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MANEJO DE PRESUPUESTOS PREPARADO POR: JOSE ARBEY MALDONADO LENIS
Objetivo General • Preparar al participante en una visión general sobre el presupuesto empresarial, enseñandole su importancia como herramienta de planeamiento, instrumento de control y como fundamento de pronósticos para toma de decisiones.
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Objetivos Específicos • • • • • • •
Conocer sus ventajas y desventajas Conocer diferentes clases de presupuesto Conocer las limitaciones Trascendencia en la gerencia Importancia en la planeación estratégica Plantear criterios Concretar opinión del estudiante
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Reseña histórica • Sector gobierno finales siglo XVIII, parlamento británico planes gastos • Francés ´bougette´ o bolsa, ingles ´budget´, presupuesto • 1820 Francia adopta en gobierno • 1821 estados unidos • Después segunda guerra mundial sector privado entiende beneficios y lo adopta
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Reseña histórica • 1930 ginebra primer simposio internacional. • 1965 EE.UU crea departamento de presupuesto. • 1970 se perfecciona el presupuesto base cero.
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Definiciรณn โ ข La estimaciรณn programada, de manera sistemรกtica, de las condiciones de operaciรณn y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado
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Definiciรณn โ ข Expresiรณn cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administraciรณn de la empresa en un periodo, con la adopciรณn de las estrategias necesaria para lograrlos
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Análisis definición • Cuantitativa: objetivos mensurables y en el periodo determinado • Formal: aceptación de quien están frente a la organización • Estrategias adoptadas: como se integran las actividades de la empresa • Logro objetivos: asignación de recursos
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Importancia • Medio económico con predominio de incertidumbre. • Entre mayor investigación y conocimiento de las variables que afectan a las empresas menor grado de riesgo. • El presupuesto es una herramienta de planeamiento y control de los hechos económicos.
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La Gerencia • Obtener adecuado rendimiento de capital. • Definir responsabilidades de las diferentes áreas de la empresa en pos de un objetivo común. • Fijar políticas y examinar su adecuado cumplimiento. • Controlar las variables.
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Función Administrativa • Planeación: interrelaciona actividades, establece objetivos y determina organización. • Organización: define actividades de los recursos humanos y materiales, busca eficiencia y productividad. • Coordinación: busca equilibrio entre las áreas involucradas.
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Función Administrativa • Dirección- guía a los involucrados de acuerdo a planes estipulados. • Control- hacer seguimiento de los propósitos, planes y programas e implementar los correctivos.
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Ventajas • • • • •
Asignación de metas por áreas de responsabilidad. Análisis de los problemas para toma de decisiones. Determinación de políticas. Optimización de resultados. Adecuado uso de los recursos.
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Ventajas • Creatividad en la asignación de recursos escasos. • Facilita el control adecuado de los recursos y actividades de la empresa. • Permite determinar costos promedios y su control con los reales. • Ayuda a la toma de decisiones.
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Desventajas • Puede pensarse que suplanta al administrador. • Toma tiempo crear la cultura y la mentalidad en la personas involucradas en su realización y ejecución. • Los datos dependen de las personas que los suministran.
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Tipos Presupuestos • Según la flexibilidad- rígidos y variables • Según periodo que cubran- corto plazo y largo plazo • Según el campo de aplicación en la empresa- operación y financieros • Según el sector- públicos y privados
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Principios • • • • •
Previsión: estudio anticipado de las cosas Planeación: cambio para el logro de los objetivos Organización: definición actividad Dirección: conducir actividades hacia logro objetivos Control: comparar logros-objetivos
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Etapa Preiniciación • Se evalúan los resultados de ejercicios anteriores, se analizan las tendencias de las principales variables empleadas para calificar la gestión gerencial, se efectúa la evaluación de los factores no controlados por la empresa y se estudia el comportamiento de la misma para determinar los objetivos estratégicos.
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Etapa Elaboración • Con base en los planes y programas presentados por cada división funcional y aprobados por la gerencia se elaboran las cédulas de presupuesto de acuerdo con las metas estratégicas y las políticas definidas
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Etapa Elaboración • La elaboración de las cédulas esta sujeta a la determinación de los objetivos específicos por parte de la gerencia, algunos ejemplos son : • Incremento de ventas • Adquisición de activos • Disminución de costos y gastos • Incremento de zonas geográficas
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Etapa Ejecución • Es la materialización de los planes y programas, es la puesta en marcha de estos para alcanzar los objetivos propuestos, haciendo un uso racional y eficiente de los recursos físicos, humanos y financieros
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Etapa Control • Es la comparación de lo presupuestado con la realidad, se busca : • Preparar informes de comparación parcial y acumulativa que presente las variaciones • Analizar y explicar estas variaciones • Implementar correctivos
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Etapa Evaluaciรณn โ ข Al culminar el proceso de presupuestaciรณn se elabora un informe de los resultados obtenidos que incluye las variaciones y el comportamiento de las รกreas, las funciones y las actividades empresariales, este serรก una base importante para futuros procesos de presupuestaciรณn
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Presupuesto Ventas • Adquirir los conocimientos y el manejo de las herramientas que permitan la elaboración de los presupuestos de ventas con base en los objetivos estratégicos, los planes y programas y los recursos físicos, humanos y financieros con que cuenta la empresa.
