Castillo Country Club
Informe de gestiรณn
de Junta Directiva I Cuatrimestre 2016
indice 4
MENSAJE DE PRESIDENCIA
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PROYECTOS FINALIZADOS Y ACTUALMENTE EN DESARROLLO Remodelación, inauguración y nuevos servicios de restaurante La Pollera. Proyecto Salón multiusos Castillo Digital Plataforma de acceso a cafetería La Cajuela, restaurante La Cava y pista de hielo Proyecto cámaras y monitoreo para mejoras en seguridad. Proyectos en el área de mantenimiento Convenios de capacitación CASTILLO- INA
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DETERMINACIÓN DE NECESIDADES PARA EL CLUB
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NOTA FINANCIERA FINANZAS - I Semestre 2016
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MENSAJE DE PRESIDENCIA
Apreciados socios y socias: Este año es muy especial para nuestro Club porque arribamos a un nuevo quinquenio, el próximo 12 de agosto y a los 45 años de fundación. Cabe expresar, una vez más, nuestro sincero agradecimiento y reconocimiento a todas aquellas juntas directivas que a través de nuestra historia nos han precedido. El trabajo realizado por todos, felizmente, nos ha permitido disfrutar, hasta el día de hoy, de los esfuerzos y luchas que dieron, sin excepción, a través de los tiempos, en todos los ámbitos, para lograr que hoy contemos con buenas instalaciones, servicios, conforme a nuestras necesidades, una cultura disciplinaria y un proceso de democratización del Club. Ello involucra también a nuestro personal que siempre, con ahínco, han atendido nuestras directrices y prioridades. Consideramos que, a través de los tiempos, las juntas directivas enfrentaron vicisitudes, tropiezos y circunstancias, pero responsablemente adoptaron las mejores decisiones y todo ello nos llena de mucho optimismo y nos da nuevos bríos para avanzar y cumplir dentro de cinco años nuestros cincuenta años de creación. La Junta Directiva que asumió funciones el pasado 01 de enero, que honrosamente presido, asumimos el reto y compromiso de continuar responsablemente el legado que hemos
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recibido, siempre con el propósito de seguir creciendo por el bien de todos. Nuestra responsabilidad prioritaria será siempre buscar una mejor organización que conlleve a un trabajo más eficiente y eficaz por el bien de todas nuestras familias, de acuerdo a nuestras condiciones económicas actuales; sin perder de vista el concepto administrativo empresarial. Tenemos en estudio varios proyectos de inversión, considerando las inquietudes expresadas por ustedes y contamos con el apoyo de profesionales calificados para realizar, inicialmente, los estudios, anteproyectos y presupuestos. Una vez recibida y analizada la información la estaremos presentando, en una asamblea general extraordinaria, que será convocada oportunamente, con la finalidad de que sean ustedes los que tomen la decisión final. Estamos seguros que todos, sin excepción, trabajando y aportando lo mejor de sí, en forma solidaria, este sueño de nuevas obras se convertirá en realidad y seguiremos, al igual que nuestros antecesores, construyendo nuevos puentes que nos llevarán a nuevos rumbos y caminos anhelados, enalteciendo a nuestra empresa Castillo Country Club. En este boletín ustedes encontrarán información de las obras que hemos ejecutado recientemente y otras que están en proceso, según plan cronológico elaborado; como es el caso de la remodelación efectuada en La Pollera lo que, ha tenido buena acogida, incluyendo
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nuestro nuevo servicio en ese lugar. En los días venideros estaremos instalando una plataforma para que personas con discapacidad y adultos mayores puedan desplazarse fácilmente hacia aquellas áreas de la casa Club que para llegar tienen en su trayectoria peldaños. Nos enorgullece cumplir al máximo las disposiciones de la Ley 7600 y no está de más informar que incluiremos otras mejoras en ese sentido, las que están ya contempladas en nuestro plan de trabajo. Pronto se cristalizará un proyecto de enorme importancia, direccionado especialmente para jóvenes e infantes, el que consiste en la construcción de un salón multiuso, lo que nos liberará espacio en la actual sala de juegos y podremos mejorar sustancialmente nuestro servicio en ese espacio. Asimismo, utilizando tecnología de punta estaremos implementado un nuevo sistema de manejo de tiquetes, bajo la modalidad de “tiquetes virtuales”. Ustedes podrán encontrar más información de su funcionamiento en el contenido de esta revista.
