Auditoría de gestión de calidad módulo iii auditoría al proceso 2015 2 by cesar castro

AUITORÍA DE GESTIÓN DE CALIDAD MÓDULO: AUDITORÍA AL PROCESO

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

Guía de Aprendizaje

Quinto Semestre

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA FRANCISCO ARTURO VEGA DE LAMADRID Gobernador del Estado de Baja California MARIO GERARDO HERRERA ZÁRATE Secretaria de Educación y Bienestar Social del Estado de Baja California HÉCTOR RIVERA VALENZUELA Subsecretario de Educación Media Superior, Superior, Formación Docente y Evaluación ARCELIA GALARZA VILLARINO Directora General del CBBC IVÁN LÓPEZ BÁEZ Director de Planeación Académica del CBBC AUDITORÍA DE GESTIÓN DE CALIDAD Módulo III: Auditoría al Proceso

Edición, agosto de 2013 Diseñado por:

I.I.Q. Olivia Villegas Carrazco

Edición, agosto de 2014 Actualizado por:

I.I.Q. Olivia Villegas Carrazco

En la realización del presente material, participaron: JEFA DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS Teresa López Pérez EDICIÓN, AGOSTO DE 2015 Gerardo Enríquez Niebla Diana Castillo Ceceña

La presente edición es propiedad del Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California. Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra. Este material fue elaborado bajo la coordinación y supervisión de la Dirección de Planeación Académica del Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California. Blvd. Anáhuac #936, Centro Cívico, Mexicali, B.C., México. www.cobachbc.edu.mx

ÍNDICE Competencias genéricas que expresan el perfil del egresado Competencias de egreso de la capacitación Presentación del módulo Justificación Mapa de la capacitación CONTENIDO

Submódulo 1: Planear la auditoría a los procesos seleccionados Actividades de inicio Actividad 1: Lo que voy a aprender en este submódulo. Actividad 2: Evaluación diagnóstica. Parte 1. Identifico mi dominio de las competencias genéricas para la capacitación. Actividad 3: Evaluación diagnóstica. Parte 2. Identifico mi dominio de las competencias profesionales de los módulos 1 y 2, desarrolladas en semestres anteriores 1.1 Identificar los procesos a auditar Actividad 4: Identificamos los procesos a auditar. Actividad 5: Coevaluación de los procedimientos de producción actualizados. Actividad 6: Seleccionamos las cláusulas de la norma ISO 9001:2008 aplicables al proceso. Actividad 7. Socializamos las cláusulas aplicables al proceso 1.2 Elaborar el plan de auditoría para los procesos seleccionados Actividad 8: Acordamos los procesos a auditar y fechas para ello. Actividad 9: Realizamos la planeación de la auditoría al proceso. Actividad 10: Elaboramos las listas de verificación. Actividad 11: Participamos en la coevaluación de los planes de auditoría. Actividades integradoras del submódulo Actividad 12: Compartimos los resultados de las actividades del submódulo. Actividad 13: Integro y entrego el portafolio de evidencias. Actividad 14: Realizo los ajustes recomendados, si fueron necesarios. Lecturas de apoyo 1: Algunas notas básicas sobre gestión de procesos. 2: Reunión de apertura. Recursos didácticos Documentos, equipo y materiales seleccionados. Estrategias de evaluación del aprendizaje Descripción Instrumentos de evaluación Concentrado de instrumentos de evaluación

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3 3 6 6 7 8 9 10 11

11 12 12

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1. 2. 3. 4. 5. 6.

Evaluación diagnóstica, parte 1 Evaluación diagnóstica, parte 2 Lista de cotejo para la actividad 5 Lista de cotejo para la actividad 11 Lista de cotejo para la actividad 13 Rúbrica de evaluación del submódulo

24 26 27 29 30 32

Submódulo 2. Realizar la auditoría a los procesos seleccionados Actividades de inicio Actividad 1: Lo que voy a aprender en este submódulo. Actividad 2. Confirmo el avance en mis competencias genéricas y profesionales. 2.1 Organizar y conducir la reunión de apertura Actividad 3: Organizamos la reunión de apertura. Actividad 4: Llevamos a cabo la reunión de apertura. Actividad 5: Participo en la coevaluación de las reuniones de apertura. 2.2 Revisar los procesos seleccionados Actividad 6: Realizamos la auditoría interna al proceso. Actividad 7: Participo en la coevaluación de la exposición de auditoría realizada. Actividad 8: Autoevaluamos nuestro desempeño durante las auditorías. Actividad 9: Editamos los videos de las actividades 4 y 6. 2.3 Realizar la reunión de auditores para clasificar los hallazgos Actividad 10: Acordamos los hallazgos. Actividad 11: Elaboramos el reporte de hallazgos. Actividades integradoras del submódulo Actividad 12: Compartimos los resultados de las actividades del submódulo Actividad 13: Integro y entrego el portafolio de evidencias. Actividad 14: Realizo los ajustes recomendados, si fueron necesarios. Lecturas de apoyo 3: La reunión de apertura y el auditor. 4: Tipos de hallazgos. Recursos didácticos Documentos, equipo y materiales seleccionados Estrategias de evaluación del aprendizaje Descripción Instrumentos de evaluación Concentrado de instrumentos de evaluación. 1. Evaluación diagnóstica 2. Guía de observación para la actividad 5 3. Guía de observación para la actividad 7 4. Lista de cotejo para la actividad 13 5. Rúbrica de evaluación del submódulo.

36 37 37 38 39 39 40 41 41 42 43 44 45 45 46 47 48 48 49 50 50 52 54 55

Submódulo 3: Informar los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados Actividades de inicio Actividad 1: Lo que voy a aprender en este submódulo Actividad 2: Identifico los avances en el dominio de mis competencias 3.1 Generar un reporte de la auditoría al proceso Actividad 3: Indagamos acerca de cómo redactar un informe de auditoría. Actividad 4: Redactamos el informe de auditoría. Actividad 5: Participo en la coevaluación de los informes de auditoría. Actividad 6: Participo en el foro: “Redacción del informe de auditoría”. 3.2 Preparar y conducir la reunión de clausura Actividad 7: Preparamos la reunión de clausura. Actividad 8: Realizamos la reunión de clausura. 3.3 Presentar el reporte de auditoría y las conclusiones o recomendaciones Actividad 9: Presentamos el reporte de auditoría y las conclusiones o recomendaciones. Actividades integradoras del submódulo Actividad 10: Participo en la plenaria de trabajos realizados durante el submódulo. Actividad 11: Integro y entrego mi portafolio de evidencias. Actividad 12: Realizo los ajustes recomendados si fueron necesarios. Lecturas de apoyo 5: Cómo mejorar los informes de auditoría. 6: La reunión de clausura. Generalidades. 7: Puntos a tratar en la reunión de clausura o cierre. 8: Presentación del informe de auditoría. Recursos didácticos Documentos, equipo y materiales seleccionados. Estrategias de evaluación del aprendizaje Descripción Instrumentos de evaluación Concentrado de instrumentos de evaluación. 1. Evaluación diagnóstica 2. Lista de cotejo para la actividad 5 3. Guía de observación para la actividad 8 4. Lista de cotejo para la actividad 11 5. Rúbrica de evaluación del submódulo. Referencias electrónicas Submódulo 1 Submódulo 2 Submódulo 3

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59 60 61 62 62 63

64 65 66 66 67 69 71 79 81 81 82 82 83 84 86 87 90 91 92

PRESENTACIÓN En el marco de la Reforma Integral de la Educación Media Superior, Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California (CBBC), se ha propuesto la meta de formar y consolidar el perfil de egreso en el bachiller, poniendo a disposición del alumno los elementos necesarios que le permitan crecer y desarrollar conocimientos, habilidades, actitudes y valores para poder enfrentar los retos de un mundo globalizado, vertiginoso, competitivo y complejo. Por tanto, es importante que el proceso educativo implemente estrategias que contemplen actividades de aprendizaje en diversos contextos y escenarios reales, donde el estudiante con creatividad, habilidad y destreza sepa desarrollar, movilizar y transferir las competencias adquiridas.

En virtud de lograr lo anterior y consciente de la dificultad para que el alumnado tenga acceso a una bibliografía adecuada, pertinente y eficaz con el entorno socio-económico actual, el CBBC brinda la oportunidad a los estudiantes de contar con materiales didácticos para el óptimo desarrollo de los programas de estudio de las asignaturas que comprende el Plan de Estudios Vigente. Cabe subrayar que, dichos materiales son producto de la participación de docentes de la Institución, en los cuales han manifestado su experiencia, conocimientos y compromiso en pro de la formación de los jóvenes bachilleres.

Los materiales didácticos se dividen en dos modalidades: Guía de Actividades del Alumno para el Desarrollo de Competencias, dirigida a las asignaturas de los Componentes de Formación Básica y Propedéutica, y Guía de Aprendizaje; para las capacitaciones del Componente de Formación para el Trabajo. Cabe señalar que, los materiales se encuentran en un proceso permanente de revisión y actualización por parte de los diferentes equipos docentes así como del equipo editorial. Las guías se pueden consultar en la página Web del CBBC: www.cobachbc.edu.mx en la sección alumnos / material didáctico.

Es necesario, hacer énfasis que la guía no debe ser tomada como la única herramienta de trabajo y fuente de investigación, ya que es imprescindible que los estudiantes lleven a cabo un trabajo de consulta en otras fuentes bibliográficas impresas y electrónicas, material audiovisual, páginas Web, bases de datos, entre otros recursos didácticos que apoyen su formación y aprendizaje.

COMPETENCIAS GENÉRICAS QUE EXPRESAN EL PERFIL DEL EGRESADO Se autodetermina y cuida de sí:

1. Se conoce y valora a sí mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta

los objetivos que persigue.

2. Es sensible al arte y participa en la apreciación e interpretación de sus

expresiones en distintos géneros.

3. Elige y practica estilos de vida saludables. Se expresa y se comunica

4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos

mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.

Piensa crítica y reflexivamente

5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos

establecidos.

6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general,

considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva.

Aprende de forma autónoma

7. Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida. Trabaja en forma colaborativa

8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos. Participa con responsabilidad en la sociedad

9. Participa con una conciencia cívica y ética en la vida de su comunidad, región,

México y el mundo.

10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidadde

creencias, valores, ideas y prácticas sociales.

11. Contribuye al desarrollo sustentable de manera crítica, con acciones respon-

sables.

COMPETENCIAS DE EGRESO DE LA CAPACITACIÓN Durante el proceso de formación de los cuatro módulos, el estudiante desarrollará las siguientes competencias profesionales, correspondientes a la Capacitación de Auditoría de Gestión de Calidad:

• Identificar la estructura organizacional de la empresa a auditar. • Identificar el Sistema de Gestión de la Calidad. • Determinar los recursos necesarios para la auditoría. • Integrar y manejar la información requerida para realizar la auditoría. • Elaborar el plan de auditoría. • Organizar y conducir las reuniones de apertura y cierre. • Auditar la documentación y los procesos del sistema de gestión de la calidad. • Aplicar métodos y técnicas para realizar las auditorías de calidad. • Elaborar y presentar el reporte de auditoría al sistema de gestión de la calidad. • Desarrollar habilidades para desempeñarse como auditor del sistema de la calidad. • Participar en auditorías de seguimiento, verificando la efectividad de las acciones correctivas y preventivas. • Verificar y evaluar la efectividad de las acciones implementadas para la mejora continua • Utilizar las Tecnologías de la Información y Comunicación para su desempeño como auditor de la calidad.

MÓDULO

III

AUDITORÍA AL PROCESO

PRESENTACIÓN A partir de la Reforma Integral de la Educación Media Superior, en Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California se dio lugar a la actualización de las capacitaciones que ofrece bajo el enfoque basado en Normas de Competencia Laboral, buscando satisfacer parte de una demanda de recursos humanos que puedan contribuir a elevar la productividad y la competitividad de los sectores productivos y de servicios. El atender a lo anterior nos ha permitido asegurar la correspondencia entre la formación que recibas y los desempeños reales que el campo laboral requiere, además de brindar la posibilidad de certificar tus competencias logradas, a través de un proceso externo de evaluación. La Capacitación de Auditoría de Gestión de la Calidad consta de cuatro módulos, para cursar uno por semestre a partir de tercero. Por ello, es importante que sigas analizando el mapa funcional que se anexa en la siguiente página para que tengas una idea completa de las funciones que conforman la capacitación y que continuarán favoreciendo en ti, el desarrollo de competencias genéricas y profesionales para desempeñarte con éxito no solo en un ambiente laboral sino en tu vida cotidiana. Por ahora, esta guía junto con el cuaderno de trabajo presentan los contenidos y las competencias que desarrollarás en cada uno de los tres submódulos que integran el Módulo III de la Capacitación de Auditoría de Gestión de Calidad, además de proporcionarte en su conjunto, una serie de actividades que apoyarán tu aprendizaje y su evaluación, incluyendo la información que utilizarás para llevarlas a cabo. Se espera que este módulo aporte los elementos necesarios que te permitan realizar auditorías a procesos en las empresas donde participes.

JUSTIFICACIÓN El módulo: Auditoría al proceso es el tercero de cuatro que conforman la capacitación para el trabajo: Auditoría de Gestión de Calidad (AGC) que se imparte en el Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California. La capacitación AGC en su conjunto, se justifica por cuanto posibilita al egresado su incorporación al mundo laboral o desarrollar procesos de auditoría independiente, de acuerdo con sus intereses profesionales o las necesidades de su entorno social. En lo específico, el presente módulo le permitirá desarrollar habilidades para planear una auditoría. La capacitación AGC y por tanto este módulo, sustenta su plan de estudios en los siguientes referentes normativos: 1) Principios básicos de la Reforma Integral de la Educación Media Superior (RIEMS) consignados en el Acuerdo 442 por el que se establece el Sistema Nacional de Bachillerato en un marco de diversidad, publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el día 26 de septiembre de 2008 y modificado según Acuerdo 488 publicado en el DOF el día 23 de junio de 2009. 2) Promueve de manera específica seis de las once competencias genéricas que se describen en el Acuerdo 444, publicado en el DOF el día 21 de octubre de 2008; asimismo, en el Acuerdo 488 ya mencionado. 3) En este módulo y para el desarrollo de las competencias profesionales que promueve se basa en la Norma Técnica de Competencia Laboral Institucional elaborada bajo la metodología de la tercera generación del CONOCER, en marzo de 2011, bajo el título y código siguiente: NORMA Institucional Educativa: CBBCNTA3G.00A Auditoría de Gestión de Calidad. Los sitios de inserción en el mercado de trabajo de este módulo, son: áreas de calidad y producción de empresas industriales, comerciales y de servicios; así mismo, el autoempleo. Los resultados de aprendizaje del módulo son: Planea la auditoría a los procesos seleccionados identificándolos previamente y elaborando las listas de verificación necesarias. Organiza y conduce a reunión de apertura, revisa los procesos seleccionados y realiza la reunión de auditores para clasificar hallazgos. Prepara y conduce la reunión de clausura, presenta el reporte de auditoría y las conclusiones o recomendaciones. Además avanza en el desarrollo de las competencias genéricas necesarias para actuar con eficiencia no sólo en el trabajo, sino a lo largo de la vida, de conformidad con el desempeño integral del estudiante. Los contenidos temáticos a desarrollar son: En el submódulo I: Identificar los procesos a auditar y elaborar el plan de auditoría para los procesos seleccionados. En el submódulo II: Organizar y conducir la reunión de apertura, revisar los procesos seleccionados y realizar la reunión de auditores para clasificar los hallazgos. En el submódulo III: Generar un reporte de la auditoría al proceso, preparar y conducir la reunión de clausura y presentar el reporte de auditoría y las conclusiones o recomendaciones. Las competencias profesionales que se desarrollan son las siguientes: 1) Planea la auditoría a los procesos seleccionados. 2) Realiza la auditoría a los procesos seleccionados. 3) Informa los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados. Las competencias genéricas cuyo desarrollo se promueve así como sus respectivos atributos, son: G4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.

Atributos: 1, 2, 3, 5. 1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas, matemáticas o gráficas. 2. Aplica distintas estrategias comunicativas según quienes sean sus interlocutores, el contexto en el que se encuentra y los objetivos que persigue. 3. Identifica las ideas clave en un texto o discurso oral e infiere conclusiones a partir de ellas. 5. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas. G5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos. Atributos: 1, 2, 6. 1. Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo. 2. Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. 6. Utiliza las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información. G6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva. Atributos: 1, 2, 3, 4.

1. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina entre ellas

de acuerdo a su relevancia y confiabilidad. 2. Evalúa argumentos y opiniones e identifica prejuicios y falacias. 3. Reconoce los propios prejuicios, modifica sus puntos de vista al conocer nuevas evidencias, e integra nuevos conocimientos y perspectivas al acervo con el que cuenta. 4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética. G7. Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida. Atributos: 1, 2

1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimiento. 2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor interés y dificultad, reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos.

3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana. G8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos. Atributos: 1, 2, 3. 1. Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso de acción con pasos específicos. 2. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reflexiva. 3. Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que cuenta dentro de distintos equipos de trabajo. G10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de creencias, valores, ideas y prácticas sociales. Atributos: 1, 2, 3. 1. Reconoce que la diversidad tiene lugar en un espacio democrático de igualdad de dignidad y derechos de todas las personas, y rechaza toda forma de discriminación. 2. Dialoga y aprende de personas con distintos puntos de vista y tradiciones culturales mediante la ubicación de sus propias circunstancias en un contexto más amplio. 3. Asume que el respeto de las diferencias es el principio de integración y convivencia en los contextos local, nacional e internacional.

AUDITOÍA DE GESTIÓN DE CALIDAD

(32 hrs.)

Elaborar un plan de auditoría

(40 hrs.)

Identificar las etapas del proceso de auditoría

(40 hrs.)

Identificar la estructura organizacional y el SGC de la empresa a auditar.

Planificación de la Auditoría. (112 hrs.)

3ER. SEMESTRE

Auditoría al Proceso. (112 hrs.)

5TO. SEMESTRE

(32 hrs.)

Informar los resultados de la auditoría a la documentación

(32 hrs.)

(35 hrs.)

Informar los resultados de la auditoría de seguimiento

Informar los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados

Realizar la auditoría de seguimiento (42hrs.)

Realizar la auditoría a los procesos seleccionados

Realizar la auditoría a la documentación del sistema de calidad

(35 hrs.)

Planear la auditoría de seguimiento

Auditoría de Seguimiento. (112 hrs.)

6TO. SEMESTRE

(40 hrs.)

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Planear la auditoría a la documentación

SUBMÓDULOS

Auditoría a la Documentación. (112 hrs.)

MÓDULOS

4TO. SEMESTRE

EL mapa de la capacitaciñom está compuesto por módlos y submódulos, los cuales se dividen de la siguiente manera:

1.2 MAPA DE LA CAPACITACIÓN

SUBMÓDULO 1 PLANEAR LA AUDITORÍA A LOS PROCESOS SELECCIONADOS

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

SUBMÓDULO 1

PLANEAR LA AUDITORÍA A LOS PROCESOS SELECCIONADOS

Contenidos:

Competencia profesional:

1.1 Identificar los procesos a auditar

Planea la auditoría a los procesos 1.2 Elaborar el plan de auditoría para los procesos seleccionados seleccionados.

Competencias genéricas y sus respectivos atributos: CG4: 1,2,3,5; CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG7: 1,2,3; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3 ACTIVIDADES DE INICIO Actividad 1 Lo que voy a aprender en este submódulo Revisa los contenidos y metodología de este submódulo y los sitios de inserción donde podrás desempeñarte al adquirir estas competencias. Posteriormente, participa haciendo tus comentarios o exponiendo tus dudas al respecto. (CG4:3) Enseguida reafirma tu comprensión del tema completando lo siguiente (CG4:1, CG6:4): ¿Qué aprenderé en este submódulo?

¿Para qué me servirá?

Si yo fuera auditor, ¿por qué será importante conocer la estructura organizacional de la empresa que voy a auditar?

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

Actividad 2 Evaluación diagnóstica. Parte 1. Identifico mi dominio de las competencias genéricas para la capacitación. Para este momento cursando la capacitación: Auditoría de Gestión de Calidad, ya has tenido oportunidad de practicar seis de las once competencias genéricas propuestas en la Reforma Integral para la Educación Media Superior (RIEMS) en México. Autoevaluación. Antes de continuar con este segundo módulo, es recomendable que verifiques tu dominio de dichas competencias genéricas y en caso necesario, hagas una retroalimentación para reforzarlas. Para ello, realiza la evaluación dignóstica, parte 1, propuesta en la sección de “Instrumentos de evaluación” al final del submódulo. Una vez realizada, comenta con tus compañeros cuáles competencias ya practicas con facilidad y cuáles aún te cuesta trabajo aplicar en tu vida estudiantil y cotidiana, así como lo que harás para mejorarlas. CG4: 1,2; CG6: 2,3,4; CG7: 1,2,3; CG10: 1,2,3. Actividad 3 Evaluación diagnóstica. Parte 2. Identifico mi dominio de las competencias profesionales de los módulos 1 y 2, desarrolladas en semestres anteriores. Estás a punto de iniciar el tercer módulo de la capacitación: Auditoría de Gestión de Calidad en el cual desarrollarás competencias para auditar procesos. Es altamente recomendable que ya tengas dominio de las competencias referentes a planear una auditoría y auditar documentación para facilitar el logro de las nuevas competencias. Es por eso que deberás realizar la evaluación diagnóstica, parte 2 propuesta en la sección “Instrumentos de evaluación” al final de este submódulo, misma que te permitirá verificar tus habilidades y actuar a tiempo para abatir posibles rezagos. Una vez contestada la evaluación diagnóstica, parte 2, comenta los resultados con tus compañeros y solicita que estén atentos a tu desempeño durante las actividades del módulo y te hagan notar cuando te desvíes de tus propósitos de mejorar. CG4: 1,2; CG6: 2,3,4; CG7: 1,2,3; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3.

1.1 Identificar los procesos a auditar Actividad 4 Identificamos los procesos a auditar Intégrate en un equipo con algunos de tus compañeros para realizar las actividades durante todo el módulo. Una vez formado el equipo, máximo de cinco integrantes, deberán trabajar a dos niveles. CG7: 1,2,3. 1) Como equipo auditado 2) Como equipo auditor

Submódulo 1

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

1) Como equipo auditado: Deberán elegir y realizar un proceso como si fueran una empresa, pueden retomar la que han venido proyectando desde tercer semestre. El objetivo es realizar un proceso de producción para que otro de los equipos les realice una auditoría al proceso. CG5: 1, 2, 6. Reúnanse y analicen la información generada desde tercer y cuarto semestre para la empresa proyectada. Si es necesario, complétenla o mejórenla. También pueden cambiar de proceso y generar un nuevo proyecto de empresa. CG7: 1,2; CG8: 1, 2, 3; CG10: 1,2,3. De ser necesario, volver a revisar en las guías de aprendizaje y portafolios de evidencias de tercero y cuarto semestres, para tener claro como redactar los siguientes datos: • • • • • • • • • • • • • • •

Nombre de la empresa Producto que elaborará Tipo de empresa Tamaño de empresa Departamentos que la conforman Organigrama Plano Misión Visión Valores Política de calidad Objetivos de calidad Funciones y responsabilidades Manual del SGC completo (opcional) Procedimiento de producción.

El procedimiento de producción que proyecten debe tener cuando menos cinco etapas o áreas bien definidas. Debe contar con los datos precisos de la materia prima, equipos, aparatos, o herramientas a utilizar, así como las operaciones por área, completas y en orden para obtener el producto terminado. Es muy importante que el proceso que elijan sea realizable con materias primas a su alcance, también que los aparatos, equipos o herramientas a utilizar puedan transportarlas a la escuela el día que deban exponer su proceso. Ver compilación #1 de lecturas. Pongan en acción su creatividad para diseñar un formato donde presenten su proceso de producción con los datos siguientes. CG5: 1.

a) Un encabezado conteniendo datos de: Empresa/proceso/producto. Responsable(s) del b) c) d) e) f) g) h)

diseño y fecha de creación. Listado de materia prima con nombres, marcas y cantidades a utilizar. Listado de herramientas, equipos o aparatos a utilizar, debidamente especificados. Procedimiento de producción completo y ordenado. Criterios de éxito para la materia prima, producto en proceso y producto terminado. Pie de página indicando el número de página del total de páginas (# de #). Anexos (cuando se requieran). Para afinar detalles, autoevaluen sus documentos una vez mejorados. Utilicen la lista de cotejo de la actividad 5 siguiente ya que con base en ésta les coevaluará un equipo de sus compañeros.

