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Projeto gráfico: Designer Yasmin Silva Penedo Diagramação: Designer Yasmin Silva Penedo Revisão gramatical técnica: Professor Adão Lenartovcz ISBN: 978-85-912570-5-8 Castro, Claudio Henrique de C355 Dicas para a elaboração de auditorias públicas e controle interno. / Claudio Henrique de Castro. Curitiba : Ed. sob Demanda, 2015. 136 p. 1. Auditoria Pública 2.Controle Interno 3. Contabilidade Governamental I.Título CDU 657.64 Ficha catalográfica elaborada por Maury Antonio Cequinel Junior Bibliotecário CRB9ª/896
CLAUDIO HENRIQUE DE CASTRO
DICAS PARA A ELABORAÇÃO DE AUDITORIAS PÚBLICAS E CONTROLE INTERNO
CURITIBA | 2015 EDIÇÃO SOB DEMANDA
Claudio Henrique de Castro
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Dicas para a Elaboração de Auditorias Públicas e Controle Interno
Introdução Um médico perito sempre descontraía seus pacientes nas perícias contando piadas. Certa feita, um paciente com invalidez na perna esquerda, rindo muito das piadas, foi apalpado na perna direita, e o médico perguntava: - Aqui é que doí? E aqui? E o paciente: - Ai, ai, doutor; é aí mesmo! No desenrolar do novelo dos fatos investigados se percebem situações às vezes jamais imaginadas. Sempre se deve estar atento às minúcias. Sempre há pistas e indícios, pois não existe fraude perfeita. Comissões parlamentares de inquérito, perícias, investigações privadas e auditorias em empresas ou em instituições públicas, respeitabilíssimas, revelam desvios e fraudes elementares, jamais imaginadas, mas que ocorrem com a maior desfaçatez e facilidade, nas barbas de gestores e sob todo um aparato de controle.
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Após 20 anos no Tribunal de Contas do Paraná atuando em auditorias externas, inspeções e em milhares de processos, podemos oferecer dicas simples e objetivas sobre como desenvolver o trabalho em auditorias e em controles internos. A atenção aos detalhes e a busca de situações ainda não vistas, com a análise de hipóteses prováveis dentro do quadro fático que se nos apresenta, podem revelar muitos fatos velados sob a capa da honestidade. O preparo intelectual, técnico e psicológico é fundamental para desvelar fatos não muito bem conduzidos sob o manto da probidade. A objetividade, a isenção de ânimos na análise de dados e fatos, o poder de reflexão, o profundo conhecimento técnico e a tranquilidade são peças-chaves para com elas desenvolver-se uma excelente auditoria ou controle interno.
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Nenhuma auditoria é imparcial. A auditoria deve guiar-se pelo interesse público. Neste sentido, tem-se que compreender que há uma opção clara pela aplicação dos princípios de Direito público e pela exatidão contábil do objeto analisado.
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IRREGULAR IRREGULAR
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Não se pode supor já desde o início dos trabalhos, que o auditado esteja em situação irregular.
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A existência da auditoria por si mesma é um fator que levanta inúmeras suspeitas sobre o ente auditado, daí a razão para se tomar todas as cautelas possíveis para não se concluir, antes dos trabalhos de auditoria realizados, que necessariamente existem situações irregulares que serão comprovadas.
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Cada palavra proferida nos trabalhos da auditoria, perante o ente fiscalizado tem que ser sopesada com muito cuidado, posto que até mesmo piadas ou observações corriqueiras mal colocadas podem retirar a seriedade e o profissionalismo dos trabalhos.
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A proximidade, em almoços, jantares ou encontros sociais entre os auditores e o ente auditado não são recomendáveis; de modo algum. Aproximações em tons de intimidade entre o auditor e o auditado nunca são recomendáveis.
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Uma palavra dita de forma jocosa certamente compromete toda a auditoria.
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O auditor deve ter uma postura correta, elegante e sem excessos de qualquer espĂŠcie para ter garantida a respeitabilidade e que, acima de tudo, seu trabalho seja essencialmente tĂŠcnico e imparcial.
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Jamais deve antecipar os resultados de uma auditoria. Ao ser perguntado, poderá dizer que posteriormente haverá um aprofundamento no estudo dos documentos coletados, numa segunda fase. Não deve revelar nem indícios nem desconfianças.
