Curso C4
Producción de la información.
CDE según ISO 19650
Tema T3.
ESTRATEGIA E IMPLEMENTACIÓN CDE
Autor: Jorge Torrico Liz
METODOLOGÍA BIM APLICADA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
ÍNDICE
Curso C4 – Producción de la información. CDE según ISO 19650
1 ESTRATEGIA DE ESTABLECIMIENTO CDE
En los flujos de trabajo descritos anteriormente se habla del empleo de un entorno común de datos para el proyecto; sin embargo; desde el punto de vista de las organizaciones, tanto adjudicadoras como adjudicatarias, lo eficiente es disponer de una solución CDE de carácter corporativo que se emplee para distintos proyectos. Por otra parte, gran parte de las empresas, especialmente pequeñas empresas no disponen de este tipo de soluciones corporativas. Este contexto tan heterogéneo da lugar a diversas estrategias de empleo de la solución CDE por parte de las entidades públicas, los adjudicadores.
En general, el proceso de producción colaborativa de la información se lleva a cabo en la solución CDE del adjudicatario del contrato, produciéndose intercambios con sus posibles subcontratistas, y el resto de procesos, incluyendo la aprobación de la información y el archivo, se realizarán en la solución tecnológica del órgano de contratación, siguiendo un esquema simplificado como el siguiente:
En este caso, es deseable que la estructura de la información en ambas soluciones sea coincidente a fin de evitar posibles duplicaciones u otros errores en el momento de convertir una estructura jerarquizada a otra.
La entrega de la información se produce dentro del estado compartido, una vez que el responsable de la información determina que se puede compartir con el adjudicador para su evaluación y aprobación si procede.
El Entorno Común de Datos del adjudicador podría, incluso, incorporar la funcionalidad de registro legal de la entrega de la información, evitando tener que hacerlo por otros medios.
En términos prácticos, esto implicaría que se genera un estado compartido dentro de la solución tecnológica del adjudicador, que será la base para la transición hacia el estado publicado
El esquema quedaría de la siguiente forma:
En este caso el CDE dispuesto para el proyecto podría ser una solución “ad hoc” para el proyecto o bien la solución corporativa del adjudicatario. Cuando el órgano de contratación se encuentra en niveles BIM incipientes es muy probable que no disponga de una solución CDE y que considere más eficiente emplear una solución puesta a disposición por el adjudicatario para cada contrato específico. Esto permite que el adjudicador adquiera experiencia en la gestión de la información y pueda ser beneficiario de las ventajas que esta gestión dentro de un entorno común de datos le reporta.
La solución tecnológica podría ser puesta a disposición por parte del adjudicatario del contrato y gestionada por el mismo, reduciéndose el número de roles intervinientes por parte del adjudicatario. El adjudicador debería requerirlo así en el PPTP, estableciendo las funcionalidades mínimas de la herramienta de software. Los procesos que definir estarán orientados a la producción e intercambio de información, aunque podrían incorporarse procesos de validación y aprobación.
Todos los procesos dentro del CDE y la gestión de los tres estados de información relativos “trabajo en progreso”, “compartido” y “publicado” se producen dentro de la única herramienta CDE. Únicamente el paso a “archivado” se realizaría por parte del adjudicador dentro de sus sistemas.
Por su parte, cuando los posibles adjudicatarios del contrato se encuentren en niveles BIM incipientes, y el órgano de contratación presente un nivel BIM superior, la solución tecnológica podría ser puesta a disposición por parte del adjudicador, lo que permite cubrir todas las etapas del contrato, desde la licitación/adjudicación hasta su finalización, incluyendo el archivo de la información.
Cada estrategia tiene distintas ventajas e inconvenientes para cada uno de los agentes; si bien en general vienen dadas por las limitaciones, o bien de los adjudicadores o del mercado al que se dirigen.
2 EL CDE EN EL PLAN BIM ESPAÑA
El Plan BIM establece cuatro niveles de madurez BIM definidos según cuatro categorías: estrategia, procesos, soporte tecnológico y personas. Dos de ellas hacen referencia al entorno común de datos, procesos y soporte tecnológico.
