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Acción correctiva: Las acciones implementadas por la administración de una organización para eliminar o disminuir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo potencial, basadas en las recomendaciones de una auditoría o acción de control. Actividades de control: Aquellas medidas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices marcadas por la dirección se llevan a cabo. Las actividades de control son un componente del control interno. Aseverar: afirmar que un acontecimiento, hecho o cosa sea cierta Asiduamente: Acción que se realiza de forma frecuente, reiterada y puntual. Auditor externo: Es la persona o despacho contratados por una empresa para que revisen en forma independiente el desempeño de los registros. Auditor interno: Es el responsable de la dirección y conducción de la auditoría interna de una dependencia o entidad, con el fin de que cumpla los propósitos para los cuales fue creada y que opere o Funcione con la mayor eficacia y eficiencia posible, recomendando para ello las medidas preventivas o correctivas a su desempeño. Esta persona pertenece a la empresa. Auditor: Persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad, con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño. Auditoría contable: Es el examen de información contable - financiera por parte de una tercera persona, distinta de la que la preparó, con la intención de emitir una opinión sobre su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la confiabilidad de tal información. Auditoría de cumplimiento La auditoría de cumplimiento tiene por objeto comprobar que las operaciones efectuadas por el ente estén adecuadas a las leyes, normas y procedimientos aplicables a la entidad.
Auditoría de seguimiento: Auditoría que se lleva a cabo para evaluar si el organismo auditado ha realizado los cambios o mejoras relacionadas con los hallazgos y recomendaciones emitidas en la auditoría inicial. Auditoría externa: Examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. Auditoría financiera Determina si los estados financieros del ente auditado presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, de acuerdo a principios contables generalmente aceptados. Auditoría Forense: es una ciencia que permite descubrir, divulgar información financiera, contable, legal, administrativa e impositiva, sobre fraudes y delitos perpetrados en el desarrollo de las funciones públicas y privadas. Auditoría interna: La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada. Auditoría operativa: Revisión del sistema de control interno de una empresa por personas cualificadas, con el fin de evaluar su eficacia e incrementar su rendimiento. Consiste en el examen de los métodos, los procedimientos y los sistemas de control interno de una empresa u organismo, público o privado; en definitiva, se fundamenta en analizar la gestión. Auditoría: El proceso sistemático que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias concernientes a las normas, políticas, planes y procedimientos de seguridad relacionados con Tecnología de Información y Comunicación (TIC), cuyo
fin consiste en determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Autorización: es una especie de permiso. Consiste en dar consentimiento para que otros hagan o dejen de hacer algo.
Causa del riesgo: Factor externo o interno que genera un riesgo. Cédula analítica: En las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción por revisar, mediante la aplicación de uno o varios procedimientos de auditoría, se detallan la información con la que se contó, las pruebas realizadas y las observaciones formuladas Cédula de auditoría: Instrumento para el Auditor el cual debe contener la identificación de la información recabada. Cédulas sub-analíticas: En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Cédulas sumarias o de resumen: En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro(capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias. Cerciorarse: Asegurarse de la verdad mediante las comprobaciones precisas. Código de ética: El Código de Ética es una serie de Principios significativos para la profesión y el ejercicio de la auditoría interna, incorpora también Reglas de Conducta que describen el comportamiento que se espera de los auditores internos. El Código de Ética se aplica tanto a las personas como a las entidades que suministran servicios de auditoría interna y de gestión. Ley 43 de 1990. Comprobar: Pasar a tener la certeza de la veracidad de una suposición, un dato o un resultado obtenido anteriormente mediante demostración o pruebas que los acreditan como ciertos
Contabilidad: El proceso de registrar, clasificar y resumir sucesos económicos en forma lógica a fin de proporcionar información financiera para la toma de decisiones. Contador público: Es la persona natural que, mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la Ley 43 de 1990, está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminar sobre estados financieros, y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general. Control administrativo: Procedimiento de control interno que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Control Contable: Procedimiento de control interno que se relaciona directamente con la protección de los activos o con la confiabilidad de los registros contables. Control interno: Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una empresa y para asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa. Convocar: Citar a una o más personas en un día, hora y lugar señalado para que concurran a un acto determinado.
Dictamen adverso: Cuando los balances no devuelven un resultado razonable o no se han cumplido los principios fundamentales de la contabilidad, tiene lugar este tipo de dictamen. En él, el Auditor Externo explica cuáles son las irregularidades y ofrece posibles soluciones a las mismas. Dictamen con abstención de opinión: Se da cuando el Auditor se encuentra restringido por parte de la empresa a investigar ciertos aspectos que podrían ayudar a resolver los inconvenientes o irregularidades que haya podido notar en el resultado del Balance. Al no tener acceso a los detalles importantes de las transacciones, el auditor debe optar por una decisión imparcial. Dictamen con salvedades: Al terminar su labor, el auditor descubre que si bien los balances han devuelto un resultado
razonable pero existen algunos hilos que desvelan una posible pérdida o salvedad en las acciones realizadas por la empresa. Dictamen sin salvedades: Se da cuando el resultado del Balance General, los Estados de Cambio y de Resultado son considerados correctos o razonables por parte del auditor; es decir, que cumplen con lo establecido en los principios de contabilidad. Dictamen: Es el documento formal por medio del cual el Contador Público otorga confiabilidad al producto del sistema de información Financiera y valida ante terceros este producto, utilizando la figura de Fe pública para la toma de decisiones.
