El estudiante universitario y las presentaciones de negocios

Universidad Tecnológica de Chihuahua EL ESTUDIANTE UNIVERSITARIO Y LAS PRESENTACIONES DE NEGOCIOS NIVEL TSU

L.R.C. María Elena Andrew Sotelo L.R.C. Brenda Prieto García

Curso de Nivelación 2011 Unidad de Desarrollo Académico

CONTENIDO:

INTRODUCCIÓN...................................................................................

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I. EXPRESION ORAL E IMAGEN DEL EXPOSITOR Importancia de las presentaciones de negocios.................................................................................................. 4

La exposición oral……………………………………..…………………………………..

Como hacer una buena exposición oral……………….……………………………

5

8

Errores más comunes durante la exposición oral………………………………..

12

La imagen personal………………………………………………………….…………

12

II. DISEÑO DE PRESENTACIONES ORALES Tipos de herramientas didácticas…………………………………………………….

16

Guía para hacer una presentación en POWER POINT…………………………

18

Preparación de las instalaciones físicas……………………………………….

22

BIBLIOGRAFÍA............................................................................ ……

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INTRODUCCIÓN Durante su preparación académica, muchos estudiantes se concentran demasiado, por razones obvias, en el contenido temático de las asignaturas y descuidan el desarrollo de habilidades que le permitan expresarse y comunicarse en forma oral y escrita que también representan parte integral de su formación, por lo que constantemente, como docentes, nos percatamos de la necesidad de inculcar estos conceptos a nuestros alumnos.

En numerosas ocasiones es necesario hacer exposiciones orales para presentar resultados de investigaciones, proyectos, tareas, etc. Y nos damos cuenta que esto genera incertidumbre, desconfianza y hasta cierto grado de psicosis entre los estudiantes debido a la falta de habilidades en este rubro. Independientemente del contenido temático que se desea desarrollar, del grado de complejidad, o de la audiencia, siempre que se solicita a un estudiante exponer en forma oral ante sus compañeros, muestra rechazo; sin embargo, es importante crear conciencia de la importancia que esto tiene y el impacto que puede causar durante su desempeño profesional.

Por ello, este manual presenta una serie de consejos prácticos para preparar y presentar exposiciones orales.

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I. EXPRESIÓN ORAL E IMAGEN DEL EXPOSITOR

ACTIVIDAD 1. Cada alumno debe responder a lo siguiente: ¿Qué es lo que más le aburre o disgusta de las exposiciones escolares? ¿Qué es lo que más le ha gustado de una exposición escolar o profesional?

1.1.

IMPORTANCIA DE LAS PRESENTACIONES DE NEGOCIOS En la vida de las personas cada día hay una presentación, en el plano personal o laboral, de allí la importancia de saber planificar, organizar y realizar Presentaciones Efectivas que cumplan con los propósitos y los objetivos previamente planificados.

La razón por la cual toma gran importancia este tipo de presentaciones, radica en que estudios realizados a lo largo del tiempo, arrojan como resultados que la percepción y asimilación de información se hace principalmente por un 83% vista y un 11% oído, repartiéndose los porcentajes restantes entre olfato, tacto y gusto.

No cabe duda de la importancia que tienen las presentaciones, tanto en el ámbito escolar como en el profesional. Sin embargo es muy común que sintamos terror ante la posibilidad de tener que hacer una presentación en público. ¿Se ha preguntado usted porqué algunas presentaciones logran captar su atención durante horas, mientras que otras pierden su atractivo en cuestión de minutos?

Muchos expositores, frente al temor de omitir algo o simplemente confundirse, memorizan o leen la exposición. Esto produce un estilo demasiado aburrido, imperfecto y ceremonioso.

Uno de los momentos que más generan confianza a la audiencia es cuando el orador, en el momento en que menos se espera, se sale del guión aparentemente para contar alguna historia que le viene a la mente, para enseñarnos algún documento que no tuviese preparado en ese momento, algo confidencial, algo “en confianza”.

En ese momento el sistema de “alerta” dentro del cerebro de la persona dice “esto es nuevo, original, imprevisto, hay que prestar atención porque puede que tenga que reaccionar”. Ese estado del cerebro es el que queremos para que nuestra audiencia sea más receptiva.

Lo peor que se puede hacer es verter toda la charla en las diapositivas, si todo lo que se va a decir está en la pantalla ¿para qué hace falta su presencia? El material debe residir en la mente.

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1.2 LA EXPOSICIÓN ORAL Concepto La exposición oral es una presentación, individual o colectiva, ante un público de algún tema sobre el cual se ha investigado y se tiene alguna información útil que compartir o donde simplemente se explica un asunto.

Para especificar los límites de la intervención, es importante fijar unos objetivos antes del comienzo de esta, exponer claramente los temas a tratar y hacer un resumen al final de lo que se ha dicho.

