Contabilidad financiera by Cesar Vela Diaz

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LECCIÓN Nº 03 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa en un determinado periodo de tiempo. Los Libros de Contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administración ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinará diariamente el volumen de su negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que afectan el valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada es fundamental, porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley. IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas; en lo económico en base a los datos que nos proporcionan se podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherentes; en lo funcional nos conduce a la realización de una buena administración. Su importancia radica en que: a. Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa b. Da a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un periodo de tiempo determinado. c. Sirve de sustento y prueba de las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar. d. En líneas generales representan la fotografía de los acontecimientos mercantiles de la empresa. CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD El código de comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad. Se clasifican desde el punto de vista legal y técnico contable.

Clasificación Legal:

Obligatorios (Por Ley)

Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja Registro de Ingresos Registro de Ventas Registro de Compras Planilla de Sueldos y Salarios Transferencia de Acciones Libro de Retenciones Libro de Activos Fijos Actas (Acuerdos de Sociedades y Asociaciones

Voluntarios (Potestativos)

Libro Caja Chica Libro Bancos Registro Clientes Registro Proveedores Registro de Almacén Registro Letras por Cobrar

Contabilidad General

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Registro Letras por Pagar, etc. Clasificación Técnico Contable Libro Inventario y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja

Principales

Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Letras por Cobrar Registro de Letras por Pagar Planilla de Sueldos y Salarios Libro de Importaciones Libro de Exportaciones Libro bancos Registro de Caja Chica, etc.

Auxiliares

PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD De acuerdo a la Ley de Profesionalización del Contador, los comerciantes con intervención de un Contador Público Colegiado serán los que supervisen y rubriquen los libros de contabilidad según sea el caso, algunos libros o en forma completa. La SUNAT, como administradora de tributos podrá exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y operaciones en libros especiales a fin de asegurar la verificación de su situación impositiva. Los contribuyentes del impuesto a la renta podrán mantener la documentación sustentatoria e información relativa a sus operaciones contables bajo sistema de microfilmado en la forma, plazo y condiciones que establezca la SUNAT. De acuerdo al Artículo 65º de la Ley del Impuesto a la Renta están obligados a llevar contabilidad las personas indicadas en el cuadro de siguiente, según régimen tributario a que pertenecen. Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refiere al ejercicio gravable anterior y la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus actividades en el 2004, por ejemplo deberá considerar sus Ingresos Brutos y la UIT correspondiente al mismo año 2004. LIBROS DE CONTABILIDAD CATEGORÍA RENTA TERCERA

SUJETOS OBLIGADOS A. B.

•

Contabilidad Completa

• • • • • •

Inventarios y Balances Ingresos y Gastos Registro de Compras Registro de Ventas Libro de Retenciones Planillas de Pago

Más de 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales

•

Contabilidad Completa

Régimen Especial • Personas Naturales y Jurídicas que realicen actividades de

•

Registro de Compras

Personas Jurídicas Personas Naturales Sucesiones Indivisas Asociaciones en participación Sociedades de Hecho Joint Ventures Consorcios Comunidad de Bienes • Hasta 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales

• C.

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LIBROS QUE DEBEN LLEVAR

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Extracción, Manufactura y Comercialización, Producción de Bienes y Venta de Servicios. D.

CUARTA

• •

Registro de Ventas Planilla de Pagos

•

Planilla de Pagos

•

Libro de Ingresos

Régimen Único Simplificado

Personas Naturales

Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es “un valor de referencia que puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles, deducciones, limites de afectación y demás aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas interesadas”. LA TRIBUTACIÓN Y LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Con la finalidad de cumplir con las obligaciones del impuesto a la renta se han creado regímenes y categorías tributarias, como los de 3ra y 4ta., quienes tienen relación con los libros de contabilidad. a. Régimen General: Involucra a todas aquellas personas jurídicas o naturales, preceptoras de rentas de tercera categoría obligadas a cumplir con el impuesto a la renta en base a la tasa del 30% sobre las utilidades operativas de la empresa. b. Régimen Especial de Impuesto a la Renta RER: Es un régimen de cumplimiento voluntario que obliga a los contribuyentes que generan rentas de 3ra categoría a cumplir con el impuesto a la renta teniendo en cuenta que sus ingresos brutos anuales no sean mayores al límite establecido por la SUNAT. c.

Régimen Único Simplificado RUS: Es un régimen que simplifica el pago de los impuesto de aquellos contribuyentes de menores ingresos o sustituye al IGV y al Impuesto a la Renta.

d. Impuesto a la Renta de 4ta categoría: Se refiere a aquellos preceptores de rentas que laboran en forma independiente como: abogados, médicos, ingenieros, etc. Los regímenes tributarios antes señalados permiten una mejor acción por parte del Estado, teniendo a los registros contables como su mejor aliado. “En el campo tributario, una de las obligaciones formales más importantes es la de llevar registros contables. De ello depende que la administración tributaria tenga una información adecuada sobre la marcha de los negocios, las operaciones o las actividades del contribuyente”.1 La administración tributaria ha tratado de simplificar la obligación de los tributos, es por ello que los libros de contabilidad exigidos varían según la naturaleza de las personas (natural o jurídica), la categoría de renta que generan y el nivel de ingresos que perciben. La SUNAT en su función fiscalizadora de las obligaciones tributarias exige a los deudores tributarios la exhibición de los libros y registros contables sustentatorios, a fin de que se cumpla con los dispositivos tributarios vigentes. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LAS OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS De acuerdo al Artículo 87º del Código Tributario, los deudores tributarios están obligados a facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice la Administración Tributaria y en especial deberán: 1

Superintendencia Nacional Tributaria, Revista Tributaria No 45, Octubre 1994, Lima, pág. 3

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a. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional. b. Los libros registrados en moneda extranjera deberán sujetarse a la forma y condiciones que establezca la Administración Tributaria. El pago de tributos se realizará en moneda nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotización de oferta y demanda que publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efectúe el pago. c. Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado. LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad deben ser legalizados debidamente, ante Notario Público o Juez de Paz Letrado. “La legalización consiste en un constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si está llevada en forma simple o doble; sello y firma del Notario Público o Juez de Paz Letrado”. Todos los folios llevarán sello notarial.2 ¿A qué se denomina folio? Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliación: • Foliación Simple: Cada registro tiene su propia numeración y van de uno en uno. Ejemplo 1, 2, 3, 4, etc. • Foliación Doble: La numeración correlativa de las páginas van de dos en dos. Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, etc. Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Los registros auxiliares sirven de control interno y son potestativos se usan de acuerdo a la característica de cada empresa, no necesitan ser legalizados. Al legalizar los libros contables se abonarán los derechos notariales más el Impuesto General a las Ventas respectivo. De acuerdo con la Ley de Profesionalización del Contador, para iniciar el Registro de las Operaciones, es necesario que el Notario o Juez de Paz Letrado certifique la legalización de los Libros Contables. Si se desea legalizar un segundo libro u hojas sueltas es necesario acreditar haber concluido el anterior o demostrar en forma fehaciente su pérdida. El tiempo que deben conservarse los libros será mientras el tributo no esté prescrito, referente al atraso máximo que deben tener los Registros de Ventas y Compras en cuanto a su registro, éste deber ser de 10 días hábiles siguientes a la emisión del comprobante de pago respectivo. EL PROCESO CONTABLE: SECUENCIA DE LOS HECHOS REGISTRADOS: Todo proceso contable, tiene un sistema de integración, donde se entrelazan todos los libros de contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales están conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lógica de acuerdo a sus funciones que cada uno de ellos tiene. A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los elementos contables según las características patrimoniales que han intervenido en ellos como son causa y efecto. La secuencia cronológica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente esquema:

Revista El Asesor No 02, Febrero 1996, Lima, pág 26 Pág. 18

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REGISTRO DE COMPRAS

BALANCE GENERAL

REGISTRO DE VENTAS

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

LIBRO DIARIO

LIBRO CAJA

LIBRO MAYOR

HOJA DE TRABAJO

ESTADO DEL PATRIMONIO NETO

ESTADO DE FLUJOS EN EFECTIVO

OTROS

HOJA DE ENLACE O COMPROBACION

LIBROS DE CONTABILIDAD

ESTADOS FINANCIEROS

Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor representan la columna vertebral de todo sistema contable. Los auxiliares como Registro de Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable según la importancia o potestad que se les de en la empresa. La hoja de trabajo representa la hoja de enlace entre los libros contables y los estados financieros. Los Estados Financieros nos demuestran el resumen general de todo ejercicio contable, en ellos se reflejan si la empresa obtuvo pérdidas o ganancias y en que condiciones patrimoniales se encuentra. Todo proceso contable se basa en un periodo económico de tiempo determinado, el cual se inicia el 1 de enero de cada año, con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y termina el 31 de diciembre del mismo año, con la formulación de los Estados Financieros. LAS INFRACCIONES Y LOS LIBROS CONTABLES: El Artículo 175º del Código Tributario especifica las infracciones relacionadas con la obligación de llevar libros y registros contables: Omitir llevar libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos en la forma y condiciones establecidas por las normas correspondientes. Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos grabados o registrados por montos inferiores. Usar comprobantes o documentos falsos, adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad y otros registros contables. Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de contabilidad y otros registros contables. No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad, y otros registros contables excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos, así como, los sistemas programas computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos o los micro archivos. LIBROS DE CONTABILIDAD Y LOS METODOS CONTABLES:

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Método Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con la Contabilidad Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (clase 1 a 5), Cuentas de Gestión (clases 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestión (clase 8), junto con las cuentas de la Contabilidad Analítica de Explotación o de Costos (Clase 9). Al registrar las operaciones mercantiles se utiliza un solo juego de libros para las contabilidades financiera o analítica, cuya relación se efectúa a través de la cuenta Cargas imputables a cuentas de costos (cuenta 79) lo que da como resultado el registro de los asientos por naturaleza y destino. Método Dualista: Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las cuentas de la contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad analítica de explotación. CLASIFICACION DE LIBROS DE CONTABILIDAD 1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES ESTRUCTURA ECONOMICA Y FINANCIERA DE UNA EMPRESA Para lograr los fines propuestos la empresa necesita bienes materiales los cuales deben ser obtenidos a través del financiamiento de los dueños o de terceras personas. Los bienes materiales están determinados por los bienes y derechos que tiene la empresa y ello se adquiere mediante el financiamiento que se obtuvo de terceras personas como son: proveedores, acreedores, etc., o por parte de los mismos propietarios ya sea dinero en efectivo, bienes materiales o beneficios obtenidos. ESTRUCTURA ECONOMICA MEDIOS MATERIALES

ESTRUCTURA FINANCIERA FINANCIACION DE TERCEROS FINANCIACION PROPIA (DUEÑOS)

La estructura financiera es la base que da lugar a la estructura económica. La estructura económica representa a los bienes materiales que la empresa tiene por lo tanto se le conoce como Activo y la estructura financiera representa el financiamiento que obtuvo de terceras personas, o dueños es decir lo que debe la empresa, por lo tanto se le conoce como Pasivo y Patrimonio. Entonces el nuevo esquema estructural quedaría de la siguiente forma: ESTRUCTURA ECONOMICA ACTIVO Conjunto de bienes y derechos

ESTRUCTURA FINANCIERA PASIVO Obligaciones con terceros PATRIMONIO Obligaciones con los dueños

