Castillo Country Club
Informe de gestiรณn
de Junta Directiva
II Cuatrimestre 2016
indice 3
MENSAJE DE PRESIDENCIA
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PROYECTOS EJECUTADOS • Nueva Sala de Juegos • Salud Ocupacional y Planes de emergencia
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MEJORAS EN EL ÁREA TECNOLÓGICA • Licenciamiento Office 365 • Respaldo de sistemas de información • Reubicación de cuarto de servidores
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PROYECTOS EN DESARROLLO • Planta de tratamiento de aguas residuales
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NOTA FINANCIERA
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MENSAJE DE PRESIDENCIA ¡Seguimos creciendo y con su apoyo… creceremos más para que nuestra huella trascienda por generaciones! Apreciados socios y socias: En nuestro primer informe cuatrimestral 2016, hicimos de su conocimiento las obras ejecutadas en ese momento y las que teníamos en proceso, entre otras, la colocación de una plataforma para el fácil desplazamiento de las personas que pudieran requerir este equipo y la construcción de un salón multiuso para contar con una nueva área de juegos recreativos y disponer de mayor espacio en la soda contigua a la piscina. Hoy nos complace informales que estas obras son una realidad y de una gran aceptación. Además, en obras ejecutadas como La Pollera, realizamos mejoras en la infraestructura optimizando el servicio -cubierta en acceso principal, instalación de puerta de vidrio y otras obras menores-.
En materia de protocolos de emergencia y considerando los ajustes que demanda la norma técnica publicada recientemente, en relación con el formato para la elaboración de los planes de emergencia, estamos adoptando las medidas necesarias para mitigar posibles riesgo internos, externos, eventuales e inherentes, de acuerdo a su impacto y probabilidad. Por ello hemos identificados prioritariamente las incidencias, entre ellas: médicas, masivas y patrimoniales. Para atender dichas eventualidades contamos con los sistemas administrativo, operativo y protocolos de prevención y reactivos y ya iniciamos los estudios necesarios de cálculo referente al número de personas que deben permanecer en los diferentes lugares.
Continuamos trabajando en la implementación del nuevo sistema de uso de tiquetes, el que funcionará bajo la modalidad de “tiquetes virtuales” y permitirá reducir tiempos de ingreso al Club, simplificación de trámites y consecuentemente ahorro de papelería y costos de operación; asimismo, en este momento estamos ejecutando un plan piloto con el fin de analizar y valorar su eficiencia y eficacia. Estamos seguros que este cambio de sistema será de gran beneficio para la comunidad societaria y no escatimaremos esfuerzos para que esta iniciativa esté consolidada a partir de enero 2017.
Dentro de este ámbito de seguridad procuramos optimizar los protocolos de emergencia y seguridad para aplicar, en forma individual o masiva, el protocolo establecido para auxiliar y socorrer de manera oportuna. Nuestro personal ha sido capacitado, tenemos conformadas brigadas y mantenemos una línea de emergencia para que ante una eventualidad acuda a la brevedad el personal especializado. En cuanto a vigilancia, como anotamos en nuestro primer informe, estamos desarrollando un proyecto de instalación de cámaras de
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seguridad en áreas estratégicas y a la fecha hemos cumplido ya la primera de tres etapas. Es nuestro deseo contar con un Club cada día más seguro donde todos y todas nuestras familias puedan disfrutar en un ambiente de mayor tranquilidad y confianza. En el interior de este informe podrán conocer más del trabajo que realizamos en esta área. En el área ambiental y protección de la naturaleza, otro eje de nuestra misión, iniciamos los trámites para construir una planta de tratamiento de aguas residuales; a raíz de nuestro compromiso y responsabilidad con el ambiente y por los inconvenientes que se presentan por la carencia de esta instalación.
infraestructura y todo lo que concierne a mejorar nuestras áreas de servicio, sin afectar nuestras áreas verdes, cuidando y protegiendo el esplendor existente en nuestro Club. Somos conscientes que es absolutamente indispensable contar con su respaldo para lograr el mayor beneficio de toda la comunidad, socios, socias y sus familiares para seguir creciendo, con el claro objetivo de dejar a la actual y futura generación unas instalaciones en las que disfruten, en las que desarrollen sus habilidades, en las que encuentren calidad de vida y puedan deleitarse en este lugar. ¡Contamos siempre con su apoyo para seguir creciendo y dejando nuestra huella y herencia!