Los niveles de madurez que define el Plan BIM son los siguientes:
Inicial
Medio
Avanzado
integrado
El calendario de implantación del Plan BIM es el siguiente:
2.1 Procesos
En la categoría procesos se incluyen los distintos procesos asociados al ciclo de vida del contrato, desde la preparación de la licitación a la ejecución del contrato. Se establecen requisitos de información BIM mínimos que se deben cumplir respecto de los siguientes aspectos:
Los procedimientos de trabajo que describen dichos procesos
La coordinación entre las partes del contrato
La información que se produce en el contrato
En el nivel inicial se hace referencia a procedimientos de trabajo basados en sistemas de gestión e la calidad como los definidos en la norma UNE-EN ISO 9000 para la gestión de información del contrato y no requiere que la coordinación entre partes se realice en un entorno común de datos.
En el nivel medio, se incorpora el empleo de un entorno común de datos para la coordinación entre partes.
El nivel avanzado ya hace mención a que los procedimientos de trabajo estén basados en la serie de normas UNE-EN ISO 19650; y, por tanto, lo que en este curso se ha definido como flujo CDE
2.2 Soporte tecnológico
En la categoría soporte tecnológico se hace referencia al soporte digital de la información y las herramientas necesarias para la producción, almacenamiento, gestión de esta información. Se incorporan dos conceptos básicos:
Entorno común de datos como solución tecnológica que integra un flujo de datos para gestionar, entregar y revisar la información por parte de todos los agentes involucrados. El CDE se pude implementar con distintos grados de complejidad…
Estándares aplicables: que definen el formato de los archivos digitales que se emplean en el contrato
El nivel inicial ya introduce soluciones tecnológicas tipo CDE; aunque con unas funcionalidades muy básicas más cercanas a las de un gestor documental. Entre estas funcionalidades, se incluye la capacidad de centralizar la información, control de accesos y estructura de los contenedores de información (nomenclatura estandarizada para archivos y carpetas).
A partir del nivel medio, ya aparecen las soluciones CDE, tal y como las conocemos, con su capacidad para integrar el flujo CDE; aunque no es hasta el nivel avanzado en el que se especifica el empleo de una solución CDE según la serie de normas UNE-EN ISO 19650 con un mayor nivel de funcionalidades. Por último, en el nivel integrado, va un poco más allá solicitando el acceso a través de servicios web integrados que permitan la interoperabilidad de los datos.
Después de analizar lo que supone disponer de un CDE, una cuestión clave es como implementar un entorno común de datos en una organización o departamento. En general, existen dos opciones:
- Adquirir una herramienta comercial de las diversas existentes en el mercado.
- Desarrollar una herramienta “ad hoc”, específica para las necesidades de la organización.
La primera es la opción más habitual por su menor coste, y menor necesidad de análisis previo, así mismo es posible conseguir un cierto grado de adaptación a la organización. La oferta actual es amplia, con una variedad de funcionalidades también importante.
La segunda de estas opciones supone un mayor coste; aunque permite una mejor adaptación a las necesidades, sistemas preexistentes y cultura de la organización. Entre las ventajas e inconvenientes de cada una de estas opciones:
Adquisición de una herramienta comercial Ventajas:
Rapidez de implementación: soluciones listas para su uso que requieren poco tiempo para su implementación.
Experiencia y soporte: proveedores de software con experiencia en la industria que ofrecen un sólido soporte técnico y servicio al cliente.
Actualizaciones y mejoras: proveedores de software suelen ofrecer actualizaciones y mejoras periódicas para mantener el software actualizado y adaptado a las necesidades cambiantes del mercado.
Coste inicial más bajo: habitualmente el coste es menor especialmente considerando coste de desarrollo, mantenimiento y soporte
Inconvenientes:
Menor personalización: las soluciones comerciales pueden tener limitaciones en cuanto a la personalización y adaptación a las necesidades específicas de la organización.
