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Informe de gestiรณn
Junta Directiva I Cuatimestre 2017
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MENSAJE DE PRESIDENCIA
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PROYECTOS FINALIZADOS Y ACTUALMENTE EN DESARROLLO • Avances proyecto piscina semi olímpica. • Recaudo de la cuota extraordinaria aprobada. • Proceso de selección de empresas y licitación. • Plan estratégico, revisión y actualización. • Nuevos servicios. • Sistema de bahías para ampliar espacios de estacionamiento. • Pub 17, un nuevo servicio en el Club. • Nuevo “Gazebo” para servicio de Bodas.
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PROYECTOS EN PROCESO (para iniciar en el primer semestre del año) • Planta de tratamiento de aguas residuales. • Cambio de la cubierta de las canchas de tenis 1 y 2. • Cambio de ventanería en la capilla. • Tiquetes virtuales para ingreso de invitados y Plataforma Sharepoint. • SharePoint Online.
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NOTA FINANCIERA • Resumen al 31 de marzo. • Nota de auditoría interna.
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Informe de gestión
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MENSAJE DE PRESIDENCIA
En cumplimiento del compromiso asumido por la Junta Directiva, desde hace ya 4 años, presentamos un informe parcial (primer cuatrimestre 2017), que busca fortalecer el sistema de rendición de cuentas y mejorar la comunicación con los socios, en cuanto a la gestión de Junta Directiva. Este inicio de año está lleno de proyectos, tanto en infraestructura como en nuevos servicios y el presupuesto aprobado está orientado, principalmente, a seguir innovando en las actividades que se generan para el disfrute de los socios y dotando al Club, en la medida de lo posible, de nuevas instalaciones y manteniendo las actuales en óptimas condiciones por medio de un plan de mantenimiento adecuado. Todo lo anterior está fundamentado en la revisión y actualización del Plan Estratégico y contando con el apoyo de distinguidos socios, quienes han accedido a colaborar profesionalmente con la Junta Directiva y Administración, formando parte de las comisiones constituidas en el presente año y que son un aporte muy importante para conseguir los objetivos planteados. Los detalles de la constitución e integración de dichas comisiones pueden consultarlas en la página Web -www.castillo.cr-, así como un extracto del Plan Estratégico. Aun cuando tenemos proyectos ambiciosos para todo el año, incluidos los tecnológicos
para mejorar la experiencia del socio en sus trámites internos, según se puntualizará más adelante, el alcance de este informe será para estos primeros cuatro meses, incluyendo las obras que están en proceso a la fecha de este informe. Otro aspecto que queremos mencionar es que nuestro vicepresidente fue elegido como Presidente de la Junta Directiva de la Asociación Interclubes en febrero pasado, organización que agrupa a 13 clubes sociales del país y tiene entre sus objetivos: “Lograr, mediante reuniones periódicas y comunicación permanente, que todas las Juntas Directivas de los Clubes miembros conozcan nuestra razón de ser, metas, objetivos y la labor que desarrollamos y estar atentos y vigilantes de los problemas que afectan a cualquiera de sus miembros asociados y, en la medida de lo posible, coordinar las acciones necesarias para la defensa de los Clubes...” Finalmente, dejamos constancia de un imperecedero agradecimiento a los socios y socias por el apoyo irrestricto que dieron a la Junta Directiva, en la pasada asamblea, cuando acogieron la propuesta de este órgano colegiado y aprobaron el proyecto de construcción de una piscina semiolímpica y su financiamiento. Es un esfuerzo conjunto y solidario, que permite dejar nuestro legado a las futuras generaciones. Óscar Marín Sáenz PRESIDENTE
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PROYECTOS FINALIZADOS
Y ACTUALMENTE EN DESARROLLO
Avances proyecto piscina semi olímpica La Asamblea General Mixta, celebrada, el pasado 10 de diciembre, aprobó uno de los proyectos más importantes para la historia y el desarrollo del Club: la construcción y financiamiento de una piscina semi olímpica, por medio de una cuota extraordinaria de capital. El costo del Proyecto asciende a ¢801 millones de colones (ochocientos un millón de colones). Entre los objetivos más importantes de este proyecto están dotar a los socios de una piscina que cuente con las condiciones necesarias, en dimensiones e infraestructura, para el desarrollo de actividades deportivas y recreativas; así como devolver a los socios, que buscan compartir con sus familias, la actual piscina recreativa, sin que sus actividades sean interrumpidas por clases u otra actividad ajena a su objetivo primordial. De esta forma cumplimos con el fin de cubrir todas las necesidades de los socios que nos visitan diariamente. Recaudo de la cuota extraordinaria aprobada A partir del mes de enero iniciamos un efectivo proceso de comunicación del acuerdo de financiamiento del proyecto piscina semiolímpica, mediante un extenso plan de medios, que ofreció a todos los socios y socias información relacionada con el proyecto: costos, modalidades de financiamiento, entre otros datos.
