EL NUEVO DIA- DOMINGO 19 DE NOVIEMBRE DE 2017
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Guía para el Patrono
para Operar en Puerto Rico después de Huracán María Por: Lcda Anita Montaner Sevillano Directora Grupo Práctica Leyes Laborales y de Empleo y Miembro Capital Bufete Abogados: McConnell Valdés, LLC
El paso del huracán Maria por Puerto Rico afectó grandemente la manera de llevar los negocios en la Isla. Muchos patronos confrontan situaciones imprevistas y noveles que han levantado múltiples preguntas y preocupaciones en torno al manejo de sus operaciones y su personal durante el desastre natural y después del mismo. A continuación ofrecemos soluciones y respuestas legales a las preguntas más frecuentes de los patronos en torno al huracán y acciones del patrono para proporcionar alivio y motivar a sus empleados a volver a la normalidad. La pregunta más frecuente de los patronos durante este fenómeno ha sido en torno al pago de salarios por días no trabajados como consecuencia del paso del huracán María. Este tema se rige por las leyes y reglamentación de horas y salarios federales y locales. Es muy importante distinguir si se trata de empleados exentos o no exentos ya que las reglas sobre pago de salarios son distintas para cada cual. El
Secretario del Trabajo de P.R. en su Opinión 17-01 sobre este tema aclara que, a tenor con la ley, los patronos no están obligados a pagar los salarios de sus empleados no exentos por tiempo no trabajado a menos que exista alguna política interna de la Compañía que disponga para pago. Si se trata de un empleado exento, el patrono no puede deducirle parcialmente su salario por tiempo no trabajado durante una semana de trabajo debido al huracán, ya que es su obligación pagarle el salario íntegro, sin deducción. La única situación en que el patrono no tendría obligación de pagar el salario al empleado exento por tiempo no trabajado debido al huracán sería si el negocio estuvo cerrado durante toda la semana de trabajo y el empleado exento no llevó a cabo ningún trabajo para su patrono durante la semana de trabajo. Deducciones salariales parciales atentarían contra el status exento de este empleado.Otro tema común de los patronos ha sido cómo manejar los regalos de emergencia, préstamos, anticipos o adelantos de salario a sus empleados afectados. Muchos patronos proponen acuerdos de reembolso o deducciones en el salario de sus empleados para el pago de
estos préstamos. El Hon. Secretario del Trabajo de P.R. también atiende este tema en la Opinión 17-02. El principio rector es que la Ley 17 de 1931 restringe los descuentos salariales que pude hacer un patrono a un empleado no exento y no permite hacer descuentos salariales al empleado para el pago de tales préstamos de emergencia del patrono, aun cuando el empleado acceda o se trate de préstamos sin intereses. La ley 17 únicamente le permite al patrono hacer un adelanto de salario equivalente a una semana con la correspondiente deducción salarial. Por tanto, cualquier modo de re-pago del préstamo al empleado puede ser aceptable, excepto si conlleva una deducción salarial en exceso de una semana del salario del empleado. En cuanto al trato contributivo de los pagos de emergencia, regalos y préstamos hechos a empleados a consecuencia del huracán María, el Departamento de Hacienda emitió la Determinación Administrativa 17-21 que le brinda un trato contributivo especial a las dádivas y préstamos patronales a empleados por razón de esta emergencia, lo cual también presenta un alivio a los empleados.