Dependencia del proveedor: La organización puede volverse dependiente del proveedor del software CDE para soporte técnico, actualizaciones y mantenimiento.
Coste a largo plazo: aunque el coste inicial puede ser más bajo, el coste a largo plazo de mantener y renovar las licencias de software puede ser considerable.
Limitaciones de funcionalidad: es posible que el software adquirido no tenga todas las funcionalidades necesarias para satisfacer las necesidades específicas de la organización
Desarrollo de herramienta propia
Ventajas:
Personalización completa: desarrollar un software propio permite una personalización completa para adaptarse a las necesidades y procesos específicos de la organización.
Control total : la organización tiene control total sobre el desarrollo, mantenimiento y evolución del software.
Integración con sistemas existentes: una solución propia puede integrarse más fácilmente con otros sistemas y herramientas utilizados por la organización.
Potencial de escalabilidad: Un software CDE propio puede ser diseñado para ser escalable y adaptable a medida que las necesidades de la organización cambian y crecen.
Inconvenientes:
Coste y tiempo de desarrollo: desarrollar un software propio puede requerir una inversión considerable en términos de tiempo, recursos y dinero.
Complejidad técnica: el desarrollo de una herramienta propia puede ser técnicamente complejo y requiere experiencia y conocimientos especializados en desarrollo de software y tecnologías específicas para la preparación de la documentación de su licitación.
Mantenimiento y soporte : la organización es responsable del mantenimiento continuo, las actualizaciones y el soporte técnico del software CDE desarrollado internamente.
Riesgo de errores y problemas: El desarrollo de software personalizado conlleva el riesgo de errores, problemas técnicos y posibles fallas de seguridad.
El coste de una solución CDE no es únicamente el coste del software en sí mismo, si no otros costes derivados, como pueden ser apoyos de consultoría, formación y la migración de datos si fuese necesario.
En el proceso de implementación, el primer paso a dar, es el análisis de los procesos actuales del departamento, aspecto clave para la determinación de las funcionalidades necesarias. Es necesario comprender qué pretende hacer un CDE en el contexto de BIM y de la organización en general, teniendo en cuenta la infraestructura existente. Este proceso facilita la identificación de posibles necesidades en los procesos, tecnología y competencias. Como parte de la evaluación de la adquisición de una solución CDE, se debe analizar qué funcionalidades de las soluciones tecnológicas actuales podrían aprovecharse más o adaptarse al proceso BIM. Por ejemplo, una opción para organizaciones con un nivel de madurez muy bajo sería la implementación en herramientas de producción colaborativa los flujos CDE, especialmente la inclusión de los estados de la información.
Algunas de estas herramientas serían:
SharePoint es una plataforma muy versátil que se utiliza para diversas aplicaciones relacionadas con la gestión de contenido, la colaboración y la productividad.
Microsoft Teams: plataforma de colaboración en equipo que permite la comunicación instantánea, la colaboración en documentos, la organización de reuniones y la integración con otras herramientas como Office 365.
Google Workspace: ofrece una variedad de herramientas de colaboración y productividad, como Google Drive, Google Docs, Google Sheets y Google Slides, que permiten la creación, edición y compartición de documentos en línea de forma colaborativa.
Confluence: es una herramienta de gestión de contenido y colaboración. Permite la creación, organización y compartición de contenido, así como la colaboración en equipo mediante la creación de páginas, blogs, comentarios y espacios de trabajo.
OneDrive: es una solución de almacenamiento en la nube que permite a los usuarios almacenar, sincronizar y compartir archivos y carpetas de forma segura. También ofrece integración con otras herramientas de productividad como Office 365.
Box: es una plataforma de gestión de contenido en la nube que permite a las organizaciones almacenar, compartir y colaborar en archivos y documentos. Ofrece características como control de versiones, permisos granulares y colaboración en tiempo real.
