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2013 MANUAL DE EXCEL

TAPIA Win7 22/05/2013

[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

¿ QUE ES UNA HOJA DE CALCULO?

Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

¿ TIPOS DE DATOS QUE SE UTILIZAN EN UNA HOJA DE CALCULO ?

Celdas Celda de Excel Una celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar cálculos, visualmente es un espacio rectangular que se forma en la intersección de una fila y una columna y se les identifica con un nombre, como por ejemplo C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila).

Las filas son horizontales y están identificadas por los números en secuencia ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de Cálculo.

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Operaciones aritméticas básicas en plantillas de cálculo Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible observar que, por ejemplo, los datos literales o de texto se alinean a la izquierda de la celda mientras que un dato tipo numérico (entero o con decimales) se alinea a la derecha de la celda de forma automática.

Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita hacer uno o más cálculos en una celda, es necesario escribir el cálculo de un modo diferente.

Las cuatro operaciones básicas en plantillas: Suma, resta, producto y cociente La multiplicación se realiza por medio del operador *. Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos celdas.

La división se realiza por medio del operador /. Por ejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el de la celda c3.

Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se escribe la fórmula =c4^3.

Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1. ¿ QUE ES MICROSOFT EXCEL 2010?

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de calculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Aplicaciones

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (exponenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma(),Promedio(),BuscarV(), etc.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Así mismo Excel es útil para gestionar “Listas” o “Bases de Datos”; es decir ordenar y filtrar la información.

Especificaciones, límites y problemas Especificaciones y límites

Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Se puede destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de 65.536 a 1.048.576 filas1 por hoja. Otras características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la posibilidad de usar procesadores de varios núcleos. ¿ COMO EJECUTAR MICROSOFT EXCEL 2010 ?

Para abrir Excel existen varias opciones sobre como abrir Excel y la hoja de calculo se necesita puedes usar estos metodos alternativos 1-opere otra vez del menú inicio para encontrar el acceso directo 2-En el menú inicio todos los programas nos vamos a la carpeta Microsoft office y buscamos Microsoft Excel 2010 3-con la conbinacion de teclas win+r se abre el cuadro de dialogo y le ponemos Excel damos clic en aceptar y se abrirá

4- en el escritorio buscamos el icono de Excel de acceso directo damos doble clic para abrirlo 5- atraves de la barra de tareas le damos un clip y sse abrirá automáticamente CONSEPTOS DE : FILA COLUMNA RANGO LIBRO Y ETIQUETA DE HOJA Fila: es la línea horizontal en Excel se nombran por números comenzando por el1 son las que van de izquierda a derecha MANUAL DE EXCEL

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Columna: es la línea vertical en Excel se nombra por las letras comenzando por la son las q van de arriba a abajo Rango: es el conjunto de celdas con el q estamos trabajando ejemplo A1 C1 Libro: es un documento completo de Excel el cual esta conformado inicialmente por tres hojas de calculo Etiqueta de hoja: en la pantalla principal de Excel se le nombra etiquetas alas marcas que están en la parte de abajo con el nombre de las hoja de calculo siempre aparecen como hoja 1 hoja 2 hoja 3 y ya después les puedes cambiar el nombre ELEMNTOS O COMPONENTES DE LA VENTANA DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 FUNCION DE LOS ELEMENTOS DE MICROSOFT EXCEL 2010

BARRA DE TITULO: ¿PARA QUE SIRVE? La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

BARRA DE MENUS ¿ PARA QUE SIRVE? Es el sistema central de EXCEL ya que ahi se encuientran casi todas la funciones de EXCEL contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables.

Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.

Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR

¿ PARA QUE SIRVE? La barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos abreviados para los comandos más utilizados. Contiene botones para las herramientas que se usa con más frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros.

BARRA DE FORMATO MANUAL DE EXCEL

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¿PARA QUE SIRVE? Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera.

Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda.

También puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.

BARRA DE FORMULAS

¿PARA QUE SIRVE? La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas.

CUADRO DE NOMBRES

¿PARA QUE SIRVE? cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila 15. "A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la derecha del cuadro Nombre.

CELDA ACTIVA MANUAL DE EXCEL

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¿PARA QUE SIRVE? Es la celda en la que se pueden introducir datos; números , palabras símbolos, en este caso la B3.

BARRA DE ESTADO ¿PARA QUE SIRVE? Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en la parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de que no lo este, se siguen los siguientes pasos     

Seleccione ver de la barra de menúes Hacer clic para abrir el menú desplegable.

En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar la casilla de verificación La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.

Se vera la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del lado derecho. Esto lnos indicará que Excel está en modo Listo y esperando el siguiente comando.

ETIQUETAS DE HOJAS ¿PARA QUE SIRVE? Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.

PANEL DE TAREAS

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¿PARA QUE SIRVE? En el panel de tareas se encuentran los comandos que son relevantes para cualquier tarea que se este realizando en Excel. Fácilmente se puede ocultar el panel de tareas si se desea tener más espacio para trabajar en un libro, para esto se hace clic en el botón de cierre que se encuentra en la esquina superior derecha del panel de tareas.

Para abrirlo nuevamente, se sigue la secuencia Ver->Panel de tareas.

REFLEXION " yo reflexiono que estos son los elementos mas importantes de EXCEL los cuales llevan acabo la mayor parte de las funciones nos a yudan a trabajar en Excel una delas partes mas importantes de EXCEL es barra de menus la cual es como el cerebro de EXCEL pero si queremos mas rapido algunas funciones acupamos la barra de herramientas estandar otra barra importante es la barra de formulas ya que nos muestra mas de lo que se muestra en la celda."

COMO MODIFICAR EL ANCHO DE LA COLUMNA EN MICROSOFT EXCEL Cambiar el ancho predeterminado 1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

2. En el menú Formato, elija Columna y, a continuación, haga clic en Ancho estándar.

3. Introduzca una nueva medida.

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El número que aparece en el cuadro Ancho estándar de columna es el promedio de dígitos 0-9 de la fuente estándar que cabe en una celda.

COMO INTRODUCIR DATOS Se puede ingresar datos en Excel de diversas fuentes, pero la manera más básica es introducirla uno mismo a través del teclado. Solo es importante saber que después de ingresar el texto dentro de una celda será necesario pulsar la tecla Entrar o la tecla Tabulador.

Otra manera de ingresar información a Excel es a través de la importación de datos. Es posible tener un archivo de texto que ha sido generado por alguna otra aplicación y traer los datos a Excel.

Este tema es más avanzado como para detallarlo en esta ocasión, pero puedes echar un vistazo al artículo Importar archivos de texto para darte una idea de ese procedimiento. Así mismo se puede importar una base de datos Access y utilizar la información en Excel e inclusive se pueden importar datos desde Internet.

Aunque son varios los métodos para ingresar datos en Excel, el más sencillo de todos es utilizar el teclado del equipo para introducir los valores en las celdas de nuestra hoja de Excel.

CREAR UN LIBRO DE TRABAJO Al iniciar la aplicación Microsoft Excel automáticamente se crea un libro de trabajo nuevo con el nombre de Libro 1. Pero también puede crearse un libro de trabajo nuevo oprimiendo en la barra de herramientas Estándar, el botón Nuevo

.

El libro de trabajo tomará el nombre real que necesitemos darle, una vez que se guarde el libro de trabajo en una unidad de MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 almacenamiento. Pero, mientras se abran libros de trabajo, ellos tomaran el nombre provisional de Libro 1, Libro 2, Libro, 3, etc.

Cada libro de trabajo está compuesto por hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es el área donde se hace todo el trabajo.

ASIGNAR UN NOMBRE ALA HOJA DE TRABAJO Los nombres que Excel da a las hojas de cálculo son bastante pobres (Hoja1, Hoja2, etcétera). Pero aparte de que sean más o menos bonitos, lo cierto es que los nombres de las hojas de cálculo deben ser descriptivos de lo que contienen, de manera que sea fácil reconocer la hoja que nos interesa en cada momento con sólo ver su nombre.