No omitimos hacer de su conocimiento que la Junta Directiva se mantiene constantemente vigilante del acontecer de nuestra empresa, con el apoyo de las diferentes comisiones, integradas por socios y otros órganos colegiados, quienes nos nutren y visualizan de toda oportunidad de mejora, generan nuevas iniciativas, expresan ideas y aportes, siempre considerando los gustos, preferencias, necesidades e inquietudes de los socios y socias, las que tomamos en cuenta y conforme a nuestros recursos las estudiamos, analizamos y ejecutamos en aras de ofrecerles un mejor servicio cada día. Finalmente, queremos manifestarles que es nuestro mayor deseo continuar progresando en los diferentes ámbitos, incluyendo
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Óscar Marín Sáenz Presidente
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PROYECTOS EJECUTADOS
Nueva Sala de Juegos El Castillo se caracteriza por ser un Club de corte familiar, nuestras actividades y espacios están pensados para satisfacer las necesidades de recreación y esparcimiento de todos los miembros de la familia, entre ellos niños y jóvenes. Es por esto que, desde hace aproximadamente dos años, se viene planificando el desarrollo de este proyecto, el cual es de suma importancia ya que viene a atender las necesidades de esta población en específico. En este mes de setiembre se inauguró la nueva “Sala de Juegos”, un espacio pensado en brindar un ambiente dinámico y acorde a los gustos y preferencias de los jóvenes que visitan el Club junto a sus familias. Uno de los objetivos primordiales de este proyecto es descongestionar la actual estancia y sala de juegos junto al Snack Piscina; área que pronto será parte de una de las etapas del proyecto de renovación de la Sala Multiusos del Club. En una primera etapa se realizó la construcción de las fundaciones, estructura portante, entrepiso y techumbre de este espacio. En la segunda etapa, recientemente concluida, se implementaron los cerramientos y acabados de la obra, además de la construcción de un puente o conector
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peatonal para poder acceder al sitio, todo ubicado sobre el área de cuarto de máquinas, área de vestidores y entrega de patines de la pista de hielo. La construcción comprende 150 metros cuadrados y como parte de su proceso de ambientación los materiales incorporan el uso de maderas y otros elementos que brindan matices propios de las edificaciones del Castillo. Otro aspecto muy importante a destacar es la decoración y atracciones que ofrece la nueva Sala de Juegos; este lugar, pensado especialmente en un público de niños y adolescentes, ofrece una ambientación basada en tendencias modernas como emoticones y otros diferentes elementos gráficos y de
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iluminación, que crean un área moderna y funcional para el disfrute no sólo de los jóvenes, sino para el esparcimiento de toda la familia. La sala se encuentra equipada con lo último en atracciones de mesa, tales como consolas Play Station de última generación precargadas con juegos y enlazadas a Netflix, una cancha de mini baloncesto, air hockey, futbolines, mesas de pool y otros. Para una tercera etapa, la cual ya se encuentra en ante proyecto, se contempla la ampliación de esta área a 100 metros cuadrados adicionales, los cuales albergarán la nueva sala de Spinning. La inversión aproximada en este importante proyecto fue del orden de $120.000 dólares para esta primera etapa.
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Salud Ocupacional y Planes de emergencia Para el Castillo, uno de sus ejes principales en su funcionamiento diario, es brindar a los socios y visitantes un ambiente seguro y sano para el disfrute de las familias; para el cumplimiento de esta misión, se cuenta con un amplio plan de gestión de emergencias las cuales incluye protocolos de atención para eventualidades simples como lo son caídas o golpes, así como urgencias que requieran de atención médica más inmediata y especializada. Para el logro de este objetivo se invierte contantemente en el equipamiento y capacitación del personal, gracias a esto, se ha logrado una mejora sustancial en la actualización y adquisición de equipo médico, como por ejemplo, un electrocardiógrafo, desfibrilador externo automático y otros equipos especializados para la atención de emergencias cardiovasculares, también se cuenta con equipo para el manejo de vías respiratorias y un amplio botiquín que permite a los técnicos la correcta atención de los pacientes.
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Cabe destacar que, el Club cuenta con convenios con empresas como Emergencias Médicas y la Cruz Roja Costarricense que garantizan que en caso de ser requerido traslado o atención especializa de algún paciente, siempre se contará con la asistencia oportuna necesaria. En relación al recurso humano, se mantiene un constante proceso de capacitación de los colaboradores que forman parte de la brigada de emergencias, tanto en temas de intervención primaria, así como para la atención de eventos fortuitos en actividades más masivas, es importante mencionar, que tanto el Club como su personal y brigadistas se encuentran totalmente capacitados para la atención de eventualidades como incendios, terremotos y esta clase de imprevistos por medio de planes de evacuación. De esta forma y conscientes de los riesgos que se presentan en un entorno dinámico, seguimos en una evaluación constante para brindarle al socio un ambiente cada vez más seguro.
