PROGRAMA ESTRELLA MEJORAMIENTO DE LO EVIDENTE
PROGRAMA DE LAS 5 S´ Es una herramienta de Mejoramiento Continuo conocida como Solucionando lo Evidente.
Mediante la aplicación de unos principios se involucra a toda la organización en la obtención de diferentes niveles de eficiencia, que van desde la eliminación de elementos innecesarios hasta la formación de hábitos que trascienden el campo laboral.
OBJETIVO DE LA METODOLOGÍA Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza
Nuestro puesto de trabajo
Lugar agradable en el que podamos realizar nuestras labores eficientemente
SEIRI Descartar: Busca identificar en cada sitio de trabajo y espacios comunes los elementos que son útiles, reciclables o reutilizables para el desempeño de las labores, eliminando lo inútil. SEITON Organizar: Consiste en organizar todos los elementos necesarios en el sitio de trabajo de forma tal que permitan su uso inmediato. SEISO Limpiar: Consiste en identificar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los elementos se encuentren siempre en buen estado.
SEIKETSU Bienestar por lo alcanzado y gusto por mantenerlo : Consiste en mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S", evitando que se llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada. SHITSUKE Disciplina y autocontrol : Consiste en trabajar permanentemente con las normas establecidas, haciendo del orden y la limpieza un hábito diario.
ELEMENTOS DEL PUESTO DE TRABAJO 1. Equipo de Cómputo –Parlantes 2. Carpetas de Uso Frecuente 3. Teléfono 4. Calendarios 5. Cosedora 6. Portalápices 7. Correspondencia entrada 8. Correspondencia salida 9. Post – it (uso frecuente) 10.Perforadora 11.Cajas de Clips (ubicación frente al teclado si aplica) 12.Agenda 13.Objeto Especial Sencillo (uno solo) 14.Portapapel - Revistero 15.Botella con tapa para el agua
DESCARTAR (Seiri)
1
Defina el material que se produce en la oficina
2
✔
Separe lo que es útil de lo que no lo es!
3
✔
Elimine lo excesivo y defina un lugar definitivo para lo necesario
4
Habilitar zonas de almacenamiento para materiales necesarios e innecesarios.
5
Deseche la basura y recicle.
✔
ORGANIZAR (Seiton)
1
Asignar un lugar a cada objeto, documento, etc.
2
Identifique y use marcas si se requiere (nivel máximo y mínimo)
3
Ubique los objetos en orden lógico.
4
Determine según el área, que debe haber en cada puesto, sobre el escritorio, en zonas comunes. Analice la necesidades de orden, en función de las cantidades y la frecuencia de uso.
LIMPIAR (Seiso)
1
Seguir el programa de limpieza según rutina.
2
Recoja los residuos, generados en su actividad, recicle todo lo que sea posible.
3
Identifique: fuentes de suciedad, lugares de difícil limpieza, piezas deterioradas o dañadas.
4
Elimine, aislé, limpie fuentes Suciedad, ejecute mantenimiento.
5
Limpiar lo que se va a usar antes de trabajar.
Antes de salir dejar todo ordenado y limpio como se requiere encontrar al dĂa siguiente: tirar desperdicios (vasos, hojas de reciclado total, etc.).
6
7
Utilizar los sitios y recipientes indicados para los desperdicios y residuos (papel, cartĂłn, plĂĄstico y vidriovidrio-vacos vacos--).
8
No consuma alimento en su puesto de trabajo, use las zonas de snaks snaks,, los recipientes de las dependencias no deben contener residuos orgรกnicos orgรกnicos..
9
Haga de los puntos anteriores un hรกbito.
BIENESTAR Y GUSTO POR LO ALCANZADO (SEIKETSU))
1 2
Mantenga lo alcanzado, no retroceda, ni se engañe Verifique condiciones de riesgo, genere hábitos y establezca acciones
3
Verifique y mejore los hábitos posturales en puestos de trabajo
4
Cumplir el plan de manejo de residuos sólidos parte del PIGA.
Cuello girado para ver monitor
Altura monitor diferente a la de la cabeza
Cabeza en alto
Ojos mirando al frente la mayor parte del tiempo.
Monitor aproximadamente a la altura de la vista y a un brazo de distancia.
Hombros relajados Espalda recta y con apoyo
Angulo del teclado genera ángulo inapropiado en muñecas
Espalda sin soporte del respaldo
Manos alineadas con el antebrazo
Material de referencia en posición de fácil consulta
Posición demasiado lejos del mouse crea tensión en el hombro
Pies sin apoyo firme en el piso Asiento con exceso de presión en parte baja de piernas
Presión moderada en el frente del asiento
Pies firmemente apoyados
DISCIPLINA Y AUTOCONTROL (SHITSUKE)
DISCIPLINA Y AUTOCONTROL Obtener las primeras cuatro estrellas. Divulgar en la dependencia las fotos del antes y el después. Definir los lineamientos y divulgarlos respecto a las actividades que la dependencia realizará de forma tal que, se verifique la continuidad del programa. Establezca cuales son los espacios de uso con las dependencias cercanas y acuerde las pautas correctas para su uso. Recuerde que las zonas de recepción, sala de espera, pasillo, baños, zona de snack, cafetería y archivo son parte integral. El 100% de los funcionarios deberá demostrar sus buenos hábitos y compromiso.
