INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CLARA INÉS MUÑOZ SÁNCHEZ MIRYAN YANETH MOSTACILLA PEÑA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA POPAYÁN 2014
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CLARA INÉS MUÑOZ SÁNCHEZ MIRYAN YANETH MOSTACILLA PEÑA
TALLER
PROFESORA LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA.
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA POPAYÁN 2014
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4 TALLER GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................ 5 1. Defina qué es una unidad de Correspondencia y por qué se considera como parte integral de un programa de Gestión Documental ................................................................................................. 5 2. ¿Qué entidades deben establecer una unidad de correspondencia y para
qué? ..................... 5
3. ¿Cuando existan regionales de una entidad con cuántas unidades de correspondencia debe contar dicha entidad? ......................................................................................................................... 6 4. Establezca la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.................................. 6 5. ¿Cuáles son las clases de comunicaciones oficiales? ...................................................................... 6 6. ¿Qué es la ventanilla única y cuáles son sus funciones?................................................................. 6 7. Indague en una entidad que tenga unidad de correspondencia cómo fue la metodología para organizar dicha unidad. ....................................................................................................................... 7 8. Defina: Archivo electrónico, documento electrónico de archivo, documento original, documento público ............................................................................................................................. 9 9. Establezca la diferencia entre radicación de comunicaciones oficiales y registro de comunicaciones oficiales..................................................................................................................... 9 10. ¿Qué son firmas responsables en una entidad, en qué documento deben quedar establecidas? ..................................................................................................................................... 10 11. ¿Qué procedimientos deben tenerse en cuenta en la radicación de los documentos y en la numeración de actos administrativos? ............................................................................................. 10 12. ¿Cuáles son los controles que debe tener la unidad de correspondencia de una entidad para las comunicaciones internas y oficiales? .................................................................................. 11 14. Averigüe en dicha entidad el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo y despacho de correspondencia) y como clasifican, ordenan y archivan sus documentos. ............... 12 15. ¿Cuáles documentos no se reciben en una unidad de correspondencia? .................................. 23 17. Visite una unidad de correspondencia en una entidad y mediante un ejemplo práctico explique las funciones de dicha unidad. .......................................................................................................... 27 18. Indague cuáles son los formatos utilizados en la unidad de correspondencia ........................... 29 CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 30 CIBERGRAFÍA ..................................................................................................................................... 31
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como finalidad presentar una visión general sobre los procesos que se deben seguir para el manejo adecuado de la correspondencia en una organización, teniendo como base el acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 del Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas”.
En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 determina que las entidades deberán establecer la Unidad de Correspondencia, conforme a su estructura. Dicha unidad debe gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de esta manera los procedimientos contribuyen al desarrollo del PGD
TALLER GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Defina qué es una unidad de Correspondencia y por qué se considera como parte integral de un programa de Gestión Documental Es la unidad que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e histórico. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa , fax, correo electrónico, u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
Figura 1. Unidad de correspondencia
2. ¿Qué entidades deben establecer una unidad de correspondencia y para qué? Las entidades que deben establecer la unidad de correspondencia son las públicas y privadas con funciones públicas con el fin de establecer pautas para la administración de las comunicaciones oficiales, también para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por éstas y contribuir al desarrollo del programa de gestión documental.
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3. ¿Cuando existan regionales de una entidad con cuántas unidades de correspondencia debe contar dicha entidad? “Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad1”.
4. Establezca la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.
CORRESPONDENCIA
COMUNCACIONES OFICIALES
De carácter privado
De carácter público
Llegan a las entidades
Son recibidas o producidas por las entidades
Son a título personal citando o no Son para la entidad citando el cargo el cargo del funcionario del funcionario No generan trámite para la Generan trámite para la entidad entidad Figura 2. Diferencias entre correspondencia y comunicaciones oficiales
5. ¿Cuáles son las clases de comunicaciones oficiales? Carta, memorando, circular, mensajes (fax, electrónicos), nota interna e informes.
6. ¿Qué es la ventanilla única y cuáles son sus funciones?
Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 – pautas para administración de comunicaciones Oficiales en entidades Públicas. 1
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La Ventanilla Única: Se refiere sólo a facilitar a través de un único punto de contacto toda la información relativa al acceso y ejercicio de una actividad de servicios. Va mucho más allá al exigir a las Administraciones Públicas que garanticen que los prestadores puedan llevar a cabo todos los trámites necesarios para el acceso y ejercicio de sus actividades de servicios a través de dicho punto único. Funciones: Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia. Proponer métodos, procedimientos e incorporación de nuevas tecnologías, que Permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia. Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales a las dependencias que lo requieran Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes por los ciudadanos. Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.
7. Indague en una entidad que tenga unidad de correspondencia cómo fue la metodología para organizar dicha unidad.
Figura 3. Metodología
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Al indagar en la entidad sobre la metodología para organizar la unidad de correspondencia, expusieron lo siguiente: Teniendo en cuenta que existía la estructura orgánica funcional, se inició con la codificación de éste, mediante acto administrativo para su publicación y cumplimiento. Se procede a elaborar el manual de archivo y correspondencia, en éste se definen las pautas de organización de archivos y correspondencia para la entidad y cuya misión es de Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas. Sus funciones son: Dar las pautas para la organización del archivo de una empresa Control de Ingreso de la Documentación. Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir). Conservación. Servicio y Control de Préstamo de los documentos. Selección y Traslado de la Documentación al archivo central. Mencionaron además algunas de las partes que tiene el manual de archivo y correspondencia: Introducción, objetivos, estructura orgánica de la entidad, conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones externas, definición del concepto correspondencia y sus clasificaciones, información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos, procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo. Se elaboró acto administrativo para su publicación y cumplimiento. Se adquirieron elementos como: Scanner, numeradores, reloj radicador, bandeja para documentos, mueble para atención y estantería para la ubicación de la correspondencia, los cuales se identificaron de acuerdo con la estructura orgánicafuncional de la entidad y un programa sencillo en access para la radicación de los documentos. Mediante circular interna se envió a cada unidad administrativa la invitación a la capacitación en la unidad de correspondencia y en el blog de la entidad se colgó el
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organigrama y el manual de archivo y correspondencia con sus respectivos actos administrativos. Aún no incluyen las TRD porque están en proceso de elaboración y aprobación. 8. Defina: Archivo electrónico, documento electrónico de archivo, documento original, documento público “Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivístico. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención2”. 9. Establezca la diferencia entre radicación de comunicaciones oficiales y registro de comunicaciones oficiales. RADICAR COMUNICACIONES OFICIALES Radicar es asignar un número consecutivo, dejando constancia de hora y fecha de recibo o envío del documento, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
REGISTRAR COMUNICACIONES OFICIALES Registrar es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.
Los datos que se registran son: nombre No se podrán reservar números de de la persona y / o Entidad Remitente o radicación, ni habrá números destinataria, Nombre o código de la(s) repetidos, enmendados, corregidos Dependencia(s) competente(s), Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 – pautas para administración de comunicaciones Oficiales en entidades Públicas 2
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o tachados, la numeración será Número de radicación, Nombre del asignada en estricto orden de funcionario responsable del trámite, recepción de los documentos Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Figura 4. Diferencia entre radicación y registro 10. ¿Qué son firmas responsables en una entidad, en qué documento deben quedar establecidas?
Firmas responsables: Se refiere a los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. El documento en que deben quedar establecidas es en el manual de procedimientos
Figura 5. Firmas responsables
11. ¿Qué procedimientos deben tenerse en cuenta en la radicación de los documentos y en la numeración de actos administrativos?
“Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al
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comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos3”.
12. ¿Cuáles son los controles que debe tener la unidad de correspondencia de una entidad para las comunicaciones internas y oficiales? “Para las Comunicaciones internas de carácter oficial las entidades deben establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados. Para el Control de comunicaciones oficiales, las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas4”.
13. Consulte qué es un manual de correspondencia o correspondencia y archivo y para qué sirve. Verifique y diga cómo se evidencia su utilización en la entidad visitada.
Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 – pautas para administración de comunicaciones Oficiales en entidades Públicas 4 Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 – pautas para administración de comunicaciones Oficiales en entidades Públicas 3
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Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con Correspondencia y Archivo. Diferencias entre Archivo y Correspondencia. La principal diferencia es que el Archivo son todos los documentos que ya están guardados y clasificados de acuerdo a sus características, en cambio la correspondencia es lo que llega nuevo para ser entregado, tramitado y posteriormente archivado. El manual de correspondencia es de gran ayuda porque nos sirve de guía para dar trámite a cada uno de las comunicaciones recepcionadas y por ende se evidencia en el manual de archivo de la Alcaldía de Jambaló elaborado en diciembre de 2008, Resolución No 0070 del 26 de febrero de 2008, Por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales, su conducto regular y la autorización para su firma en la Alcaldía Municipal de Jambaló (Cauca) y el (PGD) Programa de Gestión Documental del 1 abril de 2014. 14. Averigüe en dicha entidad el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo y despacho de correspondencia) y como clasifican, ordenan y archivan sus documentos.
De acuerdo con la consulta que se hizo en la alcaldía de Jambaló Cauca, manifestaron que los procesos que se llevan a cabo los ejecutan por medio de los siguientes flujo gramas:
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PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
INICIO Las Secretarías o Unidades identifican, eligen y elaboran los documentos.
¿Conoce las directrices para su elaboración?
SI Resolución Número 0070 del 26 de febrero de 2008. Por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales, su conducto regular y la autorización para su firma en la Alcaldía Municipal de Jambaló (Cauca).
Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos
Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos.
¿El documento es interno? NO SI
Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos internos.
FIN
Figura 6. Producción documental
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RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Recepción de documentos externos La Unidad de Archivo y Correspondencia (Ventanilla Única) recibe los documentos externos por diferentes medios.
La Unidad de Archivo y Correspondencia, NO devuelve el documento al remitente o la entidad competente, dejando constancia mediante SI comunicación escrita. La Unidad de Archivo y Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. ¿El documento es competencia
La Unidad de Archivo y Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. La Unidad de Archivo y Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega.
La Unidad de Archivo y Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia.
FIN
Figura 7. Recepción documentos
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Recepción de Documentos Internos
La Unidad de Archivo y Correspondencia recibe de otras Secretarías o unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.
¿El documento es competencia de la dependencia?
NO
La Dependencia receptora, devuelve el documento al remitente o lo direcciona a la dependencia competente.
SI La Unidad receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de conservación documental. Si el documento está incompleto se determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.
La Unidad receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
FIN
Figura 8. Recepción documentos internos DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Distribución De Documentos Recibidos La Unidad de Archivo y Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las Secretarías y Unidades correspondientes.
¿Conoce la directriz para la distribución?
NO
Consultar: Directriz para la distribución de documentos recibidos.
SI La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las Secretarías y Unidades.
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¿Es competencia de la Unidad?
NO
Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su redireccionamiento.
SI
La Unidad deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas.
FIN
Figura 9. Distribución de documentos recibidos
Distribución de documentos internos
¿Conoce el procedimiento para la distribución de documentos internos?
Consultar, manual de procedimientos de cada dependencia según el caso.
NO
SI
Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, a la Secretarías o Unidades destinatarias.
Las Secretarías y Unidades destinatarias reciben el documento, verifican y dan constancia de recibido.
FIN
Figura 10. Distribución de documentos internos 16
TRÁMITE DE DOCUMENTOS La persona encargada de la Unidad de Archivo y Correspondencia hace entrega de los documentos al funcionario competente para que proceda con el trámite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el trámite.
No Amerita respuest a?
Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente.
Si El Jefe de la Secretaría entrega el documento al funcionario competente para que proyecte la respuesta.
El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud.
La solicitud es clara?
NO O
Se solicita ampliar o precisar la información.
Si No Aporta la información necesaria?
El funcionario competente hace acopio de la información necesaria, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la Secretaría para revisión.
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Archiva documento y proyecta respuesta.
El Jefe de la Secretaría recibe, revisa y firma la respuesta.
SI
La respuesta es para una dependenci a?
Aplica directriz para la distribución de documentos internos.
NO Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos.
FIN
Figura 11. Trámite de documentos
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS (clasificación y ordenación) Cada Secretaría y Unidad de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas, carpetas).
