CIQS strategic plan and governance structure

THIS ARTICLE EXPLAINS, IN A VERY HIGH LEVEL, A BRIEF SUMMARY OF THE CIQS STRATEGIC PLAN AND REVIEWS THE CIQS GOVERNANCE STRUCTURE WHICH HAS BEEN SETUP TO ALIGN WITH THE OBJECTIVES OF OUR STRATEGIC PLAN AND WHICH OPERATES FOR THE BENEFIT OF ALL DESIGNATION HOLDERS ACROSS CANADA.

NOTICE TO ALL DESIGNATION HOLDERS RE MEMBERSHIP

In accordance with the CIQS strategic plan to foster more consistency within our organization and strengthen our standards, commencing April 1, 2015, CIQS (national) will oversee all membership matters including assessment of new applications, diary reviews, etc. previously undertaken by each Affiliate.

We are currently working with the affiliates to transition these membership activities to CIQS and the affiliates are in the process of transferring the information collected at the affiliate office to CIQS head office.

Individuals should contact the CIQS Membership Co-ordinator, Sophie Chin You at membership@ciqs.org with any requests regarding their specific file.

If you have any general questions regarding this transition, please do not hesitate to contact Lois Metcalfe, Executive Director at execdir@ciqs.org.

Change in law and strategic plan

In 2009, the Government of Canada adopted the Canada Not-for-Profit Corporations Act and required all federal non-share capital corporations (including CIQS) to transition to this new law by October 2014, or be dissolved.

CIQS engaged legal counsel specializing in ‘Not for Profit’ corporate law to assist in implementing the changes needed to ensure CIQS was not dissolved.

Upon reviewing the CIQS governance structure, legal counsel asked a fundamental question: whether CIQS ought to be an association of affiliates (otherwise known as an association of associations), or an association of members.

After considerable discussions over many months, the CIQS National Council decided to become a true association of affiliates, with each affiliate having one vote, and one nominee to the CIQS National Council table, in an attempt to move to a structure that encourages a national approach to decision making as CIQS decisions typically have an impact across Canada (rather than an association of individual members model where each individual has one vote, which is a structure that could be easily manipulated to favour the interests of Designation Holders in territories with many members, over territories with fewer members).

This decision was not taken lightly – it was made in conjunction with the decision to embrace a new strategic plan that is based on the core belief that a coordinated, professional and national approach to key CIQS activities will enhance the reputation and credibility of all Designation Holders across Canada, and at the same time reduce administrative costs for all Designation Holders across Canada. CIQS-Quebec participated throughout these discussions, and agreed to the strategic plan and governance changes, which were ratified by a unanimous vote at the 2013 AGM.

Our governance structure now reflects this strategic plan, key aspects of which we summarize below:

The Role of National Council, and the Rights and Responsibilities of CIQS and each Affiliate

National Council is the board of directors of CIQS, and its structure is embedded in the CIQS by-laws.

Each affiliate annually selects a nominee to serve on National Council through whatever democratic, transparent and accountable process the affiliate determines is appropriate in its jurisdiction.

Each individual on National Council, as a director of CIQS, owes a fiduciary duty to act in the best interest of CIQS when making decisions, which means the decisions made by National Council must always be made with a view to the needs of CIQS as a whole, not simply what is in the interest of the directors’ own jurisdiction. Deliberately designing National Council so it is comprised of one nominee from each territory allows for vigorous debate, cross-cutting perspectives, and solid decisions that are in the best interest of CIQS as a whole. National Council has broad authority over the activities and affairs of CIQS.

However, to provide long-term certainty and stability to the governance structure, and to be consistent with past practice (CIQS and its affiliates currently have affiliate agreements in place – but these agreements are not consistent with the current governance model, therefore must be amended), National Council adopted a new form of affiliate agreement that is intended to clearly delineate the rights and responsibilities of CIQS from those of each affiliate. Concepts in the affiliate agreement include exclusive recognition by CIQS of the affiliate in its territorial jurisdiction, recognition by the affiliate of the role of National Council, the granting by CIQS to each affiliate of a licence to use certain CIQS intellectual property, confirmation of the flow of funds from Designation Holders to CIQS to affiliates, record keeping roles and responsibilities, and other matters.

These new affiliate agreements are intended to be in place over a long-term, and therefore are drafted in a manner that is principles-based rather than prescriptive. Given the strategic plan and the structure of National Council, areas of the relationship between CIQS and its affiliates which are expected to evolve over time are left to the discretion of National Council, the theory being National Council is in the best position to collectively decide what is in the best interest of Designation Holders across Canada.