Eficiencia: Obtención del logro de los objetivos en los procesos, programas o labor de auditoría interna en el menor tiempo posible a costos razonables. Estados financieros certificados: Son aquellos que están firmados por el representante legal, el contador público y el revisor fiscal, si lo hubiere, en constancia de que la información en él contenida es fielmente tomada de los libros. Estados financieros consolidados: Son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola empresa. Estados financieros dictaminados: Son aquellos estados financieros certificados que se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente. Evidencia de auditoría: Es la información que obtiene el Auditor Interno y de Gestión producto del examen realizado en torno a un objetivo de auditoría. Estas pruebas constituyen la información que sustenta la opinión del Auditor Interno y de Gestión. Para obtener la evidencia, se utilizan diversas técnicas de auditoría, conforme a la experiencia y juicio del profesional.
Factores de Manifestaciones o
riesgo: características
medibles u observables de un proceso, que indican la presencia de riesgo o tienden a aumentar la exposición al riesgo. Fe pública: La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de la profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances se presumirá además, que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance. Fraude: Cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza. Estos fraudes son perpetrados sin violencia física por individuos o por organizaciones para apropiarse en forma indebida de dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios o para asegurarse ventajas personales o de negocio
Gestión de riesgos: Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto del logro de los objetivos de la organización
Hallazgo: Resultados de la evaluación de las evidencias obtenidas, recopiladas frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora.
Impacto del riesgo: Consecuencia que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Puede haber más de una consecuencia de un mismo evento. Las consecuencias de un evento pueden ser positivas o negativas. Las consecuencias se pueden expresar cualitativa o cuantitativamente. Las consecuencias se determinan en relación con el logro de objetivos.
Impartir dar, transmitir o hacer llegar conocimientos, órdenes o instrucciones a los demás. Indagar: acción de investigar o de llevar a cabo la averiguación de algo mediante la recolección de pruebas y elementos. Informe de auditoría: Documento emitido por el auditor como resultado final de su examen y/o evaluación que contiene la exposición analítica de hechos o hallazgos, con la finalidad de transmitir el estado de la información recabada, sus conclusiones y recomendaciones. Informe de los auditores: El informe emitido después de auditar un tema o los estados financieros de una empresa. Informe: Opinión escrita y otras observaciones del Auditor Interno y de Gestión acerca del examen realizado a un proceso, proyecto o gestión específica, derivado de sus obligaciones contractuales como auditor interno. Inspección: es hallar significativas para normales y distinguirlas características
características físicas determinar cuáles son de aquellas anormales.
Junta central de contadores: Es una Unidad Administrativa Especial con personería jurídica, adscrita al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Que en virtud de la Ley 1314 de 2009 continuará actuando como tribunal disciplinario y órgano de registro de la profesión contable, incluyendo dentro del ámbito de su competencia los Contadores Públicos y a las demás entidades Que presten sus servicios al público en general propios de la ciencia contable como profesión liberal.
Limitaciones al alcance de la auditoría: Factores externos a la unidad de auditoría que hayan impedido al auditor obtener toda la información y explicaciones que considere necesarias para cumplir con los objetivos de su trabajo.
Matriz de riesgos: Una herramienta usada para dar una visión sistémica del análisis de los procesos, sus riesgos, la severidad de los mismos, los controles asociados y la exposición al riesgo que presenta cada uno.
Medición de riesgos: La evaluación cuantitativa o cualitativa del nivel de criticidad de los riesgos. Mitigación de riesgos: Acciones desarrolladas que tienen como resultado la disminución de los riesgos
Normas de auditoría: son Los principios fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor
Papeles de trabajo: En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen. Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado. Principios de contabilidad: son elementos esenciales de examen que realiza el auditor para poder promulgar su dictamen, ya que éstos ejerce un efecto importante en los estados financieros en su conjunto. Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados constituyen el cimiento de cualquier contabilidad de una empresa convirtiéndose en los mandamientos del Contador. Principios de la contabilidad: Se entiende como principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia; el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente, sobre asuntos y actividades de personas naturales. Pruebas de auditoría: Son las acciones practicadas por los Auditores y constituyen la base en que se sustentan las opiniones, conclusiones o informes del Auditor Interno y de Gestión. Estas deben ser adecuadas, certeras y razonables.
Razonabilidad: Capacidad del ser humano de reflexionar y analizar para obtener una conclusión. Revisar: Someter determinada cosa a una prueba o examen para hacer las correcciones necesarias. Revisoría Fiscal: es una institución de origen legal, de carácter profesional a la cual le corresponde por ministerio de la ley, bajo la responsabilidad de un profesional contable, con sujeción a las normas que le son propias, vigilar integralmente los entes económicos, dando fe pública de sus actuaciones. Riego de control: Error que no puede ser evitado o detectado oportunamente por el sistema de control interno. Riesgo de detección: Se realizan pruebas exitosas a partir de un procedimiento de prueba inadecuado. Riesgo inherente: Existe un error que es significativo y se puede combinar con otros errores cuando no hay control. Riesgo: La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance de los objetivos. El riesgo se mide en términos de impacto y probabilidad.
Sociedades de contadores públicos: Son aquellas personas jurídicas que contemplan como objeto principal, desarrollar por intermedio de sus socios y de sus dependientes o en virtud de contratos con otros Contadores Públicos, prestación de servicios propios de los mismos y de las actividades relacionadas con la ciencia contable en general señaladas en esta ley. En las sociedades de Contadores públicos, el 80% o más de los socios deberán tener la calidad de Contadores Públicos y su representante legal será Contador Público, cuando todos los socios tengan tal calidad. Declarado inexequible por la Sentencia C-530 de 10/05/2000. Supervisión: Requisito esencial en la auditoría que conduce a un adecuado control y dirección en todas las etapas, para que asegure que los procedimientos, técnicas
y pruebas que se realizan, se vinculen en forma competente y eficaz con los objetivos que se persiguen.
