Governança Comum e Estrutura de Gestão Junho de 2017
Histórico Na maioria dos países, ChildFund International opera e implementa seus programas através de filiais que fazem parte da entidade legal ChildFund International. No entanto, em quatro países, este não é o caso. Na Tailândia, Brasil, México e Índia (chamados Escritórios de Mobilização de Recursos, FROs), o ChildFund Internacional estabeleceu uma organização constituída localmente que tem seu próprio estatuto jurídico, independente e com quem o ChildFund International tem um acordo formal que regula as relações e implementação de programas. Entre 2011 e 2012, foi concluído um processo de consulta que envolveu líderes seniores do ChildFund International, Diretores de FROs, e seus respectivos Conselhos. O processo esclareceu um novo entendimento comum de FROs como entidades integradas voltadas para crianças, com programas e mobilização de recursos, que são governadas localmente e com uma visão de alcançar progressivamente qualidade de programa e sustentabilidade financeira, desenvolver relação especial e privilégios negociados com o ChildFund International, e possivelmente tornar-se um membro da Aliança no futuro. O modelo organizacional preferido que surgiu a partir da consulta é constituído pelos seguintes elementos: 1. Caminho negociado para a autonomia entre ChildFund Internacional e FRO; 2. Parceria engajada entre FRO e ChildFund Internacional; 3. Relação entre FROs e ChildFund Internacional baseada em princípios consistentes que determinam o momento de transição e refletem a singularidade de cada país; 4. Identificação mútua e partilha de riscos e responsabilidades; 5. Abertura para planos de investimento, com resultados mensuráveis claramente definidos; 6. Futura parceria corporativa (em nível organizacional); 7. Manutenção do apadrinhamento americano para facilitar / estabilizar o crescimento por um período negociado antes do reposicionamento/redistribuição pelo ChildFund International.
Escopo Esta estrutura descreve os aspectos críticos da relação entre ChildFund Brasil e ChildFund International. Especificamente, ela descreve os processos de governança e de gestão e os papéis e responsabilidade associados a elas no ChildFund Brasil e nos Escritórios Regional e Internacional do ChildFund. Atualmente, os papéis e as responsabilidades são definidos através de um Memorando de Entendimento assinado em 1981. Em 2013, a gestão do ChildFund Brasil, o Board e o ChildFund Internacional concordaram em desenvolver uma Governança Comum e Estrutura de Gestão que orientará a atualização e revisão do Memorando de Entendimento.
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O escopo desta estrutura é definir: -
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Papéis e responsabilidades dos órgãos de Governança do ChildFund Brasil e da Gestão de linha do ChildFund International na supervisão do programa e operações do ChildFund Brasil. Papéis e responsabilidades dos órgãos de Governança do ChildFund Brasil e da Gestão de linha do ChildFund International na supervisão do Diretor do ChildFund Brasil e sua equipe administrativa. Protocolos de comunicaçao e reporte entre o Diretor do ChildFund Brasil, Conselho de Administração, Presidente do Conselho e os Escritórios Regional e Internacional do ChildFund International – Matriz de Responsabilidades RACI (Responsável-Assinante-Consultado-Informado) – para processos chave em relação às diferentes áreas funcionais e atores envolvidos.
Intenção Principal e Resultados Principais Desde que o ChildFund International é o maior financiador e provedor de apoio administrativo ao ChildFund Brasil, a relação entre as duas entidades é definida pela Intenção Principal, Código de Conduta, regras e regulamentos e Princípios de Funcionamento que são aplicáveis à gestão de programas e operações dentro dos relacionamentos do ChildFund International, mas consistentes com as leis e regulamentos brasileiros.
Intenção Principal O ChildFund existe para: Ajudar crianças desprovidas, excluídas e vulneráveis a ter a capacidade de melhorar suas vidas e a oportunidade de se tornarem jovens adultos, pais e líderes que tragam uma mudança duradoura e positiva em suas comunidades. Promover sociedades cujos indivíduos e instituições participem na valorização, proteção e promoção do valor e direitos das crianças.
Resultados Principais O ChildFund se esforça para alcançar resultados como: -
Bebês saudáveis e seguros, crianças educadas e confiantes e jovens capacitados e participativos. Famílias e organizações locais articuladas em suas comunidades para promover o desenvolvimento e proteção das crianças. Um amplo quadro de apoiadores comprometidos com o bem-estar e os direitos das crianças.
