Administração Patrimonial by Cengage Brasil

ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL

Administração Apresentação Patrimonial

Apresentação Um conteúdo objetivo, conciso, didático e que atenda às expectativas de quem leva a vida em constante movimento: este parece ser o sonho de todo leitor que enxerga o estudo como fonte inesgotável de conhecimento. Pensando na imensa necessidade de atender o desejo desse exigente leitor é que foi criado este produto voltado para os anseios de quem busca informação e conhecimento com o dinamismo dos dias atuais. Com esses ideais em mente, nasceram os livros eletrônicos da Cengage Learning, com conteúdos de qualidade, dentro de uma roupagem criativa e arrojada. Em cada título é possível encontrar a abordagem de temas de forma abrangente, associada a uma leitura agradável e organizada, visando facilitar o aprendizado e a memorização de cada disciplina. A linguagem dialógica aproxima o estudante dos temas explorados, promovendo a interação com o assunto tratado. Ao longo do conteúdo, o leitor terá acesso a recursos inovadores, como os tópicos Atenção, que o alertam sobre a importância do assunto abordado, e o Para saber mais, que apresenta dicas interessantíssimas de leitura complementar e curiosidades bem bacanas, para aprofundar a apreensão do assunto, além de recursos ilustrativos, que permitem a associação de cada ponto a ser estudado. Ao clicar nas palavras-chave em negrito, o leitor será levado ao Glossário, para ter acesso à definição da palavra. Para voltar ao texto, no ponto em que parou, o leitor deve clicar na própria palavra-chave do Glossário, em negrito. Esperamos que você encontre neste livro a materialização de um desejo: o alcance do conhecimento de maneira objetiva, concisa, didática e eficaz. Boa leitura!

Administração Prefácio Patrimonial

Prefácio Todo patrimônio necessita ser bem cuidado. Isso envolve um critério apurado de administração de tudo o que pode ser considerado, de fato, patrimônio. Mas, afinal, o que é patrimônio? Patrimônio é o conjunto de bens dotados de valor econômico pertencente a uma pessoa física ou jurídica. Percebe-se que o conceito de patrimônio é bem objetivo. E o que é administração? Ou o ato de administrar? Trata-se de um questionamento cuja resposta pode alcançar liames um tanto quanto subjetivos. Diante dessa realidade, existe a preocupação em entender o que pode atender à definição de administração desmembrando, para tanto, outros conceitos e entendimentos a fim de que um denominador comum possa ser alcançado. Essa é a proposta do material didático sobre Administração Patrimonial, desenvolvido especialmente com a finalidade de levar ao leitor algumas respostas. Nessa busca, o leitor encontrará a abordagem de temas importantes na Unidade 1, tais como a administração de recursos, os conceitos de material de consumo e material permanente, a importância da compreensão do que é tombamento e seu reflexo num determinado bem patrimonial, carga e inventário patrimonial. Na Unidade 2, é dado o enfoque a importantes atos como doação, compra, permuta, locação, compra entre outros, além de assuntos relacionados às formas de planejamento da administração patrimonial. Através da Unidade 3, recebemos uma importante aula sobre o controle patrimonial. Finalmente, na Unidade 4, temos a abordagem dos principais aspectos contábeis relevantes para a administração patrimonial. O patrimônio, além de ser bem defendido, deve, também, ser bem administrado para que não pereça no tempo. Esperamos que este material forneça subsídios para o entendimento necessário do assunto. Bons estudos.

Unidade 1 – Administração patrimonial

UNIDADE 1 ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL Capítulo 1

Administração, 10

Capítulo 2

Administração de Recursos, 12

Capítulo 3

Recursos Patrimoniais, 14

Capítulo 4

Inventário de bens patrimoniais, 20

Capítulo 5 Codificação, 22

Glossário, 27

Administração Patrimonial

1. Administração Desde as mais antigas sociedades, o homem precisou se organizar em comunidades. Somos seres sociais por natureza e, sendo assim, nos articulamos para chegar a um objetivo comum. A palavra administração vem do latim administratione, que é a junção do ad, que significa direção, tendência para, e minister, que quer dizer subordinação ou obediência. Esse foi o conceito inicial: realizar uma função sob o comando de alguém, prestar serviço a uma pessoa.

A administração moderna iniciou-se com a revolução industrial. Nesse período, houve uma grande transformação na sociedade, na política, na economia e, principalmente, nas empresas. As empresas cresciam de forma rápida e desorganizada, na base do improviso e “achismo”. Muitas empresas surgiam a todo o momento e verificou-se uma grande concorrência entre elas. As empresas precisavam de eficiência e produtividade para não sucumbir às empresas ao redor. Com isso, o sentido da administração mudou completamente.