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

2) Como equipo auditor: Junto con tus compañeros de equipo deberán realizar cuando menos una auditoría al proceso, ya sea a otro de los equipos, a una empresa local que les haya dado autorización para ello; o bien, ambas. Durante la presente actividad sólo se requiere que sean conscientes de que realizarán cuando menos una auditoría, para que se esmeren en su proyecto de proceso que dará pie a que otro equipo de sus compañeros les auditen. CG4: 1, 2, 3, 5; CG5: 1,2,6; CG7: 1,2; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. A continuación, se presentan algunas ligas útiles como apoyo para realizar esta actividad: El enfoque de proceso de ISO 9001: http://www.iso9001-sayce.blogspot.com/ Certificado ISO 9001- Certificación de Sistemas de Gestión de Calidad

http://www.certificadoiso9001.com/Certificados/certificado-iso-9001-2008_I_102.aspx

Proyecto de una empresa de informática:

http://pdf.rincondelvago.com/proyecto-de-una-empresa-de-informatica.html

Se recomienda explorar los siguientes sitios, contienen amplia información para formar una empresa. Están muy completas: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/distriplantarodri.htm http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/produccion.htm

Curso básico de dibujo técnico (útil para elaborar el croquis de la empresa o de los procesos de producción): http://dibujotecnico.ramondelaguila.com/normalizacion/croquizacion.htm Ejemplo de croquis de un proceso:

http://www.google.com.mx/imgres?imgurl=http://www.quiminet.com/imagen/Proceso_APR2.gif&imgrefurl=http://www. quiminet.com/pr9/Metales%252BPreciosos.htm&usg=__RLfEjAdI_yY3jGQ7h30KT06wv8k=&h=479&w=733&sz=30&hl =es&start=61&zoom=1&tbnid=l5SBf7X59H9WbM:&tbnh=100&tbnw=153&ei=_UrqTdfXNqTc0QH33YCMAQ&prev=/sea rch%3Fq%3Dplanos%2Bde%2Bprocesos%26hl%3Des%26rlz%3D1R2GFRE_esMX361%26biw%3D1345%26bih%3D 427%26tbm%3Disch&itbs=1&iact=hc&vpx=823&vpy=135&dur=9057&hovh=181&hovw=278&tx=39&ty=140&page=5&n dsp=16&ved=1t:429,r:5,s:61&biw=1345&bih=427

Submódulo 1

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Actividad 5 Coevaluación de los procedimientos de producción actualizados • • •

•

Los equipos deberán enumerarse como sigue: 1, 2, 3, … hasta el último. Para realizar la coevaluación cada equipo entrega su procedimiento mejorado de la actividad anterior al equipo que será encargado de coevaluar su trabajo como sigue: 1 al 2, 2 al 3, 3 al 4, último al 1, para cerrar el ciclo. Realizar la coevaluación utilizando la lista de cotejo incluida en anexos diseñada específicamente para esta actividad.Una vez realizada la coevaluación, entregar el documento y lista de cotejo con anotaciones al equipo coevaluado, explicando de viva voz y de manera respetuosa, las oportunidades de mejora detectadas, si fuera necesario. Una vez que reciban su trabajo y evaluación, realizar las mejoras faltantes.

1) Guardar su documento mejorado en el portafolio de evidencias y para actividades posteriores.Como equipo auditado

2) Como equipo auditor

Actividad 6 Seleccionamos las cláusulas de la norma ISO 9001:2008 aplicables al proceso Este es el momento propicio para analizar qué cláusulas de la norma hacen referencia a los requisitos que debe cumplir un proceso; así que, junto con tus compañeros de equipo, revisa esta norma, seleccionándolas. Toma nota para tenerlas en cuenta al momento de redactar el plan de auditoría. CG4: 3; CG5: 1,2,6; CG7:1; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. Para leer el contenido de la norma, visita:

http://farmacia.unmsm.edu.pe/noticias/2012/documentos/ISO-9001.pdf

En caso que no abra la liga al dar clic directamente en ella, prueba copiándola y pegándola en la barra de búsqueda de Google o de cualquier otro buscador. También será útil para tener una rápida visión de la norma, revisar una síntesis de la misma, en:

https://mx.dqs-ul.com/certificaciones/gestion-de-la-calidad/iso-9001/iso-9001-2008-actualizadaclara-y-precisa.html

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

Cláusulas de a Norma ISO-9001:2008 aplicables a procesos:

Actividad 7

Socializamos las cláusulas aplicables al proceso Participa de manera respetuosa y ordenada, en la socialización de las cláusulas anotadas. Al azar se elige uno de los equipos para que exponga las cláusulas aplicables al proceso. El resto de equipos pone atención y participa para complementar si considera que se omite alguna; o bien, para cuestionar si considera que se menciona alguna no aplicable a procesos. CG4: 1,2,5; CG10: 1,2,3. Analicen las propuestas de los demás equipos y mejoren su lista, preguntando y dando razones que sustenten las elecciones respectivas. Guarda la lista depurada para cuando la necesiten. CG7: 1,2,3. Cláusulas de la Norma ISO-9001:2008 aplicables a procesos Agregadas a nuestra lista anterior

Eliminadas de nuestra lista anterior

Lista depurada (será la que utilicen para planear su auditoría a procesos)

Submódulo 1

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

1.2 Elaborar el plan de auditoría para los procesos seleccionados Actividad 8

Acordamos los procesos a auditar y fechas para ello CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. Acordar mediante sorteo, las fechas para exponer los procesos de producción y las correspondientes auditorías internas. Programar las exposiciones según la duración de cada proceso y nuestras sesiones de clase. Por ejemplo, para procesos largos programarlos en sesiones de 2 horas, procesos cortos en sesiones de una hora. Si el proceso a realizar excede las dos horas por contener operaciones prolongadas en tiempo, el equipo deberá traer muestras de su producto elaborado hasta ese paso para continuar inmediatamente con la operación siguiente. Por ejemplo: Si realiza un pastel que requiere horneado de 45 minutos y posterior enfriamiento de 30 minutos, para continuar con la decoración, deben traer al menos uno ya horneado y enfriado para continuar con su proceso mientras el que se hace en tiempo real continúa en el horno. También es necesario acordar en qué lugar de la escuela se llevará a cabo el proceso. Si se requiere un laboratorio, solicitarlo con anticipación, si es un proceso donde se genera ruido, apartar un lugar en el patio, alejado de los salones de clase, etc. Anotar en el siguiente cuadro para tener presente la fecha y lugar de cada exposición: Fecha/Hora

Equipo auditado/proceso/lugar/tiempo requerido

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Equipo auditor

Auditoría y Gestión de Calidad

Actividad 9

Realizamos la planeación de la auditoría al proceso Ya sabiendo qué empresa y proceso auditarás, revisa los datos con que cuentas y los que debes recabar aún. Solicita al equipo que te toca auditar, que te entreguen copia de su manual del SGC y del procedimiento de producción a auditar. Asegúrate de tener clara y completa la siguiente información. CG4:2; CG5:1; CG8: 1, 2, 3; CG10: 1,2,3.

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

Nombre de la empresa/proceso/producto a auditar Áreas o departamentos que auditaremos Integrantes del equipo de auditoría: Auditor líder, especialista(s) y generalista(s) Propósito de la auditoría Alcance de la auditoría Calendario de auditoría Documentos de referencia Redactar los puntos de las agendas para las reuniones necesarias

Recuerda que en la guía de aprendizaje de tercer semestre, se te presentaron formatos muestra para redactar el plan de auditoría y las listas de verificación; así mismo, elaboraste en equipo tus propios formatos y realizaste un primer intento de plan de auditoría. De ser necesario revísalos de nuevo antes de realizar esta actividad y mejora lo presentado entonces, tanto en forma como en fondo pues ya tienes más habilidad y conocimientos del tema para hacer el plan de la auditoría. Además, en la siguiente URL, puedes ver varios formatos a utilizar en las diferentes etapas de una auditoría, incluso para el plan de la misma: http://es.scribd.com/doc/18414379/Formatos-Modelos-Para-Las-Auditorias-Internas-Del-SGI

Formatos para plan de auditoría:

http://www.itlp.edu.mx/sgc/CALIDAD/ITLP-CA-PG-003%20AUDITORIAS%20INTERNAS/ITLP-CA-PG-003-02%20%20PLAN%20AUD.pdf

http://www.docstoc.com/docs/21361996/PRCD-ELABORACION-Y-ACEPTACION-DEL-PLAN-DE-AUDITORIA

Un ejemplo de plan de auditoría:

http://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=paln%20de%20 auditor%C3%ADa&source=web&cd=8&ved=0CGUQFjAH&url=http%3A%2F%2Fcalidad.unach.mx%2Findex. php%2Fauditoria-externa%2F2011%2F2aue%2Fdoctos%2Fdoc_download%2F977-plan-de-auditoria&ei=lDZuT_mF DePiiAL7qsCMBQ&usg=AFQjCNHKGNuOkmk2MbCtp1jlMvWspkDJLg

Ejemplo de plan de auditoría

http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lad/paz_s_ad/apendiceC.pdf

Manual de auditoría interna. Una herramienta indispensable para el auditor http://www.monografias.com/trabajos27/manual-auditoria/manual-auditoria2.shtml

Apuntes de auditoría de gestión:

http://members.tripod.com/~Guillermo_Cuellar_M/gestion.html

Submódulo 1

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Actividad 10 Elaboramos las listas de verificación CG4: 3,5; CG6: 1,4; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. Ahora elaboren listas de verificación para: Visita de preauditoría, reunión de apertura y auditoría al proceso. Pueden basarse en las listas que ya han redactado en semestres anteriores, sólo revísenlas y mejórenlas, apoyándose en los conocimientos y habilidades que han desarrollado. Es importante en este momento de la actividad leer el artículo: La lista de verificación ¿Es para usted? En la siguiente URL: http://spain.irca.org/inform/issue18/APG.html Para esta actividad, se recomienda elaborar tres listas de verificación: 1) para la visita previa a la auditoría, 2) para la reunión de apertura y 3) para la auditoría al proceso. Quedará pendiente para el siguiente submódulo la lista para la reunión de clausura por cuestiones pedagógicas.

1) Lista de verificación para una visita previa a la auditoría. Es necesario anotar qué datos

y documentos necesitan obtener para asegurar un efectivo plan de auditoría. Asegúrense de obtener toda la información y documentos necesarios en esa primera visita. Un auditor inspira confianza si sabe lo que necesita y lo pide en tiempo y forma. “Algunos auditores no están de acuerdo con las visitas previas debido a que significan un gasto extra. Sin embargo, cuando se realiza un análisis de costo/beneficio, se obtiene que si son convenientes”. “La cantidad de información a recolectar en esta fase dependerá de la amplitud de los objetivos y alcance de la auditoría”.

Para ver más información ir a: También ayuda a tener una visión más clara de la importancia de una visita previa exitosa, analizando la información contenida en la siguiente URL: http://www.femica.org/archivos/6.Planificacion_de_reuniones_de_trabajo_y_actividades_varias.pdf

2) Lista de verificación para la reunión de apertura. Es recomendable, elaborar una agenda donde se lleven anotados los temas a tratar, así como una lista de verificación con preguntas guía para desarrollar la agenda durante esta reunión, misma que marca el inicio de la auditoría. Aunque este tema ya ha sido abordado, si fuera necesario revisen la compilación de lecturas # 2.

3) Lista de verificación para la auditoría al proceso. Servirá de guía para verificar la conformidad en cada área, proceso u operación, así como las cláusulas de la Norma cuya aplicación se pretende constatar. Ver ejemplo de listas de verificación para auditorías: http://www.toy-icti.org/info/anexo2.html http://translate.google.com.mx/translate?hl=es&langpair=en%7Ces&u=http://www.plosmedicine.org/article/ fetchSingleRepresentation.action%3Furi%3Dinfo:doi/10.1371/journal.pmed.1000067.s002 http://www.gestion-calidad.com/archivos%20web/Check_LIst_para_auditoria_de_SGC..pdf

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

Es importante que en cada equipo tengan a la mano: 1) La guía de aprendizaje de tercer semestre, 2) El portafolio de evidencias con todos los reportes elaborados hasta este momento de la capacitación y 3) Copia de la Norma ISO 9001:2008. Actividad 11 Participamos en la coevaluación de los planes de auditoría CG4: 1,2,3; CG5: 1; CG6: 2,3,4; CG7: 1,2; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. Intercambien su plan de auditoría con otro equipo y mutuamente evalúen sus propuestas. Con lápiz anoten las mejoras que consideren deban hacerse al plan del otro equipo, a cambio ustedes recibirán aportaciones similares. Apóyense en la lista de cotejo correspondiente para esta actividad. Una vez concluida esta evaluación, entreguen a los miembros del otro equipo sus observaciones tanto en el plan de auditoría revisado como en la lista de cotejo utilizada; si lo requieren, fundamenten de viva voz las razones que tuvieron para hacerlas. Igualmente, si tienen dudas acerca de las observaciones que les hayan hecho, pregunten a sus compañeros coevaluadores. Finalmente y con base a las observaciones y recomendaciones recibidas, mejorar el plan de auditoría, pasarlo en limpio y guardarlo para una actividad posterior. Actividades integradoras del submódulo Actividad 12 Compartimos los resultados de las actividades del submódulo CG4: 1,2,3,4; CG5: 1,6; CG6: 2,3,4; CG7: 1,2; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. Según el tiempo disponible para esta actividad y el número de equipos existentes, se acuerda cuántos equipos alcanzarán a exponer y la manera de elegirlos. Si fueron elegidos, en equipo preparen su presentación de las evidencias integradoras del submódulo. Todas deben estar en su versión final, mejorada. → Como empresa: El manual de calidad y procedimiento escrito de producción. → Como auditor: El plan de auditoría con sus respectivas listas de verificación. Como empresa, hagan su presentación teórica inicial del proceso a realizar para dar pie a que los compañeros que los auditarán presenten el plan de auditoría y listas de verificación. El resto del grupo debe estar atento para evaluar si hay congruencia entre lo presentado por unos y otros; asimismo, si se aplican todas las cláusulas referentes al proceso. Agradezcan los comentarios y observaciones que les hagan y, ofrezcan igualmente los suyos al resto de los equipos acerca de su trabajo.

Submódulo 1

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Actividad 13

Integro y entrego el portafolio de evidencias (CG4: 1, 5; CG5: 1, 2, 6; CG6: 4; CG7: 1, 2, 3). Es momento de integrar el portafolio de evidencias* y entregarlo, cumpliendo en tiempo y forma con los requisitos enunciados en la correspondiente lista de cotejo. Posteriormente, mantente atento a las observaciones del docente y toma nota de lo que deberás corregir en caso necesario. Manejo de TIC y desarrollo sustentable: Para poner en práctica tu manejo de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) elabora tus reportes, utilizando los medios tecnológicos a tu alcance cuidando el correcto uso de la sintaxis y ortografía. Así mismo, contribuye al desarrollo sustentable y sostenible, entregando tu portafolio de evidencias en forma electrónica lo cual resultará en un considerable ahorro en el uso de papel y además te ayudará a reducir gastos en la elaboración de los trabajos. *Es recomendable continuar con el mismo portafolio de evidencias de los módulos anteriores para integrar uno de la capacitación completa. Utiliza separadores entre las evidencias de un módulo a otro.

Imagen tomada de: https://www.google.com.mx/search?q=imagenes+de+usb&biw=1366&bih=667&tbm=isch&imgil=jYtBV6PYYeIP5M%253A%253Bhttps%253A% 252F%252Fencrypted-tbn1.gstatic.com%252Fimages%253Fq%253Dtbn%253AANd9GcQt-Ynq07taZxjvOjng9j34zHNNCLwzu08IbKVY08u6s 3yZNE7L%253B600%253B532%253BDbX0gf3I3qzbUM%253Bhttp%25253A%25252F%25252Fwww.muylinux.com%25252F2009%25252F05 %25252F28%25252F5-grandes-distribuciones-de-seguridad-para-llaves-usb&source=iu&usg=__J5MwkaGppXmaRUKKDEbq68_6SBc%3D& sa=X&ei=2blnU9PgB8n5oASlzoC4DA&ved=0CDIQ9QEwBA#facrc=_&imgdii=jYtBV6PYYeIP5M%3A%3BmkiFz1uq2iOfDM%3BjYtBV6PYYeIP 5M%3A&imgrc=jYtBV6PYYeIP5M%253A%3BDbX0gf3I3qzbUM%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.muylinux.com%252Fwp-content%252Fuplo ads%252F2009%252F05%252Fpendrive.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.muylinux.com%252F2009%252F05%252F28%252F5-grandesdistribuciones-de-seguridad-para-llaves-usb%3B600%3B532

Actividad 14

Realizo los ajustes recomendados si es necesario. Si hay observaciones que atender respecto a la conformidad de las evidencias de trabajo presentadas en el portafolio de evidencias, realiza los ajustes necesarios. Tenlo listo para entregarlo de nuevo para una segunda revisión. CG5: 1,2,6; CG6: 3,4. Si tu portafolio ya es conforme en todos los aspectos requeridos: ¡Felicidades! Haz concluido con éxito este primer submódulo.

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

Compilación de lecturas #1 Algunas notas básicas sobre gestión de procesos Proceso es el “conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido”. En otras palabras, un proceso no es más que la sucesión de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada actividad o tarea que, cuando se trabaja desde el enfoque de la calidad total, deben ir orientados a satisfacer a nuestro cliente. La gestión por procesos busca reducir la variabilidad innecesaria que aparece habitualmente cuando se producen o prestan determinados servicios y trata de eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las acciones o actividades, al consumo inapropiado de recursos, etc. Todo proceso incluye una sucesión de actividades que, necesariamente, tienen cada una de ellas alguna actividad precedente y lógicamente tendrán otra a continuación hasta su final. Al espacio entre los límites establecidos para cada proceso, se le denomina ámbito del proceso. (Universidad Miguel Hernández de Elche). Para utilizar la gestión por procesos en una organización debe describirse de forma clara su misión (en qué consiste, para qué existe y para quién se realiza), concretando, a continuación, entradas y salidas e identificando clientes y proveedores del mismo. Se debe poder medir la cantidad y la calidad de lo producido, el tiempo desde la entrada hasta la salida y el coste invertido en añadir valor y, por último; ha de poder asignarse la responsabilidad del cumplimiento de la misión del proceso a una persona (al que denominamos habitualmente propietario del proceso). Se habla de procesos si se cumple las siguientes características: • Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS. • El Proceso cruza uno o varios límites organizativos funcionales. • Una de las características significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización. • Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta “QUÉ”, no al “CÓMO” • El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización. • El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo. La “Gestión por Procesos” puede ser conceptualizada como la forma de gestionar toda la organización basándose en los “Procesos”, siendo definidos estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente. El enfoque por proceso se fundamenta en: • La estructuración de la organización sobre la base de procesos orientados a clientes. • El cambio de la estructura organizativa de jerárquica a plana. • Los departamentos funcionales pierden su razón de ser y existen grupos multidisciplinarios trabajando sobre el proceso. • Los directivos dejan de actuar como supervisores y se comportan como apocadores. • Los empleados se concentran más en las necesidades de sus clientes y menos en los estándares establecidos por su jefe. • Utilización de tecnología para eliminar actividades que no añadan valor. Submódulo 1

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Sus ventajas son: • Alinea los objetivos de la organización con las expectativas y necesidades de los clientes. • Muestra cómo se crea valor en la organización. • Señala cómo están estructurados los flujos de información y materiales. • Indica cómo realmente se realiza el trabajo y cómo se articulan las relaciones proveedor cliente entre funciones. Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar. Por tanto, los indicadores son fundamentales para: • Poder interpretar lo que está ocurriendo. • Tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos. • Definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus consecuencias. • Planificar actividades para dar respuesta a nuevas necesidades. El “Equipo de Proceso” se plantea, por tanto, la necesidad de definir indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué debemos medir? ¿Dónde es conveniente medir? ¿Cuándo hay que medir? ¿En qué momento o con qué frecuencia? ¿Quién debe medir? ¿Cómo se debe medir? ¿Cómo se van a difundir los resultados? ¿Quién y con qué frecuencia se va a revisar o auditar el sistema de obtención de datos? Una vez definidos los indicadores, éstos se llevan a un panel para su gestión por el “Equipo del Proceso”, donde la primera labor a realizar con los citados indicadores consiste en concretar los objetivos de todos los indicadores definidos en la fase anterior, de modo que éstos sean coherentes con los objetivos básicos del proceso y garanticen su cumplimiento. Los procesos deben ser evaluados periódicamente. Este es un aspecto de gran importancia y a menudo es olvidado por parte del personal responsabilizado en desarrollar este tipo de actividad. Partiendo de las evaluaciones rigurosas que se le realicen, se pueden determinar los puntos débiles y de esta forma, se puede establecer una estrategia completa encaminada al mejoramiento del funcionamiento, contribuyendo esto a aumentar la eficacia, tarea importante y primordial en las condiciones actuales, donde la competitividad juega un papel de primer orden. La evaluación del nivel de funcionamiento de un proceso debe realizarse, tomando como referencia un patrón de excelencia funcional. Este patrón de comparación será conformado a partir del comportamiento deseable u óptimo de un conjunto de medidores del funcionamiento de los procesos en las empresas líderes mundiales, o en su defecto en las empresas cubanas con procesos afines al objeto de estudio, con probado éxito en su desempeño (Ernesto Negrin). Para leer más al respecto, ir a:

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/distriplantarodri.htm

Organización y planificación de la producción La empresa logra el objetivo de satisfacer la demanda en cantidad, calidad, precio y sobre todo, en tiempo, optimizando la utilización de la materia prima, insumos, materiales, recursos humanos, equipos e instalaciones. Procurando además el crecimiento de la actividad de la empresa a través del tiempo, organizando la producción.

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

MANO DE OBRA

MATERIA PRIMA

INSUMOS, MATERIALES

TRANSFORMACIÓN CON VALOR AGREGADO O GASTO

PRODUCTO TERMINADO

EN EDIFICIOS: CON MÁQUINAS E INSTALACIONES

Para optimizar es necesario planificar, de esta manera el gasto que suma valor agregado será más rentable. Es fundamental la coordinación de ventas, producción, almacenes y compras. Establecidas las necesidades del sector de ventas, se realiza la programación de la producción, se controla stock de materia prima, insumos y materiales, se pide lo necesario para producir en tiempo y forma. El sector planificación Cuando comienzan las paradas de máquinas por motivos varios, se manifiesta la necesidad de contar con un sector que logre coordinar las operaciones antes mencionadas. El sector no es de ventas, no es de almacenes, no es de compras, no es de producción pero debe conocer y coordinar dichas operaciones, planificar y controlar la producción, tendiente a que no se produzcan desequilibrios. Los problemas que se pueden llegar a presentar son varios. Falta MO (mano de obra), falla de alguna máquina, falta MP (materia prima), algún insumo, algún material. Cualquiera de ellos es fatal para la producción y puede darse el caso de pérdida de ventas. También pueden sobrar cualquiera de ellos y esto produce altos costos aunque más no sea de almacenamiento, que redundan en alza del costo de producción. Todo esto puede evitarse con la adecuada planificación de la producción (y su control). En una pequeña empresa la tarea de planificación y control de la producción es ejercida por el dueño, no tiene por qué ser algo imposible de realizar para todo un sector. Si el dueño dice que hay que producir tal cosa, toda la empresa deberá abocarse a dicha tarea. Lo mismo debería ser con el sector responsable de tales tareas en una empresa grande. Si el micro emprendimiento crece, algunos dueños logran superar los trances, contratando a un encargado, capataz general, en el cual delega tareas. Pero si la empresa toma mayores dimensiones, las cosas podrían empezar a escapárseles de las manos, deberá comenzar a anotar en una libreta tipo agenda. Hasta que se da cuenta que ni con ello logra disminuir los tiempos de parada de fábrica y falta de producción cuando es más necesario justamente aumentar. Solo, sin que nadie se lo diga deberá darse cuenta que es necesario contar con un ayudante responsable de estas tareas. Si no cuenta con un esquema organizado de autoridades para asignar órdenes de producción también esto suele terminar en fracaso. La autoridad está en la orden de producción.