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Discrição, sempre. Falar sobre o trabalho de auditoria, no almoço com alguém, no elevador ou em qualquer local público, é fatal. Nunca se sabe quem está ao seu lado ouvindo suas considerações a respeito de determinada auditoria.
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A auditoria pode ser usada em processos judiciais. Assim, sempre deve ser feita em conformidade com as regras e normativas legais que possibilitem sua utilização, em questionamentos policiais.
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A auditoria superficial não é uma boa auditoria; é uma mera constatação de documentos ou situações possíveis. Trata-se de inspeção de regularidade, portanto, deve ser profunda.
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A au di tori a o pe ra c io nal é co mo se fosse um c on se l h o d os avó s. A l g un s d efe n d e m que não se r ve pa ra na da, que se r i a ap e n a s um m e ro a c on se l h a m e n t o a o ge s t or. Contu do, sa b emo s que o s co nse l h os d os avó s sã o sá bi os e p or i sso n ã o d eve m e nem não p o d e m se r d e sp re za d os.
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As auditorias privadas costumam ser muito caras e cogita-se, por isso, na encomenda de resultados. Não se pode duvidar da sua regularidade. Aqueles que duvidam da sua isenção afirmam que, muitas vezes, há uma auditoria pro forma e existe uma outra, verdadeira, que fica nas mãos de poucos, para apontar os modos de se blindar o caixa dois.
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Descobrir o seu escopo é como pescar: tem que se ter paciência e perseverança.
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Um escopo é a finalidade da auditoria. Não pode ser definido previamente, senão a auditoria seria totalmente desnecessária. Algum indício é fundamental para a construção do objetivo inicial, e principal.
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Um escopo, amplo ou reduzido, ĂŠ perigosĂssimo.
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O escopo amplo pode ocultar um caminho diverso daquele em que se pensou inicialmente. Sem problemas, o que importa é chegar a conclusões.
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Entre um escopo amplo e um reduzido, prefira-se o primeiro, posto que a possibilidade de se descobrirem caminhos diversos da primeira avaliação preliminar é bastante provável.
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Escopo é algo que se descobre na própria auditoria, confirma-se ou não. Depende do feeling do auditor. A experiência é fundamental para se chegar a um escopo bem delineado.
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Toda busca documental é difícil. Não se pode desaminar em nenhum momento, para se alcançar o objetivo proposto.
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O pedido de documentos sempre deve estar documentado e com data estabelecida para entrega. TambĂŠm se deve ter a assinatura responsĂĄvel pelo recebimento do ofĂcio em que se solicitaram os documentos.
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Como pode haver manipulação de documentos, o ideal é pedir e pegá-los imediatamente.
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Prazo ampliado para serem remetidos documentos e arquivos pedidos pode ser indício de manipulação de dados e provas.
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A busca de provas documentais deve ser feita diretamente nos setores sobre os quais há interesses, antecedida ou não, de uma pequena reunião para se estabelecer com clareza quais dados se buscam.
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Sempre se deve ter total colaboração do ente auditado, até no momento de se pedir os documentos que contemplam irregularidades.
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Todos os documentos e pequenas reuniões devem ter anotados, o horário, o nome dos servidores, a pauta, o assunto, as conclusões.
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A retrospectiva das reuniões e o perfil psicológico de quem estabelece o diálogo com o auditor e as suas respostas são importantes. Auditor experiente percebe por meio da análise de trejeitos, da voz trêmula, da pseudossegurança e de outros sinais, onde estão os possíveis dados relevantes ou aqueles que se pretende ocultar da auditoria.
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Toda auditoria causa estresse. Cabe ao auditor tranquilizar os auditados no sentido de que o trabalho não significa uma caça às bruxas, mas é tão somente a análise dos atos relevantes e necessários às conclusões da auditoria.
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Cordialidade e profissionalismo sĂŁo fundamentais durante o exercĂcio da auditoria.
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A s e ntrev is t a s de ca mpo t a mbé m d eve m se r re g i s t ra d a s; i g ua l m e n t e os parti c i pante s, pe rg unt as, respo s t as, d o c um e n t os ap re se n t a d os, h orá ri o d e i n íc i o e t ér mino e qua l o c a rgo d o e n t revi s t a d o.
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As reuniões de campo devem ser feitas preferencialmente no local da auditoria, com a busca imediata dos documentos e não sua procura posterior. A verificação deve ser imediata; salvo para documentos muito antigos, deve-se buscar os documentos e as comprovações no local onde estão guardados, e suas cópias devem ser imediatas.
