Manual corporativo secretaría de salud by Carolina Tafur

ANUAL CABEZA DE SECTOR E IMAGEN ORPORATIVA Y MANUAL DE SUAL PARA LA IMAGEN DMINISTRACIÓN CORPORATIVA

Estos son los escudos de Bogotá con las aplicaciones que única y exclusivamente pueden utilizar las 12 secretarías cabezas de sector. En estas versiones del escudo va el nombre “Alcaldía Mayor de Bogotá” (en mayúscula fija, tildes sobre mayúsculas y negrilla), una línea negra y el nombre de la secretaría (en mayúscula fija, con tildes y sin negrilla). No utilizará el nombre del sector para evitar redundancia en la información. Estas aplicaciones se utilizarán para papelería y documentos; no aplican para piezas de divulgación.

Humana a Mayor de Bogotá

SECRETARÍA DE SALUD

SECRETARÍA DE SALUD DE BOGOTÁ SECRETARIO DISTRITAL DE SALUD SUBSECRETARIO DISTRITAL DE SALUD DIRECTORA DE DESARROLLO DE SERVICIOS DIRECTOR CRUE DIRECTOR DE ASEGURAMIENTO CABEZA DIRECTOR DE SALUD PÚBLICA EDITORA GENERAL JEFE DE COMUNICACIONES PROTOCOLO Y EVENTOS

Aldo Enrique Cadena Rojas Helvert Giovanni Rubiano Elsa Graciela Martinez Waldertrudes Aguirre DEKimberly SECTOR Jaime Hernán Urrego Laura Muñoz López Oriana Obagi Carlos Hernán Gómez

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PRESENTACIÓN La Secretaría Distrital de Salud de Bogotá (SDS) ha concluido el estudio del presente manual con el propósito de estandarizar y alcanzar la normalización de los procesos de la organización y los signos que constituyen la identidad visual y la imagen que se quiere proyectar de la empresa. La fidelidad a estas normas es una pieza clave para conseguir una comunicación efectiva y una imagen coherente, fuerte, positiva y satisfactoria. Sin embargo, no ha de considerarse como un código hermético y rígido, sino que admite cierta flexibilidad: sobre él se ha de construir, con respeto, pero con creatividad. El buen uso de este manual exige su implementación interna entre todos los miembros de la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá, con el fin de garantizar, en todos los casos, el empleo correcto de los signos gráficos, colores y tipografías, así como del material de papelería, promoción, señalización, etcétera. Este manual no solo está dirigido al público interno de la institución, sino a todos aquellos de quienes en un momento dado dependan de la difusión de la identidad de la misma; muy especialmente los medios de comunicación, pero también imprentas, empresas de rotulación, agencias de publicidad, entre otros. . CABEZA DE SECTOR

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-Productos de Difusión Técnica-

capítulo 1

PRODUCTOS DE DIFUSIÓN

TÉCNICA

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-Productos de Difusión Técnica-

Entre los productos de difusión técnica se encuentran las publicaciones impresas y los materiales audiovisuales y multimedia. Se definen como publicaciones impresas aquellas que incluyen productos susceptibles de ser difundidos

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-Productos de Difusión Técnica-

Publicaciones Impresas MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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-Productos de Difusión Técnica-

Incluyen productos susceptibles de ser difundidos por este medio como son: documentos técnicos, informes finales, memorias, libros, cartillas, afiches y plegables, entre otros. Entre los productos de difusión técnica se encuentran las publicaciones impresas y los materiales audiovisuales y multimedia. Como lineamiento general, se utilizarán Fotografías o ilustraciones atractivas, emocionales, positivas, con personajes que disfruten el beneficio, sonriendo y sin posar. Se deberá incluir la mayor cantidad posible de etnias y grupos etáreos y nunca utilizar imágenes discriminatorias, de muerte, o estados lamentables del ser humano,

MEMORIAS Contenido temático elaborado para el desarrollo de conferencias, talleres, seminarios y módulos que incluyen

LIBROS Publicaciones universales sobre temas especíﬁcos de salud ocupacional, riesgos profesionales, legislación o normatividad.

CARTILLAS

INFORMES FINALES

Publicaciones livianas, informales, que soportan procesos pedagógicos a través de un lenguaje sencillo con poco texto y predominio de gráﬁcos.

Son el producto de la investigación o estudios que conlleva un trabajo investigativo con sus respectivas recomendaciones y conclusiones.

MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA DOCUMENTOS TÉCNICOS AFICHES ADMINISTRACIÓN Publicaciones con alto contenido gráﬁco Corresponden a la descripción de Estos son los escudos de Bogotá con las aplicaciones que única y exclusivamente pueden utilizar las 12 secretarías cabezas de sector. En estas versiones del escudo va el nombre “Alcaldía Mayor de Bogotá” (en mayúscula fija, tildes sobre mayúsculas y negrilla), una línea negra y el nombre de la secretaría (en mayúscula fija, con tildes y sin negrilla). No utilizará el nombre del sector para evitar redundancia en la información. Estas aplicaciones se utilizarán para papelería y documentos; no aplican para piezas de divulgación.

actividades, metodología empleada, Bogotá Humana Mayor de Bogotá conclusiones y Alcaldía recomendaciones del desarrollo del producto.

y poco texto que básicamente comunican el mensaje por medio del lenguaje publicitario.