De lo anterior se desprende que estructura económica es igual a la estructura financiera, dicho de otra manera: Activo = Pasivo + Patrimonio De esta forma se cumple con el principio de la dualidad económica y financiera: “toda operación o hecho tiene una doble afectación ya sea en el activo, pasivo y patrimonio”. EL INVENTARIO EN LOS NEGOCIOS

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El inventario viene a ser el recuento de lo que se tiene y delo que se debe. Es la relación detallada y pormenorizada de los bienes y derechos así como las obligaciones y deudas que tiene la empresa. El valor monetario de un inventario está determinado por el conteo y éste se realiza al inicio o al final de un periodo económico. El objetivo que persigue todo inventario es controlar la veracidad de los datos contables, de forma que pueda establecerse la correcta situación patrimonial, según el tiempo que sea factible y cuantificar el resultado obtenido durante el ejercicio económico. NECESIDAD DE UN INVENTARIO Bien sabemos que la contabilidad mide la actividad económica y las variaciones que se producen en el patrimonio durante un cierto periodo de tiempo. Valorar el patrimonio significa poder analizar las relaciones que se tiene con terceras personas o socios. Todo inventario o recuento debe de estar expresado en unidades físicas y monetarias, de acuerdo a ello el negocio que uno posee podrá ser valorado patrimonialmente es decir al finalizar un determinado periodo de tiempo, se conocerá si se perdió o ganó, de acuerdo a los bienes, derechos y obligaciones y como variaron estos cuantitativamente. REQUISITOS FUNDAMENTALES DE TODO INVENTARIO La fijación o designación de los elementos patrimoniales o inventarios. Descripción de los mismos. Una vez que se conozcan los elementos patrimoniales, hay que reunirlos en grupos que sean homogéneos en un sentido económico. Valoración de los elementos patrimoniales. CONCEPTO Es el primer Libro de Contabilidad, con él se inicia el registro de todo proceso contable por lo tanto: Es un libro obligatorio y principal de foliación simple, en el cual se registran todos los bienes y valores, deudas u obligaciones que posee y contrae una empresa natural o jurídica. Refleja el estado de situación financiera referente al activo, pasivo y patrimonio de todo negocio. Sirve de base para la toma de decisiones en el campo administrativo tomando en cuenta lo que tiene o debe la empresa. Este libro nos da a conocer la situación patrimonial del negocio una vez finalizado el ejercicio económico. ASPECTO LEGAL: De acuerdo al código de comercio todo comerciante empezará sus operaciones con el inventario inicial el cual contendrá: a. Relación exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real, constituyendo de esta forma el Activo. b. Relación exacta de todas las deudas y obligaciones contraídas, constituyendo de esta forma el Pasivo. c. Se fijará la diferencia entre el Activo y Pasivo dando como resultado el Patrimonio. Es obligatorio para toda persona jurídica, así como para algunas personas naturales, según los ingresos brutos medidos en unidades impositivas tributarias (UIT) tal como lo establece el Artículo 65º del Impuesto a la Renta. Este libro debe ser legalizado ante un Notario Público o Juez de Paz Letrado. CLASES DE INVENTARIOS Los inventarios son físicos y monetarios. Los primeros se obtienen en base al recuento de bienes o valores que se realiza al inicio o al final de cada periodo. Los segundos son los valores monetarios expresados en moneda nacional o extranjera según sea el caso: Contabilidad General

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A. Inventario Inicial o de Apertura: Es el que prepara la empresa al iniciar el periodo contable – económico para conocer el estado de situación de los mismos. Se realza al inicio de las operaciones de la empresa. B. Inventario de Cierre: Es el registro que se hace después de un periodo determinado con el fin de conocer el estado patrimonial del comerciante o empresa y conocer la utilidad o pérdida obtenida. Puede realizarse cada fin de mes o al final del año. C. Inventario de Situación: Se efectúa en cualquier época del año, según lo determinen en ese momento los dueños motivados por la fusión, transformación o liquidación de la empresa. Supongamos que un comerciante desea realizar un inventario al final de su ejercicio económico, fijándose el 31 de diciembre, Tendría que determinar el dinero que posee en Bancos o en Caja de la empresa, el valor del edificio si es propio, así como acciones que posiblemente tenga, etc. Así también deberá especificar las deudas que contrajo con terceras personas o el dinero que aportó para la formación de la empresa. Pues bien si personificamos a la empresa como un ente económico separado de los dueños, llegaremos a la conclusión, que el comerciante determinará el resultado patrimonial de su empresa una vez terminado su inventario, el que debe tener la igualdad expresada siguiente: Todo lo que tiene la Empresa = a todo lo que debe la Empresa PARTES QUE COMPRENDE EL LIBRO DE NVENTARIOS Y BALANCES: Lo explicamos en base a los siguientes cuadros sinópticos: A. INVENTARIO

I ACTIVO (Lo que posee la Empresa) II PASIVO (Lo que debe la Empresa) III RESUMEN (Activo – Pasivo = Patrimonio)

B. BALANCE DE

Relación entre las cuentas del Activo y las cuentas de Pasivo – Patrimonio, dando como resultado una igualdad.

FASES SECUENCIALES DE UN INVENTARIO Como dijimos el Inventario es el recuento de los bienes, derechos y obligaciones que tiene un negocio. El recuento físico monetario debe ser registrado en el activo, pasivo y patrimonio, según sea el caso. Antes de dar a conocer el rayado o modelo de un inventario, primeramente desarrollaremos las fases del mismo con son: el Activo, Pasivo y Resumen. I. ACTIVO: En efecto la palabra activo significa el conjunto de bienes y derechos con valor económico que una empresa posee. ¿Cómo nace el Activo? Lo explicaremos mediante un ejemplo. El señor Julio Velarde desea formar una empresa, para ello cuenta con un capital de 20000 soles, después de efectuar los trámites de ley le pone como nombre “Velarde S.R.Ltda..” Con los 20000 soles realiza las siguiente operaciones. 1. Deposita dinero en cuenta corriente del Banco Sur S/. 3 000 2. Compra Mercaderías por 3. Compra un inmueble para la venta de sus productos por 4. Compra una camioneta para el traslado de productos por TOTAL Pág. 22

1 500 12 500 3 000 20 000 Contabilidad General

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Pues bien diremos entonces que la empresa Velarde S.R.Ltda. posee: • Dinero en cuenta corriente del Banco Sur, el cual toma como nombre, Activo disponible. • Mercaderías, considerándosele como un activo realizable. • Un inmueble y una camioneta a los cuales se les considera activos fijos. Analizando la naturaleza de estos elementos podemos observar que todos tienen relación: el dinero disponible en cuenta corriente, el cual servirá para cualquier ocasión, ya sea para pagar sueldos, comprar mercaderías, pagar servicios, etc., el inmuebles y la camioneta sirven para ofrecer y transportar la mercadería que es la razón de ser todo negocio. Los 2 últimos, son elementos que se encuentran en la empresa de una manera permanente, no varían continuamente de ahí su nombre de Activos Fijos; la mercadería es un activo realizable que puede transformarse en disponible al venderse y el dinero depositado en cuenta corriente puede convertirse en realizable al comprar mercaderías. Estos 2 últimos, varían continuamente su movimiento, los cuales permitirán un resultado económico favorable o desfavorable. Todas las acciones mercantiles son registradas en las cuentas que establece el Plan Contable General Revisado (PCGR) tales como: Activo Corriente Clase 1 Clase 2

Activo no Corriente Clase 3

II. PASIVO: Se llama así a la relación detallada de todas aquellas cuentas que representan deudas u obligaciones que toda empresa tiene con terceras personas. El pasivo representa la fuente de donde se obtienen los fondos necesario para adquirir los bienes y valores del activo. Así tenemos que el pasivo está integrado por toda la clase 4 del Plan Contable General Revisado como son: • • • •

Deudas que se tiene con los proveedores. Créditos o préstamos obtenidos de los bancos. Deudas que se tiene a los trabajadores. Obligaciones que se tiene con el Estado en forma de impuesto, etc.

Como se ve, estos elementos tienen mucho en común, sus deudas son dinero que no pertenecen a la empresa, son fondos ajenos, son obligaciones que deben reponerse, es decir deudas contraídas que exigen su devolución. En otras palabras podemos decir que el Pasivo es lo que debe la empresa. Así tenemos por ejemplo, si la empresa Velarde S.R.Ltda.. se presta dinero del Banco Continental por un valor de S/. 3 000 con el cual compra mercadería por un valor de S/. 2 000, significa que ahora la empresa posee S/. 3 000 más en mercadería y debe S/. 3 000 a terceras personas en este caso al Banco Continental. Diremos entonces que los S/. 3 000 soles de mercaderías representan al activo de la empresa y los S/. 3 000 de préstamo, el pasivo disponible de la misma. Según el Plan Contable General Revisado, el pasivo esa conformado por las cuentas de la clase 4. III. RESUMEN: Viene a ser el resultado entre el Activo y el Pasivo: Así tenemos: Activo – Pasivo = Patrimonio Contabilidad General

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De cuya fórmula se puede deducir: Pasivo + Patrimonio = Activo Activo – Patrimonio = Pasivo ¿Qué es el Patrimonio? Pues bien ahora conceptual izaremos lo que significa el patrimonio. Como se ha podido apreciar en la ecuación: Activo – Pasivo = Patrimonio Se reemplazó la palabra Capital (como muchos autores lo nombran) por el de patrimonio en vista de que el PCGR al Capital lo considera como una cuenta principal del Patrimonio, en otras palabras el Patrimonio es el todo y el Capital la parte. El Capital representa el conjunto de valores mensurables en dinero u objetos de que se dispone para dar inicio a las operaciones de la empresa, por consiguiente: EL PATRIMONIO: Está representada por rodos los derechos y obligaciones que toda actividad económica adquiere. Está conformado en sí por el conjunto de bienes económicos materiales e inmateriales pertenecientes a una unidad económica. Algunos autores consideran al Capital igual que al Patrimonio, aquí lo tenemos que tratar desde un punto de vista económico, el cual hace que ambos términos sean diferentes. El Patrimonio de la empresa entraña pues, en términos contables, un conjunto productivo que podemos describir atendiendo a su significado instrumental o genuinamente económico (ACTIVO) o atendiendo al origen de los valores, es decir, las fuentes de financiamiento u obligaciones (PASIVO). El patrimonio viene a representar la deuda u obligaciones que la empresa contrae con los dueños del capital. De lo descrito podemos determinar que:

ACTIVO

PASIVO =

PATRIMONIO + (CAPITAL)

Por lo tanto llegaremos a la conclusión que:

Lo que posee la Empresa

Lo que debe la Empresa a terceros +

Lo que debe la Empresa a los dueños del capital

De hecho puede parecer una anomalía que el patrimonio figure como lo que debe la empresa, pero ésta impresión desaparece si se examina la cuestión detenidamente. En efecto la cuenta capital representa a la persona que puso el capital en la empresa, por lo tanto la cuenta capital se convierte en acreedor y la empresa en sí en deudora, por ello que contablemente es preciso separar la personalidad del dueño y la personalidad de la empresa considerándolos conceptos distintos. Como sea que un inventario es inventario de la empresa y no de los dueños, por tanto la cuenta capital debe figurar como deuda de la empresa hacia sus dueños. Si tomamos en cuenta la empresa “Velarde S.R.Ltda.”, anteriormente tratada, diremos que el dinero que el señor Velarde aportó a la empresa se considera como Capital, es decir, que la empresa “Velarde S.R.Ltda.” le debe al Señor Velarde S/. 20 000 soles a pesar de que este último es el gestor o propietario del negocio.