Cada Secretaría y Unidad de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y envía documentos para ser tramitados y archivados.
Las entidades deben implementar las Tablas de Retención Documental.
NO Se organizan los archivos con base en las TRD? SI
Las Secretarías y Unidades identifican sus series y subseries con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.
Las Secretarías y Unidades ubican los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
NO
Adoptar el formato de inventario único documental y la obligatoriedad de su elaboración tanto por dependencia, funcionario y transferencia.
Se elaboran inventarios documentales?
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SI Las Secretarías y Unidades velarán por el cumplimiento de su elaboración y actualización.
NO
Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo señalado.
Se aplica lo establecido en la TRD sobre retención y disposición final? SI
Las Secretarías y Unidades aplican el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación de las series correspondientes o preparará la transferencia primaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboración. Las Secretarías y Unidades remiten la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato único de inventario documental, en la fecha establecida en el cronograma de transferencias.
FIN
Figura 12. Organización de documentos
ARCHIVO CENTRAL
El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y conforme con las y realiza el cotejo.
La transferencia está
No
bien elaborada?
Se realizan los ajustes necesarios y se remite nuevamente al Archivo Central.
Si El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD, adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar secciones, subsecciones series y subseries y velará por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y almacenamiento.
El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que faciliten la localización de los mismos y de ser necesario elaborará los instrumentos de consulta. requeridos. El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación, la selección, la microfilmación de las series correspondientes o preparará la transferencia secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboración.
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El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histórico, verificando previamente los procesos técnicos de organización de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato único de inventario documental.
FIN
Figura 13. Archivo Central
ARCHIVO HISTÓRICO
Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y cotejadas, con su respetivo inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneización) en las unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas.
El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos, teniendo como base los criterios para su organización. El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito, unidades de conservación y almacenamiento. No La recuperación de los documentos es fácil?
El Archivo Histórico mejorará el instrumento de consulta elaborado por el Archivo remitente y/o conformará otros instrumentos de consulta.
Si El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e implementación de servicios de archivo.
FIN
Figura 14. Archivo Histórico
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CONSULTA DE DOCUMENTOS
Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento.
No La información es competencia de la entidad?
Se remite al usuario a otra fuente, o entidad que corresponda
Si
Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad.
Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la consulta de los documentos.
La información solicitada tiene restricciones de consulta?
No
Se informa al usuario sobre la condición de reserva y se facilita el acceso a otra fuente o soporte
Si Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la información, de ser necesario se diseñan e implementan servicios de archivo.
El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso, la utilización y reproducción de los documentos.
La Unidad de Archivo y Correspondencia registra el préstamo en la planilla de préstamo, o en la base de datos, dejando constancias (testigos) en los espacios de los documentos prestados. Además se hace el control de la devolución.
FIN
Figura 15. Consulta de documentos
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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Archivo y Correspondencia, los archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes.
Cada Secretaría y Unidad organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreas administrativas destinadas al Archivo de Gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el Archivo Central e Histórico, de acuerdo con los lineamientos dados.
Se cuenta con el espacio para el almacenamiento de documentos históricos de relevancia para la cultura.
FIN
Figura 16. Conservación documentos
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Cada Secretaría y Unidad de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determina la disposición final de las series y subseries documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla e retención documental. Para la eliminación de documentos en los archivos de Gestión al central se realiza el acta de eliminación.
El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD para las series y subseries.
El Archivo Central hace la revisión de las series y subseries
Se requiere elaborar las TVD para las respectivas transferencias secundarias.
FIN
Figura 17. Disposición final
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15. ¿Cuáles documentos no se reciben en una unidad de correspondencia? Toda comunicación se deberá recibir en la unidad de archivo y correspondencia excepto las que no tienen relación con la empresa y o algún funcionario público. Los envíos deben estar perfectamente empacados y sellados Si se trata de sobres deben ir debidamente sellados y con una rotulación clara y legible. Todo envió debe llevar los datos del remitente y del destinatario, domicilio o cargo, identificación tributaria, fecha y lugar, numeración consecutiva, código de identificación del documento, número de folio, cantidad, firma y sellos. Se debe indicar si el envío es de carácter privado, urgente, frágil o si se requiere de alguna posición en el manejo. Si se trata de paquetes se recomienda llenar los espacios vacíos con materiales de empaque. Si los envíos son múltiples se debe indicar el número de caja contra el número de envío en orden consecutivo. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS Las Secretarías o Unidades productoras remiten a la Unidad de Archivo y Correspondencia para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre.