-Productos de Difusión Técnica-

Características Medio ( ) pliego o 1/3 pliego Vertical Propalcote de 150 gramos Acordes con las manejadas en este tipo de publicaciones Manejo de imagen Establecido en el Manual de imagen de la Secretaría corporativa Distrital de Salud Manejo de los créditos Establecido en el Manual de imagen Secretaría Distrital de Salud Número de ejemplares De acuerdo con lo establecido en el contrato Cantidad de tintas B/N, bicolor o policromía (de acuerdo con la aprobación) ! Tamaño Posición Papel Tipos de letra

PLEGABLES Juegos, guías de uso u otro tipo de productos impresos y piezas publicitarias. Éstas deben mantener un manejo acertado del lenguaje. DISEÑO DE LAS PUBLICACIONES Además de las contempladas en cada contrato, se deben tener en cuenta las siguientes especiﬁcaciones: Tamaño de las publicaciones (carta o sus posibles divisiones, entre otros) Formatos de diagramación Secuencia de páginas Tipos de letra Software de procesamiento y edición Créditos institucionales Los productos impresos deben ser en B/N, bicolor o policromía (de acuerdo con la respectiva aprobación)

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GUÍA PARA COLABORADORES 1. Los originales deben ser entregados en un impreso y en medio electrónico en letra Arial 12, a espacio y medio en tamaño carta.

ARIAL 12 2. Las notas de pie de página deben ser solo y únicamente explicativas y no bibliográficas. Las referencias bibliográficas van dentro del texto así: (Tenjo, 2000), (Ramírez et al., 2005). 3. Las referencias bibliográficas deben ir con todos los datos completos. Cuando se trata de un libro publicado el título va en cursivas, cuando se trata de un artículo o una conferencia el título del mismo va en comillas. 4. No usar tabuladores ni negrillas ni subrayados en el texto. Cuando se desee destacar un concepto o una palabra se debe hacer en cursivas. 5. Todos los cuadros y gráficos van con fuente, aunque sea elaboración propia o cálculos del autor. No se usa tablas ni figuras porque eso es en inglés sino cuadros y gráficos.

Las ilustraciones y cuadros que se incluyan en las publicaciones deben CABEZA DE SECTOR6. Los cuadros, gráﬁcos y mapas conservar un estilo uniforme y estar van en un archivo por separado al acorde con la naturaleza de éstas. del texto. En el texto se señala el Por ejemplo, los gráﬁcos de carácter lugar donde deben ir ubicados. Por técnico son esquemáticos y ejemplo: (Insertar Cuadro 1) preferiblemente se utilizan para mostrar procesos. Estos son los escudos de Bogotá con las aplicaciones que única y exclusivamente pueden utilizar las 12 secretarías cabezas de sector. En estas versiones del escudo va el nombre “Alcaldía Mayor de Bogotá” (en mayúscula fija, tildes sobre mayúsculas y negrilla), una línea negra y el nombre de la secretaría (en mayúscula fija, con tildes y sin negrilla). No utilizará el nombre del sector para evitar redundancia en la información. Estas aplicaciones se utilizarán para papelería y documentos; no aplican para piezas de divulgación.

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Procedimiento de aprobación, elaboración y entrega de productos MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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-Productos de Difusión Técnica-

La primera parte del proceso se inicia con la presentación de una propuesta escrita en la cual se definen las características y el contenido de cada uno de los productos. En ella se debe incluir: Justificación Objetivos Definición de la población objeto Contenido Características físicas del producto de acuerdo con las normas establecidas en el contrato y el Manual de imagen Unidad del conjunto, si se trata de una campaña con varios tipos de productos Cronograma del proceso Aprobado lo anterior se procede a la presentación de la propuesta de diseño, según corresponda al producto. Así:

C. Presentación de artes finales. Una vez se haya definido el contenido y diseño de las publicaciones se hace la presentación de los artes finales. En este estado del proceso se pueden apreciar cada una de las características propias de los distintos productos como su tamaño, formato de diagramación, contenido, tratamiento de color, ilustraciones y manejo de imagen institucional, entre otros. D. Portadas o carátulas externas. Puede ir apoyo gráfico como fotografías siempre y cuando enriquezcan la presentación de la publicación y no se pierda la visibilidad del logotipo de la SDS.

PUBLICACIONES IMPRESAS A. Documentos técnicos, libros y cartillas. Presentar los machotes (los cuales se reﬁeren a maquetas o modelos) que muestran las características físicas de las publicaciones como tamaño, elementos de la carátula, secuencia de páginas, diagramación, uso del color y de los gráﬁcos.

VÍDEOS A. Presentación de guiones y Story Boards. Éstos corresponden a las propuestas de realización. Deben expresar de manera textual y gráﬁca los recursos de audio y video que se utiliza en el producto.