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Se prepararon los registros contables y el proceso para identificar y separar los recursos, garantizando que el dinero, producto del pago del aporte extraordinario de capital, será dirigido expresamente al proyecto. Para este proceso se contó con el apoyo y supervisión del Departamento de Auditoría Interna. De acuerdo con lo dispuesto por la Asamblea General Mixta, a partir del mes de febrero del 2017, se inició el cobro del Aporte Extraordinario de Capital y, como primer objetivo, se promovió el acercamiento con el socio para que eligiera, a su mejor conveniencia, la mejor alternativa de pago y plazo. Para el mes de marzo 2017, el 100% de los socios había sido gestionado mediante alguno de los medios utilizados, ya sea mensajería de texto, llamada telefónica, servicio de cobrador, entre otros, y obtuvimos los siguientes resultados:
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• 12% de los socios cancelaron la totalidad del Aporte Extraordinario de Capital, para un total de ¢98.000.000. • El resto de la cartera de socios se acogieron a un plan de financiamiento, generando en su primera mensualidad, un monto de ¢27.000.000 Los Títulos correspondientes al Aporte de Capital Extraordinario resultado de este proyecto según acuerdo de Asamblea, serán entregados a cada uno de los socios que vayan formalizando su cancelación. El primer tracto se entregará a los socios que realizaron el pago en una sola cuota durante el trimestre que va de febrero a abril del 2017, para lo cual se estará gestionando ante Registro Público su emisión y su fecha aproximada de entrega será entre junio y julio de este año. Para las siguientes entregas la Junta Directiva determinó cortes cada 6 meses a partir del mes de mayo.
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Proceso de selección de empresas y licitación Una vez aprobado el proyecto se realizó un cronograma de actividades detallado, iniciándose con la elaboración del cartel para el concurso; se establecieron los requerimientos y proceso para elegir la empresa que elaborará los planos constructivos. Se definieron criterios de elegibilidad tales como: experiencia de la empresa y de los profesionales que estarán a cargo del proyecto, precio y fechas para recibir las ofertas.
brada el sábado 25 de febrero del año en curso, con la presencia de la Junta de Vigilancia, Administración y Auditoría Interna, revisó el Plan Estratégico, aprobado en el año 2014, valorando cada uno de los objetivos, acciones y proyectos planteados. Además,se valoró nuevamente la cartera de proyectos y la priorizó en el corto/mediano plazo, con el propósito de ejecutar en el 2017, los proyectos urgentes y determinar la forma de llevar a cabo el resto del portafolio, según los recursos de inversión disponibles en estos períodos.
Como parte del proceso se invitó a 14 empresas del ramo a participar y se llevó a cabo una sesión informativa para ofrecer a los participantes los pormenores del proyecto. Dicho proceso ha contado con la participación activa del auditor interno y la Junta de Vigilancia. Las ofertas recibidas están en un proceso de análisis, mediante una matriz de decisión, en la que se valora y califica cada uno de los criterios de interés y el resultado permitirá elegir la mejor empresa para elaborar los planos constructivos finales, basados en el anteproyecto existente, aprobado en Asamblea. Posterior a este proceso, y una vez que se cuente con los permisos respectivos, se realizará otro similar para elegir a la empresa encargada de la obra civil. Plan estratégico, revisión y actualización La Junta Directiva, en sesión extraordinaria cele-
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Nuevos Servicios Sistema de bahías para ampliar espacios de estacionamiento. Uno de los principales problemas que enfrenta en la actualidad el Castillo, de acuerdo con su infraestructura, es la falta de zonas de estacionamiento, en especial durante los fines de semana, días de mayor afluencia.