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De igual forma hemos remozado otras instalaciones para mejorar y dar un servicio de mayor calidad y capacitamos a nuestro personal; entre ellas mencionamos las mejoras realizadas en las canchas de tenis, convenios de capacitación y actualización con el INA, para contar con personal especializado en los ámbitos de protocolos de emergencia y servicio al cliente. A solicitud de ustedes hemos hecho también mejoras en La Capilla, embelleciendo nuestra Casa de Oración y suministrando una mejor comodidad. Los invitamos a mantenerse informados y ofreciendo siempre su colaboración al Club, con la finalidad de engrandecer nuestra empresa y con la mira de llegar a la celebración de nuestros cincuenta años ocupando un lugar privilegiado en el ámbito nacional y regional ¡todo un reto! Óscar Marín Sáenz PRESIDENTE
Otro proyecto, no menos importante, es la conclusión de la primera etapa de la instalación de cámaras de seguridad, ya que queremos que cada día nuestras familias e invitados sientan una mayor seguridad en nuestras instalaciones. Posteriormente estaremos dando paso a la siguiente etapa, conforme a nuestras capacidades económicas.
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PROYECTOS FINALIZADOS
Y ACTUALMENTE EN DESARROLLO
Remodelación, inauguración y nuevos servicios de restaurante La Pollera. Desde su apertura y como primer restaurante en el Club, “La Pollera” es el lugar por excelencia para las familias que buscan una buena opción de comida típica los días domingo. Sin embargo, el paso del tiempo y la demanda hicieron que el restaurante presentara los siguientes problemas.
una capacidad de recibir a 200 personas cómodamente sentadas, lo cual se logró al aumentar a 310 metros cuadrados de área física. Otra área con importantes cambios en infraestructura, es la cocina del restaurante, la cual cuenta actualmente con un área de trabajo de gran tamaño, higiénico, totalmente funcional y con equipo moderno.
• Poco espacio de servicio para atender al público. • Área de cocina poco funcional para la preparación de los alimentos. • Techos deteriorados • Batería de baños mal ubicados y poco espaciosos • No adaptado a la ley 7600
De esta forma el restaurante puede aumentar la oferta de platillos y no solo restringirse a la opción de platillos buffet. Cabe destacar en esta área la nueva instalación de las tuberías de gas, las cuales se adaptaron a los requerimientos de seguridad actuales y brindan un ambiente más confiable tanto para colaboradores como para visitantes.
Fue de esta forma que a inicios del mes de diciembre de 2015 se inició con una remodelación completa del restaurante, la cual tenía por objetivo devolver a los socios un punto de venta revitalizado, con mejoras en infraestructura y una nueva imagen que atraiga a comensales nuevos y recurrentes.
Adaptación a la ley 7600
Infraestructura Numerosas mejoras en materia de infraestructura se incorporaron a la renovada Pollera. El punto de venta anterior, permitía una ocupación aproximada de 80 personas, con un área física de 170 metros cuadrados, mientras que con las mejoras realizadas se cuenta con
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La creación de ambientes accesibles e inclusivos para toda clase de público son una prioridad para la Junta Directiva. Es por esto, que dentro de las principales remodelaciones para el punto de venta se incluyó la construcción de rampas de acceso a todos los niveles del restaurante y una nueva batería de baños la cual incorpora un recinto especialmente acondicionado para el ingreso de personas con discapacidad o alguna necesidad especial.
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Renovación de menú y nueva imagen Una de las partes más importantes a mencionar en la renovación del Restaurante La Pollera es su nuevo menú y concepto gastronómico. Anteriormente el punto de venta contaba solamente con servicio buffet y una oferta de platillos típicos, esto debido a las limitaciones presentes a nivel de cocina; el nuevo menú introduce el concepto de comida rústica, abriendo lugar a parrilladas, platos familiares para compartir y el pollo asado con acompañamientos. Otro de los cambios importantes lo representa el servicio de atención en mesa con un menú a la carta, de esta forma se puede optar por la opción estilo buffet o realizar la orden por medio de saloneros. Cabe destacar que el punto de venta contará siempre con música en vivo y decoración acorde al restaurante, esto permite crear un ambiente más cálido y ameno para el disfrute de los socios del Club. La inversión total de este proyecto fue de 70 millones de colones. Se espera iniciar en un futuro cercano con obras complementarias como lo son el techado del acceso por la calle central, lo que permitirá que en época lluviosa las personas puedan bajar de su vehículo sin verse afectados por el clima lluvioso.