MANUAL DE IMAGEN CABEZA B. Aﬁches, muestras, plegables u DE SECTOR otro tipo de material impreso. Presentar CORPORATIVA Y los bocetos que deﬁnen el tamaño de VISUAL LA la publicación y ofrecen una claraPARA idea de los textos, imágenes, colores y en ADMINISTRACIÓN términos generales expresan la

manera como se quiere comunicar el Bogotá Humana Alcaldía Bogotá mensaje objeto. Tanto enMayor losdemachotes como en los bocetos es indispensable comunicar el cómo se trata la imagen institucional.

CONTENIDO Capítulo 1 - PRODUCTO DE DIFUSIÓN TÉCNICA Capítulo 2 - RELACIONES PÚBLICAS Capítulo 3 - PROTOCOLO Y EVENTOS Capítulo 4 - COMUNICACIÓN DIGITAL Bogotá, D.C., Colombia - 2013

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B. Grabación del material. Preediciones del video las cuales muestran las características de contenido audiovisual del producto.

-Productos de Difusión Técnica-

C. Posproducción del video. Se hace una vez se hayan realizado las correcciones y ajustes necesarios.

PRESENTACIONES MULTIMEDIA Para las presentaciones multimedia se presentan los mapas de navegación, el diseño de interfaces y de pantallas tipo, ya que son los elementos gráﬁcos que expresan las propuestas de diseño en la modalidad interactiva. Al igual que los productos anteriores, se debe expresar con acierto el tratamiento de la imagen institucional de la Secretaria Distrital de Salud.

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-Relaciones Públicas32

RELACIONES

capítulo 3

PÚBLICAS

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-Relaciones Públicas32

Relaciones Públicas con los Medios de Comunicación Masivos y/o Alternativos MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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-Relaciones Públicas32

Buscan introducir a las entidades dentro de la comunidad, para que tanto en el ámbito público interno como en el externo, se busquen alianzas o vinculaciones fructuosas para ambas partes, además de mantener una excelente comunicación.

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-Relaciones PúblicasMuchos autores han revisado la relación existente entre los medios de comunicación y la política. Sin embargo, estos análisis siempre se han limitado principalmente a tres cuestiones. En primer lugar, han establecido relaciones entre los medios de comunicación y la capacidad de estos en llevar adelante, o al menos ayudar a concretar, distintas políticas en diversos regímenes. Los medios de comunicación son vistos como simples herramientas que sirven en mayor o menor medida a los intereses de distintos grupos sociales. En segundo lugar, los medios de comunicación se ven como instrumentos que cambian la naturaleza de los lazos sociales. Son instrumentos que redeﬁnen la manera en que los hombres se relacionan. Es así como los medios ya no son vistos solamente como herramientas de un grupo social sino como una esfera autónoma que inﬂuye en todos los hombres.

Los medios son vistos como una esfera autónoma que influye en todos los hombres

En tercer lugar, se ha analizado a los medios de comunicación como una de las variables que ayudan a entender el surgimiento de una nueva esfera en la que se desarrolla la sociedad civil moderna hasta alcanzar alguna de sus características actuales. Según la deﬁnición de Habermas, la esfera pública es, un espacio jurídicamente privado en el que individuos sin estatus oﬁcial buscan persuadirse los unos a los otros, mediante la argumentación racional y la crítica, en torno a asuntos de interés general. Esta esfera se origina en Europa en el siglo XVIII y se desencadena y evoluciona, primero con la imprenta y luego con los posteriores medios de comunicación (radio, televisión, etc.). Estos tres niveles de análisis son útiles para comprender cuál es el rol que los medios de comunicación cumplen en el mundo moderno. 32

PRENSA Incluye todos los medios escritos tales como periódicos, revistas especializadas y no especializadas y portales de internet. A ellos se les proporciona de manera coherente material publicable, pensando en su circulación y se proponen temas para revistas semanales o mensuales que puedan ser publicados en exclusiva por alguna de ellas.

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-Relaciones Públicas-

Adicionalmente, se les facilita material de análisis, y entrevistas para las secciones que amplían información de apoyo y entrevistas para casos noticiosos y en algunas ocasiones se les entrega material gráﬁco como fotos.

AGENCIAS INTERNACIONALES En este sentido se hacen relaciones con las agencias internacionales de noticias, identiﬁcando a los periodistas que están en el país.

RADIO La información radial debe estar orientada en primera instancia a los noticieros y programas de interés general o familiares, con el objeto de llegar a quienes de manera desprevenida escuchan radio y con énfasis en la programación especializada. Se realizan acercamientos con las emisoras comunitarias y locales para llegarle a una población diferente, que preﬁere escuchar la información que le es cercana.

TELEVISIÓN

MANUAL Medio de gran impacto en CABEZA la opiniónDE SECTOR DE IMAGEN pública. Aquí importa la imagen y de CORPORATIVA Y nada sirven los boletines informativos si no hay voceros o se entregan imágenes. VISUAL PARA LA Los periodistas que cubren la fuente siempre están ADMINISTRACIÓN en busca de un

interlocutor oﬁcial.

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-Relaciones Públicas-

Relaciones Públicas con otras entidades Públicas y Privadas MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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LOBBY Lobby o "cabildeo", se deﬁne como la actividad que una persona o grupo de personas con intereses determinados (políticos, económicos, religiosos, etc.) hace para inﬂuir en las autoridades públicas con respecto a ciertas decisiones o políticas que pueden afectarlos. Hacer lobby resulta una práctica normal en las democracias, en algunas partes del mundo se les llama relaciones institucionales aunque no sea exactamente lo mismo.

