BODAS DE ORO VÁSQUEZ URCUYO
INTEGRANTES CĂŠsar Mazariegos Morales Lidia Leiva Gonzalez MarĂa Fernanda Archila Claudia Urcuyo Mendoza
INDICE
INDICE
ANTECEDENTES Un evento como este sabemos que requiere de mucho tiempo y esfuerzo por lo que nosotros como estudiantes del curso organización y planificación de eventos esta comprometido en la planificación , organización y ejecución de las Bodas de Oro del matrimonio Vásquez Urcuyo, poniendo en práctica todos los conocimientos adquiridos.
MISIÓN Realizar el evento ofreciéndole a nuestros clientes experiencias únicas e inolvidables adaptando sus necesidades con el objetivo de conseguir la máxima satisfacción.
VISIĂ“N Como Organizadores de Eventos, nuestra visiĂłn es personalizar cada uno de ellos, partiendo de un trabajo profesional e innovador, atreves de las mejora continua, tanto de nuestro equipo de trabajo como de los servicios que ofrecemos.
Considerando las nuevas disposiciones de bioseguridad para proteger la salud de nuestros clientes asĂ como de sus invitados. Asimismo como Planificadores de bodas destacar tanto a nivel nacional como internacional.
Datos Generales del evento Tipo de Evento: Bodas de Oro Misa: Iglesia San Cristóbal El Bajo Antigua Guatemala Horario: 5:00 Pm Fecha: 16 octubre 2021. Recepción: Hotel Hills Antigua Guatemala 6:00 Pm a 11 pm Número de invitados: 350 personas Mobiliario: Sillas Chavarri, mesas redondas ,mantelería (proporciona el Hotel) Servicio: tipo buffet, música y pista led
Objetivo General Diseñar una propuesta que permita satisfacer los requerimientos de nuestro cliente para la realización efectiva del evento de acuerdo a lineamientos establecidos en el proceso administrativo tanto en la fase dinámica como en la mecánica. Disponer de los recursos técnicos, humanos, económicos y tecnológicos para llevar a cabo la operación en todos sus pasos.
Objetivos Específicos • Planificar, organizar, integrar, direccionar y controlar el evento. • Presentar la mejor propuesta de todos los servicios que requiere el evento. • Brindar la mas alta calidad para la satisfacción de los clientes. • Delimitar la estrategia de planificación general, son la parte mas concreta de los objetivos.
Políticas implícitas • • • • •
Prohibido fumar. Prohibido el ingreso de armas de fuego Prohibido ingreso de animales No se permite juegos pirotécnicosCumplir con el horario establecido.
Políticas explicitas • • • • • • • • • • •
Cumplimiento de los objetivos generales y específicos. La temática del evento. Definición de funciones. Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de dinero. La contratación de lugares y servicios de alta calidad. La asignación de responsabilidades y tiempos de ejecución para todo el equipo de organizadores. Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original , así como posibles contingencias y soluciones. La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión, control y evaluación. Elaboración y cumplimiento del cronograma. Código de vestuario establecido para el evento. Personal del cortejo asistir 30 minutos antes.
Previsión • Control de aforo y accesos: como lo establece la ley que a partir de 150 personas debe realizar un plan de evacuación en caso de emergencias así como el chequeo de las personas para evitar que introduzcan objetos peligroso o sustancias prohibidas. • Seguridad prevista para todos los invitados: desde su ingreso a las instalaciones así como la permanencia de la misma. • Posibles riesgos del incumplimiento de los proveedores: dentro de nuestra carpeta y ubicar proveedores del sector del evento. • Salidas de emergencia y señalización: asegurar la señalización correcta y verificar que los ingresos no estén bloqueados como de personal y mobiliario que puedan en un momento interrumpir la evacuación. • Seguridad alimentaria: vigilar las condiciones higiénicas de catering para evitar la intoxicación de los invitados. • Condiciones climáticas: consultar el tiempo con antelación para estar preparados con el mobiliario y equipo necesario.
Presupuesto Bodas de Oro Vásquez Urcuyo Presupuesto:
Q191,939
Extendible a:
Q250,000
Numero de invitados:
350 per.