One important example of this concept in action is the new National Standards. National Standards are intended to be applied uniformly across Canada, so the public has confidence a Designation Holder in Quebec and a Designation Holder in British Columbia have the same competency and are governed by the same rules. As National Standards need to evolve over time, National Council has the discretion to approve these changes, and directors have a legal fiduciary duty to act in a prudent manner when making these decisions.

National Council also recognizes that while a standard form applicable nationally is desirable, there are unique features of some jurisdictions that deserve a unique response. For instance, provincial laws are acknowledged to be an area where some customization of the affiliate agreement may be warranted. CIQS has gone through many months of consultation with affiliates, and the current form of affiliation agreement reflects meaningful input from various affiliates.

The roles and responsibilities of Designation Holders

Prior to the Montreal AGM in 2013, individual CIQS members were members of CIQS national as well as members of their regional affiliate. Members could attend affiliate AGMs and vote on matters, and if they wished to attend and vote at national AGMs, they could do so. Following the Montreal AGM, the affiliates became the only members of CIQS. Designation Holders are no longer directly members of CIQS, they exercise their oversight function through participating in their local affiliate’s democratic processes (including electing or removing their nominee from National Council).

Designation Holders also continue to have a direct contractual connection with CIQS through the licence to use their respective designations, which is renewed annually. CIQS holds and maintains the legal right to the CEC and PQS designations and permits the use of these designations by Designation Holders in good standing who follow the National Standards.

Strategic Plan successes

While the transition to the new governance structure and processes has been slow and admittedly not free from ‘glitches,’ CIQS has had several excellent successes and intends to stay true to executing the plan to ensure full implementation. • We have moved to a single CIQS national brand, to reduce confusion and strengthen brand-recognition and ensure consistency. • To further promote Designation Holders, CIQS has developed two videos on becoming a quantity surveyor and hiring a quantity surveyor, to create more awareness of the value of the PQS/CEC designations and of the quantity surveying profession generally. • We have created a new modern website encompassing all affiliates into a single source on the web. It showcases our brand and created many efficiencies to benefit the affiliates and Designation Holders, including online Designation Holder payment processing and records updates. When fully implemented this will significantly reduce administrative costs to Designation Holders. • We have adopted National Standards and are in the process of implementing a new centralized Designation Holder application assessment process to ensure consistency in assessing education and experience qualifications,

irrespective of the area of Canada in which the applicant resides. • CIQS has centralized the

Designation Holder fee collection and remittance process to ensure efficient and effective administration. Effective 2015/2016, CIQS will receive all payments from each designation holder and pay the affiliates the difference between the total fees collected from the Designation

Holders. CIQS will also continue to pay for all website hosting and domain costs, pay for and arrange for all affiliate’s director’s liability insurance to achieve economies of scale, hired additional administration staff to handle the membership invoicing, renewals and membership assessments, will complete all membership assessments and collect all membership assessment application fees; will pay for marketing materials production, printing and distribution to all of the affiliates, and will pay for all membership dues processing fees (i.e. Visa, American Express, service fees etc.). Overall, and in summary, CIQS is increasing its activities to ensure Designation Holders receive good value for the money invested. A centralized back-office administration system reduces duplication, allows for economies of scale, and improves quality. Centralized processes related to Designation Holder applications and renewals ensure national consistency and enhanced reputation for all Designation Holders.

We have not fully completed the implementation of our strategic plan, but we are well on our way, and we hope all Designation Holders see the value in these efforts and continue to support CIQS in these endeavours.

In closing

Although there has been a great deal of structural change at CIQS over the past few years – not much has changed for the individual Designation Holder.

You are still able to attend your affiliate AGM. You are still able to attend the national Congress, listen to the year in review, ask questions of National Council, and provide comments and feedback on matters of concern. Your voice also continues to be heard through your representative on National Council.

All the recent events and changes to CIQS have been implemented through a fair, democratic, transparent and collaborative process, and the new CIQS governance model has proven to be effective and is working as intended. Every affiliate participates in discussion on matters of national importance and has an equal vote. All decisions are truly being made in the best interest of Designation Holders across Canada.

