Manual de Promoción Área de Mercadeo Primer Semestre 2010 1
Introducción Entendiendo promoción como las actividades encaminadas a informar y recordar a nuestro mercado objetivo acerca de los atributos racionales y emocionales para influenciar positivamente las operaciones y crear un vinculo en sus sentimientos con la marca. Durante el 2010 se presentan una serie de eventos que buscan incrementar nuestras ventas influenciando el comportamiento de compra de nuestro cliente actual como potencial, estrechando la relación entre Efecty y su mercado y creciendo en participación como posicionamiento de marca. Las actividades presentadas a continuación son el resultado de la retroalimentación constante de las regionales involucradas con sus eventos como también la responsabilidad de mejorar sosteniblemente nuestra imagen en la mente de nuestro cliente. Queda en manos de los colaboradores influenciados por este manual por realizar seguimiento y retroalimentación al área de mercadeo, buscando conscientemente la generación de valor para Efecty como para todo su equipo humano.
Contenido
Alcance Interno
Clasificaciรณn de Eventos de Promociรณn
t ยซSFB EF NFSDBEFP &ODBSHBEB EF EJTFร BS NFKPSBS Z DPPSEJOBS DBEB VOB EF MBT FTUSBUFHJBT EF QSPNPDJร O t ยซSFB EF WFOUBT &ODBSHBEB EF BWBMBS MPT EFTBSSPMMPT EF DMJFOUFT FNQSFTBSJBMFT Z DPPSEJOBS FM DVNQMJNJFOUP EF MPT QMBOFT EF EFTBSSPMMP DPO DBEB VOP EF MPT DMJFOUFT DPSQPSBUJWPT t $POTVMUPS EF OFHPDJPT 3FQSFTFOUBOUF EF MB SFE &GFDUZ DVZP PCKFUJWP FT FM EFTBSSPMMP Z NBOUFOJNJFOUP EF OVFTUSP DMJFOUF FNQSFTBSJBM t "OBMJTUB EF 1SPNPDJร O 1FSTPOB FODBSHBEB EF QMBOFBS Z DPPSEJOBS MBT BDUJWJEBEFT EF QSPNPDJร O Z SFBMJ[BS FM SFTQFDUJWP TFHVJNJFOUP EF MBT NJTNBT HBSBOUJ[BOEP MB HFOFSBDJร O EF WBMPS EF MB NBSDB t 'BDJMJUBEPS SFHJPOBM 1FSTPOB B DBSHP EF MB BENJOJTUSBDJร O TPQPSUF PQFSBUJWP Z HFTUJร O DPNFSDJBM FO MB SFHJPOBM BTJHOBEB t 1SPNPUPSFT EF NFSDBEFP 1SPNPUPSFT EF JNQVMTP 1FSTPOB B DBSHP EF MB GVFS[B EF JNQVMTP RVF FKFDVUB Z BQPZB BM ร SFB EF NFSDBEFP FO MPT FWFOUPT EF QSPNPDJร O GFSJBT Z รถFTUBT DPOTPMJEBOEP MPT SFTVMUBEPT QBSB SFQPSUBSMPT QPS NFEJP EF TVT JOGPSNFT t *NQVMTBEPSFT $PMBCPSBEPSFT B DBSHP EF BQPZBS MPHร TUJDBNFOUF DBEB VOP EF MPT FWFOUPT EF QSPNPDJร O Z BDUJWJEBEFT JOUFSOBT Z FYUFSOBT SFBMJ[BEBT FO QSP BM EFTBSSPMMP EF NBSDB
&7&/504 16/50 %& 4&37*$*0
&7&/504 $-*&/5& &.13&4"3*"-
Externo
-BO[BNJFOUP EFM 1VOUP EF 4FSWJDJP %FTBSSPMMP EFM 1VOUP EF 4FSWJDJP
&WFOUPT *O IPVTF
3. OTROS EVENTOS 3.1 3.2 3.3
Ferias Y Fiestas Vuelta A Colombia De Giro Y Pago Eventos Deportivos
Anexos
t 6TVBSJPT รถOBMFT 1FSTPOBT RVF BDDFEFO B VUJMJ[BS OVFTUSPT TFSWJDJPT DPNP FM QBHP EF GBDUVSBT Z USBTMBEP EF EJOFSP t $MJFOUF QPUFODJBM 1FSTPOBT OBUVSBMFT P KVSร EJDBT RVF QPTFFO MB OFDFTJEBE MBUFOUF F JOTBUJTGFDIB EF SFBMJ[BS HJSPT QBHPT P SFDBVEPT P RVF VUJMJ[BO TFSWJDJPT EF MB DPNQFUFODJB t $POUSBUJTUB
t 'PSNBUPT t 3VUBT P &OMBDFT EF *OUFSร T
Alcance
General Comunicar a nuestro mercado los beneficios de nuestros servicios, creando vรญnculos perdurables entre la marca Efecty y nuestro cliente actual y potencial, con actividades ejecutadas con perfecciรณn por parte de nuestros colaboradores traducidos en incremento en ventas.
Especรญficos
Alcance Interno
Objetivos
Alcance Externo
โ ข Comunicar a nuestro segmento el portafolio de servicios de Efecty. โ ข Incrementar las operaciones en nuestros puntos de servicio. โ ข Informar a nuestros clientes actuales y potenciales sobre la apertura de nuevos puntos de servicio. โ ข Desarrollar a nuestros clientes empresariales. โ ข Aumentar nuestro posicionamiento de marca en nuestro segmento objetivo
t ยซSFB EF NFSDBEFP &ODBSHBEB EF EJTFร BS NFKPSBS Z DPPSEJOBS DBEB VOB EF MBT FTUSBUFHJBT EF QSPNPDJร O t ยซSFB EF WFOUBT &ODBSHBEB EF BWBMBS MPT EFTBSSPMMPT EF DMJFOUFT FNQSFTBSJBMFT Z DPPSEJOBS FM DVNQMJNJFOUP EF MPT QMBOFT EF EFTBSSPMMP DPO DBEB VOP EF MPT DMJFOUFT DPSQPSBUJWPT t $POTVMUPS EF OFHPDJPT 3FQSFTFOUBOUF EF MB SFE &GFDUZ DVZP PCKFUJWP FT FM EFTBSSPMMP Z NBOUFOJNJFOUP EF OVFTUSP DMJFOUF FNQSFTBSJBM t "OBMJTUB EF 1SPNPDJร O 1FSTPOB FODBSHBEB EF QMBOFBS Z DPPSEJOBS MBT BDUJWJEBEFT EF QSPNPDJร O Z SFBMJ[BS FM SFTQFDUJWP TFHVJNJFOUP EF MBT NJTNBT HBSBOUJ[BOEP MB HFOFSBDJร O EF WBMPS EF MB NBSDB t 'BDJMJUBEPS SFHJPOBM 1FSTPOB B DBSHP EF MB BENJOJTUSBDJร O TPQPSUF PQFSBUJWP Z HFTUJร O DPNFSDJBM FO MB SFHJPOBM BTJHOBEB t 1SPNPUPSFT EF NFSDBEFP 1SPNPUPSFT EF JNQVMTP 1FSTPOB B DBSHP EF MB GVFS[B EF JNQVMTP RVF FKFDVUB Z BQPZB BM ร SFB EF NFSDBEFP FO MPT FWFOUPT EF QSPNPDJร O GFSJBT Z รถFTUBT DPOTPMJEBOEP MPT SFTVMUBEPT QBSB SFQPSUBSMPT QPS NFEJP EF TVT JOGPSNFT t *NQVMTBEPSFT $PMBCPSBEPSFT B DBSHP EF BQPZBS MPHร TUJDBNFOUF DBEB VOP EF MPT FWFOUPT EF QSPNPDJร O Z BDUJWJEBEFT JOUFSOBT Z FYUFSOBT SFBMJ[BEBT FO QSP BM EFTBSSPMMP EF NBSDB
t 6TVBSJPT รถOBMFT 1FSTPOBT RVF BDDFEFO B VUJMJ[BS OVFTUSPT TFSWJDJPT DPNP FM QBHP EF GBDUVSBT Z USBTMBEP EF EJOFSP t $MJFOUF QPUFODJBM 1FSTPOBT OBUVSBMFT P KVSร EJDBT RVF QPTFFO MB OFDFTJEBE MBUFOUF F JOTBUJTGFDIB EF SFBMJ[BS HJSPT QBHPT P SFDBVEPT P RVF VUJMJ[BO TFSWJDJPT EF MB DPNQFUFODJB t $POUSBUJTUB 1SPQJFUBSJP P BENJOJTUSBEPS EFM FTUBCMFDJNJFOUP DPNFSDJBM Z P SFE EPOEF GVODJPOB FM QVOUP EF TFSWJDJP &GFDUZ t $MJFOUF FNQSFTBSJBM $POTVMUPSBT P WFOEFEPSBT RVJFOFT BEFNร T EF QBHBS TVT GBDUVSBT FO OVFTUSP QVOUP EF TFSWJDJP SFBMJ[BO PUSPT QBHPT EFSJWBEPT EF MB BDUJWJEBE DPNFSDJBM RVF EFTFNQFร BO DPO PUSBT FNQSFTBT EFM TFDUPS
1. Eventos Puntos De Servicio
Materiales Los elementos a comunicar para la actividad de desarrollo en PS son: • Dummie • Globos • Perifoneo y/o sonido • Volantes por zonas de influencia (Negociación previa con el contratista)
Responsables • Promotor de Mercadeo/Consultor de Canales • Analista de Mercadeo • Facilitador Regional • Impulsadores
Mecánica del evento
1.1 Actividad De Desarrollo El Evento La actividad de desarrollo, tiene como objetivo incrementar las operaciones en nuestros puntos de servicio y nuestra zona de influencia, cubriendo nuestro mercado objetivo y al mismo tiempo logrando un Posicionamiento de Marca.