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Conscientes de ello, se ha puesto en marcha un plan, que se desarrollará por etapas, para construir un sistema de “Bahías” o islas, las que proporcionarán aproximadamente 70 espacios adicionales. Están ubicadas en zonas con impacto mínimo a la naturaleza y cerca de algunos ranchos mayormente frecuentados. Las bahías están construidas con “Zacate Block”, material 100% de concreto y con una resistencia superior a los 250 kg., con condiciones de filtración únicas, que permiten que estas áreas, aparte de no afectar la visibilidad de las zonas verdes, tengan un impacto pequeño en la cobertura del área a construir, según lo establecido por la Municipalidad. Las primeras cuatro (4) islas ya están finalizadas y se ubican al costado izquierdo de la calle de salida, área utilizada comúnmente los fines de semana y aporta 23 espacios adicionales de parqueo, que serán aprovechados, principalmente por aquellos socios que visitan los ranchos del 12 al 24. El costo del proyecto ronda los ¢9 millones de colones, en esta primera etapa.
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Pub 17, un nuevo servicio en el Club. Para este mes de mayo, tenemos previsto inaugurar el PUB 17, ubicado en las antiguas instalaciones de La Cava. Este nuevo servicio tiene un concepto de bar y zona de entretenimiento, dirigida a un público principalmente adulto.
El nuevo punto de venta cuenta con un ambiente inspirado en países como Inglaterra, Irlanda y Escocia, entre otros, sin dejar de lado el ambiente tradicional del Castillo. Entre sus principales atracciones se encuentran tres mesas de pool (dos de ellas de tamaño oficial), un área para el tiro de dardos y un ambiente musical programable en “Rockola”, permitiendo a los asistentes elegir su propia música y crear un lugar apto para disfrutar entre amigos. También tendrá pantallas ubicadas adecuadamente para observar los eventos deportivos favoritos. El Castillo 7
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Nuevo “Gazebo” para servicio de bodas Desde el mes de noviembre anterior, contamos con un “Gazebo” (kiosco), para celebrar bodas, entre otros. La nueva edificación, de diseño francés, permite oficiar ceremonias al aire libre, y así aprovechamos uno de los principales activos con los cuales cuenta el Club: sus hermosos jardines y áreas verdes.
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Este novedoso servicio complementa los ofrecidos en el recientemente remodelado Restaurante La Pollera, generando el ambiente perfecto para celebrar ceremonias con temática country, muy en tendencia en la actualidad. El costo de este proyecto fue de ¢6.700.000 y se espera que genere importantes ingresos en materia de eventos especiales.
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PROYECTOS EN PROCESO (para iniciar en el primer semestre del año)
Planta de tratamiento de aguas residuales La construcción de una planta de aguas residuales es de vital importancia, no solo para el funcionamiento de las instalaciones; sino para continuar procurando un uso sostenible de los recursos naturales, de acuerdo con nuestra trayectoria en materia de protección al ambiente. Dicha obra aporta numerosos beneficios, entre los que podemos mencionar: • Ahorro en el consumo de agua, posteriormente al proceso de depuración, puede utilizarse con otros fines, entre ellos, riego cancha de futbol y jardines. • Beneficios ambientales: las aguas contaminadas no son vertidas sin ningún tratamiento en el subsuelo. • Eliminación de malos olores y potenciales contaminaciones. • Infiltración sin bloqueo de drenajes, ni afectación de sub-suelo, mantos acuíferos, etc. • Garantiza la continuidad de negocio, pues la tendencia en algunas zonas es que negocios de esta naturaleza y volumen, por motivos legales y de legislación en materia de salud, deban contar obligatoriamente con un sistema similar.