Técnica de Confirmación: consiste realmente ratificar que lo expresado por los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que lo manifestado por funcionarios en las indagaciones que efectúa el auditor o Revisor Fiscal se ajusta a la realidad. La técnica de la confirmación se realiza solamente con persona o personas ajenas a la institución. Técnica de Estudio General: Consiste en la apreciación profesional sobre las características generales de la empresa, de sus estados financieros y de las partes importantes, significativas o extraordinarias de los mismos. Técnica de la comprobación: técnica mediante la cual el auditor, corrobora las transacciones registradas por el sistema de contabilidad, inspeccionando los documentos que sustentan cada una de las mismas. Por la técnica de la comprobación se puede verificar la legalidad de cada transacción y se pueden obtener conclusiones sobre la interpretación contable de la misma para de esta manera formarse una opinión al respecto. Técnica de la inspección: La técnica de Inspección consiste en examinar los recursos materiales y registros de la compañía, los cuales comprenden desde los registros de actas de la asamblea y de la junta directiva hasta los libros oficiales y los auxiliares y/o documentos que tengan como fin respaldar y facilitar las gestiones contables, financieras y administrativas, así como todos los bienes de propiedad de la Empresa examinada. Técnica de la investigación: Es la obtención de datos e información, por medio de los funcionarios de la propia empresa. Las investigaciones pueden tener un rango desde investigaciones formales por escrito dirigidas a terceras partes hasta investigaciones orales informales dirigida a personas dentro de la entidad. Técnica de la observación: técnica por medio de la cual, el auditor se cerciora personalmente de hechos y circunstancias relacionados con la forma como se realizan las operaciones en la empresa por parte del personal de la misma. Consiste en observar conscientemente, con el propósito de asegurarse de que los hechos son concretos y guardan correlación.
Técnica de las certificaciones: La técnica de la certificación consiste en la obtención de cartas o documentos, firmados por funcionarios de la empresa, en los cuales se certifica o se asegura la verdad sobre hechos de importancia para las investigaciones que realiza el auditor. Técnica del análisis: Es la agrupación de los distintos elementos individuales que forman el todo (cuenta o partida determinada) de tal manera, que los grupos conformados constituyan unidades homogéneas de estudio. Consiste en ir de lo general a lo específico con el propósito de examinar con responsabilidad y bajo el criterio de razonabilidad el que las operaciones se ajusten a la Ley, los estatutos, procedimientos, políticas y manuales de la compañía. Técnicas de Auditoría: son los recursos particulares de investigación, utilizados por el auditor para obtener los datos necesarios para corroborar la información que ha obtenido o le han suministrado. Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el Contador Público utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional.
Velar: Consiste en la custodia de algo. Verificar: Proceso que se realiza para confirmar el cumplimiento de un determinado asunto, el resultado de una operación, el hallazgo de una prueba entre otras.
La Auditoría del control interno es la evaluación del control interno, con el propósito de determinar:
La calidad de los mismos y la protección de los activos. El nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el Cumplimiento de sus objetivos Detecta y previene errores e irregularidades oportunamente y evita fraudes. Información veraz, confiable, segura y oportuna. Minimiza los riesgos en la empresa. Establece procesos y procedimientos para cada área. Fomenta el cumplimiento de las políticas prescritas por la dirección, por la asamblea general y la junta directiva
1. Propuesta 2. Carta de aceptación 3. Carta de Compromiso 4. Contrato 5. Fase 1 Planeación 5.1. Conocimiento del Cliente 5.2. Objetivos 5.2.1. Objetivos Generales 5.2.2. Objetivos Específicos 5.3. Procedimientos 5.4. Técnicas 5.5. Alcance de la Auditoria 5.6. Áreas auditadas ( las de su trabajo) 5.6.1. Disponible 5.7. Cronograma de actividades 6. Fase 2 Ejecución del Trabajo 6.1. Papeles de trabajo 7. Fase 3 Informe 7.1. Informe Final de Auditoria
1. PROPUESTA DE AUDITORIA EXTERNA Cuidad; Mes / día de año. Señores XXXXXX S.A. Asamblea General Cuidad. Apreciados Señores: De acuerdo con su solicitud nos es grato prestarle esta propuesta a auditoria externa al Control Interno, de XXXXXX S.A. a día de Mes de Año (esta es la fecha de corte en la cual se realizara la auditoria). La cual se ha preparado tomando en cuenta el alcance del trabajo y el volumen de operaciones de la sociedad. 1. NATURALEZA Y OBJETIVO DEL TRABAJO Nuestro trabajo tiene como objetivo realizar una evaluación exhaustiva al sistema de Control Interno, establecido por XXXXXX S.A., con el alcance necesario que nos permita expresar una opinión y/o recomendación, sobre los hallazgos encontrados en los procesos y procedimientos establecidos, los problemas detectados, el manejo de los recursos de la sociedad y la eficacia, eficiencia y economía en las operaciones. En el curso de nuestra auditoria, previa revisión de los controles establecidos, de los procedimientos administrativos; de los registros contables y de la documentación que lo soportan, haremos las observaciones y recomendaremos acerca de la organización administrativa, eficiencia de los controles internos y otros aspectos de la Auditoria, que hubieren sido encontrados en el curso del trabajo.
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE LA AUDITORIA EXTERNA El siguiente es el alcance que como los auditores externos damos el trabajo a realizar: Evaluar el sistema de Control Interno, establecido por XXXXXX S.A. día de Mes de Año, con el fin de analizar si dicho sistema se aplica correctamente, protege los recursos de la sociedad, brinda evaluación y seguimiento a la gestión organizacional, brinda confianza en las operaciones y por tanto en la información reflejada de los mismos y si se cumplen los compromisos y normas legales de la sociedad.