Cuando quieras cambiar el nombre de una hoja de cálculo pulsa dos veces sobre su pestaña. Excel seleccionará el nombre actual y el puntero del ratón se transformará en un punto de inserción. Escribe el nombre nuevo que le quieras dar y cuando termines pulsa Intro. Si quieres realizar correcciones en el nombre a medida que lo escribes, hazlo igual que si se tratase del contenido de una celda.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 El nombre de la hoja de cálculo te ayuda a organizar tu trabajo y puede que te interese que aparezca cuando imprimas alguna en concreto o el libro entero. Para que se imprima, en la ficha Insertar, en el grupo Texto, pulsa en Encabezado y pie de página. Con eso agregas un encabezado y pasas a la Vista Diseño; una nueva ficha aparecerá en la cinta de opciones, coloca el punto de inserción donde quieras que aparezca el nombre de la hoja y haz clic en Nombre de hoja, en el grupo Elementos del encabezado y pie de página.

OCULTAR UNA HOJA DE TRABAJO Abre tu hoja de trabajo de Excel.

Haz clic en la pestaña de la hoja que deseas ocultar. Si la pestaña no es visible en la parte inferior de la pantalla, haz clic en el botón de desplazamiento de la pestaña hasta que la lengüeta está a la vista, a continuación, haz clic en la misma.

INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS DE TRABAJO Añadir hojas en tu libro de Excel es fácil, solo tienes que situarte en la parte inferior izquierda de tu hoja de cálculo. Allí están las pestañas donde por defecto aparecen tres hojas: Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

En Excel 2010 y 2007 basta con pulsar con el ratón en la última pestaña que no tiene nombre y automáticamente se añade una hoja más en Excel, que tendrá el nombre correlativo a la última que exista, en general Hoja4.

Para eliminar hojas igualmente te sitúas en la pestaña de la hoja que vas a eliminar, pulsas con el botón derecho del ratón y en la ventana que se abre haz clic en Eliminar.

Tip: El atajo con el teclado para insertar una hoja es Mayus F11.

En otras hojas de cálculo la forma de insertar y eliminar hojas es similar

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TIPOS DE DATOS Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

NÚMEROS Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts. Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Ejemplos: 1/12/99 14:30

1-12-99 12/07/2031

2:30 PM

14:30

1/12/99

TEXTO Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

AUTORELLENO DE CELDAS Este tipo de funciones especiales permiten que puedas introducir los datos de la manera más sencilla y facilitando al máximo el trabajo de rellenar datos. Estamos hablando de tres técnicas que verás a continuación: Elegir de una lista, Autollenado y Autocompletar.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Elegir de una lista Comienza a introducir datos en una columna y podrás comprobar cómo, a medida que lo vas haciendo, Excel va creando una lista con los datos que vas introduciendo. Cuando son pocos los datos no resulta difícil recordarlos, pero cuando es una lista larga esta técnica te permite seleccionar en la lista sin tener que recordar como vemos en los pasos siguientes: 1. Sitúa el cursor sobre una celda en la que vas a introducir datos. Si en la columna de esa celda no hay datos saldrá una lista vacía.

2. Haz clic con el botón derecho y selecciona la opción Elegirde una lista desplegable y aparecerá una lista ordenada alfabéticamente con todos los elementos de la columna (figura 8.3).

3. Selecciona en la lista el elemento que te interesa haciendo clic sobre él y se introducirá en la celda correspondiente.

Figura 8.3. Lista de elementos para elegir Autocompletar

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Esta es una función muy útil que trata de imaginar lo que deseas introducir, aunque realmente lo que hace es ver los datos que hay en una columna y tratar de identificar el que vas a introducir; así, tras escribir la primera letra, muestra ya el contenido completo. Si hay varios datos que comienzan por la misma letra no mostrará nada inicialmente, sólo lo hará al escribir la segunda letra si esta es diferente y así con las demás letras.

Una vez que te muestra el autocompletado sólo tiene que pulsar la tecla Intro ahorrándote tener que teclearlo nuevamente.

Autollenado Esta función te proporciona facilidades en dos vertientes diferentes, según el trabajo que quieras realizar en cada momento: ð Por un lado puedes utilizarla para copiar un dato en otras celdas y para ello basta con que escribas el dato (texto o número) en una celda y después colocas el puntero sobre el botón de autorrelleno (figura 8.4) y arrastras. Verás que el recuadro de selección sólo te permite desplazarte en la misma fila o en la misma columna de la celda que contiene el dato que se va a copiar. Al soltar el botón del ratón todas las celdas seleccionadas se rellenan con el dato de la celda origen. ð Por otro lado puedes utilizar esta función para realizar una serie numérica o de cualquier otro tipo. Si introduces un dato que puede pertenecer a una serie como un día de la semana, un año, una hora, una fecha, un mes, etc., Excel la identifica como tal y, cuando arrastras por el botón de autollenado, te indica la serie que va a realizar. Si quieres realizar una serie con números, tienes que introducir al menos los dos primeros números de la serie; después seleccionas esas celdas y arrastras por el botón de autorrelleno, aunque también puedes utilizar una sola celda si delante del número colocas cualquier texto (una palabra por ejemplo).

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Figura 8.4. Botón de autollenado BUSQUEDA Y SUSTITUCION DE DATOS Supongamos que hemos creado una hoja de calculo demasiado grande y ahoranecesitamos encontrar ciertos valores o textos dentro de toda la hoja. Podemos utilizar laorden buscar del menú edición.Cuando realiza esta acción aparecerá el cuadro de dialogo siguiente: si queremos buscar en toda la hoja de calculo.

Seleccionando una celda, excl.Inicia su búsqueda desde esta celda hasta recorrer toda la hoja.En ocasiones no solo buscar es lo adecuado, sino que al encontrar algún valor o cantidad es necesario reemplazarlo. Para ello solo cambie a la ficha remplazar.En el cuadro de texto buscar escriba el texto que desee buscar y en el cuadro det e x t o r e e m p l a z a r e s c r i b a e l t e x t o c o n e l q u e s e t i e n e q u e r e e m p l a z a r e l t e x t o q u e s e busca.

Corrección ortográfica

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COPIAR Y MOVER DATOS Mediante el uso de los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Office Excel puede mover o copiar celdas completas o su contenido. También puede copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la propia fórmula, o copiar solamente la fórmula.

Nota Excel muestra un borde móvil animado alrededor de las celdas que se han cortado o copiado. Para cancelar un borde móvil, presione ESC. INSERCION DE CELDAS FILAS Y COLUMMNAS 1. Siga uno de estos procedimientos:

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Insertar nuevas celdas en blanco Seleccione un rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar.

Insertar una única fila Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5.

Insertar varias filas Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar las nuevas filas.

Seleccione el mismo número de filas que desea insertar.

Insertar una única columna Haga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B. Insertar varias columnas Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar.

2. En el menú Insertar, haga clic en Celdas, Filas o Columnas.

3. Si mueve o copia un rango de celdas, no una fila o una columna, en el cuadro de diálogo Insertar datos a pegar, haga clic en la dirección en que desea desplazar las celdas vecinas.

BORRAR CELDAS FILAS Y COLUMNAS 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

2. En el menú Edición, haga clic en Eliminar.

3. Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar.

DESHACER Y REAHACER ACCIONES 1. Siga uno o varios de estos procedimientos:  Para deshacer en un sólo paso las acciones realizadas recientemente, haga clic en Deshacer .  Para deshacer varias acciones de una sola vez, haga clic en la flecha que aparece a continuación de Deshacer y seleccione en la lista. Microsoft Excel deshará la acción MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 seleccionada y todas las que aparezcan por encima de ésta.  Para cancelar una entrada en una celda o en la barra de fórmulas antes de presionar ENTRAR, presione ESC. 2. Si cambia de parecer, haga clic en Rehacer o en la flecha situada junto a Rehacer y seleccione una opción de la lista.

