LA INTEGRACION Al enunciar los elementos de la administración, se indica que los dos primeros se dirigen a la construcción o estructuración del organismo social; planeación y organización. Aquí inicia el estudio de lo que tiene que manejar hacer, actuar y operar o funcionar ese organismo social ya construido teóricamente: La integración, la dirección y el control. En los dos elementos de la mecánica administrativa, predomina lo que debe ser: se planea y organiza como deben ser las cosas. Concepto de la integración Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. La planeación ha dicho qué debe hacerse y cuándo. La organización ha señalado quiénes, dónde y cómo deben de realizarlo. Falta todavía obtener los elementos materiales y humanos que llenen los cuadros teóricos formados por la planeación y la organización: esto lo hace la integración. Su importancia Es el primer paso práctico de la etapa de la dinámica y, por lo mismo, de ella depende en gran parte que la teoría formulada en la etapa constructiva o estática, tenga la eficiencia prevista y planeada. Es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico, lo teórico y lo práctico Aunque se da en mayor amplitud al iniciarse la operación de un organismo social, es una función permanente, por que en forma constante hay que estar integrado el organismo, tanto como para proveer a si crecimiento normal, ampliaciones, etc., como para sustituir a los hombres que han salido por muerte, renuncia, etc. a las máquinas que se han deteriorado, los sistemas que resultan obsoletos, etc. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS 1.-El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente. Es claro que quien carezca de los requisitos mínimos para desempeñar un puesto o función, por sencillos que parezcan, lo realizará mal, es ya un axioma el que expresa el hombre adecuado para el puesto adecuado.
Pero a menudo, sobre todo en empresas pequeñas, se piensa en que las funciones deben de adaptarse a los hombres, ordinariamente hay más de ilusión en esto, por que lo que suele ocurrir es que a un mismo hombre se le encomiendan dos o tres funciones como lo señala en la organización. Pueden ocurrir, además, que en los altos niveles administrativos y directivos, si exista cierta adaptación de la función al hombre, ya que, dice v.g.r.. Un gerente tiene ante si una casi infinita gama de posibilidades y dependerá de su personal capacidad, iniciativa, etc, el hacer su puesto mas importante, ya que, de cierto modo la empresa será toda ella como sea su jefe supremo. Pero en términos generales y sobre todo tratándose de los niveles medios e inferiores, es lógico que lo racional es adaptar al hombre a la función y no viceversa, como la racional es adaptar una llave a una cerradura y no al contrario, ya que el puesto representa las condiciones teóricamente establecidas y deseables, en tanto que el hombre real, como elemento eminentemente activo, puede ser adaptado a eso que deber ser. Por eso Drucker ha dicho que la adaptación del hombre al puesto es el problema básico de la industria moderna. Debe cuidarse de que no se busquen hombres con cualidades excesivamente superiores a las que un puesto demanda, pues también en este supuesto se viola el principio, ya que, quien lo ocupara, carecería de interés para desempeñar dicho puesto. 2.- De la provisión de elementos administrativos Debe proveerse de cada miembro de un organismo social, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto. Este principio, que podría parecer obvio tratándose de la provisión de elementos materiales como instrumentos, materias primas, etc. No lo es tanto por desgracia, cuando se trata de los elementos que la admón. Exige para la eficiente realización de un trabajo. Es muy frecuente considerar que un trabajador puede desarrollar todo su puesto aunque no lo conozca con precisión, que pueda alcanzar grado de eficiencia adecuados sin un adiestramiento sistemático, que debe obedecer fielmente órdenes imprecisas o inadecuadas, que un jefe podrá hacer frente a las responsabilidades, sin la delegación conveniente y eficaz de la autoridad que requiere, que un alto ejecutivo podrá permanecer adicto a la empresa aunque no vea ni una posibilidad de progreso en la misma, etc. 3.-De la importancia de la introducción adecuada