Servicio
Proveedor
1er Anticipo 50%
Costo Real
2do. Anticipo 20%
3er Anticipo 10%
4to Anticipo 20%
Saldo
Iglesia
Iglesia San Cristobal el Bajo
Q
900.00
450.00
180.00
90.00
180.00
0.00
Recepcion
Antigua Hills
Q
92,500.00
46250.00
18500.00
9250.00
18500.00
0.00
Discoteca
Explosión Disco
Q
6,000.00
3000.00
1200.00
600.00
1200.00
0.00
Pista de baile
Pista de vinil con logos
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
Decoración
Decor Events
8000.00
3200.00
1600.00
3200.00
0.00
Decoración de Iglesia
Decor Events
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
Fotografía y video
Roberto Lainez
Q
5,999.00
2999.50
1199.80
599.90
1199.80
0.00
Photobooth
Fotocabinas Kreativas
Q
3,700.00
1850.00
740.00
370.00
740.00
0.00
Carreta de shots
King Shots
Q
7,700.00
3850.00
1540.00
770.00
1540.00
0.00
Pirotecnia
Pirotécnica Fía
Q
5,000.00
2500.00
1000.00
500.00
1000.00
0.00
Música de ceremonia
Ensamble Paradiso
Q
2,000.00
1000.00
400.00
200.00
400.00
0.00
Pastel
Antigua, panaderia y pasteleria
Q
13,000.00
6500.00
2600.00
1300.00
2600.00
0.00
Arte Grafica
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
Invitaciones
Tarjetas Lourdes
Q
5,500.00
2750.00
1100.00
550.00
1100.00
0.00
Menú
Tarjetas Lourdes
Q
3,700.00
1850.00
740.00
370.00
740.00
0.00
Misales
Tarjetas Lourdes
Q
450.00
225.00
90.00
45.00
90.00
0.00
Recuerditos
Tarjetas Lourdes
Q
2,500.00
1250.00
500.00
250.00
500.00
0.00
Licor
Vinoteca (Tequila, vodka, Wisky)
Q
23,080.00
11540.00
4616.00
2308.00
4616.00
0.00
Cervceria Centroamerica S.A
Q
1,895.00
947.50
379.00
189.50
379.00
0.00
Marcas Mundiales (vino espumoso)
Q
2,015.00
1007.50
403.00
201.50
403.00
0.00
TOTAL
Q
191,939.00
95969.50
38387.80
9853.90
38387.80
Q
16,000.00
0.00
Planificaciรณn
Cronograma
ORGANIZACIÓN
• • • • • •
-350 INVITADOS
BEBIDAS
TEQUILA 15% CORRESPONDE A 24 BOTELLAS C/U Q 140.00 TOTALQ 3,360.00. (MARCA JIMADOR) VODKA 30% CORRESPONDE A 45 BOTELLAS C/U Q 160.00 TOTALQ 7,200 (MARCA ABSOLUT) WISKY 55% CORRESPONDE A 66 BOTELLAS C/U Q 230.00 TOTALQ 15,180.00 (MARCA OLD PARRK)
• TOTAL Q25,740.00 • • • • •
CERVEZA TOTAL 8 CAJAS DE 24 UNIDADES C/U 16 CAJAS GALLO Q 235.00 C7U TOTAL Q3,750 6 CAJA DORADA DRAFT C/U 240, Q1,440.00 3 CAJA MONTECARLO C/U 240 Q 720.OO
• TOTAL Q1895.00 • •
VINO ESPUMOSO 51 BOTELLAS C/U Q65.00
• TOTAL Q3,315.00 • • • • •
EL licor que únicamente se comprara es el que esta dentro del presupuesto y el resto es que se pedirá en consignación según el calculo anteriormente presentado TEQUILA 18 BOTELLAS COMPRADAS Y 6 BOTELLAS A CONSIGNACION VODKA 32 BOTELLAS COMPRADAS Y 13 BOTELLAS A CONSIGNACION WISKY 44 BOTELLAS COMPRADAS Y 22 BOTELLAS A CONSIGNACION
ALIMENTOS
Croquis
Integraciรณn
Atribuciones por equipo GRUPO 1 1
César
Decoración de iglesia y recepción
2
Lidia
Montaje catering, carreta Shots
GRUPO 2 1
Fernanda
Música, video y photo booth
2
Claudia
Protocolo y desmontaje
Coordinador: César Mazariegos
Funciones de los Organizadores
Recurso Humano
Pre-auge
Auge
César
4:00 PM-Encargado 6:00 PM- recepción Evaluación del de recibir flores, y ubicación de evento mobiliario y invitados. equipo.