Este importante proyecto, cuyo costo ronda los $190.000, ya cuenta con los permisos municipales, de localización, del estudio de suelos y solo se espera el visado de planos por parte del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. Algunas de las características de la planta es su modularidad, lo que permite, a futuro, ampliaciones requeridas. Los trabajos de esta obra se iniciarán en el mes de julio próximo y para octubre entrará en funcionamiento. Cambio de cubierta en las canchas de tenis 1 y 2. Las instalaciones de las canchas de tenis han presentado problemas de goteras y condensación, producto de la humedad y filtraciones de agua. Desde el año anterior se trabaja arduamente en la mejora sustancial de esta sede deportiva. La empresa METALCO, fabricante de las láminas que cubren el techo de estas canchas, realizó un análisis exhaustivo mediante el que determinó que las láminas fueron colocadas en forma incorrecta, ocasionando minúsculas filtraciones generadas por los traslapes, los que en época lluviosa generan problemas de goteras. De esta forma, y con el consejo de los miembros de la Comisión de Obras, la Junta Directiva resolvió cambiar completamente la cubierta de las canchas de tenis, la que será colocada bajo la asesoría y recomendaciones del fabricante durante el mes de mayo y junio. El Castillo 9
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Esta nueva cubierta alarga la vida útil del inmueble y al incluirse un aislante tipo prodex, garantiza eliminar el problema de goteras, filtraciones y condensación. El costo de este importante proyecto es de ¢25 millones de colones y contará con un periodo de garantía de dos años. Cambio de ventanería en la capilla
Como parte del plan de mantenimiento, desde el año anterior iniciamos algunos trabajos de mejora en la Capilla (piso, pintura, bancas, etc), y estamos concluyendo con el cambio de ventanería. Este proyecto, con un costo cercano a los 3 millones de colones, busca mejorar la ventilación, la imagen y la manipulación de la apertura o cierre, además de alargar la vida útil pues las anteriores estaban seriamente dañadas por su antigüedad y exposición.
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Tiquetes virtuales para ingreso de invitados y Plataforma Sharepoint A partir del mes de mayo, iniciaremos una campaña de comunicación dirigida a la nueva modalidad que estaremos implementando, a partir de junio, y que permitirá a los socios administrar los tiquetes de invitados, en forma virtual. Con esta variante estaremos eliminado los tiquetes en papel, acción que, aparte de ser congruente con la política de sostenibilidad, permitirá al socio, vía internet, visualizar y administrar sus tiquetes desde su estado de cuenta. Con esta modalidad se omite tener que presentar tiquetes en la Portería, debido a que el sistema rebajará la cantidad utilizada directamente del estado de cuenta cada vez que el socio los utilice para el ingreso de sus invitados. Los tiquetes impresos actuales podrán seguir utilizándose, o en su defecto entregarlos en nuestras oficinas para registrar el crédito correspondiente. Además, permitirá la trasferencia de tiquetes hacia beneficiarios u otros socios, lo que facilitará el ingreso, sin la presencia del titular, manteniéndose el control de los derechos. Los invitamos a estar pendientes de la campaña informativa que se generará para explicar el funcionamiento del sistema, el que traerá beneficios en su utilización y el socio no perderá ninguna funcionalidad que tenga al día de hoy.
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SharePoint online Es una plataforma de servicio en la nube, hospedado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños. Con esta herramienta los colaboradores pueden crear sitios para compartir documentos y datos con sus compañeros, asociados y clientes. Esta iniciativa se enfoca en el levantamiento de requerimientos de los sitios iniciales de la intranet operativa del Club. Se capacitó a un equipo de colaboradores en el uso, administración y desarrollo de soluciones con funcionalidades de caja de SharePoint para apoyarlos en el proceso de la creación de la intranet.