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El Inventario final de la “Empresa Velarde S.R.Ltda.” tomando en cuenta el Activo, Pasivo y Resumen serían: I. Activo : Dinero en Cuenta Corriente 3,000 Mercadería 4,5003 Inmuebles 12,500 Camioneta 3,000 TOTAL ACTIVO 23,000 II. Pasivo : Deuda contraída con el Banco Continental 3,000 TOTAL PASIVO 3,000 III. Resumen : Activo 23,000 Pasivo 3,000 Patrimonio (Capital) 20,000 Según el caso se tiene un patrimonio positivo de 20,000 Por consiguiente la ecuación quedaría así: Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital) 23 000 = 3 000 + 20 000 (-)

BALANCE DE INVENTARIO Viene a ser el resultado del inventario referente a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio las que deben tener una igualdad o estas balanceadas, tal como se demostrará posteriormente en la parte práctica: CLASIFICACION DEL PATRIMONIO: De acuerdo a las ecuaciones descritas anteriormente podemos clasificar el patrimonio en: A. Patrimonio Positivo: Cuando el activo es mayor que el pasivo. Activo – Pasivo = Patrimonio 100 – 40 = 60 B. Patrimonio Negativo: Cuando el activo es menor que el pasivo. Activo – Pasivo = Patrimonio 70 – 80 = -10 C. Patrimonio Nulo: Cuando el activo es igual que el pasivo. Activo – Pasivo = Patrimonio RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES: El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente: 1 2

Para el inventario: 1. Se anota el título y la fecha. Puede decir: Inventario Inicial al 1 de Enero de 2004 2. Se anota el código de la cuenta a nivel de 2 dígitos. 3

La mercadería está compuesta de la siguiente forma: S/.1,500.00 pertenecen al capitalista que aportó S/. 20,000.00 y S/. 3,000.00 al banco Continental que la empresa se prestó, con los cuales compró S/.3,000.00 en mercadería lo que hace un total de S/. 4,500.00.

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3. Se anota el sub-código de las subcuentas a nivel de 3 dígitos. 4. Se anota el nombre de las cuentas y subcuentas correspondiente al Activo, Pasivo, así como también las cantidades físicas. 5. Llamada columna falsa sirve para anotar los precios o valores unitarios. 6. Llamada columna auxiliar destinada al registro de importes parciales de las subcuentas. Así como el resumen correspondiente. 7. Columna que sirve para anotar los valores totales correspondientes a cada cuenta. También se anota el valor total del Activo y Pasivo. Para el Balance del Inventario: 1. 2. 3. 4.

Se anota el título y la fecha, puede decir: Balance de Inventario al 1 de Enero del 2003. Se anota el código de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. Se anota el sub-código de las sub-cuentas correspondientes a cada cuenta. Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. 5. Se anota el importe de las sub-cuentas. 6. Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo. 7. Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio). Nota: Ambas columnas del Debe y Haber deben tener una igualdad.

EJERCICIO PRACTICO 1 La empresa los Arces S.A. inicia sus operaciones comerciales el 1 de Enero del 2003 con los siguientes valores: 1. Posee dinero en efectivo en caja por 600.00 2. Posee en cuenta corriente del Banco Sur 400.00 3. Tienen letras por cobrar a Carsa por 500.00 4. Posee mercaderías por 700.00 5. Posee un inmueble valorizado en 1 000.00 6. Debe facturas a Rios S.A por 500.00 7. Debe letras a la Empresa El Sol S.A. por 800.00 8. Debe un pagaré al Banco Continental por 300.00 Tomando como referencia las cuentas del Plan Contable General Revisado procedemos a elaborar: • El Inventario Inicial, y • El Balance de Inventario. EMPRESA LOS ARCES S.A.

10 1 10 4

20 33

12 3 20 1

42 33 2 Pág. 26

Inventario Inicial al 1 de Enero del 2003 I ACTIVO Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur 400 Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderías Almacén Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Total Activo II PASIVO Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar

1000 600 400 500 500 700 700 1000

1000 ________ 3200 1300

500 800 Contabilidad General

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Cuentas por Pagar diversas Préstamos de terceros 4611 Pagaré Banco Continental 42 1 42 3

50 46 1

300 300

________ _ 1600

Total Pasivo III RESUMEN Total Activo Total Pasivo Patrimonio (Capital)

3200 1600 1600

Moquegua, 1 de Enero del 2003.

GERENTE

300

CONTADOR

Balance de Inventario al 1 de Enero del 2003 10

10 1 10 4

20 33 42 46

12 3 20 1 33 2

Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderías Almacén Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Cuentas por Pagar diversas Préstamos de terceros Capital Capital Social

42 1 42 3 Moquegua, 1 de Enero del 2003. GERENTE CONTADOR 46 1

1000.00 600 400 500.00 500 700.00 700 1000.00 1000 1300.00 500 800 300.00 300 1600.00 1600 3200.00

3200.00

50 1 EJERCICIO PRACTICO No 2 La Empresa Los Arces S.A. luego de operar el año 2004, obtiene el siguiente resultado: • Posee dinero en efectivo • Posee dinero en cuenta corriente del Banco Crédito • Posee letras por cobrar por • Posee mercadería por • Posee un edificio por • Tiene facturas por pagar por • Tiene letras por pagar por Nota: El capital permanece inalterable por 1 600; realice el Inventario Final y Balance de Inventario.

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10 1 10 4

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12 3 20 1

50 59

Inventario Final al 31 de Diciembre del 2004 I ACTIVO Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco Crédito 200 Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderías Almacén Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Total Activo

II PASIVO 33 Proveedores 2 Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Total Pasivo III RESUMEN Total Activo 42 Total Pasivo 1 Patrimonio 42 - Capital 3 - Resultados Acumulados Moquegua, 31 de Diciembre del 2004. GERENTE CONTADOR

500 300 200 1000 1000 1200 1200 1200

400 500

1600 1400

3900 900 3000

1200 ________ _ 3900 900 ________ _ 900

Balance de Inventario Final al 31 de Diciembre del 2004 10

10 1 10 4

20 33 42 50

12 3 20 1 33 2

59 42 1 42 3

Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderías Almacén Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Capital Capital Social Resultados Acumulados Utilidades no distribuidas

500 300 200 1000 1000 1200 1200 1200 1200 900 400 500 1600 1600 1400 1400 3200

3200

Moquegua, 31 de Diciembre del 2004.

GERENTE

CONTADOR

50 1 59 1

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2. LIBRO DIARIO CONCEPTO: Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de él giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralización en el libro mismo. El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha información a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que: EL LIBRO DIARIO : Es un libro obligatorio y principal de foliación simple en el que se anotan todas las operaciones mercantiles que efectúa la empresa día por día y en forma cronológica. En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados periodos de tiempo, según como decidan, los que la dirigen: De acuerdo al Código de Comercio se debe llevar un diario único, pero muchas empresas por la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de compras, ventas, etc.) de los cuales se obtienen resúmenes generales que deberán ser centralizados en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras. El Libro Diario representa así el más utilizado por disposición diaria, Las operaciones contables son anotadas según sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento. En sus folios destacan los hechos económicos a medida que éstos se van produciendo tratando de dárseles una interpretación conforme ocurren los mismos. Las anotaciones en el Libro Diario tiene significación o sentido matemático, en efecto éstas se hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda operación debe existir una o varias cuentas deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble. En líneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas día a día por la empresa. REGIMEN LEGAL: De acuerdo al D.L. 774 del Impuesto a la Renta, se considera como un libro principal y obligatorio para todas las empresas jurídicas y naturales que superen las 100 UIT de ingresos brutos anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad completa. El libro diario debe ser legalizado por el Juez de Paz Letrado de la localidad donde se encuentre la empresa o un Notario Público. RAYADO DEL LIBRO DIARIO: El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y Balances, lógicamente con una función diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas en el libro diario, pero la más usual es el siguiente:

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Folio B

A C

--------------- D ----------------

DEBE E

HABER G

H a. Se registra el título: Libro Diario 1 de Enero del 2004. b. Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario fueron trasladadas al Libro Mayor. c. Se registra el código de las cuentas deudoras o acreedoras. d. Se anota el número del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas deudoras y acreedoras, sub código y nombre de las sub cuentas. e. En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas cuando se requiera. f. Se registra el importe de la cuenta deudora g. Se anota el importe de las cuentas acreedoras. h. Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la operación mercantil y que está expresada en un asiento contable. EL ASIENTO CONTABLE: En la práctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada información y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en sí hechos económicos que tiene una empresa, por tal motivo deberán ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra cada documento mercantil deberán ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado: ASIENTO que viene a ser un “medio que traduce el hecho económico señalado en el documento mercantil a un lenguaje contable”4 Según Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que “Asiento viene a ser la anotación hecha en un libro de contabilidad referente a una operación determinada”. En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se realiza en el Libro Diario. PRINCIPIO BASICO DEL ASIENTO: Cada asiento debe ser registrado en el libro como su nombre lo indica, diariamente, según la característica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del Debe por lo tanto se dirá que están cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas en la columna del Haber por lo tanto se dirá que están abonadas. Según el método de la partida doble, ésta permite que en cada operación mercantil existan valores iguales cuyos importes serán registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la cantidad de cuentas que la integran. PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO;

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Con un ejemplo práctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos al lector poner especial atención en el estudio y desarrollo de los ejemplos. La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/ 2 000.00 por la compra de mercaderías, obteniendo una Factura No 001-07213 el 3 de Mayo del 2004. El producto mercaderías representa una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble, diremos que la cuenta 60 Compras (sub cuenta 601) según el Plan Contable General Revisado, cuyo valor está representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una cuenta deudora registrándose en el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta 421) cuyo valor está representado también por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta acreedora en vista de que toda persona o cuenta que da o entrega es acreedora, representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la columna del Haber. Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42 Proveedores por el mismo valor S/. 2 000.00 soles. Si tomamos en cuenta la disposición contable descrita anteriormente en el rayado del libro diario el asiento por la compra sería: Folio 4

Libro Diario al 31 de Mayo del 2004 --------------- 1 ---------------60 Compras 601 Mercaderías 2000 42 Proveedores 421 Facturas por pagar 2000 31/05 Por la compra de mercaderías al contado según factura No 001-07213

DEBE

HABER

2000.00 2000.00

Otra forma de Registro: En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo contador para la utilización de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operación de compra realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y cuando se cumpla con el principio de la partida doble: “no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor”. Folio 4

DEBE

HABER

2000.00 2000.00

REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO: a) Entre las columnas del Debe y Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualesquiera sea la cantidad de cuentas que la integran. b) El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible. c) Las cuentas deudoras se registran en la columna izquierda llamada DEBE y las acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER. d) Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja. e) Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra “A” que significa Abono. f) La línea de separación entre un asiento y otro debe ser interconectado por el número del asiento.

“La Técnica Contable”, Faruk Jadue, Leonel Diaz, Ed. Universitaria, Santiago – Chile, pág. 66.