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Proyecto Salón multiusos Uno de los proyectos que trae más beneficios a la población de socios del Castillo y en particular a la población de jóvenes que visitan el Club es la construcción del nuevo salón multiusos. Este proyecto será dividido en dos etapas, las cuales abarcarán el área sobre los vestidores y despacho de patines, así como la terraza exterior de los jacuzzis y piscina. Su objetivo principal es la creación de una nueva y más amplia sala de juegos, dónde se ubicarán las mesas de ping pong, billar y otras nuevas atracciones aptas para un público joven y familiar. Actualmente ya se cuenta con los permisos de construcción y se estima iniciar con la primera etapa de la obra a mediados de este mes de junio y culmine a finales del mes de agosto.
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Esta primera fase incluye la construcción de 170 metros cuadrados y contará con una inversión aproximada de 40 millones de colones. La segunda etapa se encuentra en proceso de asignación de presupuesto y formará parte del portafolio de nuevos proyectos para el periodo 2017.
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Castillo Digital Proyecto tiquetes virtuales La reducción de los tiempos de ingreso en el área de portería, simplificación de trámites y el menor consumo de papel en materia de sostenibilidad son solo algunos de los muchos beneficios el que proyecto “tiquetes virtuales” traerá a los socios y visitantes del Castillo. En la actualidad, la generación de tiquetes físicos representa múltiples complicaciones para los socios y la administración, ya que este es un proceso manual que requiere de mayor tiempo de ejecución y por ende es poco eficiente. Los nuevos tiquetes serán consultados mediante estados de cuenta y se administrarán a placer por los socios tal y como se hace hoy con los actuales tiquetes impresos. Otro importante beneficio es la reducción en el uso de papel, aspecto que resulta de relevancia no solo desde el punto de vista económico sino en materia de protección al ambiente.
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tros de Datos de Microsoft, hospedada en una infraestructura que ofrece un servicio de misión crítica de clase mundial, con una disponibilidad del 99.9% y respaldada financieramente por un certificado y auditado por terceros. Algunos de los elementos incluidos dentro de este licenciamiento son los siguientes: • Suscripción a los Servicios en línea de Microsoft • Suscripción a Office 365 Empresa Essentials y Premium: Estos son una solución para el servicio de correo electrónico, hospedada en la nube, que permite el manejo de calendarios compartidos y contactos de clase empresarial que puede ser accesado en el equipo de cómputo de escritorio, en el teléfono inteligente y en la web. • La suscripción incluye, además: - Aplicaciones de Office instaladas: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, hasta en 5 equipos PC o Mac - Office para tabletas: Office en tabletas de Windows e iPad - Office para smartphones entre otros.
Este proyecto está en etapa de desarrollo y se espera implementar para este año 2016. Licenciamiento Office 365 Este proyecto tiene por objetivo dotar al Club de una solución corporativa de mensajería de alta disponibilidad, basada en Cen-
POS Móvil
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Pos Móvil La plataforma de POS móvil es una innovación que permitirá mejorar los tiempos de respuesta del servicio de salón en los diferentes puntos de venta del Club que cuentan con servicio en la mesa. El objetivo es que el salonero, equipado con un dispositivo portátil (Tablet), ingresará el pedido de un cliente directamente, este a su vez se envía a la cocina y el resultado de esto, es un platillo más preciso y rápido, menos tiempo para procesar los pagos y mayor seguridad para los clientes. Reservas en línea Este proyecto tiene por objetivo digitalizar el acceso de la reserva de actividades instalaciones tales como canchas e incluso ranchos. Desde su casa o lugar de trabajo, el socio podrá consultar el espacio en los diferentes eventos de Club y realizar la reservación sin necesidad de hacer llamadas telefónicas e incluso venir personalmente al Club, algunos de los beneficios de este sistema serán los siguientes: • Atención las 24 horas del día: Nos permitirá estar siempre abierto a los socios, dejando que reserven sus productos cuando les resulta más fácil hacerlo sin restricción de horarios o fechas. • Disminución de trabajos manuales y optimización del recurso humano.