L’ ICÉC plan stratégique et structure administrative

CET ARTICLE PRÉSENTE UN IMPORTANT RÉSUMÉ DU PLAN STRATÉGIQUE DE L’ICÉC, REVOIT LA STRUCTURE ADMINISTRATIVE DE L’ICÉC QUI A ÉTÉ MISE EN OEUVRE AFIN D’ATTEINDRE LES OBJECTIFS DU PLAN STRATÉGIQUE, QUI SONT AU PROFIT DE TOUS LES DÉTENTEURS DE DÉSIGNATION À TRAVERS LE CANADA.

AVIS À TOUS LES DÉTENTEURS DE DÉSIGNATION À PROPOS DE L’ADHÉSION

Conformément au plan stratégique de l’ICÉC visant à favoriser une meilleure cohérence au sein de notre organisation et de renforcer nos normes, à compter du 1er Avril 2015, L’ICÉC (national) supervisera tous les aspects de l’adhésion incluant l’évaluation des nouvelles applications, le suivi des registres, etc. qui étaient précédemment prises en charge par les affiliés.

Nous travaillons présentement avec les affiliées sur la transition des activités d’adhésion à l’ICÉC et les affiliés procèdent actuellement au transfert des informations recueillies par chaque bureau affilié au siège social de l’ICÉC.

Les membres devraient communiquer avec la coordonnatrice des membres de l’ICÉC, Sophie Chin You, à l’adresse membership@ciqs.org pour toutes les demandes concernant leur dossier individuel.

Si vous avez des questions d’ordre général sur le processus de transition, n’hésitez pas à contacter Lois Metcalfe, Directrice Exécutive, à l’adresse execdir@ciqs.org.

Changement de loi et plan stratégique

En réponse à l’adoption de la loi canadienne sur les organismes à but non lucratif adopté par le gouvernement canadien, toutes les corporations à but non lucratif de régime fédéral (incluant l’ICÉC) devaient effectuer une transition pour se conformer à la nouvelle loi avant octobre 2014, ou être dissoutes.

L’ICÉC a eu recours à des conseils juridiques spécialisés dans les organismes sans but lucratif afin de bien implanter les changements nécessaires afin d’éviter la dissolution de l’ICÉC.

En révisant la structure administrative de l’ICÉC, le conseil juridique a posé une question fondamentale : est-ce que l’ICÉC devait devenir une association d’affiliés (autrement connu en tant qu’association d’associations) ou bien une association de membres?

Suite à de longues discussions sur une période de plusieurs mois, le Conseil national de l’ICÉC a décidé de devenir une association d’associés avec chaque affilié ayant un droit de vote, ainsi qu’un représentant à la table du Conseil national de l’ICÉC dans l’objectif de progresser vers une structure qui encourage une approche national dans la prise de décisions puisque les décisions prises par l’ICÉC ont généralement un impact à travers le Canada (contrairement à une association de membres individuelles où chaque individu détient le droit de vote, une structure qui pourrait facilement être manipulé pour favoriser les intérêts des détenteurs de désignation provenant de régions ayant un plus grand nombre de membres au détriment des régions ayant un plus petit nombre de membres).

Cette décision n’a pas été prise à la légère. Elle a été fait en valorisant un nouveau plan stratégique qui est fondé sur la conviction qu’une approche coordonnée, professionnelle et nationale envers les activités clés de l’ICÉC, servira à améliorer la réputation et la crédibilité de tous les détenteurs de désignation

à travers le Canada, tout en réduisant les coûts administratifs pour tous les détenteurs de désignations à travers le Canada. L’ICÉC – Québec a participé à ces discussions et était en accord avec le plan stratégique et changements administratifs qui avaient été adopté à l’unanimité à l’AGA de 2013.

Notre structure administrative reflète maintenant ce plan stratégique dont les aspects clé sont résumés ci-dessous :

Le rôle du Conseil national, les droits et responsabilités de l’ICÉC et chaque affilié

Le Conseil national est le conseil d’administration de l’ICÉC. Les politiques et règlements de l’ICÉC sont implantés dans sa structure.

Chaque affilié sélectionne un candidat pour siéger au Conseil national à travers un processus démocratique, transparent et responsable que l’affilié détermine comme étant approprié au sein de sa juridiction.