Dropbox: es una solución de almacenamiento en la nube que permite a los equipos almacenar, sincronizar y compartir archivos y carpetasa. Ofrece características como control de acceso, recuperación de archivos y colaboración en documentos
Cualquiera de estas herramientas con los flujos adecuados, podrían considerarse como un “protoCDE” que; aunque no cumple todos los requisitos introducidos por la norma UNE-EN ISO 19650, puede permitir una gestión digital de la información suficiente en etapas muy tempranas.
Es necesario detallar los requisitos funcionales que se necesitan de un CDE, teniendo en cuenta la seguridad, la funcionalidad y los requisitos de los usuarios, previo al análisis de las diferentes aplicaciones comerciales. Se pueden utilizar contratos en los que se solicite aportar un entorno común de datos para testar sus funcionalidades en base a su uso y su posible integración con otros sistemas. Como mínimo se deberían considerar las funcionalidades consideradas como básicas (gestión documental, XXX)
Otros aspectos a tener en cuenta en la selección de la herramienta serían:
Usabilidad o facilidad de uso: este aspecto es clave para difundir su uso dentro de la organización. Una interfaz intuitiva y una navegación sencilla mejoran la adopción y el uso dentro de la organización.
Integración con otras herramientas o sistemas: es importante considerar la capacidad de la herramienta para integrarse o, al menos, comunicarse, con otras herramientas y sistemas utilizados por la organización, como sistemas de gestión de mantenimiento, ERP’s, inventario, herramientas de gestión de modelos, etc. La integración debe facilitar la transferencia de datos y la interoperabilidad entre diferentes sistemas; y, por tanto, favorece su uso.
Seguridad de los datos: es una consideración crítica en el sector público. La herramienta debe ofrecer medidas de seguridad robustas para proteger la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información
almacenada en el sistema, incluyendo cifrado de datos, autenticación de usuarios y control de acceso.
Coste: el coste de implementación y mantenimiento de la herramienta es un factor importante a tener en cuenta.
Soporte y servicio al cliente: un sólido soporte técnico y servicio al cliente para ayudar a resolver problemas, responder preguntas y proporcionar asistencia en caso de problemas técnicos o dificultades de uso, facilitará su implementación.
Experiencia y reputación del proveedor: es otro aspecto relevante en el sector público, adquirir productos testados de empresas con capacidad que pueden garantizar continuidad en la prestación del servicio. La opinión de otros clientes públicos puede constituir una referencia para evaluar la fiabilidad y la calidad del proveedor y su producto.
Existen varios softwares CDE disponibles en el mercado, algunos de los cuales serían:
usBIM platform (Acca software): solución basada en la nube con una amplia gama de funcionalidades como gestión documental, visualización, colaboración en tiempo real, coordinación de modelos, seguimiento de proyectos e integración con otras herramientas.
BIM 360/Autodesk Construction Cloud (Autodesk): plataforma de gestión de proyectos en la nube que incluye funciones para la colaboración de equipos, la gestión de documentos, el seguimiento de proyectos y la coordinación de modelos BIM.
Aconex (Oracle): plataforma de gestión de proyectos en la nube que permite la colaboración de equipos, la gestión de documentos, la administración de contratos y la coordinación de proyectos.
ProjectWise (Bentley Systems): una solución de gestión de información de infraestructura que permite la colaboración de equipos, la gestión de documentos, la coordinación de modelos BIM y la administración de proyectos.
Trimble Connect (Trimble): plataforma de colaboración en la nube que permite la visualización de modelos BIM, la coordinación de proyectos, la gestión de documentos y la colaboración de equipos en tiempo real.
Procore (Procore Technologies): plataforma de gestión de construcción en la nube que incluye herramientas para la gestión de proyectos, la colaboración de equipos, la gestión de documentos y la coordinación de proyectos de construcción.
Una vez adquirida la herramienta es necesaria una estrategia de gestión del cambio dentro de la organización que implemente un plan para ayudar a los futuros usuarios a adaptarse a la nueva forma de trabajar con el CDE. Esto incluye comunicar claramente los beneficios del CDE, involucrar a las partes interesadas en el proceso de implementación, y proporcionar apoyo y asistencia continua durante la transición.