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Pode ocorrer de cópias serem feitas posteriormente, mas há o risco de se alterarem os documentos que foram vistos originalmente e corrigidos dados, ou até “perdidas” provas importantes para a auditoria.
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Os documentos devem ser mantidos em local seguro, fechado com chave, e, se digitalizados, sempre com cรณpias.
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A rqu i vos dig it ais devem se r semp re g ua rd a d os e m se g ura n ç a e c om c ó p i a s. N ã o s e deve us ar fre quent ement e a red e , se m se n h a p a ra e nvi o d e m i n ut a s d o re l a tó r io e ntre os memb ro s e fundament a l m e n t e e m c omp ut a d ore s c omp a rt i l h a d os n o ó rgã o au di tado, nem, muit o meno s, em l ap t op s f rá ge i s ou p a ssíve i s d e p e rd a ou ex t rav io .
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A estrutura e a logística de qualquer auditoria são fundamentais. Segurança de dados e a existência dos meios suficientes para a segura consecução do trabalho são princípios elementares para a confecção de um ótimo trabalho.
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O auditor deve ser examinador desconfiado, detalhista e atento a todos os aspectos que o rodeiam. É nos detalhes que se desvendam os maiores rombos financeiros, as fraudes contábeis, ou as artimanhas jurídicas que levam a constituir os achados da auditoria. A essência do ato é mais importante do que a forma.
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Colocar-se no lugar dos personagens auditados é fundamental. A pergunta elementar é: - Onde a aparência de ato regular oculta a imperfeição?
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O qu e os papéis po dem no s dize r ? O que o c e n á ri o d e um a obra sup e rfa t ura d a , uma t ransação f i na ncei ra o u uma despes a p o d e m reve l a r? O a u d i t or c on se g ue “e sc ut a r ” e ss e s se re s i nanima do s. Tem um sex t o se n t i d o que l h e p e rm i t e se c om un i c a r c o m fat o s, papéis, edit ai s, b a l a n ç os e obra s “p e rfe i t a s”.
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Hå imperfeiçþes propositais que desviam o foco da auditoria, previamente colocadas para desfocar os atos relevantes nos quais se emolduram as fraudes.
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DE U A
FR
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O fe c ham e nto do re l a t ór io é um dra m a . T o d a s a s p a l avra s d eve m se r revi sa d a s m ais d e um a ve z. To do re l a t ór io final deve se r c onfe ri d o, l i d o e re l i d o p or vá ri a s ve ze s e por dife re ntes pesso as, co njunt a e i sol a d a m e n t e . D eve - se d a r um i n t e rva l o d e uma sema na da rev i sã o f i n a l p a ra a e n t re g a .
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O c o n t ra d i t ó r i o e a a mp l a d efe s a s ã o i mp o r t a n t e s e e s s e n c i a i s . C o n t u d o , n ã o ex i s t e a u d i t o r i a c o m c o n t ra d i t ó r i o e a a mp l a d efe s a i n s t a n t â n e o s . T o d a s a s c o n s i d e ra ç õ e s s ã o l e va d a s a c a b o d u ra n t e a a u d i t o r i a e p o s t e r i o r m e n t e s e rã o n o va m e n t e a n a l i s a d a s d e fo r m a re g u l a r e t e mp e s t i va .
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A estrutura multidisciplinar da auditoria depende essenc ialmente do escopo que lhe foi definido. O tripé mínimo é uma equipe formada por advogado, um engenheiro e um contador, mas po dem ser inseridos, médicos, peritos c ientíficos, botânicos, analistas de sistemas, engenheiros químicos e outros. Equipes ou empresas po dem ser contratadas para analisar um item da auditoria, durante este tempo o trabalho fica suspenso. Po de inclusive ser contratada empresa para analisar um único detalhe do trabalho.
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Pe rĂ
od
od eA ud
ito
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ria
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A atuali dade da au dit o ria c i rcunscreve - se a o p e río d o d e a n á l i se . O t ra b a l h o re t rata o s fat o s do m om e n t o a n a l i sa d o.
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A independência da auditoria é fundamental. Sem ela, o trabalho torna-se um mero expediente para validar ou não, o objeto auditado.