N o
¿Conoce la directriz para la
La Unidad de Archivo y Correspondencia consulta la directriz establecida en la entidad para la distribución de documentos enviados.
Si La Unidad de Archivo y Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás datos regulados por la entidad)
¿El documento cumple requisitos?
N o
Devuelve a la dependencia complementar requisitos
Si
La Unidad de Archivo y Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.
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para
La Unidad de Archivo y Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, entre otros.
La Unidad de Archivo y Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega.
La Unidad de Archivo y Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documentos.
No
Se entrega a la dependencia el documento devuelto para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar.
El documento fue devuelto? Si
La Unidad de Correspondencia da por concluido el trámite de entrega.
FIN
Figura 18. Distribución de documentos enviados
16. Recuerde que en el momento de efectuar el envío de documentos es muy importante precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a la forma, naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por tanto, teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente: a) Precise los requisitos que debe reunir un adecuado acondicionamiento de los envíos. b) Averigüe y describa la forma correcta de embalar lo siguiente:
Objetos de gran tamaño como mapas, planos, fotografías Impresos Objetos pequeños Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse. Objetos frágiles.
Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido, las cajas semivacías puede que se derramen y las demasiado llenas que se exploten Utilice el cartón de doble capa, este es ideal para pesos grandes 24
Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje garantizando que no toque las esquinas Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar acondicionados contra cualquier tipo de choque Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva, se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50 mm El objeto debe estar almohadillado por todos lados No considere que basta con poner etiquetes de ¨frágil¨ y ¨trátelo con cuidado¨ para evitar un embalaje adecuado, solo sirve como fuente de información Todos los envíos deberán ir en sobre oficial del departamento de la empresa indicando el nombre del remitente. Establece la forma correcta de embalar: impresos, objetos pequeños; documentos de gran tamaño; como planos, mapas, fotografías documentos que no puedan doblarse ni enrollarse; objetos frágiles, líquidos y polvos secos. Impresos Tales como revistas u otras publicaciones deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte, todos los materiales impresos deben llevar fletes o retractilado acolchado, la caja después en el fondo, lados y parte superior del relleno. Objetos pequeños Recuerde siempre envolver los volantes adecuados, los discos, cintas de audio y video, colocando material almohadillado suave alrededor utilice tubos triangulares y no cilindro tipo tubo para embalar rollos de planos mapas o proyectos Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse Introduzca el paquete en cajas de tamaño acorde: Pequeñas cantidades como por ejemplo folletos, cartas o documentos de hasta 10 mm de grosor, pueden ser enviadas directamente en un foyer para cantidades mayores de hasta 45 mm, el papel suelto deberá ir en una caja Sujete la caja con correas siempre que sea posible 25
No deje espacios dentro de una caja, rellénelos con material acolchado Objetos frágiles Hay tres pasos que consideramos esenciales para garantizar el estado de un envío de objetos frágiles: envolver, proteger y embalar. Cada uno requiere de unos materiales concretos y debe hacerse concienzudamente. O, en el caso de querer hacerlo de forma más cómoda, comprar cajas preparadas para el tipo de objetos que pensamos enviar. Para envolver lo más recomendable es usar el plástico de burbujas, es barato, fácil de encontrar y más aún de manejar. Existen otros materiales con el mismo fin con los que también puede contar, como el film de espuma y el papel de embalaje. Cada uno de los artículos frágiles debe envolverse por separado. Si los envolvemos en grupo o por parejas estos pueden provocar daños entre sí, así que hay que hacerlo uno a uno. Con los objetos envueltos por separado toca protegerlos, en este paso hay muchos mitos que son falsos. El primero es que la ropa no sirve, puede que algún tejido especialmente acolchado ayude pero no garantiza que el envío llegue en buenas condiciones. Lo realmente útil son las bolsas de aire, el porexpan, el envoltorio de burbujas, los perfiles y cantoneras y los materiales específicos para protección antiestática, de productos químicos, deshidratantes y demás. Lo importante es hacer que el material que usemos consiga rellenar los huecos del embalaje que vayamos a utilizar, como por ejemplo una caja de cartón, en estos casos y exclusivamente como complemento se puede utilizar papel para acabar tapar los huecos que queden en la caja.