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Governança e Processos de Gestão A fim de esclarecer as linhas de Governança, Gestão, Relacionamentos e Comunicação, identificamos a partir de uma perspectiva de negócios 3 processos de Governança (Governança, Planejamento, Gestão de riscos) e 5 processos de Gestão (Apadrinhamento, Programas, Mobilização de Recursos, Recursos Humanos, Finanças e Administração). Para cada um destes processos e seus respectivos sub-processos, desenvolvemos uma matriz de responsabilidades RACI para identificar atividadeschave, pontos de decisão e papéis/responsabilidades do Conselho local, a Gestão local (Diretor Nacional, Gerentes funcionais do Escritório Nacional), Gestão regional (Diretor Regional, Gerentes funcionais regionais) e Gestão do Escritório Internacional (Presidente-CEO, Vice-Presidente Executivo, Vice-Presidentes funcionais). Na matriz RACI, os papéis e responsabilidades são identificados como: R= Responsável. – Cargo trabalhando na atividade Quem está fazendo as coisas? Fazendo o trabalho associado à tarefa? É o dono do processo. A= Assinante. – Cargo com autoridade de sim/não Quem assina o produto associado à tarefa? Autoridade final de governança ou gestão. C= Consultado. – Cargo envolvido antes da decisão ou ação Quem precisa ser ativamente solicitado para input? O processo não deve seguir e nenhuma decisão final deve ser tomada sem que as opiniões destas pessoas sejam solicitadas e consideradas. I= Informado. – Cargo que precisa saber da decisão ou ação Quem precisa ser mantido informado do progresso do processo e resultado final, mas cuja opinião não é solicitada? Esta pessoa será impactada pelo processo e/ou tem de trabalhar com o resultado do mesmo. Os resultados da matriz RACI são apresentados nos anexos deste documento: -
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Anexo 1 - Visão geral de processos chave de governança e gestão Anexo 2 - Carta de relacionamento para compromisso: Descreve para cada processo e subprocesso o papel e responsabilidades em diferentes níveis (gestão do Escritório Nacional, board local, Escritório Regional, Escritório Internacional). A carta também inclui uma identificação das seções relevantes do atual Memorando de Entendimento e uma recomendação sobre sua eliminação, modificação ou continuação no novo Memorando de Entendimento. Anexo 3 – Quadro resumo RACI: Fornece a identificação da responsabilidade RACI para cada nível. Anexo 4 – Políticas e Procedimentos globais do ChildFund International: Neste, identificamos as políticas e procedimentos globais relevantes em reação a cada um dos processos e subprocessos de governança e gestão.
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GOVERNANÇA O Brasil implementou um modelo de Governança Voluntária composto pela Assembleia Geral, Conselho de Administração e Conselhos Consultivos. Em nível da gestão, o ChildFund Brasil tem um modelo de Governança de Gestão, composto principalmente pela Equipe Executiva Nacional (NET) formada pelo Diretor Nacional e Gerentes seniores, que se reúnem uma vez por mês para discutir, analisar e receber atualizações sobre as metas, objetivos e prioridades no Plano Operacional anual. Eles asseguram que o Plano Anual está sendo seguido e avaliam os riscos e oportunidades através da análise de um painel consolidado com 70 indicadores-chave de desempenho. Para garantir ainda mais a eficiência e transparência organizacional, o comitê NET recebe apoio de vários comitês do staff. Participação Mútua em Governança e funções administrativas estratégicas: ChildFund Brasil e ChildFund International estabelecerão participação mútua nos seus processos de governança: -
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ChildFund International aceitará um membro do board do ChildFund Brasil no seu board internacional1. ChildFund Brasil aceitará um representante do ChildFund International como membro de pleno direito de sua Assembleia Geral e observador durante suas reuniões do Conselho de Administração e Conselho Fiscal. ChildFund Brasil fornecerá cópias da agenda e Ata das reuniões da Assembleia Geral, Conselho de Administração e Conselho Fiscal em tempo oportuno. ChildFund Brasil é um membro de pleno direito da Equipe de Liderança das Américas através da participação de seu Diretor Nacional. O staff do ChildFund Brasil participará plenamente de relevantes fóruns regionais estabelecidos pelo ChildFund International. ChildFund International fornecerá cópias da agenda e Ata das reuniões da Equipe de Liderança das Américas ao Presidente do ChildFund Brasil em tempo oportuno. A governança e gestão do ChildFund Brasil respeitarão as políticas e procedimentos aplicáveis do ChildFund International nas áreas de financiamento de apadrinhamento de/através dos EEUU, marca, fundações e relações corporativas e procedimentos operacionais.