¿Cuál es el "lobby" que reporta más resultados? La respuesta dependerá del tipo de persona con la que se negocie, y por supuesto el objetivo de la negociación (y que tan cerca se esté realmente de ese objetivo). Recuerde que el lobby a nivel interno no es necesario realizarlo, las metas se logran a través del trabajo y profesionalismo que cada funcionario demuestre en la labor que realiza diariamente.

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-Relaciones Públicas-

-Protocolo y Eventos-

capítulo 4

PROTOCOLO

Y EVENTOS MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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-Protocolo y Eventos-

Para que cada actividad tenga el éxito asegurado se deben seguir ciertas normas que obedecen a pautas establecidas que cualquier acto necesita por muy sencillo que parezca.

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Precedencia de funcionarios MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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Decretos 770 del 12 de marzo de 1982, Artículo 22 y 1317 del 5 de mayo de 1982 Ley 7 de enero 16/91, Ley 99 de diciembre 22/93, Ley 397 de junio 10/97 y Decreto 1142 de junio 29/99 1. Presidente de la República 2. Vicepresidente de la República 3. Cardenal Primado 4. Expresidentes de la República 5. Ministro de Relaciones Exteriores (si hay diplomáticos o personalidades extranjeras) 6. Decano del Cuerpo Diplomático 7. Embajadores extranjeros 8. Presidente del Congreso de la República 9. Presidente de la Corte Suprema de Justicia 10. Presidente de la Cámara de Representantes 11. (*) Presidente de la Corte Constitucional 12. Presidente del Consejo de Estado 13. (*) Presidente del Consejo Superior de la Judicatura 14. (*) Presidente del Consejo Electoral 15. (*) Fiscal General de la Nación 16. Ministros de Estado en el siguiente orden:

*Ministro del Interior y Justicia *Ministro de Relaciones Exteriores *Ministro de Hacienda *Ministro de Defensa Nacional *Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural *Ministro de la Protección Social *Ministro de Minas y Energía *Ministro de Comercio, Industria y Turismo *Ministro de Educación Nacional *Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial CABEZA *Ministro de comunicaciones Ministro de Transporte Ministro de Cultura 17. Secretario General de la Presidencia (Alto Comisionado para la Paz) (Alto Consejero Presidencial) 18. Embajadores colombianos 19. Comandante General Bogotá de las Fuerzas Militares Humana Alcaldíade Mayor Bogotá 20. Generales y Almirantes lasde Fuerzas Militares y de la Policía Nacional 21. Procurador General de la Nación

22. (*) Defensor del Pueblo 23. (*) Auditor General de la República 24 .Contralor General de la República 25. Registrador del Estado Civil 26. Alcalde Mayor de Bogotá 27. Jefe Departamento Nacional de Planeación 28. Jefes de Departamentos Administrativos (por orden de creación) a. Aeronáutica Civil (Aerocivil) b. Estadística (Dane) c. Función Pública. d. Cooperativas (Dancoop) 42. (*) Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura 43. Jefe de la Casa Militar de la Presidencia 44. Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores 45. (En los actos protocolarios a los cuales asista el Presidente de la República, tendrá la precedencia el Jefe de la Casa Militar. En los demás actos tendrá el Director General de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores) 46. Coroneles y Capitanes de Navío 47. Secretarios Departamento Administrativo de la Presidencia 48. Consejeros Presidenciales 49. Encargados de Negocios a.i. 50. Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata 51. Asesores presidenciales 52. Ministros consejeros 53. Secretarios generales de los Ministerios 54. Subsecretarios Ministerio Relaciones Exteriores 55. Subdirector del Protocolo Ministerio de Relaciones Exteriores 56. Gerentes Institutos Descentralizados SECTOR (orden creación institutos) 57. Consejeros de Embajada o Legación 58. Edecanes del señor Presidente de la República 59. Mayores o Capitanes de Corbeta 60. Presidente de la Asamblea Departamental 61. Presidente del Tribunal Superior 62. Presidente Concejo Municipal 63. Oﬁciales Subalternos de las Fuerzas Militares

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Precedencia autoridades eclesiásticas MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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1. Papa 2. Cardenales 3. Patriarcas 4. Arzobispos 5. Obispos 6. Prefectos Apostólicos 7. Vicarios Apostólicos 8. Canónigos 9. Monseñores 10. Sacerdotes Nota: Lo marcado con asterisco (*) se asume es la precedencia que le corresponde en vista que no ha salido decreto de acuerdo con la Constitución de 1991

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Himno nacional MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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Las normas de protocolo para entonar o escuchar el himno nacional de Colombia se encuentran en los artículos 10 y 11 del decreto 1967 del 15 de agosto de 1991, documento en el que se permite interpretar en actos oﬁciales de carácter patriótico, al izar y arriar la Bandera de Colombia, al rendir honores al Santísimo Sacramento, y en eventos deportivos o educativos. Es permitido que la ciudadanía entone el himno con o sin musicalización. Es obligatorio que al escuchar el himno nacional, las personas interrumpan sus actividades y se pongan de pie; además los hombres deben quitar cualquier gorro o accesorio que cubra su cabeza. Todos deben tener las manos desocupadas (sin celulares o cualquier otro objeto) y tomar una postura de respeto y recogimiento. El himno nacional nunca se aplaude.