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CLASES DE ASIENTOS: Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos: A. Por el número de cuentas que intervienen: • Asientos simples • Asientos compuestos • Asientos mixtos B. Por la naturaleza y destino de sus resultados: • Asientos por naturaleza • Asientos por destino C. Por la función que desempeñan: • Asientos de Apertura • Asientos de Operación • Asientos de Centralización • Asientos de Ajuste • Asientos de Regularización • Asientos de Cierre • Asientos de Reapertura A. POR EL NUMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENEN: 1. ASIENTOS SIMPLES: Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir una cuenta cargada contra una cuenta abonada. Ejemplo: Se paga el 5 de Mayo de 2004. S/.1500.00 en efectivo la factura No 001-47414. Fecha Contabilización DEBE HABER --------------- 1 ---------------42 Proveedores 1500.00 421 Facturas por pagar 1500 10 Caja y Bancos 1500.00 101 Caja 1500 05/05 Por la cancelación de la factura No 001-47414. 2. ASIENTOS COMPUESTOS: Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o más cuentas deudoras contra dos o más cuentas acreedoras. Corresponden a la fórmula: “Varios a Varios”. Es decir dos o más cuentas cargadas contra dos o más cuentas abonadas. Ejemplo: Se contabiliza la planilla de sueldos de un conjunto de empleados que están afiliados a ESSALUD. El sueldo total básico es de 1000 soles. PLANILLA DE SUELDOS AL 30 ABRIL Neto a Descuentos al Aportes de la Básico Pagar Total Aporte Trabajador Empresa 13% SNP 1000.00

130.00

9% RPS 1.7% IES(*) 870.00

Contabilización --------------- 1 ---------------62 Cargas de Personal 621 Sueldos 627 Seguridad y Previsión Social 6271 RPS 90.00 64 Tributos 647 Cotización con carácter de tributo

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90.00

17.00 DEBE

107.00 HABER

1090.00 1000 90 17.00 17

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6471 IES 17.00 40 Tributos por pagar 403 Contribuciones a Instit. Públicas 4031 SNP 130.00 4032 RPS 90.00 4037 IES 17.00 41 Remuneraciones y Participac por Pagar 411 Remuneraciones por pagar Por contabilización de Plla de sueldos.

237.00 237

870.00 870

3. ASIENTOS MIXTOS: Son aquellos asientos en cuyas operaciones intervienen una cuenta deudora contra dos o más cuentas acreedoras o viceversa. Ejercicio Práctico: Se contabiliza el servicio telefónico del mes de Mayo por 354 soles incluido IGV. Contabilización --------------- 1 ---------------63 Servicios Prestados por terceros 631 Correos y Telecomunicaciones 40 Tributos por pagar 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a la Ventas 40111 IGV 54 46 Cuentas por pagar 469 Otras cuentas por pagar diversas. 30/05 Por la contabilización del servicio telefónico, mes de Mayo.

DEBE

HABER

300.00 300 57.00 57 357.00

B. POR LA NATURALEZA Y SU DESTINO DE SUS OPERACIONES Antes haremos un previo análisis al respecto y ello tiene que ver con la clase 6 del Plan Contable General Revisado la que está conformada de la siguiente manera: CLASE 6 CUENTA 60

CUENTAS 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69

Como vemos agrupa a cuentas que representan compras, gastos incurridos y provisionados que se incrementan durante el ejercicio contable. Analicemos el caso separadamente: 1. Cuenta Compras (60) se refiere a las existencias clasificadas por su naturaleza tales como: 601 Mercaderías 604 Materias Primas 605 Envases y embalajes 606 Suministros diversos 609 Gastos vinculados a las compras Las existencias según el Plan Contable General Revisado se muestran en las cuentas 20 a 28 de la clase 2. 20 Mercaderías 21 Productos terminados 22 Sub productos desechos y desperdicios 23 Productos en proceso Contabilidad General

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24 Materias Primas y Auxiliares 25 Envases y embalajes 26 Suministros diversos 28 Existencias por recibir Como se observa las existencias guardan relación con las compras y por supuesto con las ventas, toda compra aumenta las existencias y toda venta la disminuye. Como resultado de lo anteriormente dicho, podemos apreciar que en las Compras (60) se incluyen bienes que deben ser comercializados, consumidos o que se destinan a la producción, dichos bienes son registrados en la sub cuentas 601, 604, 605, 606. En la sub cuenta 609 (gastos vinculados con las compras) como su nombre lo indica, se registran los gastos adicionales que tengan relación con las compras, así tenemos: los fletes, seguros, comisiones, derechos aduaneros, etc. Todos ellos forman parte del costo de los bienes adquiridos. 2. En cuanto a las demás cuentas de la clase 6 (Cuentas 61 a 69) se refiere a las que representan servicios, variación de existencias, provisiones del ejercicio y costo de los artículos vendidos, en otras palabras se refiere a los gastos o cargas en que incurre la empresa (a excepción de las cuentas 61 y 69). Todas las cuentas de gastos están relacionadas con la naturaleza misma del negocio, es decir lo que da origen a cada operación mercantil. 3. Cuentas de destino reflejadas en la contabilidad financiera y/o analítica de explotación: Una vez realizados los asientos referidos a compras, gastos y provisiones, éstos deben reflejarse posteriormente en las cuentas de contabilidad financiera y analítica de explotación, éstas son: 61 Variación de existencias 71 Productos almacenada (o desalmada) 72 Producción inmovilizada 79 Cargas imputables a cuentas de costos Veamos cada una de ellas: a. Cuenta 61 Variación de Existencias: Muestran los cambios de los saldos de existencias en un periodo determinado. Se mide en base a la comparación de las existencias finales con las registradas al inicio del periodo considerado. Sirve de control de las existencias y entre ellas tenemos: 61.1 Mercaderías, 61.4 Materias Primas, 61.5 Envases y embalajes y 61.6 Suministros diversos. En ellas se refleja la variación de los saldos referentes a los bienes mencionados. Se dice que la variación de existencias es positiva cuando al comprar bienes, estos no son vendidos ni utilizados, por lo tanto incrementan el stock. Se dice que es negativa cuando al comprar bienes éstos no cubren la venta de los productos en dicho periodo, por lo tanto se tiene que recurrir al Inventario Inicial para cubrir la diferencia, de esta forma disminuyen las existencias o el stock, esta diferencia es considerada como carga a nivel de resultados. b. Cuenta 71 Producción Almacenada o (desalmacenada) A diferencia de la cuenta 61 que reúne los bienes adquiridos, la cuenta 71 reúne a los bienes adquiridos o que tienen que ver con los bienes producidos como: 711 Variación de productos terminados, 712 Variación de productos desechos y desperdicios, 713 Variación de productos en proceso, 715 Variación de envases y embalajes. Estas sub cuentas nos demuestran las variaciones que han sufrido los productos anteriormente en un periodo determinado. En cuanto a que si la cuenta es positiva o negativa, tiene el mismo tratamiento que la cuenta 61 en vista de que “ambas cuentas registran los movimientos que se generan en sus correspondientes

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cuentas de la clase 2 y que al cierre de un periodo determinado reflejan las variaciones de existencias (aumentos o disminución de stocks) pudiendo ser éstas negativas o positivas”. 5 c. Cuenta 72 Producción Inmovilizada Registra el costo de los trabajados hechos por la empresa para si misma. Comprende la construcción de Inmuebles, Maquinaria y equipo y el desarrollo de Intangibles. El costo se registrará según su naturaleza en la clase 6 luego serán transferidas a las cuentas 33 ó 34 con abono a l cuenta 72. Sus divisiones son: 721 Inmuebles Maquinaria y Equipo 721 Intangibles d. Cuenta 79 Cargas imputables a cuentas de costos: Permite la interrelación de la contabilidad financiera con la contabilidad analítica de explotación. Su saldo no constituye ingreso ya que funciona como una cuenta intermedia o de transferencia e entre la clase 6 y la clase 9. las sub cuentas de la cuenta 79 se determinan según el sistema de contabilidad que se adopta en cada empresa. Pues bien frente a lo dicho realizamos el esquema siguiente, teniendo como ejemplo una empresa comercial. CLASE 6: COMPRAS Y GASTOS Compra de Bienes Cuenta 60 Sub cuentas 601 – 604 – 605 - 606

Compra de Servicios – Provisiones Cuentas 62 63 64 65 66 67 68 Sub Cuentas Varias

61 Existencias – Stock 20 – 24 – 25 – 26 Costo

79 Clase 9 90 91 94 95 97 Gastos

Previo al análisis del esquema, es necesario especificar lo que significa COSTO y GASTO. COSTO: Es el monto medido en unidades monetarias. Es el valor que representa los bienes y valores que compra la empresa tales como los destinados a la venta o producción así como los bienes fijos y diferidos. GASTO: Son los desembolsos que realiza la empresa al momento de pagar un servicio por ejemplo llámese sueldos, alquileres, seguros, etc., cuyos resultados expiran al momento del pago. De igual forma el costo de los activos fijos o existencias se convierten en gasto cuando se deterioran o venden, son productos o bienes que expiran por lo tanto ya no generan ingresos. Ahora bien, veamos el esquema antes descrito; tanto negocio tiene múltiples compras en el momento de su iniciación o a lo largo de su vida económica. Así tenemos que comprar bienes o pagar servicios como sueldos, luz, agua, teléfono, etc., son elementos necesarios para el desarrollo normal de la actividad económica. Toda compra de bienes y servicios determina un ciclo, veamos por ejemplo. Al comprar bienes estos se registran en la cuenta 60, posteriormente se dirigen al almacén con determinado costo incrementando las existencias (cuenta 20-24-25-26) del negocio, es decir su destino es el stock o almacén. La cuenta 61 Variación de existencias contablemente sirve 5

“Comentarios y Aplicación del Plan Contable General Revisado”, CONASEV, Lima, Ed. 1988, pág. 24

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de intermediaria entre la cuenta 60 Compras y las Existencias. De igual forma cuando se paga un servicio como sueldos, agua, electricidad, etc., dichos gastos se registran en las cuentas 62, 63 ó 65 respectivamente por la naturaleza u origen de sus operaciones, siendo luego su destino final el registro de sus valores en las cuentas de GASTOS. Por lo tanto la cuenta 79 Cargas imputables a cuentas de gastos se encarga de ser intermediaria entre las cuentas 62, 63, 64, 65, 67, 68 y 90, 91, 94, 95, 97. Es necesario recalcar que la cuenta 66 no tiene destino, ya que va directamente a resultados. Una vez que los bienes salen del Almacén ya sea como venta, perdida o deterioro éstos se convierten en gasto. En cambio cuando se paga sueldos, agua o publicidad son servicios que no ingresan al almacén como tampoco se pueden vender, por lo tanto su valor se registra directamente en gastos, ya que sirven de complemento a los bienes y servicios relacionados con el giro del negocio. COMPRA DE: • Mercaderías • Materia Prima • Envases • Suministros

ALMACEN

PAGO DE: • Luz • Agua • Sueldos • Publicidad, etc

Venta Pérdidas Deterioro, etc. GASTO

COSTO

Ahora si podemos decir qué significa los asientos por naturaleza y destino: I. Asientos por Naturaleza: Son los asientos en que se registran todas las operaciones referidas a compras, gastos y provisiones generados durante el ejercicio. Los cargos se registran en las cuentas: 60 Compras 62 Cargas de Personal 63 Servicios Prestados por terceros 64 Tributos 65 Cargas diversas de gestión 66 Cargas excepcionales (no tiene destino) 67 Cargas financieras 68 Provisiones del ejercicio Su uso permite proporcionar una información al Estado con el fin de elaborar las cuentas nacionales. II. Asientos por Destino: Son los asientos en que se registran todas las operaciones que se derivan de las compras, gastos y provisiones. Así las cuentas 60, 62, 63, 64, 65, 67 y 68 se reflejan en las cuentas de contabilidad analítica de explotación (cuentas de la clase 9), de acuerdo al origen de las cargas, con abono a: 61 Variación de Existencias 71 Producción almacenada y desalmacenada 72 Producción inmovilizada Pág. 36

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79 Cargas imputables a cuentas de costos

EJERCICIOS DE APLICACIÓN 1. Se compra mercaderías por S/. 1000.00 soles, en efectivo más IGV, según Factura No 001-472321.