Para el presente año los eventos de desarrollo tienen como novedad su clasificación según ejecución, la cual se adaptara por ciudad o municipio y concentración de puntos de servicio en zonas comerciales o de alta afluencia. Los tipos de desarrollo son los siguientes: 1. Desarrollo PS. Son los eventos realizados en un 100% dentro o frente al punto de servicio, en cuyo caso se realiza según los parámetros manejados en la actualidad como decoración de punto y volanteo En este tipo de eventos el promotor de Mercadeo coordinara con el contratista la contratación de perifoneo durante las horas a ejecutar la actividad. (El pago del Perifoneo la asumirá el Contratista) El impulsador debe adecuar y decorar el PS con el material asignado. El promotor de Mercadeo asegurara la coor-
dinación del grupo de impulso en la entrega de información a los visitantes y transeúntes, dentro y frente al punto de servicio. Terminada la actividad según los parámetros de horario comunicados por el área de Mercadeo, el Promotor de mercadeo será el responsable de informar sobre la ejecución del evento como el material ejecutado y toda la información solicitada en el formato de registro en especial sobre los impactos directos, numero de operaciones etc. 2. Desarrollo zonas de influencia. Son los eventos realizados en las zonas de influencia de alto transito de actuales y potenciales usuarios de la red que permitan abarcar el espacio entre varios puntos de servicio referenciando su ubicación a nuestro mercado potencial. Estas actividades nos permitirán atraer nuevos usuarios. En este tipo de eventos el promotor de Mercadeo deberá planear previamente al evento, la zona a impactar y los recursos a utilizar e informar sobre su plan al área de mercadeo. El promotor de mercadeo informara a los contratistas ubicados en las zonas de impacto sobre la actividad, pactando con estos el pago de vallas, pasacalles, perifoneos o la compra de premios de media o gran escala para el desarrollo de una actividad más impactante. En caso de solicitar vallas o pasacalles el promotor de Mercadeo realizara la solicitud de los artes al área de Mercadeo con 3 semanas de antelación a la realización del evento. El área de mercadeo se responsabilizara de enviar los artes y la regional coordinara la producción del fondo de eventos o pactando su costo con los contratistas.
9 8
El promotor de Mercadeo será el responsable de comunicar a los contratistas de los puntos de servicio en la zona de influencia sobre la actividad para que estos alerten a sus usuarios una semana antes de su ejecución. Los puntos de servicio en la zona de influencia se decoraran por parte de nuestra fuerza de impulso el día previo a la realización del evento. La actividad se ejecutara haciendo tomas temporales con material publicitario de alto impacto además de volantes y artículos de merchandising de gama baja como llaveros. Los artículos de merchandising de gama baja se signaran principalmente realizando concursos en los cuales se premiara principalmente el conocimiento de nuestra red y sus servicios. Ejemplo: ¿Cuales son nuestros puntos de servicio más cercanos? ¿Cuáles son nuestros principales servicios? ¿Mencione 3 municipios cercanos a los cuales nuestros usuarios pueden hacer giros? ¿En cuántos municipios se encuentra la red de puntos de servicio de Efecty? El día del evento el promotor de Mercadeo coordinara la actividad encaminando a la fuerza de impulso a realizar tomas temporales recorriendo a pie los puntos de servicio entregando información e interceptando a los transeúntes invitándolos a los sorteos que se realizaran en cada uno de los puntos de servicio aspecto que permitirá a nuevos usuarios conocer nuestra red motivados por los obsequios gestionados con cooperación de los contratistas.
Las actividades que exijan un pago para su participación deberán ser comunicadas previamente a su desarrollo al área de mercadeo, enfocándose principalmente en el costo/ beneficio de la participación y la importancia de la misma para el desarrollo de nuestra red de puntos de servicio. Se tendrá como objetivo principal impactar zonas de influencia de puntos de servicio que permitan maximizar el material utilizado como parques, universidades, colegios, zonas comerciales, zonas empresariales etc. En caso de solicitar permisos o autorizaciones para este tipo de actividad se gestionaran directamente por la regional encabezada por el facilitador regional o promotor de Mercadeo y se ejecutaran del presupuesto del fondo de eventos. Aspectos a tener en cuenta en los eventos de desarrollo. El área de Mercadeo procederá a comunicar a las regionales los lineamientos y pasos que se deben cumplir en la actividad de desarrollo por medio del manual de promoción el cual se entregara en un medio magnético a los facilitadores regionales. El presente año el consultor de comercialización de ventas del canal en compañía del facilitador regional y el promotor de mercadeo se reunirán 1 vez al mes para determinar una lista de puntos de servicio que deberán ser impactados con el evento de desarrollo por disminución en sus ingresos, operaciones y/o movilizado asegurando con esto poner un esfuerzo de desarrollo para mejorar la red. Esta base se suministrara 8 días antes de culminar el mes, al área de mercadeo para realizar el respectivo seguimiento de resultados.
El promotor de mercadeo deberá impactar como mínimo el 60% de los PS recomendados por el facilitador regional y el consultor de comercialización de ventas del canal. Los PS escogidos deben estar en la capacidad de desarrollarse y estar estandarizados de acuerdo a las políticas de la compañía. Para realizar la Planeación de los PS a impactar se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos: • Escoger como mínimo el 60% de los PS que la regional recomendó impactar • Identificar la zona y establecer si se debe realizar DESARROLLO PS o DESARROLLO ZONAS DE INFLUENCIA. • En caso de desarrollo de puntos de servicio según y lo permita la cantidad de puntos de servicio en el municipio objetivo se realizaran 2 o más actividades al día. • Identificar los PS que por bajos ingresos o bajo tráfico de usuarios deben ser impactados con la actividad de desarrollo. • Identificar los PS que se ven impactados por la competencia. • Tener en cuenta el historial de Actividad de Desarrollo del PS el cual no podrá superar los 3 meses después del último evento • En red compartida se deberán realizar dos impactos por año. • En red exclusiva y directos se deberán realizar como mínimo cuatro impactos por año. CIUDADES PRINCIPALES.
MUNICIPIOS.
Para ciudades principales se recomienda emplear como mínimo 3 impulsadores (esto varía de acuerdo a la planta de impulso de cada regional). Se debe tener en cuenta el desplazamiento de la planta de impulso los cuales impactaran por día 2 o más PS teniendo en cuenta los siguientes aspectos: - 9:00am a 1:00pm Horario Sugerido Impulsador 1 (Entregara Volantes fuera del PS) Impulsador 2 y 3 (Entregara Volantes en la Zona de Influencia del PS y porte del traje de hombre globo)
Para municipios se emplearan como mínimo 2 impulsadores, el horario de la actividad sugerido es de 9:00am a 1:00pm y 2:00pm a 5:00pm. En ambas jornadas se debe coordinar la entrega de volantes a fuera del PS como también en el caso de desarrollo de zona de influencia.