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MEJORAS EN EL ÁREA TECNOLÓGICA Licenciamiento Office 365 Como parte del proceso de normalización en el uso de herramientas tecnológicas, se procedió con la regulación de todas las licencias incluyendo las relacionadas a la herramienta de ofimática, dicho licenciamiento permite al Club contar con una plataforma estandarizada y estable de servicios de colaboración y gestión entre las unidades de negocio, permitiendo mejorar los tiempos de respuesta y disponibilidad de recursos para la atención de las necesidades existentes en el Club. Dicho proceso, incorpora mejoras como lo son, Exchange Online, un correo electrónico empresarial con calendarios de uso compartido, correo de voz y mensajería unificada, y correo electrónico móvil; Skype Empresarial Online, con utilidades como conferencias de audio y
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video de PC a PC y la creación de reuniones en línea con uso compartido del escritorio y SharePoint Online, cuya finalidad es compartir documentos e información con colegas y clientes, extranet. Con este licenciamiento se incorpora también, la herramienta One Drive Empresarial, la cual permite, el almacenamiento de información en repositorios externos (Cloud o nube), que garantizan la disponibilidad, seguridad e integridad de dichos datos. Cabe destacar que esta herramienta cuenta con una plataforma de administración, lo que facilita la creación de perfiles de usuario en diferentes niveles y el manejo de las mismas, utilizando estándares internacionales basados en la metodología Microsoft. La implementación de este proyecto culminó en julio del presente año.
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Respaldo de sistemas de información En atención a las necesidades del Club y de mantener la información de los sistemas siempre disponible, se implementó una herramienta de respaldo tipo “espejo” en las bases de datos de los programas Skill, responsables de la operación de las unidades de negocios del Club. Esto permite que, al momento de una posible falla en el servidor principal, sea el dispositivo el que entre en funcionamiento y minimice los tiempos de respuesta y garantice la integridad de los datos; todo esto gracias a su proceso de resguardo en tiempo real. Adicionalmente, se implementó un sistema de respaldo de información en la Nube, cuyo objetivo es custodiar de forma segura todos los datos relacionados a los sistemas de información del Club. Con la implementación de estas aplicaciones, el Club se garantiza una operación segura y poder responder de forma efectiva en caso de fallas locales en los servidores.
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Reubicación de cuarto de servidores La reubicación del cuarto de servidores es una remodelación de gran necesidad para el correcto funcionamiento del departamento de sistemas de información del Club, la misma viene a solventar la necesidad que se tenía de separar el área de soporte técnico, del área de servidores, alineándonos a las regulaciones de seguridad en tecnología de la información, las cuales
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establecen que un servidor debe encontrarse en un área segura y a una temperatura apta para evitar el recalentamiento de los mismos. En la actualidad el personal de Soporte Técnico, cuenta con un área de trabajo espaciosa en la cual se realizan funciones como pruebas y reparación de equipos, mientras que el área de servidores se ubicó en un área aislada y segura junto a la nueva sala de juegos.
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PROYECTOS EN DESARROLLO Planta de tratamiento de aguas residuales El crecimiento sostenible y en armonía con la naturaleza es uno de los pilares básicos en el desarrollo de los proyectos en el Castillo. El Club cuenta con una amplia trayectoria en materia de la protección del ambiente, es por esta razón que un proyecto como la construcción de una planta de aguas residuales es de vital importancia no solo para el funcionamiento del Club, sino que además para continuar procurando un uso sostenible de los recursos naturales. Podemos definir como aguas residuales, a aquellas generadas por la actividad humana, desde las que se originan en los servicios sanitarios hasta las que se producen en duchas, cocinas y otros, que actualmente son vertidas en sistemas de tanque sépticos y zonas de percolación. La implementación de una planta de tratamiento, aporta numerosos beneficios al Club entre los que podemos mencionar:
• Ahorro en el consumo de agua, ya que posterior al proceso de depuración, esta puede ser utilizada con fines agrícolas, entre otros. • Beneficios ambientales, ya que las aguas contaminadas no son vertidas en el subsuelo sin ningún tratamiento. • Mejoramiento en la calidad de vida de socios y visitantes, ya que esto evita que los sistemas actuales generen malos olores. • Infiltración sin bloqueo de drenajes ni afectación de subsuelo, mantos acuíferos, etc. • Permite garantizar la continuidad de negocio, por motivos legales y de legislación en materia de salud.
Este importante proyecto, cuyo costo ronda los $180.000, se encuentra en etapa de permisos ambientales, planificación y asignación de presupuesto y se estima que el proyecto está para iniciar a principios del año 2017.
