TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CLARA INES CORTES FORERO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL I FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BUCARAMANGA 2013
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TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CLARA INES CORTES FORERO
Docente LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL I FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BUCARAMANGA 2013
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 2. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2.1AVERIGÜE COMO SE ORIGINÓ LA GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2 DEFINA CON SUS PROPIAS PALABRAS GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DEL CONCEPTO QUE EMITE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 2.3 CONSTRUYA SU PROPIO CONCEPTO DE DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE DA DEL MISMO EL AGN 2.4 ¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y MEDIANTE CUÁL LEY FUE CREADO? 2.5 ¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS? 2.6 ¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS? 2.7 ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21? 2.8 ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.9 ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL? 2.10 ¿CUÁNTOS Y CUÁLES SON LOS PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL? 2.11 EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTA (TRD) Y CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN. 2.12 MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS 2.13 REVISE EL DOCUMENTO “CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” 2.14 INVESTIGUE LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA
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INTRODUCCIÓN
El programa de gestión documental se basa en la organización de la documentación de las organizaciones, es decir, desde el momento en el que se produce un documento hasta su disposición final, es por esto que su objetivo principal es el de dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de información, que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones claro está tenido en cuenta la diferente normatividad que estable el Archivo General de Nación. Haciendo una breve análisis de la gestión documental en Colombia, se puede mencionar que fue a partir del año de 1994 que el tema comenzó a incursionar en el país debido al acuerdo 07 de este año expedido por el AGN, este acuerdo consideraba en sus literales la responsabilidad, organización, valoración, las transferencias y la eliminación de la documentación; debido a lo anterior en el año 1996 publica “Gestión Documental”
en
donde
se
establece
unos
lineamientos
para
la
implementación de la PGD, pero es el año 2000 con la ley 594, la ley general de archivos en donde en el Título V, Artículos 21 al 26, se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental. Con respecto a lo anterior, el presente trabajo aborda en su mayoría toda la temática respecto al Programa de gestión Documental, dando un breve análisis de su historia, concepto, etapas, legislación y entes que regulan este procedimiento en el país, para con ello tener una idea más amplia acerca del PGD.
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1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL Estudiar, analizar y conocer todo el proceso que comprende del Programa de Gestión Documental.
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Conocer todos los conceptos relacionados con el programa de gestión documental. Analizar detalladamente todos los aspectos del PGD como: la producción y flujo documental. Conocer la legislación vigente que abarca la temática del PGD y los entes que regulan esta actividad en Colombia. Comprender todo el proceso de evolución del PDG.
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2. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras fuentes, realice lo siguiente: 2.1 AVERIGÜE COMO SE ORIGINÓ LA GESTIÓN DOCUMENTAL, PUEDE TOMAR
COMO
DOCUMENTAL”
BASE
EL
QUE
SIGUIENTE PUEDE
DOCUMENTO
“GESTIÓN
ENCONTRAR
EN
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf Según el documento base y el material de clase se menciona textualmente que: "La gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50 y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico. A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos.
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En Colombia, se empezó a contemplar el termino Gestión de documentos a partir del Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, el cual contempla y desarrolla el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión
de
documentos,
valoración
documental,
transferencias
de
documentos con valor permanente y eliminación de documentos. En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental: bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental. Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales. En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se continua con la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para la organización, conservación y difusión de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos y normativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación y preservación del patrimonio documental”.1
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2
ARIAS GONZÁLEZ, Luz Marina. Unidad I. Introducción a la Gestión Documental. Armenia: Universidad del Quindío, p.6. 2 FERNÁNDEZ VALDERRAMA, Luis David. Gestión Documental. Caracas (Venezuela). [En línea] Disponible en: http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
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2.2 DEFINA CON SUS PROPIAS PALABRAS GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DEL CONCEPTO QUE EMITE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. GESTIÓN
DOCUMENTAL:
Es
el
“Conjunto
de
actividades
administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. (Art. 3 Ley 594 de 2000 y Reglamento General de Archivos-Acuerdo 027 de 2006)
Según el anterior concepto que emite el AGN sobre el término Gestión Documental, podría mencionar que la gestión documental es el conjunto de normas, prácticas y procesos archivísticos mediante los cuales una institución bien sea pública o privada planifica, organiza, dirige y controlar, todo el flujo de la documentación que emite o produce como resultado y desarrollo de sus actividades, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documento, lo cual permite tomar decisiones respecto al tiempo de conservación y o eliminación de los documentos por medio de las TRD.