Para hacer una buena exposición oral hay que tener en cuenta: La postura del cuerpo, el uso de las manos, las ayudas audiovisuales (carteleras, diapositivas, presentaciones en programas de computador, etc.), mantener un contacto visual con el público y tener un adecuado tono de voz.

1.2.1 Partes de la exposición oral La exposición oral consta de las mismas partes que la exposición escrita: a) Una introducción (breve), en la que se expresan los objetivos y las

ideas principales. b) Un desarrollo (más extenso) c) Una conclusión (breve), en la que se resumen las ideas que se han ido exponiendo.

A estas tres partes deben añadirse:

Un elemento inicial destinado a llamar la atención del auditorio [Forma parte de la introducción, la precede] Un cierre [Forma parte de la conclusión] A continuación, si el tiempo lo permite: Un turno de preguntas, Agradecimientos [Forman parte de la conclusión]

Consideraciones previas Planificar, organizar y jerarquizar las ideas.

Ejemplificar, ilustrar y explicar las ideas expuestas.

Anticipar las dificultades de comprensión y usar reformulaciones (paráfrasis y definiciones) Estructurar el discurso Tomar notas de las fuentes consultadas y, si se cree oportuno, leerlas.

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a) Introducción Después de saludar al público y antes de presentar el tema de la exposición es importante introducir algún elemento destinado a captar su atención. Éstos son algunos recursos habituales: Una presentación sin introducción provoca desubicación en el auditorio, ya que éste no sabe de lo que se va a hablar ni que se pretende lograr con la exposición. Por su parte, la ausencia de una conclusión equivale a una sinfonía inconclusa, ante la cual sentimos que le falta el final. En las sinfonías, los finales siempre son intensos, fuertes e impactantes; en las presentaciones, las conclusiones deben tener las mismas características.

Existen muchos recursos que pueden ser utilizados en la introducción y en la conclusión, entre los que destacan los siguientes: - Hacer una reflexión en voz alta.

- Realizar una afirmación categórica, insólita, arriesgada.

- Citar una frase célebre - Contar una historia o una anécdota - Hacer una pregunta al auditorio - Usar el suspenso - Leer un fragmento de un texto, literario o no, que pueda impresionar al auditorio.

- Pedir al auditorio que realice algo, etc.

- Mostrar un objeto Cuando se prepara la introducción en necesario tener en cuenta: Presentar el tema de la exposición.

Hay que tener siempre presente lo que el auditorio ya conoce del tema y plantearlo al principio.

Es necesario presentar el objetivo de la exposición, es decir, hacer hincapié sobre aquello que el público todavía no sabe sobre el tema.

Conviene resumir las ideas de la exposición y explicar cómo se procederá.

b) Desarrollo En el desarrollo de la exposición se presentan las ideas principales y las ideas secundarias, siguiendo este esquema: se enuncia, en primer lugar, una idea principal; a continuación, las ideas secundarias que de ella derivan; y se retoma la idea principal para cerrar la secuencia expositiva (que se corresponde a un párrafo en la escritura).

Es necesario introducir frases de transición entre las diferentes ideas principales que sirvan de nexo de unión entre lo que ya se ha dicho y lo que vendrá a continuación.

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Cuando se prepara el desarrollo de una exposición hay que tener en cuenta: El desarrollo es la parte más extensa de la exposición. Conviene tener bien preparado el tema para ajustarlo al tiempo de que se dispone.

Conviene no alejarse nunca del hilo conductor de la exposición.

No hay que extenderse o entretenerse en los conocimientos que el auditorio ya posee.

Hay que aportar argumentos o razones que justifiquen las afirmaciones.

Hay que dejar bien claras las diferencias entre hechos, opiniones y sentimientos.

c) Conclusión La conclusión debe incluir: 1. Un resumen de la exposición; 2. Una referencia a la idea que se ha utilizado como hilo conductor del discurso; 3. Un cierre; 4. Un indicación de que la exposición está acabando; 5. El agradecimiento al auditorio.

6. (Sólo si hay tiempo,) una invitación a plantear preguntas.

ACTIVIDAD 2.

Realice una presentación personal utilizando cada uno de los elementos de la exposición oral.

Por estos motivos, cuando se prepara la exposición es necesario tener en cuenta que: La conclusión debe presentar un resumen rápido de las principales ideas de la presentación.

En la conclusión se debe retomar la idea que se ha utilizado como hilo conductor a lo largo del discurso.

Por otra parte, en el turno abierto de preguntas, es conveniente seguir estos consejos: Mirar a la persona que está planteando la pregunta y esperar a que termine de formularla.

Si no se ha entendido bien la intención o el contenido de la pregunta, pedir a la persona que la ha planteado que la reformule.

