INTERVIEW
INTERVIEW
Bibliotheek Zoetermeer:
Forum voor verregaande samenwerking ‘Partners willen graag in de bibliotheek als locatie samenwerken.’ De Bibliotheek Zoetermeer bereidt zich voor op een nieuwe dienstverlening met tientallen lokale organisaties, vertelt directeur Joke Mos enthousiast.
Begin volgend jaar keert de Bibliotheek Zoetermeer terug naar de locatie aan het Stadhuisplein, die momenteel ingrijpend verbouwd wordt. Vanaf januari gaat er onder de noemer het Forum een nieuwe dienstverlening van start, waarin wordt samengewerkt met de gemeente en ruim dertig maatschappelijke, culturele en educatieve organisaties. De collectie is er ondergebracht op themapleinen, daarnaast wordt er ingespeeld op de behoeftes van de Zoetermeerders: van maatschappelijke hulp tot opvoedingsadvies tot een taalcursus, et cetera. Er worden voor jong en oud activiteiten georganiseerd en er is een horecavoorziening. Sommige partners krijgen een vaste plek, andere houden er spreekuur. Een grote verandering waarop al geanticipeerd werd in een reportage in Bibliotheekblad 11/2014. Directeur Joke Mos: ‘We kregen vragen van andere organisaties die bij ons wilden komen inwonen en we besloten een aantal partijen uit te nodigen om te zien of er interesse was om gezamenlijk iets te gaan doen. De respons was overweldigend, we hadden meteen twintig partijen aan tafel zitten. Toen is eigenlijk het idee gegroeid, het werd groter dan wij in eerste instantie voor ogen hadden. We dachten: er is zoveel interesse om dat echt gezamenlijk neer te gaan zetten, en toen zijn we dat gaan ontwikkelen. Al een paar jaren geleden zijn we ermee gestart. Dat wordt nu neergezet. Het groeit eigenlijk nog steeds. Er gaan soms partijen af, er komen partijen bij, het is iets wat in beweging blijft. We doen het heel breed, niet alleen in partners, maar vooral ook in de breedte van het werkveld dat we willen beslaan. We hebben er bewust voor gekozen om alle gebieden daarin mee te nemen, en een geïntegreerde dienstverlening op te zetten. Dat is echt een voorwaarde voor alle partijen: samen zetten we de dienstverlening neer. We zijn nu aan het kijken wat we nog missen aan commerciële en niet-commerciële partijen. Daar gaan we mee in gesprek. Als die partijen willen, kunnen ze meedoen. Dan committeren ze zich natuurlijk aan het hele dienstverleningsconcept.’ Het klinkt als een grote klus. ‘We zijn nu bezig om met alle partners samenwerkingsovereenkomsten te maken. Er zijn partners die komen inwonen, er zijn partners die
6
Bibliotheekblad 6 2017
spreekuren willen uitvoeren, gezamenlijke activiteiten organiseren – het is allemaal heel divers. We hebben een overeenkomst opgesteld waar iedereen zich in kan herkennen – maar dat vraagt ook tijd. Het hele pand wordt gerenoveerd. De bibliotheek wordt een stuk kleiner qua eigen meters maar doordat we het met allerlei andere partijen invullen, blijven we groot genoeg daarin. We hebben geprobeerd het heel flexibel in te richten – het vraagt wel een stuk ondernemerschap, maar goed, dat is ook wat we willen. We hebben een coördinator aangesteld voor de programmering die zich bezighoudt met al die verbindingen maar ook met contacten naar buiten, nieuwe partners binnenhalen. Als bibliotheek hebben we daar de regie natuurlijk op. Maar daar moet je dan wel op inzetten, om dat ook goed te doen. Want dat vraagt het wel, met zoveel partners werken.’ Hoe is de samenwerking met de gemeente? ‘We werkten natuurlijk al lang heel nauw samen, de relatie is erg goed. Door de renovatie van het stadhuiscomplex komen we heel dicht bij de gemeente te zitten. We doen het gezamenlijk: een flexibele back-office, waarin wij één kantoordomein gaan beslaan. Het publieksplein van de gemeente zit ook in het pand, vlak bij onze pleinen. De raadszaal is er. Onderdelen van de gemeente komen op ons plein Mens & Maatschappij: daar zit het WMO-loket, de schuldhulpverlening. Dus ook die onderdelen zijn dan geïntegreerd.’ Een van de samenwerkingspartners is de sociaal-maatschappelijke organisatie Piëzo. ‘Zij vinden het Forum een heel mooie locatie om een Piëzo-punt te realiseren. We werken met Piëzo nauw samen als het gaat om vrijwilligers. We gaan steeds meer met vrijwilligers werken, want wij zijn in het Forum zeven dagen per week van acht tot acht open. Vrijwilligers gaan voor ons gastvrouw-/ gastheerfuncties vervullen, maar ook opruimwerkzaamheden, kastcontrole, ondersteuning. Dat wil zeggen: ondersteunend aan de servicemedewerker. Ik ben heel blij dat we dat hebben kunnen
realiseren, ook met de ondernemingsraad. We zitten nu middenin de reorganisatie, maar de formatie wordt niet kleiner, er gaan geen mensen uit. Om die reden is de ondernemingsraad akkoord gegaan met vrijwilligers die die werkzaamheden kunnen vervullen. Zij hebben hier een heel positieve rol in gespeeld. We gaan sterk inzetten – en dan kom ik weer terug op Piëzo – op de lerende vrijwilliger: mensen die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben, gaan we op deze manier een kans geven.’