- 2:00am a 5:00pm Horario Sugerido Impulsador 2 (Entregara Volantes fuera del PS) Impulsador 1 y 3 (Entregara Volantes en la Zona de Influencia del PS y porte del traje de hombre globo)
El Promotor de Mercadeo se encargara de enviar el informe de los eventos ejecutados en el mes, durante la primera semana del siguiente periodo al ejecutado, al Analista mercadeo. El validara el desarrollo del 60% de los PS propuestos por el facilitador regional.
El área de Mercadeo será el responsable de validar el material promocional, y de comunicación para el desarrollo de cada uno de estos eventos.
11 10
Los Informes
El Registro se Realizara de la Siguiente Manera:
Teniendo en cuenta la naturaleza de la actividad. Los informes se desarrollaran y diligenciaran en el formato único de promoción. Este formato permitirá realizar el seguimiento de los eventos y su evolución respecto al inventario ejecutado.
Sección planeación (color azul): esta sección se debe diligenciar con el código del ps, nombre del ps, municipio. Dirección, fecha de expectativa, fecha planeada, Por el responsable de la actividad en la regional y enviarse antes del inicio de la actividad con los puntos validados previamente en coordinación con el área de canales y mercadeo. En caso de necesitar reprogramar eventos se deberán coordinar la modificación de las fechas directamente con el área de mercadeo.
Mercadeo entregara a cada regional un archivo en Excel en donde se relacionara el inventario a utilizar durante el semestre. La regional será la responsable de llevar la evolución de cada evento al día y tener la información disponible para su envió en caso de ser requerido por el área de Mercadeo en cualquier momento del mes. La regional enviara al área de mercadeo durante los últimos 5 días de cada mes la planeación de los eventos a realizar en el siguiente periodo por medio del mismo formato. Para el reporte de resultados la regional deberá enviar al analista de mercadeo en los primeros 5 días de cada mes el respectivo formato por correo electrónico con toda la información diligenciada. El promotor de impulso o la persona a cargo de este evento en la regional será el responsable de reportar los resultados de la ejecución al área de mercadeo centralizándose básicamente en los siguientes 4 aspectos: • • • •
Planeación. Ejecución. Materiales. Resultados en ventas.
Las secciones de Ejecución, materiales y resultados en ventas se deberán enviar diligenciadas durante la primera semana del mes especificando los eventos realizados en el mes inmediatamente anterior, de la siguiente manera: Sección Ejecución (color rojo): esta sección se debe diligenciar con la fecha de ejecución y el número total de participantes impactados por la actividad. Sección Material (color naranja): en esta sección se especificara la cantidad de cada material entregado durante la actividad. Sección resultados (color gris): esta sección se debe diligenciar con el número de pagos y numero de giros logrados durante la actividad en el punto de servicio Los datos en color rojo no deberán ser modificados en ningún caso adicional a esto es importante tener en cuenta el formato de las celdas de fecha los cuales se tiene que manejar de la siguiente manera eje: 01/01/2010 Para referirse al primero de enero del 2010.
1.2 Actividad de Lanzamiento Tornado.
El evento
Los responsables
Este elemento forma parte esencial del desarrollo y lanzamiento de puntos de servicio como en algunos casos de eventos especiales en punto de servicio, en zonas de influencia y en Ferias y Fiestas. El Tornado tiene como objetivo acercar a nuestro segmento objetivo con la marca, generando una experiencia positiva en torno a la prestación de nuestros servicios.
El área de Mercadeo será la responsable de gestionar los materiales y el envió de los mismos a todas las regionales en el inicio de cada semestre.
La Planeación
El área de Mercadeo tendrá a su cargo la comunicación y capacitación de los promotores de eventos o consultores de canales adicional al grupo de impulsadores, los cuales deberán conocer de manera detallada el desarrollo de esta actividad.
El promotor de Mercadeo será el responsable de planear y coordinar la ejecución de los eventos realizados con El Tornado avalados por el facilitador regional.
Esta capacitación se realizara por medio del manual de promoción el cual se entregara por medios magnéticos al facilitador regional para que este la difunda sobre los interesados.
Cada regional informara a el área de mercadeo durante la primera semana de cada mes, los eventos planeados especificando las fechas de ejecución en el formato único de promoción y enviándolo al Analista de Mercadeo.
Todo el material vinculado a esta actividad será responsabilidad de la regional en cabeza del promotor de mercadeo. El inventario de este evento será responsabilidad de la regional como su reporte al área de mercadeo.
13 12
Total por regional
Los Materiales El Área de Mercadeo definirá al inicio de cada semestre el material de merchandising como el material publicitario a utilizar en cada uno de los eventos. El Área de Mercadeo realizara al inicio de cada semestre el envió de un inventario con los elementos de merchandising a emplear por los siguientes 6 meses. Este envió será acompañado del formato único de promoción en el cual se relacionara el inventario a trabajar formulado para descontarse con el registro de las actividades. El responsable de esta actividad en cada regional deberá confirmar en los siguientes 3 días hábiles de la recepción del material, enviando un inventario por correo electrónico al analista de mercadeo. Pasados tres días hábiles, el Área de Mercadeo dará por recibido la totalidad del material y la regional será la responsable de este material. Durante la última semana de cada mes el promotor de Mercadeo, deberá enviar un informe sobre la evolución de su inventario confrontado con el número de eventos realizados, como se profundizara a continuación en informes. El siguiente es el inventario de la actividad:
Merchandising Tornado Cantidad
150 15 15 1500 1000 1000
Detalle
Vaso pitillo Dvd Olla arreocera Llavero Globos blancos Globos amarillos
Vr. Unitario
Total
$ 2.970 $ 445.500 $ 59.500 $ 892.500 $ 41.381 $ 620.715 $ 690 $ 1.035.000 $ 131 $ 131.000 $ 131 $ 131.000
Valor Inventario Por Regional $ 3’255.715
Total por del regional Cuidado material Merchandising In-house
• La cámara de tornado deberá ser transportada con su respectivo guacal de madera,Vr.y embalada Cantidad Detalle Unitario adecuadamente. Total
Boligrafos $ 690 $ 1.380.000 •2000 El Promotor de Mercadeo deberá tener en cuenta las
2500 Llaveros $ 690 $ 1.725.000 respectivas regulaciones sobre actividades publicitarias 1000 Globos blancos $ 131 $ 131.000 de este tipo en el momento de instalar la cámara, 1000 Globos amarillos $ 131 $ 131.000 por lo que se recomienda en lo posible ubicarla dentro del punto sin obstaculizar la entrada al mismo y Valor Inventario Por Regional $ 4’867.000 permitiendo la visibilidad a los transeúntes o de lo contrario realizar la gestión necesaria sobre los respectivos permisos desde la regional con la instancia autorizada
• La regional cubrirá la totalidad de los gastos de em-
balaje de cada uno de los materiales empleados en el evento Tornado.
Merchandising Ferias y Fiestas
• En caso de averías por mala manipulación o daños
sin Total el embalaje indicado, la regional se responsabilizara por la 5000 Aplaudidores $ 500 $ 2.500.000 reposición parcial o total del$material. 1000 Abanicos 500 $ 500.000 1000 Globos blancos $ 131 $ 131.000 1000los Globos amarillos $ 131 • Solo proveedores avalados por el $área131.000 de mer3000 estarán Dulces autorizados a$realizar 25 reparaciones $ 75.000 o cadeo servicio técnico a la cámara del Tornado. Valor Inventario Por Regional $ 3’337.000 Es importante resaltar que la garantía del material está sujeta a que el material no se someta a arreglos o modificaciones por parte de un técnico externo a la casa fabricante.
Los Informes
El Registro se Realizara de la Siguiente Manera:
Teniendo en cuenta la naturaleza de la actividad. Los informes de esta se desarrollaran y diligenciaran en el formato único de promoción.
• Sección planeación (color azul): esta sección se debe diligenciar con el código del ps, nombre del ps, municipio. Dirección, fecha de expectativa, fecha planeada, Por el responsable de la actividad en la regional y enviarse antes del inicio de la actividad con los puntos validados previamente en coordinación con el área de canales y mercadeo. En caso de necesitar reprogramar eventos se deberán coordinar la modificación de las fechas directamente con el área de mercadeo.