Responsabilidades do board local do ChildFund Brasil O ChildFund International se obriga a cumprir várias regras e regulamentos associados ao seu fluxo de financiamento e operações domésticas e internacionais. O ChildFund Brasil vai garantir que, através de seus órgãos de governança local, as seguintes responsabilidades sejam adequadamente assumidas: -
Garantir que a Intenção Principal, os Resultados Principais, Valores, Princípios Operacionais e Código de Conduta estejam guiando seus programas e operações.
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Isto está fora do escopo para tomada de decisão sobre esta estrutura, pois essa é uma decisão que é da responsabilidade do Board do ChildFund International. Common Governance and Management Framework Page | 4
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Supervisionar o desenvolvimento e monitoramento de uma Estratégia do País de 5 anos, Plano de Negócios e Estratégia de mobilização de recursos relacionada e monitorar regularmente a sua implementação. Em consulta com o Diretor Regional do ChildFund International, recrutar, supervisionar, completar o planejamento e avaliações de desempenho anuais, demitir e decidir sobre o nível de remuneração do Diretor Nacional. Conduzir uma Avaliação de Risco anual seguindo as diretrizes da Gestão Corporativa de Riscos do ChildFund, incumbindo o Diretor Nacional de desenvolver planos de mitigação de riscos e monitorar sua implementação. Endossar um Plano Operacional Anual e Orçamento de acordo com as diretrizes do ChildFund International e monitorar sua implementação. Assegurar que as políticas e procedimentos globais do ChildFund International sejam cumpridos, ao mesmo tempo assegurando que as políticas do ChildFund Brasil não contradigam ou transgridam as políticas globais do ChildFund International. Garantir que todas as exigências locais legais, fiscais e externas de relatórios sejam cumpridas. Selecionar, orientar, desenvolver e avaliar anualmente a Assembleia Geral, os Conselhos de Administração e Fiscal e seus membros.
Processos Governança
de Governança
O processo de governança concentra-se em: A. Desenvolvimento de Estatuto local: ChildFund Brasil aprovou o Estatuto local que define os papéis e responsabilidades legais dos órgãos de governança. De vez em quando, é necessário fazer uma revisão e atualização. B. Seleção de membros da governança local: Os órgãos de governança precisam selecionar seus membros e garantir uma rotatividade e diversidade adequadas nos cargos dos diretores. C. Desenvolvimento do Board: Os órgãos de governança locais devem avaliar anualmente o seu funcionamento e a eficácia e contribuição de cada um dos seus membros e ter planos de desenvolvimento em vigor em resposta aos achados destes. D. Recrutamento e demissão do Diretor Nacional: O Diretor Nacional é a pessoa chave responsável por todos os programas e operações no país. Para o seu recrutamento, é seguido um processo de análise de descrição de funções, definição de remuneração com base no mercado e considerações financeiras, definição do perfil desejado, publicação pública e ampla da oferta do cargo, pré-seleção, entrevistas e verificação de referências. A demissão é baseada em planejamento da sucessão ou lacunas de desempenho documentadas. E. Gestão do desempenho do Diretor Nacional: A gestão de desempenho do Diretor Nacional segue a orientação do sistema global de Planejamento de Desempenho e Avaliação (PPE), que inclui o planejamento de desempenho (concordando Áreas de Resultados Chave (KRAS) e padrões de desempenho), competências e metas de crescimento pessoal, Common Governance and Management Framework Page | 5
monitoramento do desempenho, avaliação intercalar, auto-avaliação 360, avaliação final e feedback do nível superior de gestão. F. Cartas Acordo dos Parceiros Locais: O ChildFund Brasil implementa seus programas em colaboração com parceiros locais que para este fim assinam Cartas Acordo com a organização. Os parceiros locais recebem financiamento por meio de transferências de subsídios do apadrinhamento internacional e subsídios através do apadrinhamento nacional. G. Gestão de Ativos: Refere-se ao controle adequado, guarda, seguro, manutenção e eliminação de todos os ativos da organização, incluindo veículos, prédios, equipamentos e arquivos. Temos de distinguir os bens adquiridos com verbas internacionais daqueles adquiridos com verbas locais. Também de acordo com a lei brasileira, os ativos adquiridos com verbas internacionais no passado passaram automaticamente para a organização local de acordo com a legislação recentemente adotada.