vanuit hun passie – want dat is wat wij nodig hebben als wij het willen laten slagen. Je kunt nog zo’n mooi gebouw en nog zo mooie inrichting neerzetten, als de mensen zich niet goed gefaciliteerd voelen om het werk te doen… Ondanks dat we in een reorganisatie zitten, zijn de medewerkers heel positief, hebben ze zin in het Forum. Het is echt gegroeid in de afgelopen jaren, en ze hebben duidelijk het gevoel dat zij daar een rol in kunnen spelen. Ik heb daar alle vertrouwen in.’
Er is tegelijkertijd een reorganisatie gaande. ‘Daarvoor hebben we als insteek dat we echt puur gaan kijken naar de affiniteiten die mensen hebben. Zij zijn het die het straks in het Forum moeten gaan doen. De samenwerking met de partners vindt op de pleinen plaats, daar staan de medewerkers. Het is zo ingericht dat zij heel veel verantwoordelijkheid krijgen, maar ook gefaciliteerd worden om samen met partners activiteiten te gaan uitvoeren. Dus we gaan die verantwoordelijkheden een stuk dieper in de organisatie leggen. In alle gesprekken, dat was erg leuk, werd echt gekeken naar: wat boeit mensen, waar hebben ze affiniteit mee. Soms hoor je dat mensen privé met iets bezig zijn, er veel van afweten. We hebben zoveel mogelijk alle mensen geplaatst op plekken waar zij echt kunnen gaan werken
Worden de partners van buiten voorbereid op het werken in een bibliotheek? ‘Belangrijk is dat we de diensten geïntegreerd aanbieden. Dus op het moment dat we opengaan zijn alle partners op de hoogte van ieders dienstverlening, en kan iedereen “warm” doorverwijzen. Niet alleen doorverwijzen van: u moet daar en daar zijn, maar met iemand meelopen naar een organisatie of een telefoonnotitie maken. Iedereen krijgt altijd een antwoord. Een van onze eerste uitgangspunten is: we zijn een centrum dat verbindt op maatschappelijk gebied, educatief, cultureel. Dus mensen kunnen overal voor terecht en we zorgen ook dat ze echt overal mee geholpen worden.’
www.bibliotheekblad.nl
Bibliotheekblad 6 2017
7
INTERVIEW
Jullie houden rekening met de wensen van de klant. Hoe hebben jullie onderzocht welke die zijn? ‘Er zijn heel veel gesprekken met partners geweest, die hun achterban goed kennen en die we bevraagd hebben op hoe het eruit zou moeten zien. Als we in het Forum zitten, gaan we nog veel meer de klanten betrekken bij de programmering, en gaan we ook faciliteren dat mensen zelf kunnen presenteren of activiteiten kunnen doen. We hebben zoveel ruimte qua programmering, dat de meeste ideeën daarin meegenomen kunnen worden. De komende tijd beginnen we met de publiciteit in de stad, en dan gaan we mensen daarvoor uitnodigen.’ Ook een belangrijke ontwikkeling is het samengaan met de Volksuniversiteit. ‘Die is onderdeel van de bibliotheek geworden, maar we houden de naam aan vanwege de bekendheid ervan. We werkten al nauw samen op het plein Educatie & Ontwikkeling qua ontwikkeling van het Digi-Taalhuis, de mediawijsheid – dat kunnen we nu nog sterker doen, doordat de Volksuniversiteit ook echt onderdeel van de organisatie is. Als bibliotheek hadden we wel een visie op educatie en er waren veel groepsontvangsten, maar een aantal dingen, zoals waar het gaat om taaltrainingen, daar zetten we voorheen wat minder op in. De Volksuniversiteit is erbij gekomen met hun hele visie op educatie: 21ste-eeuwse vaardigheden, mediawijsheid – een versterking van het verhaal van de bibliotheek als het gaat over educatie.’ Geldt die versterking ook voor wat betreft andere inwonende organisaties? ‘Meerpunt, het centrum voor jeugd en gezin, bijvoorbeeld, dat al bij ons zat: wij hebben een collectie op dat gebied erbij, je ziet dat dat elkaar al versterkt. Mensen komen voor een boek en zien: hé, daar zitten mensen. Dus dat contact ontstaat makkelijker, en zij kunnen verwijzen naar onze collectie. We kunnen gezamenlijk activiteiten organiseren, ook met andere partijen, over opvoeden. Dat is een partner die helemaal inwonend is. Je ziet overal contacten ontstaan.’ Er wordt een nieuw publiek aangeboord. ‘Toen we onderzoek aan het doen waren naar de fusie met de Volksuniversiteit, hebben we een enquête gedaan naar waar mensen behoefte aan hebben, dat hebben we hier beneden in het Leescafé gedaan. Vijftig procent van de mensen kwam voor de bibliotheek, vijftig procent voor de gemeente. Dat waren mensen die niet zozeer bij de bibliotheek kwamen, maar die wel heel interessante informatie gaven over waar zij behoefte aan hadden voor wat betreft cursussen. We zagen door de samenwerking met de gemeente al het bereik van een heel ander publiek, en dat is erg leuk. Het aantal forensen dat hier komt is enorm. We krijgen een horecavoorziening die om acht uur open is, die kan een ontbijtje regelen. We gaan kijken welke groep mensen we wanneer kunnen verwachten, en gaan daar de dienstverlening op afstemmen.’ Het bibliotheekwerk is daarmee veelomvattender geworden. ‘We zijn bezig op alle terreinen, ook als het gaat om de maatschappelijke ondersteuning van mensen, gezondheid en
8
Bibliotheekblad 6 2017
‘We gaan sterk inzetten op de lerende vrijwilliger’ welzijn – het is zo breed, dat iedere Zoetermeerder er straks wel wat te zoeken heeft. Er zijn nog maar weinig openbare plekken waar de mensen naartoe kunnen. De bibliotheek is eigenlijk de laatst overgebleven plek waar dat kan, waar mensen vrijblijvend, laagdrempelig naar binnen komen. Dat is ook een reden dat al die partners heel graag in de bibliotheek als locatie willen samenwerken. Mensen kunnen er met al hun hulpvragen naartoe, maar het is ook gewoon een bruisende plek, met een leuke horecavoorziening, het is gewoon leuk om er te verblijven. Ik wilde ook niet alleen maar op de hulp en de zorg gaan zitten en de mensen die het moeilijk hebben. Die zijn hartstikke belangrijk, maar daarnaast is het ook voor alle Zoetermeerders een mooi punt waar je lekker kan verblijven.’ Hebben jullie je bij de plannen laten inspireren door andere bibliotheken? ‘We kijken wel heel goed wat er gebeurt, en naar de partners natuurlijk ook. We zijn voortdurend in gesprek, van: hoe kunnen we het nog sterker maken, wat kunnen we voor activiteiten doen. Iemand is bezig met de programmering voor het eerste halfjaar voor alle pleinen. Er is altijd wat te doen. Maar er wordt ook naar andere bibliotheken gekeken, want er vinden daar zoveel mooie activiteiten plaats.’ Zijn er nog meer veranderingen op komst? ‘We willen voorstellen gaan doen om de twee wijkvestigingen te sluiten. We ontwikkelen in vrijwel alle scholen een Bibliotheek op school en in bijna alle voorschoolse instellingen, daarnaast willen we per wijk gaan kijken: waar is behoefte aan? We hebben een klantsegmentatie per wijk, we weten wat voor mensen er zitten. Op sommige plekken is er behoefte aan ondersteuning op het gebied van geletterdheid, in andere als het gaat om eenzaamheid. Bij welke partij kunnen we ons aansluiten? Bijvoorbeeld bij Piëzo, maar ik werd ook benaderd door De Balijhoeve, een oude kinderboerderij die wordt opgeknapt. Ze zeiden: we willen graag iets voor ouderen gaan doen. Dan heb je het Forum en de Bibliotheek op school en in de wijken punten, voorzieningen. Het sluiten van vestigingen ligt bij sommige partijen gevoelig, maar we gaan echt goed uitzoeken per wijk waar behoefte aan is. Zoals een afhaalpunt, of een kleine collectie neerzetten op een plek waar veel oudere mensen komen.’ Zitten jullie op schema? ‘De verbouwing zit op schema. Eind van het jaar wordt het opgeleverd, 25 januari is de officiële opening. We zijn een week of twee, drie gesloten, we proberen dat zoveel mogelijk te beperken. Soms is er een klein oponthoud. We hebben vleermuizen gehad in de wand, en dan vertraagt het weer even.’ TEKST EN FOTO: MARTIN DE JONG