60 40

42 10

Asiento por Naturaleza Contabilización --------------- 1 ---------------Compras 1000 601 Mercaderías Tributos por pagar 401 Gobierno Central 190 4011 Impuesto a la Ventas 40111 IGV Proveedores 1190 421 Facturas por Pagar 04/06 Por la compra de mercadería según factura 001-472321 --------------- 2 ---------------Proveedores 421 Facturas por pagar Caja y Bancos 101 Caja 04/06 Por la cancelación de la Factura No 001-472321.

Asiento por Destino --------------- X ---------------20 Mercaderías 1000 201 Almacén 61 Variación de Existencias 1000 611 Mercaderías 04/06 Por el destino de la mercadería comprada según factura 001472321

DEBE

HABER

1000.00 190.00

1190.00

1190.00 1190.00

1000.00 1000.00

Nota: Para el registro del asiento de destino se toma en cuenta, el costo de la mercadería más no el impuesto ya que este último no forma parte del costo. Se recepciona el recibo de luz No 0134721 por S/. 500.00 más IGV. Asiento por Naturaleza --------------- 1 ---------------63 Servicios Prestados por Terceros 636 Electricidad y agua 500 40 Tributos por pagar 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a la Ventas 95 40111 IGV 46 Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas 595

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500.00 95.00

595.00

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46 10

04/06 Por la contabilización del recibo de luz No 0134721. --------------- 2 ---------------Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas Caja y Bancos 101 Caja 04/06 Por la cancelación de la Factura No 001-472321.

595.00 595.00

Asiento por Destino --------------- X ---------------94 Gastos administrativos 94634 Energía Eléctrica 1000 79 Cargas imputables a cuenta de costos 794. Gastos Administrativos 1000 16/11 Por el destino del servicio de luz

1000.00 1000.00

NOTA: En el asiento por Destino se forma en cuenta el gasto por el servicio eléctrico más no el impuesto en vista de que este último no forma parte del gasto. De igual forma es necesario señalar que el saldo de la cuenta 79 será igual al saldo de las cuentas de la clase 9. POR LA FUNCION QUE DESEMPEÑAN 1. ASIENTO DE APERTURA: Viene a ser el primer asiento que se registra en el libro diario, una vez que se haya constituido la empresa, también se le conoce como Asiento Inicial. Está representado por el Balance de Inventario del Libro de Inventarios y Balances el cual debe ser trascrito idénticamente al primer asiento.

EJEMPLO PRÁCTICO Folio 1 10

10 1 10 4

20 33 42 46

12 3 20 1 33 2

50 42 1 42

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Contabilización ---------------- 1 ----------------Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderías Almacén Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Cuentas por Pagar diversas Préstamos de terceros Capital Capital Social 2/1 Por el Activo, Pasivo y Patrimonio al inicio del ejercicio económico.

DEBE

HABER

1000 600 400 500 500 700 700 1000 1000 1300 500 800 300 300 1600 1600

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3 46 1 50 1

ASIENTOS OPERACIONALES: Son los asientos que se registran diariamente y que provienen como producto de las operaciones que realiza en la empresa en sus actividades mercantiles relacionadas o no al giro del negocio. Se anotan en los registros auxiliares o directamente en el libro diario. Ejemplo Práctico: La empresa comercial Los Andes S.A. compra en efectivo acciones del Banco de Crédito por S/. 1000.00 el día 3 de Mayo. Folio 5

Contabilización Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------31 Valores 1000.00 1000 311 Acciones 10 Caja y Bancos 1000 101 Caja 3/5 Por la compra de acciones del Banco de Crédito..

1000.00

ASIENTOS DE CENTRALIZACIÓN: Son los asientos que se trasladan de los registros auxiliares (llámese registros de compras, ventas, caja, etc.) al libro diario. Es decir se centralizan los resultados finales de los mencionados registros. Ejemplo Práctico: La empresa comercial Royal S.A. realiza las siguientes operaciones en el mes de Mayo del año 2004: Fecha 4: Vende Mercaderías por 2000 soles al cliente Juan Perez (RUC 10164321072) extendiéndosele la Factura No 001-43215. Fecha 15: Vende Mercaderías por 8000 soles a la Empresa Comercial “El Sol S.A.” (RUC 20224477892) extendiéndosele la Factura 001-43311. La Mercadería está exonerada del IGV.

REGISTRO DE VENTAS Comprobante de Pago

Fecha

Tipo de Docu Serie mento

Númer o

001 001

43215 43311

04-05-2004 15-05-2004

Folio 3

Nota De Débito

Nota De Crédito

Cargo Nº RUC

Exone Base I.G.V. Clientes Imponible rado 40 12 70 70

10164321072 Juan Perez 20224477892 El Sol S.A.

Contabilización Libro Diario --------------- 1 ---------------12 Clientes 121 Facturas por Cobrar

Contabilidad General

Cliente

Abono

DEBE

2 360 8 000 10 360

2 000 2 000

HABER

10380.00 10360

Pág. 39

8 000 8 000

380 380

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40 Tributos por Pagar 380 4011 IGV 70 Ventas 10000 701 Mercaderías 31/5 Por la Centralización del registros de ventas.

380.00 10000.00

ASIENTOS DE AJUSTE: Tienen por objeto regularizar algunas cuentas y crear provisiones necesarias antes de elaborar los Estados Financieros. Son asientos que posibilitan la regularización de las cuentas, es decir que en estas se debe observar su saldo real que permitan presentar con razonabilidad los EE.FF. al final del ejercicio contable, teniendo como objetivo un alto grado de confiabilidad. Los asientos de ajuste se registran después de los asientos operativos. Ajuste por Depreciación: Todo activo fijo a excepción de los terrenos va perdiendo su valor a través del tiempo por el uso u obsolescencia, debido a que el costo de dicho activo debe extinguirse poco a poco considerándose por lo tanto la depreciación como gasto, durante la vida útil del mismo. Esta declinación funcional de los activos se produce en forma gradual a través de los diferentes periodos en que se utilizan en la empresa. En otras palabras la depreciación es la pérdida de valor económico del activo fijo como resultado del uso o acción de otras fuerzas físicas y que tributariamente debe ser compensado mediante una deducción en su costo (art. 38 DL 774). La depreciación no representa desembolsos de efectivo protegiendo a la empresa contra impuesto rebajando sus utilidades gravables. Método de Aplicación: Para depreciar se emplea varios métodos. Entre los más usuales tenemos: Depreciación en línea recta: Es el valor de mayor aceptación en la empresa privada, así como por la SUNAT a efectos de aplicar el impuesto a la renta. Consiste en dividir el valor del Activo entre el número de años de vida útil. La fórmula es la siguiente: Costo o Valor del Activo Depreciación = ------------------------------Vida Útil Ejemplo práctico: El 30 de Octubre se compra una computadora en S/. 3000. Su uso se realiza a partir del 1 de Noviembre. Se calcula una vida útil de 5 años. 3 000 ------- = 600 5 Por consiguiente al cierre del ejercicio contable, el 31 de Diciembre, la depreciación por los 2 meses de vida útil, Noviembre y Diciembre sería: Depreciación =

600 ÷ 12 X 2 meses = 100 Æ Depreciación Nov – Dic. De acuerdo a este resultado el nuevo valor de la computadora sería: Valor del Activo Fijo 3 000.00 (-) Depreciación ( 100.00) Valor en libros al 31-12-200x 2 900.00

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Por lo tanto el asiento que debe efectuarse por la depreciación es el siguiente: Folio 3 HABER

Contabilización Libro Diario

--------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio 681 Depreciación de Inmuebles Maquinaria y Equipo. 39 Depreciación y Amortización Acumulada 393 Depreciación de Inmuebles, Maquinaria y Equipo. 31/12 Por la depreciación del ejercicio.

DEBE 100.00 100.0 0 100.00 100.0 0

Depreciación en línea recta con el valor residual Su fórmula es: Costo de adquisición – Valor Residual Depreciación Anual = ---------------------------------------------Vida Útil ¿Qué es el valor residual? Es la cantidad recibida después de desechar un activo de larga vida al final de su vida útil. Pues bien el costo que se le asigna al activo fijo está dado por el valor depreciable que viene a ser el costo total de adquisición y el valor residual pronosticado. Al valor residual también se le conoce como valor de desecho, valor terminal, valor de salvamento, etc. Ahora bien prosigamos, reemplazando datos tomando en cuenta el mismo ejercicio anterior tendríamos: 3000 - 100 Depreciación Anual = ---------------- = 580 5 Depreciación Anual = 580 Ajuste por costo de ventas: El costo de ventas viene a ser el valor (costo) de los bienes objeto del giro del negocio y transferidos a título oneroso. Se determina de acuerdo a la siguiente fórmula: Costo de Ventas = Inventario Inicial + Compras – Inventario Final El ajuste de dicho costo mediante su asiento permite especificar la salida de la mercadería vendida determinando el verdadero saldo de la cuenta mercadería y en compensación crear la cuenta resultados (pérdida) llamada COSTO DE VENTAS, generalmente este asiento se realiza al final de cada año siempre y cuando no se efectúen inventarios permanentes. Ejercicio Práctico: Se compra 500 camisas a S/. 60.00 c/u. Luego se vende 300 camisas a S/. 140.00 c/u. La disponibilidad que se tiene en stock es de: 500 x 60 c/u = 30 000 Al vender 300 camisas el stock disminuye por lo tanto es necesario saldar la cuenta mercaderías de acuerdo al costo con que salió de almacén. 300 x 60 c/u = 18 000 Folio 3 Contabilización Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------69 Costo de Ventas 18000.00 18000 691 Mercaderías 18000.00 20 Mercaderías 18000 201 Camisas 31/5 Por el costo de la Mercadería

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vendida Ajuste por cuenta de cobranza dudosa: Mediante este asiento se cubren pérdidas que pueda tener la empresa ocasionada por ciertos clientes morosos cuyas letras o cuentas por cobrar resultan como cobro dudoso (incobrables). Ejercicio: El 2 de junio se vende al crédito a Juan Linares 20 pantalones Polystel a S/. 70 c/u, nos firma la letra 104789 a 90 días vista. (20 x 70 + 18% = 1652) Folio 3 Contabilización Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------12 Clientes 1666.00 1666 121 Facturas por Cobrar 40 Tributos por Pagar 266.00 266 4011 IGV 70 Ventas 1400.00 1400 701 Mercaderías 31/1 Por la venta de Mercaderías al crédito El cliente debió pagar su deuda el 1 de septiembre al cumplir con 3 meses de plazo,. Pero posteriormente a esa fecha se comprueba que la letra firmada por el cliente es incobrable. Se realiza entonces un asiento de ajuste: Folio 68 19

94 79

Contabilización Libro Diario --------------- 1 ---------------Provisiones del Ejercicio 684 Cuentas Incobrables Prov. Para Ctas de cobranza dudosa 192 Clientes 31/12 Letra 104789 de Juan Linares --------------- 2 ---------------Gastos Administrativos Cargas imputables a Ctas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones.