El momento en que los elementos humanos se integran a una empresa tiene especialísima importancia y por lo mismo debe de ser vigilado con especial cuidado. Si alguien ha señalado que una fabrica puede considerarse como una maquina gigantesca, cuya eficiencia dependerá de la articulación de las diversas partes, con mayor razón pondrá decirse que una empresa debe considerarse como una articulación social de los hombres que la forman: desde el gerente hasta el último mozo, es evidente que en el momento que esas partes se van articular, a introducir a esa empresa, reviste importancia básica. Si tratándose de una maquina, jamás al recibirla se pone a trabajar sin mas, si no que se le ajusta a su sitio, se la aceita, prueba, conecta, etc. Y, hasta que se esta seguro de que funciona, perfectamente acoplada a todas las circunstancias que la rodean, se la pone a trabajar en firme, con mayor razón debe hacerse tratándose de un hombre, que no es máquina si no persona. Pero, desgraciadamente, es muy frecuente que al contratar un trabajador se le mande con solo una cedula a su puesto de trabajo donde su jefe se limitara a señalarle sus sitio de labores, darle una explicaron de unos cuantos segundos sobre un puesto y deja a el, por si mismo trate de adaptarse y solo sea ayudado por sus fracasos, las correcciones que reciba, etc. Principios de la integración de las cosas Se ha señalado anteriormente, que la integración de “las cosas” se estudia en todo su detalle dentro de los materias de producción, ventas, finanzas, etc. Se señala aquí las nociones fundamentales al respecto. Si la integración, como todas las demás partes de la administración, requiere fundarse en principios generales que sirvan es base a las políticas en ese campo, y, al mismo tiempo, usar de reglas para poner en acción eficazmente las técnicas respectivas. Del carácter administrativo de esta integración Podrá parecer, ante todo, que estudiar sistema de reproducción, ventas, finanzas, etc. Es problemas técnicos, más no administrativo. Así para la producción, parece más adecuado un ingeniero, que una administrador, para las finanzas, un contador especializado a estos financieros, etc. Del abastecimiento oportuno “representando todos los elementos materiales una inversión. Debe disponerse en cada momento de los precisamente necesarios dentro de los márgenes fijados por la planeación y organización, en forma tal que, ni falten en determinado momento, estando eficiencia, ni sobren necesariamente, recargados costos y disminuyendo correlativamente las utilidades” De la instalación y mantenimiento
“Supuesto que la instalación y mantenimiento de los elementos materiales representa costos necesarios, pero también supone momentos directamente improductivos, debe planearse con máximo cuidado la forma sistemática de conducir estas actividades, en forma tal que esa improductividad se reduzca al minino” De la delegación y control “Si toda administración supone delegación, en materia de integración de cosas ---aspecto eminentemente técnico--- con mayor razón debe delegar la gerencia general dentro de un sistema estable la responsabilidad o los detalles esta establecidos al mismo tiempo sistemas de control que la mantenga permanentemente informada de resultados generales” REGLAS Y TÉCNICAS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS Advertencia previa Por tratarse de un campo eminentemente “factual”, creemos que resulta mas claro que objetivo presentar conjuntamente las reglas que presiden el proceso de integración y las técnicas que ayudan a lograrlo. Se ha dicho que la integración nace de personas totalmente extrañas a la empresa miembros debidamente articulados en su jerarquía Reclutamiento: tiene por objeto hacer, de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma como despertando en ellos el interese necesario. Selección: tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos, de acuerdo con el principio anunciado antes. Introducción: tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social del que formara parte, en la forma más rápida y adecuada. Desarrollo: busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener su máxima realización posible. ADIESTRAMIENTO DE OBREROS Y EMPLEADOS Suele comprender dos pasos principales: a) Como debe prepararse la introducción/inducción b) Como debe darse la introducción/inducción Como debe prepararse la introducción/inducción, comprende estos cuatro puntos:
1. Hacer una tabla de tiempo, 2. Hacer un esquema de trabajo que se va a enseñar, 3. Tener todo listo 4. Tener el lugar de instrucción correctamente preparado. CAPACITACION DE SUPERVISORES Todo supervisor requiere dos capacitaciones diversas: La que necesita como técnico que va dirigir un sistema especial de producción, ventas, servicios, etc. Y la que requerirá como jefe. Si el obrero requiere principalmente adiestramiento, el supervisor, como jefe sobre todo requiere capacitación administrativa. Todo supervisor necesita por lo mismo ser capacitado en: a) como distribuir el trabajo b) como tratar en su personal relaciones humanas. c) Como calificar a su personal d) Como instruir a su personal e) Como recibir y tratar las quejas de sus subordinados f) Como realizar entrevistas con estos g) Como hacer informes deportes, etc. h) Como coordinarse con los demás jefes i) Como conducir reuniones, juntas, mesas redondas, etc. j) Como mejorar los sistemas a su cargo k) Como resolver los problemas que plantea la supervisión LAS TÉCNICAS APROPIADAS 1. El primer problema supone, además de la precisión de las políticas de crecimiento expansión, mejoramiento, etc., la formación de gráficos de organización toma actuales y potenciales pero si tomamos en cuenta que la técnica de desarrollo de ejecutivos supone tiempo para prepararlos adecuadamente, y que, por lo mismo, debemos comenzar a desarrollar ahora los que habremos de requerir dentro de 2 a 3 años, necesitaremos tener también una grafica potencial, ya que aun reconocimiento que “deberían existir”