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Colocación en la mesa MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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Se presentan variaciones debido a la circunstancia y en especial a la forma de las mesas, la única regla general es que el anﬁtrión debe ocupar el puesto frente a la puerta de entrada o a las ventanas del comedor. Para determinar la cabecera de la mesa existen dos costumbres:

MESA CUADRADA Únicamente sirve para 4 o 12 personas de manera equilibrada, por lo que no se suele utilizar, preﬁriéndose antes la redonda.

Francesa: ocupar como puesto principal o cabecera, el centro de la mesa, costumbre muy usada entre nosotros ya que produce un mayor acercamiento entre el invitante y sus invitados. Cuando se quiere ordenar una mesa de acuerdo con la costumbre francesa o sea con las cabeceras en el centro, el número de las personas que se sientan a la mesa debe ser un número cuya mitad sea par, si la mitad es impar hay que dejar desocupados los extremos de la mesa. Inglesa: ocupando los extremos de la mesa como puestos principales lo cual puede producir un aspecto más fastuoso de la mesa pero lógicamente el trato entre los invitados se circunscribe a los vecinos inmediatos y nada más.

MESA CUADRADA

Tiene bastantes opciones de ubicación de personas ya que admite tanto presidencia inglesa como francesa.

En la costumbre inglesa, cabeceras en los extremos de la mesa, lo único que hay que tener en cuenta es que el número de asistentes en total sea par.

MESA REDONDA

MESA OVALADA

La mesa redonda tiene como características principales: La presidencia (números 1 y 2) no Su utilización es igual que la de la mesa destaca sobre los demás puestos, permite una rectangular, pero hay que tener en cuenta que conversación ﬂuida entre todos y normalmente se diferencian en el siguiente aspecto: la mesa no abarca más de 12 a 14 personas. Se recomienda CABEZA DE SECTORovalada sólo admite presidencia francesa, ya la asistencia de 6 a 8. que sus extremos no pueden ser ocupados.

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MESA IMPERIAL

MESA EN T

Se denomina imperial porque antiguamente era de grandes dimensiones (para más de 50 personas). Hoy se ha adaptado para un número menor, manteniendo la característica de tener los extremos redondeados y los laterales rectos. De esta manera se ocupan los extremos y se aprovecha todo el espacio y dimensión de la mesa.

Perfecta para utilizarse en arbitrajes y negociaciones, ya que permite ubicar a las dos delegaciones una frente a la otra, mientras que la parte moderadora se coloca presidiendo la mesa.

MESA EN E O PEINE Su ventaja es que gran cantidad de invitados/ comensales se sientan en la misma mesa que el anﬁtrión.

MESA EN U Se utiliza cuando se quiere ubicar a todos los invitados en una única mesa y, de esta manera, todos estén en la mesa del anﬁtrión.

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Toda persona o grupo que asume la responsabilidad de realizar un evento o ceremonia debe, al iniciar su trabajo, estar consciente de ciertas consideraciones generales que afectarán, de forma directa o indirecta una o varias de las acciones que integran el proceso administrativo necesario para desarrollar un evento o ceremonia. Los factores principales del éxito de un evento son dos: la institución organizadora (anﬁtrión) y el coordinador del evento.

FIJACIÓN DE OBJETIVOS Determina el ﬁn o meta que se persigue. Una acción inmediata es la investigación de todos los factores positivos o negativos, pasados, presentes o futuros, internos o externos, que inﬂuirán o afectará la consecución de las acciones del proceso del evento.

POSTEVENTO Al concluir el evento, deberá llevarse a cabo una serie de trabajos que permitirá dar por terminado el acontecimiento como: Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su devolución Recoger objetos perdidos que puedan ser reclamados Recopilar los documentos sobrantes Enviar cartas de agradecimientos Realizar informe ﬁnal que incorpore una evaluación Preparar lista deﬁnitiva de participantes con datos institucionales y personales

COMISIONES

PREEVENTO

Comisión de logística: Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecución del evento.

Cuando tenemos aprobada la idea empezamos con el proyecto, ya con los costos deﬁnidos, en los cuales se deben incluir, por supuesto, las variaciones que se puedan presentar.

La comisión de relaciones públicas y protocolo: Atiende básicamente las actividades sociales y del ceremonial de los actos del evento en atención a normas protocolares.

MANUAL La comisión de finanzas: Centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a las DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR EVENTO actividades administrativas y ﬁnancieras CORPORATIVA Y del evento. Para un buen desarrollo y un desempeño eﬁcaz de las actividades se aconseja VISUAL PARA LALa comisión cultural: Es la encargada separar los trabajos en grupos y designar ADMINISTRACIÓN de elaborar y ejecutar el programa cultural, personas responsables para las tareas Estos son los escudos de Bogotá con las aplicaciones que única y exclusivamente pueden utilizar las 12 secretarías cabezas de sector. En estas versiones del escudo va el nombre “Alcaldía Mayor de Bogotá” (en mayúscula fija, tildes sobre mayúsculas y negrilla), una línea negra y el nombre de la secretaría (en mayúscula fija, con tildes y sin negrilla). No utilizará el nombre del sector para evitar redundancia en la información. Estas aplicaciones se utilizarán para papelería y documentos; no aplican para piezas de divulgación.

de cada actividad.