DEBE

HABER 1666.00

1666 1666.00 1666 1666.00

1666.00

Al ser provisionada la letra, se acepta el castigo de cuentas incobrables una vez agotadas las acciones legales. Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------19 Provisiones para cuentas de cobranza 1666.00 dudosa 1666 192 Clientes 1666.00 12 Clientes 1666 Letras por cobrar 31/12 Por el castigo de la letra 104789 Ajuste por desvalorización de existencias: Cuando una empresa al realizar los inventarios de existencias comprueba que existen productos obsoletos, faltantes o deteriorados por otras circunstancias, debe realizar un asiento de ajuste para corregir el valor de las existencias. Ejercicio práctico: La Empresa Los Andes S.A. el 31 de diciembre realiza un inventario de su mercadería y comprueba que existen 5 licuadoras deterioradas no aptas para la venta. El costo de cada una de ellas es de 200 soles. El asiento de ajuste sería: (5 x S/. 220 = 1 100)

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--------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio 685 Desvalorización de Existencias 19 Provisión para desvaloriz. de existencias 291 Licuadoras 31/12

Por el monto existencias.

desvalorizado

1100.00 1100 1100.00 de 1100

--------------- 2 ---------------Gastos Administrativos Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones. --------------- 3 ---------------29 Provisión para desvalorización de existencias 20 291 Licuadoras Mercaderías 201 Licuadoras 31/12 Castigo de existencias deterioradas. 94 79

1100.00

1100.00 1100.00

Ajuste por fluctuación de valores: Cuando una empresa compra valores (acciones) corre el riesgo de perder o ganar por acción de la oferta y demanda. Al perder se registra la pérdida mediante un asiento de ajuste. Ejercicio Práctico: La empresa Flores S.A. compra acciones por un valor de 2,000 soles, después de un tiempo su cotización en bolsa esta en 1800 soles registrándose una pérdida de 200. El asiento sería: En este caso la provisión se transfiere al gasto registrándose en el Balance General el nuevo valor de las cuentas 31 valores. Valor de las acciones 2 000 (-) Provisiones ( 200) Valor en libros 1 800 Folio

Contabilización Libro Diario --------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio 683 Fluctuación de valores 31 A Valores 319 Provisión para fluctuación de valores 31/12 Para registrar la pérdida de valor de las acciones

94 79

--------------- X ---------------Gastos Administrativos A Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones.

DEBE

HABER 200.00

200 200.00 200 200.00

200.00

Ajuste por cargas diferidas: Toda empresa a veces realiza pagos adelantados que posteriormente deben convertirse en gasto, tales como: cancelación de una póliza de seguros, alquileres pagados por adelantado, adelanto de remuneraciones, etc. Normalmente estas operaciones se irán devengando mensualmente durante el periodo de cobertura. Ejercicio Práctico: Una empresa comercial asegura su mercadería contra todo riesgo ante la Compañía de Seguros El Sol por 1200 soles anuales. El importe total se paga por adelantado en efectivo según póliza de seguro 103799. Dicho contrato entra en vigencia a partir del 1 de Octubre. El Asiente por la provisión del seguro pagado por adelantado sería:

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Folio

Contabilización Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------38 Cargas diferidas 1200.00 1200 382 Seguros pagados por adelantado 40 Tributos por pagar 228.00 228 4011 IGV 46 A Cuentas por pagar diversas 1428 469 Otras cuentas por pagar diversas 1/10 Por la provisión del seguro pagado por

1428.00

anticipado

--------------- 2 ---------------Cuentas por pagar diversas 1428 10 469 Otras cuentas por pagar diversas A Caja y Bancos 1428 101 Caja 1/10 Por la cancelación de la póliza de seguros. 46

1428.00 1428.00

El asiento de ajuste correspondiente a los meses de Oct, Nov, y Dic., sería de acuerdo al siguiente cálculo: 1 200 ÷ 12 meses x 3 = 300 Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------65 Cargas diversas de gestión 300.00 300 654 Seguros 300.00 38 A Cargas diferidos 300 382 Seguros pagados por anticipado 31/12 Por los seguros pagados por anticipado. 94 --------------- 2 ---------------300.00 300.00 79 Gastos Administrativos A Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Por Transferencia de Provisiones. Ajuste por Amortización: Los activos intangibles o inmateriales son por lo general activos de larga vida. Los intangibles se centralizan como un activo fijo y se amortizan a lo largo de su vida útil por la pérdida de valor de los mismos. El ajuste se aplica a los activos intangibles (llámese: patentes, marcas, derechos de llaves, etc.) cuyos gastos deben ser explotados en varios años hasta un máximo de 10. Ejercicio Práctico: La empresa El Sol S.A. realiza proyectos de investigación para ampliar su oferta productiva en el mercado, gastando 10,000 soles. Se contabiliza el asiento por el gasto: Folio

Contabilización Libro Diario DEBE HABER --------------- 1 ---------------34 Intangibles 10000.00 343 Gastos de investigación 10000 10000.00 10 A Caja y Bancos 101 Caja 10000 1/10 Por el pago que ocasiona el proyecto de investigación.

El asiento de ajuste por la amortización durante el primer año sería de acuerdo al siguiente cálculo: 10% de 10,000 = 1,000 Folio

Contabilización Libro Diario --------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio Pág. 44

DEBE

HABER

1000.00 Contabilidad General

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682 Amortización de intangibles 39 Depreciación y Amortiz. Acumulada 394 Amortización de Intangibles. 31/12 Por la amortización de intangibles. --------------- 2 ---------------94 Gastos Administrativos 79 Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones. --------------- 3 ---------------39 Depreciación y Amortización Acumulada 394 Amortización de Intangibles. 34 Intangibles 343 Gastos de Investigación 31/12 Por la amortización de intangibles seg. cálculo.

1000 200.00 1000 1000.00

1000

1000.00

1000.00 1000.00

1000

Ajuste por Beneficios Sociales: El beneficio social constituye el derecho que le corresponde a los trabajadores de acuerdo a las normas laborales vigentes. Generalmente son aquellos pagos adicionales que obtiene el trabajador por su valor remunerativo. Se califica como benéfico social los pagos efectuados al trabajador por: 1. Compensación por Tiempo de Servicios CTS 2. Indemnización por despido arbitrario 3. Pago por vacaciones truncas Ejercicio Práctico: Un empleado labora desde 1 de enero ganando S/.1200.00 mensuales. Realice asientos de ajuste de la CTS por los meses de Noviembre y Diciembre. Es importante señalar que los pagos de la CTS se realizan 2 veces al año en Mayo y Noviembre correspondiente en cada caso a un semestre, por lo tanto es necesario provisionar lo de Noviembre y Diciembre por los pagos que se deben efectuar el próximo año junto a los meses de Enero, Febrero, Marzo y Abril. Para ello se ajusta la provisión de Noviembre y Diciembre en base al cálculo siguiente: Sueldo Básico 1/6 de la última gratificación Total Contabilización --------------- 1 ---------------68 Provisiones del Ejercicio 686 Compensación por Tiempo de 47 Servicios Beneficios Sociales de los trabajadores 471 Compensación por tiempo de servicios 94 31/12 Provisión de la CTS meses de Nov. Y Dic. 79 --------------- 2 ---------------Gastos Administrativos Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Por Transferencia de Provisiones.

1 200 200 1 400 ÷ 12 x 2 = 233

Folio

DEBE

HABER

233.00 233 233.00 233 233.00

233.00

Ajuste por las Ganancias Diferidas: Se debe realizar este asiento por las ganancias diferidas o adelantadas, con el fin de que se refleje un saldo verdadero en el Balance General, ya que si no se regulariza esta operación, la empresa está sujeta a cumplir con la obligación. Ejercicio Práctico: El día 1 de Octubre se vende mercaderías por 1200 más IGV. Se cobra una inicial de 216 soles, por el saldo firma 12 letras. El costo de la mercadería vendida es de 660 soles. Contabilidad General

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Folio

Contabilización por la Venta --------------- 1 ----------------

DEBE

HABER

12 Clientes 1428.00 216 121 Facturas por cobrar 1212 123 Letras por cobrar 40 Tributos por pagar 228.00 401 Gobierno central 228 4011 IGV 49 Ganancias Diferidas 900.00 900 491 Ventas diferidas 70 Ventas 300.00 300 701 Mercaderías 1/10 Por las ventas diferidas --------------- 2 ---------------69 Costo de Ventas 165.00 691 Mercaderías 49 Ganancias Diferidas 495.00 492 Costos Diferidos 20 Mercaderías 660.00 1/05 Por el costo diferido Nota: Los S/. 300.00 de la 70 Ventas corresponde a los 3 meses (Oct., Nov., Dic.) ASIENTOS DE REGULARIZACION: Se denomina así a aquellos asientos de diario en donde se registran las cuentas que dieron utilidad o pérdida en base a las cuentas denominadas “saldo intermediarios de gestión”. Las empresas comerciales, de servicios e industriales para su regularización determinarán: el margen comercial, valor agregado, excedente bruto de explotación, resultados antes de participaciones e impuestos, resultado del ejercicio y finalmente la transferencia del resultado neto a la cuenta 59 “ Resultados Acumulados”. Los asientos de regularización se registran después de la Hoja de Trabajo. Existen 3 métodos para registrar los asientos de regularización en el Libro Diario: ➥ Método A utilizando las cuentas 80 a 89 ➥ Método B utilizando la cuenta 87 ➥ Método C utilizando la cuenta 89 El primer método es el más usual, tal como se presenta en el siguiente cuadro ordenado en base al Plan Contable General Revisado, según lo expuesto por José Calderón M., en su libro Contabilidad General Básico I.

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ASIENTOS DE REGULARIZACION CONCEPTO

EMPRESAS

EMPRESAS INDUSTRIALES

COMERCIALES Traslado del Inventario

Productos en proceso

final de productos en

Producción

proceso

Almacenada

X X

desalmacenada) 713 Variación de productos en proceso

Cancelación cuenta

la 61

para

611 Mercaderías

determinar la variación 69 de

existencias

mercaderías

Variación de existencias

711 69

cuentas de la clase 9 y

Margen Comercial • Transferencia saldo

• Transferencia saldo

X de

productos X

Costo de Ventas

Cargas

imputables

a X

cuentas de costos.

Cargas imputables a cuentas X

de costos.

Gastos de Administración

Costo de Producción

Gast6s de Ventas

Gastos de Administración

Gastos Financieros

Gast6s de Ventas

Ventas

701 Ventas

del la 80 80

divisionaria 701

Variación

692 Productos terminados

las 79

cuenta 79

terminados

691 Mercaderías

productos terminados. de

almacenada

desalmacenada) X

Costo de Ventas

Cancelación

Producción

del 60

Margen Comercial X

Margen Comercial

Compras 601 Mercaderías

las

609 Gastos vinculados con

divisionarias 601, 609

las compras

y 611. 61

Variación

de X

existencias(1)

611 Mercaderías 74 Producción

del 72

Ejercicio

Valor de la producción

Descuentos Concedidos Producción Inmovilizada * Producción Ejercicio*

del

70 X

Ventas 702 Productos terminados

del periodo que se ha

Producción

almacenada

desalmacenada) (2)

X X

vendido, almacenado o

Producción Inmovilizada

inmovilizado.

Producción del ejercicio

X X

(1) De acuerdo al saldo que registra antes del cierre se pude cargar o abonar contra la cuenta 69 (2) Igualmente, se puede cargar o abonar contra la cuenta 81 * Se utiliza excepcionalmente, cuando la empresa realiza trabajos para si misma, a efectos de incluirlos como parte del patrimonio.