La auditoría se hará de acuerdo con las prescripciones legales y las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, por consiguiente incluirá pruebas de la documentación de acuerdo al alcance del trabajo, de los libros y registros de la contabilidad y documentos de soporte y otros procedimientos de Auditoría que consideremos necesarios de acuerdo con las circunstancias. Nuestros procedimientos de auditoría incluirán entre otros aspectos los siguientes:
Revisión y evaluación del sistema de control interno. Pruebas de cumplimiento de las normas prescritas por las disposiciones del Código de Comercio, y demás normas legales. Examen de la evidencia que respalda las operaciones. Evaluación de las normas de contabilidad utilizadas. Examen de la estructura organizativa de la sociedad, sus objetivos, planes estratégicos políticas para lógralos y cumplimiento de los mismos. Pruebas para determinar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. Verificación de la existencia de procedimientos adecuados de operación y la eficacia de los mismos. Otros procedimientos de Auditoría que consideremos aplicables de acuerdo con las circunstancias. El alcance de nuestra auditoria de basara en pruebas selectivas suficientes para obtener seguridad en cuanto al sistema de Control Interno, con el fin de obtener evidencia suficiente y válida para formar y justificar la opinión que debemos expresar acerca del resultado brindado por el sistema de Control Interno de XXXXXX S.A. Es entendido que como auditores haremos las salvedades que consideremos pertinentes en caso de disparidad importante sobre la aplicación de las normas de contabilidad aceptadas en Colombia y el cumplimiento de las disposiciones legales y, las recomendaciones acerca de las desviaciones observadas, que requieran ser corregidas o mejoradas para lograr mayor eficiencia en las operaciones y una adecuada protección del patrimonio de la organización. Al terminar el trabajo, presentaremos el informe final de Auditoria Externa, donde expresaremos a la Gerencia el resultado de la evaluación al sistema de Control Interno, el monitoreo realizado a la sociedad en los procesos estratégicos, operacionales, administrativos, financieros, de tecnología de la información y legales, donde analizaremos los objetivos, metas y actividades desarrollados por la sociedad y los resultados de los mismos.
3. METODOLOGÍA DEL TRABAJO Nuestro enfoque está basado sobre el entendimiento del negocio y el mercado en el cual opera. La estructura y los aspectos más relevantes de nuestro enfoque son los siguientes:
Ejecutar Actividades Previas al Trabajo En interés tanto de la Empresa como nuestra, establecer un entendimiento mutuo respecto de los objetivos y alcance de la Auditoría, el grado de nuestras responsabilidades, la forma de nuestro informe, la ayuda que de la entidad se espera, con el objeto de dar una opinión, las fechas claves para el desarrollo del trabajo y los canales de comunicación que van a existir entre ustedes y nosotros.
Hacer la Planeación Preliminar Nuestras actividades de planeación preliminar consisten entre otras cosas, en la comprensión del negocio del cliente, su proceso contable y la realización de procedimientos analíticos preliminares. La mayoría de estas actividades implican reunir información que nos permita evaluar el riesgo a nivel de cuenta y error potencial y desarrollar un plan de Auditoría adecuado. Además, nos esforzamos por entender las preocupaciones de negocios de la alta gerencia, en respuesta a lo cual desarrollamos objetivos cliente-servicio.
Evaluar el Riesgo Mediante la comprensión del ambiente de control, esto es, la actitud global, conciencia y actos de los directivos y de la administración respecto de la importancia del control interno de la entidad y buscando identificar factores específicos de riesgo, que requieren atención especial en el desarrollo de nuestro plan de Auditoría y sus relaciones con errores potenciales, podemos llegar a evaluar los riesgos existentes. Los errores potenciales son tipos particulares de errores relacionados con la integridad, validez, registro y corte de transacciones particulares, y con la valuación y Presentación de partidas en los estados financieros preparados por la administración.
Establecer el Plan de Auditoria
Nuestro plan de Auditoría está basado en el análisis de la información recogida en las actividades precedentes. Al desarrollar el plan, primero separamos los errores potenciales para los que hemos identificado riesgos específicos, de aquellos en que no es así, para cada error potencial para el que hemos identificado un riesgo específico, decidimos si: a) confiaremos en los controles que atenúan el riesgo específico y llevar a cabo un nivel básico de pruebas sustantivas, o b) efectuar pruebas sustantivas enfocadas. La primera alternativa
puede ser adecuada si existen controles efectivos y los podemos probar eficientemente. Si confiamos en controles que atenúen riesgos específicos, los probamos en el curso del trabajo. En errores potenciales para los que no hemos identificado riesgos específicos decidimos sí: a) confiamos en los controles que contribuyan a la confiabilidad de los sistemas pertinentes y efectuamos un nivel básico de pruebas sustantivas, o b) efectuamos un nivel intermedio de pruebas sustantivas. Si confiamos en controles que contribuyan a la confiabilidad de los sistemas contables, podremos decidir probar tales controles bajo un plan rotativo.
Ejecutar el Plan de Auditoria
Si al preparar nuestro plan de auditoría decidimos confiar en los controles, generalmente probamos los procedimientos de control y las actividades de vigilancia. Siempre hacemos pruebas sustantivas, que consisten en procedimientos analíticos sustantivos, pruebas de detalle o, en algunos casos, una combinación de ambos. Para llegar a la conclusión de si nuestro alcance de auditoría fue suficiente y el sistema de Control Interno es el adecuado. a) b)
Evaluar el sistema de Control Interno establecido por la sociedad, analizando su correcta aplicación y los resultados del mismo. Realizar procedimientos analíticos sustantivos que implican comparar las cantidades registradas con una expectativa de las mismas, desarrollada partiendo de datos financieros o no financieros pertinentes, con el objeto de obtener una conclusión de si las cantidades registradas están libres de errores importantes.
c)
Si proyectamos probar un error potencial usando pruebas de detalle, identificaremos la población que corresponda, que puede ser un saldo de cuenta, una clase de transacciones o una parte de ellas. Luego, debemos o bien aplicar una técnica apropiada de muestreo para seleccionar partidas de la población y examinar la evidencia de apoyo para esas partidas, o examinar la evidencia de apoyo para la población completa.
d)
Evaluar los Resultados de las Pruebas considerando factores cuantitativos y cualitativos en la evaluación de todos los posibles errores encontrados por nuestros procedimientos sustantivos. Basados en la naturaleza y monto de los errores identificados y la posibilidad de errores adicionales no encontrados, debemos concluir, si:
El alcance de nuestra Auditoría fue suficiente o, El Sistema de Control Interno no brinda a la sociedad los resultados que esta requiere.