Submódulo 1

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Base de la programación o planificación de la producción Está basado necesariamente en algo conocido: el estándar de producción, definido inicialmente en el proyecto de creación de la empresa. En él están fijadas pautas generales como es el proceso usado, el stock posible, la capacidad de almacenamiento, de producción, etc. Pero si es necesario cambiar el proceso, invertir en máquinas, contratar más mano de obra, se deberá considerar dicha posibilidad sólo para el futuro mediante la presentación del correspondiente plan de inversión o proyecto (tema visto en planes de negocio). Cumplir con la tarea es programar la producción anual, mensual, semanal, diaria y luego controlar en sentido contrario, día a día, semana a semana, mes a mes, durante todo el año productivo. En el transcurso del año o en un período determinado deberá atenderse también el presupuesto del año siguiente y así sucesivamente, tratando de cumplir por supuesto con el pre supuesto. Diferencias entre proyectar la empresa y planificar la producción La preparación y presentación de proyectos requiere mucho de ingeniería para lograr resultados satisfactorios, según lo mencionamos en él se plantea el estándar de producción inicial pero no es lo mismo. Las diferencias son: • • • • • •

Cuando se proyecta se estima que es lo que sucedería al hacer tal o cual tarea / producto. Cuando se planifica se debe saber exactamente qué, cómo y con qué se hace lo que es necesario hacer. Cuando se proyecta se puede manejar los tiempos demorando las concreciones para revisar bien el proceso. Cuando se planifica, el tiempo no es variable. Las improvisaciones causan problemas de paradas de fábricas. Cuando se proyecta es sin movimiento de fondos (dinero). Cuando se dispone una planificación se producen movimiento de fondos, compromisos de materiales, contratación de mano de obra, etc.

¿Qué es necesario tener para poder planificar? La idea no es planificar en el aire con estimaciones dadas de datos secundarios. Ahora está en plena producción la empresa y hay que ser eficientes. Se necesita contar con datos reales primarios. Para ver más, es recomendable explorar las siguientes URL donde encontrarás amplia información para formar una empresa: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/distriplantarodri.htm http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/produccion.htm También es conveniente visitar: Curso básico de dibujo técnico (útil para elaborar el croquis de la empresa o de los procesos de producción). Ver cuando menos, el apartado: “Pasos a seguir para la realización de un croquis”, en: http://dibujotecnico.ramondelaguila.com/normalizacion/croquizacion.htm

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

Compilación de lecturas #2 Reunión de apertura Es la reunión que se realiza antes de iniciar la auditoría, aquí es donde se presentan los integrantes del equipo auditor y auditados y se llegan a los acuerdos sobre cómo se llevará a cabo dicha auditoría. Patrón para el desarrollo de una reunión de apertura 1. Planeación de la reunión de apertura Propósito. La reunión de apertura se celebra cuando los auditores llegan a la sede de la empresa. Su propósito es establecer la comunicación con la compañía, para confirmar las disposiciones y resolver cualquier dificultad antes de que comience la auditoría. Generalmente, esta reunión no es necesaria en las auditorías internas, porque el personal conoce a los auditores; sin embargo, es preferible tener una reunión introductoria aunque sólo sea para establecer que nada ha cambiado desde que se acordó la fecha y el ámbito de la auditoría.

2. Lista de verificación del plan de la reunión de apertura (Agenda) • • • • • • • • • • • • •

Presentación del equipo auditor Presentación del personal de la empresa auditada Propósito y ámbito de la auditoría Calendario de la auditoría Proceso de auditoría y procedimientos para informar Criterios de éxito Nombramiento de los guías Acuerdo sobre hallazgos y no conformidades Seguridad y salud Instalaciones necesarias Confidencialidad Aclaraciones Preguntas.

3. Desarrollo de la reunión de apertura La reunión de apertura puede ser una experiencia normal o una experiencia traumática. El auditor jefe deberá conocer de antemano al personal clave de la empresa; pero el equipo de auditoría será presentado por primera vez en esta reunión de apertura, en la que, la compañía puede medir y evaluar a los auditores y formarse de ellos una primera impresión respecto de su calidad profesional. Al preparar la reunión de apertura, el auditor jefe deberá establecer qué se ha de decir y quién lo hará, para cada punto de la agenda. Es importante presentar a la compañía a cada miembro del equipo, para que puedan, al menos, formarse una opinión de cada uno de ellos. Un auditor en silencio puede desconcertar bastante, y parecer débil o malicioso, aunque tan pronto comience a hablar puede que inspire confianza o que refuerce sus preocupaciones. Submódulo 1

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4. Las presentaciones No son un problema si hay pocas personas en la reunión. El auditor jefe puede presentarse a sí mismo y dejar que su equipo se presente al personal de la compañía que asiste a la reunión, según van entrando en la sala. Sin embargo, cuando los asistentes son muy numerosos por ambas partes, las presentaciones se nos pueden ir de las manos. En una situación así, el auditor jefe deberá tomar las riendas, presentarse a sí mismo y a su equipo y, después invitar a la compañía a hacer lo propio. El hecho de estrecharse las manos unos a otros puede parecer caótico. Cuando los auditores se van presentando, es una buena idea que expliquen brevemente qué áreas va a auditar cada uno de ellos, aunque quizás es algo que pueda hacerse más tarde mientras se explica el calendario de la auditoría. El auditor jefe deberá pasar una lista de asistencia en la que se registren de forma precisa los nombres, ya que los nombres del personal clave serán necesarios para el informe de auditoría y así, tenerlos ya registrados desde la reunión de apertura, lo cual ahorra posteriores situaciones embarazosas cuando se olvide un nombre o se deletrea mal. Una vez concluidas las presentaciones, puede que el consejero delegado desee decir unas palabras sobre la compañía; algo que puede durar desde unos minutos hasta una hora, si se trata de una explicación con transparencias y videos. El auditor jefe deberá preguntar, con mucho tacto, cuánto tiempo va a durar la presentación, puesto que el plan para la reunión de apertura se había programado quince minutos. Si el consejero delegado dice que durará sólo cinco minutos, es muy probable que dure tres y, si se extiende más de cinco, los gestos y una seña adecuada del auditor jefe, le irán sugiriendo sutilmente que vaya cerrando su exposición. Es importante recordar que el equipo de auditoría asiste como invitado e, independientemente de que sea una auditoría realizada por una segunda o tercera fuente, están presentes sólo con el acuerdo de la compañía. De manera que se debe ser siempre educado. El auditor jefe podría sugerir que la presentación se hiciese después de completar la agenda de la reunión de apertura.

5. Confirma el propósito y el ámbito Es aquí donde se producen más problemas que en ningún otro apartado del proceso. Aunque se hayan comprobado, cambiado durante el primer contacto con la compañía y comprobado de nuevo durante la visita previa a la auditoría, todo el mundo parece entender de forma diferente, qué es lo que se ha de auditar. Las personas que asisten a esta reunión puede que no hayan participado en las discusiones para establecer el ámbito de la auditoría y, por tanto, no saber sus limitaciones. Por ello, el auditor jefe deberá leer en voz alta la declaración del propósito y del ámbito de la auditoría, y así, evitar cualquier equivocación inintencionada. Esta misma declaración deberá leerse durante la reunión de clausura, para evitar de nuevo cualquier malentendido.

6. Confirmar el calendario de la auditoría y la disponibilidad del personal clave Puede haber ocurrido cualquier cosa desde que se acordó el calendario con el representante de la dirección, por lo que es esencial confirmar las áreas que van a auditarse y la secuencia en que se visitarán. El auditor jefe deberá presentar el calendario o pedir que lo haga un miembro de su equipo. Deberán entregarse copias del programa o, si las instalaciones lo permiten, podría incluso prepararse una transparencia.Así mismo, deben confirmarse los horarios de las comidas,

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

las reuniones de los auditores, las reuniones de retroalimentación para informar a la compañía y la reunión de clausura. El auditor jefe deberá estar preparado para modificar el plan, si es necesario acomodar cambios menores e, incluso, si son cambios significativos, reprogramar la auditoría para otras fechas y adaptarlas a la disponibilidad de los directores, de modo que la auditoría les cause el menor trastorno posible. El auditor jefe debe confirmar quién asistirá a la reunión para informar a la compañía y a la reunión de clausura, y acompañar al equipo de auditoría en las comidas.

7. Explicar el proceso de la auditoría e informar de los procedimientos Si el proceso de auditoría es nuevo para la compañía, es esencial explicárselo a sus representantes en la reunión de apertura, para evitar malentendidos. Como la auditoría debe comprobar el sistema cuando está operativo (algo que no se puede llevar a cabo sin entrevistar a los empleados), es inevitable que provoque alguna interrupción. Además, es útil saber cómo y de qué, respecto de la auditoría, ha informado la compañía a sus empleados; así que el equipo sabe hasta qué punto tiene que explicar a cada persona que entrevista el objeto de su visita.

El auditor jefe deberá explicar lo siguiente: •

Los auditores buscarán la conformidad con los requerimientos del estándar mediante entrevistas a los miembros del personal responsable del trabajo que afecta a la calidad del producto o servicio.

•

Examinarán muestras de trabajo y la documentación asociada, para establecer que el sistema documentado y su implementación cumple con los requerimientos del estándar, y registrarán cualquier hallazgo.

•

Los auditores acordarán los hallazgos con los guías y los clasificarán como observaciones o como no conformidades.

•

Una vez preparadas las declaraciones de no conformidad, normalmente al final de cada día, se le presentarán al representante de dirección para su acuerdo.

•

Se le transmitirá la información a la dirección durante las reuniones de realimentación diarias. De los resultados de la auditoría se informará a la compañía durante la reunión de clausura del último día, mediante un informe manuscrito que incluye la fecha acordada para entregar todas las propuestas de acción correctiva.

•

Antes de abandonar la sede de la empresa, se informará a la compañía de las recomendaciones que el equipo de auditoría vaya a hacerle al organismo de certificación

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8. Explicación de los criterios de éxito y definiciones de no-conformidad Tras explicar el proceso de auditoría, el auditor jefe deberá explicar los criterios de éxito y las definiciones de no conformidad. Es aconsejable explicar estas cosas para evitar sorpresas y anticiparse a cualquier malentendido. Además, crea una impresión más positiva tratar esto como criterios de éxito en lugar de criterios de no conformidad. Los criterios de éxito son aquellos factores que indican que el sistema de calidad es efectivo.

9. Confirmación y papel de los guías El auditor jefe u otro miembro del equipo deberá solicitar a la compañía que les indique quiénes van a actuar como sus guías durante la auditoría, y que les confirmen que estas personas están adecuadamente cualificadas. El papel de los guías deberá explicarse, para propiciar que se aclare cualquier duda.

10. Acordar los hallazgos y las no conformidades El auditor jefe deberá confirmar si los guías están autorizados para acordar los hallazgos y deberá solicitar a la compañía que le indique quién está autorizado para acordar las no conformidades. No es necesario que los guías conozcan el estándar, pero la persona que va a estar autorizada para acordar las no conformidades, que normalmente es el representante de dirección, deberá tener un ligero conocimiento sobre él.

11. Confirmación de los temas de seguridad y salud Si previamente se han leído los avisos sobre seguridad y salud de la compañía, deberá confirmarse que se ha entendido y que el equipo de auditoría se adhiere a los procedimientos de la compañía en estas materias. En algunas compañías se necesitan declaraciones firmadas por razones de seguridad, que se distribuyen a los asistentes antes de dar por concluida la reunión. Si no se dispusiera de dichos avisos durante la etapa de planificación de la auditoría, el auditor jefe deberá investigar cómo afectará al equipo de auditoría la naturaleza de cualquier materia sobre seguridad y salud, y deberá proporcionar los seguros correspondientes. Cuando sea necesaria ropa protectora, deberá confirmarse la disponibilidad de las tallas que se requieren.

12. Instalaciones requeridas El auditor jefe deberá confirmar las áreas disponibles para las reuniones de revisión del equipo de auditoría, las reuniones de retroalimentación para informar a la compañía y la reunión de clausura. La sala donde el equipo se reúne para la revisión necesita estar ubicada en un lugar central porque se requiere acceso directo al representante de la dirección, aunque no tiene que ser tan amplia como la sala donde se celebran las reuniones de apertura y de clausura.

13. Declaración de confidencialidad El auditor jefe deberá declarar que cualquier información que se obtenga durante la auditoría será confidencial y no se revelará a una tercera fuente sin el consentimiento previo de la compañía. En algunos casos, la compañía puede pedirle al equipo auditor que firme un acuerdo de no revelación de datos. La entrega de estos acuerdos firmados de antemano por el equipo de auditoría será un indicador de su sinceridad.

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

14. Declaración de limitación de responsabilidades El auditor jefe deberá explicar que la auditoría se basa en una muestra limitada de operaciones y que, aunque se probara la conformidad con todos los requerimientos relevantes del estándar, pueden existir otras no conformidades distintas de las que se detecten. Al terminar la reunión de apertura, los auditores deberán localizar a sus respectivos guías para comenzar inmediatamente a auditar. A cada uno de los puntos se le deberá agregar un campo, con el tiempo que durará en cada uno de ellos, el alumno puede utilizar cualquier procesador para elaborar el reporte y acondicionarlo a sus necesidades. Ejemplo del formato de reunión de apertura COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA AGENDA DE LA REUNÓN DE APERTURA

AUDITORÍA DE GESTIÓN DE CALIDAD

FECHA:

NOMBRE DEL AUDITOR JEFE:

Duración Tiempo de duración

Tiempo de duración Tiempo de duración Tiempo de duración

Actividades

Actividades Presentación del equipo de auditoría Presentación del personal de la compañía Propósito y ámbito de la auditoría (anexar) Calendario de la auditoría

Nombres

Proceso de auditoría y procedimientos para Tiempo de duración informar (anexar) Criterios de éxito Tiempo de duración Nombramiento de los guías de la empresa

Acuerdo sobre hallazgos y no conformidades Aclaraciones- Preguntas

Submódulo 1

Tiempo de duración Tiempo de duración

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Recursos didácticos Documentos, equipo y materiales seleccionados: Documentos normativos internos: • Reglamentos de laboratorio de computación y • Reglamento de uso de biblioteca. Documentos normativos externos: • Norma ISO-9001:2008, • Documentación proporcionada por la empresa a auditar. Equipo: • Computadora con conexión a Internet y programa para reproducción de videos, • Cañón (opcional). Material didáctico: • Guía de aprendizaje, • Cuaderno de trabajo, • CD con ligas recomendadas en cada actividad del submódulo, • Pizarrón y marcadores, • Videos, • Presentaciones en Power Point (opcional). Descripción

Estrategias de evaluación del aprendizaje

El submódulo 1, “Planear la auditoría a los procesos seleccionados” requiere de estrategias pertinentes para evaluar en tres momentos tu comprensión de los temas fundamentales que lo integran, así como poner en práctica y mejorar las competencias desarrolladas en el Módulo 1: Planificación de la auditoría para planear la auditoría interna a un proceso de producción. Para lograr lo anterior, en un primer momento se utiliza la evaluación diagnóstica en forma de cuestionarios contenidos en las actividades 2 y 3. Esta evaluación te permitirá conocer directamente en que grado posees las competencias genéricas que se requieren y así poder enfocarte en la práctica de las menos desarrolladas. Igualmente, reconocer si tienes nociones de los temas a abordar. En primer término deberás autoevaluar tus conocimientos y habilidades; posteriormente coevaluar los mismos con apoyo de algún compañero cuando menos, dando atención y seguimiento a tus oportunidades de mejora. En un segundo momento, durante el desarrollo de las actividades 4 a 11, se realizará en forma guiada por el profesor, la evaluación formativa donde participarán estratégicamente los distintos actores del proceso de aprendizaje-enseñanza: estudiante mismo (autoevaluación), compañeros (coevaluación) y profesor (heteroevaluación). En un tercer momento, en las actividades de cierre del submódulo, se aplica principalmente una evaluación sumativa por parte del profesor (heteroevaluación).

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

A continuación se presenta una tabla donde se resumen los tres momentos para evaluación y desde dos puntos de vista: según el momento en que se realiza y según quien la hace. Cualquier duda, pregunta a tu profesor.

Instrumentos de evaluación Según el momento en que se realiza

Según quien la realiza

Instrumento

Diagnóstica

Autoevaluación

Cuestionario

Actividad 2. Se refiere a las Competencias genéricas. Regreso a actvidad 2.

Diagnóstica

Autoevaluación

Cuestionario

Actividad 3. Se refiere a las competencias profesionales de módulos anteriores. Regreso act. 3

Coevaluación

Lista de cotejo

Actividad 5. Coevaluación de los documentos actualizados (manual de calidad y procedimiento escrito de producción), 5%.

Coevaluación

Lista de cotejo

Actividad 11. Participamos en la coevaluación de los planes de auditorías, 15%.

Lista de cotejo

Actividad 13. Portafolio de evidencias con productos integradores. 40%.

Rúbrica de evaluación

Logro de competencias genéricas y profesionales, 40%.

Observaciones

Formativa

Sumativa

Submódulo 1

Heteroevaluación

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA, PARTE 1 Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 1: Planear la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 2: Identifico mi dominio de las competencias genéricas para la capacitación. Nombre del alumno _____________________________________________________________ Autoevaluación: Analiza las competencias genéricas siguientes y sus respectivos atributos; anota el nivel de logro que consideras haber alcanzado en cada una de ellas, así como lo que harás para mejorarlas. Competencia genérica

Atributo(s)

4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.

5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos.

6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva.

Nivel de logro MB

1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas, matemáticas o gráficas. 2. Aplica distintas estrategias comunicativas según quienes sean sus interlocutores, el contexto en el que se encuentra y los objetivos que persigue. 3. Identifica las ideas clave en un texto o discurso oral e infiere conclusiones a partir de ellas 5. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas. 1. Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo. 2. Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones 6. Utiliza las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información. 1. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad. 2. Evalúa argumentos y opiniones e identifica prejuicios y falacias. 3. Reconoce los propios prejuicios, modifica sus puntos de vista al conocer nuevas evidencias, e integra nuevos conocimientos y perspectivas al acervo con el que cuenta. 4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Lo que haré para mejorar

Auditoría y Gestión de Calidad

1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimiento.

7. Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida.

2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor interés y dificultad, reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos. 3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana. 1. Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso de acción con pasos específicos.

8. Participa y 2. Aporta puntos de vista con apertura colabora de manera y considera los de otras personas de efectiva en equipos manera reflexiva. diversos. 3. Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que cuenta dentro de distintos equipos de trabajo

10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de creencias, valores, ideas y prácticas sociales.

Submódulo 1

1. Reconoce que la diversidad tiene lugar en un espacio democrático de igualdad de dignidad y derechos de todas las personas, y rechaza toda forma de discriminación. 2. Dialoga y aprende de personas con distintos puntos de vista y tradiciones culturales mediante la ubicación de sus propias circunstancias en un contexto más amplio. 3. Asume que el respeto de las diferencias es el principio de integración y convivencia en los contextos local, nacional e internacional.

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA, PARTE 2 Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 1: Planear la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 3: Identifico mi dominio de las competencias profesionales de los módulos 1 y 2, desarrolladas en semestres anteriores. Nombre del alumno _____________________________________________________________ Autoevaluación: Contesta con honestidad si has logrado cada una de las siguientes competencias profesionales. En los casos donde tu respuesta sea no, comenta a que lo atribuyes y las acciones que estás dispuesto a realizar para ponerte al corriente en el corto plazo. 33 Competencia

Lograda Sí No

Lo que haré para mejorar

Identifica la estructura organizacional de la empresa:

33 Identifica el tipo de empresa a auditar. 33 Identifica las áreas a auditar en el organigrama departamental.

Identifica el SGC:

33 Identifica la documentación del SGC. 33 Identifica el proceso de auditoría de la calidad. 33 Establece el procedimiento para realizar la auditoría de la calidad.

Elabora el plan de auditoría:

33 Determina los recursos necesarios para la auditoría 33 Integra el plan de auditoría. Integra la información necesaria para realizar la auditoría a la documentación:

33 Identifica los requisitos de la documentación del SGC. 33 Elabora las listas de verificación para auditar la documentación. Elabora el plan de auditoría a la documentación y realiza la reunión de apertura:

33 Elabora el plan de auditoría. 33 Organiza y conduce la reunión de apertura. Revisa la documentación del sistema de calidad y elabora el reporte:

33 Realiza el proceso de revisión a la documentación. 33 Genera un reporte sobre la revisión a la documentación. Regreso de actividad 3

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

LISTA DE COTEJO PARA LA ACTIVIDAD 5 Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 1: Planear la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 5: Coevaluación de los documentos actualizados Equipo coevaluado: _______________ Equipo coevaluador: ____________________________ La empresa proyectada por el equipo coavaluado cuenta con los siguientes documentos: Manual de calidad Contenido Sí No Número y fecha de última revisión Nombre del responsable de la revisión Nombre de la empresa Breve historia de la empresa Tipo de empresa Tamaño de empresa Producto(s) que elabora Departamentos que la conforman Organigrama Plano Misión Visión Política de calidad Objetivos de calidad Valores Funciones y responsabilidades Manual del SGC completo (opcional) Estructura y formato Portada Índice Encabezados Pie de página conteniendo páginas numeradas Sintaxis y ortografía Diseño creativo

Submódulo 1

Observaciones/sugerencias

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIÓN Contenido

Sí

Observaciones/sugerencias

Número y fecha de última revisión Nombre del responsable de la revisión Nombre de la empresa Tipo de empresa Tamaño de empresa Producto(s) que elabora Materia prima, equipos, aparatos y/o herramientas que utiliza Cada uno incluye (si aplica): Nombre Cantidad Marca Modelo Especificaciones precisas y suficientes para su identificación. Procedimiento de producción Incluye cuando menos: Cinco áreas bien definidas con nombre alusivo a lo que se realiza en cada una de ellas. Cada área cuenta con la descripción de operaciones o pasos que se ejecutan de manera clara, precisa y secuenciada. En cada área se indican los criterios de éxito que debe cumplir la materia prima, producto en proceso y/o producto terminado, según aplique. Estructura y formato Portada Índice Encabezados Pie de página conteniendo páginas numeradas. Sintaxis y ortografía Diseño creativo Algunas competencias genéricas evidentes en los documentos CG4: 5 Maneja las TIC para obtener información y expresar ideas. CG5:1 Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo. CG6: 4 Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética.

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

LISTA DE COTEJO PARA LA ACTIVIDAD 11 Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 1: Planear la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 11: Participamos en la coevaluación de los planes de auditoría Equipo coevaluado: _______________ Equipo coevaluador: ____________________________ El equipo coavaluado cuenta con los siguientes documentos como auditor: Plan de auditoría incluye Sí No Observaciones Encabezado/Inicio cuenta cuando menos con los siguientes datos: • Nombre de la empresa auditada • Dirección, teléfono y fax • Tipo y tamaño de la empresa • Nombre y puesto de cada una de la(s) persona(s) de contacto • Proceso/Áreas/producto • Tipo y número de auditoría • Fecha de emisión Integrantes del equipo de auditoría • Nombre/puesto Propósito de la auditoría • Define con claridad lo que se pretende observar o lograr con la auditoría. Ámbito de la auditoría • Define con claridad los procesos, áreas o departamentos a auditar Calendario para la auditoría • Especifica las actividades a realizar, quién(es) las van a realizar, fecha y horario para cada una. Listas de verificación para: • Visita de pre auditoría • Reunión de apertura • Auditoría al proceso (incluye referencias normativas cuya conformidad se busca constatar). Pie de página con: • Números de página (indicando en cada una, el número de esa página y total de páginas). • Firma(s) de responsable(s). Algunas competencias genéricas evidentes en los documentos CG4: 5 Maneja las TIC para obtener información y expresar ideas. CG5:1 Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo. CG6: 4 Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética.

Submódulo 1

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

LISTA DE COTEJO PARA LA ACTIVIDAD 13 Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 1: Planear la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 13: Integro y entrego el portafolio de evidencias Equipo evaluado: _______________________________________________________________ El portafolio de evidencias entregado, incluye:

Reactivo 1 2 3

Sí

Portada: Datos de identificación del alumno, del módulo y de la capacitación, grupo y plantel, cuando menos. Inserta copia de esta lista de cotejo. Resultados de actividad 5: Como equipo auditado, muestra un reporte con los datos de la empresa proyectada: o Nombre de la empresa o Producto que elaborará o Tipo de empresa o Tamaño de empresa o Departamentos que la conforman o Organigrama o Plano o Misión o Visión o Valores o Política de calidad o Objetivos de calidad o Funciones y responsabilidades o Manual del SGC (opcional) o Procedimiento de producción. El procedimiento de producción cumple con lo siguiente:

a) Un encabezado conteniendo datos de: b) c) d) e)

Empresa/proceso/producto. Responsable(s) del diseño, fecha de creación. Listado de materia prima con nombres, marcas y cantidades Listado de herramientas, equipos o aparatos a utilizar, debidamente especificados. Procedimiento de producción completo y ordenado. Criterios de éxito para la materia prima, producto en proceso y terminado

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

Comentarios

Auditoría y Gestión de Calidad

f) g)

Pie de página indicando el paginado Anexos, si se requirieron.

Para mayores detalles, consultar instrumento de evaluación para la actividad 5.