FORMATO DE TEXTO La función TEXTO convierte una valor numérico en texto y le permite especificar el formato de presentación mediante cadenas de formato especiales. Esa función es útil cuando desea ver los números en un formato más legible o cuando desea combinar números con texto o símbolos. Por ejemplo, supongamos que la celda A1 contiene el número 23,5. Para que el formato del número sea un importe de moneda, puede usar la siguiente fórmula: =TEXTO(A1;"$0,00") En este ejemplo, Excel muestra $23,50.

También puede dar formato a los números con los comandos del grupo Número de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Sin embargo, estos comandos funcionan únicamente si toda la celda es numérica.

Si desea dar formato a un número y combinarlo con texto, la función TEXTO es la mejor opción. Por ejemplo, puede agregar texto a la fórmula anterior: =TEXTO(A1;"$0,00") & "por hora" Excel muestra $23,50 por hora .

FORMATO DE NUMEROS Aplicando distintos formatos de número, puede cambiar el aspecto de los números sin cambiar el número que aparece bajo la apariencia presentada. El formato de número no afecta al valor real de la celda MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 que utiliza Microsoft Excel para realizar cálculos. El valor real aparece en la barra de fórmulas.

A continuación ofrecemos un resumen de los formatos de número disponibles en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas (menú Formato, comando Celdas). Para obtener información acerca de cómo mostrar números en estos formatos, haga clic en los títulos de los correspondientes temas incluidos en la sección Vea también, que está visible cuando tiene conexión a Internet.

ALINEACION DE DATOS EN CELDA Alinear texto en Excel y en las hojas de cálculo te permite conseguir unas presentaciones de tus hojas electrónicas mucho más efectivas y más fáciles de interpretar.

Alinear consiste en colocar los datos de una hoja electrónica bien en una parte u otra: Derecha, izquierda, centrada, pero además es posible rotar los datos, reducirlos al tamaño de la celda y muchas otras posibilidades.

En Excel por defecto los datos que sean texto los alinea en la celda a la izquierda, los números a la derecha. A su vez en sentido vertical los datos de todo tipo se sitúan en la parte inferior de la celda.

Todo ello lo puedes especificar desde la ventana Formato de celdas, en la segunda pestaña que muestra: Alineación.

Abre una hoja de Excel y escribe en la celda A1 por ejemplo la palabra About, a continuación situado en la pestaña Inicio, pulsa sobre la flecha negra situada en la zona inferior derecha dentro del grupo Alineación.

Se abrirá una ventana llamada Formato de celdas y estarás situado en la pestaña Alineación, como la que ves en la imagen.

En ella se establecen todas las opciones que puedes realizar a la hora de alinear los datos en Excel.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Está dividida en cuatro partes que son: Alineación del texto Control del texto De derecha a izquierda Orientación Al final a la derecha tienes los botones para Aceptar o Cancelar.

BORDES Y TRAMAS Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Seleccionar la pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo:Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color:Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio de Bordes.

Rellenos Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Selecc ionar el rango de celdas al cual quere mos modifi car el aspect o.

Selecc ionar la pesta ña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

Hacer clic sobre la pestaña Relleno.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado.

Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.

Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.

En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

PROTECCION DE CELDAS Para proteger toda la hoja mediante una contraseña seguiremos los pasos a continuación: 1. Pestaña Revisar.

2. Clic en el botón Proteger Hoja.

3. Marcamos la casilla Proteger hoja y contenidos de celdas bloquedas.

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4. Escribimos una contraseña y su confirmación.

5. Aceptar.

Para desproteger la hoja: 1. Clic en la pestaña Revisar.

2. Clic en el botón Desproteger Hoja.

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3. Entramos la contraseña y pulsamos Aceptar.

SECCIÓN 2: Por otro lado, si queremos proteger únicamente algunas celdas en excel. Dentro de la hoja de excel seleccionaremos todas las filas y las columnas de nuestra hoja de cálculo mediante la combinación de teclas CTRL + E. 1. Clic en la pestaña Inicio.

2. Clic en formato en el apartado de celdas.

3. Clic en formato de celdas

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4. Pestaña Proteger.

5. Desmarcamos la casilla Bloqueada.

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6. Aceptar.

Ahora vamos a proteger algunas celdas. Seleccionamos únicamente las celdas que queramos bloquear (También puedes ser filas y/o columnas) y continuamos con los pasos.

7. Pestaña Inicio.

8. Clic en formato en el apartado de celdas.

9. Clic en formato de celdas.

ALTURA DE UNA FILA 1. Si no tienes abierto Excel2010, ábrelo para realizar el ejercicio.

2. Abre el libro Venta frutas de la carpeta Mis Documentos del disco duro.

Vamos a ampliar la altura de la fila 1 y 2, primero desde el menú y a continuación a manualmente.

3. Selecciona la fila 1.

4. Selecciona el menú Formato de la pestaña Inicio.

5. Elige la opción Alto de fila.

MANUAL DE EXCEL

Página 28

[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 6. Se abrirá un cuadro de diálogo.

7. Escribe la altura 30.

8. Haz clic sobre el botón Aceptar.

Observa el resultado.

Ahora vamos a cambiar la altura de la fila 2.

9. Coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila 2, en la cabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas .

10. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra hasta que en el recuadro nos ponga la altura deseada, es decir, 30,00.

11. Suelta el botón del ratón.

Observa el resultado.

También se puede ampliar la altura a varias filas a la vez, por ejemplo vamos a cambiar la altura de las filas 5-12 a 15.

12. Selecciona las filas 5-12.

13. Coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila 12, en la cabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.

14. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra hasta que en el recuadro nos ponga la altura deseada, es decir, 15,00.

15. Suelta el botón del ratón.

Observa el resultado.

Supongamos ahora que la altura de las filas 1 y 2 no nos interesa que sea de 30 puntos, sino que queremos que vuelva a ser la altura automática según el contenido de ésta, esto es lo que conocemos como Autoajustar.

MANUAL DE EXCEL

Página 29

[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 16. Selecciona las filas 1 y 2.

17. Selecciona el menú Formato de la pestaña Inicio.

18. Elige la opción Autoajustar alto de fila.

Observa como la altura se reduce hasta adquirir la altura necesaria para que quepa el texto de las celdas.

Ahora vamos a realizar la misma operación a las filas 5-12 pero sin utilizar el menú.

19. Selecciona las filas 5-12.

20. Coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila 12, en la cabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.

21. Haz doble clic.

Observa el resultado. 22. Cierra el libro de trabajo sin guardar los cambios realizados.

ESTRUCTURA DE LAS FORMULAS

A partir de aquí veremos la parte sustancial de Excel: las fórmulas. El entender las fórmulas de Excel es la base de la aplicación y en donde radica todo su potencial.

Las fórmulas son ecuaciones que calculan un resultado en base a valores existentes en la planilla. Las fórmulas pueden contener números, operadores, referencias, e incluso otras funciones.

Las indicaciones para escribir una fórmula son: 

Siempre comience a escribir con un signo de igual delante.

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Página 30

[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013  

    

En una fórmula puede haber uno o más operadores (aritméticos, de comparación, etc.).

Toda fórmula necesita al menos dos valores combinados con operadores, para realizar una comparación y en base a eso realizar la comparación.

Todos los valores de texto que deba devolver una fórmula como resultado deberán ir entre comillas.

Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios.

El nombre de la función puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas, indistintamente.

Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.

Los argumentos se deberán separar con punto y coma.

LA FUNCION SUMA

En este artículo, se describen la sintaxis y el uso de la fórmula de la función SUMA en Microsoft Excel.

Descripción La función SUMA suma todos los números que especifica como argumentos. Cada argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz, o el resultado de otra función. Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están contenidos en las celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA(A1; A3; A5) suma los números que están contenidos en las celdas A1, A3 y A5.