Si concluimos que el alcance de nuestra Auditoría no fue suficiente, debemos llevar a cabo procedimientos adicionales.
Concluir e Informar Para concluir la Auditoría hacemos una revisión de eventos subsecuentes, para determinar si la administración ha utilizado adecuadamente el sistema de Control Interno. Como etapa final de nuestro compromiso, emitiremos los siguientes informes, los cuales serán un documento oficial cuando se haya cumplido una reunión con la Asamblea General de la sociedad para discutir su contenido, con el propósito de establecer su objetividad en relación con las situaciones que en ellos se expresen:
Comentarios y Recomendaciones Sobre Control Interno Es costumbre general de nuestra firma, en los compromisos de Auditoría, emitir cartas de sugerencias constructivas, que contienen los más relevantes comentarios sobre áreas susceptibles de cambio, los cuales, una vez implementados, permitan mejoras sustanciales en el control de los recursos de la empresa. La opinión sobre el análisis al sistema de Control Interno, se emitirá después de haber concluido el trabajo de campo. Este informe será emitido en idioma español y las cifras que contenga expresadas en pesos colombianos. Cualquiera que sea el resultado del trabajo y el tipo de opinión o informe que emitamos (Limpio y sin salvedades, con salvedades, abstención de opinión), los resultados obtenidos, pruebas y demás, les serán entregados para efectos de su análisis.
4. TERMINOS DE NUESTRO CONVENIO PARA LA AUDITORIA
La auditoria será realizada por la firma de Contadores YYYYY S.A.S., bajo la dirección y responsabilidad propia.
Actuaremos como profesionales independientes, sin subordinación laboral, limitación de tiempo ni horario pero con toda la amplitud que sea necesaria para lograr una eficiente y decorosa actuación profesional.
Para poder desarrollar nuestra revisión, se requiere mantener un sistema de comprobantes y archivos ordenados, facilidad de inspección física de los registros contables y a suministrarnos cuanta información sea necesaria para el fiel cumplimiento de nuestras obligaciones.
5. CRONOGRAMA DE TRABAJO El tiempo destinado para la realización de la auditoria se determinará de acuerdo a las necesidades que estime la compañía.
2. CARTA DE ACEPTACION Cuidad; Mes / día de año.
Señores YYYYY S.A AUDITORES Ciudad.
De acuerdo con su propuesta de auditoria de control interno en el área de disponible, recursos humanos, inventarios y producción a nuestra empresa con corta a día de Mes de Año (esta es la fecha de corte en la cual se realizara la auditoria). Tenemos el agrado de confirmar nuestra aceptación y nuestro entendimiento de este compromiso. Y esperamos que esta auditoria sea realizada con el objetivo de expresar una opinión sobre estas áreas. Toda información que necesiten para realizar esta auditoria será solicitada y entregada.
Cordialmente
PEPITO VEREZ C.c 123467765 Cargo de quien los contrata
3. CARTA DE COMPROMISO Cuidad; Mes / día de año
Señores XXXXX S.A. Asamblea General Direccion Cuidad
Asunto: Carta de Compromiso
De acuerdo con su solicitud de que auditemos El Control Interno en las áreas de disponible (aquí van las áreas que se le realizara la auditoria) a día de Mes de Año (esta es la fecha de corte en la cual se realizara la auditoria), por medio de la presente, tenemos el agrado de confirmar nuestra aceptación y nuestro entendimiento de este compromiso. Nuestra auditoría será realizada con el objetivo de expresar una opinión y/o recomendaciones sobre los procesos y procedimientos de Control Interno, establecidos y utilizados en su empresa. Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo con Normas de Auditoría de General Aceptación vigentes en Colombia. Dichas normas requieren que planeemos y desarrollemos la auditoría para obtener evidencia suficiente y sustentable sobre el Control Interno. Una auditoría incluye el examen, sobre una base de pruebas, de la evidencia que soporta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoría también incluye evaluar los principios de contabilidad usados y las estimaciones importantes hechas por la gerencia. En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditoría, junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay un riesgo inevitable de que aún algunas presentaciones erróneas puedan permanecer sin ser descubiertas. Además de nuestra opinión y/o recomendaciones sobre el Control Interno de la empresa en estas áreas, esperamos proporcionarles una carta por separado, referente a cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de contabilidad llamen nuestra atención. Les recordamos que la responsabilidad por la preparación de los estados financieros incluyendo la adecuada revelación, corresponde a la administración de la compañía. Esto incluye el mantenimiento de registros contables y de controles internos adecuados, la selección y aplicación de políticas de contabilidad, y la salvaguarda de los activos de la compañía. Como parte del proceso de nuestra
auditoría, pediremos de la administración, confirmación escrita referente a las presentaciones hechas a nosotros en relación con la auditoría. Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en relación con nuestra auditoría. Nuestros honorarios que se facturarán a medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo más gastos directos. Las cuotas por hora individuales varían según el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y pericia requeridas. Esta carta será efectiva para años futuros a menos que se cancele, modifique o substituya. Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría de los estados financieros. Atentamente,
AUDITORES YYYYY S.A.S. CONTADORES PÚBLICOS NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL Tarjeta Profesional 400001-T
4. CONTRATO Contrato de prestación de servicio de auditoría externa Entre los suscritos a saber: ________, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. ________ expedida en la ciudad de ______, en su calidad de Representante Legal de la Sociedad XXXXX S.A. con domicilio principal en el municipio de _______ del departamento de ______ y NIT ____________, legalmente constituida mediante Escritura Pública No __ del ___ de ___ del ____, de la Notaría ____ de la ciudad de ____, por una parte quien en adelante se denominará el Contratante; y por la otra parte __________________, igualmente mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. _________ En su calidad de Representante Legal de la compañía Auditores YYYYY S.A.S, con domicilio principal en la ciudad de______ y NIT _________, legalmente constituida mediante Escritura Pública No. ___ del _ de ___ del ___, de la Notaría __ de la ciudad de _____, quien en adelante se denominará el Contratista Independiente; hemos celebrado el contrato de prestación de servicios profesionales de Auditoría Externa que se regirá por las siguientes cláusulas:
PRIMERA - OBJETO: El Contratista Independiente se obliga a cumplir la labor de Auditoría Externa en la compañía XXXXX S.A., por el año calendario de ____, de acuerdo con lo establecido por la ley y de conformidad con la propuesta que presentó al Contratante de fecha __ de ____ del ___, la que para el efecto de descripción de funciones se considera incorporada al presente contrato. SEGUNDA - DURACIÓN: El presente contrato tendrá una vigencia de _ mes(es), comprendido entre el __ de ___ del ___ y el ___ de ____ del ___, entendiéndose que el período sobre el cual se ejercerá el trabajo es el año calendario comprendido entre _ de ____ del ____ y el __ de ___ del ____, el cual fue elegido por el órgano directivo según consta en el Acta No. __ Correspondiente a la reunión celebrada el __ de ____ del ____. TERCERA. - VALOR Y FORMA DE PAGO: El Contratante reconocerá al Contratista Independiente, como precio de este contrato y por la sola prestación de los servicios descritos en la propuesta de que trata la Cláusula Primera de este documento, honorarios por la suma de $ __________, los que pagará en 2 cuotas iguales cada una por la suma de $ _________, en los meses de _____ y _____ del año ___. PARÁGRAFO: Los anteriores pagos los efectuará el Contratante directamente al Contratista Independiente, en las oficinas de aquel dentro de los 5 días siguientes a la presentación de las correspondientes facturas. PARÁGRAFO 2: El retardo en el pago de las cuotas pactadas dará derecho al Contratista Independiente para exigir intereses moratorios del _% por ciento mensuales sobre los saldos no pagados, sin que esto implique prórroga del plazo y sin perjuicio del derecho del Contratista Independiente para exigir, por la vía judicial, el incumplimiento de la obligación total. CUARTA. - DESIGNACIONES: Para el correcto cumplimiento de sus funciones, el Contratista Independiente designará las personas que habrán de cumplir con las obligaciones que por este contrato asume, las cuales deben llenar los requisitos que para este tipo de funcionarios exige la ley. Entre estas personas y el contratante no existirá ninguna relación de carácter laboral, y por ende, el pago de sus salarios y demás prestaciones sociales es responsabilidad exclusiva del Contratista Independiente. PARÁGRAFO: Además del citado personal, el Contratante designará de su nómina los funcionarios que se requieran para que presten su colaboración a la Auditoría Externa. Estos empleados trabajarán de tiempo completo con el Contratista Independiente, pero sin que exista ninguna relación laboral con éste y, por ende, el pago de sus salarios, prestaciones e indemnizaciones será responsabilidad exclusiva del Contratante. QUINTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Además de las obligaciones generales derivadas del presente Contrato, el Contratante se compromete a: a) Prestarle toda la colaboración que solicite el Contratista Independiente, facilitándole todos los documentos o informes que éste requiera para el correcto cumplimiento de sus funciones; b) Asumir todos los gastos que se ocasionen con motivo del desarrollo de este contrato, tales como fotocopias, gastos de viaje fuera de la ciudad donde fue contratado el servicio, llamadas telefónicas locales y de larga distancia,
servicio de fax, etc.; c) En caso de documentos que deban ser revisados y/o certificados por el Contratista Independiente para su posterior presentación a entidades oficiales o particulares, el Contratante se obliga a entregar dichos documentos al Contratista Independiente con no menos de 3 días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento para su presentación. PARÁGRAFO: En caso de incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones por parte del Contratante, en especial la contenida en el literal c) de esta cláusula, el Contratista Independiente no será responsable por demoras en la presentación de los documentos a las autoridades que lo requieran, quedando absolutamente libre de responsabilidad por errores u omisiones en que haya incurrido el Contratante al diligenciar los documentos respectivos. SEXTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE: El Contratista Independiente se obliga única y exclusivamente a la realización de las labores descritas en la propuesta presentada al Contratante el día ___ del mes de ____ del año ___ y que son las que corresponden a la Auditoría Externa, de acuerdo con las normas legales vigentes en Colombia. SÉPTIMA. - LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO: El servicio contratado por el contratante se prestará en la ciudad de ____ y se extenderá a otros lugares cuando por razón del servicio contratado se presenten circunstancias que lo requieran. OCTAVA. - DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos las partes acuerdan como domicilio contractual el municipio de ____ ubicado en el departamento de ____. NOVENA. - TERMINACIÓN DEL CONTRATO: Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula segunda de este documento, el Contratante podrá dar por terminado este contrato en forma unilateral sujetándose a las siguientes previsiones: a) Antes del cumplimiento del plazo inicial pactado, en cualquier momento, pagando al Contratista Independiente el precio total acordado en la cláusula tercera de este documento; b) El aviso de terminación del contrato debe ser dado al Contratista Independiente con no menos de 5 días calendario de anticipación a la fecha efectiva de dicha terminación. DECIMA. - DOTACIONES Y RECURSOS: El Contratante facilitará al Contratista Independiente el espacio físico, así como los elementos necesarios requeridos para el desempeño de su labor, tales como equipo de cálculo, mesas, sillas, etc. DECIMOPRIMERA. - AUTONOMÍA DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE: En desarrollo del presente contrato de Prestación de Servicios Profesionales de Auditoría Externa, el Contratista Independiente actúa como tal, realizando la labor encomendada con libertad y autonomía técnica y directiva. DECIMOSEGUNDA. - GASTOS: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la celebración del presente contrato, serán sufragados por el Contratante. DECIMOTERCERA. - CLAUSULA COMPROMISORIA: Las diferencias que surjan entre las partes con ocasión del desarrollo o terminación de este contrato serán dirimidas por tres (3) árbitros, quienes seguirán el procedimiento fijado por la Ley