en nuestra empresa no podemos tenerlos ahora, pero confiamos en tener un futuro próximo tales ejecutivos. 2. Las cualidades, aptitudes, requisitos en general para cada puesto deberían quedarse, como mínimo, a quienes hayan de ocupar esos puestos ejecutivos. 3. La determinación de cual y como es el material humano con que contamos, implica uno de los problemas mas serios en el desarrollo ejecutivo 4. La determinación de las fechas en que iremos requiriendo a los futuros ejecutivos, y de la forma concreta de llenar las vacantes, parece solucionarse del mejor modo posible con las llamadas “tablas de re-emplazo” 5. El desarrollo de ejecutivos propiamente dicho, supone, en nuestra opinión a distraimiento capacitación y formación INTEGRACION Y RELACIONES INDUSTRIALES De la somera exposición de las reglas y técnicas fundamentales que se requieren a la integración de personas, fácilmente podremos deducir que estas forman parte de lo que se conoce con el nombre de administración de personal, dentro del aspecto concreto de la sección que se refiere a “empleo”. De la administración de personal, como la concebimos no esta restringida a las fabricas y los obreros. También es importante en oficinas departamentos de ventas de laboratorios y en los rasgos del manejo mismo, donde los funcionarios superiores deben ganarse la cooperación de sus subordinados, ni es tampoco la buena administración de personal algo que solamente se necesita en la industria privada. Las instituciones no lucrativas, el gobierno y los servicios armados, han agregado a su cuerpo de personal funcionarios de personal en la creencia en la seguridad de que, como lo expreso la fuerza aérea estadounidense, todo oficial que manda hombres debe utilizar practicas y procedimientos de personal elaboradas para hacerlos efectivos en sus tareas, hasta el grado máximo posible. FINES DE LA ADMINISTRACION DE PERSONAL DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA EMPRESA Con frecuencia se menciona como los fines fundamentales de la administración de personal de los dos siguientes: Obtener la máxima capacidad de todo el personal que trabaja en los distintos departamentos y niveles de la empresa: obreros, empelados, supervisores inmediatos, técnicos, ejecutivos, etc. más no basta con la capacidad de personal: es necesario obtener su plena colaboración esto es, que quiere poner sus capacidades al servicio de la empresa. Un personal, aunque sea capaz si no tiene deseos de colaborar, si
trabaja al mínimo, o lo que es peor, si trata de tomar desquite de verdaderas o supuestas injusticias que ha recibido, jamás dará el rendimiento adecuado. FINES DE LA ADMINISTRACION DE PERSONAL DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL TRABAJDOR Es indiscutible que el trabajador, Manual, oficinesco, administrativo, técnico o ejecutivo, consiente en subordinar su actividad parcialmente en los fines de una empresa, por que esperan obtener de ella determinados bienes, que son un medio para el logro de sus fines personales. Estos fines que el trabajador busca en una empresa, deben ser tomados en cuenta por la administración de personal, indiscutidamente, por lo contrario dicho trabajador no prestara su colaboración, e inclusive no admitirá recibir la capacitación necesaria, si no en tanto y cuando esta sirva para sus interese personales. Por lo tanto, no solo por razones éticas, si no aun por razones administrativas, la administración del personal tiene que buscar las finalidades que el trabajador, consciente o inconscientemente busca incorporarse a una empresa y en cuanto mejor lo logre mejor logrará los fines que la empresa busca. LA COORDINACION DE LOS INTERESES: ADMINISTRACION DE PERSONAL
FIN
ÚLTIMO
DE LA
Es indiscutible que los fines que la empresa busca, no solo pueden coordinarse con los que el trabajador desee, si no que en la mayor parte de la ocasiones, esa coordinación es espontánea: así, se ha señalado que no puede lograse la colaboración de quien no ve resueltos por su trabajo en la empresa, sus intereses básicos, Esto se puede demostrar en las técnicas de sueldos y salarios, que no solo buscan dar al trabajador el salario mas justo y adecuado según el trabajo que realiza, si no también lograr con ello su máxima colaboración. INTEGRACION Y RELACIONES PÚBLICAS Mientras que la integración de las personas, desde el punto de vista de la empresa, se manifiesta en los principios reglas y técnicas de la administración de personal, Cabe destacar el hecho de que algunas de esas relaciones públicas, se basa en la justicia estricta, como son las que se tiene con los proveedores, compradores etc, como las que se tienen con las autoridades y otras con la justicia social, son las que se llevan con las organizaciones intermedias, medios de publicidad, etc. Bibliografía: Reyes Ponce, A. (1994)