Este formato permitirá realizar el seguimiento de los eventos de tornado y su evolución respecto al inventario ejecutado. El Área de Mercadeo entregara a cada regional un archivo en Excel en donde se relacionara el inventario a utilizar durante el semestre. La regional será la responsable de llevar la evolución de cada evento al día y tener la información disponible para su envió en caso de ser requerido por el Área de Mercadeo. La regional enviara al Área de Mercadeo durante los últimos 5 días de cada mes la planeación de los eventos a realizar en el siguiente periodo. Para el reporte de resultados la regional deberá enviar al analista de promoción por correo electrónico en los primeros 5 días de cada mes completando la información enviada en relación a los eventos de planeados en el formato único de promoción.
Cantidad Detalle Unitario producidos por el trasporteVr. del material
El promotor de mercadeo será el responsable de reportar los resultados de la ejecución al Área de Mercadeo centralizándose básicamente en los siguientes 4 aspectos: • Planeación. • Ejecución. • Materiales. • Resultados en ventas.
Las secciones de Ejecución, materiales y resultados en ventas se deberán enviar diligenciadas durante la primera semana del mes especificando los eventos realizados en el mes inmediatamente anterior, de la siguiente manera: • Sección Ejecución (color rojo): ésta sección se debe diligenciar con la fecha de ejecución y el número total de participantes impactados por la actividad Sección Material (color naranja): en esta sección se especificara la cantidad de cada material entregado durante la actividad. • Sección resultados (color gris): esta sección se debe diligenciar con el número de pagos y numero de giros logrados durante la actividad en el punto de servicio. Los datos en color rojo no deberán ser modificados en ningún caso adicional a esto es importante tener en cuenta el formato de las celdas de fecha los cuales se tiene que manejar de la siguiente manera eje: 01/01/2010 Para referirse al primero de enero del 2010.
Merchandising Pago y Giro Cantidad
14
2.400 144 48 48 144 144
Detalle
Esferos Kit Escolar Mp3 DVD Bolsa multiusos Pelotas anti estrés
Vr. Unitario
$ $ $ $ $ $
798 2.700 45.900 49.500 3.750 1.465
Valor Inventario Por Regional
Total
$ 1’915.200 $ 388.800 $ 2’203.200 $ 2’376.000 $ 540.000 $ 210.960 $ 7’631.160
15
Mecánica Del Evento El evento se podrá planear para cualquier día, entre semana o el sábado en caso de los fines de semana. El evento se ejecutara durante media jornada de servicio ya sea mañana o tarde. En caso de puntos únicos en municipios se ejecutara durante toda la jornada El punto de servicio debe ser adornado por los impulsadores o coordinador del evento, con globos Efecty los cuales estarán dentro del inventario general. La cámara deberá ubicarse fuera del punto de servicio si es permitido según las regulaciones para actividades promocionales como esta en el respectivo municipio. O de no ser permitido, dentro de punto de servicio sin obstaculizar el tránsito de los clientes. El consultor de canal deberá convenir anticipadamente con el contratista o punto de servicio, la posibilidad de contar con equipo de amplificación el cual deberá pagarse por el contratista.
Personal
1 Coordinador de evento (Promotor de Mercadeo) 2 impulsadores uniformados con la dotación de impulso.(dependiendo de la planta de impulso de cada regional)
Roles
• Coordinador de evento (promotor de Mercadeo): responsable del tornado. Dentro de sus actividades realizara la planeación logística de los materiales, coordinara el personal adicional, llevara el control del merchandising y los premios y reportara la actividad con el respectivo informe y registro fotográfico. Tendrá a su responsabilidad el entrenamiento y capacitación del impulsador en la entrega de información y resolución de inquietudes del cliente final.
• 5 billetes de 10.000 (obsequio Efecty de merchandising Mug, vaso pitillo) • 3 billetes de 20.000 (premio a gran escala, olla arrocera o reproductor de DVD) • Los billetes de 5.000 no entregaran ningún tipo de premio. • A todos los participantes de la actividad se le obsequiara un llavero marcado con Efecty terminada la actividad. Los impulsadores se encargaran de entregar el merchandising y de diligenciar la planilla de entrega de premios llevando el control puntual como el respectivo registro fotográfico, acompañado del registro de la información en el formato único de promoción para la actividad, el cual será diligenciado por el Promotor de Mercadeo.
• Impulsador: Los impulsadores deberán estar capacitados en la ejecución de la actividad y el proceso logístico previo a la misma como también en condiciones de resolver dudas o inquietudes especificas sobre nuestro portafolio de servicios al cliente final en punto de servicio. Los impulsadores deberán estar bien uniformados a lo largo de todo el evento. Durante todo el evento los impulsadores deberán invitar a cada uno de los participantes a seguir realizando operaciones y conocer todos los servicios prestados en nuestros puntos. El impulsador invitara a todas las personas que realicen operaciones, reciban, envíen o paguen. A participar en la actividad mencionando las reglas del juego en donde se referenciara la siguiente tabla de premios por atrapar billetes:
17 16
2. Eventos Cliente Empresarial
Existen dos clases de eventos In House: eventos especiales y eventos estándar. 1. Eventos Especiale Los eventos especiales se caracterizan por contar con más de 150 asistentes y por la posibilidad de realizar sorteos, promociones o rifas de premios entre las (os) consultores o vendedores que asisten al evento, adicionalmente se realizan en fechas especiales como día del madre, amor y amistad, etc.… Esta actividad se coordinar directamente con el área de Mercadeo y Ventas dependiendo del cliente y de la oportunidad de realizar promociones en fechas especiales por lo tanto no poseen una mecánica fija y permiten la participación de la regional Mercado y Ventas ejecutando fondos de eventos o propios para desarrollo de clientes.
2.1 Eventos In-House El Evento Actividad realizada por iniciativa del cliente empresarial en lugares diferentes al punto de servicio. Las cuales reúnen grupos importantes como consultores (as), vendedores (as). Y constituyen una oportunidad importante para posicionar nuestros servicios. Para esta actividad, la exhibición de marca, la entrega de material publicitario y la experiencia de servicio, se consideran como elementos indispensables en el desarrollo efectivo del cliente empresarial. Para el presente año El área de ventas y Mercadeo enfocaran los eventos enfocándose más en actividades que generen más impacto en cuanto a operaciones. Por esta razón se designara menos material de merchandising como llaveros, globos, etc. Y se incrementara la planeación de eventos haciendo uso eficiente del fondo de eventos y de desarrollo de clientes para construir actividades enfocadas a fidelidad y generar valor traducido a ventas.
2. Eventos Estándar Los eventos estándar se caracterizan por contar con grupos de 30 a 149 asistentes. En estos eventos no se realizaran sorteos ni promociones. No se realizaran eventos con un nivel de asistencia esperado inferior a 30 personas. En estos eventos no se realizan sorteos ni promociones.
La Planeación Toda la planeación deberá ir en coherencia con los planes de desarrollo. La planeación de los eventos in-house estará a cargo del consultor de canales y el facilitador regional y el promotor de Mercadeo. Cada regional informará al área de mercadeo durante la primera semana de cada mes, los eventos planeados con sus respectivas fechas en relación con los planes de desarrollo de los clientes diligenciados en el formato único de promoción (eventos in-house).
En caso de contar con eventos especiales la regional en cabeza de su consultor de negocio, promotor de Mercadeo y facilitador regional coordinara directamente con el área de ventas y mercadeo la planeación y ejecución del mismo con 15 días hábiles de antelación a la fecha.
Los Responsables 1. El área de ventas será la encargada de validar que los eventos a participar estén contemplados en el plan de desarrollo de negocios. 2. El área de Mercadeo será la responsable de gestionar los materiales y el envió de los mismos a todas las regionales en el inicio de cada semestre. 3. El inventario de este evento será responsabilidad de la regional como su reporte al área de mercadeo. 4. El área de mercadeo tendrá a su cargo la comunicación y capacitación de los colaboradores relacionados con esta actividad, garantizando la coherencia de actividades y la correcta exhibición de marca en cada uno de los eventos a participar 5. El promotor de Mercadeo será el responsable de dirigir los eventos in-House como coordinar los preparativos previos y el personal de ser necesario. 6. El consultor de negocios en compañía al Promotor de Mercadeo serán los responsables de proveer la información requerida al área de Ventas y Mercadeo por medio de informes y reportes como se especificara más adelante.