Finalmente, el embalaje es igual de importante. Cualquier material no nos servirá, debemos utilizar cajas resistentes y duraderas. Una caja de cartón nos puede servir si es del tipo coarrugado. Las cajas de cartones delgadas se desgastan y deshacen con facilidad, lo que suele implicar en daños al material que transporten. No utilices dos cajas delgadas una dentro de otra, busque siempre materiales resistentes. No son difíciles de encontrar ya que en los comercios suelen tener buenas cajas para poder recibir sus productos. En el momento de cerrarla se debe usar cinta de embalar, de la clásica marrón, u otras que sean igual de fuertes. El celo sólo sirve para sobres y papel y no mantendrá la caja bien cerrada, con las consecuencias que esto puede tener para el contenido
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17. Visite una unidad de correspondencia en una entidad y mediante un ejemplo práctico explique las funciones de dicha unidad. Recepción Clasificación Distribución Proceso Salida
Recepción: Se debe verificar que los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
Figura 19. Recepción
Clasificación. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”
La correspondencia enviada se clasifica de acuerdo al número consecutivo que le hay asignado la unidad de correspondencia, la fecha de elaboración del documento y se ubica en la correspondiente serie llamada consecutivo de correspondencia enviada. 27
La correspondencia recibida se clasifica teniendo en cuenta la estructura orgánico - funcional de la entidad y se dispone en la estantería mientras llega el momento para la distribución.
Figura 20. Clasificación
Distribución. Se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.
Figura 21. Distribución
Proceso. Aplicar los tiempos de permanencia de los documentos como lo indiquen en las (TRD) Tablas de Retención Documental y dar trámite oportuno a las comunicaciones oficiales y la correspondencia recibida en la entidad.
Salida. Para la salida de documentos hay que tener en cuenta el formato para préstamo de documentos5.
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Resolución 070-2008, Por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales, su conducto regular y la autorización para su firma en la Alcaldía Municipal de Jambaló (Cauca).
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18. Indague cuáles son los formatos utilizados en la unidad de correspondencia Se anexa pantallazo del formato de correspondencia recibida, despachada e interna en hoja Excel que lleva el Municipio de Jambaló Cauca; para realizar el registro de cada una de las comunicaciones y así llevar un control de la misma. Esta planilla contiene datos como: Fecha Número Consecutivo Entidad Persona Ciudad, Vereda, Barrio Fecha del Documento Asunto/Referencia Folios Anexos Dirigido a Dependencia Firma de Recibido
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CONCLUSIONES
De acuerdo con la realización del trabajo se dice que la unidad de correspondencia es el punto de atención desde el cual la entidad realiza la recepción, envío y distribución de las comunicaciones oficiales, aplicando las reglas y procedimientos técnicos, regulados por el Archivo General de la Nación, a través del Acuerdo 060 de 2001. Se adquirieron y fortalecieron conocimientos sobre el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 del Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas”.
Por último, se obtuvieron bases teóricas que nos permitieron identificar los lineamientos y procedimientos que deben seguir las unidades de Correspondencia en dichas entidades para cumplir con el Programa de Gestión Documental en sus diferentes procesos.
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CIBERGRAFÍA
Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 – pautas para administración de comunicaciones oficiales en entidades Públicas. http://www.minhap.gob.es/esES/Areas%20Tematicas/Internacional/Union% 20Europea/Paginas/Respuesta%206.aspx http://actividadesinstructorayolandasena.blogspot.com/2011/04/actividad-9manual-de-correspondencia-y.html http://www.intenalco.edu.co/MVUIES_V01.pdf Programa Gestión Documental, Alcaldía Jambaló
Manual de Archivo y Correspondencia, Alcaldía Jambaló
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