Resultados de actividad 11:

Presenta el plan de auditoría conteniendo la siguiente información: 1) Nombre de la empresa/proceso/producto a auditar. 2) Áreas o departamentos que auditarán 3) Integrantes del equipo de auditoría: Auditor líder, especialista(s) y generalista(s) 4) Propósito de la auditoría. 5) Alcance de la auditoría. 6) Calendario de auditoría. 7) Agendas para las reuniones necesarias 8) Listas de verificación necesarias. Para mayores detalles, consultar instrumento de evaluación para la actividad 11. En cada uno de sus trabajos escritos se nota una estructura de ideas y argumentos clara, coherente y sintética; además del adecuado manejo de las TIC para su procesamiento y presentación. En caso de cuestionamientos durante la heteroevaluación, responden individual y en equipo, de manera clara, coherente y sintética, aportando sus puntos de vista con apertura y en respeto a los demás. Entrega del portafolio de evidencias actualizado en tiempo y forma. Para mayores detalles, consultar instrumento de evaluación para la actividad 13.

Submódulo 1

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Capacitación: Auditoría de Gestión de Calidad Módulo: Auditoría al Proceso Submódulo #1: Planear la auditoría a los procesos seleccionados Rúbrica de evaluación (Heteroevaluación) Competencia Planea la auditoría a los procesos seleccionados

Nivel de desempeño 2

Como equipo auditado: 1) Muestra un reporte con todos los datos de la empresa proyectada: Nombre de la empresa, producto que elaborará, tipo de empresa, tamaño de empresa, departamentos que la conforman, organigrama, plano, misión, visión, valores, política de calidad, objetivos de calidad, funciones y responsabilidades, manual del SGC (opcional), procedimiento de producción.

Como equipo auditado: 1) Muestra un reporte con al menos 12 datos de la empresa proyectada: Nombre de la empresa, producto que elaborará, tipo de empresa, tamaño de empresa, departamentos que la conforman, organigrama, plano, misión, visión, valores, política de calidad, objetivos de calidad, funciones y responsabilidades, manual del SGC (opcional), procedimiento de producción.

Como equipo auditado: 1) Muestra un reporte con al menos 10 datos de la empresa proyectada: Nombre de la empresa, producto que elaborará, tipo de empresa, tamaño de empresa, departamentos que la conforman, organigrama, plano, misión, visión, valores, política de calidad, objetivos de calidad, funciones y responsabilidades, manual del SGC (opcional), procedimiento de producción.

2) El procedimiento de producción cumple con todo lo siguiente: a) Encabezado (con datos de la empresa, proceso y producto. Responsable(s) del diseño y fecha de creación).

2) El procedimiento de producción presenta cuando mucho una omisión en alguno de los incisos a), b), c), e) o f) de acuerdo con lo siguiente:

2) El procedimiento de producción presenta cuando mucho dos omisiones en alguno(s) de los incisos a), b), c), e) o f) de acuerdo con lo siguiente:

a) Encabezado (con datos de la empresa, proceso y b) Listado de materia prima producto. Responsable(s) con nombres, marcas y del diseño, fecha de cantidades. creación). c) Listado de herramientas, b) Listado de materia equipos o aparatos a prima con nombres, utilizar, debidamente especificados.

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

a) Encabezado (con datos de la empresa, proceso y producto. Responsable(s) del diseño, fecha de creación). b) Listado de materia prima con nombres, marcas y cantidades.

Auditoría y Gestión de Calidad

d) Procedimiento de producción completo y ordenado. e) Criterios de éxito para la materia prima, producto en proceso y producto terminado. f) Pie de página indicando el paginado g) Anexos, si fueron necesarios. Como equipo auditor: 1) Presenta el plan de auditoría con todos los datos siguientes: Nombre de la empresa/proceso/ pro-ducto a auditar, áreas o departamentos, integrantes del equipo de auditoría,

marcas y cantidades. c) Listado de herramientas, equipos o aparatos a utilizar, debidamente especificados. d) Procedimiento de producción completo y ordenado. e) Criterios de éxito para la materia prima, producto en proceso y producto terminado.

Submódulo 1

d) Procedimiento de producción completo y ordenado. e) Criterios de éxito para la materia prima, producto en proceso y producto terminado. f) Pie de página indicando el paginado.

f) Pie de página indicando el paginado

g) Anexos, si fueron necesarios.

g) Anexos, si fueron necesarios

Como equipo auditor: 1) Presenta el plan de auditoría con al menos 8 de los datos siguientes: Nombre de la empresa/ proceso/ producto a auditar, áreas o departamentos, integrantes del equipo de auditoría, propósito de la auditoría, alcance y calendario de la misma. Agendas o listas de verificación para las visitas y reuniones necesarias.

Como equipo auditor: 2) Propósito de la auditoría, 1) Presenta el plan de auditoría con al alcance y calendario de la menos 9 de los datos misma. siguientes: Nombre de 3) Agendas y listas de la empresa/proceso/ verificación para la visita producto a auditar, previa, para la reunión de áreas o departamentos, apertura y para la auditoría integrantes del equipo al proceso. de auditoría, propósito de la auditoría, alcance y Para la lista de verificación calendario de la misma. Agendas o listas de de auditoría al proceso, verificación para las visitas aplica cuando menos el y reuniones necesarias. apartado 7 de la norma ISO 9001 versión 2008, “Realización del Producto” 2) Para la lista de verificación de auditoría y demás aplicables. al proceso, aplica cuando Entrega individualmente el menos el apartado 7 de la norma ISO 9001 portafolio de versión 2008, “Realización del Producto” y demás aplicables.

evidencias completo, en tiempo y forma, atendiendo la lista de cotejo.

c) Listado de herramientas, equipos o aparatos a utilizar, debidamente especificados.

Entrega individualmente el portafolio de evidencias incompletas, pero en tiempo y forma, atendiendo la lista de cotejo.

2) Para la lista de verificación de auditoría al proceso, aplica cuando menos el apartado 7.5 de la norma ISO 9001 versión 2008, “Realización del Producto” y demás aplicables.

Entrega individualmente el portafolio de evidencias, incompleto, en tiempo pero no en forma, atendiendo la lista de cotejo.

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva. Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de su vida.

Siempre se comunica de manera pertinente con todos los medios a su alcance para contribuir al buen logro de las actividades.

Casi siempre se comunica de manera pertinente con todos los medios a su alcance para contribuir al buen logro de las actividades.

Algunas veces se comunica de manera pertinente con todos los medios a su alcance para contribuir al buen logro de las actividades.

Siempre que se le presenta un problema o trabajo a desarrollar, participa proponiendo y ejecutando soluciones fuera de lo común. Siempre participa cuando se solicita su opinión o puntos de vista sobre el tema abordado y escucha las opiniones y puntos de vista de todos sus compañeros y maestro.

Casi siempre que se le presenta un problema o trabajo a desarrollar, participa proponiendo o ejecutando soluciones fuera de lo común. Casi siempre participa cuando se solicita su opinión o puntos de vista sobre el tema abordado y escucha las opiniones y puntos de vista de todos sus compañeros y maestro.

Algunas veces cuando se le presenta un problema o trabajo a desarrollar, participa proponiendo o ejecutando soluciones fuera de lo común. Algunas veces participa cuando se solicita su opinión o puntos de vista sobre el tema abordado y escucha las opiniones y puntos de vista de todos sus compañeros y maestro.

Al menos en la mitad de las actividades aporta comentarios o ejemplos diferentes a los que se incluyen en las lecturas de apoyo. En todas las actividades donde se requiere trabajar en equipo, se integra en uno, a veces participa y casi siempre colabora para lograrlas. Casi siempre se comporta y trata con respeto a sus compañeros y maestro, y a sus ideas aun cuando difieran de las suyas. Reconoce y se disculpa cuando no lo hace.

Al menos en una de las actividades aporta comentarios o ejemplos diferentes a los que se incluyen en las lecturas de apoyo. En todas las actividades donde se requiere trabajar en equipo, se integra en uno, a veces participa y colabora para el logro de las mismas. Casi siempre se comporta y trata con respeto a sus compañeros y maestro, y a sus ideas aun cuando difieran de las suyas. Pero no siempre reconoce ni se disculpa cuando falla en ello. 6

En la mayoría de las actividades aporta comentarios o ejemplos diferentes a los que se incluyen en las lecturas de apoyo. Participa y En todas las actividades colabora de donde se requiere trabajar manera efectiva en equipo, se integra en en equipos uno, participa y colabora diversos. siempre para el logro de las mismas. Mantiene En todo momento se una actitud comporta y trata con respetuosa hacia respeto a sus compañeros la interculturalidad y maestro, y a sus ideas y la diversidad aun cuando difieran de las de creencias, suyas. valores, ideas y prácticas sociales Puntos 10

Nota: Aunque no se indique un nivel de desempeño inferior a uno puede haberlo, en cuyo caso deberá recomendarse al estudiante realizar un segundo intento para alcanzar las competencias no logradas.

Planear la auditoría a los procesos seleccionados

SUBMÓDULO 2 REALIZAR LA AUDITORÍA A LOS PROCESOS SELECCIONADOS

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

SUBMÓDULO 2

REALIZA LA AUDITORÍA A LOS PROCESOS SELECCIONADOS

Competencia profesional:

Contenidos:

2.1 Organizar y conducir la reunión de apertura

Realiza la auditoría a los procesos 2.2 Revisar los procesos seleccionados seleccionados 2.3 Realizar la reunión de auditores para clasificar los hallazgos.

¿De qué manera mejorará mi desempeño como auditor al adquirir estas competencias?

Realizar la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

Actividad 2 Confirmo el avance en mis competencias genéricas y profesionales Esta actividad tiene como principal objetivo que antes de continuar con este submódulo, hagas un balance de los avances en el logro de las competencias genéricas y profesionales; así mismo, en el uso de las TIC para el desarrollo de tu trabajo. Todo esto te servirá para que planees los ajustes necesarios en tu desempeño, sobretodo ya habiendo revisado los contenidos que deberás desarrollar durante este submódulo y por tanto, sabiendo los retos que te esperan. Autoevaluación: Completa individualmente cada uno de los puntos solicitados en la evaluación diagnóstica correspondiente a esta actividad, misma que se encuentra en la sección de “Instrumentos de evaluación” de este submódulo. Posteriormente, coméntalos con tus compañeros de equipo y grupo en general. De ser necesario, solicita el consejo de tu profesor para encausar tus esfuerzos hacia el logro de los objetivos implicados. CG: 1,2,3; CG5: 1,2; CG6: 2,3,4; CG7: 2; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. 2.1 Organizar y conducir la reunión de apertura Actividad 3 Organizamos la reunión de apertura Recuperen la lista de verificación que realizaron durante la actividad 10 del submódulo anterior, analicen cada tema de la agenda a tratar y las preguntas anotadas en la lista. ¿Cuáles deben ser abordadas por el auditor líder? ¿Cuáles pueden ser tratadas por otros miembros del equipo? Pónganse de acuerdo en la logística para llevar a cabo la reunión de apertura. El auditor líder del equipo la coordinará. CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3.

Ahora bien, como parte del ejercicio de aprendizaje es necesario video grabar la reunión de apertura para analizar posteriormente los aspectos a mejorar. CG5: 6; CG7:1,2. Submódulo 2

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Acuerden si las reuniones de apertura pueden ser realizadas en las mismas fechas en que harán las auditorías a los procesos, lo cual ocurre en la práctica; pero, por cuestiones pedagógicas y del tiempo asignado para la clase, puede ser necesario hacerlas por separado. En tal caso programar las reuniones una semana antes de lo planeado para la exposición de procesos y auditorías (ver programación hecha durante la actividad 7 del submódulo anterior). En caso que se decida hacer las reuniones de apertura una semana antes de las exposiciones de procesos y auditorías, anotar a continuación el rol: CG5: 1.

Fecha/Horario

Equipo auditor

Equipo auditado

Para tener presente el objetivo de esta reunión, así como algunas recomendaciones útiles, y las características del auditor, revisar la Compilación de lecturas #3, en la sección de lecturas de esta guía. CG7: 1,2,3. Si fuera necesario recordar la forma como se debe desarrollar una reunión de apertura, revisa de nuevo la compilación de lecturas #2 analizada en el submódulo anterior. CG7: 1,2,3. Actividad 4 Llevamos a cabo la reunión de apertura Cada equipo debe actuar en dos reuniones de apertura: 1) Como auditor y 2) Como auditado. En ambas debe participar en forma activa y pertinente, desempeñando el rol que se le asigne para desarrollar al máximo las habilidades profesionales propuestas. El equipo auditor deberá disponer lo necesario para la videograbación y posterior edición de la reunión. CG8: 1,2,3. Cada equipo dispondrá de 25 a 30 minutos para su exposición, tiempo durante el cual deberán abordarse los temas de la agenda y responder satisfactoriamente a las preguntas de los asistentes de la empresa a auditar. CG4: 1,2,5; CG5:1; CG6:4; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. Es necesario elaborar el acta de la reunión de apertura incluyendo la lista de asistentes. Ver formatos muestra en: http://es.scribd.com/doc/18414379/Formatos-Modelos-Para-Las-Auditorias-Internas-Del-SGI

Realizar la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

Actividad 5 Participo en la coevaluación de las reuniones de apertura Al término de cada reunión de apertura, los equipos observadores comentarán a los expositores qué temas faltaron de abordar o se trataron insuficientemente. Para ello se recomienda utilizar la guía de observación correspondiente, incluida en la sección de “Instrumentos de evaluación” para este submódulo. Los aludidos tomarán en consideración las observaciones recibidas para mejorar su actuación en una próxima reunión de apertura. CG4: 1,2; CG6: 1,2,3,4; CG7: 2; CG10: 1,2,3. Durante nuestra exposición de la reunión de apertura Los aspectos logrados fueron:

Aspectos a mejorar:

2.2 Revisar los procesos seleccionados Actividad 6 Realizamos la auditoría interna al proceso CG4: 1,2,3; CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG7: 1,2,3; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. Es momento de culminar las actividades de planeación, llevándolas a la práctica mediante la realización de la auditoría al proceso. Al igual que con la reunión de apertura, deben videograbar la auditoría al proceso para analizar posteriormente los aspectos a mejorar. Acuerden, junto con el docente, cuál espacio de la escuela es el ideal para realizar su proceso ya que puede variar de un equipo a otro, dependiendo si necesitan espacio abierto, si harán ruido, por ejemplo al utilizar martillo; si requieren un lugar más limpio que lo cotidiano, un cuarto obscuro, etc. para que se hagan las gestiones con anticipación ante las autoridades del plantel.

Submódulo 2

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

También es importante comunicar cuánto tiempo requieren para realizar su proceso de producción para que el docente programe los equipos en función de las horas/clase por día. Es crucial que el equipo auditado disponga su línea de producción de tal manera que los auditores puedan transitar de una operación a otra sin tapar la visión de lo que se está haciendo para el resto del grupo, ya que estarán tomando nota del desempeño de ambos equipos, en atención a la siguiente actividad que solicita la coevaluación de los compañeros que en ese momento estén de observadores. Además, es necesario para los auditores: o Seguir las recomendaciones de comportamiento que deben caracterizar a un buen auditor; entre otras, recuerda que debes comportarte íntegro, independiente, objetivo, imparcial y competente. o Visitar cada área del proceso a auditar, observar y tomar nota, hacer preguntas o entrevistas, recabar la prueba objetiva y acordar hallazgos o Contar con sus listas de verificación para auditoría al proceso y sus formatos para recabar los hallazgos. o Realizar las reuniones del equipo auditor tantas veces como sea necesario para acordar el tipo de hallazgos que reportarán en la reunión de clausura y en el informe de auditoría. Acordar si entregarán éste en la reunión de clausura o con posterioridad. o Ver: http://www.mgar.net/soc/isoaud.htm Al término de la revisión del proceso, deben tener sus listas de verificación con anotaciones y su formato para recabar hallazgos con las notas tomadas durante la auditoría. Recuerden que es importante recabar pruebas objetivas de sus hallazgos para sustentarlos. Algunos formatos útiles para las distintas etapas de la auditoría, las encuentran en:

http://es.scribd.com/doc/18414379/Formatos-Modelos-Para-Las-Auditorias-Internas-Del-SGI

Actividad 7 Participo en la coevaluación de la exposición de auditoría realizada Durante la realización de la auditoría, el resto del grupo observará el desempeño tanto de los auditores como de los auditados y tomará notas para luego exponer sus observaciones de las conductas y acciones tanto de las acertadas como de las que requieran ser mejoradas para la siguiente auditoría. También los observadores deberán tomar en cuenta para sí mismos, lo que debe ser mejorado para que en su momento lo apliquen cuando les toque exponer como auditores o auditados. Para realizar la coevaluación se recomienda apoyarse con la guía de observación para esta actividad incluida en la sección de “Instrumentos de evaluación” para este submódulo. CG4: 1,2; CG6: 1,2,3,4; CG7: 2; CG10: 1,2,3.

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Auditoría y Gestión de Calidad

Actividad 8 Autoevaluamos nuestro desempeño durante las auditorías Contesta con objetividad los cuestionamientos del recuadro inferior. Comenta las respuestas con tu equipo y guárdenlas para una actividad posterior. CG6: 4. Durante nuestra exposición del proceso Como equipo auditado: a) ¿Cuáles consideras que fueron los aspectos mejor logrados?

b) ¿Cuáles aspectos deben ser mejorados?

Durante nuestra exposición de auditoría al proceso Como equipo auditor: a) ¿Cuáles consideras que fueron los aspectos mejor logrados?

b) ¿Cuáles aspectos deben ser mejorados?

Actividad 9 Editamos los videos de las actividades 4 y 6 En equipo, analicen los videos que obtuvieron durante la reunión de apertura y la auditoría al proceso, edítenlos teniendo cuidado de presentar los momentos claves y mejores tomas realizadas. CG5: 1,2,6. Recomendaciones: 1) Duración máxima de 10 minutos. 2) Agregar leyendas estratégicas a lo largo del mismo. 3) Música de fondo sin que ésta sea un distractor. 4) Visita los siguientes sitios y observa algunos videos realizados por estudiantes de la capacitación de generaciones anteriores. No se trata de copiar, sólo de tomar ideas y mejorarlas. Solicitarlos a tu profesor. 5) Enviar copia del video editado al docente y guardar otra para una actividad posterior.

Submódulo 2

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

2.3 Realizar la reunión de auditores para clasificar los hallazgos Actividad 10 Acordamos los hallazgos Durante la auditoría al proceso es necesario realizar reuniones cuantas veces sea necesario entre los integrantes del equipo auditor para acordar hallazgos. Cuando menos debe realizarse una inmediatamente después del recorrido de revisión en las áreas auditadas y antes de la reunión de clausura. CG4: 1,2,3,5; CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. La reunión de auditores para acordar hallazgos es momento clave para unificar criterios, revisar y clasificarlos, generando el reporte correspondiente. En esta reunión es recomendable: • • •

Analizar la información y datos obtenidos. Analizar las anotaciones en las listas de verificación. Hacer una lista de hallazgos por área, por tipo o combinado.

Al redactar las no conformidades debe cuidarse los siguientes aspectos: • • •

Indicar el lugar, área o proceso donde se localizó el hallazgo en mención Detallar en forma concisa la naturaleza del hallazgo. Si necesitas recordar los tipos de hallazgos que pueden presentarse, ver Compilación de lecturas #4 en la sección de lecturas de esta guía. Presentar evidencia que demuestre el hallazgo

•

Indicar el requisito de la norma o del procedimiento que da lugar al incumplimiento.

Ahora bien, al redactar los hallazgos, asegúrense que: a) Están basados en hechos. b) La redacción es completa (Mencionar: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Para qué?). c) Sea fácil de ser entendida por los auditados. En la descripción de no conformidades identificar: 1) Con qué requisitos de la Norma ISO 9001:2008, está relacionada la no conformidad. 2) La clasificación de la no conformidad (mayor, menor) u observación. 3) La evidencia objetiva (hechos, documentos o confirmaciones). Ver más en: http://www.slideshare.net/monimonicc/mdulo-3-el-proceso-de-auditoria Ver también diapositivas 48 a 63 en la siguiente presentación:

http://www.slideboom.com/presentations/123132/04.-Auditor%C3%ADas

Para asumir un criterio en cuanto a la clasificación de hallazgos a reportar, ver también:

http://www.portalcalidad.com/foros/2635-cuales_son_clases_o_tipos_hallazgos_una_auditoria http://grupos.emagister.com/debate/diferencias_entre_no_conformidad_y_observaciones_ oportunidades_de_mejora_no_conformidad_menor/1036-46911

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Auditoría y Gestión de Calidad

Es importante comentar los contenidos de estas URL en clase y acordar lo que sea útil para aplicar en la redacción del reporte de no conformidades y en el posterior informe de auditoría. En conclusión: Para que los hallazgos de auditoría sean específicos se debe organizar su redacción de acuerdo a las Normas Standard, las cuales proveen una guía de la forma como debe conducir la auditoría para conseguir los objetivos del trabajo, así como qué debe ser reportado. De acuerdo a las Normas Standard, la actividad de auditoría interna debe evaluar y comunicar resultados que “contribuyan a mejorar la administración del riesgo, el control, y los procesos de gobierno, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado”.

Actividad 11 Elaboramos el reporte de hallazgos Una vez que con tu equipo de auditores se han puesto de acuerdo en cuanto a los hallazgos y su naturaleza, así como las evidencias que los respaldan, elaboren el reporte de hallazgos que presentarán en la reunión de clausura. CG4: 1,2,3,5; CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. Cuando la situación lo permite, se elabora de una vez el informe de auditoría; en este caso, lo haremos por separado para ir más despacio y analizar a fondo las posibles situaciones que se le pueden presentar al auditor. Es recomendable diseñar (o buscar en la red) un formato adecuado para presentar los hallazgos de tal manera que sea fácil y cómodo de leer. Dicho formato debe contener:

1) Un encabezado con datos de la empresa auditada, proceso o producto. Datos del equipo auditor, puede ser sólo el nombre del auditor jefe; la fecha, número y tipo de auditoría.

2) Cuerpo del reporte, donde se enlisten los hallazgos presentados en forma de texto, tabla o columnas (es parte de su reto diseñar el formato), ya sea por tipo, por área o ambos.

3) Numerar las páginas, utilizando, por ejemplo: 1 de 10, 2 de 10, etc. Sin ser limitante, a continuación se muestra un ejemplo de formato para reporte de hallazgos:

Submódulo 2

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Reporte de hallazgos Empresa: _____________________________________ Proceso/área: ___________________ Auditoría (tipo y número):__________________________________ Fecha:_________________ Auditor (Nombre/puesto): _________________________________________________________

Área

Tipo de hallazgo*

Descripción

Evidencia recabada

Requisito**

* C= Conformidad, NCM=No conformidad mayor, NCm= No conformidad menor, Obs= Observación. ** Requisito que incumple de acuerdo a la norma ISO 9001:2008 Actividad 12

Actividades integradoras del submódulo Compartimos los resultados de las actividades del submódulo CG4: 1,2,3,4; CG5: 1,6; CG6: 2,3,4; CG7: 1,2; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3. Como retroalimentación, se eligen al azar dos o tres equipos para que hagan la presentación de las evidencias del trabajo realizado durante el submódulo. Los equipos elegidos, deberán seleccionar una técnica adecuada para que expongan al grupo lo más significativo de las actividades realizadas. Se recomienda que dividan el equipo en dos partes: Una parte expone las evidencias de las actividades que realizaron como auditores y la otra parte las que realizaron como empresa auditada. Como auditores presentan evidencias de: • • •

Reunión de apertura: Agenda y lista de verificación con anotaciones, acta de la reunión y lista de asistencia con nombres y firmas, video. Auditoría al proceso: Plan de auditoría seguido, lista de verificación con anotaciones, formato donde recabaron hallazgos con anotaciones, video. Reporte de hallazgos: Lo presentan en un formato innovador, con los hallazgos consensados en el equipo, acompañado de las pruebas objetivas recabadas.

Como auditados presentan: •

Datos de identificación de su empresa.

•

Manual del SGC y procedimiento escrito de producción realizado.

Agradezcan los comentarios y observaciones que les hagan y, ofrezcan igualmente los suyos al resto de los equipos que expongan acerca de su trabajo.