Lidia
6:00 PMencargada de recepción de comida y bebidas
7:00 PM- servicio de coctel. 8:00 PM- servicio de alimentos
Post-auge
Evaluación del evento
Funciones de los Organizadores Recurso Humano
Pre-auge
Auge
Post-auge
María Fernanda
4:00 PM- recibir y verificar montaje de disco, cabina de fotos y video.
6:00 PM- verificar Evaluación del que se cumpla con evento el listado de música que solicito el cliente.
Claudia
2:00 PM- verificar la actividad en iglesia,
5:00 PM- verificar Evaluación del cumplimiento del evento cortejo y traslado al lugar de la recepción, supervisión de desmontaje.
Supervisión de servicios sanitarios
Horario
Nombre
Papel Higiénic o
Basurero
Jabón para manos
Limpieza del tocador
6:00 PM
César
X
X
X
X
7:00 PM
Lidia
X
X
X
X
8:00 PM
Fernanda
X
X
X
X
9:00 PM
Claudia
X
X
X
X
10:00 PM
César
X
X
X
X
11:00 PM
Lidia
X
X
X
X
Firma
Direcciรณn
Listado de Cotejo No
Nombre
si
no
Observaciones
•
1
•
César
•
X
•
Se realizo en el horario indicado el corte simbólico del pastel
•
2
•
Lidia
•
X
•
Precedencia de invitados
•
3
•
•
X
•
Se realizo el Coctel de bienvenida
Fernanda •
4
•
Claudia
•
X
•
Supervisión del servicio de alimentos para los 350 invitados
•
5
•
César
•
x
•
Cumplimiento de verificación de invitados vrs listado
•
6
•
Lidia
•
x
•
Cumplimiento de la música según listado de canciones solicitadas por el cliente.
Proveedor
Listado de Cotejo proveedores Pre-auge Auge
Post-auge
•
Antigua Hill
•
Recepción de mobiliario y equipo, catering.
•
Conteo mobiliario correcto
•
Entrega y conteo de mobiliario y equipo.
•
Explosión Disco
•
Ubicación de las instalaciones correctas
•
Supervisión sonido y música correcta
•
Desmontaje correcto de todo el equipo
•
Decor Events
•
Conteo de productos requeridos
•
Diseños y arreglos en su lugar
•
Verificar que el decorador se lleve tus instrumentos.
•
Roberto Laínez
•
Verificación horario de llegada
•
•
Cumplimiento de horario
•
Foto Cabinas Creativas
•
Verificación instalación de cabina en horario pactado
•
Cumplimiento de la cantidad de fotos y horarios Supervisión equipos funcionen
•
Verificar que el proveedor desmonte
•
Cervecería Centroamericana
•
Conteo del producto
•
Señalización de botellas
•
Conteo de botellas a consignación
Observaciones de lista de Cotejo • • • • • •
Se realizo efectivamente la verificación de invitados vrs listado Precedencia de invitados Ofrecimiento de el Coctel de bienvenida Supervisión del servicio de alimentos para los 350 invitados Se realizo en el horario indicado el corte simbólico del pastel Cumplimiento de la música según listado de canciones del cliente.
Kit de Emergencia • • • • • • • • • • • • •
Algodones. Hisopos. Alcohol en gel. Desodorantes Hombre/ mujer. Pañuelos desechables. Toallas femeninas. Toallitas húmedas. Crema para manos. Acetona. Hilo, aguja. Dulces de menta. Rasuradoras. Enjuague bucal.
• Jabón. • Alcohol. • Protectores. • Brillo de uñas. • Ganchos de ropa. • Botiquín. • Botones. • Cerrillos o encendedor. • Linterna
Plan de contingencia Responsable
Teléfono
Función
Descripción
César
30262291
Brigada de primeros Auxilios
Brindar botiquín de primeros auxilios básico /personal de enfermería.
Lidia
57241215
Brigada de rescate
Equipo especializado para búsquedas y rescate.
Fernanda
58723244.
Brigada de seguridad
Contar con números telefónicos bomberos, pnc, conred.
Claudia
37576296
Rutas de evacuación
Señalizar punto de encuentro, verificación de rótulos en áreas recurrentes
Pulido de cristalerĂa
Limpieza de mobiliario y montaje en mesas
Montaje de coctel
Montaje de Catering
FotografĂas de montaje
Grupo de Organizadores de Eventos