. Processo de Apoio: processo que dá suporte aos processos relativos ao produto e que é usualmente projetado em função de necessidades relacionadas à estrutura e aos fatores internos à Secretaria. Processo Finalístico: processo relacionado às atividades-fim, aquele que gera os produtos finais da Secretaria e gera valor direto para os clientes. Envolve tanto a fabricação de bens como a prestação de serviços. Produto/Serviço: definido como resultado de um processo; resultado de um conjunto de atividades inter-relacionadas ou em interação que transformam entradas em saídas.

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Qualidade: adequabilidade para o uso. Fazer certo a coisa certa já na primeira vez, com excelência no atendimento. Totalidade de características de uma organização que lhe confere a capacidade de satisfazer as necessidades explícitas e implícitas dos cidadãos e/ou clientes. Redesenho dos Processos: é o redesenho do fluxo a partir do diagnóstico da situação atual. Representa o esforço para orientar as ações de melhoria nos processos da secretaria, de forma a permitir que seus produtos e serviços sejam eficientes e eficazes e que estejam em conformidade com a missão institucional da Secretaria de Finanças. Responsável pelo Processo: pessoa que responde diretamente pelo processo. Retrabalho: ação implementada sobre um produto não-conforme, a fim de transformá-lo conforme os requisitos estabelecidos. Revisão do Processo: consiste na revisão de um processo com intuito de realizar uma melhoria localizada ou correção de um desvio. Satisfação do Cliente: percepção do cliente do grau no qual os seus requisitos foram atendidos. Sistema de Monitoramento: qualquer entidade (processo, produto, equipamento, pessoa, grupo, organização ou outros) que seja objeto de nossa observação. Subprocesso: conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) e produtos (saídas). Tarefa: conjunto de trabalhos a serem executados, envolvendo rotina, dificuldades, esforço ou prazo determinado; nível imediatamente inferior a uma atividade. Validação: comprovação, por intermédio do fornecimento de evidência objetiva, de que os requisitos pretendidos foram atendidos. Visão: estado que a Secretaria deseja atingir no futuro. A visão tem a intenção de propiciar o direcionamento dos rumos de uma organização.

REFERÊNCIAS

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ALMEIDA, Martins Isnard Ribeiro de. Manual de planejamento estratégico: desenvolvimento de um plano estratégico com a utilização de planilhas Excel. 3ª. Ed. São Paulo: Atlas, 2010. CHIAVENATO, Idalberto. Gerênciando com as pessoas: transformando o executivo em excelente gestor de pessoas: um guia para o executivo aprender a lidar com sua equipe de trabalho. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. COSTA, Eliezer Arantes de. Gestão estratégica: da empresa que temos para a empresa que queremos. 2ª. ed. São Paulo: Saraiva, 2009. DAFT, Richard L. Organizações: teoria e projetos. Tradução Andréa Castellano Mostaço, Cláudia Melo Belhassof, Harue Chara Avritcher. 2ª. Ed. São Paulo: Cengage Learning, 2013. ______. Administração. Tradução Harue Chara Avritcher. 2ª. Ed. São Paulo: Cengage Learning, 2010. D’ASCENSÃO, Luiz Carlos M. Organização, sistemas e métodos: análise, redesenho e informatização de processos administrativos. 1ª. ed. São Paulo: Atlas, 2012. LLATAS, Maria Virginia (org.). OSM: organização, sistemas e métodos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2012. MENDES, João Ricardo Barroca, et. al. Gerênciamento de projetos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2009. MELLO, Carlos Henrique Pereira, et al. Gestão de processo de desenvolvimento de serviços. São Paulo: Atlas, 2010. MENEZES, Luís César de Moura. Gestão de projetos. 3ª. ed. São Paulo: Atlas, 2009. RIBEIRO, Antônio de Lima. Gestão de Pessoas. São Paulo: Saraiva, 2005. SEFAZ, Planejamento Estratégico 2013-2014: Gestão por Indicadores de Desempenho. Volume I. Manaus: Sefaz, 2013. TRIDAPALLI, Paulo Juarez, Elton Fernandes, Waltair Vieira Machado. Gestão da cadeia de suprimentos do setor público: uma alternativa para controle de gastos correntes no Brasil. Rio de Janeiro: FGV, RAP, vol. 45, ed. 2, mar/abril, 2011.

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Este livro foi impresso em maio de 2014. O projeto gráfico – miolo e capa – foi feito pela Sefaz.

ALGUMAS PREMISSAS nortearam a

criação da CCGov, entre elas: centralização, padronização, competição e ganhos de escala. Com base nelas, e de imediato, a CCGov passou a gerir, de forma centralizada, um catálogo de materiais e serviços, o registro de preços e um banco de preços, utilizando uma ferramenta informatizada, o e-Compras. AM, que permitia, também, a realização de pregões eletrônicos, hoje o meio mais utilizado nas licitações.

Secretaria de Estado da Fazenda