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Actividad 13 Integro y entrego el portafolio de evidencias (CG4: 1, 5; CG5: 1, 2, 6; CG6: 4; CG7: 1, 2, 3). Es momento de integrar el portafolio de evidencias* y entregarlo, cumpliendo en tiempo y forma con los requisitos enunciados en la correspondiente lista de cotejo. Posteriormente, mantente atento a las observaciones del docente y toma nota de lo que deberás corregir en caso necesario. Manejo de TIC y desarrollo sustentable: Para poner en práctica tu manejo de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) elabora tus reportes, utilizando los medios tecnológicos a tu alcance cuidando el correcto uso de la sintaxis y ortografía. Así mismo, contribuye al desarrollo sustentable y sostenible, entregando tu portafolio de evidencias en forma electrónica lo cual resultará en un considerable ahorro en el uso de papel y además te ayudará a reducir gastos en la elaboración de los trabajos. *Es recomendable continuar con el mismo portafolio de evidencias de los módulos anteriores para integrar uno de la capacitación completa. Utiliza separadores entre las evidencias de un módulo a otro.

Imagen tomada de:

https://www.google.com.mx/search?q=imagenes+de+usb&biw=1366&bih=667&tbm=isch&imgil=jYtBV6PYYeIP5M%253A% 253Bhttps%253A%252F%252Fencrypted-tbn1.gstatic.com%252Fimages%253Fq%253Dtbn%253AANd9GcQt-Ynq07taZxj vOjng9j34zHNNCLwzu08IbKVY08u6s3yZNE7L%253B600%253B532%253BDbX0gf3I3qzbUM%253Bhttp%25253A%25252F%25252Fwww.muylinux.com%25252F2009%25252F05%25252F28%25252F5-grandes-distribuciones-de-seguridad-parallaves-usb&source=iu&usg=__J5MwkaGppXmaRUKKDEbq68_6SBc%3D&sa=X&ei=2blnU9PgB8n5oASlzoC4DA&ved=0CDIQ9Q EwBA#facrc=_&imgdii=jYtBV6PYYeIP5M%3A%3BmkiFz1uq2iOfDM%3BjYtBV6PYYeIP5M%3A&imgrc=jYtBV6PYYeIP5M%253A% 3BDbX0gf3I3qzbUM%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.muylinux.com%252Fwp-content%252Fuploads%252F2009%252F05%252 Fpendrive.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.muylinux.com%252F2009%252F05%252F28%252F5-grandes-distribuciones-deseguridad-para-llaves-usb%3B600%3B532

Actividad 14 Realizo ajustes recomendados, si fueron necesarios Si hay observaciones que atender respecto a la conformidad de las evidencias de trabajo presentadas en el portafolio, realiza los ajustes necesarios. Tenlo listo y entrégalo de nuevo para una segunda revisión. Si tu portafolio ya está conforme a todos los aspectos requeridos: ¡Felicidades, haz concluido con éxito este segundo submódulo!

Submódulo 2

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Compilación de lecturas #3 La reunión de apertura y el auditor El objeto de esta reunión es el siguiente: • Presentar los miembros del equipo auditor ante los auditados. •

Revisar el alcance, objetivos y plan de auditoría y acordar el cronograma de la auditoría.

•

Presentar un resumen de los métodos y procedimientos que se utilizarán para desarrollar la auditoría.

•

Establecer los canales oficiales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado

•

Confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor.

•

Confirmar la fecha y la hora de la reunión final.

•

Estimular la participación activa del auditado.

•

Revisar los procedimientos de emergencia y seguridad del lugar, que sean relevantes para el equipo auditor.

Algunas recomendaciones útiles: • • • • • • •

Preparar la reunión con esmero y pertinencia. Acondicionar el aula u otro espacio de la escuela reservado con anticipación, donde haya al menos una mesa y sillas para la reunión; además, sillas o mesa bancos para los observadores por parte del grupo. Preparar una agenda o lista de verificación y seguirla en lo posible. Actuar el papel que les haya tocado, ya sea como auditor líder, especialista o generalista; o bien, como miembro de la empresa auditada. Videograbar la reunión. Cuando te toque estar en calidad de observador, ten a la mano tu agenda de puntos a tratar en una reunión de apertura para que al terminar la exposición expongas tus comentarios y observaciones. Ante las observaciones realizadas, pueden responder o refutar otros de los observadores presentes, más no los miembros de los equipos expositores para evitar enfrentamientos.

Tener presente las características básicas del auditor y actuar conforme a ellas: • • • •

Integridad Independencia, objetividad e imparcialidad Confidencialidad Competencia profesional.

Ver: Código de ética y normas de auditoría, en:

http://intosai.connexcc-hosting.net/blueline/upload/1codethaudstands.pdf Ver: Parte 3. El auditor, en: http://www.ops.org.ar/publicaciones/publicaciones%20virtuales/haccp_cd/ auditoria/Fas4.pdf

Realizar la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

Compilación de lecturas #4 Tipos de hallazgos: Conformidad: Satisfacción de un requerimiento. No conformidades: Se define como el incumplimiento de un requisito. No todos los hallazgos de la auditoría tienen el mismo impacto en el SGC. El incumplimiento completo de un requisito de la norma causará mayor impacto que la falta de identificación de algún documento. Se clasifican en menores y mayores.

a) Menores: Falta aislada en el cumplimiento de algún requisito de la norma, de algún procedimiento o de alguna instrucción del SGC.

b) Mayores: Ausencia completa del cumplimiento con algún requisito determinado de la norma. Falta de controles requeridos por la norma o controles inadecuados. Evidente tendencia hacia el incumplimiento sustancial del sistema (varias no conformidades menores respecto al mismo requisito de la norma). Falta significativa de compromiso gerencial hacia el objetivo del sistema. Observaciones positivas: Es muy recomendable que se haga mención de hallazgos positivos en la reunión de cierre y se incluya en el informe de auditoría. Por ejemplo: • • •

Buena actitud y cooperación del personal Sobresaliente limpieza y orden general Mejoras realizadas al SGC desde la auditoría anterior.

Observaciones de oportunidades de mejora: Cuando hay tendencia hacia el incumplimiento con alguno de los requisitos de la norma o del SGC. Cuando el tipo de control puede ser mejorado con el fin de lograr un SGC más eficaz.

Submódulo 2

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Recursos didácticos Documentos, equipo y materiales seleccionados: Documentos normativos internos: • Reglamentos de laboratorio de computación y • Reglamento de uso de biblioteca. Documentos normativos externos: • Norma ISO-9001:2008, • Documentación proporcionada por la empresa a auditar. Equipo: • Computadora con conexión a Internet y programa para reproducción de videos. • Cañón (opcional) Material didáctico: • Guía de aprendizaje, • Cuaderno de trabajo, • CD con ligas recomendadas en cada actividad del submódulo, • Pizarrón y marcadores, • Videos, • Presentaciones en Power Point (opcional)

Estrategias de evaluación del aprendizaje Descripción El submódulo 2, “Realizar la auditoría a los procesos seleccionados” requiere de estrategias pertinentes para evaluar en tres momentos tu comprensión de los temas fundamentales que lo integran, así como del desarrollo de competencias necesarias para llevar a cabo auditorías internas a procesos. Para lograr lo anterior, en un primer momento se utiliza la evaluación diagnóstica en forma de cuestionario contenido en la actividad 2. Esta evaluación te permitirá verificar directamente en que grado has avanzado en el desarrollo de las competencias genéricas que se requieren y así poder enfocarte en tus puntos débiles. Igualmente, reconocer si tienes nociones de las habilidades requeridas para un mejor desarrollo de los temas a abordar. Por lo tanto, es de gran importancia que realices esta autoevaluación y procures dar seguimiento a tus oportunidades de mejora. En un segundo momento, durante el desarrollo de las actividades 3 a 11, se realizará en forma guiada por el profesor, la evaluación formativa donde participarán estratégicamente los distintos actores del proceso de aprendizaje-enseñanza: estudiante mismo (autoevaluación), compañeros (coevaluación) y profesor (heteroevaluación). En un tercer momento, en las actividades de cierre del submódulo, se aplica principalmente una evaluación sumativa por parte del profesor (heteroevaluación).

Realizar la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

Instrumentos de evaluación

Según el momento en que se realiza

Diagnóstica

Según quien la realiza

Instrumento

Autoevaluación

Actividad 2. Se refiere al avance en el desarrollo de competencias Cuestionario genéricas y profesionales. Regreso a actvidad 2.

Coevaluación

Guía de observación

Actividad 5. Participo en la coevaluación de las reuniones de apertura. 10%. Regreso a actividad 5

Coevaluación

Guía de observación

Actividad 7: Participo en la coevaluación de la exposición de auditoría realizada. 10% Regreso a actividad 7.

Formativa

Sumativa

Observaciones

Heteroevaluación

Actividad 13. Portafolio de evidencias con productos Lista de cotejo integradores. 40%. Regreso a actividad 13. Rúbrica de Logro de competencias genéricas y evaluación profesionales. 40%.

Submódulo 2

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 2: Realizar la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 2: Confirmo el avance en mis competencias genéricas y profesionales. Nombre del alumno ____________________________________________________________ Autoevaluación: Completa individualmente cada uno de los puntos solicitados a continuación. De ser necesario, revisa los enunciados de las competencias genéricas y profesionales presentados en las actividades 2 y 3 del submódulo anterior. Competencias genéricas: • •

He mejorado en las siguientes: Debo mejorar en:

Competencias profesionales: • •

He mejorado en las siguientes: Debo mejorar en:

Tecnologías de la Información y la comunicación: Explica brevemente en qué grado se te ha facilitado o no, realizar las siguientes actividades: •

Elaboración de cada reporte y diseño de formatos solicitados.

• •

Acceso a cada una de las direcciones electrónicas recomendadas. Navegación a través de cada una de las direcciones electrónicas recomendadas y ligas dentro de ellas. Realización y edición de los videos con las características solicitadas.

•

GUÍA DE OBSERVACIÓN PARA LA ACTIVIDAD 5

Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 2: Realizar la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 5: Participo en la coevaluación de las reuniones de apertura Equipo coevaluado: _______________ Equipo coevaluador: ____________________________________ Durante la reunión de apertura se observaron los siguientes aspectos Exposición del equipo auditor

Excelente

Muy bien

El espacio dispuesto para la reunión es adecuado (suficientes mesas, sillas, iluminación, ventilación, etc.) La expresión verbal y corporal de los miembros del equipo auditor es correcto (infunden confianza, seguridad y respeto durante su exposición) Utilizan un medio adecuado para su exposición (verbal, impreso, electrónico o combinado)

Realizar la auditoría a los procesos seleccionados

Bien

Insuficiente

Auditoría y Gestión de Calidad

Responden pertinentemente a dudas u observaciones de auditados asistentes Videograban la reunión Desempeño del equipo auditado Muestra atención e interés durante la reunión Cuando es necesario. participan preguntando o solicitando aclaración de dudas Auditores abordan o explican los siguientes temas Apertura formal de la reunión Presentaciones Lista de asistencia Propósito y ámbito de la auditoría Calendario de la auditoría Proceso de auditoría y procedimientos para informar Criterios de éxito Nombramiento de los guías Acuerdo sobre hallazgos y no conformidades Seguridad y salud Instalaciones necesarias Confidencialidad Aclaraciones Preguntas Cierre formal de la reunión Puntos Porcentaje del total del submódulo 3

10 (10%)

9-8 (9-8%)

7-6 (7-6%)

5 (5 a 0%)

NOTA: Si uno o más de los integrantes de los equipos obtienen distinta puntuación que la mayoría, anotarlo en el siguiente espacio de observaciones. Observaciones al equipo auditor: ___________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Observaciones al equipo auditado _______________ (nombre) _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

Submódulo 2

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

GUÍA DE OBSERVACIÓN PARA LA ACTIVIDAD 7 Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 2: Realizar la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 7: Participo en la coevaluación de la exposición de auditoría realizada Equipo coevaluado: _______________ Coevaluador: __________________________________ Durante la reunión de apertura se observaron los siguientes aspectos Desempeño del equipo auditor Videograban la exposición, enfocando pertinentemente las operaciones clave de ambos equipos La expresión verbal y corporal es correcta (infunden confianza, seguridad y respeto durante su exposición) Se desplazan a través de las áreas de producción sin obstruir la vista a los observadores Observan, toman notas, preguntan y responden cuando es necesario Recaban pruebas objetivas para respaldar sus hallazgos Utilizan las medidas de higiene y accesorios de seguridad cuando se requieren Al menos una vez se reúnen para acordar hallazgos Saludan al llegar y se despiden al retirarse cuando sea pertinente Desempeño de los auditados El espacio elegido para exponer su proceso permite lograr el objetivo sin afectar a grupos vecinos Disponen su línea de producción con orden y espacio suficiente para su propia movilidad y de los auditores Cada área de producción tiene letreros que la identifican Se atienden las medidas de seguridad e higiene que demanda su proceso En caso de requerirles documentación que sustente lo que hacen, la tienen a la mano Responden pertinentemente a las interrogantes o solicitudes de los auditores Realizan sus operaciones con habilidad Mantienen su área de trabajo ordenada y limpia en lo posible Una vez que terminan su proceso, dejan el área utilizada completamente limpia y despejada de basura Puntos Porcentaje del total del submódulo 3

Excelente

10 (10%)

Muy bien

9-8 (9-8%)

Realizar la auditoría a los procesos seleccionados

Bien

7-6 (7-6%)

Insuficiente

5 (5 a 0%)

Auditoría y Gestión de Calidad

NOTA: Si uno o más de los integrantes de los equipos obtienen distinta puntuación que la mayoría, anotarlo en el siguiente espacio de observaciones. Observaciones al equipo auditor: ___________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Observaciones al equipo auditado: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

Submódulo 2

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

LISTA DE COTEJO PARA LA ACTIVIDAD 13 Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 2: Realizar la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 13: Integro y entrego el portafolio de evidencias (Hetero evaluación) Equipo evaluado: ________________________________________________ 1 2 3

Reactivo Portada: Datos de identificación del alumno, del módulo y de la capacitación, grupo y plantel, cuando menos. Inserta copia de esta lista de cotejo Resultados de la actividad 4: Como auditor presenta las siguientes evidencias respecto a la reunión de apertura: o Lista de verificación con anotaciones hechas durante la reunión o Acta de reunión en formato pertinente o Lista de asistencia con nombres y firmas de asistentes. Resultados de actividad 6: Como auditor, presenta: o Formato para hallazgos con anotaciones hechas durante la auditoría al proceso o Lista de verificación utilizada con anotaciones hechas durante la auditoría Como auditado, presenta: o Manual del SGC o Procedimiento escrito del proceso realizado. Resultados de actividad 8: Como auditor, presenta: o Video editado de la reunión de apertura o Video editado de la auditoría al proceso realizada Como auditado: Obtiene copia y la agrega a este portafolio de los videos realizados por sus auditores, tanto de la reunión de apertura como del proceso realizado. Resultados de la actividad 10: Como auditor, presenta: Reporte de hallazgos acordados por el equipo durante la reunión de auditores, debe incluir pruebas objetivas o hacer una descripción de las mismas. En cada uno de sus trabajos escritos se nota una estructura de ideas y argumentos clara, coherente y sintética; además del adecuado manejo de las TIC para su procesamiento y presentación. En caso de cuestionamientos durante la heteroevaluación, responden individual y en equipo, de manera clara, coherente y sintética, aportando sus puntos de vista con apertura y en respeto a los demás. Entrega del portafolio de evidencias actualizado, en tiempo y forma

Sí

Realizar la auditoría a los procesos seleccionados

Comentarios

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Capacitación: Auditoría de Gestión de Calidad Módulo: Auditoría al proceso Submódulo #2: Realizar la auditoría a los procesos seleccionados Rúbrica de evaluación (Heteroevaluación) Competencia Realiza la auditoría a los procesos seleccionados

Nivel de desempeño 2

Reunión de apertura: 1) Participa en dos reuniones de apertura: a) como auditor, b) como auditado. 2) Incluye en su portafolio de evidencias: Lista de verificación con anotaciones hechas durante la reunión. Acta de reunión y lista de asistencia sin nombres y firmas de asistentes. 3) Videos editados con pobre imagen o audio, donde consta que participó a) como auditor y b) como auditado.

Reunión de apertura: 1) Participa en dos reuniones de apertura: a) como auditor, b) como auditado. 2) Incluye en su portafolio de evidencias: Lista de verificación con anotaciones hechas durante la reunión. Acta de reunión sin lista de asistencia. 3) Videos editados con pobre imagen y audio, donde consta que participó a) como auditor y b) como auditado.

Auditoría al proceso:

4) Como auditor, incluye en su portafolio: Lista de verificación y Formato de hallazgos, ambas con anotaciones hechas durante la auditoría. Video editado con excelente calidad de imagen y audio, donde consta que participó en la auditoría. Reporte preliminar de hallazgos incluye todas las pruebas objetivas o descripción de las mismas.

4) Como auditor, incluye en su portafolio: Lista de verificación y Formato de hallazgos, ambas con anotaciones hechas durante la auditoría. Video editado con pobre imagen o audio, donde consta que participó en la auditoría. Reporte preliminar de hallazgos incluye la mayoría de pruebas objetivas o descripción de las mismas.

4) Como auditor, incluye en su portafolio: Lista de verificación y formato de hallazgos, ambas con anotaciones hechas durante la auditoría. Video editado con pobre imagen y audio, donde consta que participó en la auditoría. Reporte preliminar de hallazgos incluye algunas pruebas objetivas o descripción de las mismas.

5) Como auditado: Manual del SGC y Procedimiento escrito del proceso realizado, ambos completos.

5) Como auditado: Manual del SGC y Procedimiento escrito del proceso realizado, alguno de ellos hasta en 20% incompleto.

Entrega individualmente el portafolio de evidencias Entrega individualmente completo, en tiempo y forma, el portafolio de evidencias atendiendo la lista de cotejo. completo, y en forma, atendiendo la lista de cotejo, pero hasta tres días tarde.

Submódulo 2

Reunión de apertura: 1) Participa en dos reuniones de apertura: a) como auditor, b) como auditado. 2) Incluye en su portafolio de evidencias: Lista de verificación con anotaciones hechas durante la reunión. Acta de reunión y lista de asistencia con nombres y firmas de asistentes. 3) Videos editados con excelente calidad de imagen y audio donde consta que participó a) como auditor y b) como auditado.

5) Como auditado: Manual del SGC y Procedimiento escrito del proceso realizado, ambos incompletos hasta en 20%. Entrega individualmente el portafolio de evidencias completo, y en forma, atendiendo la lista de cotejo, pero después de tres días de la fecha solicitada.

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos

Siempre se comunica de manera pertinente con todos los medios a su alcance para contribuir al buen logro de las actividades.

Casi siempre se comunica de manera pertinente con todos los medios a su alcance para contribuir al buen logro de las actividades.

Algunas veces se comunica de manera pertinente con todos los medios a su alcance para contribuir al buen logro de las actividades.

Siempre que se le presenta un problema o trabajo a desarrollar, participa proponiendo y ejecutando soluciones fuera de lo común.

Casi siempre que se le presenta un problema o trabajo a desarrollar, participa proponiendo o ejecutando soluciones fuera de lo común.

Algunas veces cuando se le presenta un problema o trabajo a desarrollar, participa proponiendo o ejecutando soluciones fuera de lo común.

Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva.

Siempre participa cuando se solicita su opinión o puntos de vista sobre el tema abordado y escucha las opiniones y puntos de vista de todos sus compañeros y maestro.

Casi siempre participa cuando se solicita su opinión o puntos de vista sobre el tema abordado y escucha las opiniones y puntos de vista de todos sus compañeros y maestro.

Algunas veces participa cuando se solicita su opinión o puntos de vista sobre el tema abordado y escucha las opiniones y puntos de vista de todos sus compañeros y maestro.

Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de su vida

En la mayoría de las actividades aporta comentarios o ejemplos diferentes a los que se incluyen en las lecturas de apoyo.

Al menos en la mitad de las actividades aporta comentarios o ejemplos diferentes a los que se incluyen en las lecturas de apoyo.

Al menos en una de las actividades aporta comentarios o ejemplos diferentes a los que se incluyen en las lecturas de apoyo.

Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.

En todas las actividades donde se requiere trabajar en equipo, se integra en uno, participa y colabora siempre para el logro de las mismas.

Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de creencias, valores, ideas y prácticas sociales. Puntos

En todas las actividades donde se requiere trabajar en equipo, se integra en uno, a veces participa y casi siempre colabora para el logro de las mismas. En todo momento se Casi siempre se comporta comporta y trata con respeto y trata con respeto a sus a sus compañeros y maestro, compañeros y maestro, y y a sus ideas aún cuando a sus ideas aún cuando difieran de las suyas. difieran de las suyas. Reconoce y se disculpa cuando no lo hace. 10 8

En todas las actividades donde se requiere trabajar en equipo, se integra en uno, a veces participa y colabora para el logro de las mismas. Casi siempre se comporta y trata con respeto a sus compañeros y maestro, y a sus ideas aún cuando difieran de las suyas. Pero no siempre reconoce ni se disculpa cuando falla en ello. 6

Nota: Aunque no se indique un nivel de desempeño inferior a uno puede haberlo, en cuyo caso deberá recomendarse al estudiante realizar un segundo intento para alcanzar las competencias no logradas.

Realizar la auditoría a los procesos seleccionados

SUBMÓDULO 3 INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA A LOS PROCESOS SELECCIONADOS

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

SUBMÓDULO 3

INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA A LOS PROESOS SELECCIONADOS

Competencia profesional:

Contenidos: 3.1 Generar un reporte de la auditoría al proceso. 3.2 Preparar y conducir la reunión de clausura. 3.3 Presentar el reporte de auditoría y las conclusiones o recomendaciones.

Informa los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados

Competencias genéricas y sus respectivos atributos: CG4: 1,2,3,5; CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG7: 1,2,3; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3 ACTIVIDADES DE INICIO Actividad 1

Lo que voy a aprender en este submódulo Revisa los contenidos y metodología de este submódulo y los sitios de inserción donde podrás desempeñarte al adquirir estas competencias. Para ello, revisa la guía de aprendizaje de la página 35 a la 57. Posteriormente, participa haciendo tus comentarios o exponiendo tus dudas al respecto. (CG4:3) Enseguida reafirma tu comprensión del tema completando lo siguiente (CG4:1, CG6:4): ¿Qué aprenderé en este submódulo?

¿De qué manera mejorará mi desempeño como auditor al adquirir estas competencias?

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Auditoría y Gestión de Calidad

Actividad 2 Identifico los avances en el dominio de mis competencias Esta actividad tiene como objetivo: Dar seguimiento al avance logrado en el desarrollo de las competencias genéricas y disciplinares, así como en el dominio de las TIC para realizar las actividades del módulo. Autoevaluación. Con base en las anotaciones que hiciste en la actividad 2 del submódulo anterior, menciona en qué competencias mejoraste y cuáles siguen siendo desempeños pendientes en tu preparación académica y personal. Para ello, utiliza la evaluación diagnóstica correspondiente a esta actividad, misma que se encuentra en la sección de “Instrumentos de evaluación” de este submódulo. Para concluir la actividad y una vez realizada la evaluación anterior, participa en un intercambio de impresiones con tus compañeros, exponiendo y escuchando acerca de las competencias que más se les ha facilitado desarrollar y las estrategias seguidas para ello; asimismo, cuales siguen siendo oportunidades de mejora y lo que harán para lograrlo.

3.1 Generar un reporte de la auditoría al proceso Actividad 3 Indagamos acerca de cómo redactar un informe de auditoría El informe de auditoría debe reflejar en su real magnitud el trabajo del auditor. Cada etapa del proceso es importante y si hemos llegado con éxito hasta la realización de la misma lo que menos se necesita es extraviarse por un informe mal desarrollado; por ello es importante documentarse y conocer diversas formas en las cuales algunos auditores elaboran sus informes. Analiza las recomendaciones y criterios que se comparten con las siguientes URL, además de las que decidas revisar por tu propia iniciativa; enseguida, toma nota de los puntos que debes incluir en un informe de auditoría: CG5: 1, 2,6; CG6: 1,2,3,4; CG7: 1,2,3. Cómo mejorar los informes de auditoría: http://spain.irca.org/inform/issue25/APG.html El informe de auditoría interna: http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/el-informe-deauditoria-interna.htm

El informe de auditoría operativa:

http://www.monografias.com/trabajos7/inaud/inaud.shtml Elaboración del informe de auditoría: http://www.mailxmail.com/curso-auditoria-auditor/elaboracion-informe-auditoria-2-2

Submódulo 3

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Una vez que lo tengas claro, elabora un escrito contestando: ¿Qué información debe de contener el informe de auditoría?