TENÇÃO! A administração é uma ciência social voltada para as melhores práticas em uma organização. É conhecer os objetivos das empresas e desenvolver ações para chegar a estes objetivos utilizando seus pilares como planejamento, organização das atividades, controle e direção.

Unidade 1 – Administração patrimonial

A administração é fundamental na sociedade moderna e necessita das habilidades técnicas, humanas e conceituais para enfrentar as dificuldades do dia a dia. Dentre suas funções, o administrador precisa saber onde a empresa quer chegar, fixar objetivos e planejar–se para atingi-los, além de conhecer e entender os problemas que a organização pode enfrentar durante essa trajetória. Os recursos necessários, sejam eles financeiros tecnológicos ou humanos, também precisam ser devidamente alocados para que a estratégia funcione. E na administração das organizações deve-se considerar o capital humano, pois é com as pessoas e através delas que uma empresa vive. Saber liderar, organizar e motivar seus funcionários é vital para o sucesso. Serão as pessoas que lidarão diretamente com o patrimônio das empresas. Quadro 01: Pilares da Administração

PILARES DA ADMINISTRAÇÃO

Planejamento Organização Direção Controle

As empresas hoje passam por mudanças em todas as áreas de atuação. A possibilidade de uma empresa crescer em novos mercados, antes ignorados pelas fragilidades logísticas, aumentou consideravelmente. Por outro lado, a concorrência ficou mais acirrada com o mundo altamente dinâmico e globalizado. Novas tecnologias abrem as fronteiras do mundo para o comércio, mais conhecimento e maior eficiência. A tecnologia ajudou a melhorar processos, visualizar falhas e corrigi-las mais rapidamente. Com isso, as empresas têm agora mais visibilidade e sendo mais conhecidas, aumentam a lembrança da sua marca ou produto. Por outro lado, qualquer deslize será rapidamente conhecido por todos. Uma sociedade baseada na informação, em tecnologia sofisticada, com uma economia maior e em escala global, em que as pessoas têm múltiplas opções de produtos/serviços semelhantes, a administração está constantemente em modificação. Cada vez mais as empresas precisam ser versáteis e aperfeiçoar suas vantagens competitivas utilizando conhecimento, perspectiva e atitude.

Administração Patrimonial

2. Administração de Recursos Hoje em dia não temos mais recursos abundantes como antigamente. As organizações, tanto as privadas com as públicas, precisam administrar com recursos cada vez mais escassos e extrair o de melhor em cada recurso disponível. O conceito amplamente utilizado para designar recurso é tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo. Em cada setor um recurso pode ter uma importância diferente. No caso de uma empresa de e-commerce como a Amazon.com, o recurso tecnológico da internet é vital para o seu funcionamento como em uma universidade o capital humano é imprescindível para as aulas presenciais. Através do melhor aproveitamento dos recursos disponíveis é que as empresas podem desenvolver estratégias e obter vantagem competitiva. Quadro 02: Recursos de uma organização.

RECURSOS

Capital

Materiais

Patrimoniais

Humanos

Tecnológicos

As empresas possuem diversos tipos de recursos disponíveis para chegar ao seu objetivo. Os cinco grandes grupos de recursos são: 1) capital: parte financeira da empresa. Recurso mais fácil de ser observado, pois é através dele que compramos, inclusive, novos recursos. São ativos que possuem certo grau de liquidez. Através de suas operações internas, as organizações obtêm seus recursos financeiros para sua continuidade; 2) materiais: são os recursos que a empresa utiliza para suas operações. Sua administração enquadra desde a identificação dos fornecedores, compra do bem, o recebimento, transporte e acondicionamento até a armazenagem quando o produto está acabado; 3) patrimoniais: objeto de nosso estudo. São os recursos imobilizados que a empresa possui para o seu pleno funcionamento, lidando com a conservação, manutenção, reparo e demais necessidades;

Unidade 1 – Administração patrimonial

4) humanos: são as pessoas da organização. É com elas e através delas que as empresas vivem. Recrutar, treinar, motivar e remunerar fazem parte da administração dos recursos humanos. Em uma universidade temos os professores como o recurso primordial para os cursos presenciais. Assim como em qualquer empresa de serviços o capital humano é vital para a “produção” dos serviços; 5) tecnológicos: fator de produção essencial nos dias atuais. Ajuda a desenvolver as operações no dia a dia da organização, aumentar a produção com mais eficiência, melhorar a comunicação interna e externa, melhorar os canais de venda etc. Está presente em todos os departamentos de uma organização. Os recursos podem ainda ser classificados como tangíveis e intangíveis. Os recursos tangíveis são aqueles que podem ser tocados, possuem essência física, como terrenos, automóveis, máquinas etc. São conhecidos também como bens corpóreos e podem ser desmembrados como:

• recursos financeiros (seu capital); • recursos organizacionais (suas estruturas formais de funcionamento); • recursos

físicos (suas instalações físicas e os equipamentos; centros de distribuição e estoque de produtos);

• recursos tecnológicos (tecnologia disponível, patentes industriais, registro de marcas). Já os recursos intangíveis não podem ser tocados. Conhecidos como bens incorpóreos, são considerados fontes superiores de capacidade de competências essenciais. Alguns exemplos de recursos intangíveis são:

• recursos

humanos (conhecimento, confiança, habilidade, trabalho em

equipe);

• recursos

de inovações (ideias, capacitações científicas, capacidade de

inovação);

• recursos relacionados à reputação (marca, qualidade percebida, confiança no produto). Dificilmente os concorrentes conseguem imitar os recursos intangíveis de uma organização. Por isso, cada vez mais, as empresas preferem depender destes recursos a recursos tangíveis.

Administração Patrimonial

Reunião de brainstorm que permite que o grupo lance ideias, sugestões e que colaborem entre si. A “tempestade de ideias”, como o brainstorm é conhecido, é um exemplo de recurso intangível.

3. Recursos Patrimoniais Quadro 03: Recursos patrimoniais

RECURSOS

Capital

Materiais

Patrimoniais

Humanos

Tecnológicos

Instalações

Equipamentos

Prédios, terrenos

Patrimônio é o conjunto de bens e direitos dotados de valor econômico que pertence a uma empresa ou pessoa física.

Unidade 1 – Administração patrimonial

Os recursos patrimoniais são as instalações, máquinas, equipamentos, edifícios, veículos utilizados no dia a dia da operação da empresa. Quando se trata de patrimônio público, as Normas Brasileiras de Contabilidade os definem como: “(...) o conjunto de bens e direitos, tangíveis ou intangíveis, onerados ou não, adquiridos, formados ou mantidos com recursos públicos, integrantes do patrimônio de qualquer entidade pública ou de uso comum, que seja portador ou represente um fluxo de benefícios futuros inerentes à prestação de serviços públicos”. Ainda no mesmo âmbito, a Lei n. 4.717, de 29.6.65, define patrimônio público, em seu artigo primeiro, parágrafo primeiro, como o conjunto de bens e direitos de valor econômico, artístico, estético, histórico ou turístico, pertencentes aos entes da administração pública direta e indireta.

TENÇÃO! Nas entidades públicas, os bens patrimoniais são tratados de forma mais complexa do que nas empresas, com regulamentos internos específicos e amplos, e deveres e obrigações dos servidores que são responsáveis pela área ou pelo servidor que se utiliza de tais bens.

Classificação dos Bens Os bens podem possuir diversas subdivisões de acordo com as necessidades do grupo de interesse. Entre as mais comuns encontramos as seguintes classificações:

• quanto à sua escassez (livres ou econômicos); • quanto à sua realidade física (materiais ou serviços) • quanto à sua função (bens de consumo ou de produção); • quanto à sua duração (duráveis ou não duráveis); • quanto à sua origem (naturais ou transformados); • quanto às suas relações recíprocas (bens concorrentes ou complementares). Os bens patrimoniais também podem ser divididos em dois grandes grupos: os bens móveis e os bens imóveis. Os bens móveis, também conhecidos como equipamentos são, por exemplo, as máquinas utilizadas para as operações, os veículos, as ferramentas especiais, os servidores e computadores, os móveis, os geradores etc. Já os bens imóveis, como o nome já diz, são os prédios, os terrenos, as instalações e as jazidas. Além destas classificações, que são as mais conhecidas, temos outras formas de se classificar um bem:

Administração Patrimonial

a) tangíveis e intangíveis – os tangíveis (o que se pode tocar), também conhecidos como corpóreos, podem ser as máquinas e equipamentos, por exemplo. Os intangíveis (que não possuem uma forma identificável) são conhecidos como incorpóreos, podendo ser citadas como exemplos as patentes e direitos autorais; b) fungíveis e infungíveis - os bens podem ser classificados por sua fungibilidade, ou seja, bens que podem ser fundidos, ou misturados com outros, mas que não perdem sua característica inicial. Os bens fungíveis são aqueles que podem ser substituídos por outros sem que haja nenhuma mudança, pois são da mesma natureza. Exemplo: commodities, soja, trigo etc. Bens infungíveis são considerados itens únicos, raros que não podem ser substituídos de nenhuma forma, como exemplo um manuscrito original de um autor, o quadro original da Monalisa de Leonardo da Vinci; c) divisíveis e indivisíveis – além das classificações, os bens ainda podem ser conhecidos pela sua divisibilidade. Quando o bem é divisível significa que pode ser particionado sem que as partes percam suas características iniciais. Como exemplo, temos os terrenos, determinados lotes de mercadorias. Já os classificados como indivisíveis são os que perdem sua característica ao se separar, suas partes isoladas não podem ser caracterizadas como o mesmo bem. Como exemplo, podemos citar um automóvel; d) bens de capital e bens de consumo - estas classificações são usualmente encontradas na administração, contabilidade e economia como bens de capital, que são os bens que a empresa utiliza para produzir novos produtos ou serviços e bens de consumo que são destinados ao consumo final. Os bens de consumo são ainda classificados como bens de consumo duráveis, quando um produto tem a durabilidade superior a um ano ou superior a um ano fiscal como, por exemplo, os automóveis, televisores, entre outros. E também podem ser bens de consumo não duráveis, quando seu tempo de durabilidade não ultrapassa um período fiscal ou um ano. Uma última classificação é quanto à sua disponibilidade, em que os bens podem estar disponíveis para o uso imediato ou não, sendo chamados de indisponíveis. A Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda, na Portaria n. 448, de 13 de setembro de 2002, define a classificação dos materiais desta forma: os materiais permanentes e os materiais de consumo. Os materiais permanentes possuem durabilidade mínima de dois anos no uso corrente sem perder suas características. Existem cinco condições para a identificação de que um material é de consumo e não material permanente, caso se enquadre em um ou mais itens a seguir:

Unidade 1 – Administração patrimonial

Quadro 04: Material Permanente x Material de Consumo

MATERIAL DE CONSUMO

MATERIAL PERMANETE

Durabilidade Fragilidade Perecibilidade Incorporabilidade Transformabilidade

O artigo terceiro da Portaria n. 448 descreve estes itens como:

• Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;

• Fragilidade,

cuja estrutura esteja sujeita à modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;

• Perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso;

• Incorporabilidade,

quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal;

• Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformação. Terminologias A administração patrimonial possui algumas terminologias específicas para seu funcionamento, utilizadas principalmente nas entidades públicas em todas as esferas. As terminologias mais comuns são:

• responsável:

pessoa designada para gerenciar os bens pertencentes à administração patrimonial. Será o responsável pelo levantamento, classificação e controle dos itens;

• alienação:

modalidade de transferência do direito de propriedade dos bens pertencentes à organização através da venda, cessão, permuta ou doação;

Administração Patrimonial

• bem móvel: os objetos, materiais ou equipamentos que podem ser transferidos de local sem perda da sua característica/forma. Deve ser controlado fisicamente pelo responsável patrimonial. Quando se referem a sua situação patrimonial, os bens podem ainda ser classificados como:

• novo: quando um bem comprado possui menos de um ano; • bom: um bem em perfeitas condições de uso normal; • ocioso:

quando um bem não está sendo utilizado apesar de suas perfeitas condições de uso;

• recuperável:

quando um bem está com problema e sua recuperação não ultrapassa 50% do valor de mercado de um novo;

• antieconômico:

quando um bem, apesar de funcionar corretamente, tem um custo de manutenção oneroso demais pelo resultado que produz, devido ao uso prolongado, obsoletismo ou desgaste prematuro;

• irrecuperável:

quando um bem não funciona mais corretamente devido à perda de sua característica ou quebra e sua recuperação é inviável economicamente, ultrapassando 50% do valor de mercado.

Incorporação Segundo o Tribunal de Justiça do Estado do Paraná, incorporação caracteriza-se como a inclusão de um bem no acervo patrimonial do Poder Judiciário, bem como a adição do seu valor à conta do ativo imobilizado. Para lançar um bem no seu ativo, devem ser utilizados os seguintes dados: 1) nota fiscal; 2) nota de empenho; 3) manual e prospecto de fabricante, para material adquirido; 4) certificado, termo ou documento de doação ou cessão, para quadros e obras de arte; 5) comprovante de doação ou cessão, para os demais bens;

Unidade 1 – Administração patrimonial

6) termo ou documento comprovante de permuta de bens; 7) guia de produção interna, para os bens gerados por produção interna, com estimativa de custo de produção ou valor de avaliação.