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• Portal colaborativo que permite gestiones más agiles y en línea, para maximizar recursos. • Cambiar o "mejorar" la forma de trabajo: migrar a un entorno en línea, dejando de lado el uso de papel, en sintonía con la política de sostenibilidad. • Procesos automatizados por flujos de trabajo: garantiza el seguimiento y desarrollo de las tareas hasta finalizarlas. • Instalación de complementos que permitirán contar con sitios dinámicos y entregando servicios específicos, según el área que lo requiera.
Dentro de los beneficios que depara esta herramienta podemos enunciar:
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NOTA FINANCIERA Resumen al 31 de marzo, 2017
No hay duda que la salud financiera de la empresa está directamente relacionada con los resultados positivos de todos los proyectos y acciones mencionados en este informe. Para la Junta Directiva la correcta administración financiera y la adecuada planificación de actividades económicas a través de herramientas de naturaleza técnica, ha sido de suma importancia para la permanencia, el desarrollo y su mejoramiento. En este sentido, los datos proporcionados por el Flujo de Efectivo ha sido un elemento fundamental y clave para ser asertivos en el diseño, ejecución y evaluación de decisiones financieras. Esta herramienta financiera nos ha permitido, no solo ir midiendo las disponibilidades de efectivo, sino también sus orígenes financieros, de tal modo que podamos garantizar el correcto uso de los fondos operativos con los que contamos, priorizar los proyectos según los fondos para inversión, y para este primer semestre, ir monitoreando los fondos aportados para el proyecto de Piscina Semiolímpica aprobado por la Asamblea de diciembre pasado. De acuerdo con esto, los fondos al 31 de marzo quedaron de la siguiente forma: Resumen de Flujos en millones de colones
al 31 Marzo 2017
Flujo de efectivo operativo
234,8
Flujo de efectivo inversión
218,1
Flujo para Piscina Semi olímpica
115,4
Flujo de efectivo total acumulado
568,3
El apoyo de la herramienta del Flujo de Efectivo también permite proyectar la disponibilidad de todos los flujos de efectivo, para ir vigilando su uso de acuerdo con los requerimientos planteados. Durante este año 2017, las obras a realizar están ajustadas a los fondos de inversión disponibles al 30 de setiembre, y destinadas a mejorar servicios actuales, para mantener una adecuada operación, mediante el uso eficiente de todos los flujos generados, tal y como se muestra en la siguiente estimación: Proyección de efectivos y equivalentes disponibles Estimación de efectivo:
mar-17
abr-17
may-17
jun-17
jul-17
ago-17
sep-17
Flujo de Operación
235
179
165
162
150
143
125
Flujo de Inversión
218
140
120
101
65
48
32
Flujo de Piscina
115
99
111
53
45
57
69
Total, efectivo y equivalentes
568
418
396
315
261
248
225
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Proyección de efectivo equivalentes disponibles (en millones de colones)
568
Flujo de Operación
418
Flujo de Inversión
Flujo de Piscina
Total de efectivo y equivalentes
396 315 261
235 218
179 115
Mar-17
99
140
Abr-17
165
162
120
101
111
53
May-17
Jun-17
248
225
150
143
125
65
57
69
45
48
32
Ago-17
Sep-17
Jul-17
Estas proyecciones financieras vienen a facilitar entender y comunicar el ambiente y realidad económica del Club, con una perspectiva más global y de largo plazo, orientando el correcto registro de los recursos generados por cada área o actividad, de modo que nos permita evaluar, con seguridad, su estado financiero, facilitando un apropiado y oportuno análisis que venga a apoyar la gestión estratégica. En este sentido, el adecuado seguimiento a las actividades económicas, mediante herramientas de planificación financiera como el presupuesto operativo, ha sido de mucha importancia, tal y como se muestra en los resultados económicos para este primer semestre del periodo fiscal 2017: ESTADO DE RESULTADOS al 31 de Marzo, 2017 vs ejecución presupuestaria (expresado en millones de colones)
1,686 Ingresos reales
1,685 Ingresos presupuestados
1
203
208
(6)
Costos Reales
Costos Presupuestados
Variación
1,504
1,546
Gastos Reales
Gastos Presupuestados
(21) Neto real
(70) Neto presupuestados
0,1%
Variación
(43)
-2,7%
-2,8%
Variación
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Se observa en el estado de resultados acumulado al 31 de marzo del año en curso, como se cumple eficientemente el presupuesto aprobado por Junta Directiva para el actual periodo fiscal. La diferencia positiva en los gastos se debe principalmente a ahorros alcanzados, y a un replanteamiento que se está realizando al Plan de Mantenimiento que se ejecutará, en su totalidad en los próximos 6 meses del periodo por concluir. No hay duda que pasamos por un buen momento económico, háblese de inversiones, de nuevos proyectos, de mantenimiento y mejoramiento en la calidad de los servicios ofrecidos, y por supuesto, seguiremos por ese rumbo.