Actividad 4 Redactamos el informe de auditoría CG4: 1,2,3,5; CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG7: 1,2,3; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3 Es necesario tener claro que el objetivo de esta actividad, es: Generar un informe que comunique exactamente los hallazgos encontrados durante la auditoría. El informe debe ser entendible por aquellos a quienes va dirigido sin necesidad de tener al auditor a un lado, “traduciéndole” lo que quiso decir. Se recomienda trabajar en equipo y aplicar los siguientes pasos: •

Diseñar un formato para presentar el “Informe de Auditoría”. Es recomendable buscar por Internet formatos muestra y tomar ideas para generar el propio. En la siguiente URL encontrarán formatos para las diversas etapas de la auditoría, incluido uno para el informe:

http://es.scribd.com/doc/18414379/Formatos-Modelos-Para-Las-Auditorias-Internas-Del-SGI

•

Revisar algunos ejemplos de informes de auditorías:

o o o o

http://sigc.uqroo.mx/09_auditoria_acciones/archivos/AU07_presentacion.swf http://sigc.uqroo.mx/09_auditoria_acciones/archivos/AU04_informe.pdf http://www.conama.cl/intranet/1275/articles-42812_Info_AuditoriaNov.pdf http://puertonarino-amazonas.gov.co/apc-aa-files/36333937326664373030326136633438/ INFORME_FINAL_AUDITORIA_2010_PUERTO_NARI_O.pdf o http://www.bganalizadores.com.ar/images/bv.pdf o http://www.mailxmail.com/curso-elemental-auditoria/normas-auditoria-3 o http://www.docstoc.com/docs/21362177/INFORME-AUDITORIA-INTERNA-DE-CALIDAD

Redactar el informe, utilizando para ello la información del plan de auditoría, las listas de verificación utilizadas, el reporte de hallazgos y el formato diseñado para el mismo. Revisar la compilación de lecturas #5, en la sección de lecturas de esta guía.

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Auditoría y Gestión de Calidad

Actividad 5 Participo en la coevaluación de los informes de auditoría CG4: 1,2,3,5; CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG7: 1,2,3; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3 Coevaluación: Una vez listo el informe, impriman dos copias. Soliciten a los integrantes de dos equipos cuando menos (no al auditado) que lo analicen y les den sus puntos de vista respecto a la estructura y redacción del mismo, pidiéndoles que anoten sus observaciones sobre la copia que les proporcionaron. Para realizar esta evaluación, se recomienda apoyarse en la lista de cotejo para esta actividad que se encuentra en la sección de instrumentos de evaluación. En reciprocidad, atiendan amablemente a los compañeros de otros equipos que les soliciten hacer lo mismo con sus informes. En caso que hayan recibido observaciones pertinentes a su informe, corregir para mejorarlo y anexarlo en tu portafolio de evidencias.

Equipos que revisaron nuestro informe

Observaciones realizadas

Equipos a quienes revisamos su informe

Observaciones realizadas

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Actividad 6 Participo en el foro “Redacción del Informe de auditoría” CG4: 1,2,3,5; CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG7: 1,2,3; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3 Participa en el foro cuya dirección electrónica te indique tu profesor y participa cuando menos dos veces:

1) Aportando un comentario pertinente respecto al trabajo realizado junto con tu equipo en la actividad anterior.

2) Respondiendo con observaciones o críticas constructivas al trabajo realizado por algún otro equipo, cuando menos.

Es importante que la participación se haga en tiempo y forma para que cumpla con el objetivo de conocer los puntos de vista y opiniones de todos. Puedes participar más de dos veces si lo consideras necesario. Debes compartir tus ideas y ayudar a quien muestre alejamiento en el dominio del tema. Si a partir de las ideas vertidas en este foro, detectas oportunidades de mejora en el informe redactado, aún puedes hacerle ajustes e incluir la versión actualizada en tu portafolio de evidencias.

3.2 Preparar y conducir la reunión de clausura Actividad 7 Preparamos la reunión de clausura. CG4: 1,2,3,5; CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG7: 1,2,3; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3 Participa junto con tu equipo en la preparación de la reunión de clausura, asegurándote que comprendes de que se trata y en especial los puntos donde el equipo te comisione para intervenir. Es de gran importancia que como primera acción de esta actividad hagas una lectura individual para comprensión del tema y luego una plenaria con tu equipo para que unos a otros se resuelvan dudas si aún quedan aspectos poco claros; pregunten a un auditor que conozcan o a su profesor para que les ayuden a aclararlos.

Revisar las compilaciones de lecturas #6 y 7, en la sección de lecturas de esta guía.

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Actividad 8 Realizamos la reunión de clausura CG4: 1,2,3,5; CG5: 1,2,6; CG6: 1,2,3,4; CG7: 1,2,3; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3 Elijan si se realiza un nuevo sorteo para asignar los turnos para exponer las reuniones de clausura; o bien, siguen el mismo orden que les tocó en el sorteo de la actividad 8 del submódulo 1 y que utilizaron ya para exponer la reunión de apertura y sus procesos de producción durante el submódulo 2. Una vez acordado el orden de exposiciones, realicen las reuniones de clausura siguiendo la preparación de la misma indicada en la actividad anterior. Se recomienda video grabar la reunión para que analicen sus fallos y aspectos a mejorar. También deberá ser editado y entregado como evidencia de esta actividad. El video debe tener excelente claridad de imagen y de audio. Ver estos requisitos como parte de la evaluación en la lista de cotejo y rúbrica de evaluación del submódulo. Coevaluación: Los equipos que estén de observadores durante cada exposición, en silencio escuchan y toman notas apoyándose con la guía de observación correspondiente a esta actividad, contenida en la sección de instrumentos de evaluación. Al final de la exposición, hacen sus observaciones de manera ordenada y respetuosa. Si alguien hace una observación errónea, cualquier miembro del grupo podrá refutarle o corregirle, excepto los aludidos (expositores) para evitar discusiones o fricciones. Sólo cuando ya no haya más observaciones que hacer ni refutar, los equipos expositores aludidos podrán dar explicaciones de su actuación, si lo desean. Rol acordado para las exposiciones de la reunión de clausura: Fecha/Hora

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Equipo auditado/proceso

Equipo auditor

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Aspectos a mejorar: Durante mi participación en la reunión de clausura como auditor, el grupo nos señaló como oportunidades de mejora, los siguientes aspectos: Durante mi participación en la reunión de clausura como auditado, el grupo nos señaló como oportunidades de mejora, los siguientes aspectos:

3.3 Presentar el reporte de auditoría y las conclusiones o recomendaciones Actividad 9 Presentamos el reporte de auditoría y las conclusiones o recomendaciones CG4: 1,2,3,5; CG5: 1,6; CG8: 1,2,3; CG10: 1,2,3 Durante la reunión de clausura se presenta el reporte de hallazgos, se explica y se responden a todas y cada una de las dudas que surjan. Dependiendo de la extensión de la auditoría y naturaleza de los hallazgos podría entregarse ahí mismo el informe de auditoría; o bien, sólo un borrador con los hallazgos acordados en la última reunión del equipo auditor y acordar una fecha con los auditados para entregar el informe definitivo. En el informe preliminar o borrador que se entregue debe quedar asentada la fecha acordada para la entrega del informe definitivo; así mismo, si se entregaron las propuestas de acción correctiva, o en su defecto, la fecha en que serán entregadas por la empresa para su evaluación por parte de los auditores. Respecto a cuándo entregar el informe de auditoría, hay empresas que ya lo tienen estipulado en sus procedimientos para realizar las auditorías internas de calidad. Como ejemplo, ver: http://iso9001.inr.gob.mx/Descargas/iso/doc/PR-SGC-02.pdf

En el caso de la auditoría realizada por tu equipo, es recomendable que en la reunión de clausura entreguen el informe si ya lo tienen, en caso contrario, acordar una fecha para su entrega. Eso sí: Respeten la fecha acordada para la entrega del documento definitivo al equipo auditado; así mismo, ingresa una copia en tu portafolio de evidencias. Para mayor información, revisar la compilación de lecturas #8 , en la sección de lecturas del submódulo en esta guía.

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Actividades integradoras del submódulo Actividad 10 Participo en la plenaria de trabajos realizados durante el submódulo Participa junto con tu equipo, redactando preguntas clave de cada uno de los temas abordados y de las actividades realizadas durante el submódulo. Escríbanlas en una hoja de papel y entréguenlas al moderador previamente elegido por el grupo. El moderador las leerá en voz alta o las escribirá en el pizarrón para que todos las conozcan y comenten en pequeños grupos o equipos sus respuestas a compartir. El moderador asignará turnos de participación, cuidando que se expongan las respuestas a las preguntas en un orden preestablecido, también recomendará el uso de tiempos pertinentes para emitirlas sin salirse del tema. Contesta en forma escrita y muéstrale a tu profesor o un compañero:

1. ¿Cómo te sentiste durante la realización de esta actividad? 2. ¿Te aportó algo nuevo? (En caso afirmativo, explica qué) 3. ¿Cuál fue tu aportación al grupo? Plenaria es una de las técnicas de comunicación oral, que facilita la conversación sobre algún tema a tratar, para realizar una plenaria es necesario: seleccionar el tema usando preguntas ejes, escoger a un moderador el cual se encargará de ir marcando los tiempos que tiene cada uno de los grupos para contestar las preguntas. La elaboración de preguntas ejes tienen la finalidad de que los participantes lleguen a la reflexión, es decir, tienen como objetivo llegar a un análisis crítico y reflexión, sobre el tema a tratar durante la plenaria. Para ver más información, ir a: http://licpedagogo.weebly.com/plenaria.html

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Actividad 11 Integro y entrego mi portafolio de evidencias (CG4: 1, 5; CG5: 1, 2, 6; CG6: 4; CG7: 1, 2, 3). Es momento de integrar el portafolio de evidencias* y entregarlo, cumpliendo en tiempo y forma con los requisitos enunciados en la correspondiente lista de cotejo. *Es recomendable continuar con el mismo portafolio de evidencias de los módulos anteriores

para integrar uno de la capacitación completa. Utiliza separadores entre las evidencias de un módulo a otro. Posteriormente, mantente atento a las observaciones del docente y toma nota de lo que deberás corregir en caso necesario. Manejo de TIC y desarrollo sustentable: Para poner en práctica tu manejo de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) elabora tus reportes, utilizando los medios tecnológicos a tu alcance cuidando el correcto uso de la sintaxis y ortografía. Así mismo, contribuye al desarrollo sustentable y sostenible, entregando tu portafolio de evidencias en forma electrónica lo cual resultará en un considerable ahorro en el uso de papel y además te ayudará a reducir gastos en la elaboración de los trabajos. Imagen tomada de:

https://www.google.com.mx/search?q=imagenes+de+usb&biw=1366&bih=667&tbm=isch&imgil=jYtBV6PYYeIP5M%253A%253Bhttps% 253A%252F%252Fencrypted-tbn1.gstatic.com%252Fimages%253Fq%253Dtbn%253AANd9GcQt-Ynq07taZxjvOjng9j34zHNNCLwzu0 8IbKVY08u6s3yZNE7L%253B600%253B532%253BDbX0gf3I3qzbUM%253Bhttp%25253A%25252F%25252Fwww.muylinux.com%252 52F2009%25252F05%25252F28%25252F5-grandes-distribuciones-de-seguridad-para-llaves-usb&source=iu&usg=__J5MwkaGppXma RUKKDEbq68_6SBc%3D&sa=X&ei=2blnU9PgB8n5oASlzoC4DA&ved=0CDIQ9QEwBA#facrc=_&imgdii=jYtBV6PYYeIP5M%3A%3Bm kiFz1uq2iOfDM%3BjYtBV6PYYeIP5M%3A&imgrc=jYtBV6PYYeIP5M%253A%3BDbX0gf3I3qzbUM%3Bhttp%253A%252F%252Fwww. muylinux.com%252Fwp-content%252Fuploads%252F2009%252F05%252Fpendrive.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.muylinux. com%252F2009%252F05%252F28%252F5-grandes-distribuciones-de-seguridad-para-llaves-usb%3B600%3B532

Actividad 12 Realizo ajustes recomendados, si fueron necesarios Si hay observaciones que atender respecto a la conformidad de las evidencias de trabajo presentadas en el portafolio, realiza los ajustes necesarios. Tenlo listo y entrégalo de nuevo para una segunda revisión. Si tu portafolio ya está conforme a todos los aspectos requeridos: ¡Felicidades, haz concluido con éxito este tercer y último submódulo!

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LECTURAS DE APOYO Compilación de lecturas #5

Cómo mejorar los informes de auditoría ¿Su informe de auditoría contiene la información correcta? El Grupo de Prácticas de Auditoría (Auditing Practices Group) resume lo que debería ser el contenido de un buen informe. El informe de auditoría es una herramienta importante para demostrar si las organizaciones están cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001. Aunque la norma ISO/IEC 17021 define los requisitos mínimos que debe cumplir un informe, no define un formato específico para los informes de las auditorías según la norma ISO 9001. El formato y contenido puede variar, dependiendo del tamaño y naturaleza del auditado y de los objetivos y el alcance de la auditoría. No todos los temas listados a continuación son aplicables a todo tipo de auditoría y la secuencia de los temas puede variar. Introducción Esta sección del informe debería hacer referencia a los requisitos obligatorios de la ISO/IEC 17021 y a los lineamientos en la ISO 19011. Resumen ejecutivo Esta sección debería centrarse en proporcionar un resumen de la eficacia global del sistema de gestión de la calidad, incluyendo información sobre fortalezas y debilidades, la mejora continua y los indicadores clave para la gestión. Se debería comentar los hechos sobresalientes de la auditoría, así como una resumen general de los hallazgos que hayan representado no conformidades o áreas críticas que pudieran transformarse en no conformidades. También se deberían incluir: las conclusiones de la auditoría en referencia al cumplimento con la norma contra la cual se realizó la auditoría y cualquier recomendación que se considere pertinente. Esta sección también puede incluir un agradecimiento a la organización, agradeciendo, cuando sea apropiado, la hospitalidad, cooperación y actitud abierta de todo el personal. Compromiso de la dirección, objetivos y metas Esta sección debería incluir una mención a los procesos de la organización relacionados con el establecimiento y comunicación de las políticas y los objetivos. Debería cubrir el monitoreo, la medición el reporte y la revisión en relación con los indicadores clave del desempeño. Debería incluir también, comentarios apropiados en relación al progreso que ha hecho la organización respecto al avance logrado en relación a los objetivos desde la última auditoría. Acciones tomadas sobre temas surgidos en auditorías anteriores En esta sección comenta sobre la habilidad de la organización en determinar las causas raíz de los problemas identificados anteriormente, y en la eficacia de las acciones que se tomaron para corregir dichas situaciones y para prevenir la repetición de las mismas. También debes realizar algún comentario relativo a la capacidad de los procesos formales de la organización para encarar las acciones correctivas y preventivas necesarias.

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Los procesos de auditoría interna, revisión por la dirección y mejora continua En esta sección comenta sobre la oportunidad y eficacia de los procesos de auditoría interna, la revisión por la dirección y mejora continua con respecto a los riesgos asociados con el logro y mantenimiento de la calidad. Además, debes proporcionar tus comentarios sobre los progresos que hubiera realizado la organización respecto a: • Sus acciones dirigidas a la mejora continua. • El monitoreo de la información relacionada con la satisfacción y la percepción de los clientes sobre el desempeño de la organización relacionado con la calidad. El impacto de cambios significativos Esta sección debería aplicarse a todo tipo de auditoría, pero es más probable que sea aplicable a auditorías de monitoreo o de re-certificación más que en las auditorías iniciales. Debería registrarse información del impacto sobre el sistema de gestión de cambios tales como cambios de dueños de la empresa o en el personal clave, o cambios en el alcance de la certificación. Requisitos del sistema e inter-relaciones, y funciones, procesos y áreas auditadas El título de esta sección debería reflejar en forma explícita las funciones, procesos o áreas auditadas; por ejemplo, ventas, almacenes, formación del personal o percepción de los clientes. Debería indicarse en el informe: • La norma utilizada como base de la auditoría. • Los procesos, funciones o áreas auditadas. • Los documentos clave utilizados durante la auditoría. Esta sección puede ser utilizada para realizar comentarios sobre la conformidad del sistema de gestión de la organización en relación a una cláusula o requisito específico de la norma. Así mismo, puede ser utilizada para comentar cómo los diferentes aspectos del sistema de gestión de la organización trabajan juntos (tanto en forma conjunta o separada) con los respectivos impactos en la capacidad de la organización de proporcionar los productos previstos. Estos comentarios podrían estar centrados en la eficacia de la relación entre los requisitos de la norma y factores tales como la política, los objetivos de desempeño, los requisitos legales aplicables, las responsabilidades, la competencia del personal, las operaciones, los procedimientos, los datos del desempeño o los hallazgos y las conclusiones de las auditorías internas. Los comentarios sobre los procesos ocuparán probablemente la mayor parte del informe, ya que un sistema de gestión de la calidad es auditado proceso por proceso. El informe debería tener en cuenta los requisitos legales para cada proceso que se audita y debería hacer énfasis en los factores que puedan colaborar o afectar la consistencia y la mejora de los resultados de los procesos. Esto no es todo Otras partes de la guía recomienda incluir en los informes de auditoría una descripción del sitio visitado, comentarios sobre el cumplimento por parte de la organización con los requisitos legales y otros requisitos y un análisis de la eficacia continua del sistema. El informe debería terminar, remarcando los temas que requieren la atención del auditado y una declaración diciendo que la auditoría está basada en un proceso de muestreo de la información disponible y que, en

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consecuencia, siempre hay un componente de incertidumbre en las evidencias analizadas, el que puede verse reflejado en los hallazgos de la auditoría. Finalmente, es aconsejable que las recomendaciones de una auditoría sean sometidas a una revisión independiente, antes de que se tome una decisión definitiva sobre si conceder o mantener la certificación. Ver más información en: http://spain.irca.org/inform/issue25/APG.html Compilación de lecturas #6 La reunión de clausura. Generalidades. La reunión de clausura tiene por objeto exponer los hallazgos de auditoría ante las partes interesadas y asegurarnos de que los resultados de la misma son comprendidos y aceptados. El auditor jefe coordina la reunión de clausura donde deberán estar presentes los auditores y los responsables de las áreas auditadas. Una vez más, se recomienda tener presente las características básicas del auditor y actuar conforme a ellas: Integridad, independencia, objetividad, imparcialidad, confidencialidad y competencia profesional. En caso necesario, lean los materiales de apoyo; luego, preparen su agenda o lista de verificación para la reunión. Tengan a la mano sus listas de verificación con anotaciones, el plan de auditoría aplicado; o bien, con los ajustes que le hayan hecho durante la auditoría, el reporte de hallazgos acordados, la lista de asistencia para la reunión de clausura, pónganse de acuerdo quién va a decir qué cosa, y luego manténgase unidos en una misma posición. Esta reunión debe ser preparada y dirigida a conciencia pues pudiera tornarse complicada en comparación con la reunión de apertura. No es frecuente pero, podría suceder en una reunión de clausura donde se comunican los hallazgos, que alguno de los auditados se exalte y reclame lo que según él sea un equívoco. Esta reunión supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar posibles equívocos, aunque en ningún caso debe convertirse en un foro de debate. Si se demuestra que el auditor ha cometido errores, éstos podrán ser discutidos por el auditado y deberán ser rápidamente asumidos y rectificados por el auditor. En caso contrario, el auditor debe cuidarse de comunicar siempre al auditado que dispone de un procedimiento de reclamaciones por escrito, y que cualquier discrepancia deberá ser resuelta por esta vía. Los asistentes a la reunión final suelen ser los mismos que fueron convocados a la reunión de apertura; esto es, los miembros del equipo auditor, por un lado y los representantes de la empresa (gerencia, directivos de las áreas auditadas, el responsable de calidad, etc.), por otro.

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Además de estas dos partes, en cierto tipo de auditorías es posible contar con la presencia pactada de otras partes; así, en la reunión final de auditoría reglamentaria podemos encontrar un representante de la administración, o en la reunión correspondiente a una auditoría de proveedor podemos advertir la presencia del cliente (o contratista del auditado) de la auditoría. Como auditores, debemos hacer todo lo posible para que todos los miembros convocados asistan a la reunión final, ya que cualquier aspecto que no haya sido explicado y clarificado directamente a los máximos responsables del área afectada puede ser luego motivo de confusión. Ante la ausencia de un director funcional, es relativamente frecuente que asista un mando intermedio en representación suya; en estos casos, puede ocurrir que este mando intermedio se niegue a firmar una desviación y colapse la reunión. Para evitarlo, podemos aplazar la reunión, o bien mantener una reunión privada con el directivo ausente a fin de explicarle las desviaciones detectadas en su área y obtener su aceptación personal. Analogía: Imagina que hiciste un examen de “Matemáticas” y se llega el momento en que el profesor les comunica los resultados. Si la calificación obtenida era la que esperabas, no hay problema, al contrario es sumamente agradable, te motiva a festejar y hasta miras con simpatía al profesor. Pero, si por el contrario, te anuncia una calificación inferior a lo esperado, revisarás “con lupa” buscando que cuestionar o reclamar para que haga una corrección a tu favor, y si no la obtienes: ¿Cuál es tu reacción? ¿Lo aceptas de buena gana? ¿Te enojas? ¿Lo consideras injusto? Quizás tú no reacciones de manera impropia, pero: ¿Alguna vez te ha tocado observar algún compañero que exagera en sus reclamos? ¿Alguien que exige y cuestiona al profesor lo que según él es una injusticia? ¿Cómo responde el profesor? La agenda de la reunión de clausura se muestra en los siguientes puntos: o o o o o o o o o o o o o o o

Presentar a las personas que no asistieron a la reunión de apertura Agradecimiento a la compañía Confirmar el propósito y ámbito Puntos positivos Resumen de hallazgos, incluyendo la declaración de limitaciones de responsabilidad Conclusiones Recomendaciones Detallar los hallazgos (opcional) Preguntas sobre los hallazgos de la auditoría Propuestas de acción correctiva Acciones de seguimiento Confirmar la declaración de confidencialidad Aprobación del informe de auditoría Adjuntar el manual Apelaciones.

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Auditoría y Gestión de Calidad

Ver ejemplos de formatos para reunión de clausura o cierre, en:

http://es.scribd.com/doc/18414379/Formatos-Modelos-Para-Las-Auditorias-Internas-Del-SGI http://www.itcampeche.edu.mx/docs/SGC-ITCAM/PROCESO%20ESTRAT%C3%89GICO%20DE%20 CALIDAD/ITCAM-CA-PG-003%20AUDITORIAS%20INTERNAS/ITCAM-CA-PG-003-05%20%20REUN%20 CIERRE%20%20OKOK.pdf

Habilidades del auditor en la reunión de cierre. Ver:

http://www.buenastareas.com/ensayos/Habilidades-Del-Auditor-En-La-Reuni%C3%B3n/1367764.html

Ver diapositivas 19 y 20:

http://www.slideshare.net/saulsalas/3-iso-19011-presentation

Ver video con exposición de reunión de Clausura:

http://www.youtube.com/watch?v=gJyRlS884fc&feature=related

Compilación de lecturas #7

Puntos a tratar en la reunión de clausura o cierre Las presentaciones El auditor jefe debe saludar a los convocados y agradecerles su asistencia a la reunión. Debe presentar a la persona o personas que no asistieron a la reunión de apertura y, si lo consideran necesario, hacer circular una lista de asistencia. A veces el consejero delegado sólo asistirá a la reunión de clausura, así mismo, los directores de las áreas que se han auditado, desearán asistir para oír los resultados. Es importante que se perciba en todo momento que el auditor jefe tiene el control de la reunión. Así, por ejemplo, si la sala que se ha proporcionado resulta pequeña, demasiado caldeada o con excesivo nivel de ruido, antes de proceder con la reunión, deberá buscar un lugar más adecuado. No es normal que se haga circular el orden de la reunión que se ha preparado justo unos minutos antes. Sin embargo, para que todo el mundo sepa los temas que se van a tratar, el auditor jefe deberá explicar el propósito de la reunión y exponer los puntos principales. Una declaración de apertura típica puede parecerse a ésta: Gracias por su asistencia a esta reunión de clausura que hemos convocado para presentarles los resultados de la auditoría, para darles la oportunidad de discutir los hallazgos y para acordar las acciones futuras que se requieran. Es prudente esbozar la agenda de esta manera: Como auditor jefe, resumiré los hallazgos, les daré nuestras conclusiones y recomendaciones. A continuación, mi equipo de auditores les informará de los resultados de las áreas que se han auditado. Les ruego que reserven sus preguntas hasta que se haya expuesto el informe. Después de concluir el turno de preguntas y respuestas, les pediré propuestas de acción correctiva y les informaré de la acción de seguimiento que hemos pensado adoptar.