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A pro c u ra de i r reg ul a rida des po de s e g ui r b a si c a m e n t e d oi s c a m i n h os. Po d e - se fa z e r um a c onfe rên c ia, de t a l h a da, de t o da s a s e n t ra d a s e sa íd a s c on t á b e i s. O u, p e l a e sc ol ha m ai s prováve l , o exame é feit o pe l o vol um e d e d e sp e sa s, on d e p rovave l m e n t e p o d e t e r o co r ri d o a i rre g ul a ri d a d e .
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Situações aparentemente corriqueiras podem conter grandes desvios de numerário, diante do volume em larga escala. É apropriada a metáfora do desperdício de água com a torneira pingando. No caso da auditoria, o vazamento deve ser descoberto.
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A auditoria de dados e sistemas ĂŠ algo ainda pouco explorado, mas que pode contribuir enormemente para elucidar grandes desvios de condutas que passam despercebidos em auditorias mais simples.
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A visão global da auditoria é algo que se percebe apenas no final do trabalho e, normalmente, é então que se detectam os pontos que ficaram carentes de maior profundidade; por isso, durante a execução deve-se ter a preocupação e o monitoramento integral da auditoria.
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A liderança na coordenação da auditoria é fundamental, pois, sem ela, haverá espaço para discussões intermináveis sobre pontos, muitas vezes, de simples e fácil solução.
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Auditoria é o trabalho que demonstra, com a mais apurada técnica, os pontos comprovadamente
irregulares
e
passíveis
de
aperfeiçoamento.
Nenhum
órgão
governamental ou privado, resiste a uma boa auditoria ou a um bom controle interno. Sempre é possível melhorar e atingir altíssimos índices de qualidade no trabalho executado.
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Se o controlador interno for desafeto político do gestor, a gestão estará totalmente paralisada. Por esta razão a razoabilidade e a proporcionalidade são fundamentais no controle interno.
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O controle interno não deve ser tão rígido para paralisar a administração nem tão frouxo para contaminar a gestão de ilegalidades. A virtude está no meio: In medio virtus.
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IR R EG UL ARI DADE S
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Com o a re s p o nsa b i l idade c iv i l , pe n a l e a d m i n i s t ra t i va é c omp a rt i l h a d a e n t re o controlador int e r no e a ges t ão , t u d o q ue l h e p a re c e r i rre g ul a r d eve se r re l a t a do fo rm alm e nte , po r co rreio e l e t r ônico, m e n sa ge n s e sc ri t a s, of íc i os, ou p or out ro s meio s que reg is t rem a s i rre g ul a ri d a d e s c om e t i d a s.
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Licitações, contratações, despesas ou até investimentos, tudo pode ser motivo de glosa ou de ações judiciais em desfavor do gestor, razão pela qual é recomendável uma sólida formação jurídica e contábil para os membros do controle interno.
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EDITAI
S
LICITAÇÃO CONTRATOS
ADITIV OS
BDI ESAS
DESP
INVESTIMENTOS
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Pode ocorrer de o gestor discordar do controle interno; assim, faz-se uma nota técnica explicativa e motivada, salvaguardando o controle interno do aviso de irregularidade.
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A cortesia, a afabilidade e o respeito devem sempre pautar o controlador interno; ele não está acima da administração, mas em favor dela.
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A s not a s t éc nica s, a s o piniões ve rb a i s ou e sc ri t a s d eve m se r e m i t i d a s e n t re o c ontro l ado r int e r no e o ges tor; q ua l que r ex p osi ç ã o p úbl i c a d e d e sa c ord o é preju dic ia l a o fun c i on a m e n t o d a a d m i n i s t ra ç ã o.
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A atua ção do co nt ro l a do r in t e rn o d eve se reve l a r p e l a e c on om i c i d a d e d a adm i ni s t ra ção , impo ndo a e l a t a m bé m um c on t rol e d e c us t os. E s t e t e m a é a i n d a pou c o expl o rado pe l o s co nt ro l ad ore s i n t e rn os q ue busc a m , m ui t a s ve ze s, ap e n as o co nt ro l e da l eg a l i d a d e d os a t os a d m i n i s t ra t i vos.
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O controlador interno pode efetivar auditorias internas nos órgãos da administração. Sua atuação deve ser discreta, comedida e imperceptível visando a não instaurar um clima de correição nos departamentos, diretorias e unidades da administração.
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A atuação preventiva é a principal característica do controlador interno, visando corrigir rotas e melhorar a Administração Pública nos seus mais variados aspectos: atendimentos, prazos, emissão de documentos etc., naquilo que for a atividade-fim do órgão.
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