Responder de brevemente, ya la información que se proporciona responde al interés de una sola persona.

Cuando se está respondiendo a una pregunta concreta, hay que mantener en contacto visual con todo el auditorio.

Si se desconoce una respuesta, conviene decirlo abiertamente.

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Si algún asistente señala un error del ponente, conviene que éste lo reconozca, explicando las causas que lo han inducido o indique que consultará de nuevo sus fuentes.

Si no hay tiempo, se puede ofrecer al auditorio la posibilidad de responder a las preguntas de forma individual.

En cuanto al lenguaje, hay que tener en cuenta que estos textos deben adecuarse al registro formal y que se producen en el ámbito académico, por tanto, deben presentar un alto grado de formalidad y corrección en el uso del lenguaje.

La característica más importante de la presentación oral es que la información se transmite una sola vez, sin que exista la posibilidad de ir hacia atrás y revisar "lo dicho". Es muy importante facilitar la comprensión al auditorio, permitirle que pierda partes de la presentación sin que esto afecte a la comprensión global y asegurarle que podrá retomar el hilo de nuestro discurso en todo momento.

1.3 COMO HACER UN BUENA EXPOSICIÓN ORAL La efectividad de una presentación oral depende, en gran medida, de la organización de la misma.

Toda presentación oral requiere de un proceso, el cual de describe a continuación.

1.3.1. El proceso de la presentación Planeación En la planeación es necesario elaborar cuatro elementos: análisis de la situación, mensaje, estructura y apoyos visuales.

1.1 Análisis de la Situación La situación se refiere al entorno que rodea a la presentación, a la ocasión de que se trate y al ambiente que la caracteriza. No es lo mismo hacer una presentación a compañeros de clase que a clientes potenciales o para amigos que celebran su boda. Para que una presentación sea exitosa se deben analizar los cuatro elementos que definen la situación: el tema, el objetivo, análisis de la audiencia y el expositor.

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a. Tema Se refiere a un aspecto específico de una materia. Es aquello de lo que se va a hablar, el asunto sobre el que trata la presentación. Por ejemplo, los resultados de una investigación de mercados. b. Objetivo Consiste en el propósito de la presentación, es la razón por la que se hace, aquello que se pretende lograr con la audiencia. Siguiendo con el ejemplo del tema referente a los resultados de la investigación de mercados, el objetivo puede ser sólo informar o bien convencer a la dirección general de las bondades de lanzar un nuevo producto al mercado. El tema se refiere a aquello de lo que se habla, mientras que el objetivo al por qué o para qué se habla.

Siempre que vayamos claramente el objetivo.

a

hacer

una

presentación

debemos

definir

Existen diferentes tipos de presentaciones de acuerdo con el propósito que se pretende lograr. Lane (1987) propone tres tipos de presentaciones de acuerdo con su objetivo: informativas, persuasivas y recreativas.

Las presentaciones informativas pretenden transmitir conocimientos, de tal forma que se mantenga el interés, se facilite la comprensión y se incremente la posibilidad de retener la información. El expositor quiere, así, satisfacer en su auditorio la necesidad o el deseo de saber. Para lograr lo anterior, la información debe ser intelectualmente estimulante, novedosa, ser presentada en forma atractiva, actualizada y, sobre todo, que se relacione con las necesidades e intereses de la audiencia.

Las presentaciones persuasivas buscan modificar creencias, opiniones o mover a la acción.

Se hacen discursos persuasivos cuando el expositor pretende influir o cambiar la conducta de otras personas. En el mundo de los negocios, la mayoría de los discursos son persuasivos, ya sea que queramos convencer a un cliente de que compre nuestro producto, o que nuestros empleados eleven su productividad o que reduzcan gastos. Sin embargo, a pesar de ser las más frecuentes, son, además, las más difíciles, ya que modificar la conducta implica cambiar patrones y costumbres que tienen fuerza.

Para lograr ser más persuasivos en nuestras presentaciones, se recomienda seguir los siguientes principios (Verderber, 1999):

Escriba un objetivo específico: aquello que espera lograr de la audiencia

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Tome en cuenta la actitud de la audiencia con respecto a la demanda que le hace: a favor, en contra o no informados Fundamente con argumentos sólidos su propuesta: dé razones lógicas y evidencia Organice las razones de acuerdo con los intereses de la audiencia: solucionar un problema, comparar ventajas, satisfacer un criterio o una necesidad Resalte qué saldrá ganando la audiencia: haga manifiestos los beneficios que obtendrán los oyentes Use un lenguaje que motive: haga surgir emociones, especialmente en la introducción y en las conclusiones. Una presentación persuasiva equilibra los aspectos intelectuales con los emocionales Desarrolle credibilidad: hable con la verdad, no exagere la bondad de su posición, incluya tanto los aspectos positivos como los negativos de su propuesta Las presentaciones recreativas tienen la intención o el propósito de entretener o de hacer pasar un rato agradable a la audiencia, con un objetivo más social que de negocios. El discurso del Director General en la comida de fin de año de la compañía o las palabras que dirige el orador invitado a un ejecutivo que se retira después de una carrera exitosa, son ejemplos de presentaciones recreativas.