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CONCEPTO

EMPRESAS

EMPRESAS INDUSTRIALES

COMERCIALES 80 Valor Agregado • Transferencia del 81 margen comercial y 82 producción del ejercicio. • Transferencia de los saldos de la cuenta 60 (excepto 601) y saldos deudores de las cuentas 61 y 63.

82 60 61 63

Margen Comercial Producción del Ejercicio Valor Agregado

X X

Variación de existencias Valor agregado

Excedente (o 82 insuficiencia) bruto 83 de explotación • Transferencia del valor agregado 83

X Valor Agregado Excedente (o insuficiencia) bruta de explotación

• Transferencia de los 62 saldos de las cuentas 64 62 y 64 Resultado de 83 Explotación • Transferencia del 84 Excedente bruto de explotación (1) 84 • Transferencia de los 65 saldos de las cuentas 68 65 y 68 73 • Transferencia de los saldos delas cuentas 75 73, 75, 78 78 84 Resultado antes de 84 participaciones e 85 impuestos • Transferencia del resultado de 76 explotación (1) 77 • Transferencia de los 85 saldos de las cuentas 76 y 77

• Transferencias de los saldos de las cuentas 66 67 66 y 67 Resultado del 85 Ejercicio • Transferencia del 89 resultado antes de participaciones e impuestos (1)

Ingresos excepcionales Ingresos financieros Resultados antes de participaciones e impuestos Resultado antes de participaciones e impuestos Cargas excepcionales Cargas financieras Resultado antes de participaciones e impuestos Resultado del ejercicio

X X X

82 60 61 63

X Valor Agregado Compras Variación de Existencias Servicios prestados por terceros

61 82

Variación de Existencias Valor Agregado

82 83

Valor Agregado Excedente insuficiencia) explotación

61 • Transferencia de los 82 saldos acreedores de la cuenta 61

Excedente (o insuficiencia) bruta de explotación Cargas de Personal Tributos Excedente (o insuficiencia) bruta de explotación Resultado de explotación Resultado de explotación Cargas diversas de gestión Provisiones del Ejercicio Descuentos, rebajas y bonificaciones obtenidos Ingresos diversos Cargas cubiertas por provisiones Resultado de explotación Resultado de explotación Resultado antes de participaciones e impuestos

Producción del ejercicio Valor agregado

X Valor Agregado Compras Variación de Existencias Servicios Prestados por terceros

81 82

83 X X

62 64 83

X X

X bruto

(o de

Excedente (o insuficiencia X bruta de explotación Cargas de personal Tributos

X X

Excedente (o insuficiencia X bruta de explotación Resultado de Explotación

84 65 68

X Resultado de Explotación Cargas diversas de gestión Provisiones del Ejercicio

X X

75 78 84

Descuentos rebajas y X bonificaciones obtenidos X Ingresos diversos Cargas cubiertas por X provisiones Resultado de explotación

X X

X X X

X X

84 85

Resultado de explotación Resultado antes participaciones impuestos

76 77 85

X Ingresos Excepcionales X Ingresos Financieros Resultado antes de participaciones de impuestos Resultado antes de X participaciones e impuestos Cargas excepcionales Cargas financieras

X X

Resultado antes de X participaciones e impuestos Resultado del ejercicio

X X

85 X X

66 67 85

X de e

(1) En caso de resultado negativo, el asiento se registra en forma inversa.

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CONCEPTO

EMPRESAS

EMPRESAS INDUSTRIALES

COMERCIALES al 89

Resultado del ejercicio

resultado del ejercicio 88

Impuesto a la renta

Afectación de

89 X

distribución

Resultado del ejercicio

Distribución legal de la renta neta

legal de la renta y del

861 Particip. De trabajadores

impuesto a la renta:

862

Particip.

Comunidad

Laboral 863

Particp.

Patrim.

trabajadores 864 Investigación científica y X

tecnológica. Impuesto a la renta Cuentas

pagar 88

por

derivadas

Impuesto a la renta

la 40

86 X

Tributos por pagar

4017 Impuesto a la renta

distribución legal e la

Distribución legal de la renta X neta

renta y del impuesto a

Impuesto a la renta

Tributos por pagar 4017 Impuesto a la renta

a renta:

403 Contrib. a Inst. Publicas 41

Remuneraciones

participaciones

por

pagar 46

413 Participaciones por pagar Cuentas

por

pagar X

diversas 468 Comunidades laborales Accionariado Laboral 559

Acciones

laborales

por

emitir Cálculo de la reserva 89

Resultado del ejercicio

legal y transferencia 58

Reservas

582 Reserva Legal

del resultado neto del ejercicio a la cuenta 59

Utilidades

Resultados Acumulados 591

Acumulados 591

Reservas 582 Reserva Legal

Resultados

59:

Resultados del ejercicio

Utilidades

distribuidas

distribuidas Transferencia del resultado neto del ejercicio a la cuenta 59 cuando es pérdida.

Resultados Acumulados

Pérdidas acumuladas 89

Resultado

Resultados acumulados 592 Pérdidas acumuladas

del

Resultado del Ejercicio

Inmuebles

Ejercicio Revaluación

los 33

bienes del activo dijo.

Inmuebles maquinaria y X equipo

Depreciación

amortización 58

y X

Depreciación

amortización acumulada

X X

Excedente e revaluación.

acumulada. Excedente

maquinaria

equipo

revaluación

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ASIENTO DE CIERRE: Es el último asiento que se registra en todo ejercicio contable. Aquí las cuentas que conforman el balance de situación deben quedar saldadas y cerradas, “ello se consigue después de haber transferido el resultado neto de la cuenta 59 “Resultados acumulados”, mediante un asiento previo al que hemos descrito como de regularización. Finalmente al llegar al asiento que nos ocupa, cargamos las cuentas de inventarios que tienen saldo acreedor y abonamos las cuentas que tienen saldo acreedor.6 Como resultado final la cuenta 59 será parte del activo o pasivo según la pérdida o ganancia que hubo respectivamente. ASIENTO DE REAPERTURA Es el registro que se realiza en el Libro Diario al reiniciar las operaciones mercantiles de un negocio. Se reinvierte el asiento de cierre, las cuentas cargadas deben ser abonadas y a las cuentas abonadas deben ser cargadas. Este asiento tiene el mismo tratamiento técnico que el asiento de apertura o inicial. ASIENTOS DE CORRECCION En el registro de los asiento no puede existir agregados, enmendaduras, correcciones, etc. Todo ello se debe corregir mediante el registro de otro asiento justo en el momento que se descubre el error, por ello es importante dar una explicación en la glosa indicando el motivo y la fecha de la emisión. Entre los casos de errores más frecuentes tenemos: Sustitución de una cuenta por otra: Se realiza un contra asiento para anular la cuenta equivocada o incorrecta Registrar un cargo por un abono y viceversa Se realiza un contra asiento para anular el asiento equivocado o incorrecto Registrar un cifra o importe por otra: ➥ Cuando la cifra equivocada es mayor que la correcta ➥ Cuando la cifra equivocada es menor que la correcta TOTALIZACIÓN DE LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS DEL LIBRO Una vez terminado de registrar los folios, se deben sumar las columnas del debe y del Haber, para ello se coloca en el último renglón la palabra “VAN” que significa sigue. El registro del folio siguiente continua con la palabra “VIENEN” en el primer renglón que significa continua o viene del folio x. Las sumas del Debe y Haber del Libro Diario deben ser comparadas con las sumas del Debe y Haber del libro Mayor, cuyos saldos deben ser equivalentes; de esta forma, la equiparación nos permitirá comprobar si las cuentas fueron registradas correctamente o no.

“Contabilidad General Básica”, José Calderón M. Lima, 1989, 1ra Edición, pág. 106 Pág. 50

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3. LIBRO MAYOR Es un libro principal y obligatorio, de foliación doble, que sirve como depositario de todos los valores registrados en el Libro Diario. Registra las cuentas deudoras y acreedoras que provienen del Libro Diario, considerándose de esta forma como un clasificador de cuentas que a manera de fichero anota por separado, en forma cronológica y ordenada todos los valores que representan los movimientos de cada cuenta. Las operaciones mercantiles registradas diariamente en el Libro Diario son trasladadas al Libro Mayor y en él se refleja las cuentas individualmente con independencia unas de otras; de esta forma nos da a conocer las diversas posiciones que adopta cada cuenta en virtud de las operaciones realizadas. No puede efectuarse anotación alguna en este libro si previamente no se ha realizado un asiento en el Libro Diario. Es un libro intermedio entre el Libro Diario y el Balance de Comprobación. SITUACIÓN LEGAL: Según el Código de Comercio en su Artículo 39º establece que las cuentas de cada objeto o persona en particular se registrarán en el Debe y Haber del Libro Mayor, por consiguiente las cuentas del libro diario se trasladarán por orden riguroso de fechas a cada una de las cuentas del libro mayor. Por lo tanto diremos que este libro tiene una función básica: “recopilar sistemáticamente las operaciones inscritas anteriormente en el Libro Diario”. 7 Su obligatoriedad se establece en el Artículo 65º del D.L. 774 del Impuesto a la Renta: “toda persona jurídica” está obligada a llevar contabilidad completa así como todas aquellas personas naturales cuyos ingresos brutos anuales superen las 100 UIT. Este libro se debe legalizar ante un Juez de Paz Letrado o un Notario Público, puede ser utilizado empastado o en hojas sueltas según el requerimiento de la empresa. RAYADO DEL LIBRO MAYOR: El libro mayor adopta varias formas de rayado siendo los más conocidos, el rayado de saldos y el rayado corriente. Veamos sus modelos: a. Rayado de Saldos: Es de foliación simple, generalmente se le utiliza en los sistemas mecanizados, mediante hojas sueltas, posteriormente son empastados. CODIGO FECHA DIA MES

NOMBRE DE LA CUENTA DETALLE

DEBE

HABER

SALDOS DEUDOR ACREEDOR

b. Rayado Corriente: Es el más usual, está representado por una letra T. En la línea horizontal superior se anota el nombre de la cuenta. El lado izquierdo representa al Debe y el lado derecho al Haber. Por situaciones metodológicas emplearemos este modelo para el conocimiento de la mayorización práctica. (A) 3 Debe (B) Código y nombre de la cuenta (B) Haber 3

A. B. C. D. 7

Fec ha

Concepto

Folio del Diario

Sub Total

Total

Fecha

Concepto

Folio del Diario

Sub Total

Total

Se anota el nombre de la cuenta, de acuerdo al Plan Contable General Revisado. Representa el saldo deudor o acreedor de la cuenta respectiva. Se registra la fecha del asiento del diario Se anota el nombre o detalle de la contra cuenta

“Manual Práctico de Contabilidad”, Antonio Goznes. Ed. Océano, Barcelona, 1995, pág 87