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Presupuesto Ventas Los principales aspectos a considerar : • • • • • •
Estudio de mercados Tamaño de la planta Selección del proceso productivo Determinación de los productos Ubicación geográfica Estructura organizacional
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Ambiente Empresarial • Aspectos demográficos: segmentación de los mercados por tasas de mortalidad y natalidad, ubicación de los consumidores y la composición poblacional • Valores sociales y culturales: determinan comportamiento de consumidores necesario conocer las razones del consumidor
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Ambiente Empresarial • Variables económicas: inciden sobre la estructura de costos, se deben tener en cuenta al fijar los precios, igualmente se deben considerar las políticas de inflación devaluación y tasas de interés • Grado de actualización tecnológica: la modernización de los recursos físicos, los procesos y los sistemas de información
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Ambiente Empresarial • Acciones competitivas- el ingreso de nuevas empresas, las franquicias, las alianzas estratÊgicas, son factores determinantes en el estudio del ambiente de mercado.
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Potencial Mercado • Se debe tener en cuenta la capacidad instalada, el prestigio de la empresa y de los productos, ya que al determinar la cantidad de recursos financieros necesarios se debe acceder a los inversionistas ya sea los actuales o nuevos y a las entidades financieras, para esto es indispensable la fijación de objetivos
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Objetivos • Aunque el objetivo de la empresa es la maximización de la riqueza, es necesario definir claramente a donde se apunta la gestión comercial, algunas posibilidades son : • Participación de mercado, puntos de venta, cobertura geográfica, nivel de exportaciones, productos posicionados
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Estrategias โ ข Normalmente la administraciรณn de las empresas ha enfocado sus estrategias corporativas hacia en crecimiento de los mercados, pero a medida de los cambios tecnolรณgicos en los medios de comunicaciรณn y los avances en los sistemas de transporte estas se han enfocado a la consolidaciรณn.
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Crecimiento Mercados Actuales • Penetración de mercados- incentivar la venta por mejores precios o campañas publicitarias • Desarrollo de productos- nuevos, reformulación o reemplazo • Integración- participación directa en los canales de distribución
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Nuevos Mercados • Desarrollo- llevar productos actuales a nuevos mercados • Expansión- nuevas áreas geográficas • Diversificación- desarrollo de nuevos productos • Alianzas estratégicas- buscar economías de escala, posicionamiento o nuevos recursos con otras empresas
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Consolidación • Va en camino contrario al crecimiento, porque implica un repensamiento de los mercados y los productos, puede implicar la eliminación de productos, disminuir el tamaño de las operaciones o la concentración de recursos físicos, humanos y económicos en un mercado o producto especifico
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Consolidación • Atrincheramiento- contraer el radio de acción de los productos o mercados que no puedan ser bien atendidos • Contracción productos- reducir productos que la competencia atienda o venda mejor • Contracción negocio- venta o cierre de las divisiones que no sean productivas
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Investigaciรณn de Mercados โ ข Este tipo de estudio permite conocer con un grado importante de certeza las necesidades de los consumidores, la percepciรณn que tienen de los productos , su capacidad de compra, e igualmente permiten identificar las variables demogrรกficas, el estilo de vida y la localizaciรณn de los mercados potenciales
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Posibilidades competitivas • Existen múltiples factores que afectan las posibilidades competitivas, es necesario identificarlos ya sean cualitativos o cuantitativos y la administración esta en la obligación de ponderarlos para enfocar la dirección de la empresa con unos objetivos claros y precisos, algunas preguntas que se deben hacer son :
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Posibilidades competitivas • ¿Es conveniente incrementar las ventas con los actuales productos? • ¿En cuales campos los consumidores no se sienten bien atendidos? • ¿Cuales productos es necesario sustituir, por el deterioro de sus ventas? • ¿Como conservar los actuales clientes?
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Posibilidades competitivas • ¿Que acciones emprender para incentivar la compra de los actuales clientes? • ¿Cuales canales de distribución garantizan nuevas zonas geográficas o ventas? • ¿Cuales productos desarrollar? • ¿Que cambios realizar a los productos?
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Posibilidades competitivas • ¿Como incrementar los consumos de los clientes? • ¿En cuales áreas del negocio se deben realizar especializaciones? • ¿Que productos complementarios se pueden desarrollar? • ¿Que otro tipo de servicios requiere el cliente?