La sintaxis de la función SUMA tiene los siguientes argumentos:  

número1 Obligatorio. El primer argumento de número que desea sumar. número2;... Opcional. De 2 a 255 argumentos numéricos que desea sumar.

PRIORIDAD DE LOS OPERADORES EN LAS FORMULAS Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de un formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis

Tipos de operadores

MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético

Significado

Ejemplo

+ (signo más)

Suma

3+3

– (signo menos)

Resta Negación

3–1 –1

* (asterisco)

Multiplicación

3*3

/ (barra oblicua)

División

3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje ^ (acento circunflejo)

20%

Exponenciación 3^2 .USO DE NOMBRES EN LOS RANGOS

Inicia Microsoft Excel y abre una hoja de cálculo existente que contenga los nombres de rango que te gustaría manejar, filtrar, editar, eliminar o crear nuevos nombres de rango.

Selecciona la pestaña "Fórmulas" para mostrar las de la cinta. Haz clic en el botón "Administrador de nombres" para abrir el cuadro de diálogo de dicho nombre.

Haz clic en el botón "Nuevo" en el cuadro de diálogo "Administrador de nombres" para abrir el "Nuevo nombre". En este cuadro, puedes proporcionar un nombre, el alcance, el comentario y referencia de celda para el nombre del nuevo rango que has creado.

MANUAL DE EXCEL

Página 32

[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Selecciona un nombre de rango que te gustaría editar desde la lista "Administrador de nombres" y haz clic en "Editar" para abrir el cuadro de diálogo "Editar nombre". Aquí puedes cambiar el nombre del rango, cambiar el alcance, editar el comentario o cambiar la referencia de celda.

Identifica un nombre de rango que te gustaría eliminar de la lista "Administrador de nombres" y haz clic en el botón "Eliminar".

Aparecerá un cuadro de diálogo pidiéndote que confirmes si deseas borrar el nombre del rango. Haz clic en el botón "OK" para borrar dicho nombre en el cuadro "Administrador de nombres".

Resalta y haz clic en el botón "Filtro" en la parte superior derecha del cuadro "Administrador de nombres" para mostrar las opciones de filtro disponibles para dicho administrador. Puedes filtrar para encontrar nombres de rangos que se encuentren en el libro actual, que se encuentren en la hoja de cálculo actual, que tengan errores, que no tengan ningún error, los nombres definidos y los nombres de tablas.

Completa el proceso haciendo clic en el botón "Cerrar". Esto cerrará el cuadro de diálogo del "Administrador de nombres" después de haber terminado la administración de los mismos.

COMO COPIAR FORMULAS Es importante que sea consciente de lo que puede ocurrir a las referencias de celda, independientemente de si son absolutas o relativas, cuando se mueve una fórmula mediante el método de cortar y pegar, o cuando se copia una fórmula mediante el método de copiar y pegar. 



Cuando se mueve una fórmula, las referencias de celda existentes en ella no cambian, independientemente del tipo de referencia que se utilice.

Cuando se copia una fórmula, las referencias de celda pueden cambiar en función del tipo de referencia de celda que se utilice.

1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea mover.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Cortar.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 También puede mover fórmulas arrastrando el borde de la celda seleccionada a la celda superior izquierda del área de pegado. Se reemplazarán los datos que pueda haber.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para pegar la fórmula y el formato, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.  Para pegar la fórmula solamente, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Fórmulas.

Volver al principio

Copiar una fórmula 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para pegar la fórmula y el formato, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.  Para pegar la fórmula solamente, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Fórmulas.

Nota Puede pegar solamente los resultados de la fórmula. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Valores.

4. Compruebe que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado. Si es necesario, cambie el tipo de referencia haciendo lo siguiente: 1. Seleccione la celda que contenga la fórmula.

2. En la barra de fórmulas , seleccione la referencia que desea cambiar.

3. Presione F4 para alternar las combinaciones.

En la tabla siguiente se indica cómo se actualiza un tipo de referencia si la fórmula que la contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.

Para una fórmula que se va a copiar:

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Si la referencia es

Cambia a:

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

$A$1 (columna absoluta y fila absoluta)

$A$1

A$1 (columna relativa y fila absoluta)

C$1

$A1 (columna absoluta y fila relativa)

$A3

A1 (columna relativa y fila relativa)

C3

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente: =C1*2

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.

Referencias absolutas en Excel Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse automáticamente.

Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.

Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera: =$C$1*2

Observa que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, aún cuando se halla copiado la fórmula a filas diferentes la referencia dentro de la fórmula permaneció constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitirá escribir fórmulas efectivas en Excel.

COMO AUDITAR DATOS Ya hemos hablado en el pasado sobre la barra de auditoría de fórmulas. Es ésta una excelente herramienta para controlar y auditar las fórmulas en las hojas. Sin embargo, y de acuerdo a mi experiencia es poco usada y menos aún conocida por gran parte de los usuarios, incluidos aquello que se consideran usuarios avanzados.

En esta nota mostraremos sucintamente el rastreo de celdas precedentes y dependientes en un cuaderno de Excel.

Precedentes son celdas que afectan el valor de la celda inspeccionada.

Dependientes son las celdas afectadas por la celda seleccionada.

Veamos esto con un ejemplo

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

En Hoja1 tenemos una tabla de bonos que corresponden a intervalos de edades. En la hoja Nombres tenemos la lista de los nombres con sus respectivas edades.

En la celda E1 ponemos una lista desplegable con Validaci贸n de Datos, basada en la lista de nombres.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

En la celda E2 ponemos la f贸rmula =BUSCARV(E1,nombres!A2:B6,2,0) que nos da la edad del nombre que aparece en la celda E1. Finalmente en la celda E3 ponemos =BUSCARV(E2,A2:B7,2) para determinar el bono de acuerdo a la edad.

Seleccionamos A7 (o cualquier celda en el rango A2:A7) y accionamos la opci贸n Rastrear dependientes

Excel traza una flecha que indica que la celda E3 es afectada por el valor de la celda A7.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

Ahora seleccionamos la celda E3 y activamos Rastrear Precedentes

Vemos que E2 es precedente de E3 (afecta su valor) y también todo el rango A2:B7 que además de la flecha aparece enmarcado con un borde de color azul. ¿Qué pasa cuando las celdas precedentes están en otra hoja? Ese es el caso de la fórmula en la celda E2 que es afectada por los valores de la tabla nombres en la hoja Nombres.

En ese caso Excel señala que se trata de una referencia remota poniendo una flecha y en su extremo el símbolo de una tabla.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

Para ver las referencias a las celdas precedentes tenemos que apuntar con el mouse a la flecha (la figura del mouse cambia de una cruz a una flecha) y hacer un doble clic

Esto abrirá el menú de Ir A, donde podemos ver la lista de las celdas remotas que afectan a la fórmula

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

Podemos elegir una de las celdas de la lista y apretar aceptar para ir a la celda en cuestión.

QUE ES UNA FUNCION Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.

Estructura de una función MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚSC+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

Escribir fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula PARA QUE SIRVE UNA FUNCION Existe mucha literatura, abundante en internet cuyas apreciaciones sobre el concepto de funciones en Excel son similares y llegan a un acuerdo. **** Las funciones de hoja en Excel permite realizar cálculos u operaciones que serian imposible de realizar de otra manera. Excel proporciona una gran cantidad de funciones integradas (Suma(); Promedio(); Buscarv(); Indirecto(); Valor(); Si(); Y(); Direccion(), etc) Existen muchas funciones como habíamos dicho, tanto es así que existen funciones nuevas que se han incorporado en Excel 2007, que la version anterior (Excel 2003) no los tenia. Esto es debido a las necesidades de los usuarios en realizar cálculos cada vez más complejos.

Lo bueno de las funciones propias (integradas) de Excel es que viene con una ayuda descriptiva en cada una de ellas. El sistema de ayuda de Excel es un excelente recurso el cual tu puedes acceder, la cual recomiendo.