Algunos recursos que se pueden utilizar en las presentaciones recreativas son los siguientes: -

Uso del humor Contar historias o anécdotas Hacer descripciones de lugares, eventos o personas Evitar la controversia y los contenidos complejos

c. Análisis de la audiencia Es muy necesario saber el nivel socioeconómico y profesional, su posición laboral y a que se dedica la audiencia. También si es posible tener acceso a todos los nombres para familiarizarse con ellos y sería muy conveniente relacionar las ubicaciones con los nombres de cada persona dentro del auditorio; esto con el fin de que en algún momento el expositor se pueda dirigir más personalizado hacia el público.

Es conveniente e incluso necesario que conozcamos características como edad, nivel de escolaridad, sexo, profesión, nivel jerárquico de los asistentes, así como sus preferencias y necesidades y las actitudes probables que tienen con respecto al tema y al orado

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Un factor muy importante es saber que espera la audiencia de nuestra exposición para unirlos con nuestros objetivos

d. Expositor Muchas veces pensamos que podemos llegar a ser mejores expositores imitando a otras personas, cuyas presentaciones nos han impactado. Si ellos empiezan sus presentaciones con un chiste, queremos hacer lo mismo, sin considerar que nuestra personalidad es más seria o que nuestro sentido del humor es fatal. Cada expositor debe ser fiel a sí mismo y encontrar su propio estilo.

Es muy importante la presentación personal del expositor o del equipo de exposición, hay que intentar ubicarse en su presentación personal a la misma altura de la audiencia y tomar en cuenta el lugar donde se va a exponer.

1.2 Mensaje El segundo elemento de la etapa de planeación se refiere a la elaboración del mensaje de la presentación. El Mensaje es la idea central que se quiere dejar en la mente de los receptores, es la esencia de la presentación misma.

1.3 Organización o Estructura La estructura de una presentación consiste en ordenar su contenido de tal forma que permita que el público pueda entender y recordar más fácilmente la idea central.

Si pensamos en la presentación total, la estructura de ésta debe incluir tres partes: introducción, cuerpo y conclusiones.

En el cuerpo, se recomienda incluir no más de tres secciones, que deben guardar una secuencia lógica, de fácil comprensión. Por ejemplo: Pasado - Presente - Futuro Situación - Problema - Solución Causa - Desarrollo - Efecto Mundo - Continente - País Una vez que se ha desarrollado el cuerpo de la presentación, se procede a elaborar la introducción y las conclusiones.

ACTIVIDAD 3. Preparar una exposición sobre un tema actual.

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1.4 ERRORES MÁS COMUNES DURANTE LA EXPOSICIÓN ORAL Cuando se trata de exposiciones en el aula la gran mayoría de los alumnos cometen una serie de errores.

Errores más comunes durante la exposición oral Cuando se solicita a los estudiantes exponer resultados de investigaciones, éstos se limitan simplemente a cumplir pero sin preocuparse por realizar un trabajo que impacte y más aún, explique perfectamente el tema, de tal forma que le permitan desarrollar habilidades de comunicación oral.

Además, cuando estas exposiciones se realizan en el aula, regularmente la audiencia son los mismos compañeros de clase que se convierten en cómplices de los errores del expositor. Por esto, el docente juega un papel muy importante, convirtiéndose en el eje que debe evitar la propagación de errores durante las exposiciones, tales como: • Total nerviosismo.

• Inadecuada presentación personal.

• Los estudiantes se convierten estrictamente en lectores de las exposiciones.

• Descuido total de la audiencia por parte del expositor, limitándose a dar lectura (y en ocasiones en forma deficiente) del reporte de la investigación.

• Actitud irresponsable al exponer.

• Inseguridad.

• Desconocimiento del tema (falta de documentación y preparación).

• Respuestas sin firmeza.

• Falta de material de apoyo como parte de la exposición.

• Desorganización del material.

• Falta de coordinación cuando se trata de trabajo en equipo.

• Voz baja y mala modulación.

• Uso de términos vulgares durante la exposición.

• Faltas de ortografía en el material de apoyo.

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ACTIVIDAD 4. Elaborar un mapa conceptual del tema “Errores más comunes ACTIVIDAD 5.Identificar los errores de una exposición (video).