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• Disminución en las restricciones geográficas: No es necesario asistir al Club para poder reservar un evento, este podría hacerse desde cualquier parte del mundo.
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Plataforma de acceso a cafetería La Cajuela, restaurante La Cava y pista de hielo Para la Junta Directiva y la Administración, se ha convertido en una prioridad el adaptar las actuales instalaciones a los requerimientos en materia de accesibilidad al espacio físico y seguridad.
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disfrutar sin ningún obstáculos de áreas como el Café La Cajuela, el restaurante La Cava y el área de despacho de patines en pista de hielo. Esta importante inversión tiene un costo aproximado a los 12 millones de colones y ya se encuentra finalizando su proceso de instalación.
Fieles a este objetivo, es que se decide dotar al Club de una plataforma transversal móvil que permitirá a personas con discapacidad o movilidad limitada y adultos mayores poder
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Proyecto cámaras y monitoreo para mejoras en seguridad. Desde el pasado mes de julio de 2015, el Club desarrolla uno de los trabajos más importantes en materia de seguridad, este es el Proyecto de cámaras de vigilancia y centro de monitoreo, el cual busca generar a los socios y visitantes un entorno más seguro en su estadía en el Club. Para su implementación, se realizó un exhaustivo análisis integral en materia de seguridad y vigilancia en el Club, el cual determinó la necesidad de ampliar la cobertura a las principales áreas de servicio, áreas comunes y perimetrales; de esta forma se dividió el proyecto en 3 etapas las cuales se desarrollarán según los planes estratégicos y de trabajo realizados por la Junta Directiva y ejecutados por la Administración del Club. Para el mes de octubre de 2015 se completó la primera etapa de este ambicioso proyecto y
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cuenta ya con la operación tanto de las primeras 25 cámaras, así como con su respectivo centro de monitoreo que actualmente es una oficina de acceso restringido a personal y público en general manejado en su totalidad por el departamento de Seguridad y Tecnologías de la Información del Club. Este incluye pantallas de 50 pulgadas y todo el equipo necesario que administra de forma remota el sistema de vigilancia, e incluye tanto las nuevas 25 nuevas cámaras así como las ya existentes.
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Proyectos en el área de mantenimiento
Canchas de tenis
Remozamiento de canchas de tenis y Capilla
Se realizó una amplia limpieza general de las áreas de juego, la renovación completa del revestimiento y la pintura de las mismas, esto para adaptarla a los estándares modernos de campos de tenis. También se realizó un tratamiento en sus techos sustituyendo algunas láminas necesarias para corregir goteras o filtraciones, finalizando con un acabado anticorrosivo que protege la estructura, todo con una inversión aproximada de 8 millones de colones.
El mantenimiento contante tanto preventivo como paliativo es una prioridad en la Administración. Durante el año 2015 se trabajó intensamente en mejorar y revitalizar la imagen de diferentes instalaciones como ranchos, techos entre otros. Este año no será la excepción, de esta forma se inició con el mantenimiento de diferentes áreas importantes para el funcionamiento del Club.
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Capilla Este recinto, muy visitado por una amplia población de socios que asisten todos los domingos a la santa misa e insumo de gran importancia para el servicio de eventos especiales fue remozado en su imagen interna con la aplicación de pintura con colores más frescos y que brindan una sensación de mayor amplitud en el salón. Otro elemento muy importante en esta renovación es el tapizado y acolchado que se realizó en los reclinatorios de las bancas, esto permitirá que las personas que asisten a servicios religiosos tengan mayor comodidad al momento de arrodillarse.