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E. Representa el número del folio del libro diario F. Se registra los sub totales G. Se registra los totales TRASLADO DE LAS CUENTAS DEL DIARIO AL MAYOR: El “pase” de las anotaciones registradas en el Libro Diario al Libro Mayor es considerado como una tarea de transcripción. Las cuentas que se encuentran cargadas en el libro Diario deben trasladarse como cargo y transcribirse en el Debe del libro Mayor con el mismo importe, las cuentas que se encuentran abonadas en el libro Diario deben trasladarse como abono y transcribirse en el Haber del libro Mayor con el mismo importe, a ésta acción se le llama mayorización que es un procedimiento manual y técnico de Contabilidad cuyas anotaciones en el libro mayor se hacen en forma sucesiva, por lo tanto podríamos decir que: PASAR O TRASLADAR: Es el procedimiento de llevar los cargos y abonos que parecen en el libro Diario a las cuentas del Mayor. El pase o traslado de los asientos al Mayor se debe realizar en forma cronológica; técnicamente deben pasar los asientos en el mismo orden en que están anotados en el Libro Diario. CASOS DE MAYORIZACIÓN: Existen 3 casos fundamentales de mayorización: ➥ Mayorización de asientos simples. ➥ Mayorización de asientos compuestos ➥ Mayorización de asientos mixtos. Mayorización de Asientos Simples: Los asientos simples están compuestos por una cuenta deudora y una cuenta acreedora. El traslado de las cuentas del diario se registra de la siguiente forma: ➥ El importe de la cuenta deudora del libro diario pasará al debe del mayor, de igual forma se registra la fecha y la contracuenta (cuenta acreedora del diario) precedida de la letra “a” así como el No del folio del libro diario donde se registra el asiento. ➥ El importe de la cuenta acreedora del libro pasará al haber del mayor, de igual forma se registra la fecha y la contracuenta (cuenta deudora del diario) precedida de la palabra “por” así como el No del folio del libro diario donde se registró el asiento. ➥ A su vez en forma simultánea e coloca en la primera columna del asiento del libro diario el No del folio del libro mayor correspondiente a cada cuenta registrada previamente. Mayorización de Asientos Compuestos: La mayorización de estas cuentas se refiere a los asientos que tienen dos o más cuentas deudoras y dos o más cuentas acreedoras. Responde a la fórmula “Varios a Varios”. Las cuentas del diario se mayorizan de la siguiente forma: Se apertura las cuentas del libro diario en el libro mayor El importe de la primera cuenta deudora del diario pasará al debe de la cuenta respectiva del libro mayor, así como la fecha, el folio y las contracuentas (cuentas acreedoras del libro diario) precedidas de las palabras “a Varios”, en vista de que las cuentas acreedoras son más de dos. La segunda cuenta deudora del diario se registrará en el libro mayor siguiendo el mismo procedimiento que la primera cuenta deudora. El importe de la primera cuenta acreedora del diario se registrará en el haber de la cuenta respectiva del libro mayor, de igual forma la fecha, el folio y las constracuentas (Cuentas deudoras del libro diario) precedidas de las palabras “Por varios” en vista de que las cuentas deudoras son mas de dos. La segunda cuenta acreedora del diario se mayorizará tan igual que la primera cuenta acreedora. Se registrará en cada cuenta del asiento del diario el folio respectivo del libro mayor correspondiente a cada cuenta.

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Mayorización de Asientos Mixtos: La mayorización de estas cuentas se refieren al registro de dos o más cuentas deudoras y una cuenta acreedora o viceversa. Están sujetas a la fórmula “tal a varios” o “varios a tal”. El procedimiento para el traslado de las cuentas del diario al mayor es el mismo que los tratados en la mayorización de los asientos simples y compuestos. EL SALDO DE LAS CUENTAS DEL LIBRO MAYOR: El saldo de una cuenta en el libro mayor está dada por la diferencia entre la suma de los importes del Debe y Haber. Cuando las sumas del debe son mayores que las del haber se dice que el saldo es deudor, si las sumas del haber son mayores que las sumas del debe se dice que el saldo es acreedor. Si ambos sumas son iguales se dice que la cuenta está saldada. CIERRE DE LAS CUENTAS DEL MAYOR: Es importante especificar que no es lo mismo decir que una cuenta está saldada que una cuenta cerrada. Una cuenta saldada presenta un saldo igual a cero pero continua abierta es decir que es posibles seguir anotando nueva partidas. Sin embargo en una cuenta cerrada una no puede anotarse más partidas a menos que se proceda a la reapertura de dicha cuenta. Para cerrar una cuenta es importante tomar como referencia la mayorización de los asientos de regularización y cierre del libro diario, así de esta forma las cuentas quedarán cerradas en ambos lados, ya sea los importes del debe y del haber. Si una de las partes resulta menor, para igualarla a la otra parte se registra el saldo, colocando las palabras “A varios” o “Por varios” según sea el caso. TRASLADO DE UN FOLIO A OTRO: Si una de las partes de la cuenta se termina y no existe un espacio más los siguientes registros en necesario pasar el resultado acumulado a otro folio del libro mayor, para ello se suma el lado de la cuenta que se culminó poniéndole luego a su costado la palabra “Van al folio No ..”. De igual forma en el otro lado debe trazarse una línea diagonal trasladando el importe total al folio correspondiente. REAPERTURA DE LAS CUENTAS DEL MAYOR: Una vez finalizado el ejercicio económico de un determinado periodo se procede a abrir o reaperturar la cuenta en el siguiente periodo para ello se procederá a redactar un asiento de apertura en el libro diario colocando el saldo en el debe o haber según corresponda. Posteriormente se registrará en el libro mayor siguiendo las siguientes normas. ➥ Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue deudor registrado en el haber, para el siguiente periodo dicho importe se asentará en el debe colocando a un costado la palabra “saldo”. ➥ Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue acreedor registrado en el debe, para el siguiente periodo dicho importe se asentará en el haber colocando a un costado la palabra “saldo”. ERRORES EN EL LIBRO MAYOR: Los errores que se presentan al registrar una cuenta deben ser corregidos en el momento sin realizar enmendaduras ni borrones para ello se siguen reglas que enmiende el error, veamos: ➥ Cuando una cantidad es mayor o menor que la real, se debe anular el registro incorrecto encerrando la cifra en un paréntesis con tinta roja, tomando en cuenta dicho importe para el resultado final. ➥ Cuando se abona una cuenta en vez de cargarse o viceversa, se rectifica el error anulándolo con paréntesis,. Se anula el valor registrado en el haber con paréntesis asentando luego correctamente el mismo valor en el debe o viceversa.

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LA CUENTA T : Es un mecanismo que permite determinar saldo en forma rápida, consiste en registrar sólo el importe sea este cargo o abono. De esta forma se puede conocer inmediatamente el resultado económico y financiero de la empresa. INDICE DEL MAYOR: Consiste en que los títulos de las cuentas se distribuyan en forma alfabética, expresando el número del folio que cada una de ellas ocupa. Tiene como objeto encontrar fácilmente cada cuenta en el Mayor. 4. LIBRO CAJA De acuerdo al Código de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliación doble. Según las disposiciones legales vigentes. Tiene por objeto registrar las operaciones que significan movimiento de dinero en efectivo, cheques o valores representativos de dinero. En otras palabras se registran los ingresos y egresos que la empresa realiza en forma diaria y cronológica como consecuencia de sus variadas y múltiples operaciones mercantiles que realiza. Algunos autores le llaman también “LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS” IMPORTANCIA: Porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la empresa, llámese dinero en efectivo, cheques representativos de valor, para luego determinar su saldo disponible. ASPECTO LEGAL: De acuerdo al Artículo 65º de la ley del impuesto a la renta están obligadas a llevar este libro todas las personas jurídicas para efectos del impuesto a la renta así como las personas naturales cuyos ingresos brutos anuales sobrepasan las 100 UIT. Debe ser legalizado ante el Juez de Paz Letrado o ante un Notario Público para que tenga los efectos que la ley le confiere. RAYADO Y FOLIACION Cada empresa adecuada el Libro Caja de acuerdo a sus propias características. La foliación del libro Caja es doble, así 2 - 2, 3 - 3, 4 - 4, etc. Cada fin de mes de cierra y se centraliza en el Libro Diario. Sea cual fuere las clases de libro caja este consta de 2 partes: Debe y Haber. Haber Debe Parte Izquierda Parte Derecha Ingreso Egresos Cada una de estas partes consta de columnas especiales donde se anotarán las fechas, cuentas que intervienen, valores o importes, etc. EL REGISTRO EN EL LIBRO CAJA: El registro contable llamado también “asiento” está conformado por los ingresos y egresos que originaron tal acción, los cuales estarán representadas en sus respectivas cuentas y sub cuentas según sea el caso. Todos los registros contables deben estar sustentados por los documentos enumerados, tales como: facturas, letras, pagarés, boletas de pago, remuneraciones, depósitos bancarios, etc. CLASES: La clasificación responde según sea el rayado del libro caja, así como tenemos: a. Caja Italiana b. Caja Americana c. Caja Bancos

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a. CAJA ITALIANA: Considerada como de Registro Simple. Es utilizada generalmente por las empresas pequeñas porque su preparación es simple y fácil. 1. Rayado: Es parecido a libro Diario solo que su aplicación es diferente. El modo es el siguiente: 2 DEBE A HABER 2 B C D E F G B C D E F

2. Registro: a. Se escribe el título o encabezado (Caja mes de ... del 200..) b. Fecha en que se realiza la operación. c. Código y sub código de las cuentas que representan ingreso o egreso d. Título de las cuentas que se debitan o acreditan y el detalle de la operación. e. Número del documento o folio del mayor, algunos la consideran como columna falsa. f. Se registra el importe parcial de las operaciones g. Se registra el saldo inicial y final de las operaciones realizadas mensualmente. Las operaciones registradas en el libro caja están sujetas a una serie de modalidades entre las principales tenemos: 3. Resumen de Caja: Consiste en que al final de cada mes (puede ser semanal o quincenal) debe ser cerrado, para ello se suman las cantidades del DEBE y HABER estableciéndose así el saldo para el próximo mes el cual debe ser registrado en la columna del Haber, de esta forma ambas columnas resultaran iguales las que se colocaran a la misma altura. 4. Reapertura de Caja: Una vez efectuado el cierre, al día siguiente se procede a efectuar la reapertura de Caja colocando en el DEBE el saldo que quedó del mes anterior. Es necesario precisar que aparte del libro caja existe un fondo de caja chica el cual permite registrar en él todos los gastos menudos o pequeños como la compra de escobas, detergentes, útiles de escritorio, movilidad, etc. La modalidad consiste en que el encargado del fondo de caja chica recibida de tesorería una cantidad de dinero para la realización de dichos gastos, una vez agotado el mismo, volverá a solicitar una suma igual o menor o mayor que la anterior, previa entrega de los gastos realizados anteriormente, sustentados con documentos permitidos por ley. Dichas operaciones mercantiles posteriormente serán registradas en forma conjunta en el Libro Caja. Una vez determinados los asientos de ingresos y egresos se centralizarán en el libro diario. Las cuentas de cargo se registrarán en las columnas del debe y las cuentas del abono en la columna del Haber, resultando de esta forma un asiento compuesto. CAJA AMERICANA: Llamada también Caja Tabular. En este libro se registran las operaciones que significan entrada o salida de dinero, cheques u otros documentos valorados. La caja americana o tabular es más utilizada que la caja italiana. 1. Rayado: Su rayado es de forma columnar, dividiéndose en dos partes: una para el registro de las cuentas en el DEBE y la otra para el registro de las cuentas en el HABER tal como se observa en el siguiente modelo:

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CAJA TABULAR AMERICANA DEBE VARIOS Cta

Importe

HABER Docu Cuenta Cuenta mento

Fec ha

Sub Cuenta

Concepto

Sub Cuenta

Cuenta

VARIOS Cta

Importe

Como se ve, el modelo de la Caja Tabular es diferente de la Caja Italiana, la Caja Americana utiliza una columna para cada cuenta, sea esta de ingresos o egresos, así como ciertas columna para el concepto o detalle, fecha de la operación, código de las sub cuentas y cuentas varias. En las columna del Debe se anotará todas las cuentas cargadas y en las columnas del Haber las cuentas abonadas.

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