19 18
Total por regional Merchandising Tornado Cantidad
Los Materiales El área de mercadeo definirá al inicio de cada semestre el material de merchandising como el material publicitario a utilizar en cada uno de los eventos. Cualquier elemento utilizado en los eventos in-House deberá ser aprobado previamente por el área de mercadeo. El área de mercadeo realizara al inicio de cada semestre el envió de un inventario con los elementos de merchandising a emplear por los siguientes 6 meses. Este envió será acompañado del formato para eventos in house en donde se relacionara el inventario a trabajar el cual solo se descontara según y se ejecuten eventos. El promotor de Mercadeo en cada regional deberá confirmar en los siguientes 3 días hábiles de la recepción del material, enviando un inventario por correo electrónico al analista de mercadeo. Pasados tres días hábiles, el área de mercadeo dará por recibido la totalidad del material y la regional será la responsable de este material. La regional deberá realizar todos los eventos in house haciendo uso total o parcial del kit de promoción el cual está conformado por los siguientes materiales. • Una carpa Efecty de 2x2 metros • Un stand compuesto por una pared flotante y una mesa bumerán • Dos pendones Efecty • Un dummie de 2x2 metros
Detalle
Vr. Unitario
Total
Durante la última de cada mes el 150 Vaso pitillo semana $ 2.970 $ 445.500 promotor de Mercadeo de cada una de las 15 Dvd $ 59.500 $ 892.500 15 Olla arreocera $ 41.381 $ 620.715 regionales, deberá enviar un informe sobre la 1500 Llavero 690 $ 1.035.000 evolución de su inventario$ confrontado con el 1000 Globos blancos $ 131 $ 131.000 número de eventos realizados, como se pro1000 Globos amarillos $ 131 $ 131.000 fundizara a continuación en informes. Valor Inventario Por Regional $ 3’255.715
El siguiente es el inventario de la actividad: Total por regional Merchandising In-house Cantidad
2000 2500 1000 1000
Detalle
Boligrafos Llaveros Globos blancos Globos amarillos
Vr. Unitario
$ $ $ $
690 690 131 131
Total
$ 1.380.000 $ 1.725.000 $ 131.000 $ 131.000
Valor Inventario Por Regional $ 4’867.000
Cuidado del material • Todo el material del kit de promoción deberá ser
transportado con su respectivo guacal de madera Merchandising Ferias y Fiestas para el dummie y el estand, o embalado adecuadamente en el caso de los pendones y la carpa. Cantidad
Detalle
Vr. Unitario
Total
Aplaudidores $ 500 $ 2.500.000 •5000 En caso de averías por mala manipulación o 1000 Abanicos $ 500 $ 500.000 daños producidos por el trasporte del material sin 1000 Globos blancos $ 131 $ 131.000 el embalaje indicado, la regional se responsabilizara 1000 Globos amarillos $ 131 $ 131.000 por la reposición parcial o total del material. 3000 Dulces $ 25 $ 75.000
• Es importante seguir Por las Regional indicaciones de los Valor Inventario $ 3’337.000 respectivos manuales en el cuidado y limpieza del dummie y stand.
• La regional cubrirá la totalidad de los gastos de
embalaje de cada uno de los materiales empleados en los eventos. Merchandising Pago y Giro
Vr. Unitario Totalde •Cantidad Solo los Detalle proveedores avalados por el área
mercadeo estarán autorizados realizar repara2.400 Esferos $ a 798 $ 1’915.200 ciones técnico al stand o el dummie. 144 o servicio Kit Escolar $ 2.700 $ 388.800 48 Mp3 $ 45.900 $ 2’203.200 48 DVD $ 49.500 $ 2’376.000 144 Bolsa multiusos $ 3.750 $ 540.000 144 Pelotas anti estrés $ 1.465 $ 210.960 Valor Inventario Por Regional
Los Informes
El Registro se Realizara de la Siguiente Manera:
Para eventos in house mercadeo construyo un nuevo formato partiendo del formato único de promoción.
Sección planeación (color azul): esta sección se debe diligenciar nombre del cliente, dirección, lugar, punto móvil, fecha planeada. Por el responsable de la actividad en la regional y enviarse durante los últimos 5 días del mes previo al evento. En caso de necesitar reprogramar eventos se deberán coordinar la modificación de las fechas directamente con el área de mercadeo.
Este formato permitirá realizar el seguimiento de los eventos in house como de la ejecución de material. Mercadeo entregará a cada regional un archivo en Excel en donde se relacionara el inventario a utilizar durante el semestre. La regional será la responsable de llevar la evolución de cada evento al día y tener la información disponible para su envió en caso de ser requerido por el área de Mercadeo.
Las secciones de Ejecución, materiales y resultados en ventas se deberán enviar diligenciadas durante la primera semana del mes especificando los eventos realizados en el mes inmediatamente anterior, de la siguiente manera:
La regional enviara al área de mercadeo durante los últimos 5 días de cada mes la planeación de los eventos a realizar en el siguiente periodo.
• Sección Ejecución (color negro): esta sección se debe diligenciar con la hora y fecha de ejecución, número total de participantes impactados por la actividad.
Para el reporte de resultados la regional deberá enviar al área de mercadeo en los primeros 5 días de cada mes completando la información enviada en relación a los eventos de planeados.
• Sección Material (color amarillo): en esta sección se especificara la cantidad de cada material entregado durante la actividad.
El promotor de impulso o la persona a cargo de este evento en la regional será el responsable de reportar los resultados de la ejecución al área de mercadeo centralizándose básicamente en los siguientes 4 aspectos:
• Sección resultados (color gris): esta sección se debe diligenciar con el número de operaciones realizadas de haber ejecutado punto móvil.
• Planeación. • Ejecución. • Materiales. • Resultados en ventas.
$ 7’631.160
21 20
Mecánica Del Evento El evento se podrá planear para cualquier día entre semana o el sábado en caso de los fines de semana. El evento se ejecutara durante el horario establecido por el cliente. Según la disposición del lugar se empleara a totalidad o parcialmente el kit de promoción. En ambos casos el consultor de negocio realizara un check list incluyendo cada uno de los elementos del kit. El lugar del evento debe ser adornado por los impulsadores o coordinador del evento, con globos Efecty los cuales estarán dentro del inventario general si el cliente lo permite. El consultor de negocios deberá convenir anticipadamente con el cliente la posibilidad de utilizar parcial o totalmente el kit de promoción el cual se deberá montar una hora antes del evento.
Personal 1 Coordinador de evento (Promotor de Mercadeo) 2 Impulsadores uniformados con la dotación de impulso. (dependiendo de la planta de impulso de cada regional)
Roles • Coordinador de evento: responsable de la actividad. Dentro de sus actividades realizara la planeación logística de los materiales, coordinara el personal adicional, llevara el control del merchandising y los premios y reportara la actividad con el respectivo informe. Tendrá a su responsabilidad el entrenamiento y capacitación del impulsador sobre los respectivos convenios y las características de cada cliente teniendo en cuenta como materia prima la información que le provea el consultor de negocios. • Impulsador: Los impulsadores deberán estar capacitados en el manejo de todos los elementos del kit de promoción tanto el stand como el dummie y cada una de las piezas graficas para la exposición de marca. Los impulsadores deberán estar bien uniformados a lo largo de todo el evento.
El promotor de Mercadeo realizará una breve exposición de nuestra marca a las personas del evento. Luego de la presentación, se escuchará a los asistentes, resolviendo dudas e inquietudes que tengan con respecto a los s servicios de Efecty La presentación se realizará haciendo énfasis en los siguientes aspectos: • Quienes somos. • Proceso de pago. • Beneficios. • Puestos de servicio. • Club clientes y amigos. Mercadeo enviará al consultor de negocios las presentaciones preestablecidas. Solo esta presentación será la avalada por mercadeo para el desarrollo de eventos inHouse.
Los impulsadores deberán estar en condición de brindar información de cada uno de los servicios de Efecty. Durante todo el evento los impulsadores deberán invitar a cada uno de los asistentes a realizar operaciones en la red de servicio. Los impulsadores se encargaran de entregar el merchandising y de diligenciar la planilla de entrega de premios.