Antes que me olvide. Excel también puede crear funciones nuevas, que MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 nosotros mismos podemos crearlas, estas funciones son denominadas Funciones definidas por el usuario. Para poder crearlas o desarrollarlas es necesario tener conocimientos de VBA (Visual Basic para Aplicaciones) *** Los filtros funcionan como una coladera (rejilla) que se emplea en la cocina.

Es decir solamente deja pasar cierta cosa y deja en la coladera lo que no debe pasar.

Muchas personas piensan que las bases de datos no tienen relación con Excel, cuando en realidad si lo tiene. Una base de datos es una organización de datos mostrados tanto en columnas como en filas.

Imaginemos que tenemos una base de datos con 1000 filas. Surge la pregunta que solamente quierfes visualizar una información especifica que esta dentro de la base de datos. Una solución es emplear precisamente los filtros que uno indicara que criterio indicar a Excel para que nos muestre determinada información (La información ya no sera de 1000 filas, sino quizás de solamente 10 filas).

Existen 2 tipos de filtros. 1) Los autofiltros y 2) LOs filtros personalizados.

Cada uno de ellos tienen propósitos iguales con la diferencia que el segundo es más agudo la información que se quiera consultar.

LA FUNCION SI La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

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  

Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO. Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.

LAS FUNCIONES MIN Y MAX prenderemos hoy a extraer algo de información de nuestras bases de datos. En concreto a descubrir cuáles son los valores máximo y mínimo de un listado. Exponía un lector esta cuestión: ...tengo en A1 a A10 rangos con fecha y hora de las llamadas hechas y en B1 a B10 el nombre del agente; y lo que debo de hacer es obtener el mínimo y el máximo registro de cada agente. ...

Resolveré la cuestión de diferentes formas, pero todas ellas tienen como base el conocimiento de las funciones MAX(rango) y MIN(rango). Estas funciones devuelven

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 los valores máximo y mínimo, respectivamente, de un conjunto de valores determinados por un rango. Deberemos tener en cuenta que si el argumento de nuestras funciones es una matriz, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz. No se tendrán en cuenta las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz.

Partimos en nuestro ejercicio del siguiente listado:

Debemos obtener cuáles son el registro mínimo y máximo para un 'Agente' dado.

Para nuestra comodidad he creado una celda validada en tipo Lista con los valores de los agentes: FUNCIONES DE TIEMPO

Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.

Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente información:

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

La función HORA en Excel Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de la siguiente manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de 24-horas.

La función MINUTO en Excel Para extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:

La función SEGUNDO en Excel Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función SEGUNDO:

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Ya lo sabes, cuando necesites extraer información específica sobre una hora puedes hacer uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier cálculo posterior.

FUNCIONES FINANCIERAS Es posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas.

Función

Descripción

INT.ACUM

Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés periódicos

INT.ACUM.V

Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento

AMORTIZ.PROGRE

Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso de un coeficiente de amortización

AMORTIZ.LIN

Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables

CUPON.DIAS.L1

Devuelve el número de días desde el principio del período de un cupón hasta la fecha de liquidación

CUPON.DIAS

Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación

CUPON.DIAS.L2

Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta la fecha del próximo cupón

CUPON.FECHA.L2

Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de liquidación

CUPON.NUM

Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de liquidación y la fecha de vencimiento

CUPON.FECHA.L1

Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de liquidación

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 PAGO.INT.ENTRE

Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos

PAGO.PRINC.ENTRE

Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre dos períodos

DB

Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización de saldo fijo

DDB

Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización por doble disminución de saldo u otro método que se especifique

TASA.DESC

Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil

MONEDA.DEC

Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria en una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal

MONEDA.FRAC

Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal en una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria

DURACION

Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés periódico

INT.EFECTIVO

Devuelve lla tasa de interés anual efectiva

VF

Devuelve el valor futuro de una inversión

VF.PLAN

Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto

TASA.INT

Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil

PAGOINT

Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 TIR

Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo periódicos

INT.PAGO.DIR

Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión

DURACION.MODIF

Devuelve la duración de Macauley modificada de un valor bursátil con un valor nominal supuesto de 100 $

TIRM

Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de efectivo positivos y negativos a tasas diferentes

TASA.NOMINAL

Devuelve la tasa nominal de interés anual

NPER

Devuelve el número de períodos de una inversión

VNA

Devuelve el valor neto actual de una inversión en función de una serie de flujos periódicos de efectivo y una tasa de descuento

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 PRECIO.PER.IRREGULAR.1 $ de un valor bursátil con un primer período impar RENDTO.PER.IRREGULAR.1

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un primer período impar

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 PRECIO.PER.IRREGULAR.2 $ de un valor bursátil con un último período impar RENDTO.PER.IRREGULAR.2

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un último período impar

PAGO

Devuelve el pago periódico de una anualidad

PAGOPRIN

Devuelve el pago de capital de una inversión durante un período determinado

PRECIO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga una tasa de

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 interés periódico PRECIO.DESCUENTO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con descuento

PRECIO.VENCIMIENTO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento

VALACT

Devuelve el valor actual de una inversión

TASA

Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad

CANTIDAD.RECIBIDA

Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido

SLN

Devuelve la amortización por método directo de un bien en un período dado

SYD

Devuelve la amortización por suma de dígitos de los años de un bien durante un período especificado

LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO

Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.)

LETRA.DE.TES.PRECIO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de una letra del Tesoro (de EE.UU.)

LETRA.DE.TES.RENDTO

Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.)

DVS

Devuelve la amortización de un bien durante un período específico o parcial a través del método de cálculo del saldo en disminución

TIR.NO.PER

Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico

VNA.NO.PER

Devuelve el valor neto actual para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 RENDTO

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil que paga intereses periódicos

RENDTO.DESC

Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil con descuento; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)

RENDTO.VENCTO

Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento

QUE ES UN GRAFICO Un grafico es la representacio de datos, generlmente numéricos , mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre si y facilitar su interpretación.

La utilización de graficos hace mas sencilla e inmediata la interpretación de los datos. Nos dice mucho mas que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.

ELEMENTOS DE UN GRAFICO

Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área del gráfico, las series de datos, ejes, leyendas, rótulos del eje, entre otros. El siguiente gráfico muestra las partes de un gráfico de Excel que necesitas conocer:

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

  





Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todas sus partes.

Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior.

Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto, línea) que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda.

Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos.

Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido también como el eje horizontal y suele contener las categorías del gráfico.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013  

 

Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos.

Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretación.

Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje correspondiente.

Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos COMO SE GENERA UN GRAFICO

Creación de Gráficos Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. Así resultará más sencilla la interpretación de los datos.

Terminología de los gráficos Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son : 

Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en forma horizontal.



Columnas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de columnas el gráfico aparecerá en forma vertical.



Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal.



Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo general es un conjunto de celdas.



Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representará en el gráfico.



Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del área de trazado del gráfico, ésta representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 

Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar.

Cómo emplear los diferentes tipos de gráficos Los diferentes tipos de gráficos que se muestran en la figura de abajo, ya que es el primer paso a seguir después de seleccionar los datos a graficar, se emplean de muchas maneras, ya que estos están creados de distintas maneras para representar valores o rangos de datos diferentes, por ejemplo para mostrar un conjunto de valores tipo porcentaje y que pertenecen a un mismo conjunto de datos, se debe elegir un gráfico circular o pastel que sería en este caso el ideal para representar éste conjunto de datos. Los demás tipos de gráficos se emplean para representar otros tipos de datos, por ejemplo para representar un rango de datos que comprende varios rubros o categorías se debe utilizar un gráfico de columnas o barras.

A Continuación se muestra un ejemplo:

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Cómo crear y guardar un gráfico

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

A la hora de crear un gráfico, Excel2000 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

Insertar.

Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menu CREACION DE UN GRAFICO Microsoft Office Excel 2007 ya no incluye el asistente para gráficos. En su lugar, para crear un gráfico básico puede hacer clic en el tipo de gráfico que desee, en la cinta de opciones de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Para crear un gráfico que muestre los detalles deseados, puede continuar con los pasos siguientes del proceso detallado que se explica a continuación

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos.

Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de cálculo los datos numéricos que presentará el gráfico. A continuación, sólo tiene que seleccionar el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de opciones de Office Fluent (ficha Insertar, grupo Gráficos).

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

Datos en la hoja de cálculo Gráfico creado con los datos de la hoja de cálculo

Excel ofrece muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos de forma comprensiva ante una audiencia. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (por ejemplo, gráficos de columnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, gráficos de columnas apiladas o gráficos circulares 3D).

También puede crear un gráfico combinado al utilizar varios tipos de gráficos en uno solo.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Ejemplo de gráfico combinado que usa un gráfico de columnas y uno de líneas.

Para obtener más información acerca de los tipos de gráficos que puede seleccionar en Excel, vea Tipos de gráficos disponibles.

TIPOS DE GRAFICOS Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel: Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico.

Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en una publicación posterior.

Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 EDICION DE UN GRAFICO  Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el estilo de cada uno de los elementos del gráfico.

No puede guardar un diseño o un formato personalizados, pero si desea volver a utilizarlos, puede guardar el gráfico como una plantilla de gráfico.

Seleccionar un diseño de gráfico predefinido Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.

Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee utilizar.

Nota Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los diseños de gráfico estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico. Seleccionar un estilo de gráfico predefinido Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.

Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee utilizar.

Nota Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos estarán disponibles en la galería Estilos rápidos de gráfico del grupo Estilos de diseño.

Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico Haga clic en el gráfico o seleccione el elemento de gráfico al que desea cambiar el diseño.

Cómo seleccionar un elemento de gráfico de una lista de elementos de gráfico Haga clic en un gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

En la ficha Presentación, siga uno o varios de estos procedimientos: En el grupo Etiquetas, haga clic en la opción de diseño de etiqueta que desee.

En el grupo Ejes, haga clic en la opción de eje o de línea de división que desee.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 En el grupo Fondo, haga clic en la opción de diseño que desee.

Nota Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento que haya seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se aplicarán a todas las series de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarán solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.

Cambiar manualmente el estilo de elementos de gráfico Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha del cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, seleccione el elemento de gráfico al que desea dar formato.

En el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.

Sugerencia También puede aplicar un estilo rápido a cada uno de los elementos, o hacer clic en Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas en el grupo Estilos rápidos de forma de la ficha Formato y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

Guardar un gráfico como una plantilla de gráfico Sugerencia Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

En el grupo Tipo de la ficha Diseño, haga clic en Guardar como plantilla.

En el cuadro Guardar en, asegúrese de que la carpeta Gráficos está seleccionada.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre adecuado para la plantilla de gráfico.

Sugerencia Cuando cree un gráfico nuevo o desee cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente, puede aplicar la nueva plantilla de gráfico. podemos modificar nuestra grafica a nuestro gusto pero hay que seguir estos estos pasos dependiendo de que es lo que quieremos IMPRESIÓN DE UN GRAFICO 1. Haga clic en la hoja de cálculo que contiene el gráfico que desea imprimir.

2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic el Diseño de página o Vista previa de salto de página.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 3. Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que prefiera en la página que desea imprimir.

4. Para cambiar el tamaño del gráfico, siga uno de estos procedimientos:  Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta el tamaño que desee.  En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de forma y Ancho de forma.

5. Sugerencia Si una hoja de cálculo contiene más de un gráfico, es posible que pueda imprimir los gráficos en una página reduciendo el tamaño de los mismos.

6. Haga clic en la hoja de cálculo.

7. Haga clic en el botón de Microsoft Office clic en Imprimir.

y, a continuación, haga

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Configurar las opciones de página para un gráfico 1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Iniciador del cuadro de diálogo. .

2. Siga alguno de estos procedimientos:  En la ficha Página, especifique la orientación, el tamaño del papel, la calidad de impresión y el número de página de la primera página.

Nota

No se puede ajustar la escala de los gráficos.

Sugerencia Para especificar rápidamente la orientación de las páginas impresas, en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación y, a continuación, haga clic en Vertical o en Horizontal.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Volver al principio

Configurar los márgenes de página para un gráfico 1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes.

2. Siga uno de estos procedimientos:  Para utilizar márgenes predefinidos, haga clic en la opción de márgenes que desee.  Para especificar márgenes de página personalizados, haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, escriba los tamaños de margen que desee en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.  Para configurar los márgenes del encabezado o pié de pagina, haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, escriba un nuevo tamaño de margen en el cuadro Encabezado o Pié de página. Al configurar los márgenes del encabezado o del pié de página cambia la distancia desde el extremo superior del papel al encabezado o desde el extremo inferior del papel al pié de página.

Nota Los valores del encabezado y el pié de página deberían ser menores que los valores de los márgenes superior e inferior y mayores o iguales que los márgenes mínimos de la impresora. 

Para ver cómo afectarán los márgenes a la hoja de cálculo impresa, haga clic en Vista preliminar. Para ajustar los márgenes en la vista preliminar, haga clic en Mostrar márgenes y, a continuación, arrastre los controladores de márgenes negros que están situados a cada lado y en la parte superior de la página.

Nota No se puede centrar la página horizontal ni verticalmente para los gráficos.

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Imprimir un gráfico sin los datos de la hoja de cálculo MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Puede imprimir un gráfico sin los datos de la hoja de cálculo por página.

1. Haga clic en el gráfico que desee imprimir.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office clic en Imprimir.

y, a continuación, haga

En Imprimir, se seleccionará Gráfico seleccionado.

Sugerencia Puede mover y cambiar de tamaño el área del gráfico según sea necesario antes de imprimirlo.

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Cambiar la calidad de impresión de un gráfico 1. Haga clic en el gráfico que desee imprimir.

2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Iniciador del cuadro de diálogo. .

3. En la ficha Gráfico, en Calidad de impresión, active la casilla de verificación Calidad de borrador, la casilla de verificación Imprimir en blanco y negro o ambas.

Sugerencia Para ver el resultado de la configuración de calidad de impresión que ha seleccionado, haga clic en Vista preliminar.

4. Haga clic en Imprimir.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 ASISTENTES PARA TABLA DINAMICAS El método más fácil para ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos es utilizar el siguiente atajo de teclado: ALT + T + B. (Si tienes Excel en inglés el atajo es: ALT + D + P)

También puedes agregar este asistente a la barra de acceso rápido. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, en la sección para Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, selecciona la opción Todos los comandos de la lista de comandos disponibles y podrás encontrar el comando correspondiente:

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De esta manera podrás tener siempre disponible el Asistente para tablas y gráficos dinámicos que nos ayudará en la creación de tablas dinámicas.

Crear una tabla dinámica con el Asistente La primera de las opciones del Asistente nos permite crear una tabla dinámica con los datos que tengamos en nuestras hojas de Excel, por ello esta opción es llamada Lista o base de datos de Microsoft Excel.

Al seleccionar esta opción y hacer clic en Siguiente, se mostrará el segundo paso del proceso que nos permitirá especificar el rango de celdas en las que estará basada nuestra tabla dinámica.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

Una vez seleccionado el rango adecuado, pulsamos el botón Siguiente y podremos decidir si deseamos crear la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva o en una hoja ya existente.

Pulsamos el botón Finalizar y nuestra tabla dinámica habrá sido creada.

COMO TRABAJAR CON LOS DATOS DE UNA TABLA DINAMICA Un informe de tabla dinámica es un tipo de informe que permite interpretar datos de distintas maneras sin necesidad de introducir fórmulas. Los informes de tablas dinámicas son especialmente útiles si quieres delimitar un amplio conjunto de datos o analizar las relaciones entre puntos de datos.

En tan solo unos clics, podrás resumir y analizar un gran conjunto de datos mediante diferentes categorizaciones y cálculos. Por ejemplo, a partir de una lista de alumnos de una clase de la universidad, puedes reconocer rápidamente la distribución de edades y el número de alumnos de ciencias de la clase.