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recreativo, turístico y de exhibición que se acuerde realizar para el evento.

Organización de eventos MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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-Comunicación Digital-

capítulo 4

COMUNICACIÓN

DIGITAL

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Toda entidad debe adaptarse a la nueva era digital que permite una comunicación más rápida y efectiva. Para que esto se logre en su totalidad se necesita manejar las herramientas y plataformas ideales según convenga.

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Intranet MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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-Comunicación Digital-

La meta es reducir el tiempo que tarda la comunicación entre el personal. La producción, distribución y actualización de información que originalmente tiene un tiempo establecido, es de manera casi inmediata cuando se incorpora una plataforma Intranet Para que funcione de manera efectiva es necesario introducir cierta información que permita convertir el tiempo en resultados, de manera ágil, práctica y sencilla: Directorio de empleados Manuales de uso y especiﬁcaciones Material de apoyo para personal Información de trámite de documentos Horarios Reportes y listados de consultas frecuentes o eventuales Manuales de procedimientos, funciones y políticas corporativas Formularios, formatos y plantillas Publicación de boletines y periódicos de la entidad Información sobre eventos y fechas importantes Chat y mensajes directos Correos personalizados Acceso a capacitaciones o actividades internas

El diseño de la navegación en la que interactuará el usuario debe ser sencilla, de fácil usabilidad, con información a la mano, que estimule a la interacción. La estructura debe estar organizada con base a las funciones y operaciones. Debe evitarse una estructura que refleje la jerarquía de la entidad. El contenido debe actualizarse cada vez que se requiera, la Intranet debe ser adecuada y oportuna. La interfaz gráfica debe ser uniforme y consecuente al manual gráfico empresarial. Logos y simbología Colores corporativos Tipografía y normas de composición de textos Plantillas de estilo y formatos de aplicación Identidad corporativa y elementos gráficos de la entidad

La meta es reducir el tiempo que tarda la comunicación entre el personal

MANUAL Todos los funcionarios deben estar DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR para utilizar de forma CORPORATIVA Y capacitados adecuada la Intranet, deben manteconectados y optimizar los proVISUAL PARA LA nerse y la comunicación de manera ADMINISTRACIÓNcesos competente. Es necesario también Estos son los escudos de Bogotá con las aplicaciones que única y exclusivamente pueden utilizar las 12 secretarías cabezas de sector. En estas versiones del escudo va el nombre “Alcaldía Mayor de Bogotá” (en mayúscula fija, tildes sobre mayúsculas y negrilla), una línea negra y el nombre de la secretaría (en mayúscula fija, con tildes y sin negrilla). No utilizará el nombre del sector para evitar redundancia en la información. Estas aplicaciones se utilizarán para papelería y documentos; no aplican para piezas de divulgación.

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tener ingenieros que conozcan la interfaz de la Intranet y estén a disposición de solucionar problemas que se presenten rápidamente.

-Comunicación Digital-

Redes Sociales

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-Comunicación Digital-

Las redes sociales hacen posible y necesario el poder comunicar la información de acuerdo con el público objetivo, además de generar datos inmediatos de hechos que se van generando en el día a día. La Secretaría de Salud de Bogotá tiene como meta, informar a la comunidad de la ciudad de Bogotá sobre las más recientes noticias que genera la entidad, además de producir contenido de valor para los ciudadanos, como son aquellos de bienestar, o actividades presentes o futuras.

Todas las redes sociales de la entidad manejan la misma identidad gráﬁca y un tono uniforme, basado en la seriedad y la autoridad que tiene la organización. No tutea a sus usuarios, pero maneja una modulación amable, que los invita a acercarse a las diferentes plataformas y conﬁar en la información que provee la Secretaría Distrital de Salud.

Todas las redes sociales MANUAL de la entidad manejan DE IMAGEN la misma identidadCABEZA gráficaDE

En caso de ser negativo primero se debe invitar al usuario a que escriba su consulta por Inbox (Facebook) o Mensaje Directo (Twitter), después se debe buscar la solución a la problemática, ya sea con el área encargada, o si es posible direccionarlo a la sección de la página en donde se encuentra la respuesta. Si se equivoca, pida disculpas.

Por ser una entidad que genera consultas constantemente, es recomendable que se realicen interaciones en todas las redes sociales de la siguiente manera: una en la mañana y otra en la tarde. En todas las redes se debe llevar un seguimiento mensual de seguidores, impresiones de las publicaciones, reproduciones, replicaciones, respuesta del público al contenido. Así se podrá saber cuál es el desarrollo de las cuentas, qué funciona y qué no. Para esto existen herramientas de medición SECTOR como Socialbro, entre otras.

CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA En todas las redes sociales se deberá responder a los ADMINISTRACIÓN comentarios de los

usuarios de forma eﬁcaz. En el caso Bogotádebe Humana dar ‘like’ o de ser positivo se Alcaldía Mayor de Bogotá responder (Facebook) o ‘Retwittear’, dar ‘Favorito’ o responder (Twitter).