Presentación de Marca
23 22
3. Otros Eventos
Los Responsables Cada regional en cabeza de su facilitador enviara al área de Mercadeo la Planeación de las actividades de ferias y fiestas que se desarrollaran en el trascurso del año.
gestión, y desarrollo del mismo especificando el presupuesto asignado por regional dentro del cual se incluirá el pago por participación, merchandising, y material grafico.
El área de mercadeo determinara según importancia para la regional la lista de eventos en los que se participara, los cuales se relacionaran en el manual de promoción.
El personal adicional estará a cargo de la regional la cual deberá financiar su contratación con todos los aspectos implícitos, trasporte, dotación, alimentación etc.
Cada regional en cabeza de su facilitador, consultor o promotor de Mercadeo serán los responsables de gestionar la información necesaria sobre el evento con el organizador o comercializador.
Esta planeación debe iniciarse por parte de la regional con 2 meses de antelación a la fecha del evento, permitiendo al área de mercadeo gestionar los materiales requeridos para su desarrollo.
La regional enviara al área de Mercadeo las opciones de participación y los requerimientos de material.
La regional deberá presentar a mercadeo un documento especificando materiales, recursos, fechas y aspectos de logística para crear el portafolio del evento y realizar su ejecución con éxito.
La regional es la responsable de gestionar la contratación, dotación y trasporte, del personal adicional requerido. El inventario de este evento será responsabilidad de la regional como su reporte al área de mercadeo.
3.1 Ferias Y Fiestas.
La Planeación El Evento
Actividad de promoción que busca el posicionamiento de la marca en nuestro segmento objetivo, con la participación de ferias y fiestas tradicionales en Colombia. Logrando como resultado adicional, generar cercanía entre la marca y cada uno de nuestros actuales y potenciales usuarios.
El promotor de Mercadeo o consultor de canales serán los responsables gestionar la información necesaria para la planeación del evento. El área de mercadeo, en base a la información enviada por la regional, elaborara la respectiva planeación del evento y apoyaran la
25 24
1500 1000 1000
Llavero Globos blancos Globos amarillos
$ $ $
690 $ 1.035.000 131 $ 131.000 131 $ 131.000
Valor Inventario Por Regional $ 3’255.715
Total por regional Merchandising In-house
Los Materiales
Cantidad
2000
Detalle
Vr. Unitario
Boligrafos
$
690
Total
$ 1.380.000
El Área de Mercadeo definirá al inicio de cada semestre el material de merchandising a utilizar en estos eventos.
proyectada, este aspecto$ se690 coordinara con el 2500 Llaveros $ 1.725.000 1000 Globos blancos $ 131 $ 131.000 área de mercadeo teniendo en cuenta el pre1000 Globos amarillos $ 131 $ 131.000 supuesto designado.
El Área de Mercadeo realizara el envió de un inventario con los elementos de merchandising requeridos por la regional con 2 semanas de antelación a la fecha del evento.
• • • •
El envió de este material se relacionara con un inventario vía correo electrónico al facilitador y/o promotor de Mercadeo. El responsable de esta actividad en cada regional deberá confirmar en los siguientes 3 días hábiles de la recepción del material, enviando un inventario por correo electrónico al analista de mercadeo. Pasados tres días hábiles, el Área de Mercadeo dará por recibido la totalidad del material y la regional será la responsable de este material. Finalizado el evento la regional enviara al área de mercadeo un informe como se especificara más adelante. Todo el material empleado en el evento deberá ser contabilizado dentro del presupuesto de ejecución planeado asignado previamente en el área de mercadeo. Para la actividad, teniendo en cuenta su naturaleza y la región en donde se desarrolle se contara con algunos de los siguientes elementos. La cantidad de los mismos estará en relación con el despliegue del evento y la asistencia
Valor Inventario Por Regional $ 4’867.000
ABANICOS. GOLPEADORES GLOBOS. VOLANTES
El siguiente es el inventario de la actividad: Merchandising Ferias y Fiestas Cantidad
5000 1000 1000 1000 3000
Detalle
Vr. Unitario
Aplaudidores Abanicos Globos blancos Globos amarillos Dulces
$ $ $ $ $
500 500 131 131 25
Total
$ 2.500.000 $ 500.000 $ 131.000 $ 131.000 $ 75.000
Valor Inventario Por Regional $ 3’337.000
Cuidado del material Merchandising Pago y Giro
• En caso de utilizar el dummie de mercadeo o
material adicional Cantidad Detalle
en calidad de préstamo Vr. Unitario Total de la misma área para las regionales, la regional 2.400 Esferos $ 798 $ 1’915.200 se hará responsable de su cuidado en el mon144 Kit Escolar $ 2.700 $ 388.800 taje Mp3 y des montaje de la$actividad. 48 45.900 $ 2’203.200 48 DVD $ 49.500 $ 2’376.000 144 Bolsa multiusos 3.750 $ de540.000 • Presentadas averías o en$necesidad realizar 144limpieza Pelotas estrés $ 1.465 $ 210.960 o anti mantenimiento del material, la regional costeara este servicio que se deberá Valor Inventario Por Regional autorizado $ 7’631.160 coordinar con el proveedor por el área de mercadeo.
Los Informes Teniendo en cuenta la naturaleza de los eventos de ferias y fiestas los recursos de imagen y video constituirán parte esencial de los informes. La regional enviara en el proceso de planeación una presentación con el objetivo de la participación, las características, y el presupuesto de la misma. Durante la actividad, la regional en cabeza de su promotor de Mercadeo es responsable de recopilar material fotográfico y de video para construir el informe final que se enviara al área de mercadeo. El informe debe tener las siguientes características: 1. Objetivos 2. Logros 3. Resumen del evento 4. Registro fotográfico y video 5. Material empleado 6. Ejecución presupuestal. 7. recomendaciones El reporte final se deberá enviar durante los siguientes 7 días hábiles finalizado el mismo para el respectivo reporte a gerencia de Mercadeo.
• En caso de no ejecutar la totalidad de los
materiales en el evento, la regional deberá prestar servicio de almacenaje mientras se determine por el área de mercadeo la re utilización del mismo.
27 26
Mecánica Del Evento
Personal
Teniendo en cuenta que los eventos de ferias y fiestas son de temática variada dependiendo la regional. El facilitador de la regional deberá gestionar con una antelación mayor a 3 semanas la llegada de materiales publicitarios y merchandising.
El personal para este tipo de eventos se distribuirá de la siguiente manera:
Mercadeo apoyara en eventos de gran envergadura realizando un seguimiento desde la planeación hasta la ejecución. En todos los casos se deberá mantener físicamente una carpeta por parte del área de mercadeo y la regional, con todos los documentos de importancia entre los que se encontraran los comprobantes de pago para participación, copias de los contratos del personal adicional vinculado, artes, copia de los correos de aprobación de negociaciones, fotos de los lugares del evento, lista de contactos del evento con teléfono fijo, celular y correo, permisos por parte de la organización o alcaldías municipales. Etc. Dicha carpeta constituirá el centro de la gestión del evento y el soporte del mismo. Previo al evento la regional y el área de mercadeo realizaran una lista de chequeo determinando los aspectos primarios y secundarios en la ejecución del mismo. Una semana antes del evento la regional se reunirá presencialmente o por teleconferencia con el área de mercadeo para cruzar los resultados y coordinar los últimos aspectos en base a las listas de chequeo.
1. Coordinador de evento regional (Promotor de Mercadeo) 2. Un coordinador de evento del área de mercadeo en caso de que se requiera. 3. Impulsadores, variando entre 2 como mínimo y 8 como máximo en casos de eventos de gran escala. (como se menciono anteriormente el personal adicional será responsabilidad de la regional, tanto su contratación o aspectos intrínsecos a la misma y deberá realizarse según se especifica en el anexo de contratación)
Roles • Coordinador de evento: Responsables de diseñar el plan logístico de ejecución y comunicarlo, capacitando puntualmente a los impulsadores y líderes de grupos en sus actividades. El coordinador deberá manejar el evento y diseñar los planes de contingencia en caso de replantear el desarrollo logístico y comunicarlo a sus impulsadores o líderes de grupos.