1563 de 2012 y cuyo fallo será en derecho. En este evento, las notificaciones se recibirán en las siguientes direcciones: El Contratante, en el domicilio ubicado en la ______ del municipio de _____ en el departamento del ______ y el Contratista Independiente, en el domicilio ubicado en la ______, del municipio de _______en el departamento del _____. Para constancia se firma en la ciudad de ____ a los __ días del mes de ____ del año ____, ante testigos, en dos (2) ejemplares del mismo valor y contenido. EL CONTRATANTE EL CONTRATISTA INDEPENDIENTE ______________________ ______________________ C.C. ____________ C.C. ____________
TESTIGO TESTIGO ______________________ ______________________ C.C. ____________ C.C. ____________
5. PLANEACION DE LA AUDITORIA 5.1. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Aquí se debe estipular todo lo relacionado del cliente, ya que la obtención del conocimiento requerido del negocio es un proceso continuo y acumulativo de recolección y evaluación de la información. Se debe conocer del cliente:
Historia
Organigrama
Principios o Valores empresariales
Misión
Visión
Políticas de la Empresa
Manuales de la empresa
5.2. Objetivos de la Auditoria 5.2.1. General Emitir una opinión sobre el funcionamiento del sistema de Control Interno de XXXXXX S.A., con el fin de determinar si este cumple, o no cumple, con las necesidades de la sociedad, y con ello, proporcionar recomendaciones sobre el mismo. 5.2.2. Específicos
Efectuar una revisión a los procesos de la compañía, tendiente a validar, asegurar y controlar que se cumplan adecuadamente y de conformidad con las policitas, procedimientos y normas vigentes.
Analizar si el sistema de control interno de XXXXXX S.A., cumple con los objetivos establecidos por la sociedad.
Analizar si el personal de XXXXXX S.A. utiliza de forma correcta, los procesos y procedimientos establecidos por la sociedad.
Verificar el manejo de los inventarios de XXXXXX S.A.
Analizar los procesos utilizados en cuanto al efectivo de la empresa.
Verificar los procesos de seguridad de la empresa.
5.3. Técnicas La técnica del Análisis. La técnica de la Investigación. La técnica de la Comprobación. La técnica de la Inspección. La técnica de la Confirmación. La técnica de Observación. 5.4. Alcance de la Auditoria Establecer si el Control Interno de XXXXXX S.A., con corte a día de Mes de Año (esta es la fecha de corte en la cual se realizara la auditoria), refleja fielmente el resultado de sus operaciones, cumple con las necesidades de la sociedad, tendiente
a validar, asegurar y controlar que se cumplan adecuadamente y de conformidad con las políticas, procedimientos y con las normas prescritas por las autoridades competentes, los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, así como las disposiciones establecidas en los estatutos y en las instrucciones emanadas de los órganos de administración. La auditoría se hará de acuerdo con las prescripciones legales y las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, por consiguiente incluirá pruebas de la documentación de acuerdo al alcance del trabajo, de los libros y registros de la contabilidad y documentos de soporte y otros procedimientos de Auditoría que consideremos necesarios de acuerdo con las circunstancias. 5.5. Áreas Auditadas 5.5.1. DISPONIBLE Programa de control interno y auditoría para la empresa Para validar la información que la empresa ha suministrado con respecto al rubro DISPONIBLE, se fija el programa de auditoría y control interno desarrollando los puntos que se describen a continuación: 1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:
Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para la carta de recomendaciones.
2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. Descripción: El Disponible corresponde a las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta la sociedad.
Objetivos de la auditoria: En el examen de DISPONIBLE los principales objetivos de auditoria son:
1. Estudiar y evaluar el control interno. 2. Sustentar la existencia y ocurrencia de las transacciones de prestación de servicio y ventas. 3. Establecer la inclusión completa de las transacciones de prestación de servicio y ventas. 4. Establecer la precisión monetaria de los registros y soportes de las cuentas por cobrar. 5. Determinar si las ventas están hechas con los valores realizables netos apropiados. 6. Determinar si se cumple con los controles establecidos en cuanto al manejo de efectivo. 7. …. Importancia: Deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos a la tecnología de información. Procedimientos Revisar y analizar informes y estadísticas de prestaciones de servicio disponibles para obtener una compresión del movimiento de prestaciones durante el periodo y determinar variaciones que se observan en los importes, líneas de producto, etc. .Discutir con el responsable del Dpto. de Ventas, cambios importantes en cantidades vendidas, precio por unidad o porcentajes de utilidad bruta. Obtenerse datos acerca de nuevos productos, servicios, mercados, competencia, etc. Verificar las sumas del registro de las prestaciones de servicios por el periodo seleccionado y cotejar los totales contra las cuentas de prestaciones de servicios. Seleccionar del registro de prestaciones de servicios una muestra representativa de facturas emitidas durante el periodo cubierto por el procedimiento anterior, cotejarlas con los datos que las respaldan, como sigue: Solicitud del servicio o de compra por el Cliente, Notas de despachos, Los cálculos y sumas de las facturas deben comprobarse, Los importes de las facturas deben cotejarse con las cifras que figuran en el registro de prestaciones de servicio y de compra. Comprobar la sucesión numérica de las facturas expedida durante el periodo.
