Chair’s Message

The evolution of the Institute

Mark Gardin, PQS

Like any business or organisation within Canada, or North America, or even on a global scale, CIQS continues to evolve in this seemingly rapidly changing world. But is CIQS keeping pace with change, leading the chase, or staggering behind the pack, and are we evolving in a positive way? Is the Institute better than it was last year, or five years ago or, when the Institute started 55 years ago?

It is safe to say the Institute has evolved since the early years when it began with 39 members and a willingness of volunteer members to build an organization from essentially scratch. We owe a great deal of gratitude to these hard working pioneers for their efforts and dedication. But how much have we evolved in say the past five to 10 years and have the changes impacted the Institute in a positive way?

As a follow up to my previous message on consistency, I am pleased to announce two further initiatives CIQS is implementing to enhance the services we deliver and at the same time allowing our organization to become much more efficient and consistent.

The first initiative is a continuation of our marketing strategy that began following the 2010 Whistler AGM. One simple request from the membership set us down a path of evolution that has become far more reaching than anyone might have imagined just four short years ago.

Following the Whistler AGM, CIQS engaged the marketing firm Parcel, to assist us to develop a marketing strategy that CIQS could implement to both attract new members and to promote quantity surveying to industry and government.

It was through the early process of understanding who CIQS was, Parcel recognized the inconsistencies in our image, brand and messaging. Parcel made it quite clear, that trying to market the quantity surveying profession with a national association and six affiliates, all with very different names, logos and images would be not only be a colossal effort in time and resources, but would also break the bank.

So we evolved. The affiliates changed their names to align with CIQS, and we now have a fantastic brand with the new logo that projects a much more consistent image across Canada. And with the new image, came a new website encompassing the national website, six new affiliate websites, plus a new content management system.

Only now, are we finally ready to do what was asked at the Whistler AGM and embark on a marketing strategy to promote quantity surveying in Canada. By the way, the two original objectives have not changed since Whistler nor have they changed since the Institute’s inception. How would I know? Just read the CIQS mission statement and you will find the answer.

In the coming months, CIQS will commit significant human and financial resources to implement a new marketing campaign that tackles these two objectives head on. I am excited to be part of the team that will deliver this initiative and share the results and successes with you.

The second initiative involves the human resources of our organization or more specifically, the lack of human resources CIQS and its affiliates continues to operate with. The plan to deal with this issue puts the Institute’s evolution into high gear and will make our organisation function much more efficiently and with the consistency we strive to achieve.

The days of operating a 2,000 member organisation with two part time staff are coming to an end. A HR/Staffing Plan has been developed and based on the list of tasks required to operate the Institute on a daily, monthly and year basis, it is clear we simply need more paid staff. I was in a state of shock and disbelief to understand how much Lois and Ishrat really do – it was truly mind blowing.

And the review of tasks did not end at the national level. Each CIQS Affiliate is charged with a multitude of tasks that require human resources. Some tasks are completed by paid staff but most are routinely completed by a small group dedicated volunteer members in each Affiliate.

This created a chain reaction that led to more questions about duplication of resources. Why does each Affiliate assess new membership? Why does each administer the education policies by reviewing diaries, TPE, encourage members to write exams? Why does each expend resources administering and collecting membership fees?

Too much time is spend at the Affiliate level draining the volunteer and financial resources on routine administrative tasks when in reality, the Affiliates’ time should be more focused on promoting quantity surveying regionally.

It is time to adequately and properly staff the national office and take the administrative load off the Affiliates and volunteer members. This will in turn lead to a more consistent and efficient delivery of services and will benefit everyone.

More information will be presented in this magazine detailing the HR/ Staffing plan and how we will undertake

L’évolution du l’Institut

Comme toute autre entreprise ou organisation au Canada, ou en Amérique du Nord, ou même à l’échelle globale, l’ICÉC continue d’évoluer dans ce monde en évolution rapide. Mais est-ce que l’ICÉC reste à l’affût du changement, à la tête du peloton ou à la queue, et évoluons-nous de façon positive ? Est-ce que L’Institut est meilleur qu’il y a un an, cinq ans ou à ses débuts il y a 55 ans ?