• Líderes de grupo: Son impulsadores designados por el coordinador o coordinadores de evento que servirán para direccionar la información y asegurar el cumplimiento de los objetivos en cada uno de los grupos (de necesitarlos) en el desarrollo del evento. • Impulsador: Los impulsadores deberán estar capacitados en la ejecución del plan logístico y conocer a profundidad su rol específicamente en el desarrollo del evento. Los impulsadores deberán estar bien uniformados a lo largo de todo el evento. Durante todo el evento los impulsadores deberán invitar a cada uno de los participantes a seguir realizando operaciones y conocer todos los servicios prestados en nuestros puntos. Los impulsadores se encargaran de entregar el merchandising y divulgar la información acerca de los servicio de Efecty como solucionar las posibles inquietudes por parte de usuarios actuales o potenciales.
El coordinador de evento será el responsable de realizar o designar las personas que recopilaran el material fotográfico o de video.
En todo caso se deberá tener en cuenta antes de ubicar cualquier elemento adicional de publicidad o corporativo las respectivas condiciones y negociadas con la organización o agencia comercializadora.
29 28
3.2 Vuelta a Colombia de Giro Y Pago Instructivo
Expectativa • La promoción permite desarrollar gran parte de nuestra red de puntos de servicio a nivel nacional con ayuda de 2 personajes centrales llamados “Pago y Giro” los cuales invitarán a los usuarios de nuestros servicios a llevarse premios instantáneos por medio de las ruletas que están integradas a los trajes de los personajes.. • La actividad tiene el propósito de cautivar los sentidos de nuestro mercado objetivo, por ello, los personajes contaran con elementos que buscan integrar y convertir a nuestro cliente en personaje central de la actividad, generando cercanía y recordación positiva de nuestra marca.
Mecánica del Evento • El evento se podrá planear para cualquier día entre semana o el sábado en caso de los fines de semana.
Pago
• Se ejecutara el evento por media jornada ya sea mañana de 9am a 12m o tarde de 2pm a 5pm
Giro
• Para la expectativa del evento se empleara un rompe tráficos con su respectiva unidad de empaque. El promotor de Mercadeo deberá realizar el envío teniendo en cuenta los tiempos de entrega del municipio con la intención de mantener el rompe tráficos en el punto durante los tres días previos a la actividad. • Este rompe tráficos se debe armar de ser posible y dependiendo de las condiciones de circulación y seguridad frente al punto de servicio sin obstaculizar el paso de personas, para permitir a los transeúntes interactuar con el elemento. • De no ser posible armar este elemento frente al punto de servicio, deberá ubicarse dentro del mismo sin obstaculizar el paso de los usuarios y permitiendo a estos interactuar con la pieza. • Tres días previos a el evento la regional enviara la pieza del rompe trafico al punto de servicio indicando las instrucciones de armado al contratista o encargado del punto. • Durante estos tres días el Contratista del Punto de Servicio será el responsable del manejo y del buen estado del rompe tráfico.
El Evento La vuelta a Colombia de Pago y Giro es una actividad de promoción que tiene como objetivo el posicionamiento de los servicios de Pago y Giro en toda la red Efecty obteniendo cercanía de marca con nuestro grupo objetivo
• Cada regional contara con un rompe tráficos permitiendo esto realizar expectativas en solo algunos puntos de servicio dependiendo la simultaneidad de los eventos • Adicional a los rompe tráficos el día del evento el punto deberá decorarse con globos como si se realizara una actividad de desarrollo de punto de servicio.
31 30
Personal El personal adicional que requiera esta actividad será asumido por la regional. Los gastos del personal de Efecty deberán manejarse como hasta la fecha, del fondo disponible para eventos. • 1 Coordinador de evento (Promotor de Mercadeo) • 2 personas (1 para vestir el traje de pago y 1 para vestir el traje de giro) • 1 impulsador uniformado con la dotación de impulso (in house o 2 freelance si el punto de servicio es de alto transito dependiendo la planta de impulso de la regional)
Roles • Coordinador de evento (Promotor de Mercadeo): responsable de la actividad. Dentro de sus actividades realizara la planeación logística de los materiales y la expectativa, coordinara el personal adicional, llevara el control del merchandising y los premios y reportara la actividad con el respectivo informe. • Personaje de Pago: interactuara con las personas frente al punto de servicio siendo amigable especialmente con los niños y posibles usuarios. En el momento del sorteo permanecer inmóvil hasta que la ruleta pare totalmente y felicitar a los participantes invitándoles a seguir usando la red de Efecty para realizar pagos y giros en más de 800 municipios y 2000 puntos de servicio en toda Colombia.
Es importante hacer referencia sobre los convenios de pago habilitados para la región en donde esté ubicado el punto de servicio. • Personaje de Giro: Interactuara con las personas frente al punto de servicio siendo amigable especialmente con los niños y posibles usuarios. En el momento del sorteo permanecer inmóvil hasta que la ruleta pare totalmente y felicitar a los participantes invitándoles a seguir usando la red de Efecty para realizar pagos y giros en más de 800 municipios y 2000 puntos de servicio en toda Colombia. Es importante hacer referencia sobre los atributos fácil, oportuno y efectivo en el momento de realizar giros por Efecty. • Impulsador: este invitara a las personas dentro y fuera del punto de servicio a realizar sus pagos y giros por Efecty para participar en la actividad y poder ser ganadores de grandes premios. Al mismo tiempo entregara en compañía del coordinador de evento el premio a los ganadores o participantes registrándolos en una planilla de entrega para el respectivo informe. Conforme y los usuarios realicen sus pagos y sus giros el impulsador invitara a los usuarios de giro a participar con el personaje pago y a los usuarios de pagos a participar con el personaje giro. En casos que la regional lo determine según el punto a impactar y la disponibilidad de presupuesto se podrá contar con 2 impulsadores para apoyar la actividad.
El Sorteo Mecánica de sorteo sugerida 1: • Se le otorgara una oportunidad a cada participante para girar la ruleta con una fuerza mesurada buscando no generar tiempos de espera prolongados para cada participante. • Cuando la ruleta pare totalmente se le otorgara el premio especificado al participante. • En caso que la ruleta no marque de forma clara una casilla se le dará una oportunidad más al concursante. • Si pasadas más de dos horas del evento los premios especificados por evento se agoten se dará por finalizada la actividad. Mecánica sugerida 2: En municipios pequeñas se puede realizar el sorteo de los artículos de merchandising de gama baja y media como llaveros y kit escolar y dejar uno o dos grandes premios para el final de la tarde con la intención de reunir para el cierre un grupo considerable de personas y causar más impacto con la entrega de los premios. Es importante que a esta e sorteo final se le puedan adicionar premios de gama media y alta otorgadas por parte del contratista La distribución de premios por punto de servicio es la siguiente:
• Según y cómo se vallan agotando los materiales el coordinador de la actividad como el impulsador o impulsadores les comunicaran a los participantes la disponibilidad de los premios. • Finalizada la actividad el coordinador en compañía del impulsador deberán empacar los trajes en su unidad de embalaje realizando un check list sobre cada uno de sus accesorios y partes. • El coordinador dispondrá del rompe tráficos para su envío al siguiente punto a impactar.
Los Responsables • El área de mercadeo será responsable de capacitar a los Promotores de Mercadeo con el manual de promoción en la correcta ejecución de esta actividad, desde la planeación del evento, caracterización de los personajes de pago y giro el envió de de merchandisig y materiales en general propios de la actividad. • Los facilitadores regionales serán los responsables con sus respectivos promotores de Mercadeo en validar los puntos de servicio a impactar los cuales serán comunicados al área de mercadeo con el respectivo formato único de promoción 5 días antes de iniciar cada mes.
Dvd y Mp3: máximo 1 unidad de cada uno con preferencia. Kit escolares: máximo 4 kits por evento Bolsas multiusos: máximo 4 por evento Pelotas anti estrés: máximo 4 por evento Bolígrafos: para todos los participantes que no sean ganadores de premios en la ruleta.
33 32
Merchandising Tornado Cantidad
150 15 15 1500 1000 1000
• La regional es la responsable de la contratación del personal requerido para la óptima ejecución de la actividad, adicionalmente de disponer el presupuesto necesario para el transporte y la alimentación del personal. • El promotor de Mercadeo será el responsable por la ejecución de la actividad como el reporte continuo de los resultados al área de mercadeo y el estado de los elementos empleados en Pago y Giro.