Chaque individu siégeant au Conseil national, en tant qu’administrateur d’ICÉC, se doit d’agir dans le meilleur des intérêts de l’ICÉC lorsqu’ils prennent une décision. Autrement dit, les décisions prises par le Conseil national doivent toujours être prises en tenant compte des besoins de l’ICÉC dans son ensemble. Les administrateurs ne doivent pas seulement considérer les besoins de leurs propres régions. En ayant un représentant de chaque territoire, des débats dynamiques, des perspectives transversales et des décisions solides qui tiennent compte des besoins globaux de l’ICÉC surgissent. Le Conseil national détient une autorité sur les activités et les affaires de l’ICÉC. Par contre, afin d’assurer une structure administrative ayant une stabilité à long terme, une conformité aux pratiques antérieurs (l’ICÉC et ses affiliés, ont actuellement des accords en place – mais, ces accords ne sont pas conforme avec le modèle administratif qui est actuellement en vigueur, et doivent être modifiés) le Conseil national a adopté une nouvelle forme d’accord d’affiliation qui a comme objectif de délimiter les droits et responsabilités de l’ICÉC et ceux de chaque affilié. La reconnaissance exclusive de l’affilié par l’ICÉC au sein de son ressort territorial, la reconnaissance du rôle du Conseil national par l’affilié, la permission donnée à chaque affilié d’utiliser certains outils intellectuels, la confirmation de transfert de fonds provenant des détenteurs de désignation et le transfert de ceux-ci vers l’ICÉC et aux affiliés, les rôles et responsabilités actuels en matière de tenue de documents, et autres sujets font tous partie de concepts qui sont inclus dans l’accord des affiliés.

Ces nouvelles ententes avec les affiliés sont fondées sur des principes et ne se veut pas prescriptif afin d’assurer la longévité de ces accords. En considérant le plan stratégique et la structure du Conseil national, les domaines couvrant la relation entre l’ICÉC et ses affiliés, qui évolueront dans le temps, ont été laissé à la discrétion du Conseil national, puisque celui-ci occupait la meilleure position afin de prendre des décisions collectives reflétant les intérêts des membres à travers le Canada.

Les nouvelles normes nationales sont un bon exemple de ce concept. Les normes nationales ont été mise en place afin d’être appliqués de façon uniforme à travers le Canada dans le but d’encourager une confiance uniforme du public envers les détenteurs de désignation provenant d’autant du Québec que la Colombie - Britannique puisqu’ils sont assujettis aux mêmes normes. Puisque les normes nationales doivent évoluer dans le temps, le Conseil national détient le pouvoir d’approuver ces changements. Les administrateurs ont l’obligation fiduciaire d’agir de façon prudente.

Le Conseil national reconnaît également que des normes conformes au niveau national sont souhaitables. Il existe toutefois des particularités au sein de certaines juridictions qui demandent une attention particulière. Par exemple, certains aspects des lois provinciales peuvent justifier la personnalisation de l’accord d’affiliation. L’ICÉC a passé de nombreux mois de consultation avec les affiliés et la forme actuelle de l’accord d’affiliation reflète une contribution significative des différents affiliés.

Les rôles et responsabilités des détenteurs de désignation

Avant l’AGA à Montréal en 2013, les membres individuels de l’ICÉC étaient des membres de l’ICÉC national et des membres de leurs affiliations régionales. Les membres pouvaient assister aux AGA d’affiliations et voter sur des enjeux. Ils avaient aussi le droit d’assister à l’AGA national. Suivant l’AGA à Montréal, les affiliés sont devenus les seuls membres de l’ICÉC. Les détenteurs de désignation n’étaient plus des membres directs de l’ICÉC car ils exerçaient leur fonction de membre en participant au processus démocratique de leur affiliation locale (y compris la nomination et la révocation des représentants au Conseil national).

Les détenteurs de désignation continuent également d’entretenir une connexion contractuelle directe avec l’ICÉC par le permis d’utiliser leur désignation respective, qui est renouvelé annuellement. L’ICÉC détient et maintien les droits légaux des désignations ECC et ÉCA, et permet l’utilisation de ces désignations par les détenteurs de désignation qui sont en règles et suivant les normes nationales.

Les succès du plan stratégique

Tandis que le processus de transition vers la nouvelle structure d’administration a été lent et certes pas sans lacunes, l’ICÉC a connu plusieurs succès et à l’intention de rester fidèle à l’exécution du plan afin de s’assurer de la pleine mise en œuvre. • Nous sommes passés à une seule marque nationale de l’ICÉC afin de réduire la confusion, renforcer la reconnaissance de marque et assurer la cohérence. • Afin de promouvoir les détenteurs de désignation, l’ICÉC a créé deux vidéos portant sur deux sujets afin de sensibiliser davantage sur la valeur des désignations ÉCA/ ECC et sur la profession d’économiste en construction de façon générale.