Planejamento O processo de planejamento em nível de governança tem 6 componentes: A. Estratégia Global: O ChildFund International desenvolve uma estratégia global de 5 anos que fornece o contexto para iniciativas globais, bem como a orientação para o desenvolvimento de planos estratégicos de cada escritório nacional e FRO. B. Plano Operacional Global Anual: O ChildFund International desenvolve um plano operacional anual que inclui o planejamento de iniciativas estratégicas-chave e fornece o contexto para planos operacionais e orçamentos anuais de cada escritório nacional e FRO. C. Documento Estratégico do País/CSP: O CSP define a estratégia de 5 anos de programas, à luz de uma análise de privação, exclusão e vulnerabilidade de crianças no Brasil e define o posicionamento estratégico do ChildFund nesse sentido. No documento estratégico, a organização define os seus objectivos estratégicos, principais programas a serem implementados, bem como considerações sobre áreas geográficas de intervenção, gestão estratégica da cota de apadrinhamento, relações com os parceiros locais e mobilização de recursos. O ChildFund Brasil formulou seu Documento Estratégico do País (Passiflora), que está alinhado com a estratégia global do ChildFund. D. Planos Estratégicos de Área/ASP: O ChildFund Brasil apoia suas organizações parceiras locais no desenvolvimento de Planos Estratégicos de Área que fornecem a estrutura de planejamento de 5 anos para os programas e projetos a serem implementados em áreas geográficas específicas do país.
E. Plano de Negócios/Business Plan: O Plano de Negócios se concentra na definição da estratégia de mobilização de recursos, considerando todas as fontes nacionais e internacionais. No plano, os custos de mobilização de recursos são estabelecidos, as necessidades de investimento são identificadas e as metas com relação à renda são acordadas. Atualmente, o ChildFund Brasil tem um Plano de Negócios, mas Common Governance and Management Framework Page | 6
que necessita de uma revisão para refletir a experiência e os resultados da mobilização de recursos nos últimos 1-2 anos. F. Plano Operacional Anual e Orçamento/AOPB: O Plano Operacional Anual e Orçamento é elaborado anualmente (seguindo o período do ano fiscal dos EEUU de julho a junho) e planeja todas as atividades a serem implementadas durante o ano e atribui o orçamento necessário. Estes recursos caem em 2 categorias: a. Fontes internacionais (subsídio de apadrinhamento para organização parceira, PEF/Partner Effectiveness Fund, grants internacionais, Working Fund). b. Receita do FRO (apadrinhamento, grants nacionais, serviços).
Gestão de Riscos O processo de governança da Gestão de Riscos consiste em: A. Gestão Corporativa de Riscos: A organização precisa avaliar regularmente e priorizar os riscos que afetam a organização, planejar ações para mitigação de riscos, implementar as ações e monitorar o impacto. O ChildFund desenvolveu o processo de Gestão Corporativa de Riscos e ferramentas para apoiar o mesmo. B. Revisão interna e investigações especiais do Escritório Internacional: O ChildFund international realiza auditorias regulares de suas filiais e FROs. As revisões são conduzidas por equipes internas e/ou firmas externas. Além disso, investigações especiais podem ser encarregadas de acompanhar queixas ou achados de auditorias locais. Planos de ação precisam ser desenvolvidos e implementados em resposta aos achados das auditorias e investigações. C. Auditoria externa do Escritório Nacional: A fim de cumprir as normas legais e fiscais locais, o ChildFund Brasil contrata uma auditoria externa anual de suas demonstrações financeiras. D. Auditorias dos Parceiros Locais: O ChildFund realiza auditorias periódicas das organizações parceiras em nível da comunidade que recebe subsídio para seus programas. Atualmente estas são conduzidas anualmente, mas em um futuro próximo, a frequência será com base no perfil de risco de cada organização parceira. As auditorias dos parceiros locais são realizadas por firmas externas. E. Desenvolvimento da Política: a. Políticas e Procedimentos Globais: O ChildFund Internacional adotou um conjunto abrangente de políticas e procedimentos globais. O ChildFund Brasil os cumpre, mas em alguns casos há a necessidade de adaptar as
políticas globais à estrutura jurídica local ou circunstâncias específicas. As políticas e procedimentos aplicáveis constam do anexo 3. b. Políticas Locais: Em alguns casos, o ChildFund Brasil precisa desenvolver políticas locais para áreas não cobertas pelas políticas e procedimentos Common Governance and Management Framework Page | 7
globais do ChildFund International em resposta à legislação local ou para mitigar os riscos locais específicos.