Pruebas de cumplimiento: Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si están siendo aplicados en la forma establecida. El auditor buscará asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con la que se desempeña dicho control y de determinar si los controles han sido aplicados continuamente durante todo el periodo. Algunas son: Existencia de autorización y documentación de las ventas a crédito, de los precios de venta y de los descuentos y devoluciones, considerando aspectos tales como: Segregación adecuada de las funciones de recepción de pedidos de clientes, crédito, facturación, cobranza, devoluciones y contabilización Registro, en el periodo correspondiente, de la facturación que amparan los servicios o bienes de los clientes y las notas de crédito que respalden las devoluciones recibidas. Vigilar constante y efectiva sobre los vencimientos y cobranza, principalmente con base en información sobre antigüedad de saldos. Otros ingresos Pruebas Sustantivas Son aquellas pruebas que diseña el auditor como el objeto de conseguir evidencia que permita opinar sobre la integridad, razonabilidad y validez de los datos producidos por el sistema contable de la empresa auditada Verificación del corte de ingresos de operación, para cerciorarse de que los ingresos se registraron en el periodo al que corresponde. Examinando la documentación de las últimas operaciones del periodo sujeto y las primeras del periodo siguiente. o Facturación o Recepción de devoluciones o Descuentos o Notas crédito o Entre otras Comparación de cifras reales y presupuestas en: o Ventas o Devoluciones o Descuentos o Margen de utilidad Bruta Verificación simultáneamente, la aplicación de los impuestos necesarios. Calcular los ingresos por comisiones, honorarios, entre otros
5.6. AREAS AUDITADAS 5.6.1. Disponible 5.6.1.1.
Alcance
Establecer si el Control Interno de XXXXXX S.A., con corte a día de Mes de Año (esta es la fecha de corte en la cual se realizara la auditoria), refleja fielmente el resultado de sus operaciones, cumple con las necesidades de la sociedad, tendiente a validar, asegurar y controlar que se cumplan adecuadamente y de conformidad con las políticas, procedimientos y con las normas prescritas por las autoridades competentes, los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, así como las disposiciones establecidas en los estatutos y en las instrucciones emanadas de los órganos de administración. La auditoría se hará de acuerdo con las prescripciones legales y las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, por consiguiente incluirá pruebas de la documentación de acuerdo al alcance del trabajo, de los libros y registros de la contabilidad y documentos de soporte y otros procedimientos de Auditoría que consideremos necesarios de acuerdo con las circunstancias. 5.6.1.2.
Políticas
Todo personal que trabaja en ¨Manejo de Efectivo¨ deberá estar capacitado. Se deberá contar con adecuadas ¨Pólizas de Seguros¨ que cubran los riesgos de ¨Pérdidas de Efectivo¨ Se debe contar con un ¨Sistema de Soporte Integral¨, que permita el ¨Control de los Ingresos Todo documento de Valor Contable y otros documentos de las transacciones deberán ser celosamente archivadas. Se debe realizar el Control Interno permanente sobre los Ingresos de Efectivo. Toda entrega de fondos recaudados debe evidenciarse en un registro físico. Cumplir con los Arqueos periódicos pre -establecidos. Toda cobranza en Caja, origina un comprobante emitido por el Sistema.
5.6.1.3.
Cuestionario de control interno NO SI OBSERVACION
¿Cuenta la empresa con Políticas para el Efectivo? ¿Realizan eventualmente auditorías Internas a la organización? ¿La empresa cuenta con un Organigrama o esquema organizacional? ¿Tiene la empresa un manual de procedimientos? ¿Está siendo capacitado constantemente? ¿Hay buena comunicación entre el cajero y su superior inmediato? ¿Se realiza arqueo diario de la caja? ¿Existe un control de firma de la recepción de los valores de la persona que se encarga de llevarlos al banco? ¿Cuál cantidad es la máxima autorizada que se puede tener la caja? ¿Para el pago de algún gasto, se debe autorizar por el gerente correspondiente para ello? ¿El encargado de la caja tiene acceso al sistema de contabilidad? ¿Es rotativo el puesto de caja? ¿Tiene acceso al área de caja cualquier persona ajena al área?
5.6.1.4.
DOFA
FORTALEZAS Tienen su propia caja fuerte en cada punto de venta Tiene un reglamento respeto al área de efectivo
OPORTUNIDADES el área de efectivo - debe proporcionar una manera eficiente en respecto a la captación, cuidado y depósito de dinero en el banco.
DEBILIDADES Los empleados no se acatan al reglamente de efectivo AMENAZAS Robo de alguno de los puntos de ventas
6. PAPELES DE TRABAJO
ORGANIGRAMA
ARQUEO DE CAJA
FIRMA DE AUTORIZACION DE DOCUMENTOS:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CAJA
ESQUEMA DE CICLO DE TESORERIA
7. INFORME 7.1. CARTA DE RECOMENDACIÓN Doctor Pepito Perez Representante legal Cuidad. Como parte de nuestro examen al control interno de las áreas de disponible, recursos humanos, inventarios y producción de la empresa, por el con corte a día de Mes de Año (esta es la fecha de corte en la cual se realizara la auditoria), se revisó y evaluó el sistema de control interno en la medida que se consideró necesario de acuerdo con norma de auditoria generalmente aceptadas.
Nuestro examen de control interno se efectuó con el fin de expresar recomendaciones sobre el mismo y, por consiguiente, no pretende revelar la totalidad de las debilidades existentes en el sistema. No obstante, durante el proceso de nuestra evaluación, se desplacieron observación que en nuestro criterio afectan la eficiencia y eficacia del control interno en los puntos de ventas de la ciudad y el buen desempeño a nivel nacional de la empresa.
Cordialmente;
Amandan Perez C.C 1.1XXXXXXX Representante legal de YYYYYY
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
EFECTIVO o No se tiene en físico los manuales de procedimientos y políticas del efectivo. Es necesarios que todos los puntos de venta de XXXXXX tengan en físico todos los manuales y procedimientos de la empresa para que los trabajadores los conozcan.