Material de Consumo Diferente do material permanente, o material de consumo tem durabilidade de, no máximo dois anos, pois perde sua identidade física após este período. Com isso, ele é classificado como despesa e não como ativo. Podemos citar os materiais de escritório como exemplos de material de consumo.

Material Permanente É o inverso do material de consumo. Um bem é classificado como permanente quando sua durabilidade ultrapassa os dois anos sem perder suas características e identidade física. Possui controle patrimonial conforme veremos mais adiante. Como exemplo, é possível citar ar condicionado, veículos etc.

Administração Patrimonial

Movimentação Física Quando um bem necessita ser transferido para outro setor da empresa, para outra filial ou mesmo outro negócio, é obrigatório registrar essa movimentação física do bem para a correta organização do inventário.

Redistribuição Quando a instituição possui um depósito dos bens e estes são encaminhados para os setores que necessitam do item.

Tombamento É a identificação e o registro de um material permanente no Registro Geral de Patrimônio, protegendo-o com um regime jurídico específico de acordo com sua função social. Segundo o Decreto-Lei n. 25, de 30 de novembro de 1937, que organiza o patrimônio histórico e artístico nacional, “(...) constitui o patrimônio histórico e artístico nacional o conjunto dos bens móveis e imóveis existentes no país e cuja conservação seja de interesse público, quer por sua vinculação a fatos memoráveis da história do Brasil, quer por seu excepcional valor arqueológico ou etnográfico, bibliográfico ou artístico.”

Carga Patrimonial Termo muito comum nas instituições públicas, carga patrimonial são todos os bens patrimoniais sob responsabilidade de um servidor também chamado de responsável.

4. Inventário de bens patrimoniais O inventário consiste em realizar o levantamento físico e também financeiro de todos os bens, em determinados locais, com a finalidade de comparar o que está registrado e o que realmente existe e como está seu estado de conservação.

Unidade 1 – Administração patrimonial

Este procedimento administrativo é realizado normalmente uma vez ao ano, junto com o final no exercício fiscal, e tem como intuito verificar se o bem está em perfeitas condições para, assim, avaliar o lucro e, caso existam diferenças, transferir o resultado apurado. Para facilitar o registro anual, determinadas empresas realizam um inventário rotativo diário, iniciando com os produtos com estoque zero no sistema, verificando se realmente não existe nenhum item do produto. Depois, para os itens com poucas unidades, até completar o inventário total. Com isso, pequenas variações já são corrigidas, evitando grandes diferenças anuais.

TENÇÃO! Quando é realizado um inventário de qualquer tipo, é proibido retirar qualquer item do local de execução.

Existem diversos tipos de inventários, como a seguir: a) de verificação: com o intuito de verificar um bem ou a totalidade dos bens, é realizado a qualquer tempo de acordo com a necessidade da instituição ou do departamento; b) de transferência de responsabilidade: quando um novo funcionário será o responsável pelos recursos patrimoniais, geralmente é realizado um inventário de transferência de responsabilidade; c) de criação: é realizado quando ainda não existe na empresa ou instituição alguém responsável pelos recursos e, a partir daquele momento, contam-se os bens e começa um controle do zero; d) de extinção: quando um setor, uma filial ou uma unidade administrativa se extingue, é necessário realizar o levantamento de todos os itens pertencentes ao patrimônio da empresa; e) anual: o inventário mais comum nas empresas e nas instituições públicas, o inventário anual é realizado para fechar o ano fiscal. É verificado o total de bens no ano anterior e as variações ocorridas no ano. O Anual de Bens Móveis tem por finalidade verificar a situação real dos bens, identificando os bens não localizados, e tomar as providências necessárias. Verificar se existem bens que não estão em uso (ociosos) e verificar se outro setor necessita e realizar a transferência. Verificar se algum bem está sem a plaqueta de identificação e providenciar a colocação, verificar se existem bens que não servem mais e realizar o procedimento de baixa. Já o Anual de Bens Imóveis deve apresentar o inventário dos bens imóveis e tem por finalidade verificar o estado destes, apurar a necessidade de manutenção ou reparo e avaliar se o valor contabilizado e avaliado do imóvel está de acordo com suas condições físicas.

ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL

O campo da administração patrimonial é dinâmico e merece nossa atenção. Considerando esse fato, o autor deste livro trata do planejamento, organização, aspecto legal e finalidade das entidades públicas e privadas e a importância do seu patrimônio. Você irá aprender muito sobre preservação patrimonial – como supervisionar e controlar os seus bens.

ISBN 978-85-221-2350-6