Por último y como parte de este importante remozamiento, se realizará la sustitución del sistema de audio de la capilla, esto traerá una mejora en la calidad del sonido y vendrá acompañado de un micrófono de solapa, especial para los sacerdotes que ofician celebraciones religiosas en el Club. Obras con impacto ambiental Siguiendo con el programa de ahorro y mejora de las condiciones ambientales, el Castillo ha hecho importantes esfuerzos para reducir el consumo de energía eléctrica. Esto representa además de una disminución en el consumo eléctrico y su factura, también un impacto directo en la reducción de la huella de carbono del Club, algunos de estos esfuerzos son los siguientes: • Cambio de lámparas de iluminación en los parqueos 1,2 y 3: Se sustituyeron las lámparas existentes de metalarc, las cuales generaban un consumo de 400 watts por hora por lámparas led con un consumo promedio de 175 watts por hora, esto representa una disminución aproximada del 50% del consumo eléctrico en la iluminación de estos parqueos. • Cambio de 10 lámparas en el gimnasio multiuso: De la misma forma en que se realizó en los parqueos, se sustituyeron 10 lámparas de metalarc de 400 watt ubicadas en el gimnasio multiusos por 9 lámparas de led de 100 watts de potencia, esto representa un consumo más eficiente, ya que se requirió de una lámpara menos y un ahorro energético aproximado del 75%.
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• Mejoras en la iluminación del restaurante La Reina: También en el restaurante La Reina se reemplazó la iluminación existente de bombillas incandescentes por bombillos led, obteniendo una ahorro del 80% con un consumo aproximado total de 600 watts por hora. La inversión total aproximada de estos proyectos es de 13 millones de colones, dedicados a la mejora de la infraestructura y ahorro energético en el Club.
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naje en seco de documentos y otros elementos; con la puesta en marcha de este centro de documentación se maximiza y mejora la eficiencia del espacio físico que tiene el Club destinado a la operación administrativa, sin sacrificar áreas verdes o zonas boscosas importantes en materia de conservación ambiental. La inversión aproximada es este proyecto es de 11 millones de colones que incluyen su nacionalización, transporte, cimentación y acondicionamiento necesario.
Centro de almacenaje de documentación / Proyecto contenedores. Al igual que para la mayoría de las empresas, el manejo de papelería en su mayoría de origen financiero contable es un reto a solventar dentro de la administración, es por eso que, en respuesta a esta necesidad, el Club invierte en un nuevo proyecto que tiene por objetivo dotar de dos áreas seguras para el bodegaje de insumos y documentación. Para ello se adquirieron 2 contenedores debidamente aislados y adecuados para el almace-
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Convenios de capacitación CASTILLO- INA La capacitación constante también es parte importante del proceso de formación de los colaboradores que prestan sus servicios en las diferentes áreas de trabajo del Club, es por esto que aliados con instituciones como el Instituto Nacional de Aprendizaje se incorporó el programa “Centros Colaboradores”, esto corresponde a un beneficio que ofrece el INA a todas las empresas para capacitar trabajadores según su oferta académica y dónde se brinda el recurso docente y didáctico, al finalizar los mismos, todos los participantes que aprueben el curso o taller recibirán su respectivo certificado emitido por el INA. Para poder ser parte de este beneficio, el Club ha llevado a cabo un largo proceso de negociación y certificación que tiene como fin primordial tener colaboradores mejor capacitados y que puedan brindar un mejor servicio y calidad en su trabajo diario.
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Algunas de las áreas en proceso de certificación son alimentos y bebidas, servicio al cliente en diferentes departamentos, gestión ambiental e incluso la brigada de emergencias en cursos como soporte vital y primeros auxilios. Algunos de los principales beneficios que obtiene la empresa con este convenio son: • Capacitar a colaboradores en sus propias instalaciones de acuerdo con su disponibilidad de horario y ciclo de producción. • Flexibilidad en la ejecución en los servicios de capacitación y formación profesional. • Mejorar la productividad y competitividad. • Contar con personas docentes capacitadas en aspectos metodológicos, lo cual garantiza una mejor calidad en la ejecución de los servicios de capacitación y formación profesional.
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DETERMINACIÓN DE
NECESIDADES PARA EL CLUB
En un proceso de análisis constante de las necesidades existentes para el funcionamiento del Club y la satisfacción de los socios y visitantes, la Junta Directiva trabaja en la identificación y determinación de necesidades que requieren ser priorizadas y que son importantes para la mejora del funcionamiento del Club. Algunos de los proyectos que son prioridad y en los que se trabaja desde ya son los siguientes: • Construcción de piscina temperada bajo techo semi olímpica.