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A continuación te ofrecemos algunas sugerencias que puedes tener en cuenta al crear un informe de tabla dinámica: 



 



Organiza siempre los datos en columnas. Los encabezados de las columnas se convierten en los campos que añades al informe de tabla dinámica.

Las hojas de cálculo de Google Docs detectan automáticamente los intervalos de celdas de la tabla dinámica. Si no seleccionas manualmente un intervalo de celdas, las hojas de cálculo de Google Docs lo hacen por ti. Puedes editar estos intervalos de datos en cualquier momento.

Arrastra los campos a otras categorías para modificar los análisis de datos de forma rápida y sencilla.

Puedes crear varios informes de tablas dinámicas a partir del mismo conjunto de datos. Basta con volver al origen de datos y crear un nuevo informe de tabla dinámica. El nuevo informe se crea en una hoja distinta.

Las tablas dinámicas creadas en Microsoft Excel se pueden subir y convertir a hojas de cálculo de Google Docs, y los informes de tablas dinámicas creados en hojas de cálculo de Google se pueden descargar y convertir al formato de Microsoft Excel. De esta modo, puedes analizar los datos independientemente del formato con el que trabajes.

USO DE LA TABLA DINAMICA PARA CREAR UN GRAFICO

Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

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De igual manera puedes filtrar la informaciรณn utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del grรกfico dinรกmico:

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Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir ORDENAR DATOS DE UNA LISTA Excel permite trabajar con listados o bases de datos y entre otras funciones puedes ordenar los datos de tus listas.

Con los siguientes datos vas a realizar una lista de películas de tu videoteca supongamos: En la celda A1, pones el Título de la película, en B1 el Director, en C1 el Año, en D1 Protagonistas, en E1 el Género al que pertenece la cinta.

Puedes ver mi lista en la imagen.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 A continuación quieres ver una película de comedia, por ejemplo, y como tienes una lista muy extensa abres la hoja de cálculo que creaste y te sitúas en la columna E, pulsas en Datos en la barra de menú.

Después en la ventana que se abre eliges por que campo quieres ordenar, elige Genero y en que orden AZ (de la A a la Z) o ZA (de la Z a la A) y Aceptar.

USO DE FILTROS PARA VISUALIZAR Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:  

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo SELECTIVAMENTE UNA LISTA 1. Resalte el rango de datos que desea convertir en una lista.

Nota También puede seleccionar el rango de celdas que desea especificar como una lista en el cuadro de diálogo Crear lista.

2. En el menú Datos, elija Lista y, a continuación, haga clic en Crear lista.

3. Si los datos seleccionados tienen encabezados, active la casilla de verificación La lista tiene encabezados y haga clic en Aceptar.

El indicador de lista resalta el rango de datos seleccionado y se ofrece en la barra de herramientas Lista la funcionalidad más común para listas.

Nota Si no ve la barra de herramientas Lista, seleccione el menú Ver, elija Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Lista.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Una vez creada la lista, se identificará mediante un borde azul.

Además, se habilitarán automáticamente listas desplegables de Autofiltro para cada columna de la lista y se agregará la fila de inserción como última fila de la lista. Si elige agregar una fila Total haciendo clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista, se mostrará una fila Total bajo la fila de inserción.

Si selecciona una celda, fila o columna fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva. Una lista inactiva está rodeada por un borde azul y no muestra la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro.

Nota Si seleccionó Ocultar el borde de las listas inactivas en el menú Lista, no se mostrará el borde.

USO DE FILTROS CONDICIONALES El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes.  

Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de Autofiltro.

Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.

Ejemplo: rango de criterios (A1:C4) y rango de datos (A6:C10) que se usan en los siguientes procedimientos Posiblemente sea más sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

Cómo copiar un ejemplo A 1

Tipo

B

C

Vendedor Ventas

2 3 4

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Tipo

Vendedor Ventas

7

Bebidas

Suyama

5122 $

8

Carnes

Davolio

450 $

9

Alimentos Buchanan 6328 $

10 Alimentos Davolio

6544 $

Utilizar el signo igual para escribir texto o un valor

Dado que el signo igual (=) se utiliza para indicar una fórmula cuando se escribe texto o un valor en una celda, Excel evalúa lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de comparación de igualdad para texto o un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de criterios: =''=entrada'' En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo: En la celda se escribe Excel evalúa y muestra ="=Davolio"

=Davolio

="=3000"

=3000

Considerar la distinción entre mayúsculas y minúsculas

Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. Para ver un ejemplo, vea Filtrar utilizando criterios de carácter comodín para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Utilizar nombres predefinidos

Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecerá automáticamente en el cuadro Rango de criterios.

También se puede definir el nombre Base de datos para el rango de datos que se deben filtrar y definir el nombre Extraer para el área donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecerán automáticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a, respectivamente.

Crear criterios utilizando una fórmula

Puede utilizar como criterio valores calculados que sean el resultado de una fórmula. Tenga en cuenta los puntos importantes siguientes:  

La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO. Puesto que está utilizando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente, pero no la escriba de la forma siguiente:

=''=entrada'' 

No utilice rótulos de columnas para los rótulos de los criterios; deje los rótulos de criterios en blanco o utilice uno que no sea un rótulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).

Si en la fórmula utiliza un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE? o #¡VALOR! en la celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango. 



La fórmula que se utiliza para los criterios debe usar una referencia relativa para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila. En el ejemplo, Filtrar utilizando una fórmula para valores mayores que el promedio de todos los valores en el rango de datos, se utilizaría C7, y en el ejemplo, Filtrar utilizando una fórmula para texto en una búsqueda en la que se distinga entre mayúsculas y minúsculas, se utilizaría A7).

Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

Filtrar utilizando varios criterios en una columna en la que puede cumplirse cualquier criterio Lógica booleana:

(Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan")

1. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.

Posiblemente sea más sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

Cómo copiar un ejemplo A 1

B

C

Tipo

Vendedor Ventas

6

Tipo

Vendedor Ventas

7

Bebidas

Suyama

5122 $

8

Carnes

Davolio

450 $

9

Alimentos Buchanan 6328 $

2 3 4 5

10 Alimentos Davolio

6544 $

2. Para buscar filas que cumplan varios criterios para una columna, escriba los criterios directamente debajo de cada uno en filas independientes del rango de criterios. En el ejemplo, escribiría: A

B

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C Página 75

[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 1 Tipo Vendedor

Ventas

2

="=Davolio"

3

="=Buchanan"

3. Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, haría clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

5. Siga uno de los siguientes procedimientos:  

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

Sugerencia Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia.

Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas.

Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

1. En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. En el ejemplo, escribiría $A$1:$C$3.

Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .

2. En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sería: A

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B

C

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 6 Tipo

Vendedor Ventas

8 Carnes

Davolio

450 $

9 Alimentos Buchanan 6328 $ 10 Alimentos Davolio

6544 $

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Filtrar utilizando varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los criterios Lógica booleana:

(Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000)

1. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.

Posiblemente sea más sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

Cómo copiar un ejemplo A 1

B

C

Tipo

Vendedor Ventas

6

Tipo

Vendedor Ventas

7

Bebidas

Suyama

2 3 4 5

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5122 $

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 8

Carnes

Davolio

9

Alimentos Buchanan 6328 $

10 Alimentos Davolio

450 $

6544 $

2. Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. En el ejemplo, escribiría: A 1 Tipo

B

C

Vendedor Ventas

2 ="=Alimentos"

>1000

3. Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, haría clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

5. Siga uno de los siguientes procedimientos:  

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

Sugerencia Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia.

Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas.

Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 1. En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. En el ejemplo, escribiría $A$1:$C$2.

Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .

2. En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sería: A 6 Tipo

B

C

Vendedor Ventas

9 Alimentos Buchanan 6328 $ 10 Alimentos Davolio

6544 $

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Filtrar utilizando varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse cualquier criterio Lógica booleana:

(Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio")

1. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.