2.3
CONSTRUYA
SU
PROPIO
CONCEPTO
DE
DOCUMENTO
Y
DOCUMENTO DE ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE DA DEL MISMO EL AGN. Conceptos del AGN DOCUMENTO: es toda “Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado (A.G.N . Reglamento General de Archivos - Acuerdo 027 de 2006)
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DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Conceptos Propios. Documento: Es toda aquella información que produce, organiza, controla y almacena todo individuo o institución, en cualquier tipo de formato o medio.
Documento de archivo: Es toda aquella información que produce, recibe, organiza, controla y almacena una entidad o institución en el ejercicio de sus funciones, la cual tiene un valor no solo para la institución, sino también para toda la comunidad, por tal motivo se debe preservar y conservar.
2.4 ¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y MEDIANTE CUÁL LEY FUE CREADO? Según la página del AGN, menciona que: “El Archivo General de la Nación AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad, además es la principal ente que coordina y controla la actividad archivística en el país”.3 El AGN Tiene la doble función de ser archivo intermedio y archivo histórico de la administración pública. Además, como archivo general, le corresponde 3
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. El http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1057
AGN.
9
Bogotá,
2013.
).
[En
línea]
Disponible
en:
la protección de todo tipo de documentos de origen público y privado de interés para la memoria cultural e histórica nacional. El Archivo General de la Nación se crea a partir de la ley 80 DE 1989 el 22 de diciembre, por medio de esta ley se forma como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E. y además se establecen también sus funciones.4
2.5 ¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS? De acuerdo con lo que menciona el AGN en su página menciona que: “El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las
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Ley 80 de 1989. [En línea] Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998
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instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos. En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual forma se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de Archivos en estos Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá.
Desde la creación del Archivo General de la Nación se han venido creando Comités Técnicos Asesores por funciones y Comités Técnicos Asesores por sectores y de acuerdo con las necesidades que surgen en desarrollo de la función Archivística las cuales se reglamentan y se le asignan funciones a través del Decreto 4124 de 2004. A su vez el Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y canaliza la comunicación entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archivos, procura el mejoramiento del Talento Humano en archivística y apoya la capacitación en general. Propende por alcanzar condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para la recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los archivos, a nivel nacional, regional y local.”5
5
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Sistema Nacional de Archivos. Bogotá, 2013. ). [En línea] Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180
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2.6 ¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS? La ley por la cual se dicta la ley general de archivos es: la Ley 594 de julio 14 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, en donde esta ley establece reglas y principios las cuales regulan la función archivística del estado y además de las entidades públicas y privadas, donde por esta ley deben de guiarse y llevar una adecuada gestión de sus archivos.
2.7 ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21? Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán
elaborar
programas
de
gestión
de
documentos,
pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. El anterior articulo lo que menciona es que todas las entidades públicas deben tener el programa de gestión documental, el cual debe estar también integrado por las Tics, en donde se evidencie que se maneja e implemente los principios de de procedencia y orden original, al mismo tiempo se evidencia el cumplimiento del ciclo vital de los documentos; estos documentos sin importar su soporte serán considerados como validos y auténticos, siempre que se garanticen que sean originales.
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2.8 ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.6 Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.
6
BARRERA PÉREZ, Amanda. Programa de Gestión Documental. Bogotá: AGN, 2005.
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2.9 ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL? Estas consideraciones son de tres tipos, Administrativas, Económicos y Archivísticas, de igual manera se deben tener en cuenta también otros aspectos en cuanto a la planeación del PGD como lo son el diagnostico, los requisitos técnicos y los requisitos administrativos. 7 ASPECTOS BÁSICOS ADMINISTRATIVOS
ECONOMICOS
ARCHIVISTICOS ASPECTOS DE PLANEACIÓN
CONCEPTO Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos
Se refieren a los procesos consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos CONCEPTO Obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva.