-Comunicación Digital-

Facebook

Twitter

Es recomendable que cada publicación realizada en Facebook sea concisa y directa, debe tener como máximo cuatro renglones. Sí la información es extensa se recomiendan dos opciones: la primera es colocar el resto de datos en la imagen que acompaña la publicación; la segunda es poner lo más importante en el post y direccionar a los usuarios con un link acortado —Utilizar ‘Bitly’ como herramienta—. Es recomendable que cada publicación esté acompañada de un elemento visual, esto ayudará a llamar la atención de los usuarios. Se pueden utilizar plantillas especíﬁcas y exclusivas para la Secretaría Distrital de Salud, éstas deben tener los colores institucionales.

Por ser una plataforma de 140 caracteres la información debe ser directa y debe tener como objetivo llamar la atención del público. En la mayoría de los casos, los tweets deben ir acompañados de links recortados que amplien la información —Utilizar ‘Bit.ly’ u ‘Ow.ly’ como herramientas— También deben ir acompañados de #Hastaghs que identiﬁquen alguna actividad o .palabra clave.

La periocidad de la publicación será de seis veces al día: dos en la mañana y cuatro en la tarde, y se deberá dejar programado el contenido de la semana, el viernes de la semana anterior. Para programar se puede utilizar Hootsuite (Paga) o Tweetdeck (gratuita). Si hay una actividad o información inmediata debe publicarse. Si es un evento se debe hacer un seguimiento constante con frases o datos de interés para los usuarios.

MANUAL Por ser una plataforma de 140 DE IMAGEN CABEZA DE SECTORcaracteres la información debe ser directa y debe tener como CORPORATIVA Y objetivo llamar la atención VISUAL PARA LA del público. ADMINISTRACIÓN Estos son los escudos de Bogotá con las aplicaciones que única y exclusivamente pueden utilizar las 12 secretarías cabezas de sector. En estas versiones del escudo va el nombre “Alcaldía Mayor de Bogotá” (en mayúscula fija, tildes sobre mayúsculas y negrilla), una línea negra y el nombre de la secretaría (en mayúscula fija, con tildes y sin negrilla). No utilizará el nombre del sector para evitar redundancia en la información. Estas aplicaciones se utilizarán para papelería y documentos; no aplican para piezas de divulgación.

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En las interaciones se deben buscar inﬂuenciadores que puedan ser de utilidad para la Secretaría de Salud, y en lo posible nombrarlos. También hay que buscar aquellos a los que les pueda interesar el contenido.

Instagram Es una herramienta para poner fotos de hechos inmediatos, pueden ser eventos, reuniones con la comunidad, momentos importantes para la comunidad. Es recomendable usar esta herramienta para transmitir con imágenes los hechos del momento, se debe utilizar #Hastaghs y la una descripción de la fotografía.

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YouTube Esta herramienta audiovisual debe ser la plataforma que muestre los videos que genera la Secretaría de Salud de Bogotá. Éstos deben llevar siempre la identidad gráﬁca de la entidad, con logotipos y tipografías propias de la organización. La musicalización debe ser propia para evitar problemas de derechos de autor.

Es recomendable que la duración máxima de los videos sea de 3:00 minutos. Es recomendable que la duración máxima de los videos sea de 3:00 minutos, la duración recomendable es de 1:30. Recuerden que las redes sociales son destinadas a un público amplio, con poco tiempo a su disposición.

Los videos deben ser compartidos tanto en Facebook como en Twitter, para darle mayor visualización. También deben ser subidos en la página web oﬁcial de la Secretaría SECTORDistrital de Salud.

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Pรกgina Web

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La página debe ser interactiva, debe tener una opción para que el usuario pueda comunicarse con la entidad y que estas consultas sean respondidas en el menor tiempo posible. Siempre se debe dar la imagen de que la organización es un ente eficaz. Estructura organizada Apoyo audiovisual Identidad gráfica Fácil navegación Funcionalidad Optimizada para SEO Contenido actual Ícono de redes sociales Interactiva Confiable Información de calidad Fotografías de alta calidad

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El sitio web es la carta de presentación de toda empresa, entidad u organización. La página de la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá debe tener una estructura sencilla y organizada, que invite a la navegabilidad del usuario. El pantallazo inicial debe tener un impacto visual que llame la atención del usuario, además de mostrar una organización de la información que sugiera que la página es de fácil navegación e incite al usuario a quedarse en el sitio web.

Todo el contenido de la página debe estar optimizado para SEO (Search Engine Optimization) Todo el contenido de la página debe estar optimizado para SEO (Search Engine Optimization) para que aparezca en los motores de búsqueda. Con estas características también ayudará a que la lecturabilidad sea más optima y que el mensaje llegue al usuario sin confusiones. El contenido debe organizarse por prioridad.