1.5 IMAGEN PERSONAL Una vez que se tiene listo el material para exponer, se debe preocupar por la imagen. Algunos consejos prácticos que se sugieren son los siguientes: 1. Lo primero es cuidar la higiene, aunque sea básico, no está de más recordar la importancia de la limpieza y vigilar los pequeños detalles. Las uñas tienen que estar bien cortadas, el pelo y los dientes limpios.

En el caso de las mujeres hay que vigilar no tener manchas de maquillaje y que éste haya sido bien difuminado de forma que el resultado sea natural y favorecedor.

2. Asegurarse de que la ropa le siente bien. Lo importante no es que la ropa sea de marca, sino que le favorezca y sea de su talla. Hay que mirar los detalles, que las mangas no tiren, que no hayan espacios entre los botones porque la camisa es demasiado pequeña etc.

3. Si son varias las personas que realizan la presentación, visualmente es muy atractivo que la ropa coordine y esté en línea con la imagen de marca de la empresa.

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4. La ropa tiene que ser cómoda y sentirse a gusto con ella. Si se va a hacer la presentación con traje, se tiene que probar bien, sentarse, levantarse, moverse así se estará seguro/a de que no oprime o es incómodo. Los zapatos son una pieza clave de la imagen.

5. Vestirse de forma adecuada a la ocasión pero siempre teniendo en cuenta la personalidad. Cada persona es única y la ropa permite realizar diferentes combinaciones de colores, texturas, añadirles accesorios para conseguir un resultado original. Aunque se vaya a una presentación, no se debe vestir igual si se tienes una personalidad más creativa o si es clásica.

6. Pensar en positivo y tener confianza en si misma/o. Es normal estar nervioso/a antes de hacer una presentación, incluso los grandes conferencistas y oradores necesitan unos minutos previos para relajarse y calmarse. El consejo es que se prepare de antemano todo el material necesario para hacer la presentación desde las notas, las ayudas visuales o las muestras. Algo importante a recalcar es que no se debe llegar retraso o con prisas.

7. Puntualidad .Es un requisito ejecutivo, si una gran parte

de la audiencia ha llegado temprano, por respeto a ellos la exposición debe de comenzar pronto, no esperando a los que, irresponsablemente, llegan tarde, sólo en el caso de que se espere una persona muy importante.

8. Programación de la duración de la exposición.

Es sabido que una idea corta no debe de durar más de 15 minutos de exposición, en el caso de una idea mayor el tiempo más recomendable es de 45 minutos, después de esto hay mucha probabilidad de pérdida de atención, sólo en el caso de una audiencia madura o ya previamente avisada los tiempos pueden ser mayores, pero hay que tomar en cuenta que es conveniente dar descansos cada 2 horas con algún refresco, té o café para reanimar un poco.

La presentación personal más normal en el ámbito ejecutivo Algunos consejos prácticos para la presentación personal son los siguientes: El hombre.

Por lo general en el nivel de negocios se usa traje entero de color obscuro, con camisa de colores claros preferiblemente blanca, corbata que tenga un poco de rojo o de amarillo y los zapatos bien limpios y lustrados.

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Por lo general los mejores expositores y ejecutivos no usan barba, pues es un factor que en el subconsciente crea una idea de que algo puede esconder.

En el ámbito ejecutivo y serio es más favorable usar el cabello corto y bien peinado.

La mujer En este caso se debe de tomar en cuenta que si muestra mucho sus atribuciones físicas puede desviar considerablemente la atención de la audiencia de los objetivos que se tenga para la exposición. Por eso, recomendamos vestir moderadamente principalmente con falda, ya sea un vestido o un juego de falda y saco, por otro lado si usa pantalones se hace necesario el uso de un saco que baje más allá de la cintura.

Su maquillaje debe de ser igualmente moderado, principalmente con colores suaves.

Vamos a poner unos ejemplos para sitios y/o situaciones de exposición: 1. Si la exposición es a compañeros de trabajo usted debe de vestir como corrientemente lo hace, si no acostumbra usar traje y ese día lo hace desde el inicio se va a crear un ambiente de rechazo.

2. Si la exposición es a gerentes de empresa su vestimenta debe de ser gerencial, si llega en pantalón de mezclilla y tenis y la audiencia está en traje desde el inicio se va a crear un ambiente de rechazo.

3. Si la exposición es a gerentes de empresa su vestidura debe de ser gerencial, pero si va a ser en un hotel, debe de investigarse como se asiste a esas actividades con la gente de esa zona.

4. Si en el ejemplo anterior se llega con traje entero y la audiencia no va ni con corbata, al inicio de la exposición se pide permiso, se quita la corbata y se recoge las mangas, este relajará a la audiencia y creará una cercanía mayor. Esto se aplica para cualquier nivel de audiencia si uno llega con una presentación personal muy superior, más aún si son peones, cuando quieres trasmitir una idea primero debes de acercarte a la audiencia en tu presentación, con tu trato y por sus nombres.