DIAGNOSTICO
Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos
REQUISITOS TECNICOS
REQUISITOS ADMINISTRATIVOS
Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de
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CARACTERISTICAS La transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. CARACTERISTICAS Debe contemplar la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Es un plan corto a mediano y largo plazo. Se debe contar con: Con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados. Manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental. Adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Tener definido el sistema de administración de archivos de la
FERNÁNDEZ VALDERRAMA, Luis David. Gestión Documental. Caracas (Venezuela). ). [En línea] Disponible en: http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
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gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad
entidad (centralizado, o descentralizado). Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. Contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función,
2.10 ¿CUÁNTOS Y CUÁLES SON LOS PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?8 La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende 8 pasos o procesos tales como la producción, recepción, la distribución, tramite, organización, consulta, conservación y la disposición final de los documentos. 1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. 2. RECEPCIÓN
DE
DOCUMENTOS:
Conjunto
de
operaciones
de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. 3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. Programa de Gestión Documental. Bogotá. [En línea] Disponible en: http://oad.uniandes.edu.co/index.php/programas/2-programa-de-gestion-documental
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4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. 6. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. 7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido 8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
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2.11 EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTA (TRD) Y CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN. Para una eficiente Gestión Documental se aplican las Tablas de Retención Documental, las cuales consisten en un listado de series, subseries y sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo, el tipo de custodia, el término de retención e instrucciones para realizar el muestreo o el descarte. Los beneficio de adoptar las TRD son: 9 Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Mini/manual N°4. Tablas de retención documental y transferencias documentales.
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Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. Las etapas que comprenden las TRD son 5.10 PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada. TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. CUARTA ETAPA. Aplicación ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 039 de 2002: procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental. P.2. Bogotá: AGN, 2002.
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2.12 MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS. La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Algunas de estas ventajas son: - Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. - Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. - Reducción de los costes de archivado - Reducción de la recuperación de un documento. - Acceso concurrente a un documento. - Mejora de atención a los clientes. - Reducción de costes legales. - Reducción de costes de acceso a la documentación. - Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos. - Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.
2.13
REVISE EL DOCUMENTO “CONCEPTUALIZACIÓN DE UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” EN SU MARCO LEGAL SELECCIONE 5 DE ESTAS NORMAS Y REALICE UN CUADRO CON SU ENUNCIADO
Y
HAGA
A
CADA
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UNA
SU
EXPLICACIÓN.
LEGISLACION NORMA
LEY 80 DE 1989
ENUNCIADO
EXPLICACIÓN
Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
La presente ley establece, organizar y dirige el SNA; fija políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la nación; a su vez menciona que se debe Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el AGN, así como el que se le confié su custodia; Esta ley busca también promover la organización y fortalecimiento de los archivos para garantizar la eficacia de la gestión del estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que tienen importancia cultural o histórica. La administración y dirección del AGN estará a cargo de la Junta Directiva General; el director general será agente del presidente de la república y ejercerá la representación legal de la entidad.
LEY 594 DE 2000.
Por medio de la cual se dicara la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
LEY 795 DE 2003. AJUSTA ALGUNAS NORMAS DEL ESTATUTO ORGÁNICO DEL SISTEMA FINANCIERO. ARTÍCULO 22.
Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación.
DECRETO 4124 DE 2004.
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos privados.
Con la Ley 594 del 2000 el gobierno estable las reglas y principios que rigen la actividad archivística en el país. En una primera instancia la aplicación de esta ley es para las entidades públicas y privadas que cumplan con funciones públicas, pero se quiere que por medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las empresas privadas, con el fin de unificar la actividad archivística en todas las entidades. A su vez la ley define conceptos técnicos que tienen que ver con el vocabulario archivístico, esto para que los funcionarios y directivos que manejan los archivos se familiarice con los términos; para terminar la ley incluye los principios generales que rigen la función archivística, con estos principios se pretende lograr que las instituciones tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Como bien menciona el Articulo, es obligación que las empresas o entidades financieras que se encuentren en proceso de liquidación conserven sus archivos, esto debido a que si hay algún proceso penal o haya algún problema jurídico, se puedan tener evidencias, además es importante para el estado contar con el archivo histórico de las entidades bancarias que han marcado historia en nuestro país. La presente ley demarca que el SNA es el conjunto de instituciones archivísticas que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos y que es el encargado de salvaguardar el patrimonio documental; a su vez estipula que AGN es el que coordina y orienta al SNA, también deja claro las instancias de articulación las cuales son: nivel nacional, departamental, distrital y municipal y para finalizar menciona los aspectos a tener en cuenta de los archivos privados y los estímulos que tiene el AGN para estos archivos.