Imagen con fines ilustrativos.
• Construcción de nuevas canchas de tenis y futbol 5 bajo techo. • Segunda etapa de la construcción del Salón Multiusos. • Reconstrucción de parqueos 1 y 2. • Construcción de planta de tratamiento de aguas residuales.
Imagen con fines ilustrativos.
Imagen con fines ilustrativos.
Imagen con fines ilustrativos.
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NOTA FINANCIERA
utilización de acuerdo a los requerimientos planteados, durante este año 2016, las obras planteadas a realizar están ajustadas a los fondos de inversión disponibles al 30 de septiembre, y destinadas a mejorar servicios actuales brindados por el Club, para así lograr mantener una adecuada equilibrada operación, mediante el uso eficiente de todos los flujos generados, tal y como se muestra en la siguiente proyección:
FINANZAS - I Semestre 2016 A continuación, deseamos compartir con ustedes algunos comentarios importantes sobre la situación financiera y económica de nuestro Club, en lo que llevamos del periodo fiscal 2016: Con el apoyo de la herramienta del Flujo de Efectivo en el que se proyectan todos los flujos de efectivo del Club para ir monitoreando la disponibilidad de fondos y su Estimación de efectivo:
mar-16
abr-16
may-16
jun-16
jul-16
ago-16
Flujo de Operación en millones de colones
227
195
183
171
156
152
130
Flujo de Inversión en millones de colones
39
20
9
(3)
7
21
34
266
215
192
168
163
172
164
Total de Efectivo y equivalentes
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PROYECCIÓN DE EFECTIVOS Y EQUIVALENTES DISPONIBLES (en millones de colones) 266
Flujo de inversión 215
39 mar-16
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20 abr-16
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Total de Efectivo y equivalesntes.
168
163
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34 9 may-16
(3)
7
jun-16
jul-16
21 ago-16
sep-16
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Todo lo comentado anteriormente, nos muestra como nuestro Club ha sido capaz de generar los recursos financieros necesarios para poder hacer frente a los proyectos actuales, sin verse obligado a recurrir a aportes extraordinarios de los socios, o extra financiamientos por entidades bancarias, lo cual sigue siendo un indicador de la solidez financiera que mantiene nuestro Club.
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En este sentido, el adecuado seguimiento a las actividades económicas del Club, mediante herramientas de planificación financiera como el presupuesto operativo, ha sido de mucha importancia, tal y como se muestra en los resultados económicos del Club en este primer semestre del periodo fiscal 2016:
ESTADO DE RESULTADOS al 31 de Marzo, 2016 vs ejecución presupuestaria (expresado en millones de colones)
1,605 Ingresos reales
197
1,617
(12)
Ingresos presupuestados
199 Costos Presupuestados
1,418
1,469
Gastos Reales
Gastos Presupuestados
(9) Neto real
-1,3%
Variación
(51)
-3,5%
Variación
41
(51) Neto presupuestados
Se observa en el estado de resultados acumulado al 31 de marzo del año en curso, como se cumple eficientemente el presupuesto aprobado por Junta Directiva para el actual periodo fiscal.
Variación
(3)
Costos Reales
-0,8%
Variación
De acuerdo a lo comentado anteriormente podemos decir con satisfacción que nuestro Club mantiene una situación financiero-económica sana, tanto en lo relacionado a sus inversiones como en su operación.
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CASTILLO COUNTRY CLUB Central telefónica 22677111 www.castillo.cr CastilloCountryClub
JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTE Sr. Oscar Marín Sáenz VICEPRESIDENTE Sr. Jorge Isaac Gutiérrez Campos SECRETARIA Sra. Mayela Víquez Quesada VICESECRETARIO Sr. Alejandro Salazar Vargas TESORERO Sr. Luis Chaves Solera VICETESORERO Sr. Oscar Hernández Villalobos VOCAL Sr. Marvin Fernández Alfaro
JUNTA DE VIGILANCIA Sr. Oscar Ramos Brenes Sr. William Solano Zamora Sr. Jorge Gutiérrez Rojas