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Mientras el auditor jefe está hablando, un miembro del equipo de auditores podría anotar los nombres de los presentes o hacer circular una lista de asistencia. Tiene que incluirse en el informe de auditoría los nombres de los asistentes antes de que finalice la reunión. Es aconsejable pedir que los asistentes reserven sus preguntas hasta que se haya expuesto el informe de auditoría, con el fin de no hacer de la reunión una situación intermitente de pregunta-respuesta, que interrumpe la exposición de los hechos. Agradecimiento a la compañía El auditor jefe debe agradecer a la compañía su hospitalidad, haberles provisto de guías, transporte, comidas y cualesquiera otras comodidades que les hayan facilitado. Este punto de la agenda no es el lugar idóneo para hablar del sistema de calidad. Confirmar el propósito y el ámbito El auditor jefe debe leer el propósito y el ámbito tal como está escrito en el informe de auditoría. Esta declaración debe ser la misma que la de la reunión de apertura ya que cualquier diferencia, especialmente omisiones tales como productos o servicios incluidos o excluidos, suscitará que se discutan los hallazgos específicos correspondientes. Todo el mundo sabe el caso del consejero delegado que afirmaba no haberse dado cuenta de que la auditoría no incluía ciertas áreas o ciertos productos. Los puntos positivos Comenzar enunciando los puntos positivos y después los negativos, produce una buena impresión en las personas de la compañía. No importa como exprese un auditor su informe de no conformidad; siempre se percibe como un resultado negativo. Sin embargo, enfatizar sobre los puntos positivos demuestra que el equipo de auditoría ha percibido y considera en su justa medida el duro esfuerzo que la compañía ha realizado para hacer las cosas bien, además, sitúa los otros hallazgos en una perspectiva coherente. Cuando hay muchos puntos positivos, el auditor jefe deberá resumirlos y dejar que el equipo de auditores los detalle. Sin embargo, no sea paternalista. Hable con convicción; especialmente, no les compare con otras compañías que haya visitado antes, ni siquiera para decir algo como “ustedes son mejores que la mayoría”. Esto puede volverse en su contra y obligarle a dar explicaciones si llega a oídos de las compañías correspondientes. Resumen de los hallazgos En lugar de resumir el contenido de los informes individuales, el auditor jefe debe resumir los hallazgos expresando lo que se ha cubierto en la auditoría e indicando el número de no conformidades mayores y menores que se ha detectado. Un resumen típico podría ser este: Hemos cubierto todas las áreas identificadas en nuestro plan de auditoría, que incluía los departamentos de marketing, diseño, compras, producción, aseguramiento de la calidad y servicio posventa, sin encontrar ninguna no conformidad mayor; aunque sí 34 no conformidades menores y varias observaciones.

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A esta declaración de hallazgos se le podría adjuntar la declaración de limitación de responsabilidades: La auditoría se basó en una muestra limitada de las operaciones y aunque se ha probado la conformidad con todos los requerimientos relevantes del estándar, es posible que existan otras no conformidades distintas a las que se han detectado. Es probable que, en la reunión de clausura, sea más efectivo indicar los departamentos que ha cubierto la auditoría en lugar de los procesos que recoge el plan de la misma; a los asistentes le resultarán más familiares. Si son demasiados los departamentos que hay que mencionar, puede decirse que se ha incluido todos y citar las excepciones. Si la empresa tuviera varias sedes, hay que nombrarlas todas. Antes de entrar en detalles sobre los hallazgos de la auditoría, es aconsejable declarar las conclusiones y recomendaciones siguiendo, más o menos, el resumen. Las conclusiones El auditor jefe debe exponer el resumen de hallazgos seguido de la declaración de conclusiones. Anteriormente se han proporcionado declaraciones típicas y aquí reproducimos una de ellas: Se ha encontrado prueba objetiva suficiente para demostrar que el sistema de calidad cumple con la mayoría de los requerimientos de ISO 9001 para el diseño, desarrollo y fabricación de… Sin embargo, como todas las no conformidades descubiertas son de naturaleza menor, la efectividad del sistema de calidad no se ve afectada significativamente. Continuar con las conclusiones después de haber expuesto los hallazgos de auditoría evita la posibilidad de discusiones, si las conclusiones son favorables. Pero si no se han declarado previamente, es posible que se discuta cada una de las no-conformidades, puesto que la compañía puede creer que cada no conformidad es una razón para que se le deniegue el certificado. Si las conclusiones no fuesen favorables, tenemos que afrontar un arduo proceso. La mayoría de los directores quieren resúmenes, no detalles; de manera que no hay razón alguna para esperar que tengan paciencia mientras el equipo lee todas las no conformidades menores, a menos que se les haya advertido previamente. Las recomendaciones Inmediatamente después de las conclusiones, el auditor jefe debe declarar la recomendación que hará al organismo de certificación (si se trata de una tercera fuente) o al cliente (si se trata de una segunda fuente). La recomendación es consecuencia de la conclusión. No es, ni deberá ser, una recomendación de acción correctiva. En páginas anteriores, hemos tratado tres resultados posibles.

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Declaraciones de recomendaciones típicas podrían ser las siguientes: Nos complace poder recomendar a la compañía para que reciba la certificación. O:

Podemos por tanto, recomendar a esta compañía para la certificación, a condición de que se corrijan, a satisfacción nuestra, las no conformidades menores.

O: No podemos, en este momento, recomendar a esta compañía para la certificación. Detallar los hallazgos Antes de abrir el turno de preguntas, el auditor jefe debe invitar a cada miembro de su equipo a informar de sus hallazgos. Si las no conformidades menores son muchas, y hay otras tantas observaciones, sería sensato que el equipo las resumiera, ya que informar de todo esto puede llevar horas. Antes de que los auditores faciliten sus informes, es aconsejable que el auditor jefe recuerde su ruego a los asistentes de que se reserven sus preguntas hasta que se haya concluido esta fase, durante la cual pueden ir tomando notas, lo cual les facilitará la elaboración de sus preguntas al final. El auditor jefe, asimismo, debe informar primero de las no conformidades mayores si ocurre que, cada auditor de su equipo tiene la(s) propia(s) de las áreas que ha auditado. También habrá registrado los hallazgos, aunque es aconsejable dejarlo hasta que los miembros de su equipo hayan completado la exposición de sus respectivos informes. De esta manera vuelve, con naturalidad, el turno al líder antes de que abra su turno de preguntas. Respetar el orden de secuencia de los temas es importante para transmitir la significación de los hallazgos. Si varios auditores han seguido pistas diferentes y han encontrado una prueba relacionada que, al combinar, resulte en una clasificación de no conformidad mayor, de nuevo es prudente que el auditor jefe comunique estos hallazgos en interés de la continuidad. Cualquiera que sea el plan del juego, el líder deberá resolver esto de antemano, para que la comunicación no se interrumpa ni sufra contratiempos. No puede insistirse demasiado en que deban leerse los hallazgos a partir del informe. Es peligroso improvisar, ampliar, extenderse en explicaciones, etc., pues, al hacerlo se le da oportunidad al auditado de discutir los hallazgos y dudar de las conclusiones. Al preparar la reunión de clausura, cada auditor debe leer en voz alta su informe, para comprobar la coherencia en el desarrollo de su exposición. Se pueden omitir detalles como números de serie, referencias de procedimientos, estados de revisión, etc., si ello contribuye a hacer más dinámica la exposición. Pero nunca deben omitirse los hechos materiales. Esta es una razón para incluir la referencia de la cláusula en la declaración puesto que, incluirla en cualquier otro lugar, supone interrumpir la comunicación o, como ocurre con demasiada frecuencia, dejar sin mencionar el requerimiento que no se ha cumplido.

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Si se resumen los hallazgos de la auditoría en lugar de leerlos uno por uno, el auditor puede adoptar el estilo siguiente: • • • •

No existen registros de inspección final para las tarjetas de circuito impreso, como requiere la cláusula 4.10.4. La auditoría no la llevó a cabo un auditor independiente, como requiere la cláusula 4.17. Los objetivos de calidad no están documentados, como requiere la cláusula 4.1.1. Los inspectores de la línea de tarjetas de circuito impreso no están adecuadamente formados, como requiere la cláusula 4.18.

Informe verbal del auditor o o o o o o

Áreas auditadas Puntos positivos que merecen mencionarse Numero de no conformidades y observaciones encontradas No conformidades mayores No conformidades menores Observaciones.

No informar nunca de los hallazgos de la auditoría que el auditor jefe haya retirado previamente. Preguntas sobre los hallazgos de auditoría Una vez que se ha expuesto el informe, se puede abrir el turno de preguntas de la compañía. Puede que algunos de los presentes hayan tomado notas (no tiene sentido esperar que recuerden los detalles, especialmente si se han informado oralmente de gran cantidad de no conformidades menores y otras tantas observaciones). Si los hallazgos se han resumido con el estilo anterior, ante preguntas sobre ellos, el auditor debe leer la declaración completa y preguntar si ha quedado claro. Si el auditor ha seguido las reglas que se han proporcionado anteriormente, no debe encontrarse con preguntas como: • • •

¿Dónde dice eso en el estándar? ¿Qué requiere el estándar? ¿Tenemos que hacer esto?

Si surgen preguntas sobre la validez de los hallazgos, el guía puede ayudar a confirmar los hechos. Cuando se les cuestiona, el auditor puede indicar que el guía estaba presente y dejar que se lo pregunte a él, pero si no tiene un testigo, mala suerte; debe haberlo sabido mejor y haberse preparado adecuadamente para la reunión. Debería conocer una serie de métodos para afrontar la situación.

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Si se le pide que explique los hallazgos, no se lo tome como un reto ni aproveche esta oportunidad para contar la historia de cómo lo detectó. Esto es una pérdida de tiempo y puede estar descubriendo algo que contradiga su declaración escrita. Pida a la persona que pregunta que explique qué es lo que está claro en la declaración de no conformidad. Si a esta persona no le satisface una respuesta directa, formula tu declaración de otra manera: Secciónala en partes, refiere a tu interlocutor al estándar, aclara el contexto, señalando el propósito del requerimiento y las consecuencias de la no conformidad, asegurándote de que su explicación no contradice el estándar y, sobre todo, no añadas trivialidades ni te ponga a la defensiva. Demuestra firmeza, seguridad y buena educación. Las cuestiones que pueden surgir son peticiones de consejo sobre cómo podría corregirse la no conformidad. Un auditor no debe recomendar una acción correctiva para solucionar una no conformidad concreta; lo cual no significa que no puedan darse sugerencias para mejoras o presentar una lista de opciones. Solicitud de acciones correctivas Cuando se hayan tratado todas las preguntas, el auditor jefe debe solicitar a la compañía las propuestas de acción correctiva. Si los hallazgos son pocos, las propuestas pueden tratarse en el momento e incluirse en los formularios pertinentes. Si la compañía solicitase tiempo para pensar en la acción que ha de adoptar, debe determinarse una fecha de entrega. Una declaración típica podría ser la siguiente: Para obtener la certificación, no se requiere adoptar acción alguna sobre las observaciones. La certificación depende de la acción que se adopte sobre las no conformidades. Ahora quisiera invitar a la compañía a que se proponga la acción que piensa adoptar para resolver las no conformidades. Las propuestas pueden entregarse en este momento o en la fecha que acordemos. La fecha en que se le entregarán al auditor las propuestas de acción correctiva debe constar en el informe de auditoría. Criterios para propuestas efectivas de acción correctiva Los auditores suelen olvidar que la acción correctiva es la que se adopta para eliminar las causas de la no conformidad y para evitar su recurrencia. La acción que se adopta para eliminar una no-conformidad es la acción remediadora y, muchas de las peticiones de acción correctiva, de hecho, sólo requieren una acción remediadora puesto que no existe fallo sistemático. Los auditores internos deben observar que la dirección adopte la acción correctiva a tiempo y no se conforme con, simplemente, remediar la deficiencia. Ajustar una pieza de un equipo sin una etiqueta de estado de calibración es solo un tercio de la acción que se requiere. La acción requerida para tratar cualquier no conformidad de forma efectiva tiene tres componentes. El auditor jefe deberá explicar que la acción necesaria deberá: o Corregir el elemento especifico de la no conformidad; es decir, el objeto del hallazgo de la auditoría o Buscar y corregir cualquier otro caso similar de no conformidad. o Corregir aquello que ha causado la no-conformidad.

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Puede que haya otros elementos en condiciones similares. La auditoría solo contempló una muestra de las operaciones, por lo que pueden existir otras no conformidades; la compañía deberá buscarlas y corregirlas. Sin embargo, no siempre es apropiada esta acción, especialmente cuando sólo existe un elemento. Si se han seguido las reglas para informar sobre las no conformidades, sólo se habrá informado de los fallos sistemáticos; es decir, aquellos para los que puede aplicarse una acción correctiva. Habrá, por tanto, una causa para la no conformidad y la compañía tiene que establecer cuál es y especificar cómo se puede eliminar. La técnica de los por qué concatenados puede resultar útil para develar la causa raíz. Preguntar siete veces por qué, normalmente, lleva a localizarla. Sin embargo, los auditores deberán examinar cuidadosamente las propuestas de acción correctiva, para establecer que se ha identificado la causa raíz y que su eliminación evitará, de hecho, la recurrencia de la no-conformidad. Algunas veces, la causa raíz puede que sea la falta de formación y, como todas las no-conformidades tienen su causa en las personas, se podría argumentar que un curso de perfeccionamiento las solucionaría, aunque puede que ésta no sea la solución para evitar la recurrencia. Incluso con personal formado se necesitan especificaciones, planes, procedimientos, etc., para asegurarse que las personas con formación realizan las tareas correctas. Las personas con formación no son, necesariamente, voluntariosas. Puede que sea algo cultural lo que está en la raíz de los problemas de la compañía. Durante la auditoría, los auditores deben formarse una idea de cuál puede ser la causa raíz de la no conformidad. Si no es obvia, preguntar al auditado puede que proporcione sugerencias muy útiles. Si se le presenta al equipo de auditoría prueba de que algunas acciones ya se han adoptado para corregir la no conformidad ¿Qué deberán hacer los auditores? Depende mucho de la naturaleza de la no conformidad original. • Si el problema fuese una diferencia entre la práctica y el procedimiento, es bastante posible que la no-conformidad pueda darse por solucionada. • Si el problema fuese una diferencia entre la práctica y el procedimiento, y el procedimiento fuese correcto, será necesaria una visita posterior para confirmar lo que propone la compañía. • Si el problema fuese una omisión del sistema, de manera que ni la práctica ni el procedimiento cumpliesen, será necesaria una visita posterior. Que le ofrezcan el procedimiento revisado no es prueba suficiente de que el sistema ha cambiado. Es necesario examinar los registros de la operación efectiva. Fechas de terminación Una cosa es la acción que se va a adoptar y otra la fecha en que se ha propuesto que se complete. Puede muy bien ocurrir que haya tres fechas diferentes para cada una de las acciones que han de adoptarse. A menudo se agrupan y se propone una fecha; depende de la naturaleza del problema. Si persiste la no conformidad, ¿cuál es la probabilidad de que se vea afectada la calidad del producto? Si la probabilidad es muy alta, o si existe prueba actual de que así sea, el remedio tiene que ser inmediato y tiene que completarse la búsqueda de no conformidades dentro de un margen de pocos días, una semana como máximo. Programar la acción preventiva dependerá de los pedidos actuales de la compañía, sus contratos, planes de diseño y producción, etc. Si no es muy probable que vuelva a ocurrir en los dos meses siguientes, el plazo de la acción preventiva podría fijarse en dos meses; ahí es donde el auditor tiene que juzgar la significación y las prioridades. Rechazar una fecha de terminación de tres meses cuando el problema es menor puede que sea inapropiado, e igualmente aceptarla cuando el problema es importante.

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Se ha hecho costumbre y práctica, dar hasta tres meses para resolver no conformidades. Más tiempo significa que el sistema es inmaduro o padece un problema de raíces más profundas. Las fechas de terminación deben anotarse en las páginas específicas de hallazgos de la auditoría. Acción de seguimiento El auditor jefe debe redactar la acción de seguimiento que va a adoptarse, la cual dependerá del efecto de las recomendaciones: o Una recomendación sin condiciones no requiere acción de seguimiento. o Una recomendación condicionada requiere una acción de seguimiento, que puede variar desde la resolución por correspondencia al cierre de la no-conformidad durante la primera visita de vigilancia. o La certificación denegada requiere repetir la visita para examinar esa parte del sistema que es no conforme, o repetir la valoración completa allí donde existan no-conformidades mayores que justifiquen volver a diseñar el sistema. La acción de seguimiento cubre: • • •

La entrega de propuestas de acción correctiva La evaluación y aceptación de dichas propuestas La verificación de que la no-conformidad se ha eliminado y se ha evitado su recurrencia.

Si las prácticas eran conformes con el estándar pero había problemas con la documentación correspondiente, sería práctico verificar la implementación de las no-conformidades a través del servicio postal y confirmarlo en la primera visita de vigilancia. Si las no conformidades son menores, puede ser práctico verificar la implementación de las acciones correctivas en la primera visita de vigilancia e iniciar la certificación al recibir propuestas satisfactorias de acción correctiva. Si las no conformidades son mayores, será necesario repetir la visita para examinar el área en que se ha detectado. Dependiendo de la naturaleza del problema, el examen puede ser sólo de un área concreta, aunque puede extenderse a otras áreas e implicar una auditoría parcial del sistema. Si para resolver los problemas se necesita rediseñar el sistema, debe repetirse entonces la auditoría del sistema completo. Repetir la auditoría del sistema puede que esté fuera del ámbito del contrato entre el organismo de certificación y la compañía; de manera que el auditor jefe ha de informar a la compañía del impacto del coste. En el informe de auditoría debe constar la acción que se ha acordado, para que la compañía conserve las intenciones del auditor. Confirmar la confidencialidad El auditor jefe debe repetir la declaración de confidencialidad hecha en la reunión de apertura. Distribución del informe de auditoría El auditor jefe debe conseguir el acuerdo respecto de la distribución del informe de la auditoría. Es una práctica normal preservar la confidencialidad indicando que el original se quedará en la compañía y que los auditores del equipo de auditoría se quedarán con una copia cada uno. Sin embargo, las copias que haga la compañía son asunto propio. Si la organización del auditor requiriese copias adicionales, debe acordarlo con la compañía durante la reunión de clausura. Adjuntar el manual de calidad

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Aunque no es esencial, si es corriente que el auditor jefe adjunte una copia del manual de calidad utilizado en la valoración, sellado o firmado, actuando así como línea base respecto de que puedan verificarse cambios posteriores. Este manual debe quedarse en la compañía, que lo pondrá a disposición del equipo de auditoría para futuras auditorías. Apelaciones Si no puede asegurares una firma, el auditor jefe debe explicar que hay un procedimiento de apelación. La compañía puede apelar contra la decisión del auditor jefe ante el organismo de certificación o ante el cliente, si se trata de una auditoría realizada por segundas fuentes. Si la compañía no obtiene satisfacción por esta vía, la etapa siguiente es una apelación a la oficina de acreditación. Abandonar la compañía Antes de abandonar la compañía, asegúrese de que se han devuelto cada uno de los documentos junto con la ropa protectora, etc., que la compañía ha proporcionado. Solicite una copia del informe de auditoría y exprese su reconocimiento de nuevo. Sus últimos comentarios podrían ser los que se indican en el siguiente cuadro.

Comentarios finales Esperamos que le haya satisfecho la manera en que se ha realizado la auditoría. Si tiene alguna sugerencia de mejora, le recomendamos que las envíe a nuestras oficinas. Estamos seguros de que tiene una oportunidad con los organismos de certificación y le agradecemos que haya elegido a nuestra empresa.

Compilación de lecturas #8 Presentación del informe de auditoría En la reunión final, los resultados de la auditoría se suelen presentar con el documento (ya comentado) del informe final. La exposición de los resultados, no obstante, no consiste en una lectura del informe; sino en su entrega, su explicación oral y su desarrollo en forma ordenada. Debemos empezar por la primera desviación que aparece escrita en el informe y terminar por la última, respetando siempre el orden de presentación del informe. Así, según como se haya presentado el informe, iremos de la desviación más grave a la más tolerante, o bien del primer requisito incumplido hasta el último siguiendo el orden de la norma. Para facilitar el acceso de todos los asistentes al contenido del informe se recomienda el siguiente método de presentación:

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1. Hacer fotocopias del informe y pasarlas a los asistentes al comenzar la reunión 2. Proyectar el contenido del informe mediante transparencias y, en su caso, fotografías o exposición de las muestras que evidencien físicamente los hallazgos.

3. Distribuir el trabajo en equipo. El auditor jefe decidirá si cada miembro del equipo expone las desviaciones que ha detectado; o bien, si el mismo expone todas las desviaciones, en cuyo caso, mientras haga la exposición, los otros miembros le ayudarán a respaldar documentalmente cada no conformidad mediante la búsqueda y aportación de evidencias.

Si todo va según lo planeado, la fecha y hora de esta reunión coincidirán con lo escrito en el plan de auditoría. En cuanto a su duración, la reunión de clausura suele ser mas larga y difícil que la inicial. Cuando las desviaciones funcionales, de sección o de departamento sean puestas en relieve, el auditor puede verse involuntariamente enfrentado a actitudes defensivas y hostiles por parte de los representantes de la empresa. Estas actitudes, en el fondo, no son más que una justificación de los errores propios ante la gerencia y ante la propia persona que las manifiesta. El auditor no debe entrar en discusiones acaloradas sobre lo que constituye o deja de constituir una desviación, antes al contrario; debe mostrarse sereno y limitarse a exponer los hallazgos, categorizar las desviaciones y aclarar cuantas dudas aparezcan. En cualquiera de los casos, el auditor jefe debe mantener siempre el control de la reunión; por su parte, el equipo auditor nunca debe manifestar diferencias de criterios entre sus miembros, ni estos deben susurrarse al oído consejos o tomas de posición. La coherencia en el seno del equipo auditor es fundamental; el silencio y asentimiento del resto de auditores es prueba de ello. Es conveniente no alargar la reunión con discusiones y darla por finalizada una vez los hallazgos hayan sido expuestos y se consiga la aceptación de los resultados por parte del auditado. En el caso de que la dirección no estuviera de acuerdo con las desviaciones expuestas y se negara a firmar el informe, los auditores no deben, bajo ningún concepto, entrar en una especie de negociación o pacto (que supedite la firma a la eliminación de una desviación, por ejemplo). Ante estas situaciones, deben comportarse como profesionales independientes; lo más conveniente es mantener el resultado de la auditoría e informar que el procedimiento de reclamaciones escritas está al alcance del auditado. In extremis, la auditoría puede finalizar sin la aceptación del informe. Dejando aparte estas situaciones extremas, los auditores no deben salir de la reunión final sin comprobar los siguientes aspectos: o o o o

Que el informe de resultados ha sido debidamente firmado por la dirección. Que hemos entregado un formato de acciones correctivas. Que no ha quedado ningún aspecto importante pendiente de explicación. Que no olvidamos ningún documento personal nuestro.

Ver video con explicación del informe de auditoría:

http://www.youtube.com/watch?v=usxL1QFSusQ&feature=related

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Recursos didácticos Documentos, equipo y materiales seleccionados: Documentos normativos internos: • Reglamentos de laboratorio de computación y • Reglamento de uso de biblioteca. Documentos normativos externos: • Norma ISO-9001:2008, • Documentación proporcionada por la empresa a auditar. Equipo: • Computadora con conexión a Internet y programa para reproducción de videos. • Cañón (opcional) Material didáctico: • Guía de aprendizaje, • Cuaderno de trabajo, • CD con ligas recomendadas en cada actividad del submódulo, • Pizarrón y marcadores, • Videos, • Presentaciones en Power Point (opcional)

Estrategias de evaluación del aprendizaje Descripción El submódulo 3, “Informar los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados” requiere de estrategias pertinentes para evaluar en tres momentos tu comprensión de los temas fundamentales que lo integran, así como del desarrollo de competencias necesarias para redactar correctamente el informe de auditoría interna al proceso. Al igual que en los submódulos anteriores, la evaluación se organiza en tres momentos: Al inicio la evaluación diagnóstica misma que te permitirá verificar directamente en que grado has avanzado en el desarrollo de las competencias genéricas que se requieren y así poder enfocarte en tus puntos débiles. Igualmente, reconocer que tanto has avanzado en el desarrollo de las habilidades requeridas para una mejor asimilación de los temas a abordar. Por lo tanto, es de gran importancia que realices esta autoevaluación y procures dar seguimiento a tus oportunidades de mejora. En un segundo momento, durante el desarrollo de las actividades 3 a 9, se realizará en forma guiada por el profesor, la evaluación formativa donde participarán estratégicamente los distintos actores del proceso de aprendizaje-enseñanza: estudiante mismo (autoevaluación), compañeros (coevaluación) y profesor (heteroevaluación). En un tercer momento, en las actividades de cierre del submódulo, se aplica principalmente una evaluación sumativa por parte del profesor (heteroevaluación). A continuación se presenta una tabla donde se resumen los tres momentos para evaluación y desde dos puntos de vista: según el momento en que se realiza y según quien la hace. Cualquier duda, pregunta a tu profesor.

