Portafolio de: Carolina Muzo Mi Boda Mágica BODA AGUIRRE CEVALLOS Día: Sábado 19 de Mayo de 2012 Hora de Boda: 12h00 Nro. de Invitados: 500
Preliminares: La novia es hija de un reconocido empresario del Ecuador, para esta boda se tenia previsto 500 invitados desde el comienzo, el Padre de la Novia el Sr Rodrigo Cevallos al ver que su hija habalaba con todo el mundo pero no concretaba nada, delego a su asistente a buscar ayuda, quien me encontró en google.
Comunicaciones: ü Contacto inicial
Mi Boda Mágica, tiene una web site el mismo que es de fácil ubicación en buscadores como google, altavista, etc. Al ingresas Bodas estamos en publiboda y con varias palabras de búsqueda pueden llegar fácilmente hasta nuestra empresa.
ü Carta de bienvenida
Una vez realizado el contacto a través de info@mibodamagica.com se les envía el siguiente documento:
CARTA DE BIENVENIDA SECCION A Se detalla una introducción y presentación de Mi Boda Mágica, en este encabezado se busca que el lector conozca brevemente que hacemos, y se enfatiza en los beneficios de contar con un servicio profesional de Wedding Planners. SECCION B Se inicia la descripción de los servicios: Integro, el detalle de las funciones y responsabilidades que tenemos con nuestros clientes selectos, indicándoles el paso a paso general del mismo. SECCION C Se da un extracto del contrato de servicios que tenemos para que tengan claro el modo de cálculo y cobro de los honorarios de la empresa Mi Boda Mágica
SECCION D
Detalla absolutamente todos los pagos adicionales que deberan asumir los novios con los respectivos porcentajes de equivalencias para el cálculo. SECCION E Inicia la descripción del Servicio “Coordinador del día de la Boda” y sus funciones. SECCION F Se especifica el valor de los honorarios de este servicio.
SECCION G Aquí se detalla el modo de pago efectivo, tarjetas de créditos, diferidos, etc. SECCION H Se le invita a que llene una Información de Novios MBM001 en donde se solicitara mayor información de toda la Boda y con esta ya se efectúa un presupuesto preliminar para una cita formal
SECCION I Les invitamos a que solventen sus dudas e inquietudes que no pudieran estar en el documento. SECCION J La despedida tiene una particularidad especial, siempre MI BODA MAGICA pone toda la información necesaria de lugar, teléfonos, celular, dirección física del establecimiento, dirección de web site, dirección de correo electrónico personal, esto ayuda a que las personas interesadas puedan navegar en la pagina y además conozcan aún mas de la empresa.
ü Formulario Información de Novios MBM001 Este formulario ;ene la finalidad de conocer aspectos importantes sobre los novios, invitados, fiesta en general y el presupuesto con el que cuenta la pareja de clientes para toda la boda.
ü Propuesta, juntas, seguimiento de llamadas, etc.
MI carta de bienvenida es bastante explicita, la novia después de llenar el formulario de novios, accede a una cita a horas y días que le convienen el cliente, ya en esta cita se le presentara trabajos realizados, cartas de recomendación y pueden tener un estimado general en donde se detallan el paso a paso de la boda.
ü Contrato de acuerdo con el cliente
ü Contratos con los proveedores Mi Boda Mágica tiene 178 proveedores de todo tipo de servicio, producto y actividad que esta involucrada en la organización de todo tipo de eventos sociales, corporativos y particulares. Todos los proveedores están subdivididos por categorías bajo el criterio de Tiempo, precio, calidad del servicio. Para esta boda adjunto, los contratos de todo lo que intervino en la boda. CONTRATO MI BODA MAGICA
VIDEO
DECORACION
GENERAL
DEL
EVENTO
ILUMINACION
Contrato MĂşsica: Ceremonia, Orquesta 1, Orquesta 2
CATERING DE LA FISTA, TORTA Y DULCES
Contrato de Flores
Contrato Catering
ü Presupuesto General de La Boda
ü Programa Largo plazo El cronograma a largo plazo inicia en el momento en que la cliente ha otorgado el contrato, se le envía un bosquejo en blanco en el que se señalan las fechas como feriados nacionales, fines de semana y días en los que son críticos a la boda, por ejemplo cuando los novios deben ausentarse del pais, alguna operación medica programada, etc. Los novios van marcando día a día en que desean trabajar y paralelo a esto se hace un cronograma de pagos tanto de anticipos como de pendientes.
ü I5nerario diario El cronograma tiene un comentario en cada casillero puesto por la novia en el cual yo me encargo de coordinar con las personas que intervienen horarios, direcciones y fechas exactas.
ü Alguna otra cosa por la que seas responsable ( invitaciones, decoración, programas ) •
Responsable de supervisar los tramites legales de la boda civil y eclesiástica de los novios
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Responsable del transporte, hospedaje y atención a novios, invitados foráneos, mi empresa tiene acuerdos con hoteles a precios corporativos y además de coordinar sus agendas turísticas.
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Responsable de la confirmación telefónica de los invitados
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Responsable de Coordinar el rehearsal dinner con todos los preparativos que puedan tener.
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Negociar descuentos.
ü Fotos de la boda Boda Civil, El Vicepresidente de la Republica Sr. Lenin Moreno, oficilizo la ceremonia civil
Para la casa se tuvo que construir el piso, techos, baĂąos y demĂĄs zonas que se usarĂan en la boda: Pisos
Pista de Baile, se tapa una piscina del lugar, las baldosas propias de su uso, eran caras y se tiene absoluto cuidado
Se pinta la casa y se crea zona para dulces
Se construye techo, durante un mes
Ceremonia  Religiosa
Cocktail Hour
Detalles Importantes Estacion de Café
Estacion de Dulces y torta
Seteo de Mesas
Centros de Mesa
Bar
Pista de Baile sobre la piscina
Novios y Wedding Planner
ü Carta de Evaluación Cliente
ü Carta de Evaluación Proveedor
ü Evaluación del evento – lo bueno, lo malo y por que escogiste esta boda para presentarla Escogí esta boda y detallo las razones 1. Porque la boda se efectuaría en un domicilio par;cular en un conjunto privado y tener un numero de invitados de 400 personas marcaba mucha preparación, planes de con;ngencia y trabajo. 2. Una par;cularidad del evento es que la pareja era de dis;ntas clases económicas, no sociales, el Padre de la Novia es una de las familias más adineradas del Ecuador, en tanto que la familia del Novio no tenían el mismo nivel económico y al momento de negociar y llegar a acuerdos, exisWan situaciones incomodas para ambas partes y la pareja estaba suscep;ble a confrontaciones y malos entendidos. Así que poner de acuerdo a la pareja y sus familiares fue arduo. Aspectos Buenos: Esta boda fue organizada tal y como lo deseaban los novios EL cronograma se cumplió al 100% en su totalidad. La fiesta duro desde las 12 del medio dia hasta las 4 de la mañana del siguiente día es decir 16 horas de celebración Aspectos Malos: El día de la boda llovió El lugar del evento era una casa par;cular y se incomodo al vecindario entero por las 3 orquestas que se tuvieron, la familia al ser de influencias pudimos evitar problemas mayores.