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L’archivio Elettronico
Cos’è l’archivio elettronico Creare e gestire Inserire i documenti Conservazione sostitutiva
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L’archivio Elettronico Quando si parla di Archivio Elettronico, molti immaginano una serie di files perfettamente ordinati in cartelle e magari un nome ad ogni file che permette di capire di che cosa si tratta. Non è così, per archiviare e conservare numerosi documenti esistono metodi più rigorosi, dove ogni file che viene inserito nel sistema, viene “identificato” come documento e “formato” secondo regole ben precise definite dal Responsabile della Conservazione. L’utente che consulta, non accede mai ai percorsi fisici ma fa le sue scelte dalla base dati che contiene le informazioni di ricerca; la scelta del file fisico che rappresenta quel documento è un problema che viene risolto dal programma.
Gestire l'archivio La prima attività da svolgere sarà proprio quella di determinare le regole di funzionamento generali del sistema, in particolare sarà opportuno: ? Identificare un Responsabile ? Creare aree di competenza ? Definire gli archivi di ogni area ? Definire i campi di ricerca di ogni archivio ? Definire le autorizzazioni di accesso ? Definire le procedure di sicurezza dei dati
Questa attività, che rimane comunque complessa e articolata, viene agevolata con l’uso di soluzioni predefinite adatte alle diverse esigenze. Con i nostri programmi vengono forniti data base preconfigurati per Consulenti del lavoro, Studi Tributari e Aziende, facilmente personalizzabili e adattabili.
Documentare il sistema E’ tuttavia opportuno DOCUMENTARE le regole adottate in un Manuale della conservazione digitale, attività che DIVENTA OBBLIGATORIA quando l’Archivio Elettronico contiene documenti fiscalmente rilevanti e vuole essere SOSTITUTIVO dell’archivio cartaceo. In questo caso parliamo di Conservazione Sostitutiva e l’archivio dovrà essere validato con firma digitale e marca temporale secondo le norme vigenti.
Inserire documenti
Documenti Cartacei
Definita la struttura del sistema e i singoli archivi, potremo iniziare ad inserire documenti in diverse modalità, in funzione della tipologia, della fonte e della necessità o meno di attivare una conservazione valida ai fini di legge.
Per i documenti cartacei potremo utilizzare le funzioni di scansione. La Scansione semplice, attivabile già con i moduli base, permette di acquisire singoli documenti e di memorizzarli in formato PDF/A. Ad ogni scansione viene richiesto di identificare il documento con i dati minimi richiesti dall’archivio.
Documenti da office Se si tratta di conservare Bozze di documenti oppure documenti interni formati con i programmi Office, potremo utilizzare gli Addins che permettono di inviare il file direttamente in archivio, senza dover memorizzare nulla prima o dopo se non le informazioni minime di ricerca.
Documenti già elettronici E’ il caso dei documenti prodotti dai software gestionali come le fatture, i registri, i libri, tutte tipologie che non vengono modificate dopo la stampa ma conservate cosi come generate dal sistema di gestione. In questi casi parliamo di un processo di archiviazione automatica e interamente digitale. Il file generato in genere è un pdf e con le funzioni di elaborazione automatica, viene letto e indicizzato. Nel caso di conservazione sostitutiva (vedi capitolo successivo) dovrà essere anche firmato digitalmente e dotato di riferimento temporale.
Possiamo Inserire una SERIE di documenti, l’etichetta fa da separatore e chiave di ricerca
Scansione Massiva Se dobbiamo acquisire grandi quantità di documenti della stessa tipologia potremo utilizzare le funzioni di Scansione Massiva, utilizzando fogli separatori o i codici a barre. I fogli separatori agevolano solo la scansione mentre i codici a barre permettono di acquisire velocemente intere serie di documenti e ottenere automaticamente la codifica. Q u e sta s i p u ò ave re a n c h e co n l ’O c r (riconoscimento testo), ma in questo caso occorrerà valutare se la qualità dei dati riconosciuti sia accettabile oppure no.
Scanner con Caricatore da 100 a 1000 fogli per l’acquisizione veloce
L’acquisizione dei dati dal gestionale completa i campi di ricerca
Il software riconosce la prima pagina di ogni documento dalla etichetta e divide automaticamente il lotto. Dall’etichetta ricava anche i dati necessari per codificare l’immagine
In questo schema è illustrato il processo dei documenti contabili nello studio
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Quando si conservano documenti giuridicamente rilevanti come fatture, registri, libri, documenti di cui è obbligatoria la conservazione per legge e per un certo numero di anni, e si ha l’obbiettivo di SOSTITUIRE A TUTTI I FINI DI LEGGE la conservazione cartacea, occorre adottare particolari obblighi. La conservazione dei documenti Fiscalmente rilevanti è regolata dal
D.M. 23/01/2004 e successive modifiche, nonchè dalle norme relative all’amministrazione digitale D.l. 82 del 07/3/2005. Particolare importanza assumono anche le Deliberazioni Cnipa e le regole sulla Firma digitale. I documenti soggetti a Conservazione sostitutiva possono essere di due tipi
Originali informatici Sono quei documenti che nascono come files e vengono conservati come tali. E’ il caso delle fatture, dei registri, dei libri. Questi documenti sono ottenuti da procedimenti di stampa automatici effettuati con i programmi gestionali e non vengono modificati manualmente. In questi casi si può conservare il file originale purchè risponda ad alcuni requisiti. A – Formato statico e non modificabile B – Garantiti da firma digitale e riferimento temporale *
C - Sottoposti periodicamente al processo di Conservazione Per i documenti fiscali tale processo deve essere almeno annuale, nel caso di fatture elettroniche, almeno quindicinale, nel caso di Libro Unico del lavoro, mensile Il processo di conservazione (comunemente definito “chiusura dell’archivio”) consiste nel generare un'impronta elettronica di tutti i files che lo compongono; su tale impronta, il Responsabile della Conservazione applica la propria firma digitale e la marca temporale.
Copie informatiche di documenti analogici. Sono documenti analogici tipicamente quelli cartacei, ma le disposizioni hanno un campo di azione più ampio e consentono la trasposizione nel formato elettronico anche di video, audio e qualsiasi altra forma di rappresentazione visiva o sonora che sia traducibile in un file interpretabile da un sistema elettronico. Dunque se abbiamo un foglio di carta possiamo trasformarlo in una immagine digitale fedele, avendo cura di mantenere la leggibilità di tutte le parti e conservarla in sostituzione del cartaceo.
Il valore legale del documento informatico. Se ne fa un gran parlare e non è questa la sede per disquisire su problematiche giuridiche, limitiamoci a dire che la corretta formazione e conservazione di documenti, ancorché siano elettronici, ha gli stessi valori legali dei documenti cartacei, fatto salvo il caso di “querela di falso” o “disconoscimento per manifesta manipolazione”.
Nella eliminazione dei documenti cartacei occorre però fare una distinzione. Vi sono dei documenti che sono, seppur originali, non unici; altri sono unici. Anche se nelle recenti modifiche legislative si è lasciata intravedere la possibilità di sostituire anche gli originali unici, rimane una pratica poco consigliata quindi la conservazione sostitutiva andrà applicata solo agli ORIGINALI NON UNICI. Dobbiamo dire che gli originali unici nei documenti amministrativi e fiscali sono ben pochi, sicuramente possono rientrare in tale categoria le schede carburanti per acquisto contanti, Fatture, bolle, ordini, contratti, vengono sempre redatti in duplice copia.
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