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Cuantificación del mercado • Para poder efectuar un adecuado presupuesto de ventas es necesario tener un claro conocimiento del tamaño y potencial del mercado para lo cual es necesario tener claridad sobre : • Ventas históricas de los productos en unidades y en pesos, así como los niveles de incremento de precios
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Cuantificación del mercado • Evolución de los productos de la competencia • Evolución del sector económico en el cual se encuentra la empresa • Cobertura de los canales de distribución con los que cuenta la empresa • Estado actual de la economía
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Ventas del sector • Comprende el conocimiento del tamaño de los negocios de la competencia, estas dependen de factores tales como: • Tendencias de los negocios. • Utilización de la capacidad instalada. • Políticas de precios. • Proyectos de inversión. • Variables macroeconómicas. • Crecimiento demográfico. • Importaciones. www.coachingenfinanzas.com
Ventas de la empresa • • • • •
De acuerdo con la participación en el mercado La capacidad instalada de producción La situación financiera de la empresa Las políticas de mercadeo Sentido común basado en la percepción y experiencia de la gerencia
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Precios de venta • De acuerdo con las unidades y la clase de demanda, pueden ser: • De paridad. • De penetración. • Premium. • Teniendo en cuenta los costos y los márgenes buscados.
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Presupuesto de producción • Tomar las decisiones de aspectos tales como: • • • • •
Programación de producción. Administración de inventarios. Planeación de abastecimiento. Control de calidad. Desarrollo industrial de productos mantenimiento. • De acuerdo con los niveles de ventas. • Servicio al cliente. • Capacidad financiera de la empresa. www.coachingenfinanzas.com
y
gestión
de
Acciones en producción • • • •
Selección y diseño de productos. Selección de procesos y equipos. Diseño de tareas. Distribución física de la planta.
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Políticas de inventarios • Son parte fundamental de la inversión del capital de trabajo • Satisfacción de la demanda de ventas • Adecuado planeamiento de la producción • Calidad en las relaciones con los clientes • Manejo adecuado de los costos • Flujo adecuado de la planta y del almacenamiento
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Plan de producción • De acuerdo con los estudios de mercado, la capacidad física, la capacidad financiera, las políticas de inventario y la capacidad de almacenamiento, buscando que las líneas operen con la mayor eficiencia posible en cuanto al uso de los recursos físicos, financieros y humanos.
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Gastos operacionales • Buscar el mejoramiento constante de la calidad, racionalización de las operaciones, mejoramiento de los productos y servicios, con énfasis en la atención al cliente, a través de la reducción de gastos en las áreas de ventas, producción y administración.
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Racionalización de operaciones • • • • •
Eliminación de las operaciones innecesarias. Mejorar los flujos de operaciones. Disminuir tiempos. No centrarse solo en la reducción de personal. Cuestionamiento de todos los gastos.
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Mejoramiento de productos y servicios • Asegurar la permanencia en el mercado a través de la innovación, el mejoramiento continuo y la investigación. • Trabajo en equipo. • Encadenamiento de éxitos. • Productos complementarios. • Productos ganchos.
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Mejoramiento de la calidad • • • • • •
Dejar de mirar solo las cifras visibles. Insatisfacción del cliente. Mal uso de la capacidad instalada. Insatisfacción laboral. Parálisis por falta de mantenimiento. Parálisis por falta de materias primas o insumos.
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Mejoramiento continuo • • • • • • •
Crear cultura organizacional. No supervisión de calidad. Las compras no dependen del precio. Repensar continuamente los sistemas. Buscar trabajo con eficacia a todos los niveles. Trabajo en equipo de todas las áreas. Hacer mejor los que ya hacemos bien.
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Reducción de gastos • • • • • • •
Reemplazo de mano de obra. Políticas de inventarios y de compra. Procesamiento de datos en la fuente. Cooperación empresarial. Justo a tiempo. Sistemas de tiempo real. Uso de tecnología.
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ESTRATEGIA COMPETITIVA DE LIDERAZGO EN COSTOS COMPRAS ECONOMIAS DE ESCALA DESCUENTOS MAQUILA ESTUDIO REDIMIENTOS PLAN ABATECIMIENTO
VENTAS APROPIADOS ENFOQUES COOPERACION EMPRESAS ESTANDARIZACION DE PRODUCTOS
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA PRODUCTIVIDAD INDUSTRIAL ACTULIZACION TECNOLOGICA USO CAPACIDAD INSTALADA CAPACITACION DEL PERSONAL FUNCIONALIDAD PLANTA NIVELES INVENTARIO FINANCIAMIENTO-CAPITAL www.coachingenfinanzas.com
COSTOS GASTOS