GESTÃO Processos Principais Programas A gestão de programas cobre: A. Cobertura de programas: Trata-se de determinar as áreas geográficas onde o ChildFund Brasil vai apoiar os programas, bem como as decisões relativas à eliminação de áreas e organizações parceiras. B. Gestão da parceria: Trata-se da seleção de parceiros locais, estabelecendo uma relação com eles através do desenvolvimento de Planos Estratégicos de Área, verificando seu cumprimento dos padrões da Carta Acordo e resolvendo qualquer problema que possa surgir na relação. Abrange também o desenvolvimento de uma rede de parceiros locais na direção estabelecida pela estratégia de parceiros locais do ChildFund International. C. Desenvolvimento de Qualidade de Programa: Relaciona-se com o desenvolvimento de modelos de programas de qualidade que respondam às circunstâncias locais e sejam coerentes com a estrutura conceitual de programas do ChildFund. Isto cobre: a. Abordagem de programa e teoria da mudança. b. Abordagem de estágio de vida e as teorias relacionadas de Mudança. c. Desenvolvimento e implementação de metodologias e ferramentas específicas de programas. D. Gestão de projetos: Relaciona-se com a implementação real e atividades de projeto pelos parceiros locais ou diretamente pelo ChildFund Brasil. E. M&E: Relaciona-se com o processo de coletar, analisar e tomar decisões sobre os indicadores relacionados com a prestação de contas, desempenho, resultados e impacto dos programas. F. Gestão do conhecimento: Relaciona-se com os processos para documentar programas e sistematizar os aprendizados para uso interno e publicação externa. G. Preparação para emergências e resposta: Refere-se aos processos para reduzir o impacto de emergências e desenvolver respostas adequadas às situações de emergência.
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Apadrinhamento Gestão de apadrinhamento se refere a todos os processos de apadrinhamento conforme definido pelos Manuais de Procedimento Operacional Padrão da Criança e guias do sistema operacional.
Mobilização de Recursos Com respeito à mobilização de recursos, diferenciamos os processos em relação a: A. Arrecadação de Fundos local: Abrange o desenvolvimento e implementação de uma estratégia de captação de fundos para atrair recursos para a implementação de programas. O ChildFund Brasil se concentra em três mercados chave: a. Indivíduos b. Corporações c. Organizações religiosas. B. Grants Internacionais: Abrange o desenvolvimento, financiamento e implementação de grants de fontes fora do Brasil, incluindo grants de doadores dos EEUU (governo dos EEUU, indivíduos, corporações, fundações), fundos globais, grants adquiridos através de membros do ChildFund Alliance e outros grants e contribuições.
Recursos Humanos Processos chave de RH incluem: A. Concepção da estrutura organizacional: Refere-se à concepção da mais otimizada estrutura organizacional de recursos humanos e sua revisão ocasional incluindo fusão ou eliminação de funções e cargos. B. Pessoal: Refere-se ao processo de ter pessoal da melhor qualidade para preencher os cargos, conforme definido na estrutura organizacional, bem como estratégias para melhorar a retenção de pessoal. C. Gestão de desempenho: Refere-se à gestão de desempenho de todos os funcionários (exceto o Diretor Nacional) seguindo os procedimentos do sistema global de Planejamento de Desempenho e Avaliação (PPE), que inclui o planejamento de desempenho (concordando Áreas de Resultados Chave (KRAS) e padrões de desempenho), competências e metas de crescimento pessoal, monitoramento do desempenho, avaliação intercalar, auto-avaliação 360, avaliação final e feedback do nível superior de gestão. D. Desenvolvimento de pessoal: Refere-se ao processo de contínua capacitação de pessoal para aumentar as suas capacidades a fim de que possam cumprir as suas responsabilidades atuais e futuras e crescer profissionalmente. E. Remuneração: Relaciona-se com o processo de definição de uma remuneração adequada, através do desenvolvimento e manutenção de uma escala de salários competitivos e do posicionamento de pessoal dentro destes. Também Common Governance and Management Framework Page | 9
se relaciona com o processo de garantia de uma administração precisa e atualizada de salário e benefícios.
Finanças e Administração Os processos chave de suporte em Finanças e Administração são: A. Monitoramento do orçamento: Refere-se ao acompanhamento dos níveis de despesas em relação ao orçamento aprovado para todas as fontes e fazer ajustes oportunos para evitar despesas acima ou abaixo. O monitoramento e controle do orçamento são feitos tanto em US dólares como em moeda local. B. Compras e inventário: Refere-se à aquisição de bens e serviços em que um processo competitivo de licitação é seguido para assegurar que a relação custobenefício seja obtida. Abrange também o adequado controle dos bens, uma vez recebidos. C. Contabilidade: Refere-se ao registo sistemático e abrangente de todas as transações financeiras e ao processo de resumir, analisar e relatar essas transações.
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