ACTIVIDAD 6. En un rotafolio pegue imágenes de personas vestidas correcta e incorrectamente para una presentación.

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II. DISEÑO DE PRESENTACIONES ORALES

2.1 TIPOS DE HERRAMIENTAS DIDACTICAS Las herramientas didácticas son aquellos medios de los que se sirven profesores y alumnos para facilitar el proceso de aprendizaje. Su objetivo es facilitar el esfuerzo intelectual necesario para comprender y retener nuevos conocimientos.

Actualmente las aulas disponen de más medios tecnológicos y los libros y los profesores presentan los conocimientos de formas mucho más cercanas.

El aprendizaje basado únicamente en la memorización de datos ha dejado de ser lo más habitual.

Esquema Un esquema se compone de palabras y flechas o llaves que conforman un conjunto explicativo y resumido de un tema o concepto. Los conocimientos se presentan como derivados unos de otros, es decir, del más general al más concreto.

Permiten en un golpe de vista recordar de forma comprensiva un tema completo. Además, si existe una compresión de la materia, la memorización del esquema puede servir como guía en la exposición teórica de lo aprendido.

Mapas conceptuales Son representaciones gráficas de conocimientos. El concepto principal aparece en un círculo o caja y a partir de él se muestran otros relacionados.

Los otros conceptos se irán también rodeando o metiendo en cajas y las relaciones entre los mismos se expresarán con palabras y líneas.

Es una técnica cada día más usada. Tiene su origen en los estudios del psicólogo David Ausubel.

Presenta los conceptos jerarquizados verticalmente. El principal se sitúa en la cúspide.

Resumen Consiste en redactar en pocas palabras el contenido de una materia. Debe contener todas las ideas principales. Antes de realizar un resumen es necesario haber estudiado y comprendido la materia a sintetizar.

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Es importante comprobar que no se ha excluido ningún dato importante.

Pero no se puede redundar ni dar explicaciones adicionales. Es buen un ejercicio para comprobar que el estudio ha sido correcto.

Cuadro sinóptico Es una tabla dividida en casillas que sirve para clasificar datos. En la columna de la izquierda y en la fila superior aparecen los criterios de clasificación y en las casillas interiores los conceptos organizados.

En ocasiones la primera columna y la primera fila aparecen en otro color para destacar su contenido. Muestran de forma más comprensiva una clasificación de elementos y ayudan a la memorización visual de los mismos.

Técnicas nemotécnicas Son medios para memorizar de manera más rápida un conjunto de datos como nombres, fechas o cifras. Existen muchas variedades dependiendo del material con que se trabaje.

Si se trata, por ejemplo, de nombres se puede construir con la letra o sílaba inicial de cada uno otra palabra. Será más fácil recordar una sola palabra que el conjunto de todas ellas. Se evita además el riesgo de olvidar alguna.

Observaciones Actualmente en las aulas la información no sólo se da elaborada mediante los recursos mencionados sino que para su exposición se utilizan medios tecnológicos para hacer las explicaciones más atrayentes e interactivas.

Entre los materiales complementarios más usuales en las aulas están los siguientes: • Diapositivas.

• Transparencias.

• Presentaciones en Power Point.

ACTIVIDAD 7. Desarrollar un tema utilizando alguno de los elementos de las herramientas didácticas

• Grabaciones de video y de audio.

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2.2 GUIA PARA HACER UNA PRESENTACIÓN EN POWER POINT En nuestros días es difícil concebir presentaciones efectivas sin usar diapositivas de PowerPoint o programas similares. El uso de diapositivas se ha convertido en una potente herramienta en el mundo de los negocios: casi todas las empresas y organizaciones usan las diapositivas de PowerPoint para hacer presentaciones de proyectos, productos y ofertas de servicios a sus clientes. ¿Por qué PowerPoint como herramienta?

• Por el alto impacto que se puede lograr con las presentaciones, que, de ser estáticas, pasan a tener un dinamismo más acorde al contexto tecnológico y de diseño actual, utilizando recursos tales como video, audio, imágenes, animaciones, entre otros, para ayudar al éxito de su negocio.

• Por la facilidad de aprendizaje y entrenamiento que permite PowerPoint, tanto en el diseño como en la presentación de proyectos, productos y negocios, a través de un entorno amigable y sencillo.

Por desgracia, esta herramienta ha sido sobre utilizada y de manera muy frecuente se comete el error de querer anotar toda la información en las filminas, olvidándose de que estas son solo una guía de apoyo.