La parte visual del sitio web debe estar sujeto al manual gráﬁco de la entidad, es decir, debe tener los logotipos, colores y tipografías estipuladas por la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá. Es importante que el contenido gráﬁco se mantenga en la sobriedad del ente. CABEZA DE

Ningún link debe permanecer en la página si este no tiene funcionalidad. Todas las sesiones deben generar acción, deben contener datos, SECTOR información, ayuda audiovisual, El portal debe ser actualizado archivos u otras funcionalidades. contantemente con una noticia diaria de un mínimo de 1.000 caracteres, Los íconos de las diferentes redes para que la SDS se convierta en un sociales que tiene la entidad deben referente de información sobre salud estar en la página web, ya sea en el Humana de tener un y bienestar. DebeBogotá además encabezado o en el Footer. Alcaldía Mayor de Bogotá calendario actualizado con las actividades que hay de interés para la comunidad.

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Presentaciones

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Power Point es el elemento esencial para las presentaciones de todos los funcionarios de la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá, ya sea en una reunión o para realizar conferencias. Éstas deberán presentarse según características específicas gráficas de la SDS. Los logotipos, colores y tipografías deben estar aferrados a los parámetros del manual gráfico del ente. Es decir que el funcionario no podrá mostrar una presentación que no tenga los lineamientos propios de la entidad. Es así como deberá tener las siguien tes características y orden:

Las diapositivas deben ser sencillas y de fácil entendimiento. Deben llevar apoyo gráﬁco si así lo requiere y éste debe ser de alta resolución para lograr una presentación visual limpia. Se pueden incorporar links que permitan funcionalidad, como enlaces a videos, apoyo gráﬁco o alguna información de interés que requiera apoyo externo.

Para aquellos que quieren utilizar Prezi en lugar de Power Point, podrán incorporar la plataforma siempre y cuando se respete la línea gráﬁca de la Secretaría Distrital de Salud, es decir, añadir logotipos, colores y tipografías debe estar aferrado a los parámetros del manual gráﬁco del ente. Logo Bogotá Humana Logo de la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá Logo Salud Capital Logo de la entidad a exponer (si se expone a otra organización) CABEZA DE Presentación Contenido Logo Bogotá Humana Logo de la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá Logo Salud Capital Logo de la entidad a exponer (si Bogotá Humana Alcaldía Mayor de Bogotá se expone a otra organización)

Las presentaciones tipo Prezi deberán adaptarse a los lineamientos de la entidad, sin excepción y seguir el orden estipulado para las exposiciones.

MANUAL Tanto para presentaciones en Power DE IMAGEN SECTOR Point, como para tipo Prezi se deben CORPORATIVA Y respetar los lineamientos del manual VISUAL PARA LA gráﬁco. ADMINISTRACIÓN Estos son los escudos de Bogotá con las aplicaciones que única y exclusivamente pueden utilizar las 12 secretarías cabezas de sector. En estas versiones del escudo va el nombre “Alcaldía Mayor de Bogotá” (en mayúscula fija, tildes sobre mayúsculas y negrilla), una línea negra y el nombre de la secretaría (en mayúscula fija, con tildes y sin negrilla). No utilizará el nombre del sector para evitar redundancia en la información. Estas aplicaciones se utilizarán para papelería y documentos; no aplican para piezas de divulgación.

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El Lenguaje MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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-Comunicación DigitalEl contenido debe ser sencillo, conciso y directo. Debe ser optimizado para SEO (Search Engine Optimization), lo cual no solo ayudará a posicionarse en los motores de búsqueda, sino que y legibilidad del usuario. Se deben incorporar el metatítulo y la metadescripción, además de Tags que intensiﬁquen ésta optimización. Para las noticias es recomendable realizarlas por un mínimo de 1.500 caracteres, mientras que los artículos pueden ser realizados de 2.000 caracteres. Esto ayudará a que los textos no sean extensos Los párrafos deben ser cortos y concisos, con ideas directas y claras. Cada párrafo debe tener negrillas en las palabras claves; si es necesario también debe haber links de otras fuentes oﬁciales. El título y el primer párrafo deben contener las ideas principales del artículo. El manejo de una buena ortografía es indispensable.

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Manejo de chat y grupos de chat institucionales MANUAL DE IMAGEN CABEZA DE SECTOR CORPORATIVA Y VISUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN

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El chat Institucional es un instrumento o plataforma de interacción que permite construir canales de comunicación en la web, brindando un soporte a las relaciones sociales con cualquier ciudadano y funcionario que pertenezca a la entidad. Para participar en el chat se debe tener en cuenta los parámetros de convivencia determinados por la entidad, es decir, basarse en el respeto de las respuestas, aún cuando existan consultas ciudadanas que carezcan de esta característica, es decir, siempre se debe manejar un tono amable y abierto a solucionar conﬂicto de manera activa. El objetivo del chat no es de manejo personal, es único y exclusivamente para situaciones laborales o para brindar información a los ciudadanos.

No es permitido el uso de palabras soeces o inadecuadas, que puedan interferir con la comunicación entre locutor e interlocutor. Siempre tratar de buscar la mediación y la conciliación. Manejar una posición neutro Se debe ustear Buscar la conciliación Tono amable y abierto No se permite tratar asuntos personales No se permiten palabras soeces o inadecuadas Exclusivo para temas de la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá

Si se presentan problemas o inquietudes, es necesario acudir a un superior para resolver con eﬁcacia y sin margen de error el inconveniente.

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