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Instrumentos de evaluación Según el momento en que se realiza

Según quien la realiza

Instrumento

Diagnóstica

Autoevaluación

Cuestionario

Coevaluación

Lista de cotejo

Coevaluación

Guía de observación

Formativa

Observaciones Actividad 2. Se refiere al avance en el desarrollo de competencias genéricas y profesionales. Regreso a actvidad 2. Actividad 5. Participó en la coevaluación de las reuniones de apertura. 10%. Regreso a actividad 5. Actividad 8: Participó en la coevaluación de las reuniones de clausura. 10% Regreso a actividad 8.

Lista de cotejo

Sumativa

Heteroevaluación

Rúbrica evaluación

Actividad 11. Portafolio de evidencias con productos integradores. 40%. Regreso a actividad 11. de Logro de competencias genéricas y profesionales. 40%.

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA

Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 3: Informar los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 2: Identifico los avances en el dominio de mis competencias

Nombre del alumno _____________________________________________________________ Autoevaluación: Completa individualmente cada uno de los puntos solicitados a continuación. De ser necesario, revisa los enunciados de las competencias genéricas y profesionales presentados en las actividades 2 y 3 del submódulo anterior.

Competencias genéricas: • •

He mejorado en las siguientes: Debo mejorar en:

Competencias profesionales: • •

He mejorado en las siguientes: Debo mejorar en:

Tecnologías de la Información y la comunicación: Explica brevemente en qué grado se te ha facilitado o no, realizar las siguientes actividades: • • • •

Elaboración de cada reporte y diseño de formatos solicitados. Acceso a cada una de las direcciones electrónicas recomendadas. Navegación a través de cada una de las direcciones electrónicas recomendadas y ligas dentro de ellas. Realización y edición de videos con las características solicitadas.

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LISTA DE COTEJO PARA LA ACTIVIDAD 5 Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 3: Informar los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 5: Participo en la coevaluación de los informes de auditoría Equipo evaluado: ____________________________________________________ INFORME DE AUDITORÍA INTERNA AL PROCESO Contenido Portada (opcional) Índice (opcional) Encabezados Pie de página conteniendo páginas numeradas Sintaxis y ortografía Diseño creativo Contiene título del reporte que presenta. Datos de identificación de la empresa auditada. Datos de identificación del equipo auditor. Logo y lema del equipo que informa, diseñado y ubicado con creatividad. Tipo y número de la auditoría Lugar y fecha. Breve introducción que ubica en el tiempo y el espacio, así como criterios utilizados en la auditoría realizada. Desglose de los hallazgos, indicando en cada caso:

33 33 33 33 33

Sí No Estructura y formato

Observaciones/sugerencias

Encabezado

Cuerpo del informe

Cláusula verificada, Area o documento donde se encontró, Tipo de hallazgo, Descripción del hallazgo, Evidencia recabada.

Conclusiones. Recomendaciones. Firma de auditor líder cuando menos. Incluye paginado en formato: 1 de n, 2 de n, … n de n.

Pie de página

Anexos Documentos devueltos de la empresa. Plan de auditoría seguido. Pruebas objetivas que respalden hallazgos en lo posible. Otros (especificar). Algunas competencias genéricas evidentes en los documentos CG4: 5 Maneja las TIC para obtener información y expresar ideas. CG5:1 Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo. CG6: 4 Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética.

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GUÍA DE OBSERVACIÓN PARA LA ACTIVIDAD 8

Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 3: Informar los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 8: Participo en la coevaluación de las reuniones de clausura Equipo coevaluado: _______________ Equipo coevaluador: ____________________________________ Durante la reunión de clausura se observaron los siguientes aspectos:

Exposición del equipo auditor

Excelente

Muy bien

Bien

Insuficiente

El espacio dispuesto para la reunión es adecuado (suficientes mesas, sillas, iluminación, ventilación, etc.). La expresión verbal y corporal de los miembros del equipo auditor es correcto (infunden confianza, seguridad y respeto durante su exposición). Utilizan un medio adecuado para su exposición (verbal, impreso, electrónico o combinado). Responden pertinentemente a dudas u observaciones de auditados asistentes. Videograban la reunión. Desempeño del equipo auditado Muestra atención e interés durante la reunión Cuando es necesario. participan preguntando o solicitando aclaración de dudas. Auditores abordan o explican los siguientes temas Apertura formal de la reunión. Presentaciones de personas que no asistieron a la reunión de apertura. Lista de asistencia. Confirman el propósito y ámbito de la auditoría. Mencionan puntos positivos. Calendario de la auditoría. Resumen los hallazgos, incluyendo la declaración de limitación de responsabilidades. Presentan conclusiones.

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Presentan recomendaciones. Detallan hallazgos (opcional). Responden preguntas sobre los hallazgos de auditoría. Solicitan propuesta de acciones correctivas. Acuerdan acciones de seguimiento. Confirman la declaración de confidencialidad Se aprueba el informe de auditoría. Adjuntan documentos. En caso necesario se explica cómo hacer apelaciones. Cierre formal de la reunión.

Puntos Porcentaje del total del submódulo 3

10 (10%)

9-8 (9-8%)

7-6 (7-6%)

5 (5 a 0%)

Submódulo 3

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LISTA DE COTEJO PARA LA ACTIVIDAD 11 Módulo: Auditoría al proceso Submódulo 3: Informar los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados. Actividad 13: Integro y entrego el portafolio de evidencias (Hetero evaluación)

Equipo evaluado: _____________ Reactivo 1

Portada:

Datos de identificación del alumno, del módulo y de la capacitación, grupo y plantel, cuando menos. Inserta copia de esta lista de cotejo.

6 7

Sí

Comentarios

Resultados de la actividad 4: Como auditor presenta el informe de auditoría que entregará a la empresa auditada. Si en actividad posterior le hace ajustes, presentar la versión mejorada. Resultados de la actividad 5: Presenta por escrito las observaciones realizadas y que le realizaron durante la coevaluación de informes de auditoría. Resultados de la actividad 8: Como auditor presenta las siguientes evidencias respecto a la reunión de clausura: o Lista de verificación con anotaciones hechas durante la reunión. o Acta de reunión en formato pertinente. o Lista de asistencia con nombres y firmas de asistentes. o Video editado con duración aproximada de 10 minutos, con excelente calidad de imagen y audio. Resultados de actividad 9: Como auditado, presenta copia del informe de auditoría recibido. En cada uno de sus trabajos escritos se nota una estructura de ideas y argumentos clara, coherente y sintética; además del adecuado manejo de las TIC para su procesamiento y presentación. En caso de cuestionamientos durante la heteroevaluación, responden individual y en equipo, de manera clara, coherente y sintética, aportando sus puntos de vista con apertura y en respeto a los demás. Entrega del portafolio de evidencias actualizado, en tiempo y forma.

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Capacitación: Auditoría de Gestión de Calidad Módulo: Auditoría al proceso Submódulo #3: Informar los resultados de la auditoría a los procesos selccionados Rúbrica de evaluación (Heteroevaluación) Competencia Informa los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados

3 Como auditor, participa activamente junto con su equipo, en todas las actividades siguientes:

1 Como auditor, participa en lo que se le indica con su equipo en la mayoría de las actividades siguientes:

1) Redacción del informe 1) Redacción del 1) Redacción del de auditoría a los procesos informe de auditoría a los informe de auditoría a los seleccionados. procesos seleccionados. procesos seleccionados. 2) Coevaluación de los informes de auditoría y en la mejora de informe de auditoría a presentar.

2) Coevaluación de los informes de auditoría y en la mejora del informe de auditoría a presentar.

3) Preparación de la agenda y lista de verificación para la reunión de clausura.

La agenda y lista de verificación de la reunión de clausura, incluye todos los puntos siguientes: a) Presentar a las personas que no asistieron a la reunión de apertura

La agenda y lista de verificación de la reunión de clausura, incluye al menos 90% de los siguientes puntos, aunque no deben faltar e), f) y g):

La agenda y lista de verificación de la reunión de clausura, incluye al menos 80% de los siguientes puntos, aunque no deben faltar e), f) y g):

a) Presentar a las

b) Agradecimiento a la

c) Confirmar el propósito

b) Agradecimiento a la compañía.

c) Confirmar el propósito

y ámbito. d) Puntos positivos. e) Resumen de hallazgos, incluyendo la declaración de limitaciones de responsabilidad. f) Conclusiones. g) Recomendaciones.

h) Detallar los hallazgos (opcional).

Submódulo 3

Nivel de desempeño 2 Como auditor, participa en lo que se le indica con su equipo en todas las actividades siguientes:

personas que no asistieron a la reunión de apertura.

compañía. y ámbito.

d) Puntos positivos. e) Resumen de

hallazgos, incluyendo la declaración de limitaciones de responsabilidad.

personas que no asistieron a la reunión de apertura. compañía.

y ámbito. d) Puntos positivos e) Resumen de hallazgos, incluyendo la declaración de limitaciones de responsabilidad.

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

i) Preguntas sobre los hallazgos de la auditoría j) Propuestas de acción correctiva. k) Acciones de seguimiento. l) Confirmar la declaración de confidencialidad. m) Aprobación del informe de auditoría. n) Adjuntar el manual. o) Apelaciones. Participa activamente en las reuniones de clausura:

o Como auditor. o Como auditado.

f) Conclusiones. g) Recomendaciones h) Detallar los hallazgos (opcional) i) Preguntas sobre los hallazgos de la auditoría. j) Propuestas de acción correctiva. k) Acciones de seguimiento l) Confirmar la declaración de confidencialidad m) Aprobación del informe de auditoría. n) Adjuntar el manual o) Apelaciones. Participa solo cuando se dirigen a él o ella, en las reuniones de clausura:

o Como auditor. Entrega el video editado de la reunión de o Como auditado. clausura donde funge Entrega el video editado como auditor. Tiene de la reunión de clausura excelente claridad de donde funge como auditor. imagen y de audio. Tiene buena claridad de Presenta su informe de imagen y de audio. auditoría actualizado: o Como auditor (solo si hubo cambios) o Como auditado (el que le entregan sus auditores).

Presenta su informe de auditoría en su mayor parte actualizado con las observaciones recibidas: o Como auditor (sólo si hubo cambios) o Como auditado (el Entrega individualmente que le entregan sus el portafolio de auditores). evidencias completo, en tiempo y forma, Entrega individualmente atendiendo la lista de el portafolio de evidencias cotejo. completo, y en forma, atendiendo la lista de cotejo, pero hasta tres días tarde.

f) Conclusiones. g) Recomendaciones h) Detallar los hallazgos (opcional). i) Preguntas sobre los hallazgos de la auditoría. j) Propuestas de acción correctiva k) Acciones de seguimiento. l) Confirmar la declaración de confidencialidad m) Aprobación del informe de auditoría. n) Adjuntar el manual o) Apelaciones. Participa solamente para presentarse en las reuniones de clausura:

o Como auditor. o Como auditado. Entrega el video editado de la reunión de clausura donde funge como auditor. Tiene apenas claridad de imagen y de audio. Presenta su informe de auditoría escasamente actualizado: o Como auditor (sólo si hubo cambios) o Como auditado (el que le entregan sus auditores). Entrega individualmente el portafolio de evidencias completo, y en forma, atendiendo la lista de cotejo, pero después de tres días de la fecha solicitada.

Informar los resultados de la auditoría a los procesos seleccionados

Auditoría y Gestión de Calidad

Siempre se comunica de manera pertinente con todos los medios a su alcance para contribuir al buen logro de las actividades.

Casi siempre se comunica de manera pertinente con todos los medios a su alcance para contribuir al buen logro de las actividades.

Siempre que se le presenta un problema o trabajo a desarrollar, participa proponiendo y ejecutando soluciones fuera de lo común.

Casi siempre que se le presenta un problema o trabajo a desarrollar, participa proponiendo o ejecutando soluciones fuera de lo común.

Algunas veces se comunica de manera pertinente con todos los medios a su alcance para contribuir al buen logro de las actividades.

Algunas veces cuando se le presenta un problema o trabajo a desarrollar, participa proponiendo o ejecutando soluciones fuera de lo común. Sustenta una postura Siempre participa cuando Casi siempre participa Algunas veces participa personal sobre temas se solicita su opinión o cuando se solicita su cuando se solicita su de interés y relevancia puntos de vista sobre el opinión o puntos de vista opinión o puntos de general, considerando tema abordado y escucha sobre el tema abordado vista sobre el tema otros puntos de vista las opiniones y puntos y escucha las opiniones abordado y escucha de manera crítica y de vista de todos sus y puntos de vista de las opiniones y puntos reflexiva. compañeros y maestro. todos sus compañeros y de vista de todos sus maestro. compañeros y maestro. Aprende por iniciativa En la mayoría de las Al menos en la mitad de Al menos en una de e interés propio a lo actividades aporta las actividades aporta las actividades aporta largo de su vida. comentarios o ejemplos comentarios o ejemplos comentarios y/o diferentes a los que se diferentes a los que se ejemplos diferentes a incluyen en las lecturas de incluyen en las lecturas los que se incluyen en apoyo. de apoyo. las lecturas de apoyo. Participa y colabora En todas las actividades En todas las actividades En todas las actividades de manera efectiva en donde se requiere trabajar donde se requiere trabajar donde se requiere equipos diversos. en equipo, se integra en uno, en equipo, se integra en trabajar en equipo, se participa y colabora siempre uno, a veces participa y integra en uno, a veces para el logro de las mismas. casi siempre colabora para participa y colabora para el logro de las mismas. el logro de las mismas. Mantiene una actitud En todo momento se Casi siempre se comporta Casi siempre se respetuosa hacia comporta y trata con y trata con respeto a sus comporta y trata la interculturalidad respeto a sus compañeros compañeros y maestro, y con respeto a sus y la diversidad de y maestro, y a sus ideas a sus ideas aun cuando compañeros y maestro, creencias, valores, aun cuando difieran de las difieran de las suyas. y a sus ideas aun ideas y prácticas suyas. Reconoce y se disculpa cuando difieran de las sociales. cuando no lo hace. suyas. Pero no siempre reconoce ni se disculpa cuando falla en ello. Puntos 10 8 6

Nota: Aunque no se indique un nivel de desempeño inferior a uno puede haberlo, en cuyo caso deberá recomendarse al estudiante realizar un segundo intento para alcanzar las competencias no logradas.

Submódulo 3

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Referencias electrónicas, por orden de aparición

Submódulo 1 Actividad 4: →→ El enfoque de proceso de ISO 9001: http://www.iso9001-sayce.blogspot.com/ →→ Certificado ISO 9001- Certificación de Sistemas de Gestión de Calidad

http://www.certificadoiso9001.com/Certificados/certificado-iso-9001-2008_I_102.aspx

→→ Proyecto de una empresa de informática:

http://pdf.rincondelvago.com/proyecto-de-una-empresa-de-informatica.html

→→ Se recomienda explorar los siguientes sitios, contienen amplia información para formar una empresa. Están muy completas: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/distriplantarodri.htm http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/produccion.htm

→→ Curso básico de dibujo técnico (útil para elaborar el croquis de la empresa o de los procesos de producción): http://dibujotecnico.ramondelaguila.com/normalizacion/croquizacion.htm

→→ Ejemplo de croquis de un proceso:

http://www.google.com.mx/imgres?imgurl=http://www.quiminet.com/imagen/Proceso_APR2. gif&imgrefurl=http://www.quiminet.com/pr9/Metales%252BPreciosos.htm&usg=__RLfEjAdI_yY3jGQ7 h30KT06wv8k=&h=479&w=733&sz=30&hl=es&start=61&zoom=1&tbnid=l5SBf7X59H9WbM:&tbnh= 100&tbnw=153&ei=_UrqTdfXNqTc0QH33YCMAQ&prev=/search%3Fq%3Dplanos%2Bde%2Bproces os%26hl%3Des%26rlz%3D1R2GFRE_esMX361%26biw%3D1345%26bih%3D427%26tbm%3Disch &itbs=1&iact=hc&vpx=823&vpy=135&dur=9057&hovh=181&hovw=278&tx=39&ty=140&page=5&nds p=16&ved=1t:429,r:5,s:61&biw=1345&bih=427

Actividad 6: →→ Norma ISO 9001 2008:

http://farmacia.unmsm.edu.pe/noticias/2012/documentos/ISO-9001.pdf Síntesis de la Norma ISO 9001 2008: https://mx.dqs-ul.com/certificaciones/gestion-de-la-calidad/ iso-9001/iso-9001-2008-actualizada-clara-y-precisa.html

Actividad 8: Formatos a utilizar en las diferentes etapas de una auditoría, incluso para el plan de la misma: http://es.scribd.com/doc/18414379/Formatos-Modelos-Para-Las-Auditorias-Internas-Del-SGI →→ Formatos para plan de auditoría: http://www.itlp.edu.mx/sgc/CALIDAD/ITLP-CA-PG-003%20AUDITORIAS%20INTERNAS/ITLP-CAPG-003-02%20%20PLAN%20AUD.pdf http://www.docstoc.com/docs/21361996/PRCD-ELABORACION-Y-ACEPTACION-DEL-PLAN-DEAUDITORIA

→→ Un ejemplo de plan de auditoría:

http://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=paln%20de%20 auditor%C3%ADa&source=web&cd=8&ved=0CGUQFjAH&url=http%3A%2F%2Fcalidad.unach. mx%2Findex.php%2Fauditoria-externa%2F2011%2F2aue%2Fdoctos%2Fdoc_download%2F977-plande-auditoria&ei=lDZuT_mFDePiiAL7qsCMBQ&usg=AFQjCNHKGNuOkmk2MbCtp1jlMvWspkDJLg

→→ Ejemplo de plan de auditoría

http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lad/paz_s_ad/apendiceC.pdf

→→ Manual de auditoría interna. Una herramienta indispensable para el auditor http://www.monografias.com/trabajos27/manual-auditoria/manual-auditoria2.shtml

→→ Apuntes de auditoría de gestión:

http://members.tripod.com/~Guillermo_Cuellar_M/gestion.html

Auditoría y Gestión de Calidad

Actividad 9: →→ La lista de verificación: http://spain.irca.org/inform/issue18/APG.html →→ Preauditoría http://es.scribd.com/doc/74314253/48/Pre-auditoria apartado 4.3.1: Preauditoría. →→ Guía para la realización de eventos:

http://www.femica.org/archivos/6.Planificacion_de_reuniones_de_trabajo_y_actividades_varias.pdf

→→ Ver ejemplo de listas de verificación para auditorías:

http://www.toy-icti.org/info/anexo2.html http://translate.google.com.mx/translate?hl=es&langpair=en%7Ces&u=http://www.plosmedicine.org/ article/fetchSingleRepresentation.action%3Furi%3Dinfo:doi/10.1371/journal.pmed.1000067.s002 http://www.gestion-calidad.com/archivos%20web/Check_LIst_para_auditoria_de_SGC..pdf

Compilación de lecturas #1: →→ Distribución en planta:

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/distriplantarodri.htm

→→ Recomendable explorar las siguientes URL donde encontrarás amplia información para formar una empresa: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/distriplantarodri.htm http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/produccion.htm

→→ Curso básico de dibujo técnico. Ver “Pasos a seguir para la realización de un croquis”, en: http://dibujotecnico.ramondelaguila.com/normalizacion/croquizacion.htm

Submódulo 2 Actividad 4: →→ Ver formatos muestra para elaborar acta de reunión de apertura en:

http://es.scribd.com/doc/18414379/Formatos-Modelos-Para-Las-Auditorias-Internas-Del-SGI

Actividad 6:

Imagen: http://www.google.com.mx/imgres?imgurl=http://www.monografias.com/trabajos33/auditor/ Image88.gif&imgrefurl=http://www.monografias.com/trabajos33/auditor/auditor.shtml&h=282&w=330 &sz=18&tbnid=fzV6RpufXa7CQM:&tbnh=90&tbnw=105&prev=/search?q=im%C3%A1genes+de+au ditores&tbm=isch&tbo=u&zoom=1&q=im%C3%A1genes+de+auditores&docid=VuXljcVVGu5t0M&hl= es&sa=X&ei=aEJxT5X5K4fViAKizYzWDA&ved=0CCUQ9QEwAA&dur=762 →→ Auditorías de calidad: http://www.mgar.net/soc/isoaud.htm

→→ Algunos formatos útiles para las distintas etapas de la auditoría, las encuentran en:

http://es.scribd.com/doc/18414379/Formatos-Modelos-Para-Las-Auditorias-Internas-Del-SGI

Actividad 9: →→ Formación de auditores internos. Parte 3. Proceso de auditoría:

http://www.slideboom.com/presentations/123132/04.-Auditor%C3%ADas

→→ Ver diapositivas 48 a 63 en la siguiente presentación:

http://www.slideboom.com/presentations/123132/04.-Auditor%C3%ADas

→→ Para asumir un criterio en cuanto a la clasificación de hallazgos a reportar, ver también: http://www.portalcalidad.com/foros/2635-cuales_son_clases_o_tipos_hallazgos_una_auditoria http://grupos.emagister.com/debate/diferencias_entre_no_conformidad_y_observaciones_ oportunidades_de_mejora_no_conformidad_menor/1036-46911

Compilación de lecturas #3: →→ Ver: Código de ética y normas de auditoría, en:

http://intosai.connexcc-hosting.net/blueline/upload/1codethaudstands.pdf

→→ Ver: Parte 3. El auditor, en: http://www.ops.org.ar/publicaciones/publicaciones%20virtuales/haccp_ cd/auditoria/Fas4.pdf

Formación para el Trabajo - Quinto Semestre

Submódulo 3 Actividad 3: →→ Cómo mejorar los informes de auditoría: http://spain.irca.org/inform/issue25/APG.html →→ El informe de auditoría interna: http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/el-informe-deauditoria-interna.htm

→→ El informe de auditoría operativa:

http://www.monografias.com/trabajos7/inaud/inaud.shtml

→→ Elaboración del informe de auditoría:

http://www.mailxmail.com/curso-auditoria-auditor/elaboracion-informe-auditoria-2-2

Actividad 4: →→ Formatos para las diversas etapas de la auditoría, incluido uno para el informe:

http://es.scribd.com/doc/18414379/Formatos-Modelos-Para-Las-Auditorias-Internas-Del-SGI

→→ Ejemplos de informes de auditorías:

http://sigc.uqroo.mx/09_auditoria_acciones/archivos/AU07_presentacion.swf http://sigc.uqroo.mx/09_auditoria_acciones/archivos/AU04_informe.pdf http://www.conama.cl/intranet/1275/articles-42812_Info_AuditoriaNov.pdf http://puertonarino-amazonas.gov.co/apc-aa-files/36333937326664373030326136633438/ INFORME_FINAL_AUDITORIA_2010_PUERTO_NARI_O.pdf http://www.bganalizadores.com.ar/images/bv.pdf http://www.mailxmail.com/curso-elemental-auditoria/normas-auditoria-3 http://www.docstoc.com/docs/21362177/INFORME-AUDITORIA-INTERNA-DE-CALIDAD

Actividad 7: →→ Ejemplos de formatos para reunión de clausura o cierre:

http://es.scribd.com/doc/18414379/Formatos-Modelos-Para-Las-Auditorias-Internas-Del-SGI http://www.itcampeche.edu.mx/docs/SGC-ITCAM/PROCESO%20ESTRAT%C3%89GICO%20 DE%20CALIDAD/ITCAM-CA-PG-003%20AUDITORIAS%20INTERNAS/ITCAM-CA-PG-003-05%20 %20REUN%20CIERRE%20%20OKOK.pdf

→→ Habilidades del auditor en la reunión de cierre:

http://www.buenastareas.com/ensayos/Habilidades-Del-Auditor-En-La-Reuni%C3%B3n/1367764. html

→→ ISO 19011. Formación de auditores internos. Ver diapositivas 19 y 20: http://www.slideshare.net/saulsalas/3-iso-19011-presentation

→→ Video con exposición de reunión de Clausura:

http://www.youtube.com/watch?v=gJyRlS884fc&feature=related

Actividad 9: →→ Procedimientos. Auditorías internas de calidad. SSA.

http://iso9001.inr.gob.mx/Descargas/iso/doc/PR-SGC-02.pdf

Actividad 10: Cómo realizar una plenaria: http://licpedagogo.weebly.com/plenaria.html Compilación de lecturas #5: Cómo mejorar los informes de auditoría: http://spain.irca.org/inform/issue25/APG.html Compilación de lecturas #7: →→ Video con explicación del informe de auditoría: http://www.youtube.com/watch?v=usxL1QFSusQ&feature=related