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NOTA FINACIERA
Todos los proyectos y acciones mencionados en este informe, requieren evidentemente de sustento financiero para su culminación exitosa, por esa razón, como Junta Directiva hemos entendido la importancia que ha tenido el desarrollo perseverante del modelo de “gestión de negocio” a través de instrumentos técnicos de planificación financiera, como el presupuesto y las proyecciones de efectivo, logrando así llevar a cabo las inversiones en nuevos proyectos, el mejoramiento en la calidad de los servicios ofrecidos a toda la población de socios y cumplir con el mantenimiento que requieren urgentemente una parte importante de las instalaciones del Club, Estimación de efectivo:
mar-16
Flujo de Operación en millones de colones Flujo de Inversión en millones de colones Total de Efectivo y equivalentes
266 227
236
Abr-16
Flujo de Operación
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abr-16 may-16
jun-16
jul-16 ago-16 sep-16
227
195
165
120
129
131
113
39
42
49
44
36
31
17
266
236
214
165
165
161
131
(en millones de colones)
42
Mar-16
El apoyo de la herramienta del Flujo de Efectivo en el que se proyectan todos los flujos de efectivo del Club para ir monitoreando la disponibilidad y su utilización de acuerdo a los requerimientos planteados, durante este año 2016, las obras planteadas a realizar están ajustadas a los fondos de inversión disponibles al 30 de septiembre, y destinadas a mejorar servicios actuales brindados por el Club, para así lograr mantener una adecuada operación, mediante el uso eficiente de todos los flujos generados, tal y como se muestra en los saldos para este último semestre del periodo:
Proyección de efectivo equivalentes disponibles
195
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de tal manera que se garantice una sana gestión financiera de los recursos.
214 165
49 May-16
165
165
161
120
129
131
131 113
44
36
Jun-16
Jul-16
Flujo de Inversión
31 Ago-16
17 Sep-16
Total de Efectivo y equivalentes
2016 Se evidencia como el Club ha logrado invertir eficientemente los disponibles de efectivo, evitando mantener saldos ociosos de dinero a finales de cada periodo fiscal, pues la mayor parte del efectivo generado en estos últimos años han sido utilizados, en su mayoría, para el desarrollo de proyectos nuevos que han mejorado las instalaciones del Club. Todo lo comentado anteriormente, nos muestra como nuestro Club, hasta el día de hoy, ha sido capaz de generar los recursos financieros necesarios para poder hacer frente a los proyectos actuales, sin verse obligado a recurrir
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a aportes extraordinarios de los socios, o extra financiamientos por entidades bancarias, lo cual sigue siendo un indicador de la solidez financiera que mantiene nuestro Club. En este sentido, el adecuado seguimiento a las actividades económicas del Club, mediante herramientas de planificación financiera como el presupuesto operativo, ha sido de mucha importancia, tal y como se muestra en los resultados económicos del Club al 31 de agosto, a sólo un mes de concluir el periodo fiscal 2016:
Estado de Resultados al 31 de agosto, 2016
VS Ejecución presupuestaria (expresado en millones de colones)
2,928
2,918
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Ingresos reales
Ingresos presupuestados
Variación
358
360
(2)
Costos reales
Costos presupuestados
Variación
2,564
2,593
(29)
Gastos reales
Gastos presupuestados
Variación
6
(35)
(41)
Neto real
Neto presupuestados
Variación
0.3%
-0.6%
-1.1%
Se observa en el estado de resultados acumulado al 31 de agosto del año en curso, como se cumple eficientemente el presupuesto aprobado por Junta Directiva para el actual periodo fiscal. No hay duda que el Club sigue pasando por un buen momento económico, háblese de inversiones, de nuevos proyectos, de mantenimiento y mejoramiento en la calidad de los servicios ofrecidos, y por supuesto, seguiremos por ese rumbo.
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CASTILLO COUNTRY CLUB Central telefónica 22677111 www.castillo.cr CastilloCountryClub
JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTE Sr. Oscar Marín Sáenz VICEPRESIDENTE Sr. Jorge Isaac Gutiérrez Campos SECRETARIA Sra. Mayela Víquez Quesada VICESECRETARIO Sr. Alejandro Salazar Vargas TESORERO Sr. Luis Chaves Solera VICETESORERO Sr. Oscar Hernández Villalobos VOCAL Sr. Marvin Fernández Salazar
JUNTA DE VIGILANCIA Sr. Jorge Gutiérrez Rojas Sr. Oscar Ramos Brenes Sr.William Solano Zamora