PLAN DE ACCION
1. Capacitaci贸n de los funcionarios administrativos sobre el programa 2. Evaluaciones semanales por Principio, hasta cumplir las cinco fases fases..
METODOLOGIA
DE EVALUACION
PLAN DE ACCION 1. DIAGNOSTICO DE INSTALACIONES (REGISTRO FOTOGRAFICO) 2. CAPACITACIÓN POR COLEGIO EN ORDEN Y ASEO 3. CUMPLIR CON LAS FECHAS DE EVALUACION ASIGNADAS PARA EL COLEGIO Y COORDINAR ACTIVIDADES
DIAGNOSTICO! Evaluaci贸n diagn贸stica: 1. Diagn贸stico Instalaciones
=
EVALUACION Existen dos instancias para la presentación de resultados: PREVIO A LA IMPLEMENTACIONIMPLEMENTACION- PARA SABER EL ESTADO INICIAL POR PRINCIPIO
EVALUACIONES SEMANALES Los principios de “Orden y Aseo” serán evaluados una vez se inicia la implementación de forma semanal por el Grupo de Sostenibilidad y Mejoramiento de Procesos.
REGISTRO
Código: XXX
Título: Programa Estrella - Mejoramiento de lo Evidente -
Seguimiento y Evaluación del Primer Principio: Descartar DEPENDENCIA
RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO
Cód Dependencia-Archivo
Despacho
HDH
200 MES:
Item
ACTIVIDAD
S1
1
3
4
5
6
E L E M E N T O S D E T R A B A JO
Fecha: Han centralizado el uso de los elementos de trabajo y cuenta con los necesarios para satisfacer la actividad de cada puesto de trabajo De los archivadores de la dependencia se han retirado elementos e información que no se requiere para el desempeño de las funciones Se seleccionaron y se retiraron los documentos, carpetas, libros, hojas sueltas que se encontraban sobre el escritorio. Ha seleccionado los archivos necesarios del disco duro y eliminado archivos desactualizados y no útiles De las carteleras, señales y avisos se ha descartado información innecesaria desactualizada y no institucional.
OBSERVACIÓN
S2 Fecha:
OBSERVACIÓN
S3 Fecha:
OBSERVACIÓN
S4 Fecha:
1
3
4
4
1
4
4
4
1
2
4
4
1
3
4
4
1
2
4
4
OBSERVACIÓN
2. EVALUACION DE TRES “S” Los resultados semanales serán presentados para cada dependencia evaluada, en un semáforo que dependiendo del avance por principio estará en rojo, amarillo o verde. REGISTRO
Código: 04
Título: Programa Estrella - Mejoramiento de lo Evidente -
Control y Evaluación de los Principios DEPENDENCIA
Cód Dependencia-Archivo
#N/A ITEM
PRINCIPIO
PUNTAJE LOGRADO
1
DESCARTAR
3,55
2
ORGANIZAR
3,46
3
LIMPIAR
2,00
RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO
#N/A LOGROS OBTENIDOS
SUGERENCIAS
ELEMENTOS DE TRABAJO, LOCACIONES, EQUIPOS Y MANEJO DE RESIDUOS 0
No ha iniciado
1
Apenas inicia
2
Lleva un 50% realizado
3
Lleva un 80% realizado
4
Totalmente terminado PERSONAS GRUPAL
0
Ningún puesto de trabajo cumple
1
el 20% de los puestos de trabajo cumplen
2
el 40% de los puestos de trabajo cumplen
3
el 60% de los puestos de trabajo cumplen
4
el 80% o más de los puestos de trabajo cumplen
El resultado inicial es deficiente, el colegio determinar谩 su desarrollo dependiendo de sus prioridades de acci贸n ITEM DE EVALUACION ELEMENTOS DE TRABAJO LOCACIONES EQUIPOS BASURAS PERSONAS
PUNTAJE INICIAL 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0
META 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5
PASOS PARA LA EVALUACIÓN La primera semana se evaluará “Descartar, Organizar y Limpiar”: Allí se evaluarán las principales medidas que deben tomar los colegios a fin de eliminar lo innecesario en los puestos de trabajo. Las variables: Elementos de trabajo, Locaciones, Equipos y Manejo de Residuos Personas Se evaluarán de forma grupal.
•IMPLEMENTACION DE LA HERRAMIENTA DE LAS 5 "S"
Implementación de los Principios: “Descartar” “Organizar” “Limpiar” “Bienestar y Gusto por lo Alcanzado” “Disciplina y Autocontrol”
GRACIAS