• Nous avons créé un nouveau site web moderne englobant tous les affiliés sur le web. Il présente notre marque et comprends de nombreux outils dont les membres et affiliés peuvent bénéficier, incluant le processus de paiement et la mise à jour de dossier.

Lorsque le tout sera implanté, cela diminuera considérablement les coûts administratifs pour les détenteurs de désignation. • Nous avons adoptés des normes nationales et nous visons l’implantation d’un nouveau processus d’application centralisé pour assurer la cohérence dans l’évaluation de la formation et de l’expérience, sans égard à la région du

Canada où le demandeur réside. • L’ICÉC a centralisé le processus de remise et collection de frais de membres pour assurer une administration efficace. À partir de 2015/2016, l’ICÉC percevra les paiements de tous les détenteurs de désignation et paiera ensuite la différence de ces frais aux affiliés.

L’ICÉC continuera de payer les frais liés au site web, paiera pour les frais d’assurance responsabilité de tous les directeurs d’affiliés pour réaliser des économies d’échelle, engagera du personnel pour gérer la facturation aux membres, complétera les renouvellements d’adhésions, les évaluations d’adhésion, et percevra les frais de ceux-ci. De plus, il paiera pour la production de matériel de marketing, l’impression et la distribution à tous les affiliés, et paiera pour tous les frais pour le traitement des cotisations. • Globalement, l’ICÉC augmente ses activités afin que les détenteurs de désignation puissent bénéficier de l’argent qu’ils investissent. Un système d’administration centralisé réduit le dédoublement de tâche, permet de faire des économies et améliore la qualité. Ces processus centralisés liés aux demandes et renouvellements des désignations assurent la cohérence nationale et renforce la réputation de tous les membres. L’implantation de notre plan stratégique n’est pas totalement terminée. Par contre, nous sommes sur la bonne voie et espérons que tous les détenteurs de désignation reconnaissent nos efforts et continuent à supporter l’ICÉC dans ses projets.

En conclusion

Même si plusieurs changements sont survenus au niveau de la structure de l’ICÉC au cours des dernières années, peu de choses ont changés pour les membres en tant qu’individus.

Vous pouvez toujours assister à l’AGA de votre affilié. Vous pouvez toujours assister au Congrès national, entendre le bilan annuel, poser des questions au Conseil national, faire part de vos commentaires et vos réactions sur les enjeux qui vous concernent. Vous pouvez également vous exprimer par le biais de votre représentant au Conseil national.

Tous les événements et les changements de l’ICÉC récents ont eu lieu à travers un processus de justice, de transparence et de collaboration. Le nouveau modèle d’administration de l’ICÉC fait preuve d’efficacité et fonctionne tel que prévue. Chaque affilié participe à des discussions portant sur des enjeux nationaux et détient un vote égal. Toutes les décisions sont prises dans l’intérêt de tous les détenteurs de désignation à travers le Canada.

Important notice Avis important

The Canadian Institute of Quantity Surveyors – Quebec (CIQS-Quebec) is no longer a Member (Affiliate) of the Canadian Institute of Quantity Surveyors (CIQS).

The group known as Association of Estimators and Quantity Surveyors of Quebec (AEQSQ) has no association or affiliation with the Canadian Institute of Quantity Surveyors.

CIQS designation holders (Professional Quantity Surveyors, Construction Estimator Certified, Associates and Students) formerly with CIQS-Quebec will be able to maintain their designation directly with CIQS upon renewal of their annual membership fees paid directly to CIQS.

L’Institut Canadien des Économistes en Construction – Québec (ICÉCQuébec) n’est plus Membre (Affilié) de l’Institut Canadien des Économistes en Construction.

Le groupe connu sous le nom de «l’Association des Estimateurs et Économistes en Construction du Québec» (AEÉCQ) n’est pas associé ou affilié avec l’Institute Canadien des Économistes en Construction.

Les détenteurs de désignation de l’ICÉC (Économistes en Construction Agréé, Estimateur en Construction Certifié, Associés et Étudiants), anciennement rattachés à l’ICÉC-Québec, pourront conserver leur désignation directement avec l’ICÉC suite au renouvellement de leur adhésion en versant les frais annuels directement à l’ICÉC (National).