Posiblemente sea más sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

Cómo copiar un ejemplo A 1

Tipo

B

C

Vendedor Ventas

2 3

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Tipo

Vendedor Ventas

7

Bebidas

Suyama

5122 $

8

Carnes

Davolio

450 $

9

Alimentos Buchanan 6328 $

10 Alimentos Davolio

6544 $

2. Para buscar filas que cumplan varios criterios en varias columnas, en las que se deben cumplir algunos criterios, escriba los criterios en las distintas columnas y filas del rango de criterios. En el ejemplo, escribiría: A 1 Tipo

B Vendedor

C Ventas

2 ="=Alimentos" 3

="=Buchanan"

3. Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, haría clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

5. Siga uno de los siguientes procedimientos:  

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

Sugerencia Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia.

Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas.

Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

1. En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. En el ejemplo, escribiría $A$1:$B$3.

Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .

2. En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sería: A 6 Tipo

B

C

Vendedor Ventas

9 Alimentos Buchanan 6328 $ 10 Alimentos Davolio

6544 $

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Filtrar utilizando varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas Lógica booleana: ( (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y Ventas > 1500) ) 1. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.

Posiblemente sea más sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Cómo copiar un ejemplo A 1

B

C

Tipo

Vendedor Ventas

6

Tipo

Vendedor Ventas

7

Bebidas

Suyama

5122 $

8

Carnes

Davolio

450 $

9

Alimentos Buchanan 6328 $

2 3 4 5

10 Alimentos Davolio

6544 $

2. Para buscar filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en columnas y filas independientes. En el ejemplo, escribiría: A

B

C

1 Tipo Vendedor

Ventas

2

="=Davolio"

>3000

3

="=Buchanan" >1500

3. Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, haría clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

5. Siga uno de los siguientes procedimientos:  

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

Sugerencia Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia.

Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas.

Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

3. En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. En el ejemplo, escribiría $A$1:$C$3.

Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .

4. En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sería: A 6 Tipo

B

C

Vendedor Ventas

9 Alimentos Buchanan 6328 $ 10 Alimentos Davolio

6544 $

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MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

Filtrar utilizando varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto incluye criterios para una columna Lógica booleana: 500) )

( (Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas <

1. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.

Posiblemente sea más sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

Cómo copiar un ejemplo A 1

B

C

Tipo

Vendedor Ventas

6

Tipo

Vendedor Ventas

7

Bebidas

Suyama

5122 $

8

Carnes

Davolio

450 $

9

alimentos Buchanan 6328 $

2 3 4 5

10 Alimentos Davolio

6544 $

2. Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para una columna, incluya varias columnas con el mismo encabezado de columna.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 A

B

C

D

1 Tipo Vendedor Ventas Ventas 2

>6000 <6500

3

<500

3. Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, haría clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

5. Siga uno de los siguientes procedimientos:  

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

Sugerencia Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia.

Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas.

Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

3. En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. En el ejemplo, escribiría $A$1:$D$3.

Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .

4. En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sería:

MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 A

B

C

6 Tipo

Vendedor Ventas

8 Carnes

Davolio

450 $

9 Alimentos Buchanan 6328 $

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Filtrar utilizando criterios de carácter comodín para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios de estos procedimientos: 



Escriba uno o más caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de texto en una columna que comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio, Excel encontrará "Davolio", "David" y "Davis".

Utilice un carácter comodín.

Utilice

Para buscar

? (signo de interrogación)

Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco)

Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~

Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Por ejemplo, af91~? buscará "af91?".

1. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.

Posiblemente sea más sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Cómo copiar un ejemplo A 1

B

C

Tipo

Vendedor Ventas

6

Tipo

Vendedor Ventas

7

Bebidas

Suyama

5122 $

8

Carnes

Davolio

450 $

9

Alimentos Buchanan 6328 $

2 3 4 5

10 Alimentos Davolio

6544 $

2. En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escriba los criterios que desea buscar. En el ejemplo, escribiría: A

B

C

1 Tipo Vendedor Ventas 2 Ca 3

="=?u*"

3. Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, haría clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

5. Siga uno de los siguientes procedimientos: Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

 

Sugerencia Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia.

Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas.

Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

1. En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. En el ejemplo, escribiría $A$1:$B$3.

Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .

2. En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sería: A

B

C

6 Tipo

Vendedor Ventas

7 Bebidas

Suyama

5122 $

8 Carnes

Davolio

450 $

9 Alimentos Buchanan 6328 $

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

Filtrar utilizando una fórmula para valores mayores que el promedio de todos los valores en el rango de datos 1. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.

Posiblemente sea más sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

Cómo copiar un ejemplo A 1

B

C

Tipo

Vendedor Ventas

6

Tipo

Vendedor Ventas

7

Bebidas

Suyama

5122 $

8

Carnes

Davolio

450 $

9

Alimentos Buchanan 6328 $

2 3 4 5

10 Alimentos Davolio

6544 $

2. En las filas debajo los rótulos de columna, escriba los criterios que desea que se cumplan como una fórmula que encuentre un valor en la columna Ventas mayor que el promedio de todos los valores de ventas. En el ejemplo, tiene que escribir: A

B

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C

D

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 1 Tipo Vendedor Ventas Promedio calculado 2

=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

3. Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, haría clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

5. Siga uno de los siguientes procedimientos:  

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

Sugerencia Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia.

Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas.

Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

1. En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. En el ejemplo, escribiría $D$1:$D$2.

Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .

2. En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sería: A 6 Tipo

B

C

Vendedor Ventas

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Página 90

[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 7 Bebidas

Suyama

5122 $

9 alimentos Buchanan 6328 $ 10 Alimentos Davolio

6544 $

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Filtrar utilizando una fórmula para texto en una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas 3. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.

Posiblemente sea más sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

Cómo copiar un ejemplo A 1

B

C

Tipo

Vendedor Ventas

6

Tipo

Vendedor Ventas

7

Bebidas

Suyama

5122 $

8

Carnes

Davolio

450 $

9

Alimentos Buchanan 6328 $

2 3 4 5

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Página 91

[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 10 Alimentos Davolio

6544 $

4. En las filas debajo de los rótulos de columnas, escriba los criterios que desea que coincidan como una fórmula utilizando la función EXACTO para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. En el ejemplo, escribiría: A

B

C

D

1 Tipo Vendedor Ventas Coincidencia exacta 2

=IGUAL(A7; "Alimentos")

5. Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, haría clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

6. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

7. Siga uno de los siguientes procedimientos:  

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

Sugerencia Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia.

Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas.

Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

1. En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. En el ejemplo, escribiría $D$1:$D$2.

MANUAL DE EXCEL

Página 92

[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .

2. En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sería: A 6 Tipo

B

C

Vendedor Ventas

10 Alimentos Davolio

6544 $

USO DE FORMULARIOS

Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna oficina de gobierno para realizar un trámite, así que sabes de lo que estoy hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir y contienen los recuadros necesarios para que introduzcas la información.

Los formularios en Excel no son tan diferentes de los impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.

Tipos de formularios en Excel Podemos crear tres tipos diferentes de formularios en Excel.   

Formulario de datos Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX Formularios de usuario de VBA

A continuación describiré brevemente cada uno de ellos.

Formularios de datos MANUAL DE EXCEL

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013 A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario una sola fila de nuestra tabla de datos. En este formulario se puede realizar la edición de la información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para nuestras tabla. Para consultar más detalle sobre este tema consulta el artículo: Agregar filas a una tabla de Excel.

Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo.

Hoja de cálculo con controles Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información, podemos pensar en una hoja como un gran formulario.

De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles.

Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados.

Formularios de usuario VBA Los formularios de usuario, también conocidos como UserForm, son cuadros de diálogo que hacen uso de controles ActiveX y que nos permiten solicitar información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA.

Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles Active X que se mostrarán en el Cuadro de herramientas:

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[MANUAL DE EXCEL] 22 de mayo de 2013

Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarรกn dolores de cabeza ya que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.

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