Por otro lado, muchos patronos han tenido necesidad de hacer cambios en los horarios de trabajo de sus empleados, incluyendo el reducir las horas de trabajo y de operación del negocio. Estas acciones del patrono deben tomar en cuenta las nuevas disposiciones de la Reforma Laboral de 2017 que brinda a los patronos y empleados mayor flexibilidad en el diseño de horarios de trabajo. Por ejemplo, un patrono puede acordar con sus empleados que trabajen horarios comprimidos en la semana de trabajo. Estos horarios comprimidos permiten al patrono y empleado acordar jornadas diarias de hasta 10 horas, pero no más de 40 horas a la semana, a la tarifa regular por hora del empleado, sin penalidad de tiempo extra. Los empleados también pueden reponer horas perdidas en un día de trabajo por razón del huracán, siempre y cuando no excedan de 12 horas diarias, se reponga el tiempo en la misma semana de trabajo, y este tiempo de reposición no conllevaría penalidad de tiempo extra para el patrono. Estas medidas flexibles permiten que los empleados tengan tiempo libre durante su semana de trabajo para atender situaciones personales relacionadas al huracán y a la
vez reciban su paga por 40 horas semanales y tampoco se penaliza al patrono con el pago de tiempo extra diario. Asimismo, solicitudes de cambios de horarios, número de horas y/o lugar de trabajo son nuevas opciones de trabajo flexible que brinda la Reforma Laboral de 2017 para encarar esta emergencia. Finalmente, otra modalidad de trabajo que ha aumentado a raíz del huracán es el trabajo a distancia o lo que conocemos como empleo remoto. La falta de energía eléctrica, el colapso de los sistemas de informática, los daños a las facilidades del patrono, entre otros, han abierto la puerta a los acuerdos de empleo remoto. El empleo remoto, sin embargo, conlleva que el patrono se mantenga muy atento al registro correcto y acertado de las horas que trabaje un empleado remoto cuando se trata de empleados no-exentos. Las leyes de horas y salarios requieren que el patrono se asegure de que las horas trabajadas por el empleado remoto no exento se registren acertadamente en todo momento y que éste observe sus periodos de alimentos a las horas y en la duración que requiere la ley, así como el máximo de horas de trabajo al día y a la semana. De lo contrario, el empleo remoto podría resultar en exceso de horas de trabajo que el patrono no autorizó pero que muy probablemente tendrá que compensar, con penalidad, si fueron trabajadas. Estos aspectos legales presentan un reto al empleo remoto de los no-exentos pero no lo impiden, siempre y cuando existan acuerdos y sistemas que permitan al patrono un el monitoreo de horas trabajadas. Asimismo, existen otras consideraciones laborales, de salud y seguridad, de manejo de información sensitiva del patrono, que deberán tomarse en cuanta, entre otros aspectos.
Por otro lado, el empleo remoto de un empleado exento no presenta estos retos legales relacionados a horas de trabajo y descansos mandatorios ya que los empleados exentos están excluidos de la ley de horas y salarios. No obstante, tanto en el caso de empleados no exentos y exentos, el patrono viene obligado a notificar a la Corporación del Fondo del Seguro del Estado el lugar donde está prestando servicios remotos a fin de que dicha corporación no niegue cubierta en caso de accidente o enfermedad ocupacional.Finalmente, el patrono puede también ofrecer a sus empleados afectados por el huracán licencias estatutarias para ausentarse al trabajo o licencias personales que provea el patrono bajo sus políticas internas. Entre estas licencias figuran la licencia por vacaciones, enfermedad, licencia médico–familiar o licencia militar si se trata de un empleado que fue activado por las Fuerzas Armadas a consecuencia del huracán. Estas licencias bridan a los empleados la tranquilidad de tomar un tiempo fuera del trabajo sin temor a perder su empleo. Sin embargo, para disfrutar de estas licencias es imperativo que el empleado cumpla con los requisitos y procedimientos establecidos por el patrono para solicitar y obtener aprobación de la licencia. De no hacerlo, arriesga ser disciplinado y/o terminado de su empleo por falta de notificación, ausencias no autorizadas y/o abandono del empleo. Estos y otros temas sobre cierres parciales, temporeros, re–empleo luego del huracán María serán discutidos por la licenciada Montaner durante la Conferencia Anual de SHRM que se llevará a cabo los días 13, 14 y 15 de diciembre de 2017 en el Hotel Sheraton Centro de Convenciones
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