Todos hemos experimentado alguna vez cuando alguien trata de apoyarse en una herramienta visual como Power Point y se dedica a rellenar sus diapositivas hasta lo imposible con gráficos y textos para, posteriormente, dedicarse a leerlos a la audiencia., a este fenómeno se le conoce como “envenenamiento por Power Point”.

Power Point está diseñada para ser un complemento, no para sustituir en absoluto al discurso del ponente. Entre otras cosas, los ojos leen mucho más rápido de lo que uno habla, por lo que es sencillo perder la atención de la audiencia, que está leyendo la diapositiva en vez de hacer caso al ponente.

Algunos consejos para hacer las presentaciones mucho más efectivas son los siguientes: Entender el significado de la presentación y por qué importa al que la realiza Aportar pasión a la presentación Utilizar estructuras simples: tres o cuatro razones para apoyar el punto de vista expuesto Mantenerlo todo lo más simple posible Utilizar más diapositivas, no más texto

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Utilizar fotos, no cliparts Emplear pocos colores, pocas fuentes Si necesitas imprimir o explicar por presentación: escribe un documento Entrena, practica y compruébalo todo

escrito,

no

hagas

una

2.2. Consejos para una genial exposición con Power Point Para lograr presentaciones efectivas e interesantes en Power Point considere los siguientes puntos: 1. La regla 10-20-30.- Esta es una regla de presentación con diapositivas propuesta por Guy Kawasaki. Esta regla declara que una presentación de power point no debe tener más de 10 diapositivas, durar más de 20 minutos y no tener ningún texto con menos de 30 de tamaño. Él dice que no importa si tu idea revolucionará el mundo, lo que tienes que hacer es explicar detalladamente las partes importantes en unos minutos, un par de diapositivas y pocas palabras por diapositiva.

2. Ser divertido.- Las exposiciones deberían ser divertidas e informativas.

A diferencia de un correo electrónico o un artículo, la gente espera alguna apelación a sus emociones. El recitar simples hechos escuetos, sin cualquier pasión o humor, disminuirá la probabilidad de que la gente preste atención.

3. Reducir la velocidad.- Los oradores nerviosos e inexpertos tienden a hablar demasiado rápido. Deliberadamente haz más lento tu discurso y añádele pausas para dar énfasis.

4. Contacto Visual.- Haga contacto visual con todos en el lugar. Los vendedores enfocan toda su atención en el que tomará la decisión, de la misma manera usted debe fijar su atención.

5. Resumen de 15 palabras.- ¿Puedes resumir tu idea en quince palabras? Si no, vuelve a escribirla e intenta otra vez. La oratoria es un medio ineficaz para comunicar información, así que conoce las quince palabras importantes para así poder repetirlas.

6. La regla 20-20.- Otra sugerencia para una presentación en power point. Ésta dice que debes tener veinte diapositivas con una duración exacta de 20 segundos por cada una. La regla 20-20 nos obliga a ser concisos e impide a la gente aburrirse.

7. No leer.- Ésta es una nimiedad, pero de algún modo el power point hace pensar a la gente que pueden escaparse de ello. Si no conoces tu discurso sin señas, esto no te hará más ameno. Al contrario, esto muestra que

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realmente no entiendes tu mensaje, será una gran decepción a cualquier audiencia que haya puesto confianza en ti.

8. Los discursos son acerca de historias.- Si tu presentación va a ser larga, explica tus puntos a través de historias cortas, chistes y anécdotas.

Los grandes oradores saben cómo usar una historia para crear una conexión emocional entre sus ideas ante la audiencia.

9. Proyectar tu voz.- Nada es peor que un orador que no se puede oír.

Incluso en el mundo de la alta tecnología, con micrófonos y amplificadores, tú tienes que ser oído. La proyección de la voz no significa gritar, más bien pararse derecho y permitir que la voz resuene en el aire de los pulmones, en vez que el de la garganta, para producir un sonido más claro. Hay que graduar la voz.

10. No planificar gestos.- Cualquier gesto que uses debe ser una extensión de tu mensaje y de la emoción que el mensaje transmite. Los gestos planificados lucen falsos, porque ellos no combinan con las otras señales involuntarias de tu cuerpo. Estarás mejor si mantienes las manos a los lados.

11. "Esta es una buena pregunta".- Puedes usar frases como: "esa es realmente una buena pregunta" o "me alegro que haya preguntado eso". dedica unos momentos para organizar tu respuesta. ¿Las personas en la audiencia sabrán que usas esas frases de relleno para ordenar de nuevo tus pensamientos? Probablemente no. E incluso, si ellos lo notan, es mucho mejor, que empañar tu presentación con los clásicos ummm y ahhh de las respuestas.

12. Inhala no exhales.- ¿Sientes la urgencia de usar muletillas como 'um', 'ah', o ' usted sabe"? Reemplázalo con una pequeña pausa y corto respiro (Inhalar). La pausa puede parecer un poco torpe, pero la audiencia apenas lo notará.