La Planeación • • El área de mercadeo enviaran la lista de puntos de servicio como base para la actividad. Cada regional validara 70 puntos de la lista para ser impactados durante el primer semestre del año 2010. • Seleccionados los 70 puntos de servicio a impactar, cada regional enviara al área de Mercadeo la planeación en el formato único de promoción diligenciando el espacio determinado para la planeación y especificando las respectivas fechas como datos de preponderancia. Esta planeación constituirá para la regional como su plan maestro de Promoción en dicha actividad y deberá ser enviado antes de iniciar la actividad al área de mercadeo con una semana de antelación al inicio de cada mes.
Los Materiales • El área de mercadeo aprobara el material de merchandising para la actividad teniendo en cuenta la dimensión de la regional como la capacidad de su fuerza de impulso. • El área de mercadeo será la responsable de despachar el respectivo material al inicio de cada actividad programada semestralmente. • El coordinador de la actividad en cada regional deberá confirmar en los siguientes 3 días hábiles de la recepción del material, enviando un inventario por correo electrónico al analista de mercadeo. • Pasados tres días hábiles, el área de mercadeo dará por recibido la totalidad del material y la regional será la responsable de este material. • El área de Mercadeo enviara a cada regional al inicio de la actividad el formato único de promoción con el respectivo inventario cargado que solo se descontara con cada uno de los eventos registrados y realizados. • El consultor de canales o promotor de eventos deberá pactar con antelación con el contratista la posibilidad de que este colabore con 2 o más premios los cuales deberán ser comprados por el contratista y no superar los $100.000 pesos para todos los artículos cedidos. Se debe recomendar comprar alguno de los siguientes artículos:
Detalle
Vaso pitillo Dvd Olla arreocera Llavero Globos blancos Globos amarillos
Vr. Unitario
Total
$ 2.970 $ 445.500 $ 59.500 $ 892.500 $ 41.381 $ 620.715 $ 690 $ 1.035.000 $ 131 $ 131.000 $ 131 $ 131.000
- Artículos para el hogar como juegos de Valor Inventario Por Regional $ 3’255.715 vasos, pequeños electrodomésticos como licuadoras, procesadores de alimentos, baterías ollas, especieros, Total por de regional juegos de recipientes, etc. Merchandising In-house
- Artículos de deporte como balones de Unitario Total fútbol,Detalle baloncesto,Vr.carpas para camping, 2000etc. Boligrafos $ 690 $ 1.380.000 Cantidad
2500 Llaveros $ 1000 Globos blancos $ - Artículos dotación 1000 Globosde amarillos $
690 131 para 131
$ 1.725.000 $ 131.000 la$ temporada 131.000
escolar como maletas, cartucheras, Valor Inventario Por Regional 4’867.000 maletines, loncheras, termos,$ vaso pitillos etc.
• El promotor de Mercadeo deberá pactar con antelación con el contratista la disponibilidad de amplificación en la cual se pasaran las cuñas y se realizara la convocatoria por el Promotor de Mercadeo. Merchandising FeriasEly pago Fiestasde este servicio estará a cargo del Contratista del Cantidad Vr. Unitario Total punto de Detalle servicio.
5000 Aplaudidores $ 500 $ 2.500.000 1000 Abanicos $ 500 $ 500.000 • Mensualmente el Promotor de Mercadeo en 1000 Globos blancos $ 131 $ 131.000 cada una de las regionales, deberá enviar un 1000 Globos amarillos $ 131 $ 131.000 informe 3000 sobre Dulces la evolución $ de 25 su $inventario 75.000
confrontado con el número de eventos realizados, Inventario Por Regional $ 3’337.000 como se Valor profundizara a continuación en informes. El siguiente es el inventario de la actividad: Merchandising Pago y Giro Cantidad
2.400 144 48 48 144 144
Detalle
Esferos Kit Escolar Mp3 DVD Bolsa multiusos Pelotas anti estrés
Vr. Unitario
$ $ $ $ $ $
798 2.700 45.900 49.500 3.750 1.465
Valor Inventario Por Regional
Total
$ 1’915.200 $ 388.800 $ 2’203.200 $ 2’376.000 $ 540.000 $ 210.960
Cuidado del material • Cada uno de los trajes vienen dotados de una batería
para la cual se entregara el respectivo cargador el cual debe conectarse a la batería 4 horas el día anterior del evento.
• Los ttrajes vienen con 2 botones para activar y desactivar ya sea la ruleta frontal o la sirena ubicada en el casco. Los personajes deben prender y apagar estos dispositivos en los momentos del sorteo o realizando la convocatoria para llamar la atención. • Se proveerá para cada personaje, un dispositivo para realizar sonidos el cual cumple la función de aumentar la expectativa del participante cuando se encuentre girando la ruleta y llamar la atención de los transeúntes en el exterior del punto. Es importante que estos dispositivos no sean activados a una distancia menor de 50 cm de los oídos de cualquier persona. • Cada uno de los materiales se diseñaron para ser trasportados y empacados correctamente en su unidad de embalaje. Este material tendrá un mantenimiento pasados los primeros tres meses de la actividad. Este mantenimiento cubre básicamente defectos de fábrica o deterioro por uso adecuado. • En caso de reportar daños por mal uso de las piezas, averías o pérdidas, la regional se hará responsable de gestionar las reposiciones o reparaciones directamente con el proveedor. • Se recomienda lavar los trajes de licra después de cada actividad con agua y jabón suave. La licra por ser de mayor calidad tiene un tiempo de secado de 3 horas. Es importante seguir las instrucciones de lavado: • No utilizar blanqueadores ni jabones fuertes • No Planchar • No emplear disolventes para quitar manchas.
$ 7’631.160
35 34
Los Informes
El Registro se Realizara de la Siguiente Manera:
Como novedad del año 2010 para las actividades de promoción se implementara un formato para gran parte de las actividades con la intención de evitar el reproceso de información y tener compilado todos los resultados de cada una de las actividades a través del tiempo.
• Sección planeación (color azul): esta sección se debe diligenciar con el código del ps, nombre del ps, municipio. Dirección, fecha de expectativa, fecha planeada, Por el responsable de la actividad en la regional y enviarse antes del inicio de la actividad con los puntos validados previamente en coordinación con el área de canales y mercadeo. En caso de necesitar reprogramar eventos se deberán coordinar la modificación de las fechas directamente con el área de mercadeo.
Mercadeo entregara a cada regional un archivo en Excel en el cual se encontrara relacionado el inventario. La regional será la responsable de llevar la evolución de cada evento al día y tener la información disponible para cuando el área de mercadeo la requiera. Solo se relacionara un solo archivo por regional y deberá ser enviado al área de mercadeo en los primeros 5 días de cada mes diligenciado a su totalidad. No se permitirá modificar la planeación previa del evento, encaso de necesitar reprogramar una actividad se deberá relacionar más adelante para su correcta ejecución. El promotor de impulso o la persona a cargo de este evento en la regional será el responsable de reportar los resultados de la ejecución al área de mercadeo centralizándose básicamente en los siguientes 4 aspectos: • Planeación. • Ejecución. • Materiales. • Resultados en ventas.
Las secciones de Ejecución, materiales y resultados en ventas se deberán enviar diligenciadas durante la primera semana del mes especificando los eventos realizados en el mes inmediatamente anterior, de la siguiente manera: • Sección Ejecución (color rojo): esta sección se debe diligenciar con la fecha de ejecución y el número total de participantes impactados por la actividad. • Sección Material (color naranja): en esta sección se especificara la cantidad de cada material entregado durante la actividad. • Sección resultados (color gris): esta sección se debe diligenciar con el número de pagos y numero de giros logrados durante la actividad en el punto de servicio. Los datos en color rojo no deberán ser modificados en ningún caso adicional a esto es importante tener en cuenta el formato de las celdas de fecha los cuales se tiene que manejar de la siguiente manera eje: 01/01/2010 Para referirse al primero de enero del 2010.
37 36
Anexos Formato único de promoción PS (PAGO Y GIRO , LANZAMIENTO, DESARROLLO) Formato de eventos in-House
Rutas o enlaces de interés http://efecbta14/capital_intelectual/c_relacional/Comunicacin%20y%20Promocin/Forms/AllItems. aspx
Formato de eventos in-House
Formato 煤nico de promoci贸n PS (PAGO Y GIRO , LANZAMIENTO, DESARROLLO)
www.efecty.com.co