• Mantenimiento de Instalaciones y Equipo (razón principal de ser de las cuotas de mantenimiento)
En esta misma línea de pensamiento, es muy importante medir cómo invertimos la “cuota de mantenimiento”. Los recursos generados por la cuota de mantenimiento, han sido medidos de acuerdo con la naturaleza de su uso en seis áreas principales:
• Seguridad (seguros, salud ocupacional, vigilancia)
• Atención al Socio (Servicio al cliente, administración) • Actividades (servicios brindados como: música, conciertos, bailes, días festivos, obras) • Recreación y deportes (saunas, piscina, tenis, patinaje sobre hielo, fútbol, clases, cursos, torneos, etc.)
• Gobierno Corporativo (Asambleas, Comisiones, Tribunales, Juntas)
Distribución de la Cuota de Mantenimiento
¢48,100 I SEMESTRE AYB
-2% ¢900
GOBIERNO SEGURIDAD CORPORATIVO
4%
7%
¢3,300
¢3,000
ATENCIÓN AL SOCIO
33%
INSTALACIONES
36%
¢15,300
¢16,300
RECREACIÓN
ACTIVIDADES
¢6,300
¢4,800
12%
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7%
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NOTA DE AUDITORÍA INTERNA Como puede observarse, el mayor porcentaje de la cuota de mantenimiento está destinado al cuidado y mantenimiento de las instalaciones; así como a los servicios de atención a los socios. Importante mencionar que el área de servicios de alimentos y bebidas no genera un costo desde el punto de vista de la cuota de mantenimiento que cancelan los socios. Al contrario, realiza un aporte a los ingresos netos equivalente al 2%, que permiten utilizarlos, principalmente, en el área de mantenimiento. Al medir el uso de la “cuota de mantenimiento” de esta forma, estableciendo una analogía entre los recursos generados y los servicios en los que se reinvierte, comprendemos su composición financiera, en relación con los servicios demandados por los socios, y al mismo tiempo, simplificar el análisis financiero para priorizar lo importante.
El departamento de auditoria interna como parte del plan de trabajo establecido para el periodo en marcha, ha incluido procesos de fiscalización sobre los diferentes proyectos en especial, la Piscina Semi Olímpica y la Planta de Tratamiento, esto, como apoyo proactivo a la administración y de valor agregado a los objetivos estratégicos planteados por la Junta Directiva. Se han intensificado las acciones “preventivas y de asesoramiento”, a la vez que se brindan periódicamente informes a las comisiones de obras y económica sobre los resultados de las diferentes auditorías practicadas y oportunidades de mejora ofrecidas, aceptadas e implementadas por la administración.
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CASTILLO COUNTRY CLUB Central telefónica 22677111 www.castillo.cr CastilloCountryClub
JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTE Sr. Oscar Marín Sáenz VICEPRESIDENTE Sr. Jorge Isaac Gutiérrez Campos SECRETARIA Sra. Mayela Víquez Quesada VICESECRETARIO Sr. Alejandro Salazar Vargas TESORERO Sr. Julián Ramírez Oconitrillo VICETESORERO Sr. Oscar Hernández Villalobos VOCAL Sr. Marvin Fernández Alfaro
JUNTA DE VIGILANCIA Sr. Oscar Ramos Brenes Sr. William Solano Zamora Sr. Jorge Gutiérrez Rojas