13. Llegar temprano, realmente temprano.- No demores con el power point o conectando el proyector cuando lo que la gente espera es oírte hablar. Llega temprano, familiarízate con el auditorio, haz correr las diapositivas y asegúrate que no haya interferencias. La preparación puede hacer mucho para quitar la ansiedad de hablar.

14. Practicar.- Júntate con maestros y practica tus habilidades oratorias con regularidad delante de una audiencia. No sólo será un tiempo de diversión, sino que te hará más competente y confiado cuando tengas que acercarse al podio.

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15. No te disculpes.- Las disculpas son sólo útiles si has hecho algo mal.

No las uses para excusar incompetencia o humillarte frente a una audiencia.

No pidas perdón por tu nerviosismo o por falta de tiempo de preparación. La mayor parte de miembros de audiencia no sabrán de tu ansiedad, así que no llames la atención sobre ésta.

16. Discúlpate si estas equivocado.- La excepción de la regla es que uno debe disculparse si llega tarde o si se prueba que está equivocado. Hay que parecer confiado, pero no un patán.

17. Ponerse en lugar de la audiencia.- Cuando escribas un discurso, hay que mirarlo desde la perspectiva del público. Y preguntarse ¿Qué podrían no entender? o ¿Qué podría parecer aburrido?

18. Diviértete.- ¿Suena imposible? Pues, con un poco de práctica puedes inyectarle algo de tu afición, a los temas de tus presentaciones. El entusiasmo es contagioso.

RECUERDA: Las frases cortas facilitan la comprensión.

Verbos en forma activa.

Los tecnicismos deben ser explicados o traducidos al registro estándar.

Las fuentes consultadas deben estar ACTIVIDAD 8. Crear una presentación rigurosamente anotadas, es posible que en Power Point que contenga los alguien pregunte por ellas. pasos necesarios para logar una presentación efectiva

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2.2 PREPARACION DE LAS INSTALACIONES FÍSICAS

Las instalaciones físicas juegan un papel muy importante para conseguir una exposición exitosa, y es así como debe de tenerse en cuenta eliminar a todos los elementos de distracción posibles.

1. Planta física: es conveniente que el recinto donde se va a hacer la exposición cuente con un escenario o lugar de exposición que sea fácilmente observable desde cualquier lugar de la audiencia. La audiencia debe de estar ubicada con asientos y de ser posible con mesas.

2. Temperatura: debe de ser adecuada, ni caliente que sea sofocante o se duerma la audiencia. Tampoco debe de llegarse al extremo de que la gente esté pasando mucho frío que genera a su vez mucha distracción.

3. Iluminación: debe de ser la adecuada tanto en el área de exposición como en la audiencia, pues es importante que el expositor pueda tener contacto visual con la audiencia y ésta tenga iluminación suficiente para poder escribir.

4. Es muy conveniente que en el área de exposición exista una pequeña mesita con una jarra de agua y varios vasos. Por parte de la audiencia si se les ofrece una bebida, que no sea alcohólica, esto antes del inicio de la exposición. Tampoco se cree conveniente darles bocadillos crujientes.

5. Equipo: lo que es el equipo de sonido es muy importante en audiencias grandes, al igual el equipo de cómputo, pantallas, proyectores y otros audiovisuales requeridos.

6. Es necesario que el equipo sea instalado, probado y tenerlo listo antes de que la audiencia ingrese ACTIVIDAD 9. Crear escenarios al aposento de exposición. adecuados que permitan desarrollar una presentación 7. Una vez que la exposición de inicio efectiva. no es conveniente que nadie pase por el lugar instalando, cargando repartiendo o cualquier otra actividad que distraiga al auditorio. Al igual que evitar cualquier otro elemento de distracción como los niños, mascotas, relojes que tocan música, teléfonos, timbres, celulares, radiolocalizadores, música ambiental, y otros ruidos.

8. Es conveniente tener un plan de contingencias.

9. Es muy importante la idea de tener un reloj de espalda a la audiencia y de frente al expositor para tomar el tiempo real de charla y que le ayude a dirigirlo.

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BIBLIOGRAFÍA Robles, Gloria (2003). Guía para presentaciones orales. México, ITAM. Asher, Spring y Chambers, Wicke. (1998). Como Hacer Presentaciones Exitosas. México: Prentice Hall Hispanoamericana.

Presentaciones de negocio http://www.presentacionesnegocio.com Herramientas didácticas.(en línea). http://www.yoteca.com/pg/Informacion-de-herramientas-didacticas.asp Tenorio, Oscar. Para una buena exposición., (en línea). http://aprendeenlinea.udea.edu.co

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