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CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. ARTÍCULO 74.
Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Este artículo es muy claro, todas las personas tenemos derecho a poder consultar los documentos públicos, por eso es un derecho que nos otorga la constitución política. Los únicos documentos que no podemos consultar son aquellos documentos que tengan algún tipo de valor cultural, científico, patrimonial, etc.
2.14 INVESTIGUE LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS. En la actualidad la privacidad de los ciudadanos en general se podría decir que se ha visto violada, y justo a hora que con la tecnología tan avanzada los hacker tienen más técnicas para ver y apropiarse de información que es privada; es por este motivo que la privacidad y la intimidad debe y es un derecho que poseemos todos los ciudadanos por igual. Según menciona María Luisa Pfeiffer, en su escrito Derecho a la Privacidad: Protección de los datos sensibles. “El derecho a la privacidad, apoyado sobre la valoración del individuo, protegiendo a la persona
ha sido amparado por la tradición jurídica individual y preservando la inviolabilidad del
domicilio, de los papeles y los documentos. Ello asegura que ninguno de estos elementos podrá ser utilizado por otros sin el consentimiento del individuo al que pertenecen. Sin embargo, la extensión de la vida de la persona a diferentes ámbitos no necesariamente públicos obliga a nuevas formulaciones que vayan más allá de la casa, habitación o domicilio de trabajo de la persona, alcanzando sus propias manifestaciones en el mundo: su arte, productividad, creatividad, innovación, aquello que otros conocen de él antes que él, como su identidad genética. Así, es necesario establecer en primer lugar cuáles de esos datos pueden ser proporcionados a un tercero, sea el Estado o un particular, o cuáles puede este tercero recabar y, también, permitir al individuo saber quién posee esos datos personales y para qué, pudiendo oponerse a esa posesión o uso. Al decidir los alcances de
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cualquier formulación del derecho a la privacidad, deberán tomarse en cuenta todas estas cuestiones”.11 Debido a lo anterior se han venido presentando leyes, artículos e incluso la propia constitución abarca en sus artículos el derecho a la privacidad de la información y documentos de las personas, alguna de ellas son: CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA: art. 15.12 Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley SENTENCIA C-640/10 (Agosto 18, Bogotá DC): Derecho a La Intimidad Personal y Familiar-Jurisprudencia constitucional13
11
PFEIFFER, María Luisa. Derecho a la privacidad: protección de los datos sensibles. Bogotá: Universidad del Bosque. 2008. [En línea]. Disponible en: http://www.bioeticaunbosque.edu.co/publicaciones/Revista/Revista5/Articulo1.pdf 12 CMSI. Derecho a la privacidad. [En línea]. Disponible en: http://cmsi.colnodo.apc.org/documentos.shtml?x=3719 13 CORTES CONSTITUCIONAL DE COLOMBIA. Sentencia C-640. [En línea]. Disponible en: http://www.corteconstitucional.gov.co/RELATORIA/2010/C-640-10.htm
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La ONU. DECLARACIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS (1948). Art. 12: “Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.”14 LEY ESTATUTARIA 1581 De 2012, Por La Cual Se Dictan Disposiciones Generales Para La Protección De Datos Personales15
14
BLOG: CONSTITUCIÓN Y CIUDADANIA. Derecho a la intimidad. [En línea]. Disponible http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/ 15 Base de datos Vlex. Ley estatutaria 1581 de 2012. [En línea]. Disponible http://app.vlex.com/#vid/403507718/graphical_version
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en: en:
CONCLUSIONES
Con la realización de este trabajo se pudo analizar y comprender todo el proceso que comprende el Programa de Gestión Documental. Se logró conocer, analizar, comprender y comprar la normatividad que regula el Programa de gestión Documental. Se estableció un nuevo concepto acerca del derecho a la intimidad, para ello se investigó el tema en bases de datos y en internet acerca de la diferente normatividad que existe acerca de este derecho.
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BIBLIOGRAFIA
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