On peut affirmer que l’Institut a évolué depuis son ouverture avec 39 membres et une volonté de la part des membres bénévoles de bâtir une organisation à partir de rien ou presque. Nous devons une fière chandelle à ces pionniers travaillants pour leurs efforts et leur dévouement. Mais à quel point avonsnous vraiment évolué au cours des cinq ou dix dernières années et est-ce que ces changements ont eu un impact positif sur l’Institut ?

Suite à mon message précédent sur la cohérence, je suis heureux d’annoncer que deux nouvelles initiatives de l’ICÉC seront implantées pour améliorer les services que nous offrons et aussi permettre à notre organisation de devenir plus efficace et cohérente.

La première initiative est la suite de notre stratégie marketing qui a pris forme suite à l’AGA de 2010 à Whistler. Une simple demande des membres nous a menés sur un sentier de l’évolution dont la portée est beaucoup plus large que nous aurions pu l’imaginer il y a à peine quatre ans.

Suite à l’AGA de Whistler, l’ICÉC a embauché la firme de marketing Parcel pour nous aider à élaborer une stratégie de marketing que l’ICÉC pourrait implanter pour attirer de nouveaux membres et promouvoir l’économie en construction auprès de l’industrie et du gouvernement.

De part sa compréhension rapide du caractère de l’ICÉC, Parcel a identifié les incohérences au niveau de notre image, de notre marque et de notre message. Parcel a été claire en disant que de commercialiser la profession d’économiste en construction avec une association nationale et six affiliés, tous avec des noms, des logos et des images très différents exigerait beaucoup de temps et de ressources et serait très dispendieux.

Nous avons donc évolué. Les affiliés ont changé leur nom pour s’aligner sur l’ICÉC, et nous avons maintenant une marque fantastique avec le nouveau logo qui projette une image beaucoup plus cohérente à travers le Canada. Et avec la nouvelle image, nous avons créé un nouveau site Web pour inclure le site Web national, six nouveaux sites Web d’affiliés et un système de gestion du contenu.

Nous sommes finalement prêts à exécuter ce qui a été demandé à l’AGA de Whistler et lancer une stratégie de marketing pour promouvoir l’économie de la construction au Canada. En passant, les deux objectifs originaux n’ont pas changé depuis Whistler et non plus depuis la création de l’Institut. Comment le saurais-je ? La réponse se trouve dans l’énoncé de mission de l’ICÉC.

Au cours des prochains mois, l’ICÉC consacrera une quantité importante de ressources humaines et financières à l’établissment d’une nouvelle campagne de marketing qui s’attaque de front aux deux objectifs. Je suis excité à l’idée de faire partie de l’équipe qui mettra cette initiative en œuvre et de partager nos résultats et nos réussites avec vous.

La deuxième initiative implique les ressources humaines de notre organisation ou plus spécifiquement, le manque de ressources humaines avec lequel l’ICÉC et ses affiliés doivent continuer d’opérer. Le plan pour faire face à ce problème fera grandement évoluer l’Institut et rendra le fonctionnement de notre organisation plus efficace et conforme à la cohérence que nous voulons atteindre.

Le temps où l’on opérait une organisation avec 2000 membres avec deux personnels à temps plein est presque révolu. Un plan des RH/de dotation a été élaboré, et selon la liste de tâches requises pour opérer l’Institut quotidiennement, mensuellement et annuellement, il est évident que nous devons avoir plus d’employés rémunérés travaillant à temps plein. C’est avec choc et incrédulité que j’ai compris tout le travail qu’exécutaient vraiment Lois et Ishrat – c’était vraiment incroyable.

Et l’analyse des tâches ne s’est pas terminée au niveau national. Chaque affilié de l’ICÉC est responsable d’une multitude de tâches qui exigent des ressources humaines. Certaines tâches sont exécutées par du personnel rémunéré mais la plupart sont souvent complétées par un petit groupe de bénévoles dévoués chez chaque affilié.

Ceci a créé une réaction en chaîne qui a mené à d’autres questions sur le dédoublement des ressources. Pourquoi est-ce que chaque affilié évalue chaque nouvelle adhésion ? Pourquoi estce chacun d’eux gère les politiques d’éducation en examinant les journaux, administrant le TPE ou encourageant les membres à passer des examens ? Pourquoi est-ce que chacun d’eux alloue des ressources à l’administration et la perception des cotisations de membres ?

Trop de ressources bénévoles et financières des affiliés sont consacrées aux tâches administratives routinières